Articolo 1 – Oggetto
Appendice
del Regolamento
per il funzionamento del consiglio comunale approvato con Delibera consiliare nr. 17 del 29/04/2021
Disciplina delle sedute in videoconferenza e della registrazione delle riunioni
Articolo 1 – Oggetto
1. Il presente regolamento disciplina lo svolgimento delle riunioni in videoconferenza e in forma mista, nonché l’eventuale registrazione delle riunioni tradizionali “in presenza”.
2. Le riunioni tradizionali “in presenza” restano normate dal Regolamento sul funzionamento del consiglio comunale.
Articolo 2 – Modalità di riunione
1. Il consiglio comunale e le commissioni consiliari, possono riunirsi, oltreché in modalità tradizionale detta “in presenza” che richiede la partecipazione fisica dei componenti presso la sede municipale, con la partecipazione in videoconferenza dei componenti, collegati da remoto;
2. Le riunioni tradizionali del consiglio comunale e delle commissioni consiliari “in presenza” rappresentano la modalità ordinaria per i lavori del consiglio. In casi di emergenza o altri di motivi di interesse collettivo, può essere utilizzata la modalità “in videoconferenza” previo accordo in sede di conferenza dei capigruppo o da indicazione nella convocazione delle commissioni.
3. La giunta comunale può riunirsi, oltreché in modalità tradizionale detta “in presenza” che richiede la partecipazione fisica dei componenti presso la sede municipale:
a) con la partecipazione in videoconferenza dei componenti, collegati da remoto;
b) in forma mista, con alcuni componenti “in presenza” ed altri in collegati da remoto in videoconferenza.
Articolo 3 – Videoconferenze della giunta
1. Le riunioni della giunta si svolgono in forma riservata, pertanto non si procede a registrazione audio e video.
2. Il Sindaco può invitare dirigenti, funzionari e collaboratori a partecipare alle riunioni della giunta in videoconferenza per relazionare su argomenti specifici.
Articolo 4 – Videoconferenze del consiglio
1. Le riunioni del consiglio e delle commissioni consiliari, fatte salve le eccezioni normate dal “Regolamento sul funzionamento del consiglio comunale”, sono pubbliche.
2. Le riunioni in videoconferenza sono registrate e, in quanto pubbliche, i relativi files audio e/o video sono resi noti mediante pubblicazione sul sito istituzionale dell'ente. Detti files possono essere resi noti anche attraverso le piattaforme di social-media (quali, a titolo di esempio: Facebook, YouTube, ecc.).
3. Le riunioni in videoconferenza possono essere rese accessibili già durante lo svolgimento dei lavori, in diretta streaming, anche via web a mezzo delle piattaforme di social-media.
Articolo 5 – Dei lavori
1. Il segretario comunale, o per le commissioni consiliari il segretario della commissione, svolge l’appello in avvio di seduta.
2. Il segretario accerta, tramite l’audio ed il video, l'identità del componente, al quale potrà anche essere chiesto di esibire un documento di identità.
3. L’appello potrà essere ripetuto nel corso della riunione, per accertare continuità e qualità della connessione di tutti i partecipanti, ogni qualvolta il presidente lo ritenga opportuno.
4. Le deliberazioni del Consiglio Comunale sono approvate per appello nominale. Pertanto, qualora fosse necessario provvedere con votazione segreta, la deliberazione dovrà essere discussa con modalità tradizionale “in presenza”.
Articolo 6 – Tutela della privacy
1. Il presidente del consiglio o per le commissioni consiliari il presidente della commissione, in avvio di seduta, rammenta ai partecipanti che i lavori sono registrati, che i files audio e/o video saranno resi noti mediante pubblicazione e, ove previsto, che i lavori sono diffusi in diretta streaming per assicurarne la massima trasparenza e la pubblicità.
2. La trasparenza e la pubblicità dei lavori consiliari sono finalità di rilevante l'interesse pubblico, a norma dell’art. 2-sexies, comma 2 lett. f), del d.lgs. 196/2003 (come modificato dal d.lgs. 101/2018), che giustificano la registrazione e la diffusione dell’audio e/o del video delle riunioni.
3. Durante la trattazione di argomenti da esaminare in seduta segreta, indicati nell'ordine del giorno, la registrazione audio e video deve essere
sospesa, così come è sospesa l’eventuale diretta streaming. La trattazione degli argomenti riservati non può essere pubblicata.
Articolo 7 – Registrazioni delle riunioni in presenza
1. Quando il consiglio e le commissioni consiliari si riuniscono in modalità tradizionale “in presenza”, i lavori possono essere registrati e diffusi in diretta streaming attraverso l’impianto dell’aula dedicata alle sedute dell’assemblea, se presente.
2. Qualora sia presente l’impianto di registrazione, nell’aula saranno esposti avvisi, ben visibili, che riportano il simbolo della “videocamera”, rivolti ai componenti ed al pubblico, nei quali si rende nota la presenza e l’attivazione delle videocamere di registrazione dei lavori del collegio ed il conseguente trattamento dei dati personali a norma dell’art. 2-sexies, comma 2 lett. f), del d.lgs. 196/2003 (come modificato dal d.lgs. 101/2018).
3. Il presidente del consiglio comunale ed i presidenti delle commissioni consiliari, in avvio di seduta rammentano a tutti i partecipanti, consiglieri e pubblico, che i lavori sono registrati, che i lavori sono diffusi in diretta streaming e/o che i files audio e/o video verranno pubblicati.
4. Non sono ammesse altre forme di registrazione, audio e/o video, dei lavori da parte di consiglieri o del pubblico. Non può essere vietata la registrazione e la diffusione delle immagini e dell’audio da parte delle televisioni locali e nazionali.
Articolo 8 - Entrata in vigore
1. Il presente è stato approvato a maggioranza assoluta dal consiglio, entra in vigore il giorno in cui diviene esecutiva la deliberazione d’approvazione.
2. Il regolamento è pubblicato sul sito istituzionale dell’ente, in “amministrazione trasparente”, “disposizioni generali”, “atti generali”, sino alla sua abrogazione e sostituzione.
3. Il presente sostituisce ed abroga ogni precedente disposizione disciplinante la videoregistrazione dei lavori del consiglio comunale.