LA GESTIONE DEL NEGOZIO ELETTRONICO DELLE CONVENZIONI DELLA PROVINCIA AUTONOMA DI TRENTO

- CONVENZIONE PER LA FORNITURA DI ENERGIA ELETTRICA -

GUIDA PER LE AMMINISTRAZIONI CONTRAENTI

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INDICE

SEZIONE I: INTRODUZIONE AL NEGOZIO ELETTRONICO 4

CAPITOLO 1 - INTRODUZIONE AL NEGOZIO ELETTRONICO 5

1.A - PREMESSA 5

1.B - ADESIONE ALLA CONVENZIONE 5

1.C - PROCEDURA DI ACQUISTO 6

1.D - REQUISITI DI SISTEMA PER L’UTILIZZO DEL NEGOZIO ELETTRONICO 8

SEZIONE II: INDICAZIONI PRELIMINARI 9

CAPITOLO 1 - PREDISPOSIZIONE DEGLI ALLEGATI ALL’ORDINE D’ACQUISTO 10

1.A - PREDISPOSIZIONE DELL’ELENCO DEI PUNTI DI PRELIEVO (POD) 10

CAPITOLO 2 - ACCESSO AL NEGOZIO ELETTRONICO 11

2.A - ACCESSO AL SISTEMA 11

2.B - VISUALIZZAZIONE E GESTIONE DEL MENU COMANDI DEL NEGOZIO ELETTRONICO 13

2.C - USCITA DAL SISTEMA 15

SEZIONE III: PREDISPOSIZIONE DELL’ORDINATIVO DI FORNITURA CON CARRELLO 16

CAPITOLO 1 - CREAZIONE E GESTIONE DEL CARRELLO 17

1.A - SELEZIONARE LA FORNITURA DAL CATALOGO DELLA CONVENZIONE 17

1.B - COMPILARE I DATI DI DETTAGLIO 20

1.C - PERFEZIONARE IL CARRELLO 23

1.D - SALVARE IL CARRELLO IN BOZZA PER MODIFICHE SUCCESSIVE 24

1.E - CREARE LA BOZZA D’ORDINE 27

CAPITOLO 2 - ELABORAZIONE DELL’ORDINE D’ACQUISTO 28

2.A - SELEZIONARE LA BOZZA D’ORDINE 28

2.B - INSERIRE I DATI DI TESTATA 30

2.C - MODIFICARE I DATI DI POSIZIONE 34

CAPITOLO 3 - PERFEZIONAMENTO DELL’ORDINATIVO DI FORNITURA 37

3.A - INSERIRE GLI ALLEGATI 37

3.B - CONCLUDERE L’ORDINATIVO DI FORNITURA 40

SEZIONE IV: PREDISPOSIZIONE DELL’ORDINATIVO DI FORNITURA SENZA CARRELLO 41

CAPITOLO 1 - CREAZIONE DIRETTA DELL’ORDINE D’ACQUISTO 42

1.A - SELEZIONARE LA FORNITURA DAL CATALOGO 42

1.B - INSERIRE I DATI DI DETTAGLIO 47

CAPITOLO 2 - PERFEZIONAMENTO DELL’ORDINATIVO DI FORNITURA 50

2.A - INSERIRE I DATI DI TESTATA – DATI DI BASE 50

2.B - INSERIRE I DATI DI TESTATA – DOCUMENTI 54

2.C - CONCLUDERE L’ORDINATIVO DI FORNITURA 57

SEZIONE V: FIRMA DIGITALE DELL’ORDINE D’ACQUISTO 58

CAPITOLO 1 - ACCESSO ALL’AREA DELLA FIRMA DIGITALE 59

CAPITOLO 2 - PREDISPOSIZIONE DEL DOCUMENTO DA FIRMARE DIGITALMENTE 61

2.A - ESEMPIO DI ORDINE D’ACQUISTO 63

SEZIONE VI: CARICAMENTO A SISTEMA E INVIO DELL’ORDINATIVO DI FORNITURA FIRMATO DIGITALMENTE 64

CAPITOLO 1 - CARICAMENTO A SISTEMA DEL DOCUMENTO FIRMATO 65

CAPITOLO 2 - INVIO DELL’ORDINATIVO DI FORNITURA 67

NEGOZIO ELETTRONICO ENERGIA ELETTRICA – INDICE Pagina 3 di 67

SEZIONE I: INTRODUZIONE AL NEGOZIO ELETTRONICO

XXXXXXX XXXXXXXXXXX –INTRODUZIONE AL NEGOZIO ELETTRONICO Pagina 4 di 67

CAPITOLO 1 - INTRODUZIONE AL NEGOZIO ELETTRONICO

1.A - PREMESSA

Il Xxxxxxx Xxxxxxxxxxx è uno degli strumenti messi a disposizione dall’amministrazione provinciale per l’acquisto di beni e servizi.

Attualmente il Negozio Elettronico è utilizzato per la Convenzione per la fornitura di sale ad uso stradale per la manutenzione ordinaria delle strade comunali, provinciali e statali e per la Convenzione per la fornitura di energia elettrica 1.

1.B - ADESIONE ALLA CONVENZIONE

Per aderire alla Convenzione è necessario essere in possesso di almeno un’Utenza per l’accesso al Sistema di e-procurement della Provincia autonoma di Trento di tipo “Punto Ordinante” e in corso di validità. L’Utenza è costituita dalle credenziali (Username e Password) assegnate ad una persona incaricata dall’Amministrazione di operare all’interno del Sistema e si contraddistingue per i poteri ad essa collegati.

Le Utenze per il Negozio Elettronico della Convenzione in oggetto sono di due tipi:

Punto Ordinante (P.O.): è la persona che ha il potere di impegnare la spesa per conto dell’Amministrazione che rappresenta. Ha la firma digitale, con la quale può firmare i documenti necessari per la procedura di acquisto tramite Negozio Elettronico.

Operativamente, all’interno del Sistema, può:

⮚ elaborare e gestire l’Ordine d’acquisto (Ordinativo di Fornitura);

⮚ firmare digitalmente l’ordine;

⮚ inviare l’Ordine d’acquisto al Fornitore;

Assistente del Punto Ordinante (A.P.O.): è la persona che assiste il Punto Ordinante nella procedura di acquisto. Operativamente, all’interno del Sistema può:

⮚ creare il carrello d’acquisto

⮚ elaborare e gestire l’Ordine d’acquisto (Ordinativo di Fornitura) creato con il carrello;

⮚ inviare l’ordine firmato dal Punto Ordinante al Fornitore;

Le Amministrazioni che siano in possesso di un’Utenza Punto Ordinante potranno accedere al Sistema di e-procurement

(xxx.xxxxxxxxxxxxxx.xxxxxxxxx.xx.xx) ed inviare direttamente il proprio ordinativo a partire dalla data di attivazione della Convenzione.

Le Amministrazioni che, al contrario, non siano in possesso di un’Utenza come descritta sopra, dovranno provvedere a richiederla con le modalità previste sul sito Mercurio (xxx.xxxxxxxx.xxxxxxxxx.xx.xx) e quindi, una volta ottenute le credenziali, accedere al Sistema e inviare l’Ordinativo di Fornitura.

1.C - PROCEDURA DI ACQUISTO

La procedura di acquisto all’interno del Negozio Elettronico della Convenzione per la fornitura di energia elettrica 1, si concretizza nella predisposizione e nell’invio telematico dell’Ordinativo di Fornitura.

L’Ordinativo di Fornitura è costituito dai seguenti documenti, che devono essere firmati digitalmente:

🗶 Ordine d’acquisto: documento predisposto automaticamente dal Sistema dopo aver inserito i dati della fornitura;

🗶 Elenco dei Punti di Prelievo (POD). Documento obbligatorio da allegare all’Ordine d’Acquisto con l’indicazione dei singoli Punti di Prelievo (POD) per i quali si richiede la fornitura di energia elettrica. Il documento deve essere redatto secondo quanto riportato nella sezione II – INDICAZIONI PRELIMINARI.

La procedura di acquisto si articola in 3 fasi, che verranno spiegate nel dettaglio nei capitoli successivi della guida con indicazione delle relative figure coinvolte (P.O, A.P.O.):

1. Predisposizione dell’Ordinativo di Fornitura;

La predisposizione dell’Ordinativo di Fornitura, che prevede la preventiva compilazione e firma digitale dell’allegato all’Ordine d’Acquisto (come riportato nella sezione seguente), può attuarsi seguendo, alternativamente, una delle due procedure elencate:

A. procedura con carrello (sezione III). Questa procedura si articola in 3 fasi:

a. creazione e gestione del carrello;

b. elaborazione dell’Ordine d’Acquisto;

c. perfezionamento dell’Ordinativo di Fornitura mediante inserimento degli allegati all’Ordine d’Acquisto;

B. procedura senza carrello (sezione IV). Questa procedura si articola in 2 fasi:

a. elaborazione diretta dell’Ordine d’Acquisto;

b. perfezionamento dell’Ordinativo di fornitura mediante inserimento degli allegati all’Ordine d’Acquisto;

2. Firma digitale dell’Ordine d’Acquisto (sezione V).

3. Caricamento a Sistema dell’Ordine d’Acquisto firmato e invio dell’Ordinativo di Fornitura (sezione VI).

1.D - REQUISITI DI SISTEMA PER L’UTILIZZO DEL NEGOZIO ELETTRONICO

Per la partecipazione al Negozio elettronico della Provincia autonoma di Trento sono da verificare e rispettare i seguenti requisiti tecnologici:

1. Disponibilità di un personal computer con Internet Explorer (versioni 8.0 e precedenti; per le versioni successive alla 8.0 per un corretto accesso al Sistema si raccomanda di attivare le impostazioni di visualizzazione in compatibilità nel proprio browser come descritto nella nota operativa scaricabile dal sito Mercurio all’indirizzo xxxx://xxx.xxxxxxxx.xxxxxxxxx.xx.xx/XxxxXxxxxxxxx/xxx/xxxxxxxxxxxxxxx_xxxxxxxxxxxxx.xxx );

2. Collegamento ad internet;

3. Possesso di una casella di Posta Elettronica Certificata;

4. Microsoft Office e Acrobat Reader (gratuito e scaricabile dal sito xxx.xxxxx.xx) per leggere i documenti di gara;

5. Java Runtime Environment (JRE): versione uguale o superiore alla versione 5.0 update 8 (1.5.0_08) liberamente scaricabile da internet all’indirizzo: xxxx://xxxx.xxx/xx/xxxxxxxx/xxxxxxxxx.xxx)

Per il corretto accesso e navigazione all'interno dell'applicazione si sconsiglia di utilizzare proxy. In particolare si invita a non utilizzare proxy "non-trasparent", o con token di autenticazione NTLM che potrebbero generare malfunzionamenti. In ogni caso di declina ogni responsabilità qualora non si rispetti tale indicazione

Accedere all’Home-Page del sito internet xxxx://xxx.xxxxxxxx.xxxxxxxxx.xx.xx e:

- Scaricare e leggere attentamente il "Regolamento del Sistema" che disciplina le procedure telematiche per lo svolgimento concorrenziale nella trattativa privata "Regolamento del sistema".

- Prendere visione dei contenuti delle sezioni denominate "Legal Agreement and Privacy Policy".

Durante l’utilizzo del sistema, per la navigazione nelle pagine, non utilizzare le frecce di navigazione in alto a sinistra dello schermo ma utilizzare gli appositi comandi.

NEGOZIO ELETTRONICO ENERGIA ELETTRICA –INTRODUZIONE AL NEGOZIO ELETTRONICO Pagina 8 di 67

SEZIONE II: INDICAZIONI PRELIMINARI

NEGOZIO ELETTRONICO ENERGIA ELETTRICA – INDICAZIONI PRELIMINARI Pagina 9 di 67

CAPITOLO 1 - PREDISPOSIZIONE DEGLI ALLEGATI ALL’ORDINE D’ACQUISTO

Come previsto nella Convenzione per la fornitura di energia elettrica, nell’Ordinativo di Fornitura vanno indicati, pena la nullità dell’ordinativo stesso, i Punti di Prelievo per i quali la fornitura è richiesta.

L’indicazione dei Punti di Prelievo va effettuata secondo la procedura riportata nel Capitolo 1 della presente sezione.

Qualora l’Amministrazione Contraente sia già cliente della ditta aggiudicataria della Convenzione e intenda confermare senza modifiche tutti i Punti di Prelievo (POD) attivi, all’Ordine di acquisto va allegato, al posto dell’elenco dei punti di prelievo, un documento, firmato digitalmente, in cui si dichiara la conferma senza modifiche degli stessi.

Nel caso in cui l’Amministrazione Contraente sia già cliente della ditta aggiudicataria della Convenzione e intenda confermare senza modifiche tutti i Punti di Prelievo (POD) attivi e, contestualmente, aggiungerne di nuovi, all’Ordine di acquisto vanno allegati:

🗶 il documento in cui si dichiara la conferma senza modifiche di tutti i POD attivi;

🗶 l’elenco dei punti di prelievo nuovi per i quali si richiede l’attivazione.

Prima di accedere al Negozio Elettronico della Convenzione per la fornitura di energia elettrica e compilare l’Ordine di acquisto, si suggerisce di predisporre il documento/i documenti da allegare allo stesso, firmarlo/i digitalmente e salvarlo/i sul proprio computer in modo da poterlo/i ritrovare con facilità al momento della predisposizione dell’Ordine con le modalità indicate nelle sezioni III e IV.

1.A - PREDISPOSIZIONE DELL’ELENCO DEI PUNTI DI PRELIEVO (POD)

Nel sito Mercurio è disponibile un modello di elenco in formato Excel. Di seguito si riporta la procedura per l’utilizzo del medesimo.

1. Accedere alla pagina del sito: xxxx://xxx.xxxxxxxx.xxxxxxxxx.xx.xx/xxxxXxxx/Xxxxxxxxxxx_Xxxxxxx_xxxxxxxxx_0000.xxx ;

2. scaricare il documento “Allegato 1 - Punti di Prelievo.xls” e salvarlo sul proprio computer;

3. compilare il modulo e stamparlo in formato pdf oppure stamparlo su cartaceo e scansionarlo;

4. firmare digitalmente il documento e salvarlo sul computer.

NEGOZIO ELETTRONICO ENERGIA ELETTRICA – INDICAZIONI PRELIMINARI- PREDISPOSIZIONE DEGLI ALLEGATI ALL’ORDINE D’ACQUISTO Pagina 10 di 67

CAPITOLO 2 - ACCESSO AL NEGOZIO ELETTRONICO

2.A - ACCESSO AL SISTEMA

1. Entrare nel sito: xxx.xxxxxxxx.xxxxxxxxx.xx.xx;

2. Selezionare il collegamento: “Accedi ai Servizi di e-Procurement”;

3. Inserire le credenziali per l’accesso: nome utente e password;

4. Selezionare il pulsante “Logon”.

2.B - VISUALIZZAZIONE E GESTIONE DEL MENU COMANDI DEL NEGOZIO ELETTRONICO

Entrati nel sistema, viene visualizzata la pagina iniziale che riporta il menu delle operazioni consentite all’utente dal ruolo allo stesso attribuito.

1. Per avere sempre a portata di click il menu basta cliccare sulla freccia in alto a sinistra (sotto la scritta “mySAP SRM”). Si apre così una finestra, sempre visibile sulla sinistra dello schermo, che riporta il menu delle operazioni disponibili durante le varie fasi del processo di acquisto.

2. Per chiudere il menu sulla sinistra basta selezionare nuovamente la freccetta blu (per velocizzare le operazioni è consigliabile tenerlo sempre aperto).

Le voci di menu del Negozio Elettronico sono inserite nei pulsanti “Acquisti” e “Gestione Comunicazioni”:

Acquisti:

1. Richieste d’Acquisto:

⮚ Xxxx xxxxxxxx acquisti: creare il carrello;

⮚ Stato carrello acquisti: gestire/modificare il carrello.

2. Ordini d’acquisto:

⮚ Elaborare ordine

creare/gestire/modificare d’acquisto.

Firma Digitale:

d’acquisto:

l’ordine

⮚ Firma digitale ordine d’acquisto: predisporre il documento da firmare digitalmente e, una volta firmato, inviarlo al fornitore;

⮚ Visualizzare doc. firmati: per visualizzare i documenti firmati digitalmente.

Gestione comunicazioni:

1. Gestione notifiche: per visualizzare e gestire le notifiche inviate a Sistema.

3. Selezionando le freccette sulla sinistra di ogni voce principale del menu è possibile aprire/chiudere le sottovoci del menu.

1b 1c

2.C - USCITA DAL SISTEMA

Per uscire dal sistema cliccare sul pulsante “Logoff”

NEGOZIO ELETTRONICO ENERGIA ELETTRICA – INDICAZIONI PRELIMINARI- ACCESSO AL NEGOZIO ELETTRONICO Pagina 15 di 67

SEZIONE III: PREDISPOSIZIONE DELL’ORDINATIVO DI FORNITURA CON CARRELLO

NEGOZIO ELETTRONICO ENERGIA ELETTRICA –PREDISPOSIZIONE DELL’ORDINATIVO DI FORNITURA CON CARRELLO Pagina 16 di 67

CAPITOLO 1 - CREAZIONE E GESTIONE DEL CARRELLO

FIGURE COINVOLTE: A.P.O.

La creazione e gestione del carrello, si articola in cinque sottofasi di cui una, la quarta, eventuale:

A. selezione della fornitura dal catalogo della Convenzione;

B. compilazione dei dati di dettaglio;

C. perfezionamento del carrello;

D. (eventuale) salvataggio in bozza per modifiche successive;

E. creazione della bozza d’ordine.

1.A - SELEZIONARE LA FORNITURA DAL CATALOGO DELLA CONVENZIONE

1. Per procedere all’operazione d’acquisto selezionare la voce “Xxxx xxxxxxxx acquisti” da uno dei due menu:

NEGOZIO ELETTRONICO ENERGIA ELETTRICA - PREDISPOSIZIONE DELL’ORDINATIVO DI FORNITURA CON CARRELLO: CREAZIONE E GESTIONE DEL CARRELLO

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2. Cliccare sul link “Convenzioni APAC”

3. nella nuova finestra che si apre, cliccare sul link “Conv.Energia elettrica n.42488 del 10-7-13”

4. Nella nuova finestra che si apre, selezionare gli articoli da inserire nel carrello cliccando sul quadrato a sinistra del nome;

5. Inserire la quantità desiderata;

6. Selezionare il pulsante “Aggiungere al carrello acquisti”.

Per abbandonare la selezione dei prodotti basta chiudere la finestra.

Per tornare alla pagina di selezione della convenzione, cliccare sul link “Criteri di ricerca”

4 6

1.B - COMPILARE I DATI DI DETTAGLIO

In questa schermata è possibile, cliccando sull’icona , visualizzare la schermata di dettaglio nella quale modificare alcuni dati relativi alla fornitura.

a) DATI DI BASE DEL PRODOTTO SELEZIONATO

DATI DI BASE

In questa schermata è possibile verificare e/o modificare:

1. la quantità da ordinare;

2. la data di consegna dell’energia elettrica ordinata (Necess. il)

c) INDIRIZZO CONSEGNA/LUOGO PRESTAZIONE DEL PRODOTTO SELEZIONATO.

INDIRIZZO CONSEGNA/LUOGO PRESTAZIONE

Per gli Ordinativi di Fornitura di energia elettrica, questa sezione non va compilata, in quanto gli indirizzi di fornitura coincidono con i punti di prelievo, è pertanto necessario cancellare tutti i dati cliccando il tasto “Cancellare inserimenti”.

PROVINCIA AUTONOMA DI TRENTO

Agenzia provinciale per gli appalti e i contratti

1.C - PERFEZIONARE IL CARRELLO

In questa schermata è possibile:

1. Modificare il nome del carrello;

2. Inserire eventuali appunti per gli approvatori (per visualizzare l’eventuale elenco degli approvatori indicato dal sistema cliccare su

“Anteprima approvazione”);

3. Verificare la correttezza dei dati inseriti selezionando il pulsante “Controllare” (Il sistema visualizza eventuali messaggi di errore oppure un messaggio di esito positivo “il carrello acquisti è corretto e può essere ordinato”);

4. Salvare in bozza il carrello acquisti per completarlo in un momento successivo, cliccando sul pulsante “Parcheggiare”;

5. Confermare il carrello, cliccando sul pulsante “Ordinare”.

Selezionando “Parcheggiare” od “Ordinare” il sistema attribuisce in automatico un codice numerico al carrello.

🗶 Se si seleziona il pulsante “Ordinare”, il carrello è perfezionato e il Sistema crea automaticamente una bozza d’ordine. In questo caso, se necessario, il carrello dovrà essere approvato, quindi si potrà procedere con le operazioni di cui alla SEZIONE III:CAPITOLO 2 - ELABORAZIONE DELL’ORDINE D’ACQUISTO.

🗶 Se, invece si parcheggia il carrello, questo dovrà essere perfezionato in un momento successivo, con la

procedura descritta nel paragrafo seguente.

1.D - SALVARE IL CARRELLO IN BOZZA PER MODIFICHE SUCCESSIVE

Il carrello parcheggiato (“In Attesa”) può essere ricercato:

1. cliccando sulla voce di menu “Stato carrello acquisti” oppure

2. cliccando sul link “Controllare stato”;

Lo stato dei carrelli può essere:

⮚ “In attesa” quando il carrello è stato parcheggiato e non è ancora stato ordinato;

⮚ “In approvazione” quando il carrello è stato ordinato e deve essere approvato (solo per i casi in cui è necessaria approvazione);

⮚ “Approvato” quando il carrello è stato approvato ed è stato trasformato in Ordinativo di Fornitura;

⮚ “Respinto” quando il carrello non è stato approvato e non è stato, quindi, trasformato in Ordinativo di Fornitura.

Nella schermata che si apre:

1. cercare il carrello da modificare impostando i filtri necessari:

nella schermata che si apre selezionare il pulsante “Modificare”:

2. selezionare il carrello cliccando sul nome dello stesso:

1. Si accede così alla schermata di modifica del carrello nella quale è possibile, selezionando l’icona , visualizzare la schermata di dettaglio nella quale modificare alcuni dati relativi alla fornitura, come spiegato nei paragrafi precedenti.

2. terminate le modifiche cliccare su “Cont.>”;

3. Nella finestra che si apre selezionare “Ordinare”; 2

Se necessario, aggiungere degli appunti per l’approvazione.

1.E - CREARE LA BOZZA D’ORDINE

Se il carrello necessita di approvazione bisogna aspettare che questa venga inserita, altrimenti il Sistema crea automaticamente la bozza dell’Ordine d’Acquisto. Per verificare lo stato dei carrelli selezionare “Stato carrello acquisti” dal menu comandi a sinistra dello schermo:

Nella finestra che si apre è possibile:

1. visualizzare lo stato del carrello;

2. stampare il carrello cliccando sull’icona .

Se il carrello è stato “Approvato” (e quindi trasformato in bozza d’ordine), si può procedere con l’elaborazione della bozza d’ordine.

NEGOZIO ELETTRONICO ENERGIA ELETTRICA - PREDISPOSIZIONE DELL’ORDINATIVO DI FORNITURA CON CARRELLO: CREAZIONE E GESTIONE DEL CARRELLO Pagina 27 di 67

CAPITOLO 2 - ELABORAZIONE DELL’ORDINE D’ACQUISTO

FIGURE COINVOLTE: P.O. e/o A.P.O.

2.A - SELEZIONARE LA BOZZA D’ORDINE

1. Per procedere all’elaborazione dell’ordine (Ordinativo di Fornitura), selezionare “Elaborare Ordine d’acquisto” da uno dei due menu.

2. Nella finestra che si apre ricercare l’ordine per cui elaborare il documento da firmare:

a. Impostare uno o più criteri di filtro, inserendoli e/o selezionandoli dal menu a tendina che si apre cliccando sulla freccia nera;

b. selezionare il link “Avvio”;

3. selezionare l’ordine dall’elenco che si apre sotto la finestra di ricerca, cliccando sul numero dello stesso;

PROVINCIA AUTONOMA DI TRENTO

Agenzia provinciale per gli appalti e i contratti

2.B - INSERIRE I DATI DI TESTATA

1. Cliccare sul link “Modificare”

2. nella scheda “dati di base” dei dati di testata inserire:

a) il codice CIG;

b) il Codice Univoco Ufficio di riferimento per la fatturazione elettronica (Il Codice Univoco Ufficio è l'identificativo univoco attribuito automaticamente a ciascun ufficio che viene dichiarato da un Ente in IPA, ai fini della gestione del processo di Fatturazione Elettronica verso le PA);

Per ciò che riguarda il Codice Univoco Ufficio, la sua compilazione è obbligatoria per tutte le Amministrazioni o Enti pubblici che sono soggette all’obbligo di fatturazione elettronica . Il codice può essere inserito/modificato:

• mediante inserimento diretto nell’omonimo campo di testata dell’Ordine, senza utilizzare l'help di ricerca. In questo caso il sistema effettua un controllo di coerenza che verifica l’esistenza del codice inserito sul portale iPA (Indice delle Pubbliche Amministrazioni). Nel caso in cui il codice univoco sia inesistente sul portale iPA il sistema lo evidenzia con uno specifico messaggio bloccante:

• mediante ricerca e selezione dall’help di ricerca secondo unità organizzativa, che consente di accedere alla lista dei codici univoci

associati agli uffici dell’Ente di riferimento inserito in testata dell’Ordinativo di fornitura. Cliccando sull’icona è possibile accedere alla pagina di avvio della propria ricerca, prevalorizzata con il Codice iPA dell’Ente sull’Indice delle Pubbliche Amministrazioni. Cliccando sul pulsante di “Avvio” è possibile visualizzare e selezionare il proprio Codice Univoco Ufficio, tra quelli proposti dal sistema.

• se il Codice Univoco Ufficio non viene visualizzato tra i risultati della ricerca di cui al punto precedente, è possibile ricercarlo mediante ulteriori criteri di ricerca, selezionando, tra le opzioni a disposizione sul sistema, la ricerca generica.

L’help di ricerca generica consente di accedere alla lista dei codici univoci registrati sull’indice iPA secondo diversi criteri:

- Denominazione Ente (obbligatorio): denominazione dell’Ente per cui si vuole ricercare la lista dei codici univoci ufficio;

- Denominazione ufficio (facoltativo): denominazione dell’ufficio di cui si vuole ricercare il codice univoco;

- CAP (facoltativo): viene impostato dal sistema in base al CAP associato all’anagrafica dell’Ente inserito in testata dell’Ordine, eventualmente modificabile dall’utente;

- Provincia (obbligatorio): viene impostato dal sistema sul valore “TN”, eventualmente modificabile dall’utente;

- Codice fiscale (facoltativo): Codice fiscale dell’Ente.

Una volta impostati i criteri di ricerca, cliccando sul pulsante di “Avvio” è possibile visualizzare e selezionare il proprio Codice Univoco Ufficio, tra quelli proposti dal sistema.

2.C - MODIFICARE I DATI DI POSIZIONE

Se fosse necessario cambiare la quantità di energia elettrica da ordinare e/o la data di esecuzione della fornitura, modificare il campo “Quantità” e/o “Richiesto il”.

2.C.a - COMPLETARE GLI ONERI DELLA SICUREZZA

Il Sistema inserisce automaticamente una riga di posizione per gli oneri della sicurezza in ogni bozza di ordine.

Se l’importo degli oneri della sicurezza è pari a zero non serve effettuare alcuna operazione, il sistema riporterà nell’ordinativo una riga con oneri della sicurezza pari a zero.

Se l’importo degli oneri della sicurezza è superiore a zero:

1) inserire l’importo netto degli oneri (il sistema aggiornerà il lordo applicando l’IVA impostata come spiegato al punto 2);

2) inserire l’IVA da applicare agli oneri della sicurezza selezionando la riga degli oneri e scegliendo la voce “IVA acq. non det (%)”dall’elenco a discesa delle condizioni:

🗸 2a 1

3) Nel campo “Importo” che appare dopo aver selezionato la condizione dell’IVA, inserire la percentuale dell’IVA da applicare;

4) selezionare il tasto “Aggiungere”:

NEGOZIO ELETTRONICO ENERGIA ELETTRICA – PREDISPOSIZIONE DELL’ORDINATIVO DI FORNITURA CON CARRELLO: ELABORAZIONE DELL’ORDINE D’ACQUISTO Pagina 36 di 67

CAPITOLO 3 - PERFEZIONAMENTO DELL’ORDINATIVO DI FORNITURA

3.A - INSERIRE GLI ALLEGATI

1. Selezionare la scheda “documenti” dei “Dati di Testata”;

In questa schermata vanno necessariamente allegati, pena l’invalidità dell’Ordinativo di Fornitura, i documenti predisposti sulla base delle istruzioni riportate nella SEZIONE II:CAPITOLO 1 - PREDISPOSIZIONE DEGLI ALLEGATI ALL’ORDINE D’ACQUISTO.

TESTO E ALLEGATI - INSERIMENTO

1. inserire il “Testo fornitori” che verrà riportato nell’ordine d’acquisto, a livello dell’intestazione. Per un esempio dell’ordine vedere a pag. 58 della guida):

a. selezionare il tipo di nota cliccando sul nome

b. inserire il testo nel riquadro di inserimento;

2. allegare i documenti obbligatori:

A. inserire la descrizione del documento allegato;

B. ricercare il file da allegare (cliccando sul tasto “Sfoglia…”);

C. allegare il file cliccando sul pulsante “Aggiungere”;

D. Una volta aggiunto un allegato, sotto il pulsante “Aggiungere” si apre una tabella “Riepilogo allegati”;

3. allegare altri documenti (es. conferma fornitura POD attivi) con la stessa procedura riportata ai punti 2A, 2B, 2C;

2C 2B

ALLEGATI - MODIFICA

1. Per cancellare l’allegato aggiunto:

A. selezionare la riga,

B. cliccare sul pulsante “Cancellare”;

2. Per modificare la descrizione dell’allegato dopo averlo aggiunto:

B. selezionarlo (1A) nella tabella “Riepilogo allegati”,

C. cliccare il pulsante “Elaborare descrizione”,

D. nella tabella “Elaborare descrizione” che si apre modificare il testo nel campo “Nuova descrizione”,

X. Xxxxxxxxxxx il pulsante “Rilevare”,

2B 1B

2D 2C

3.B - CONCLUDERE L’ORDINATIVO DI FORNITURA

1. Ordinare o parcheggiare l’ordine

2. Quando l’ordine viene parcheggiato, il sistema lo fissa in memoria attribuendogli un numero (si apre una finestra che va confermata selezionando il pulsante OK). L’ordine può così essere ripreso e modificato in un secondo momento con la procedura descritta nella SEZIONE III: CAPITOLO 2 - , paragrafi A e B

3. Quando l’ordine viene ordinato compare una finestra pop-up (che va confermata selezionando il pulsante OK) che riporta il numero dell’ordine.

È importante trascrivere e tenere a portata di mano il numero dell’ordine perché verrà utilizzato per la predisposizione dell’Ordine d’acquisto da firmare digitalmente e inviare al Fornitore.

Il numero dell’ordine può essere ritrovato anche successivamente, con la procedura descritta alle pagine 28 e seguente.

NEGOZIO ELETTRONICO ENERGIA ELETTRICA – PREDISPOSIZIONE DELL’ORDINATIVO DI FORNITURA CON CARRELLO: PERFEZIONAMENTO DELL’ORDINATIVO DI FORNITURA Pagina 40 di 67

SEZIONE IV: PREDISPOSIZIONE DELL’ORDINATIVO DI FORNITURA SENZA CARRELLO

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CAPITOLO 1 - CREAZIONE DIRETTA DELL’ORDINE D’ACQUISTO

FIGURE COINVOLTE: P.O. e/o A.P.O.

La creazione diretta dell’Ordine d’acquisto, si articola in due sottofasi:

A. selezione della fornitura dal catalogo della Convenzione;

B. inserimento dei dati di dettaglio;

Per creare l’Ordinativo di fornitura sul Sistema telematico, nell’ambito dell’acquisto attraverso Ordinativo di Fornitura diretto, è necessario selezionare la voce di menù Acquisti>>Ordini d’Acquisto>>“Elaborare ordine d’acquisto”.

1.A - SELEZIONARE LA FORNITURA DAL CATALOGO

1. Nella prima sezione visualizzata nella parte superiore della schermata, utilizzando il menù a tendina “Ordine di acquisto con tipo oper.”, selezionare la voce “ECPO Ordine d’acquisto” (già selezionata di default) e cliccare sul tasto “Creare.

I dati che possono essere inseriti all’interno dell’OdA sono suddivisi in “Dati di Testata” (fornitore, codice CIG, testi e documentazione) e “Dati di Posizione” (date di consegna, quantità richieste, testi descrittivi, ecc.) relativi al dettaglio dei prodotti richiesti.

1. Per entrare nel catalogo della Convenzione è necessario accedere alla scheda “Dati posizione”, nel riquadro “Aggiungere posizioni catalogo”, selezionare dal menù a tendina la voce (nell’esempio evidenziata in azzurro) “…”.

2. Nella finestra che si apre, selezionare la voce “CONV. APAC”

2. Selezionare la voce “CONV. APAC”.

3. A questo punto si riapre la schermata iniziale nella quale è necessario cliccare il pulsante “Avvio”, confermando così la ricerca nel catalogo “Convenzioni APAC”

4. Quindi, nella finestra che si apre, selezionare la convenzione “Conv. Energia Elettrica n. 42488 del 10-7-13”

Per abbandonare la ricerca basta chiudere la finestra

5. Nella nuova finestra che si apre, selezionare gli articoli da inserire nel carrello cliccando sul quadrato a sinistra del nome;

6. Inserire la quantità desiderata;

7. Selezionare il pulsante “Aggiungere al carrello acquisti”.

Per abbandonare la selezione dei prodotti basta chiudere la finestra.

Per tornare alla pagina di selezione della convenzione, cliccare sul link “Criteri di ricerca”

5 7

L’inserimento della fornitura nell’OdA ha anche l’effetto di compilare in automatico il campo “Fornitore” dei Dati di Testata dell’OdA.

1.B - INSERIRE I DATI DI DETTAGLIO

1.B.a - MODIFICARE I DATI DI POSIZIONE

Se fosse necessario cambiare la quantità di energia elettrica da ordinare e/o la data di esecuzione della fornitura, modificare il campo “Quantità” e/o “Richiesto il”.

1.B.b - COMPLETARE GLI ONERI DELLA SICUREZZA

Il Sistema inserisce automaticamente una riga di posizione per gli oneri della sicurezza in ogni bozza di ordine.

Se l’importo degli oneri della sicurezza è pari a zero non serve effettuare alcuna operazione, il sistema riporterà nell’ordinativo una riga con oneri della sicurezza pari a zero.

Se l’importo degli oneri della sicurezza è superiore a zero:

1) inserire l’importo netto degli oneri (il sistema aggiornerà il lordo applicando l’IVA impostata successivamente);

🗸

2) inserire l’IVA da applicare agli oneri della sicurezza selezionando la riga degli oneri e scegliendo la voce “IVA acq. non det (%)”dall’elenco a discesa delle condizioni:

3) Nel campo “Importo” che appare dopo aver selezionato la condizione dell’IVA, inserire la percentuale dell’IVA da applicare;

4) selezionare il tasto “Aggiungere”:

NEGOZIO ELETTRONICO ENERGIA ELETTRICA – PREDISPOSIZIONE DELL’ORDINATIVO DI FORNITURA SENZA CARRELLO: CREAZIONE DIRETTA DELL’ORDINE D’ACQUISTO Pagina 49 di 67

CAPITOLO 2 - PERFEZIONAMENTO DELL’ORDINATIVO DI FORNITURA

2.A - INSERIRE I DATI DI TESTATA – DATI DI BASE

1. nella scheda “dati di base” dei dati di testata inserire:

a) il codice CIG;

• mediante ricerca e selezione dall’help di ricerca secondo unità organizzativa, che consente di accedere alla lista dei codici univoci

L’help di ricerca generica consente di accedere alla lista dei codici univoci registrati sull’indice iPA secondo diversi criteri:

- Denominazione Ente (obbligatorio): denominazione dell’Ente per cui si vuole ricercare la lista dei codici univoci ufficio;

- Denominazione ufficio (facoltativo): denominazione dell’ufficio di cui si vuole ricercare il codice univoco;

- CAP (facoltativo): viene impostato dal sistema in base al CAP associato all’anagrafica dell’Ente inserito in testata dell’Ordine, eventualmente modificabile dall’utente;

- Provincia (obbligatorio): viene impostato dal sistema sul valore “TN”, eventualmente modificabile dall’utente;

- Codice fiscale (facoltativo): Codice fiscale dell’Ente.

Una volta impostati i criteri di ricerca, cliccando sul pulsante di “Avvio” è possibile visualizzare e selezionare il proprio Codice Univoco Ufficio, tra quelli proposti dal sistema.

2.B - INSERIRE I DATI DI TESTATA – DOCUMENTI

1. Selezionare la scheda “documenti” dei “Dati di Testata”;

TESTO E ALLEGATI - INSERIMENTO

1. inserire il “Testo fornitori” che verrà riportato nell’ordine d’acquisto, a livello dell’intestazione. Per un esempio dell’ordine vedere a pag. 58 della guida):

a. selezionare il tipo di nota cliccando sul nome

b. inserire il testo nel riquadro di inserimento;

2. allegare i documenti obbligatori:

A. inserire la descrizione del documento allegato;

B. ricercare il file da allegare (cliccando sul tasto “Sfoglia…”);

C. allegare il file cliccando sul pulsante “Aggiungere”;

D. Una volta aggiunto un allegato, sotto il pulsante “Aggiungere” si apre una tabella “Riepilogo allegati”;

3. allegare altri documenti (es. conferma fornitura POD attivi) con la stessa procedura riportata ai punti 2A, 2B, 2C;

2C 2B

ALLEGATI - MODIFICA

1. Per cancellare l’allegato aggiunto:

A. selezionare la riga,

B. cliccare sul pulsante “Cancellare”;

2. Per modificare la descrizione dell’allegato dopo averlo aggiunto:

A. selezionarlo (1A) nella tabella “Riepilogo allegati”,

B. cliccare il pulsante “Elaborare descrizione”,

C. nella tabella “Elaborare descrizione” che si apre modificare il testo nel campo “nuova descrizione”,

D. Selezionare il pulsante “Rilevare”

2B 1B

2D 2C

2.C - CONCLUDERE L’ORDINATIVO DI FORNITURA

1. Ordinare o parcheggiare l’ordinativo.

Quando l’ordinativo viene parcheggiato, il sistema lo fissa in memoria attribuendogli un numero (si apre una finestra che va confermata selezionando il pulsante OK). L’ordine può così essere ripreso e modificato in un secondo momento con la procedura descritta nella SEZIONE III:CAPITOLO 2 - , paragrafi A e B;

Quando l’ordinativo viene ordinato compare una finestra pop-up (che va confermata selezionando il pulsante OK) che riporta il numero dell’ordine.

Il numero dell’ordine può essere ritrovato anche successivamente, con la procedura descritta alle pagine 28 e seguente.

NEGOZIO ELETTRONICO ENERGIA ELETTRICA –PREDISPOSIZIONE DELL’ORDINATIVO DI FORNITURA SENZA CARRELLO: PERFEZIONAMENTO DELL’ORDINATIVO DI FORNITURA Pagina 57 di 67

SEZIONE V: FIRMA DIGITALE DELL’ORDINE D’ACQUISTO

NEGOZIO ELETTRONICO ENERGIA ELETTRICA – FIRMA DIGITALE DELL’ORDINE D’ACQUISTO Pagina 58 di 67

CAPITOLO 1 - ACCESSO ALL’AREA DELLA FIRMA DIGITALE

FIGURE COINVOLTE: P.O. e/o A.P.O.

Per procedere all’elaborazione del documento da firmare, è fondamentale disporre del numero dell’ordine, che dovrà essere inserito a sistema. Il numero dell’ordine servirà anche successivamente alla firma digitale del documento (Ordine d’Acquisto), per caricare lo stesso a sistema e inviarlo al Fornitore, è pertanto importante trascriverlo in modo da poterlo ritrovare all’occorrenza.

1. Se si è già provveduto ad annotare il numero dell’ordine alla fine della sua elaborazione, selezionare la voce “Firma Digitale ordine d’acquisto” da uno dei due menu e saltare al successivo CAPITOLO 2 - (pagina 61),

2. se non si conosce il numero dell’ordine, selezionare la voce “Elaborare Ordine d’Acquisto” da uno dei due menu e proseguire come riportato alla pagina seguente.

NEGOZIO ELETTRONICO ENERGIA ELETTRICA –FIRMA DIGITALE DELL’ORDINE D’ACQUISTO: ACCESSO ALL’AREA DELLA FIRMA DIGITALE Pagina 59 di 67

3. Nella finestra che si apre ricercare l’ordine per cui elaborare il documento da firmare:

a. Impostare uno o più criteri di filtro, inserendoli o selezionandoli dal menu a tendina che si apre cliccando sulla freccia nera;

b. selezionare il link “Avvio”;

4. trascrivere il numero dell’ordine visualizzato nell’elenco che si apre sotto la finestra di ricerca e selezionare la voce “Firma Digitale ordine di acquisto” dal menu sulla sinistra;

NEGOZIO ELETTRONICO ENERGIA ELETTRICA –FIRMA DIGITALE DELL’ORDINE D’ACQUISTO: ACCESSO ALL’AREA DELLA FIRMA DIGITALE Pagina 60 di 67

CAPITOLO 2 - PREDISPOSIZIONE DEL DOCUMENTO DA FIRMARE DIGITALMENTE

FIGURE COINVOLTE: P.O. e/o A.P.O.

1. inserire il numero dell’ordine nel campo “Numero Ordine d’Acquisto”;

2. selezionare il pulsante di comando “Prepara doc. per firma”;

3. il sistema provvede ad aprire automaticamente il documento preparato per la firma, che andrà salvato sul computer dell’utente per l’apposizione della firma digitale.

4. Alla fine del salvataggio chiudere il documento creato.

Il documento salvato andrà firmato digitalmente dal P.O. e poi ricaricato a sistema e inviato al Fornitore.

NEGOZIO ELETTRONICO ENERGIA ELETTRICA –FIRMA DIGITALE DELL’ORDINE D’ACQUISTO: PREDISPOSIZIONE DEL DOCUMENTO DA FIRMARE DIGITALMENTE Pagina 62 di 67

PROVINCIA AUTONOMA DI TRENTO

Agenzia provinciale per gli appalti e i contratti

2.A - ESEMPIO DI ORDINE D’ACQUISTO

NEGOZIO ELETTRONICO ENERGIA ELETTRICA –FIRMA DIGITALE DELL’ORDINE D’ACQUISTO: PREDISPOSIZIONE DEL DOCUMENTO DA FIRMARE DIGITALMENTE

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SEZIONE VI: CARICAMENTO A SISTEMA E INVIO DELL’ORDINATIVO DI FORNITURA FIRMATO DIGITALMENTE

NEGOZIO ELETTRONICO ENERGIA ELETTRICA – CARICAMENTO A SISTEMA E INVIO DELL’ORDINATIVO DI FORNITURA FIRMATO DIGITALMENTE Pagina 64 di 67

CAPITOLO 1 - CARICAMENTO A SISTEMA DEL DOCUMENTO FIRMATO

FIGURE COINVOLTE: P.O. e/o A.P.O.

Per procedere al caricamento e all’invio del documento firmato, è fondamentale disporre del numero dell’ordine, che dovrà essere inserito a sistema.

1. Se si è già provveduto ad annotare il numero dell’ordine, selezionare la voce “Firma Digitale ordine d’acquisto” da uno dei due menu e passare al CAPITOLO 2 - (pagina 67),

2. se non si conosce il numero dell’ordine, selezionare la voce “Elaborare ordine d’acquisto” da uno dei due menu e proseguire come riportato alla pagina seguente.

NEGOZIO ELETTRONICO ENERGIA ELETTRICA – CARICAMENTO A SISTEMA E INVIO DELL’ORDINATIVO DI FORNITURA FIRMATO DIGITALMENTE: CARICAMENTO A SISTEMA DEL Pagina 65 di 67

3. Nella finestra che si apre ricercare l’ordine per cui elaborare il documento da firmare:

a. Impostare uno o più criteri di filtro, inserendoli o selezionandoli dal menu a tendina che si apre cliccando sulla freccia nera;

b. selezionare il link “Avvio”;

4. trascrivere il numero dell’ordine visualizzato nell’elenco che si apre sotto la finestra di ricerca e selezionare la voce “Firma Digitale ordine d’acquisto” dal menu sulla sinistra;

NEGOZIO ELETTRONICO ENERGIA ELETTRICA – CARICAMENTO A SISTEMA E INVIO DELL’ORDINATIVO DI FORNITURA FIRMATO DIGITALMENTE: CARICAMENTO A SISTEMA DEL Pagina 66 di 67

CAPITOLO 2 - INVIO DELL’ORDINATIVO DI FORNITURA

FIGURE COINVOLTE: P.O. e/o A.P.O.

1. inserire il numero dell’ordine nel campo “Numero Ordine d’Acquisto”;

2. selezionare il pulsante di comando “Sfoglia” e ricercare il documento firmato digitalmente;

3. selezionare il pulsante di comando “Firma e invio”.

ORDINE-ENERGIA.pdf.p7m

Il Sistema effettua un controllo incrociato tra l’ordinativo originale e quello firmato digitalmente. Se i due file coincidono e l’operazione è stata effettuata correttamente il sistema visualizza una finestra pop-up “Elaborazione avvenuta con successo”

NEGOZIO ELETTRONICO ENERGIA ELETTRICA – CARICAMENTO A SISTEMA E INVIO DELL’ORDINATIVO DI FORNITURA FIRMATO DIGITALMENTE: INVIO DELL’ORDINATIVO DI FORNITURA

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LA GESTIONE DEL NEGOZIO ELETTRONICO DELLE CONVENZIONI DELLA PROVINCIA AUTONOMA DI TRENTO

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