CONVENZIONE
l’Agenzia Italiana per la Cooperazione allo Sviluppo (in seguito denominata “AICS”), codice fiscale n. 97871890584, nella persona del Direttore Xxxxxxx Xxxx. Xxxxxxxx Xxxxxxxxx,
l’UNIVERSITÁ DEGLI STUDI DI PAVIA (in seguito denominata Ente Esecutore), avente sede legale in Xxxxx Xxxxxx Xxxxx x. 00 codice fiscale n 80007270186, rappresentato dal Rettore Xxxx. Xxxxx Xxxxx, in qualità di Rappresentante Legale,
− che l’art. 1, comma 2, della Legge 11 agosto 2014, n. 125, concernente la “Disciplina generale della cooperazione internazionale per lo sviluppo” elenca gli obiettivi fondamentali della cooperazione allo sviluppo;
− che l’art 2, comma 1, della Legge 125/2014 concernente “I destinatari e i criteri” prevede che l’azione dell’Italia nell’ambito della cooperazione allo sviluppo abbia come destinatari le istituzioni locali e le amministrazioni locali dei Paesi partner;
− che l’art. 24, comma 1, della Legge 125/2014 concernente la “Disciplina generale sulla cooperazione internazionale per lo sviluppo” favorisce l’apporto e la partecipazione delle amministrazioni dello Stato, del sistema delle camere di commercio, industria, artigianato e agricoltura, delle università e degli enti pubblici;
− che l’art. 24, comma 2, della predetta Legge 125/2014 prevede che l’Agenzia possa affidare mediante convenzione ai soggetti di cui al comma 1, l’attuazione di iniziative di cooperazione previste dalla Legge o possa concedere contributi ai predetti soggetti per la realizzazione di proposte progettuali da essi presentate;
− che l’art. 15, comma 1, del D.M. del 22 luglio 2015, n. 113 (Regolamento recante: “Statuto dell’Agenzia italiana per la cooperazione allo sviluppo”) prevede che le convenzioni di cui al citato art. 24 della Legge 125/2014 “determinano le modalità di esecuzione, di finanziamento delle spese sostenute e di controllo dei risultati”;
− che l’art. 15, comma 3, del D.M. 113/2015 prevede che: “è fatta salva la possibilità di affidare direttamente ai soggetti di cui all’art. 24 della Legge 125/2014 la realizzazione di iniziative che consistano in collaborazioni con soggetti omologhi di Paesi partner”;
− che la Cooperazione italiana presta particolare attenzione al settore della formazione per contribuire al rafforzamento della “capacity building” dei paesi beneficiari;
− che l’Avvocatura dello Stato ha espresso il proprio parere (n. 306637 del 15.06.2017) in merito alla deroga al divieto di erogazione di anticipazioni sui contratti pubblici di cui all’articolo 5, commi 1 e 1-bis del D. L. 28 marzo 1997, N. 79/97, modificato dalla legge n. 90 del 19 aprile 1999;
− che sulla base della Proposta di finanziamento predisposta dalla sede AICS di Firenze e del parere giuridico dell’Ufficio IX dell’AICS, il Comitato Congiunto per la Cooperazione Sviluppo con Delibera n. 169 del 21/12/2017, ha approvato l’iniziativa di
importo complessivo a dono pari a € 3.396.400,00 - della durata di 36 mesi - denominata “Il Partenariato della Conoscenza” (AID 11374);
− che la suddetta iniziativa si configura come una fase pilota di un programma strutturale della Cooperazione Italiana per l’alta formazione in Italia rivolto soprattutto a funzionari, tecnici e ricercatori dei Paesi Prioritari;
− che l’asse principale del programma “Il Partenariato della Conoscenza” è il finanziamento con fondi pubblici italiani di borse di studio a corsi di Master di Laurea magistrale e di Dottorato di ricerca per studenti provenienti dai Paesi prioritari;
− che alla gestione dell’iniziativa partecipano le Università italiane che hanno aderito a quattro specifiche piattaforme tematiche promosse dall’Ufficio IV dell’AICS (Piattaforma 1: Sviluppo rurale e gestione del territorio, Piattaforma 2: Sanità e WASH (WAter Sanitation and good Hygiene), Piattaforma 3: Energia sostenibile, ambiente e innovazione industriale e Piattaforma 4: Patrimonio culturale e turismo sostenibile);
− che l’Università di Pavia è stata individuata come capofila ed Ente Esecutore della piattaforma “Sanità e WASH” e, attraverso appositi accordi di partenariato con le singole università che hanno aderito a tale piattaforma, coordinerà il suddetto settore.
Si conviene e si stipula quanto segue Art. 1
Oggetto della Convenzione
1. L’AICS e l’Ente Esecutore concordano sull’esecuzione del progetto “Il Partenariato della Conoscenza” in particolare per la realizzazione delle attività previste nell’ambito della Piattaforma 2 “Sanità e WASH” come descritto nell’allegato tecnico (Allegato 1 - parte integrante della presente convenzione) per il conseguimento del seguente obiettivo: promuovere la creazione di un sistema di alta formazione integrato e sinergico con le strategie della Cooperazione Italiana.
Art. 2 Realizzazione del Progetto
1. L’Ente Esecutore sarà responsabile della realizzazione del Progetto per la durata di trentasei mesi e dovrà per questo fare riferimento ai dettagli specifici contenuti nell’Allegato 1 già citato all’art. 1.
2. Attraverso lo strumento del Piano Operativo Generale – predisposto dall’Ente Esecutore ai sensi del successivo art.3, comma 3 e approvato dall’AICS ai sensi dell.art.5, comma 1 della presente Convenzione, verranno definite le specifiche azioni da realizzarsi nel quadro delle componenti e delle attività definite nel Progetto e del corrispondente Piano Finanziario (Allegato 1).
Art. 3
Piano finanziario e modalità di erogazione del finanziamento dell’AICS
1. La presente Convenzione avrà un costo complessivo pari a € 965.296,43 di cui il 100% a carico di AICS.
2. Le parti convengono di attenersi, per le varie voci di spesa a quanto stabilito nell’Allegato 1;
3. Entro trenta giorni dalla sottoscrizione della presente Convenzione, l’Ente Esecutore dovrà comunicare l’avvio delle attività ed entro i successivi quaranta giorni, presentare all’AICS, per approvazione, il Piano Operativo Generale delle attività (POG);
4. Il contributo a carico dell’AICS pari a € 965.296,43 sarà erogato all’Ente Esecutore in 3 rate:
- prima rata di € 482.648,22 pari al 50 % (cinquanta per cento) del finanziamento complessivo;
- seconda rata di € 386.118,57 pari al 40 % (quaranta per cento) del finanziamento complessivo;
- terza rata di € 96.529,64 pari al 10 % (dieci per cento) del finanziamento complessivo, a saldo;
5. La prima rata di € 482.648,22 sarà erogata all’Ente Esecutore, a titolo di anticipazione, entro 30 giorni dall’approvazione del POG;
6. La seconda rata di € 386.118,57 sarà corrisposta all’Ente Esecutore entro 60 giorni dall’approvazione da parte dell’AICS della Relazione tecnica che fa stato del raggiungimento dei risultati previsti dal POG per la prima annualità. Tale relazione sarà corredata dalla rendicontazione amministrativo-contabile che certifica una spesa di un importo pari al 30% del contributo dell’AICS e degli impegni di spesa assunti pari al 70% del contributo dell’AICS, per il conseguimento dei risultati di cui sopra. La relazione sarà completata dalla relazione del revisore esterno di cui al successivo articolo 8;
7. La terza rata sarà corrisposta all’Ente Esecutore a saldo e previa approvazione della relazione tecnico-finanziaria finale sul raggiungimento dei risultati previsti dal POG. Tale relazione sarà corredata dalla rendicontazione amministrativo-contabile che certifica la spesa di tutti i fondi erogati dall’AICS all’Ente Esecutore per il conseguimento dei risultati previsti e completata dalla relazione del revisore esterno di cui al successivo articolo 8. La Lettera di trasmissione della suddetta relazione, a firma del Legale Rappresentante dell’Ente Esecutore, farà stato della conclusione delle attività e di eventuali residui attivi non utilizzati dal progetto;
8. Le spese sostenute dovranno essere pertinenti ed imputabili alle attività eseguite; dovranno, inoltre, essere documentate, comprovabili, contabilizzate e, comunque, rendicontate secondo quanto previsto dalla vigente legislazione, con particolare riferimento alle norme in materia di Contabilità Generale dello Stato;
9. Fatto salvo il rispetto del comma precedente e nelle more della redazione di un proprio Manuale per la rendicontazione, l’AICS, a puro scopo di riferimento dell’Ente Esecutore, fornisce il “Manuale di Procedura Tecnica Amministrativa e Contabile per Interventi di cooperazione allo Sviluppo co-finanziati dal Ministero degli Affari Esteri e della Cooperazione internazionale e dalla Direzione Generale per la Cooperazione allo Sviluppo”, prodotto dalla DGCS del MAECI (Allegato 2);
10. Da parte sua, l’Ente Esecutore sarà responsabile nei confronti dell’AICS del costo dell’iniziativa oltre che dello svolgimento delle attività previste dalla presente convenzione, finanziate con il contributo di fondi pubblici italiani concesso dall’AICS, pari ad € 965.296,43;
11. Gli importi di cui al comma 1 sono esenti IVA ai sensi dell’art. 10, n.20 del DPR 26 ottobre 1972 n.633 e successive modificazioni ed integrazioni;
12. L’Ente Esecutore è tenuto ad inviare all’AICS, entro 60 (sessanta) giorni dalla fine del programma, una relazione finale redatta su carta intestata ed accompagnata da una nota ufficiale a firma del proprio legale Rappresentante.
Art. 4
Attività e obblighi dell’Ente Esecutore
L’Ente Esecutore si impegna, nel rispetto della normativa vigente, a:
1. assicurare la realizzazione del Progetto coordinando le attività previste nell’ambito della piattaforma “Sanità e WASH” (Allegato 1);
2. assicurare il corretto svolgimento delle attività previste dal Xxxxxxxx e presentare all’AICS i rendiconti finanziari sulle spese sostenute;
3. rispettare le disposizioni vigenti in materia di prevenzione e la repressione della corruzione e dell’illegalità nella pubblica amministrazione, nonché gli obblighi di pubblicità, trasparenza e diffusione di informazioni da parte delle pubbliche amministrazioni, anche ai sensi del d.lgs. 25 maggio 2016, n. 97;
4. verificare che siano assicurati tutti gli adempimenti connessi alle attività del personale con particolare riferimento alle prescrizioni assicurative, previdenziali;
5. mettere a disposizione dell’AICS ogni utile elemento di valutazione, al fine di verificare la corretta gestione del Progetto;
6. rispettare e far rispettare dal personale impiegato nel progetto il codice etico dell’AICS, le disposizioni comportamentali e di sicurezza impartite dal MAECI e dall’Ambasciata e a far seguire al personale che si recherà in loco il corso preliminare in materia di sicurezza presso l’Unità di Crisi del MAECI.
Art. 5
Attività e Obblighi dell’AICS
1. L’AICS approverà il POG inviato dall’Università di Pavia entro 30 giorni dalla ricezione;
2. L’AICS provvederà all’erogazione a favore dell’Ente Esecutore delle rate successive alla prima dopo avere svolto le attività di controllo della rendicontazione delle spese da quest’ultimo sostenute e del raggiungimento degli obiettivi previsti nel POG approvato;
3. L’AICS riconosce all’Ente Esecutore piena autonomia nelle modalità di erogazione della borsa;
4. L’AICS affiancherà l’Ente Esecutore nella selezione delle candidature;
5. L’AICS faciliterà ogni comunicazione e contatto tra l’Italia ed i paesi beneficiari diretto alla buona esecuzione della Convenzione, anche attraverso le proprie sedi estere;
6. L’AICS eserciterà il controllo sullo svolgimento del Progetto nelle forme e con le modalità previste dalla Legge e dalle relative norme di esecuzione. In particolare, l’AICS si riserva, nel corso dell’esecuzione della Convenzione, di far eseguire dal proprio personale, o da esperti/organismi all’uopo designati, missioni di controllo per esaminare e verificare l’andamento del Progetto e i risultati conseguiti.
Art. 6 Modifiche del Programma
1. Ogni eventuale successiva modifica o variazione delle attività legate al programma dovrà essere preventivamente autorizzata in forma scritta dall’AICS;
2. Ove si verificasse la necessità di effettuare delle modifiche al POG che comportino variazioni tra i capitoli di budget superiori al 15%, esse potranno essere ammesse, previa approvazione dell’AICS, su specifica richiesta da parte dell’Ente Esecutore. Se inferiori al 15%, potranno essere eseguite e comunicate dall’Ente Esecutore senza preventiva autorizzazione da parte dell’AICS;
3. Non sarà ammessa alcuna modifica alle attività legate al programma che possa comportare un onere finanziario aggiuntivo per l’AICS e qualsiasi ulteriore spesa sarà a carico dell’Ente Esecutore.
Art. 7
Obblighi di tracciabilità dei flussi finanziari
1. L’Ente esecutore si obbliga a sottostare alle disposizioni in materia di tesoreria unica di cui al DL 1/2012, art. 35 commi 8-13 (convertito con L. 24 marzo 2012, n. 27) e alla relativa circolare attuativa MEF n. 11 del 24/03/12. Conseguentemente si rende noto che tutti i trasferimenti dovranno avvenire con la procedura del Girofondi sul seguente conto corrente UNIVERSITA’ DEGLI STUDI DI PAVIA – SERVIZIO TESORERIA c/o UBI
– Banca Popolare Commercio e Industria – IBAN IT 38H 03111 11300 000000046566
2. L’Ente Esecutore dichiara altresì che il suddetto conto è dedicato, anche in via non esclusiva, alle commesse pubbliche. Restano in ogni caso ferme le disposizioni sanzionatorie previste dall’art. 6 della Legge 13 agosto 2010, n. 136 e ss. mm. e ii.;
3. L’Ente Esecutore si obbliga a rispettare – nel caso di acquisizione, per la realizzazione del Progetto, di beni, lavori o servizi – quanto prescritto dal D.Lgs 50/2016, dai suoi regolamenti di attuazione e ss. mm. e ii., nonché quanto disposto dalla Legge 13 agosto 2010, n. 136, in materia di tracciabilità dei flussi finanziari;
4. L’Ente Esecutore è responsabile dell’attuazione di tutti gli obblighi di comunicazione e informazione derivanti dalla presente convenzione ai sensi dell’art. 23 del D.Lgs 14 marzo 2013, n. 33, “Riordino della disciplina riguardante gli obblighi di pubblicità, trasparenza e diffusione di informazioni da parte delle pubbliche amministrazioni”;
5. L’Ente Esecutore si impegna a rilasciare un’attestazione, attraverso il dirigente competente, da cui risulti la correttezza di tutte le procedure nel rispetto della normativa vigente in materia di tracciabilità dei flussi finanziari ed in materia di contabilità degli enti pubblici;
6. L’Ente Esecutore si impegna a dare immediata comunicazione alla Direzione ed alla Prefettura - Ufficio Territoriale del Governo competente per territorio della notizia dell’inadempimento della propria controparte agli obblighi di tracciabilità finanziaria.
Art. 8 Revisore esterno
1. Il Soggetto Esecutore si impegna ad individuare il proprio revisore con una procedura di evidenza pubblica comunicandone i dati all’AICS;
2. Il Revisore esterno deve garantire gli oneri di controllo e verifica previsti dalle Procedure Generali dell’AICS e completa la certificazione contabile con l’espletamento
degli incarichi di controllo e verifica dei parametri di impatto, efficacia, efficienza rispetto delle procedure dell’AICS e dell’Ente Esecutore, come previsto nelle Procedure Generali dell’AICS e dal Vademecum del Revisore esterno;
3. L’Ente Esecutore si impegna altresì a comunicare tempestivamente all’AICS, tramite posta elettronica certificata, qualsiasi cambiamento motivato intervenuto in merito.
Art. 9
Clausola risolutiva espressa
1. Ai sensi dell’art. 1456 del Codice Civile ed in applicazione dell’art. 3, comma 8, della Legge 136/2010, si conviene che in caso di pagamenti disposti senza avvalersi di banche o Società Poste italiane S.p.A., il vincolo contrattuale si intenderà risolto di diritto mediante comunicazione da parte dell’AICS, da inviarsi con posta elettronica certificata o altro mezzo idoneo con certezza della data di ricevimento;
2. Sarà sufficiente, nella comunicazione, che l’amministrazione comunichi la propria intenzione di avvalersi della presente clausola risolutiva espressa;
3. La risoluzione del contratto lascia impregiudicata l’applicazione delle disposizioni sanzionatorie previste dall’art. 6 della Legge 136/2010.
Art. 10
Forza maggiore ed altri imprevisti
1. Nel caso in cui per cause di forza maggiore sia impossibile portare a compimento le attività della presente Convenzione, o sia necessario modificarla in modo tale che si persegua comunque l’obiettivo generale di cui all’art. 1, dette modifiche, debitamente documentate, saranno autorizzate dalla AICS nell’ambito del quadro economico generale originariamente finanziato;
2. Se le cause di forza maggiore renderanno necessaria l’interruzione della Convenzione, l’Ente Esecutore dovrà presentare la rendicontazione delle spese sostenute fino a quel momento e restituire alla AICS le quote di anticipazione eventualmente non utilizzate. Saranno oggetto di rimborso i costi fin lì sostenuti e ritenuti ammissibili dalla AICS, inclusi tutti quelli derivanti da impegni di spesa documentati già assunti nell’ambito della Convenzione per fornitura di beni e servizi in corso di esecuzione;
3. Qualora emergano comprovate motivazioni che inducano alla modifica della Convenzione originale, le parti si accorderanno attraverso specifici atti formali per individuare quelle varianti che consentano il completo utilizzo del finanziamento volto al perseguimento dell’obiettivo generale di cui all’art.1.
Art. 11
Rapporti AICS – Ente Esecutore
1. La presente convenzione non comporta per l’AICS alcuna responsabilità collegata alla gestione del Progetto ed ai rapporti giuridici, contrattuali e extracontrattuali eventualmente posti in essere dall’Ente Esecutore per l’esecuzione del Progetto;
2. L’esecuzione della presente Convenzione dovrà effettuarsi in stretto collegamento tra l’AICS e l’Ente Esecutore;
3. L’AICS sarà informata sulle fasi relative all’espletamento della Convenzione e riceverà copia degli atti amministrativi adottati dall’Ente Esecutore relativi alla Convenzione in oggetto;
4. Ambedue le Parti garantiscono che il trattamento dei dati personali nell’ambito dell’attuazione della presente Convenzione avverrà nel rispetto di quanto previsto dal DL 196/2003 e ss.mm.ii.
Art. 12 Visibilità
1. Qualora l’AICS o l’Ente Esecutore intendano pubblicare in qualsiasi forma (anche telematica) informazioni o risultati, scaturiti dalle prestazioni connesse alla presente Convenzione, o farne uso in occasione di congressi, convegni, seminari o simili, concorderanno i termini e i modi delle pubblicazioni e comunque sono tenuti a citare l’AICS e l’Ente Esecutore e i partner di progetto ciascuna con il proprio logo, e il Progetto nel cui ambito si sono svolte attività che hanno prodotto i suddetti risultati;
2. L’Ente Esecutore si impegna a dare una adeguata visibilità all’AICS, quale principale ente finanziatore del Progetto, attraverso iniziative di informazione e di divulgazione nei Paesi prioritari e in Italia e attraverso il coordinamento e lo scambio con analoghe iniziative in corso finanziate dalla AICS.
Art. 13 Risoluzione della Convenzione
1. Oltre che negli altri casi espressamente previsti dalla legge, la Convenzione può essere risolta, a richiesta di ciascuna delle due parti, per grave inadempienza della controparte.
2. In tal caso, la parte interessata notificherà all’altra parte l’inadempienza contrattuale invitandola a provvedere all’adempimento entro il tempo massimo dei 30 giorni successivi.
3. In caso di risoluzione per causa non imputabile all’Ente Esecutore o ai partner di progetto, l’AICS è tenuta a retribuire le prestazioni da esso già effettuate in ragione di un conteggio consuntivo che le raffronti con quelle previste.
Art. 14 Restituzione dei Fondi
1. Nel caso di irregolarità o mancato rispetto dei termini e/o condizioni contrattuali, l’Ente Esecutore ha l’obbligo di restituire i fondi percepiti e non utilizzati, nonché i fondi percepiti ed utilizzati in maniera difforme dallo scopo fissato nella presente Convenzione ed in modo illegittimo. Altresì dovranno essere restituite le somme che non sono state rendicontate e/o rendicontate in maniera difforme dalla normativa vigente. L’AICS può procedere al recupero delle stesse anche mediante compensazione.
Art. 15 Foro competente
1. Le parti si impegnano a risolvere qualsiasi controversia relativa all’interpretazione o all’esecuzione della presente Convenzione ricorrendo a soluzioni conciliative condivise. In ultima analisi, sarà competente il Foro di Roma.
Art. 16 Rinvio
1. Per quanto non espressamente previsto o derogato nei precedenti articoli, valgono e si osservano le disposizioni ed i regolamenti vigenti in materia di contratti e obbligazioni.
Art. 17
Entrata in Vigore e Durata
1. La presente Convenzione entra in vigore alla data della ricezione da parte dell’Ente Esecutore della comunicazione dell’AICS (da effettuarsi via PEC) dell’avvenuto positivo esperimento dei controlli amministrativi sulla presente Convenzione.
2. La durata della Convenzione, connessa all’andamento delle attività progettuali, è stabilita a decorrere dalla data indicata nel precedente capoverso. Le attività del Progetto, avente durata triennale, dovranno essere svolte secondo quanto previsto dall’Allegato 1, salvo specifica deroga da autorizzarsi da parte dell’AICS.
3. Qualora sia necessaria una proroga del termine di cui al comma 2 per assicurare il corretto completamento delle attività concernenti il Progetto, le Parti potranno concordare un nuovo termine di scadenza della Convenzione sulla base di una proposta scritta avanzata dall’Ente Esecutore, supportata da idonea e circostanziata documentazione, da sottoporre all’approvazione dell’AICS.
Art. 18 Domiciliazione
1. Tutte le comunicazioni e i rendiconti concernenti la presente Convenzione dovranno essere inviate, via PEC, ai seguenti indirizzi:
AGENZIA ITALIANA PER LA COOPERAZIONE ALLO SVILUPPO Xxx Xxxxxxxxx Xxxxxxxxx 00 00000 Xxxx | UNIVERSITA’ DI PAVIA Xxxxxx Xxxxx 00 00000 Xxxxx |
Per l’Agenzia Italiana Per l’Ente Esecutore per la Cooperazione allo Sviluppo
per il Direttore Il Rettore
Il Vice Direttore dell’Università di Xxxxx
Xxxxxxxx Xxxxxxxxx Xxxx. Xxxxx Xxxxx
documento firmato digitalmente documento firmato digitalmente
IL PARTENARIATO DELLA CONOSCENZA
(bilaterale/dono)
DOCUMENTO DI PROGETTO PIATTAFORMA SANITÀ E WASH
Dati identificativi dell’iniziativa 3
1 Origini e contesto dell’iniziativa 5
2 Individuazione dei problemi 7
3.2 La piattaforma Sanità e Wash 10
3.3 Beneficiari diretti e indiretti 11
3.3.2 Beneficiari indiretti 11
3.6 Risultati attesi e indicatori misurabili (inclusi baseline e targets) 12
4 Modalità di realizzazione 15
4.2 Responsabilità esecutiva all’interno della piattaforma 15
4.4 Metodologia e modalità di realizzazione 16
5 Piano finanziario dettagliato per annualità 18
5.3 Piano finanziario dettagliato per annualità Errore. Il segnalibro non è definito.
6 Rischi e misure di mitigazione 21
8 Modalità di monitoraggio e valutazione 23
Dati identificativi dell’iniziativa
Paese | Non ripartibile | |
Titolo | Il Partenariato per la Conoscenza - 1 | |
Canale | bilaterale | |
Tipologia | dono | |
Ente proponente | Università di Pavia (Capofila) | |
Ente esecutore | Università di Brescia, Parma, Roma La Sapienza, Torino e Trieste | |
Durata | 36 mesi | |
Costo complessivo | Euro 965.296,43 | 100% |
Contributo AICS | Euro 965.296,43 | 100 % |
Altre partecipazioni finanziarie: | ||
- Partner locale | ||
- Altri | ||
AICS: Agenzia Italiana per la Cooperazione allo Sviluppo BMVO: Bacino del Mediterraneo, Vicino e Medio Oriente CS: Comitato scientifico
CRUI: Conferenza dei Rettori delle Università Italiane
DGCS: Direzione Generale per la Cooperazione allo Sviluppo del MAECI EFA: Education For All
MAECI: Ministero degli Affari Esteri e della Cooperazione Internazionale MIUR: Ministero dell’Istruzione, dell’Università e della Ricerca
MSc: Corso di Laurea Magistrale
OSC: Organizzazioni della Società Civile PhD: Corso di Dottorato di Ricerca SDGs: Sustainable Development Goals
UNESCO: Organizzazione delle Nazioni Unite per l'Educazione, la Scienza e la Cultura
.
1 Origini e contesto dell’iniziativa
Il presente progetto intende realizzare le attività relative alla piattaforma Sanità e WASH (WAter Sanitation and good hygiene" ) dell’iniziativa “Il Partenariato per la Conoscenza” (AID 11374) approvata a dicembre 2017 dal Comitato Congiunto per la Cooperazione allo Sviluppo.
‘Education is a fundamental human right and essential for the exercise of all other human rights’ (UNESCO 2016)
Tale iniziativa si prefigge creare opportunità di alta formazione e di ricerca dedicate a giovani provenienti dai Paesi prioritari per la cooperazione italiana e, in parallelo, mettere a disposizione dell’Agenzia uno strumento per dialogare con il sistema universitario italiano al fine di riflettere in maniera coordinata e costruttiva sulle politiche e le azioni di sviluppo più efficaci in funzione dell’Agenda 2030. Si intende di coltivare, rafforzare e sviluppare un vero e proprio partenariato della conoscenza, in grado di mettere in rete le migliori competenze tecniche e accademiche italiane per sostenere percorsi di cooperazione nei settori di intervento prioritari per la cooperazione italiana come indicato nel documento triennale di programmazione e indirizzo 2017-2019
Sempre nel documento triennale di programmazione e di indirizzo 2017-2019 si evidenzia come esista un legame profondo tra le sfide della società rappresentate dagli Obiettivi di Sviluppo Sostenibile e la formazione e la ricerca. In questo senso il presente programma si colloca come un’esperienza di capacity bulding di alto livello, volta ad accrescere il capitale umano dei paesi coinvolti e fornire quindi le conoscenze e competenze necessarie al raggiungimento degli SDGs.
Inoltre il recente documento prodotto congiuntamente dal MIUR e MAECI “Strategia per la promozione all’estero della formazione superiore italiana 2017-2020”, evidenzia proprio la necessità di affiancare ai temi tradizionalmente oggetto di promozione e cooperazione anche quello della “formazione superiore”, riconoscendone l’importanza sia come mezzo di diffusione del know-how scientifico, tecnologico e culturale italiano, sia come strumento di diplomazia.
Infine, questa proposta si inserisce nel quadro di quanto già elaborato dalla DGCS (“La Conoscenza per lo Sviluppo”1) e dal coordinamento CRUI per la cooperazione internazionale allo sviluppo (“Esiti dei lavori 2014-15”), allo scopo di valorizzare le relazioni già instaurate e ottimizzare l’impatto delle future collaborazioni.
Il programma, inoltre, è in linea con il quadro delle azioni previste per il raggiungimento degli SDGs e degli impegni presi in ambito internazionale dalla Cooperazione Italiana nel campo della formazione. Infatti, la creazione di occasioni di alta formazione dedicate a giovani provenienti dai Paesi prioritari è coerente con quanto previsto dalle linee guida della cooperazione italiana nel settore dell’istruzione nelle quali si conferma l’impegno a favorire gli obiettivi di “educazione per tutti” (Education For All - EFA) e l’Obiettivo di Sviluppo Sostenibile
1 xxxx://xxx0.xxxx.xx/xxxx/xxx0000/xxx/0_XX_XXXXXXXXXX_XXX_XX_XXXXXXXX_0000.xxx
n. 4: “Garantire a tutti un'istruzione inclusiva e promuovere opportunità di apprendimento permanente eque e di qualità”. In particolare, il punto 4.3: “Garantire entro il 2030 ad ogni donna e uomo un accesso equo ad un’istruzione tecnica, professionale e terziaria - anche universitaria - che sia economicamente vantaggiosa e di qualità” evidenzia l’importanza della formazione superiore compresa quella di livello universitario ed il punto 4.b “Espandere considerevolmente entro il 2020 a livello globale il numero di borse di studio disponibili per i paesi in via di sviluppo, specialmente nei paesi meno sviluppati, nei piccoli stati insulari e negli stati africani, per garantire l'accesso all'istruzione superiore - compresa la formazione professionale, le tecnologie dell'informazione e della comunicazione e i programmi tecnici, ingegneristici e scientifici sia nei paesi sviluppati che in quelli in via di sviluppo” individua nelle borse di studio un’importante strumento di sviluppo e di equità sociale.
L’iniziativa è anche coerente con quanto previsto dall’Obiettivo n. 17 “Migliorare il sostegno internazionale per l'attuazione di un’efficace e mirata capacità nei paesi in via di sviluppo a garantire i piani nazionali per attuare tutti gli obiettivi di sviluppo sostenibile”, in quanto si prefigge di consolidare un vero e proprio “partenariato della conoscenza” attraverso la creazione di piattaforme tematiche.
Inquadrare in maniera analitica lo stato dell’arte dell’educazione accademica in relazione ai paesi prioritari della Cooperazione Italiana risulta un esercizio di difficile attuazione data l’estrema eterogeneità e lo stato di aggiornamento dei dati a disposizione, la variabilità di condizione sociale, politica ed economica dei paesi in esame e la minore attenzione data a questo settore, da parte della comunità internazionale, rispetto all’educazione primaria e secondaria. Per cui, per l’analisi dei problemi, ci si è basati sui dati elaborati a livello globale dal servizio statistico dell’UNESCO e dalle analisi effettuate dalla Banca Mondiale.
Il quadro che emerge da questi studi (ultimo aggiornamento 2012) mostra come nei paesi target la formazione universitaria sia qualitativamente carente e poco sostenuta e le risorse dei governi siano generalmente poche e spesso canalizzate in modo poco trasparente.
Prendendo in esame i tassi di iscrizione universitaria, a fronte di una media globale di 55,6%, se si esclude il positivo esempio di Cuba con un tasso di iscrizione pari al 95,2 %, e alcuni paesi BMVO con tassi relativamente buoni tra 34% e 54% (Tunisia, Giordania, Libano e Palestina), i restanti paesi si collocano in una fascia bassa tra il 13% e 34% (Egitto ed El Xxxxxxxx) o molto bassa tra il 4% e 13% (Etiopia, Senegal e Pakistan). Burkina Faso, Kenya, Somalia e Afghanistan rimangono sotto il 4% ed il Niger si distingue negativamente con un tasso di 1.51%. Per Mozambico, Sudan, Sud Sudan, Albania, Bolivia e Myanmar non sono disponibili dati attendibili.
Il settore della formazione terziaria risulta in crescita a livello globale. Considerando l’Africa Sub-Sahariana, la regione che più di ogni altra mostra ritardi nel settore, tra il 2000 ed il 2010 la popolazione universitaria è raddoppiata passando da 2,3 a 5,2 milioni di studenti, con effetti positivi sui tassi di iscrizione universitaria. Questo trend positivo è però controbilanciato da molteplici problematiche. Nel 2010 la fascia di popolazione tra i 18 e 23 anni era pari a circa 100.805.000 unità e si prevede che per il 2030 subirà un incremento pari al 50%, per cui i governi dovranno investire ulteriormente in questo settore per almeno non perdere i risultati conseguiti. L’accesso alla formazione universitaria risulta ancora per pochi privilegiati: solo il 38% degli iscritti sono donne, il tema dell’inclusione dei disabili è praticamente inesistente e la mobilità in uscita degli studenti, con il conseguente rischio di brain drain, è molto alta. La qualità dell’insegnamento risulta bassa e non adeguata alle sfide poste dalla globalizzazione. Il numero degli studenti per insegnante è del 50% più alto rispetto alla media mondiale (24,1 studenti contro 16,2), un divario destinato ad aumentare al crescere della popolazione in età universitaria. In campo scientifico, il contributo alla conoscenza globale in termini di papers pubblicati è pari al 1,1% rispetto al resto del mondo. L’Africa Sub-sahariana produce 79 scienziati ogni milione di persone a fronte di paesi come Brasile o Stati Uniti con rispettivamente 656 e 4500 scienziati, con le evidenti minori ricadute in termini di registrazione di brevetti e quindi di sviluppo economico.
A fronte di quanto esposto appare chiaro come risulti prioritario elevare il livello della formazione al fine di contribuire allo sviluppo dei paesi beneficiari. Le borse di studio per il
conseguimento di un titolo di laurea di secondo livello o di dottorato da conseguire in Italia costituiscono uno strumento estremamente efficace non solo in termini di trasferimento delle conoscenze ma anche di esperienza diretta di un sistema formativo da poter replicare nei paesi di origine dei borsisti. Pertanto l’investimento che viene fatto non è da considerarsi solo sul singolo beneficiario ma è da ritenersi funzionale all’innalzamento generale del livello accademico dei paesi di provenienza.
3.1 Oggetto dell’iniziativa
Con la delibera n. 169 del Comitato Congiunto per la Cooperazione allo Sviluppo del 21.12.2017, l’Agenzia Italiana per la Cooperazione allo Sviluppo (AICS) ha approvato il programma “Il Partenariato per la Conoscenza” (AID 11374), bilaterale tra AICS e varie Università Italiane, della durata di 36 mesi.
L’iniziativa intende configurarsi come una fase pilota di un programma strutturale della Cooperazione Italiana per l’alta formazione in Italia rivolto soprattutto a funzionari, tecnici e ricercatori dei paesi prioritari. L’asse principale è costituito da un programma di borse di studio destinate a cittadini dei Paesi prioritari per frequentare corsi di laurea magistrale, programmi di dottorato di ricerca e, limitatamente al settore sanitario, master annuali. Quello che si intende raggiungere con questo programma è una struttura armonica delle erogazioni delle borse di studio in modo da poter ottenere dei risultati che possano essere analizzati e sistematizzati.
La gestione delle borse disponibili è affidata alle Università che hanno aderito a specifiche piattaforme tematiche promosse dall’Ufficio IV dell’Agenzia. Nell’ottica del programma, tali piattaforme sono il luogo di dialogo e riflessione intorno alle sfide poste dagli Obiettivi di Sviluppo Sostenibile, nonché il nodo di congiunzione tra saperi accademici e conoscenze operative.
Le piattaforme sono caratterizzate in senso tematico verso gli specifici settori di interesse del sistema della Cooperazione Italiana, e comunque aperte ad ulteriori adesioni e collaborazioni, promuovendo quindi una cooperazione universitaria sia verticale che orizzontale. Le piattaforme sono inoltre luogo di networking e confronto attraverso la creazione ed animazione di una rete di alumni con la quale potranno essere coltivati e sviluppati contatti con e tra gli ex borsisti.
A tal fine, AICS inviava in data 23.01.2019 alla CRUI una richiesta di manifestazione di interesse (vedi allegato 1), con scadenza 28.02.2018, destinata agli Atenei interessati. L’iter di valutazione delle proposte presentate, conclusosi in data 26.03.2018, ha visto la definizione delle seguenti piattaforme:
1. Piattaforma 1: Sviluppo rurale e gestione del territorio: Università di Firenze (Capofila), Università di Padova, Università di Pisa, Università di Siena, Università di Torino (Partners);
2. Piattaforma 2: Sanità e WASH (WAter Sanitation and good Hygiene): Università di Pavia (Capofila), Università di Brescia, Università di Parma, Università di Roma “La Sapienza”, Università di Torino, Università di Trieste (Partners);
3. Piattaforma 3: Energia sostenibile, ambiente e innovazione industriale: Politecnico di Milano (Capofila), Politecnico di Torino, Università di Trento, Università di Bologna,
Università di Napoli “Xxxxxxxx XX”, Università di Padova, Università di Venezia (Partners), Università di Milano, Università di Reggio Calabria, Università di Roma “La Sapienza”, Università di Bergamo (Partners associati);
4. Piattaforma 4: Patrimonio culturale e turismo sostenibile: Università di Roma “La Sapienza” (Capofila), Università di Bologna, Università di Firenze, Università di Roma 3, Università di Napoli “Orientale”, Università di Pisa, Università di Torino, Università di Cagliari, Politecnico di Torino (Partners), Università di Milano, Politecnico di Milano, Università di Salerno (Partners associati).
3.2 La piattaforma Sanità e Wash
In data 27/02/2018 (n. prot. 3094) l’Università di Pavia inviava ad AICS la proposta per la creazione della piattaforma Sanità e WASH, successivamente integrata in data 22/03/2018 (n. prot. 4527).
Coerentemente con la filosofia d’intervento del Programma e i suoi obiettivi, l’Università di Pavia si è fatta parte attiva nel coinvolgimento degli atenei nazionali rispondenti ai requisiti di efficacia dell’azione formativa per la tematica Sanità e Wash. In particolare, per la formazione della piattaforma sono stati privilegiati i seguenti aspetti:
• offerta didattica a livello di lauree specialistiche e scuole di dottorato, preferibilmente in lingua inglese, con orientamento vocazionale verso la cooperazione internazionale e i temi di interesse di AICS;
• comprovata capacità gestionale e di accoglienza nei confronti di gruppi eterogenei di studenti provenienti da paesi in via di sviluppo;
• ampia esperienza istituzionale di progetti di cooperazione allo sviluppo, e in particolar modo di progetti promossi dalla cooperazione italiana.
L’Università di Pavia, capofila della piattaforma, sottoscriverà degli specifici accordi di partenariato/convenzioni/accordi tecnici con le università aderenti alla piattaforma al fine di coordinare le attività progettuali.
La scelta delle Università aderenti al partenariato è stata dettata da un lato dalle eccellenti e complementari competenze specifiche sui diversi aspetti della piattaforma offerte dalle diverse sedi, documentate da una vasta attività di cooperazione internazionale sui temi attinenti e nei Paesi prioritari, dall’altro dalla prossimità geografica, fatta eccezione per la sede di Roma La Sapienza che presenta però un consolidato programma di Dottorato in ambito chirurgico con una vasta esperienza nei Paesi in via di Sviluppo.
La piattaforma nasce dalla consapevolezza che le problematiche ambientali e sanitarie si intrecciano in maniera indissolubile nel condizionare la morbilità e la mortalità nei Paesi a basso reddito. La carenza quantitativa e qualitativa di acqua sicura, la gestione dei rifiuti solidi urbani, la assoluta insufficienza della disponibilità di latrine adeguate in una elevata proporzione della popolazione mondiale, le inadeguate tecniche di trattamento delle acque ad uso umano, la carenza di energia sono solo alcuni degli esempi di come l’intervento tecnologico ambientale possa avere un impatto positivo sugli indicatori di salute. E’ dunque
evidente come lo studio comune degli aspetti sanitari e tecnologici - alla luce di competenze antropologiche, statistiche ed economiche - rappresenti un terreno ad elevato valore aggiunto per pianificare e realizzare interventi efficaci nei Paesi a basso reddito. Il rafforzamento delle capacità a livello sia individuale che istituzionale svolge un ruolo fondamentale nel garantire il successo delle strategie di innovazione che complementano il progresso tecnologico. Lo sviluppo delle capacità deve andare oltre la semplice componente formativa e deve essere progettato per sfruttare appieno il potere del capitale umano come una delle risorse cruciali a livello di Paese. Il ruolo e la centralità del capitale umano sono particolarmente rilevanti nell'ambito dell’Agenda 2030 e della necessaria trasformazione richiesta dallo sviluppo sostenibile, includendo prosperità economica, conservazione ambientale e equità sociale.
La strategia di intervento si focalizza su tre elementi chiave:
- Formazione di capacità, attraverso i percorsi curricolari di laurea e di dottorato;
- Formazione di competenze specifiche, a complementare i percorsi curriculari anche con seminari specifici o altre attività organizzate dalle singole università o dal partenariato;
- Restituzione, identificazione di temi per le tesi di laurea e/o di dottorato che possano rappresentare un interesse per il Paese di origine degli studenti accolti nel progetto.
Si rimanda all’allegato 2 per un approfondimento sulla strategia e offerta formativa della piattaforma.
3.3 Beneficiari diretti e indiretti
• Funzionari, tecnici, accademici delle istituzioni dei Paesi prioritari ed esponenti del mondo privato (profit e non profit) già in possesso di un titolo di studio valido per l’iscrizione al corso di laurea magistrale o dottorato di ricerca per il quale viene stanziata la borsa di studio;
• Funzionari, tecnici, accademici delle istituzioni dei Paesi prioritari ed esponenti del mondo privato (profit e non profit) dei Paesi prioritari che operano negli ambiti per cui viene stanziata la borsa di studio;
Tutte le realtà occupazionali di provenienza dei borsisti, oltre a quelle in cui potranno inserirsi dopo il conseguimento del titolo di studio: istituzioni dei Paesi partner, Università dei paesi partner (in particolar modo quelle oggetto di specifici piani di partenariato e capacity building a medio e lungo termine), OSC.
3.4 Obiettivo generale
Contribuire all’obiettivo di Sviluppo Sostenibile n. 4.3: “Garantire entro il 2030 ad ogni donna e uomo un accesso equo ad un’istruzione tecnica, professionale e terziaria -anche universitaria- che sia economicamente vantaggiosa e di qualità”.
3.5 Obiettivo specifico
Promuovere la creazione di un sistema di alta formazione integrato e sinergico con le strategie della Cooperazione Italiana per la tematica Sanità e WASH.
3.6 Risultati attesi e indicatori misurabili (inclusi baseline e targets)
Risultato 1: La piattaforma sulla tematica Sanità e WASH è attivata Indicatori:
1. La convenzione tra Università capofila della piattaforma Sanità e WASH e l’AICS è stata sottoscritta;
2. Le convenzioni/accordi di partenariato/accordi tecnici tra l’Università di Pavia capofila e le altre Università aderenti alla piattaforma sono stati sottoscritti;
3. La piattaforma tematica Sanità e WASH è operativa;
4. E’ stato costituito un Comitato di indirizzo tecnico - scientifico;
5. Un’indagine (baseline survey) delle esigenze formative dei borsisti e delle borse di alta formazione erogate da altri enti è realizzata;
6. Almeno 3 convegni con le altre piattaforme aderenti al programma riguardo a temi di interesse della Cooperazione internazionale sono organizzati;
7. L’incontro AICS-CRUI in collaborazione con le altre piattaforme aderenti al programma è realizzato.
Risultato 2: Un programma di 11 borse di studio di laurea magistrale e 10 dottorato di ricerca per la tematica Sanità e WASH è realizzato
Indicatori:
1. % dei beneficiari di borse di studio per corsi di laurea magistrali e dottorato di ricerca che hanno completato il percorso di studio;
2. Un’analisi delle conoscenze e competenze acquisite dai beneficiari è svolta;
3. Un’analisi delle votazioni finali ottenute dagli studenti beneficiari di borsa di studio di laurea magistrale è svolta.
Risultato 3: Una rete di alumni per la tematica Sanità e WASH funzionale al rafforzamento dei legami dell’Italia con i paesi beneficiari è creata
Indicatori:
1. Un database sui beneficiari di borse erogate dalla Cooperazione Italiana per la tematica Sanità e WASH è elaborato;
2. Una piattaforma virtuale di condivisione della rete per la tematica è attivata;
3. Tre incontri con gli studenti della piattaforma per rafforzare il legame istituzionale con l’Agenzia sono stati realizzati;
4. Un workshop regionale pilota in un paese prioritario è realizzato.
3.7 Attività previste
⮚ Per quanto riguarda il risultato 1 - La piattaforma sulla tematica Sanità e WASH è attivata - si intende rendere operativa la piattaforma Sanità e WASH intesa come struttura tecnico-scientifica di gestione delle borse di MSc e PhD.
1.1 Baseline survey: al fine di avere un quadro preciso delle necessità formative dei singoli paesi, nel marzo 2018 l’ufficio IV AICS ha avviato una ricognizione presso le sedi estere, richiedendo quali settori e tematiche dovessero essere prioritari. Per le tematiche relative alla piattaforma, i seguenti paesi sono risultati i più indicati per l’erogazione delle borse di MSc e PhD: Bolivia, Palestina, Sudan. In aggiunta allo studio realizzato da AICS, le Università aderenti alla piattaforma eseguiranno uno studio di baseline volto a verificare il livello e le necessità formative dei borsisti selezionati. Tale verifica sarà propedeutica alla valutazione dei progressi maturati dagli studenti al termine del percorso formativo e dei servizi agli studenti offerti dalla piattaforma stessa. Inoltre, la piattaforma reperirà informazioni, sulle tematiche di propria competenza, circa le borse di alta formazione erogate in Italia da altri soggetti allo scopo di creare sinergie ed interazioni tra AICS, Atenei aderenti alla piattaforma e tali soggetti.
1.2 Incontri funzionali alla creazione e gestione della piattaforma: verranno realizzati meeting e convegni (almeno uno per anno) con i referenti delle Università coinvolte nel programma, sia interne alla piattaforma che appartenenti alle altre piattaforme, e con AICS, al fine di rendere operativa la piattaforma e monitorare l’andamento delle borse. Si prevede anche un incontro con la Conferenza dei Rettori Universitari Italiani (CRUI) al termine del Programma al fine di presentare i risultati ottenuti.
1.3 Convegno finale su temi d’interesse dell’agenzia: la piattaforma contribuirà all’organizzazione di un convegno finale su temi di interesse della cooperazione Italiana e produrrà position papers da presentare in ambito nazionale e/o internazionale.
1.4 Spese per ricerca applicata borsisti (materiale didattico, partecipazione a convegni, tesi, ecc): la piattaforma metterà a disposizione un fondo per gli studenti al fine di creare valore aggiunto all’esperienza formativa offerta dalle borse di MSc e PhD. Tale fondo potrà finanziare la partecipazione a convegni, materiale didattico, spese per la realizzazione di tesi di ricerca applicata, ecc.
1.5 Coordinamento, segreteria, tutoraggio e animazione della rete: una figura professionale incaricata dall’Università capofila di svolgere la funzione di coordinamento, segreteria tutoraggio e animazione della rete di ex alunni del programma, supporterà gli Atenei nella formazione e gestione della piattaforma e nell’organizzazione degli eventi legati all’attività 1.2.
⮚ Per quanto riguarda il risultato 2 - Un programma di 11 borse di studio di laurea magistrale e 10 dottorato di ricerca per la tematica Sanità e WASH è realizzato - verranno erogati fondi alle università della piattaforma dedicati a borse di studio di laurea magistrale e dottorato di ricerca. I programmi di studio a cui saranno indirizzati i borsisti saranno individuati tenendo in considerazione le necessità espresse dai borsisti e le concrete possibilità di ripartizione dei borsisti stessi all’interno delle Università aderenti alla piattaforma. Le borse di studio copriranno i costi relativi ai viaggi A/R dal Paese di provenienza fino alla città sede dell’Università italiana, vitto, alloggio, tasse d’iscrizione universitaria, assicurazione medica, spese di visto e costi amministrativi per il permesso di soggiorno.
2.1 Borse di studio di laurea magistrale: la piattaforma selezionerà e accoglierà presso le università aderenti 11 borsisti per laurea magistrale di durata biennale; nell’ambito della tesi di laurea magistrale sarà possibile svolgere attività di ricerca all’estero.
2.2 Borse di dottorato di ricerca: la piattaforma selezionerà e accoglierà presso le università aderenti 10 borsisti per dottorati di ricerca di durata triennale; nell’ambito della tesi di dottorato sarà possibile svolgere attività di ricerca all’estero.
⮚ Per quanto riguarda il risultato 3 - Una rete di ex alumni per la tematica Sanità e WASH funzionale al rafforzamento dei legami dell’Italia con i paesi beneficiari è creata - tutti i beneficiari di borse di studio entreranno a far parte di una rete di ex alunni che avrà due scopi principali: monitorare il progresso dei programmi formativi, con particolare attenzione alle prospettive di impatto in loco, e mantenere contatti con la funzione di “antenne” per l’Agenzia nei Paesi partner. La rete sarà animata tramite una piattaforma digitale e da momenti d’incontro sia in Italia che nei rispettivi Paesi. L’infrastruttura digitale sarà costituita da un portale web dedicato con la duplice funzione di condivisione di materiali, esperienze e opportunità divise per aree tematiche e di bacheca informativa sugli eventi dedicati ai borsisti. I momenti di incontro offriranno l’occasione di svolgere breve sessioni di formazione ad hoc su temi trasversali d’interesse per le attività di Cooperazione allo sviluppo. La realizzazione della piattaforma digitale sarà assicurata dal progetto NEST come meglio specificato nel successivo paragrafo 4.4. Per l’animazione della rete e per il coordinamento con il progetto NEST la piattaforma si potrà avvalere di una figura che sarà il referente per le attività inerenti alla rete di ex-alumni, come già specificato nell’attività 1.5.
3.1 Incontri dei borsisti in Italia: con cadenza annuale i borsisti parteciperanno ad un incontro/workshop volto a favorire la conoscenza e l’interscambio dei futuri membri della rete di alumni.
3.2 Workshop regionale pilota: nella terza annualità verrà realizzato un workshop regionale di animazione in loco della rete. Si tratta di un’esperienza pilota volta a valutare l’efficacia e la replicabilità di questa attività nell’ambito del rafforzamento della rete di ex studenti.
4.1 Partner finanziatori
L’AICS erogherà il 100% dei fondi per il finanziamento delle attività previste dal progetto. Le modalità e le tempistiche di erogazione del contributo saranno contenute nella convenzione che l’Università capofila stipulerà con AICS.
4.2 Responsabilità esecutiva all’interno della piattaforma
L’Ente responsabile dello svolgimento delle attività del Progetto della piattaforma Sanità e WASH è l’Università di Pavia, in qualità di capofila, con la quale AICS stipulerà la Convenzione. Le Università di Brescia, Parma, Roma La Sapienza, Torino e Trieste parteciperanno all’iniziativa in qualità di partner.
La gestione interna e il coordinamento delle attività della piattaforma sarà garantita da apposite convenzioni/accordi di partenariato/accordi tecnici che l’Università capofila stipulerà con le Università partner.
4.3 Modalità di esecuzione e gestione dei rapporti tra AICS e Università capofila della piattaforma
I rapporti tra AICS e l’Università capofila della piattaforma sono regolati da una convenzione nel quale saranno specificati le tempistiche relative al finanziamento dell’iniziativa e gli obblighi delle parti.
Inoltre, per la realizzazione delle attività previste dal progetto in particolare:
− AICS metterà a disposizione delle Università aderenti alle piattaforme l’importo delle borse e assicurerà il supporto per la loro pubblicizzazione nei paesi beneficiari presso le sue sedi estere; parteciperà, insieme alle Università della piattaforma, alla selezione dei candidati; svilupperà e gestirà, in collaborazione con gli Atenei della piattaforma, una rete di Alumni e promuoverà incontri di animazione della rete sia in Italia, sia nei paesi beneficiari presso le sedi estere; promuoverà riflessioni ed incontri annuali sulle tematiche della piattaforma.
− L’Università di Pavia, insieme alle Università aderenti alla piattaforma, effettuerà la selezione degli studenti in collaborazione con AICS; provvederà alle pratiche per il rilascio dei visti; curerà gli aspetti logistici e amministrativi relativi alla gestione delle borse, quali vitto, alloggio, trasporto pubblico, ecc; garantirà l’esenzione dalle tasse universitarie; assicurerà la gestione degli studenti attraverso uno o più tutors; organizzerà la didattica, curando che i lavori di tesi vengano svolti su temi di interesse dei paesi di origine degli studenti; collaborerà, insieme ad AICS, all’animazione della rete di Alumni; organizzerà un incontro annuale sulla tematica della piattaforma e, su
richiesta di AICS, contribuirà alla riflessione ed al dibattito a livello nazionale ed internazionale con position papers.
Per la gestione del programma, si prevede la costituzione di un Comitato di indirizzo tecnico- scientifico, composto da personale AICS, dall’Università di Pavia, in qualità di capofila, e dalle altre Università aderenti alla piattaforma, che avrà la funzione di orientamento strategico e operativo della piattaforma. In particolare, tale comitato avrà il compito di selezionare i candidati, valutare l’efficacia dei percorsi formativi, proporre ed elaborare temi da portare a talking points internazionali, produrre documenti divulgativi e scientifici inerenti la specifica tematica della piattaforma, valutare e monitorare in maniera congiunta le modalità di gestione della rete di ex-alunni. Il comitato tecnico-scientifico si riunirà almeno una volta all’anno oltre ad effettuare riunioni virtuali con cadenza trimestrale. La piattaforma parteciperà inoltre ad una riunione annuale insieme alle altre piattaforme aderenti al programma in occasione del convegno annuale (vedi attività 1.2).
4.4 Metodologia e modalità di realizzazione
Al fine di favorire le connessioni funzionali fra diversi atenei per ampliare e consolidare la base degli interventi, l’Università capofila della piattaforma promuoverà la stipula di convenzioni/accordi di partenariato/accordi tecnici con gli atenei coinvolti, introducendo elementi di governance condivisa sia dei processi di formazione (destinazione delle borse di studio, monitoraggio della didattica, indirizzo delle tesi, ecc.), sia della valutazione dei risultati e della produzione di documenti strategici sula base dell’esperienza acquisita.
La piattaforma, in collaborazione con AICS, coinvolgerà anche gli Uffici Tematici e le sedi estere di AICS, per valutare approfonditamente i fabbisogni di formazione dei vari paesi beneficiari. Al fine di moltiplicare l’efficacia e l’impatto degli interventi della Cooperazione Italiana nei paesi beneficiari, alle sedi estere sarà richiesto di identificare i progetti già in essere, i settori strategici nelle quali l’Italia è maggiormente presente e gli organismi locali che potrebbero trarre i maggiori benefici dall’affiancamento di queste attività di alta formazione. Le sedi estere, inoltre, saranno chiamate a partecipare attivamente alla pubblicizzazione delle borse di studio e alla segnalazione dei candidati.
Il dettaglio sui criteri e le modalità di selezione dei candidati saranno oggetto di confronto durante la prima riunione del comitato di indirizzo tecnico-scientifico e inseriti nel piano operativo. Al fine di incentivare l’empowerment femminile, a parità di ogni altro parametro, verrà data precedenza a candidate donne. Inoltre, nel quadro di politica di inclusione che la Cooperazione Italiana sta con successo portando avanti anche in ambito internazionale, si prevede di assegnare, come attività pilota, una certa quota di borse a candidati con disabilità. Qualora non dovessero pervenire domande, le borse saranno riassegnate a studenti normodotati.
Un elemento importante che la presente proposta intende stabilmente introdurre come modus operandi è la sinergia con altre iniziative finanziate dalla Cooperazione Italiana. In questo senso, il risultato 3 (network di alumni) verrà supportato anche con risorse provenienti dal progetto “NEST (Network di Educazione alla Sostenibilità Turistica) - Progetto di formazione
sul turismo sostenibile e creazione di una rete alumni” approvato da AICS con delibera n. 121 del 28.12.2017 che prenderà avvio a novembre 2018 e sarà gestito dall’ufficio IV sede di Firenze. Tale progetto prevede la costruzione di una piattaforma-pilota informatica di gestione della rete di Alumni della Cooperazione italiana. La rete verrà inizialmente testata con gli studenti beneficiari del progetto NEST, per poi servire da piattaforma digitale di tutti gli ex studenti beneficiari di borse di studio della Cooperazione Italiana.
5 Piano finanziario dettagliato per annualità
5.1 Durata e cronogramma
Il programma ha durata triennale: questo arco di tempo è necessario per poter seguire le borse di studio, in particolar modo quelle di dottorato, fino alla loro conclusione. Si prevede l’erogazione di tutte le borse di dottorato entro il primo anno di attività in modo da terminare entro la fine del programma e, per lo stesso motivo, l’erogazione di tutte le borse per laurea magistrale entro il secondo anno.
L’attività del terzo anno sarà incentrata, oltre che sulle attività di monitoraggio e valutazione, sulla realizzazione dell’incontro/convegno con la CRUI, del convegno finale e del workshop regionale di animazione della rete (in un Paese da definire).
Di seguito il cronogramma completo dell’iniziativa e il piano finanziario dettagliato.
5.2 Cronogramma
Il presente cronogramma è suscettibile di modifiche e proroghe in funzione delle esigenze progettuali in seguito all’avvio del programma. Pertanto un programma temporale dettagliato delle attività verrà presentato con il POG.
P rima annualità | Seco nda annualità | Terza annualità | |||||||||||||||||||||||||||||||||||
Fase avvio | 1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 | 7 | 8 | 9 | 10 | 11 | 12 | 1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 | 7 | 8 | 9 | 10 | 11 | 12 | 1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 | 7 | 8 | 9 | 10 | 11 | 12 | |
P iattafo rme tematiche | |||||||||||||||||||||||||||||||||||||
B aseline survey | |||||||||||||||||||||||||||||||||||||
Inco ntri funzio nali alla creazio ne e gestio ne delle piattafo rme tematiche | |||||||||||||||||||||||||||||||||||||
Co nvegno finale su temi d’ interesse dell’ agenzia | |||||||||||||||||||||||||||||||||||||
Spese per ricerca applicata bo rsisti (materiale didattico , partecipazio ne a co nvegni, tesi, ecc) | |||||||||||||||||||||||||||||||||||||
Coo rdinamento , segreteria, tuto raggio e animazio ne della rete | |||||||||||||||||||||||||||||||||||||
A udit esterno | |||||||||||||||||||||||||||||||||||||
P ro gramma di bo rse di studio | |||||||||||||||||||||||||||||||||||||
Bo rse di laurea magistrale | |||||||||||||||||||||||||||||||||||||
Bo rse di do tto rato di ricerca | |||||||||||||||||||||||||||||||||||||
R ete di alumni | |||||||||||||||||||||||||||||||||||||
Inco ntri bo rsisti in Italia | |||||||||||||||||||||||||||||||||||||
Wo rksho p regio nale pilo ta | |||||||||||||||||||||||||||||||||||||
5.3 Piano finanziario
P rima annualità | Seco nda annualità | T erza annualità | ||||||||||||
C o d. | D escrizio ne | Unità di misu ra | N° | C o sto Unitario ( euro ) | C o ntributo A IC S | N° | C o sto Unitari o ( euro ) | C o ntributo A IC S | N° | C o sto Unitario ( euro ) | C o ntributo A IC S | N° | C o sto Unitario ( euro ) | C o ntributo A IC S |
1 | P iattafo rme tematiche | |||||||||||||
1.1 | B aseline survey | n° | 1 | 1 | 0,00 | 0,00 | 0 | 0,00 | 0,00 | 0 | 0,00 | 0,00 | ||
1.2 | Inco ntri funzio nali alla creazio ne e gestio ne delle piattafo rme tematiche | n° | 6 | 250,00 | 1.500,00 | 2 | 250,00 | 500,00 | 2 | 250,00 | 500,00 | 2 | 250,00 | 500,00 |
1.3 | Co nvegno finale su temi d’ interesse dell’ agenzia | n° | 1 | 3.750,00 | 3.750,00 | 0 | 0,00 | 0,00 | 0 | 0,00 | 0,00 | 1 | 3.750,00 | 3.750,00 |
1.4 | Spese per ricerca applicata bo rsisti (materiale didattico , partecipazio ne a co nvegni, tesi, ecc) | fo rfait | 1 | 10.350,00 | 10.350,00 | fo rfait | 3.450,00 | 3.450,00 | fo rfait | 3.450,00 | 3.450,00 | fo rfait | 3.450,00 | 3.450,00 |
1.5 | Coo rdinamento , segreteria, tuto raggio e animazio ne della rete | m/u | 36 | 500,00 | 18.000,00 | 12 | 500,00 | 6.000,00 | 12 | 500,00 | 6.000,00 | 12 | 500,00 | 6.000,00 |
1.6 | A udit esterno | fo rfait | 10.000,00 | fo rfait | 7.000,00 | 7.000,00 | fo rfait | 0,00 | 0,00 | fo rfait | 3.000,00 | 3.000,00 | ||
Sub to tale 1 | 43 .600 ,00 | 16 .950 ,00 | 9 .950 ,00 | 16 .700 ,00 | ||||||||||
2 | P ro gramma di bo rse di studio | |||||||||||||
2.1 | Bo rse di laurea magistrale | n° | 11 | 30.000,00 | 330.000,00 | 11 | 15.000,00 | 165.000,00 | 11 | 15.000,00 | 165.000,00 | 0 | 15.000,00 | 0,00 |
2.1.1. | Rimbo rso bo rsisiti | n° | 11 | 24.000,00 | 264.000,00 | 11 | 12.000,00 | 132.000,00 | 11 | 12.000,00 | 132.000,00 | 0 | 12.000,00 | 0,00 |
2.1.2 | A ltre spese (vo li aerei, assicurazio ne, ecc) | n° | 11 | 6.000,00 | 66.000,00 | 11 | 3.000,00 | 33.000,00 | 11 | 3.000,00 | 33.000,00 | 0 | 3.000,00 | 0,00 |
2.2 | Bo rse di do tto rato di ricerca | n° | 10 | 57.000,00 | 570.000,00 | 10 | 19.000,00 | 190.000,00 | 10 | 19.000,00 | 190.000,00 | 10 | 19.000,00 | 190.000,00 |
2.2.1 | Rimbo rso bo rsisiti | n° | 10 | 48.600,00 | 486.000,00 | 10 | 16.200,00 | 162.000,00 | 10 | 16.200,00 | 162.000,00 | 10 | 16.200,00 | 162.000,00 |
2.2.2. | A ltre spese (vo li aerei, assicurazio ne, ecc) | n° | 10 | 8.400,00 | 84.000,00 | 10 | 2.800,00 | 28.000,00 | 10 | 2.800,00 | 28.000,00 | 10 | 2.800,00 | 28.000,00 |
Sub to tale 2 | 900 .000 ,00 | 355 .000 ,00 | 355 .000 ,00 | 190 .000 ,00 | ||||||||||
3 | R ete di alumni | |||||||||||||
3.1 | Inco ntri bo rsisti in Italia | n° | 52 | 200,89 | 10.446,43 | 21 | 200,89 | 4.218,75 | 21 | 200,89 | 4.218,75 | 10 | 200,89 | 2.008,93 |
3.2 | Wo rksho x xxxxx xxxx xxxx xx | xx | 0 | 1.250,00 | 1.250,00 | 0 | 0,00 | 0,00 | 0 | 0,00 | 0,00 | 1 | 1.250,00 | 1.250,00 |
Sub to tale 3 | 21.696 ,43 | 4 .218 ,75 | 4 .218 ,75 | 13 .258 ,93 | ||||||||||
T OT A LE P R OGET T O | 965 .296 ,43 | 376 .168 ,75 | 369 .168 ,75 | 219 .958 ,93 | ||||||||||
6 Rischi e misure di mitigazione
I rischi per il raggiungimento degli obiettivi sono sia di natura politico istituzionale che di natura operativa.
La presente iniziativa delinea una strategia di ampia prospettiva rispetto al tema del capacity development di livello universitario e mira a rappresentare una strategia replicabile anche per gli anni futuri, in modo da diventare un vero e proprio modus operandi dell’ufficio IV sezione formazione. Pertanto, un cambio nell’orientamento delle politiche di sviluppo e dei settori prioritari potrebbe costituire un rischio concreto per il successo del programma. In particolare, la mancanza di un flusso importante e costante di finanziamenti per le borse diminuirebbe sensibilmente l’impatto delle borse stesse, in quanto verrebbe a mancare la “massa critica” necessaria per essere incisivi nei paesi beneficiari, sia in termini di accrescimento delle competenze che di capacità di mantenimento della rete di ex alunni. La struttura delle piattaforme mira a mitigare proprio questo rischio attraverso il concentramento delle borse verso determinati atenei e verso determinate tematiche. Inoltre, si auspica che a regime le piattaforme possano funzionare da volano per canalizzare fondi da altri soggetti quali privati, enti locali, altri ministeri, ecc, rispondendo così eventuali a discontinuità di finanziamento da parte dell’Agenzia.
Dal punto di vista operativo si evidenziano due rischi. Il primo è legato alle difficoltà burocratiche legate all'ottenimento dei visti e al rilascio dei permessi di soggiorno, che potrebbero ostacolare il percorso formativo. Il secondo invece è strettamente connesso all'elaborazione della convenzione con AICS e, all’interno della piattaforma, delle sotto- convenzioni con le singole università aderenti alla piattaforma.
La costituzione del comitato di indirizzo tecnico - scientifico risponde a queste criticità, in quanto il sistema di monitoraggio e controllo elaborato permetterà di agire in maniera tempestiva alle eventuali criticità. Inoltre, un elemento qualificante nella selezione degli atenei con i quali creare la piattaforma è proprio la comprovata capacità gestionale e di accoglienza di borsisti stranieri.
Come si evidenzia nel citato documento del 2014 “La Conoscenza per lo Sviluppo”, la produzione della conoscenza, la condivisione dei saperi e la formazione di risorse umane qualificate sono componenti di crescente rilievo delle politiche di sviluppo sostenibile.
La formazione costituisce di per sé un investimento sostenibile in quanto va ad accrescere il capitale umano ed a rafforzare risorse umane che possono contribuire significativamente allo sviluppo dei paesi. Ciò che si auspica con questo programma è infatti di formare risorse umane che abbiano la capacità e la motivazione di essere promotori nei loro paesi di un cambiamento a livello di sistema paese e che possano essere a loro volta “formatori in loco”.
Nel panorama internazionale, il concetto di sviluppo sostenibile ha subito alcuni cambiamenti: non si parla più di mera crescita economica, ma, di sviluppo come libertà, concetto che porta a quello di empowerment - liberazione dall’esclusione e quindi possibilità per ogni essere umano di dispiegare i suoi diritti e le sue capacità - e di ownership, far proprio, interiorizzare il processo di allargamento delle proprie capacità così liberarsi dalla dipendenza, anche da quella degli aiuti.
Un elemento chiave di sostenibilità del programma è costituito dal rapporto con gli atenei coinvolti, sia italiani che dei Paesi partner. A questo proposito la struttura del programma prevede un costante scambio di informazioni e momenti di confronto volti a creare un legame di collaborazione stabile e duraturo che non comprende solo l’erogazione e lo svolgimento della borsa ma che mira a creare un valore aggiunto tramite la produzione di position papers, animazione della rete di ex studenti, ecc.
Un altro elemento di sostenibilità del programma è determinato dalla creazione della rete di alumni. Per la prima volta, infatti, i beneficiari di borse di studio della Cooperazione Italiana saranno inseriti in un network che verrà animato in maniera continuativa e che permetterà di “seguire” gli studenti nel loro percorso lavorativo, aprendo prospettive interessanti per intrecciare relazioni e collaborazioni future.
8 Modalità di monitoraggio e valutazione
8.1 Monitoraggio
L’attività di monitoraggio, intesa come controllo di processo attraverso la raccolta sistematica di dati sull’andamento del Programma, dovrà essere snella e non appesantire il normale svolgimento delle attività. Per questo deve applicarsi ad un numero ridotto e significativo di dati (indicatori e descrittori di monitoraggio) scelti tra quelli che normalmente sono prodotti o sono comunque disponibili nell’attività di gestione corrente.
Il monitoraggio interno sarà condotto dall’Università di Pavia, in qualità di capofila della piattaforma, in collaborazione con le Università partner. La piattaforma produrrà rapporti periodici con cadenza annuale.
I rapporti di monitoraggio interno avranno le seguenti caratteristiche:
• standardizzati per facilitare la comprensione e il confronto con il flusso storico delle informazioni
• prodotti con regolarità
• facili da leggere e comprendere
• indicare eventuali situazioni impreviste o eccezionali ed i possibili correttivi
• quando possibile, riportare anche indicatori che possano adeguatamente misurare sia il percorso che il grado di raggiungimento degli stessi
• analisi degli scostamenti
In generale, i singoli rapporti tecnico-scientifici dovranno monitorare le attività pianificate nel programma, a partire dalla baseline survey:
Piattaforma
- organizzazione e sul funzionamento della piattaforma (organi e compiti: Comitato Scientifico; tematica, metodi decisionali, verbali delle riunioni)
- criteri di erogazione delle borse di studio (età, titolo di studio, studente e/o strutturato, ente di appartenenza, livello d’inglese, ecc.)
- convegni sulle attività di coordinamento delle università coinvolte nel programma Borse di studio
- percorsi di studio: primo anno (CFU conseguiti/CFU da conseguire, esami sostenuti,
voto medio degli esami), inattività (<20% CFU conseguiti), tasso di abbandono tra il primo e secondo anno
- tematiche delle tesi scelti e loro implicazioni nella realtà del Paese di provenienza
- rapporto tra borsisti e relatori delle tesi
- attività universitarie proposte dall’ateneo (CLA, seminari, attività extra curriculari). Rete Alumni
- struttura della rete Alumni, condivisione di materiali, esperienze e opportunità divise
per aree tematiche, bacheca informativa sugli eventi dedicati ai borsisti, statistica
sugli eventi e sugli accessi alla piattaforma informatica. Creazione di sottogruppi per tematiche e/o Paese.
AICS realizzerà un monitoraggio attraverso il comitato scientifico, visite presso gli atenei della piattaforma e colloqui diretti con i beneficiari delle borse.
8.2 Valutazione
La valutazione sarà realizzata con frequenza annuale, predisposta d’intesa tra gli organi di gestione e di monitoraggio del Programma e realizzata attraverso appositi incontri organizzati d’intesa tra tutti i soggetti impegnati nell’iniziativa. La metodologia operativa della valutazione seguirà il modello partecipativo, con il possibile impiego di valutatori esterni indipendenti in grado di fornire un punto di vista autonomo sull’andamento e sugli esiti del Programma. Gli ambiti della valutazione saranno la verifica del grado di raggiungimento degli obiettivi e dei risultati e la conferma della validità generale dell’intervento.
In particolare, la valutazione in itinere dovrà:
• formulare previsioni sul grado di probabilità di conseguimento degli obiettivi specifici e generali e dei risultati;
• revisionare i cronogrammi e migliorare l’efficienza del programma;
• indicare misure correttive per riallineare le azioni alle previsioni;
• suggerire eventuali misure addizionali per migliorare le prestazioni dell’intervento.
La valutazione verrà realizzata attraverso l’applicazione di criteri di valutazione, ciascuno dei quali prevede l’uso di specifici indicatori quantitativi e qualitativi, di cui si riportano i principali nella tabella a pagina seguente.
Criteri di valutazione applicati | Indicatori |
Impatto Rappresenta i cambiamenti, positivi e negativi, diretti o indiretti, voluti o non voluti, prodotti dal programma. Ovvero quanto le attività realizzate hanno effettivamente influito nel modificare la situazione di partenza | 1. Il grado di applicazione concreta nel contesto lavorativo delle abilità acquisite (trasferibilità). Relazione dei partecipanti e questionario al loro referente gerarchico su: - nuove attività di ricerca (n. borsisti/numero) - nuovi progetti (n. borsisti/numero) - linee e progetti già iniziate (n. borsisti/numero) - contributo sui beneficiari indiretti |
Efficacia Grado di raggiungimento degli obiettivi e dei risultati (Rapporto tra risultati/obiettivi). La misura in cui una iniziativa raggiunge i suoi Obiettivi. | |
Efficacia interna Gli indicatori di efficacia interna e/o di realizzazione progettuale si riferiscono alle modalità di trasformazione degli input in output, e quindi agli effetti diretti degli interventi | 1. Piattaforme: • Database dei borsisti • Conseguimento della laurea (in corso e entro i sei mesi di fuori corso). - n° borsisti laureati/n° borsisti, totale e per area geografica - tasso di abbandono della carriera universitaria • Profitto - Votazione media dei borsisti • Realtà universitaria - % di partecipazione ad attività Universitarie (CLA, seminari, giornate studio, attività extra-curriculari, etc.) 2. Borse di studio: • Grado di soddisfazione del corso di studio (questionario) • Grado di soddisfazione dei partecipanti nei riguardi dei singoli insegnamenti (questionario) • Grado di soddisfazione dei laureandi sul corso di studio (questionario) • Rilevazione delle percezioni dei partecipanti in merito alle variazioni (inizio/fine corso) dei livelli delle conoscenze e delle capacità contemplate tra gli obiettivi formativi dei corsi. (questionario, autovalutativa) • Criticità riscontrare per quanto riguarda la docenza, gli aspetti logistici, etc. (questionario) • Eventuali effetti non attesi (questionario) 3. Rete Alumni |
• Partecipazione ad incontri borsisti in Italia • Partecipazione a workshop regionale pilota | |
Efficacia esterna Indicatori di risultato (outcome): misure collegate alla modificazione del comportamento dei soggetti beneficiari | 1. Piattaforme • n° convenzioni realizzate/n° convenzioni previste • n° convegni realizzati/n° convegni previsti • n° position papers realizzati/n° position papers previsti • n° incontri funzionali /n° incontri previsti • n° partecipanti agli incontri/n° partecipanti previsti 2. Borse di studio • Pubblicazioni e comunicazioni scientifiche, partecipazioni a congressi sulla base del lavoro di tesi (numero). • Partecipazioni a congressi o a tavoli d’incontro tematici (numero) • Momenti d’incontro tra i partecipanti al rientro nei rispettivi Paesi (numero) • Momenti d’incontro tra i partecipanti dei diversi paesi e/o le diverse istituzioni (numero) • Qualità delle relazioni tra istituzioni pubbliche italiane coinvolte nel programma e omologhi nei paesi d’origine (questionario) 3. Rete Alumni (fatto/non fatto) • pagine di presentazione dei partecipanti • gruppi attivati • forum attivati • inviti e/o iniziative |
Efficienza Rapporto tra le risorse impiegate (input) e i risultati attesi (output). Mette in relazione l’utilizzo delle risorse (umane, finanziarie, fisiche e temporali) con i risultati raggiunti | |
Efficienza didattica | 1. Piattaforma • n° studenti regolari/n° docenti • n° ore di lezione erogate/n° docenti (produttività media della docenza) 2. Borse di studio • n° borsisti/n° borsisti laureati in pari • n° borsisti/n° pubblicazioni • n° borsisti/n° partecipazioni a congressi o a tavole • n° borsisti/n° partecipazioni ad incontri 3. Rete Alumni • n° borsisti iscritti alla rete/n° partecipanti inseriti nel database |
• n° borsisti iscritti alla rete/n° pagine presentazione • n° borsisti iscritti alla rete/n° partecipanti a forum, eventi, iniziative | |
Efficienza gestionale (costo unitario) | • costo medio di erogazione della borsa (costo della borsa /n° ora lezione) • capacità effettiva di utilizzo delle risorse (fondi spesi/erogati) |
Coordinamento, Coerenza, Complementarità | • Esterno - Coerenza con le politiche della cooperazione italiana - Coordinamento e complementarietà tra il Programma e altre attività della cooperazione internazionale nei vari settori tematici • Interno - Coerenza con le politiche delle Università della piattaforma - Coordinamento e complementarietà tra il Programma ed altre iniziative della cooperazione italiana nel settore universitario |
Criteri trasversali | • Diritti delle donne ed equità di genere (% borsisti donne/totale borsisti) • Disabilità (% borsisti disabili/ totale borsisti) |
Logica dell’intervento | Indicatori oggettivamente verificabili | Mezzi di verifica | Condizioni |
Obiettivo generale: Contribuire all’obiettivo di Sviluppo Sostenibile 4.3: “Garantire entro il 2030 ad ogni donna e uomo un accesso equo ad un’istruzione tecnica, professionale e terziaria - anche universitaria - che sia economicamente vantaggiosa e di qualità” | |||
Obiettivo specifico: Promuovere la creazione di un sistema di alta formazione integrato e sinergico con le strategie della Cooperazione Italiana per la tematica Sanità e WASH | Esistenza ed operatività del sistema di alta formazione per la tematica Sanità e WASH | Report annuale | Continuità nei finanziamenti per il mantenimento e l’ampliamento del sistema di alta formazione per la tematica Sanità e WASH |
Risultati attesi R1 La piattaforma sulla tematica Sanità e WASH è attivata | Un’indagine (Baseline survey) delle esigenze formative dei borsisti e delle borse di alta formazione erogate da altri enti è realizzato La convenzione tra Università di Pavia e AICS è firmata Le convenzioni/accordi di partenariato/accordi tecnici tra l’Università capofila e le altre Università aderenti alla piattaforma sono stati sottoscritti La piattaforma Sanità e WASH è attivata E’ stato costituito un Comitato di indirizzo tecnico-scientifico Almeno 3 position papers su tematiche di interesse per AICS è elaborata dalla piattaforma Almeno 3 convegni con le altre piattaforme aderenti al programma riguardo a temi di interesse della Cooperazione internazionale sono organizzati 1 incontro AICS-CRUI realizzato | Convenzione repertoriata e archiviata Verbali delle riunioni dei comitati di indirizzo e dei comitati tecnico- scientifici Position papers presentati in contesti nazionali ed internazionali Convegni realizzati Verbale dell’incontro AICS-CRUI | Condivisione del modello di governance e degli obiettivi della piattaforma tra AICS e Università |
R2: Un programma di borse di studio di alta formazione per la | % dei beneficiari di borse di studio per corsi di laurea magistrali e | Report tecnico Titoli di laurea magistrale e di | Interesse e collaborazione con le istituzioni locali e le sedi estere |
tematica Sanità e WASH è realizzato | dottorati di ricerca hanno completato il percorso di studio. Un’analisi delle conoscenze e competenze acquisite dai beneficiari è svolta Un’analisi delle votazioni finali ottenute dagli studenti beneficiari di borsa di studio di laurea magistrale è svolta. | dottorato di ricerca registrati presso le Università Questionario di verifica somministrato ai borsisti | AICS per la stesura dell’analisi preliminare sui bisogni formativi Capacità delle Università aderenti alla piattaforma Sanità e Wash nella gestione operativa dei borsisti Offerta formativa adeguata alle esigenze dei borsisti |
R3: Una rete di alumni per la tematica Sanità e WASH, funzionale al rafforzamento dei legami dell’Italia con i paesi beneficiari, è creata | Un database sui beneficiari di borse erogate dalla Cooperazione Italiana è elaborato Una piattaforma virtuale di condivisione della rete è attivata Almeno 3 incontri con gli studenti sono stati realizzati per rafforzare il legame istituzionale con l’Agenzia Un workshop regionale pilota in un paese prioritario | Database disponibile presso AICS Presenza della piattaforma digitale in rete Statistiche di utilizzo della piattaforma | Continuità dei finanziamenti per l’animazione nel lungo periodo della rete |
Attività | Risorse (euro) contributo AICS | ||
Baseline survey | |||
Incontri funzionali alla creazione e gestione delle piattaforme tematiche | 1.500,00 |
Convegno finale su temi d’interesse dell’agenzia | 3.750,00 | ||
Spese per ricerca applicata borsisti (materiale didattico, partecipazione a convegni, tesi, ecc) | 10.350,00 | ||
Coordinamento, segreteria, tutoraggio e animazione della rete | 18.000,00 | ||
Audit esterno | 10.000,00 | ||
Borse di studio di laurea magistrale | 330.000,00 | ||
Borse di dottorato di ricerca | 570.000,00 | ||
Incontri dei borsisti in Italia | 10.446,43 | ||
Workshop regionale pilota | 11.250,00 | ||
TOTALE | 965.296,43 |
MANUALE DI PROCEDURA TECNICA AMMINISTRATIVA E CONTABILE PER INTERVENTI DI COOPERAZIONE ALLO SVILUPPO
CO-FINANZIATI DAL MINISTERO DEGLI AFFARI ESTERI-DIREZIONE GENERALE PER LA COOPERAZIONE ALLO SVILUPPO
(artt. 7 e 18 del DPR 177/1988)
VERSIONE 4.1 DEL 29 MARZO 2013
INDICE
1. DEFINIZIONI E NORMATIVA DI RIFERIMENTO 5
1.1 Acronimi e normativa di riferimento 5
2. IL RUOLO DELL’ENTE ESECUTORE / CAPOFILA 7
3. L’ATTUAZIONE DEL PROGETTO 8
3.1 L’avvio delle attività e selezione degli Enti Realizzatori: i partner tecnici 8
3.2 Il coinvolgimento degli Enti realizzatori - “Partner Tecnici Privati” 8
3.3 Le variazioni dell’intervento 9
3.3.1 Variazioni all’interno delle singole categorie di spesa 9
3.3.2 Variazioni tra differenti categorie di spesa 9
3.4 Il monitoraggio fisico e finanziario del progetto 9
4. LA RENDICONTAZIONE DELLE SPESE 11
4.1 Principi generali di ammissibilità della spesa 11
4.2 Descrizione sintetica delle tipologie di spese ammissibili e non ammissibili 12
4.2.2 Spese non ammissibili 13
4.2.3 Categorie specifiche di spese ammissibili 14
4.3 Disposizioni generali per la rendicontazione degli interventi 14
4.5 Aspetti peculiari dei giustificativi di spesa e rendiconti dei soggetti partner 16
4.6 Responsabili dei procedimenti e della gestione 17
4.7 Tracciabilità della spesa 17
5. LE CATEGORIE DI SPESA DEL RENDICONTO 18
5.1.2 Personale non dipendente 19
5.1.3 Altri costi riferibili al personale 20
5.2 Costi esterni: Affidamenti e le Sovvenzioni 22
5.3 Viaggio e Soggiorno (Mobilità) 23
5.4 Ammortamento /locazione (Immobili, Impianti, Macchinari, Attrezzature) 23
5.5 Acquisti di impianti, attrezzature, macchinari ecc 24
5.6 Pubblicità, informazione e materiale didattico 25
5.8 Costi Indiretti (o spese generali) 27
5.10 Investimenti di piccola scala 28
PARTE I: DICHIARAZIONE SULLA REGOLARITA’ DELLA SPESA E RICHIESTA DI PAGAMENTO 30
PARTE II: MODELLO PER IL RENDICONTO 31
PARTE III: XXXXX XXXXX XXXXXXXXXXX 00
Questo Manuale di Procedura tecnica, amministrativa e contabile disciplina la materia dei costi ammissibili nelle convenzioni ex articoli 7 e 18 del DPR n. 177/1988, finanziate o cofinanziate dalla Direzione Generale per la Cooperazione allo Sviluppo (DGCS). Esso è costituito da un testo e da alcuni modelli allegati e, presentandoli unitariamente, sintetizza le posizioni ed i pareri rilasciati dai competenti uffici della DGCS. Il documento è stato predisposto sulla base delle migliori prassi in materia, relative soprattutto al contesto dell’Unione europea, con la collaborazione di Regioni, Enti locali ed Università.
Le norme ed i principi illustrati in questo documento si applicano al costo totale dell’iniziativa universalmente inteso, senza distinzioni tra spese a carico della DGCS o di pertinenza dell’Ente.
L’utilizzo del presente documento è obbligatorio e vincolante per tutte le convenzioni sottoscritte successivamente alla sua adozione da parte del Comitato direzionale. Il documento è comunque utilizzato come guida di riferimento e benchmark per tutte le iniziative di cooperazione in corso di svolgimento, per gli aspetti non espressamente disciplinati nelle relative convenzioni già sottoscritte.
Questo documento, utilizzabile anche come guida di riferimento in sede di pianificazione dell’iniziativa e predisposizione dei piani finanziari, riguarda espressamente la rendicontazione delle iniziative. L’applicazione del documento sarà oggetto di costante monitoraggio, in base al quale si adotteranno eventuali correttivi od integrazioni.
1. DEFINIZIONI E NORMATIVA DI RIFERIMENTO
1.1 Acronimi e normativa di riferimento
Si utilizzano le definizioni e gli acronimi in uso presso la DGCS, anche riassunte nel Manuale operativo di monitoraggio e valutazione delle iniziative di Cooperazione allo Sviluppo, edizione 2002 Ministero degli Affari Esteri.
In quanto particolarmente ricorrenti si richiamano le definizioni e gli acronimi seguenti:
- Ente Esecutore (EE): organismo pubblico o dotato di missione di interesse pubblico, che coordina la realizzazione dell’iniziativa ed è responsabile del raggiungimento dei risultati; in caso di partenariato di Progetto, in presenza di differenti Enti esecutori, le funzioni di coordinamento e di unico interlocutore con la DGCS sono svolte da un EE Capofila;
- Ente Realizzatore (ER): organismo incaricato della realizzazione di una o più attività, sotto il coordinamento dell’Ente Esecutore. E’ anche indicato come Ente Attuatore (EA);
- Intervento o iniziativa: il programma, progetto, sub-progetto che la DGCS affida ad un EE;
- Progetto: serie di attività, da realizzare in un prefissato temporale, attraverso l’assegnazione di risorse finanziare, per l’ottenimento di risultati (anche denominati output, vale a dire beni/servizi ottenuti dal progetto per il gruppo destinatario), al fine di raggiungere un obiettivo specifico (anche denominato outcome, vale a dire benefici ottenuti dal progetto per il gruppo destinatario) e contribuire agli obiettivi generali (anche denominati impatti, vale a dire i cambiamenti nelle variabili socio- economiche e di contesto rilevanti per la popolazione interessata);
- Programma: insieme di progetti con caratteristiche simili e orientati al perseguimento di obiettivi comuni;.
- Partner di progetto: Soggetti diversi dall’Ente Esecutore Capofila, che, formano il partenariato di Progetto. Essi sono enunciati nella Convenzione sottoscritta tra EE e MAE DGCS,e partecipano, attraverso l’implementazione delle azioni di propria competenza, al raggiungimento degli obiettivi del programma/progetto. Il coinvolgimenti partner di progetto diversi da enti ed organismi pubblici può avvenire solo nel rispetto della normativa vigente;
- REL: Regioni, Province Autonome, Province e Comuni, altri Enti Locali;
- D. Lgs 163/2006: il Decreto Legislativo 12 aprile 2006, n. 163 recante il “Codice dei contratti pubblici relativi a lavori, servizi e forniture in attuazione delle direttive 2004/17/CE e 2004/18/CE e succ. mod. e int.;
- DPR 207/2010: il “Regolamento di attuazione ed esecuzione del D.Lgs 163/2006” e succ. mod. e int. ;
- Legge 49/87: la legge 26 febbraio 1987, n. 49 “Nuova disciplina della cooperazione dell'Italia con i Paesi in via di sviluppo” e succ. mod. e int. ;
- DPR 177/88: il Xxxxxxx xxx Xxxxxxxxxx xxxxx Xxxxxxxxxx 00 aprile 1988, n. 177 recante “Approvazione del regolamento di esecuzione della legge 26 febbraio 1987, n. 49, sulla disciplina della cooperazione dell'Italia con i Paesi in via di sviluppo” e succ. mod. e int. ;
- Legge 241/90: la Legge 7 agosto 1990, n. 241 “Nuove norme in materia di procedimento amministrativo e di diritto di accesso ai documenti amministrativi” e succ. mod. e int. ;
- D. Lgs 286/99: il Decreto Legislativo 30 luglio 1999, n. 286 “Riordino e potenziamento dei meccanismi e strumenti di monitoraggio e valutazione dei costi, dei rendimenti e dei risultati dell'attività svolta dalle amministrazioni pubbliche, a norma dell'articolo 11 della legge 15 marzo 1997, n. 59” e succ. mod. e int. ;
-
- D. Lgs 150/2009: il Decreto Legislativo 27 ottobre 2009, n. 150 “Attuazione della legge 4 marzo 2009, n. 15, in materia di ottimizzazione della produttività del lavoro pubblico e di efficienza e trasparenza delle pubbliche amministrazioni” e succ. mod. e int. ;
- DL 83/2012: il Decreto Legge 22 giugno 2012, n. 83 “Misure urgenti per la crescita del Paese”, convertito con modificazioni dalla Legge 7 agosto 2012, n. 134;.
- CUP (Codice Unico di Progetto): codice identificativo la cui richiesta è obbligatoria per ogni progetto d’investimento pubblico. Nell’ambito delle iniziative di cooperazione allo sviluppo ex art. 7 e 18 del DPR 177/88 il CUP andrà richiesto dal soggetto pubblico che stipula la convenzione con la DGCS, ovvero dall’ultimo soggetto pubblico che interviene nell’esecuzione dell’iniziativa;
- CIG (Codice Identificativo Gara): codice assegnato a ogni procedura dall'Autorità per la Vigilanza sui Contratti Pubblici (AVCP) su richiesta della stazione appaltante. Ogni contratto pubblico, comunque denominato, a prescindere dall’importo, deve essere dotato di CIG.
2.1 Principi generali
L’Ente Esecutore/Capofila è l’organismo responsabile della gestione tecnica e e finanziaria per la realizzazione delle azioni di progetto, e coordina la realizzazione dell’iniziativa. E’ responsabile nei confronti del MAE/DGCS del corretto andamento dell’iniziativa.
2.2 Compiti specifici
L’Ente Esecutore/Capofila, a seguito della sottoscrizione della convenzione, fra l’altro, dovrà:
1. garantire il corretto e tempestivo avvio delle attività;
2. mantenere le relazioni e le principali comunicazioni istituzionali inerenti al programma con la DGCS;
3. garantire una corretta informazione tra i partner di progetto, in modo che siano messi in grado di procedere all’implementazione delle azioni di propria responsabilità;
4. individuare il coordinatore del progetto secondo le modalità esplicitate nella convenzione di finanziamento;
5. mettere in atto tutte quelle attività propedeutiche al raggiungimento degli obiettivi di progetto (espletare le procedure di acquisizione di beni e servizi nel rispetto del D.lgs. n. 163/2006;
6. erogare sovvenzioni per l’eventuale coinvolgimento di soggetti terzi, nel rispetto dell’art. 12 della Legge 241/90, predeterminando e pubblicando i criteri e le modalità cui attenersi;
7. sottoscrivere i contratti e assicurarne la corretta esecuzione;
8. redigere le relazioni intermedie e finali nei termini previsti dalla convenzione;
9. assicurare il rispetto della normativa vigente ed il raggiungimento degli obiettivi, anche attraverso un efficace ed efficiente sistema di controllo interno, nel rispetto del D. Lgs 286/99 e del D. Lgs. 150/2009, ove applicabili;
10. predisporre i rendiconti e inviarli al committente nei termini previsti dalla convenzione, corredati con la documentazione di supporto necessaria, garantendo una pista di controllo adeguata;
11. effettuare ogni altra attività o compito tesa a garantire l’efficacia, l’efficienza e l’economicità degli interventi, nel rispetto del D. Lgs 286/99 e del D. Lgs. 150/2009, ove applicabili;
12. assolvere tutti gli obblighi di comunicazione ed informazione derivanti dall’art. 18 del Decreto Legge 22 giugno 2012, n. 83 “Misure urgenti per la crescita del Paese”, convertito con modificazioni dalla Legge 7 agosto 2012, n. 134;
3.1 L’avvio delle attività e selezione degli Enti Realizzatori: i partner tecnici Prima della stipula della convenzione, per l’individuazione di eventuali partner privati per la progettazione e realizzazione dell’intervento, gli Enti Esecutori applicano, per quanto compatibili, le
disposizione in materia di individuazione del socio privato previste dalla normativa vigente.
L’Ente esecutore o Capofila, in accordo con i Partner di progetto, una volta sottoscritta la Convenzione con il MAE, verifica la possibilità di attuare la gestione del progetto in proprio, ovvero, per motivi legati alla indisponibilità di proprio personale con caratteristiche tecniche utili a tale scopo, avvia le procedure per l’individuazione di un “Ente Attuatore o Realizzatore”.
Per gestione in proprio si intende quella attuata attraverso personale dipendente o mediante ricorso a prestazioni professionali individuali di persone fisiche o di enti del proprio territorio (p.e. Università pubbliche, centri di ricerca pubblici) o di enti in house.
3.2 Il coinvolgimento degli Enti realizzatori - “Partner Tecnici Privati” -
La DGCS, per i progetti affidati o promossi da organismi pubblici, dà per scontato che i soggetti privati coinvolti a qualunque titolo nell’iniziativa, siano stati individuati con procedure conformi alla normativa vigente. Nel caso in cui, a seguito di controlli, ispezioni o audit, la DGCS dovesse rilevare che sono stati coinvolti partners privati, selezionati senza procedure conformi alla normativa vigente, si procederà alla revoca dei benefici finanziari connessi ed alle segnalazioni alle autorità competenti.
I contratti o le convenzioni stipulate tra gli EE ed i partner tecnici privati dovranno essere particolarmente dettagliati nell’oggetto, nei contenuti e nelle modalità di esecuzione delle prestazioni. Responsabili di tutti gli effetti dell’intervento sono gli EE, anche per le azioni affidate a terzi.
I contratti o le convenzioni stipulate tra gli EE e i soggetti diversi dagli organismi pubblici o dotati di missione di interesse pubblico NON possono riguardare:
- attività di coordinamento del programma/progetto;
- atti d'esecuzione che implicano l'esercizio di potere discrezionale da parte dell'entità o dell'organismo partner ovvero l'esercizio di potestà pubbliche;
- attività che contribuiscono ad aumentare il costo di esecuzione del programma/progetto;
- accordi stipulati con intermediari o consulenti il cui pagamento è espresso in percentuale del costo del programma/progetto.
1 A titolo di esempio si specifica che le spese relative a servizi di assistenza tecnica, logistica, organizzazione effettuate a beneficio e/o per conto dell’Ente Esecutore sono attratte dalla disciplina sui contratti pubblici e debbono essere effettuate nel rispetto dei Codice dei contratti. Sempre a titolo di esempio, si specifica che le spese relative alla realizzazione di un corso di formazione o altri interventi di capacity building a beneficio del Paese destinatario degli aiuti della cooperazione italiana, potrebbero essere effettuate secondo le modalità semplificate testé descritte.
Per l’attribuzione di benefici economici per la realizzazione di progetti o di fasi di progetto, ai fini della corretta rendicontazione ed ammissibilità dei relativi costi, l’Ente Esecutore dovrà garantire e dichiarare alla DGCS che è stato verificato, per i potenziali beneficiari, il possesso dei requisiti dell’art. 38 del Codice dei contratti e che sono stati rispettati i principi dell’art. 12 della Legge 241/90.
La partecipazione all'assegnazione di contratti di sovvenzione è aperta a parità di condizioni a tutte le persone fisiche e giuridiche senza distinzione tra soggetti statali e non statali. Nel caso di invito a presentare proposte di finanziamento da attuare in regime di partenariato, il medesimo invito deve necessariamente precisare il numero minimo di partner e i criteri di ammissibilità del capofila e dei partner.
Per quanto non espressamente disciplinato, ovvero in mancanza di normativa direttamente applicabile, si rinvia alla la sezione 6 (Grants) del documento “Practical Guide to Contract Procedures for EU External Actions” (PRAG) della Commissione europea.
3.3 Le variazioni dell’intervento
L’iniziativa da implementare è quella approvata dal Comitato Direzionale e allegata alla convenzione sottoscritta tra Ente Esecutore e MAE-DGCS. Le variazioni all’iniziativa non possono comportare aumenti di spesa e sono disciplinate dai paragrafi seguenti.
3.3.1 Variazioni all’interno delle singole categorie di spesa
Se risulta necessario adottare alcuni cambiamenti al progetto (per esempio nuove richieste delle controparti estere), senza variazioni nella dotazione finanziaria, all’interno delle singole categorie di spesa di cui all’allegato 1 “Modello di rendiconto”, l’EE istruirà la domanda di variazione (specificando le motivazioni che hanno portato alla riformulazione delle attività) che sarà inoltrata all’ufficio DGCS competente. L’ufficio del MAE avrà 30 giorni per rispondere a tale richiesta, al decorrere dei quali si intenderà accolta.
3.3.2 Variazioni tra differenti categorie di spesa
L’EE può proporre variazioni motivate della ripartizione della spesa tra le differenti categorie, mantenendo invariata la logica del progetto. Tali proposte di variazione dovranno:
- essere non onerose per il contributo DGCS;
- specificare le variazioni rispetto al progetto iniziale, in particolare per quanto riguarda le azioni, i tempi di realizzazione, i beneficiari, i risultati e il piano economico.
Le variazioni tra le categorie di spesa devono essere preventivamente autorizzate dalla DGCS.
3.4 Il monitoraggio fisico e finanziario del progetto
L’EE si impegna a provvedere alla gestione di tutte le informazioni di carattere procedurale, fisico e finanziario e alla rendicontazione delle spese secondo i tempi indicati nella convenzione.
Il monitoraggio, quindi, sarà effettuato tramite la predisposizione di relazioni intermedie e finali nelle quali saranno specificati, per le attività previste dal progetto co-finanziato:
- i dati sullo stato di attuazione del progetto, con il dettaglio degli step previsionali e quelli effettivi;
- la quantificazione delle risorse utilizzate (e gli obiettivi fisici realizzati attraverso un sistema di indicatori precedentemente descritti nel progetto);
- il dettaglio delle spese effettuate durante il periodo, documentate mediante fatture quietanzate o documenti contabili di valore probatorio equivalente (rendiconto delle spese).
4. LA RENDICONTAZIONE DELLE SPESE
4.1 Principi generali di ammissibilità della spesa
In linea generale, per essere ammissibile, il costo dell’intervento deve rispettare i seguenti principi:
i) Pertinente ed imputabile alle attività eseguite
Le spese connesse ad operazioni possono essere ammesse al finanziamento soltanto se sono parte integrante dell'intervento considerato e sono state previste dal piano finanziario approvato; Eventuali modifiche in corso d’opera sono ammesse nel rispetto delle regole indicate in questo Manuale.
ii) Effettivo
Sono ammissibili le spese effettivamente sostenute e le spese per le quali ci sia stata l’assunzione di un impegno giuridicamente vincolante, da parte dell’EE capofila, dai vari partner costituenti il partenariato (ivi inclusi quelli sostenuti dall’Ente Attuatore delegato), o dal destinatario tra quelli esplicitati dai bandi, e comunque riconosciuti dalle Amministrazioni regionali.
Si intendono “sostenuti”, i costi comprovati da fatture quietanzate o da documenti contabili aventi forza probante equivalente, di cui è possibile accertare l’avvenuto pagamento totale e la registrazione nelle scritture contabili ove previste per legge.
Per “documento contabile avente forza probante equivalente”, si intende, nei casi in cui le norme fiscali contabili non rendono pertinente l’emissione di fattura, ogni documento comprovante che la scrittura contabile riflette fedelmente la realtà, in conformità alla normativa vigente in materia di contabilità. Nel caso, pertanto, di impossibilità di acquisire un valido documento fiscale, gli EE potranno presentare a rimborso documenti giustificativi autoprodotti a condizione che venga dimostrata la tracciabilità dell’effettiva spesa delle risorse. Tale documentazione dovrà essere accompagnata da una relazione che descriva l’impossibilità di acquisire, o l’opportunità economica di non acquisire, in base alla normativa vigente nel paese oggetto dell’intervento, o al contesto socio-economico, un valido documento giustificativo di spesa.
La documentazione relativa alle spese presentate, in caso di controlli disposti dalla DGCS ,deve essere depositata in originale presso la sede dell’ente che ha sostenuto la spesa, ed in copia conforme presso l’EE capofila, per quanto concerne, in particolare, i giustificativi di spesa. I costi ammissibili devono essere documentati, trasparenti e suddivisi per voci, nel rispetto dei criteri di pertinenza, congruità e coerenza e riconducibili direttamente al piano finanziario di progetto.
I documenti giustificativi delle spese dovranno essere documenti fiscalmente validi all’interno del Paese nel quale le spese sono state sostenute.
Sui documenti giustificativi dovrà essere indicata la voce di spesa di riferimento all’interno del piano finanziario (codice di spesa).
iii) Riferibile al periodo di vigenza del finanziamento
Per essere considerati ammissibili i costi devono essere sostenuti nel periodo temporale di durata dell’iniziativa, per come esplicitato nella convenzione stipulato con il MAE-DGCS che dovrà indicare:
- la data a partire della quale i titoli di spesa sono considerati ammissibili, che in linea di principio, non potrà essere anteriore alla data di stipula della convenzione (data iniziale del periodo di spesa);
- la data entro la quale devono essere emessi i titoli di spesa, in generale coincidente con la data di ultimazione dell’iniziativa (data finale del periodo di spesa);
- la data entro la quale dovranno essere effettuati i pagamenti, non superiore a quattro mesi dalla data finale del periodo di spesa (data finale per i pagamenti).
iv) Comprovabile
Il pagamento effettuato dagli EE/ER può assumere la forma di acconti, di pagamenti intermedi o di pagamenti a saldo. I pagamento in acconto sono ammissibili se espressamente consentiti dalla disciplina di riferimento. I pagamenti intermedi e i pagamenti del saldo si riferiscono alle spese effettivamente sostenute, che devono corrispondere a pagamenti effettuati e giustificati da fatture quietanzate o da documenti contabili di valore probatorio equivalente. Il costo per l’ammortamento, se presente, deve essere giustificato da prospetti riassuntivi riconciliabili con la contabilità dell’EE/ER.
v) Contabilizzato
I costi, per essere ammissibili devono essere contabilizzati, vale a dire che devono aver dato luogo a registrazioni contabili in conformità con le disposizioni normative, con i principi contabili nonché con le eventuali ulteriori specifiche prescrizioni in materia secondo la normativa applicabile agli enti responsabili dell’iniziativa.
vi) Contenuto nei limiti autorizzati
I costi devono essere contenuti nei limiti stabiliti negli atti amministrativi di affidamento in gestione o di finanziamento adottati e nei limiti della voce di spesa previsti dal piano finanziario approvato. Ove superiori, sarà accolto a fine di rendiconto solo un importo pari al suddetto limite.
vii) Congruo rispetto ai normali parametri di riferimento del settore
viii) Tracciabile
Tutti i pagamenti devono essere effettuati facendo ricorso ricorso a strumenti finanziari tracciabili, con le sole esclusioni espressamente previste dalla normativa vigente;
ix) Rispetto della normativa
La spesa deve essere stato sostenuto in conformità alle disposizioni comunitarie, nazionali, regionali e locali. Per le iniziative realizzate all’estero, qualora l'applicazione dell'ordinamento italiano sia incompatibile con l'ordinamento locale, il titolare dell'Ufficio all’estero può autorizzare, con provvedimento adeguatamente motivato, l'applicazione della normativa vigente nei Paesi di accreditamento ai sensi dell'art. 6 del D. Lgs. 15 dicembre 2006, n. 307.
4.2 Descrizione sintetica delle tipologie di spese ammissibili e non ammissibili
In linea generale sono ammissibili le spese indicate nel piano finanziario del progetto approvato dalla Direzione Generale per la Cooperazione allo Sviluppo e allegato alla convenzione, se effettuate nel rispetto della normativa vigente e delle regole descritte nel presente manuale.
Si terrà conto dei seguenti criteri generali:
- la spesa cofinanziata dalla DGCS non può essere rifinanziata da altri programmi comunitari e/o nazionali e comunque con altre risorse pubbliche;
- la spesa deve essere chiaramente funzionale al raggiungimento degli obiettivi del progetto, ovvero deve essere necessaria all’operazione oggetto della convenzione stipulata tra MAE e i beneficiari del progetto;
- la spesa deve rientrare in una delle categorie che compongono il Piano Finanziario di progetto;
- la spesa deve essere definitivamente iscritta nella contabilità generale dell’EE firmatario della convenzione (senza possibilità di recupero) e deve essere chiaramente identificabile;
- tutte le spese effettuate in valuta differente dall’euro dovranno essere rendicontate in euro al tasso di cambio medio mensile UIC, del mese in cui sono state sostenute, pubblicato sul sito ufficiale della Banca d’Italia: xxxx://xxx.xxxxxxxxxxxx.xx/ UICFEWebroot/indexHP.jsp?lingua=it o in alternativa potrà essere preso il riferimento comunitario indicato al sito: xxxx://xx.xxxxxx.xx/xxxxxx/xxxxxxxxx/ index.cfm?fuseaction=countries&Language=en;
- Le spese rendicontabili sono al netto di IVA (o di imposta equivalente vigente nel Paese estero) qualora il soggetto realizzatore ne sia esente oppure abbia diritto al suo rimborso. Nei casi in cui l’IVA (o l’imposta vigente all’estero) non è recuperabile, essa va invece inclusa nell’indicazione delle spese sostenute e nel riepilogo. Nei casi in cui l’EE o l’ente attuatore è soggetto ad un regime forfetario ai sensi del titolo XIV della sesta direttiva 77/388/CEE del Consiglio sull'IVA, l'IVA pagata è considerata recuperabile. Ai fini della valutazione di ammissibilità dell’IVA è necessario presentare la documentazione giustificativa di supporto,.anche sotto forma di dichiarazione sostitutiva di atto di notorietà comprensiva delle informazioni necessarie.
- la spesa deve essere sostenuta nel rispetto dei criteri civilistici e fiscali in tema di contabilità e dei regolamenti di contabilità italiana e del Paese oggetto dell’intervento.
A titolo esemplificativo si elencano alcune spese che, in nessun caso, possono essere considerate ammissibili:
1. Le spese per l’acquisto di beni usati o per l’acquisto di veicoli effettuate in Italia;
2. Le spese di rappresentanza;
3. L’acquisto per l’acquisto di attrezzature strettamente personali e non trasferibili ai beneficiari finali;
4. Gli interessi passivi per eventuali anticipazioni e le perdite di cambio;
5. Sanzioni pecuniarie, penali e spese per controversie legali;
6. IVA o altro tributo equivalente, se rimborsabile;
7. Le spese documentate con giustificativi di spesa intestati a soggetti diversi dal destinatario del contributo o dai partner, italiani o esteri, del progetto o dagli ER.
8. Le spese sostenute da soggetti partner e/o per soggetti partner selezionati senza procedure di evidenza pubblica, quando richieste dalla normativa vigente.. Nell’ambito dei singoli inviti a manifestare interesse, sono ammissibili le proposte progettuali per l’ottenimento di sovvenzioni da parte di partenariati pubblico-privati, sempre che il coinvolgimento di soggetti privati sia conforme alle discipline proprie degli enti interessati;
9. Le spese non correttamente rendicontate, secondo le modalità previste dalla convenzione, dagli eventuali avvisi pubblici e dal presente manuale;
10. Le spese afferenti a categorie / progetti non preventivate / non coerenti con l’iniziativa;
11. Le spese del progetto sostenute prima dell’entrata in vigore della convenzione;
12. Le spese sostenute dopo la data di scadenza del periodo di durata della convenzione;
13. Le spese non supportate da documentazione in regola con la normativa fiscale;
14. Le spese il cui pagamento è stato effettuato in contanti, ad esclusione delle ipotesi espressamente consentite dalla normativa vigente;
15. Le spese del personale reclutato in difformità alla normativa vigente;
16. Le spese di taxi o NCC (noleggio con conducente), se non indispensabili e, comunque, se non supportate da adeguata motivazione;
17. Le spese per coffee-break o simili.
4.2.3 Categorie specifiche di spese ammissibili
Sono ammissibili, solo se effettuate nei Paesi destinatari degli aiuti pubblici allo sviluppo o comunque a beneficio diretto dei destinatari dell’aiuto pubblico allo sviluppo:
- le spese per l’acquisto di beni usati,o per l’acquisto di veicoli;
- le spese per la costruzione e l’acquisto di beni immobili.
Nel caso di iniziative realizzate nei Paesi destinatari degli aiuti pubblici allo sviluppo, ove sia stata effettuato l’acquisto di attrezzature/materiali, ricorre l’obbligo di consegna di tali attrezzature al partner locale al termine delle attività, che dovrà risultare tramite la redazione di un apposito verbale.
4.3 Disposizioni generali per la rendicontazione degli interventi
Con la rendicontazione l’EE trasmette alla DGCS la documentazione relativa alle spese effettivamente e definitivamente sostenute per l’attuazione delle attività di progetto attraverso la modulistica allegata al presente manuale..
La documentazione giustificativa deve attestare e documentare:
- lo stato di avanzamento finanziario del programma;
- lo stato di avanzamento fisico del programma;
- il rispetto dei requisiti previsti;
- il rispetto degli obblighi previsti della normativa nazionale.
Gli EE sono responsabile nei confronti della DGCS della totalità dei costi relativi dell’iniziativa. Gli Enti Esecutori possono anticipare, a tal fine, i fondi necessari, la cui spesa non può essere avviata prima della comunicazione da parte della DGCS dell’avvenuta approvazione della Convenzione da parte degli organi di controllo.
Il rimborso delle spese sostenute viene effettuato dalla DGCS, sulla base del rendiconto presentato, su un conto specifico indicato dall’EE.
La documentazione giustificativa, numerata e classificata secondo le categorie di spesa del piano finanziario approvato, dovrà essere immediatamente e puntualmente collegabile all’importo rendicontato.
Qualora la documentazione giustificativa non fosse immediatamente riferibile all’importo rendicontato (p.e. nel caso di importi che si riferiscono a documenti giustificativi cumulati o di importi che sono il frutto di processi di calcolo attivati sull’importo del documento giustificativo), deve essere allegata tutta l’idonea documentazione (p.e. fogli di lavoro, fogli di calcolo, altre evidenze) necessaria a ricostruire il
tracciato metodologico di imputazione al progetto dell’importo rendicontato e a verificare la ragionevolezza delle modalità di calcolo, garantendo una pista di controllo adeguata.
Nel caso di documentazione giustificativa comune a più spese iscritte in voci di spesa diverse nello stesso rendiconto, essa deve essere presentata in tante copie quante sono le spese rendicontate cui si riferisce; in alternativa l’EE deve attivare un sistema di riferimenti che renda agevole al soggetto certificatore il collegamento tra spesa e documento giustificativo.
Nel caso di documentazione giustificativa comune a più rendiconti dello stesso progetto (p.e. dichiarazione del trattamento dell’ IVA, contratti con prestatori d’opera, curricula vitae, ordini di servizio), l’EE deve presentarne copia conforme all’originale in ogni rendicontazione.
A supporto delle spese presentate a rimborso, dovranno essere allegati alla rendicontazione in copia conforme all’originale:
Documenti giustificativi di spesa
Si tratta di documenti che consentono di provare l’effettivo sostenimento della spesa, come fatture o ricevute; timesheet mensili, buste paga, cedolini, contratti, convenzioni, lettere d’incarico, documenti contabili aventi forza probatoria equivalente, documentazione relativa alle procedura di evidenza pubblica seguite.
Documenti giustificativi di pagamento
Si tratta di documenti che consentono di provare l’effettivo sostenimento del pagamento, come: mandati di pagamento quietanzati dall’Istituto bancario cassiere e/o tesoriere o inderogabili (nel caso di Partner di natura pubblica o assimilabile); bonifico o assegno (accompagnati da estratto conto bancario da cui si evinca l’avvenuto addebito dell’operazione sul c/c bancario dell’EE); modelli di pagamento di tributi e contributi (F24), altro documento contabile equivalente comprovante l’inequivocabile avvenuto pagamento.
L’EE dovrà inviare alla DGCS con la cadenza prevista dalla convenzione, la rendicontazione di tutte le spese sostenute per la realizzazione delle attività di sua competenza, corredata da una relazione amministrativa e delle copie conformi dei giustificativi di spesa
Verificata la completezza e la conformità dei rendiconti alla normativa vigente, la Direzione Generale trasmetterà i rendiconti agli organi controllo. L’approvazione dei rendiconti da parte della DGCS non preclude la formulazione di rilievi, né comporta il discarico dei rendiconti trasmessi all’ufficio di controllo di regolarità amministrativa e contabile (UCB).
L’EE è tenuto a trasmettere alla Direzione Generale, assieme al rendiconto del periodo di riferimento, la relazione sullo stato di avanzamento del Progetto con esplicito riferimento a quanto stabilito dal relativo Piano Operativo, che fungerà anche da relazione di monitoraggio.
La rendicontazione finale, dovrà essere inviata entro i 60 giorni dalla data di ultimazione dei lavori o comunque dalla data di chiusura del progetto prevista dalla convenzione, e sarà accompagnata oltre che dalla domanda di pagamento del saldo, dalla relazione finale delle attività. La DGCS, verificata la completezza e la regolarità dei rendiconti trasmetterà i rendiconti finali agli organi di controllo.
Tutta la documentazione andrà inviata in triplice copia conforme all’originale alla DGCS, unità organizzativa competente per l’iniziativa, all’attenzione del Responsabile del procedimento, secondo quanto specificato al paragrafo 4.6.
I giustificativi di spesa con le relative quietanze di pagamento dovranno essere timbrati per copia conforme, siglati, ordinati e suddivisi per voce di spesa e preceduti da una copertina contenente la lista dei giustificativi, per ogni voce di spesa.
Xxxxx restando i tempi previsti dalla normativa vigente per la conservazione dei documenti, l’EE dovrà conservare, opportunamente archiviata, una copia di tutta la documentazione di supporto richiesta e spedita, per almeno 5 anni dalla conclusione del programma e dalla spedizione dei rapporti e delle rendicontazioni finali.
4.4 Rendicontazioni
Le rendicontazioni devono contenere i seguenti documenti, predisposti sulla base dei formulari allegati al presente manuale:
- Richiesta di pagamento e Dichiarazione del legale rappresentante dell’Ente Realizzatore in merito al rispetto della normativa vigente, agli affidamenti eseguiti, alla conformità delle spese rendicontate con il presente manuale (Allegato n. 1, parti I, II e III);
- Certificato di audit sulla rendicontazione finale rilasciato da un professionista iscritto al Registro dei Revisore Contabili / Revisori Legali o all’Albo dei Dottori Commercialisti, Sezione A (Allegato n. 2). Il costo del certificato di audit è considerato ammissibile per l’importo omnicomprensivo di 5.000 euro in quota fissa e per una aliquota dello 0,2% sull’importo del rendiconto che supera 1 milione di euro2.
L’EE/ER notifica alla DGCS, senza ritardo, il conferimento dell’incarico al professionista individuato per il rilascio del certificato di audit. La mancata notifica alla DGCS del conferimento dell’incarico impedisce al professionista l’avvio delle attività di audit.
La DGCS comunica l’esito delle proprie verifiche entro 90 giorni dalla presentazione delle rendicontazioni.
Nel caso di spese ritenute non ammissibili la DGCS avvia un contraddittorio con l’EE, che potrà far pervenire le proprie controdeduzioni entro i successivi 30 giorni.
Entro 20 giorni dal ricevimento delle controdeduzioni – e comunque entro 50 giorni dalla comunicazione dell’esito delle verifiche in caso di mancata risposta - la DGCS trasmette i rendiconti agli organi di controllo, esplicitando nei propri provvedimenti le motivazioni specifiche relative alle spese non ammissibili.
Si specifica che la tempistica indicata è relativa al procedimento interno alla DGCS di approvazione dei rendiconti e non ha influenza sul successivo inoltro all’UCB dei rendiconti in tal modo approvati.
4.5 Aspetti peculiari dei giustificativi di spesa e rendiconti dei soggetti partner
La rendicontazione finale dovrà essere accompagnata dai relativi giustificativi di spesa, a riguardo dei quali si terrà conto di quanto segue:
a) i costi sostenuti direttamente dall’EE dovranno essere documentati da titoli di spesa intestati all’EE (es. fatture di acquisto, buste paga, ecc.);
b) i costi sostenuti dai soggetti partner dell’EE dovranno essere documentati da titoli di spesa intestati direttamente al partner. Tali soggetti partner provvederanno quindi a rendicontare la spesa sostenuta all’EE secondo le medesime modalità e norme previste per gli EE, con la sola esclusione del certificato di audit.
I rendiconti dei soggetti partner dovranno essere quindi allegati alla rendicontazione finale dell’EE e costituiranno, per l’EE, la documentazione giustificativa di spesa per il progetto o sottoprogetto
2 Esempio: per una rendicontazione di importo pari a 2.000.000 di euro, l’importo ammissibile per il certificato di audit sarà pari a 7.000 euro. Per le rendicontazioni successive si prenderà come riferimento l’importo incrementale.
realizzato dal partner. I rendiconti dei partners saranno compresi nelle attività di audit di cui al punto precedente.
4.6 Responsabili dei procedimenti e della gestione
In sede di sottoscrizione delle convenzioni sono individuati:
- da parte della DGCS l’unità organizzativa ed il responsabile del procedimento di approvazione delle rendicontazioni e di erogazione degli acconti e dei saldi dovuti.
- da parte dell’EE l’unità organizzativa ed il responsabile dei procedimenti relativi alla gestione dell’iniziativa ed alla trasmissione delle rendicontazioni.
Eventuali successive variazioni dell’ufficio e/o della persona responsabile del procedimento saranno tempestivamente comunicate agli EE ed alla DGCS.
4.7 Tracciabilità della spesa
Non sono ammissibili le spese sprovviste di prova dell’avvenuto pagamento effettuato con strumenti finanziari tracciabili. Non sono ammessi pagamenti in danaro contante, ad eccezione delle cosiddette spese giornaliere, secondo la definizione della legge 136/2010 e delle pertinenti deliberazioni dell’Autorità per la Vigilanza sui Contratti Pubblici (AVCP) e dei pagamenti delle indennità effettuati a favore di corsisti e assegnatari di borse di studio provenienti dai Paesi beneficiari delle iniziative.
Fermo restando il divieto di artificioso frazionamento, l’utilizzo di pagamenti in denaro diversi da quelli appena elencati può avvenire nei soli casi espressamente consentiti dalla pertinente normativa in materia di tracciabilità dei flussi finanziari e, comunque, mai per importi superiori a 1.000,00 euro.
Al fine di rendere trasparenti e documentabili tutte le operazioni finanziarie connesse alla realizzazione degli interventi cofinanziati, al di fuori dei contratti pubblici per i quali vige la specifica normativa di settore, per dimostrare l’avvenuto pagamento delle spese inerenti il progetto devono essere utilizzate le seguenti modalità:
1. Bonifico o ricevuta bancaria: in allegato alle fatture, dovrà essere prodotta copia del bonifico o delle ricevute bancarie. Nel caso in cui il bonifico sia disposto tramite “home banking”, dovrà essere prodotta la stampa dell’operazione, da cui risulti la data ed il numero delle transazioni eseguite, oltre alla descrizione della causale dell’operazione stessa unitamente all’estratto conto rilasciato dall’istituto di credito ove sono elencate le scritture contabili eseguite.
2. Assegno circolare (non trasferibile): in tal caso è necessario produrre la fotocopia dell’assegno emesso dall’istituto di credito prescelto nonché il proprio estratto conto nel quale sia evidenziato l’addebito relativo all’emissione del suddetto assegno circolare (ove non disponibile, specifica liberatoria scritta da parte del creditore con i riferimenti al documento fiscale, l’importo, la modalità di pagamento e il numero di assegno).
3. Assegno di conto corrente (non trasferibile): E’ necessario produrre l’estratto conto rilasciato dall’istituto di credito di appoggio riferito all’assegno con il quale è stato effettuato il pagamento e la fotocopia dell’assegno emesso.
4. Carta di credito: copia del pagamento effettuato con carta di credito e relativo estratto conto col quale si possa evincere l’avvenuto movimento.
5. Pagamento in contanti: E’ ammissibile nel limite previsto dalla normativa vigente in atto al momento del pagamento. I pagamenti effettuati per contanti sono ammissibili se oltre alla presentazione di fatture regolarmente quietanziate o documenti aventi forza probante equivalente, sono correlati da dichiarazioni liberatorie ai sensi del D.P.R. 445/2000 seguita da documento identificativo del dichiarante, ivi indicati le modalità di pagamento per contanti.
5. LE CATEGORIE DI SPESA DEL RENDICONTO
5.1. Risorse Umane
I costi relativi alle prestazioni del personale dipendente, utilizzato per la realizzazione dell’iniziativa, sono riconosciuti all’EE/ER su presentazione di copia conforme delle “buste paga” (statini o altra documentazione giustificativa), comprensivi di tutti gli oneri previsti dalla vigente normativa (contributi previdenziali, assistenziali ed erariali), nonché della documentazione attestante il pagamento degli oneri a carico del datore di lavoro. A tale riguardo, la DGCS si riserva di verificare gli avvenuti versamenti.
In particolare rientrano in tale voce:
- spese per il personale assunto a tempo indeterminato;
- spese per personale assunto a tempo determinato;
- spese per personale assunto con “contratti a progetto” o personale con contratto di collaborazione coordinata e continuativa (per i progetti che prevedevano tale tipologia di contratto di lavoro).
In nessun caso il personale inviato all’estero potrà percepire un compenso superiore a quello della corrispondente categoria di personale inviato all’estero in missione dalla DGCS ai sensi della Legge 49/87 e del decreto interministeriale n. 863/1988 e s.m.,
Il costo rendicontabile del personale dipendente deve essere calcolato considerando il salario lordo di cui il dipendente è in godimento, entro i limiti contrattuali di riferimento (Contratto a progetto, CCNL, eventuali accordi aziendali più favorevoli) e gli altri eventuali compensi lordi, comprensivo dei contributi sociali a carico del lavoratore e del datore di lavoro, in rapporto alle giornate o alle ore di impegno nel progetto. Più in dettaglio, i costi di personale interno sono comprensivi di tutti gli oneri diretti e indiretti a carico sia del lavoratore sia del datore di lavoro:
- costi diretti, ovvero gli elementi che caratterizzano il rapporto di lavoro in maniera stabile e ricorrente (es. lo stipendio-base ed eventuali integrazioni più favorevoli, eventuale contingenza, scatti di anzianità).
- costi indiretti: assenze per malattia, ferie, riposi aggiuntivi per festività soppresse, festività infrasettimanali, riposi aggiuntivi per riduzione di orario di lavoro, tredicesima e quattordicesima (ove previste dal CCNL), premi di produzione (se contrattualmente previsti e chiaramente calcolabili).
La retribuzione rendicontabile deve essere rapportata alle ore d’impegno nel progetto, e deve essere calcolata su base mensile (corrispondente alla busta paga) con il seguente metodo di calcolo del costo ammissibile:
RML+DIF+OS
X h/uomo h/lavorabili
RML= retribuzione mensile lorda, comprensiva della parte degli oneri previdenziali e ritenute fiscali a carico del lavoratore;
DIF= retribuzione differita (rateo TFR, 13ma e 14ma);
OS= oneri sociali e fiscali a carico dell’EE/ER compresi in busta paga (ovvero non a carico del dipendente);
h/uomo= ore di impegno dedicate effettivamente al progetto, nel mese di riferimento.
h/lavorabili= ore lavorabili lavorative mensili previste da contratto;
Ai fini della dimostrazione della ragionevolezza degli importi rendicontati in tale voce di spesa, l’EE deve supportare la rendicontazione con tutta la documentazione idonea a ricostruire il calcolo utilizzato per definire l’importo rendicontato, unitamente una dichiarazione - firmata dal Dirigente responsabile – attestante la retribuzione lorda su base annua del/dei dipendente/i assegnato/i al progetto.
Inoltre, se il personale è impegnato sul progetto solo parzialmente, è necessario fornire anche un’attestazione che indichi, per ogni dipendente, la parte di stipendio destinata al progetto e il metodo di calcolo (es. calcolo pro-quota o calcolo attraverso la rilevazione del tempo dedicato). All’attestazione deve essere allegata una tabella (foglio presenze) sulla quale vengono mensilmente rilevate le ore giornaliere dedicate al progetto e la descrizione dettagliata delle attività svolte. La tabella deve essere integrata con una dichiarazione di non sovrapposizione delle attività svolte con altri compiti/incarichi e deve essere sottoscritta dal diretto interessato con l’indicazione della consapevolezza delle responsabilità penali derivanti da dichiarazione mendace o dal riportare fatti non corrispondenti alla realtà, nei modi e nelle forme di cui al DPR 445/2000.
Le modalità di reclutamento degli Enti Esecutori sono disciplinate dalla convenzione stipulata con il MAE. In linea di principio, per le figure principali dell’iniziativa (capo progetto o comunque posizioni senior), se esterne all’Ente Esecutore, è necessario che siano utilizzate modalità trasparenti di selezione (con pubblicazione di appositi bandi sui siti istituzionali degli Enti Esecutori) con la pre-determinazione dei criteri di selezione e valutazione e con l’istituzione di apposite commissioni. La convenzione può prevedere che l’esito della selezione – per le figure principali dell’iniziativa - sia soggetto a nulla-osta della DGCS.
5.1.2 Personale non dipendente
Gli EE/ER possono avvalersi di personale non dipendente, ovvero personale esterno, che può essere rappresentato da persone fisiche o giuridiche, impiegato presso l’EE/ER non in base a contratti di lavoro a tempo indeterminato oppure determinato, ma con collaborazione occasionale o su base di note onorarie, o contratto di consulenza ovvero contratto d’opera. Nel caso di persone fisiche, sono ammissibili sia il compenso erogato al personale esterno, sia i tributi e gli oneri che vi sono connessi, fermo restando l'applicazione della normativa in materia.
Ferma restando la necessità di precisi termini di riferimento, di attività da svolgere, di risultati da conseguire e di relazioni periodiche sulle attività svolte, le prestazioni occasionali e le prestazioni professionali possono essere contrattualizzate a corpo o a rendiconto e, in relazione alla tipologia contrattuale utilizzata, sono previste due diverse modalità di rendicontazione delle spese:
- prestazione a corpo: oggetto del contratto è lo svolgimento di uno specifico servizio o attività per il quale il pagamento è giustificato dall’effettivo valore dell’opera o dei servizi prestati. In tal caso la rendicontazione delle spese deve essere supportata da fattura/nota di debito rilasciata dal fornitore e dal relativo mandato di pagamento quietanzato;
- prestazione a rendiconto: oggetto del contratto è lo svolgimento di uno specifico servizio o attività, per i quali il pagamento è giustificato dal numero di gg/uomo effettivamente lavorate, valorizzate al relativo costo unitario. In tal caso la rendicontazione delle spese deve essere supportata dal timesheet dei professionisti, dalla fattura/nota di debito, accompagnata dal relativo mandato di pagamento quietanzato.
Ai fini della certificazione della spesa, il Partner di natura pubblica o assimilabile deve produrre, in ottemperanza del dettato normativo di riferimento, la documentazione attestante le procedure di evidenza pubblica seguite per l’assegnazione/affidamento dell’incarico oppure indicare i riferimenti giuridici che hanno consentito l’affidamento diretto.
5.1.3 Altri costi riferibili al personale
Sono ammissibili le indennità di frequenza attribuite agli allievi dei corsi di formazione, da commisurare alle effettive ore di presenza, in misura non superiore a 4,00 euro/ora.
E’ ammessa, per gli allievi stranieri o comunque non residenti nel luogo di svolgimento dei corsi, una indennità di prima sistemazione di 200,00 euro, da erogare una tantum all’inizio delle attività formative.
I beneficiari, l’Ente Attuatore/Partner tecnico devono farsi carico di assicurare per le missioni all’estero il proprio personale o gli esperti con polizze per infortunio e morte. Gli stessi soggetti, nel caso in cui gli esperti o il personale siano già in possesso di assicurazione propria valida nei paesi di riferimento, oltre ad accertarsi dell’idoneità della stessa, devono conservarne una copia presso la propria amministrazione.
Le spese relative ai titolari di cariche sociali3 sono limitate al mero rimborso delle spese effettivamente sostenute in occasione di attività connesse al progetto ed espletate nella funzione istituzionale (es. partecipazione a seminari o ad altri contesti che richiedono un intervento a carattere rappresentativo nell’ambito dell’iniziativa). Tali spese rientrano tra i costi indiretti e devono essere imputati pro-rata, secondo un metodo equo e giustificato.
Le spese sostenute in Italia per le risorse umane, inclusi i comitati tecnici e scientifici, sono ammissibili nei limiti e secondo le modalità indicate nella Tabella 1.
3 Si tratta dei soggetti che, secondo quanto previsto dal codice civile e dallo statuto dell’EE/ER, sono nominati per svolgere ruoli di responsabilità nella direzione e controllo dell’attività della società o dell’associazione (presidente, amministratore delegato, consiglieri di amministrazione, sindaci, ecc). Costoro sono oggettivamente impegnati in ragione della loro specifica funzione nell’attività progettuale in quanto inseriti nel contesto delle attività istituzionali e di rappresentanza dell’ente.
TABELLA 1: Massimali retribuzione risorse umane in Italia4 5
VOCE DI SPESA | IMPORTO MASSIMO | NOTE |
A.10 COMITATI TECNICI E SCIENTIFICI | Compensi come in B.2, c) Gettone di presenza max 150 € /gg | Necessari ordini del giorno e verbali sedute |
B.1 PERSONALE INTERNO | Inquadramento contrattuale | Emolumenti collegati al periodo del progetto. Necessari timesheets e dichiarazioni di non sovrapposizione con altri compiti / incarichi |
B.2 PERSONALE ESTERNO | ||
a) Docenti | ||
Xxxxxx X (es. docenti, dirigenti PA, funzionari PA ed esperti con 5 anni di esperienza e comprovata specializzazione anche universitaria / iscrizione albi) | 100,00 euro / ora | Al lordo di Irpef, al netto di IVA e della quota contributo previdenziale a carico del committente. Retribuzione come da registro presente. |
Xxxxxx X (es. ricercatori universitari, funzionari PA specialisti ed esperti con 3 anni di esperienza e comprovata specializzazione anche universitaria /iscrizione albi) | 80,00 euro / ora | |
Fascia C (es. tecnici del settore in possesso di comprovata specializzazione anche universitaria / iscrizione albi e soggetti che operino nel campo dell’arte, dello spettacolo o dei mestieri artigianali) | 50,00 euro / ora | |
b) Tutor, in possesso di comprovata specializzazione, anche universitaria. | ||
Per formazione a distanza | 50,00 euro /ora | Retribuzione come da registro presente |
Altra tipologia (aula, stage, azienda) | 30,00 euro /ora | |
c) Coordinatori, in possesso di comprovata specializzazione anche universitaria ed esperienza quinquennale post laurea. | 150,00 euro giornata singola, max 15 gg /mese | Necessari timesheets e dichiarazioni di non sovrapposizione con altri compiti / incarichi |
d) Consulenti | ||
Xxxxxx X (es. docenti, dirigenti PA, funzionari PA ed esperti con 5 anni di esperienza e comprovata specializzazione anche universitaria / iscrizione albi) | 500,00 euro / giorno | Al lordo di Irpef, al netto di IVA e della quota contributo previdenziale a carico del committente. Il ricorso a consulenti è ammesso solo per lo svolgimento di compiti puntuali, specialistici, limitati nel tempo e analiticamente individuati nei termini di riferimento. Per compiti ripetuti nel tempo è necessario ricorrere a personale interno (a tempo determinato o indeterminato) oppure alle figure di cui alla successiva lettera e) |
Xxxxxx X (es. ricercatori universitari, funzionari PA specialisti ed esperti con 3 anni di esperienza e comprovata specializzazione anche universitaria / iscrizione albi) | 300,00 euro / giorno | |
Fascia C (es. tecnici del settore in possesso di comprovata specializzazione anche universitaria / iscrizione albi e soggetti che operino nel campo dell’arte, dello spettacolo o dei mestieri artigianali) | 200,00 euro / giorno | |
4 Gli importi sono quelli della Circolare nr. 2 del 2 febbraio 2009 del Ministero del Lavoro della Salute e delle Politiche Sociali in materia di spese ammissibili al cofinanziamento delle operazioni del Fondo Sociale Europeo.
5 I funzionari PA devono essere autorizzati allo svolgimento degli incarichi conformemente agli ordinamenti delle amministrazioni di appartenenza.
e) Coordinamento e consulenza con contratti a progetto o Xx.Xx.Xx | ||
Xxxxxx X (es. docenti, dirigenti PA, funzionari PA ed esperti con 5 anni di esperienza e comprovata specializzazione anche universitaria / iscrizione albi) | 3.000,00 / mese | Al lordo di Irpef, al netto di IVA e della quota contributo previdenziale a carico del committente. |
Xxxxxx X (es. ricercatori universitari, funzionari PA specialisti ed esperti con 3 anni di esperienza e comprovata specializzazione anche universitaria / iscrizione albi) | 2.000,00 / mese | |
Fascia C (es. tecnici del settore in possesso di comprovata specializzazione anche universitaria / iscrizione albi e soggetti che operino nel campo dell’arte, dello spettacolo o dei mestieri artigianali) | 1.200,00 / mese | |
Gli importi relativi alle docenze rese in lingua straniera sono aumentati del 30%.
5.2 Costi esterni: Affidamenti e le Sovvenzioni
La DGCS, a ragione della disciplina specifica della cooperazione allo sviluppo6, può affidare la realizzazione di iniziative ed interventi di cooperazione, mediante convenzione, che determina le modalità di esecuzione e di finanziamento delle spese sostenute, ad altre amministrazioni dello Stato, enti pubblici o altri soggetti espressamente individuati dalla legge7.
Per le iniziative di cooperazione, a tutte le procedure di evidenza pubblica adottate dalla DGCS, si applicano i principi generali di parità di trattamento, non discriminazione e trasparenza, sia per la concessione di sovvenzioni o contributi (art. 12, Legge 241/90 e art. 2 Legge 49/87), sia per la stipula di contratti pubblici (D. Lgs. 163/06). Tali norme devono essere rispettate anche dai partner della DGCS.
Nella concessione di sovvenzioni, l’affidamento a privati è generalmente subordinato ad una procedura di evidenza pubblica, avviata con un avviso pubblico o un “invito a proporre”, in cui sono predeterminati e resi pubblici le modalità e i criteri per concedere sovvenzioni o contributi. Il rapporto tra l’Ente Esecutore e l’organismo destinatario della sovvenzione è regolato da un atto unilaterale di natura concessoria; il soggetto così individuato diventa destinatario di un finanziamento per lo svolgimento di un’attività finalizzata al raggiungimento di un obiettivo di interesse pubblico fissato dall’Amministrazione.
Nel secondo caso, ossia per la stipula di contratti pubblici, l’EE utilizza le procedure previste dal Codice dei contratti (D.Lgs. 163/06), e il rapporto tra l’EE e l’aggiudicatario è di natura contrattuale. Si tratta di una forma di finanziamento utilizzata per l’acquisizione di servizi sul mercato e utilizzabile per l’acquisizione di forniture o l’esecuzione di lavori.
Le modalità di selezione dei progetti affidati e promossi delle ONG riconosciute idonee restano disciplinate dalla normativa di riferimento.
6 In particolare la Legge 26 febbraio 1987, n. 49 “Nuova disciplina della cooperazione dell'Italia con i Paesi in via di sviluppo” ed il Decreto del Presidente della Repubblica 12 aprile 1988, n. 177 “Approvazione del regolamento di esecuzione della legge 26 febbraio 1987, n. 49, sulla disciplina della cooperazione dell'Italia con i Paesi in via di sviluppo”.
7 In questo caso, l’amministrazione individuata dalla DGCS può affidare lo svolgimento di parte delle attività ad altra amministrazione pubblica o ad un organismo privato, con l’avvertenza che ogni subappalto ad enti privati deve essere effettuato con le procedure di evidenza pubblica previste dal Codice dei contratti.
5.3 Viaggio e Soggiorno (Mobilità)
Le spese di mobilità (viaggi e trasferte) sono ammissibili solo se accompagnate dalla documentazione attestante l’autorizzazione alla missione, dalla quale si evinca chiaramente il nominativo del soggetto, la durata della missione, il motivo della missione e la destinazione.
Le spese di mobilità sono ritenute ammissibili nei limiti fissati dalla Legge 18 dicembre 1973, n. 836 “Trattamento economico di missione e di trasferimento dei dipendenti statali” e dal Decreto del Ministro degli Affari Esteri 23 marzo 2011 “Misure e limiti concernenti il rimborso delle spese di vitto e alloggio per il personale inviato in missione all'estero”.
I viaggi con l’auto propria sono ammissibili a rimborso chilometrico secondo i parametri ACI e sono rendicontabili, secondo le tabelle ACI previa dichiarazione sostitutiva di atto di notorietà, rilasciata nei modi di cui al DPR 445/2000, con la quale si attesta di aver effettivamente utilizzato la propria auto per lo spostamento.
Non sono ammesse a rimborso altre spese se non strettamente necessarie e motivate, come esigenze per portatori di handicap con problemi di deambulazione, trasferimenti obbligati in orari non coincidenti con mezzi pubblici o comprovabile indisponibilità degli stessi.
Le amministrazioni pubbliche con il ruolo di Enti Esecutori possono applicare il proprio regolamento interno, se esistente, compatibile con le norme in materia di contabilità generale dello stato ed allegato alla convenzione di finanziamento.
Documenti giustificativi di spesa specifici
Note spese compilate dalla persona autorizzata che ha effettuato la missione rimborsata dall’EE/ER e firmata dal responsabile del progetto;
- Titolo di viaggio intestato, se previsto, alla persona autorizzata e comunque riportante la data di godimento;
- Prospetto riepilogativo del viaggio eventualmente effettuato con mezzo proprio dal quale risultino la tipologia (nome e cilindrata) del mezzo di locomozione, i km di percorrenza, il rimborso spettante in conformità all’autorizzazione all’utilizzo;
- Fattura per autonoleggio, in caso sia stata utilizzata una macchina a noleggio, intestata alla persona autorizzata;
- Fatture o ricevute fiscali attestanti la fruizione del vitto e/o alloggio intestate alla persona autorizzata;
Sono compresi nei costi di mobilità le spese per tasse di entrata e di uscita per i paesi non UE, qualora non fossero comprese nei costi di trasporto aereo
5.4 Ammortamento /locazione (Immobili, Impianti, Macchinari, Attrezzature) Il costo dell'ammortamento di beni ammortizzabili strumentali all'operazione è considerato spesa ammissibile, a condizione che:
- il costo dell'ammortamento venga calcolato conformemente alla normativa vigente;
- tale costo si riferisca esclusivamente al periodo di cofinanziamento dell'operazione in questione.
Si precisa inoltre che la spesa relativa all’ammortamento di un bene è rendicontabile da parte dell’EE a condizione che per l’acquisto del bene non sia già stato concesso un finanziamento comunitario o nazionale e che i beni non siano stati dichiarati come spese rimborsabili.
Le spese per la costruzione e l’acquisto di beni immobili sono ammissibili solo per iniziative realizzate nei Paesi destinatari degli aiuti pubblici allo sviluppo.
La spesa relativa alle strutture logistiche (aule, uffici e altri immobili), ovvero ad impianti, macchinari e attrezzature n di proprietà dell’EE/ER è ammissibile solo in relazione al valore pro-rata dell’ammortamento, calcolato secondo le modalità e le condizioni seguenti:
- i beni non devono aver già usufruito di contributi pubblici8 per la parte di costo storico in base al quale è stata calcolata la quota di ammortamento;
- il costo dell’ammortamento deve essere calcolato secondo le norme fiscali vigenti e in base a coefficienti previsti dal Ministero dell’Economia e delle Finanze;
- il costo di ammortamento deve essere direttamente riferito al periodo dell’iniziativa;
- il bene deve essere inserito nel libro dei cespiti oppure in altra documentazione equivalente.
In base all’articolo 102, comma 5 del Decreto del Presidente della Repubblica 22 dicembre 1986, n. 917, per i beni il cui costo unitario non è superiore a 516,46 euro è consentita la deduzione integrale delle spese di acquisizione nell’esercizio in cui sono state sostenute. Pertanto l’EE/ER può portare a rendiconto la quota parte del costo riferito al periodo di utilizzo del bene in relazione alla specifica attività cofinanziata.
Nel caso in cui le norme di contabilità dell’EE/ER non contemplino espressamente il calcolo dell’ammortamento, ferme restando le precedenti condizioni, la spesa relativa ad impianti, macchinari e attrezzature nonché quella relativa alle strutture logistiche (aule, uffici e altri immobili) di proprietà dell’EE/ER sarà ritenuta ammissibile sulla base delle norme fiscali vigenti, pro-rata, in base a coefficienti previsti dal Ministero dell’Economia e delle Finanze per il periodo dell’iniziativa, applicati al costo storico esposto nella fattura di acquisto o nel computo metrico di costruzione delle opere.
La spesa per la locazione semplice o per il noleggio è sempre ammissibile.
5.5 Acquisti di impianti, attrezzature, macchinari ecc.
Questa categoria di spese comprende le spese sostenute per l’acquisto delle attrezzature (es. macchinari, apparecchi e allestimenti/equipaggiamenti) strettamente necessarie alla attuazione del Progetto e al raggiungimento dei suoi obiettivi. A titolo di esempio, possono rientrare nella presente categoria le seguenti spese:
- attrezzatura strumentale di tipo amministrativo utilizzata per la gestione del progetto (es.: computer, stampanti, proiettori). Per questo tipo di attrezzature l'intero prezzo d'acquisto del bene è ammissibile soltanto nel caso di uso esclusivo per il Progetto e qualora il periodo di ammortamento sia uguale o inferiore alla durata del progetto medesimo, ovvero di cessione finale al Partner estero.
- attrezzatura tecnica per l'attuazione del contenuto proprio del progetto, di utilizzo esclusivo ed essenziale per raggiungerne gli obiettivi (es.: software specifico, strumenti tecnici). Per questo tipo di attrezzature è ammissibile l'intero costo del bene; in tal caso deve essere assicurato il mantenimento della proprietà e della destinazione d'uso dopo la fine del progetto per almeno 5 anni dalla data di erogazione del pagamento finale.
8 Ai fini della rendicontazione delle spese, per “contributi pubblici” si intendono i trasferimenti finanziari di natura non ordinaria, che derivano, ad esempio dal co-finanziamento dei Fondi Strutturali dell’Unione europea. Nel caso di contributi parziali la quota di ammortamento ammissibile a rendicontazione è quella che effettivamente è rimasta a carico dell’EE/E (es. se un padiglione universitario è stato co-finanziato nell’ambito dei fondi strutturali con una aliquota globale del 60% la quota di ammortamento che potrà essere rendicontata sarà calcolata sul rimanente 40% della spesa totale).
In questa categoria di spesa sono compresi anche i costi accessori all'acquisto dei beni, ad esempio trasporto, installazione, consegna, ecc. L'acquisto delle attrezzature e dei macchinari deve avvenire nel rispetto della normativa vigente in materia di appalti pubblici. Nel caso di acquisto di beni strumentali mediante appalti pubblici, gli incarichi di fornitura di beni devono essere attuati in conformità alle norme vigenti in materia di evidenza pubblica e specificatamente ai sensi del Decreto legislativo 12 aprile 2006, n. 163 .In caso di non cessione al Partner estero del bene acquistato sono considerate ammissibili le sole quote di ammortamento come esplicitato in precedenza.
Rientrano in questa voce anche le spese relative all’acquisto di beni la cui vita utile ha durata temporale inferiore o al massimo pari ad un anno (cd. “beni di consumo"). Al fine di una corretta imputazione di tali beni è necessario specificare la pertinenza e la conformità dell’acquisto alle attività di progetto.
Se nel rendiconto finale non sono incluse le voci di spesa relative ad impianti, macchinari e attrezzature nonché quelle relative alle strutture logistiche (aule, uffici e altri immobili), è ammissibile un importo forfettario pari al 5% delle attività svolte in Italia.
5.6 Pubblicità, informazione e materiale didattico
Questa categoria di spesa si riferisce ad attività informative e di comunicazione, se direttamente collegate agli obiettivi di progetto. A titolo esemplificativo, possono essere considerate ammissibili le seguenti spese:
- pubblicità sui mezzi di comunicazione (es. pubblicazioni di bandi, gare ed avvisi su quotidiani;
- conferenze stampa;
- materiale promozionale, e pubblicazioni inerenti le conferenze e i seminari;
- pubblicazione e stampa di pubblicazioni, opuscoli e altri documenti contenenti informazioni generali sul Progetto;
- produzioni video, realizzazione del sito web, CD-Rom, DVD.
Fino all’approvazione di apposite linee guida in materia di visibilità degli interventi della Direzione Generale per la cooperazione allo sviluppo, si terrà conto di quanto segue:
- il materiale informativo e di comunicazione deve obbligatoriamente contenere il logo MAE- DGCS;
- deve essere sempre riportata la dicitura <<l’iniziativa è cofinanziata con fondi del Ministero degli Affari Esteri, Direzione Generale per la cooperazione allo sviluppo>>;
Le spese per pubblicazioni, filmati, stampati vari e manuali proposte nel preventivo e approvate dall’Ente possono essere rendicontate solo se alla richiesta di pagamento del saldo finale risulteranno esplicitate le modalità di reperimento / disponibilità del materiale in questione, allegando comunque un elemento rappresentativo del materiale (es. copertina e indice in caso di pubblicazioni, CD/DVD in caso di elaborati multimediali, ecc.).
5.7 Spese per riunioni
Nella voce “Spese per riunioni”, rientrano le spese sostenute per l’organizzazione e l’attuazione di convegni, seminari, riunioni o altri eventi strettamente necessari al buon esito dell’intervento. In dettaglio, tali spese sono relative a:
- stampa documenti e brochure;
- affitto di sale ed equipaggiamenti;
- pubblicazioni;
- sandwich-lunch, per riunioni di giornate intere;
- spese per attrezzature (ad es. Videoproiettori, cabine interpretariato).
- servizi di interpretazione e traduzione;
- altri servizi e materiali necessari all'organizzazione della riunione.
Tali spese devono essere sostenute esclusivamente per l’espletamento dell’attività del progetto e per ogni evento deve essere indicato lo scopo, i partecipanti, la localizzazione, la durata. Non sono ammissibili spese forfettarie ed è indispensabile supportare gli importi di spesa rendicontati con la documentazione analitica delle spese. Ai fini della certificazione delle spese i Beneficiari di natura pubblica o assimilabile devono produrre, in ottemperanza al dettato normativo di riferimento, la documentazione attestante le procedure di evidenza pubblica seguite per l’assegnazione degli incarichi/servizi.
Documenti giustificativi di spesa specifici
- Contratto o lettera di incarico per la prestazione di servizi;
- Nel caso in cui i servizi abbiano formato l’oggetto di un appalto pubblico, documentazione di gara e contratto di appalto;
- Fattura o altro documento contabile di valore probatorio equivalente intestati all’EE/ER;
- verbali o atti delle riunioni;
- lista dei partecipanti e indicazione del loro ruolo nel progetto;
- copia dei materiali che sono stati distribuiti ai partecipanti;
- altra documentazione utile a giustificazione della spesa.
Documenti giustificativi di pagamento
- Bonifico, assegno circolare o assegno bancario non trasferibile dal quale si evinca l’importo ed il nominativo del percipiente corredato da estratto conto bancario attestante l’effettivo e definitivo esborso finanziario;
5.8 Costi Indiretti (o spese generali)
I costi ammissibili sono i cosiddetti costi “diretti”9, come analiticamente descritti nei precedenti paragrafi. A seconda della tipologia di intervento, tali costi possono essere direttamente connessi a più iniziative realizzate dallo stesso EE/ER. Nel caso, quindi, di connessione non esclusiva e/o parziale, l’EE/ER deve dare dimostrazione della diretta connessione, anche se in quota parte, attraverso determinati e predefiniti criteri di imputazione (es. parametri di consumo fisico-tecnici). Includendo, anche in parte, un determinato costo nella rendicontazione delle spese sostenute per l’attuazione di una convenzione, il legale rappresentante del soggetto tenuto alla rendicontazione implicitamente dichiara di non essersi avvalso di finanziamenti di qualsiasi natura per fare fronte al medesimo costo. Diverse evidenze che dovessero emergere nel corso del controllo della rendicontazione o in momento successivo daranno luogo alla non ammissione della spesa a rendiconto, all’eventuale recupero di somme indebitamente percepite ed alla segnalazione alle autorità competenti.
I costi “indiretti” 10 possono essere imputati all’iniziativa solo attraverso un metodo equo, corretto, proporzionale, e documentabile, comunque non superiore al 7% dei costi diretti.
L’EE/ER dovrà predisporre un prospetto di stima dei costi che rientrano nei costi indiretti / spese generali, con la ripartizione pro-rata attribuita al progetto. In fase di rendicontazione dovranno essere esposti i costi totali, i criteri di ripartizione, gli importi attribuiti al progetto.
Fermo restando che i costi indiretti non possono in nessun caso costituire una duplicazione dei costi diretti ammessi a rendicontazione, a titolo di esempio, nella categoria di costi indiretti sono riconducibili quelli relativi a:
- illuminazione;
- forza motrice;
- riscaldamento e condizionamento;
- spese postali,
- spese telefoniche e per collegamenti telematici.
I costi attribuiti al progetto potranno essere determinati, in modo proporzionale, in relazione alla durata dell'iniziativa finanziata, alla superficie dei locali utilizzati, al numero degli utilizzatori e dei destinatari delle attività progettuali, ecc. . La documentazione giustificativa aggiuntiva da produrre in sede di rendicontazione consiste in un prospetto riepilogativo analitico delle ricevute imputate suddiviso in sottovoci sottoscritto dal legale rappresentante dell'EE/ER, corredato di metodo e prospetto di calcolo illustrativo dell'imputazione pro-quota del costo al progetto.
5.9 Altro
In tale voce residuale rientrano le spese direttamente o indirettamente imputabili a progetto, a costo pieno o pro-rata, che non rientrano nelle voci di spesa precedenti.
Tali spese saranno valutate caso per caso rispettando i criteri di attinenza e pertinenza alle attività di progetto e ai criteri di ammissibilità rivenienti dal dettato normativo.
A titolo esemplificativo, rientrano in tale voce di spesa:
9 Si tratta dei costi direttamente connessi al progetto, ovvero quando possono essere imputati direttamente ed in maniera adeguatamente documentata ad una unità ben definita, di cui è composta l’iniziativa.
10 Si tratta di costi riferibili indirettamente al progetto, non sono o non possono essere direttamente connessi al progetto medesimo, ma possono anche essere collegati alle attività generali dell’organismo che realizza l’iniziativa (Ente Esecutore o realizzatore). Sono costi per i quali è difficile determinare con precisione l’ammontare attribuibile ad un’iniziativa specifica.
- spese di apertura o gestione di c/c dedicati in via esclusiva;
- spese per consulenze contabili e revisioni.
Le spese relative alla progettazione dell’iniziativa, se effettuata dall’EE/ER, sono ammissibili in presenza di adeguata documentazione giustificativa, nei limiti degli importi relativi alla consulenza e, comunque, in misura non superiore allo 0,5% del costo totale dell’iniziativa, con un minimo di 2.500 euro ed un massimo di 20.000 euro.
5.10 Investimenti di piccola scala
In tale voce rientrano le spese relative alla realizzazione di infrastrutture. Esse sono ammissibili solo se aventi un impatto transnazionale (ad esempio sono esclusi gli interventi per strade principali ed autostrade). Gli interventi devono dare risultati concreti, visibili ed innovativi.
6. CONTROLLI E RINVIO
6.1 Documentazione e controlli
I beneficiari di contributi devono dare prova alla DGCS della realizzazione dell’iniziativa e del raggiungimento dei risultati attraverso la presentazione della documentazione elencata negli atti programmatori/dispositivi di attuazione/avvisi pubblici emanati, o al più tardi nell’atto di concessione della sovvenzione (nel caso di iniziative relative alla formazione si potrà far riferimento a rapporti, pubblicazioni, articoli di stampa, timesheet, registri di presenza, ecc.).
Tale documentazione rimane a disposizione per i controlli delle autorità competenti, a giustificazione del riconoscimento del contributo.
Ai sensi dell’art. 15, comma 8 della Legge 26 febbraio 1987, n. 49 la Direzione generale per la cooperazione allo sviluppo può predisporre, su richiesta del Ministro degli affari esteri o del Comitato direzionale, l'effettuazione di particolari controlli, che siano riferiti a singoli progetti ed abbiano carattere temporaneo, da parte di organismi terzi e indipendenti, sugli studi, sulle progettazioni e sulle realizzazioni attuate.
6.2 Casi non disciplinati e rinvio
Per i casi non contemplati dal presente vademecum si applicano le norme generali in materia di contabilità dello Stato.
In mancanza e per quanto compatibili, si applicano:
- le norme in materia di ammissibilità della spesa ai progetti co-finanziati dai Fondi Strutturali dell’Unione europea contenute nei regolamenti comunitari, nelle pertinenti norme nazionali e nelle circolari ministeriali applicabili ai programmi operativi nazionali (per le iniziative realizzate in Italia);
- le norme in materia di ammissibilità della spesa ai progetti co-finanziati dai Fondi dell’Unione europea operanti nei territori in cui sono localizzate le iniziative (per le iniziative realizzate all’estero).
PARTE I: DICHIARAZIONE SULLA REGOLARITA’ DELLA SPESA E RICHIESTA DI PAGAMENTO
Al Ministero degli Affari Esteri,
Direzione Generale per la Cooperazione allo sviluppo
Il sottoscritto
nato a
il
rappresentante dell’Ente
Esecutore , designato con atto nr. del , consapevole delle sanzioni penali, nel caso di dichiarazioni non veritiere e falsità negli atti, richiamate dall’art.76 D.P.R. 445 del 28/12/2000, ai sensi degli articoli 46 e 47 del DPR 445/2000, in relazione all’iniziativa di cooperazione allo sviluppo denominata (TITOLO DELL’INIZIATIVA, CODICE AID)
DICHIARA
- che tutte le spese comprese nel rendiconto allegato sono conformi ai criteri di ammissibilità delle spese stabiliti dalla normativa vigente e degli altri atti vincolanti, con particolare riferimento al Codice dei contratti pubblici, alle norme in materia di reclutamento del personale, alla Legge 49/1987, al DPR 177/1988, alla convenzione di finanziamento, al Manuale di procedura tecnica amministrativa e contabile per interventi di cooperazione allo sviluppo co-finanziati dal Ministero degli Affari Esteri- Direzione Generale per la Cooperazione allo Sviluppo (artt. 7 e 18 del dpr 177/1988), agli altri allegati alla convenzione di finanziamento;
- che la ricerca e selezione delle ONG idonee coinvolte a vario titolo nell’iniziativa (TITOLO DELL’INIZIATIVA, CODICE AID) si sono svolte nel rispetto dei principi di parità di trattamento, non discriminazione, trasparenza, proporzionalità, pubblicità, imparzialità, rotazione degli affidamenti;
- che il rendiconto di spesa allegato (parte II), ripartito per rubriche e categorie, si basa su una chiusura dei conti al XX/XX/XXXX, data ultima delle spese stabilita nella convenzione;
- che il rendiconto di spesa allegato (parte II) è corretto, è stato ricontrollato e riconciliato con il sistema contabile dell’EE/ER e per tutti gli importi sono presenti documenti giustificativi e prove dell’avvenuto pagamento verificabili;
- che il quadro riassuntivo delle procedure di affidamento allegato (parte III) è comprensivo di tutti i contratti, comunque denominati, relativi a trasferimenti di risorse finanziare per l’esecuzione dell’iniziativa o di parte di essa;
- che l’iniziativa è stata realizzata conformemente alle Linee Guida della Cooperazione allo Sviluppo 2013-2015 (AGGIORNARE QUANDO NECESSARIO E AGGIUNGERE LE LINEE GUIDA SETTORIALI, SE PERTINENTI );
- che tutte le spese comprese nel rendiconto di spesa allegato (parte II) sono state sostenute esclusivamente per l’attuazione dell’iniziativa di cooperazione allo sviluppo denominata (TITOLO
DELL’INIZIATIVA, CODICE AID), dopo il
(cifra esatta con due decimali);
e sono pari a euro
- che il contributo della Direzione Generale per la Cooperazione allo Sviluppo è pari a euro
(cifra esatta con due decimali);
CHIEDE
previa l’effettuazione dei controlli e delle verifiche dei competenti Uffici e delle competenti autorità, il trasferimento del contributo della DGCS pari a euro (cifra esatta con due decimali)
Luogo e data Nome, qualifica, firma e timbro
PARTE II: MODELLO PER IL RENDICONTO
(da allegare anche su supporto informatico)
CATEGORIE DI SPESA | I | II | III | TOTALE |
A. PROGETTAZIONE (0,5% costo totale, min. 2.500 euro max 10.000 euro, cfr. par. 5.9) | ||||
B. AMMORTAMENTO / LOCAZIONE (cfr. par. 5.4) | ||||
C. ACQUISITI DI IMMOBILI / BENI USATI (cfr. par. 4.2.3) | ||||
C. IMPIANTI, MACCHINARI, ATTREZZATURE (cfr. par. 5.4) | ||||
C.1 Ammortamento / locazione impianti | ||||
C.2 Ammortamento / locazione macchinari | ||||
C.3 Ammortamento / locazione attrezzature | ||||
C.4 Beni dal costo unitario < 516,46 euro | ||||
C.5 Costi forfettari (max 5% del totale delle spese sostenute in Italia. In questo caso le voci C.1-C.4 devono essere azzerate) | ||||
D. PUBBLICITA’, INFORMAZIONE E MATERIALE DIDATTICO (cfr. par. 5.6) | ||||
E. RISORSE UMANE (cfr. par. 5.1) | ||||
E.1 Spese sostenute all’estero | ||||
E.2 Spese sostenute in Italia | ||||
E.3 Personale interno | ||||
E.4 Personale Esterno | ||||
F. INCARICHI A TITOLARI DI CARICHE SOCIALI E SPESE PER RIUNIONI (cfr. par. 5.1.3 e par. 5.7) | ||||
F.1 Incarichi | ||||
F.2 Riunioni | ||||
G. VIAGGIO E SOGGIORNO (cfr. par. 5.3) | ||||
H. XXXXX XXXXXXXXX (max 7% spesa totale, cfr. par. 5.8) | ||||
I. ALTRO (cfr. par. 5.9) | ||||
L. INVESTIMENTI DI PICCOLA SCALA (cfr. par. 5.10) | ||||
M. TOTALE PARZIALE | ||||
N. AFFIDAMENTI (cfr. par. 5.2 e Allegato 1, Parte III, lettera “C”) | ||||
TOTALE |
ALLEGATO 1
PARTE III: PIANO DEGLI AFFIDAMENTI
DESCRIZIONE | IMPORTO TOTALE | OGGETTO DEI LAVORI / SERVIZI /BENEFICI ECONOMICI | PROCEDURA DI SELEZIONE CONNESSA ALL’IMPORTO (d.lgs. 163/2006, specificare l’articolo pertinente / L. 241/90, art. 12) | PROCEDURA DI SELEZIONE EFFETTIVAMENTE ESEGUITA | NOTE |
A. CONTRATTI / CONVENZIONI | |||||
Contratto/Convenzione n. 1 (indicare CIG) | |||||
Contratto/Convenzione n. 2 (indicare CIG) | |||||
Contratto/Convenzione n. 3 (indicare CIG) | |||||
Contratto/Convenzione n. (.) (indicare CIG) | |||||
B. SOVVENZIONI/CONTRIBUTI/ONG IDONEE | |||||
Procedura nr. 1 | |||||
Procedura nr. 2 | |||||
Procedura nr. (…) | |||||
C. TOTALE PARZIALE (da riportare in Allegato 1, Parte II, lettera “N”) | |||||
E. ALTRE SPESE (Allegato 1, Parte II, lettera “M”) | |||||
TOTALE (nb: il totale deve coincidere con il totale della “Parte II” |
ALLEGATO 2
CERTIFICATO DI AUDIT SULLA RENDICONTAZIONE FINALE
DELLE CONVENZIONI EX ARTICOLI 7 E 18 DEL D.P.R. n. 177/1988
All’Ente Esecutore (INDICARE IL NOME) Al Ministero degli Affari Esteri,
Direzione Generale per la Cooperazione allo sviluppo
1. INTRODUZIONE
Il sottoscritto , Revisore Legale dei Conti / Dottore Commercialista, a tal scopo designato dall’Ente Realizzatore, ha esaminato la documentazione amministrativo-contabile relativa all’iniziativa di cooperazione allo sviluppo denominata (TITOLO DELL’INIZIATIVA, CODICE AID) ed ha effettuato le verifiche ed i test di audit ritenuti necessari.
Il sottoscritto dichiara di aver avviato le attività di audit dopo l’acquisizione ai propri atti della prova dell’avvenuta notifica alla DGCS del conferimento di incarico per il rilascio del presente certificato di audit.
Il sottoscritto dichiara di aver programmato ed effettuato i lavori al fine di ottenere ragionevoli garanzie circa la correttezza e la validità dei rendiconti relativi al saldo finale dell’iniziativa di cooperazione (CODICE AID) e circa la legittimità e regolarità delle transazioni collegate, coperte dal rendiconto finale.
2. PORTATA DELL’ESAME
L’esame è stato effettuato conformemente ai Principi di Revisione Internazionali (ISA) ed ha riguardato il rispetto della normativa vigente e degli altri atti vincolanti, con particolare riferimento al Codice dei contratti pubblici, alla Legge 49/1987, al DPR 177/1988, alla convenzione di finanziamento, al vademecum sui costi ammissibili nelle convenzioni ex art. 7 e 18 del DPR 177/1988, agli altri allegati alla convenzione di finanziamento.
A seconda dei casi:
Sono stati effettuati controlli documentali e in loco, nei luoghi di realizzazione dell’iniziativa.
Oppure:
Sono stati effettuati esclusivamente controlli documentali e non sono stati effettuati controlli in loco in quanto (INDICARE I MOTIVI, es. questioni di sicurezza, limitata complessità delle operazioni, costi eccessivi delle trasferte, ecc).
A seconda dei casi:
Non sono stati posti limiti alla portata dell’esame.
Oppure:
La portata dell’esame è stata limitata dai seguenti fattori: a)
b)
c), ecc.
(Indicare eventuali limiti alla portata dell’esame, per esempio problemi sistematici, carenze del sistema di gestione e di controllo, assenza di documenti giustificativi, casi oggetto di procedimenti giudiziari, ecc. e stimare l'importo delle spese).
3. IRREGOLARITÀ E TASSI DI ERRORE
A seconda dei casi:
I casi di irregolarità e i tassi di errore riscontrati nell’attività di audit non sono tali da escludere un parere senza riserve dato il trattamento efficace di tali problemi da parte degli uffici competenti dell’Ente Esecutore.
Oppure:
I casi di irregolarità e i tassi di errore riscontrati nel corso dell’attività di audit e il loro trattamento da parte degli uffici competenti sono tali da escludere un parere senza riserve. Un elenco di tali casi figura in allegato assieme all’indicazione del loro eventuale carattere sistematico e dell’entità del problema. Gli importi delle spese totali dichiarate e del contributo pubblico che potrebbero essere interessati sono, rispettivamente, di […].
4. PARERE
A seconda dei casi:
(Parere senza riserve)
Se non sono stati posti limiti alla portata dell’esame e se i casi di irregolarità e i tassi di errore riscontrati così come il loro trattamento da parte degli uffici competenti non sono tali da escludere un parere senza riserve:
Sulla base dell’esame di cui sopra il sottoscritto ritiene che il rendiconto finale rispecchi fedelmente, sotto tutti gli aspetti principali, le spese sostenute nel contesto dell’iniziativa di cooperazione allo sviluppo (CODICE AID) attesta la validità della richiesta di pagamento del saldo finale del contributo pubblico nonché la legittimità e regolarità delle transazioni collegate, relative al rendiconto finale della spesa.
Oppure:
(Parere con riserva)
Se sono stati posti limiti alla portata dell’esame e/o se i casi di irregolarità e i tassi di errore riscontrati così come il loro trattamento da parte dell’Ente Esecutore richiedono un parere con riserva, ma non giustificano un parere negativo per tutte le spese interessate:
Sulla base dell’esame di cui sopra il sottoscritto ritiene che il rendiconto finale di spesa rispecchi fedelmente, sotto tutti gli aspetti principali, le spese sostenute nel contesto dell’iniziativa (CODICE AID) e attesta la validità della richiesta di pagamento del saldo finale del contributo pubblico nonché la legittimità e regolarità delle transazioni collegate, coperte dalla dichiarazione finale di spesa, ad esclusione di ciò che riguarda gli aspetti indicati al punto 2 e/o le osservazioni di cui al punto 3 relativi ai tassi di errore, ai casi di irregolarità e al loro trattamento da parte dell’Ente Esecutore, la cui incidenza è quantificata sopra. Egli stima che l’impatto di tali limiti sia pari al […] del totale delle spese incluse nel rendiconto. Il contributo pubblico è pertanto di […].
Oppure:
(Parere negativo)
Se sono stati posti notevoli limiti alla portata dell’esame e/o se i casi di irregolarità e i tassi di errore riscontrati così come il loro trattamento da parte dell’Ente Esecutore sono tali che non è possibile trarre una conclusione sull’affidabilità del rendiconto finale di spesa senza un considerevole lavoro supplementare:
Sulla base dell’esame di cui sopra e in particolare alla luce degli aspetti di cui al punto 2 e/o dei tassi di errore e dei casi di irregolarità nonché del loro trattamento insoddisfacente da parte dell’Ente Esecutore indicati al punto 3 il sottoscritto ritiene che la dichiarazione finale di spesa non rispecchi fedelmente, sotto tutti gli aspetti principali, le spese sostenute nel contesto dell’iniziativa di cooperazione allo sviluppo (CODICE AID) e che pertanto la richiesta di pagamento del saldo finale del contributo pubblico non sia valida e le transazioni collegate, coperte dal rendiconto finale di spesa, non siano legittime né regolari.
Data Firma
Allegato (eventuale,cfr. paragrafo 3)
Elenco dei casi di irregolarità e tassi di errore
riscontrati nel corso dell’attività di audit e il loro trattamento da parte degli uffici competenti
Descrizione caso | Importo direttamente collegato | Entità e sistematicità del problema (es. presenza di altre spese simili e/o stesso beneficiario, ecc. non oggetto di campionamento e/o verifiche approfondite) | Azione correttiva svolta dall’EE/ER in relazione al caso riscontrato ed agli altri casi potenziali | Importo totale che si stima sia ancora presente nel rendiconto |
Caso nr. 1: | ||||
Caso nr. 2: | ||||
Caso nr. 3: | ||||
Caso nr. (..): | ||||
TOTALE | ||||