CONTRATTO NOLEGGIO PREFISSO AZIENDALE SUPPLEMENTARE UPC
CONTRATTO NOLEGGIO PREFISSO AZIENDALE SUPPLEMENTARE UPC
Da compilare e ritornare (tutte le pagine + copia pagamento) a GS1 Italy (fax: 00.00000000; email: xxxxxxxxx@xx0xx.xxx)
1. Premessa
GS1 Italy è un centro di competenza e di servizi per le imprese italiane. Rappresenta in Italia GS1, organizzazione internazionale no- profit che amministra l’omonimo sistema (in precedenza denominato sistema EAN/UCC). GS1 Italy si propone di perseguire la diffusione degli strumenti di raccordo tecnico tra industria e distribuzione secondo le specifiche elaborate a livello internazionale da GS1.
GS1 (precedentemente denominato Ean International) definisce le specifiche tecniche a livello internazionale per la gestione dell’omonimo sistema. Le organizzazioni nazionali di codifica presenti in ogni paese (in Italia GS1 Italy) sono responsabili dell'attribuzione dei prefissi nella nazione di riferimento e dell’implementazione del sistema e delle regole a livello nazionale.
GS1 System è il sistema per la codifica dei prodotti più diffuso a livello mondiale.
Il sistema consente alle imprese di identificare oggetti, servizi, luoghi, funzioni e persone in maniera univoca in tutto il mondo, utilizzando numeri di identificazione che possono essere rappresentati in forma di simboli a barre sugli oggetti ovvero utilizzati come chiavi univoche condivise nei sistemi informativi.
Utente del Sistema GS1 è la persona fisica o giuridica titolare del marchio che aderisce al Sistema GS1 per l’uso dell’omonimo standard. L’adesione al Sistema GS1 può avvenire tramite l’adesione a una delle associazioni di comparto (IBC – Associazione Industrie Beni di Consumo; ADM – Associazione Distribuzione Moderna) oppure direttamente tramite accordo contrattuale con GS1 Italy. Il venire meno per qualsivoglia motivo del rapporto di adesione al sistema in senso ampio comporta l’esclusione dal Sistema GS1 con connesso ritiro del prefisso aziendale GS1 “Master” e la perdita della qualifica di Utente del Sistema GS1.
GS1 Registry Platform è una piattaforma GS1 per la raccolta e la condivisione delle informazioni di prodotto.
2. Obiettivo del servizio
GS1 Italy ha messo a punto un servizio di noleggio prefissi aziendali UPC per i soggetti persone fisiche e giuridiche, i cui clienti nordamericani non si sono adeguati alla lettura dei codici a 13 cifre (Programma Sunrise 2005).
3. Descrizione del servizio
L’attribuzione di un prefisso aziendale UPC avviene previa sottoscrizione del contratto di noleggio da parte del soggetto persona fisica o giuridica titolare del marchio (di seguito il “Noleggiante), cui il codice viene attribuito per identificare il proprietario del marchio e responsabile della commercializzazione del prodotto.
Condizione essenziale per il noleggio di un prefisso aziendale UPC supplementare è la restituzione a GS1 Italy di copia del contratto accettato in ogni sua parte e sottoscritto dal Noleggiante, unitamente al “MODULO RICHIESTA PREFISSO AZIENDALE U.P.C.” e alla copia del pagamento con numero di CRO attribuito dalla banca al bonifico per il canone di noleggio (comprensivo di Iva al 22%) relativo al primo anno e calcolato in base al tipo e al numero di chiave GS1 richieste.
Il noleggio del prefisso aziendale UPC prevede il rilascio da parte di GS1 Italy di un prefisso aziendale che può essere a scelta:
• Prefisso aziendale UPC a 8 (otto) cifre | blocco numeri UPC-12 totali: 1.000 (mille) |
• Prefisso aziendale UPC a 6 (sei) cifre | blocco numeri UPC-12 totali: 100.000 (centomila) |
Il servizio è attivo solo per le aziende che fanno già parte del sistema GS1 (prefisso aziendale GS1 “master”).
Non è possibile per alcuno sub-assegnare prefissi aziendali UPC che gli sono stati attribuiti - salvo e impregiudicato quanto precisato al punto 6-n -, essendo GS1 Italy unico soggetto in grado di garantire l’integrità della relazione tra prefisso aziendale UPC e dati identificativi del Noleggiante sulla banca dati globale GEPIR (Global Electronic Party Information Registry).
Il servizio prevede il pagamento di un canone annuale (01 gennaio – 31 dicembre) di noleggio.
4. Corrispettivi
Il corrispettivo annuale (01 gennaio – 31 dicembre) di noleggio per il prefisso UPC è il seguente:
• Prefisso aziendale UPC a 8 cifre | € 50,00 + IVA 22% |
• Prefisso aziendale UPC a 6 cifre | € 500,00 + IVA 22% |
Il listino per ogni prefisso aziendale UPC richiesto è visionabile sul sito internet ufficiale di GS1 Italy.
Il listino può essere rivisto con cadenza annuale; GS1 Italy si obbliga in tal caso a comunicare preventivamente le variazioni al Noleggiante.
Il canone di noleggio per il rinnovo annuale (01 gennaio – 31 dicembre) deve essere saldato puntualmente a ricevimento fattura. I canoni non sono rimborsabili né trasmissibili, né rivalutabili, né frazionabili.
Prima di procedere con l'attivazione di noleggi supplementari, verrà richiesto il saldo di eventuali documenti contabili scaduti ed impagati.
5. Validità del noleggio
Il noleggio ha validità anno civile (01 gennaio – 31 dicembre).
Il noleggio si intenderà tacitamente e annualmente rinnovato per pari periodo, qualora il Noleggiante non comunichi per iscritto a GS1 Italy la determinazione di avvalersi della libera facoltà di disdetta per la prima scadenza contrattuale o per le successive mediante lettera raccomandata con avviso di ricevimento, o raccomandata PEC (xxxxxxxxxx@xxx.xx0xx.xxx) da recapitarsi con preavviso minimo di mesi 3 (tre).
In caso di formale e tempestiva disdetta, alla scadenza dell’anno civile (31 dicembre) il contratto di noleggio perderà efficacia e giuridica valenza, con inibizione all’ulteriore utilizzo da parte del Noleggiante e legittimazione di GS1 Italy all’immediato ritiro del prefisso aziendale UPC ed eventuale assegnazione ad altro utente.
La disdetta di noleggio non annulla l’obbligo al saldo del corrispettivo annuale (01 gennaio – 31 dicembre) di riferimento.
6. Clausole contrattuali
a) Il servizio è attivo solo per i soggetti che fanno già parte del sistema GS1 (uso del prefisso aziendale GS1 di base “master”).
b) Il prefisso aziendale UPC noleggiato appartiene a GS1 Italy.
c) Il prefisso aziendale UPC noleggiato viene gestito e attribuito da GS1 Italy al Noleggiante, il quale si impegna ad utilizzarlo secondo le regole del sistema GS1.
d) Il Noleggiante è responsabile dell’applicazione del GTIN (Global Trade Item Number), cioè del codice a barre, indipendentemente da chi o dove è stato prodotto, confezionato, assemblato il bene.
e) Il prefisso aziendale UPC noleggiato deve essere utilizzato per gli scopi previsti.
f) Il Noleggiante si impegna a garantire che i codici costruiti partendo dal prefisso aziendale UPC siano letti correttamente lungo tutta la filiera di riferimento. GS1 Italy non è responsabile dei problemi causati da un’errata applicazione degli standard GS1.
g) Il Noleggiante è responsabile del rispetto delle norme che sottendono il sistema GS1. Tali indicazioni sono raccolte nel Manuale delle Specifiche GS1. La versione aggiornata è disponibile sul sito internet ufficiale di GS1 Italy.
h) In caso di disdetta del prefisso aziendale GS1 di base, non sarà possibile mantenere il noleggio degli eventuali prefissi aziendali UPC noleggiati. La disdetta del prefisso aziendale GS1 di base inficia automaticamente il noleggio dei prefissi aziendali UPC, che verranno pertanto ritirati da GS1 Italy;
i) Il Noleggiante non ha alcun titolo a vendere, ad affittare, a sub-affittare, né a considerare il prefisso UPC, e i codici da esso derivati, come una sua proprietà. GS1 Italy è l’unico soggetto abilitato in Italia ad attribuire, trasferire, ritirare i prefissi aziendali UPC.
j) Il Noleggiante ha l'obbligo di comunicare tempestivamente qualsiasi variazione sui dati comunicati al momento della sottoscrizione del contratto (cambio ragione sociale, forma giuridica, ecc). GS1 Italy verifica periodicamente l’integrità della propria base dati anagrafica utilizzando Banche Dati Pubbliche (es. Camere di Commercio, Banche dati dei bilanci, ecc.).
k) Nei casi di acquisizione, fusione, incorporazione, cessione di azienda, di ramo d’azienda, di marchio, il Noleggiante deve dare immediata comunicazione a GS1 Italy e verificare se esistono i presupposti per un eventuale trasferimento del prefisso aziendale UPC noleggiato. Rimane di GS1 Italy la facoltà di fornire la propria approvazione e trasferire così al soggetto richiedente il prefisso aziendale UPC.
l) In tutti i casi in cui si rileva un utilizzo errato o fraudolento del prefisso aziendale UPC noleggiato, nonché dei codici da esso derivanti, GS1 Italy si riserva la facoltà di ritirare immediatamente tale prefisso aziendale e a inibirne la lettura in tutti i punti della filiera. GS1 Italy si riserva altresì la facoltà di intraprendere le azioni necessarie. GS1 Italy si riserva di provvedere analogamente nel caso in cui sia omessa la comunicazione di cui al punto 3-n) sotto
m) Il Noleggiante si impegna a saldare nei tempi stabiliti la fattura per il rinnovo del canone di noleggio. In caso di insolvenza GS1 Italy può procedere con il ritiro e la disabilitazione del prefisso aziendale UPC e di tutti i codici da esso derivanti.
n) Nei casi in cui il Noleggiante affitti integralmente o parzialmente la propria azienda o un ramo della stessa, oppure conceda in licenza d’uso esclusiva o non esclusiva il proprio marchio a soggetti terzi non utenti di GS1 Italy, l’affittante/licenziante dovrà darne immediatamente – e comunque non oltre trenta giorni dal perfezionamento del contratto stesso – comunicazione scritta a GS1 Italy, specificandone tutti i dettagli (durata, natura, ecc.). Nelle fattispecie in questione, è fatto obbligo a carico dell’affittante/licenziante di sottoscrivere una scrittura privata con GS1 Italy e l’affittuario/licenziatario che disciplini – relativamente all’utilizzo del prefisso aziendale GS1 – diritti e obblighi in capo alle parti e preveda inter alia l’obbligo dell’affittante/licenziante di garantire in ogni caso e in via solidale con l’affittuario/licenziatario il pagamento della quota associativa e dei contributi annuali dovuti. È in ogni caso fatto obbligo all’affittante/licenziante di continuare a corrispondere la quota associativa e i contributi annuali dovuti fino al momento dell’effettiva comunicazione a GS1 Italy di cui sopra.
o) È facoltà del Noleggiante disdire il presente contratto alle condizioni e modalità esposte al superiore punto 5. È facoltà di GS1 Italy procedere alla risoluzione de jure del contratto di noleggio (e procedere quindi al ritiro unilaterale del prefisso) nei soli casi di inadempimento del Noleggiante agli obblighi contrattualmente assunti, così come per l’instaurarsi a suo carico di procedure concorsuali. Ricorrendo tali ipotesi, GS1 Italy sarà autorizzata – con decorrenza dal 16° giorno successivo alla formulata intimazione di inadempimento o dalla conoscenza delle precitate procedure e senza ulteriore comunicazione – all’immediato ritiro e/o trasferimento del prefisso aziendale, senza obbligo di alcun preavviso.
p) GS1 Italy non fornisce software, hardware, programmi di gestione delle anagrafiche, ecc. Tali aspetti vengono gestiti e sovrintesi direttamente dal Noleggiante.
q) Con la sottoscrizione del presente contratto, tutti i dati relativi al Noleggiante e ai suoi prodotti a marchio verranno raccolti da GS1 Italy e condivisi sulla piattaforma GS1 Registry Platform con il solo scopo di garantire agli utenti del sistema GS1 dati di qualità all’interno di un sistema affidabile. Il Noleggiante presta al riguardo il proprio consenso e si impegna a cooperare nell’espletamento di questa attività svolta da GS1 Italy.
r) Nel caso in cui il prefisso aziendale UPC venga utilizzato per creare un identificativo univoco per specifici prodotti regolamentati (a titolo esemplificativo nel caso del c.d. UDI per i dispositivi medici regolamentati), GS1 Italy (e per quanto di propria competenza anche GS1): (1) saranno soggetti all’obbligo di natura normativa e regolamentare di condividere il prefisso aziendale GS1 ed ogni altro dato relativo al Noleggiante con ogni ente regolamentare competente e non potranno essere considerati responsabili di qualsivoglia conseguenza pregiudizievole possa derivare al Noleggiante o a soggetti terzi dall’incompletezza, erroneità o mera imprecisione delle informazioni fornite dal Noleggiante stesso, e (2) in caso di utilizzo illegittimo o in ogni caso non conforme degli standard GS1 relativi a specifici prodotti regolamentati (a titolo esemplificativo nel caso del c.d. UDI per i dispositivi medici regolamentati), anche con riferimento all’implementazione degli stessi nella giurisdizione rilevante, si riservano il diritto di adottare ogni opportuno provvedimento, anche di intesa con l’ente regolamentare competente, per regolare l’utilizzo del prefisso aziendale GS1 (inclusa la sospensione e la revoca della licenza di noleggio) al fine di garantire il pieno rispetto dei requisiti previsti dalla giurisdizione rilevante.
7. Modifica unilaterale del contratto e recesso
GS1 Italy si riserva espressamente la facoltà di modificare unilateralmente le clausole del presente contratto previa comunicazione scritta da inviare al Noleggiante con preavviso di almeno 60 giorni rispetto alla data di entrata in vigore della comunicata modifica contrattuale.
A fronte di tale comunicazione di modifica unilaterale il Noleggiante ha diritto a esercitare, tramite comunicazione scritta da inviare a GS1 entro trenta giorni dalla data di ricezione della comunicazione di modifica, il diritto di recesso dal presente contratto.
8. Legge applicabile e Foro competente
Il presente contratto è regolato dalla Legge italiana. Tutte le controversie che dovessero sorgere dall’interpretazione, esecuzione e risoluzione del presente contratto, che non sia possibile risolvere in via amichevole, saranno demandate in via esclusiva al Foro di Milano, con espressa esclusione di ogni Foro concorrente.
9. Informativa dei dati personali
Il Noleggiante, sottoscrivendo il presente contratto, dichiara di aver ricevuto da GS1 Italy copia del documento di “Informativa sul trattamento dei dati personali ai sensi dell’art. 13 del Regolamento UE 2016/679 (“GDPR”).
10. Oneri contrattuali
Tutti gli oneri fiscali diretti ed indiretti derivanti dal presente contratto sono a carico del Noleggiante. Letto, confermato e sottoscritto.
Data | Timbro e firma del Noleggiante |
GS1 Italy | ||
Data | Data della firma del noleggiante | GS1 Italy |
Il Noleggiante dichiara di aver letto, compreso e di approvare specificamente ai sensi degli artt. 1341 e 1342 c.c. le seguenti clausole: art. 3 (Descrizione del servizio) – art. 5 (Validità del noleggio) – art. 6 (Clausole contrattuali) – art. 7 (Modifica unilaterale delle condizioni di accesso e recesso) – art. 8 (Legge applicabile e Foro competente).
Data | Timbro e firma del Noleggiante |
INDICARE LA QUANTITA’ DI PREFISSI AZIENDALI UPC SUPPLEMENTARI DA NOLEGGIARE
N. _ |
Data | Timbro e firma del Noleggiante |
A) DATI ANAGRAFICI DEL NOLEGGIANTE
Ragione Sociale - Nominativo | ||
Partita I.V.A. | Codice fiscale | |
Indirizzo | ||
Città | CAP | Prov. |
Telefono | Fax | |
E-mail aziendale | ||
E-mail certificata* | ||
Sito web | ||
Referente per i codici | ||
Qualifica aziendale | ||
E-mail personale | ||
Referente per la contabilità fornitori | ||
Qualifica aziendale | ||
E-mail personale | ||
DATI PER LA FATTURAZIONE ELETTRONICA | |
Codice Univoco Destinatario SDI | |
Posta elettronica certificata PEC |
*Obbligatorio per le Società e i Professionisti, ai sensi del D.L. n. 185 del 29/11/2008, convertito nella Legge n. 2 del 28/01/2009.
Data | Timbro e firma del Noleggiante |
B) INFORMAZIONI DEL CLIENTE AMERICANO CHE CHIEDE LO UPC SUI VOSTRI PRODOTTI (OBBLIGATORI)
Name of the company (requiring UPC in USA) |
City and State |
Company contact name |
Contact’s e-mail |
Contact’s phone number |
C) DATI PER LA FATTURAZIONE
(da compilare SOLO nel caso in cui i dati per la fatturazione NON coincidano con quelli per l’attribuzione del prefisso aziendale UPC supplementare)
Ragione Sociale - Nominativo | ||
Partita I.V.A. | Codice fiscale |
|
Indirizzo | ||
Città | CAP | Prov. |
Telefono | Fax | |
E-mail aziendale | ||
Referente per la contabilità fornitori | ||
Qualifica aziendale | ||
E-mail personale | ||
DATI PER LA FATTURAZIONE ELETTRONICA | ||
Codice Univoco Destinatario SDI | ||
Posta elettronica certificata PEC | ||
Data | Timbro e firma del Noleggiante |
DESCRIZIONE | CANONE ANNUALE PER SINGOLO PREFISSO AZIENDALE UPC (anno civile 01 gennaio – 31 dicembre) |
Prefisso aziendale UPC di 8 cifre (1.000 numeri UPC-12) | € 61,00 (€ 50,00 + IVA 22%) |
Prefisso aziendale UPC di 6 cifre (100.000 numeri UPC-12) | € 610,00 (€ 500,00 + IVA 22%) |
COORDINATE BANCARIE PER IL NOLEGGIO PREFISSO AZIENDALE UPC SUPPLEMENTARE
Conto corrente intestato a GS1 Italy su Intesa Sanpaolo – Xxxxx Xxxxxxx 00 – Milano IBAN: XX00 X000 0000 0000 0000 0000 000 BIC/SWIFT: XXXXXXXX |
Attenzione: si prega di riportare nella causale l’esatta ragione sociale dell’azienda e non il nome del mandante del pagamento. In mancanza di una delle firme richieste il contratto non potrà essere accettato. L’attribuzione del nuovo prefisso aziendale UPC supplementare avverrà a pagamento effettuato. Una volta ricevuto il contratto e la copia del bonifico, il noleggio verrà attivato entro tre giorni lavorativi. Il referente per i codici EAN riceve via email la conferma dell’assegnazione del nuovo prefisso supplementare. La fattura dell’importo saldato viene invece inviata sempre tramite posta elettronica al referente per la contabilità. |
Da compilare e ritornare (tutte le pagine + copia pagamento) a GS1 Italy (fax: 00.00000000; email: xxxxxxxxx@xx0xx.xxx)
GS1 XXXXX
Xxxxxxxxx | Xxxxxx Xxxxxxxxx 0 – 00000 Xxxxxx |
Partita Iva | 06758670969 |
Codice fiscale | 00000000000 |
Telefono | 00 0000000 |
Fax | 00 00000000 |
PEC | |
Sito web |
Informativa sul trattamento dei dati personali ai sensi dell'art. 13 del Regolamento UE 2016/679 (“GDPR”)
La presente informativa è resa nell’ambito di un servizio B2B offerto dal Titolare del trattamento. I dati personali delle persone fisiche sono trattati esclusivamente nell’ambito dei rapporti intercorrenti tra le parti.
Chi siamo e cosa facciamo dei tuoi dati personali?
GS1 Italy con sede in 00000 Xxxxxx (XX), Xxx X. Xxxxxxxxx 0, (di seguito anche il “Titolare”), in qualità di titolare del trattamento, si preoccupa della riservatezza dei tuoi dati personali e di garantire ad essi la protezione necessaria da ogni evento che possa metterli a rischio di violazione.
Il Titolare mette in pratica policy e prassi aventi riguardo alla raccolta e all’utilizzo dei dati personali e all’esercizio dei diritti che ti sono riconosciuti dalla normativa applicabile. Il Titolare ha cura di aggiornare le policy e le prassi adottate per la protezione dei dati personali ogni volta che ciò si renda necessario e comunque in caso di modifiche normative e organizzative che possano incidere sui trattamenti dei tuoi dati personali.
Come e perché GS1 Italy raccoglie e tratta i tuoi dati?
Il Titolare raccoglie e/o riceve le informazioni che ti riguardano, quali: ragione sociale, nome, cognome, codice fiscale, indirizzo fisico e telematico, numero di telefono fisso e/o mobile, nonché i dati relativi alla tua attività commerciale e/o professionale.
I dati raccolti servono al Titolare per adempiere a finalità strumentali e funzionali allo svolgimento del rapporto contrattuale e/o precontrattuale e all’adempimento degli obblighi di legge e di regolamento a cui il Titolare è tenuto in funzione dell’attività esercitata. La comunicazione dei tuoi dati personali avviene principalmente nei confronti di terzi e/o destinatari la cui attività è necessaria per la gestione del rapporto instaurato con il Titolare, e anche per rispondere a determinati obblighi di legge. Ogni comunicazione che non risponde a tali finalità sarà sottoposta al tuo consenso.
Il Titolare non trasferisce i tuoi dati personali in paesi extra UE. I tuoi dati personali non saranno in alcun modo diffusi o divulgati verso soggetti indeterminati e non identificabili neanche come terzi.
Le informazioni personali che ti riguardano saranno trattate per:
1) La gestione del rapporto contrattuale e dei conseguenti adempimenti anche normativi.
Il trattamento dei tuoi dati personali avviene per dar corso alle attività preliminari e conseguenti alla gestione del tuo rapporto con il Titolare e a quelle strumentali e funzionali al suo svolgimento, nonché per l’adempimento di ogni altro obbligo discendente dal contratto.
Gli obblighi a cui il Titolare deve adempiere in dipendenza del contratto e di normative specifiche che lo disciplinano, sono quelli di:
• Tenuta della contabilità.
• Monitoraggio/aggiornamento delle condizioni del servizio.
I dati personali che il Titolare tratta per le finalità di cui sopra, sono, tra gli altri:
• Ragione sociale(*), nome(*), cognome(*), codice fiscale(*), indirizzo fisico(*) e telematico(*), numero di telefono(*) fisso e/o mobile, numero di conto corrente.
• Dati relativi alla tua attività commerciale e/o professionale. Infine, i tuoi dati, quali:
• Numero di telefono fisso e/o mobile.
• Indirizzo fisico e indirizzo telematico.
saranno trattati per fornirti assistenza sui servizi e sui prodotti oggetto del contratto con il Titolare e tutte le informazioni ad essi relative.
2) La comunicazione a terzi e destinatari.
Il trattamento dei tuoi dati personali avviene in dipendenza del contratto e degli obblighi, anche di legge e/o regolamentari, che ne derivano. I tuoi dati non saranno comunicati a terzi/destinatari per loro finalità autonome a meno che:
1) Tu ne dia autorizzazione.
I tuoi dati, altresì, non saranno comunicati a terzi/destinatari a meno che:
2) La comunicazione sia necessaria per l’adempimento degli obblighi dipendenti dal contratto e da norme di legge che lo disciplinano.
3) La comunicazione avvenga nei confronti di società di revisione e certificazione del bilancio, società di rilevazione e certificazione della qualità; istituti bancari per la gestione dei pagamenti; amministrazioni finanziarie e enti pubblici in adempimento di obblighi normativi, consulenti in materia contabile e fiscale, consulenti legali, società di recupero del credito e di consulenza contrattuale, società terze di fornitura e assistenza informatica e di elaborazione dati (ad esempio, web hosting, data entry, gestione e manutenzione infrastrutture e servizi informatici, ecc.), società di postalizzazione.
I dati personali che il Titolare tratta per tale finalità sono, tra gli altri:
• Ragione sociale(*), nome(*), cognome(*), codice fiscale(*), indirizzo fisico(*) e telematico(*), numero conto corrente.
• Relativi alla tua attività commerciale e/o professionale.
3) Finalità di sicurezza informatica.
Il Titolare tratta, anche per mezzo dei suoi fornitori (terzi e/o destinatari), i tuoi dati personali, anche informatici (ad esempio, accessi logici) o di traffico raccolti o ottenuti nel caso di servizi esposti sul sito web xx0xx.xxx in misura strettamente necessaria e proporzionata per garantire la sicurezza e la capacità di una rete o dei server ad essa connessi di resistere, a un dato livello di sicurezza, a eventi imprevisti o atti illeciti o dolosi che compromettano la disponibilità, l'autenticità, l'integrità e la riservatezza dei dati personali conservati o trasmessi.
A tali fini il Titolare prevede procedure per la gestione della violazione dei dati personali (data breach) nel rispetto degli obblighi di legge al cui adempimento è tenuto.
Che cosa succede se non fornisci i tuoi dati?
Quelli tra i tuoi dati, raccolti o comunque ottenuti dal Titolare, indicati con (*) si intendono necessari e il mancato conferimento comporta l’impossibilità per il Titolare di dar seguito alle attività relative al trattamento principale, ovvero a:
• La gestione del rapporto instaurato.
• Gli adempimenti, anche legali, che derivano dal rapporto instaurato.
Quelli tra i tuoi dati che invece non sono indicati con (*) si intendono facoltativi e il mancato conferimento non pregiudica il trattamento principale.
Il Titolare ha inteso svolgere alcuni trattamenti in funzione di determinati legittimi interessi che non pregiudicano il tuo diritto alla riservatezza, come quelli che:
• Permettono di prevenire incidenti informatici e la notificazione all’autorità di controllo o la comunicazione agli utenti, se necessarie, della violazione dei dati personali.
• Permettono la comunicazione a terzi/destinatari per attività legate a quelle di gestione del contratto.
Quelli tra i dati che non sono indicati con (*) si intendono facoltativi e il mancato rilascio non comporta conseguenze per il trattamento principale.
Come e per quanto tempo vengono conservati i tuoi dati?
Il trattamento dei dati che ti riguardano avviene attraverso mezzi e strumenti sia elettronici che manuali messi a disposizione dei soggetti che agiscono sotto l’autorità del Titolare e allo scopo autorizzati e formati. Gli archivi cartacei e soprattutto elettronici dove i tuoi dati sono archiviati e conservati vengono protetti mediante misure di sicurezza efficaci e adeguate a contrastare i rischi di violazione considerati dal Titolare. Esso provvede alla verifica periodica e costante delle misure adottate, soprattutto per gli strumenti elettronici e telematici, a garanzia della riservatezza dei dati personali per loro tramite trattati, archiviati e conservati.
I dati personali vengono conservati per il tempo necessario al compimento delle attività legate alla gestione del contratto con il Titolare e per l’adempimento degli obblighi, anche legali, che ne conseguono.
Gli archivi informatici si trovano all’interno dei confini dell’UE e non è prevista la loro connessione o interazione con database locati in paesi extra UE.
Come
Il trattamento dei dati è eseguito attraverso supporti cartacei o procedure informatiche da parte di soggetti interni appositamente autorizzati e formati. A questi è consentito l’accesso ai tuoi dati personali nella misura e nei limiti in cui esso è necessario per lo svolgimento delle attività di trattamento che ti riguardano.
Il Titolare verifica periodicamente gli strumenti mediante i quali i tuoi dati vengono trattati e le misure di sicurezza per essi previste di cui prevede l’aggiornamento costante; verifica, anche per il tramite dei soggetti autorizzati al trattamento, che non siano raccolti, trattati, archiviati o conservati dati personali di cui non sia necessario il trattamento; verifica che i dati siano conservati con la garanzia di integrità e di autenticità e del loro uso per le finalità dei trattamenti effettivamente svolti.
Dove
I dati sono conservati in archivi cartacei, informatici e telematici situati all’interno dello spazio economico europeo, e sono assicurate misure di sicurezza adeguate.
Quanto tempo
I dati personali trattati dal Titolare vengono conservati per il tempo necessario al compimento delle attività legate alla gestione del contratto e fino ai dieci anni successivi alla sua conclusione o da quando i diritti che da esso dipendono possono essere fatti valere (ai sensi degli artt. 2935 e 2947 c.c.); nonché per l’adempimento degli obblighi (es. quelli fiscali e contabili) che permangono anche dopo la conclusione del contratto (art. 2220 c.c.), ai cui fini il Titolare deve conservare solo i dati necessari per il loro perseguimento. Sono fatti salvi i casi in cui si dovessero far valere in giudizio i diritti derivanti dal contratto, nel qual caso i tuoi dati, solo quelli necessari per tali finalità, saranno trattati per il tempo richiesto per il loro perseguimento.
È fatto comunque salvo il tuo diritto di opporti in ogni momento ai trattamenti fondati sul legittimo interesse per motivi connessi alla tua situazione particolare.
Esaurite tutte le finalità che legittimano la conservazione dei tuoi dati personali, il Titolare avrà cura di cancellarli o di renderli in forma anonima.
Quali sono i tuoi diritti?
I diritti che ti sono riconosciuti ti permettono di avere sempre il controllo dei tuoi dati. I tuoi diritti sono quelli di:
• Accesso.
• Rettifica.
• Revoca del consenso.
• Cancellazione.
• Limitazione del trattamento.
• Opposizione al trattamento.
• Portabilità.
I tuoi diritti ti sono garantiti senza oneri e formalità particolari per il loro esercizio che si intende essenzialmente a titolo gratuito. Tu hai diritto a:
• Ottenere una copia, anche in formato elettronico, dei dati di cui hai chiesto l’accesso. In caso dovessi richiedere ulteriori copie, il Titolare può addebitarti un contributo spese ragionevole.
• Ottenere la cancellazione degli stessi o la limitazione del trattamento o anche l’aggiornamento e la rettifica dei tuoi dati personali.
• Ottenere, in tali ultimi casi, che altri titolari del trattamento a cui, nel caso i tuoi dati siano stati comunicati o i destinatari degli stessi, siano messi a parte della tua istanza e dell’esito dell’esercizio dei tuoi diritti affinché anch’essi provvedano a cancellare, sospendere o interrompere il trattamento o a rettificare i tuoi dati.
• Ottenere ogni comunicazione utile in merito alle attività svolte a seguito dell’esercizio dei tuoi diritti senza ritardo e, comunque, entro un mese dalla tua richiesta, salvo proroga, motivata e fino a due mesi, che ti dovrà essere debitamente comunicata.
Per ogni ulteriore informazione e comunque per inviare la tua richiesta contatta il Titolare all’indirizzo xxxxxxx@xx0xx.xxx. In sostanza tu, in ogni momento e a titolo gratuito e senza oneri e formalità particolari per la tua richiesta, puoi:
• Ottenere conferma del trattamento operato dal Titolare.
• Accedere ai tuoi dati personali e conoscerne l’origine (quando i dati non sono ottenuti da te direttamente), le finalità e gli scopi del trattamento, i dati dei soggetti a cui essi sono comunicati, il periodo di conservazione dei tuoi dati o i criteri utili per determinarlo.
• Aggiornare o rettificare i tuoi dati personali in modo che siano sempre esatti e accurati.
• Revocare il consenso in qualunque momento, nel caso in cui questo costituisca la base del trattamento. La revoca del consenso comunque non pregiudica la liceità del trattamento basata sul consenso svolto prima della revoca stessa.
• Cancellare i tuoi dati personali dalle banche dati e/o dagli archivi anche di backup del Titolare nel caso, tra gli altri, in cui non siano più necessari per le finalità del trattamento o se questo si assume come illecito, e sempre se ne sussistano le condizioni previste per legge; e comunque se il trattamento non sia giustificato da un altro motivo ugualmente legittimo.
• Limitare il trattamento dei tuoi dati personali in talune circostanze, ad esempio laddove tu ne abbia contestato l’esattezza, per il periodo necessario al Titolare per verificarne l’accuratezza. Tu devi essere informato, in tempi congrui, anche di quando il periodo di sospensione si sia compiuto o la causa della limitazione del trattamento sia venuta meno, e quindi la limitazione stessa revocata.
• Ottenere i tuoi dati personali, se ricevuti o trattati dal Titolare con il tuo consenso e/o se il loro trattamento avvenga sulla base di un contratto e con strumenti automatizzati, in formato elettronico anche al fine di trasmetterli ad altro titolare del trattamento.
Il Titolare dovrà procedere in tal senso senza ritardo e, comunque, al più tardi entro un mese dal ricevimento della tua richiesta. Il termine può essere prorogato di due mesi, se necessario, tenuto conto della complessità e del numero delle richieste ricevute. In tali casi il Titolare, entro un mese dal ricevimento della tua richiesta, dovrà informarti e metterti al corrente dei motivi della proroga.
Per ogni ulteriore informazione e comunque per inviare la tua richiesta contatta il Titolare all’indirizzo xxxxxxx@xx0xx.xxx.
Come e quando puoi opporti al trattamento dei tuoi dati personali?
Per motivi relativi alla tua situazione particolare, puoi opporti in ogni momento al trattamento dei tuoi dati personali se esso è fondato sul legittimo interesse, inviando la tua richiesta al Titolare all’indirizzo xxxxxxx@xx0xx.xxx.
Tu hai diritto alla cancellazione dei tuoi dati personali se non esiste un motivo legittimo prevalente rispetto a quello che ha dato origine alla tua richiesta.
A chi puoi proporre reclamo?
Fatta salva ogni altra azione in sede amministrativa o giudiziale, tu puoi presentare un reclamo all’autorità di controllo competente ovvero a quella che svolge i suoi compiti ed esercita i suoi poteri in Italia dove hai la tua residenza abituale o lavori o se diverso nello Stato membro dove è avvenuta la violazione del Regolamento (UE) 2016/679.
Ogni aggiornamento della presente informativa ti sarà comunicato tempestivamente e mediante mezzi congrui e altrettanto ti sarà comunicato se il Titolare darà seguito al trattamento dei tuoi dati per finalità ulteriori rispetto a quelle di cui alla presente informativa prima di procedervi e in tempo per prestare il tuo consenso se necessario.