Condizioni generali di prestito per le mostre
Nel presente documento, con il termine «oggetti prestati» s’intende:
• qualsiasi opera o facsimile presente nella lista dei prestiti insieme agli accessori normalmente fissati all’opera (cornice, supporto, vetro, piedistallo, etichettatura, ecc.) e agli accessori concordati dalle parti;
• l’insieme delle opere e/o dei facsimili presenti nella lista dei prestiti con i relativi accessori;
• se gli oggetti prestati non possono essere descritti in modo univoco con la segnatura, valgono le specifiche dell’elenco dei prestiti (allegato 2).
1.2 Montaggio
Per montaggio s’intende la forma di esposizione originale dell’opera o la forma di esposizione fornita dal prestatore. Il montaggio può essere, ad esempio, una cornice, un fermalibro o un passepartout.
Persone che dispongono di adeguate qualifiche ed esperienze professionali e sono autorizzate dall’ICOM nell’ambito della definizione delle professioni museali a trattare opere provenienti da collezioni e ad adottare misure di emergenza (in particolare i conservatori incaricati della collezione e/o della mostra, i responsabili dell’inventario e della documentazione delle opere, gli amministratori di opere d’arte, i conservatori, i restauratori, i preparatori, i tecnici museali).
2 Disposizioni per l’esposizione
Gli oggetti prestati possono essere utilizzati solo per scopi espositivi nel luogo indicato. Non è consentito un uso diverso da quello sancito dal contratto. Qualsiasi modifica del luogo della mostra o della manifestazione o qualsiasi altro trasferimento può essere effettuato soltanto con il consenso scritto del prestatore. Gli oggetti prestati non possono essere ceduti a terzi.
2.2 Durata dell’esposizione
La durata consentita dell’esposizione dei singoli oggetti prestati nell’ambito della mostra/della manifestazione è definita nella lista dei prestiti, allegato 2, alla voce «Durata dell’esposizione».
Per l’esposizione dei singoli oggetti prestati valgono le indicazioni specifiche contenute nella lista dei prestiti, allegato 2, alla voce «Tipologia e condizioni di esposizione». Se gli oggetti prestati necessitano di condizioni particolari per quanto concerne il clima e l’illuminazione, tali condizioni figurano sotto la stessa voce e devono essere rispettate.
3 Ritiro, restituzione e trasporto
Gli oggetti prestati possono essere ritirati presso la Biblioteca nazionale svizzera (BN) a Berna al più presto due settimane prima dell’inizio dell’esposizione e, se richiesto, dopo aver ricevuto la garanzia di restituzione statale. Il prestatore deve essere informato con almeno una settimana di anticipo del ritiro previsto, in modo tale da poter le disporre quanto necessario.
3.2 Restituzione
Gli oggetti prestati devono essere restituiti al prestatore entro due settimane dal termine del periodo di esposizione. Il prestatore deve essere informato con almeno una settimana di anticipo della restituzione prevista, in modo tale da poter disporre quanto necessario.
Il beneficiario del prestito organizza il trasporto, compreso un imballaggio da trasporto adeguato, secondo le istruzioni del prestatore. Il trasporto deve essere effettuato per via diretta e secondo le modalità sancite nel contratto di prestito. Per depositi intermedi eventualmente necessari occorre un’autorizzazione scritta del prestatore.
3.4 Imballaggio
Di regola il prestatore provvede a imballare gli oggetti prestati. Eventuali imballaggi aggiuntivi richiesti dal beneficiario del prestito sono a carico di quest’ultimo poiché non vengono forniti dal prestatore. Al termine dell’esposizione, il beneficiario del prestito deve imballare ciascun oggetto prestato con gli stessi materiali ed esattamente nello stesso modo in cui è stato consegnato dal prestatore.
4.1 Rapporto sullo stato
Il rapporto sullo stato documenta lo stato degli oggetti prestati al momento della consegna all’impresa di trasporto o alla persona incaricata dal beneficiario del prestito. Il beneficiario del prestito verifica se lo stato degli oggetti prestati corrisponde alle informazioni contenute nel rapporto sullo stato. Se è d'accordo con il rapporto di condizione, deve restituire una copia firmata del rapporto di condizione al prestatore entro 10 giorni dal ricevimento. Se constata un danno, il beneficiario del prestito è tenuto a notificarlo immediatamente per iscritto al prestatore. Se il beneficiario del prestito non notifica il danno o non restituisce il rapporto di condizione entro il periodo suddetto, gli oggetti prestati si considerano approvati secondo il rapporto sullo stato. Il rapporto sullo stato costituisce parte integrante del contratto (allegato 3) ed è consegnato unitamente agli oggetti prestati.
Gli oggetti prestati non possono essere sottoposti ad alcun intervento di modifica, restauro o pulizia senza il preliminare consenso scritto del prestatore. Parimenti, non possono essere modificati il montaggio e la tipologia di esposizione indicati nella lista dei prestiti (allegato 2).
4.3 Condizioni climatiche e d’illuminazione durante il periodo di prestito
Per tutta la durata del prestito, compreso il trasporto, l’allestimento e lo smontaggio dell’esposizione, gli oggetti prestati devono essere conservati in condizioni climatiche e d’illuminazione adatti alla loro conservazione. Gli oggetti prestati non devono essere esposti alla luce naturale, ma devono essere illuminati solo artificialmente (componente UV max. 75 µW/lm). Si deve evitare che le fonti di luce nelle vetrine riscaldino localmente gli oggetti prestati. L’illuminazione deve essere limitata agli orari di apertura e alla durata della manutenzione. Se richiesto, il rispetto delle condizioni climatiche deve essere documentato per tutta la durata dell’esposizione.
Un eventuale deposito intermedio al di fuori del periodo di esposizione deve essere approvato per iscritto dal prestatore sulla base di un facility report relativo al luogo di deposito previsto.
5.1 Sicurezza
Il beneficiario del prestito deve garantire la sicurezza per tutta la durata del prestito, ossia dal momento della consegna da parte del prestatore per il trasporto fino alla restituzione al prestatore. Il prestatore si riserva il diritto di rifiutare il comodato se, a suo parere, risultano insufficienti le misure di sicurezza contro eventuali danni e furti. Il prestatore può richiedere la prova che le misure di sicurezza siano sufficienti. Gli oggetti prestati pronti per il trasporto in vista della restituzione devono essere conservati all’interno di una stanza o di un contenitore chiusi e privi di finestre (vetrina, armadio, ecc.).
Il beneficiario del prestito s’impegna a trattare gli oggetti prestati in modo corretto e conforme alle condizioni del
prestatore e a mantenerli nelle condizioni in cui è stato preso in consegna. Il beneficiario del prestito deve garantire un’efficace protezione degli oggetti prestati contro il danneggiamento intenzionale o per negligenza e contro la distruzione per qualsiasi causa. Il beneficiario del prestito provvede a istruire tutte le persone che hanno accesso agli oggetti prestati in merito al suo corretto trattamento. Eventuali modifiche o danni agli oggetti prestati devono essere immediatamente notificati per iscritto al prestatore (cfr. n. 4.1). Il beneficiario del prestito risponde di eventuali danni agli oggetti prestati causati in prima persona, dall’impresa di trasporto o dalla persona incaricata del trasporto fino a un importo pari al valore assicurato indicato.
L’assicurazione è stipulata dal beneficiario del prestito presso una compagnia assicurativa riconosciuta e copre tutti i rischi, in particolare il danneggiamento e il furto («da chiodo a chiodo») durante l’intero periodo di trasporto e di prestito. È sufficiente che un ente pubblico risponda dei danni agli oggetti prestati nel quadro della responsabilità dello Stato, a condizione che le prestazioni corrispondano a quelle di un’assicurazione contro tutti i rischi.
Prima del trasporto degli oggetti prestati, il prestatore deve ricevere una copia dell’attestato di assicurazione o una conferma della responsabilità dell’ente pubblico competente.
5.4 Procedura in caso di danno
Se si verifica un danno durante il periodo di prestito, il beneficiario del prestito è tenuto a notificarlo immediatamente per iscritto al prestatore. Il beneficiario del prestito elabora poi a proprie spese un rapporto sul danno e provvede a fornire una documentazione fotografica. Se il danno è eventualmente riconducibile a un atto criminale, il beneficiario del prestito sporge denuncia alle autorità competenti.
Dopo aver ripreso in consegna gli oggetti prestati, il prestatore verifica se lo stato degli oggetti corrisponde a quanto figura nel rapporto sullo stato. Se rileva un danno, informa il beneficiario del prestito entro un termine ragionevole.
5.6 Restituzione tardiva
Se il beneficiario del prestito restituisce gli oggetti prestati in ritardo rispetto a quanto concordato, deve informare immediatamente il prestatore. Il prestatore può accordare al beneficiario del prestito una congrua proroga per la restituzione degli oggetti prestati. Se non sono fissate proroghe per la restituzione, il beneficiario del prestito è responsabile per i danni causati dal ritardo e per il caso fortuito.
In caso di mancato rispetto delle disposizioni del contratto di prestito e delle presenti Condizioni generali di prestito per le mostre, il prestatore ha il diritto di recedere immediatamente dal contratto, di ritirare gli oggetti prestati a spese del beneficiario del prestito ed eventualmente di chiedere un risarcimento dei danni. Sono fatti salvi tutti gli altri rimedi giuridici.
7 Costi
Tutti i costi per il trasporto e l’imballaggio (cassa di legno, cinture di sicurezza, pluriball, ecc.) nonché le spese di viaggio per un eventuale corriere sono a carico del beneficiario del prestito. Inoltre, il beneficiario del prestito si fa carico delle spese di deposito, assicurazione, manutenzione, doganali e amministrative sostenute durante il periodo di prestito in relazione al prestito stesso.
8.1 Altri usi
Come descritto nell’oggetto del contratto, lo scopo del prestito è l’esposizione concordata nel contratto. Per altri usi (ad es. pubblicazioni, cataloghi) occorre che il prestatore fornisca il proprio consenso scritto e che il beneficiario del prestito rispetti la legge sul diritto d’autore e ottenga i diritti necessari dagli aventi diritto. Il beneficiario del prestito è responsabile di eventuali chiarimenti in materia di diritti d’autore e sostiene i relativi
costi. Il beneficiario del prestito garantisce che nessun diritto di terzi (diritti d’autore, di utilizzazione, della personalità ecc.) è violato dalla propria attività e tiene il prestatore indenne da eventuali rivendicazioni di terzi.
Tutti i prestiti devono essere contrassegnati come di proprietà della Biblioteca nazionale svizzera.
8.3 Copie del catalogo
Il beneficiario del prestito invia gratuitamente al prestatore due copie del catalogo della manifestazione/della mostra. Nel caso delle pubblicazioni, il prestatore riceve due copie subito dopo la pubblicazione.
Solo il prestatore è autorizzata a fotografare gli oggetti prestati.
8.5 Diritti di riproduzione
Il beneficiario del prestito non può né riprodurre gli oggetti prestati né utilizzarli diversamente da quanto sancito nel contratto senza il consenso scritto del prestatore. I dettagli relativi ai diritti di riproduzione sono elencati nella lista dei prestiti allegata, alla voce «Diritti particolari» e sono vincolanti per il beneficiario del prestito.
Nel caso di prestiti al di fuori della Svizzera, se richiesto, il beneficiario del prestito deve ottenere una garanzia di restituzione/un impegno alla restituzione da parte dello Stato in cui avviene l’esposizione. In questo caso, il prestatore dispone il prestito solo dopo aver ricevuto una copia della garanzia di restituzione/dell’impegno alla restituzione. Il beneficiario del prestito è inoltre tenuto a elaborare tutti i documenti doganali e a inviarne una copia al prestatore.
10 Varia
Il presente contratto sostituisce tutti i precedenti accordi stipulati tra le parti in merito allo stesso oggetto. Per essere valide, eventuali modifiche e integrazioni del presente contratto devono essere apportate in forma scritta.
10.2 Diritto di accesso e d’ispezione
Il prestatore si riserva il diritto d’ispezionare in qualsiasi momento gli oggetti prestati presso il luogo di esposizione o di deposito e di verificare il rispetto delle condizioni di prestito concordate.
Per le controversie derivanti dal presente contratto si applica esclusivamente il diritto svizzero. Il foro competente è quello di Berna.
Il presente contratto è redatto in duplice copia. Ciascun esemplare è destinato a:
• il beneficiario del prestito
• il prestatore