CONVENZIONE FRA IL COMUNE DI SCANDICCI E FORZE DELL’ORDINE - AUTORITA’ GIUDIZIARIA (QUESTURA, CARABINIERI, CORPO GUARDIA DI FINANZA, PROCURA DELLA REPUBBLICA, ETC) PER LA CONSULTAZIONE DI DATI E DOCUMENTI ANAGRAFICI
SCHEMA TIPO “A”
CONVENZIONE FRA IL COMUNE DI SCANDICCI E FORZE DELL’ORDINE - AUTORITA’ GIUDIZIARIA (QUESTURA, CARABINIERI, CORPO GUARDIA DI FINANZA, PROCURA DELLA REPUBBLICA, ETC) PER LA CONSULTAZIONE DI DATI E DOCUMENTI ANAGRAFICI
Il giorno …………………..del mese di ……………………….……………….dell’anno 2010,
………………………….………………(denominazione della forza dell’ordine/autorità giudiziaria) (C.F./P.IVA: ………………………..) con sede in ,
rappresentat dal ……………nat a…………….. il …. ., nella sua qualità di……………………………………….
e
il Comune di Scandicci, CF e P. IVA 00975370487, con sede in Xxxxxxxxx, Xxxxxxxx xxxxx Xxxxxxxxxx 0, rappresentato dal ,
in qualità di …………………………………..del Comune di Scandicci, in nome, per conto e nell’interesse del quale agisce
RICHIAMATI
- l’art. 2 del D. Lgs. n. 165 del 30.3.2001, secondo cui le pubbliche amministrazioni ispirano la loro organizzazione, fra l’altro, al criterio del collegamento delle attività degli uffici, adeguandosi al dovere di comunicazione interna ed esterna, ed interconnessione mediante sistemi informatici e statistici pubblici;
- l’art. 27 del D. Lgs. n. 196/2003 (codice sulla privacy), che prevede che:
• il trattamento di dati personali da parte di soggetti pubblici è consentito solo per lo svolgimento delle funzioni istituzionali, nei limiti stabiliti dalla legge e dai regolamenti;
• la comunicazione e diffusione a soggetti pubblici dei dati suddetti sono ammesse quando siano previste da norme di legge o di regolamento o risultino comunque necessarie per lo svolgimento delle funzioni istituzionali stabilendo che, in quest’ultimo caso, si provveda alla previa comunicazione al Garante;
• la comunicazione e la diffusione dei dati personali a privati o a enti pubblici economici sono ammesse solo se previste da norme di legge o di regolamento;
- l’art. 2 quinto comma della legge 15.5.1997 n. 127, secondo cui i comuni favoriscono, per mezzo di intese o convenzioni, la trasmissione di dati o documenti tra gli archivi anagrafici e dello stato civile, le altre pubbliche amministrazioni, nonché i gestori o esercenti di pubblici servizi, garantendo il diritto alla riservatezza delle persone e che tale trasmissione può avvenire anche attraverso sistemi informatici o telematici;
- gli artt. 16, 43 e 71 del D.P.R. 445 del 28.12.2000 secondo cui:
• al fine di tutelare la riservatezza dei dati personali di cui agli articoli 22 e 24 della legge 31 dicembre 1996, n. 675 (ora D. Lgs. n. 196/2003), i certificati ed i documenti trasmessi ad altre pubbliche amministrazioni possono contenere soltanto le informazioni relative a stati, fatti e qualità personali previste da legge o da regolamento e strettamente necessarie per il perseguimento delle finalità per le quali vengono acquisite;
• in luogo di atti o certificati concernenti stati, fatti e qualità personali, le amministrazioni pubbliche e i gestori di pubblici servizi, sono tenuti ad acquisire d’ufficio le relative informazioni, previa indicazione, da parte dell’interessato dell’amministrazione competente e degli elementi indispensabili per il reperimento delle informazioni o dei dati richiesti, ovvero ad accettare la dichiarazione sostitutiva prodotta dall’interessato;
• fermo restando il divieto di accesso a dati diversi da quelli di cui è necessario acquisire la certezza o verificare l’esattezza, si considera operata per finalità di rilevante interresse pubblico, ai fini di quanto previsto dal decreto legislativo 11 maggio 1999, n. 135, la consultazione diretta, da parte di una pubblica amministrazione o di un gestore di pubblico servizio, degli archivi dell’amministrazione certificante, finalizzata all’accertamento d’ufficio di stati, qualità e fatti ovvero al controllo sulle dichiarazioni sostitutive presentate dai cittadini. Per l’accesso diretto ai propri archivi l’amministrazione certificante rilascia all’amministrazione procedente apposita autorizzazione in cui vengono indicati i limiti e le condizioni di accesso volti ad assicurare la riservatezza dei dati personali ai sensi della normativa vigente;
• quando l’amministrazione procedente opera l’acquisizione d’ufficio, può procedere anche per fax e via telematica;
• i controlli riguardanti dichiarazioni sostitutive di certificazione sono effettuate dall’amministrazione procedente consultando direttamente gli archivi dell’amministrazione certificante ovvero richiedendo alla medesima, anche
attraverso strumenti informatici o telematici, conferma scritta della corrispondenza di quanto dichiarato con le risultanze dei registri da questa custoditi.
PREMESSO
- che le Pubbliche Amministrazioni sono chiamate ad improntare la loro azione a criteri di efficacia, efficienza ed economicità;
- che in tale contesto, con lo svilupparsi della moderna tecnologia, assumono massima importanza le relazioni e gli accordi che, nel rispetto della vigente normativa, consentano, per uso di pubblica utilità, scambi e flussi di dati informatici, trasmissioni o visure telematiche di dati ed archivi, sì da conseguire, in un quadro preciso di garanzie per la tutela dei dati stessi, obiettivi di semplificazione e snellimento delle attività con contenimento e riduzione di tempi, spese ed uso di risorse e materiali, in particolare della carta;
- che ….….. , avendo necessità,per i propri adempimenti istituzionali di polizia e pubblica sicurezza, di consultare, verificare e visualizzare i dati anagrafici della popolazione residente, ha avanzato apposita richiesta al Comune di Scandicci;
- che, fermo restando quanto previsto all’art. 37 comma 1 del D.P.R. 223/89, il Comune di Scandicci ha informatizzato i servizi anagrafici, dotandosi, nel rispetto delle disposizioni specifiche riguardo le modalità di consultazione dei dati anagrafici, di appositi prodotti software per salvaguardare, conformemente alle direttive del Garante, il diritto alla privacy delle persone;
- che quindi il Comune di Scandicci può aderire alla richiesta e mettere a disposizione di ….…….. l’accesso telematico ai propri dati anagrafici in forma protetta e monitorata;
- che gli strumenti informatici a disposizione di entrambe le parti consentono la connessione telematica attraverso collegamento telematico, eliminando adempimenti di cancelleria e tempi di attesa per la risposta
CONVENGONO E STIPULANO quanto segue
Art. 1
(Oggetto della Convenzione)
Con la presente Convenzione il Comune di Scandicci intende disciplinare la consultazione delle informazioni anagrafiche relative ai residenti nel Comune di Scandicci da parte degli incaricati di ………………...
A tal scopo il Comune di Scandicci mette a disposizione di l’accesso alla propria
banca dati anagrafica per rendere più semplice e celere la verifica dei dati demografici della popolazione.
L’accesso è consentito al personale di ……………..………per esclusivo uso di pubblica utilità e per l’espletamento delle attività istituzionali di polizia e pubblica sicurezza, o per lo svolgimento di indagini giudiziarie, nel rispetto della vigente normativa, segnatamente il D. Lgs. 30.6.2003 n. 196 e relative disposizioni e direttive per la tutela dei dati stessi.
Tramite l’accesso alla banca dati il personale di …………………..(individuato, autorizzato ed abilitato come da presente Convenzione ed atti connessi) può interrogare la banca dati anagrafica, effettuando una consultazione protetta e costantemente monitorata, acquisendo le informazioni necessarie, ai sensi delle norme vigenti, per l’esercizio dei propri compiti istituzionali, nel rispetto altresì delle modalità e delle cautele riportate nella Convenzione.
Articolo 2
(Titolare e Responsabile del trattamento)
La proprietà intellettuale dei dati oggetto della presente Convenzione è del Comune di Scandicci, che rimane a tutti gli effetti titolare dei medesimi ai sensi di quanto previsto dall’art. 4 del D. Lgs. n. 196/2003.
Ai sensi del medesimo art. 4 responsabile del trattamento è…………………………, in persona del (ad esempio legale rappresentante).
Il ……………………………. (ad esempio legale rappresentante) di
……………………………………………(denominazione della forza dell’ordine/autorità giudiziaria) nomina a suo volta gli incaricati del trattamento, ai quali fornisce le istruzioni di cui all’art.30 del D. Lgs. n. 196/2003.
Art. 3
(Funzioni ed informazioni accessibili)
Le funzioni utilizzabili e le informazioni accessibili da parte di……………………. sono le seguenti:
- interrogazioni, secondo le modalità di ricerca consentite, concernenti cognome/nome, data e luogo di nascita, codice fiscale, sesso, indirizzo, famiglia anagrafica, stato civile completo con nome del coniuge, cittadinanza, dati di emigra e immigra, storico indirizzi, storico stato di famiglia, paternità e maternità, documenti (carta di identità, permesso o carta di soggiorno);
E’ esclusa la possibilità di apportare modifiche e in ogni modo di alterare i dati presenti in anagrafe ed è altresì di norma vietato trattenere alcun dato anagrafico onde evitare la duplicazione delle anagrafi stesse.
Il Comune di Scandicci ha l’esclusiva competenza di gestire, definire o modificare i sistemi di elaborazione, ricerca, rappresentazione ed organizzazione dei dati e la facoltà di variare la base informativa in relazione alle proprie esigenze istituzionali e/o organizzative ovvero nel caso ritenga di effettuare modifiche e innovazioni tecniche relative al sistema. Nessuna responsabilità deriva al Comune di Scandicci per eventuali danni di qualsiasi natura, diretti ed indiretti, in relazione alle variazioni suddette, né per eventuali inesattezze o incompletezza dei dati contenuti negli archivi anagrafici, ovvero nel caso di eventuali interruzioni tecniche o sospensioni del servizio, disservizi o maggiori spese derivanti dal variare delle tecnologie.
Art. 4 (Obblighi di )
……………………………….. si impegna a:
1. trattare i dati nel rispetto delle misure minime di sicurezza stabilite dal D. Lgs. n. 196/2003 e comunque ad operare nel rispetto di quanto stabilito dal
D. Lgs. n. 196/2003 e delle istruzioni redatte dal Comune di Scandicci quale titolare del trattamento, allegate sub. A alla presente convenzione di cui costituiscono parte integrante;
2. utilizzare i dati forniti esclusivamente per le finalità indicate all’art. 1 della presente convenzione e nell’osservanza dei principi della pertinenza, completezza e non eccedenza dei dati rispetto alla finalità per cui sono raccolti e trattati;
3. disporre le necessarie ed ulteriori istruzioni per i dipendenti autorizzati ed a vigilare perché siano tutelate le norme sulla sicurezza e sul trattamento dei dati utilizzati;
4. escludere dall’accesso ai dati anagrafici comunali il personale non abilitato alla consultazione dando altresì precise istruzioni al personale affinché sia esclusa la possibilità di accesso ai dati attraverso l’utilizzo di password altrui;
5. non rivelare od utilizzare notizie, informazioni e dati messi a disposizione dagli archivi per finalità diverse da quelle stabilite dalla Convenzione.
…………………………si impegna altresì a:
a. monitorare eventuali utilizzi impropri dei dati anagrafici;
b. verificare che ogni incaricato acceda alla propria postazione di lavoro con password personale, in modo tale da prevenire accessi multipli.
ART. 5
(Modalità di accesso alla banca dati ed abilitazione degli utenti)
Il collegamento alle informazioni avviene tramite collegamento telematico protetto su rete pubblica.
L’accesso ai dati è consentito esclusivamente al personale di…………………..espressamente incaricato del loro trattamento ed a ciò autorizzato nel rispetto delle norme vigenti e delle procedure tecniche ed organizzative concordate con i servizi comunali preposti.
Ai sensi del D. Lgs. 196/2003, il ……………….(ad esempio legale rappresentante) di
……………… deve comunicare preventivamente al Responsabile dei Servizi demografici le generalità ed il codice fiscale della persona individuata quale “incaricato” del trattamento dei dati e concordare con il Responsabile del servizio “Informatica comunale” le modalità di rilascio delle chiavi di accesso personalizzate che saranno consegnate a tali dipendenti per la loro abilitazione alla consultazione dei dati anagrafici.
Il Responsabile dei “Servizi Demografici” è incaricato di fornire le istruzioni necessarie per il corretto uso dell’applicazione di consultazione messa a disposizione.
Eventuali anomalie di funzionamento e richieste di chiarimenti possono essere trasmesse al Comune di Scandicci secondo le modalità che verranno definite dai servizi interessati.
ed a fornire le istruzioni necessarie (anche tramite la consegna di materiale apposito) per il corretto uso dei sistemi informatici messi a disposizione.
Eventuali anomalie di funzionamento e richieste di chiarimenti possono essere trasmesse al Comune di Scandicci secondo le modalità che verranno definite dai servizi interessati.
Art. 6 (Oneri e costi)
………………. si assume gli oneri e i costi derivanti dalla connessione telematica e dell’allestimento/adeguamento della/e postazioni di lavoro per la consultazione dei dati.
Per l’accesso ai dati della banca dati anagrafica della popolazione, in ragione del principio dello scambio di dati tra Pubbliche Amministrazioni inerenti le attività di istituto e dello specifico ruolo ricoperto da , non viene stabilito alcun canone.
ART. 7
(Durata della convenzione)
La presente Convenzione ha validità annuale e avrà decorrenza, a tutti gli effetti, dalla data di sottoscrizione.
La Convenzione sostituisce integralmente ogni atto precedentemente sottoscritto dalle parti.
In mancanza di disdetta scritta da parte del Comune di Xxxxx Xxxxxxxxxx o di………………………, da comunicare non meno di tre mesi prima della scadenza annuale, la Convenzione si intenderà rinnovata per un altro anno e così di anno in anno, fatta salva la possibilità di apportare le modifiche e le variazioni che si rendessero necessarie con apposita determinazione e in accordo fra le parti.
Il Comune di Xxxxx Xxxxxxxxxx e …………………… si impegnano a comunicare i rispettivi referenti per la gestione della presente Convenzione.
Il Comune di Xxxxx Xxxxxxxxxx si riserva la possibilità di revocare la Convenzione qualora non vengano rispettate le condizioni e modalità stabilite oppure qualora subentrino norme, disposizioni regolamentari e amministrative o direttive in materia di dati, incompatibili con quanto previsto nella Convenzione stessa.
ART. 8
(Foro competente)
Il Foro competente a risolvere qualsiasi controversia che possa sorgere tra il Comune di Xxxxx Xxxxxxxxxx e ……………durante l’esecuzione o allo scadere della presente Convenzione, direttamente o indirettamente connessa alla Convenzione stessa, è quello di Firenze.
ART. 9
(Spese contrattuali e registrazione)
Non sono previste spese contrattuali.
La presente Convenzione, redatta in due copie originali non è soggetta a registrazione ai sensi dell’art. 1 della tabella allegata al D.P.R. 26/04/86, n. 131; lo sarà solo in caso d’uso con connesse spese a carico della parte che si attiva.
Istruzioni in merito al trattamento alle informazioni anagrafiche del Comune di
Scandicci
………………… (P. A / ENTE / GESTORE o ESERCENTE PUBBLICO SERVIZIO / ALTRO ORGANISMO AVENTE TITOLO) si obbliga a:
1. Osservare il D. Lgs. 196 del 30 giugno 2003, i provvedimenti del Garante per la protezione dei dati personali;
2. custodire e controllare i dati anagrafici oggetto della convenzione in modo da ridurre al minimo, mediante l’adozione di idonee e preventive misure di sicurezza, i rischi di distruzione o perdita, anche accidentale, dei dati stessi, di accesso non autorizzato o di trattamento non consentito o non conforme alle finalità della raccolta, ed in particolare dare ampia e completa applicazione alle misure minime di sicurezza di cui al D. Lgs. n. 196/2003;
3. trasmettere una relazione sui sistemi di sicurezza attivati per salvaguardare l’integrità dei dati anagrafici e la legittimità del loro trattamento;
4. assicurare che i dati anagrafici verranno utilizzati esclusivamente per il perseguimento dei fini indicati nella presente convenzione;
5. non comunicare tali dati a terzi, ancorché si tratti delle persone direttamente coinvolte nel procedimento amministrativo, e non diffonderli all’esterno;
6. distruggere i dati anagrafici alla cessazione del trattamento degli stessi, provvedendo alle formalità di legge, dandone comunicazione al Responsabile dei “Servizi demografici” del Comune di Scandicci;
7. nominare per iscritto gli incaricati del trattamento, ai sensi dell’art. 30 del D. Lgs, n. 196/2003, ed impartire loro le istruzioni necessarie per il corretto, lecito e sicuro trattamento dei dati personali;
8. vigilare e controllare il trattamento svolto dagli incaricati medesimi;
9. informare prontamente il Responsabile dei “Servizi demografici” del Comune di Scandicci di ogni questione rilevante ai sensi del codice della Privacy (es: richieste del Garante, esiti di ispezioni delle Autorità, richieste degli interessati, etc);
10. tenere indenne il Comune di Scandicci da responsabilità derivanti da un erroneo o illegittimo trattamento dei dati medesimi.
Si rammenta che la violazione delle norme di legge in materia di privacy comporterà l’erogazione delle sanzioni di cui agli artt. 161 – 172 del Titolo III del D. Lgs. n. 196/2003, nonché il risarcimento del danno previsto dall’art. 15 dello stesso codice.