Retelit Group
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Codice di Condotta per i Fornitori delle Società del Gruppo Retelit
CONTROLLO DOCUMENTO
Status | Descrizione | Riferimenti pag./cap. |
VER: 0.8 Data: 22/07/2021 Autori: D. Gnesutta | Prima redazione (redazione documento; formattazione paragrafi, correzione bozza). | Tutti. |
VER: 0.8 Data: 22/07/2021 Autori: Deloitte | Rivisitazione ed integrazione documento. | Tutti. |
VER: 1.0 Data: 01/10/2021 Autori: A. Vercalli / D. Gnesutta | Rivisitazione ed integrazione documento. | Tutti. |
VER: 1.1 Data: 18/10/2021 Autori: G. Di Cesare | Rivisitazione ed integrazione documento. | Tutti. |
VER: 1.2 Data: 11/11/2021 Autori: D. Gnesutta | Rivisitazione Allegato A, consolidamento note. | Tutti. |
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Verificato e Approvato da: | Antonio Vercalli (firma) |
Tutti gli incaricati dell’organizzazione al trattamento dei dati, ove competenza
Distribuito a:
Indice
Premessa 4
1. Obiettivi del Codice di Condotta 5
2. Destinatari del Codice di Condotta 5
3. Contesto di riferimento 5
3.1. Contesto normativo 5
3.2 Principi generali 6
4. Etica 7
4.1 Anticorruzione 8
5. Protezione dei diritti umani e del lavoro 8
6. Tutela dell’Ambiente 10
7. Produzione responsabile 11
8. Le linee di attuazione del Codice di Condotta 11
8.1 Adozione e attuazione da parte delle società del Gruppo 11
8.2 Monitoraggio, ispezione e segnalazione di condotte non conformi 12
8.3. Provvedimenti sanzionatori e risoluzione contrattuale 13
9. Impegno dei Fornitori 13
Premessa
Uno degli obiettivi del Gruppo Retelit è aiutare a costruire e supportare attività di business e rapporti commerciali che siano più sostenibili e più inclusivi. Ci impegniamo a generare del valore a lungo termine per i nostri Clienti, Fornitori, Partner e per tutta la comunità, incoraggiando e supportando una mentalità di acquisto responsabile, sia all’interno che all’esterno del Gruppo.
Il 25 settembre 2015 l’Assemblea generale delle Nazioni Unite ha adottato un nuovo quadro normativo mondiale per lo sviluppo sostenibile: l’Agenda 2030, incentrata sugli Obiettivi di Sviluppo Sostenibile (SDGs
– Sustainable Development Goals). Gli SDG sono diventati parte integrante del quadro strategico dell’Unione Europea, che prevede il sostegno alla crescita economica, ottenuta senza arrecare danno al nostro pianeta e nel pieno rispetto delle sue risorse, migliorando nel contempo la qualità della vita dei suoi abitanti.
Pertanto, il presente Codice di Condotta per i Fornitori (riferito anche come “Policy”), le cui norme e pratiche si integrano al nostro Codice Etico di Gruppo, enuncia che la sostenibilità, nella sua accezione più ampia, comprende gli elementi chiave dei valori aziendali del Gruppo Retelit e costituisce parte integrante della nostra strategia di business, anche a salvaguardia del futuro del Gruppo stesso.
Il Codice è suddiviso nelle seguenti sezioni:
Ambito di applicazione, che definisce gli obiettivi e i destinatari della presente Policy (Capitolo 1,2);
Contesto di riferimento, che illustra le principali fonti normative e i principi su cui è basata la presente
Policy (Capitolo 3);
Etica e Integrità Aziendale, tutela dei Diritti Umani e dei Lavoratori, tutela dell’Ambiente e Produzione Responsabile, che presentano i principali requisiti da rispettare in ambito ambientale, sociale, e di Governance e le linee guida in materia di Produzione responsabile (Capitoli 4, 5, 6, 7);
Linee Guida di Attuazione del Codice di Condotta, che fornisce informazioni relative alla divulgazione del Codice, alle attività di verifica, monitoraggio ed eventuali provvedimenti in caso di non-compliance (Capitolo 8);
Impegno dei Fornitori e firma del Modulo di Impegno (Capitolo 9 e Allegato A).
Il Codice sarà periodicamente revisionato e aggiornato qualora necessario, così da soddisfare i requisiti normativi ed essere costantemente allineato ai principali standard e alle best practice di settore. In caso di modifiche e revisioni, Retelit si impegna a condividere tempestivamente il documento aggiornato con i Fornitori.
1. Obiettivi del Codice di Condotta
Il presente documento ha i seguenti principali obiettivi:
Definire i principi che i Fornitori del Gruppo sono tenuti a rispettare in materia di Etica, Diritti del Lavoro e Diritti Umani, Tutela dell’Ambiente, Produzione Responsabile, Utilizzo delle informazioni privilegiate;
Definire le responsabilità all’interno dell’azienda per il monitoraggio dell’attuazione dei principi inclusi all’interno della Policy;
Definire i provvedimenti in caso di riscontro di non-compliance rispetto la presente Policy.
Inviando il presente documento a tutti i Fornitori, il Gruppo Retelit per il tramite delle sue controllate esige che lungo tutta la filiera di fornitura, i Fornitori e i sub-Fornitori in cascata, condividano ed applichino i principi espressi nel presente Codice di Condotta, il cui rispetto costituisce una componente importante della selezione, della valutazione e dei rapporti con i Fornitori stessi.
2. Destinatari del Codice di Condotta
Il rispetto del presente Codice di Condotta è obbligatorio per tutti i Fornitori.
In generale: la presente Policy è indirizzata a tutte le Società del Gruppo Retelit controllate (direttamente o indirettamente) e deve essere osservata ed applicata da tutti i membri degli organi di supervisione, gestione e controllo, dai dipendenti, dagli agenti e dai collaboratori occasionali del Gruppo (di seguito riferiti anche collettivamente come il “personale”) e, trasversalmente, da tutte le attività di business del Gruppo stesso, sempre in conformità alla normativa cogente in vigore.
In particolare: la presente Policy è destinata a tutti i Fornitori del Gruppo, che sono comunque tenuti ad adottare le disposizioni vigenti più restrittive in materia. Il Gruppo Retelit richiede che i Fornitori condividano tale Policy con i sub-Fornitori, subappaltatori, collaboratori e i propri dipendenti, e monitorino il rispetto dei principi e degli standard enunciati nel presente documento nella propria catena di fornitura.
Inoltre, i Fornitori dovranno adottare la presente Policy congiuntamente alle altre Policy del Gruppo Retelit (tra cui Codice Etico, Policy di Sicurezza, Anti-Schiavitù, Procedura Whistleblowing), nell’esecuzione di tutti i processi e lungo tutta la filiera di fornitura.
Il presente documento viene reso disponibile a tutto il personale attraverso la Intranet di Gruppo e a tutti gli stakeholder attraverso la pubblicazione sul sito web. Inoltre, il documento viene inviato a tutti i Fornitori con richiesta di firma del Modulo di Impegno (Capitolo 9, Allegato A).
3. Contesto di riferimento
3.1. Contesto normativo
Il Gruppo Retelit si aspetta che i suoi Fornitori agiscano sempre in maniera conforme, nel pieno rispetto di tutte le leggi e norme applicabili nei Paesi in cui operano, in merito ai beni e servizi oggetto dei processi di fornitura, osservando i principi delle Policy del Gruppo Retelit e i requisiti contrattuali.
Qualora le disposizioni della Policy differiscano da leggi e normative applicabili, i Fornitori sono tenuti ad aderire ai più alti e stringenti standard tra le due fonti, al fine di agire in conformità con leggi e norme applicabili e perseguire il rispetto dei requisiti e dei principi contenuti nel presente Codice. Nel caso in cui i Fornitori identifichino eventuali differenze tra le leggi e le normative applicabili e la presente Policy, si richiede di darne comunicazione al Gruppo.
Inoltre, il Gruppo Retelit si impegna a concorrere allo sviluppo sostenibile, così come definito dagli Obiettivi 2030 delle Nazioni Unite (SDGs), integrando tale impegno nei modelli di business delle controllate. A tal fine, l’impegno del Gruppo deriva dalla conoscenza delle seguenti normative, che godono di un consenso e accettazione globalmente riconosciuti:
la Dichiarazione Universale dei Diritti Umani;
i principi guida delle Nazioni Unite sulle Imprese e i Diritti Umani;
la Convenzione Internazionale sui Diritti Civili e Politici;
la Convenzione Internazionale sui Diritti Economici, Sociali e Culturali;
la Dichiarazione dell’Organizzazione Internazionale del Lavoro sui principi e i diritti fondamentali nel lavoro e suoi seguiti;
le Dichiarazioni tripartite sulle imprese multinazionali e la politica sociale dell’Organizzazione Internazionale del Lavoro (ILO);
le Norme internazionali del lavoro relative alla salute e la sicurezza sul lavoro dell’Organizzazione Internazionale del Lavoro (ILO);
le Linee Guida OSCE destinate alle Imprese Multinazionali;
la Convenzione delle Nazioni Unite contro la corruzione;
la Dichiarazione di Rio sull’Ambiente e lo Sviluppo;
l’Agenda 2030 per lo Sviluppo Sostenibile delle Nazioni Unite.
3.2 Principi generali
Il Gruppo Retelit si impegna ad operare nel rispetto dei principi fondamentali in materia di etica, diritti umani, lavoro, ambiente e lotta alla corruzione. Consapevole, tuttavia, dell’impatto che la catena del valore possa avere in questi termini, il Gruppo ritiene fondamentale lo sforzo collettivo da parte di ogni suo collaboratore, fornitore e subfornitore nel rispetto e nella condivisione di tali principi.
Per far sì che il Gruppo possa restare fedele e coerente ai propri valori, Retelit invita pertanto i propri Fornitori a condividere i propri principi, promuovere comunicazioni e azioni oneste, rispettare i più alti standard di etica, integrità ed equità, responsabilità sociale e ambientale.
Il Gruppo Retelit accoglie, in particolare, i Dieci Principi del UN Global Compact e sancisce, con questo documento, la sua volontà di perseguirli e sostenerli lungo tutta la filiera di fornitura. A tal fine, il Gruppo esorta i propri Fornitori a adottare ed integrare all’interno delle proprie pratiche, strategie e politiche i seguenti Dieci Principi:
Diritti Umani
Principio 1: Alle imprese è richiesto di promuovere e rispettare i diritti umani universalmente riconosciuti nell'ambito delle rispettive sfere di influenza; e di
Principio 2: assicurarsi di non essere, seppure indirettamente, complici negli abusi dei diritti umani.
Lavoro
Principio 3: Alle imprese è richiesto di sostenere la libertà di associazione dei lavoratori e riconoscere il diritto alla contrattazione collettiva;
Principio 4: l'eliminazione di tutte le forme di lavoro forzato e obbligatorio;
Principio 5: l'effettiva eliminazione del lavoro minorile;
Principio 6: l'eliminazione di ogni forma di discriminazione in materia di impiego e professione.
Ambiente
Principio 7: Alle imprese è richiesto di sostenere un approccio preventivo nei confronti delle sfide ambientali; di
Principio 8: intraprendere iniziative che promuovano una maggiore responsabilità ambientale; e di Principio 9: incoraggiare lo sviluppo e la diffusione di tecnologie che rispettino l'ambiente.
Anti corruzione
Principio 10: Le imprese si impegnano a contrastare la corruzione in ogni sua forma, incluse l'estorsione e le tangenti.
4. Etica
I Fornitori del Gruppo Retelit sono tenuti a rispettare il Codice Etico del Gruppo, a condurre le loro attività in modo eticamente corretto e ad agire con integrità, in conformità con le leggi e le normative vigenti in materia. I Fornitori sono anche tenuti ad implementare sistemi di gestione adeguati (es. procedure, Policy, processi aziendali) a salvaguardare il rispetto di normative e principi in questo ambito.
Concorrenza leale
I Fornitori sono tenuti a gestire le proprie attività in linea con i principi della concorrenza leale e nel rispetto di tutte le leggi antitrust applicabili nei Paesi in cui operano.
Integrità negli affari e Anticorruzione
I Fornitori sono tenuti ad osservare la Policy Anticorruzione del Gruppo Retelit, a non praticare né tollerare alcun tipo di corruzione, estorsione o appropriazione indebita o riciclaggio di denaro e a non offrire o accettare tangenti o altri incentivi illegali dai propri partner d’affari. Ai Fornitori è inoltre richiesto di implementare politiche, processi e procedure finalizzate a monitorare il rispetto delle normative in vigore.
Assenza di conflitto di interessi
I Fornitori devono segnalare ogni conflitto di interesse rilevante, potenziale o reale, nello svolgimento delle loro attività; sussiste conflitto di interessi quando un interesse o un’attività personale interferisce o potrebbe interferire nei rapporti di business intrattenuti con il Gruppo Retelit.
Whistleblowing
I Fornitori s’impegnano a mettere a disposizione e a comunicare adeguatamente ai propri collaboratori l’esistenza di mezzi necessari per la segnalazione di eventuali sospette irregolarità o attività potenzialmente illegali; ogni segnalazione deve essere considerata riservata e trattata come tale, il fornitore si impegna infatti ad assicurare la protezione del segnalante sancendo il divieto di ritorsione verso chi segnala eventuali irregolarità. I Fornitori s’impegnano a valutare con attenzione le segnalazioni ricevute adottando ove necessario le opportune misure correttive.
Privacy, Sicurezza dei dati e proprietà intellettuale
I Fornitori si impegnano a proteggere ed utilizzare in conformità con le normative vigenti le informazioni di natura riservata, assicurandosi che la privacy, la protezione dei dati, la sicurezza dei dati e i diritti di proprietà intellettuale dei partner commerciali siano tutelati. L’utilizzo di informazioni privilegiate del Gruppo Retelit è proibito, a meno di espressa autorizzazione scritta da parte del Gruppo stesso. Il Gruppo Retelit richiede ai Fornitori di trattare come strettamente confidenziale tutto il know-how tecnico e commerciale, tutti i processi e le iniziative di natura riservata e comunque tutte le informazioni confidenziali relative alle attività delle Società del Gruppo, ai suoi prodotti e servizi, e ogni informazione di carattere personale di cui potranno venire a conoscenza.
Prevenzione di Insider Trading
I Fornitori sono tenuti a rispettare le leggi e normative di insider trading e ad astenersi dall’uso di informazioni riservate ottenute nella conduzione di attività con il Gruppo per assicurarsi vantaggi finanziari indebiti. I Fornitori non possono acquistare, vendere o in altro modo compiere operazioni tramite strumenti finanziari del Gruppo o di qualunque altra società che intrattenga relazioni con il Gruppo Retelit, nel momento in cui sono a conoscenza di informazioni non pubbliche riguardanti il Gruppo Retelit o la sua attività o impegnarsi in qualsiasi altra azione per approfittare di tali informazioni.
Comunicazione e social media
I Fornitori sono tenuti a non pubblicare o condividere su social media, né a divulgare attraverso altri canali di comunicazione, qualsiasi tipo di informazione relativa al Gruppo senza autorizzazione specifica, con particolare riguardo alle informazioni che potrebbero danneggiarne l’immagine e la reputazione. Inoltre, Retelit proibisce di creare account social media sotto il suo nome se non per specifica
autorizzazione del Gruppo.
4.1 Anticorruzione
In osservanza delle normative nazionali ed internazionali - es. in Italia disciplinate nel Codice Penale, Libro II – Dei delitti ed in particolare, Titolo II – Dei delitti contro la Pubblica Amministrazione, oppure all’estero disciplinate da “Foreign Corrupt Practices Act” (FCPA) e da “UK Bribery Act” (UKBA) e in applicazione di quanto previsto nel Codice Etico - il Gruppo Retelit non tollera alcuna forma di corruzione, sia essa realizzata in forma diretta sia in forma indiretta, sia essa di tipo attivo (ovvero realizzata nei confronti di terze parti) sia essa di tipo passivo (ovvero subita da terze parti). I Fornitori sono tenuti ad osservare la Policy Anticorruzione del Gruppo Retelit e il Codice Etico del Gruppo.
Il Gruppo Retelit proibisce ai Fornitori l’impiego di ogni pratica di natura corruttiva: favori illegittimi, comportamenti collusivi, sollecitazioni, dirette e/o attraverso terzi, di vantaggi personali e di carriera per sé o per altri, contrari ai principi enunciati in questa politica, nel Codice Etico di Gruppo, nonché nelle procedure e leggi cogenti.
In linea generale, pertanto, è fatto divieto ai Fornitori promettere e offrire oggetti di valore a qualsiasi persona, per ottenere o mantenere relazioni di affari o per assicurarsi un indebito vantaggio nella conduzione degli stessi; accettare denaro o oggetti di valore (o agire in seguito a tali promesse) che possono essere riferiti a comportamenti corruttivi.
Viene fatto obbligo a tutti i Fornitori di mantenere libri e registrazioni contabili accurate: tutte le operazioni devono essere correttamente riflesse nelle scritture con adeguato livello di dettaglio. Anche le eventuali inesattezze o omissioni nel documentare le registrazioni contabili, sebbene effettuate senza finalità corruttive, costituiscono violazioni della presente politica. False registrazioni possono provocare responsabilità fiscali e legali perseguibili in altre sedi.
Inoltre, a seguito di comportamenti ritenuti difformi alla presente Politica, il Gruppo Retelit potrebbe essere ritenuto responsabile di attività corruttive verso terzi; pertanto, ogni partner commerciale viene sottoposto ad attività di valutazione obbligatorie per la verifica preliminare dei requisiti etici.
La violazione delle politiche del Gruppo, oltre a costituire una violazione alle normative cogenti e al Codice Etico di Gruppo, espone le società controllate e l’intero Gruppo al rischio di sanzioni o condanne di natura penale nonché a un grave danno reputazionale; pertanto la convinzione di agire a vantaggio di una azienda del Gruppo o dell’intero Gruppo non può giustificare in alcun modo l’adozione di comportamenti in contrasto con i principi e le indicazioni contenute nelle normative, nel Codice Etico e nella presente Policy.
5. Protezione dei diritti umani e del lavoro
Il Gruppo Retelit si impegna a salvaguardare la protezione dei diritti umani e del lavoro e richiede che tutti i suoi Fornitori rispettino e proteggano tali diritti nell’ambito dello svolgimento della propria attività e lungo tutta la filiera di approvvigionamento.
Uguaglianza e Non Discriminazione
I Fornitori devono trattare equamente tutte le persone con rispetto, promuovendo la dignità, la salute, la libertà e l’uguaglianza dei lavoratori e di tutte le persone che vengono coinvolte nello svolgimento delle loro attività e sono coinvolte nella loro catena di fornitura. In particolare, i Fornitori sono tenuti a rispettare il principio di non discriminazione e si impegnano a rifiutare qualsiasi forma di discriminazione (come ad esempio: etnia, nazionalità, sesso, età, caratteristiche fisiche, disabilità, origine sociale, appartenenza ad un sindacato, religione, stato civile, stato di gravidanza, orientamento sessuale, identità di genere, espressione di genere o qualsiasi altro criterio illegale in base al diritto applicabile).
Diversità e inclusione
I Fornitori del Gruppo Retelit sono chiamati a valutare positivamente qualsiasi forma di diversità (es. culturale, di genere, di abilità, di età), ad assicurare un ambiente di lavoro equo ed inclusivo, a trattare le persone con il massimo rispetto e dignità e a garantire un ambiente di lavoro improntato
all’integrazione e al sostegno. Inoltre, i Fornitori devono assicurare l’accessibilità alle infrastrutture fisiche e logiche a persone con disabilità.
Condizioni di lavoro
I Fornitori si impegnano ad assicurare che nel luogo di lavoro dei dipendenti non si attui alcun tipo di trattamento duro o disumano e che i dipendenti non subiscano molestie, abusi sessuali, torture o punizioni corporali, costrizioni mentali o fisiche, maltrattamenti verbali, e – tantomeno – la minaccia del ricorso a tali trattamenti. I Fornitori sono anche tenuti a non risolvere in maniera scorretta i contratti di lavoro dei dipendenti o senza chiara specifica evidenza, e ad osservare le leggi cogenti in materia di lavoro per dirimere le eventuali controversie.
Lavoro minorile
I Fornitori si impegnano a rispettare le normative e le leggi vigenti in materia di lavoro minorile. I Fornitori devono contribuire a proteggere i diritti dei minori e garantire la loro sicurezza e sviluppo psicologico, emozionale, e fisico. In linea con gli standard internazionali dell’ILO, è generalmente vietato l’impiego di individui di età inferiore di 15 anni. Inoltre, è vietato l’impiego di lavoratori di età inferiore di 18 anni in qualsiasi attività che possa compromettere il loro sviluppo (es. lavori pericolosi, turni notturni). Eventuali eccezioni dovranno essere conformi a quanto previsto dalle norme nazionali ed internazionali.
Divieto di lavoro forzato
Nella catena di fornitura non sono tollerati la schiavitù, la servitù, il lavoro forzato e/o obbligatorio così come la tratta di essere umani. I Fornitori si impegnano a non fare ricorso alcuno a manodopera forzata, vincolata, coatta o al lavoro forzato di detenuti. Inoltre, il Gruppo si aspetta che i Fornitori non abbiano in alcun modo rapporto con organizzazioni dedite al traffico di esseri umani, allo sfruttamento del lavoro minorile e del lavoro forzato in generale.
Contratti di lavoro, salari, orari di lavoro e benefit
I Fornitori sono tenuti a impiegare i lavoratori sulla base di contratti con il dipendente che rispettano le disposizioni vigenti in materia di salario, orario di lavoro e tutti i benefici previsti dalla legge per i lavoratori. I contratti dovranno essere stipulati in forma scritta e devono essere chiari e comprensibili da parte dei lavoratori.
L’orario di lavoro dei dipendenti dei Fornitori deve rispettare quanto definito dalle leggi e normative in vigore. A tal proposito, si rammenta il limite massimo di quarantotto ore settimanali previsto dalle Convenzioni ILO, ad esclusione delle ore di lavoro straordinario che devono tuttavia rispettare i limiti e le condizioni previste dalla normativa vigente.
La retribuzione deve essere equa, competitiva e coerente con le norme e gli standard applicabili nei paesi in cui i Fornitori operano, deve essere pagata con puntualità e deve assicurare un adeguato standard di vita ai dipendenti e alle loro famiglie. Si raccomanda ai Fornitori di evitare di utilizzare detrazioni come misura disciplinare e di agire in conformità con le normative e gli standard internazionali.
Si raccomanda ai Fornitori di fornire ai propri dipendenti adeguate opportunità di formazione ed istruzione e promuovere, con le iniziative ritenute opportune, il benessere dei lavoratori.
Salute e sicurezza sul lavoro
I Fornitori sono tenuti ad adottare tutte le precauzioni necessarie per assicurare la salute e la sicurezza e il benessere di lavoratori e collaboratori e garantire la fruizione di un ambiente di lavoro sicuro, igienico e sano.
I Fornitori sono tenuti a mitigare qualsiasi rischio da infortunio lavorativo offrendo una formazione adeguata in merito ai rischi e alla prevenzione di incidenti e infortuni in conformità a leggi, normative e convenzioni sulla salute e sicurezza sul lavoro.
Inoltre, al fine di facilitare il monitoraggio dei potenziali rischi sul posto di lavoro, ridurre incidenti e tassi di infortunio, coordinare e documentare le attività di formazione, i Fornitori sono incoraggiati a nominare una persona responsabile per la salute e sicurezza aziendali e a fornirsi di certificazioni su
sistemi di gestione della salute e sicurezza (es. ISO 45001) o di sistemi di gestione in linea con i più alti standard disponibili.
Libertà di associazione, diritto di organizzazione e negoziazione collettiva
I Fornitori sono tenuti a rispettare il diritto dei dipendenti di riunirsi in associazioni e contrattare in modo collettivo; in particolare e in conformità con la normativa vigente, i Fornitori rispettano il diritto dei propri dipendenti ad associarsi liberamente, iscriversi ai sindacati, avere dei rappresentanti, aderire ai comitati aziendali dei lavoratori e partecipare alla contrattazione collettiva. Inoltre, i Fornitori si impegnano a non tollerare alcuna discriminazione e ripercussione verso i lavoratori che prendono parte in organizzazioni, associazioni e sindacati e che agiscono in qualità di rappresentanti dei lavoratori.
6. Tutela dell’Ambiente
Il Gruppo Retelit si impegna a realizzare un miglioramento continuo delle prestazioni ambientali. Pertanto richiede a tutti i Fornitori di impegnarsi attivamente a ridurre l’impatto ambientale delle operazioni attuate, dando prove tangibili dei loro progressi, allo scopo di preservare le risorse naturali del pianeta per le generazioni future.
Compliance e standard ambientali
I Fornitori sono tenuti a rispettare tutte le normative in materia di tutela ambientale vigenti sul territorio di operatività, quelle in materia di sicurezza applicabili in relazione ai prodotti e ai servizi forniti e ad eventuali requisiti di sicurezza stabiliti contrattualmente, ivi inclusi, a titolo esemplificativo e non esaustivo, gli standard di settore generalmente accettati o eventuali requisiti di qualità convenuti contrattualmente.
I Fornitori sono incoraggiati inoltre ad istituire un sistema di gestione ambientale che contribuisca ad aumentare la responsabilità ambientale con un approccio risk-based, basato sugli standard internazionali di riferimento. Il Gruppo Retelit, avvisando con congruo anticipo il Fornitore, si riserva di effettuare – direttamente o per il tramite di terze parti – audit basati su normative facoltative (es. ISO 14000).
Consumo energetico ed emissioni di gas serra
I Fornitori sono esortati a predisporre piani per l’utilizzo efficace delle risorse energetiche e la riduzione delle emissioni di gas serra al fine di contribuire alla lotta al cambiamento climatico ed al raggiungimento di target nazionali, europei e internazionali di riduzione delle emissioni. In questi termini, sono incoraggiati a identificare e monitorare le fonti di consumo energetico e di emissioni e, laddove possibile, attuare piani di conversione ad energie provenienti da fonti rinnovabili. Il Gruppo Retelit, avvisando con congruo anticipo il Fornitore, si riserva di effettuare – direttamente o per il tramite di terze parti – audit basati su normative facoltative (es. ISO 50000).
Consumo di materie prime, risorse e acqua
I Fornitori sono incoraggiati inoltre a monitorare e gestire in maniera responsabile il consumo di materie prime e dell’acqua, risorsa che, in conformità con leggi e normative vigenti in materia di prelievi idrici, necessita salvaguardia e protezione.
Gestione dei rifiuti
I Fornitori sono tenuti a rispettare e a fare rispettare ai loro collaboratori, tutte le leggi e normative ambientali relative alla gestione dei rifiuti riservando particolare attenzione ai rifiuti pericolosi.
I Fornitori sono infatti invitati ad implementare piani e sistemi di gestione per ridurre la produzione di rifiuti, promuovere il riutilizzo e il riciclaggio.
Mitigazione dei rischi
I Fornitori sono incoraggiati a predisporre necessari piani di emergenza per prevenire, mitigare e controllare gravi danni ambientali e sanitari derivanti dalle loro operazioni. La portata di questi piani deve essere adeguata in relazione alla natura dell’attività del Fornitore e dei rischi relativi all’attività stessa, gestendo l’impatto ambientale durante ogni fase della produzione o dell’erogazione del servizio, dallo
sviluppo alla consegna e smaltimento, prediligendo lo sviluppo e la diffusione di tecnologie che rispettino l'ambiente.
7. Produzione responsabile
Il Gruppo Retelit incoraggia i propri Fornitori a ricercare il continuo miglioramento dei propri prodotti e servizi sia in termini di qualità, sicurezza, impatto ambientale e materiali implementati.
Qualità e Sicurezza
La qualità dei prodotti e dei servizi offerti dai Fornitori è considerata un elemento centrale di selezione e valutazione dei Fornitori da parte del Gruppo Retelit. I Fornitori sono tenuti ad offrire prodotti e servizi conformi alle normative vigenti e sono incoraggiati ad evitare, laddove possibile, l’utilizzo di sostanze e materia prime che possono mettere a rischio la salute dei lavoratori e i consumatori e possono costituire un danno per l’ambiente.
Life cycle dei prodotti ed economia circolare
Retelit mira a promuovere la sostenibilità attraverso la cultura dell’economia circolare, incoraggiando i suoi Fornitori a migliorare continuamente la performance ambientale e la durabilità dei propri prodotti e servizi, prestando attenzione all’intero ciclo di vita e al fine vita. I Fornitori sono invitati ad osservare i principi dell’economia circolare nella progettazione del prodotto o servizio, nella fabbricazione, nel riciclaggio o smaltimento e nella gestione dei rifiuti, il tutto nel rispetto delle leggi e regolamenti in vigore.
Tracciabilità dei materiali
I Fornitori sono invitati a garantire la corretta tracciabilità dei prodotti forniti e coinvolti nelle operazioni portate avanti per il Gruppo. Al fine di garantire la trasparenza della catena del valore del Gruppo Retelit, se richiesto, i Fornitori devono rendere disponibili tutte le informazioni relative all’origine delle materie prime, al processo di fornitura ed ai processi manifatturieri ai quali i prodotti sono sottoposti.
Per garantire la totale tracciabilità, il Gruppo si riserva il diritto di richiedere ai Fornitori informazioni relative ai loro stessi Fornitori e subappaltatori quali località degli impianti ed origine delle materie prime utilizzate.
In qualità di società di telecomunicazioni, Retelit si aspetta dai propri Fornitori particolare attenzione alla provenienza delle materie prime utilizzate. Retelit richiede che i propri Fornitori e sub-Fornitori prestino particolare attenzione alla provenienza di minerali (tra questi cobalto, mica, tantalio, stagno, tungsteno e oro) che provengono da zone di conflitto o la cui estrazione e lavorazione, ad alto impatto ambientale, avviene in paesi o circostanze a rischio di lavoro minorile, operazioni illegali, condizioni di salute e sicurezza sul lavoro che non rispettano gli standard internazionali.
8. Le linee di attuazione del Codice di Condotta
8.1 Adozione e attuazione da parte delle società del Gruppo
Tutto il personale del Gruppo è responsabile del rispetto e dell’applicazione del presente Codice di Condotta Fornitori e della sua corretta applicazione nel sistema procedurale interno, in relazione allo svolgimento dei propri compiti e nell’osservanza delle proprie responsabilità.
A livello centrale, nell’ambito delle proprie mansioni, la funzione Internal Audit di Gruppo garantisce il presidio di conformità nella gestione dei Fornitori, assicurando l’attuazione della presente Policy e la verifica del soddisfacimento dei requisiti generali, agendo direttamente, attraverso l’esecuzione di attività di verifica e di monitoraggio dell’effettivo ed efficace funzionamento del sistema di controllo interno.
La funzione Internal Audit, quindi, è responsabile della programmazione di opportune attività ispettive (programma annuale di audit), della valutazione delle risultanze e dello studio di eventuali azioni di rimedio, correttive e migliorative, che dovessero risultare necessarie per superare le non conformità evidenziate
dalle attività di verifica condotte. Dovessero riscontrarsi delle necessità di integrazione, delle difformità o delle violazioni, detta funzione informerà formalmente l’Alta Direzione, il Comitato Controllo Rischi e gli Organismi di Vigilanza delle associate per l’opportuna valutazione e intraprendere le necessarie e tempestive azioni correttive.
Il Gruppo Retelit, per il tramite della Direzione Servizi Generali & Procurement, promuove la conoscenza della presente Policy, del Codice Etico e della normativa anticorruzione in tutta la filiera di fornitura.
In tale contesto, un ruolo di primaria importanza spetta alle sessioni di formazione interne al Gruppo e ai managers chiamati a rispettare e a vigilare sul rispetto della presente politica da parte dei propri collaboratori.
Le sessioni di formazione hanno lo scopo di far comprendere al personale, in modo chiaro, corretto e in relazione al proprio ruolo, i seguenti:
il presente Codice di Condotta dei Fornitori di Gruppo;
le azioni da intraprendere per prevenire ed evitare atti difformi alla presente Policy;
le implicazioni e le potenziali conseguenze derivanti dal mancato rispetto delle indicazioni qui contenute;
le segnalazioni da effettuare in relazione al rischio o al sospetto di pratiche illecite.
8.2 Monitoraggio, ispezione e segnalazione di condotte non conformi
Viene richiesto a tutti i Fornitori di incoraggiare una cultura della trasparenza all’interno della loro organizzazione e lungo tutta la catena di distribuzione e a sostenere tutto il personale a schierarsi in favore delle questioni legali ed etiche, sia attraverso i canali di gestione sia attraverso i canali formali.
A tal fine e in accordo con la Legge 30 novembre 2017, n. 179 recante le “Disposizioni per la tutela degli autori di segnalazioni di reati o irregolarità di cui siano venuti a conoscenza nell’ambito di un rapporto di lavoro pubblico o privato” (“Legge sul Whistleblowing”), è stata prevista una procedura interna denominata “Sistema interno di segnalazione delle violazioni (whistleblowing)” per mettere a disposizione di chiunque un canale di comunicazione anonimo, raggiungibile all’indirizzo: http://retelitwb.azurewebsites.net.
Pertanto, ai Fornitori è fatto obbligo di segnalare immediatamente al Gruppo Retelit eventuali violazioni della presente Policy, presunte o reali, da parte dei propri collaboratori / dipendenti o del Codice Etico di Gruppo o della Policy Anticorruzione o del Modello di Organizzazione e Gestione e Controllo o di qualunque altra normativa cogente, utilizzando il canale indicato. Inoltre, i Fornitori si impegnano altresì a mantenere la documentazione e/o informazioni necessarie a comprovare le segnalazioni di cui sopra.
Si sottolinea che il Gruppo Retelit non effettuerà azioni ritorsive (sanzioni disciplinari, demansionamento, sospensione, licenziamento) o discriminerà in alcun modo il personale della società che abbia svolto in buona fede azioni mirate a riferire eventi o situazioni (anche apparenti) relative al rispetto di questa politica o delle procedure anticorruzione o comunque delle normative di legge in materia.
Di conseguenza, anche ai Fornitori del Gruppo Retelit viene chiesto di proibire ogni ritorsione contro i propri dipendenti o collaboratori che:
- segnalino un problema (anche apparente) sulla violazione di una legge e/o degli standard di condotta;
- assistano le aziende del Gruppo Retelit o le Autorità competenti, fornendo informazioni per affrontare un problema;
- effettuino denunce alle Forze dell’Ordine.
Si specifica che, in questo documento, con il termine “ritorsione” si vuole indicare qualsiasi trattamento ingiusto, o qualsiasi minaccia di tale trattamento ingiusto, di qualsiasi natura esso sia, conseguente alla segnalazione in buona fede di un’evidenza o di un problema.
I Fornitori devono assicurare, comunque, la propria piena collaborazione alle Autorità competenti, ed in ogni caso la riservatezza delle fonti e delle informazioni di cui vengano in possesso, fatti salvi gli obblighi di legge, nel pieno rispetto della normativa privacy.
8.3. Provvedimenti sanzionatori e risoluzione contrattuale
La presente Policy entra in vigore dal momento della formale pubblicazione sul sito Intranet e sul sito web del Gruppo, e contestuale emissione della relativa comunicazione interna.
Il Gruppo Retelit si riserva il diritto di effettuare, in qualsiasi momento, verifiche attraverso audit condotti da personale interno e/o incaricati di terza parte, previa comunicazione, sulle materie e sui perimetri oggetto di questo Codice di Condotta. In caso di richiesta da parte del Gruppo, i Fornitori devono rendersi disponibili nel condividere con Retelit documentazione, chiarimenti ed eventuali evidenze, garantendo piena collaborazione. Nel caso fossero rilevate delle non conformità, il Gruppo:
- richiederà ai Fornitori di predisporre e successivamente implementare un piano di recupero delle Non Conformità oggetto di rilievo;
- condurrà delle verifiche documentali e/o tramite ulteriori attività ispettive per accertare l’effettiva attuazione dei piani di recupero di cui sopra.
Nel caso in cui i Fornitori violino i principi del presente Codice di Condotta, oppure nel caso in cui si riscontrino non conformità e non vengano predisposti ed attuati i piani di miglioramento previsti, il Gruppo Retelit si riserva il diritto di sospendere cautelativamente e/o di risolvere anticipatamente con effetto immediato qualsiasi relazione commerciale, nonché di agire per il risarcimento di qualsiasi perdita, danno, spesa o altri costi sopravvenuti che dovessero derivare da ogni inadempimento e/o condotta da parte dei Fornitori.
9. Impegno dei Fornitori
I Fornitori sono tenuti - e si impegnano a - implementare sistemi di gestione che facilitino l’osservanza delle leggi vigenti e promuovano un incessante miglioramento in relazione alle aspettative illustrate nella presente Policy. Quanto sopra include i seguenti aspetti:
Requisiti legali e di altro tipo
I Fornitori si impegnano a rispettare tutte le leggi, i regolamenti, gli accordi contrattuali in vigore e gli standard generalmente riconosciuti.
Comunicazione dei criteri di sostenibilità alla catena di approvvigionamento
I Fornitori sono tenuti a comunicare i principi indicati nel presente Codice di Condotta lungo tutta la loro catena di approvvigionamento.
Impegno e responsabilità
Si esortano i Fornitori ad allocare sufficienti ed appropriate risorse, allo scopo di soddisfare le aspettative ed i requisiti del presente Codice di Condotta.
Formazione e competenza
I Fornitori sono tenuti a mettere in atto misure formative idonee per fornire ai propri manager e collaboratori un adeguato livello di conoscenza e comprensione del contenuto del presente Codice di Condotta e del canale di segnalazione di eventuali irregolarità, delle leggi e dei regolamenti applicabili, nonché degli standard generalmente riconosciuti.
Gestione dei rischi
I Fornitori sono tenuti ad implementare i meccanismi necessari per identificare, valutare e gestire i rischi in tutte le aree di cui si occupa il presente Codice di Condotta, e per tutti i requisiti legali applicabili.
Documentazione
I Fornitori sono tenuti a redigere e conservare l’impianto documentale adeguato, allo scopo di poter dimostrare che condividono i principi e i valori espressi nel presente Codice di Condotta e della loro fattiva implementazione nelle operatività quotidiane; la documentazione in parola può essere richiesta ai Fornitori per essere riesaminata in sede di audit.
Miglioramento continuo
I Fornitori sono tenuti a perseguire il miglioramento continuo delle proprie prestazioni in ambito di sostenibilità mettendo in atto le adeguate misure.
Il Gruppo Retelit richiede che tutti i Fornitori che ricevano il suddetto Codice di Condotta, restituiscano il seguente Allegato A - “Modulo di impegno”, sottoscritto da un proprio rappresentante legale.
Si sottolinea che l’accettazione e il rigoroso rispetto del presente Codice è parte integrante della gestione e valutazione dei Fornitori.
Allegato A – Codice di Condotta Fornitori: Modulo di Impegno
Firmando questo modulo, il Fornitore riconosce di aver letto e accettato tutti i suddetti principi, termini e condizioni per quanto riguarda i servizi e/o componenti oggetto di prestazione o fornitura al Gruppo Retelit.
MODULO DI IMPEGNO
Nome azienda: Indirizzo: Nome del firmatario: Ruolo del firmatario: _ Indirizzo di posta elettronica del firmatario:
Luogo, data: _ Firma: _
Si prega di restituire il “Modulo di impegno” firmato.
Milano, 11/11/2021