CIRCOLARE OPERATIVA PER LA STIPULAZIONE DEI CONTRATTI
Comune di Palombara Sabina
(CITTÀ METROPOLITANA DI ROMA CAPITALE) VIA PIAVE, 35 - C.A.P. 00018
– C.F. 00998690580 – P.IVA 00000000000
– TEL. 0000000000 - P.E.C. : xxxxxx.xxxxxxxxxxxxxxx.xx@xxxxxxxxxx.xx
CIRCOLARE OPERATIVA
PER LA STIPULAZIONE DEI CONTRATTI
Indice generale
Premessa
Normativa di riferimento
Sezione I - Istruttoria preliminare al contratto
1.Dall'aggiudicazione alla stipula 2.Verifiche sul possesso dei requisiti
3.Sistema AVCpass per la verifica dei requisiti e la gestione della gara 4.Requisiti generali
5.Requisiti di capacità speciale
6.I controlli antimafia. White list e protocollo di legalità 7.Comunicazioni
8.Richiesta della documentazione necessaria alla stipula 9.Attestazioni
10.Spese contrattuali e di pubblicazione
Sezione II - Redazione e stipulazione del contratto
1.Forma dell'atto
1.1. Obbligo della forma scritta
1.2. Modalità di sottoscrizione
1.3. Modalità elettronica
1.3.1. in caso di atto pubblico amministrativo
1.3.2. gli allegati di un contratto sottoscritto in modalità elettronica
2. I soggetti della stipulazione
2.1. Le parti
2.2. Indicazione del certificato di firma digitale
2.3 Attività formali di collazione 3.Contenuto del contratto 4.Clausole “vessatorie”
5.I termini per la stipulazione e la data del contratto 6.Allegati al contratto
7.Regime fiscale
7.1 Imposta sul bollo
7.1.1 Atti in modalità elettronica o digitale
7.1.2. Istruzioni operative per gli uffici della Comune
7.1.3. Atti sottoscritti nell'ambito del MEPA
7.2 Imposta di registro
7.2.1 Formule da inserire nel contratto
7.3 Diritti di rogito
Sezione III Adempimenti successivi alla stipulazione
1. Ulteriori adempimenti per contratti di appalto
2. Repertoriazione
3. Trasmissione telematica all'Agenzia delle Entrate
4. Adempimenti finali del servizio contratti dopo la registrazione
5. Trasmissione alla controparte dopo la registrazione
Sezione IV: contratti di appalto stipulati per scrittura privata (ai sensi della legge 221/2012 e del D.Lgs. 50/2016)
Premessa
Il presente documento ha lo scopo di fornire indicazioni agli uffici per la corretta redazione e stipulazione dei contratti (in primo luogo quelli di appalto; in misura accessoria, e solo per alcuni aspetti, anche quelli di compravendita e locazione).
Si tratta di una Circolare operativa necessariamente in costante aggiornamento, anche in rapporto a sopravvenienze normative e giurisprudenziali.
L'iter della stipulazione viene considerato a partire dalla fase di aggiudicazione provvisoria, con riepilogo di tutti gli adempimenti relativi alla verifica dei requisiti e di tutta la documentazione necessaria e propedeutica alla stipulazione.
In rapporto alla fase di stipulazione propriamente intesa sono presentate le modalità di sottoscrizione elettronica e digitale.
Normativa di riferimento
La principale normativa di riferimento è la seguente (per il dettaglio si rinvia ad ogni paragrafo)
Fonte - Oggetto
- Decreto legislativo 18 aprile 2016, n. 50 codice dei contratti pubblici;
- Decreto Legge 23 dicembre 2013, n. 145, convertito con legge n. 9/2014 “destinazione Italia”, sulla stipula in modalità elettronica
- Decreto Legge 18 ottobre 2012, n. 179, convertito con legge n. 221/2012 (articolo 6, comma 3) sulla stipula in modalità elettronica
- Legge 13 agosto 2010, n. 136 tracciabilità dei flussi finanziari
- Decreto ministeriale 22 febbraio 2007 imposta di bollo atti trasmessi per via telematica
- Decreto Legislativo 7 marzo 2005, n. 82 codice dell'amministrazione digitale o CAD
- Decreto legislativo 18 dicembre 1997 n. 463 procedure telematiche di registrazione
- Decreto del Presidente della Repubblica 26 aprile 1986 n. 131 imposta di registro
- Decreto del Presidente della Repubblica 26 ottobre 1972 n. 642 imposta di bollo
- Regio decreto 18 novembre 1923 n. 2440 Nuove disposizioni sull'Amministrazione del Patrimonio e sulla contabilità generale dello stato
- Legge 6 febbraio 1913 n. 89 Legge notarile
Per quanto riguarda le fonti interpretative, si segnalano fra le altre (in materia di stipula in modalità elettronica):
–Comunicato ANAC 4 novembre 2015;
–determinazione AVCP (oggi ANAC) 13 febbraio 2013, n. 1.
Per quanto riguarda il Comune di Palombara Sabina, si segnalano le seguenti fonti:
•Regolamento per la disciplina dei Contratti approvato con delibera consiliare n. 35 del 26.05.2009
Sezione I - Istruttoria preliminare al contratto
1.Dall'aggiudicazione alla stipula.
Il procedimento che porta alla stipula del contratto (come ribadito in diverse note e circolari) è inserito in idonea programmazione e rapportato ad adeguata progettazione ed è, per le sue linee essenziali, il seguente, a partire dalla fase successiva all’Aggiudicazione Provvisoria:
− aggiudicazione provvisoria;
− attivazione controlli;
− aggiudicazione definitiva (se del caso, sospensivamente condizionata, in attesa della verifica dei requisiti);
− eventuale esecuzione in via d'urgenza;
− verifica requisiti alla luce dei controlli attivati (ove non sia ultimata prima);
− stipulazione del contratto.
Dopo l'aggiudicazione provvisoria della gara, che è atto proprio della commissione di gara o del
RUP in assenza di Commissione, e consistente nella formazione della graduatoria da pubblicare sul portale internet istituzionale della stazione appaltante (cd. “profilo di committente”).
Alla provvisoria segue, in via generale, l'aggiudicazione definitiva che viene disposta:
− a seguito dell'effettuazione dei controlli e dell'accertamento della capacità a contrattare dell'aggiudicatario;
− sotto la condizione dell'esito positivo dei controlli sul possesso dei requisiti in capo all'aggiudicatario stesso, qualora gli stessi non siano ancora stati compiuti o completati; in tal caso, l'efficacia dell'aggiudicazione è condizionata, appunto, all'esito positivo delle verifiche, che è attestato dal RUP (cfr. infra) con apposita dichiarazione da tenere agli atti.
L'eventuale accertamento di una causa di esclusione comporta:
− esclusione dalla gara, con eventuale provvedimento di decadenza dell'aggiudicazione ed escussione della cauzione provvisoria;
− segnalazione all'ANAC;
− denuncia autorità giudiziaria.
Si ricorda che anche la fase di aggiudicazione definitiva presuppone l'adozione di apposita Determinazione con la quale si approvano sia il/i verbale/i di gara che lo schema definitivo di Contratto da stipularsi con l'aggiudicatario perfezionando e, da un punto di vista contabile, si perfeziona l'impegno di spesa.
2.Verifiche sul possesso dei requisiti
In caso di aggiudicazione di un appalto pubblico, gli operatori economici affidatari possono stipulare i relativi contratti solo se in possesso dei requisiti di ordine generale di cui all'articolo 80 del decreto legislativo n. 50/2016.
Le stazioni appaltanti (e per esse, di norma, il RUP) effettuano la verifica del possesso dei requisiti richiesti dall'articolo 80, dichiarati dagli operatori economici in autocertificazione con la partecipazione alla procedura di gara, acquisendo “d'ufficio le relative informazioni, previa indicazione, da parte dell'interessato, dell'amministrazione competente e degli elementi indispensabili per il reperimento delle informazioni o dei dati richiesti”, ai sensi dell'articolo 43 del
d.p.r. n. 445/2000.
La verifica positiva sul possesso dei requisiti costituisce condizione di efficacia dell'aggiudicazione definitiva (articolo 32, comma 7, del decreto legislativo n. 50/2016), che è l'atto conclusivo del procedimento di scelta del contraente e dunque della fase pubblicistica dell’appalto.
Di seguito la documentazione che deve essere acquisita per rendere definitiva l'Aggiudicazione:
1. D.U.R.C.;
2. Certificati di Carichi pendenti;
3. Visura camerale;
4. Certificati Casellario Giudiziale;
5. Verifica regolarità fiscale;
6. Annotazioni casellario imprese;
7. Certificato anagrafe delle sanzioni amministrative;
8. Verifica nulla osta antimafia;
9. Verifica di procedura di fallimento in corso o pregressa. 3.Sistema AVCpass per la verifica dei requisiti e la gestione della gara
A partire dal 1° gennaio 2013 l’AVCP (oggi ANAC) ha attivato il sistema AVCpass per l’acquisizione della documentazione comprovante il possesso dei requisiti generali e speciali per la partecipazione alle procedure per l’affidamento degli appalti pubblici, nonché per la gestione telematica di alcune fasi della procedura di gara.
L'utilizzo del sistema è obbligatorio per gli appalti di lavori, servizi e forniture di importo a base d’asta pari o superiore a 40.000,00 euro, con esclusione:
– di quelli svolti attraverso procedure interamente gestite con sistemi telematici, sistemi dinamici
di acquisizione o mediante ricorso al mercato elettronico,
– di quelli relativi ai settori speciali.
La previsione riguarda le procedure per le quali sia stato richiesto il CIG in modalità ordinaria (con esclusione, pertanto del cd. “smart CIG”). Ciò non esclude, peraltro, che il sistema possa essere utilizzato anche per procedure per le quali sia possibile prendere un CIG in forma semplificata, ma, in tal caso, è necessario richiedere il CIG ordinario (mediante accesso al sistema SIMOG).
Rimane fermo che a far fede delle operazioni di gara è il relativo verbale, che dovrà a maggior ragione avere profili di chiarezza proprio ove incorrano problematiche, anche in relazione al sistema AVCpass, le cui disfunzioni non debbono rallentare o interrompere le altre operazioni di gara, che semmai verranno completate in attesa che il sistema venga ripristinato o le criticità superate.
4.Requisiti generali
Punto di partenza di tale controllo è la dichiarazione sostitutiva resa dall'operatore economico per la partecipazione alla gara o, comunque, in fase di affidamento diretto, dalla quale occorre acquisire i dati e le informazioni necessarie per le richieste agli enti certificatori o per l'acquisizione da banche dati disponibili, distinguendo a seconda che gli stessi siano verificati:
• senza l'ausilio del sistema AVCpass;
•attraverso il sistema AVCpass.
Esistono inoltre due separati sistemi di verifica per specifici requisiti:
– per la verifica della regolarità in materia di contributi previdenziali e assistenziali attraverso la richiesta del DURC, va utilizzato il sistema “Durc on line”;
– per la verifica della assenza di cause ostative di cui all'art. 67 del decreto legislativo 6 settembre 2011, n. 159 (di seguito anche “codice delle leggi antimafia”) attraverso la richiesta della cd. comunicazione antimafia, occorre utilizzare la BDNA. Considerato che i tempi di risposta della Prefettura, in attesa dell’effettivo funzionamento della banca dati nazionale, non sono tempestivi, dovendo rispettare i tempi previsti dal Codice dei Contratti pari a 60 gg. dalla verifica di tutti i requisiti di legge, occorre inserire nel contratto la condizione risolutiva con la clausola di risoluzione automatica ed espressa nel caso di positivo riscontro ai sensi dall’articolo 92, comma 3, del decreto legislativo 6 settembre 2011 n. 159 .
5.Requisiti di capacità speciale
La verifica sul possesso dei requisiti di idoneità professionale, di capacità economica e finanziaria, capacità tecnica e professionale viene effettuata (in fase di gara, ai sensi dell'art. 83 del codice con le modalità previste negli atti di gara.
Occorre, infatti, inserire nel disciplinare una clausola specifica che regolamenti le modalità di comprova dei requisiti, precisando quale documento debba fornire l'operatore a dimostrazione del requisito di capacità richiesto.
6.I controlli antimafia. White list e protocollo di legalità
La stazione appaltante, prima di procedere alla stipula del contratto di appalto, è tenuta, ai sensi delle disposizioni contenute nel decreto legislativo 6 settembre 2011, n. 159 (codice delle leggi antimafia), a verificare, mediante richiesta di apposita certificazione che l’operatore economico aggiudicatario sia in regola con la normativa antimafia ed, in particolare, che a carico dello stesso non sussista alcuna delle situazioni ostative previste.
In particolare:
–in caso di appalto di importo compreso tra 150.000 euro e la soglia comunitaria deve essere richiesta la comunicazione antimafia di cui all'articolo 87 del d.lgs. n. 159/2011;
–in caso di appalto superiore alla soglia comunitaria, invece, è necessario richiedere le informazioni antimafia di cui all'articolo 90 della medesima legge.
L’articolo 1 comma 52 della legge 190/2012 prevede che, per le attività imprenditoriali di cui al comma 53, la comunicazione e l'informazione antimafia liberatoria da acquisire indipendentemente dalle soglie stabilite dal codice di cui al decreto legislativo 6 settembre 2011, n.
159, è obbligatoriamente acquisita attraverso la consultazione, anche in via telematica, di apposito elenco di fornitori, prestatori di servizi ed esecutori di lavori non soggetti a tentativi di infiltrazione mafiosa operanti nei medesimi settori (cd. “white list”).
Si tratta nella specie delle seguenti attività:
a) trasporto di materiali a discarica per conto di terzi;
b) trasporto, anche transfrontaliero, e smaltimento di rifiuti per conto di terzi;
c) estrazione, fornitura e trasporto di terra e materiali inerti;
d) confezionamento, fornitura e trasporto di calcestruzzo e di bitume;
e) noli a freddo di macchinari;
f) fornitura di ferro lavorato;
g) noli a caldo;
h) autotrasporti per conto di terzi;
i) guardiania dei cantieri.
Il suddetto elenco è istituito presso ogni prefettura e l'iscrizione nell'elenco è disposta dalla prefettura della Comune in cui il soggetto richiedente ha la propria sede, che effettua verifiche periodiche circa la perdurante insussistenza dei tentativi di infiltrazione mafiosa e, in caso di esito negativo, dispone la cancellazione dell'impresa dall'elenco.
Ai sensi del comma 52-bis della medesima disposizione “L'iscrizione nell'elenco … tiene luogo della comunicazione e dell'informazione antimafia liberatoria anche ai fini della stipula, approvazione o autorizzazione di contratti o subcontratti relativi ad attività diverse da quelle per le quali essa e' stata disposta”.
Pertanto, su un piano operativo, la stazione appaltante verifica l'avvenuta iscrizione nei suddetti elenchi:
1. obbligatoriamente ed a prescindere dalle soglie stabilite dal codice delle leggi antimafia, per la stipula di contratti e per l'autorizzazione di subappalti relativi alle attività di cui all'articolo 1, comma 53 della legge n. 190/2012;
2. nei casi nei quali debba essere acquisita la documentazione antimafia, per la stipula di contratti o per l'autorizzazione di subappalti concernenti attività diverse da quelle per le quali è avvenuta l'iscrizione.
7.Comunicazioni
Adottata la determinazione di aggiudicazione definitiva, occorre procedere alle comunicazioni previste dall'art. 32, comma 9, del decreto legislativo n. 50/2016, secondo quanto sintetizzato nella tabella che segue.
TABELLA A
Termine | destinatari | modalità | allegati |
5 giorni | 1.aggiudicatario | - all'indirizzo PEC dichiarato dal concorrente - deve essere indicata la data di scadenza del termine dilatorio per la stipulazione del contratto. - procedura di accesso semplificata (co. 5 quater). | verbali di gara |
2.concorrente che segue nella graduatoria | |||
3.tutti i candidati che hanno presentato un'offerta ammessa in gara | |||
4.coloro la cui candidatura o offerta siano state escluse se hanno proposto impugnazione avverso |
l'esclusione, o sono in termini per presentarla | |||
5.coloro che hanno impugnato il bando o la lettera di xxxxxx, se dette impugnazioni non siano state ancora respinte con pronuncia giurisdizionale definitiva |
Le comunicazioni di cui all'articolo 32, comma 9, sono assai rilevanti, in quanto il termine dilatorio di 35 giorni per la stipula del contratto (cd. stand still) decorre, per l'appunto, dall'invio dell'ultima delle comunicazioni di avvenuta aggiudicazione. Si deve precisare che, ai sensi del comma 10 del citato art. 32, il termine dilatorio di cui al comma 9 non si applica nei seguenti casi:
a) se, a seguito di pubblicazione di bando o avviso con cui si indice una gara o dell'inoltro degli inviti è stata presentata o è stata ammessa una sola offerta e non sono state tempestivamente proposte impugnazioni del bando o della lettera di invito o queste impugnazioni risultano già respinte con decisione definitiva;
b) nel caso di un appalto basato su un accordo quadro di cui all'articolo 54,nel caso di appalti specifici basati su un sistema dinamico di acquisizione di cui all'articolo 55, nel caso di acquisto effettuato attraverso il mercato elettronico e nel caso di affidamenti effettuati ai sensi dell'articolo 36, comma 2, lettere a) e b):
a) per affidamenti di importo inferiore a 40.000 euro, mediante affidamento diretto, adeguatamente motivato o per i lavori in amministrazione diretta;
b) per affidamenti di importo pari o superiore a 40.000 euro e inferiore a 150.000 euro per i lavori, o alle soglie di cui all'articolo 35 per le forniture e i servizi, mediante procedura negoziata previa consultazione, ove esistenti, di almeno cinque operatori economici individuati sulla base di indagini di mercato o tramite elenchi di operatori economici, nel rispetto di un criterio di rotazione degli inviti. I lavori possono essere eseguiti anche in amministrazione diretta, fatto salvo l'acquisto e il noleggio di mezzi, per i quali si applica comunque la procedura negoziata previa consultazione di cui al periodo precedente. L'avviso sui risultati della procedura di affidamento, contiene l'indicazione anche dei soggetti invitati).
Deve anche essere curata la pubblicazione sul sito internet della amministrazione, dell'esito della gara con le modalità previste dal PTPC ed, in particolare, il rispetto del termine di 10 gg. entro i quali procedere alla pubblicazione dei risultati della procedura di aggiudicazione evidenziando, per estratto, i punteggi attribuiti agli offerenti.
8.Richiesta della documentazione necessaria alla stipula
Con la comunicazione dell'aggiudicazione definitiva , all'operatore economico aggiudicatario deve essere:
1. comunicata la scadenza del termine dilatorio per la stipula e, ove, disponibile, la data della medesima o il lasso temporale in cui potrà avvenire indicativamente;
2. richiesta la produzione dei documenti necessari per la stipula;
3. richiesto ogni altro documento o informazione o attestazione prevista negli atti di gara (es.: elenco personale dedicato, referenti e reperibilità, schede tecniche, ecc.).
La tabella seguente contiene l'elenco dei documenti da richiedere, da integrare con le specifiche previsioni degli atti di gara, nonché riferimento alla modulistica disponibile.
In caso di avvio dell'esecuzione in via d'urgenza (cd. esecuzione nelle more della stipula) di cui all'art. 32, comma 8,del d. lgs. n. 50/2016, devono sempre essere acquisite la cauzione definitiva e le eventuali garanzie assicurative.
TABELLA B
Tipologia | Documenti da richiedere | Necessario per esecuzione in via d'urgenza |
Lavori, servizi e forniture | 1) cauzione definitiva | X |
2) polizze assicurative (per lavori: CAR, responsabilità civile, ecc.) | X | |
3) dichiarazione tracciabilità pagamenti | ||
4) dichiarazione composizione societaria | ||
5) dichiarazione ai sensi dell’articolo 53, comma 16-ter, del d.lgs 165/2001“I dipendenti che, negli ultimi tre anni di servizio, hanno esercitato poteri autoritativi o negoziali per conto delle pubbliche amministrazioni di cui all'articolo 1, comma 2, non possono svolgere, nei tre anni successivi alla cessazione del rapporto di pubblico impiego, attività lavorativa o professionale presso i soggetti privati destinatari dell'attività della pubblica amministrazione svolta attraverso i medesimi poteri. I contratti conclusi e gli incarichi conferiti in violazione di quanto previsto dal presente comma sono nulli ed e' fatto divieto ai soggetti privati che li hanno conclusi o conferiti di contrattare con le pubbliche amministrazioni per i successivi tre anni con obbligo di restituzione dei compensi eventualmente percepiti e accertati ad essi riferiti”, ( la citata dichiarazione ove non sia stata acquisita in fase di gara tra la documentazione amministrativa, può essere resa adattando il modello di cui all. n. 4 del PTPC 2017 – 2019 “Dichiarazione |
sussistenza rapporti di collaborazione con privati” e reperibile su Amministrazione Trasparente | ||
6) dati anagrafici soggetto che interverrà alla stipula ed eventuale procura | ||
7) altri documenti necessari per lo specifico appalto (elenco personale dedicato, referenti e reperibilità, ecc.) |
9.Attestazioni
Costituiscono presupposto per la stipula le attestazioni riportate nella tabella che segue. Le attestazioni sono protocollate e richiamate nel contratto.
TABELLA C
Descrizione | Contenuto e rif. normativo |
Attestazione del Responsabile del procedimento se diverso dal Responsabile che partecipa alla stipula dell’Atto avendo competenza all’adozione degli Atti di Gara. | – l’aggiudicazione definitiva è divenuta efficace in quanto è stata effettuata la verifica positiva del possesso dei prescritti requisiti dell'appaltatore, come previsto dall’articolo 32, comma 7, del decreto legislativo 18 aprile 2016, n. 50, e successive modificazioni; – sono state effettuate le pubblicazioni dei risultati della procedura di affidamento (per quanto previsto), come prescritto dall’articolo 98 del decreto legislativo n. 50/2016; – sono state effettuate le comunicazioni all’appaltatore ed ai controinteressati del provvedimento di aggiudicazione e che è trascorso il termine minimo, di 35 giorni, previsto dall’articolo 32, comma 9, del decreto legislativo n. 50/2016; |
Attestazione del Responsabile che partecipa alla stipula dell’Atto avendo competenza all’adozione degli Atti di Gara. | - di cui all'art. 26, comma 3-bis della Legge n. 488/1999 relativa al rispetto delle disposizioni di cui al comma 3 della medesima norma (circa l'assenza di Convenzioni Consip attive) - di insussistenza cause di incompatibilità dei dipendenti pubblici previste dall'articolo 14, commi 2 e 3, del D.P.R. 16 aprile 2013, n. 62. ( modello di cui all. n. 4 del PTPC 2017 – 2019 “Dichiarazione sussistenza rapporti di collaborazione con privati” e reperibile su Amministrazione Trasparente) |
10.Spese contrattuali e di pubblicazione
Le spese inerenti alla stipulazione del contratto (in particolare: diritti di segreteria, imposta di registro e imposta di bollo - telematica), sono a carico dell'altro contraente (art. 16-bis del Regio decreto 18 novembre 1923 n. 2440), se non espressamente e diversamente disposto dalla legge o dal contratto.
Il versamento delle spese contrattuali deve essere effettuato prima della stipulazione del contratto. Ai sensi dell'articolo 34, comma 35, della legge 17 dicembre 2012, n. 221, l'aggiudicatario di un appalto deve corrispondere alla stazione appaltante, entro il termine di sessanta giorni dall’aggiudicazione, le spese relative alla pubblicità legale su quotidiani (articolo 26 della legge n. 89/2014).
Sezione II - Redazione e stipulazione del contratto
1.Forma dell'atto
La disciplina generale della forma dei contratti pubblici è contenuta nel Regio decreto 18 novembre 1923 n. 2440 “Nuove disposizioni sull'Amministrazione del Patrimonio e sulla contabilità generale dello stato”, agli articoli 1625, 1726 e 1827.
In base a tali disposizioni, è richiesta la forma pubblica amministrativa, fatte salve le deroghe di cui al vigente Regolamento Comunale sui Contratti che consente, in caso di “trattativa privata”, la stipula a mezzo di scrittura privata ed anche la conclusione a distanza a mezzo di corrispondenza. In ogni caso, la forma del contratto è condizionata dalle modalità di espletamento della gara (ad esempio, in caso di procedura ad evidenza pubblica il relativo contratto sarà stipulato in forma pubblica).
I contratti di lavori, forniture e servizi al di sotto di €. 40.000,00 per i quali è possibile l’affidamento diretto o e inferiore a 150.000 euro per i lavori, o alle soglie di cui all'articolo 35 per le forniture e i servizi, mediante procedura negoziata ai sensi dell’art. 32, comma 14, del d.lgs. n. 50/2016 vengono stipulati mediante corrispondenza, secondo l'uso del commercio, consistente in un apposito scambio di lettere, anche tramite posta elettronica certificata. Il vigente Regolamento Comunale applica un'unica soglia di € 50.000,00 per la stipulazione in una delle seguenti forme:
a) sottoscrizione per accettazione in calce al capitolato o al disciplinare;
b) sottoscrizione da parte dell’aggiudicatario della determinazione dirigenziale di affidamento la quale dovrà contenere gli elementi essenziali del contratto;
c) atto separato di obbligazione costituito da lettera-offerta, sottoscritta dall’aggiudicatario ed accettata dal Comune o mediante scambio di corrispondenza tra proposta ed accettazione secondo gli usi del commercio, ai sensi dell’art. 1326 del Codice Civile.
I contratti stipulati con ditte o società commerciali devono contenere l'indicazione delle persone legalmente autorizzate a riscuotere e quietanzare. L'accertamento della capacità dello stipulante ad impegnare legalmente la ditta o società, come pure il riconoscimento della facoltà delle persone che nei contratti vengono designate a riscuotere, incombe al funzionario rogante, nei contratti in forma pubblica amministrativa, ed al funzionario che stipula e riceve l'impegno contrattuale, nei contratti in forma privata”.
Per meglio comprendere quanto esposto nei paragrafi che seguono, si ritiene utile precisare che 1.l'espressione “forma” dell'atto fa riferimento alla tipologia del documento e comprende:
• l'atto pubblico notarile,
• l'atto in forma pubblico amministrativa,
• la scrittura privata (autenticata o non autenticata), compresa la lettera commerciale; L'espressione “modalità di stipulazione” o “di sottoscrizione” dell'atto, fa riferimento al supporto ed alla modalità di sottoscrizione e, dunque, comprende la modalità cartacea e quella elettronica o informatica, indipendentemente dal tipo (o veste) del documento.
1.1. Obbligo della forma scritta
Per i contratti in cui sono parti le pubbliche amministrazioni vige l'obbligo della forma scritta, a pena di nullità dell'atto medesimo, in una delle tipologie sopra elencate (atto pubblico, notarile o amministrativo, o scrittura privata, autenticata o meno).
Anche l'articolo 41, comma 1, del Regolamento Comunale per la disciplina dei contratti, prevede che “I contratti nei quali è parte la Comune sono stipulati per iscritto, nelle forme previste dalla legge o dal presente regolamento”.
Altri requisiti formali sono quelli previsti dalla legge notarile per gli atti in forma pubblica o in forma pubblica amministrativa.
1.2. Modalità di sottoscrizione
Recente normativa ha introdotto obblighi specifici in relazione alle modalità di stipulazione per gli accordi di cui all'articolo 15 della legge n. 241/1990 e per i contratti pubblici:
I.gli accordi di cui all'articolo 15 della legge n. 241/1990
In materia di stipula di accordi di programma, di cui al comma 2-bis, dell'art. 15 della L. n. 241/1990, il legislatore stabilisce espressamente che questi accordi siano sottoscritti con firma digitale, ai sensi dell'art. 24 del D. Lgs. n. 82/2005, con firma elettronica avanzata, ai sensi dell’articolo 1, comma 1, lettera q-bis), del decreto legislativo 7 marzo 2005, n. 82, ovvero con altra firma elettronica qualificata, pena la nullità degli stessi;
II.i contratti pubblici
L’articolo 32 del decreto legislativo 18 aprile 2016, n. 50, comma 14, prevede: “Il contratto è stipulato, a pena di nullità, con atto pubblico notarile informatico, ovvero, in modalità elettronica secondo le norme vigenti per ciascuna stazione appaltante, in forma pubblica amministrativa a cura dell’Ufficiale rogante dell’amministrazione aggiudicatrice o mediante scrittura privata”.
Quindi, i contratti pubblici devono essere stipulati a pena di nullità nelle seguenti modalità:
a) atto pubblico notarile informatico
ovvero
b) in modalità elettronica secondo le norme vigenti per ciascuna stazione appaltante, in forma pubblica amministrativa
o
c) mediante scrittura privata, sempre in modalità elettronica.
1.3. Modalità elettronica
Il contratto stipulato in modalità elettronica è formato tramite l'utilizzo di appositi strumenti software oppure tramite acquisizione della copia per immagine su supporto informatico di un contratto cartaceo. Tale contratto deve assumere caratteristiche di integrità e immodificabilità e deve esserne garantita la staticità in fase di conservazione.
Formati utilizzabili possono essere: PDF/A, RTF, TXT, JPEG, XML.
E’ buona prassi prevede l'impiego del PDF/A (standard di formato per l'archiviazione nel lungo periodo di documenti elettronici).
Le tipologie di firma elettronica da utilizzare sono:
–firma digitale
–firma elettronica qualificata
–firma elettronica avanzata
Per le definizioni e regole tecniche di tali tipologia si rinvia al CAD.
La sottoscrizione per parte della Comune avviene con firma digitale, di cui sono titolari tutti i soggetti preposti alla sottoscrizione o rogazione dei contratti.
1.3.1. in caso di atto pubblico amministrativo
Si applica quanto previsto per l'atto pubblico informatico dalla legge notarile40, e quindi:
•nel caso di controparte in possesso di firma digitale, l'atto è sottoscritto da tutte le parti con firma digitale;
•nel caso di controparte priva di firma digitale, è ammessa la sottoscrizione autografa su supporto
cartaceo: con acquisizione digitale della sottoscrizione autografa la firma acquisisce il valore di firma elettronica. Il dirigente e il segretario sottoscrivono con firma digitale;
•il segretario ufficiale rogante, prima di apporre la sua firma, accerta la validità del certificato di firma utilizzato dalle parti. In esito alla verifica, appone personalmente la propria firma digitale, sempre in presenza delle parti.
Si sottolinea che l'apposizione di firma digitale con un certificato revocato, sospeso x xxxxxxx equivale a mancata sottoscrizione: la verifica di firma deve quindi essere effettuata con software ufficiale di verifica di firma, quali ad esempio quelli forniti da soggetti certificatori.
In allegato è proposto diagramma di flusso per la stipula del contratto in forma pubblica amministrativa.
1.3.2. gli allegati di un contratto sottoscritto in modalità elettronica
Le ipotesi concretizzabili e percorribili sono le seguenti:
•documento da allegare redatto su supporto cartaceo, in caso di contratto sottoscritto da una parte con sottoscrizione autografa: la parte sottoscrive con firma autografa anche l'allegato, acquisito digitalmente come il contratto
•documento da allegare redatto su supporto cartaceo, in caso di contratto sottoscritto digitalmente: è necessario allegare copia informatica, certificata conforme ai sensi dell'articolo 22, commi 1 e 3, del CAD, che viene poi sottoscritta digitalmente dalle parti;
•documento da allegare redatto su supporto informatico: il documento è sottoscritto digitalmente, al pari del contratto.
Deve quindi essere creato un aggregato documentale informatico che contenga tutti i documenti che formano il contratto: contratto, allegati, eventuale allegato per clausole vessatorie, eventuale attribuzione di numero di repertorio (in caso di scritture private da registrare).
Si suggerisce, quale modalità per la costituzione dell'aggregato, la creazione di cartella zip (nel caso di atto in forma pubblica amministrativa, sottoscritta digitalmente dall'ufficiale rogante), e comunque la necessaria registrazione al registro dei contratti (su folium; cfr. infra) di tutti i documenti che costituiscono l'aggregato documentale informatico.
2. I soggetti della stipulazione
Fondamentale è la corretta individuazione e identificazione delle parti (Comune e contraente), e dei soggetti che sottoscrivono l'atto. Infatti, un atto è nullo se è sottoscritto da persona priva dei poteri di rappresentanza.
Si rammenta che, in caso di scrittura privata; l'accertamento della capacità dello stipulante ad impegnare legalmente l'impresa contraente incombe sul dirigente che stipula.
2.1. Le parti
Le parti devono essere identificate:
•nella loro denominazione, codice fiscale e sede
•con l'individuazione della persona che sottoscrive, indicandone i dati anagrafici e i poteri che la autorizzano alla firma.
Per il Comune: la stipulazione del contratto deve essere effettuata dall'organo dotato di rappresentanza esterna:
•il dirigente della struttura cui si riferisce il contratto, ai sensi dell’articolo 107 del D.Lgs. n. 267/2000 e dell'articolo 4 del regolamento per la disciplina dei contratti;
•il presidente o un suo delegato, per le convenzioni quadro con pubbliche amministrazioni per la gestione associata di servizi e funzioni.
Per la completa indicazione dei poteri di rappresentanza, vanno, inoltre, riportati gli estremi della determinazione di affidamento/aggiudicazione.
Per il contraente:
•in caso di legale rappresentante: deve essere specificato il titolo che abilita alla rappresentanza e alla sottoscrizione (ad esempio: titolare, amministratore delegato, etc.), verificandolo mediante visura camerale, anche con riferimento ad eventuali limiti per importo o tipologia di contratto;
•in caso di procuratore (generale o speciale), deve essere acquisita e controllata la procura (cfr. articolo 1392 del codice civile) per verificarne la validità e i poteri in relazione all'atto che deve essere sottoscritto.
Inoltre, la procura deve:
–essere specificatamente citata nell'atto e indicata come primo allegato (allegato “A”);
–risultare dalla CCIAA, citando nell'atto gli estremi di registrazione (salvo il caso di procura speciale, rilasciata per lo specifico atto);
–essere materialmente allegata all'atto in originale o copia dichiarata conforme all'originale da notaio.
Può essere omessa l'allegazione della procura se la stessa è già stata allegata ad altro atto repertoriato/registrato presso l'ente; in questo caso devono essere citati gli estremi di repertoriazione/registrazione dell'atto che la contiene;
•in caso di raggruppamento temporaneo di imprese il contratto è sottoscritto dal rappresentante legale della società mandataria, in virtù del mandato speciale di rappresentanza conferito mediante l’atto notarile di costituzione dell’associazione temporanea. Non è impedita comunque alla mandataria la possibilità di delegare tale attività ad un procuratore speciale attraverso il medesimo atto di raggruppamento ovvero mediante un distinto atto di procura. Devono essere espressamente indicati i soggetti che compongono il raggruppamento. L'atto costitutivo di raggruppamento deve essere:
–specificatamente citato nell'atto e indicato come allegato;
–registrato, citando nell'atto gli estremi di registrazione;
–materialmente allegato all'atto in originale o copia dichiarata conforme all'originale da notaio;
•in ogni caso, deve essere acquisita agli atti del fascicolo copia di un documento di identità del sottoscrittore (ai fini della sua identificazione).
2.2. Indicazione del certificato di firma digitale
Nell'identificazione delle parti, in caso di firma digitale, è opportuno indicare:
–gli estremi del certificato di firma (numero, ente emittente)
–la validità del certificato di firma (data di scadenza).
Esempio di clausola da apporre: “Le Parti lo approvano, lo confermano e lo sottoscrivono in mia presenza, unitamente ai citati allegati, ai sensi del combinato disposto dell’articolo 52-bis della legge n. 89/1913 e dell’articolo 24 del decreto legislativo n.82/2005, mediante apposizione di firma digitale, la cui validità è stata da me segretario rogante verificata ai sensi dell'articolo 14 del D.P.C.M. 22 febbraio 2013”.
48 La stazione appaltante è tenuta a verificare:
- che il procuratore sia in possesso dei poteri risultanti dallo specifico atto di procura, da acquisire agli atti;
- che la delega sia stata conferita dal legale rappresentante dell’operatore economico.
La verifica della firma può essere effettuata al seguente link: xxxxx://xxx.xxxxx.xxxxxxxx.xx/xxxxxx/xxxxxxxx.xxx.
3.Contenuto del contratto
Per i contratti di appalto, il contenuto segue la struttura dello schema di contratto predisposto e reso noto dalla stazione appaltante all’atto dell’avvio della gara.
In allegato è proposto uno schema di contratto (in forma pubblica amministrativa), ma adattabile anche come scrittura privata
4.Clausole “vessatorie”
Le clausole “vessatorie”, cioè le condizioni di contratto predisposte da uno dei contraenti che limitano la responsabilità a favore dello stesso o attribuiscono allo stesso particolari facoltà, non hanno effetto se non sono specificamente approvate per iscritto50.
Pertanto, per le ipotesi previste al comma 2 dell'articolo 1341 del codice civile, è necessario prevedere, dopo la sottoscrizione nell'ultima pagina del contratto, un richiamo agli articoli contenenti le predette clausole e la specifica approvazione mediante ulteriore sottoscrizione da
parte del contraente.
In caso di contratto sottoscritto con firma digitale, si propongono le seguenti alternative modalità (reputando che sia prudente, in questa fase, non rifarsi alla sola unica sottoscrizione dell'intero documento in formato digitale):
–controfirma mediante utilizzo di detta funzionalità della firma digitale, indicandone la rilevanza nell'atto;
–firma di separato allegato che preveda il richiamo agli articoli contenenti le predette clausole, con specifica approvazione mediante ulteriore sottoscrizione da parte del contraente di detto allegato, il quale deve essere quindi congiunto al contratto nell'aggregato documentale informatico (formato
.zip); questa seconda opzione è quella utilizzata nella prassi, in quanto meno controvertibile.
5.I termini per la stipulazione e la data del contratto
L’art. 11, comma 9, del Codice prevede che la stazione appaltante sia tenuta alla sottoscrizione del contratto con il soggetto risultato aggiudicatario dell’appalto entro sessanta giorni decorrenti dall’efficacia dell’aggiudicazione definitiva ovvero entro un diverso termine previsto nei documenti di gara o appositamente concordato con l’aggiudicatario.
Ai sensi dell’art. 11, comma 10, del Codice il contratto non può comunque essere stipulato prima di trentacinque giorni dall’ultima comunicazione di aggiudicazione definitiva di cui all’art. 79 del Codice.
La data del contratto è quella della apposizione delle firme digitali, salvo solo il caso di sottoscrizione cartacea da parte dell'operatore economico.
Nel caso di firma digitale, è opportuno che nella parte finale sia comunque presente la dicitura di identificazione del soggetto sottoscrittore, con indicazione della apposizione di firma digitale ai sensi del CAD.
6.Allegati al contratto
Gli allegati:
a) vanno citati nel testo del contratto con una lettera (allegato “A”, “B”...), che va poi riportata nell'intestazione dell'allegato stesso;
b) devono essere sottoscritti dalle parti contraenti;
c) sono assoggettati a imposta sul bollo in base alla natura del documento e secondo quanto previsto dalla norma istitutiva dell'imposta sul bollo (sono soggetti all'imposta fin dall'origine capitolati, procure, raggruppamento in ATI, ecc.): per il calcolo vedere il paragrafo seguente
d) devono essere materialmente uniti al contratto stesso.
7.Regime fiscale
Le spese connesse alla stipulazione sono rappresentate da:
–imposta di bollo
–imposta di registro
–diritti di rogito.
La quantificazione dell'importo delle spese contrattuali viene effettuata dall'ufficio e comunicata all'altro contraente che deve provvedere al pagamento secondo le modalità di seguito precisate.
7.1Imposta sul bollo
Il Decreto del Presidente della Repubblica n. 642 del 26 ottobre 1972, sull'imposta di bollo, prevede che:
•i contratti sono soggetti all'imposta di bollo (articolo 2 della tariffa, parte prima, allegato A al decreto)
•i contratti redatti sotto forma di corrispondenza (quindi, con scambio di lettere di proposta ed accettazione, senza sottoscrizione da parte delle parti dello stesso documento) sono soggetti all'imposta solo in caso d'uso, ovvero se sono presentati all'ufficio del registro per la registrazione (articolo 24 della tariffa, parte seconda, allegato A al decreto)
•sono esenti dall'imposta i contratti di cui alla tabella allegato B del medesimo decreto, o per i quali esista norma speciale.
Il D.P.R. distingue, quindi, tra:
–atti per i quali l'imposta di bollo è dovuta fin dall'origine (parte prima della tariffa)
–atti per i quali l'imposta di bollo è dovuta in caso d'uso (parte seconda della tariffa).
Per quanto riguarda la misura dell'imposta, se l'atto è soggetto a registrazione all'Agenzia delle Entrate occorre distinguere a seconda che la registrazione stessa avvenga o meno in modalità telematica.
Per contratti d'appalto soggetti a registrazione e presentati in modalità telematica (cd. “Adempimento unico” o “Unimod”), l'imposta è dovuta:
–in modalità forfettaria nella misura di 45 euro limitatamente all'atto principale;
–in modalità non forfettaria (16 euro ogni quattro facciate o 100 righe) per gli allegati (capitolato speciale, elenco prezzi, offerta) per i quali il tributo è dovuto sin dall'origine.
Per tutti gli altri contratti d'appalto (comprese le scritture private non autenticate) l'imposta è dovuta nella misura di 16 euro ogni quattro facciate o 100 righe.
Gli allegati che per loro natura sono soggetti all'imposta fin dall'origine devono assolvere l'imposta di bollo autonomamente (il conteggio delle facciate, quindi, deve riprendere per ciascun allegato), secondo le indicazioni della tariffa.
7.1.1 Atti in modalità elettronica o digitale
Per il pagamento del bollo vi sono due alternative:
•in modo virtuale (previsto dagli articoli 3 e 15 del D.P.R. n. 642/1972)
•con presentazione di marca contrassegno.
Dal 1° luglio 2015 è possibile per il Comune di Palombara Sabina corrispondere in modo virtuale il bollo da applicare sui contratti, poiché da tale data il nostro Ente è autorizzato ad utilizzare la suddetta modalità. Il pagamento del bollo in modo virtuale è in generale applicabile a tutti i contratti, non comporta oneri particolari e consente di semplificare la sottoscrizione dei contratti soprattutto quelli firmati digitalmente e scambiati via PEC, evitando il paradosso dell’acquisizione di bolli cartacei per la sottoscrizione digitale e a distanza del contratto.
Occorre comunque precisare che per quanto riguarda i contratti soggetti a registrazione presso l’Agenzia delle Entrate (atti pubblici, scritture private autenticate, concessioni, locazioni) e presentati in modalità telematica, il pagamento del bollo sull'originale dell'atto avviene attraverso la procedura Unimod/Sister mentre per l'assolvimento del bollo sugli allegati è possibile utilizzare la modalità virtuale.
Per la presentazione telematica il Decreto ministeriale 22 febbraio 2007 ha modificato le tariffe dell'imposta di bollo sugli atti trasmessi all'Agenzia delle Entrate per la registrazione, prevedendo:
•un importo forfetario in base alla tipologia di atto;
•il pagamento con addebito su conto corrente dell'Ente (bollo su originale dell'atto e imposta di registro)
•esclusione dall'importo forfetario degli allegati che per loro natura sono soggetti all'imposta fin dall'origine (capitolati, procure, autorizzazioni, certificati di destinazione urbanistica, ecc.): questi allegati devono quindi assolvere l'imposta di bollo autonomamente, secondo le indicazioni della tariffa.
L’utilizzo del bollo virtuale consente di superare le possibili sanzioni previste quando le marche apposte hanno una data di emissione successiva a quella di sottoscrizione del contratto.
7.1.2. Istruzioni operative per gli uffici della Comune
Al fine di consentire il corretto pagamento del bollo virtuale gli uffici devono:
•individuare l’importo dei bolli da pagare;
•invitare l’operatore economico ad effettuare il relativo bonifico bancario per l'importo dovuto con la seguente causale: “bollo virtuale + denominazione operatore economico”. E’ assolutamente indispensabile far presente all’operatore economico l’esatta dizione da inserire nella causale in modo tale che il sospeso in entrata possa essere identificato subito ed in maniera certa;
•verificare che l’operatore economico abbia effettivamente versato l’esatto importo dovuto con la
causale corretta attraverso l’invio di copia del bonifico in occasione della trasmissione della documentazione utile per la stipula del contratto o del contratto stesso.
E' opportuno che ogni servizio tenga traccia dei versamenti effettuati con bollo virtuale così da essere in grado di supportare/rendicontare il servizio gestione bilancio.
La mancata applicazione dei bolli è sanzionabile da parte dell’Agenzia delle Entrate; qualora si ritenga che i bolli non siano dovuti, nel contratto va inserito il richiamo all’articolo di legge che ne consente l’esenzione
La modalità tradizionale di assolvere il bollo è la presentazione di marca contrassegno, che dovrà essere apposta su copia cartacea dell'atto (o su nota riferita al contratto) e protocollata (come allegato al contratto su Registro dei contratti): è necessario garantire la conservazione della marca contrassegno.
7.1.3. Atti sottoscritti nell'ambito del MEPA
Devono essere seguite le regole indicate per gli atti in modalità elettronica o digitale.
7.2 Imposta di registro
Ai sensi del Decreto del Presidente della Repubblica n. 131 del 26 aprile 1986, istitutivo dell'imposta di registro, i contratti si distinguono in:
•atti soggetti a registrazione in termine fisso (tariffa parte I)
•atti soggetti a registrazione in caso d'uso (tariffa parte II)
•atti esenti da registrazione (tabella).
Il contratto deve necessariamente contenere l'espressa indicazione dell'assoggettamento o dell'esenzione dello stesso dalla registrazione, con l'esatto riferimento normativo.
In caso di atto sottoposto al regime IVA
-se si tratta di scrittura privata non autenticata, la stessa è sottoposta a pagamento dell'imposta di registro in misura fissa solo in caso d'uso;
-se si tratta di scrittura privata autenticata o atto pubblico, è sempre necessaria la registrazione in termine fisso ed in misura fissa.
In caso di atto non sottoposto al regime IVA, si applica aliquota proporzionale rapportata alle singole specifiche fattispecie (di norma, il 3% del valore del contratto). Per le concessioni, l'aliquota è del 2%.
I termini per la presentazione all'Agenzia delle Entrate per la registrazione sono:
1. 20 giorni decorrenti dalla data di stipulazione, cioè dalla data apposta sull'atto e non dalla data di repertoriazione o dall'ultima autenticazione per le scritture private autenticate;
2. per le locazioni di beni immobili, 30 giorni dalla data di stipulazione, ovvero dalla data di decorrenza della locazione, se non coincidente.
Il ritardo nella registrazione è sanzionato; pertanto, nel caso di atti soggetti a registrazione è indispensabile la immediata trasmissione al servizio XX.XX. che provvederà alla registrazione.
7.2.1 Formule da inserire nel contratto :
Di seguito riportiamo lo schema delle clausole da utilizzare alternativamente:
•per atto soggetto a registrazione in termine fisso:
Il presente contratto viene registrato ai sensi dell'articolo della tariffa parte prima allegata al decreto del
Presidente della Repubblica 26 aprile 1986, n. 131.
•per atto soggetto a registrazione in caso d'uso in quanto atto soggetto ad I.V.A.:
La presente scrittura privata, in quanto non autenticata, avendo ad oggetto prestazioni di servizi soggette ad I.V.A., sarà registrata solo in caso d’uso, come previsto dall’articolo 5, comma 2 e dall’articolo 1, lettera “b” della Tariffa parte seconda, del decreto del Presidente della Repubblica 26 aprile 1986, n. 131.
•per atto soggetto a registrazione in caso d'uso, con riferimento da individuare:
La presente scrittura privata sarà registrata solo in caso d’uso come previsto dall’articolo
….................................... della Tariffa parte seconda del decreto del Presidente della Repubblica 26 aprile 1986, n. 131.
•per atto esente da registrazione (in caso di convenzioni):
Il presente contratto è esente da registrazione ai sensi dell'articolo 7 del decreto del Presidente della Repubblica 26 aprile 1986, n. 131 e dell'articolo 1 della tabella allegata al suddetto decreto.
•per atto esente da registrazione (con riferimento da individuare):
Il presente contratto è esente da registrazione ai sensi dell'articolo ... della tabella allegata al decreto del Presidente della Repubblica 26 aprile 1986, n. 131 (o altra normativa speciale).
7.3Diritti di rogito
Rientrano tra le spese contrattuali anche i diritti di segreteria o di rogito dovuti in rapporto alla stipulazione di contratti in forma atto pubblico amministrativo, scrittura privata autenticata ove è prevista, cioè, la presenza di un ufficiale rogante.
La destinazione di una quota degli stessi all'ufficiale rogante, se dovuta, è disciplinata dal d.l. n. 90 del 24 giugno 2014, convertito in legge n. 114/2014.
Sezione III Adempimenti successivi alla stipulazione
1.Ulteriori adempimenti per contratti di appalto
Dopo la stipulazione del contratto, il responsabile del procedimento deve completare i seguenti adempimenti:
•comunicazione di avvenuta stipula del contratto (articolo 79, comma 5, lettera b-ter del codice dei contratti);
•aggiornamento schede di gara su sistema SIMOG;
•aggiornamento scheda amministrazione trasparente (se necessario). 2.Repertoriazione
La legge notarile prevede l'obbligo di tenere una raccolta, detta “repertorio”, dei contratti in forma pubblica amministrativa, delle scritture private autenticate e delle scritture private soggette a registrazione in termine fisso.
Il registro di repertorio deve necessariamente essere completato con i seguenti dati:
1. numero e data di repertoriazione;
2. oggetto;
3. parti;
4. durata;
5. corrispettivo;
6. dati della registrazione con importo della tassa di registro pagata, o eventuali riferimenti di esenzione.
Da qui, la necessità che i contratti soggetti a registrazione all'Agenzia delle Entrate (e quindi anche a repertoriazione) contengano tutti gli elementi sopra richiamati (ad esclusione del punto 6), che costituiscono elementi essenziali del contratto per tali adempimenti.
3.Trasmissione telematica all'Agenzia delle Entrate
Gli atti del Comune sono registrati all'Agenzia delle Entrate (e trascritti e volturati all'Agenzia del Territorio) con trasmissione telematica che prevede:
1. predisposizione di modello unico informatico attraverso l'utilizzo del software Unimod, messo gratuitamente a disposizione dall'Agenzia delle Entrate, con generazione di un file (denominato “plico”) in formato .xml successivamente firmato digitalmente dal segretario;
2. trasmissione del suddetto file tramite piattaforma Sister.
La responsabilità del calcolo dell'importo della tassazione è in capo a chi registra, trattandosi di autoliquidazione (l'Agenzia effettua verifica successiva, sanzionando eventuali erronee tassazioni). Con la procedura telematica:
1. il termine di registrazione è di 30 giorni anziché 20;
2. all'atto viene immediatamente attribuito il numero di registrazione, comunicato sempre attraverso la piattaforma Sister;
3. il pagamento delle imposte avviene con addebito da parte dell'Agenzia sul conto corrente dell'Ente;
4. l'imposta di bollo è assolta per il contratto secondo importo forfetario in base alla tipologia di atto, pagato sempre con addebito su conto corrente dell'Ente; diverso è il trattamento degli altri allegati, secondo quanto sopra precisato;
5. è sufficiente un originale, nel caso di scritture private, e non serve la copia conforme nel caso di atti pubblici in forma pubblica amministrativa.
4.Adempimenti finali del servizio contratti dopo la registrazione
Il servizio contratti, acquisita la ricevuta di registrazione, provvede ad aggiornare il repertorio con i dati di registrazione.
5.Trasmissione alla controparte dopo la registrazione
Il servizio contratti pubblici, dopo la registrazione, trasmette copia semplice del contratto al contraente, preferibilmente tramite PEC.
Sezione IV: contratti di appalto stipulati per scrittura privata (ai sensi della legge 221/2012 e del D.Lgs. 50/2016)
Per concludere la presente circolare desidero richiamare la vostra attenzione sull’art. 6, commi 3 e 4 della legge 221/2012 “Trasmissione di documenti per via telematica, contratti della pubblica amministrazione e conservazione degli atti notarili”, che a far data dal 1° gennaio 2015 anche per i contratti stipulati mediante “scrittura privata” devono rispettare, a pena di nullità, i requisiti della modalità elettronica (alla stregua dei contratti stipulati in forma pubblica amministrativa), con la precisazione che tutti i contratti conclusi mediante il MEPA rispondono già a tale requisito.
Si possono ritenere esclusi dalla portata applicativa della suddetta norma i seguenti casi:
- Contratti di lavoro tra l'Ente ed i propri dipendenti (assunzioni tipiche secondo le regole degli EE.LL.)
- Incarichi ex DLGS 165/2001 (incarichi di studio, ricerca e consulenza)
- Incarichi al di fuori del Codice appalti (Revisori Conti, Commissioni concorsi, CQUAP, OIV, etc...);
- Contratti d'affitto per alloggi erp
- Contratti per l'affidamento di spazi/beni immobili comunali a Enti/Associazioni etc...
- Contratti volti a regolamentare le attività di gestione relative agli spazi/beni di cui sopra
- Concessioni loculi cimiteriali
- Cessioni terreni per tombe di famiglia
- Contratti conclusi a mezzo lettere commerciali
- Perfezionamento del contratto a mezzo sottoscrizione dell’atto amministrativo recante l’affidamento
- Convenzioni con Associazioni
- Contratti con cui si concedono beni a terzi
Fra le misure di prevenzione della corruzione a carattere obbligatorio previste dal PTPC vi è l’istituzione del registro unico dei contratti dell’ente redatti in forma di scrittura privata nel quale annotare in modo progressivo i dati relativi alla controparte, l’importo del contratto e la durata, ed al quale allegare la scansione del contratto sottoscritto.
Per la firma:
- nel caso di controparte in possesso di firma digitale, l'atto è sottoscritto da tutte le parti con firma digitale;
- nel caso di controparte priva di firma digitale, si riterrebbe ammessa la sottoscrizione autografa su supporto cartaceo; il documento viene poi acquisito digitalmente (scansione) e viene allegato documento di identità del sottoscrittore. Il dirigente sottoscrive con firma digitale;
- in caso di contratti sottoscritti non contestualmente: il contratto deve essere scambiato tra le parti tramite pec.
Per quanto riguarda il perfezionamento del contratto, va precisato che la sottoscrizione non deve necessariamente avvenire nella medesima data e nel medesimo luogo, né con sottoscrizione del medesimo documento.
Secondo consolidata giurisprudenza, infatti, l'incontro di volontà si può realizzare sia in luoghi e momenti diversi, sia con la seconda sottoscrizione contenuta in un documento separato, purché inscindibilmente collegato nei contenuti al primo. Si tratta della cosiddetta contrattazione “tra assenti” o “a distanza”.
E' quindi confermata la validità della formazione del consenso mediante scambio di lettere o documento tra persone lontane.
Ai fini della presente circolare operativa:
– è considerata scrittura privata la stipulazione del contratto, anche a distanza, su un unico testo documentale, senza l'assistenza di un pubblico ufficiale (né per la formazione dell'atto, né per l'autenticazione delle firme);
– è considerata lettera commerciale la sottoscrizione su due diversi testi documentali, la complessità dei quali costituisce il contratto.
Il contratto è di norma perfezionato quando l'ultima delle parti ha sottoscritto. In caso di sottoscrizione non contestuale quale quella delle lettere commerciali, ai sensi dell'articolo 1326, comma 1, del codice civile, “Il contratto è concluso nel momento in cui chi ha fatto la proposta ha conoscenza dell'accettazione dell'altra parte”.
In rapporto ai contratti delle pubbliche amministrazioni, discusso è quale ruolo abbiano, sotto il profilo civilistico, gli atti della PA e quelli del privato. Ad ogni modo di seguito le prassi alternative maturate in argomento in altre amministrazione:
- nel caso di contratto sottoscritto per primo dal dirigente, lo stesso contratto, con nota di invio alla controparte, è perfezionato con il ricevimento al protocollo dell'Ente del documento sottoscritto per “accettazione” dalla controparte (quindi, un protocollo in uscita, ed un inserimento nel registro contratti del documento in entrata); la modalità risulta problematica nel caso in cui controparte non sia in possesso della firma digitale;
- nel caso di contratto sottoscritto per primo dall'operatore economico, e poi sottoscritto dal dirigente, e conseguente registrazione, si rende necessario comunque inviare comunicazione di avvenuta accettazione da parte dell'Ente all'operatore economico (quindi, un protocollo in uscita per inviare il documento, un protocollo in ingresso, inserimento nel registro contratti dopo la firma del dirigente, un protocollo in uscita); si tratta di procedura farraginosa, che può risultare necessaria nel caso in cui controparte non possa sottoscrivere digitalmente.
Si pregano pertanto i destinatari della presente di applicare la normativa richiamata, al fine di non incorrere nella sanzione della nullità dei contratti stipulati, che farebbe decadere tutti gli effetti del contratto e renderebbe illegittimi i pagamenti da parte della P.A., con conseguente danno erariale e responsabilità dirigenziale.
Facendo seguito alla presente Circolare ed in attuazione della Misura di prevenzione che prevede la necessità di migliorare la qualità dei provvedimenti amministrativi, si rimettono sul Server nella Cartella Condivisa “UTILITY” – sotto cartella “CONTRATTI SCHEMI” - uno schema Generale di Contratto Pubblico.
Cordiali saluti
Segretario Generale
Dr. Xxxxxxxx Xxxxxxxxx