ACCORDI INTERISTITUZIONALI
(Atti non legislativi)
ACCORDI INTERISTITUZIONALI
ACCORDO INTERISTITUZIONALE
del 20 maggio 2021
tra il Parlamento europeo, il Consiglio dell’Unione europea e la Commissione europea su un registro per la trasparenza obbligatorio
IL PARLAMENTO EUROPEO, IL CONSIGLIO DELL’UNIONE EUROPEA E LA COMMISSIONE EUROPEA,
visto il trattato sul funzionamento dell’Unione europea, in particolare l’articolo 295,
visto il trattato che istituisce la Comunità europea dell’energia atomica, in particolare l’articolo 106 bis, considerando quanto segue:
(1) Il Parlamento europeo, il Consiglio dell’Unione europea e la Commissione europea («istituzioni firmatarie») mantengono un dialogo aperto, trasparente e regolare con le associazioni rappresentative e la società civile conformemente al trattato sull’Unione europea (TUE), in particolare l’articolo 11, paragrafi 1 e 2.
(2) Tale dialogo consente ai portatori d’interesse di presentare le loro opinioni su decisioni che possono riguardarli e quindi di contribuire efficacemente alla base fattuale su cui si fondano le proposte politiche. La collaborazione con i portatori d’interesse migliora la qualità del processo decisionale grazie alla messa a disposizione di modalità per la presentazione di pareri e competenze esterni.
(3) La trasparenza e la responsabilità sono essenziali per mantenere la fiducia dei cittadini dell’Unione nella legittimità dei processi politici, legislativi e amministrativi dell’Unione.
(4) Le istituzioni firmatarie riconoscono l’importanza di coordinare il loro approccio mediante l’adozione di un quadro comune per la loro cooperazione, al fine di promuovere ulteriormente una rappresentanza di interessi trasparente ed etica.
(5) La trasparenza sulla rappresentanza di interessi è particolarmente importante per consentire ai cittadini di seguire le attività dei rappresentanti d’interessi e di essere consapevoli della loro potenziale influenza, inclusa l’influenza esercitata attraverso il sostegno finanziario e la sponsorizzazione. Il miglior modo per garantire tale trasparenza è un codice di condotta contenente le norme e i principi che devono essere rispettati dai rappresentanti d’interessi che aderiscono a un registro per la trasparenza («registro»).
(6) Vista l’esperienza positiva del registro per la trasparenza delle organizzazioni e dei liberi professionisti che concorrono all’elaborazione e all’attuazione delle politiche dell’Unione europea, istituito dall’accordo tra il Parlamento europeo e la Commissione europea del 16 aprile 2014 (1) («accordo del 2014»), le istituzioni firmatarie ritengono che l’ambito di applicazione di tale accordo vada esteso.
(7) Occorre rendere obbligatorio il registro introducendo, mediante decisioni individuali adottate da ciascuna delle istituzioni firmatarie, misure di effetto equivalente che rendano la registrazione dei rappresentanti d’interessi nel registro una condizione preliminare e necessaria per lo svolgimento di determinate attività di rappresentanza di interessi.
(1) Accordo tra il Parlamento europeo e la Commissione europea sul registro per la trasparenza delle organizzazioni e dei liberi professionisti che svolgono attività di concorso all’elaborazione e attuazione delle politiche dell’Unione europea (GU L 277 del 19.9.2014, pag. 11).
(8) Al fine di rafforzare ulteriormente il quadro comune e di basarsi sui progressi compiuti nell’instaurare una cultura comune della trasparenza, le istituzioni firmatarie dovrebbero pubblicare sul sito web del registro le misure di condizionalità e le misure complementari di trasparenza da esse introdotte per incoraggiare la registrazione, quali mailing list specifiche, la raccomandazione che alcuni decisori incontrino solo rappresentanti d’interessi registrati, o la pubblicazione di informazioni sulle riunioni tra alcuni decisori e rappresentanti di interessi.
(9) Al fine di promuovere il presente accordo oltre le istituzioni firmatarie, è opportuno prevedere disposizioni che consentano alle istituzioni, agli organi e agli organismi dell’Unione, diversi dalle istituzioni firmatarie, nonché alle rappresentanze permanenti degli Stati membri che desiderino applicare volontariamente i principi di funzionamento del quadro comune di beneficiare dell’assistenza del segretariato del registro e del suo servizio di supporto.
(10) Onde evitare oneri amministrativi non necessari e in linea con la prassi attuale in materia di registrazione, le attività svolte dai rappresentanti di interessi esclusivamente per conto di un’associazione o di una rete di cui fanno parte dovrebbero essere considerate attività di tale rete o associazione.
(11) Le attività delle pubbliche autorità degli Stati membri, nonché di qualsiasi associazione o rete di tali pubbliche autorità che operi per conto di esse a livello dell’Unione, nazionale o subnazionale, non dovrebbero rientrare nell’ambito di applicazione del presente accordo, benché le associazioni e le reti di pubbliche autorità a livello dell’Unione, nazionale o subnazionale che svolgono attività di rappresentanza di interessi dovrebbero essere autorizzate a registrarsi.
(12) È opportuno mantenere la prassi consistente nell’adozione di una relazione annuale sulla gestione del registro quale strumento atto a garantire adeguata visibilità all’approccio coordinato delle istituzioni firmatarie e a rafforzare la fiducia dei cittadini. L’ambito della relazione annuale dovrebbe essere ampliato per comprendervi le misure di condizionalità e le misure complementari di trasparenza stabilite dalle istituzioni firmatarie.
(13) La gestione del registro non dovrebbe incidere sulle competenze di alcuna delle istituzioni firmatarie, né condizionare i loro rispettivi poteri di organizzazione interna.
(14) Xxxx’esercizio dei rispettivi poteri di organizzazione interna, le istituzioni firmatarie dovrebbero delegare al segretariato e al consiglio di amministrazione del registro il potere di agire per loro conto ai fini dell’adozione di decisioni individuali riguardanti i richiedenti e le persone registrate, conformemente al presente accordo. Le istituzioni firmatarie dovrebbero essere convenute litisconsorti in qualsiasi azione legale intentata dinanzi alla Corte di giustizia dell’Unione europea contro decisioni definitive del consiglio di amministrazione del registro che rechino pregiudizio ai richiedenti o alle persone registrate.
(15) Le istituzioni firmatarie dovrebbero operare in sincera collaborazione reciproca nell’attuazione del presente accordo.
(16) Ciascuna delle istituzioni firmatarie dovrebbe poter perseguire altre politiche di buon governo e trasparenza al di fuori dell’ambito del presente accordo, nella misura in cui tali politiche non interferiscano con l’attuazione e gli obiettivi da esso perseguiti.
(17) Il presente accordo non pregiudica l’esercizio dei diritti di cui all’articolo 11, paragrafo 4, TFUE, concernente l’iniziativa dei cittadini europei, e all’articolo 227 del trattato sul funzionamento dell’Unione europea (TFUE), concernente il diritto di presentare una petizione al Parlamento europeo.
CONVENGONO QUANTO SEGUE:
Articolo 1
Finalità e ambito di applicazione
Il presente accordo istituisce un quadro e definisce i principi operativi per un approccio coordinato da parte delle istituzioni firmatarie in relazione a una rappresentanza di interessi trasparente ed etica.
Mediante decisioni individuali adottate in forza dei loro poteri di organizzazione interna, le istituzioni firmatarie convengono di attuare l’approccio coordinato di cui al primo comma in relazione alle attività contemplate dal presente accordo («attività contemplate») e di stabilire quelle attività contemplate che decidono di subordinare alla registrazione.
Articolo 2
Definizioni
Ai fini del presente accordo si intende per:
a) «rappresentante d’interessi» qualsiasi persona fisica o giuridica, o gruppo, associazione o rete formale o informale, che svolga attività contemplate;
b) «richiedente» qualsiasi rappresentante d’interessi che presenti domanda di registrazione;
c) «persona registrata» qualsiasi rappresentante d’interessi che si sia iscritto nel registro;
d) «cliente» qualsiasi rappresentante d’interessi che abbia instaurato un rapporto contrattuale con un intermediario affinché questi promuova gli interessi di detto rappresentante d’interessi svolgendo attività contemplate;
e) «intermediario» qualsiasi rappresentante d’interessi che promuova gli interessi di un cliente svolgendo attività contemplate;
f) «rapporto cliente-intermediario» qualsiasi rapporto contrattuale tra un cliente e un intermediario riguardante lo svolgimento di attività contemplate;
g) «personale» il personale soggetto allo statuto dei funzionari dell’Unione europea e al regime applicabile agli altri agenti dell’Unione europea, di cui al regolamento (CEE, Euratom, CECA) n. 259/68 del Consiglio (2), alle dipendenze delle istituzioni firmatarie, indipendentemente dalla categoria di appartenenza;
h) «condizionalità» il principio in base al quale la registrazione rappresenta una condizione preliminare necessaria affinché i rappresentanti d’interessi possano svolgere determinate attività contemplate.
Articolo 3
Attività contemplate
1. Il presente accordo contempla le attività svolte dai rappresentanti d’interessi allo scopo di influenzare l’elaborazione o l’attuazione delle politiche o della legislazione, o i processi decisionali delle istituzioni firmatarie o di altre istituzioni, organi od organismi dell’Unione (collettivamente, «istituzioni dell’Unione»), senza pregiudizio dell’articolo 4.
2. In particolare, rientrano fra le attività contemplate di cui al paragrafo 1:
a) l’organizzazione di riunioni, conferenze o eventi, la partecipazione agli stessi nonché l’instaurazione di contatti analoghi con le istituzioni dell’Unione;
b) i contributi a consultazioni, audizioni o altre iniziative simili, o la partecipazione alle stesse;
c) l’organizzazione di campagne di comunicazione, piattaforme, reti e iniziative a livello locale;
d) la preparazione o il commissionamento di documenti orientativi e di sintesi, emendamenti, sondaggi di opinione, indagini, lettere aperte e altro materiale di comunicazione o informazione, come pure il commissionamento e lo svolgimento di ricerche.
Articolo 4
Attività non contemplate
1. Non sono contemplate dal presente accordo le attività seguenti:
a) la prestazione di consulenza legale o di consulenza professionale di altra natura, se:
i) consiste nella rappresentanza di clienti in procedimenti di conciliazione o mediazione volti a prevenire il contenzioso dinanzi a organi giudiziari o amministrativi;
(2) GU L 56 del 4.3.1968, pag. 1.
ii) la consulenza è prestata a clienti al fine di consentire loro di esercitare le proprie attività nel rispetto del quadro giuridico vigente; o
iii) consiste nella rappresentanza di clienti e nella tutela dei loro diritti fondamentali o procedurali, come il diritto di essere sentiti, il diritto a un processo equo e il diritto alla difesa nei procedimenti amministrativi, e include le attività svolte da avvocati o altri professionisti che partecipano alla rappresentanza di clienti e alla tutela dei loro diritti fondamentali o procedurali;
b) la presentazione di osservazioni come parte in causa o parte terza in un procedimento legale o amministrativo istituto dal diritto dell’Unione o dal diritto internazionale applicabile all’Unione, nonché la presentazione di osservazioni sulla base di un rapporto contrattuale con una delle istituzioni firmatarie o di una convenzione di sovvenzione finanziata con fondi dell’Unione;
c) le attività delle parti sociali nell’ambito del dialogo sociale a norma dell’articolo 152 TFUE;
d) la presentazione di osservazioni a seguito di richieste dirette e specifiche di informazioni fattuali, dati o consulenze formulate da una delle istituzioni dell’Unione o dai rappresentanti o dal personale delle stesse;
e) le attività svolte da persone fisiche a titolo strettamente personale e non in associazione con altri;
f) le riunioni spontanee, le riunioni a carattere puramente privato o sociale e le riunioni nell’ambito di un procedimento amministrativo istituito dal TUE, dal TFUE o da atti giuridici dell’Unione.
2. Il presente accordo non riguarda le attività svolte dagli organi seguenti:
a) le pubbliche autorità degli Stati membri, incluse le loro rappresentanze permanenti e ambasciate, a livello nazionale e subnazionale;
b) le associazioni e reti di pubbliche autorità a livello dell’Unione, nazionale o subnazionale, a condizione che operino esclusivamente a nome degli enti pubblici interessati;
c) le organizzazioni intergovernative, inclusi le agenzie e gli organi che emanano dalle stesse;
d) le pubbliche autorità di paesi terzi, incluse le loro missioni diplomatiche e ambasciate, salvo laddove tali autorità siano rappresentate da soggetti giuridici, uffici o reti senza status diplomatico, o da un intermediario;
e) i partiti politici, ad eccezione di qualsiasi organizzazione creata da partiti politici o ad essi affiliata;
f) le chiese e associazioni o comunità religiose, nonché le organizzazioni filosofiche e non confessionali di cui all’articolo 17 TFUE, ad eccezione degli uffici, delle persone giuridiche o delle reti creati per rappresentare chiese, comunità religiose od organizzazioni filosofiche e non confessionali nelle loro relazioni con le istituzioni dell’Unione, come pure le loro associazioni.
Articolo 5
Misure di condizionalità e misure complementari di trasparenza
1. Le istituzioni firmatarie si impegnano ad applicare il principio della condizionalità, cui danno attuazione mediante decisioni individuali sulla base dei loro poteri di organizzazione interna.
2. Nell’adottare misure di condizionalità o misure complementari di trasparenza per incoraggiare la registrazione e rafforzare il quadro comune istituito dal presente accordo, le istituzioni firmatarie garantiscono che tali misure siano coerenti con il presente accordo e rafforzino l’obiettivo dell’approccio coordinato di cui all’articolo 1, vale a dire stabilire requisiti elevati per una rappresentanza di interessi trasparente ed etica a livello dell’Unione.
3. Le misure di condizionalità e le misure complementari di trasparenza adottate dalle istituzioni firmatarie sono pubblicate sul sito web del registro, che è aggiornato periodicamente.
Articolo 6
Ammissibilità e codice di condotta
1. I richiedenti che presentano una domanda di registrazione completa sono ammessi ad essere iscritti nel registro se svolgono attività contemplate e rispettano il codice di condotta di cui all’allegato I («codice di condotta»).
2. All’atto della presentazione della domanda di registrazione, i richiedenti forniscono le informazioni di cui all’allegato II e accettano che tali informazioni siano rese disponibili pubblicamente.
3. I richiedenti possono essere invitati a dimostrare la loro ammissibilità alla registrazione e la correttezza delle informazioni da essi fornite.
4. Il segretariato del registro («segretariato») attiva la registrazione del richiedente una volta che ne sia accertata l’ammissibilità e che la registrazione sia considerata conforme ai requisiti di cui all’allegato II.
5. Una volta attivata la registrazione del richiedente, quest’ultimo acquisisce lo statuto di «persona registrata».
6. Il segretariato controlla le registrazioni e verifica che le persone registrate continuino a soddisfare le condizioni di ammissibilità e a osservare il codice di condotta, conformemente alle procedure di cui all’allegato III.
7. Il segretariato può condurre indagini sulla base di reclami concernenti un presunto mancato rispetto del codice di condotta da parte di una persona registrata nonché di propria iniziativa, alla luce di informazioni secondo cui la persona registrata potrebbe non soddisfare più i requisiti di ammissibilità di cui al paragrafo 1.
8. Nel contesto del controllo o delle indagini svolti dal segretariato, le persone registrate sono tenute in particolare a:
a) presentare, su richiesta, materiale giustificativo atto a provare che le informazioni relative alla loro registrazione continuino ad essere corrette; e
b) collaborare in modo sincero e costruttivo conformemente alle procedure di cui all’allegato III.
Articolo 7
Consiglio di amministrazione
1. Il consiglio di amministrazione del registro («consiglio di amministrazione») è composto dai segretari generali delle istituzioni firmatarie, che lo presiedono a rotazione per un periodo di un anno.
2. Il consiglio di amministrazione:
a) sovraintende all’attuazione globale del presente accordo;
b) stabilisce le priorità annuali del registro nonché le previsioni di bilancio e la quota necessaria per l’attuazione di dette priorità;
c) emana istruzioni generali per il segretariato;
d) adotta la relazione annuale di cui all’articolo 13;
e) esamina le richieste motivate di riesame delle decisioni del segretariato e decide in merito, conformemente all’allegato III, punto 9.
3. Il consiglio di amministrazione si riunisce almeno una volta all’anno su iniziativa del suo presidente. Esso può inoltre riunirsi su richiesta di uno dei suoi membri.
4. Il consiglio di amministrazione delibera per consenso.
Articolo 8
Segretariato
1. Il segretariato è una struttura operativa comune istituita per la gestione del registro. È composto da capi unità, o equivalenti, responsabili delle questioni relative alla trasparenza in ciascuna delle istituzioni firmatarie («capi unità») e dal rispettivo personale.
2. Il consiglio di amministrazione designa come «coordinatore» uno dei capi unità per un mandato rinnovabile di un anno. Il segretariato opera sotto il coordinamento del coordinatore.
Il coordinatore rappresenta il segretariato e sovraintende alle sue attività correnti, nell’interesse comune delle istituzioni firmatarie.
3. Il segretariato:
a) riferisce al consiglio di amministrazione, ne prepara le riunioni e lo assiste nell’assolvimento dei propri compiti;
b) definisce linee guida destinate alle persone registrate, al fine di garantire che il presente accordo sia applicato in modo coerente;
c) decide in merito all’ammissibilità dei richiedenti e controlla i contenuti del registro, al fine di conseguire un livello qualitativo ottimale dei dati del registro, fermo restando, tuttavia, che le persone registrate hanno la responsabilità ultima della correttezza delle informazioni fornite;
d) presta assistenza tecnica e informatica ai richiedenti e alle persone registrate;
e) svolge indagini e applica provvedimenti in conformità dell’allegato III;
f) organizza iniziative di comunicazione e sensibilizzazione rivolte ai portatori di interesse;
g) redige la relazione annuale di cui all’articolo 13;
h) è responsabile dello sviluppo informatico e della manutenzione del registro;
i) provvede allo scambio di buone prassi ed esperienze con organi analoghi relativamente alla trasparenza della rappresentanza di interessi;
j) svolge qualsiasi altra attività necessaria per l’attuazione del presente accordo.
4. Il segretariato decide per consenso dei capi unità.
Articolo 9
Conferimento di poteri
Il consiglio di amministrazione e il segretariato svolgono i compiti loro conferiti a norma degli articoli 7 e 8, e nello svolgimento di tali compiti è conferito loro il potere di adottare decisioni per conto delle istituzioni firmatarie.
Articolo 10
Risorse
1. Le istituzioni firmatarie provvedono a che siano disponibili le risorse umane, amministrative, tecniche e finanziarie necessarie, incluso un organico adeguato del segretariato, per garantire l’efficace attuazione del presente accordo.
2. Fatto salvo l’articolo 7, paragrafo 2, lettera b), e tenuto conto delle diverse dimensioni delle tabelle dell’organico delle istituzioni, le istituzioni firmatarie adottano le misure necessarie per finanziare la tenuta, lo sviluppo e la promozione del registro.
Articolo 11
Partecipazione volontaria di istituzioni, organi e organismi dell’Unione diversi dalle istituzioni firmatarie
1. Istituzioni, organi e organismi dell’Unione diversi dalle istituzioni firmatarie possono notificare al consiglio di amministrazione le misure mediante le quali decidono di subordinare determinate attività alla registrazione, o qualsiasi misura complementare di trasparenza adottata.
2. Se il consiglio di amministrazione ritiene che le misure di cui al paragrafo 1 siano coerenti con gli obiettivi perseguiti dal presente accordo, può concordare con l’istituzione, organo od organismo dell’Unione interessati le condizioni in base alle quali tale istituzione, organo od organismo può beneficiare dell’assistenza e del supporto tecnico e informatico del segretariato. Le misure notificate a norma del paragrafo 1 sono pubblicate sul sito web del registro.
Articolo 12
Partecipazione volontaria delle rappresentanze permanenti degli Stati membri
Gli Stati membri possono notificare al consiglio di amministrazione le misure adottate in conformità del diritto nazionale mediante le quali decidono di subordinare alla registrazione talune attività rivolte alle loro rappresentanze permanenti, o qualsiasi misura complementare di trasparenza adottata. Le misure notificate sono pubblicate sul sito web del registro.
Articolo 13
Relazione annuale
1. Il consiglio di amministrazione adotta una relazione annuale sulla gestione del registro nell’anno precedente.
2. La relazione annuale comprende:
a) un capitolo con informazioni fattuali sul registro, il suo contenuto e qualsiasi modifica riguardante il registro;
b) un capitolo sulle misure di condizionalità e sulle misure complementari di trasparenza in vigore, di cui all’articolo 5.
3. Il consiglio di amministrazione presenta la relazione annuale alle istituzioni firmatarie e ne garantisce la pubblicazione sul sito web del registro.
Articolo 14
Riesame
1. Le istituzioni firmatarie valutano l’attuazione delle misure adottate a norma dell’articolo 5 entro il 2 luglio 2022 e successivamente a cadenza regolare, al fine, ove appropriato, di formulare raccomandazioni in vista del miglioramento e del potenziamento di tali misure.
2. Il presente accordo è sottoposto a riesame al più tardi entro il 2 luglio 2025.
Articolo 15
Disposizioni finali e transitorie
1. Il presente accordo assume carattere vincolante per le istituzioni firmatarie.
2. Ai fini dell’articolo 9, ciascuna istituzione firmataria si impegna ad adottare una decisione che recita come segue:
«Il consiglio di amministrazione e il segretariato hanno il potere di adottare, a nome del/della [nome dell’istituzione], decisioni individuali riguardanti i richiedenti e le persone registrate, conformemente all’accordo interistituzionale del 20 maggio 2021 su un registro per la trasparenza obbligatorio (GU L 207 dell’11.6.2021, pag. 1).».
Tali decisioni entrano in vigore alla data di entrata in vigore del presente accordo.
3. Il presente accordo sostituisce l’accordo del 2014, i cui effetti cessano di applicarsi a decorrere dalla data di entrata in vigore del presente accordo.
4. Il presente accordo entra in vigore il ventesimo giorno dalla sua pubblicazione nella Gazzetta ufficiale dell’Unione europea.
5. Le persone registrate che erano iscritte nel registro prima della data di entrata in vigore del presente accordo hanno la facoltà, per un periodo di sei mesi a decorrere dalla data di entrata in vigore del presente accordo, di modificare la propria registrazione in modo da soddisfare i nuovi requisiti derivanti dal presente accordo al fine di rimanere nel registro.
6. Le eventuali indagini su segnalazioni o reclami avviate a norma dell’accordo del 2014 sono svolte secondo la procedura stabilita da tale accordo.
Fatto a Bruxelles, il 20 maggio 2021.
Per il Parlamento europeo Il presidente
Xxxxx Xxxxx XXXXXXX
Per il Consiglio Il presidente
Xxx Xxxxx XXXXXXXX
Per la Commissione A nome del presidente Xxxx XXXXXXX
CODICE DI CONDOTTA
Le persone registrate operano conformemente alle norme e ai principi enunciati nel presente allegato; in particolare:
a) nelle relazioni con le istituzioni firmatarie e con altre istituzioni, organi o organismi dell’Unione (collettivamente,
«istituzioni dell’Unione»), si identificano sempre con il proprio nome, il numero di registrazione e l’ente o gli enti per cui lavorano o che rappresentano;
b) dichiarano gli interessi e gli obiettivi che promuovono e specificano i clienti o i membri che rappresentano come pure, se del caso, il numero di registrazione di questi ultimi;
c) evitano di ottenere né cercano di ottenere informazioni o decisioni in maniera disonesta, o esercitando pressioni indebite o adottando un comportamento inappropriato o un linguaggio offensivo;
d) non fanno un uso indebito della loro registrazione a fini di lucro, né falsano o snaturano l’effetto della registrazione;
e) non danneggiano la reputazione del registro o arrecano pregiudizio alle istituzioni dell’Unione, né utilizzano i loro loghi senza espressa autorizzazione;
f) assicurano che le informazioni che forniscono al momento della registrazione, e che successivamente gestiscono nell’ambito delle attività contemplate, siano complete, aggiornate, accurate e non fuorvianti e accettano che tali informazioni siano rese disponibili pubblicamente;
g) rispettano ed evitano di ostacolare l’attuazione e l’applicazione delle norme, dei codici e degli orientamenti pertinenti accessibili al pubblico stabiliti dalle istituzioni dell’Unione;
h) non inducono i deputati al Parlamento europeo, i membri della Commissione o i funzionari delle istituzioni dell’Unione a contravvenire alle disposizioni e alle norme di comportamento ad essi applicabili;
i) in caso di assunzione di ex deputati al Parlamento europeo, membri della Commissione o funzionari delle istituzioni dell’Unione, tengono debitamente conto degli obblighi di riservatezza e delle norme applicabili a tali persone dopo che esse hanno lasciato l’istituzione in questione, al fine di evitare conflitti di interesse;
j) se impegnati in un rapporto cliente-intermediario:
i) garantiscono che le parti di tale rapporto siano registrate, e
ii) in veste di clienti o di intermediari, assicurano che siano pubblicate le pertinenti informazioni concernenti tale rapporto inserite nel registro, in conformità dell’allegato II;
k) qualora, ai fini dello svolgimento di attività contemplate, esternalizzino determinati compiti a terzi che non sono a loro volta persone registrate, garantiscono che tali terzi rispettino norme etiche almeno equivalenti a quelle applicabili alle persone registrate;
l) presentano al segretariato, su richiesta, materiale giustificativo che dimostri l’ammissibilità e l’accuratezza delle informazioni da essi presentate e cooperano lealmente e costruttivamente con il segretariato;
m) accettano di poter essere soggetti alle procedure di indagine e, ove necessario, alle misure previste nell’allegato III;
n) adottano misure appropriate per garantire che i propri dipendenti impegnati in attività contemplate siano informati del fatto che, in quanto persone registrate, si impegnano a rispettare il presente codice di condotta;
o) informano i clienti o i membri che rappresentano nell’ambito di attività contemplate del proprio impegno, in quanto persone registrate, a rispettare il presente codice di condotta;
p) rispettano ed evitano di ostacolare le norme e le modalità specifiche di accesso e di sicurezza stabilite dalle istituzioni firmatarie.
INFORMAZIONI DA INSERIRE NEL REGISTRO
Il presente allegato elenca le informazioni che devono figurare nel registro. Tali informazioni sono fornite dai richiedenti o, se del caso, dalle persone registrate, tranne nei casi in cui sono registrate automaticamente.
I. INFORMAZIONI GENERALI
a) nome dell’entità; indirizzo della sede centrale e dell’ufficio incaricato delle relazioni con l’Unione, se diverso; numero di telefono; indirizzo di posta elettronica (1); sito web;
b) forma giuridica dell’entità;
c) interessi rappresentati;
d) conferma che il richiedente operi in conformità del codice di condotta;
e) nominativo della persona legalmente responsabile dell’entità e della persona incaricata delle relazioni con l’Unione;
f) stima annuale degli equivalenti a tempo pieno (full-time equivalents) relativamente alle persone coinvolte in attività contemplate, secondo le seguenti percentuali rispetto all’attività a tempo pieno: 10 %, 25 %, 50 %, 75 % o 100 %;
g) finalità, mandato, settori d’interesse e livello geografico dell’impegno;
h) organizzazioni di cui la persona registrata è membro ed entità ai quali la persona registrata è affiliata;
i) appartenenza e/o affiliazione della persona registrata a reti e associazioni pertinenti.
II. COLLEGAMENTI CON ISTITUZIONI DELL’UNIONE
a) proposte legislative, politiche o iniziative dell’Unione interessate dalle attività contemplate;
b) appartenenza a gruppi di esperti della Commissione (2) e ad altri forum e piattaforme beneficiari del sostegno dell’Unione;
c) appartenenza, sostegno o partecipazione alle attività di intergruppi o di altri raggruppamenti non ufficiali organizzate presso i locali del Parlamento europeo;
d) nominativi delle persone autorizzate ad accedere ai locali del Parlamento europeo (3).
III. INFORMAZIONI FINANZIARIE
Le persone registrate, compresi gli intermediari, dichiarano l’importo e la fonte delle eventuali sovvenzioni dell’Unione che contribuiscono ai loro costi di funzionamento. Gli importi dichiarati sono espressi in euro.
a) Le persone registrate che promuovono i propri interessi o gli interessi collettivi dei loro membri nei confronti di una delle istituzioni firmatarie forniscono una stima aggiornata dei costi annuali relativi ad attività contemplate secondo la tabella sottostante. La stima dei costi annuali è riferita a un intero anno di attività e fa riferimento all’ultimo esercizio finanziario concluso alla data della registrazione o alla data dell’aggiornamento annuale dei dati di registrazione.
Fasce dei costi annuali, in euro: |
< 10 000 |
10 000-24 999 |
25 000-49 999 |
50 000-99 999 |
(1) L’indirizzo di posta elettronica fornito non sarà pubblicato.
(2) L’appartenenza a gruppi di esperti è inserita automaticamente nel registro. La registrazione non conferisce automaticamente il diritto all’appartenenza di cui sopra.
(3) Le persone registrate possono chiedere l’autorizzazione ad accedere ai locali del Parlamento europeo al termine del processo di registrazione. I nominativi delle persone che ricevono titoli di accesso ai locali del Parlamento europeo sono inseriti automaticamente nel registro. La registrazione non conferisce automaticamente il diritto al rilascio di tale titolo di accesso.
100 000-199 999 |
200 000-299 999 |
300 000-399 999 |
400 000-499 999 |
500 000-599 999 |
600 000-699 999 |
700 000-799 999 |
800 000-899 999 |
900 000-999 999 |
1 000 000-1 249 999 |
1 250 000-1 499 999 |
1 500 000-1 749 999 |
1 750 000-1 999 999 |
2 000 000-2 249 999 |
2 250 000-2 499 999 |
2 500 000-2 749 999 |
2 750 000-2 999 999 |
3 000 000-3 499 999 |
3 500 000-3 999 999 |
4 000 000-4 499 999 |
4 500 000-4 999 999 |
5 000 000-5 499 999 |
5 500 000-5 999 999 |
6 000 000-6 499 999 |
6 500 000-6 999 999 |
7 000 000-7 999 999 |
8 000 000-8 999 999 |
9 000 000-9 999 999 |
> 10 000 000 |
I clienti sono tenuti a dichiarare gli intermediari che svolgono per loro conto attività contemplate dal registro e il costo di ciascun intermediario, secondo la tabella sottostante. La stima dei costi annuali è riferita a un intero anno di attività e fa riferimento all’ultimo esercizio finanziario concluso alla data della registrazione o alla data dell’aggiornamento annuale dei dati di registrazione.
Qualsiasi intermediario attuale non rientrante nell’ultimo esercizio finanziario concluso deve essere dichiarato separatamente per nome.
Fasce dei costi di rappresentanza per intermediario, in euro: |
< 10 000 |
10 000-24 999 |
25 000-49 999 |
50 000-99 999 |
100 000-199 999 |
200 000-299 999 |
300 000-399 999 |
400 000-499 999 |
500 000-599 999 |
600 000-699 999 |
700 000-799 999 |
800 000-899 999 |
900 000-999 999 |
> 1 000 000 |
b) Gli intermediari dichiarano la stima delle entrate annuali complessive generate che sono attribuibili ad attività contemplate, secondo la griglia sottostante. La stima delle entrate annuali complessive generate è riferita a un intero anno di attività e fa riferimento all’ultimo esercizio finanziario concluso alla data della registrazione o alla data dell’aggiornamento annuale dei dati di registrazione.
Anche le entrate provenienti dai singoli clienti per attività contemplate sono elencate secondo la griglia sottostante, corredate di un’indicazione delle proposte legislative, delle politiche o delle iniziative dell’Unione interessate dalle attività contemplate.
Fasce delle entrate generate per cliente in euro: |
< 10 000 |
10 000-24 999 |
25 000-49 999 |
50 000-99 999 |
100 000-199 999 |
200 000-299 999 |
300 000-399 999 |
400 000-499 999 |
500 000-599 999 |
600 000-699 999 |
700 000-799 999 |
800 000-899 999 |
900 000-999 999 |
>1 000 000 |
La stima delle entrate annuali complessive generate per attività contemplate è calcolata automaticamente dal registro, sulla base dell’aggregato della stima delle entrate generate per cliente.
Gli intermediari dichiarano nel registro i clienti per conto dei quali sono svolte attività contemplate.
Qualsiasi cliente attuale non rientrante nell’ultimo esercizio finanziario concluso deve essere dichiarato sul registro separatamente per nome.
c) Le persone registrate che non rappresentano interessi commerciali forniscono le informazioni finanziarie seguenti:
i) il bilancio totale per l’ultimo esercizio finanziario concluso;
ii) le principali fonti di finanziamento per categoria: finanziamenti dell’Unione, finanziamenti pubblici, sovvenzioni, donazioni, contributi dei loro membri ecc.;
iii) l’importo di ciascun contributo da essi ricevuto di importo superiore al 10 % del loro bilancio totale, se i contributi superano i 10 000 EUR, e il nome del contributore.
SORVEGLIANZA, INDAGINI E MISURE
1. Principi generali
1.1. Il segretariato può avviare un’indagine sulla base di reclami concernenti il presunto mancato rispetto del codice di condotta da parte di una persona registrata («inosservanza»), nonché di propria iniziativa, alla luce di informazioni secondo cui la persona registrata possa non essere ammissibile.
1.2. Un’indagine è una procedura amministrativa che coinvolge il segretariato e la persona registrata interessata, nonché, qualora l’indagine non sia stata avviata dal segretariato di propria iniziativa, il terzo che ha presentato il reclamo («autore del reclamo»).
1.3. Una volta avviata un’indagine, il segretariato può sospendere la registrazione in questione a titolo precauzionale. Il segretariato informa immediatamente la persona registrata interessata della sua decisione di sospendere la registrazione, fornendo una spiegazione motivata della sua decisione.
2. Ricevibilità dei reclami
2.1. Qualsiasi persona fisica o giuridica può presentare un reclamo al segretariato in merito alla presunta inosservanza di una persona registrata. Il reclamo deve essere presentato per iscritto. Per essere ricevibile, un reclamo deve:
a) identificare la persona registrata interessata e illustrare chiaramente i dettagli del reclamo;
b) fornire il nome e le informazioni di contatto dell’autore del reclamo;
c) essere presentato entro un anno dalla presunta inosservanza;
d) essere suffragato da elementi di prova che dimostrino una ragionevole probabilità di inosservanza.
2.2. Qualora un reclamo sia irricevibile, il segretariato ne dà notifica all’autore del reclamo, fornendo una spiegazione motivata della sua decisione.
3. Procedure relative ai reclami
3.1. Dopo aver ricevuto un reclamo ricevibile, il segretariato avvia un’indagine e ne dà notifica all’autore del reclamo e alla persona registrata interessata.
3.2. La persona registrata interessata riceve una copia del reclamo, compresi gli eventuali allegati, ed è invitato a fornire una risposta motivata entro 20 giorni lavorativi.
3.3. Il segretariato tiene conto dell’eventuale risposta motivata ricevuta di cui al punto 3.2, raccoglie tutte le informazioni pertinenti ed elabora una relazione in cui figurano le sue conclusioni.
3.4. Se dalla relazione risulta che la persona registrata interessata non ha rispettato il codice di condotta, il segretariato ne dà notifica alla persona registrata. Tale notifica può anche contenere:
a) istruzioni per porre rimedio all’inosservanza entro 20 giorni lavorativi dalla ricezione della notifica; e
b) un avvertimento formale della possibilità che siano adottate misure se non viene posto rimedio all’inosservanza o se questa si ripete.
3.5. Il segretariato dichiara la persona registrata interessata ammissibile a rimanere nel registro e chiude l’indagine se ricorre una delle condizioni seguenti:
a) la presunta inosservanza riguarda principalmente la lettera f) del codice di condotta e vi è posto rimedio entro 20 giorni lavorativi dalla ricezione della notifica di cui al punto 3.1 da parte della persona registrata;
b) dalla relazione risulta che la persona registrata ha rispettato il codice di condotta;
c) la persona registrata pone rimedio all’inosservanza dopo aver ricevuto la notifica di cui al punto 3.4, lettera a);
d) l’avvertimento formale di cui al punto 3.4, lettera b), è ritenuto sufficiente.
3.6. Il segretariato dichiara la persona registrata interessata non ammissibile e chiude l’indagine nel caso in cui dalla relazione risulti che la persona registrata non ha rispettato il codice di condotta e ricorra una delle condizioni seguenti:
a) la persona registrata non ha posto rimedio all’inosservanza dopo aver ricevuto la notifica di cui al punto 3.4, lettera a);
b) l’avvertimento formale di cui al punto 3.4, lettera b), è ritenuto insufficiente.
3.7. Dopo aver elaborato la sua relazione, il segretariato fornisce, su richiesta, alla persona registrata interessata una copia di tale relazione.
4. Sorveglianza e indagini di propria iniziativa
4.1. Il segretariato può richiedere alle persone registrate di modificare le loro registrazioni qualora abbia motivo di ritenere che tali registrazioni non forniscano con precisione le informazioni di cui all’allegato II.
4.2. Qualora abbia formulato una richiesta a norma del punto 4.1, il segretariato può sospendere la registrazione in questione a titolo precauzionale.
4.3. Se la persona registrata interessata non collabora lealmente e costruttivamente, il segretariato può rimuovere dal registro una registrazione che è oggetto di una richiesta a norma del punto 4.1.
4.4. Il segretariato può avviare un’indagine di propria iniziativa alla luce di informazioni secondo cui una persona registrata possa essere non ammissibile.
4.5. Qualora il segretariato avvii un’indagine di propria iniziativa, ne dà notifica alla persona registrata interessata e gli chiede di fornire una risposta motivata entro 20 giorni lavorativi.
4.6. Il segretariato tiene conto dell’eventuale risposta motivata ricevuta di cui al punto 4.5, raccoglie tutte le informazioni pertinenti ed elabora una relazione in cui figurano le sue conclusioni.
4.7. Se dalla relazione risulta che la persona registrata interessata non è ammissibile, il segretariato ne dà notifica alla persona registrata. Tale notifica può anche contenere:
a) le istruzioni per porre rimedio all’inammissibilità entro 20 giorni lavorativi dalla ricezione della notifica; e
b) un avvertimento formale della possibilità che siano adottate misure se non è posto rimedio all’inammissibilità o se questa si ripete.
4.8. Il segretariato dichiara la persona registrata interessata ammissibile e chiude l’indagine se ricorre una delle condizioni seguenti:
a) l’indagine riguarda principalmente una presunta assenza di attività contemplate e la persona registrata interessata dimostra, entro 20 giorni lavorativi dalla ricezione della notifica di cui al punto 4.5, di svolgere attività contemplate;
b) dalla relazione risulta che la persona registrata è ammissibile;
c) la persona registrata pone rimedio all’inammissibilità dopo aver ricevuto la notifica di cui al punto 4.7, lettera a);
d) l’avvertimento formale di cui al punto 4.7, lettera b), è ritenuto sufficiente.
4.9. Il segretariato dichiara la persona registrata interessata non ammissibile e chiude l’indagine se l’indagine riguarda principalmente una presunta assenza di attività contemplate e la persona registrata interessata non dimostra, entro 20 giorni lavorativi dalla ricezione della notifica di cui al punto 4.5, di svolgere attività contemplate.
4.10. Il segretariato dichiara la persona registrata interessata non ammissibile e chiude l’indagine se dalla relazione di cui al punto 4.6 risulta che la persona registrata non è ammissibile e ricorre una delle condizioni seguenti:
a) la persona registrata non pone rimedio all’inammissibilità dopo aver ricevuto la notifica di cui al punto 4.7, lettera a);
b) l’avvertimento formale di cui al punto 4.7, lettera b), è ritenuto insufficiente.
4.11. Dopo aver elaborato la sua relazione, il segretariato fornisce, su richiesta, alla persona registrata interessata una copia di tale relazione.
5. Cooperazione con il segretariato durante le indagini
5.1. Il segretariato, ove necessario, chiede alle parti interessate da un’indagine di fornire informazioni pertinenti per l’indagine entro 20 giorni lavorativi dalla richiesta. Le parti interessate possono indicare quali informazioni da esse fornite debbano essere considerate sensibili.
5.2. Il segretariato può decidere di sentire le parti interessate da un’indagine.
5.3. Il segretariato può decidere di prorogare i termini fissati conformemente al presente allegato, se così richiesto dalle persone registrate e se giustificato da motivi ragionevoli. Tale decisione può anche comportare la sospensione della registrazione in questione per la durata dell’indagine.
5.4. Ove il segretariato ritenga che una persona registrata interessata da un’indagine non cooperi lealmente e costruttivamente all’indagine, dopo aver dato all’interessato la possibilità di comunicare per iscritto le proprie osservazioni, può chiudere l’indagine e rimuovere dal registro la registrazione in questione.
6. Diritto a essere sentiti
L’interessato ha la possibilità di rendere note per iscritto le proprie osservazioni prima che sia adottata qualsiasi decisione in merito all’inammissibilità.
7. Decisione
7.1. Il segretariato chiude l’indagine con una decisione motivata. Il segretariato dà notifica per iscritto alle parti interessate da tale decisione. La decisione specifica se sia stata accertata l’inammissibilità. Se del caso, la decisione specifica anche il tipo di inammissibilità e quale misura sia stata adottata dal segretariato, nonché i pertinenti mezzi di ricorso.
7.2. Se il segretariato accerta l’inammissibilità di una persona registrata in conformità del punto 7.1, rimuove dal registro la registrazione in questione.
7.3. Il segretariato può prendere in considerazione la richiesta di riaprire un’indagine entro 20 giorni lavorativi dalla data in cui le parti interessate sono state informate della sua decisione.
7.4. Un’indagine può essere riaperta solo qualora il segretariato non abbia preso in considerazione, al momento della sua decisione, informazioni che erano disponibili prima dell’adozione di tale decisione, senza colpa o negligenza della parte che ha presentato la richiesta di cui al punto 7.3.
8. Misure
8.1. Qualora il segretariato rimuova dal registro una registrazione a norma del punto 7.2 per aver accertato che l’inammissibilità è riferita a un’inosservanza, esso può anche, ove appropriato e in funzione della gravità dell’inosservanza:
a) proibire al rappresentante di interessi in questione di registrarsi nuovamente per un periodo compreso tra 20 giorni lavorativi e due anni; e
b) pubblicare le misure adottate sul sito web del registro.
8.2. Nel decidere la severità delle misure adottate a norma del punto 8.1, il segretariato tiene debitamente conto delle circostanze pertinenti dell’indagine, alla luce degli obiettivi perseguiti dal presente accordo.
8.3. I rappresentanti di interessi soggetti al divieto di cui al punto 8.1, lettera a), non possono registrarsi nuovamente prima della scadenza del periodo di rimozione e prima che la persona registrata abbia posto rimedio in modo soddisfacente ai motivi che hanno portato alla rimozione.
9. Riesame
9.1. Le persone registrate che sono soggette alle misure di cui al punto 8.1 possono presentare una richiesta motivata di riesame da parte del consiglio di amministrazione.
9.2. La richiesta di riesame va inviata al segretariato entro 20 giorni lavorativi dalla ricezione della notifica della misura adottata dal segretariato.
9.3. Le richieste di riesame presentate conformemente ai punti 9.1 e 9.2 sono trasmesse al presidente del consiglio di amministrazione, che può deferire il caso all’intero consiglio di amministrazione, ove appropriato o su richiesta di uno degli altri membri del consiglio di amministrazione.
9.4. Una richiesta di riesame non sospende la misura adottata dal segretariato, a meno che il consiglio di amministrazione non decida diversamente sulla base di motivi specifici indicati nella richiesta di riesame.
9.5. Il presidente del consiglio di amministrazione dà notifica della decisione del consiglio di amministrazione in merito alla richiesta di riesame alle persone registrate interessate entro 40 giorni lavorativi dalla ricezione della richiesta di riesame.
10. Mezzi di ricorso
Le persone registrate che non sono soddisfatte di una decisione del consiglio di amministrazione ai sensi del punto 9 possono presentare un ricorso alla Corte di giustizia dell’Unione europea, a norma dell’articolo 263 TFUE, o una denuncia al Mediatore europeo, a norma dell’articolo 228 TFUE.