CICPNDCENTRO ITALIANO DI COORDINAMENTOPER LE PROVE NON DISTRUTTIVE Via C. Pisacane, 46 20025 Legnano MI PEC: info@pec.cicpnd.it C.F. e P.I. 09510020150 PRS N° 012C MS N° 064AMembro degli Accordi di Mutuo Riconoscimento EA, IAF e ILAC Signatory of EA,...
CICPND CENTRO ITALIANO DI COORDINAMENTO PER LE PROVE NON DISTRUTTIVE | Xxx X. Xxxxxxxx, 00 00000 Xxxxxxx XX PEC: xxxx@xxx.xxxxxx.xx C.F. e P.I. 09510020150 | PRS N° 012C MS N° 064A Membro degli Accordi di Mutuo Riconoscimento EA, IAF e ILAC Signatory of EA, IAF and ILAC Mutual Recognition Agreement |
CICPND | REGOLAMENTO PER LA CONCESSIONE ED IL MANTENIMENTO DELLA CERTIFICAZIONE SISTEMI DI GESTIONE PER LA QUALITA’ | Doc. 47 Rev. 25 Febbraio 2023 Pag. 1 di 23 |
Emessa da: | Xxxxxxxx Xxxxxxx | |
REGOLAMENTO
PER LA CONCESSIONE ED IL MANTENIMENTO DELLA CERTIFICAZIONE DI SISTEMI DI GESTIONE PER LA QUALITA'
INDICE
1. SCOPO E CAMPO DI APPLICAZIONE
2. RIFERIMENTI
3. DEFINIZIONI ED ABBREVIAZIONI
4. PRESCRIZIONI GENERALI
5. PRESENTAZIONE DELLA DOMANDA
6. ISTRUZIONE DELLA DOMANDA
7. VISITA PRELIMINARE
8. VISITA DI VALUTAZIONE.
9. CONCESSIONE DELLA CERTIFICAZIONE
10. EMISSIONE DEL CERTIFICATO CICPND
11. SORVEGLIANZA
12. DURATA E RINNOVO
13 ESTENSIONE /MODIFICA DEL CAMPO DI APPLICAZIONE
14. ORGANIZZAZIONE MULTISITO
15. TRASFERIMENTO DELLA CERTIFICAZIONE
16. AUDIT SPECIALI
17. ELENCO DELLE ORGANIZZAZIONI CERTIFICATE
18. DIRITTI DELLE ORGANIZZAZIONI CERTIFICATE
19. OBBLIGHI DELLE ORGANIZZAZIONI CERTIFICATE
20. USO SCORRETTO DELLE CERTIFICAZIONI
21. RISERVATEZZA
22. RINUNCIA
23. SOSPENSIONE
24 RIDUZIONE DEL CAMPO DI APPLICAZIONE
25. REVOCA
26. RICORSI
27. RECLAMI
28. TARIFFE
29. CONTRASSEGNI Allegato: Tempi di audit
1. SCOPO E CAMPO DI APPLICAZIONE
Il presente Regolamento stabilisce i principi, i criteri e le procedure generali per la concessione e il mantenimento della certificazione, da parte del CICPND del Sistema di Gestione per la Qualità di Organizzazioni o di loro unità interne.
Il Regolamento si applica alle organizzazioni o a loro unità interne che terzi forniscono servizi e attività di istruzione secondo i settori IAF 34 e 35.
2. RIFERIMENTI
Le norme di cui si fa riferimento nel presente documento sono:
• UNI CEI EN ISO/IEC 17021-1 Valutazione della conformità - Requisiti per gli
organismi che forniscono audit e certificazione di sistemi di gestione. Parte 1 Requisiti
• UNI CEI EN ISO/IEC 17021-3 Valutazione della conformità - Requisiti per gli
organismi che forniscono audit e certificazione di sistemi di gestione. Parte 1 Requisiti
• UNI CEI EN ISO/IEC 17000 Valutazione della conformità – Vocabolario e principi
generali.
• UNI EN ISO 9000 Sistemi di Gestione per la Qualità - Fondamenti e Terminologia.
• UNI EN ISO 9001 Sistemi di Gestione per la Qualità - Requisiti.
• IAF MD 1 Mandatory Document for the Audit and Certification of a Management System Operated by a Multi-Site Organization.
• IAF MD 2 Mandatory Document for the Transfer of Accredited Certification of Management Systems
• IAF MD 5 Determination of audit time of Quality and Environmental Management Systems.
• ACCREDIA RG 01 Regolamento per l’accreditamento degli Organismi di Certificazione e Ispezione – Parte Generale.
• ACCREDIA RG 01-01 Regolamento per l’accreditamento degli Organismi di
Certificazione del Sistema di gestione.
• ACCREDIA RG 01-02 Regolamento per l’accreditamento degli Organismi di
Certificazione del Personale.
• ACCREDIA RG-09 Regolamento per l’utilizzo del marchio di accreditamento ACCREDIA.
• Documento ACCREDIA Criteri per un approccio efficace ed omogeneo alle
valutazioni di conformità alla norma UNI EN ISO 9001:2008.
• Doc CICPND n. 80 Questionario informativo sull'attività dell'azienda.
• Doc CICPND n. 81 Domanda di Certificazione del Sistema di Gestione della Qualità.
• Doc CICPND n. 175 Regolamento per l’uso del marchio CICPND
• Doc CICPND n. 181 Elenco documenti da inviare alle Organizzazione
richiedenti la certificazione secondo UNI EN ISO 9001.
• Regolamento Europeo n. 679/2016 del 25/05/2018 GDPR (General Data Protection
Regulation) – Regolamento per la protezione dei dati personali
Per i riferimenti non datati si applica l’ultima edizione valida.
3. DEFINIZIONI ED ABBREVIAZIONI
Si applicano le definizioni delle norme UNI CEI EN ISO/IEC 17000, UNI CEI EN ISO/IEC 17021-1 e UNI EN ISO 9000 integrate dalle seguenti:
- rilievo: carenza o possibilità di miglioramento rilevate da CICPND nel corso degli audit. I rilievi sono classificati:
- non conformità maggiori
- non conformità minori
- raccomandazioni per il miglioramento
- risultanze
- non conformità maggiore: non conformità che influisce sulla capacità del sistema di gestione di raggiungere i risultati previsti;
- mancato rispetto di uno o più requisiti relativi ad un processo (completo) di gestione del sistema per la qualità, o una situazione tale da provocare potenzialmente l’erogazione di un servizio non conforme ai requisiti contrattuali o a norme cogenti;
- non conformità minore: non conformità che non influisce sulla capacità del sistema di gestione di raggiungere i risultati previsti;
- mancato rispetto di uno o più requisiti parziali relativi ad un processo di gestione del sistema per la qualità, o una situazione tale da provocare potenzialmente l’erogazione di un servizio parzialmente non conforme a requisiti contrattuali;
- non conformità marginale: eliminata;
- raccomandazioni per il miglioramento: attività dell’organizzazione debole o potenzialmente carente che potrebbe determinare il verificarsi di una non conformità o suggerire spunti di miglioramento;
risultanze riscontro ottenuto nel xxxxx xxxxx xxxxx xx xxxx0: indicazioni che possono, se non gestite correttamente, diventa rilievi.
Nel testo sono usate le seguenti abbreviazioni: GV Gruppo di audit
RGV Responsabile gruppo di audit
DG Direttore Generale
CSI Comitato per la salvaguardia dell’imparzialità
CR Commissione Ricorsi
4. PRESCRIZIONI GENERALI
L'attività certificativa del CICPND per i Sistemi di Gestione per la Qualità delle organizzazioni si svolge in accordo a quanto di seguito indicato ed alle eventuali disposizioni interpretative emesse dal CICPND stesso.
Successive modifiche a queste disposizioni verranno tempestivamente comunicate alle organizzazioni già in possesso della certificazione e a quelle richiedenti la certificazione.
Le organizzazioni al ricevimento dei documenti revisionati devono inviare al CICPND una accettazione scritta degli aggiornamenti; in mancanza di risposta tali documenti si intendono accettati.
In caso di non accettazione delle modifiche da parte dell’organizzazione, il CICPND manterrà valido il certificato fino alla naturale scadenza della sua validità, ma non procederà al rinnovo.
Il richiedente, per ottenere la certificazione, deve possedere l'organizzazione, l'attrezzatura ed il personale atti a garantire affidabilità e costante uniformità della qualità del servizio.
I requisiti prescritti nella norma di riferimento costituiscono la base per la valutazione e per la concessione del certificato.
L’accesso alla certificazione è aperto a tutte le organizzazioni e non è condizionato dalla loro appartenenza a qualsiasi Associazione o Gruppo.
Per l’attività certificativa CICPND applica le proprie tariffe vigenti, predisposte in accordo con le tabelle EA, garantendone l’equità e l’uniformità di applicazione.
CICPND può non accettare richieste di certificazione che riguardino organizzazioni la cui attività sia sottoposta a misure restrittive, sospensive o interdittive da parte di una pubblica autorità: a tale scopo l’organizzazione deve dichiarare che non esistono carichi pendenti.
CICPND non assume alcun obbligo circa l’esito positivo della verifica di conformità, né in merito
all’emissione del certificato.
CICPND non sarà in alcun modo responsabile per eventuali danni causati all’Organizzazione dalla rinuncia/sospensione/revoca dell’accreditamento; nei suddetti casi l’Organizzazione ha facoltà di rinunciare alla certificazione senza necessità di preavviso e senza oneri aggiuntivi.
Le prescrizioni dei documenti emessi da ACCREDIA (quale organismo di accreditamento) e riportate nei documenti di riferimento, che riguardano le organizzazioni certificate o richiedenti la certificazione, sono parte integrante del presente regolamento.
L’organizzazione è responsabile di predisporre le misure necessarie affinché gli auditor/esperti tecnici possano eseguire le visite in tutta sicurezza. L’organizzazione assume nei confronti dei suddetti ogni responsabilità che un datore di lavoro ha nei riguardi dei propri dipendenti in modo da rispettare tutte le condizioni della legislazione applicabile.
L'attività di certificazione da parte del CICPND inizia quando l‘organizzazione dichiara di aver reso operante un sistema di gestione per la qualità in accordo con la normativa di riferimento ed accetta le condizioni stabilite dal presente regolamento.
L'attività di certificazione viene regolamentata in un apposito contratto tra l‘organizzazione ed il CICPND.
La concessione ed il mantenimento del certificato CICPND sono subordinati al pagamento di quanto specificato nell'apposito Tariffario.
Il CICPND non fornisce alle organizzazione assistenza per l'elaborazione e l'attuazione della documentazione relativa al sistema di gestione per la qualità.
L’organizzazione richiedente la certificazione deve svolgere l’attività in conformità ad eventuali regolamenti, regole tecniche e prescrizioni di legge concernenti il suo campo di attività.
La certificazione riguarda solo la conformità del sistema di gestione per la qualità alla norma di riferimento e non la rispondenza dei servizi forniti a norme, regole od altri documenti normativi ad essi applicabili.
ACCREDIA, quale organismo garante delle certificazioni emesse dal CICPND, può richiedere la partecipazione di suoi osservatori agli audit effettuati dal CICPND stesso o durante le riunioni degli organi CICPND allo scopo di accertare che le modalità di valutazione siano conformi alle norme per esso applicabili.
La partecipazione di tali osservatori non può essere rifiutata.
Il rifiuto della presenza degli ispettori ACCREDIA comporta la mancata concessione della certificazione o la sospensione o la revoca della certificazione, se già concessa.
L’organizzazione può ricusare specifici auditor entro 5 giorni lavorativi dalla data di notifica dell’audit.
Tutto il personale CICPND, sia di sede che auditor, esperti tecnici, osservatori è tenuto all’obbligo della riservatezza riguardo alle informazioni relative all‘organizzazione certificate o richiedenti la certificazione di cui viene a conoscenza nel corso della propria attività.
4.1. Requisiti per la certificazione
Per ottenere la certificazione l’organizzazione deve aver istituito e mantenuto operativo il sistema di gestione per la qualità in accordo con i requisiti della norma UNI EN ISO 9001.
Il sistema di gestione per la qualità si intende operativo quando:
- sono stati definiti e sviluppati i processi del servizio;
- sono stati definiti gli obiettivi ed i processi necessari ad ottenere i risultati in accordo con i requisiti del cliente;
- sono stati effettuati e registrati monitoraggi e misure dei processi e dei servizi rispetto alle politiche ed agli obiettivi;
- sono state messe in atto azioni per il miglioramento continuo dei processi;
- è stato attuato, completato e documentato un ciclo di audit interni;
- è stato svolto e documentato almeno un riesame del sistema da parte della direzione.
L’organizzazione deve fornire informazioni su:
- scopo/campo di applicazione del sistema di gestione per la qualità;
- processi principali, secondari e di supporto e le loro interazioni. L’informazione sui processi e sulle loro interazioni deve essere estesa a tutti quelli sviluppati dall’organizzazione (inclusi i processi affidati all’esterno necessari alla fornitura di un servizio, determinanti ai fini della capacità del servizio stesso di soddisfare i requisiti applicabili) Tale informazione può avvenire con descrizioni, schemi di flusso. tabelle, matrici od altro;
- organizzazione aziendale;
- eventuali esclusioni di servizi o di requisiti della norma UNI EN ISO 9001, illustrandone in modo adeguato le motivazioni.
Le esclusioni ammissibili sono:
- servizi per i quali non si intende richiedere la certificazione;
- requisiti della norma purché tali esclusioni non influenzino la capacità dell’organizzazione di assicurare la conformità dei servizi ai requisiti del cliente ed ai requisiti cogenti applicabili e l’aumento della soddisfazione del cliente.
Le esclusioni devono essere giustificate, indicando le ragioni per le quali tali esclusioni non influenzano la qualità del servizio fornito.
L’organizzazione deve comunicare a CICPND i turni di lavoro applicati allo svolgimento dell’attività.
Nell’ambito dell’accreditamento il CICPND si attiene a documenti di riferimento emessi da ACCREDIA. Tali documenti sono reperibili presso ACCREDIA (es. nel relativo sito internet).
5. PRESENTAZIONE DELLA DOMANDA
Per richiedere la certificazione del sistema di gestione per la qualità il richiedente deve presentare domanda sull’apposito modulo “Questionario informativo sull'attività della Azienda” (DOC 80), firmata dal legale rappresentante dell’organizzazione.
La domanda deve essere completa di:
- ragione sociale, indirizzo, stato giuridico dell’organizzazione;
- normativa di riferimento;
- attività svolte e settori interessati;
- manuale della qualità (se applicabile);
- campo di applicazione della certificazione;
- informazioni relative ai processi applicati, numero di persone coinvolte nell’attività
da certificare, cantieri in cui l’organizzazione opera, appartenenza a società “madri”;
- processi affidati all’esterno, che influenzano la conformità dei requisiti;
- utilizzo di prestazioni di consulenza per i sistemi di gestione per la qualità;
- dichiarazione in cui l’organizzazione accetta di conformarsi ai requisiti per la certificazione e di fornire ogni informazione necessaria per la valutazione;
- informazioni generali sulla società.
Nel caso in cui l’Organizzazione richieda a CICPND una certificazione, utilizzando la modalità transfer, alla domanda di certificazione devono essere allegati i seguenti documenti, in aggiunta a quelli sopra indicati:
- Ultimo rapporto di Xxxxx emesso dall’Ente Cedente
- Copia del Certificato in corso di validità.
6. ISTRUZIONE DELLA DOMANDA
Il riesame della domanda per la certificazione dei sistemi di gestione per la qualità può essere effettuato da una figura competente (come ad esempio il DG, RTS SGQ, RQ auditor), che valuta se:
- le informazioni relative all’organizzazione richiedente e al suo sistema di gestione per la qualità siano sufficienti per condurre l’audit;
- i requisiti per la certificazione siano chiaramente stabiliti e documentati e siano stati forniti all’organizzazione richiedente;
- sia stata risolta ogni diversità di interpretazione fra CICPND e l’organizzazione
richiedente;
- CICPND ha la competenza e la capacità per eseguire le attività di certificazione;
- sia stato tenuto conto del campo di applicazione della certificazione richiesto, della/e localizzazione/i delle attività dell’organizzazione richiedente, del tempo richiesto per completare l’audit e di qualsiasi altro fattore che influenzi l’attività di certificazione (lingua, condizioni di sicurezza, minacce all’imparzialità, ecc.).
Se le informazioni non sono sufficienti il responsabile della valutazione ne richiederà
l’integrazione.
A seguito di esito positivo CICPND formalizza il contratto; se l’esame della domanda è negativo e la domanda non è accettata, CICPND comunica al richiedente i motivi per cui è stata respinta. In ogni caso il risultato del riesame è registrato.
Dopo l’accettazione della domanda e la firma del contratto il Direttore Generale o l’RTS SGQ nomina il responsabile dell’esame documentale, il gruppo di audit, l’RGV e gli eventuali esperti tecnici.
I componenti del gruppo di audit sono scelti in base alle competenze e disponibilità degli auditor approvati.
I componenti del GV saranno nominati di volta in volta, definendone mandato e ambito di attività specifica, tenendo presente eventuali conflitti di interesse con l’organizzazione. La Segreteria di CICPND informa l’Organizzazione con un congruo anticipo circa i nominativi del GV; l’Organizzazione può richiedere informazioni sugli auditor ed esperti tecnici e ricusarli (tutti o in parte) entro 5 giorni lavorativi, giustificandone i motivi.
La validità della certificazione inizia a partire dalla data di delibera della stessa ed ha la durata di tre anni (dalla data della delibera).
Il processo di certificazione prevede un audit iniziale di valutazione suddiviso in 2 fasi, audit di sorveglianza nel primo e secondo anno e un audit di rinnovo nel terzo anno, da effettuarsi prima della scadenza della certificazione.
L’RGV predispone all’inizio di ogni ciclo di certificazione il Programma triennale di audit, relativo ai successivi 4 anni, comprendenti valutazione iniziale, 2 sorveglianze e rinnovo della certificazione; il programma identifica per ogni audit successivo le attività ed i processi soggetti a verifica.
Nel predisporre il programma di audit CICPND tiene conto delle dimensioni dell’organizzazione, del campo di applicazione e della complessità del suo sistema di gestione, dei prodotti e dei processi, del livello di efficacia dimostrato dal sistema di gestione, dei risultati degli audit precedenti.
I tempi di durata degli audit sono definiti in accordo alla guida IAF MD5 e tengono conto dei
seguenti aspetti:
- requisiti della norma (UNI EN ISO 9001);
- dimensione e complessità dell’organizzazione;
- contesto tecnologico e legislativo;
- affidamento all’esterno di attività incluse nel campo di applicazione del sistema di gestione per la qualità;
- risultati degli audit precedenti;
- numero dei siti e considerazioni circa siti multipli;
- rischi associati ai prodotti, ai processi ed alle attività dell’organizzazione.
CICPND concorda con l’Organizzazione la partecipazione alle visite (fase 1 e fase 2) di osservatori o auditor in addestramento. Inoltre comunica all’organizzazione l’eventuale partecipazione all’audit di osservatori ACCREDIA: tale partecipazione non può essere rifiutata. Il rifiuto alla presenza di osservatori ACCREDIA comporta la mancata concessione della certificazione.
La presenza di osservatori non influenza o interferisce con il processo di audit.
7. VISITA PRELIMINARE
Dietro formale richiesta dell’organizzazione, può essere effettuata, prima della visita di valutazione, una visita preliminare del sistema di gestione per la qualità per verificare lo stato generale di applicazione del sistema stesso.
La visita è notificata all’organizzazione dal CICPND e viene condotta in modo da esaminare i requisiti della norma seguendo una procedura semplificata ed informale.
L’organizzazione è informata del risultato con il rapporto di visita, consegnato al termine della visita o inviato successivamente.
I risultati della visita non hanno influenza sull’audit di valutazione.
8. VISITA DI VALUTAZIONE
L’audit iniziale di certificazione di un sistema di gestione per la qualità è condotto in due fasi: fase 1 e fase 2.
Durante l'iter di valutazione del sistema di gestione per la qualità, l’organizzazione autorizza il libero accesso del GV a tutti i reparti, alle informazioni e alla documentazione necessari per la valutazione ed assicura la massima collaborazione del personale interessato alla certificazione. L’organizzazione deve mettere a disposizione del GV copia delle procedure e, se presente, del manuale della qualità nelle revisioni applicabili.
Per le organizzazioni che operano presso cantieri esterni, la verifica può essere integrata da una visita ad almeno un cantiere nel corso di validità della certificazione (3 anni).
L’organizzazione deve predisporre i mezzi per garantire la sicurezza del GV durante l’audit presso i propri uffici, officine, cantieri.
Qualora l’organizzazione si avvalga di un consulente esterno questi potrà presenziare alla riunione preliminare, alla verifica ed alla riunione finale senza interferire, a meno che non gli siano state assegnate responsabilità nell’organizzazione dell’organizzazione.
8.1. Audit di fase 1
Il gruppo di audit concorda con l’organizzazione la data dell’audit di fase 1. L’audit è condotto in accordo con il piano di audit ed ha lo scopo di:
- valutare la documentazione del sistema di gestione per la qualità;
- valutare la localizzazione e le condizioni particolari del sito dell’organizzazione e intraprendere uno scambio di informazioni con il suo personale al fine di stabilire il
grado di preparazione per l’audit di fase 2;
- riesaminare lo stato e la comprensione dell’organizzazione riguardo i requisiti della norma, con particolare riferimento all’identificazione di prestazioni chiave o di aspetti, processi, obiettivi e funzionamento significativi del sistema di gestione per la qualità;
- raccogliere le informazioni riguardanti il campo di applicazione del sistema di gestione, i processi e la/e localizzazione/i dell’organizzazione, compresi i relativi aspetti legali e regolamentati e la conformità ad essi;
- riesaminare l’assegnazione di risorse per l’audit di fase 2 e concordare con
l’organizzazione i dettagli dell’audit di fase 2;
- mettere a fuoco la pianificazione dell’audit di fase 2, acquisendo una sufficiente conoscenza del sistema di gestione per la qualità dell’organizzazione, con riferimento ai possibili aspetti significativi;
- valutare se gli audit interni e il riesame da parte della direzione siano stati pianificati ed eseguiti e che il livello di attuazione del sistema di gestione per la qualità fornisca l’evidenza che l’organizzazione è pronta per l’audit di fase 2.
L’audit di fase 1 può essere condotto da remoto oppure presso il sito dell’organizzazione. Quando il sistema di gestione per la qualità dell’organizzazione è conosciuto da CICPND l’audit di fase 1 può essere eseguito presso la sede di CICPND oppure può essere concordato con l’organizzazione di effettuare gli audit di fase 1 e fase 2 in sequenza in un’unica visita.
L’audit si sviluppa, nelle sue linee principali, mediante:
- riunione iniziale con i responsabili dell’organizzazione per presentare GV, ribadire l’impegno alla segretezza, verificare lo scopo, concordare il programma temporale, chiarire eventuali dubbi;
- verifica in accordo ai punti sopra indicati;
- redazione del rapporto di audit (fase 1) con l’indicazione delle risultanze;
- riunione finale con i responsabili dell’organizzazione nella quale l’RGV presenta le risultanze e gli aspetti critici che, qualora non risolti, porterebbero all’emissione di non conformità in fase 2.
Nel corso dell’incontro l’RGV:
- presenta i membri del GV ed i relativi ruoli, compresi gli osservatori;
- ribadisce che l’eventuale consulente deve rispettare il ruolo di osservatore;
- conferma lo scopo della certificazione;
- fornisce un breve sommario sulle modalità dell’audit;
- richiede la definizione dei canali ufficiali di comunicazione tra il GV e l’organizzazione;
- conferma il piano di audit, concorda eventuali variazioni e la data e l’ora della riunione di
chiusura;
- richiede la disponibilità delle risorse e delle infrastrutture necessarie per l’audit;
- ribadisce l’impegno alla riservatezza degli auditor e di tutto il personale coinvolto nella pratica di certificazione;
- chiarisce i requisiti di sicurezza per il GV;
- informa sulla possibilità per l’organizzazione di presentare domande.
La verifica può essere condotta con l’ausilio di check list.
Durante l’audit il GV definisce con l’organizzazione il piano di audit di fase 2.
Se gli audit sono effettuati in un’unica visita i piani per le fasi 1 e 2 sono unificati e durante l’audit di fase 1 viene verificata l’applicabilità del piano della fase 2 e quindi confermato o modificato.
I risultati dell’audit di fase 1 sono valutati durante la riunione del GV e formalizzati nel rapporto di audit in cui sono riportate:
- le informazioni per sostanziare la verifica condotta;
- la conferma delle informazioni fornite dall’organizzazione in sede di domanda;
- le eventuali risultanze, inclusi gli aspetti critici che, qualora non rimossi, porterebbero
all’emissione di non conformità in fase 2.
Al termine dell’audit viene tenuta una riunione di chiusura con la Direzione, il suo rappresentante e i principali responsabili di funzione durante la quale vengono presentate le risultanze dell’audit di fase 1 e consegnato il rapporto al Rappresentante dell’organizzazione che lo firma per accettazione e ne trattiene copia.
8.2. Audit di fase 2
L’intervallo tra la fase 1 e la fase 2 è stabilito d’accordo tra RGV ed organizzazione prendendo in considerazione le esigenze dell’organizzazione stessa per la risoluzione delle risultanze identificate durante l’audit di fase 1.
Lo scopo dell’audit di fase 2 è di valutare l’attuazione e l’efficacia del sistema di gestione per la
qualità dell’organizzazione.
L’audit di fase 2 è condotto presso il/i sito/i dell’organizzazione e riguarda unicamente le sedi/unità operative (inclusi i cantieri quando applicabile) e le attività oggetto della richiesta di certificazione.
L’RGV concorda con l’organizzazione la data e trasmette il piano di audit (fase 2).
Durante l’audit di fase 2 il gruppo di audit valuta:
- le informazioni e le evidenze circa la conformità a tutti i requisiti applicabili della norma: sono esaminate le azioni attuate a seguito delle risultanze emerse nel corso dell’audit di fase 1;
- il monitoraggio, la misurazione, la rendicontazione e il riesame delle prestazioni, con riferimento agli obiettivi ed ai traguardi fondamentali delle prestazioni stesse;
- il sistema di gestione per la qualità dell’organizzazione e le prestazioni con riferimento al rispetto delle prescrizioni legali;
- la tenuta sotto controllo dei processi;
- gli audit interni e il riesame da parte della direzione;
- la responsabilità della direzione per le politiche dell’organizzazione;
- i collegamenti fra i requisiti normativi, la politica, gli obiettivi ed i traguardi delle prestazioni, tutte le prescrizioni legali applicabili, le responsabilità la competenza del personale, le attività, le procedure, i dati di prestazioni e le risultanze e le conclusioni degli audit interni.
L’audit si sviluppa mediante:
- riunione iniziale con i responsabili dell’organizzazione per presentare il gruppo di audit, ribadire l’impegno alla segretezza, confermare lo scopo, concordare il programma temporale, chiarire eventuali dubbi;
- verifica dell’applicazione e dell’efficacia del sistema di gestione per la qualità secondo i punti sopra indicati;
- redazione del rapporto di audit (fase 2) con l’indicazione dei rilievi;
- riunione finale con i responsabili dell’organizzazione nella quale l’RGV presenta i risultati della verifica e comunica le non conformità rilevate e le opportunità di miglioramento. Durante la riunione l’organizzazione ha l’opportunità di formulare domande riguardo i risultati e presentare riserve sui rilievi fatti.
-
La verifica è condotta con l’ausilio di una Check list redatta sulla base dei punti norma UNI EN ISO 9001.
Durante la visita l’organizzazione deve mettere a disposizione il personale e concedere il libero accesso alle aree aziendali, alle informazioni, alla documentazione relativa al sistema di
gestione per la qualità per il quale è stata richiesta la certificazione e fornire assistenza agli auditor del CICPND.
La conformità ai requisiti è verificata mediante:
- interviste al personale coinvolto nelle attività;
- esame di documenti, procedure, istruzioni, verbali, rapporti, etc, ;
- valutazione del funzionamento del sistema prendendo in esame i processi realizzativi primari, i processi secondari e di supporto per verificare l’applicazione di ogni requisito della norma. La valutazione è fatta adottando criteri di campionamento che assicurino la rappresentatività e la significatività, in relazione alla criticità dei processi esaminati;
- verifica delle eventuali esclusioni;
- corretta definizione dello scopo della certificazione.
Qualora nel corso degli audit, tenuto conto della natura campionatoria degli stessi, venissero riscontrate inosservanze ai requisiti di legge non riguardanti aspetti direttamente correlati al sistema valutato, tali anomalie sono portate a conoscenza della direzione dell’organizzazione valutata affinché questa provveda ai trattamenti ed alle azioni correttive applicabili.
Al termine della verifica e prima della riunione di chiusura con l’organizzazione, il GV si riunisce per:
- verificare di aver considerato tutti i requisiti applicabili della norma;
- valutare i rilievi fatti e concordare le conclusioni, tenendo conto dell’incertezza inerente il
processo di audit;
- definire quali sono non conformità e quali raccomandazioni per il miglioramento e decidere sulla classificazione delle non conformità;
- descrivere le non conformità nel rapporto di non conformità;
- elaborare il rapporto di audit in cui riportare:
- le informazioni per sostanziare la verifica;
- la conferma delle informazioni fornite dall’Organizzazione in sede di domanda;
- le eventuali raccomandazioni;
- la proposta di concedere o no la certificazione e le relative considerazioni.
L’audit termina con la riunione di chiusura in cui l’RGV presenta alla direzione
dell’organizzazione ed ai responsabili delle funzioni e/o processi sottoposti ad audit:
- le conclusioni;
- il rapporto di audit;
- gli eventuali rapporti di non conformità e i motivi della loro classificazione;
- le eventuali raccomandazioni per il miglioramento.
Il rapporto di audit e i rapporti di non conformità sono firmati per accettazione dal rappresentante dell’organizzazione che, se non è d’accordo, esplicita le proprie riserve nel rapporto di audit. Copia del rapporto di audit e dei rapporti di non conformità è consegnata all’organizzazione.
Il rapporto di audit e i rapporti di non conformità si intendono confermati se entro 15 giorni il CICPND non comunica modifiche rispetto a quelli consegnati.
L’organizzazione deve comunicare al CICPND il trattamento delle non conformità maggiori e importanti e le eventuali azioni correttive con le date di attuazione entro 30 giorni dalla visita. L’RGV esamina i rapporti di non conformità completati e, se accetta i trattamenti e le azioni correttive proposte, li sigla; in caso contrario richiede modifiche e/o integrazioni.
Il CICPND comunica le decisioni dell’RGV all’organizzazione.
Se entro altri 10 giorni il CICPND non invia commenti i trattamenti, le azioni correttive e le date sono accettati.
9. CONCESSIONE DELLA CERTIFICAZIONE
La certificazione ha validità di tre anni a partire dalla data di delibera e comprende, per la concessione ed il mantenimento, un audit di valutazione in due fasi (§ 8) due audit di sorveglianza nei successivi due anni (§ 11) e un audit di rinnovo da effettuarsi prima della data di scadenza della certificazione (salvo casi particolari - §12).
Il rapporto di audit include la raccomandazione del GV in merito alla certificabilità o meno dell’organizzazione.
Il rapporto viene consegnato all’Organo Deliberante (OD), che lo esamina, verifica la correttezza dell’iter certificativo e delibera sulla concessione della certificazione.
Per la concessione della certificazione l’organizzazione deve:
- aver completato il trattamento ed attuato le azioni correttive riguardanti le non conformità maggiori;
- comunicare al CICPND le proposte di trattamento e di azioni correttive per le non conformità minori.
Per le non conformità maggiori la verifica sull’attuazione del trattamento e delle azioni correttive è effettuata entro 3 mesi dalla data dell’audit di stage 2; se ciò non è possibile sarà condotto un altro audit di stage 2 prima di proporre la certificazione.
L’OD stabilisce, per le non conformità maggiori, se per verificare l’efficacia del trattamento e delle azioni correttive sia necessario un audit presso l’organizzazione o siano sufficienti le evidenze documentali consegnate dall’organizzazione.
Inoltre l’OD può decidere, a seguito dell’esame del rapporto e delle non conformità e su proposta del GV, di concedere la certificazione e di far effettuare un audit supplementare prima dell’audit di sorveglianza programmato.
In ogni caso l’audit supplementare deve essere effettuato entro 6 mesi dall’audit di fase 2. In caso di esito positivo dell’audit la certificazione è confermata. In caso di esito negativo la certificazione è revocata.
L’organizzazione verrà informata della decisione e dell’estensione dell’audit supplementare. Successivamente tutta la documentazione e la delibera sono presentate alla CSI che verifica il rispetto della procedura e la trasparenza della decisione.
In caso di mancato accordo sulla delibera da parte della CSI, il CICPND ritira la certificazione e
comunica all’organizzazione le cause del mancato rinnovo.
L’organizzazione, se ritiene ingiustificato il mancato rinnovo, può presentare ricorso.
10. EMISSIONE DEL CERTIFICATO CICPND
Il CICPND, esperite le pratiche relative alla concessione della certificazione, attraverso l’AU, trasmette al richiedente il certificato attestante l'esistenza, presso l’organizzazione richiedente, di un sistema di gestione per la qualità conforme alla norma di riferimento.
Il certificato è numerato in accordo con un codice prefissato progressivo e riporta:
- ragione sociale e indirizzo dell’organizzazione;
- la normativa di riferimento;
- il campo ed i limiti di applicazione del Sistema di Gestione per la Qualità per il quale viene rilasciata la certificazione;
- data di emissione della certificazione, coincidente con la data di delibera per la prima emissione;
- data di scadenza della certificazione;
- ogni altra informazione richiesta dalla norma o da altri documenti di riferimento (ad esempio regolamenti tecnici emessi da ACCREDIA).
- eventuali applicazioni particolari.
La validità della certificazione è di 3 anni dalla data della delibera.
Il CICPND comunica all’organizzazione le modalità per mantenere valida la certificazione.
In caso di non concessione o di ritiro per mancata ratifica, CICPND trasmette all’organizzazione una motivazione scritta della non concessione o del ritiro della certificazione.
L’organizzazione è tenuta ad accettare le decisioni del CICPND. Se ritiene ingiustificata la motivazione e non accetta le decisioni può presentare ricorso.
L’organizzazione può ripresentare una nuova domanda, ma non prima di sei mesi dalla comunicazione e dopo aver sanato le non conformità esistenti.
Eliminati questi impedimenti, il CICPND effettua una ulteriore visita di valutazione. La pratica di certificazione è ripresentata all’OD.
11. SORVEGLIANZA
CICPND, per i sistemi di gestione per la qualità, prevede una sorveglianza annuale sul sistema durante i tre anni di validità della certificazione. Tutte le aree e le funzioni rappresentative, i processi ed i requisiti della UNI EN ISO 9001 coperti dal campo di applicazione della certificazione sono monitorati almeno una seconda volta nei tre anni.
La sorveglianza è effettuata mediante audit su campo (in fase unica).
La prima sorveglianza è effettuata entro un anno dalla data dell’ultimo giorno dell’audit di fase
2. Le successive entro il 31 dicembre dell’anno di scadenza e comunque non oltre 3 mesi dopo la scadenza annuale.
Le date di esecuzione degli audit di sorveglianza sono concordate con l’organizzazione con adeguato anticipo (salvo per gli audit con preavviso minimo o senza preavviso) e ad essa ufficialmente confermate prima di ogni visita.
L’AU CICPND incarica il GV e ne comunica i nominativi all’organizzazione con le stesse modalità e diritti dell’audit di valutazione.
Durante gli audit di sorveglianza sono presi in considerazione almeno i seguenti punti:
- audit interni;
- riesami da parte della direzione;
- efficacia del sistema di gestione nel conseguimento degli obiettivi;
- avanzamento delle attività pianificate finalizzate al miglioramento continuo;
- controllo operativo continuo;
- trattamento dei reclami;
- riesame di ogni modifica;
- verifica del corretto uso della certificazione e del marchio CICPND;
- verifica della corretta attuazione delle azioni (se applicabile) relative ai rilievi identificati nel corso della precedente visita.
La validità del certificato è confermata a seguito dell’esito positivo della sorveglianza. Le modalità di notifica e di conduzione degli audit nonché il trattamento delle non conformità e delle raccomandazioni sono le stesse stabilite per l’audit di valutazione.
In presenza di non conformità maggiori o altre situazioni che possano comportare la sospensione o la revoca della certificazione l’RGV segnala la necessità di un riesame da parte dell’OD per valutare se la certificazione può essere mantenuta.
L’OD effettua un monitoraggio, analizzando pratiche a campione, sui rapporti di audit emessi,
per assicurare che l’attività di certificazione sia condotta in modo efficace. In particolare il monitoraggio prende in esame:
- rapporto di audit;
- rapporti di non conformità;
- documentazione relativa a controversie eventualmente insorte;
- informazioni disponibili relative all’attività dell’Organizzazione.
Qualora il CICPND debba fornire informazioni o notizie concernenti le sue attività di certificazione sulla base di disposizioni legislative, il CICPND informerà gli interessati, in accordo ai criteri e le modalità indicate dalla legge 196/2003, salvo che il fatto costituisca reato.
12. DURATA E RINNOVO
La certificazione, alla scadenza dei 3 anni di validità, deve essere rinnovata.
Il rinnovo al termine dei tre anni, è automatico se non disdetto ed è subordinato all’esito positivo di una visita di verifica da effettuare entro i tre mesi antecedenti alla scadenza della certificazione con sufficiente anticipo per permettere la verifica della pratica e l’emissione del certificato.
L’AU incarica il GV per l’effettuazione dell’audit.
L’RGV concorda con l’Organizzazione la data, definisce il piano di audit e il programma triennale e comunica la durata dell’audit.
Successivamente la segreteria CICPND comunica all’Organizzazione i nominativi del GV e il piano di audit con le stesse modalità e diritti dell’audit di valutazione.
La procedura di rinnovo della certificazione del sistema di gestione per la qualità della Organizzazione comprende un esame documentale effettuato con le stesse modalità della visita di valutazione iniziale e in tempo antecedente all’audit di rinnovo.
Se l’organizzazione, il sistema di gestione per la qualità e il manuale della qualità non sono stati
modificati l’esame documentale non è richiesto.
Prima dell’effettuazione dell’audit di rinnovo l’Organizzazione deve trasmettere a CICPND il questionario informativo e il manuale della qualità se modificato
L’audit di rinnovo segue lo stesso iter della valutazione e viene condotto riesaminando l’intero
sistema (tutti i processi e tutti i requisiti applicabili della UNI EN ISO 9001).
L’audit di rinnovo è eseguito in un’unica fase.
Qualora l’Organizzazione abbia modificato in modo sostanziale l’organizzazione o il sistema o siano intervenuti variazioni nel contesto in cui opera il sistema (es. modifiche legislative) può essere necessario effettuare l’audit in 2 fasi.
Il rapporto di audit include la raccomandazione del GV in merito al rinnovo o meno della certificazione.
Il rapporto viene consegnato all’Organo Deliberante, che lo esamina, verifica la correttezza
dell’iter certificativo e delibera sul rinnovo della certificazione. Per il rinnovo della certificazione la Organizzazione deve:
- aver completato il trattamento ed attuato le azioni correttive riguardanti le non conformità maggiori;
- comunicare al CICPND le proposte di trattamento e di azioni correttive per le non conformità minori.
Successivamente tutta la documentazione e la delibera sono presentate alla CSI che verifica il rispetto della procedura e la trasparenza della decisione.
In caso di mancato accordo sulla delibera da parte della CSI, il CICPND ritira la certificazione e comunica all’organizzazione le cause del mancato rinnovo.
L’organizzazione, se ritiene ingiustificato il mancato rinnovo, può presentare ricorso.
La certificazione rinnovata ha validità di ulteriori tre anni a partire dalla precedente scadenza e mantiene lo stesso numero di identificazione del certificato iniziale.
Nel caso in cui l’organizzazione non intenda rinnovare la certificazione deve comunicarlo a CICPND: la certificazione scade dal giorno successivo alla data di scadenza riportata sul certificato.
La validità della certificazione non può essere estesa oltre i tre anni.
L’iter di rinnovo deve necessariamente concludersi, con esito positivo, prima della data di scadenza della certificazione riportata sul certificato, che non può essere prorogata da parte CICPND.
Di conseguenza l’audit di rinnovo si deve concludere positivamente in tempo utile per permettere l’approvazione da parte CICPND della proposta di rinnovo e la conseguente riemissione del certificato entro la suddetta data.
Qualora l’organizzazione non ottemperi alle tempistiche suddette e quindi non ottenga la
riemissione del certificato entro i termini di scadenza dello stesso, la relativa certificazione scade a partire dal giorno successivo alla data di scadenza riportata sul certificato; CICPND informa l’organizzazione delle relative conseguenze.
Qualora l’audit di rinnovo sia effettuato, per vari motivi, dopo la scadenza del certificato, possono verificarsi i casi seguenti:
se le pratiche per il rinnovo sono iniziate prima della scadenza del certificato, l’audit segue le procedure previste per il rinnovo;
se le pratiche di rinnovo iniziano dopo la scadenza del certificato, l’audit di rinnovo segue le procedure previste per l’audit di stage 2, previa la conclusione positiva dello stesso entro 6 mesi dalla scadenza suddetta;
se sono trascorsi 6 mesi dalla scadenza del certificato, occorre ripetere la pratica per una prima valutazione (stage 1 + stage 2).
In ognuno dei casi sopra elencati viene emesso, ad esito positivo degli audit, un nuovo certificato a partire dalla relativa data di delibera, con scadenza coerente con il ciclo di certificazione precedente.
13. ESTENSIONE /MODIFICA DEL CAMPO DI APPLICAZIONE
A seguito di richiesta da parte di un’organizzazione certificata dell’estensione o di modifica del campo di applicazione (nuovi siti, nuove attività, ecc.) CICPND effettua un audit per verificare l’applicabilità della richiesta.
I punti presi in esame durante l’audit sono quelli che interessano l’estensione/modifica richiesta oltre che la sorveglianza sul funzionamento e l’efficacia del sistema (riesame della direzione, audit interni, azioni correttive e preventive, miglioramento).
L’audit può essere condotto unitamente ad un audit di sorveglianza o di rinnovo. Le modalità di conduzione, in un’unica fase, sono le stesse della valutazione.
Ad esito positivo dell’audit la documentazione viene esaminata dall’Organo Deliberante che
verifica la correttezza dell’iter e delibera sull’estensione/modifica della certificazione. Successivamente la CSI provvede alla ratifica.
Il certificato viene riemesso (con lo stesso numero) con le estensioni approvate: la data di scadenza rimane la stessa.
In caso di mancata ratifica CICPND comunica all’organizzazione le cause della mancata
estensione/modifica e i tempi entro cui esse devono essere eliminate.
L’organizzazione, se ritiene ingiustificata la decisione, può presentare ricorso.
14. ORGANIZZAZIONE MULTISITO
Un’organizzazione multisito viene definita come un’organizzazione che ha una funzione centrale in cui alcune attività sono pianificate, gestite e controllate ed una rete di uffici locali o filiali (sedi) in cui queste attività sono condotte parzialmente o in toto.
L'unità centrale deve gestire per tutti i siti le seguenti attività:
- i processi relativi al cliente;
- la qualificazione dei fornitori;
- le risorse relative al personale;
- il controllo della documentazione e delle sue modifiche;
- il riesame della direzione;
- la valutazione dell’efficacia delle azioni correttive e preventive;
- la pianificazione ed esecuzione delle verifiche ispettive interne, inclusa la valutazione dei loro risultati.
Una tale organizzazione non è necessariamente un’unica entità legale, ma ogni sito deve avere un legame legale o contrattuale con l’ufficio centrale dell’organizzazione e deve essere sottoposto ad un sistema qualità comune, che è stato progettato, realizzato ed è soggetto a
sorveglianza continua da parte dell’ufficio centrale. Questo significa che l’ufficio centrale ha il diritto di attivare azioni correttive, quando necessario, in qualsiasi sito. Quando applicabile, questo dovrebbe essere specificato nel contratto fra l’ufficio centrale ed i siti.
I prodotti/servizi forniti da tutti i siti devono essere sostanzialmente dello stesso tipo e devono essere prodotti fondamentalmente con gli stessi metodi e le stesse procedure.
Non è applicabile alle valutazioni di organizzazioni multisito, che hanno sedi in cui ci sono processi di produzione e/o di servizio differenti per i diversi siti, anche se sotto lo stesso sistema di gestione della qualità.
Il sistema di gestione per la qualità dell’organizzazione deve essere amministrato centralmente, sotto un piano di controllo centralizzato e deve essere soggetto a riesami centralizzati.
Tutti i siti pertinenti (incluse le funzioni amministrative centrali) devono essere soggetti al programma di audit interno dell’organizzazione e devono essere verificati in base a quel programma prima che l’Organismo di certificazione avvii la propria valutazione.
L’organizzazione deve dimostrare la propria capacità di raccogliere ed analizzare dati da tutti i siti (inclusi, ma non limitati a, gli elementi elencati qui sotto), incluso l’ufficio centrale e la sua autorità e capacità di avviare modifiche organizzative, se necessarie:
- documentazione del sistema e modifiche del sistema;
- riesame del sistema;
- reclami;
- valutazione di azioni correttive;
- pianificazione delle verifiche ispettive interne e valutazione dei loro risultati. La scelta dei siti per la valutazione deve considerare:
- campo di applicazione o attività (cioè limiti basati sui rischi della valutazione o delle complessità connesse con quel settore o attività);
- dimensione dei siti che vanno riconosciuti ai fini della valutazione multisito.
Il sito principale è sempre sottoposto ad audit (valutazione, rinnovo, sorveglianza).
Gli altri siti sono verificati durante la valutazione iniziale e in seguito, a turno in modo da riverificarli nel triennio di validità della certificazione.
Sulla base delle informazioni fornite dall’organizzazione CICPND stabilisce il piano di campionamento dei siti in accordo con il documento IAF MD 1.
Le attività di valutazione, sorveglianza e rinnovo seguono le stesse modalità stabilite nei paragrafi precedenti.
Per eventuali non conformità rilevate in un singolo sito durante le verifiche ispettive, l’organizzazione deve valutare se le stesse sono relative a carenze imputabili a più siti e, se del caso, deve adottare azioni correttive sia alla sede centrale che agli altri siti produttivi.
Il CICPND rilascia un singolo certificato con il nome e l'indirizzo della sede centrale dell'organizzazione.
In allegato o sul certificato stesso è emesso un elenco di tutti i siti a cui si riferisce il certificato. All'organizzazione può essere rilasciato un sotto-certificato per ciascun sito coperto dalla certificazione, con il riferimento al certificato principale.
15 TRASFERIMENTO CERTIFICAZIONE
Qualora un’organizzazione con certificazione in corso di validità rilasciata da altro Organismo di Certificazione (OdC) di sistemi di gestione per la qualità, accreditato da un Organismo di Accreditamento (OdA) che aderisce all’accordo di mutuo riconoscimento IAF MLA, voglia trasferire la propria certificazione a CICPND deve presentare a CICPND domanda di trasferimento, precisando le motivazioni della richiesta, e copia del certificato emesso dall’OdC.
CICPND verifica che lo scopo della certificazione sia compreso tra quelli per i quali CICPND è accreditato e, in caso positivo, invia l’offerta.
L’organizzazione a seguito dell’accettazione dell’offerta economica e della firma del contratto
deve inviare a CICPND i seguenti documenti:
- copia del certificato emesso dall’OdC;
- copia del rapporto di audit di certificazione, o dell’ultimo rapporto di xxxxxxx, e dei rapporti degli audit sorveglianza seguenti;
- copia dell’ultimo riesame della direzione.
L’organizzazione deve inoltre comunicare a CICPND:
- eventuali osservazioni e segnalazioni pervenute delle autorità nazionali o locali;
- eventuali reclami ricevuti e relative azioni intraprese.
La documentazione suddetta è esaminata per verificare la validità della certificazione rilasciata dal precedente OdC e lo stato di chiusura di eventuali rilievi.
Nel caso la certificazione rilasciata dal precedente OdC sia sospesa, oppure non sia possibile verificare lo stato di validità del certificato, la certificazione non può essere trasferita.
Se le verifiche di cui sopra non permettono di valutare l’adeguatezza della certificazione, è effettuato un audit alla Organizzazione che ha richiesto il trasferimento della certificazione, limitato ai processi ed alle attività su cui permangono dubbi.
In ogni caso CICPND emette un rapporto su tutte le verifiche condotte.
A seguito dell’esito favorevole dell’attività sopra riportata, è rilasciato, per il sistema di gestione per la qualità in esame, un certificato che mantiene la scadenza stabilita dall’OdC che ha emesso la precedente certificazione.
In generale, anche per l’effettuazione degli audit di sorveglianza e di rinnovo del sistema è mantenuta la programmazione stabilita dall’OdC che ha emesso la precedente certificazione.
16. AUDIT SPECIALI
16.1. Audit con preavviso minimo o senza preavviso
A seguito di situazioni particolarmente negative come:
- reclami nei confronti della Organizzazione inoltrate a CICPND;
- cambiamenti sostanziali nell’organizzazione, nella proprietà, nel sistema, nel campo di applicazione, nei processi;
- sospensioni della certificazione
CICPND può effettuare audit con preavviso minimo o senza preavviso.
Tali audit saranno condotti e gestiti con le modalità degli audit di sorveglianza salvo la notifica che manca o avviene con un preavviso di 1 o 2 giorni.
CICPND sceglierà con particolare attenzione il GV onde evitare conflitti di interesse stante
l’impossibilità dell’Organizzazione di avanzare obiezioni sulle persone incaricate.
17. ELENCO DELLE ORGANIZZAZIONI CERTIFICATE
In seguito all'emissione del certificato, l’organizzazione viene iscritta nell'elenco delle organizzazione con sistema di gestione per la qualità certificato ed il CICPND trasmette tali informazioni agli eventuali organismi nazionali ed internazionali con i quali ha accordo di riconoscimento.
Detto elenco viene pubblicato sul sito internet CICPND e diffuso attraverso le riviste dei Soci. Il CICPND trasmette i dati dell'elenco all'Organismo di Accreditamento ACCREDIA.
18. DIRITTI DELLE ORGANIZZAZIONI CERTIFICATE
L’organizzazione certificata ha il diritto di pubblicizzare la certificazione CICPND ottenuta purché faccia sempre un corretto riferimento al campo ed ai limiti della certificazione e alla
norma di riferimento.
L’organizzazione può utilizzare il contrassegno CICPND, in accordo al DOC 175, sulla documentazione pubblicitaria; può inoltre riportare i riferimenti della certificazione sulle dichiarazioni emesse dalle Società.
La Certificazione del Sistema di Gestione per la Qualità di un’organizzazione non è equivalente all’accreditamento di un laboratorio di prova.
L’organizzazione pertanto non potrà applicare il marchio CICPND sui rapporti di prova poiché gli stessi sono da considerare, in questo contesto, alla stregua di un prodotto.
19. OBBLIGHI DELLE ORGANIZZAZIONI CERTIFICATE
I possessori del certificato devono, a richiesta, fornire ai clienti la copia del certificato, operare in modo che non possano sussistere dubbi sul campo applicativo dei certificati.
L’organizzazione certificata si impegna a mantenere la propria organizzazione conforme ai requisiti richiesti e a quanto indicato dal CICPND durante l’iter di valutazione e certificazione iniziale o intermedio e inoltre si impegna a comunicare tempestivamente al CICPND le eventuali modifiche alla propria organizzazione, rilevanti ai fini del sistema di gestione per la qualità, quali :
- cambiamento di proprietà;
- cambiamento significativo dell’organigramma;
- trasferimento di sede principale e sedi distaccate;
- estensione delle attività ad altri metodi o ad applicazioni particolari;
- aggiunta, modifica ed eliminazione di processi.
In questo caso CICPND effettuerà una valutazione in termini di mantenimento o meno dei requisiti di certificazione e ne comunicherà i risultati della Organizzazione
I possessori del certificato devono inoltre:
- accettare le visite ispettive (sorveglianza, rinnovo, aggiuntive) programmate da CICPND, consentendo l'accesso ai propri locali degli auditor;
- accettare la presenza (come osservatori) degli ispettori ACCREDIA agli audit di CICPND;
- introdurre le azioni correttive, nei tempi previsti e verificarne l’efficacia;
- conservare una registrazione dei reclami e dei ricorsi attinenti il sistema di gestione per la qualità e le azioni correttive attuate;
- non usare la certificazione in modo di essere ritenuta valida anche per altri modelli di sistema di gestione per la qualità;
- non utilizzare la certificazione qualora essa sia stata revocata o risulti scaduta;
- non pubblicizzare la certificazione e non utilizzare il certificato o il marchio CICPND, qualora la certificazione sia stata sospesa, per il periodo della sospensione.
La certificazione non assolve l’organizzazione dagli obblighi di legge derivanti dai servizi forniti. L’organizzazione deve richiedere l’estensione della propria certificazione quando vuol ampliare i metodi di prova non distruttivi o utilizzare delle applicazioni particolari per quelli già certificati.
L’organizzazione deve programmare, almeno una volta all’anno una verifica ispettiva interna completa ed un riesame del sistema di gestione per la qualità da parte della direzione. Potrà essere causa di non concessione della certificazione, o di sospensione della stessa, la non attuazione delle azioni correttive scaturite dall’audit o dal riesame del sistema di gestione per la qualità.
20. USO SCORRETTO DELLE CERTIFICAZIONI
E' giudicato scorretto l'uso della certificazione qualora:
- non si conformi al regolamento sull’uso del marchio CICPND nel fare riferimento allo stato della propria certificazione nei mezzi di comunicazione, quali internet, materiale pubblicitario o altri documenti;
- faccia, o consenta, affermazioni che possano trarre in inganno riguardo la propria certificazione;
- utilizzi, né consenta l’utilizzo di un documento di certificazione, o di ogni sua parte, in modo da poter trarre in inganno;
- non interrompa l’utilizzo di tutti i materiali pubblicitari che fanno riferimento alla certificazione, nel caso di sospensione o di revoca della certificazione;
- non rettifichi tutti i materiali pubblicitari qualora il campo di applicazione della certificazione sia stato ridotto;
- consenta che i riferimenti alla certificazione del sistema di gestione siano utilizzati in modo tale da far intendere che il CICPND certifichi un prodotto, servizio o processo;
- lasci intendere che la certificazione si applichi ad attività che sono fuori dal campo di applicazione della stessa;
- utilizzi la certificazione in modo tale da poter danneggiare la reputazione del CICPND e/o del sistema di certificazione e compromettere la fiducia del pubblico.
L'uso scorretto del certificato può comportare a seconda della gravità del caso e delle implicazioni diretto o indirette per il CICPND:
- la richiesta di azioni correttive;
- la pubblicazione dell'infrazione con la sua rettifica;
- la sospensione o la revoca della certificazione;
- il ricorso ad azioni legali.
21. RISERVATEZZA
Gli atti relativi alle attività di certificazione, a partire dalla presentazione della domanda, sono considerati riservati e quindi l'accesso ad essi è limitato alle sole persone coinvolte in questa attività.
Il personale CICPND, che durante l'espletamento delle proprie funzioni, venga a conoscenza dei contenuti di tali atti, è tenuto al segreto professionale.
CICPND garantisce la riservatezza di tutte le informazioni concernenti le persone, attività, tecnologie, documentazione ecc. per mezzo dell’applicazione precisa delle procedure a tale scopo predisposte, con un severo controllo dell'accesso alle informazioni e, se necessario, mettendo in atto azioni legali in accordo alle leggi vigenti.
Le organizzazione richiedenti la certificazione, possono fornire autorizzazione scritta su richiesta, a divulgare informazioni o notizie che le concerne diverse da quelle indicate al Cap. 17.
22. RINUNCIA
L’organizzazione può rinunciare alla certificazione dando disdetta formale con un preavviso di tre mesi dalla scadenza del certificato.
Può rinunciare, inoltre, in caso di modifiche al presente Regolamento e/o a variazioni della norma di riferimento per la certificazione.
A seguito della rinuncia l’organizzazione deve:
- restituire l'originale del certificato;
- non utilizzare copia o riproduzioni del certificato;
- eliminare dalla carta intestata e dai documenti ogni riferimento o simbolo della certificazione CICPND;
In caso di rinuncia il CICPND provvederà a cancellare l’organizzazione dall'elenco delle organizzazioni certificate e lo notificherà all’organizzazione stessa con raccomandata.
CICPND provvederà a rendere pubblica la rinuncia utilizzando gli stessi mezzi di informazione mediante i quali ne era stata pubblicizzata la certificazione.
L’organizzazione che dopo rinuncia intende nuovamente accedere alla certificazione, deve presentare una nuova domanda ripetendo l'intero iter.
23. SOSPENSIONE
E' prevista la sospensione della certificazione, fino a un massimo di sei mesi, da parte del CICPND in caso di:
- non conformità maggiori non risolte nei tempi concordati con CICPND;
- impiego non corretto della certificazione CICPND fino al cessare di tale situazione;
- uso non appropriato del certificato e del marchio CICPND;
- non osservanza delle regole del CICPND che non comportino la revoca della certificazione;
- modifiche rilevanti al sistema di gestione per la qualità della Organizzazione già operative non segnalate al CICPND;
- impedimento all’effettuazione degli audit di sorveglianza con la periodicità programmata;
- rifiuto alla presenza di auditor dell’organismo di accreditamento come osservatori;
- ritardi nei pagamenti.
La sospensione può essere accordata su richiesta dell’organizzazione.
La sospensione, con i motivi che l'hanno causata, e la sua durata sono comunicate per iscritto all’organizzazione, insieme alle condizioni per il ripristino della certificazione.
CICPND può rendere pubblica la sospensione utilizzando i mezzi di informazione. Attuate le condizioni prescritte in modo soddisfacente, la sospensione è rimossa.
L’organizzazione deve cessare tutte le attività che hanno determinato la sospensione utilizzando le metodologie e le procedure previste dal sistema di gestione per la qualità.
La rimozione della sospensione è notificata all’organizzazione da CICPND S e viene pubblicata da CICPND stesso con gli stessi mezzi di informazione mediante i quali era stata pubblicizzata la certificazione.
24 RIDUZIONE DEL CAMPO DI APPLICAZIONE
CICPND riduce il campo di applicazione della certificazione in caso di attività o processi non più operativi o qualora l’organizzazione certificata non abbia rispettato, in modo grave e persistente, alcuni requisiti della certificazione o non abbia eliminato nei tempi stabiliti, per quei requisiti, le cause che avevano portato alla sospensione.
In questi casi dall’oggetto del certificato sono eliminate le parti (servizi, processi, attività) non più operative o interessate dal mancato rispetto dei requisiti.
25. REVOCA
E' prevista la revoca della certificazione del sistema di gestione per la qualità di un‘organizzazione da parte del CICPND in caso di:
- mancata eliminazione delle cause che hanno provocato la sospensione;
- non adeguamento ai principi del sistema certificativo di CICPND;
- non osservanza degli impegni assunti;
- carenze gravi segnalate e non rimosse;
- uso non appropriato del certificato e del marchio CICPND che comporti grave danno
all’immagine di CICPND;
- rifiuto o ostacolo alle visite di sorveglianza di CICPND;
- mancata segnalazione di cambiamenti importanti del sistema di gestione per la qualità già operanti;
- morosità nei pagamenti a CICPND;
- interruzione per almeno un anno dell'attività per cui è stata rilasciata la certificazione;
- in caso di fallimento o di chiusura dell’organizzazione.
La revoca ed i motivi che l'hanno causata vengono comunicati all’organizzazione raccomandata per iscritto.
A seguito della revoca, l’organizzazione deve:
- restituire l'originale del certificato;
- non utilizzare copia o riproduzioni del certificato;
- eliminare dalla carta intestata e dai documenti ogni riferimento o simbolo della certificazione CICPND;
CICPND provvederà a cancellare la Società dall'Elenco dell’organizzazione certificata e lo notificherà alla Società stessa per iscritto.
CICPND provvederà a rendere pubblica la revoca utilizzando i mezzi d'informazione mediante i quali era stata pubblicizzata la certificazione.
La revoca ed i motivi che l'hanno causata vengono comunicati all’organizzazione raccomandata per iscritto.
L’organizzazione che, dopo la revoca, intende di nuovo accedere alla certificazione, deve presentare una nuova domanda non prima di sei mesi dalla data di comunicazione della revoca stessa ripetendo l'intero iter e dimostrando di aver rimosso le cause che hanno provocato la revoca.
26. RICORSI
In caso di non concessione della certificazione o in caso di sospensione e revoca della stessa, la Organizzazione può far ricorso esponendo le ragioni del proprio disaccordo entro un mese dalla notifica della decisione.
L’AU esamina il ricorso e ne comunica l’esito al ricorrente entro tre mesi dalla ricezione.
Se il ricorso è respinto l’Organizzazione può appellarsi alla CR che prenderà in esame il ricorso. La decisione della CR è definitiva ed inappellabile.
Eventuali spese per l'attività connesse all'esame e alla decisione sul ricorso, sono a carico dell’organizzazione qualora venga confermato l'esito che ha provocato il ricorso stesso.
27. RECLAMI
I reclami ricevuti da CICPND riguardanti l’attività delle Organizzazione certificate sono registrati dalla Segreteria nel registro reclami.
I reclami sono valutati dal DG.
Se il reclamo è giudicato inaccettabile il trattamento si conclude e la pratica viene chiusa ed archiviata. Chi ha inoltrato il reclamo è informato della decisione e dei motivi per cui è stato respinto il reclamo;
Se il reclamo è giudicato appropriato l’organizzazione interessata è informata del reclamo stesso e dell’apertura della procedura per il trattamento.
Le decisioni sono comunicate all’organizzazione: questa deve definire le azioni che intende attuare ed i tempi di attuazione e comunicarle a CICPND.
L’Organizzazione se non accetta le decisioni di CICPND può presentare ricorso. Le decisioni sono comunicate anche a chi ha presentato il reclamo
Il CICPND concorda con questi e con l’organizzazione certificata se e come rendere pubblici il contenuto e la risoluzione del reclamo.
28. TARIFFE
Le tariffe per l'ottenimento della certificazione e per i diritti del relativo mantenimento sono stabilite dagli organi competenti di CICPND. Tali tariffe potranno essere variate in qualsiasi
momento. In caso di variazioni delle tariffe, queste verranno notificate a tutte le organizzazioni registrate a mezzo di lettera raccomandata e l’organizzazione ha il diritto di rinunciare alla certificazione entro tre mesi dalla data di ricevimento della comunicazione. La sospensione della certificazione non interrompe il periodo di certificazione ed il conseguente obbligo di pagamento. Le condizioni economiche e le modalità di pagamento sono stabilite nel contratto. Il rinnovo tacitamente approvato è vincolato alle tariffe CICPND aggiornate. La sospensione della certificazione non interrompe il periodo di certificazione ed il conseguente obbligo di pagamento. Nella tabella che segue (vedi Allegato A) sono riportati i tempi in giorni /uomo previsti per la valutazione iniziale, le visite di sorveglianza e le visite di rinnovo per una certificazione conforme alla UNI EN ISO 9001.
Nei valori della tabella sono esclusi:
- tempo speso per i viaggi
- le eventuali preverifiche
29. CONTRASSEGNI
Il contrassegno (marchio) viene rilasciato da CICPND alle organizzazioni che hanno ottenuto la certificazione.
L'utilizzo del marchio è facoltativo.
L’organizzazione certificata che intende utilizzare il contrassegno deve farlo rispettando il regolamento applicabile.
Il contrassegno è derivato dal logo di CICPND e contiene obbligatoriamente l'indicazione del numero del certificato e della norma di riferimento.
Il contrassegno impiegato può essere utilizzato dall’organizzazione certificata, durante il periodo di validità del certificato, per la documentazione a corredo dei servizi forniti, esclusi i rapporti di prova e i certificati, e anche per materiale pubblicitario ed articoli promozionali e divulgativi. Il contrassegno non può essere utilizzato da un’organizzazione certificata su documenti che non riguardano totalmente o parzialmente attività certificate e praticate dall'azienda. Ciò non preclude all'azienda il diritto di usare il marchio CICPND sulla sua carta da lettere prestampata. Accanto al marchio CICPND, e soltanto insieme ad esso, può essere utilizzato il marchio ACCREDIA con modalità indicate nel documento ACCREDIA RG-09.
Allegato
Entità certificata: N° di impiegati | Valutazione iniziale (gg/auditor) | Visite per Sorveglianza annua (gg/auditor) | Visite di Rinnovo (gg/auditor) |
Totale | Totale | Totale | |
1-5 | 1,5 | 1 | 1 |
6-10 | 2 | 1 | 1,5 |
11-15 | 2,5 | 1 | 2 |
16-25 | 3 | 1 | 2 |
26-45 | 4 | 2 | 2,5 |
46-65 | 5 | 2 | 3,5 |
66-85 | 6 | 2 | 4 |
86-125 | 7 | 2,5 | 5 |
126-175 | 8 | 3 | 5,5 |
176-275 | 9 | 3 | 6 |
276-425 | 10 | 3,5 | 7 |
426-625 | 11 | 4 | 7,5 |
626-875 | 12 | 4 | 8 |
876-1175 | 13 | 4,5 | 9 |
1176-1550 | 14 | 5 | 9,5 |
1551-2025 | 15 | 5 | 10 |
2026-2675 | 16 | 5,5 | 11 |
2676-3450 | 17 | 6 | 11,5 |
3451-4350 | 18 | 6 | 12 |
4351-5450 | 19 | 6,5 | 13 |
5451-6800 | 20 | 7 | 13,5 |
6801-8500 | 21 | 7 | 14 |
8501-10700 | 22 | 7,5 | 15 |
> 10700 | seguire in progressione come sopra | ||
Nota:
I tempi sopra indicati possono essere aumentati e ridotti fino ad un massimo del 30% in funzione dei processi presenti e delle attività svolte.