ACCORDO DI CONTITOLARITA’ NEL TRATTAMENTO DEI DATI PERSONALI AI SENSI DELL’ART. 26 DEL REGOLAMENTO (EU) 2016/679 TRA
ACCORDO DI CONTITOLARITA’ NEL TRATTAMENTO DEI DATI PERSONALI AI SENSI DELL’ART. 26 DEL REGOLAMENTO (EU) 2016/679
TRA
L’Ordine dei Dottori Agronomi e dei Dottori Forestali di ………………., con sede in …………………, Via …………………….., in persona del ………………………………………….. Dott. …………………….. (di seguito il ”Ordine” o anche “Titolare del trattamento”)
E
………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………(di seguito, “……………………” o il “Contitolare del trattamento”);
Di seguito il Titolare del trattamento e il Contitolare del trattamento saranno indicati congiuntamente come le Parti o i Contitolari e ciascuna separatamente come la Parte.
PREMESSO CHE:
L’Ordine svolge attività di …………………………………………………………………………………………….;
………………………… svolge prevalentemente attività di ………………………………………………………;
L’espletamento dell’attività sopra descritta da parte di …………………… comporta il trattamento di dati personali, come definiti all’art. 4, 1) del Regolamento (UE) 2016/679 (di seguito anche solo il “Regolamento”);
Il Titolare e il Contitolare del Trattamento determinano congiuntamente le finalità e le modalità del Trattamento;
La normativa applicabile in materia di protezione dei dati personali impone una serie di obblighi e vincoli al trattamento di dati personali da parte del Titolare del trattamento, che influenzano il Trattamento in questione;
In particolare, ai sensi dell’art. 26 del Regolamento (EU) 2016/679, allorché due o più titolari del trattamento determinano congiuntamente le finalità e le modalità del trattamento, essi sono contitolari del trattamento;
I contitolari del trattamento devono, pertanto, determinare in modo trasparente, mediante un accordo interno, le rispettive responsabilità in merito all'osservanza degli obblighi derivanti dalla normativa vigente;
L’accordo suddetto deve, pertanto, disciplinare gli obblighi dei contitolari con particolare riguardo all'esercizio dei diritti dell'interessato, nonché i rispettivi ruoli nella comunicazione delle informazioni agli interessati;
A tal fine, è opportuno designare un referente quale punto di contatto per gli interessati;
In virtù del rapporto intercorrente con il Contitolare, è intenzione del Titolare determinare congiuntamente con quest’ultimo le finalità e le modalità del Trattamento;
Con il presente accordo (di seguito l’”Accordo”) il Titolare del trattamento intende dunque instaurare con …………………… un rapporto di contitolarità nel Trattamento e disciplinare, di conseguenza, i rispettivi ruoli e responsabilità nei confronti degli interessati;
Nell’ambito delle rispettive responsabilità come determinate dal presente Accordo, tanto il Titolare quanto il Contitolare dovranno in ogni momento adempiere ai propri obblighi conformemente ad esso e in modo tale da trattare i dati senza violare le disposizioni di legge vigenti e nel pieno rispetto delle linee guida e dei codici di condotta applicabili di volta in volta approvati dal Garante per la protezione dei dati personali.
Tutto ciò Xxxxxxxx e formante parte integrante e sostanziale del presente atto, tra le Parti, come sopra rappresentante, si conviene e si stipula quanto segue.
1. OGGETTO
1.1. Con il presente Accordo l’Ordine e …………………… determinano le rispettive responsabilità in merito all’osservanza degli obblighi derivanti dal Regolamento (EU) 2016/79, nonché dalle disposizioni di legge vigenti con riguardo al trattamento dei dati personali. Con il presente Accordo le Parti stabiliscono, altresì, i rispettivi obblighi in merito all’esercizio dei diritti degli interessati e i rispettivi ruoli in merito alla comunicazione dell’informativa.
1.2. La contitolarità è riferita al trattamento dei dati personali, come definito all’art. 4.2) del Regolamento ed ha ad oggetto il trattamento di tutti i dati già presenti, in tutti gli archivi sia cartacei che informatizzati, e di tutti quelli che si acquisiranno in futuro.
1.3. Resta inteso tra le Parti che, ai sensi dell’art. 26, comma 3, del Regolamento (EU) 2016/679, indipendentemente dalle disposizioni del presente Accordo, l’interessato potrà esercitare i propri diritti nei confronti di e contro ciascun contitolare del trattamento.
2. OBBLIGHI E RESPONSABILITA’ DEI CONTITOLARI
2.1. I Contitolari condividono le decisioni relative alle finalità e modalità del trattamento di dati e sono obbligati in solido a predisporre e mantenere aggiornati tutti gli adempimenti previsti dal Regolamento (EU) 2016/679 e dalle disposizioni di legge vigenti in materia di tutela dei dati personali.
2.2. In particolare, con il presente Accordo i Contitolari convengono che i dati personali presenti negli archivi tanto cartacei quanto informatizzati, nonché quelli futuri, verranno trattati per le finalità di esecuzione degli obblighi contrattuali e precontrattuali assunti e gestione dei rapporti con i contraenti e con gli utenti; per l’adempimento di obblighi previsti da leggi, da regolamenti e dalla normativa comunitaria, nonché da disposizioni impartite da Autorità a ciò legittimate dalla legge e da Organi di Vigilanza e Controllo.
2.3. L’informativa di cui agli artt. 13 e 14 del Regolamento suddetto sarà redatta e fornita dall’Ordine, il quale dovrà precisare nell’informativa medesima, in modo chiaro e comprensibile per l’interessato, la contitolarità del Trattamento con ………………...
2.4. Le Parti convengono inoltre che i reclami e le richieste di esercizio dei diritti presentati dai contraenti o utenti saranno gestiti in via esclusiva dall’Ordine restando in ogni caso inteso che gli interessati potranno esercitare i propri diritti nei confronti di entrambi i Contitolari ai sensi dell’art. 26, comma 3, del Regolamento sopra citato, evocando ciascun Titolare, indipendentemente dall’altro, dinanzi all’Autorità Nazionale di Controllo (ANC) e/o la giustizia nazionale.
2.5. I Contitolari del Trattamento saranno responsabili in solido per l’intero ammontare del danno al fine di garantire il risarcimento effettivo dell’interessato.
2.6. Pertanto, ogni Contitolare può dover risarcire in toto l’interessato che dimostra di essere stato danneggiato dal Trattamento. Soltanto in un momento successivo, il Contitolare che ha risarcito in toto l’interessato può rivalersi sull’altro Contitolare responsabile effettivo del danno, esercitando l’azione di regresso.
2.7. Anche i danni provocati all’interessato in casi di forza maggiore, saranno a carico di entrambi i Contitolari in solido che dovranno fronteggiare il rischio della forza maggiore; il Contitolare che ha pagato avrà azione di regresso nei confronti dell’altro.
2.8. Le Parti si impegnano altresì, ai sensi dell’art. 26, comma 2, del Regolamento (EU) 2016/679, a mettere a disposizione dell’interessato il contenuto essenziale del presente Accordo.
2.9. Con il presente Accordo, i Contitolari del Trattamento si impegnano, infine, a designare un referente quale punto di contatto per gli interessati.
3. SEGRETEZZA E CONFIDENZIALITÀ
3.1. Il Contitolare del Trattamento si impegna a mantenere la segretezza dei dati personali raccolti, trattati e utilizzati in virtù del rapporto di contitolarità instaurato con il Titolare.
3.2. In ogni caso, le Parti si impegnano a considerare strettamente confidenziale tutto il materiale generalmente non di dominio pubblico, ed in particolare i rispettivi segreti, e si impegnano ad utilizzare tali informazioni solamente per gli scopi previsti dal presente Accordo.
4. SICUREZZA DELLE INFORMAZIONI
4.1. Il Contitolare del Trattamento è tenuto a mettere in atto tutte le misure di sicurezza tecniche e organizzative adeguate per proteggere i dati personali raccolti, trattati o utilizzati nell’ambito del rapporto di contitolarità, conformemente al piano della sicurezza stabilito. Il Contitolare del Trattamento deve verificare regolarmente il rispetto di tali misure e fornire sufficiente documentazione al Titolare.
4.2. Il Contitolare del Trattamento adotterà tutte le misure di sicurezza tecniche e organizzative per il tempestivo recupero della disponibilità dei dati personali in caso di incidente fisico o tecnico.
4.3. Il Contitolare eseguirà un monitoraggio periodico sul livello di sicurezza raggiunto, al fine di renderlo sempre adeguato al rischio.
5. DISPOSIZIONI CONCLUSIVE
5.1 Eventuali modifiche al presente Accordo dovranno essere apportate per iscritto e potranno essere modificate solo attraverso una dichiarazione scritta concordata tra le Parti.
5.2 L’invalidità, anche parziale, di una o più delle clausole del presente Accordo non pregiudica la validità delle restanti clausole.
5.3 Con il presente Accordo le Parti intendono espressamente revocare e sostituire ogni altro contratto o accordo tra esse esistente, relativo al trattamento dei dati personali.
5.4 Le Parti hanno letto e compreso il contenuto del presente Accordo e sottoscrivendolo esprimono pienamente il loro consenso.
Roma, lì 25 maggio 2018
Ordine dei Dottori Agronomi
e dei Dottori Forestali di ………………..
Dott. ……………………..
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Per e per conto del Responsabile del trattamento dei dati
Dott. ……………………..
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