CODICE DI CONDOTTA per i BUSINESS PARTNER

CODICE DI CONDOTTA per i BUSINESS PARTNER

Questo Codice di condotta ti aiuterà a chiarire i nostri standard per la condotta commerciale e l'etica. “Società” si riferisce a tutte le consociate e affiliate di Mitsubishi Chemical Holdings Corporation di tutto il mondo. “Tu” o “Business Partner” si riferisce ai Business Partner indipendenti o fornitori locali come, a titolo di esempio e senza alcuna limitazione, fornitori, lavoratori a contratto o fornitori di servizi, ingaggiati dalla Società, indipendentemente dalla sede di lavoro. “Ufficio Legale” si riferisce all'Ufficio Legale di Mitsubishi Chemical Holdings in Giappone, negli Stati Uniti e in Europa.

A. Conformità alle politiche e alle procedure della Società

La Società è impegnata a condurre la propria attività con integrità e ci aspettiamo che tu mantenga questo impegno nelle azioni di ogni giorno. Ci aspettiamo che i nostri dipendenti e i Business Partner rispettino la legge e agiscano responsabilmente. Come condizione dell'ingaggio da parte della Società, ci aspettiamo che tutti i Business Partner rispettino le politiche della Società e gli standard di condotta commerciale. Da parte tua è obbligatorio completare e restituire la Certificazione allegata.

In caso di dubbi sulle loro responsabilità etiche o legali, i Business Partner devono chiedere chiarimenti a un membro della direzione della Società o a un membro dell'Ufficio Legale. Le violazioni alla politica aziendale possono sfociare in azioni disciplinari, fino alla rescissione del contratto di collaborazione.

I. Segnalazione delle violazioni

I Business Partner che rilevano o sospettano violazioni, molestie, attività illegali, frodi, abuso di beni della Società o altre violazioni degli standard di questo Codice, o di altre politiche aziendali, devono segnalare immediatamente la questione al proprio contatto presso la Società, a un membro della direzione della Società o all'Ufficio Legale.

II. Le tue responsabilità

Ogni Business Partner è responsabile di:

• Certificare la propria familiarità con il Codice di condotta e agire per conto della Società in conformità con il Codice di condotta e con tutte le leggi e le politiche aziendali in vigore

• Trattare tutti i dipendenti della Società, i Business Partner, i clienti e i fornitori con rispetto e dignità, in modo leale e corretto

• Salvaguardare e utilizzare correttamente le informazioni, i beni e le risorse della Società e quelli affidati alla Società da altre organizzazioni.

• Rispettare gli standard della Società riguardo alla protezione dell'ambiente, della salute e della sicurezza dei nostri dipendenti, dei clienti, delle comunità e dei nostri Business Partner.

• Segnalare i sospetti di violazioni.

B. Le nostre relazioni reciproche

I. Discriminazione e molestie

Nel far fede al nostro impegno di mantenere l'ambiente di lavoro libero da discriminazioni e molestie, non sopporteremo alcuna forma di comportamento molesto sul luogo di lavoro o in qualsiasi situazione di lavoro al di fuori di esso, da parte di nessuno, inclusi membri della direzione, colleghi, Business Partner, fornitori o clienti, in riferimento a razza, colore, religione, nazionalità d'origine, discendenza, sesso, orientamento sessuale, età, disabilità fisica o mentale o situazione clinica, o altro stato protetto dalla legge. Commenti, insulti, scherzi o affermazioni degradanti basati su una qualunque delle precedenti condizioni sono considerati inaccettabili e non saranno tollerati. Se la Società determina che la violazione ha effettivamente avuto luogo, nei riguardi del colpevole sarà intrapresa un'azione correttiva appropriata. Tale azione potrebbe include le rescissione del tuo rapporto con la Società.

Una forma particolarmente grave di molestie sul luogo di lavoro è rappresentata dalle molestie sessuali. I comportamenti vengono riconosciuti come molestie sessuali quando hanno l'effetto di interferire irragionevolmente con le prestazioni lavorative di una persona o di creare un ambiente minaccioso, ostile o degradante.

Qualsiasi Business Partner che ritenga di essere, o di essere stato, oggetto di qualsiasi forma di discriminazione o molestia sul luogo di lavoro, o ha assistito ad atti molesti sul luogo di lavoro, o ha ricevuto una segnalazione di discriminazioni o molestie da un altro dipendente o Business Partner, dovrebbe segnalare immediatamente il fatto al proprio supervisore, a un membro della direzione della Società o all'Ufficio Legale.

II. Alcol e sostanze stupefacenti

L'uso, la distribuzione, la vendita o il possesso di droghe illegali o di qualsiasi altra sostanza controllata, tranne nei casi approvati da un medico e per uso medico, sono rigorosamente vietati. Inoltre, i Business Partner non devono essere presenti nei locali della Società, né essere impegnati in attività per conto della Società fuori dalle strutture aziendali, mentre si trovano sotto l'influsso di droghe illegali o sostanze controllate utilizzate per scopi non medici, o alcol. I Business Partner che si dedicano a queste attività vietate sono soggetti a rescissione del contratto con la Società.

III. Violenza sul luogo di lavoro

Intimidazioni, molestie, coercizione e altri atti o minacce di violenza, che coinvolgano o interessino i dipendenti della Società, non saranno tollerati. I Business Partner coinvolti in tali comportamenti saranno soggetti a provvedimento disciplinare, che potrebbe comportare la rescissione del contratto con la Società o un procedimento penale. Nelle proprietà della Società o durante gli eventi della Società è vietato portare armi di qualsiasi genere.

C. Le nostre relazioni con gli altri

Le nostre relazioni con i concorrenti, i clienti e i fornitori sono soggette alle diverse leggi locali. Se, come Business Partner che agisce per conto dalla Società, le tue responsabilità di lavoro includono vendite, acquisti o attività all'esterno degli Stati Uniti, è necessario che legga e rispetti la Politica sulla concorrenza, la Politica sui commerci internazionali e la Politica anticorruzione della Società.

I. I nostri concorrenti

Per garantire la conformità alle leggi ed evitare qualsiasi impressione di scorrettezza, ai Business Partner della Società è vietato intraprendere discussioni, accordi formali o intese informali con i concorrenti della Società, in relazione agli affari della Società. Questo comprende le discussioni relative a prezzi, costi, profitti, condizioni di vendita, accordi sul credito, quote di mercato, volumi di produzione, territori di vendita, strategia negli appalti, clienti e metodi di distribuzione. Agli occhi del pubblico, e anche in tribunale, le percezioni possono essere più importanti della realtà e anche un contatto innocente con i nostri concorrenti potrebbe essere visto come illecito. Di conseguenza, si dovrebbe evitare ogni contatto o comunicazione con i concorrenti, a eccezione dei contatti casuali involontari e inevitabili. Per ulteriori informazioni su questa politica, consulta la Politica sulla concorrenza e l'Ufficio Legale.

La politica della Società impone di vendere i nostri prodotti in base ai loro meriti, non denigrando i nostri concorrenti o i loro prodotti o servizi. Non fare confronti che mettano ingiustamente in cattiva luce un concorrente. Tale condotta suscita solo mancanza di rispetto da parte dei clienti e rimostranze da parte dei concorrenti.

III. Corruzione, tangenti, regali e contributi

La Società non tollera e combatte in modo deciso la corruzione e le tangenti nella nostra attività. Mitsubishi non cerca di concludere affari cercando di alterare il giudizio dei clienti e non tollera alcuna forma di corruzione del personale di organizzazioni private o pubbliche.

Cercare di influire sugli altri servendosi di regali personali è scorretto, inaccettabile e, in alcuni casi, illegale. Pertanto, nessuna persona che lavora per conto della Società dovrebbe offrire o ricevere regali che possano essere

interpretati come un tentativo di influire indebitamente sul ricevente riguardo alle sue relazioni con la Società.

I pagamenti o i regali di qualsiasi genere a funzionari governativi o a partiti politici, o a chiunque lavori all'interno o a nome di un'agenzia governativa, negli Stati Uniti o all'estero, sono inaccettabili. Tali pagamenti o regali potrebbero costituire una forma di corruzione e dar luogo a un procedimento penale. Per ulteriori informazioni su questa politica, consulta la Politica anticorruzione e l'Ufficio Legale.

Le decisioni di offrire o accettare regali di valore oltre il simbolico, compresi pranzi, intrattenimenti o viaggi, devono essere approvate anticipatamente da un supervisore della Società. Non è mai ammissibile offrire l'uso non contraccambiato di fondi, beni, servizi, strutture o altre proprietà della Società senza l'approvazione della direzione.

D. Impegno per la sicurezza, la salute e l'ambiente

La Società considera valori fondamentali la protezione dell'ambiente, della salute e della sicurezza dei nostri dipendenti, clienti, lavoratori a contratto, Business Partner e vicini. La politica della Società di impone di svolgere le nostre attività globali in modo da proteggere il nostro ambiente e le nostre comunità. L'impegno della Società per una gestione ambientale responsabile richiede la partecipazione di ogni Business Partner per il raggiungimento dei seguenti obiettivi:

• Evitare qualsiasi impatto negativo delle nostre attività sull'ambiente, sulla salute e sulla sicurezza delle nostre comunità

• Rendere prioritarie per le nostre attività le preoccupazioni per l'ambiente e il risparmio di energia e materie prime

• Diminuire, ridurre al minimo o eliminare all'origine la produzione di rifiuti e le emissioni, riutilizzare e riciclare per ridurre al minimo le necessità di smaltimento, eliminare gli incidenti ambientali, compresi versamenti, perdite e fuoruscite di natura involontaria

• Rispettare leggi e regolamenti relativi all'ambiente, alla salute e alla sicurezza e collaborare con tutti i livelli di governo su tali questioni.

Oltre al rispetto di tutte le leggi e i regolamenti in vigore, la Società richiede a tutti i Business Partner di osservare le regole di sicurezza fondamentali e di attenersi sempre a prassi sicure sul luogo di lavoro. Tutti i Business Partner devono:

• Segnalare immediatamente a un supervisore della Società qualsiasi incidente, infortunio o malattia sul luogo di lavoro, indipendentemente dalla gravità

• Conoscere le posizioni delle uscite e degli estintori antincendio nella loro area di lavoro

• Utilizzare tutti gli opportuni dispositivi di protezione individuale

• Conoscere e seguire tutte le procedure operative e le direttive di sicurezza connesse alle loro responsabilità lavorative

• Mantenere pulite e ordinate la propria persona e l'area di lavoro .

E. Integrità finanziaria e uso corretto dei beni della società

Tutti i rapporti finanziari della Società, le registrazioni contabili, i rapporti sulla ricerca, i rapporti di vendita, le note spese, i fogli ore e gli altri documenti devono corrispondere con precisione e chiaramente ai fatti in oggetto o alla vera natura di una transazione. Documentazione o relazioni finanziarie errate o fraudolente sono contrarie alla politica aziendale e possono anche rappresentare una violazione della legge. Tutti i Business Partner devono fare del loro meglio per assicurarsi che tutte le informazioni immesse nelle registrazioni aziendali siano legittime, complete, precise e coerenti con la politica aziendale.

I Business Partner non possono utilizzare il nome, le apparecchiature, i sistemi, le strutture, le carte aziendali, le forniture e gli altri beni della Società a proprio uso e consumo o per qualsiasi uso diverso dalle attività condotte per la Società. Articoli, messaggi o informazioni personali che il Business Partner considera di natura privata non devono essere collocati o conservati in sistemi telefonici o informatici, uffici, impianti, aree di lavoro, scrivanie o armadi per archiviazione della Società. La direzione della Società si riserva il diritto di accedere a tali aree in qualsiasi momento e senza preavviso.

F. Informazioni e comunicazioni della Società

I. Informazioni di proprietà della Società

Ci si attende che i Business Partner stabiliscano misure di salvaguardia adeguate per evitare la perdita o la divulgazione di informazioni della Società in conformità all'Accordo di non divulgazione (NDA) formato all'inizio del rapporto con la Società. Nel caso in cui non sia in vigore un NDA a parte, durante il periodo di ingaggio oppure al termine o alla scadenza dell'ingaggio è vietato rivelare informazioni riservate della Società, incluse le informazioni sviluppate nel corso del lavoro per la Società o attraverso l'uso di risorse della Società, senza l'autorizzazione della Società stessa. Qualora, durante il periodo di ingaggio con la Società, sia necessario divulgare informazioni riservate della Società per motivi legittimi a consulenti, fornitori, clienti o altri soggetti, i destinatari devono prima firmare un NDA appropriato (ne sono disponibili versioni diverse tramite l'Ufficio Legale). Se ricevi una richiesta di fornire informazioni o di essere intervistato da un cronista, da una terza parte, da un avvocato o da un investigatore, inoltra la richiesta alla direzione dalla Società o all'Ufficio Legale.

I dati della Società che sono trasmessi e/o memorizzati elettronicamente richiedono misure di protezione particolari. I Business Partner che trasmettono, ricevono e/o archiviano i dati elettronici sono responsabili della

conformità con le politiche aziendali e le procedure relative all'elaborazione elettronica, comprese le politiche e le procedure dei sistemi informativi della Società.

Al termine dell'ingaggio, o in base a quanto stabilito nell'NDA, dovrai restituire alla Società tutte le informazioni di sua proprietà. I tuoi obblighi di riservatezza e le limitazioni d'uso relativi alle informazioni della Società continuano anche dopo la conclusione dell'ingaggio.

La Società considera l'uso improprio o il furto dei suoi segreti commerciali o di altre informazioni riservate alla stregua del furto o dell'uso improprio di qualsiasi altro bene importante. Contatta immediatamente il supervisore della Società e l'Ufficio Legale se sospetti qualsiasi abuso dei segreti commerciali.

II. Informazioni di proprietà di altri

La politica aziendale prevede di assegnare ai segreti commerciali di altre parti lo stesso elevato livello di protezione che assegniamo ai nostri segreti commerciali. Non rivelare né usare le informazioni ottenute da altri se esistono dubbi sulla loro riservatezza. Non divulgare né usare informazioni riservate ottenute nel corso di un precedente impiego.

III. Uso dell'e-mail aziendale e di Internet

I Business Partner non devono aspettarsi alcuna forma ragionevole di privacy quando utilizzano le apparecchiature della Società, come computer e e-mail della Società. Ogni Business Partner che ha accesso a un computer della Società o utilizza un sistema informatico in relazione alle attività della Società deve acquisire familiarità con le politiche e con le procedure della Società relative ai sistemi informativi.

X. Xxxxxxxx generale sulle questioni legali

I. Cause, liti e assistenza nelle cause legali

I Business Partner devono segnalare immediatamente le seguenti situazioni all'Ufficio Legale perché siano esaminate e gestite nel modo corretto:

• reclami da parte dei clienti per cui non si trova una via d'uscita

• reclami da parte dei concorrenti

• accuse di violazioni

• cause minacciate o intentate

• questioni che coinvolgono un legale di un'altra parte

È necessario evitare qualsiasi comunicazione scritta, incluse le e-mail, in relazione a cause legali in attesa di definizione, minacciate o possibili in futuro. Tuttavia, è essenziale NON distruggere, né chiedere a chiunque altro

di distruggere, qualsiasi documento (inclusi i documenti contenuti solo nel tuo computer) relativo in qualsiasi modo a una controversia legale in attesa di definizione, minacciata o possibile in futuro.

II. Indagini governative

Se un investigatore o un agente governativo dovesse richiedere un colloquio con te, oppure richiedere informazioni o la possibilità di accedere agli archivi, devi informarlo cortesemente che la Società collaborerà, ma che devi demandare la questione all'Ufficio Legale. Xxxx quindi informare immediatamente il tuo contatto presso la Società e parlare con l'Ufficio Legale per sapere come procedere.

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Certificazione dei Business Partner

L'impegno per l'integrità, l'onestà e gli standard etici e legali più elevati è essenziale per i nostri continui successi. Contiamo su di te perché faccia la tua parte.

Si prevede che tutti i Business Partner conoscano e rispettino questo Codice di condotta e tutte le altre politiche della Società (incluse, senza limitazioni, la Politica sulla concorrenza e la Politica anticorruzione, se applicabili) e agisca con integrità nella conduzione dei lavori connessi alle attività della Società. Ci si aspetta che tu conosca e rispetti tutte le leggi che si applicano al tuo lavoro. Se vieni a conoscenza di qualsiasi circostanza che suggerisca una violazione della politica aziendale, ci si aspetta che segnali immediatamente l'argomento. Firmando la presente dichiarazione certifichi di aver letto e di voler rispettare questo Codice di condotta.

Io,        , ho letto il Codice di condotta per i Business Partner e confermo di volerne rispettare il contenuto in relazione alla fornitura di servizi alla Società.

Firma:            

Data: