CAPO I – CARATTERISTICHE DEL SERVIZIO
CAPITOLATO SPECIALE DI APPALTO
PER IL SERVIZIO DI GESTIONE, STAMPA, NOTIFICA E RISCOSSIONE IN OUTSOURCING DELLE VIOLAZIONI
AMMINISTRATIVE
INTESTATE A SOGGETTI RESIDENTI ALL’ESTERO E RECUPERO CREDITI INTERNAZIONALE
CAPO I – CARATTERISTICHE DEL SERVIZIO
Arti. 1 – Oggetto dell’appalto
1. L’affidamento ha per oggetto il servizio di gestione delle sanzioni amministrative relative alle violazioni alle norme del Codice della Strada e ad altre norme e/o regolamenti statali, regionali o comunali accertate a carico dei veicoli e/o cittadini stranieri, compresa la riscossione e il recupero crediti stragiudiziale, articolato nelle operazioni ed attività descritte al successivo articolo 2.
Art. 2- Descrizione delle attività oggetto dell’appalto
1. L’impresa affidataria del servizio deve curare per il Settore Polizia Municipale del Comune di Padova tutte le pratiche relative alla notifica, alla riscossione e al recupero crediti vantati dall’Amministrazione nei confronti di terzi, a titolo di pagamento delle sanzioni amministrative relative alle violazioni alle norme del Codice della Strada e ad altre norme e/o regolamenti statali, regionali o comunali accertate a carico dei veicoli e/o cittadini stranieri. A tal fine all’ impresa aggiudicataria è richiesto di:
▪ scansionare, elaborare, gestire, risalire ai nominativi dei trasgressori e/o dei proprietari dei veicoli oggetto della sanzione amministrativa, predisporre la notifica delle sanzioni tramite postalizzazione delle stesse, sottoporre a scansione elettronica la documentazione relativa alla violazione e pubblicarlo sul sito dell’impresa aggiudicataria, predisporre un adeguato servizio di front-line per i destinatari delle sanzioni nelle lingue straniere più comuni (in particolare Inglese, Francese, Tedesco Spagnolo, Rumeno), rendicontare l’attività dei pagamenti effettuati, le posizioni rese inesitate dal servizio postale o dalle Autorità estere chiamate alla notifica secondo le convenzioni internazionali e quant’altro prescritto dal presente Capitolato;
▪ La ditta aggiudicataria si assumerà l’onere della continuità della gestione degli atti (intesa come completamento delle attività mancanti per la definizione del verbale stesso) e dei procedimenti già in uso alla Polizia Municipale del Comune di Padova, nei limiti della decorrenza dei termini e senza interruzione alcuna. La Ditta dovrà farsi carico dell’inserimento e della gestione dei verbali elevati anche prima della data di affidamento del servizio, comprese tutte le attività correlate e conseguenti al completamento dell’iter sanzionatorio;
▪ interloquire con il Reparto Procedure Sanzionatorie della Polizia Municipale del Comune di Padova sia per via telematica che telefonica, per il tramite di uno o più soggetti nominati come responsabili, fornendo alla stessa i nominativi o il nominativo di detti responsabili;
▪ fornire al predetto Reparto un apposito collegamento telematico riservato che garantisca il controllo sull’iter dell’atto amministrativo e la sua posizione nell’ambito della procedura. In particolare, l’impresa aggiudicataria dovrà mettere a disposizione del Reparto un ambiente web, adeguatamente protetto, per la consultazione dello stato delle procedure (da interrogare mediante ricerche per targa, nome, data, numero della violazione, lotto ecc.), ove dovranno essere, altresì, pubblicate le immagini dei documenti ad esse relative (copia del verbale accertato, copia della lettera del noleggio, copia degli atti emessi, relata della notifica ed ogni altro documento inerente detto verbale);
▪ tutte le fasi del servizio, dal ricevimento dei dati, alla stampa e notificazione tramite postalizzazione dovranno essere rendicontate mensilmente;
▪ riprodurre sulla documentazione da inviare ai soggetti interessati il logo del Comune di Padova – Polizia Municipale;
2. Per gli adempimenti di cui al punto precedente, all’impresa aggiudicataria sono richieste le seguenti attività:
• Acquisire, ogni 60 giorni, presso il Reparto Procedure Sanzionatorie della Polizia Municipale, la documentazione attestante la sanzione o i flussi derivanti dalle apparecchiature di rilevazione elettronica delle violazioni e, qualora la sanzione medesima sia fornita in formato cartaceo, effettuando la scansione ottica presso la propria sede. Il Reparto Procedure Sanzionatorie consegnerà all’impresa aggiudicataria tutti i verbali di violazione emessi nei confronti di veicoli/cittadini stranieri. Nel caso in cui l’Amministrazione Comunale di Padova adottasse l’uso di dispositivi personali portatili quali palmari, PDA, ecc. e sistemi elettronici di rilevamento delle infrazioni, per le attività di accertamento e compilazione dei verbali, la ditta dovrà acquisire i dati secondo un tracciato record da concordare.
• gestire la richiesta dei dati anagrafici completi di residenza e/o domicilio estratti dai registri automobilistici, o richiesti ad autorità Consolari o Ministeriali estere, dei destinatari delle sanzioni residenti o domiciliati in uno stato facente parte dell'Unione Europea o in altro stato estero, qualora la vigente legislazione lo consenta, ai fini dell'adempimento dei compiti pubblici conferiti. L’impresa si impegna a trasmettere i dati elaborati all’Amministrazione Comunale per il completamento della procedura e l’implementazione del proprio sistema sanzionatorio;
• notificare, tramite postalizzazione, ai soggetti inadempienti ai sensi della L. 21/03/1983 n. 149 (Convenzione di Strasburgo) ed altre Convenzioni o Accordi Internazionali in essere, le sanzioni amministrative rimaste insolute, secondo le modalità ivi previste, nella lingua locale o in una delle lingue ufficiali della comunità, con tutte le informazioni attinenti le sanzioni stesse;
• procedere, decorsi i termini di pagamento volontario, con l’attività di recupero crediti stragiudiziale verso tutti i soggetti sanzionati rimasti debitori dell’Amministrazione, nei modi e nei termini previsti dalle normative dei vari paesi stranieri, anche avvalendosi di Società di Recupero Crediti o Studi Legali corrispondenti all’estero, qualora richiesto da dette normative.
• attivare un conto corrente on-line per i pagamenti, da parte dei trasgressori, con carta di credito o bonifico bancario. Saranno a carico del trasgressore i costi di transazione applicati dalla banca sull’operazione di pagamento;
• percepire per conto del Comune di Padova, presso l’apposito conto corrente on line intestato all’impresa aggiudicataria, le somme relative alle sanzioni. L’impresa, stante il vincolo di destinazione delle somme pervenute su tale conto a titolo di pagamento delle sanzioni, è conseguentemente obbligata a non disporne in alcun modo ed a versarle nei tempi e modi stabiliti con l’Amministrazione Comunale. Si precisa infatti che il Comune di Padova rimane l’esclusivo titolare della funzione di riscossione delle sanzioni amministrative intimate, e che, con l’affidamento del servizio, espressamente delega, al solo fine di agevolare e snellire i relativi adempimenti da parte degli obbligati, l’impresa aggiudicataria a quanto sopra;
• rendere operativo un servizio di informazioni on-line nelle principali lingue europee, a cui i trasgressori potranno accedere con codici personali di accesso che consentiranno di collegarsi al sito dedicato al Comune di Padova e realizzato dalla ditta. Tramite detto sito il trasgressore potrà visualizzare la propria posizione con tutti i dettagli della sanzione, del suo importo, l’indicazione delle spese che gravano sulla stessa, i termini e le modalità di pagamento e le conseguenze connesse all’omissione dello stesso, i termini e le modalità per presentare ricorso, accedere ad un modulo on-line per scambiare e ricevere informazioni utili con l’impresa;
• attivare, entro 30 giorni dalla stipula del contratto, uno sportello telefonico per le informazioni con risposta nelle lingue più diffuse (inglese, francese, spagnolo, tedesco, rumeno). Lo sportello telefonico deve essere organizzato in modo da soddisfare adeguatamente le effettive esigenze dell’utenza e deve essere reso disponibile, con operatore, dal lunedì al venerdì per almeno otto ore al giorno. Nell’orario di chiusura dello sportello telefonico deve essere attivo un risponditore automatico che fornisca le principali informazioni di carattere generale (estremi della ditta, servizio svolto, orario dello sportello telefonico) nelle principali lingue europee.
• garantire il monitoraggio del servizio: l’impresa aggiudicataria deve fornire in tempo reale e illimitato, alla Polizia Municipale - Reparto Procedure Sanzionatorie, un apposito collegamento telematico riservato, che garantisca, con riferimento a tutte le sanzioni affidate, un controllo sull’iter del procedimento. In particolare l’impresa aggiudicataria dovrà mettere a disposizione del Reparto un ambiente web, in un sito dedicato adeguatamente protetto, accessibile al personale dell’Amministrazione Comunale autorizzato per la consultazione dello stato delle procedure (da interrogare mediante ricerche per targa, nome, data, numero della violazione, lotto ecc.) ove dovranno essere, altresì, pubblicate le immagini dei documenti ad esse relative (copia del verbale di accertamento, copia della lettera del noleggio, copia degli atti emessi, relata della notifica e quanto altro vi sia di attinente la violazione, ivi compreso l’eventuale carteggio intercorso fra il trasgressore e l’impresa). I contenuti del sito e i suoi livelli di accessibilità verranno concordati con l’Amministrazione Comunale prima dell’avvio del servizio. L’impresa dovrà pertanto provvedere a raccogliere all’interno del sito attivato tutte le informazioni di ritorno necessarie per valutare i risultati intermedi e finali, articolati per fase di lavorazione, consultabili a mezzo della produzione di appositi report.
• rendicontare mensilmente tutte le fasi del servizio secondo tempi e modalità indicati dall’Amministrazione Comunale;
• predisporre, con cadenza e modalità da concordare con la Polizia Municipale, una funzione di importazione/esportazione di dati e immagini verso la banca dati dei verbali nazionali, idoneo a fornire tutti i dati delle posizioni lavorate con il loro esito.
3. L’impresa aggiudicataria, per lo svolgimento delle attività affidate, ha facoltà di indicare i propri recapiti e logo affinché sulla documentazione ufficiale siano chiaramente individuabili sia il soggetto primario (Comune di Padova), esercente la facoltà di richiedere le informazioni e la notifica della sanzione, nonché beneficiario del pagamento, sia il soggetto secondario (Società di outsourcing), che gestisce tale servizio in nome e per conto del comune medesimo;
4. L’attività affidata deve essere eseguita dall’impresa aggiudicataria in conformità con le disposizioni ricevute e con l’osservanza delle norme del presente Capitolato Speciale
5. Il primo ritiro del materiale dovrà avvenire entro 30 giorni dall’affidamento del servizio. L’attivazione del servizio dovrà avvenire entro 20 gg dal 1° ritiro del materiale.
Art. 3 – Spese di notifica, accertamento e legali del servizio
1. L’impresa aggiudicataria applicherà ai destinatari dei verbali le spese di notificazione mediante postalizzazione. Applicherà inoltre le spese di accertamento e di visura che andranno ad aggiungersi alla sanzione amministrativa pecuniaria. Le spese di accertamento poste a carico del trasgressore, sono composte dalle seguenti voci:
a. Corrispondenza con l’utenza per il rilascio di eventuali documentazioni
b. Front-line telefonico in lingua
c. Front-office presso i propri uffici
d. Traduzione di tutta la corrispondenza entrata/uscita
e. Scansione/archiviazione ottica documenti
f. Ricevimento dati/immagini e restituzione elaborati
g. Gestione della corrispondenza
h. Rapporti con le società di autonoleggio e/o organismo pubblico residente in uno stato estero contattato e/o sollecitato
i. Controllo e normalizzazione degli indirizzi secondo i format postali dei singoli paesi
j. Rendicontazione dell’attività all’Amministrazione Comunale.
L’importo complessivo di spesa per le sopraindicate attività non deve mai superare, al netto di I.V.A, complessivi €. 30,00.
2. Nella fase di eventuale riscossione coattiva, i costi legali o di Agenzie di Recupero Crediti non possono superare il massimo dell’importo maturato portato a recupero. Richieste per importi eccedenti dovranno essere autorizzate dal Comando di Polizia Municipale;
Art. 4 – Corrispettivo
Il servizio sarà remunerato con l’aggio stabilito in sede di aggiudicazione, calcolato sul monte complessivo delle posizioni effettivamente riscosse, al netto delle spese di accertamento e notifica. Le spese a titolo di accertamento, di postalizzazione ed eventuale visura, verranno rimborsate all’impresa aggiudicataria unitamente all’aggio sulla sanzione riscossa.
Nel caso di riscossione di una somma superiore a quella dovuta, l’aggio sarà calcolato sull’importo corrispondente alla somma affidata, previo obbligo della restituzione delle somme pagate in eccedenza con spese a carico dell’aggiudicataria.
Nel caso di riscossione di una somma inferiore a quella dovuta, il pagamento non ha valore ai fini dell’estinzione dell’obbligazione e la somma riscossa sarà trattenuta quale acconto per la completa estinzione dell’obbligazione tramite azione stragiudiziale o giudiziale.
Capo II – PENALITA'
Art. 4 – Penalità
In caso di inadempimento, ovvero di adempimento parziale delle prestazioni, saranno applicate le seguenti penali:
1. Ritardo nell’attivazione del servizio imputabile esclusivamente alla ditta affidataria: € 250,00 per ogni giorno di ritardo fino ad un massimo di 10 giorni, € 500,00 per ogni giorno di ritardo fino ad un massimo di 20 giorni trascorsi i quali si procederà con la risoluzione del contratto;
2. Mancata notifica dei verbali nei termini previsti dalla normativa vigente per esclusiva responsabilità della ditta affidataria: l’importo della sanzione non notificata e quindi non riscossa;
3. Mancato ritiro del materiale oltre i 10 giorni rispetto ai tempi previsti all’art. 2, per esclusiva responsabilità della ditta affidataria: € 50,00 per ogni giorno di mancato ritiro fino ad un massimo di 90 giorni trascorsi i quali si procederà con la risoluzione del contratto;
4. Mancata/ritardata rendicontazione richiesta dal Comando: € 50,00 per ogni giorno di ritardo.
Art. 5 – Modalità di applicazione delle penali
1. L’applicazione delle penali dovrà essere preceduta da regolare contestazione dell’inadempienza, avverso cui il prestatore del servizio avrà la facoltà di presentare le proprie controdeduzioni entro il termine assegnato, comunque non inferiore a 15 (quindici) giorni.
2. Le penalità sono notificate all'impresa a mezzo di lettera raccomandata con ricevuta di ritorno, indirizzata al domicilio legale indicato in contratto, restando escluso qualsiasi avviso di
costituzione in mora ed ogni atto o procedimento giudiziale.
3. Qualora l’importo complessivo delle penali irrogate sia superiore al 10% del valore complessivo del contratto e nel caso di grave reiterazione dell’inadempimento, l’Amministrazione si riserva la facoltà di risolvere il contratto in danno dell’affidatario.
Art. 6- Risoluzione del contratto
L’inadempimento, totale o parziale, alle condizioni e agli obblighi contenuti nel presente C.S.A. potrà essere causa di risoluzione del contratto ex art. 1453 e 1455 del C.C.
Il Comune si riserva comunque la facoltà di risolvere il contratto nell’ipotesi di mancata attivazione del servizio nonostante l’invio di diffida ad adempiere.
Resta salva la possibilità di risoluzione per inadempimento in tutti gli altri casi previsti dalla legge.
Art. 7 – Trattamento dei dati personali
La Ditta ha l’obbligo di mantenere riservati i dati e le informazioni di cui venga in possesso, di non divulgarli e di non farne oggetto di utilizzazione a qualsiasi titolo.
Il trattamento dei dati personali e sensibili dovrà avvenire in attenta ottemperanza alle disposizioni previste dal D. Lgs. 196/2003 (Codice in materia di protezione dei dati personali) e dei provvedimenti del Garante per la protezione dei dati personali con particolare riferimento a quello del 27/11/2008 e ss.mm.ii..
In particolare la Ditta aggiudicataria è tenuta a dichiarare:
⮚ di essere consapevole che i dati che tratterà nell’espletamento dell’incarico ricevuto, sono dati personali e sensibili e, come tali, sono soggetti all’applicazione del codice per la protezione dei dati personali;
⮚ di ottemperare agli obblighi previsti dal Codice per la protezione dei dati personali;
⮚ di adottare le istruzioni specifiche eventualmente ricevute per il trattamento dei dati personali o di integrarle nelle procedure già in essere e di rendere edotto il personale assegnato al servizio;
⮚ di impegnarsi a relazionare annualmente sulle misure di sicurezza adottate e di allertare immediatamente il contraente in caso di situazioni anomale o di emergenze;
⮚ di riconoscere il diritto del contraente a verificare periodicamente l’applicazione delle norme di sicurezza adottate.
All’inizio delle attività la Ditta dovrà:
a) comunicare il nominativo dell’incaricato al trattamento dei dati sensibili ai sensi del D. Lgs. 196/2003 nonché le eventuali variazioni che dovessero avvenire in corso d’opera.
b) comunicare i nominativi dei propri collaboratori con funzioni di amministratori di sistema, come definite nel provvedimento del Garante del 27/11/2008 e ss.mm.ii., nonché le eventuali variazioni che dovessero avvenire in corso d’opera.