Manuale di conservazione RGS Specificità del Contratto Versione (1.1)
Manuale di conservazione RGS Specificità del Contratto Versione (1.1)
Gennaio 2021
INDICE
2.2 Approvazione ed aggiornamento del manuale 4
3. SPECIFICITÀ DEL CONTRATTO 5
3.1.1 Storico dei responsabili della conservazione 5
3.1.2 Attività affidate al Responsabile del servizio di conservazione 5
3.2 Servizio di conservazione – Registri di protocollo 8
3.2.2 Descrizione del flusso 9
3.2.3 Durata della conservazione 13
Versione | Data approvazione | Descrizione |
1.0 | 02/12/2020 | Manuale della conservazione |
1.1 | 21/12/2020 | Manuale della conservazione |
2.1 PREMESSA
La Ragioneria Generale dello Stato (RGS) conserva i propri documenti avvalendosi del servizio di conservazione messo a disposizione da Sogei S.p.A. in qualità di conservatore accreditato presso Agenzia per l’Italia Digitale nel seguito AgID, dal 17 novembre 2016.
Per tutte le attività relative al servizio di conservazione è di riferimento il Manuale di conservazione di Sogei S.p.A., pubblicato sul sito di AgID nella sezione relativa ai conservatori accreditati.
Il presente documento rappresenta la parte specifica, denominata Specificità del contratto, che descrive il contesto di conservazione e i servizi di conservazione per le tipologie documentali individuate dalla Ragioneria Generale dello Stato attivate sul Sistema di Conservazione Digitale (SCD) di Sogei.
Per gli aspetti di natura legale si rimanda all’ “Accordo convenzionale di adesione al servizio di conservazione Sogei per la conservazione documentale della Ragioneria Generale dello Stato”.
2.2 APPROVAZIONE ED AGGIORNAMENTO DEL MANUALE
Il presente Manuale di conservazione dei documenti digitali di RGS è predisposto ai sensi dell’art. 8 del DPCM del 3 dicembre 2013 recante “Regole tecniche in materia di sistema di conservazione”.
Il manuale, ai sensi dell’art. 8 comma c) e j), descrive le tipologie degli oggetti sottoposti a conservazione, comprensiva dell’indicazione dei formati, dei metadati da associare alle diverse tipologie e dei tempi di conservazione.
Esso è redatto a cura del Responsabile della conservazione, che ne propone lo schema, ed approvato da IGC IGIT con il parere del Responsabile della gestione documentale.
3.1 CONTESTO D’USO
Generalità del titolare dell’oggetto di conservazione:
− Denominazione: Ragioneria Generale dello Stato
− Indirizzo: Xxx XX Xxxxxxxxx 00; 00000 Xxxx
− Sito web: xxxx://xxx.xxx.xxx.xxx.xx
Generalità del Responsabile della Conservazione:
− Xxxxxx Xxxxxxxx
3.1.1 STORICO DEI RESPONSABILI DELLA CONSERVAZIONE
Il Responsabile della Conservazione può delegare taluni compiti attraverso specifiche comunicazioni.
Nominativo | Dal | Al |
Xxxxxx Xxxxxxxx | 2-12-2019 | 30-9-2020 |
Xxxxxxxx Xxxxxx | 1-10-2020 |
3.1.2 ATTIVITÀ AFFIDATE AL RESPONSABILE DEL SERVIZIO DI CONSERVAZIONE
Nel caso specifico sono indicate in tabella le attività di competenza del Responsabile della conservazione e quelle affidate al Responsabile del servizio di conservazione.
Attività | Responsabile della conservazione | Responsabile del servizio di conservazione |
a. definisce le politiche di conservazione e i requisiti funzionali del sistema di conservazione, in conformità alla normativa vigente e tenuto conto degli standard internazionali, in ragione delle specificità degli oggetti digitali da conservare (documenti informatici, aggregazioni informatiche, archivio informatico), della natura delle attività che il Titolare dell’oggetto di conservazione svolge e delle caratteristiche del sistema di gestione documentale adottato; | X | |
b. gestisce il processo di conservazione e ne garantisce nel tempo la conformità alla normativa vigente; | X | |
c. genera e sottoscrive il rapporto di versamento, secondo le modalità previste dal manuale di conservazione; | X | |
d. genera e sottoscrive il pacchetto di distribuzione con firma digitale o firma elettronica qualificata, nei casi previsti dal manuale di conservazione; | X | |
e. effettua il monitoraggio della corretta funzionalità del sistema di conservazione; | X | |
f. effettua la verifica periodica, con cadenza non superiore ai cinque anni, dell’integrità e della leggibilità dei documenti informatici e delle | X |
aggregazioni documentarie degli archivi; | ||
g. al fine di garantire la conservazione e l’accesso ai documenti informatici, adotta misure per rilevare tempestivamente l’eventuale degrado dei sistemi di memorizzazione e delle registrazioni e, ove necessario, per ripristinare la corretta funzionalità; adotta analoghe misure con riguardo all’obsolescenza dei formati; | X | |
x. provvede alla duplicazione o copia dei documenti informatici in relazione all’evolversi del contesto tecnologico, secondo quanto previsto dal manuale di conservazione; | X | |
i. adotta le misure necessarie per la sicurezza fisica e logica del sistema di conservazione. | X | |
j. assicura la presenza di un pubblico ufficiale, nei casi in cui sia richiesto il suo intervento, garantendo allo stesso l’assistenza e le risorse necessarie per l’espletamento delle attività al medesimo attribuite; | X | |
k. assicura agli organismi competenti previsti dalle norme vigenti l’assistenza e le risorse necessarie per l’espletamento delle attività di verifica e di vigilanza; | X | |
l. provvede per le amministrazioni statali centrali e periferiche a versare i documenti informatici, le | X |
aggregazioni informatiche e gli archivi informatici, nonché gli strumenti che ne garantiscono la consultazione, rispettivamente all’Archivio centrale dello Stato e agli archivi di Stato territorialmente competenti, secondo le tempistiche fissate dall’art. 41, comma 1, del Codice dei beni culturali; | ||
m. predispone il manuale di conservazione e ne cura l’aggiornamento periodico in presenza di cambiamenti normativi, organizzativi, procedurali o tecnologici rilevanti. | X |
3.2 SERVIZIO DI CONSERVAZIONE – REGISTRI DI PROTOCOLLO
Il servizio di conservazione denominato “Registri di protocollo” ha lo scopo di conservare i registri giornalieri di protocollo prodotti dal Sistema di gestione documentale e protocollo informatico della RGS, in particolare dalle piattaforme informatiche “Registro Elettronico Documentale” (RED) e “Nuovo Protocollo a Servizi” (NPS) nell’ambito di ciascuna Area Organizzativa Omogenea, di seguito AOO, secondo le normative vigenti alla data del presente manuale.
Il Registro giornaliero di protocollo è definito nel glossario di cui all’allegato 2 alle Regole tecniche del “DPCM 3 dicembre 2013” come il “registro informatico di atti e documenti in ingresso e in uscita che permette la registrazione e l’identificazione univoca del documento informatico all’atto della sua immissione cronologica nel sistema di gestione informatica dei documenti”.
I registri di protocollo generalmente sono aperti all’inizio dell’anno e sono chiusi alla fine dell’anno; è possibile però che per talune circostanze siano aperti e/o chiusi in periodi diversi.
Ogni registro di protocollo ha un proprio Responsabile, riconosciuto nella figura del responsabile della gestione documentale dell’AOO, individuato come descritto nel Manuale di gestione documentale di RGS.
Per RGS attualmente vengono prodotti da NPS i seguenti Registri giornalieri di Protocollo:
− Registro giornaliero AOO RGS Centrale (Ispettorati Centrali)
− Registro giornaliero AOO (UCB e RTS)
− Registro giornaliero AOO Revisori Legali
3.2.1 RIFERIMENTI NORMATIVI
- Decreto del Presidente del Consiglio dei Ministri 13 novembre 2014, contenente le regole tecniche in materia di formazione, trasmissione, copia, duplicazione, riproduzione e validazione temporale dei documenti informatici, nonché di formazione e conservazione dei documenti informatici delle pubbliche amministrazione ai sensi degli articoli 20,22,23- bis, 23-ter, 40, comma1, 41 e 71 comma 1, del Codice dell’amministrazione digitale di cui al decreto legislativo n. 82 del 2005.
- Decreto del Presidente del Consiglio dei Ministri del 3 dicembre 2013, contenente le Regole tecniche in materia di protocollo informatico ai sensi degli articoli 40-bis, 41, 47, 57-bis e 71, del Codice dell’amministrazione digitale di cui al decreto legislativo n. 82 del 2005.
- Xxxxxxx xxx Xxxxxxxxxx xxxxx Xxxxxxxxxx 00 dicembre 2000, n. 445 - Testo unico delle disposizioni legislative e regolamentari in materia di documentazione amministrativa (in Suppl. ordinario alla Gazz. Uff., 20 febbraio 2001, n. 42).
- D.Lgs. 7 marzo 2005, n. 82 - Codice dell'amministrazione digitale o CAD - Pubblicato nella Gazz. Uff. 16 maggio 2005, n. 112, S.O.
- Istruzioni per la gestione del registro giornaliero di protocollo (documento del 01/10/2015) disponibili sul sito AgID.
3.2.2 DESCRIZIONE DEL FLUSSO
Il registro giornaliero di protocollo è un documento informatico formato secondo la modalità di “generazione o raggruppamento anche in via automatica di un insieme di dati o registrazioni, provenienti da una o più basi dati, anche appartenenti a più soggetti interoperanti, secondo una struttura logica predeterminata e memorizzata in forma statica” (ex art. 3 comma 1 lettera d) DPCM 13 novembre 2014.
Il sistema di gestione documentale e protocollo informatico della RGS e in particolare NPS generano automaticamente il registro giornaliero di protocollo per ogni registro di corrispondenza in stato aperto ovvero chiuso nella medesima giornata di formazione per ciascuna AOO.
Tale documento è generato tutti i giorni dopo le ore 24:00 della giornata di riferimento.
I registri giornalieri di protocollo così generati in formato PDF/A 1b dal sistema NPS vengono firmati digitalmente in modalità tecnica tramite apposito certificato inserito in un apparato HSM e sono inviati automaticamente al Sistema di Conservazione Sogei entro la giornata lavorativa successiva alla data di formazione.
Il Sistema di Conservazione prende in carico i registri giornalieri di protocollo, verifica la coerenza dei metadati ed effettua le verifiche di formato preliminari alla conservazione dei documenti.
Terminato il processo di conservazione, gli esiti di conservazione ovvero di rifiuto (con relativa motivazione), sono forniti ai sistemi di protocollo per la registrazione nei propri archivi.
Il registro giornaliero di protocollo contiene:
- l’elenco delle registrazioni giornaliere (nuovi protocolli), per cui in modo ordinato e progressivo sono elencate le informazioni inserite con l’operazione di registrazione di protocollo nell’arco della giornata di riferimento
- l’elenco dei protocolli movimentati e annullati alla data del registro. Un protocollo è movimentato quando viene modificato l’oggetto, il mittente, il destinatario oppure l’assegnatario per competenza.
Rispetto alle caratteristiche del documento informatico sono garantite la staticità, l’immodificabilità e l’integrità sia dal formato nel quale sono memorizzate le informazioni che nel caso particolare è PDF/A 1b, sia per la modalità con cui è prodotto il documento cioè tramite un’estrazione statica dei dati del registro giornaliero di protocollo ed il suo successivo trasferimento nel Sistema di Conservazione.
I formati PDF/A garantiscono anche la caratteristica della leggibilità del registro giornaliero di protocollo nel suo ciclo di vita. A tale scopo il formato è stato scelto tra quelli previsti nell’allegato 2, “Formati”, delle Regole tecniche del DPCM 3 dicembre 2013.
Di seguito sono decritti, per il tipo di documento registro giornaliero di protocollo:
- i contenuti del documento;
- l’evento che innesca la conservazione;
- il formato del file da conservare;
- le modalità di firma;
- i dati di identificazione.
Contenuti del registro giornaliero di protocollo: il registro giornaliero di protocollo comprende le informazioni minime richieste dalla normativa in materia. Di seguito sono indicati i dati contenuti nel documento (sono contrassegnate con * le informazioni richieste per la registrazione di protocollo ai sensi dell’articolo 53 del D.P.R. 445/2000):
a) Data di stampa
b) Descrizione dell’Area Organizzativa Omogenea.
c) Il titolo formato
d) Dati del singolo protocollo:
- Tipo Operazione: modificato, annullato, protocollato
- *Numero di protocollo generato automaticamente dal sistema (progressivo/anno);
- Tipo registrazione: Entrata, Uscita, Mozione;
- *Data di registrazione di protocollo assegnata automaticamente dal sistema e registrata in forma non modificabile;
- *Mittente/destinatario, per i documenti ricevuti o, in alternativa, il destinatario o i destinatari per i documenti spediti;
- Oggetto del documento;
- *Numero del protocollo ricevuto, se disponibile;
- *Data del protocollo ricevuto, se disponibile;
- *Impronta del documento informatico, se trasmesso per via telematica;
Metadati aggiuntivi:
- Numero degli allegati associati al protocollo, se presenti;
- Il Protocollatore o Ufficio, cioè l’utente o l’Ufficio che ha effettuato la prima registrazione o che ha annullato o modificato le informazioni all’art. 53 del DPR 445/2000
- Canale trasmissivo per indicare se il protocollo è manuale oppure da WS.
Evento per la conservazione: la conservazione dei registri giornalieri di protocollo avviene al termine delle operazioni di generazione automatica da parte del Sistema di protocollo, previa firma automatica.
Formato del file: i file sono prodotti in formato PDF/A 1 b.
Modalità di firma: il file è sottoscritto con firma automatica remota del Ragioniere Generale dello Stato.
Metadati del documento:
- Tipologia del documento – corrisponde al Registro giornaliero di protocollo;
- Identificativo del documento (chiave primaria) - corrispondente all’identificativo del sistema documentale (ID Documento);
- Data del registro di protocollo, nel formato gg-mm-aaaa;
- Data di chiusura - è la data di generazione del documento;
- Soggetto produttore - è indicato il riferimento del sistema informatico che genera automaticamente i registri giornalieri di protocollo;
- Destinatario - il Sistema di Conservazione dei documenti;
- Impronta - è l’hash del documento informatico;
- Codice identificativo dell’amministrazione - è il codice IPA dell’Ente;
- Denominazione dell’Ente - è la denominazione dell’Ente;
- Codice AOO - è il codice dell’area organizzativa omogenea;
- Soggetto responsabile - è il nominativo del Responsabile della AOO oppure il responsabile di una struttura interna a ciascuna AOO – identica per tutte le AOO - oppure il responsabile della struttura organizzativa sovraordinata in base alla catena delle responsabilità definita dall’Ente;
- Oggetto - è un testo del tipo “<<Denominazione del registro>> del <<data>>”. Es: Registro Ufficiale del 15/10/2015;
- Anno del registro giornaliero - è l’anno di riferimento del registro giornaliero
- Numero della prima registrazione - è il numero della prima registrazione della data di riferimento presente nel registro giornaliero di protocollo – sezione registrazioni giornaliere;
- Numero dell’ultima registrazione - è il numero dell’ultima registrazione della data di riferimento presente nel registro giornaliero di protocollo – sezione registrazioni giornaliere;
- Data della prima registrazioni - data di riferimento della prima registrazione presente nel registro giornaliero di protocollo – sezione registrazioni giornaliere;
- Data dell’ ultima registrazione - data di riferimento dell’ultima registrazione presente nel registro giornaliero di protocollo – sezione registrazioni giornaliere.
3.2.3 DURATA DELLA CONSERVAZIONE
La durata della conservazione per il documento Registro giornaliero di protocollo è illimitata.
3.2.4 ESIBIZIONE
Per richiedere l’esibizione di un documento è necessario essere in possesso dell’identificativo univoco del documento nel sistema di conservazione.
L’identificativo deve essere recuperato nel sistema PRODUTTORE (RED e NPS) da parte degli utenti abilitati.
In fase di ricerca di un documento, nel sistema PRODUTTORE sarà reso evidente se il documento è conservato nel sistema di conservazione.
La richiesta di esibizione, effettuata tramite l’apposita funzione del sistema di conservazione, deve essere eseguita dal personale autorizzato (responsabile della conservazione o suo delegato).
A fronte di una richiesta di esibizione il sistema di conservazione genera un pacchetto di distribuzione contenente i documenti conservati oggetto della richiesta e gli elementi documentali correlati.
Il Pacchetto di distribuzione può essere estratto dal sistema ed utilizzato extra sistema oppure può essere visualizzato tramite le apposite funzionalità di esibizione.
Nell’ambito delle operazioni di esibizione è possibile visualizzare il documento conservato e accedere agli ulteriori oggetti conservati correlati al documento conservato. Essi sono rappresentati da:
- pacchetto di archiviazione, per la verifica della composizione del pacchetto di archiviazione;
- firmatari del documento, per la verifica delle informazioni di dettaglio;
- delega alla firma del pacchetto di archiviazione, per la verifica dei delegati alla firma dei pacchetti di archiviazione e degli ambiti della delega.
Il documento conservato può essere stampato nell’ambito della visualizzazione del documento e il delegato per l’esibizione apporrà timbro e firma per garantirne la conformità.
Si precisa che al momento non è stato nominato alcun delegato.
Per eventuali richieste di esibizione si può fare riferimento ai seguenti nominativi:
• Xxxxxxxx Xxxxxx
• Di Xxxxx Xxxxx
• Xxxxx Xxxxx
Di seguito vengono riportate le caratteristiche generali del servizio specifico di conservazione comune a tutti i documenti previsti per il determinato servizio.
Generalità del servizio: “REGISTRI DI PROTOCOLLO” | ||
Nome del servizio | Descrizione del servizio | Registri di protocollo |
Struttura Organizzativa | Struttura Organizzativa titolare dei documenti | UCRA - Ufficio per il Coordinamento dell’Attività Amministrativa di Supporto all’Ufficio del Ragioniere Generale dello Stato. |
Di seguito vengono riportate le specifiche caratteristiche del servizio per ogni tipologia di documento conservato.
Modalità di gestione dei pacchetti di archiviazione: “REGISTRI DI PROTOCOLLO” | ||
Dimensione Pacchetti di Archiviazione | Indicare il numero massimo dei documenti in un pacchetto di archiviazione in base ai volumi | 1000 |
Frequenza assemblaggio | Indicare la frequenza con cui i documenti da conservare sono assemblati in pacchetti di archiviazione | Settimanale |
Riferimento temporale | Informazioni sul riferimento temporale | È contenuto nell’identificativo del documento. |
Apposizione Marcatura temporale | Indicare se per il servizio è richiesta apposizione della marcatura temporale | NO |
Modalità verifica validità del certificato di firma | Indicare la modalità: - Nessuna verifica - Alla data della firma | Alla data della firma |
- Alla data corrente | ||
Documenti Tributari | Indicare se il documento è rilevante ai fini tributari | NO |
L’elenco degli attributi del documento è riportato nella tabella seguente.
METADATI E REGOLE: “REGISTRO GIORNALIERO DI PROTOCOLLO” | |||
Metadato | Descrizione | Regola | Destinazione |
IDENTIFICATIVO | Identificativo univoco del documento | È la chiave di accesso ai documenti per l’esibizione. È costituto dalla concatenazione dei seguenti elementi: - Ente - CodiceAOO - Codiceregistro - Data - Progressivo | CONSERVAZIONE |
TIPO DOCUMENTO | Registro giornaliero di protocollo | Registro giornaliero di protocollo | CONSERVAZIONE |
DATA DI CHIUSURA | È la data di generazione del registro giornaliero. | Tale riferimento temporale è prodotto secondo le specifiche UTC | CONSERVAZIONE |
SOGGETTO PRODUTTORE | Denominazione del Sistema informatico che ha prodotto il documento. | NPS | CONSERVAZIONE |
DESTINATARIO | Denominazione del destinatario. | Denominazione del sistema di conservazione destinatario del documento. “SCD – Sistema di conservazione” | CONSERVAZIONE |
IMPRONTA | Impronta del documento informatico | È l’impronta – hash – del documento calcolata ed inviata dal Sistema di gestione documentale e | CONSERVAZIONE |
protocollo informatico | |||
CODICE AMMINISTRAZIONE | Codice identificativo dell’amministrazione. | È il codice IPA dell’amministrazione che produce il documento. | CONSERVAZIONE |
AMMINISTRAZIONE | Denominazione dell’amministrazione | È la descrizione dell’amministrazione che produce il documento | CONSERVAZIONE |
AOO | Codice dell’Area Organizzativa Omogenea | È il codice dell’Area Organizzativa Omogenea come risulta nel Sistema | CONSERVAZIONE |
RESPONSABILE – CF | È il codice fiscale del responsabile della gestione documentale | E’ il codice fiscale del responsabile della gestione documentale | CONSERVAZIONE |
RESPONSABILE – COGNOME | È il cognome del responsabile della gestione documentale | E’ il cognome del responsabile della gestione documentale | CONSERVAZIONE |
RESPONSABILE - NOME | È il nome del responsabile della gestione documentale | E’ il nome del responsabile della gestione documentale | CONSERVAZIONE |
OGGETTO | Descrizione del registro | Denominazione del registro oggetto di conservazione, per esempio “Registro ufficiale – del gg/mm/aaaa” | CONSERVAZIONE |
ANNO REGISTRO | Anno di riferimento del registro | Anno di riferimento del registro, già contenuto nella data del registro. | CONSERVAZIONE |
CODICE REGISTRO | Codice del registro | È il codice che identifica il registro | CONSERVAZIONE |
NUMERO REGISTRO | Numero del registro | È il numero progressivo del registro, componente dell’identificativo univoco. “Progressivo” | CONSERVAZIONE |
NUMERO PRIMA REGISTRAZIONE | Numero della prima registrazione del giorno | È il numero della prima registrazione presente nel registro di protocollo | CONSERVAZIONE |
NUMERO ULTIMA REGISTRAZIONE | Numero della ultima registrazione del giorno | È il numero della ultima registrazione presente nel registro di protocollo | CONSERVAZIONE |
DATA PRIMA REGISTRAZIONE | Data della prima registrazione | È la data della prima registrazione | CONSERVAZIONE |
DATA ULTIMA REGISTRAZIONE | Data dell’ ultima registrazione | È la data dell’ultima registrazione | CONSERVAZIONE |
STRUTTURA DOCUMENTALE | Descrizione della struttura documentale | Principale | SERVIZIO |
FORMATO | Formato del documento | PDF/A-1b | SERVIZIO |
FIRMA | Tipo firma o non firmato | PAdES | SERVIZIO |
XSD | Stylesheet per i formati XML | NA | SERVIZIO |