Contract
Salvo quanto diversamente specificato nell’ordine di acquisto, nelle specifiche applicabili o in altra documentazione esplicitamente richiamata dall’ordine, i seguenti requisiti sono applicabili:
1. Termini di consegna e trasporto: i termini di consegna indicati esplicitamente nell’ordine o tacitamente accettati dal fornitore si intendono impegnativi. In caso le tempistiche confermate non possano essere rispettate, anche per una sola parte dell’ordine, il Fornitore dovrà darne tempestiva informativa per iscritto a ▇▇▇▇▇▇▇▇.
L’imballaggio, a cura del Fornitore, deve essere fatto a regola d’arte al fine di evitare perdite, cadute accidentali o danni a persone e/o cose durante il trasporto e le attività di carico e scarico. Il fornitore si impegna a tenere indenne e manlevata Columbus da ogni danno occorso in relazione all’imballaggio.
2. Conferma d’ordine: il Fornitore deve sempre fornire Conferma dell’Ordine. Non ricevendo formale Conferma d’Ordine, dopo 5 gg dall’emissione dell’ordine Columbus riterrà lo stesso accettato in tutte le sue parti.
3. Dichiarazione di Conformità (CoC) e tracciabilità:
Il Fornitore deve garantire la tracciabilità completa al lotto di produzione quando richiesto da Columbus. Il fornitore deve aggiungere il Certificato di conformità (CoC) alla spedizione incluso nell’imballo per ogni articolo ordinato.
Il certificato deve contenere almeno: - 1. nome e indirizzo del fornitore 2. Nome e indirizzo di Columbus 3. Numero ordine di acquisto di Columbus 4. P/N (codice prodotto) del fornitore 5. Indice o revisione 6. Descrizione P/N (prodotto) 7. numero di batch o numero di lotto o numero di serie, a seconda dei casi 8. quantità consegnata 9. riferimento a eventuali non conformità, se applicabile 10. dichiarazione che gli articoli consegnati, ad eccezione degli scostamenti sopra elencati, sono conformi alle specifiche tecniche del contratto/ordine, e dopo la verifica e il controllo finale soddisfano completamente i requisiti specifici, la documentazione, gli standard e le normative applicabili 11. Data di rilascio del CoC 12. Nome, funzione e firma del rappresentante autorizzato al controllo qualità.
Nel caso in cui manchi il CoC (o altra documentazione attestante la conformità del prodotto eventualmente richiesta nell’ordine di acquisto es. Test Report) ▇▇▇▇▇▇▇▇ può restituire la spedizione o eseguire i test di prova necessari per conto del fornitore addebitando i relativi costi.
Nel caso in cui il fornitore non sia il produttore, una copia del certificato originale del produttore deve essere unita alla dichiarazione del fornitore, inclusa la copia dei CoC da tutti i distributori intermedi.
In nessun caso il fornitore deve modificare il contenuto del CoC del produttore originale.
4. Shelf Life e articoli a vita limitata
Ove applicabile gli articoli devono essere forniti con una vita commerciale residua superiore almeno al 80%, se non diversamente concordato o indicato nei requisiti.
5. Materiali consegnati in eccedenza: ▇▇▇▇▇▇▇▇ non assume responsabilità di sorta per i materiali forniti in eccedenza sui quantitativi di cui alla presente ordinazione, anche nel caso in cui fossero stati introdotti nei suoi magazzini. ▇▇▇▇▇▇▇▇ avrà pertanto la facoltà di restituire detti quantitativi al fornitore a spese e rischio di questi. La tolleranza di accettazione dei materiali consegnati in eccedenza è 0 ÷ +10%.
6. Garanzia di buon funzionamento: vizi e difetti della merce consegnata saranno sempre denunciati per iscritto al fornitore. Il reclamo relativo a tali difetti potrà sempre essere invocato da parte di ▇▇▇▇▇▇▇▇ in qualunque momento posteriormente alla ricezione della merce anche se la medesima fosse già stata rivenduta al Cliente finale.
7. Personale del fornitore
7a. il personale del fornitore che esegue lavori che incidono sulla sicurezza e sulla conformità ai requisiti del prodotto deve essere competente sulla base di adeguata istruzione, formazione, abilità ed esperienza. Il fornitore deve mantenere il livello previsto di competenza, formazione e consapevolezza per tutto il personale che svolge lavori per Columbus.
7b. Il personale deve essere consapevole del proprio contributo alla conformità del prodotto o del servizio, alla sicurezza del prodotto e all'importanza del comportamento etico. I fornitori garantiranno la sicurezza del prodotto rispettando le pratiche standard e aderendo ai requisiti per gli articoli critici, caratteristiche chiave e requisiti speciali. I fornitori devono impegnarsi verso standard di etica e condotta aziendale rispettando tutti i regolamenti e le politiche.
8. Sistema di Gestione per la Qualità: in base al prodotto o servizio da fornire il Sistema di Gestione della Qualità del fornitore dovrà soddisfare i requisiti delle norme ISO 9001 o AS9100 / EN9100, applicabili alla loro ultima edizione disponibile. Per alcune tipologie di fornitura la certificazione a tali norme rilasciata da un ente accreditato potrà essere considerato un elemento vincolante.
9. Produzione su disegni o specifiche o modelli:
Modelli, specifiche o proprietà intellettuale dei clienti di ▇▇▇▇▇▇▇▇ o dei loro licenzianti non possono essere copiati dal fornitore o trasmessi ad altre persone o utilizzati dal fornitore stesso per scopi diversi dall’effettuazione della fornitura.
10. Forniture di produzione brevettata: con l’accettazione dell’ordine il fornitore assume di fronte a Columbus la piena responsabilità che i materiali che fornirà non sono stati e non saranno prodotti in contravvenzione a brevetti o licenze di privativa e garantisce a Columbus la libertà e la liceità dell’uso e del commercio di detti materiali tanto in Italia che all’estero.
11. Parti contraffatte: il venditore deve stabilire e mantenere attivo un processo di prevenzione delle parti/ materiali contraffatti e assicurare che essi non siano consegnati all'acquirente. Lo scopo di tale processo deve essere quello di sviluppare solide procedure atte a impedire la consegna di parti contraffatte e che prodotti identificati come contraffatti o sospetti di essere tali siano nuovamente immessi nella catena di fornitura.
12. Richieste di concessione: Tutte le deviazioni dai requisiti / specifiche devono essere comunicate per iscritto a ▇▇▇▇▇▇▇▇ prima della spedizione, anche se approvate / concesse dal cliente di ▇▇▇▇▇▇▇▇. La spedizione rimarrà in sospeso finché ▇▇▇▇▇▇▇▇ avrà definito ulteriori azioni.
13. Gestione delle modifiche: qualora le caratteristiche del prodotto, i processi di produzione, i principali fornitori, gli stabilimenti o gli impianti di produzione abbiano subito modifiche che possono avere impatto sul prodotto dall’ultima spedizione, Columbus deve essere informata per iscritto prima della spedizione. Il fornitore procederà alla spedizione solo dopo approvazione scritta di ▇▇▇▇▇▇▇▇.
14. Diritto di accesso: i rappresentanti di ▇▇▇▇▇▇▇▇, dei suoi Clienti e delle autorità competenti avranno il diritto di accedere a tutte le strutture dei fornitori ed eventuali sub-fornitori coinvolti nell’ordine e a tutte le registrazioni applicabili al fine di verificare qualsiasi aspetto della conformità della fornitura ai requisiti di qualità, progettazione e/o contrattuali. Tale indagine non scarica il fornitore / produttore dalla sua responsabilità di consegnare i prodotti in tempo utile e nel rispetto dei requisiti contrattuali concordati. Il risultato della verifica non solleva inoltre il fornitore dalle proprie responsabilità nel caso in cui i prodotti siano successivamente riscontrati inaccettabili da ▇▇▇▇▇▇▇▇ o dal suo Cliente.
15. Subfornitori: I requisiti citati nei documenti di acquisto, applicabili ai sub-fornitori / subappaltatori, devono essere loro trasferiti a cura del fornitore, comprese le caratteristiche chiave ove applicabile.
16. Monitoraggio dei fornitori: i fornitori esterni sono valutati periodicamente da Columbus sia per la conformità (di prodotto, processo e/o servizio) sia per la puntualità delle consegne. Se applicabile, i fornitori esterni che non soddisfano le prestazioni attese saranno sottoposti a un'azione correttiva e potranno essere retrocessi nello stato "Non Approvato".
17. Documenti di produzione e controllo: ove applicabile, la scheda tecnica di produzione deve essere resa disponibile a Columbus o il suo Cliente su richiesta.
18. Ispezione a campionamento: quando si utilizza l’ispezione a campionamento come mezzo per l'accettazione del prodotto, il piano di campionamento deve essere giustificato sulla base di principi statistici riconosciuti e appropriati per l'uso (ad esempio: adeguamento del piano di campionamento alla criticità del prodotto e alla capacità del processo).
19. Informazioni documentate: salvo diversa indicazione, il fornitore deve controllare le informazioni documentate atte a dimostrare la conformità ai requisiti e conservare tali informazioni documentate per l'intera vita del prodotto (LoP). Le informazioni documentate conservate come prova di conformità devono essere protette da alterazioni involontarie. Quando le informazioni documentate sono gestite elettronicamente, devono essere definiti i processi di protezione dei dati (ad es. protezione dalla perdita, modifiche non autorizzate, alterazioni involontarie, corruzione, danni fisici). Qualsiasi perdita, alterazione o distruzione di tali registrazioni di qualità deve essere segnalata tempestivamente a Columbus.
20. Uniformità delle consegne: ove applicabile, i prodotti consegnati per ogni riga d’Ordine di Acquisto devono essere dello stesso lotto, cioè realizzati con lo stesso materiale e nello stesso ciclo di lavorazione. Non è possibile effettuare consegne divise per la stessa linea d’Ordine senza la preventiva approvazione di Columbus.
21. Controllo del prodotto non conforme e attività post consegna: qualora il fornitore rilevi Non Conformità o problemi di varia natura relativi al prodotto già consegnato dovrà intraprendere misure appropriate alla situazione, inclusi un’immediata comunicazione a Columbus indagini e relazioni. A tal fine il fornitore dovrà preventivamente aver implementato un sistema di tracciabilità adeguato alla tipologia di fornitura.
Il Fornitore deve comunicare a Columbus qualsiasi Non Conformità relativa al prodotto o notificare gli escapes rispettando i seguenti termini:
• Massimo 1 settimana di calendario in caso di difetti che influiscono sulla qualifica o sulle caratteristiche dei prodotti forniti.
• Massimo 1 mese di calendario per gli altri casi. Il riferimento unico per questo tipo di comunicazioni è la Direzione Qualità Columbus.
Unless otherwise specified in the purchase order, applicable specifications, or other documentation explicitly referred to in the order, the following requirements apply:
1. Delivery and transportation terms: the delivery terms explicitly stated in the order or tacitly accepted by the Supplier shall be deemed binding. In the event that the confirmed timelines cannot be met, even for a single part of the order, the Supplier shall promptly notify Columbus in writing.
Packaging, by the Supplier, must be done in a workmanlike manner in order to prevent loss, accidental spills or damage to persons and/or property during transportation and loading and unloading activities. Supplier agrees to indemnify and hold Columbus harmless from any damage incurred in connection with the packaging.
2. Order Confirmation: the Supplier must always provide Order Confirmation. If no formal Order Confirmation is received, after 5 days from the issuance of the order Columbus will consider the order accepted in all its parts.
3. Declaration of Conformity (CoC) and Traceability: The Supplier must ensure full traceability to the production lot when requested by ▇▇▇▇▇▇▇▇. Supplier must add the Certificate of Conformity (CoC) to the shipment included in the packaging for each item ordered.
The certificate must contain at least: - 1. name and address of the supplier 2. name and address of Columbus 3. Columbus purchase order number 4. P/N (product code) of supplier 5. index or revision 6. P/N (product) description 7. batch number or lot number or serial number, as applicable 8. quantity delivered 9. reference to any non-conformities, if applicable 10. statement that the delivered items, except for the deviations listed above, conform to the technical specifications of the contract/order, and after final verification and inspection completely meet the specific requirements, documentation, standards and applicable regulations 11. date of CoC issuance 12. Name, function and signature of the authorized quality control representative.
In the event that the CoC (or other documentation proving product compliance that may be required in the purchase order e.g. Test Report) is missing, Columbus may return the shipment or perform the necessary test runs on behalf of the supplier, charging the associated costs.
Where the supplier is not the manufacturer, a copy of the original manufacturer's certificate must be attached to the supplier's declaration, including a copy of the CoCs from all intermediate distributors.
Under no circumstances should the supplier change the content of the original manufacturer's CoC.
4. Shelf life and limited-life items
Where applicable, items must be supplied with a remaining commercial life of at least 80 percent, unless otherwise agreed or stated in the requirements.
5. Materials Delivered in Excess: Columbus assumes no responsibility whatsoever for materials delivered in excess of the quantities set forth in this order, even if they were introduced into its warehouses. ▇▇▇▇▇▇▇▇ shall therefore have the right to return said quantities to the supplier at the supplier's expense and risk. The acceptance tolerance for materials delivered in excess is 0 ÷ +10%.
6. Performance Warranty: faults and defects in the delivered goods shall always be reported in writing to the supplier. The claim concerning such defects may always be invoked by ▇▇▇▇▇▇▇▇ at any time subsequent to the receipt of the goods even if the goods have already been resold to the End Customer.
7. Provider personnel
7a. the supplier's personnel performing work affecting safety and compliance with product requirements shall be competent based on appropriate education, training, skills, and experience. The supplier shall maintain the expected level of competence, training and awareness for all personnel performing work for Columbus.
7b. Personnel should be aware of their contribution to product or service compliance, product safety, and the importance of ethical behavior. Suppliers will ensure product safety by complying with standard practices and adhering to requirements for critical items, key features, and special requirements. Suppliers must commit to standards of ethics and business conduct by complying with all regulations and policies.
8. Quality Management System: depending on the product or service to be supplied the supplier's Quality Management System shall meet the requirements of ISO 9001 or AS9100 / EN9100 standards, applicable to their latest available edition. For some types of supply, certification to these standards issued by an accredited body may be considered a binding element.
9. Production on drawings or specifications or models
Models, specifications or intellectual property of Columbus' customers or their licensors may not be copied by the supplier or passed on to other persons or used by the supplier for purposes other than making the supply
10. Supplies of patented production: by accepting the order, the supplier assumes before Columbus full responsibility that the materials it will supply have not been and will not be produced in contravention of patents or patent licenses and guarantees to Columbus the freedom and lawfulness of the use and trade of said materials both in Italy and abroad.
11. Counterfeit parts: the seller must establish and maintain a process to prevent counterfeit parts/materials and ensure that they are not delivered to the buyer. The purpose of such a process should be to develop robust procedures to prevent the delivery of counterfeit parts and that products identified as counterfeit or suspected of being counterfeit are re-entered into the supply chain.
12. Concession Requests: All deviations from requirements / specifications must be communicated in writing to Columbus prior to shipment, even if approved / granted by Columbus' customer. The shipment will remain on hold until ▇▇▇▇▇▇▇▇ has determined further action.
13. Change Management: if product characteristics, manufacturing processes, major suppliers, factories or production facilities have changed that may impact the product since the last shipment, Columbus must be notified in writing prior to shipment. The supplier will proceed with shipment only after written approval from Columbus.
14. Right of Access: representatives of Columbus, its Customers and the appropriate authorities shall have the right of access to all facilities of the suppliers and any sub-suppliers involved in the order and to all applicable records in order to verify any aspect of the supply's compliance with quality, design and/or contractual requirements. Such an investigation does not relieve the supplier/manufacturer of its responsibility to deliver products on time and in accordance with agreed contractual requirements. The result of the audit also does not relieve the supplier of its responsibility in the event that the products are subsequently found unacceptable by Columbus or its Customer.
15. Sub-suppliers: The requirements mentioned in the purchase documents, applicable to sub- suppliers/subcontractors, shall be transferred to them by the supplier, including key features where applicable.
16. Supplier Monitoring: external suppliers are periodically evaluated by Columbus for both compliance (of product, process and/or service) and on-time delivery. If applicable, external suppliers that do not meet expected performance will be subject to corrective action and may be downgraded to "Not Approved" status.
17. Production and Control Documents: where applicable, the production data sheet shall be made available to Columbus or its Customer upon request.
18. Sampling inspection: when sampling inspection is used as a means of product acceptance, the sampling plan must be justified on the basis of recognized statistical principles appropriate for use (e.g.: adjustment of the sampling plan to the criticality of the product and the capacity of the process).
19. Documented Information: unless otherwise specified, the supplier shall control the documented information suitable for demonstrating compliance with requirements and retain such documented information for the entire life of the product (LoP). Documented information retained as evidence of compliance must be protected from inadvertent alteration. When documented information is managed electronically, data protection processes must be defined (e.g., protection from loss, unauthorized modification, inadvertent alteration, corruption, physical damage). Any loss, alteration, or destruction of such quality records must be reported promptly to Columbus.
20. Uniformity of Deliveries: where applicable, the products delivered for each Purchase Order line must be of the same lot, i.e. made from the same material and in the same processing cycle. Divided deliveries cannot be made for the same Purchase Order line without prior approval from Columbus.
21. Non-conforming product control and post-delivery activities: if the supplier detects Non-conformities or problems of various kinds related to the product already delivered, it shall take measures appropriate to the situation, including immediate communication to Columbus investigations and reports. To this end, the supplier shall have previously implemented a traceability system appropriate to the type of delivery.
The Supplier must notify Columbus of any Product-related Nonconformities or notify escapes by meeting the following deadlines:
- Maximum of 1 calendar week in case of defects affecting the qualification or characteristics of the supplied products.
- Maximum 1 calendar month for other cases. The single point of contact for this type of communication is Columbus Quality Management.