CAPITOLATO TECNICO PER LO SVILUPPO E LA GESTIONE DEL NUOVO SISTEMA INFORMATIVO DEL MINISTERO DELL'ISTRUZIONE, DELL'UNIVERSITA' E DELLA RICERCA

SCHEDA SERVIZIO: “GESTIONE OPERATIVA SERVER APPLICATIVI” SCHEDA SERVIZIO: “GESTIONE OPERATIVA AMBIENTE DISTRIBUITO” SCHEDA SERVIZIO: “TRATTAMENTO DATI”

SCHEDA SERVIZIO: “FORMAZIONE SPECIALISTICA” SCHEDA SERVIZIO: “SERVICE DESK”

SCHEDA SERVIZIO: “FORMAZIONE E ADDESTRAMENTO” ALLEGATO 1: LISTA DELLA NORMATIVA DI RIFERIMENTO ALLEGATO 2: DESCRIZIONE DEL PATRIMONIO SOFTWARE ALLEGATO 3: DESCRIZIONE DELL’INFRASTRUTTURA TECNOLOGICA ALLEGATO 4: DESCRIZIONE DELL’ARCHITETTURA DEL SIDI ALLEGATO 5: ELENCO DEI DELIVERABLE DEL CONTRATTO ALLEGATO 6: DESCRIZIONE DELLA DOCUMENTAZIONE DEL SIDI ALLEGATO 7: SCHEMI DEI REPORT

ALLEGATO 8: RIEPILOGO DEI LIVELLI DI SERVIZIO E INDICI DI QUALITA’ ALLEGATO 9: PROFILI PROFESSIONALI

ALLEGATO 10: PROGETTO DI REINGEGNERIZZAZIONE DEL SIDI

ALLEGATO 11: SERVIZIO DI ORGANIZZAZIONE E GESTIONE DEL COMPRENSORIO DI VILLA LUCIDI E SERVIZI DI SUPPORTO E FORNITURA

ALLEGATO 12: COEFFICIENTI DI DEGRESSIONE DELLE TARIFFE DEI SERVIZI ALLEGATO 13: MODALITA’ DI TARIFFAZIONE

1. DEFINIZIONI E ACRONIMI

Definizione	Descrizione
Amministrazione	Ministero dell’Istruzione, dell’Università e della Ricerca
Backfiring	Tecnica per il calcolo della dimensione in FP di un’applicazione software a partire da quella calcolata in LOC, mediante uso di parametri di conversione dipendenti dal linguaggio software utilizzato per la realizzazione e determinati in base ad analisi statistiche
Backlog	Numero di ore lavorative intercorrenti tra la ricezione di una segnalazione di un malfunzionamento da parte del Fornitore e l'assegnazione della segnalazione classificata alla risorsa responsabile delle attività relative alle successive fasi di lavorazione dell'intervento.
Baseline	Rappresenta la «quantità» concordata di servizio da erogare nel periodo di riferimento
Condizioni di collaudo	con il termine “condizioni di collaudo” si intende l’insieme delle apparecchiature, strumenti, tecnologie, documenti e dati che devono essere predisposti dal Fornitore e messi a disposizione del collaudo per l’esecuzione del suo mandato;
Data di collaudo	Data di consegna da parte del Fornitore della relazione di collaudo attestante l’esito positivo dello stesso.
Data di stipula del contratto	Vedi definizioni nel contratto
Data di decorrenza del contratto	Vedi definizioni nel contratto
Data di efficacia del contratto	Vedi definizioni nel contratto
Dossier Servizi	Archivio di tutta la documentazione (verbali, contratti, accordi) che le Parti si scambieranno durante la durata del Contratto
Effort	Misura la quantità di lavoro (ore/uomo) spesa per una determinata attività
Fascia di franchigia	Sono i valori di volume compreso tra il limite superiore e quello inferiore della fascia di franchigia: per variazioni di volume comprese nella fascia di franchigia non ci sono variazioni del corrispettivo
Fix Response Time	Numero di ore lavorative intercorrenti tra la ricezione da parte del Fornitore e la chiusura di una segnalazione relativa a malfunzionamenti.
Fornitore/ Gestore	INSERIRE NOME FORNITOREAGGIUDICATARIO
FP (Function Point)	Consente di misurare la dimensione di obiettivi di sviluppo software e di manutenzione evolutiva, tramite l’individuazione e l’opportuna classificazione di 5 “elementi fondamentali”: External Input (EI), External Output (EO), External Inquiry (EQ), Internal Logical File (ILF), External Interface File (EIF). Questa prima misura (Unadjusted Function Point) deve essere poi “corretta” da un fattore di aggiustamento che dipende dalle caratteristiche non funzionali dell’obiettivo da misurare. Per il conteggio dei Function Point si farà riferimento nell’ambito del presente Capitolato, ove non diversamente specificato alle Counting Practices IFPUG 4.1 e al “Glossario IFPUG” nella Versione 1.0, Gennaio 1994.
FTE	Full Time Equivalent. Unità di misura delle prestazioni quantificate a gg/p, pari ai giorni lavorativi totali diviso per il numero massimo di giorni erogabili da una persona in un anno: ai fini del presente contratto tale numero massimo di giorni erogabili annualmente si assume pari a 220
intervallo di accettabilità del livello di servizio	Per “ intervallo di accettabilità del livello di servizio ” si intende l’intervallo compreso tra il Valore atteso della soglia del livello di servizio e il Valore limite della soglia del livello di servizio.
Item	Per item (configuration item) si intende un elemento di configurazione del software applicativo del SIDI.
Limite di garanzia del servizio	indica il valore massimo entro il quale il Fornitore garantisce la disponibilità ed i LdS per l’erogazione del servizio; al di sopra di tale valore, il Comitato Operativo potrà stabilire la nuova Baseline e definire il relativo corrispettivo sulla base delle tariffe unitarie espresse per ogni criterio di valorizzazione del servizio

Definizione	Descrizione
LOC	Linea fisica di testo del programma1 che non sia un commento od una linea vuota, indipendentemente dal numero di istruzioni contenute nella linea.
LOC eliminate	Linee di codice (fisiche) eliminate da un programma a seguito di una modifica.
LOC inserite	Linee di codice (fisiche) aggiunte in un programma a seguito di una modifica.
LOC movimentate	Somma delle LOC inserite e delle LOC eliminate a seguito di una modifica.
Manuale Operativo	Documento contenente le procedure valide per la gestione del rapporto contrattuale, nonché delle schede servizio eventualmente modificate nel corso dell’esecuzione del contratto
Modifiche Standard	Sono le modifiche così come definite al par. 6.8.2 a pag. 70
Modifiche Straordinarie	Sono le modifiche così come definite al par. 6.8.3 a pag. 70
Monitore	Società che effettua le attività di monitoraggio e direzione lavori secondo le specifiche della circolare AIPA/CR/38 del 28 dicembre 2001
Periodo di Avviamento	Con “Periodo di Avviamento” si intende il periodo di tempo intercorrente a partire tra dall’attivazione del contratto e l’erogazione a regime e la fine dell’avviamento di tutti i Servizi Base.
Periodo Transitorio	Periodo relativo alla attuazione di Modifiche Straordinarie, necessario per il monitoraggio e la messa a punto di nuove infrastrutture, dell’adeguamento dei servizi erogati e dei livelli di servizio, nonché per l’integrazione con altri servizi coinvolti. Il Periodo Transitorio viene gestito con un apposito Piano di Transizione.
Piano di Transizione	Piano adottato per la gestione ed il controllo delle attività che devono essere svolte durante un periodo di transizione
Piano Operativo delle Attività	Piano adottato per la gestione dei nuovi sviluppi software
Progetto di reingegnerizzazi one del SIDI	Complesso delle attività volte all’adeguamento dell’infrastruttura tecnologica del SIDI; tali attività comprendono l’acquisizione e l’installazione di hardware e software di base e di sistema, ma non lo sviluppo di nuove funzionalità.
Prove di collaudo	con il termine “prove di collaudo” si intende l’insieme delle verifiche progettate, documentate ed eseguite in contraddittorio per verificare la rispondenza della fornitura alle specifiche progettuali ed al contratto stipulato
Server applicativo	Con la dizione Server applicativo si intende un elaboratore rientrante in almeno una delle seguenti tipologie: − web server: gestione richieste utenti via http − appserver: esecuzione di funzioni applicative ed elaborazione dati dell’utente. Rientrano in tale tipologia anche gli elaboratori che ospitano i DBMS (anche detti DB server) − groupware server: accesso ai servizi applicativi per la gestione dei flussi documentali per l’automazione di ufficio. Sono esclusi dai server applicativi [1] tutti gli elaboratori relativi ai servizi di posta elettronica e ai [2] sistemi per la gestione e il monitoraggio dei servizi di gestione operativa nonché [3] quelli impiegati per la gestione della infrastruttura di collegamento e [4] tutti i server di sviluppo e manutenzione per i vari ambienti. Sono inoltre esclusi da server applicativi tutti gli apparati infrastrutturali come i file server, i print server, UPS server, ecc., nonché i server per il servizio di formazione presso gli uffici periferici
Servizi alla stipula	Sono i servizi, erogati nell’ambito del precedente contratto, che sono attivi al momento della attivazione del contratto. Per tali servizi il Fornitore deve garantire la continuità fino alla attivazione dei Servizi Base.per tutto il Periodo di Avviamento.
Sistema Documentale	Insieme di documenti che descrivono gli standard utilizzati e le componenti del Sistema Informatico -Sistemi Applicativi e Sistemi di elaborazione (comprese le infrastrutture di

1 In caso di utilizzo di precompilatori o generatori di codice saranno conteggiate le linee dei file forniti come input a tali strumenti.

Definizione	Descrizione
	supporto)- ed Informativo - processi, servizi, attori ecc.- per l’impiego e la manutenzione del Sistema Informatico dell’Amministrazione
System Test (System qualification test)	Test eseguito allo scopo di dimostrare all’Amministrazione che i requisiti di sistema sono stati soddisfatti, da effettuarsi sul sistema finale nell’ambiente operativo previsto o in altro alternativo approvato dall’Amministrazione. Non va confuso con le fasi di test del sistema svolte internamente dal Fornitore. Nel caso di sistemi realizzati in release successivi, il System Test verrà eseguito sul release finale. L’esecuzione di System Test sui release intermedi deve essere considerata solo come verifica del release rispetto ai requisiti e non come accettazione del sistema.
Tecnologia	Per “Tecnologia” si intende l’infrastruttura tecnologica descritta nell’Allegato 3 del Capitolato Tecnico (apparati hardware e software di base e di sistema)
Valore atteso della soglia del livello di servizio	Per “ Valore atteso della soglia del livello di servizio ” si intende il valore di riferimento per un generico livello di servizio atto a garantire la piena operatività ed efficacia delle attività del personale dell’Amministrazione collegate ai servizi contrattuali.
Valore limite della soglia del livello di servizio	Per “ Valore limite della soglia del livello di servizio ” si intende il valore minimo per un generico livello di servizio atto a garantire la sufficiente operatività delle attività del personale dell’Amministrazione collegate ai servizi contrattuali.

Acronimo	Descrizione
API	Application Program Interface
CASE	Computer Aided Software Engineering
CED	Centro Elaborazione Dati
COP	Comitato Operativo
COTS	Commercial Off-The-Shelf (pacchetti software commerciali)
CST	Comitato Strategico
FS	Fornitore Subentrante
FU	Fornitore Uscente
RCA	Responsabile del Contratto dell’Amministrazione
RCF	Responsabile del Contratto del Fornitore
REA	Responsabile Economico dell’Amministrazione
REF	Responsabile Economico Contratto del Fornitore
RSA	Responsabile/i di Servizio dell’Amministrazione
RSF	Responsabile di Servizio Contratto del Fornitore
RSU	Rilevazione della Soddisfazione degli Utenti
SIDI	Sistema Informativo dell’Istruzione
SQ	Sistema Qualità
TTS	Trouble Ticket System
PICO	Database delle Conoscenze
S.I.	Sistema Informativo

2. POLITICHE DELL’AMMINISTRAZIONE ‌

2.1. IL QUADRO ISTITUZIONALE

2.1.1 Premessa

Il nuovo assetto organizzativo del “sistema” istruzione e la conseguente ridistribuzione di competenze fra i diversi livelli decisionali - centrale , regionale, locale (istituzioni scolastiche) – determina la necessità di una sostanziale ristrutturazione del Sistema informativo dell’Istruzione (SIDI) affinché esso possa porsi efficacemente come supporto al processo di riforma in atto e più in generale come strumento di governo e monitoraggio dell’intero sistema.

Tale ristrutturazione in particolare deve essere finalizzata alla creazione di nuove funzioni a supporto delle competenze attribuite ai diversi livelli decisionali e ad una allocazione, diversa dall’attuale, sugli stessi di risorse, dati e infrastrutture coerenti con le missioni istituzionali ed il livello di responsabilità di ognuno.

Nell’impostare questa ristrutturazione comunque non si può ignorare il fatto che l’attuale sistema informativo pur nella sua incompletezza supporta oggi i principali procedimenti amministrativi e quindi non può essere sostituito senza un accurata gestione del transitorio.

Il contratto per lo sviluppo e la gestione del SIDI dovrà contenere gli elementi necessari per il superamento della rigidità dei precedenti contratti di affidamento all’esterno di servizi di IT (maggiore “controllabilità”, flessibilità nella definizione delle esigenze dell’Amministrazione.

Un altro punto fondamentale su cui porre l’attenzione, è che il SIDI oggi gestito centralmente attraverso sostanzialmente un unico contratto di fornitura, difficilmente potrà essere esaustivo delle esigenze dei vari livelli organizzativi dell’ istruzione in materia di sistemi informativi automatizzati, dovrà quindi essere aperto, integrato ed integrabile con “pezzi” di altri sistemi informativi (forniti da altre amministrazioni, realizzati all’interno del MIUR, realizzati da altri fornitori rispetto a quelli che gestiscono il SIDI, frutto di progetti europei ecc. ecc.). Di conseguenza il presente capitolato e il relativo contratto riguardano soltanto quello che d’ora in avanti denomineremo “nucleo del SIDI” (per esempio le attuali procedure di gestione e governo, le funzioni a supporto dei nuovi compiti del livello centrale , o ancora le funzioni di base, e comuni, per il funzionamento delle direzioni regionali, o ancora pacchetti software generalizzati per le istituzioni scolastiche), ma prevedono tutti gli strumenti necessari sia per estendere i servizi previsti sia per integrarli con quelli di altri sistemi.

2.1.2 Il Quadro Legislativo

Si assume che il quadro istituzionale nel quale si collocherà il nuovo Sistema Informativo sia quello che emerge dai provvedimenti di riforma già approvati e in via di approvazione riportati in Allegato 1 del presente Capitolato ("Lista della normativa di riferimento"). Si ricordano i più rilevanti:

1. Decreto Legislativo 300/99 (Riforma dell’Organizzazione del Governo)

2. Regolamento in materia di autonomia delle istituzioni scolastiche (D.P.R. n. 275, 8 Marzo 1999),

3. Regolamento di organizzazione del Ministero della Pubblica Istruzione (D.P.R. 6/11/2000 n. 347)

4. Documento di articolazione delle Direzioni Regionali (circolare prot. n. 2660 del 8 maggio 2001)

5. Decreto legislativo 31 Marzo 1998, n 112 sull’ulteriore conferimento di compiti alle Regioni e agli Enti locali

7. Decreto legislativo n. 233/99 di riforma degli organi collegiali

8. Legge 20 gennaio 1999, n.9 sull’elevamento dell’obbligo e legge 17 maggio 1999, n. 144 , art.68 sull’obbligo formativo

2.1.3 Funzioni ai diversi livelli

Nel nuovo quadro istituzionale, assai complesso, emergono alcuni punti:

a. in generale la riforma determina una diversa dislocazione dei poteri e delle responsabilità, identificando tre livelli amministrativi principali:

• l’amministrazione centrale del Ministero;

• le Direzioni Regionali, con le loro articolazioni territoriali finalizzate alla consulenza e al supporto alle scuole;

• le istituzioni scolastiche;

b. a tutti i livelli sussistono, anche se diversamente distribuite, le tradizionali competenze gestionali (personale, contabilità, gestione delle risorse ecc.), ma si rafforzano o aggiungono nuove funzioni quali :

• programmazione, gestione e valutazione di programmi e progetti;

• servizi, consulenza e supporto ai livelli più bassi dell’amministrazione, al personale e ai cittadini;

• documentazione e raccolte di materiali e di esperienze;

• circolazione delle informazioni (esperienze, materiali, informazioni di servizio) all’interno e all’esterno dell’istituzione;

• cooperazione fra componenti interne e componenti esterne;

• scambio di informazioni e armonizzazione di standard informativi con enti esterni.

2.1.3.1 Funzioni dell’Amministrazione Centrale Le funzioni ad alto livello dell’Amministrazione Centrale sono:

• programmazione, coordinamento, monitoraggio e valutazione a livello nazionale, dei flussi finanziari (bilancio del MIUR), dei diversi servizi del sistema scolastico, della distribuzione delle risorse, dei progetti specifici e finalizzati;

• gestione delle proprie risorse, incluso il personale, e delle procedure interne;

• gestione di alcune operazioni relative al personale della scuola, come la mobilità;

• organizzazione degli esami di maturità, inclusa la formazione delle commissioni;

• organizzazione di attività relative alla formazione integrata e alla formazione superiore non universitaria;

• consulenza alle Direzioni Regionali;

• gestione di servizi nazionali relativi alla formazione del personale amministrativo e scolastico, alla creazione di documentazione, alla comunicazione, alle infrastrutture tecnologiche;

• rapporti con enti esterni a livello nazionale: programmazione congiunta, azioni comuni,

scambio di dati;

• coordinamento delle politiche di innovazione tecnologica e automazione informatica.

2.1.3.2 Funzioni delle Direzioni Regionali

La Direzione Regionale persegue lo scopo primario di realizzare una pianificazione delle scelte educative ed organizzative che si integri con la programmazione dell’offerta formativa della regione, di sostenere e facilitare il rapporto tra gli enti locali e le scuole per la programmazione e l’attuazione dell’offerta formativa locale, costituita anche dai POF delle singole istituzioni scolastiche e dai progetti di rete tra scuole e tra scuole e territorio. Obiettivo prioritario per la Direzione Regionale è anche quello di ricercare e realizzare la migliore allocazione delle risorse finanziarie provenienti dal Ministero dell’Istruzione, per far si che le assegnazioni alle scuole trovino effettivo impiego nel perseguimento dei fini del sistema di istruzione, consentendo flessibilità e diversificazione nelle modalità organizzative, ma garantendo unitarietà rispetto al conseguimento degli standard di istruzione fissati a livello nazionale.

Le funzioni ad alto livello delle Direzioni Regionali sono quindi in sintesi:

• programmazione, coordinamento, monitoraggio e valutazione a livello regionale, dei flussi finanziari, dei diversi servizi del sistema scolastico, della distribuzione delle risorse, dei progetti specifici e finalizzati;

• gestione di proprie risorse, incluso il personale, e delle proprie procedure interne;

• gestione di alcune operazioni relative al personale della scuola, come il reclutamento, la formazione di graduatorie, la determinazione degli organici;

• organizzazione dei concorsi inclusa la formazione delle commissioni;

• organizzazione di attività relative alla formazione integrata e alla formazione superiore non universitaria;

• gestione di servizi regionali relativi alla formazione del personale amministrativo e scolastico, alla creazione di documentazione, alla comunicazione, alle infrastrutture tecnologiche;

• rapporti con enti esterni a livello regionale: programmazione congiunta, azioni comuni,

scambio di dati.

Per ulteriori informazioni si può far riferimento al documento di articolazione delle Direzioni regionali citato in precedenza.

2.1.3.3 Funzioni delle Articolazioni Territoriali delle Direzioni Regionali (Centri Servizi Amministrativi)

• I centri Servizi Amministrativi realizzano la presenza dell’Amministrazione sul territorio e facilitano l’accesso ai procedimenti amministrativi in relazione alle competenze proprie dell’amministrazione residuate allo stato (D.lgs. 300/99 art. 75). Essi provvedono all’assolvimento di funzioni amministrative di gestione di ruoli provinciali, di reclutamento o di altre attività loro delegate. In relazione a tali funzioni svolgono attività di accoglienza, informazione, acquisizione pratiche amministrative, rilascio atti amministrativi e assistenza.

Questi uffici rivestono inoltre un importante ruolo nel fornire consulenza ed aiuto agli istituti scolastici che utilizzano le funzioni del sistema informativo a loro decentrate, in seguito alle nuove competenze attribuite dal regolamento di autonomia o in seguito a semplici provvedimenti di natura organizzativa.

Dal punto di vista del Sistema Informativo i Centri Servizi Amministrativi sono delle vere e proprie estensioni delle Direzioni Regionali,.

2.1.3.4 Funzioni delle Istituzioni Scolastiche Le funzioni ad alto livello delle Istituzioni Scolastiche sono:

• programmazione (Piano dell’Offerta Formativa), monitoraggio e valutazione dei diversi servizi della scuola e dei progetti specifici e finalizzati;

• servizi relativi alla formazione del personale, alla creazione di documentazione, alla comunicazione rivolta alle componenti della comunità scolastica, alla cooperazione fra le stesse, alle infrastrutture tecnologiche;

• gestione del patrimonio e delle risorse, incluso il personale, e le proprie procedure interne;

• gestione di alcune operazioni relative al personale della scuola, come lo stato giuridico ed economico;

• gestione degli alunni (carriere, crediti/debiti formativi, assenze ecc.);

• rapporti con enti esterni a livello locale (programmazione congiunta, azioni comuni, scambio di dati).

2.2. REQUISITI PER LA REINGEGNERIZZAZIONE DEL SIDI

2.2.1 Premessa

Il sistema informativo del Ministero dell’Istruzione, dell’Università e della Ricerca (SIDI) deve evolvere sia per adottare e beneficiare delle novità e degli ultimi standard tecnologici disponibili, sia soprattutto per supportare e sostenere il processo di riforma dell’organizzazione interna del Ministero e le numerose riforme in ambito scolastico. Le nuove Direzioni Regionali si prefigurano come entità che esprimono forti bisogni di servizi informatici, sia dal punto di vista delle funzioni organizzative interne (office automation, groupware), sia dal punto di vista dell’esercizio delle competenze che sono state loro decentrate (funzioni istituzionali del SI), sia dal punto di vista della cooperazione e dello scambio di flussi di informazioni con gli enti locali. Queste esigenze devono essere coperte per una parte fondamentale dal Ministero, ma potranno essere coperte anche mediante la capacità di integrare nel così detto “nucleo del SIDI”, così come definito in precedenza, applicazioni e servizi sviluppati da terze parti in collaborazione con la Direzione Regionale. (Come questo possa avvenire e attraverso quali standard dovrà essere specificato dal fornitore nel suo progetto).

Il nucleo del SIDI quindi non coprirà tutte le esigenze in termini di sistema informativo degli uffici regionali, ma solo quelle necessarie al funzionamento iniziale degli stessi e a garanzia del corretto aggiornamento dei dati che sono utilizzati nell’ambito di procedure di interesse nazionale.

Per questo scopo sarà messa a disposizione l’infrastruttura (server, pdl, lan, dispositivi di rete) per le applicazioni e l’assistenza agli utenti. Inoltre dovranno essere garantiti lo sviluppo e la

gestione dei siti web delle direzioni regionali, strumenti di fondamentale importanza per la diffusione di informazioni e servizi ai cittadini.

Per quanto riguarda le scuole si continuerà a mettere a disposizione funzioni (dal centro o dalle direzioni regionali) e la conseguente assistenza all’uso, dismettendo però l’attuale infrastruttura fornita dal Ministero (secondo quanto specificato al paragrafo 2.2.5)

Di fondamentale importanza risulta riorganizzare il nuovo sistema informativo su base regionale (a meno di procedimenti normativamente ancora previsti su base provinciale), in quanto tutta l’attuale impostazione si poggia sul concetto di polo provinciale, secondo la vecchia organizzazione.

Tutti i requisiti espressi nel presente paragrafo dovranno essere recepiti dal fornitore e costituiranno la base per la redazione di un progetto, per l’implementazione di una nuova architettura, che dovrà essere predisposto nell’ambito dell’offerta. Tale progetto dovrà essere strutturato ed illustrato secondo le modalità ed il template definito nell’allegato al presente capitolato denominato “Progetto di reingegnerizzazione del SIDI”.

Poiché è prevedibile che l’organizzazione del Ministero sia soggetta ad evoluzioni è necessario che il nuovo sistema informativo sia progettato in modo da poter essere flessibile e poter evolvere insieme all’organizzazione che è chiamato a supportare.

2.2.2 Architettura distribuita e unitarietà

Come già detto il sistema deve avere risorse strumentali, finanziarie e tecniche allocate ai diversi livelli, ognuno dei quali è responsabile della raccolta e qualità dei propri dati e dell’alimentazione corretta del livello superiore del sistema con i dati di interesse comune .

Nella implementazione della nuova architettura si dovrà procedere comunque in modo tale da garantire , per le parti di interesse comune, unitarietà in termini di:

• standard tecnici

• sicurezza

• modalità di interazione

• omogeneità di trattamento delle informazioni

a garanzia della completezza, congruenza e alimentazione corretta di un sistema informativo che deve rimanere e porsi nei confronti degli organismi esterni come “unico”.

2.2.3 Capacità di evolvere

Il sistema deve essere capace di evolvere durante il periodo di vigenza dei contratti di affidamento esterno sia per quanto riguarda le applicazioni, sia per quanto riguarda una parte della struttura per due ragioni:

− la prima è che in questa fase, anche se le grandi linee sono tracciate, non è possibile apprezzare tutti gli effetti normativi e organizzativi del nuovo assetto istituzionale;

− la seconda è che vi sono comunque continue variazioni sia nella definizione dei fabbisogni, sia nell’assetto degli uffici, che richiedono adeguamenti del sistema.

Tale evoluzione è garantita in termini contrattuali, per quanto riguarda l’infrastruttura, dalla possibilità di “attingere” con flessibilità alle risorse necessarie per interventi di cui è stabilito a priori il costo unitario, ma non la numericità, e per quanto riguarda il software dalla possibilità di definire nuovi servizi da sviluppare, quantificabili e misurabili utilizzando metriche standard e remunerati di conseguenza in base ai volumi accertati. La definizione di nuovi servizi di notevole rilevanza ed i relativi studi di fattibilità saranno curati dall’Amministrazione, eventualmente con l’aiuto di consulenze xxxxxxx.Xx particolare, in previsione del significativo intervento di riprogettazione del sistema cui si è accennato al punto precedente, il presente capitolato prevede le linee generali di intervento ed i volumi dei servizi, per poi procedere per i singoli progetti applicativi alla realizzazione di studi di fattibilità ed alla pianificazione e controllo delle attività: tutto ciò sarà realizzato dal Servizio per l’automazione informatica e l’innovazione tecnologica con il supporto delle direzioni dell’MPI - sia centrali sia regionali - e di consulenze esterne.

2.2.4 Flessibilità e integrabilità

L’esigenza di unitarietà del sistema informativo impone il mantenimento di un nucleo del SIDI. Essa prevede:

• una infrastruttura comune ai diversi livelli

• un portafoglio di applicazioni omogeneo per ogni direzione regionale

Non è possibile però, come l’esperienza ha già dimostrato e come il decentramento amministrativo rende più evidente, includere tutte le esigenze di tutti i centri decisionali in un unico disegno. Occorre quindi prevedere che i diversi centri, a tutti i livelli, possano aggiungere, e integrare nel SIDI applicazioni e specifiche, da essi decise, realizzate o acquistate con proprie risorse.

Naturalmente compete alla funzione di coordinamento a livello nazionale verificare la compatibilità delle integrazioni con il sistema e, se le esigenze che nascono in diversi punti meritano una soluzione generale, intervenire sia finanziando progetti pilota per soluzioni da replicare sul territorio (la cui gestione poi rientrerà nel contratto per il SIDI) sia realizzando direttamente (cioè con costi sia di realizzazione sia di gestione nell’ambito del contratto per il SIDI) nuove funzioni da distribuire a tutti i soggetti interessati.

Una ulteriore esigenza di flessibilità nasce dalle relazioni fra il mondo dell’Istruzione e altri soggetti istituzionali, a tutti i livelli, che creano la necessità di scambiare e armonizzare le informazioni fra sistemi. Questo può portare non solo ad accordi per la migrazione dei dati, ma anche a progetti congiunti che coinvolgono la struttura dei dati, le applicazioni e le infrastrutture.

2.2.5 Infrastruttura di rete

L’assetto infrastrutturale-comunicativo che si delinea in base agli elementi fin qui esposti prevede ancora un polo centrale costituito dal Centro di Elaborazione Dati di MontePorzio Xxxxxx, cui devono connettersi i vari nodi del sistema (centrali e remoti). Le direzioni regionali sono collegate alla Intranet del MIUR (attraverso la quale accedono ai servizi offerti dalla RUPA nell’ottica di un collegamento protetto e permanente con le altre amministrazioni pubbliche) e gestite in termini di trasporto dal contratto che il MPI ha stipulato in ambito RUPA ed in termini di interoperabilità e cooperazione informatica con il fornitore che si aggiudicherà il contratto.

Lo stesso varrà per le articolazioni territoriali delle direzioni regionali che, almeno in fase iniziale, conserveranno il collegamento diretto in rete con il centro per garantire supporto e servizi alle istituzioni scolastiche anche in termini di sistema informativo.

Invece, per il collegamento delle istituzioni scolastiche alle direzioni regionali di appartenenza e al centro, devono essere scelte altre soluzioni che consentano , nel rispetto dell’autonomia scolastica, sia di garantire il funzionamento del sistema, la sicurezza e la facilità di colloquio fra i diversi attori, sia di ottimizzare i costi e, più in generale, di sfruttare le possibilità offerte dai diversi fornitori presenti sul mercato e di favorire l’integrazione con le reti regionali.

Si prevede che le istituzioni scolastiche avranno uno o più collegamenti IP (per il traffico amministrativo e didattico). L’attuale collegamento ISDN che collega le scuole al sistema informativo, gestito da un contratto in scadenza al 31/12/2002, sarà dimesso ( o prorogato per lo stretto tempo necessario ad approntare una soluzione alternativa e comunque non oltre la permanenza della vecchia architettura) a vantaggio di un metodo che preveda la sola rete Internet come mezzo di trasporto.

2.2.6 Allocazione delle Funzioni

2.2.6.1 Livello Centrale (MPI)

Il livello centrale dovrà essere supportato dal sistema informativo nei suoi compiti di:

− gestione amministrativa interna: procedure di automazione d’ufficio, gestione del personale amministrativo ecc. ecc.;

− espletamento di funzioni di competenza centrale : procedure di interesse nazionale che riguardano il sistema scolastico (mobilità, concorsi, esami di stato ecc. ecc. ) o

− trattamento dei dati (a garanzia della congruenza e dell’uniformità degli stessi) e comunque funzioni che comportano il raccordo di dati provenienti da più regioni o l’interoperabilità con sistemi informativi di altre amministrazioni centrali o dell’U.E.;

− direzione strategica dell’intero sistema dell’ istruzione: strumenti di supporto alle decisioni, funzioni per la costruzione e lettura di indicatori di monitoraggio dell’andamento del comparto scuola, gestione di progetti pilota finalizzati alla trasferibilità sul territorio di iniziative in tema di sistemi informativi automatizzati;

− gestione dei siti Internet e Intranet del MIUR;

− gestione dei servizi di training a distanza (Training centre).

Il SIDI a questo livello sarà quindi costituito da dati e funzioni specifiche per le competenze sopra descritte e le relative procedure e infrastruttura (sito internet, ced, apparecchiature, reti ecc. ecc.) per la gestione.

A questo livello compete inoltre la gestione del contratto di sviluppo e gestione del SIDI ed il coordinamento e l’indirizzo dell’intero sistema informativo; in particolare è in questo ambito che si provvederà ad emanare standard e modalità di colloquio (per rendere possibile l’integrazione fra il SIDI e le funzioni “locali” realizzate nell’ambito delle direzioni regionali e delle istituzioni scolastiche), realizzare procedure per lo sviluppo di funzioni locali (a supporto dei livelli sottostanti) e istituire modalità di controllo “dal centro” di queste, per assicurare non solo integrazione e omogeneità ma anche economie di scala.

Anche a questo livello comunque si prevede che le singole direzioni generali che costituiscono l’Amministrazione centrale possano acquisire con propri fondi software o postazioni di lavoro che però, per essere integrati nel SIDI dovranno essere presi in gestione dal fornitore nell’ambito del contratto, secondo quanto previsto nel presente capitolato alla scheda “servizi di collaudo” (questo principio è in realtà valido per tutti I livelli dell’architettura).

Un ‘altra importante funzione che dovrà essere curata dal livello centrale del SIDI è relativa alla progressiva introduzione della firma digitale, laddove sia necessaria, nell’ambito dei vari procedimenti amministrativi e delle relative procedure informatizzate. A tal proposito il Ministero dell’Istruzione, dell’Università e della Ricerca ha già aderito al SIPA (Sistema informatizzato dei pagamenti della Pubblica Amministrazione), ed è in grado di scambiare per via telematica con la Ragioneria Generale dello Stato impegni e i titoli di spesa, grazie all’utilizzo della firma digitale. Xxxxxxxx curate inoltre le relative problematiche di gestione e archiviazione dei flussi documentali, secondo quanto previsto dalla normativa vigente.

2.2.6.2 Livello regionale (Direzioni Regionali)

Le Direzioni regionali costituiscono un importante nodo tecnico e organizzativo del sistema - in sintonia con il fatto che le stesse sono anche un nodo decisionale e amministrativo per quanto riguarda il governo delle scuole del loro territorio - e saranno dotate di infrastrutture e applicazioni per garantire funzioni di amministrazione interna, erogazione di servizi all’utenza e integrazioni con sistemi di altre amministrazioni locali.

Alcune di queste applicazioni (sostanzialmente quelle omogenee per ogni DR) saranno fornite nell’ambito del nucleo del SIDI che garantirà le funzioni, la connessione in rete, le apparecchiature per la gestione delle procedure di competenza e la possibilità di accedere all’intero patrimonio informativo (dati di altre regioni, per esempio) e a tutti i servizi offerti dal “livello centrale” del sistema.

In questo ambito ci sarà la totale responsabilità della Direzione Regionale relativamente ai dati raccolti, anche tramite decentramento agli istituti scolastici, nello svolgimento dei procedimenti amministrativi, dei contenuti del sito internet, dell’interoperabilità con i sistemi di altre amministrazioni locali e di quanto sviluppato in proprio.

Il livello regionale inoltre supporterà le istituzioni scolastiche nell’uso del sistema informativo anche proponendo soluzioni e prodotti software.

Le articolazioni territoriali a livello provinciale (Centri Servizi Amministrativi) sono viste come sezioni della LAN delle Direzioni Regionali connesse a distanza.

In sostanza le direzioni regionali avranno :

− il nucleo del SIDI (applicazioni, server applicativi, sito internet, server di posta elettronica, pdl, lan) gestite dal contratto ed il collegamento in rete privata gestito e pagato nell’ambito del contratto RUPA dal livello centrale.

− applicazioni proprie (realizzate in casa, fornite da altri enti ecc. ecc.) che non rientrano nella responsabililtà del fornitore, su macchine diverse da quelle SIDI da gestire in totale autonomia; Applicazioni proprie ma da integrare nel SIDI a livello nazionale o regionale, secondo le modalità previste nella scheda “servizi di collaudo”.

Come per le direzioni del livello centrale potranno acquisire PdL in totale autonomia, ma, se queste devono essere collegate al SIDI, il Fornitore dovrà prenderle in carico e nell’ambito del contratto saranno remunerati i servizi erogati su di esse.

Il fornitore dovrà specificare nella sua offerta come intenda implementare I suddetti requisisti di “apertura” del sistema delle direzioni regionali soffermandosi in particolare sulle modalità e sugli standard che intende utilizzare per garantire il colloquio applicativo e l’accesso alle basi di dati.

Dal punto di vista sistemistico e dell’infrastruttura la completa gestione dell’ambiente rimane di competenza del fornitore. Questi dovrà prevedere nella sua offerta soluzioni scalabili e ridondanti per I sistemi, in modo da poter far fronte agli aumenti di carico di elaborazione dovuti ad eventuali soluzioni applicative che si vadano ad aggiungere nel tempo.

2.2.6.3 Centri Servizi Amministrativi

Il contratto ne garantisce l’infrastruttura attuale (pdl attuali, lan, server, funzioni di posta elettronica e automazione di ufficio) ed il collegamento in rete privata attraverso il contratto RUPA. Per gli sviluppi futuri, in generale saranno gestiti dalle direzioni regionali, rientrando quindi nello scenario descritto al punto precedente.

2.2.6.4 Livello locale (Istituzioni Scolastiche)

Le scuole in termini di sistema informativo hanno una doppia natura. Esse sono principalmente viste come “clienti” del sistema, ma, come vedremo, alcune esigenze di unitarietà pongono loro vincoli tali che, per quanto riguarda alcune applicazioni, esse si possono considerare un ulteriore livello del SIDI. Nelle istituzioni scolastiche in particolare convivono i seguenti sottosistemi:

1. gestione delle risorse, degli alunni e del personale;

2. servizi per la formazione (didattica, organizzazione della didattica, cooperazione fra componenti scolastiche), servizi agli studenti, alle famiglie e ai cittadini;

3. infrastrutture didattiche (laboratori, computer in classe ecc.);

In un numero crescente di casi le scuole creano sistemi Intranet che integrano i sottosistemi indicati in un sistema di servizi più ampio.

Il SIDI, comunque, si riferisce certamente al primo punto, ma, in dipendenza delle scelte dell’amministrazione, potrebbe interessare anche il secondo.

Le istituzioni scolastiche, provvedono autonomamente alle infrastrutture tecnologiche, per tutte le loro esigenze, sia formative sia gestionali, incluso l’acquisto delle stazioni di lavoro.

La maggior parte delle funzioni del SIDI, per ragioni organizzative o normative, sono ad oggi decentrate agli Istituti scolastici, quanto meno per la parte di immissione del dato. La strategia dell’amministrazione, come già specificato, prevede che questi, gradualmente, dovranno essere in grado di accedere al sistema informativo utilizzando una qualunque postazione di lavoro collegata in rete, (priva quindi di una particolare configurazione hardware/software), tramite collegamento Internet.

Inoltre il SIDI continua a fornire alle scuole un insieme di servizi applicativi gestionali multifunzione che dovrà avere le seguenti caratteristiche (in parte già presenti nella soluzione attuale: SISSI):

− sono fruibili su più postazioni di lavoro;

− permettono l’esportazione dei dati verso sistemi esterni;

− si integrano con le altre applicazioni del sistema consentendo lo scambio e il riutilizzo dei dati;

− sono aperti all’integrazione con applicazioni sviluppate da terze parti.

Il gestore del sistema informativo dovrà in ogni caso farsi carico del pacchetto attualmente in dotazione alle scuole (SISSI) sia nella versione disponibile sulle postazioni ministeriali che nella versione installabile sulla rete di proprietà delle stesse (SISSI in rete), continuando a garantire gli stessi servizi fino ad una eventuale predisposizione di una soluzione alternativa che vada a sostituire l’esistente.

2.3. POLITICHE PER LA GESTIONE DELLA TECNOLOGIA

2.3.1 Aggiornamento del parco hardware

Per quanto riguarda il numero di personal computer in uso nell’amministrazione centrale e periferica (escludendo gli istituti scolastici), con il presente capitolato si intende perseguire l’obiettivo di fornire una postazione di lavoro per ogni unità di personale informatizzabile, intendendo con questa definizione tutte le unità lavorative a partire dal livello B2 (ex quinto livello) in su. Si stima che il volume ammonti a 7.251 persone. Questo scopo deve essere raggiunto nell’arco di un anno dall’avvio del contratto, tramite la sostituzione graduale delle postazioni di lavoro obsolete attualmente esistenti (tranne le circa 1000 postazioni dell’ultima fornitura ) e l’aggiunta di quelle necessarie per raggiungere il rapporto sopra indicato, fornendo i necessari adeguamenti del cablaggio laddove vi fosse carenza o assenza di punti presa di rete.

Nell’effettuare questa operazione il fornitore potrà definire alcune “classi di utente”, che possono presentare caratteristiche diverse e quindi diverse esigenze in termini di potenza elaborativa e strumenti software. A titolo di esempio le classi sopra citate possono essere così individuate:

− “utente di tipo amministrativo semplice”: questo utente utilizza la postazione per accedere ad applicazioni di office automation Lo standard attualmente utilizzato dall’amministrazione è costituito dalla famiglia di prodotti Microsoft Office. Questo utente ha bisogno di una macchina con caratteristiche adeguate, in termini di risorse, a consentire un uso senza problemi della suite di office, senza necessità di utilizzare pacchetti aggiuntivi e quindi deve poter contare su una configurazione standard blindata che riduca al minimo la necessità di intervento per operazioni di assistenza e riconfigurazione della postazione (48% del personale circa);

− “utente di tipo amministrativo complesso”: quest’utente oltre ad utilizzare I pacchetti di office automation ha accesso, in base alle proprie mansioni, alle funzioni del sistema informativo. In questo caso la postazione dovrà essere dotata di opportune risorse in modo che tale utilizzo risulti pienamente efficace e produttivo (49% del personale circa)

− “utente di tipo tecnico”: questo tipo di utente ha precise competenze tecniche e, per il tipo di funzione che svolge all’interno dell’amministrazione, necessità di avere delle postazioni di lavoro che siano al top delle prestazioni in termine di potenza di elaborazione, spazio disco, memoria RAM e dotazione di periferiche ed accessori. Questo utente necessita inoltre di una postazione di lavoro che presenti una configurazione “aperta”, nel senso che, compatibilmente con le politiche di sicurezza del sistema, consenta di aggiungere o rimuovere componenti software o periferiche a seconda della particolare attività in corso e delle esigenze dell’utente. Si presuppone che tali postazioni siano in uso al personale tecnico presente presso il Servizio per l’Automazione Informatica e l’Innovazione Tecnologica, le Direzioni Generali o le Direzioni Regionali (2% del personale circa).

− “Utente di tipo mobile”: questo utente dovrà essere dotato di laptop anch’esso allineato ai più elevati standard tecnologici di mercato correnti. La configurazione software minima, che varia in funzione dell’utilizzatore, prevede la presenza di tutti I pacchetti di produttività individuale mentre le periferiche presenti dovranno consentire la connessione in rete locale ed in remoto con il sistema informativo e l’accesso alla rete Internet (1% circa degli utenti).

Tutti i tipi di utenza definiti sono collegati alla rete del Ministero e possono quindi fruire dei servizi standard in essa definiti (posta elettronica, intranet, internet, servizi di directory), anche se nel caso dell’utente amministrativo semplice si possono immaginare anche stazioni di lavoro stand-alone.

Il fornitore dovrà inoltre provvedere al rinnovo del parco macchine esistente dopo un periodo di 36 mesi.

Per quanto riguarda le postazioni ministeriali in dotazione alle scuole l’amministrazione non prevede di effettuare sostituzioni in quanto saranno forniti fondi per l’acquisto di hardware in modo autonomo. Le postazioni ministeriali verranno cedute alle scuole, le quali potranno richiedere, a proprio carico, di usufruire dei servizi di assistenza previsti nel presente contratto alle stesse condizioni economiche e prestazionali..

2.3.2 Aggiornamento dei pacchetti di produttività individuale

Le postazioni di lavoro in dotazione all’amministrazione , sono dotate di software standard di mercato per le seguenti attività:

− office automation

− navigazione in ambiente Internet e Intranet

− utilizzo di posta elettronica

Le nuove postazioni di lavoro dovranno essere corredate con la versione più recente dei software sopra descritti. Il fornitore dovrà impegnarsi a garantire il costante aggiornamento dei prodotti software sopra citati, relativamente a tutte le patch e ai service pack che vengano emessi dalle case produttrici e che garantiscano la risoluzione di consistenti problemi di funzionamento. L’amministrazione con la collaborazione del Fornitore, in occasione del rilascio di major release dei

prodotti sopracitati valuterà l’esigenza e la possibilità di provvedere all’aggiornamento di tutte le postazioni di lavoro in uso.

2.4. POLITICHE PER LA GESTIONE DEI SERVIZI DEL SIDI

2.4.1 Contesto di riferimento

La realizzazione e la gestione del solo nucleo del SIDI coinvolgerà diversi fornitori (e altrettanti contratti): in particolare lo scenario delineato nei paragrafi precedenti sarà costituito almeno da:

1. Contratto per l’adeguamento e la gestione del SIDI (a cui si riferisce il presente documento)

– considerato come contratto principale (inclusi i servizi di interoperabilità interna come sotto definiti).

2. Contratti per l’infrastruttura di comunicazione:

a. RUPA trasporto (PATHNET ) per i servizi di trasporto all’interno del dominio pubblica istruzione e verso l’esterno.

b. RUPA interoperabilità (EDS-PA) per i servizi di interoperabilità verso l’esterno del dominio pubblica istruzione (servizi base)

c. Contratto di monitoraggio e Direzione Lavori(secondo quanto disposto dal D.Lsg 39/93 e dalla circolare Aipa/CR/38 del 28 dicembre 2001 per i contratti di grande rilevo).

2.4.2 Sviluppo di nuove applicazioni

Contrariamente al precedente contratto (il cui scopo principale è stato il collegamento di tutte le istituzioni scolastiche al sistema ed il consolidamento di un sistema informativo sostanzialmente stabile) nel presente contratto occorre far fronte ad una forte esigenza di sviluppo del sistema, dovuta al massiccio impatto che la riforma dell’istruzione avrà sui processi e all’obsolescenza delle attuali procedure (realizzate ormai diversi anni fa con strumenti e ambienti tecnologici che mal si prestano a modifiche sostanziali).

Considerata anche la parziale imprevedibilità delle esigenze, è necessario garantirsi la massima flessibilità in ambito contrattuale su queste attività, attribuendo al fornitore un “servizio” complessivo di sviluppo del software nel quale sia definito:

− Massimale contrattuale

− Costi unitari (function point e tariffe professionali)

− Piani di progetto periodici (proposti e modificabili dall’amministrazione)

− Criteri di dimensionamento dei costi per i singoli progetti

− Articolazione delle attività di sviluppo software “tradizionale” (fasi, standard, documentazione)

− Strumenti e tecnologie (linguaggi e prodotti)

− Modalità di controllo (metriche, collaudi, rendicontazioni )

− Attività diverse dallo sviluppo “tradizionale” (consulenze, integrazione prodotti di mercato ecc. ecc.)

Ogni progetto che non rientri nel Progetto di reingegnerizzazione del SIDI e/o nella ordinaria manutenzione evolutiva, sarà preceduto da uno studio di fattibilità realizzato dal Servizio per l’automazione informatica e l’innovazione tecnologica, in collaborazione con esperti delle direzioni del Ministero (in particolare le direzioni regionali se esso coinvolge funzioni SIDI di competenza regionale ) ed eventualmente con l’apporto di consulenti esterni o società specializzate, inclusa la società di monitoraggio e direzione lavori, e sottoposto al parere di congruità tecnico economica degli organi competenti qualora la rilevanza o i costi dell’iniziativa oppure il mancato accordo con il fornitore su costi o modalità realizzative impongano un autorevole parere esterno.

Il fornitore si impegna a realizzare gli interventi di sviluppo alle condizioni stabilite dal contratto anche nel caso in cui il committente sia una direzione regionale o un istituto scolastico , per esempio per la realizzazione di una funzione locale da integrare nel SIDI. Gli interventi di sviluppo saranno pianificati e gestiti secondo un Piano generale delle Attività di Sviluppo (PAS).

Fermo restando il fatto che lo sviluppo di nuove applicazioni, secondo le modalità sopra esposte, sarà oggetto di specifiche decisioni dell’amministrazione, anche nel quadro delle generali politiche di innovazione tecnologica del paese e in base alle risorse finanziarie disponibili, si indicano alcuni progetti rilevanti che potrebbero essere implementati (tali progetti sono estratti dalle schede obiettivo e-government predisposte dall’amministrazione):

Scuola on line

Questo progetto si propone di sviluppare una piattaforma operativa da fornire alle singole scuole per:

• operazioni amministrative con i cittadini (Iscrizioni scolastiche, pagamento tasse e rilascio

certificati);

• organizzazione della didattica, registro elettronico, portfolio docenti (area di raccolta di materiali didattici, esercizi, appunti sulle lezioni, ecc);

• comunità scolastica virtuale (comunicazioni scuola-famiglia, bacheca attività ecc.

• scambio di dati con enti locali (soprattutto comuni) per le rispettive attività istituzionali. (In questo ambito si inseriscono le iniziative già in corso sull’interscambio delle anagrafiche degli studenti in obbligo formativo o le sperimentazioni per il passaggio in formato elettronico delle anagrafiche degli studenti dai comuni alle scuole)

• informativa e richiesta di borse di studio ed altre agevolazioni per gli studenti

• eventuale iscrizione ad alcuni servizi (mensa, trasporto ecc.)

Adozione del protocollo informatico per tutta l’amministrazione centrale e periferica

L’obiettivo si propone di introdurre in tutta l’Amministrazione, centrale e periferica (Direzioni Regionali, Centri Servizi Amministrativi), l’adozione del protocollo informatico, adottando tutte le misure organizzative necessarie, potenziando la procedura esistente nell’ambito del sistema informativo e rendendola interoperabile con quella delle altre amministrazioni, secondo i criteri fissati dalle circolari tecniche Aipa (invio della posta via e-mail, protocollazione automatica, rappresentazione dei dati fondamentali del messaggio tramite XML).

Portale nazionale dell’offerta formativa

Questo progetto implementa, tramite un sito web dedicato, un punto di accesso unico alla consultazione del piano dell’offerta formativa degli istituti scolastici (POF). Queste informazioni sono essenziali alla famiglia che sceglie l’istituto scolastico per i propri figli e generalmente si ottengono recandosi direttamente presso la scuola. Questa iniziativa si propone quindi di evitare il pellegrinaggio presso gli istituti fornendo uno strumento di consultazione che:

• Xxxxxxxxx in modo completo e organizzato le proposte di offerta formativa formulate dagli istituti

scolastici, su scala nazionale;

• Consente la formulazione di query personalizzate su chiave multipla e la comparazione degli istituti su item comuni;

Integrazione con l’ex Ministero dell’Università e della Ricerca Scientifica e Tecnologica

Come è noto il decreto legislativo n. 300/99 ha sancito l’unificazione dell’ex Ministero della Pubblica Istruzione e dell’ex Ministero dell’Università e della Ricerca a costituire l’attuale MIUR. L’assetto amministrativo della nuova struttura a regime non è stato ancora definito e sarà oggetto di apposito regolamento che si pensa potrà entrare in vigore entro la fine dell’anno. Dal punto di vista dei sistemi informativi le due realtà scaturiscono da presupposti completamente diversi e presentano un elevato grado di eterogeneità. L’obiettivo di questo progetto riguarda quindi la definizione di un percorso di integrazione che si articolerà inizialmente attraverso la messa in comune di alcuni servizi di base, (posta elettronica, documenti, rassegna stampa, siti internet, servizi di directory), e proseguirà mediante un’analisi di dettaglio finalizzata alla condivisione di applicazioni e servizi di livello superiore.

2.4.3 Affidamento in esclusiva dei servizi

I seguenti servizi:

− Acquisizione beni e servizi

− Consulenza

− Sviluppo Software

− Manutenzione Software

− Gestione Operativa Server Applicativi

− Gestione Operativa Ambiente Distribuito

− Formazione Specialistica

− Formazione e Addestramento

− Nuovi Servizi

non sono affidati in esclusiva al Fornitore. Pertanto l’Amministrazione si riserva il diritto di avvalersi di personale proprio ovvero di altri fornitori per lo svolgimento di tali attività.

I restanti servizi:

− Servizi di collaudo

− Gestione Operativa CED

− Service Desk

− Trattamento dati

− Organizzazione e Gestione del Comprensorio di Villa Lucidi e Servizi di Supporto e Fornitura

sono affidati in esclusiva al Fornitore per tutta la durata contrattuale.

2.4.4 Subappalto dei servizi

E’ consentito il subappalto esclusivamente per i seguenti servizi:

− Sviluppo software

− Formazione Specialistica

− Service Desk

− Gestione Operativa Server Applicativi

− Gestione Operativa Ambiente Distribuito

− Consulenza

− Organizzazione e Gestione del Comprensorio di Villa Lucidi e Servizi di Supporto e Fornitura

oltre che per la realizzazione del Progetto di reingegnerizzazione del SIDI e per i Progetti Speciali.

2.4.4.1 Vincoli per il subappalto dei servizi

Il servizio “Organizzazione e Gestione del Comprensorio di Villa Lucidi e Servizi di Supporto e Fornitura” può essere subappaltato dal Fornitore anche integralmente.

Per tutti gli altri servizi subappaltabili è consentito il subappalto fino ad un massimo del 30% del valore annuo di ciascun servizio.

Anche per la realizzazione del Progetto di reingegnerizzazione del SIDI e per i Progetti Speciali il valore delle attività subappaltate non dovrà essere superiore al 30% del valore di ciascun progetto, ad esclusione del servizio di “Organizzazione e Gestione del Comprensorio di Villa Lucidi e Servizi di Supporto e Fornitura”

Il valore annuale complessivo delle attività affidate in subappalto da parte del Fornitore non potrà comunque essere superiore al 30% del valore complessivo riconosciuto al Fornitore nello stesso anno.

Il Fornitore mantiene la piena responsabilità dell’erogazione dei servizi affidati in subappalto. Per la scelta e la gestione dei subfornitori il Fornitore si conformerà alle indicazioni contenute nel contratto e nelle Schede Servizio.

2.5. POLITICHE PER LA SICUREZZA

Dal punto di vista della sicurezza l’Amministrazione intende consolidare e migliorare gli attuali standard presenti nel proprio sistema informativo. Per quanto riguarda l’accesso alle funzioni deve valere il principio che ogni soggetto che utilizzi servizi applicativi deve possedere esplicitamente le necessarie abilitazioni che gli derivano dalla posizione e dalle funzioni svolte nell’ambito dell’amministrazione. L’aspetto della sicurezza assume poi particolare importanza in funzione dell’attività di decentramento operativo dei servizi SIDI agli Istituti scolastici. L’accesso al SIDI da postazioni di proprietà della scuola prive di una configurazione standard predefinita, così come formulato in precedenza nei requisiti del nuovo sistema, impone la necessità di determinare una identificazione logica degli utenti, in modo da poter tracciare gli autori e quindi la responsabilità di

ogni singola operazione. Il fornitore dovrà tenere conto delle ultime disposizioni e linee guida emanate dal Ministero per l’Innovazione e le tecnologie.

In ogni caso l’Amministrazione provvederà ad indicare un proprio referente deputato ad interfacciarsi con il personale del fornitore per elaborare e revisionare periodicamente un piano dettagliato per la sicurezza del sistema informativo.

3. DESCRIZIONE DEI SERVIZI BASE

Nel presente capitolo sono descritti i Servizi Base erogati dal Fornitore nell’ambito del contratto per lo sviluppo e la gestione del nuovo sistema informativo del Ministero dell’Istruzione, dell’Università e della Ricerca.

Il Fornitore erogherà tali Servizi Base per tutta la durata contrattuale. I vincoli di esclusività e di subappalto di tali servizi sono riportati ai par. 2.4.3 e 2.4.4 del presente Capitolato Tecnico.

I Servizi Base sono classificabili in:

Servizi di Fornitura Sviluppo applicativo Consulenza

Acquisizione di beni e servizi Servizi di collaudo Formazione e Addestramento Formazione specialistica

Progetto di reingegnerizzazione del SIDI

I Servizi Base di Fornitura sono caratterizzati da una erogazione in periodi specifici sulla base di piani di attuazione predefiniti e dalla produzione di specifici output. Tali servizi sono descritti nel par. 3.1 a pag. 25.

Servizi di Gestione

Manutenzione del software applicativo Gestione operativa del CED

Gestione operativa dei Server Applicativi (CSS) Gestione operativa ambiente distribuito

Service Desk Trattamento dati

I Servizi Base di Gestione del SIDI sono caratterizzati da una erogazione continua nel tempo a partire dalla fine della fase di avviamento. Tali servizi sono descritti nel par. 3.2 a pag. 28.

Servizio di Organizzazione e Gestione del Comprensorio di Villa Lucidi e Servizi di Supporto e Fornitura

Questo Servizio Base è descritto nel par. 3.3 a pag. 29.

3.1. SERVIZI DI FORNITURA

3.1.1 Schede dei servizi di fornitura

La descrizione dei servizi di fornitura è contenuta nelle seguenti “Schede Servizio” allegate al presente capitolato:

− Sviluppo applicativo

− Consulenza

− Acquisizione di beni e servizi

− Servizi di collaudo

− Formazione e Addestramento

− Formazione specialistica

Nella generica scheda servizio vengono indicate:

− specifiche del servizio, in termini di descrizione, obblighi e vincoli per la sua esecuzione, livelli di servizio ed indici di qualità;

− elementi base del servizio, in termini di dati ed elementi per consentire una corretta progettazione del servizio stesso (descrizione del contesto di erogazione, stima del volume di erogazione,…);

− specifiche per la realizzazione del servizio, in termini descrizione delle modalità di interazione tra Fornitore ed utenti, risorse utilizzate, modalità di avvio,…;

− specifiche di controllo della qualità del servizio, in termini di descrizione dei processi fondamentali per il controllo delle prestazioni e dei parametri impiegati;

− modalità di rendicontazione, in termini di descrizione delle modalità di trasmissione dei dati sulle attività svolte e livelli effettivi di qualità raggiunti;

− valore economico del servizio, in termini di indicazioni sulle tariffe unitarie praticate e, in generale, sulle modalità per il pagamento dei servizi resi;

− penali, in termini di descrizione delle penali collegate ai livelli di servizio specificati.

Le schede, completate con i dati e le informazioni del Fornitore, dovranno essere aggiornate nel corso dell’esecuzione del contratto a seguito di eventuali modifiche degli elementi sopra illustrati e saranno integrate nel Manuale Operativo.

3.1.2 Progetto di reingegnerizzazione del SIDI

3.1.2.1 Obiettivi e linee guida

Il progetto di reingegnerizzazione del SIDI deve esprimere un percorso di migrazione dell’attuale sistema informativo verso una configurazione tecnologica, architetturale e funzionale, che sia conforme ai requisiti espressi dall’amministrazione nel capitolo 2 del presente documento. Il progetto dovrà tenere conto della nuova distribuzione di competenze venutasi a creare in seguito alla riforma dell’amministrazione, ponendo una particolare attenzione al livello scuola, da cui originano molti dei dati presenti all’interno del sistema informativo, e al livello regionale che risulta al momento il più carente di servizi.

Si intende che il progetto non implica modifiche di tipo funzionale rispetto al patrimonio software descritto in allegato 2; lo sviluppo di nuove funzionalità, ovvero la modifica di quelle esistenti sarà disciplinata da quanto previsto per i servizi di sviluppo software e di manutenzione evolutiva.

Nella formulazione del progetto il fornitore, sulla base della propria ipotesi di reingegnerizzazione, è libero di valutare il patrimonio esistente, sia in termini di infrastruttura che di funzioni software, focalizzandosi eventualmente sulle aree che ritiene più critiche e proponendo il mantenimento del resto, in un’ottica di protezione degli investimenti e di riuso.

3.1.2.2 Durata del Progetto

Il Nuovo SIDI deve essere avviato e reso operativo entro 2 (due) anni dalla data di attivazione del contratto.

3.1.2.3 Requisiti del progetto

Il Progetto di reingegnerizzazione del SIDI predisposto a cura del Fornitore forma parte integrante del presente Capitolato (Allegato 10).

Gli elementi fondamentali che dovranno essere indicati sono:

− Descrizione del progetto

− Obiettivi

− Assunzioni e dati parametrici relativi all’ambiente I/T dell’Amministrazione (rilevati o previsti)

− Punti di chiusura del progetto

− Prodotti rilasciati

− Dipendenze

− Modello2 di valutazione con attività e stima risorse impiegate (FTE/skill)

− Stima di tipo “budget” degli oneri economici

− Piano di massima delle fasi di progetto

− Analisi dei rischi e degli impatti sull’operatività dell’Amministrazione

− Piano di Migrazione relativo alla implementazione del SIDI

L’utilizzo del modello per la stima economica del progetto di cui sopra consentirà la revisione del costo del progetto nel caso in cui fossero necessarie modifiche sulla base delle esigenze dell’Amministrazione.

Il Progetto di reingegnerizzazione del SIDI è descritto nell’Allegato 10.

3.1.2.4 Revisione ed adeguamento del progetto originale

Il Fornitore, nei primi 4 mesi di validità del contratto, provvederà ad articolare il progetto, presentato in sede di offerta e descritto nell’allegato 10, in un progetto di dettaglio alla luce della rilevazione delle effettive esigenze dell’amministrazione.

Tale progetto di dettaglio sarà quindi sottoposto all’approvazione dell’amministrazione che a riguardo si riserva di la possibilità di richiedere un supporto tecnico agli organi competenti e di comunicare quindi le eventuali determinazioni a riguardo entro due mesi dalla ricezione della proposta progettuale. Nel caso in cui il progetto di dettaglio dovesse comportare, alla luce in particolare della variazione dei volumi in gioco, una diminuzione del costo complessivo del progetto, il corrispettivo sarà adeguato tenendo conto dei costi di dettaglio forniti in sede di offerta e riportati nell’allegato 10.

3.1.2.5 Responsabilità Il Fornitore ha la responsabilità e l’onere di:

− acquistare il software di gestione e controllo da installare sui sistemi dell’Amministrazione;

2 Modello per la stima delle attività nell’ambito di riferimento.

− eseguire a proprie spese le attività di installazione, attivazione e tuning del software e della tecnologia di cui sopra, finalizzate all’erogazione dei Servizi Base secondo quanto previsto nel presente capitolo 2.1.

L’Amministrazione ha la responsabilità e l’onere di:

− verificare ed approvare il progetto di dettaglio presentato dal Fornitore;

− adeguare le procedure operative secondo quanto illustrato nelle linee guida contenute nel capitolo 2 con il Fornitore;

3.1.2.6 Gestione del transitorio

La gestione del transitorio conseguente alla implementazione del SIDI avverrà secondo i criteri definiti nel par. 6.4.3 in merito alla gestione delle Modifiche Straordinarie ed in conformità al Piano di Transizione definito nell’Allegato10.

Nel periodo transitorio corrispondente verrà mantenuta la validità dei livelli di servizio, e delle corrispondenti penali, definiti per i servizi a regime attivi alla data.

3.1.2.7 Collaudo

Il collaudo di quanto realizzato relativamente al Progetto di reingegnerizzazione del SIDI verrà gestito secondo la procedura indicata nel paragrafo “Procedure di Collaudo“ del par. 6.5.3.

3.1.2.8 Gestione dei cambiamenti

La gestione delle modifiche contrattuali conseguenti alla implementazione del Progetto di reingegnerizzazione del SIDI sarà effettuata secondo la procedura indicata nel paragrafo “Procedura di Gestione delle Modifiche“ del par. 6.8

3.2. SERVIZI DI GESTIONE DEL SIDI

3.2.1 Schede dei servizi di gestione

La descrizione dei servizi di gestione è contenuta nelle seguenti “Schede Servizio” allegate al presente capitolato:

− Manutenzione del software applicativo

− Gestione operativa del CED

− Gestione operativa dei Server Applicativi (CSS)

− Gestione operativa ambiente distribuito

− Service Desk

− Trattamento dati

Nella generica scheda servizio vengono indicate:

− specifiche del servizio, in termini di descrizione, obblighi e vincoli per la sua esecuzione, livelli di servizio ed indici di qualità;

− specifiche per la realizzazione del servizio, in termini descrizione delle modalità di interazione tra Fornitore ed utenti, risorse utilizzate, modalità di avvio,…;

− specifiche di controllo della qualità del servizio, in termini di descrizione dei processi fondamentali per il controllo delle prestazioni e dei parametri impiegati;

− modalità di rendicontazione, in termini di descrizione delle modalità di trasmissione dei dati sulle attività svolte e livelli effettivi di qualità raggiunti;

− valore economico del servizio, in termini di indicazioni sulle tariffe unitarie praticate e, in generale, sulle modalità per il pagamento dei servizi resi;

− penali, in termini di descrizione delle penali collegate ai livelli di servizio specificati.

Le schede, completate con i dati e le informazioni del Gestore, dovranno essere aggiornate nel corso dell’esecuzione del contratto a seguito di eventuali modifiche degli elementi sopra illustrati e saranno integrate nel Manuale Operativo.

3.3. SERVIZIO DI ORGANIZZAZIONE E GESTIONE DEL COMPRENSORIO DI VILLA LUCIDI E

SERVIZI GENERALI DI SUPPORTO E FORNITURA

Il Fornitore provvederà, sia direttamente sia avvalendosi di imprese specializzate, agli interventi di manutenzione ordinaria dell’intero complesso e relativi impianti e pertinenze per tutta la durata del contratto.

In particolare verranno erogati i seguenti servizi:

− Management

− Supporto a fiere e manifestazioni

− Gestione reti, fonia e dati

− Gestione consegne

− Servizio navetta per trasporto del personale del ministero

− Servizio di mensa

− Gestione aule informatizzate

− Gestione del centro stampa

− Servizio di spedizione.

− Gestione della biblioteca e del centro documentale;

− Servizio di vigilanza

− Gestione centralino

− Servizio di giardinaggio

− Servizi di continuità

− Pulizie locali

− Gestione Magazzino

− Gestione dei materiali di consumo

− Servizio di conduzione, gestione e manutenzione degli impianti.

La descrizione dei suddetti servizi e delle condizioni di erogazione è contenuta nell’Allegato 11.

4. NUOVI SERVIZI E PROGETTI SPECIALI

4.1. NUOVI SERVIZI

Lo sviluppo e la realizzazione di Nuovi Servizi, con relativi Livelli di Servizio, Tariffe e modalità di valorizzazione, saranno condotti secondo le regole indicate nella procedura di gestione delle Modifiche Straordinarie.

I Nuovi Servizi, così definiti, saranno classificati, regolati e gestiti secondo gli schemi definiti per i servizi a regime.

Per ogni nuovo servizio verrà definita una Scheda Servizio con i contenuti e lo schema delle schede servizio definite nel capitolo 2.1.

4.2. PROGETTI SPECIALI

I Progetti Speciali sono finalizzati ad evoluzioni del SIDI che comportano adeguamenti della infrastruttura tecnologica ed eventuali nuove funzionalità.

Il Progetto di reingegnerizzazione del SIDI rappresenta un esempio di Progetto Speciale.

Non sono considerati Progetti Speciali gli sviluppi software relativi a nuove funzionalità che non implichino cambiamenti delle piattaforme e/o delle infrastrutture esistenti.

4.3. PROCEDURE PER LA GESTIONE

Per le modalità di attivazione, la gestione del transitorio, il collaudo (solo per i progetti speciali) e la gestione delle modifiche contrattuali conseguenti all’attivazione di un Nuovo Servizio o all’esecuzione di un Progetto Speciale vale quanto descritto nel successivo capitolo 6.

5. RILEVAZIONE DELLA SODDISFAZIONE DEGLI UTENTI ‌

5.1. PREMESSA

Uno degli strumenti per la rilevazione della efficacia di erogazione dei servizi previsti nell’ambito del presente Contratto di Servizio è la Rilevazione della Soddisfazione degli Utenti (RSU)

Tale rilevazione dovrà essere effettuata secondo criteri che ne garantiscano l’attendibilità ed i risultati saranno utilizzati per migliorare l’efficacia dei Livelli di Servizio e per conseguire obiettivi di miglioramento della soddisfazione generale degli utenti dei servizi del SIDI.

5.2. OBIETTIVI E CARATTERISTICHE

Gli obiettivi della RSU sono:

1. valutazione della efficacia dei servizi: serve a valutare le prestazioni in relazione ai servizi erogati dal Fornitore in relazione alle aspettative ed alle esigenze degli utenti del SIDI;

2. valutazione della efficacia dei livelli di Servizio: sulla base dei risultati della RSU e dell’andamento della qualità dei servizi risultante dalle rendicontazioni dei Livelli di Servizio del Fornitore possono essere effettuate considerazioni sulla adeguatezza delle soglie scelte e sulla necessità di una loro eventuale revisione.

La RSU deve possedere le seguenti caratteristiche:

1. rappresentatività, garantita da una metodologia di selezione del campione e da criteri di scelta dei profili degli utenti considerati tali da assicurare una adeguata rappresentazione dell’utenza del SIDI in relazione ai servizi considerati nel Contratto;

2. normalizzazione dei risultati in funzione dell’interesse e dell’importanza attribuita dagli utenti agli argomenti trattati nei questionari;

3. metrica per la valorizzazione dei risultati che consenta la facile identificazione da parte degli utenti del livello di soddisfazione per le prestazioni del Fornitore;

4. facilità di gestione: la rilevazione dovrà avvenire mediante il ricorso ad opportune tecnologie che facilitino la distribuzione dei questionari agli utenti e la raccolta delle rilevazioni;

La RSU è realizzata dalla Società di monitoraggio che impiegherà una metodologia condivisa con Amministrazione e Fornitore che permetterà la confrontabilità dei dati storici nel periodo di vigenza del contratto.

5.3. AREE DI INTERVENTO

Le valutazioni della RSU si applicheranno a tutti i servizi (sia Servizi Base che Nuovi Servizi) erogati nell’ambito del Contratto.

5.4. ATTIVAZIONE DELLA RILEVAZIONE

La procedura di attivazione della RSU prevede i seguenti passi:

1. definizione congiunta tra Amministrazione, Monitore e Fornitore delle Specifiche Tecniche per lo svolgimento delle attività;

definizione dettagliata delle modalità per lo svolgimento della RSU.

Relativamente alla definizione delle modalità per lo svolgimento della RSU, il Comitato Operativo definirà i parametri utili per il conseguimento dei risultati attesi dalle Parti, ovvero;

− i servizi ai quali si applica la RSU;

− le modalità di intervento;

− i criteri di analisi dei risultati: come legare i risultati ad eventuali azioni inerenti la revisione dei Livelli di Servizio.

− le eventuali azioni da intraprendere a seguito di rilevazioni di insoddisfazione degli utenti.

L’attivazione della RSU deve avvenire entro il Periodo di Avviamento. Entro tale periodo deve essere effettuata la rilevazione iniziale, definita “Baseline della RSU”.

5.5. PERIODICITÀ

La prima rilevazione della RSU successiva alla definizione della baseline deve essere effettuata entro il primo anno di vigenza del Contratto.

Il Comitato Operativo definirà entro il Periodo di Avviamento la periodicità ed il campo di applicazione della RSU, essendo inteso che i rilevamenti avranno periodicità almeno annuale.

5.6. GESTIONE DELLA RILEVAZIONE DELLA SODDISFAZIONE DEGLI UTENTI

Di seguito viene descritta la procedura per la gestione dei risultati conseguenti alla Rilevazione della Soddisfazione degli Utenti (RSU).

1. Il Responsabile di Contratto del Fornitore e il Direttore Tecnico sono responsabili dell’attuazione di quanto deciso dal Comitato Operativo a seguito della valutazione della RSU.

2. A seguito della determinazione della baseline iniziale il Comitato Operativo fissa gli obiettivi di miglioramento della soddisfazione per ogni singolo servizio: il Fornitore si impegna in ogni caso a non peggiorare tale soddisfazione.

3. Nel caso i cui venga evidenziata una situazione di insoddisfazione e/o di peggioramento del livello di soddisfazione, verranno intraprese le seguenti azioni: (1) è possibile effettuare ulteriori analisi della soddisfazione per approfondire le cause di insoddisfazione; (2) viene in ogni caso intrapresa una analisi causale secondo le procedure previste dal paragrafo 6.11.2 e, sulla base dei risultati, possono essere avviate le azioni correttive con le modalità previste nel paragrafo 6.11.3. Le azioni correttive decise sulla base delle procedure esposte costituiscono un obbligo a tutti gli effetti per il Fornitore e la loro mancata attuazione comporta l’applicazione delle penali descritte nel paragrafo 8.3.

4. Nel caso in cui le analisi della RSU mettano in evidenza la necessità di revisionare i Livelli di Servizio, verranno attuate le procedure previste nel paragrafo 6.12.

6. PROCEDURE PER LA GESTIONE DEL CONTRATTO ‌

6.1. ORGANIZZAZIONE PER LA GESTIONE DEL CONTRATTO

Nelle successive sezioni del presente paragrafo viene definita l’organizzazione per la gestione del contratto e le funzioni delle figure individuate nell’ambito dell’organizzazione stessa.

Si precisa che l’Amministrazione si riserva di ricorrere, per le figure e le funzioni di propria competenza, ad apposita società esterna (Fornitore dei servizi di Direzione Lavori e Monitoraggio) in conformità a quanto previsto dalla circolare AIPA/CR/38 del 28 dicembre 2001.

Nel seguito verrà indicata con “Monitore” al società che fornirà i servizi di Direzione Lavori e Monitoraggio.

6.1.1 Comitato Strategico e Comitato Operativo

Per la gestione delle attività contrattuali è prevista una struttura organizzativa, formata da rappresentanti dell’Amministrazione, del Monitore e del Fornitore, articolata in due comitati:

− Comitato Strategico, con funzioni decisionali;

− Comitato Operativo, con funzioni operative e di supporto al Comitato Strategico.

Di seguito sono descritti i compiti dei rappresentanti dell’Amministrazione, del Monitore e del Fornitore, le principali attività ad essi demandate e i compiti del Comitato Strategico e del Comitato Operativo.

6.1.2 Figure di riferimento e funzioni svolte

In Tabella 1 sono indicate le figure fondamentali di riferimento per la gestione del Contratto.

Tabella 1: Figure di riferimento per la gestione del contratto

Amministrazione	Monitore	Fornitore
Responsabile del Contratto (RCA)	Direttore dei Lavori (DIR)	Responsabile del Contratto (RCF)
Responsabile/i di Servizio (RSA)		Responsabile/i di Servizio (RSF)
Responsabile Economico (REA)		Responsabile Economico (REF)

Il Responsabile del Contratto dell’Amministrazione (RCA) e il Responsabile del Contratto del Fornitore (RCF) sono i soli responsabili di riferimento con poteri decisionali in rappresentanza delle due Parti, per la gestione del Contratto di Servizio.

Si avvalgono, per lo svolgimento dei loro compiti, di:

− Direttore dei Lavori (DIR), che ha il compito di gestire le attività per conto dell’Amministrazione in stretta collaborazione con il RCA;

− Responsabili di Servizio dell’Amministrazione (RSA) e Responsabili dei Servizi del Fornitore (RSF), sono le figure incaricate della gestione per tutto ciò che attiene l’erogazione continuativa del servizio;

− Responsabile Economico dell’Amministrazione (REA) e Responsabile Economico del Fornitore (REF), sono le figure incaricate per quanto concerne la gestione amministrativo- contabile e la pianificazione degli aspetti economico-finanziari connessi ai servizi in oggetto;

− Comitato Operativo.

Il responsabile unico della gestione del Contratto, per il Fornitore, è il RCF, che è responsabile verso l’Amministrazione del coordinamento di tutti i processi e delle risorse del Fornitore necessarie all’erogazione dei servizi.

Il responsabile unico della gestione del Contratto per parte dell’Amministrazione è il RCA. Il DIR viene nominato dal Monitore e le sue responsabilità includono:

− il rispetto delle interfacce/procedure, definite all’inizio del rapporto, che regolano

l’operatività quotidiana di erogazione del servizio;

− La gestione delle attività da parte del Fornitore e dell'Amministrazione e in particolare:

▪ verifica della disponibilità della documentazione necessaria e della pianificazione di dettaglio;

▪ consuntivazione delle attività, verifica dell'effettiva erogazione di servizi e della consegna di prodotti e della corrispondente documentazione riferita a pianificazione, progettazione, installazione, gestione, utilizzo;

▪ valutazione dello stato di avanzamento dei lavori e analisi degli scostamenti tra

pianificato e consuntivato relativamente a obiettivi, tempi, costi e utilizzazione di risorse;

▪ la comunicazione per mezzo di appositi report al RCA dello stato delle attività, di

potenziali rischi per le attività stesse ed eventuali raccomandazioni per la loro prevenzione/superamento.

− gestione delle eventuali varianti in corso d'opera che comprende:

▪ identificazione delle cause, endogene ed esogene al contratto, che rendano le varianti necessarie;

▪ valutazione tecnica ed economica delle varianti;

▪ revisione dei documenti contrattuali a seguito dell’accettazione delle varianti da parte

dell’Amministrazione;

− il supporto al RCA per la definizione congiunta con il RCF di nuovi servizi e la negoziazione degli importi aggiuntivi;

− la pianificazione/ripianificazione sulla base dei dati forniti dai responsabili dei servizi e congiuntamente con il RCF dei fabbisogni dell’Amministrazione e comunicazione di tali risultati RCA;

− monitoraggio degli adempimenti e dei livelli di qualità contrattualmente previsti, effettuato mediante:

▪ verifica dell'accuratezza e della validità delle misure prodotte dal fornitore, mediante

esame dei processi di misura messi in atto e/o attraverso l’esecuzione, a campione, di parte delle misure già effettuate dal fornitore stesso;

▪ verifica del rispetto dei valori di soglia dei livelli di servizio, operata accedendo al

sistema di misura predisposto dal fornitore. Rimangono esclusi i sistemi software di supporto alle misure di esclusiva competenza del fornitore;

▪ rappresentazione ed interpretazione delle misurazioni effettuate, per seguire

l'evoluzione dei fenomeni;

▪ valutazione della soddisfazione degli utenti finali interni all'Amministrazione relativamente a beni e servizi contrattualmente dovuti;

− gestione delle eventuali non conformità rispetto alle prestazioni previste nel contratto (costi, tempi, quantità e qualità di prodotti e servizi) attraverso:

▪ - identificazione delle cause della non conformità, che può richiedere l'accesso ai

processi produttivi xxxxx in atto dal fornitore e l'esame delle registrazioni di qualità che documentano la loro esecuzione;

▪ - identificazione degli interventi, da parte dell'Amministrazione e/o del fornitore, ritenuti

opportuni per sanare la non conformità, controllo della loro attuazione e verifica degli esiti;

− assistenza al collaudo di beni e servizi ICT, effettuata sostenendo la commissione di collaudo nella scelta dei campioni da sottoporre a verifica, nella misurazione e nella verifica della conformità delle caratteristiche e dei risultati ai requisiti contrattuali;

− l’attuazione ed il rispetto dei piani di avviamento, di transizione e di avvio a regime dei servizi assicurando la disponibilità dei relativi prerequisiti di competenza dell’Amministrazione;

− l’attuazione dei progetti di migrazione tecnologica per la parte di competenza dell’Amministrazione;

− la corretta gestione e applicazione delle relazioni contrattuali in essere con Terze Parti;

− la richiesta di avvio dell’attività di Gestione del Cambiamento Ordinario e/o Straordinario;

− l’attuazione degli adeguamenti a seguito della variazione delle tariffe dei servizi;

− la gestione di eventuali controversie di competenza del Comitato Strategico.

Le responsabilità del RCA includono:

− approvazione dei documenti redatti dal Fornitore e dal Monitore in materia di pianificazione, consuntivazione, avvenuta consegna e collaudo di beni e servizi;

− approvazione di eventuali varianti in corso d'opera;

− raggiungimento degli obiettivi contrattualmente previsti e azioni conseguenti in caso di mancata attuazione;

− il rispetto delle interfacce/procedure, definite all’inizio del rapporto, che regolano l’operatività quotidiana di erogazione del servizio;

− la necessaria comunicazione da e per l’Utente finale;

− la verifica dell’erogazione dei servizi previsti contrattualmente sulla base delle indicazioni del DIR;

− la verifica del rispetto degli SLA concordati sulla base delle indicazioni del DIR;

− la eventuale contestazione formale, sulla base delle indicazioni del DIR, di non rispetto di SLA / la presa in carico di segnalazione di superamento delle SLA e la gestione, per quanto di competenza, della richiesta formale di applicazione di quanto previsto per la gestione delle penali;

− la definizione congiunta con il RCF e con il supporto del DIR di nuovi servizi e la negoziazione degli importi aggiuntivi;

− l’analisi dei risultati operativi documentati dai report prodotti dal DIR in merito allo stato delle attività, alla individuazione di potenziali rischi ed alle azioni necessarie per la prevenzione/superamento dei problemi;

− l’approvazione della pianificazione dei fabbisogni dell’Amministrazione e formalizzazione al

RCF;

− la definizione dei livelli di autorizzazione per le richieste di cambiamento;

− l’applicazione ed il rispetto, all’interno dell’Amministrazione, delle Politiche Tecnologiche e di Sicurezza;

− liquidazione e pagamento delle fatture e applicazione di eventuali penali al fornitore;

− la gestione di eventuali controversie di competenza del Comitato Strategico.

Le responsabilità del RCF includono:

− il rispetto delle interfacce/procedure, definite all’inizio del rapporto, che regolano l’operatività quotidiana di erogazione del servizio;

− l’erogazione dei servizi definiti contrattualmente;

− la verifica del rispetto degli SLA concordati;

− la presa in carico di contestazioni per il non rispetto di SLA / la segnalazione di superamento delle SLA e la gestione, per quanto di competenza, della richiesta formale di applicazione di quanto previsto per la gestione delle Penali;

− la definizione congiunta con il RCA e con il DIR della definizione di nuovi servizi e la negoziazione degli importi aggiuntivi;

− la documentazione dei risultati operativi al DIR tramite i report definiti contrattualmente;

− la definizione e la documentazione dei piani a breve/medio termine per i servizi con particolare riferimento alle baseline per i vari ambiti;

− l’attuazione dei progetti di transizione;

− la verifica dell’andamento dei rapporti operativi con terze parti;

− la pianificazione/ripianificazione congiunta con il DIR dei fabbisogni dell’Amministrazione e dell’invio di tali risultati ai responsabili dei servizi;

− la negoziazione e la pianificazione di volumi di servizio e/o servizi generati da Cambiamenti di tipo Ordinario e/o Straordinario;

− l’applicazione ed il rispetto delle Politiche Tecnologiche e di Sicurezza dell’Amministrazione relativamente ai servizi erogati dal Fornitore;

− l’attuazione degli adeguamenti a seguito della variazione delle tariffe dei servizi;

− la gestione di eventuali controversie di competenza del Comitato Strategico.

Le responsabilità del RSF includono:

− il rispetto dell’erogazione dei singoli servizi ai livelli di servizio concordati;

− la preparazione e consegna all’Amministrazione dei report contrattuali sui livelli di servizio, secondo modalità da concordare specificamente;

− la collaborazione con il RCF per la definizione dei piani a breve/medio termine;

− il coordinamento e la gestione dei rapporti operativi con Terze Parti finalizzati alla corretta erogazione dei servizi;

− la definizione congiunta con il RSA di modifiche ai livelli di servizio e agli SLA di eventuali nuovi servizi nell’ambito della Gestione del Cambiamento Ordinario e/o Straordinario;

− definizione congiunta con il RSA della programmazione tecnologica e di gestione della coerenza dei servizi con le Politiche di Sicurezza.

Le responsabilità dei RSA includono:

− la verifica dei singoli servizi e dei livelli di servizio fruiti sulla base dei report contrattuali ricevuti dal Fornitore;

− l’evidenziazione dell’eventuale non rispetto di SLA e dell’eventuale applicabilità di Penali;

− la comunicazione al DIR delle richieste per i piani a breve/medio termine in base alle esigenze interne dell’Amministrazione (esigenze degli utenti che fruiscono del servizio specifico);

− la condivisione con il Fornitore degli obiettivi sottostanti i progetti di transizione all’interno dell’Amministrazione;

− la verifica della coerenza tra gli obiettivi dei progetti e l’esecuzione degli stessi da parte del Fornitore;

− la gestione delle attività di responsabilità dell’Amministrazione relative ai progetti di transizione;

− la definizione congiunta con il RSF di modifiche ai livelli di servizio e agli SLA di eventuali nuovi servizi nell’ambito della Gestione del Cambiamento Ordinario e/o Straordinario;

− l’attuazione, con il supporto del RSF, della programmazione tecnologica e l’attuazione delle Politiche di Sicurezza concordate nell’ambito dei piani previsti.

Le responsabilità del REF includono:

− la predisposizione e l’invio delle fatture relative ai canoni di servizio e agli eventuali addebiti/accrediti di adeguamento;

− la predisposizione delle fatture relative ai servizi progettuali, ai progetti di transizione, alla consulenza, alla formazione o altro specifico;

− la predisposizione di eventuali note di credito/fatture concordate secondo la procedura di gestione delle Penali;

− la consegna delle fatture al REA entro tre giorni lavorativi dalla data di emissione delle fatture a mano o tramite fax con conferma di ricevimento; eventuali giorni di ritardo nella consegna non saranno computati come giorni di ritardato pagamento;

− il controllo del corretto pagamento delle fatture da parte dell’Amministrazione;

− il supporto al RCF nel controllo dei risultati economici.

Le responsabilità del REA includono:

− la verifica della congruenza delle fatture e note di credito ricevute e l’effettuazione dei pagamenti secondo le modalità e le tempistiche previste o l’attivazione, tramite il RCA, della procedura di contestazione della fattura come previsto dal Contratto;

− il supporto al RCA nel controllo dei risultati economici.

6.1.3 Funzioni del Comitato Strategico

Il Comitato Strategico (CST) è formato dai responsabili di contratto dell’Amministrazione, dal Direttore Tecnico e dal responsabile di contratto del Fornitore.

Il CST è responsabile di:

− supervisionare le prestazioni del Contratto;

− decisioni strategiche;

− monitorare e risolvere le dispute relative alla erogazione dei servizi.

Il CST, per lo svolgimento dei suoi compiti, si avvale di:

− Direttore dei Lavori

− responsabili di servizio dell’Amministrazione e del Fornitore;

− responsabili economici dell’Amministrazione e del Fornitore;

− Comitato Operativo

I principali compiti del CST sono:

− la gestione di modifiche al Contratto e dei servizi;

− la negoziazione di importi aggiuntivi;

− la pianificazione/ripianificazione dei fabbisogni dell’Amministrazione;

− la negoziazione e la pianificazione di volumi di servizio e/o servizi generati da Modifiche Straordinarie al contratto;

− la verifica dell’applicazione e del rispetto delle Politiche Tecnologiche e di Sicurezza dell’Amministrazione relativamente ai servizi erogati del Fornitore;

6.1.3.1 Meeting periodici

Le attività del Comitato Strategico sono organizzate, con riferimento al generico anno di vigenza contrattuale, secondo il seguente schema di minima:

Riunione

Obiettivi

Frequenza

Riunione di supervisione mensile

− Approvazione delle modifiche al Contratto di Servizio

− Eventuale negoziazione di importi aggiuntivi

− Gestione di eventi di rilievo (applicazione di penali, escalation, contenziosi,..)

Mensile

Riunione di supervisione annuale

− Analisi dell’andamento del contratto

− Analisi dei risultati delle rilevazioni della soddisfazione degli utenti

− Revisione delle Politiche Tecnologiche e di Sicurezza

Annuale

(da tenersi entro

due mesi dopo la fine dell’anno)

Incontri straordinari potranno essere convocati da entrambe le Parti per la discussione di problemi di particolare gravità o urgenza.

Ad inizio del primo anno sarà formulata una proposta di calendario, condivisa tra i responsabili di contratto dell’Amministrazione e del Fornitore, per il primo semestre.

6.1.4 Funzioni del Comitato Operativo

Lo strumento operativo a supporto delle attività del CST è rappresentato dal Comitato Operativo (COP).

Il suo obiettivo è facilitare e verificare il corretto svolgimento dei processi di:

− comunicazione tra le Parti;

− esecuzione operativa del contratto;

− pianificazione/ripianificazione delle attività;

− controllo / pianificazione economica;

− analisi e risoluzione delle criticità;

− gestione delle Modifiche Standard;

− predisposizione ed aggiornamento del Manuale Operativo;

− verifica del rispetto dei Livelli di Servizio;

− gestione delle Non Conformità e delle conseguenti azioni correttive.

Il COP è organizzato e coordinato da un rappresentante dell’Amministrazione; i partecipanti sono i responsabili dei servizi dell’Amministrazione e del Fornitore con le necessarie competenze aggiuntive, se necessarie.

6.1.4.1 Meeting periodici

Le attività del Comitato Operativo sono organizzate, con riferimento al generico anno di vigenza contrattuale, secondo il seguente schema di minima:

Riunione	Obiettivi	Frequenza
Chiusura mensile e stato avanzamento lavori	▪ valutare lo stato avanzamento lavori ▪ risolvere problemi operativi aperti sulle varie aree ▪ definire/pianificare le prossime attività ▪ analizzare le richieste di nuovi interventi, pianificarne la presa in carico e la formulazione di una proposta commerciale ▪ esame dei report sui livelli di servizio ▪ revisione piano di erogazione servizi per il trimestre successivo ▪ revisione servizi progettuali e di consulenza ed altre attività pianificate ▪ impostazione di eventuali azioni/piani per adeguare il livello di servizio erogato agli obiettivi contrattuali ▪ valutazione dei risultati di gestione degli aspetti di sicurezza ▪ risoluzione istanze di fatturazione/pagamento	Mensile
Pianificazione/ Ripianificazione annuale	▪ ripianificazione di dettaglio su base mensile dei volumi di Servizi per l’anno entrante ▪ pianificazione Cambiamenti Ordinari / Straordinari	Annuale (da tenersi due mesi prima della fine dell’anno)
Chiusura annuale	▪ adeguamento, per maggiori e/o minori consumi, dei compensi dovuti al Fornitore, per i servizi per i quali risulta definita una baseline, sulla base dei meccanismi contrattuali descritti nel Capitolo 7. ▪ analisi risultati conseguiti per l’anno trascorso	Annuale (da tenersi entro due mesi dopo la fine dell’anno)

Incontri straordinari potranno essere convocati da entrambe le Parti per la discussione di problemi di particolare gravità o urgenza.

Ad inizio del primo anno sarà formulata una proposta di calendario, condivisa tra i responsabili di contratto dell’Amministrazione e del Fornitore, per il primo semestre.

6.2. PROCEDURE DI SUBENTRO E CESSAZIONE DEL CONTRATTO

6.2.1 Procedura di subentro

La Fase di Subentro ha come obiettivo quello di consentire il trasferimento della gestione del

SIDI dal Fornitore Uscente (FU) al Fornitore.

La Fase di Subentro si compone delle seguenti sottofasi:

− Fase di Trasferimento;

− Periodo di Avviamento.

Durante la Fase di Trasferimento:

− la responsabilità della gestione del SIDI viene mantenuta dal FU fino a quando la Fase di Trasferimento ricade nel periodo di vigenza del contratto di gestione precedente a quello attuale;

− un gruppo di risorse del FU appositamente designato affiancherà un gruppo di risorse del Fornitore per la descrizione del SIDI e delle attività di gestione;

− verrà effettuata dal FU la consegna dei beni e della documentazione del SIDI all’Amministrazione.

Alla data di decorrenza del contratto:

− la responsabilità della gestione del SIDI viene assunta dal Fornitore;

− il Fornitore prende in carico i beni e la documentazione del SIDI;

− inizia il Periodo di Avviamento.

Le attività relative al Periodo di Avviamento sono descritte nel successivo paragrafo 6.4.2.

6.2.1.1 Oggetto del Trasferimento

Il FU, conformemente con quanto previsto nel Piano di Trasferimento descritto nel successivo paragrafo 6.2.1.3, è impegnato a svolgere le attività di trasferimento indicate di seguito:

A. Affiancamento per il trasferimento delle competenze per la gestione dei servizi (relativamente ai Servizi Base descritti nel Capitolo 2.1), che si esplicherà attraverso la descrizione alle risorse del Fornitore di:

− funzionalità applicative e contenuti delle banche dati del SIDI;

− contesto di utilizzo ed eventuali personalizzazioni relative ai pacchetti software in uso nel SIDI realizzati da terze parti;

− prodotti sistemistici e gestionali;

− configurazione dei sistemi del SIDI in esercizio;

− attività operative per la conduzione tecnica del sistema centrale e dei sistemi dipartimentali;

− attività operative per la gestione della sicurezza;

− attività operative per la conduzione tecnica dei personal computer e dei sistemi distribuiti;

− attività operative per la gestione del Service Desk;

B. Espletamento delle operazioni di consegna dei beni e della documentazione di proprietà dell’Amministrazione, che si esplicherà nelle seguenti attività:

− consegna delle infrastrutture tecnologiche;

− consegna del patrimonio applicativo;

− consegna del software in licenza all’Amministrazione;

− consegna delle banche dati;

− consegna della documentazione per la gestione dei sistemi;

Le attività di trasferimento verranno svolte mediante opportune sessioni di lavoro organizzate con le modalità e nei termini di cui al successivo paragrafo 6.2.1.2.

Le attività di trasferimento verranno svolte presso le sedi indicate dall’Amministrazione.

6.2.1.2 Compiti e responsabilità delle Parti

Per l’esecuzione delle attività di trasferimento le Parti, ovvero l’Amministrazione, il FU ed il Fornitore, avranno i compiti e le responsabilità descritte nel seguito.

Compiti e responsabilità del FU:

− rendere disponibili risorse qualificate per l’affiancamento sui servizi sopra definiti, indicando il responsabile delle attività;

− mantenere la responsabilità della gestione del SIDI durante le attività di trasferimento, se queste vengono svolte nel periodo di vigenza del contratto di gestione precedente all’attuale;

Compiti e responsabilità del Fornitore:

− mettere a disposizione risorse qualificate per le attività di affiancamento, senza avere titolo a compensi aggiuntivi;

− fornire all’Amministrazione l’elenco con i nominativi delle suddette risorse, indicando il responsabile delle attività di affiancamento;

Compiti e responsabilità dell’Amministrazione:

− comunicare al FU l’elenco con i nominativi delle proprie risorse incaricate per la gestione delle attività di trasferimento, indicando il nome del responsabile almeno 30 giorni prima dell’inizio delle attività stesse;

− comunicare al FU l’elenco con i nominativi delle risorse del Fornitore incaricate per le attività di trasferimento, indicando il nome del responsabile almeno 30 giorni prima dell’inizio delle attività stesse.

6.2.1.3 Piano di Trasferimento

Per la gestione delle attività di trasferimento verrà predisposto a cura del FU un apposito Piano di Trasferimento, nel quale dovrà essere almeno indicato:

− il programma temporale delle attività di affiancamento;

− il dimensionamento delle risorse per lo svolgimento delle attività di affiancamento per ogni specifico servizio, in termini di personale impiegato e giornate lavorative complessivamente dedicate;

− analisi dei rischi per l’operatività dell’Amministrazione;

− tempificazione degli incontri per verifica dello stato avanzamento attività;

− il programma temporale delle attività di consegna (Piano di Consegna).

Le attività di trasferimento, comprensive delle operazioni di consegna, avranno inizio entro 3 (tre) mesi dalla data di decorrenza del contratto ed avranno una durata di (tre) mesi, a meno che durante il trasferimento non vengano evidenziate carenze tali da comportare l’applicazione delle penali descritte nel successivo paragrafo 6.2.1.7.

Entro l’ultimo giorno lavorativo del periodo di trasferimento previsto sulla base del piano concordato, verrà stilato, in contraddittorio fra il responsabile dell’Amministrazione e del FU, un verbale di completamento delle attività di trasferimento che sancirà la data di conclusione delle attività di trasferimento stesse.

Nel verbale di completamento delle attività di trasferimento verranno esplicitamente riportati gli interventi richiesti dall’Amministrazione o comunque necessari e non avviati o completati dal FU, affinché il Fornitore possa prenderli in carico e avviarne o completarne l’attuazione. Verranno altresì esplicitamente segnalati tutti gli eventuali problemi aperti alla data di termine delle attività di trasferimento.

6.2.1.4 Modalità di esecuzione delle attività di affiancamento

Le attività di affiancamento avverranno in sessioni di lavoro nei giorni lavorativi secondo modalità concordate con l’Amministrazione.

Tali modalità devono prevedere:

− la costituzione del gruppo di lavoro congiunto per la sessione di affiancamento;

− l’identificazione della documentazione necessaria alla descrizione delle attività a cui si riferisce la sessione;

− la durata e le modalità di attuazione dell’affiancamento per la specifica sessione.

Il responsabile designato dal Fornitore potrà presentare al responsabile dell’Amministrazione, che dovrà provvedere a consegnarle al responsabile del FU entro le ore 14.00 di ciascun giorno lavorativo, una lista di domande scritte inerenti le tematiche trattate nel giorno lavorativo precedente, alle quali il responsabile del FU avrà cura di rispondere di norma entro due giorni lavorativi dalla richiesta. In caso di richieste complesse verranno concordati tra i responsabili i tempi di risposta.

Ai fini della verifica delle attività svolte e del rispetto del Piano di Trasferimento è prevista una riunione ogni due settimane alla presenza del Responsabile di Contratto dell’Amministrazione e del Responsabile di Contratto del FU. Alla riunione potrà partecipare il Responsabile di Contratto del Fornitore in qualità di uditore.

Al termine di ciascuna riunione dovrà essere stilato dal FU apposito verbale redatto in bozza, che dovrà essere approvato di concerto con il responsabile del Ministero.

6.2.1.5 Piano di Consegna

Il FU dovrà prevedere, nell’ambito delle attività di trasferimento, la predisposizione di un Piano di Consegna organizzato in “riunioni di consegna”, ognuna delle quali sarà articolata in una o più sessioni di lavoro che potranno svolgersi in più giornate lavorative.

Le riunioni di consegna saranno finalizzate alla consegna di lotti identificati nel Piano di consegna.

Al termine di ogni sessione di consegna verrà redatto un apposito verbale dove verrà evidenziata la qualità e la completezza dei beni consegnati e della relativa documentazione.

L'avvenuta consegna e rilascio dei beni dal FU al Ministero verrà sancita tramite apposito verbale sottoscritto dall’Amministrazione dal FU e dal Fornitore.

L’Amministrazione, su indicazione del Fornitore, entro 15 (quindici) giorni decorrenti dalla data del verbale di avvenuta consegna, per ciascun singolo lotto di consegna, potrà comunicare le eventuali difformità rispetto a quanto indicato nei relativi verbali. In difetto di comunicazioni da parte dell’Amministrazione la consegna sarà convalidata a tutti gli effetti.

Le attività di consegna avranno inizio entro 2 (due) mesi prima della data di termine del contratto di gestione precedente all’attuale ed avranno una durata non superiore a 60 (sessanta) giorni.

Il termine delle attività sarà sancito tramite apposito verbale.

6.2.1.6 Modalità di esecuzione delle attività di consegna Le operazioni di consegna consisteranno:

− nella fornitura su supporto magnetico di una copia delle procedure applicative di proprietà dell’Amministrazione;

− nella fornitura su supporto magnetico di una copia delle banche dati di proprietà dell’Amministrazione;

− nella messa a disposizione e verifica in contraddittorio tra le parti della presenza nelle librerie del sistema di esercizio delle procedure applicative (complete di sorgenti ed eseguibili) di proprietà dell’Amministrazione;

− nella messa a disposizione e verifica in contraddittorio tra le parti della presenza nelle librerie del sistema di esercizio dei prodotti sistemistici e gestionali;

− nella messa a disposizione e verifica in contraddittorio tra le parti della disponibilità dei pacchetti software in uso nel SIDI realizzati da terze parti con le personalizzazioni effettuate;

− nella messa a disposizione e verifica in contraddittorio tra le parti della presenza nei sistemi in esercizio delle banche dati di proprietà dell’Amministrazione;

− nella messa a disposizione e verifica in contraddittorio tra le parti delle apparecchiature riportate nell’inventario fornito dal FU, comprese le licenze del software di base e di sistema;

− nella messa a disposizione dei materiali e dei beni di proprietà dell’Amministrazione presso il magazzino gestito dal FU;

Alla data di avvio delle operazioni di consegna il FU fornirà all’Amministrazione:

− il documento che descrive l’architettura complessiva del SIDI;

− l’inventario aggiornato dei beni del SIDI, con il dettaglio della configurazione hardware e software di base e di sistema;

− l’elenco delle procedure software in esercizio;

− l’elenco delle banche dati in esercizio;

− l’elenco della documentazione delle procedure e delle banche dati in esercizio, così come prevista dal contratto stipulato tra Amministrazione e FU;

− l’elenco dei prodotti sistemistici e gestionali;

− l’elenco dei pacchetti software in uso nel SIDI realizzati da terze parti;

− l’elenco dei contratti gestiti dal FU.

La documentazione delle procedure e delle banche dati in esercizio verrà resa disponibile all’Amministrazione alla data di avvio delle operazioni di consegna.

Il FU provvederà a trasmettere all’Amministrazione, entro il termine previsto per le attività di trasferimento, eventuali aggiornamenti di quanto sopra definito, nel caso intervengano ulteriori cambiamenti nel periodo intercorrente tra la data di inizio delle operazioni di consegna e la data di termine delle attività di trasferimento.

6.2.1.7 Penali e prolungamento della durata delle attività di trasferimento

Nel caso in cui, durante lo svolgimento delle attività di trasferimento, vengano messe in evidenza criticità e carenze collegate con la qualità dei beni e della documentazione consegnata all’Amministrazione dal FU e/o della qualità delle attività di affiancamento, verranno applicate penali al FU, consistenti nel prolungamento delle attività di trasferimento, senza spese aggiuntive per l’Amministrazione, per un periodo ulteriore fino ad un massimo di 60 (sessanta) giorni solari consecutivi alla data di termine inizialmente prevista per le suddette attività.

Le condizione per l’applicazione delle suddette penali sono:

a. verifica della inadeguatezza delle attività di affiancamento: tale inadeguatezza può essere rilevata a seguito dello svolgimento delle sessioni previste dal Piano di Trasferimento sulla base della redazione di appositi verbali;

b. verifica di carenze della qualità e della completezza della documentazione del SIDI: tali carenze sono relative alla documentazione dei beni consegnati e sono evidenziate negli appositi verbali previsti al termine delle sessioni.

Le modalità di applicazione delle penali prevedono che:

− siano prorogate le attività di affiancamento relative ai servizi per i quali sono state messe in evidenza le inadeguatezze sopra descritte;

− le risorse dedicate alla prosecuzione delle attività siano quelle già identificate nel Piano di Trasferimento per un impegno complessivo proporzionale alla durata delle stesse;

− sia necessario definire una revisione del Piano di Trasferimento.

La prosecuzione delle attività di affiancamento ha come obiettivo quello di integrare dati ed informazioni sui servizi, sulla documentazione e sui beni relativi al SIDI, risultati carenti a causa di negligenza del FU.

6.2.2 Procedura di cessazione

La Fase di Cessazione ha come obiettivo quello di consentire il trasferimento della gestione del SIDI dal Fornitore al Fornitore Subentrante (FS).

La Fase di Cessazione coincide con la Fase di Trasferimento descritta nel paragrafo 6.2.1, dove, per quanto riguarda le responsabilità, il ruolo del Fornitore Uscente è svolto dal Fornitore ed il ruolo del Fornitore viene svolto dal FS. Ad essa si applica tutto quanto previsto in detto paragrafo.

Durante la Fase di Trasferimento:

− la responsabilità della gestione del SIDI viene mantenuta dal Fornitore fino a quando la

Fase di Cessazione ricade nel periodo di vigenza del contratto attuale;

− un gruppo di risorse del Fornitore appositamente designato affiancherà un gruppo di risorse del FS per la descrizione del SIDI e delle attività di gestione;

− verrà effettuata dal Fornitore la consegna dei beni e della documentazione del SIDI all’Amministrazione.

Si osservi che, in aggiunta a quanto specificato nel paragrafo 6.2.1.7 “Penali e prolungamento della durata delle attività di trasferimento”, nella fase di cessazione, carenze della qualità e della completezza della documentazione del SIDI possono essere evidenziate anche a seguito delle analisi descritte nel paragrafo 6.10.

6.2.2.1 Attivazione e remunerazione delle attività di cessazione

La fase di cessazione potrà essere attivata a seguito di richiesta formale dell’Amministrazione al Fornitore almeno 60 (sessanta) giorni prima dell’avvio delle attività.

La remunerazione delle attività di cessazione avverrà sulla base della qualità e della quantità delle risorse umane effettivamente impiegate, desunte dai rapporti mensili prodotti dal Fornitore, e delle tariffe professionali relative (si faccia riferimento alle tabelle dell’Allegato 9).

Il pagamento delle attività avverrà al termine delle attività di cessazione.

6.3. PIANIFICAZIONE DEI FABBISOGNI

La pianificazione dei fabbisogni consiste nella stima dell’andamento mensile del volume erogato per il generico servizio.

Per ognuno dei Servizi Base ed, eventualmente, dei Nuovi Servizi erogati nel corso del Contratto, sono previste una pianificazione iniziale ed una ripianificazione annuale dei volumi di servizio erogati.

La pianificazione dei fabbisogni verrà proposta dal Fornitore e verrà approvata nell’ambito del meeting di chiusura annuale del Comitato Operativo, come previsto nel paragrafo 6.1.

La pianificazione sarà effettuata sulla base di:

− monitoraggio dell’andamento dei volumi dei servizi effettivamente erogati nell’anno precedente;

− informazioni su eventi particolari che possono influenzare il volume erogato dei servizi.

L’Amministrazione è tenuta ad evidenziare tutti i dati e le informazioni relative alle necessità degli utenti che possono essere utili per la pianificazione dei fabbisogni.

La pianificazione iniziale verrà effettuata nell’ambito del Periodo di Avviamento e sarà basata sulle informazioni contenute nella sezione “Elementi base del servizio” delle Schede Servizio.

Sulla base della pianificazione dei fabbisogni è possibile:

− prevedere in anticipo la necessità di adeguare le baseline, secondo quanto previsto dalle procedure riportate nel paragrafo 6.9;

− adeguare il Limite di Garanzia, secondo quanto previsto dalle procedure riportate nel paragrafo 6.9.

6.4. GESTIONE DEL PERIODO DI AVVIAMENTO E DEI PERIODI TRANSITORI

6.4.1 Premessa

Nel corso della vita del contratto è necessario gestire alcune discontinuità relative alla erogazione dei servizi previsti a causa di particolari eventi.

Alcuni di questi eventi sono prevedibili, come, ad esempio, il subentro del Fornitore all’inizio del Contratto e l’implementazione del progetto per la realizzazione del Nuovo SIDI, altri sono collegati alla realizzazione di progetti speciali, non specificati al momento della predisposizione di questo Contratto, che implicano modifiche all’infrastruttura del SIDI, e/o alle modalità di erogazione/valorizzazione dei servizi.

I periodi temporali durante i quali, a seguito del verificarsi degli eventi sopra citati, potrebbero non valere le modalità di gestione descritte nel contratto per il periodo “a regime”, sono definiti: Periodo di Avviamento, nel caso del subentro del Fornitore alla attivazione del contratto, e Periodo Transitorio, nelle altre circostanze.

Nel seguito sono definite le modalità di gestione nelle due circostanze descritte.

6.4.2 Gestione del Periodo di Avviamento

Nella presente sezione sono descritte le modalità, le attività e le responsabilità per il passaggio dei Servizi dell’Amministrazione al Fornitore. L’obiettivo del Periodo di Avviamento è quello di consentire la presa in carico da parte del Fornitore dei Servizi Base secondo le modalità specificate nelle Schede Servizio e, inoltre, rodare e mettere a punto tutti quegli aspetti organizzativi importanti per il successo dei Servizi.

Alla data di decorrenza del Contratto, l’Amministrazione e il Fornitore nomineranno i loro Responsabili per la redazione del Piano di Avviamento, avente come oggetto il progetto di migrazione e il passaggio della gestione al Fornitore.

Il Periodo di Avviamento inizia dalla Data di Decorrenza e ha una durata pari a 6 (sei) mesi. Gli scopi principali da perseguire nel Periodo di Avviamento sono i seguenti:

1. il passaggio della gestione ed erogazione dei Servizi al Fornitore garantendo la

continuità dei “Servizi alla Stipula”;

2. la messa a punto della struttura organizzativa, dei processi e dei meccanismi procedurali tra le Parti al fine di mettere in grado le stesse di gestire il rapporto ed il Servizio a regime;

3. la preparazione del Manuale Operativo;

4. la verifica, l’integrazione, il completamento e la messa a punto di eventuali obiettivi e criteri di misurazione dei Livelli di Servizio;

5. la presa in carico dei beni dell’Amministrazione da parte del Fornitore in termini di:

− infrastrutture tecnologiche;

− software di proprietà dell’Amministrazione;

− il software in licenza all’Amministrazione;

− dati;

− documentazione per la gestione dei sistemi;

6. valutazione della qualità iniziale dei beni presi in carico dall’Amministrazione.

6.4.2.1 Struttura organizzativa per la gestione del Periodo di Avviamento Per la realizzazione ed implementazione del Piano di Avviamento sarà creato un apposito

Gruppo di Lavoro. L’Amministrazione e il Fornitore dovranno individuare le persone che nei diversi ruoli parteciperanno all’implementazione del Piano di Avviamento. Le persone che saranno individuate dovranno essere incluse nel Comitato Operativo.

Il Gruppo di lavoro sarà composto in particolare da:

per il Fornitore:

− il Responsabile dell’Avviamento del Fornitore (RAF) (come definito nel successivo paragrafo)

− il Responsabile del Contratto

− i Responsabili di Servizio che rappresentano i servizi di Gestione Operativa.

per l’Amministrazione:

− il Responsabile dell’Avviamento dell’Amministrazione (RAA) ed i Responsabili di Servizio che rappresentano gli utenti dei servizi di Gestione Operativa.

per il Monitore:

− il Direttore dei Lavori.

Il Responsabile dell’Avviamento (assimilabile al Capo Progetto) é responsabile del Piano di Avviamento durante il Periodo di Avviamento ed il suo ruolo consiste nel:

− coordinare il gruppo di lavoro;

− programmare riunioni periodiche di verifica;

− risolvere e/o individuare soluzioni ed alternative da proporre, per superare eventuali problemi che potrebbero sorgere durante l’esecuzione delle attività del Piano;

− interfacciare il Responsabile del Contratto dell’Amministrazione, che alla conclusione del

Periodo di Avviamento validerà il completamento delle attività del Piano di Avviamento.

L’approccio adottato durante il Periodo di Avviamento per la fornitura dell’intera gamma dei Servizi si articola sulle seguenti linee guida:

1. iniziale presa in carico delle attività per garantire la continuità dei Servizi alla Stipula; adattamento dei processi del Fornitore alla organizzazione di servizio ed ai processi

dell’Amministrazione;

disegno di una struttura organizzativa tesa a valorizzare le competenze e le esperienze consolidate;

ricerca della massima sinergia tra i processi e gli strumenti oggi in uso nella organizzazione dell’Amministrazione;

realizzazione di una architettura ed infrastruttura tecnologica per perseguire gli obiettivi di stabilità e qualità del Servizio;

ottimizzazione delle risorse di gestione.

Necessariamente, l’approccio adottato nel Periodo di Avviamento sarà per fasi, con obiettivi prioritari che possono essere così riassunti:

▪ fase di comprensione; che comporterà il perseguire dei seguenti obiettivi:

− continuità e stabilità dei Servizi alla Stipula

− conoscenza della struttura, della organizzazione e dei processi in atto

▪ fase di adeguamento; che comporterà il perseguire dei seguenti obiettivi:

− ottimizzazione dei processi e degli strumenti con inserimento degli skill e delle competenze del Fornitore

− graduale attivazione dei Servizi Base

▪ fase di validazione:

− verifica con il RAA dei risultati e delle azioni intraprese nella fase di Adeguamento

− dichiarazione di completezza del Piano di Avviamento

La gestione del Periodo di Avviamento avrà come riferimento fondamentale il Contratto completo di Capitolato Tecnico, Allegati e la documentazione facente parte dell’offerta aggiudicataria, nonché la documentazione relativa al precedente contratto di gestione per l’individuazione dei Servizi alla Stipula e dei relativi livelli qualitativi.

La principale documentazione prodotta durante il Periodo di Avviamento, e disponibile al suo completamento, sarà:

− Manuale Operativo

− Inventario3 (sia Hardware sia Sw di Base e Sw)

− Eventuali modifiche al Contratto

− Contratti con Terzi coinvolti nell’erogazione dei Servizi

− Dossier Servizi che raccoglierà tutta la documentazione (verbali, contratti, accordi) che le Parti si scambieranno durante la durata del Contratto

− Documenti di analisi della qualità dei beni presi in carico (software applicativo, dati, documentazione)

− Progetto di dettaglio per la reingegnerizzazione del SIDI

6.4.2.2 Validità dei Livelli di Servizio e delle Penali

Durante il Periodo di Avviamento verrà adottata la seguente gestione dei Livelli di Servizio e delle Penali corrispondenti:

1. durante il periodo di avviamento verranno mantenuti i livelli di servizio definiti per i

Servizi alla Stipula;

3 Revisionato e validato congiuntamente tra Amministrazione e Fornitore

2. i Livelli di Servizio definiti nelle Schede Servizio andranno in vigore, se non specificato diversamente, al termine del periodo di Avviamento;

3. le penali definite nel Contratto saranno applicabili a partire dal termine del Periodo di Avviamento;

4. nel caso di non rispetto dei livelli di servizio per i Servizi alla Stipula, verrà applicata la procedura di gestione dei disservizi (rif. Paragrafo 6.11): nel caso di accertamento delle responsabilità del Fornitore verrà definito un Piano di Gestione delle Non Conformità e, in caso di mancato rispetto di quanto previsto dal Piano, possono essere applicate le penali previste nel Capitolo 8 relativamente al mancato rispetto dei vincoli e degli obblighi contrattuali.

di:

6.4.2.3 Valutazione iniziale della qualità dei beni dell’Amministrazione Durante il Periodo di Avviamento dovrà essere effettuata una valutazione iniziale della qualità

− software applicativo in esercizio;

− dati;

− sistema documentale.

Tale valutazione verrà effettuata congiuntamente dall’Amministrazione e dal Fornitore e consentirà di registrare la qualità iniziale dei suddetti beni.

L’Amministrazione verificherà periodicamente il livello di qualità di tali beni e della documentazione con le procedure riportate nel paragrafo 6.10.

6.4.2.4 Piano di Avviamento

Il Piano di Avviamento è’ il piano operativo predisposto dal RAF e dal rispettivo gruppo di lavoro all’inizio del Periodo di Avviamento.

Nel piano operativo dovranno essere dettagliati:

− attività, tempi, impegni

− persone e competenze necessarie ed assegnazione alle attività

− punti di controllo e momenti di verifica dei risultati attesi ed i criteri di accettazione

− criteri di uscita dal Periodo di Avviamento verso i Servizi a regime

− punti di intersezione con eventuali altri progetti

− rischi

− tempificazione degli incontri per verifica dello stato avanzamento attività

Per la gestione del progetto si utilizzeranno la metodologia e gli strumenti di gestione concordati fra le Parti.

6.4.2.5 Processo di Avviamento

Il processo di Avviamento si svolge nel Periodo di Avviamento, ed é costituito dall’insieme di tutte le attività necessarie per passare dalla situazione iniziale dei servizi (Servizi alla Stipula) alla

situazione a regime (Servizi Base) relativamente agli aspetti di tipo tecnico, organizzativo, risorse umane etc..

L’obiettivo è quello di attuare con successo tutte le operazioni necessarie per passare dall'ambiente iniziale alla fase di erogazione a regime dei Servizi Base.

Le fasi identificate sono:

1. Start-up.

2. Definizione di dettaglio del Piano di Avviamento

3. Attuazione del Piano di Avviamento.

4. Attività correlate:

− Attuazione piano economico/finanziario previsto dal progetto.

− Verifica budget/costi progetto.

− Gestione contratti con i Fornitori.

Stesura del Manuale Operativo, aggiornamento del Dossier Servizi ed esecuzione attività in conformità del Piano Qualità del Fornitore.

Accettazione da parte dell’Amministrazione dei risultati delle attività di avviamento e del

Manuale Operativo

Accettazione da parte del Fornitore della fine del Periodo di Avviamento.

E’ compito del Responsabile dell’Avviamento l’archiviazione nel Dossier Servizi del Piano di Avviamento.

In Tabella 2 sono illustrate in dettaglio le fasi del Processo di Avviamento.

Tabella 2: Fasi del Processo di Avviamento (Periodo di Avviamento)‌

Fase	Obiettivo	Responsabilità	Compiti
START-UP	◆ acquisire informazioni dal Contratto ◆ predisporre l'ambiente di lavoro ◆ costituire il gruppo di lavoro	Responsabile dell’Avviamento
DEFINIZIONE DETTAGLIATA DEL PIANO DI AVVIAMENTO	◆ Stesura del piano di dettaglio di tutte le attività necessarie ◆ Definizione dei criteri di uscita dall’avviamento verso il Servizio a regime	Responsabile dell’Avviamento
ATTUAZIONE DEL PIANO DI AVVIAMENTO	◆ Trasferimento delle responsabilità: gestione e conduzione delle operazioni. ◆ Conversione: implementazione/attuazione nuovo ambiente operativo. ◆ Stabilizzazione: messa a punto, test di accettazione. ◆ Controlli e verifiche.	Responsabile dell’Avviamento	◆ Ottenere/gestire le risorse previste (Hardware, Software, Personale..). ◆ Attivazione e controllo di tutte le attività previste nel processo di outsourcing. ◆ Perfezionare/validare piani di attività, rischi e procedure ◆ Gestire le modalità di lavoro/comunicazione tra Amministrazione, Fornitore ed altri eventuali fornitori ◆ Coordinare l'addestramento del personale coinvolto ◆ Rilevare e monitorare i livelli di servizio in essere ◆ Valutare la qualità del software applicativo ◆ Valutare la qualità dei dati ◆ Valutare la qualità del sistema documentale ◆ Eseguire il trasferimento di: ◆ Materiali/assets ◆ Documentazione ◆ Responsabilità ◆ Attività (operazioni, manutenzione/sviluppo sw applicativi, servizi di rete, etc...)

Fase

Obiettivo

Responsabilità

Compiti

◆ Eseguire il piano di "Conversione":

◆ Installazioni, tecnologie

◆ Trasferimento applicazioni

◆ Eseguire la "Stabilizzazione":

◆ Controllare le attività svolte in parallelo

◆ Affinare il livello di prestazione del Servizio.

◆ Gestire e risolvere eventuali anomalie riscontrate.

◆ Verificare la rispondenza delle soluzioni adottate rispetto alle aspettative/requisiti dell’Amministrazione.

◆ Il Responsabile della Avviamento avrà cura di:

◆ Organizzare/coordinare le attività e/o sviluppare specifici sotto-progetti.

◆ Collaborare con l’Amministrazione per predisporre ed attuare i piani di attività di responsabilità congiunta.

◆ Istituire un sistema di controllo di avanzamento lavori (revisioni periodiche con il Coordinatore dell’Amministrazione) e gestire eventuali

modifiche al Piano di Avviamento.

◆ Mantenere un costante controllo sul progetto; identificare, affrontare e risolvere eventuali variazioni e/o situazioni critiche.

◆ Attuare verifiche periodiche del rispetto dei termini del Contratto: tempi, risorse, costi, criteri di qualità e performance

◆ Coinvolgere il Responsabile di Contratto dell’Amministrazione in tutte le situazioni in cui possa sorgere controversia su aspetti contrattuali.

ATTUAZIONE PIANO ECONOMICO/FINAN ZIARIO PREVISTO DAL PIANO

◆ Effettuare le operazioni economico/finanziarie concordate con l’Amministrazione e previste dal Contratto:

◆ acquisizione/trasferimento

Direttore Lavori con il supporto del Responsabile dell’Avviamento

◆ Eseguire/verificare l'inventario degli assets di proprietà dell’Amministrazione ceduti al Fornitore.

◆ Subentrare/trasferire eventuali contratti con fornitori terzi.

◆ Controllare lo svolgimento delle operazioni finanziarie.

◆ Rilevare e gestire eventuali differenze riscontrate rispetto al piano

iniziale; concordare la soluzione delle anomalie riscontrate con

Fase	Obiettivo	Responsabilità	Compiti
	assets, ◆ subentro nei contratti attivi/passivi ed altre obbligazioni.		l’Amministrazione. ◆ Aggiornare, quando pertinente, la documentazione/Contratto.
VERIFICA DEL BUDGET E DEI COSTI DEL PIANO	◆ Controllare l'andamento delle spese sostenute e delle risorse impiegate nell'attuazione del Piano di Avviamento rispetto al budget previsto dal progetto.	Responsabile dell’Avviamento	◆ Raccogliere/valutare su base mensile o a tempi pre-definiti i dati di spesa e/o dell'impiego delle risorse durante l'esecuzione della fase di transizone. ◆ Evidenziare differenze riscontrate rispetto a quanto programmato. ◆ In caso di assorbimento di risorse maggiori di quelle pianificate, predisporre un piano alternativo.
GESTIONE DEI CONTRATTI CON I FORNITORI TERZI	◆ Controllare il rispetto degli obblighi contrattuali e la qualità delle prestazioni dei Fornitori terzi ◆ Gestire situazioni fuori linea.	Direttore Lavori	◆ Verificare costantemente il rispetto dei termini dei contratti. ◆ Analizzare eventuali deviazioni. ◆ Gestire eventuali problemi che possono impattare l'erogazione del Servizio a regime. ◆ Approvare lo stato avanzamento lavori per l' autorizzazione ai pagamenti dei Fornitori terzi.
STESURA MANUALE OPERAZIONI, DOSSIER SERVIZI ED ESECUZIONE PIANO QUALITÀ	◆ Documentare nel Manuale Operativo le procedure e le attività da eseguire nel periodo di erogazione del Servizio a regime, con l'accordo dell’Amministrazione. ◆ Archiviare nel Dossier Servizi online e cartaceo la documentazione richiesta. ◆ Effettuare le attività descritte	Responsabile dell’ Avviamento	Raccogliere e documentare tutte le informazioni necessarie alla fornitura del Servizio a regime con definizione di: ◆ Metodologia/modalità delle comunicazioni ◆ Orari di Servizio ◆ Business Recovery ◆ Problem/Change Management ◆ Processo di escalation ◆ Scadenziario ◆ Modalità di gestione Sw Applicativo ◆ Definizione/approfondimento dei processi di interazione Amministrazione/Fornitore (matrici delle responsabilità)

Fase

Obiettivo

Responsabilità

Compiti

nel documento Piano di Qualità.

◆ Standard operativi

◆ Dati tecnici

ACCETTAZIONE

DELL’AMMINISTRA ZIONE: PIANO DI RILASCIO, MANUALE OPERAZIONI

◆ Accettazione dell’Amministrazione del Piano di Rilascio .

◆ Accettazione dell’Amministrazione del Manuale Operativo.

◆ Eventuale preparazione del Piano di Post Rilascio.

Responsabile dell’Avviamento Amministrazione (Direttore Lavori, Responsabile del Contratto, Responsabili dei Servizi)

◆ Ottenere dall’Amministrazione l'accettazione del Piano di Rilascio.

◆ Effettuare revisioni di post-installazione quando ritenute necessarie.

◆ Disattivare l'ambiente di origine, quando previsto.

◆ Stesura dettagliata del Piano di Post Rilascio.

◆ Verifica dei criteri per il termine della fase di Avviamento.

◆ Aggiornamento della documentazione prevista al completamento della fase di Avviamento.

◆ Definizione di un piano per la soluzione di eventuali punti in sospeso.

6.4.3 Gestione dei Periodi Transitori ‌

La gestione di un Periodo Transitorio è necessaria in conseguenza della attuazione di Modifiche Straordinarie del Contratto (Rif. paragrafo 6.8).

L’attuazione delle suddette modifiche può implicare, ad esempio, i seguenti cambiamenti:

− cambiamenti dei volumi dei servizi erogati;

− cambiamenti dei livelli di servizio;

− introduzioni di nuovi servizi;

− progetti di migrazione tecnologica e infrastrutturale.

La gestione dei suddetti cambiamenti implica la definizione di un Periodo Transitorio di messa a regime per il monitoraggio e la messa a punto delle nuove infrastrutture, dei servizi erogati e dei livelli di servizio, nonché l’integrazione con altri servizi coinvolti.

La gestione del Periodo Transitorio avverrà tramite un apposito Piano di Transizione, definito nel seguito.

La gestione del Periodo Transitorio avrà come riferimento fondamentale:

− il Contratto completo di Capitolato Tecnico ed Allegati;

− il Manuale Operativo.

Al termine del Periodo Transitorio verranno resi disponibili gli aggiornamenti della seguente documentazione:

− Manuale Operativo

− Inventario4 (sia Hardware sia Sw di Base e Sw)

− Architettura del SIDI

− Dossier Servizi

6.4.3.1 Struttura organizzativa per la gestione del Periodo Transitorio

La gestione del Periodo Transitorio avverrà a cura del Comitato Operativo, nell’ambito del quale saranno presenti i Responsabili dei Servizi coinvolti sia da parte dell’Amministrazione che da parte del Fornitore.

L’Amministrazione ed il Fornitore dovranno individuare le persone che nei diversi ruoli parteciperanno alla definizione e all’implementazione del Piano di Transizione.

6.4.3.2 Validità dei Livelli di Servizio e delle Penali

Durante il Periodo Transitorio rimarranno validi i Livelli di Servizio e le penali definiti nel presente Contratto o quelli definiti a seguito di eventuali modifiche precedenti a quelle oggetto del Periodo Transitorio stesso preso in considerazione.

Nel caso che le modifiche in oggetto comportino variazioni dei Livelli di Servizio, i nuovi Livelli di Servizio entreranno in vigore al termine del Periodo Transitorio, senza soluzione di continuità con i precedenti Livelli di Servizio.

4 Revisionato e validato congiuntamente tra Amministrazione e Fornitore

6.4.3.3 Piano di Transizione

Il Piano di Transizione è il piano operativo predisposto a cura del Fornitore per la gestione del

Periodo Transitorio.

Nel piano dovranno essere dettagliati:

− attività, tempi, impegni

− persone e competenze necessarie ed assegnazione alle attività

− punti di controllo e momenti di verifica dei risultati attesi ed i criteri di accettazione

− criteri di uscita dal Periodo Transitorio

− punti di intersezione con eventuali altri progetti

− costi e rischi

− tempificazione degli incontri per verifica dello stato avanzamento attività.

Per la gestione del progetto si utilizzeranno la metodologia e gli strumenti di gestione concordati fra le Parti.

6.4.3.4 Processo di Transizione

Il Processo di Transizione si svolge nel Periodo Transitorio, ed é costituito dall’insieme di tutte le attività necessarie per passare con successo dalla situazione precedente alla modifica in corso di attuazione, alla nuova situazione a regime, relativamente agli aspetti di tipo tecnico, organizzativo, risorse umane, ecc..

Le fasi identificate sono:

1. Analisi di Fattibilità Negoziazione

Definizione di dettaglio del Piano di Transizione Attuazione del Piano di Transizione.

Attività correlate:

− Attuazione piano economico/finanziario previsto dal progetto.

− Verifica budget/costi progetto.

− Gestione contratti con i Fornitori.

Aggiornamento del Manuale Operativo, aggiornamento del Dossier Servizi ed esecuzione attività in conformità del Piano Qualità del Fornitore.

Accettazione da parte dell’Amministrazione dei risultati delle attività di transizione e del

Manuale Operativo

Accettazione da parte del Fornitore della fine del Periodo Transitorio.

In Tabella 3 sono illustrate in dettaglio le fasi del Processo di Transizione relativo al Periodo Transitorio.

Tabella 3: Fasi del Processo di Transizione (Periodo Transitorio)‌

Fase	Obiettivo	Responsabilità	Compiti
ANALISI DI FATTIBILITA’	◆ Analizzare i requisiti dell’Amministrazione ◆ Predisporre una proposta tecnico/economica	Fornitore
NEGOZIAZIONE	◆ Definire nei dettagli il Progetto implementativo e gli eventuai aspetti economici	Fornitore Amministrazione
DEFINIZIONE DETTAGLIATA DEL PIANO DI TRANSIZIONE	◆ Stesura del piano di dettaglio di tutte le attività necessarie ◆ Definizione dei criteri di uscita dal Transitorio verso la nuova fase di regime	Fornitore
ATTUAZIONE DEL PIANO DI TRANSIZIONE	◆ implementazione/attuazione nuovo ambiente operativo. ◆ messa a punto, test di accettazione. ◆ Controlli e verifiche.	Fornitore	◆ Ottenere/gestire le risorse previste (Hardware, Software, Personale..). ◆ Attivazione e controllo di tutte le attività previste nel processo di transizione. ◆ Perfezionare/validare piani di attività, rischi e procedure ◆ Gestire le modalità di lavoro/comunicazione tra Amministrazione, Fornitore ed altri eventuali fornitori ◆ Coordinare l'addestramento del personale coinvolto ◆ Definire e monitorare i i nuovi livelli di servizio ◆ Eseguire: ◆ Installazioni, tecnologie ◆ Trasferimento applicazioni ◆ Eseguire la "Stabilizzazione": ◆ Controllare le attività svolte in parallelo ◆ Affinare il livello di prestazione del Servizio.

Fase	Obiettivo	Responsabilità	Compiti
			◆ Gestire e risolvere eventuali anomalie riscontrate. ◆ Verificare la rispondenza delle soluzioni adottate rispetto alle aspettative/requisiti dell’Amministrazione. Il Fornitore avrà cura di: ◆ Organizzare/coordinare le attività e/o sviluppare specifici sotto-progetti. ◆ Collaborare con l’Amministrazione per predisporre ed attuare i piani di attività di responsabilità congiunta. ◆ Istituire un sistema di controllo di avanzamento lavori (revisioni periodiche con il Coordinatore dell’Amministrazione) e gestire eventuali modifiche al Piano di Transizione. ◆ Mantenere un costante controllo sul progetto; identificare, affrontare e risolvere eventuali variazioni e/o situazioni critiche. ◆ Attuare verifiche periodiche del rispetto dei termini del Contratto: tempi, risorse, costi, criteri di qualità e performance ◆ Coinvolgere il Responsabile di Contratto dell’Amministrazione in tutte le situazioni in cui possa sorgere controversia su aspetti contrattuali.
ATTUAZIONE PIANO ECONOMICO/FINAN ZIARIO PREVISTO DAL PIANO	◆ Effettuare le operazioni economico/finanziarie concordate con l’Amministrazione: ◆ acquisizione/trasferimento assets, ◆ subentro nei contratti attivi/passivi ed altre obbligazioni.	Amministrazione (supporto del Fornitore)	◆ Aggiornare l'inventario degli assets. ◆ Controllare lo svolgimento delle operazioni finanziarie. ◆ Rilevare e gestire eventuali differenze riscontrate rispetto al piano iniziale; concordare la soluzione delle anomalie riscontrate con l’Amministrazione. ◆ Aggiornare, quando pertinente, la documentazione/Contratto.
VERIFICA DEL BUDGET E DEI COSTI DEL PIANO	◆ Controllare l'andamento delle spese sostenute e delle risorse impiegate	Fornitore	◆ Raccogliere/valutare su base mensile o a tempi pre-definiti i dati di spesa e/o dell'impiego delle risorse durante l'esecuzione della fase di transizone.

Fase	Obiettivo	Responsabilità	Compiti
	nell'attuazione del Piano di Transizione rispetto al budget previsto dal progetto.		◆ Evidenziare differenze riscontrate rispetto a quanto programmato. ◆ In caso di assorbimento di risorse maggiori di quelle pianificate, predisporre un piano alternativo.
GESTIONE DEI CONTRATTI CON I FORNITORI TERZI	◆ Controllare il rispetto degli obblighi contrattuali e la qualità delle prestazioni dei Fornitori terzi ◆ Gestire situazioni fuori linea.	Amministrazione	◆ Verificare costantemente il rispetto dei termini dei contratti. ◆ Analizzare eventuali deviazioni. ◆ Gestire eventuali problemi che possono impattare l'erogazione del Servizio a regime. ◆ Approvare lo stato avanzamento lavori per l' autorizzazione ai pagamenti dei Fornitori terzi.
AGGIORNAMENTO MANUALE OPERAZIONI, DOSSIER SERVIZI ED ESECUZIONE PIANO QUALITÀ	◆ Documentare nel Manuale Operativo le modifiche alle procedure ed ai parametri fondamentali dei Servizi (volumi di riferimento, livelli di servizio,..). ◆ Archiviare nel Dossier Servizi online e cartaceo la eventuale documentazione relativa ad accordi ufficiali. ◆ Effettuare le attività descritte nel documento Piano di Qualità.	Fornitore	◆ Raccogliere e documentare tutte le variazioni intervenute a seguito della attuazione della Modifica.
ACCETTAZIONE DELL’AMMINISTRA ZIONE: PIANO DI RILASCIO, MANUALE OPERAZIONI	◆ Accettazione dell’Amministrazione del Piano di Rilascio . ◆ Accettazione dell’Amministrazione del	Amministrazione Fornitore	◆ Ottenere dall’Amministrazione l'accettazione del Piano di Xxxxxxxx (comprensivo del Piano di Fall-Back). ◆ Disattivare l'ambiente di origine, quando previsto. ◆ Stesura dettagliata del Piano di Post Rilascio. ◆ Verifica dei criteri per il termine della fase di transizione.

Fase

Obiettivo

Responsabilità

Compiti

Manuale Operativo.

◆ Eventuale preparazione del Piano di Post Rilascio.

◆ Aggiornamento della documentazione prevista al completamento della fase di Transizione.

◆ Definizione di un piano per la soluzione di eventuali punti in sospeso.

6.5. GESTIONE DEL CICLO DI VITA DELLE ATTIVITÀ DI EVOLUZIONE DEL SIDI

6.5.1 Premessa

L’evoluzione del SIDI viene attuata attraverso:

A. il progetto di reingegnerizzazione del SIDI;

B. i nuovi sviluppi software e la manutenzione evolutiva;

C. l’attuazione di Progetti Speciali;

D. la presa in carico di applicazioni sviluppate da società od Enti diversi dal Fornitore.

Nei casi A,..C la gestione del ciclo di vita prevede i seguenti passi fondamentali:

1. attivazione degli interventi: ovvero definizione dei requisiti dell’Amministrazione e loro trasferimento al Fornitore;

2. realizzazione degli interventi: che consiste nelle attività condotte dal Fornitore per realizzare quanto concordato con l’Amministrazione;

3. accettazione dei risultati: che consiste nelle attività, in genere svolte congiuntamente da Amministrazione e Fornitore, per la validazione di quanto realizzato;

4. gestione delle modifiche contrattuali indotte dalla implementazione dello sviluppo.

Le fasi 1, 3 e 4 implicano l’interazione tra Amministrazione e Fornitore e, dunque, necessitano della definizione di procedure per la loro gestione.

Poiché le procedure per la gestione delle modifiche contrattuali sono definite nel paragrafo 6.8, di seguito vengono illustrate le procedure per la gestione della attivazione e per l’accettazione delle evoluzioni del SIDI.

Nel caso D il Fornitore è tenuto a valutare il funzionamento e le caratteristiche tecniche delle applicazioni sviluppate da altre società od Enti delle quali l’Amministrazione richieda la presa in carico nell’ambito del Servizio di Collaudo descritto nella specifica scheda.

6.5.2 Procedura di attivazione

La procedura di attivazione prevede le fasi riportate nella tabella seguente.

Tabella 4: Fasi della procedura di attivazione dell’evoluzione del SIDI

Fase	Descrizione	Documentazione	Responsabilità
1. Definizione delle esigenze e richiesta di attivazione	Il Responsabile di Contratto dell’Amministrazione presenta una richiesta ufficiale al Fornitore	▪ Progetto di reingegnerizzazione del SIDI: linee guida (capitolo 2) ▪ Progetti Speciali: Documento Requisiti / studio Fattibilità ▪ Nuovi sviluppi: Studio di Fattibilità	Amministrazione
2. Valutazione da parte del Fornitore	Valutazione da parte del Fornitore della richiesta in termini di fattibilità, impatto e costi	--	Fornitore
3. Proposta di soluzione	Accettazione della richiesta e proposta di soluzione da parte del Fornitore	▪ Progetto di reingegnerizzazione del SIDI: Progetto di reingegnerizzazione del SIDI (Allegato 10) ▪ Progetti Speciali: Progetto tecnico ▪ Nuovi sviluppi: Specifiche Funzionali	Fornitore
4. Autorizzazione	Contrattazione ed autorizzazione dell’Amministrazione	--	Amministrazione

La documentazione predisposta dal Fornitore per la proposta di soluzione deve essere sufficientemente strutturata per consentire una chiara individuazione delle funzionalità che verranno realizzate, in modo da facilitare la successiva fase di collaudo.

6.5.3 Pianificazione delle attività e Piano di Progetto per lo sviluppo (PPS)

Tutte le attività per l’evoluzione del SIDI (Progetti speciali, nuovi sviluppi, manutenzione evolutiva) prevedono la predisposizione di un apposito Piano di Progetto per lo sviluppo, nel quale dovranno essere almeno specificati:

− Attività;

− Tempi

− Impegni del personale e competenze necessarie

− interdipendenza delle attività (diagramma di GANTT,…)

− costi e rischi

− punti di controllo e momenti di verifica dei risultati attesi ed i criteri di accettazione

− punti di intersezione con eventuali altri progetti

Nel caso specifico degli sviluppi software tale piano assumerà la denominazione di Piano delle Attività di Sviluppo (PAS) e dovrà prevedere le fasi individuate nel processo di sviluppo, specificato nella scheda servizio per lo Sviluppo Software, e nel par. 7.4.1.

Nel piano dovranno essere contenuti, per ogni funzione applicativa realizzata, tutti gli elementi che consentano all’Amministrazione di pianificare i costi relativi allo sviluppo applicativo (volumi in FP realizzati, principali milestone,,,).

I contenuti specifici del PAS e la procedura per la sua gestione saranno concordati tra Amministrazione e Fornitore durante il periodo di Avviamento del contratto.

6.5.4 Procedure di Collaudo ‌

L’Amministrazione attraverso le operazioni di collaudo accerterà la rispondenza alle relative specifiche tecniche e funzionali dei prodotti dello sviluppo (Progetto di reingegnerizzazione del SIDI, Progetti Speciali, nuovi sviluppi software e manutenzione evolutiva).

L’esecuzione delle attività di collaudo è di responsabilità del Fornitore: l’Amministrazione può richiedere la partecipazione alle suddette attività, ovvero si riserva di verificare i risultati delle stesse sulla base della documentazione predisposta dal Fornitore secondo quanto specificato di seguito.

La descrizione del processo di collaudo è riportata in sintesi nella Tabella 5. La descrizione dettagliata degli aspetti tecnici relativi alla esecuzione delle attività di Test e Collaudo per lo sviluppo di nuove applicazioni è riportata nella Scheda Servizio relativa allo Sviluppo Software.

Tabella 5. Procedura di gestione delle attività di collaudo ‌

Fase	Descrizione	Documentazione prodotta	Responsabilità (supporto)
1. Invio del Piano di Collaudo	▪ Stesura ed invio del Piano di Collaudo;	▪ Piano di Collaudo	Fornitore
2. Accettazione del Piano di Collaudo	▪ Verifica della adeguatezza del Piano di Collaudo con il supporto del Monitore	▪ Piano di Collaudo (revisionato dal Fornitore sulla base delle indicazioni dell’Amministrazione)	Amministrazione (Monitore)
3. Predisposizione dell’ambiente di collaudo	▪ Invio della comunicazione di pronti al collaudo; ▪ convocazione della sessione di collaudo; ▪ individuazione, per tutte le parti coinvolte, delle risorse umane da rendere disponibili per le sessioni di collaudo; ▪ predisposizione delle “condizioni di collaudo”;	--	Fornitore
4. Esecuzione del collaudo	▪ Disponibilità dei prodotti oggetto del collaudo ▪ Esecuzione delle “prove di collaudo”; ▪ redazione dei Verbali di Collaudo5;	▪ Verbali di Collaudo	Fornitore (Amministrazione)
5. Valutazione dell’esito del collaudo	▪ Valutazione dei risultati e dell’esito complessivo del collaudo sulla base dei criteri di accettabilità contenuti nel Piano di Collaudo e dei Verbali di Collaudo;	Relazione di collaudo	Fornitore (Amministrazione, Monitore )
6. Formalizzazione	▪ Approvazione della Relazione di Collaudo a fronte dell’esito dell’attività di collaudo. ▪ Consegna dei prodotti collaudati	▪ Relazione di Collaudo (positivo o negativo) ▪ Prodotto collaudato (solo in caso di collaudo positivo	Amministrazione (Fornitore)

6.5.4.1 Documentazione a corredo dell’attività di collaudo

Di seguito viene descritta la documentazione standard che deve essere prodotta nell’ambito dello svolgimento delle attività di collaudo.

Per ognuna delle modalità di evoluzione del SIDI (Progetto di reingegnerizzazione del SIDI, Progetti Speciali, nuovi sviluppi software e manutenzione evolutiva) tale documentazione può essere specializzata in documenti specifici.

6.5.4.1.1 Verbale di collaudo

Il Verbale di Collaudo viene prodotto nel caso in cui il personale dell’Amministrazione partecipa alle attività di collaudo.

5 La redazione del verbale è necessaria solamente nel caso di partecipazione diretta dell’Amministrazione alle attività di collaudo

Il Xxxxxxx viene compilato durante le visite di collaudo nelle quali avviene la verifica della rispondenza del prodotto alle specifiche di progetto/ specifiche funzionali ed al contratto.

Tale documento dovrà contenere:

− tutti i dati identificativi del prodotto, del luogo di verifica, del rappresentante dell’Amministrazione, del rappresentante del Fornitore e di tutti i partecipanti alle operazioni;

− la descrizione dettagliata delle verifiche effettuate in termini qualitativi e quantitativi;

− la descrizione dettagliata dei risultati ottenuti da ciascuna prova effettuata, senza giudizio alcuno o commento.

Il verbale di collaudo deve essere firmato dal rappresentante dell’Amministrazione e dal rappresentante del Fornitore.

6.5.4.1.2 Relazione di collaudo

La relazione di collaudo viene compilata dal Fornitore sulla base dei risultati delle prove di collaudo e/o delle risultanze emerse dai verbali di collaudo eventualmente prodotti.

Nella relazione vengono messi a confronto gli elementi oggettivi risultanti dalle prove e le deduzioni sull’esito del collaudo in riferimento ai Criteri di Accettazione contenuti nel Piano di Collaudo.

Ulteriori contenuti della relazione sono:

− eventuali condizioni o restrizioni per il collaudo;

− eventuali provvedimenti da prendere nel caso in cui l’opera sia risultata non collaudata;

− il conteggio finale dei FP e delle LOC (nel caso di sviluppi software /manutenzione evolutiva);

La Relazione di Xxxxxxxx deve essere comunicata all’Amministrazione entro 5 (cinque) giorni dalla conclusione dell’attività.

Nel caso di sviluppo software la Relazione di Collaudo deve contenere i Software Test Report

specificati nella relativa Scheda Servizio.

La relazione sarà firmata per accettazione dall’Amministrazione in caso di esito positivo del collaudo.

6.5.4.1.3 Piano di collaudo

Il Piano di Collaudo predisposto dal Fornitore deve contenere le norme operative per l’effettuazione delle attività, nonché i criteri di accettazione dei prodotti sottoposti al collaudo.

In particolare dovranno essere riportate le seguenti informazioni:

− norme generali;

− designazione, da parte del Fornitore, del proprio rappresentante per la fase di collaudo e delle risorse in possesso delle specifiche competenze ritenute necessarie che lo coadiuveranno nello svolgimento dell’attività;

− pianificazione di dettaglio delle prove di collaudo (nel caso dello sviluppo software le informazioni sono specificate nel Software Test Plan e nel Software Test Description);

− condizioni di collaudo (nel caso dello sviluppo software le informazioni sono specificate nel

Software Test Plan);

− sottosistemi o moduli o componenti sottoposti a verifica (nel caso dello sviluppo software le informazioni sono specificate nel Software Test Description);

− criteri di gestione dei malfunzionamenti (correzione di errori, non aderenza ai requisiti; nel caso dello sviluppo software le informazioni sono specificate nel Software Test Description);

− tipologie di test previste (nel caso dello sviluppo software le informazioni sono specificate nel Software Test Plan);

− ambiente hardware e software richiesto (nel caso dello sviluppo software le informazioni sono specificate nel Software Test Plan);

− condizioni di accettabilità/ uscita dal collaudo (nel caso dello sviluppo software le condizioni sono specificate nella relativa Scheda Servizio).

Il Piano di Collaudo deve prevedere:

− la registrazione dei test eseguiti (risultati dell’esecuzione dei test);

− la modalità di rilevazione delle anomalie;

− la classificazione degli errori/malfunzionamenti in base alla severità;

− indicazioni circa le competenze che devono essere posseduto del personale collaudatore per lo svolgimento dell'attività e per l’eventuale utilizzo di strumenti automatici per la gestione dei test.

6.5.4.2 Obblighi

Di seguito sono specificati gli obblighi per il Fornitore e per l’Amministrazione in merito alle attività di collaudo:

1. La pianificazione delle attività di collaudo, effettuata a carico del Fornitore, deve garantire il completamento del collaudo stesso entro i termini previsti per la consegna dei prodotti: ritardi nel completamento del collaudo, ovvero esiti negativi dello stesso, implicano l’applicazione delle eventuali penali per ritardata consegna.

Le parti concordano che la data di pronti al collaudo coinciderà con la data di disponibilità dei prodotti oggetto del collaudo: tale disponibilità non può essere considerata come consegna dei prodotti oggetto del collaudo ai fini del rispetto delle pianificazioni per la realizzazione dei prodotti stessi.

Le modalità con cui vengono resi disponibili all’Amministrazione i prodotti oggetto di collaudo devono essere concordate nell’ambito delle attività del Comitato Operativo in fase di attivazione dello sviluppo. Nel caso di prodotti software si intende che gli elementi di configurazione realizzati dal Fornitore saranno resi disponibili su supporto CD-WORM. Si specifica che nel caso di sviluppi software a corredo dei prodotti rilasciati deve essere specificata anche la loro dimensione con le metriche adottate (LOC, FP,…). Tale obbligo vale anche per i rilasci relativi al Progetto di reingegnerizzazione del SIDI.

In caso di esito positivo del collaudo i prodotti saranno consegnati all’Amministrazione con le stesse modalità previste per la loro disponibilità al collaudo. Tale consegna

rappresenta la conclusione ufficiale delle attività ai fini del rispetto della pianificazione per lo sviluppo e per l’applicazione di eventuali penali per ritardata consegna.

L’Amministrazione deve specificare i casi in cui intende partecipare attivamente alle attività di collaudo: la comunicazione deve avvenire almeno un mese prima della consegna del Piano di Collaudo per consentire la pianificazione dei test tenendo in considerazione la presenza di risorse dell’Amministrazione stessa. In ogni caso deve essere formata una Commissione di Collaudo, composta da un massimo di 3 membri nominati dall’Amministrazione, in contraddittorio con un rappresentante designato dal Fornitore, eventualmente coadiuvato da risorse del Fornitore medesimo in possesso delle competenze necessarie. La commissione dovrà essere insediata entro 5 (cinque) giorni dalla data di pronti al collaudo.

Il Piano di collaudo dovrà essere predisposto dal Fornitore in conformità a quanto previsto nel paragrafo 6.5.4.1.3 con sufficiente anticipo rispetto alla data di consegna ufficiale dei prodotti per consentire lo svolgimento del collaudo con i tempi previsti, tenendo in considerazione i necessari margini di sicurezza. Il Piano dovrà in ogni caso essere inviato almeno entro i 30 (trenta) giorni precedenti la data prevista di pronti al collaudo

Non si potrà procedere alle operazioni di collaudo se non previa approvazione da parte dell’Amministrazione del Piano di collaudo. Il Piano di collaudo si intenderà a tutti gli effetti approvato in difetto di rilievi dall'Amministrazione, formulati entro 15 giorni dal suo ricevimento, in merito alla non conformità del piano medesimo a quanto previsto nel paragrafo 6.5.4.1.3. In caso di rilievi da parte dell’Amministrazione, l’Appaltatore si obbliga sin d’ora ad apportare al Piano di collaudo le modifiche necessarie.

Il Fornitore si impegna a predisporre l’ambiente tecnico idoneo a svolgere le prove di collaudo entro 7 (sette) giorni lavorativi dalla data di comunicazione del pronti al collaudo, salvo diverso accordo tra le parti.

In caso di esito, in tutto o in parte, negativo del collaudo, il Fornitore dovrà porre rimedio, con oneri a proprio carico, ai vizi e difetti rilevati dalla commissione di collaudo entro un massimo di 30 (trenta) giorni solari successivi alla data di decorrenza della Relazione di Collaudo. Il secondo collaudo dovrà essere completato entro i successivi

10 (dieci) giorni lavorativi. Qualora il secondo collaudo risulti negativo, l’Amministrazione, valutata la natura e l’entità delle anomalie riscontrate, potrà, a propria discrezione:

− concedere, fermo restando l’applicazione delle relative penali, un ulteriore ultimo termine non superiore ai trenta giorni, per la rimozione dei vizi e difetti riscontrati nel secondo collaudo;

− attivare le procedure di escalation descritte nel paragrafo 6.14.

Tutti i periodi successivi all’esito negativo del primo collaudo saranno considerati ai fini del calcolo delle penali per ritardata consegna con la sola esclusione dei tempi relativi ad attività esclusivamente a carico dell’Amministrazione (sottoscrizione relazioni di collaudo, ultimo punto Tabella 5).

La documentazione dei prodotti sottoposti al collaudo è oggetto del collaudo stesso.

6.6. ATTUAZIONE DELLE POLITICHE TECNOLOGICHE

Il processo di attuazione delle politiche tecnologiche consiste nella progettazione, implementazione e messa in esercizio da parte dell’Amministrazione e del Fornitore dei

cambiamenti alle infrastrutture tecnologiche e/o all’erogazione dei servizi, a seguito delle decisioni assunte dai Responsabili di Contratto in merito all’attuazione di cambiamenti delle Politiche Tecnologiche dell’Amministrazione.

Alla data di decorrenza del presente Contratto le Politiche Tecnologiche dell’Amministrazione sono descritte nel capitolo 2 del Capitolato.

6.6.1 Processo di attuazione

A seguito della ridefinizione delle Politiche Tecnologiche, sarà avviata, tra il Fornitore e l’Amministrazione, l’attività di definizione del Piano di attuazione del Cambiamento per gli ambienti tecnologici indicati ed eventuali servizi connessi.

Tale attività si concretizza in:

− per l’Amministrazione: implementazione delle Politiche Tecnologiche di cui sopra tramite progetti attuativi (organizzativi, tecnologici, applicativi, …), in funzione delle proprie situazioni correnti e delle necessità specifiche, ed eventuali richieste al Fornitore di Gestione di una Modifica Straordinaria;

− per il Fornitore: supporto alla pianificazione ed implementazione dei progetti, di cui sopra, ed adeguamento della propria infrastruttura tecnologica e relativi servizi, secondo le procedure di gestione di una Modifica Straordinaria, come indicato nel paragrafo 6.8.

Per l’area Telecomunicazioni, si intende che l’Amministrazione sarà responsabile della propria Programmazione Tecnologica (avvalendosi della collaborazione del Fornitore di Telecomunicazioni).

Il Fornitore renderà disponibile, se richiesto dall’Amministrazione, il necessario supporto e coordinamento nei confronti del Fornitore di Telecomunicazioni con l’obiettivo del raggiungimento della consistenza finale dell’infrastruttura tecnologica.

Le richieste al Fornitore dei suddetti servizi di supporto per attività di consulenza, progettazione e realizzazione, nell’ambito della evoluzione tecnologica, saranno regolate dalle stesse procedure previste per le Modifiche Straordinarie e valorizzate secondo quanto descritto nel capitolo 2.1 per quanto riguarda i progetti speciali.

6.7. ATTUAZIONE DELLE POLITICHE DI SICUREZZA

Il processo di attuazione delle politiche di sicurezza consiste nella progettazione, implementazione e messa in esercizio da parte dell’Amministrazione e del Fornitore dei cambiamenti alle infrastrutture tecnologiche e/o all’erogazione dei servizi, a seguito delle decisioni assunte dai Responsabili di Contratto in merito all’attuazione di cambiamenti delle Politiche di Sicurezza dell’Amministrazione.

Alla data di decorrenza del presente Contratto le Politiche di Sicurezza dell’Amministrazione sono descritte nel capitolo 2 del presente capitolato.

6.7.1 Processo di attuazione

Poiché alla data di decorrenza del presente Contratto le Politiche di Sicurezza dell’Amministrazione sono definite a livello di linee guida generiche, le Parti concordano che durante il Periodo di Avviamento esse verranno definite in maniera dettagliata, anche sulla base delle prassi già in uso.

In particolare:

− Il Fornitore dovrà supportare l’Amministrazione affinché le procedure e le attività operative associate all’infrastruttura siano in linea con le attuali prassi di sicurezza dell’Amministrazione. Qualora le attuali prassi di sicurezza risultassero non documentate e/o, ad un esame congiunto, non adeguate, sarà concordato un progetto congiunto da valorizzare.

− Il Fornitore notificherà all’Amministrazione un referente per tutto ciò che riguarda la sicurezza dei dati e delle apparecchiature, definito Responsabile della Sicurezza. Il Responsabile della Sicurezza dovrà fornire report sui rilevamenti e gli incidenti inerenti la sicurezza e sarà responsabile della notifica all’Amministrazione dei problemi sulla disponibilità, integrità e confidenzialità delle informazioni che fanno capo ai diversi ambienti operativi definiti.

− L’Amministrazione nominerà il proprio Responsabile della Sicurezza il quale comunicherà al Fornitore le specifiche riguardanti il trattamento dei dati in modo tale che il Fornitore possa elaborare un piano per la sicurezza.

A seguito della emissione delle Politiche di Sicurezza, sarà avviata, tra il Fornitore e l’Amministrazione, l’attività di definizione del Piano di attuazione del Cambiamento delle procedure e delle attività operative associate all’infrastruttura.

Tale attività si concretizza in:

− Per l’Amministrazione: implementazione delle Politiche di Sicurezza di cui sopra tramite progetti attuativi (organizzativi, tecnologici, applicativi, …), in funzione delle proprie situazioni correnti e delle necessità specifiche, ed eventuali richieste al Fornitore di Gestione di una Modifica Straordinaria;

Per l’area Telecomunicazioni si intende che l’Amministrazione sia responsabile della propria implementazione delle Politiche di Sicurezza (avvalendosi della collaborazione del Fornitore di Telecomunicazioni).

Il Fornitore rende disponibile il necessario supporto e coordinamento (dove richiesto dall’Amministrazione) nei confronti del Fornitore di Telecomunicazioni con l’obiettivo del raggiungimento dei livelli di sicurezza previsti.

Le richieste al Fornitore dei suddetti servizi di supporto per attività di consulenza, progettazione e realizzazione, nell’ambito della evoluzione delle Politiche di Sicurezza, saranno regolate dalle stesse procedure previste per le Modifiche Straordinarie e valorizzate secondo quanto descritto nel capitolo 2.1 per quanto riguarda i progetti speciali.

6.8. GESTIONE DELLE MODIFICHE CONTRATTUALI‌

6.8.1 Gestione delle Modifiche

Con Gestione delle Modifiche si vuole indicare l’insieme di processi di pianificazione, dei processi operativi e delle relative attività, finalizzato al continuo e coerente adeguamento delle infrastrutture e dei servizi oggetto del presente Contratto, a fronte dei cambiamenti delle esigenze dell’Amministrazione e/o di obsolescenza tecnologica/funzionale delle infrastrutture, di variazioni delle Politiche Tecnologiche e di Sicurezza dell’Amministrazione e delle azioni relative all’adeguamento delle tariffe.

Le modifiche con cui sono supportati gli adeguamenti di cui sopra, sono così classificate:

1. Modifiche Standard;

2. Xxxxxxxxx Xxxxxxxxxxxxx; e sono relative a:

− variazioni ai volumi pianificati (baseline);

− variazioni alle modalità di erogazione contrattuali (livelli di servizio);

− creazione di nuovi servizi;

− adeguamenti tecnologici infrastrutturali e/o dei requisiti di sicurezza.

Per ognuna di queste modifiche è definito lo specifico processo di gestione, le attività conseguenti, e la relativa modalità di determinazione del corrispettivo dovuto al Fornitore.

6.8.2 Modifiche Standard

Per modifiche standard si intendono i cambiamenti dei volumi di servizio pianificati, all’inizio nell’ambito del Contratto, e successivamente nelle eventuali ripianificazioni annuali (baseline),

Si intende che i servizi sono erogati con i livelli di servizio previsti nel Contratto.

Questi cambiamenti non prevedono specifiche attività aggiuntive od oneri economici ulteriori rispetto a quanto contrattualmente definito.

La gestione delle suddette modifiche avviene a carico del Comitato Operativo.

6.8.3 Modifiche Straordinarie

Per modifiche straordinarie si intendono i cambiamenti riferiti a:

− variazioni di uno o più dei seguenti aspetti:

▪ volumi superiori al Limite di Garanzia,

▪ livelli di servizio,

▪ ambiti tecnologici;

− introduzione di nuovi servizi;

− progetti di migrazione tecnologica infrastrutturale (non già previsti nel Periodo di Avviamento), ad esempio conseguenti a modifiche indotte dalle Politiche Tecnologiche e di Sicurezza e/o alla implementazione dei Progetti Speciali;

− servizi progettuali e di consulenza;

− altro.

La gestione di questo tipo di cambiamento comporta per il Fornitore l’approntamento di specifiche risorse e/o l’effettuazione di nuovi investimenti. E’ condotta un’analisi di fattibilità, uno specifico progetto, un piano di attuazione (Piano di Transizione) ed una negoziazione economica. Si dovrà prevedere un Periodo Transitorio di messa a regime per il monitoraggio e la messa a punto delle nuove infrastrutture, dei servizi erogati e dei livelli di servizio, nonché l’integrazione con altri servizi coinvolti.

Le Modifiche Straordinarie sono valorizzate secondo quanto descritto nel Capitolo 7 relativamente ai Servizi di Fornitura, cui devono essere aggiunti eventuali ulteriori specifici nuovi investimenti.

Per questa tipologia di attività il processo di gestione è attivato tramite un’apposita richiesta ufficiale inoltrata dal Responsabile di Contratto dell’Amministrazione al Responsabile di Contratto del Fornitore.

Il Processo viene successivamente attuato dal Comitato Strategico.

6.8.4 Procedura di Gestione delle Modifiche

Di seguito sono riportati i passi procedurali di massima per l‘attivazione delle Modifiche Straordinarie:

1. definizione del piano dei fabbisogni e richiesta ufficiale di cambiamento da parte del Responsabile del Contratto dell’Amministrazione da presentare al Responsabile di Contratto del Fornitore;

2. valutazione da parte del Fornitore della richiesta in termini di fattibilità, impatto e costi;

3. accettazione della richiesta e proposta di soluzione (progetto di massima tecnico/economico e relativo Piano di Transizione) da parte del Fornitore, in caso di Modifiche Straordinarie;

4. contrattazione ed autorizzazione;

5. definizione del piano dettagliato delle attività e responsabilità;

6. eventuale aggiornamento contrattuale (compensi e/o allegati tecnici indicati nel Manuale Operativo);

7. approvazione finale da parte dell’Amministrazione e del Fornitore;

8. implementazione;

9. notifica della conclusione delle attività e produzione di report (ove previsto);

10. registrazione in un registro/archivio di tutte le richieste e del relativo iter seguito;

11. gestione del Periodo Transitorio (rilascio graduale, formazione, coinvolgimento di servizi quale il Service Desk, verifica livelli di servizio, ecc…);

12. entrata a regime della erogazione del servizio.

6.9. REVISIONE DELLA BASELINE E DEI LIMITI DI GARANZIA‌

6.9.1 Inizializzazione e revisione della baseline

Il valore iniziale della baseline per i servizi a cui si applica è definito sulla base dei volumi di servizio stimati riportati nelle relative Schede Servizio.

Il valore della baseline viene revisionato durante la fase di pianificazione dei fabbisogni (rif. Par.

6.3).

La revisione può essere effettuata:

− moltiplicando la media mensile del consumo effettivo dell’anno osservato per il numero di mesi del periodo di riferimento della baseline;

− applicando la stessa procedura usando il consumo pianificato annuale;

− sulla base di medie pesate delle due precedenti modalità;

− come diversamente specificato nell’Allegato 13 – Modalità di tariffazione.

6.9.2 Inizializzazione e revisione del limite di garanzia

Il valore iniziale del Limite di Garanzia per i servizi a cui si applica è definito nelle relative Schede Servizio.

La definizione del Limite di Garanzia è basata sulla rilevazione/stima del massimo del volume erogato per il generico servizio: il Limite di Garanzia è calcolato come:

Limite di Garanzia = baseline6 * [ 1 +( (valore massimo – baseline)/ baseline) + B ]

dove “B” rappresenta un ulteriore margine opzionale aggiuntivo di sicurezza. La revisione del Limite di Garanzia può avvenire nelle seguenti circostanze:

1. il Limite di Garanzia viene superato dal volume effettivo erogato per un generico

servizio per più di 3 mesi in un periodo di 12 mesi;

2. in fase di pianificazione dei fabbisogni (definita nella sezione 6.3) si evidenzia il superamento del Limite di Garanzia con le modalità sopra descritte.

Il Fornitore è tenuto ad avvisare con congruo anticipo l’Amministrazione nel caso che eventuali andamenti del volume erogato possano provocare il superamento del Limite di Garanzia.

6 La baseline utilizzata per la determinazione del Limite di garanzia risulta pari al volume di riferimento mensile.

6.10. PROCEDURA DI VALUTAZIONE DELLA QUALITÀ DEL SOFTWARE E DELLA DOCUMENTAZIONE DI SISTEMA‌

6.10.1 Premessa

Il Fornitore, all’inizio delle attività contrattuali, riceve in gestione dall’Amministrazione il patrimonio applicativo, i dati e la documentazione di sistema: nel corso della gestione il Fornitore è tenuto a non peggiorare la qualità complessiva dei suddetti beni, e a migliorarla secondo quanto richiesto dall’Amministrazione, .

La qualità iniziale dei suddetti beni verrà rilevata, ove possibile, entro il Periodo di Avviamento

del contratto, con le modalità indicate nel seguito.

6.10.2 Valutazione della qualità del patrimonio applicativo

− La qualità del patrimonio software applicativo in esercizio verrà valutata con modalità conformi a quanto specificato dalla norma ISO 14598 “Software product evaluation” (descrive i processi per la valutazione del prodotto software e fornisce linee guida e requisiti per la valutazione) utilizzando il modello di qualità definito dalla norma ISO 9126 (qualità interna, qualità esterna e qualità in uso).

I parametri, le metriche e le modalità di misurazione della qualità del software verranno definiti dal Fornitore entro i primi due mesi di validità del Contratto e saranno sottoposti all’approvazione dell’Amministrazione che allo scopo potrà avvalersi delle competenze del Monitore.

Il Fornitore effettuerà la misurazione iniziale (baseline) della qualità del software in esercizio all’inizio del Contratto: i valori rilevati, secondo le modalità concordate, costituiranno il riferimento per il miglioramento (non peggioramento) della qualità del patrimonio software.

Nell’ambito dei meeting di Xxxxxxxx Annuale effettuati dal Comitato Operativo potranno essere fissati obiettivi di miglioramento della qualità del patrimonio software.

Il Fornitore produrrà, entro i due mesi successivi alla scadenza di ogni anno di vigenza contrattuale, una relazione sullo stato della qualità del software in esercizio e sulle azioni intraprese. Nel caso in cui i risultati mettano in evidenza una qualità inferiore agli obiettivi concordati verrà concordato un piano di recupero tra Amministrazione e Fornitore; il rispetto di tale piano costituirà un vincolo per il Fornitore ed eventuali inadempimenti saranno trattati secondo quanto previsto per la gestione di penali conseguenti al non rispetto di vincoli ed obblighi contrattuali (capitolo 8).

Annualmente, entro le 2 settimane successive alla data di scadenza di ogni annualità contrattuale, il Fornitore dovrà fornire, all’Amministrazione ed al Monitore, la copia completa su CD-WORM, in formato MS Access, dei DB di configurazione del sistema software applicativo in esercizio, contenente anche lo storico di tutti i componenti dismessi, corredata dall'intero patrimonio software applicativo in esercizio.

6.10.3 Valutazione della qualità dei dati

Il Fornitore supporterà l’Amministrazione nella definizione della Politica per la Qualità dei Dati.

I parametri, le metriche e le modalità di misurazione della qualità dei dati verranno definiti dal Fornitore entro i primi due mesi di vigenza contrattuale e saranno sottoposti all’approvazione dell’Amministrazione che allo scopo potrà avvalersi delle competenze del Monitore.

I parametri di qualità individuati saranno così classificati:

1. parametri relativi ad aspetti della qualità dei dati di responsabilità degli utenti finali del SIDI (gruppo A);

parametri relativi ad aspetti della qualità dei dati di responsabilità del Fornitore (gruppo B).

Successivamente e, comunque, entro il primo anno di vigenza del Contratto, il Fornitore effettuerà una rilevazione della qualità dei dati in conformità alle modalità definite nella precedente fase.

Il Monitore verificherà l’adeguatezza delle rilevazioni.

Per quanto riguarda i parametri del gruppo A, il Fornitore, sulla base di rilevazioni periodiche con cadenza annuale, fornirà supporto all’Amministrazione per individuare eventuali criticità e per predisporre le adeguate contromisure.

Per quanto riguarda i parametri del gruppo B, i valori rilevati inizialmente, come sopra definito, costituiranno la “baseline”: tali valori costituiranno il riferimento per il miglioramento (non peggioramento) della qualità dei dati.

Nell’ambito dei meeting di Xxxxxxxx Annuale effettuati dal Comitato Operativo potranno essere fissati gli obiettivi di miglioramento della qualità dei dati del SIDI.

Il Fornitore produrrà, entro i due mesi successivi alla scadenza di ogni anno di vigenza contrattuale , una relazione sullo stato della qualità dei dati e sulle azioni intraprese. Nel caso in cui i risultati mettano in evidenza una qualità inferiore agli obiettivi concordati verrà concordato un piano di recupero tra Amministrazione e Fornitore; il rispetto di tale piano costituirà un vincolo per il Fornitore ed eventuali inadempimenti saranno trattati secondo quanto previsto per la gestione di penali conseguenti al non rispetto di vincoli ed obblighi contrattuali (capitolo 8).

6.10.4 Valutazione della qualità della documentazione di sistema

L’insieme della documentazione necessaria per la gestione del SIDI viene definito come Sistema Documentale (SD). Tale patrimonio deve essere trasferito ai futuri gestori del SIDI e deve, quindi, possedere alcuni requisiti minimali per garantire:

1. la minimizzazione del transitorio dovuto al cambio di gestione (e quindi del relativo periodo di affiancamento tra i due gestori);

2. la minimizzazione del rischio dell’interruzione dell’operatività;

3. la minimizzazione dell’onere relativo alla ricostruzione di parti del SD eventualmente carenti, mancanti o non adeguate.

I suddetti requisiti possono essere messi in relazione ad alcune caratteristiche di qualità del SD, quali la Funzionalità, in termini di presenza ed adeguatezza nel SD di insiemi di documenti/contenuti predeterminati, Manutenibilità, in termini di presenza, adeguatezza e conformità a standard, Usabilità, in termini di strutturazione complessiva del SD e modalità di archiviazione/accesso ai documenti.

La valutazione della qualità del SD prevede le seguenti fasi:

1. individuazione del SD: il Fornitore individuerà, entro la durata del Periodo di Avviamento, l’insieme della documentazione che compone il SD;

2. individuazione delle modalità per la valutazione della qualità del SD: il Fornitore individuerà, entro la durata del Periodo di Avviamento, i parametri, le metriche e le modalità di misurazione della qualità complessiva del SD, sottoponendoli all’approvazione dell’Amministrazione che allo scopo potrà avvalersi delle competenze del Monitore;

3. valutazione iniziale della qualità del SD: entro il primo anno di vigenza del contratto dovrà essere valutata dal Fornitore la qualità del SD conformemente alle modalità definite: tale valutazione costituirà la “baseline” rispetto alla quale saranno effettuati i successivi confronti;

i. valutazioni periodiche: nell’ambito dei meeting di Chiusura Annuale effettuati dal Comitato Operativo potranno essere fissati gli obiettivi di miglioramento della qualità del SD. Il Fornitore produrrà, entro i due mesi successivi alla scadenza di ogni anno di vigenza contrattuale, una relazione sullo stato della qualità del SD. Nel caso in cui i risultati mettano in evidenza una qualità inferiore agli obiettivi concordati verrà concordato un piano di recupero tra Amministrazione e Fornitore; il rispetto di tale piano costituirà un vincolo per il Fornitore ed eventuali inadempimenti saranno trattati secondo quanto previsto per la gestione di penali conseguenti al non rispetto di vincoli ed obblighi contrattuali (capitolo 8).

6.11. PROCEDURA DI GESTIONE DEI DISSERVIZI

Lo scopo di questa procedura è quello di definire I ruoli, I metodi e le responsabilità per la gestione dei disservizi.

La seguente procedura si applica a tutti i servizi definiti nei capitoli 3 e 4 del capitolato.

6.11.1 Classificazione e priorità

Le Non Conformità (NC) relative ai disservizi/anomalie rilevate possono essere classificate in relazione all’impatto sull’erogazione dei servizi come segue:

− NC di tipo 1: causano l’interruzione dell’erogazione del servizio;

− NC di tipo 2: causano un degrado del servizio.

La rilevanza delle NC determina la priorità di intervento per la loro rimozione nel caso di rilevazione contemporanea di più di una NC: le NC con maggiore criticità in termini di impatto devono essere rimosse con maggiore rapidità.

6.11.2 Analisi delle cause del disservizio

Il processo di classificazione di una generica anomalia è illustrato in Figura 1. Il ciclo di vita di una generica NC è illustrato in Figura 2.

Il processo complessivo è descritto attraverso la successione di stati definiti: in ogni momento la NC deve essere tenuta sotto controllo tramite la registrazione e l’identificazione di un preciso stato.

Il passaggio da uno stato a quello successivo è determinato da eventi specifici.

DISSERVIZIO

GESTIONE

NUOVA RICHIESTA

NON CONFORMITA’

RILEVAZIONE ANALISI

ANOMALIA

ANALISI

TRATTAMENTO

VALIDAZIONE

CANCELLAZIONE

Figura 1: classificazione del disservizio

Figura 2: ciclo di vita di una NC

Nello specifico, gli stati che descrivono il processo di gestione di una NC sono:

− Rilevata: è lo stato iniziale; l’anomalia viene segnalata dall’Amministrazione e registrata con un modulo appositamente definito ed è in attesa di essere analizzata e classificata dal Fornitore.

− Analizzata: in questo stato l’anomalia viene esaminata per verificare se l’evento segnalato corrisponde ad una NC. Tale analisi viene condotta in modo congiunto da Amministrazione e Fornitore nel corso di apposite riunioni.

− Aperta: è lo stato iniziale di una NC accertata.

− Validata: è lo stato relativo alla verifica della risoluzione della NC.

− Cancellata: è lo stato relativo al riconoscimento che l’anomalia non è collegata a NC, non essendo responsabile il Fornitore.

− Chiusa: è lo stato relativo alla completa implementazione della soluzione in tutte le situazioni di NC rilevate.

6.11.3 Gestione della non conformità ‌

Il processo di gestione delle NC è illustrato in Figura 2:

AMM:/FORNITORE

Fornitore

Amministrazione

STATO

Rilev. anomalia

RILEVATA

Analisi anomalia

ANALIZZATA

ANCELLATA

Cancellazione

Anomalia

Apertura NC

APERTA

Data- base NC

Trattam. NC

CHIUSA

Ver. Chiusura NC

Data- base NC

VALIDATA

Validazione

Chiusura NC

Figura 3: Processo di gestione della NC

Nella figura sono evidenziate le fasi della gestione e i relativi stati.

Ministero dell’Istruzione, dell’Università e della Ricerca PROCEDURE PER LA GESTIONE DEL CONTRATTO

Fase	Stato	Responsabilità	Attività	Output
Rilevazione anomalia	Rilevata	Amministrazione	L’Amministrazione registra i dati relativi all’anomalia su moduli specifici, definendo: • data rilevazione; • classificazione anomalia; • priorità • data di chiusura desiderata.	Registrazione anomalia
Analisi congiunta anomalia	Analizzata	Amministrazione/Fornitore	L’Amministrazione convoca incontri specifici con il Fornitore (Comitato Operativo) per l’analisi congiunta dell’anomalia. Lo scopo degli incontri è: • analizzare in modo approfondito l’anomalia; • verificare le effettive responsabilità del Fornitore; • identificare la NC; verificare la possibilità di gestione di nuove richieste.	Verbali di analisi
Apertura NC	Aperta	Amministrazione/Fornitore	Il Comitato Operativo procede alla definizione della priorità della NC e di un Piano di Gestione che contiene informazioni sui tempi, sulle modalità e sulle risorse necessarie alla chiusura della NC.	Piano (condiviso) di gestione della NC
Analisi NC	Aperta	Fornitore	Il Fornitore approfondisce l’analisi ed individua le azioni per la rimozione della NC, producendo un Piano interno di attività.	Piano (interno) di soluzione
Revisione priorità	Aperta	Amministrazione/Fornitore	In questa fase il Comitato Operativo discute la revisione della priorità della NC.	Revisione Piano (condiviso) di gestione della NC
Trattamento NC	Chiusa	Fornitore	In questa fase il Fornitore implementa la soluzione ed effettua verifiche/test per accertare la sua efficacia. Nel caso di risultato positivo lo stato passa da “aperto” a “chiuso”.	Implementazione soluzione
Accettazione e Validazione NC	Validata	Amministrazione/Fornitore	Viene effettuata una verifica congiunta con l’Amministrazione.	Registrazione chiusura NC

6.12. REVISIONE DEI LIVELLI DI SERVIZIO‌

6.12.1 Modalità di revisione

I valori delle soglie per i Livelli di Servizio, definiti inizialmente nelle Schede Servizio per i Servizi Base, saranno verificati in modo congiunto dal Fornitore e dall’Amministrazione durante il Periodo di Avviamento.

Per eventuali Nuovi Servizi attivati a seguito di una Modifica Straordinaria, saranno definiti Livelli di Servizio comprensivi di soglie e modalità di rilevazione, in conformità a quanto previsto nelle generiche schede servizio.

I valori delle soglie dei Livelli di Servizio dei servizi attivati a regime possono essere modificati congiuntamente dall’Amministrazione e dal Fornitore solamente attraverso l’attivazione di una procedura di Modifica Straordinaria (rif. Par. 6.8.3).

I responsabili di contratto dell’Amministrazione e del Fornitore avranno la possibilità di concordare la sospensione dell’applicazione dei meccanismi di calcolo delle penali a seguito di Modifiche Straordinarie che abbiano un impatto sull’ambiente tecnologico e sull’erogazione del servizio nel suo complesso. In tali circostante, comunque, deve essere mantenuta l’attività di rilevazione dei Livelli di Servizio procedendo, eventualmente, ad una fase di adeguamento degli stessi.

6.12.2 Criteri per la revisione

I valori delle soglie dei i Livelli di Servizio per i servizi erogati a regime devono garantire l’efficacia dei servizi erogati dal Fornitore agli utenti dell’Amministrazione.

La verifica della suddetta efficacia sarà effettuata sulla base di:

− analisi della soddisfazione degli utenti, rilevata secondo quanto previsto nel capitolo 5;

− andamento delle rilevazioni dei valori dei Livelli di Servizio effettivamente erogati in un periodo di riferimento (ad esempio annualmente) sulla base dei report predisposti a cura del Fornitore.

Sulla base dei dati risultanti dalle precedenti analisi potrà essere attivata una procedura per la revisione delle soglie dei Livelli di Servizio secondo quanto definito nel par. 6.12.3.

Alcuni criteri per l’attivazione della suddetta procedura sono:

− scarsa soddisfazione degli utenti per la qualità del servizio anche quando il Fornitore rispetta i Livelli di Servizio;

− valori rilevati dei Livelli di Servizio molto distanti dalle soglie definite contrattualmente.

6.12.3 Procedura per la revisione

A. Verifica della esistenza dei criteri di attivazione della procedura di revisione e richiesta ufficiale di modifica da parte del Responsabile del Contratto dell’Amministrazione da presentare al Responsabile di Contratto del Fornitore;

B. valutazione tecnica congiunta della effettiva necessità di cambiamento: tale valutazione verrà effettuata sotto il controllo del Comitato Operativo e potrebbe richiedere la definizione

di un gruppo di lavoro specifico comprendente rappresentanti degli utenti del servizio e rappresentanti del Fornitore in qualità di esperti;

C. nel caso che la valutazione implichi cambiamenti dei Livelli di Servizio, dovrà essere attivata la procedura di gestione di Modifica Straordinaria descritta nel par. 6.8;

6.13. PROCEDURA DI VARIAZIONE DELLE TARIFFE

Le tariffe definite nell’offerta economica possono essere variate nei seguenti casi:

a. applicazione dei coefficienti di degressione;

b. variazione delle modalità di erogazione dei servizi (modifiche straordinarie).

Nel primo caso si considerano i “coefficienti di degressione” definiti nell’Offerta Economica e viene applicata la seguente procedura:

1. Il Responsabile di Contratto del Fornitore e il Direttore dei Lavori sono responsabili dell’attuazione di quanto previsto dal contratto in merito alla applicazione delle tariffe decrescenti (come indicato nell’Allegato 12) sulla base dei coefficienti contenuti nell’Offerta Economica.

2. Le tariffe soggette a variazione verranno adeguate moltiplicando i valori specificati nell’offerta7, validi per il primo anno del contratto, per il coefficiente relativo all’anno di interesse. Si intende che i valori risultanti sono validi per l’intero anno a cui si riferisce.

3. La gestione di questi adeguamenti è attuata mediante la procedura di Modifica Standard di cui al par. 6.8.2 a pag. 70.

Nel secondo caso le tariffe possono essere adeguate in seguito a cambiamenti, quali modifiche delle specifiche dei servizi e modifiche dei livelli di servizio, che implicano cambiamenti nei costi per la loro erogazione. Le nuove tariffe saranno definite nell’ambito della gestione delle Modifiche Straordinarie (rif. Paragrafo 6.8.3) sulla base di una procedura di negoziazione tra Amministrazione e Fornitore. L’Amministrazione si riserva la possibilità di sottoporre tali variazioni al parere degli organi competenti.

6.14. APPLICAZIONE DELLE PENALI ED ESCALATION

Di seguito viene descritta la procedura per la gestione degli eventi connessi con l’applicazione delle penali:

1. Riconoscimento dell’evento: In caso di eventi che comportino l’applicazione di penali, l’Amministrazione al riconoscimento dell’evento è tenuta a notificarlo formalmente al Fornitore entro 30 giorni solari dalla sua rilevazione.

2. Analisi causale: a seguito della notifica dell’evento di penale, il Comitato Operativo, nell’ambito dei meeting di Chiusura Mensile specificati nel paragrafo 6.1.4.1, analizza gli eventi ed attiva la procedura di “analisi delle cause del disservizio” definita nel paragrafo 6.11.2. Nel caso che la suddetta analisi evidenzi come causa del disservizio

7 Nel caso in cui sono definite tariffe diverse per fasce di volume diverse, si intende che i coefficienti si applicano a tutte le tariffe.

i fattori specificati nel paragrafo “Non Applicabilità delle Penali” del capitolo 8 l’evento non è considerato un disservizio e quindi la Penale non è applicabile.

3. Applicazione della penale: nel caso in cui l’analisi causale evidenzi responsabilità del Fornitore, verranno intraprese le seguenti azioni: (1) viene attivata la procedura di “gestione delle Non Conformità,” definita nel paragrafo 6.11.3, per la rimozione del disservizio e per riportare i valori dei Livelli di Servizio alle soglie valide nei tempi concordati con l’Amministrazione, (2) l’Amministrazione notifica al Fornitore l’applicazione della penale specificando la sua entità, ulteriori eventuali considerazioni sulla applicabilità dei criteri di escalation definiti nel capitolo 8, altre eventuali considerazioni.

4. Pagamento della penale: il Fornitore riconosce all’Amministrazione, mediante emissione di nota di accredito, l’importo da corrispondere che è compensato sul primo pagamento utile di fattura emessa a fronte dei servizi a cui si riferiscono le penali.

5. Gestione di controversie: in caso di disaccordo in merito alle azioni da intraprendere per l’applicazione di Penali, le Parti si rimetteranno al giudizio di un Esperto congiuntamente nominato e remunerato, il cui parere in merito sarà vincolante per le Parti stesse, intendendosi che queste ultime abbiano conferito allo stesso Xxxxxxx un mandato congiunto.

6. Gestione dei escalation: nel caso in cui, a seguito della verifica delle responsabilità del Fornitore nell’evento di penale, si applichino i criteri di escalation definiti nel capitolo 8, verranno intraprese le seguenti azioni: (1) l’Amministrazione notifica in modo formale al Fornitore l’applicazione dei criteri di escalation, (2) viene indetta una riunione del Comitato Strategico nella quale vengono esaminate le circostanze specifiche e, nel caso di determinazione in merito alla risoluzione del Contratto, viene applicata la procedura prevista nel paragrafo 6.16.

6.15. GESTIONE DI EVENTUALI CONTROVERSIE

Nel caso in caso in cui insorgano controversie, il Responsabile di Contratto dell’Amministrazione e il Responsabile del Contratto del Fornitore si adoperano per risolverle.

Nell’ipotesi in cui entro 20 giorni lavorativi, la controversia non sia risolta o qualora risulti evidente che la controversia non possa essere risolta prima di tale termine, potranno essere applicate, se del caso, le procedure previste nel paragrafo 6.14.

Nel caso di fallimento delle suddette iniziative, e in tutti gli altri casi per i quali non sono esplicitamente previste procedure di gestione dei contenziosi, sarà applicato quanto previsto nell’Art. 24 del Contratto che non sia classificabile come “soluzione amichevole”.

6.16. RISOLUZIONE DEL CONTRATTO

Nel caso in cui si verifichino disservizi particolarmente gravi all’interno di un ambito di servizio per un certo periodo di tempo, o si ripetano, in un arco temporale definito, una serie di disservizi (come indicato nel capitolo 8), ovvero si verifichino le altre inadempienze descritte nell’art. 21 del Contratto, l’Amministrazione avrà la facoltà di richiedere la risoluzione del Contratto, come previsto all’Art. 21 del Contratto stesso, previa discussione nell’ambito Comitato Strategico.

L’Amministrazione deve comunicare formalmente al Fornitore per iscritto le motivazioni per la richiesta di risoluzione entro 20 giorni lavorativi dalla rilevazione dell’ultimo degli eventi di disservizio.

Il Responsabile di Contratto del Fornitore deve proporre formalmente al Comitato Strategico, entro 10 giorni dal ricevimento dalla notifica, le sue controdeduzioni.

Il Comitato Strategico dovrà riunirsi con immediatezza ed operare secondo i compiti descritti nel paragrafo 6.1.3.

7. MODALITÀ DI TARIFFAZIONE E FATTURAZIONE ‌

7.1. PREMESSA

In relazione alle modalità di tariffazione, i servizi previsti nel presente contratto sono classificabili come segue:

− Servizi pagati su base forfetaria: sono tutti i servizi per i quali il pagamento del corrispettivo avviene sulla base di una stima iniziale del volume di servizio erogato e delle tariffe unitarie definite dal Fornitore in sede di offerta; il corrispettivo viene corrisposto in rate costanti mensili nel corso del contratto, oppure sulla base di un piano finanziario predeterminato. Il corrispettivo forfetario può essere riadeguato annualmente.

− Servizi pagati sulla base del consumo: sono quei servizi il cui corrispettivo è determinato sulla base del volume di servizio effettivamente erogato nel periodo di riferimento e delle tariffe unitarie indicate dal Fornitore in sede di offerta. In alcuni casi tali servizi vengono pagati in rate costanti mensili sulla base di un volume annuo stimato e viene effettuato un conguaglio annuale sulla base dei volumi di servizio effettivamente erogati; la stima del volume annuo viene definita “baseline”.

In Tabella 6 viene mostrato un quadro sintetico delle modalità di pagamento dei servizi previsti nel contratto.

Nella tabella sono anche indicati i servizi per i quali è previsto un riadeguamento annuale delle tariffe (rif. Allegato 12 – Coefficienti di degressione delle tariffe dei servizi) sulla base dei coefficienti di degressione definiti dal Fornitore in sede di gara.

Le tariffe, sulla base delle quali saranno determinati i corrispettivi per i servizi erogati dal Fornitore, si intendono comprensive di ogni onere e di tutte le spese previste e sostenute dal Fornitore in esecuzione del presente Contratto.

In particolare comprenderanno quanto dovuto per prestazioni professionali, garanzie, diarie, vitto, alloggio, spese generali (PC, tools, comunicazioni, logistica, ecc.), trasporto e noleggio auto, assicurazioni, trasferte ed ore viaggio indipendentemente dalle quantità, ecc..

Tabella 6: Modalità di pagamento dei servizi ‌

	Modalità di pagamento
Servizio	Forfait	Consumo	Adeguamenti tariffe
Sviluppo applicativo		X	X
Consulenza		X
Acquisizione di beni e servizi	X8
Servizi di collaudo		X
Formazione e Addestramento		X
Formazione specialistica		X
Manutenzione del software applicativo		X	X
Gestione operativa del CED	X		X
Gestione operativa dei Server Applicativi (CSS)	X		X
Gestione operativa ambiente distribuito	X		X
Service Desk	X	X9	X
Trattamento dati	X
Progetto di reingegnerizzazione del SIDI	X
Organizzazione e Gestione del comprensorio di Villa Lucidi e Servizi di supporto e fornitura	X	X10

7.2. SERVIZI PAGATI SU BASE FORFETARIA

In Tabella 7 sono illustrate in maggior dettaglio le modalità di pagamento dei servizi forfetari.

Nei casi in cui è previsto un adeguamento annuale dei corrispettivi il Fornitore definisce in sede di offerta una tariffa unitaria in relazione al parametro indicato per la misura del volume erogato: il valore forfetario del servizio viene determinato dal prodotto di tale tariffa per il volume di servizio erogato nel periodo di riferimento (baseline). Al termine del periodo considerato viene rideterminata la baseline per il periodo successivo sulla base dei consumi effettivi nel periodo osservato (rif. Paragrafo 6.9) e di eventuali esigenze aggiuntive dell’Amministrazione.

La baseline iniziale è definita nelle schede servizio.

8 Il servizio è pagato sulla base di una percentuale fissa del valore dei beni acquisiti

9 Il Service Desk prevede una parte a forfait ed una parte a consumo

10 Il servizio mensa viene pagato anche in base al consumo

Tabella 7: Modalità di pagamento dei servizi forfetari ‌

Servizio	Adeguamento annuale	Corrispettivo fisso	Altro	Note
Acquisizione di beni e servizi			X	Il servizio è pagato sulla base di una percentuale fissa del valore dei beni acquisiti
Gestione operativa del CED	X			La baseline è misurata in MIPS erogati
Gestione operativa dei Server Applicativi (CSS)	X			La baseline è misurata in termini di giacenza media dei server applicativi
Gestione operativa ambiente distribuito	X			La baseline è misurata in termini di giacenza media delle postazioni di lavoro
Service Desk	X			Il Service Desk prevede una parte a forfait ed una parte a consumo: la parte a forfait viene valorizzata usando una baseline misurata in n. di chiamate annuali
Trattamento dati		X		--
Progetto di reingegnerizzazione del SIDI		X		Il valore del progetto viene determinato sulla base della congruità del progetto definitivo e viene corrisposto con un piano di pagamenti definito in Allegato 10
Organizzazione e Gestione del comprensorio di Villa Lucidi e servizi di supporto e fornitura		X		Sono compresi nel forfait tutti i servizi tranne quello di mensa per un numero di pasti superiore a 100 e il pagamento delle utenze

I dettagli per la determinazione dei corrispettivi sono contenuti nell’Allegato 13 “Modalità di tariffazione”.

7.2.1 Adeguamento delle tariffe

I prezzi unitari riportati nelle schede servizio per i servizi di:

− Gestione operativa del CED

− Gestione operativa dei server applicativi

− Gestione operativa ambiente distribuito

− Parte a forfait del Service Desk

sono validi per il primo anno di contratto. Negli anni successivi i prezzi subiranno variazioni sulla base di quanto previsto nel paragrafo 6.13

7.2.2 Adeguamento delle baseline

Le baseline definite per i servizi di:

− Gestione operativa del CED

− Gestione operativa dei server applicativi

− Gestione operativa ambiente distribuito

saranno adeguate su base annuale secondo quanto previsto nel paragrafi 6.3 e 6.9.

La baseline per la parte a forfait del Service Desk verrà adeguata considerando come nuova baseline l’80% del volume complessivo delle chiamate effettuate durante l’anno trascorso.

7.2.3 Limiti di adeguamento

Nel caso in cui gli adeguamenti delle baseline per i servizi di:

− Gestione operativa del CED

− Gestione operativa dei server applicativi

− Gestione operativa ambiente distribuito

− Parte a forfait del Service Desk

portino ad un incremento del forfait complessivo superiore al 5% rispetto a quello del precedente anno, l’Amministrazione si riserva la possibilità di richiedere un parere di congruità tecnico- economica agli organi competenti.

7.3. SERVIZI PAGATI SULLA BASE DEL CONSUMO

In Tabella 8 sono illustrate in maggior dettaglio le modalità di pagamento dei servizi a consumo.

Nei casi in cui i servizi sono pagati sulla base del consumo effettivo senza ulteriori considerazioni, i corrispettivi saranno riconosciuti mensilmente considerando quanto effettivamente erogato (sviluppo applicativo, formazione e addestramento, formazione specialistica).

Nei casi in cui una parte del servizio è a forfait (Service Desk ,Gestione di Villa Lucidi), l’Amministrazione riconosce al Fornitore rate mensili costanti calcolate frazionando il valore forfetario e a fine annuo effettua un conguaglio sulla base del consumo effettivo nel periodo e delle tariffe applicabili.

Per quanto riguarda il servizio di Consulenza, il corrispettivo riconosciuto al Fornitore è basato sul numero (FTE) e sul livello professionale delle risorse messe a disposizione permanentemente nell’anno di riferimento. Nel caso di richiesta di ulteriori risorse rispetto a quelle messe a disposizione, a fine anno verrà effettuato un conguaglio sulla base dei FTE aggiuntivi erogati e dei relativi livelli professionali.

E’ previsto che, sulla base dell’effort effettivamente erogato annualmente, il numero delle risorse messe a disposizione venga adeguato per l’anno successivo.

Per quanto riguarda il servizio di Manutenzione del software, il corrispettivo riconosciuto mensilmente al Fornitore viene calcolato come prodotto di una baseline per la tariffa unitaria definita. Tale baseline è calcolata come giacenza media del volume del software applicativo in esercizio nell’anno precedente. Alla fine dell’anno di riferimento viene effettuato un conguaglio sulla base della giacenza media in tale periodo.

Per quanto riguarda il servizio di Xxxxxxxx, il corrispettivo riconosciuto al Fornitore è basato sulla stima dei costi a tempo e spesa effettuata preliminarmente allo svolgimento delle attività.

Tabella 8: Modalità di pagamento dei servizi a consumo

Servizio	Consumo effettivo	Minimo garantito	Altro	Note
Sviluppo applicativo	X			Il consumo viene misurato sulla base dei FP rilasciati
Consulenza		X		Il consumo viene misurato sulla base dei FTE messi a disposizione annualmente (minimo garantito); ulteriori consumi sono pagati sotto forma di conguaglio a fine anno.
Servizi di collaudo			X	Il consumo viene misurato a tempo e spesa, sulla base di stime preliminari.
Formazione e Addestramento	X
Formazione specialistica	X
Manutenzione del software applicativo			X	Il consumo viene misurato sulla base del volume applicativo in esercizio.
Service Desk		X		Il consumo viene misurato sulla base delle chiamate gestite annualmente: viene pagato il consumo in termini di numero di chiamate annuali eccedenti la baseline facendo riferimento alla tariffa specifica definita per la quota a consumo
Servizio di Organizzazione e Gestione del comprensorio di Villa Lucidi e servizi di supporto e fornitura		X		La parte a consumo si applica al servizio mensa per un numero di pasti superiore a 100 e al pagamento delle utenze

I dettagli per la determinazione dei corrispettivi sono contenuti nell’Allegato 13 “Modalità di tariffazione”.

7.3.1 Adeguamento delle tariffe

I prezzi unitari riportati nelle schede servizio per i servizi di:

− Sviluppo applicativo

− Manutenzione del software applicativo

− Service Desk

sono validi per il primo anno di contratto. Negli anni successivi i prezzi subiranno variazioni sulla base di quanto previsto nel paragrafo 6.13

7.3.2 Adeguamento delle baseline

La baseline definita per il servizio di Manutenzione del software viene ridefinita secondo la procedura descritta nella scheda del servizio Manutenzione del software applicativo.

La baseline definita per il servizio di Consulenza viene ridefinita secondo la procedura descritta nella scheda del servizio di Consulenza.

7.3.3 Valorizzazione dei Progetti Speciali

La valorizzazione dei Progetti Speciali avverrà sulla base di una Analisi di Fattibilità e di un Progetto Tecnico/Economico predisposto dal Fornitore, secondo quanto previsto dalla procedura di gestione delle Modifiche Straordinarie e dalle Procedure di Attivazione nell’ambito della “Gestione del ciclo di vita delle attività di sviluppo del SIDI” riportate nel capitolo 6.

La valorizzazione può avvenire a seguito di una fase di negoziazione e deve fare riferimento, ove possibile, alle tariffe valide già definite per i servizi e per le risorse professionali.

7.4. MODALITÀ DI FATTURAZIONE E PIANIFICAZIONE FINANZIARIA

La fatturazione dei servizi contrattuali avviene con le modalità descritte nel seguito:

Fatturazione a rate costanti mensili, per i servizi di:

− Gestione operativa del CED

− Gestione operativa dei server applicativi

− Gestione operativa dell’ambiente distribuito

− Trattamento dati

Ogni fine mese è fatturato il canone mensile relativo al valore pianificato per il mese; tale valore viene calcolato come 1/12 del valore complessivo annuo determinato per il servizio considerato.

Fatturazione a rate costanti mensili e conguaglio a fine anno, per i servizi di:

− Manutenzione del software applicativo

− Service Desk

− Consulenza

Ad ogni chiusura annuale sono fatturati/accreditati gli adeguamenti relativi ai consumi effettivi che eccedono o sono inferiori a quanto fatturato sulla base della baseline valida per l’anno trascorso, con i parametri contenuti nelle schede servizio.

Fatturazione del consumo mensile, per i servizi di:

− Formazione e Addestramento

− Formazione specialistica

Le fatture sono presentate alla fine del mese successivo a quello a cui si riferiscono le prestazioni; i corrispettivi sono calcolati sui consumi indicati nei report che devono essere inviati all’Amministrazione entro il giorno 15 del mese successivo a quello a cui si riferiscono le prestazioni.

Fatturazione ad evento, per i servizi di:

− Sviluppo applicativo

− Collaudo

− Acquisizione di beni e servizi

− Progetto di reingegnerizzazione del SIDI

− Progetti speciali

Per “evento” si intende la positiva effettuazione di un collaudo, il termine di una fase prevista da un piano concordato o la conclusione dell’attività specifica.

Le fatture sono presentate alla fine del mese successivo a quello in cui si verifica l’evento. Nello specifico:

− la fatturazione delle attività relative al Progetto per il Nuovo SIDI avverrà secondo il piano

di fatturazione specificato nell’Allegato 10.

− la fatturazione delle attività relative ad eventuali Progetti Speciali avverrà secondo i piani di fatturazione specificati in corrispondenza dei progetti stessi;

− la fatturazione delle attività di sviluppo applicativo è definita nel paragrafo 7.4.1

La fatturazione delle attività relative al servizio di “Organizzazione Gestione del Comprensorio di Villa Lucidi e Servizio di supporto e fornitura” è specificata nell’Allegato 11.

L’emissione di nota di credito/fattura per l’importo determinato a fronte dell’applicazione di quanto previsto in merito alla gestione delle penali, secondo quanto indicato nel capitolo 8, è effettuata alla fine del mese in cui è stata fissata la determinazione secondo le modalità indicate nel paragrafo 6.14.

Le fatture relative ai canoni per i servizi che prevedono pagamenti a rate costanti mensili si intendono approvate ed inviate al pagamento senza necessità di ulteriori autorizzazioni se corrispondenti a quanto previsto a piano, a meno che l’Amministrazione ne avvii la procedura di contestazione secondo le modalità previste.

In tutti gli altri casi, il Fornitore, secondo le scadenze concordate, presenta il consuntivo di volumi e/o attività erogate e/o risultati conseguiti al Direttore ei Lavori entro il giorno 15 del mese

successivo a quello a cui si riferiscono le prestazioni; a seguito dell’approvazione da parte di quest’ultimo, il Fornitore procede all’emissione nei confronti dell’Amministrazione della/e fattura/e che si intendono già autorizzate al pagamento se conformi a quanto concordato.

Il Fornitore fornisce, su richiesta dell’Amministrazione, supporto nella gestione degli aspetti economici riguardanti i servizi forniti.

Il Responsabile del Contratto dell’Amministrazione è responsabile dell’osservanza dei termini e delle modalità di pagamento previsti.

Il Fornitore fornisce le necessarie indicazioni a supporto della pianificazione finanziaria dell’Amministrazione, relativamente alle esigenze in termini di hardware, software e risorse umane per far fronte alle pianificate variazioni di fabbisogno, relativamente alla fruizione dei servizi di responsabilità:

− del Fornitore

− di terze parti purché vincolanti per la fruizione dei servizi erogati dal Fornitore.

Richieste di supporto specifico per la pianificazione e gestione finanziaria vanno formalizzate al Fornitore. Attività di consulenza relativamente a questi aspetti saranno valorizzate secondo i criteri definiti per il servizio di consulenza.

7.4.1 Fatturazione dello Sviluppo Applicativo

Come specificato nelle schede servizio relativa allo sviluppo software ed alla manutenzione software, cui si rimanda per i dettagli specifici, i progetti di realizzazione e di manutenzione pianificabile di software applicativo vengono pagati in proporzione al volume di FP realizzati in base a tariffe che variano in funzione di vari parametri caratteristici (dimensione della realizzazione, linguaggio di programmazione).

In questo paragrafo si specifica in maggior dettaglio la modalità di pagamento.

Definito con Vf il volume in FP misurato dal Fornitore sul prodotto collaudato e Vi il volume in FP stimato dall’Amministrazione nello studio di fattibilità, si stabilisce quanto segue:

Alla data di collaudo sarà corrisposto dall’Amministrazione al Fornitore un importo pari al 90%

del prodotto tra Vf e la corrispondente tariffa applicabile.

Alla fine del periodo di garanzia sarà corrisposto il restante 10%.

L’Amministrazione ha facoltà di chiedere ad esperti di propria fiducia l’effettuazione di un calcolo di controllo del volume Vf dichiarato dal Fornitore da completarsi entro 60 gg dalla data di collaudo. La dimensione calcolata dall’Amministrazione si indica nel seguito come Vfa.

Nel caso in cui Vfa risulti inferiore di oltre il 3% a Vf, Vfa sarà utilizzato come parametro per il calcolo dei corrispettivi riconosciuti al Fornitore che dovrà riaccreditare all’Amministrazione la differenza di importo che si verrà a determinare.

La verifica del volume dichiarato è obbligatoria per l’Amministrazione nel caso in cui Vf risulti superiore di oltre il 25% rispetto a Vi.

E’ fatto obbligo al Fornitore di comunicare all’Amministrazione le stime aggiornate del volume in FP determinate al termine della fase di analisi (consegna documento di specifiche tecnico- funzionali) evidenziando eventuali scostamenti rispetto a Vi.

L’Amministrazione ha facoltà di richiedere in qualsiasi momento, mediante comunicazione ufficiale avente validità immediata dal momento della ricezione da parte del Fornitore, la terminazione di un’attività di sviluppo.

Nel caso in cui sia stato già consegnato dal Fornitore il documento di specifiche tecnico- funzionali, conforme ai requisiti di qualità previsti, a compensazione dell’attività svolta verrà riconosciuto al Fornitore un importo pari al 35% del prodotto tra Vi e la corrispondente tariffa. In tutti gli altri casi nulla è dovuto al Fornitore per le attività eventualmente svolte.

7.5. NUOVI SERVIZI

7.5.1 Modalità di tariffazione

I compensi relativi a servizi realizzati secondo modalità differenti dallo standard e a servizi specifici nei vari ambiti saranno valorizzati con una negoziazione diretta tra Fornitore ed Amministrazione.

Ove applicabili saranno considerate le tariffe definite nelle Schede Servizio, ovvero le tariffe professionali definite nell’Allegato 9.

7.5.2 Modalità di fatturazione

Le modalità di tariffazione saranno conformi a quanto definito nel paragrafo 7.4 per le tipologie di servizi applicabili.

8. PENALI ‌

8.1. PREMESSA

L’obiettivo che il Fornitore e l’Amministrazione devono perseguire nell’operatività quotidiana del contratto si basa sulla cooperazione nella risoluzione dei problemi che nel corso dell’intera vita contrattuale potranno verificarsi. Entrambi, dunque, devono predisporre tutte quelle azioni che consentano di pervenire ad una pronta e corretta risoluzione dei problemi e di usufruire delle procedure di risoluzione delle controversie previste nel par. 6.15 a pag. 81.

Nella presente sezione vengono definite le regole per l’applicazione delle penali per i seguenti casi:

− non rispetto delle soglie dei livelli di servizio;

− non rispetto di xxxxxxx ed obblighi contrattuali.

Le procedure per l’accertamento delle effettive responsabilità e per l’applicazione delle penali sono descritte nel par. 6.14 a pag. 80.

I parametri necessari per l’applicazione delle penali per il non rispetto dei singoli livelli di servizio sono contenuti nelle schede servizio nel capitolo 2.1.

8.2. PENALI PER IL MANCATO RISPETTO DEI LIVELLI DI SERVIZIO

8.2.1 Premessa

Qualora i livelli di servizio non siano raggiunti nell’ambito dei parametri prefissati, il prezzo viene diminuito in sulla base del livello di degrado qualitativo erogato.

L’applicazione della Penale è associata a tutti i Livelli di Servizio (LdS) identificati nelle

Schede Servizio e riassunti nell’Allegato 8, misurati e rendicontati con le procedure ivi descritte.

Non sono associate penali in modo diretto agli Indicatori di Qualità (IdQ) definiti per i servizi e descritti nelle Schede Servizio, tuttavia, se tali indicatori sono disattesi in modo sistematico, possono essere intraprese azioni quali quelle descritte nel par. 6.14 a pag. 80 in merito alla risoluzione del contratto.

8.2.2 Applicazione delle penali

Per ogni LdS identificato nelle Schede Servizio, vengono definite due soglie, eventualmente coincidenti:

− valore atteso, che specifica il valore di riferimento che il Fornitore deve rispettare per la piena efficacia del servizio erogato;

− valore limite, che specifica la soglia di accettabilità minima, oltre la quale il servizio viene considerato degradato.

L’intervallo compreso tra il valore atteso ed il valore limite viene definito Intervallo di Accettabilità, mentre i valori peggiorativi rispetto al valore limite della soglia vengono identificati come Zona di Degrado del servizio.

L’applicazione delle penali generalmente prevede che:

− per valori dei LdS compresi nell’Intervallo di Accettabilità venga applicata una riduzione percentuale fissa, definita per ogni LdS nella sezione “Penali” delle Schede Servizio, del canone mensile fatturato per l’ambito di servizio nel quale ricade il parametro considerato;

− per valori dei LdS nella Zona di Degrado, verranno applicate riduzioni aggiuntive proporzionali al livello di degrado raggiunto, secondo quanto definito nella sezione “Penali” delle Schede Servizio; anche in questo caso le riduzioni percentuali sono relative al canone mensile fatturato per l’ambito di servizio nel quale ricade il parametro considerato.

Nelle schede servizio sono specificate, in ogni caso, eventuali modalità alternative di applicazione delle penali.

Nel caso di disservizi tra loro correlati, si intende che saranno applicate tutte le penali coinvolte.

8.2.3 Strumenti di controllo

Per la definizione del mancato rispetto o del superamento dei livelli di servizio fanno fede:

− i rapporti consegnati dal Fornitore all’Amministrazione, secondo la disciplina prevista nelle schede servizio;

− i controlli effettuati dall’Amministrazione attraverso il servizio di monitoraggio (visite ispettive).

Nel caso che, nel corso di visite ispettive aventi come obiettivo quello di verificare la validità delle rendicontazioni del Fornitore dei LdS/IdQ, venga messa in evidenza la non rispondenza dei valori registrati dal Fornitore con quelli rendicontati all’Amministrazione con le modalità previste dal Contratto, tale evento verrà considerato equivalente al non rispetto dei LdS/IdQ e verranno applicate le procedure previste.

8.3. PENALI PER IL MANCATO RISPETTO DEI VINCOLI E DEGLI OBBLIGHI CONTRATTUALI

Nel caso in cui non vengano rispettati i vincoli e le prescrizioni specificate nel contratto, verranno applicate le procedure previste nel capitolo 6 “Applicazione delle Penali ed Escalation”, per la gestione dei disservizi per l’analisi delle cause e la gestione delle eventuali non conformità.

Tali procedure prevedono, in ogni caso, l’attuazione di un Piano di Gestione delle Non Conformità. Nel caso di non rispetto del suddetto piano, verranno applicate le penali di seguito descritte:

− riduzione dell’1% del canone mensile del servizio a cui si riferisce la Non Conformità per i primi 20 giorni solari di ritardo di attuazione del piano;

− riduzione di un ulteriore 1% del canone mensile del servizio a cui si riferisce la Non Conformità per ogni ulteriore decade di ritardo di attuazione del piano.

− Nel caso di ritardi nella attuazione del piano superiori ai 60 giorni solari potranno essere applicate le procedure di escalation previste nel successivo paragrafo.

I vincoli e le prescrizioni per l’erogazione dei servizi sono indicati nelle Schede Servizio.

8.4. CRITERI DI ESCALATION

Nel caso in cui si verifichino disservizi particolarmente gravi all’interno di un ambito di servizio per un certo periodo di tempo, o si ripetano in un arco temporale definito una serie di disservizi, l’Amministrazione avrà la facoltà di richiedere la risoluzione del Contratto di Servizio, come previsto all’Art. 21 del Contratto di Servizio stesso, previa discussione nell’ambito del Comitato Strategico, come previsto dalle procedure di risoluzione del Contratto riportate nel capitolo 6.

Nel seguito sono identificate le circostanze per la richiesta di risoluzione del contratto.

8.4.1 Circostanze per la richiesta di risoluzione del Contratto di Servizio

La possibilità, da parte dell’Amministrazione di richiedere la risoluzione del Contratto è prevista per le circostanze di seguito descritte:

1. Il verificarsi di singoli disservizi di particolare gravità (cfr. Tabella 9 nel Par. 8.4.1.1), in termini di conseguenze sull’operatività degli utenti e di continuità temporale.

2. Concomitanza, nello stesso periodo temporale, di tutti i disservizi soggetti a Penale, relativi ad un unico servizio (cfr. Tabella 9 nel Par. 8.4.1.1).

3. Il ripetersi di singoli disservizi (cfr. Tabella 10 nel Par. 8.4.1.2) legati ad un unico Livello di Servizio per un numero di volte superiore a quanto previsto (variabile in funzione della tipologia di servizio) in un arco temporale di un anno solare.

4. Il mancato rispetto dei Piani di Gestione delle Non Conformità (cfr. Tabella 10 nel Par. 8.4.1.2) per un numero di volte superiore a quanto previsto in un arco temporale di un anno solare.

Nei paragrafi che seguono vengono definite le combinazioni relative ai casi sopra riportati.

8.4.1.1 Disservizi di particolare gravità‌

Nella tabella seguente sono riportati i casi il cui avverarsi singolarmente può consentire all’Amministrazione di chiedere la risoluzione del Contratto di Servizio.

Tabella 9: Risoluzione del Contratto per disservizi singoli

Servizio	Livelli di Servizio	Soglia di riferimento	Arco temporale
Service Desk	Mancata disponibilità del servizio di Call Center telefonico	< 98,5%	3 mesi consecutivi
Gestione Operativa CED	Disponibilità applicazioni online	< 95,00% al mese	2 mesi consecutivi
	Percentuale di transazioni all’interno del tempo target (1,00 secondo)	< 85,0% al mese	3 mesi consecutivi
	Puntualità elaborazioni batch	< 90,0% al mese	3 mesi consecutivi
Gestione Operativa dei Server	System uptime – server critici	>=99,3% per meno del 85% del totale dei server	2 mesi consecutivi
Gestione Operativa dei Server	System uptime – server sito internet e intranet	>=99,8% dalle 8:00 alle 18:30 dei gg. Lavorativi e >=98,5% dalle 18:30 alle 8:00 dei gg. lavorativi e nei gg. sabato e festivi per meno del 85% del totale dei server web e intranet	2 mesi consecutivi
Gestione Operativa del Sistema Distribuito	Manutenzione hardware - Tempo di risoluzione del problema - (server e apparati di rete)	< 85% dei problemi risolti nei tempi target per apparati critici	2 mesi consecutivi
Gestione Operativa del Sistema Distribuito	Disponibilità posta elettronica	>=99,8% dalle 8:00 alle 18:30 dei gg. Lavorativi e >=98,5% dalle 18:30 alle 8:00 dei gg. lavorativi e nei gg. sabato e festivi per meno del 85% dei server di posta elettronica	3 mesi consecutivi
Trattamento dati	Puntualità e completezza della consegna delle prove d’esame	<100%	1 evento
Trattamento dati	Correttezza della stampa delle prove d’esame consegnate	<100%	1 evento
Manutenzione sw	FRT1: Fix response time massimo per criticità-anomalia di livello 1	violazione del livello di servizio	2 mesi consecutivi
Manutenzione sw	FRT2: Fix response time massimo per criticità-anomalia di livello 2	violazioni del livello di servizio	3 mesi consecutivi

8.4.1.2 Ripetizione dello stesso disservizio per un numero di volte prefissato nell’arco temporale di un anno solare‌

Nella tabella seguente sono riportati i casi il cui avverarsi singolarmente può consentire all’Amministrazione di chiedere la risoluzione del contratto.

Il periodo temporale di riferimento è di12 mesi solari consecutivi.

La facoltà può ricorrere nel caso di verificarsi di almeno un caso tra quelli elencati nella tabella sottostante con la frequenza specificata.

Tabella 10: Risoluzione del Contratto per ripetizione di disservizi

Servizio	Livelli di Servizio	Soglia di riferimento	Numero di volte
Service Desk	Mancata disponibilità del servizio di Call Center telefonico	< 98,5%	>= 4
Gestione Operativa CED	Disponibilità applicazioni online	< 97,00% al mese	>=4
	Percentuale di transazioni superiori a 1,00 secondi	< 90,0% al mese	>=4
	Puntualità elaborazioni batch	< 95,0% al mese	>=4
Gestione Operativa dei Server	System uptime – server critici	>=99,3% per meno del 92% del totale dei server	>=5
Gestione Operativa dei Server	System uptime – server sito internet e intranet	>=99,8% dalle 8:00 alle 18:30 dei gg. Lavorativi e >=98,5% dalle 18:30 alle 8:00 dei gg. lavorativi e nei gg. sabato e festivi per meno del 90% del totale dei server web e intranet	>=5
Gestione Operativa del Sistema Distribuito	Manutenzione hardware - Tempo di risoluzione del problema - (server e apparati di rete)	< 90% dei problemi risolti nei tempi target per apparati critici	>=5
Gestione Operativa del Sistema Distribuito	Disponibilità posta elettronica	>=99,8% dalle 8:00 alle 18:30 dei gg. Lavorativi e >=98,5% dalle 18:30 alle 8:00 dei gg. lavorativi e nei gg. sabato e festivi per meno del 90% dei server di posta elettronica	>=5
Manutenzione sw	FRT1: Fix response time massimo per criticità-anomalia di livello 1	violazione del livello di servizio	>=3
Manutenzione sw	FRT2: Fix response time massimo per criticità-anomalia di livello 2	violazione del livello di servizio	>=5
Mancato rispetto dei Piani di Gestione delle Non Conformità	Ritardo rispetto alla pianificazione	60 giorni	>=5

8.5. NON APPLICABILITÀ DELLE PENALI

I casi in cui il mancato rispetto dei livelli di servizio non è considerato per l’applicazione delle Penali, sono i seguenti:

− Interruzioni, sospensioni e/o riduzioni concordate

− Forza Maggiore

− Interruzione dei Servizi/indisponibilità dei Sistemi originati da:

▪ Prodotti e/o servizi di diretta responsabilità dell’Amministrazione

▪ Azioni di personale (interno e/o esterno all’Amministrazione) operante sotto la diretta

responsabilità dell’Amministrazione

▪ Omissioni dell’Amministrazione nell’applicare le azioni correttive di sua competenza

▪ Eventi originati da cause al di fuori di ogni possibile controllo, preventivo o correttivo,

del Fornitore

− Volumi di servizio che eccedano il Limite di Garanzia del Servizio

− Periodo di messa a punto dei Livelli di Servizio (Periodo di Avviamento).

8.6. VISITE ISPETTIVE

Oltre a quanto definito nei paragrafi precedenti, il Fornitore, a supporto della cooperazione e della totale trasparenza nell’erogazione dei Servizi, si dichiara disponibile a consentire al personale dell’Amministrazione e del Monitore l’accesso ai propri locali per visite ispettive, controlli e verifiche che saranno effettuate, secondo le modalità indicate nel capitolo 9.

9. MONITORAGGIO ‌

Il Fornitore è tenuto ai seguenti obblighi in relazione al monitoraggio del contratto ed alla direzione lavori:

− designazione di un responsabile del contratto per la gestione dei rapporti con il direttore dei lavori;

− tempestiva trasmissione al direttore dei lavori, anche in formato elettronico, della documentazione di riscontro prevista dal contratto e della documentazione aggiuntiva per eventuali chiarimenti richiesti;

− garanzia del reperimento e consultazione da parte del direttore dei lavori, o di un suo incaricato, della documentazione contrattualmente prevista e dei dati necessari per il monitoraggio (rif. Par. 9.1), mediante l’accesso ai sistemi di gestione della documentazione e della configurazione e al sistema della qualità, predisposti dal fornitore;

− disponibilità a sottoporre l’esecuzione della fornitura a verifiche mirate, o verifiche di seconda parte (rif. Par. 9.2 e Par. 9.3), volte a controllare l’applicazione e il rispetto dei requisiti contrattuali, nonché l’effettiva applicazione e l’utilizzo dell'impianto produttivo richiesto, così come previsto dall'art. 8 della deliberazione dell'Autorità 9 novembre 2000, n. 49;

− partecipazione con proprio personale a riunioni periodiche per l'esame congiunto dell'andamento delle attività;

− accesso del direttore dei lavori, o di un suo incaricato, agli uffici e impianti in cui vengono svolte le attività regolate dal contratto, per lo svolgimento delle verifiche necessarie;

− attuazione dei piani di gestione delle Non Conformità definiti a seguito della emissione di raccomandazioni da parte del Monitore

9.1. DATI PER IL MONITORAGGIO

Il Fornitore è tenuto a rendere disponibili tutti i documenti ed i dati necessari per l’espletamento delle attività di monitoraggio, secondo quanto previsto dall’art. 15 del contratto di Servizio.

Di seguito viene riportata una classificazione dei principali dati e documenti necessari per il monitoraggio.

Tabella 11: Dati e documenti necessari per il monitoraggio

Dati/Documenti	Osservazioni
Piani di qualità dei servizi	Forniti all’inizio del contratto e, in ogni caso, nell’ambito del periodo di Avviamento
Piani di qualità del software	Forniti all’inizio del contratto e, in ogni caso, nell’ambito del periodo di Avviamento
Piani di progetto	Forniti all’inizio del contratto e, in ogni caso, nell’ambito del periodo di Avviamento
Manuale di qualità	Forniti all’inizio del contratto e, in ogni caso, nell’ambito del periodo di Avviamento
Procedure del Sistema Qualità	Forniti all’inizio del contratto e, in ogni caso, nell’ambito del periodo di Avviamento
Registrazioni di dati relativi ad attività interne	Devono essere resi disponibili su richiesta del Monitore e forniti con formati concordati
Dati elementari sui volumi dei servizi erogati	Resi disponibili su base continuativa secondo le modalità specificate nelle singole Schede Servizio
Dati elementari sui livelli di servizio/indicatori di qualità	Resi disponibili su base continuativa secondo le modalità specificate nelle singole Schede Servizio
Dati relativi ai test effettuati per i collaudi	Resi disponibili con i formati richiesti al termine delle attività di collaudo

Durante il Periodo di Avviamento saranno definite congiuntamente da Amministrazione, Fornitore e Monitore, le modalità per la fornitura dei dati necessari al monitoraggio: tali modalità possono comprendere la realizzazione di una apposita base dati secondo specifiche concordate, alimentata periodicamente con i dati necessari.

9.2. VERIFICHE ED ISPEZIONI

Il Monitore, nel corso delle attività di monitoraggio, effettuerà Visite Ispettive con i seguenti obiettivi:

1. verifica della conformità ad obblighi contrattuali;

5. verifica della attendibilità delle rendicontazioni dei volumi e dei livelli di servizio per i servizi erogati.

Le visite ispettive saranno condotte da personale qualificato del Monitore e in presenza di personale dell’Amministrazione.

Le modalità di gestione delle Visite Ispettive saranno conformi a quanto previsto dalla normativa ISO (ISO 10011) e, in ogni caso, prevederanno:

− la comunicazione al Fornitore della pianificazione generale di periodo delle visite programmate;

− la comunicazione al Fornitore del piano di dettaglio di ogni singola visita: tale piano sarà comunicato con almeno 5 giorni lavorativi di anticipo ed identificherà le principali attività che verranno svolte, le risorse del Fornitore che saranno presumibilmente coinvolte, la durata della visita.

− La redazione in contraddittorio di un verbale con gli esiti della visita, trasmesso in copia all’Amministrazione e al Fornitore.

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CAPITOLATO TECNICO PER LO SVILUPPO E LA GESTIONE DEL NUOVO SISTEMA INFORMATIVO DEL MINISTERO DELL'ISTRUZIONE, DELL'UNIVERSITA' E DELLA RICERCA

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