ACCORDO DI SERVIZIO TRA

ESTAR ed ISPRO

Premessa

Con deliberazione del Consiglio Regionale n. 144 del 25.09.2002 si è dato corso alla costituzione dei Consorzi di Area Vasta (CAV), società consortili a.r.l. con compiti di supporto tecnico e amministrativo alle Aziende Sanitarie.

La Legge Regionale n. 40 del 24/02/2005 “Disciplina del Servizio sanitario regionale” e successive modifiche ed integrazioni, ha istituito gli Enti per i Servizi Tecnico Amministrativi di Area Vasta per lo svolgimento delle funzioni tecnico-amministrative e di supporto delle Aziende sanitarie, poi costituiti con deliberazione di Giunta Regionale n.1021 del 17.10.2005 che ha provveduto ad attribuire a quest'ultimi le funzioni già svolte dai Consorzi di Area Vasta.

La Legge Regionale Toscana n. 26 del 23 Maggio 2014, modificando gli articoli 100 e seguenti della L.R.T. n. 40/2005 anzidetta, ha istituito l’ente di supporto tecnico amministrativo regionale (ESTAR) dotato di personalità giuridica pubblica e di autonomia amministrativa, contabile gestionale e tecnica attraverso il quale la Regione attua le proprie strategie di intervento nel servizio sanitario regionale, stabilendo altresì (articolo 142 quinquies “Disposizioni transitorie in materia di ESTAR”) che gli Enti per i servizi tecnico-amministrativi di area vasta (Estav) sono soppressi a decorrere dalla data del 01/01/2015 e che l’ESTAR subentra a decorrere dalla stessa data, per incorporazione con successione a titolo universale, nei rapporti giuridici attivi e passivi afferenti agli Estav in corso alla medesima data;

Gli artt. 101 della citata legge n. 40/2005 attribuiscono pertanto ad ESTAR competenza in materia di:

a) approvvigionamento di beni e servizi;

b) magazzini e logistica distributiva;

c) tecnologie dell’informazione e della comunicazione;

d) tecnologie sanitarie;

e) procedure concorsuali e selettive per il reclutamento del personale;

f) processi per il pagamento delle competenze economiche del personale afferente al servizio sanitario regionale;

g) gestione delle procedure di gara per la manutenzione, alienazione, concessione e locazione del patrimonio immobiliare delle aziende sanitarie.

Con il presente documento si intende conseguentemente fissare, in modo chiaro ed esplicito, i limiti rispettivi dei compiti e delle responsabilità di ESTAR e delle singole Aziende ed Enti del Servizio Sanitario Regionale.

1. Valore delle premesse e degli allegati

Le premesse di cui sopra e gli Allegati di questo documento costituiscono parte integrante e sostanziale del presente Accordo.

2. Definizioni

Nel presente Accordo, con il termine:

- ESTAR si intende l'Ente di Supporto Tecnico-Amministrativo Regionale

- A.S. si intende l’Azienda Sanitaria firmataria del presente Accordo.

3. Oggetto dell'Accordo

Dato atto di quanto evidenziato in premessa, si definisce in modo più puntuale ognuna delle funzioni trasferite.

a) Approvvigionamento di beni e servizi

La funzione ricomprende tutte le attività connesse alle procedure ad evidenza pubblica necessarie a garantire l’approvvigionamento di beni di consumo, beni durevoli e servizi di qualunque tipo necessari al funzionamento delle Aziende Sanitarie, ed in base a successivi accordi, dei servizi socio-sanitari e di quelli inerenti al patrimonio immobiliare aziendale. Data la peculiarità di ISPRO, l’Ente garantisce anche la gestione delle procedure di acquisto sotto soglia (inferiori ad Euro 40.000) altrimenti escluse per effetto della Delibera GRT 1274/2018. Sono escluse le procedure di acquisizione di servizi e prestazioni sanitarie da enti pubblici e privati accreditati.

b) Magazzini e logistica distributiva;

La funzione riguarda tutte le attività di acquisizione, controllo, stoccaggio e distribuzione dei beni di consumo sanitari e non sanitari occorrenti alle Aziende del SSR. La funzione farmaceutica e logistica mira a garantire una efficace gestione del ciclo di vita e dell'acquisto dei prodotti, la funzione centralizzata della logistica mediante magazzini regionali e l'integrazione dei processi delle tre Aree Vaste in una prospettiva regionale e focalizzata sulle esigenze delle singole Aziende Sanitarie.

c) Tecnologie dell’informazione e della comunicazione

La funzione prevede l’implementazione, gestione, manutenzione e sviluppo di sistemi e reti informatiche, nonché dei software gestionali a carattere sanitario, tecnico e amministrativo in uso presso le Aziende Sanitarie. E’ ricompresa la gestione dei sistemi informativi aziendali necessari alla produzione di flussi informativi correlati all’assolvimento di debiti informativi interni ed esterni, funzione che rientra nella sfera di responsabilità sia di Estar sia dell’AS, con competenze diverse ma integrate in linea con le direttive della Direzione Generale dell’Assessorato alla Salute. Nella funzione è previsto un punto di riferimento operativo (CRM) per il supporto alle problematiche quotidiane su PDL, applicativi e infrastrutture.

d) Tecnologie sanitarie;

La funzione ricomprende tutte le attività legate alla valutazione delle tecnologie e dei fabbisogni delle aziende clienti, alla messa in opera e gestione tecnica e attività di manutenzione delle apparecchiature elettromedicali delle Aziende Sanitarie;

e) Procedure concorsuali e selettive per il reclutamento del personale;

La funzione concorsi comprende la gestione delle procedure concorsuali e selettive unificate relative al reclutamento del personale dipendente a tempo indeterminato e determinato, per tutte le figure previste dal Servizio Sanitario Nazionale, sia del comparto sia della dirigenza. Riguarda inoltre:

- le procedure selettive per il reclutamento del personale delle categorie protette;

- le procedure per incarichi di direzione struttura complessa;

- le procedure per incarichi ai sensi degli artt. 15 septies e 15 octies D.LGS 502/92 e s.m.i.

f) Processi per il pagamento delle competenze economiche del personale afferente al servizio sanitario regionale;

La funzione prevede la gestione di tutti gli aspetti connessi al trattamento retributivo, fiscale e previdenziale del personale dipendente e convenzionato delle Aziende Sanitarie ed Enti del SSR.

g) Gestione delle procedure di gara per la manutenzione, alienazione, concessione e locazione del patrimonio immobiliare delle aziende sanitarie.

La funzione riguarda l’espletamento di tutte le procedure ad evidenza pubblica connesse sia alla gestione e manutenzione del patrimonio immobiliare delle Aziende, sia alla gestione, anche in forma aggregata, dei contratti attivi di alienazione degli immobili e di gestione dei beni immobili da reddito. L’effettiva gestione della funzione, che mira ad ottenere economie di scala ed attivare forme innovative di gestione attiva del patrimonio, è subordinata a successivi

accordi tra le parti.

4. Obblighi e adempimenti

Le parti sono tenute a garantire, attraverso le necessarie azioni organizzative, il corretto presidio di tutte le attività tecnico-amministrative, i processi e le funzioni di propria competenza.

L’A.S. individua a tale scopo apposite strutture di interfaccia con ESTAR per il raccordo e l’efficacia dei flussi comunicativi.

Tenuto conto di quanto contenuto nel precedente articolo, per ogni funzione trasferita si definisce sinteticamente nell’Allegato A sia le attività che deve garantire Estar sia quelle di competenza dell’Azienda Sanitaria, attività entrambe organizzate nel rispetto delle eventuali peculiarità organizzative di ciascuna Azienda.

L'A.S. si impegna inoltre a garantire l'utilizzo gratuito degli spazi occupati da personale ESTAR alla data di stipula dell’accordo, nonché dei Transit Point e locali di appoggio necessari allo svolgimento della funzione di Logistica, cosi come risultanti dagli elenchi di cui all’allegato “D”.

Analogamente si intendono concessi in uso gratuito gli arredi e le attrezzature utilizzati da personale ESTAR e derivanti dalla iniziale costituzione degli ex ESTAV: l’A.S. ed ESTAR potranno definire eventuali passaggi di proprietà per i beni mobili in questione senza oneri aggiuntivi e quindi al solo valore residuo di bilancio.

L’A.S. si impegna altresì a garantire al personale ESTAR, che opera presso le proprie strutture, l’accesso ai propri servizi. Per quanto riguarda il servizio mensa e l’uso di automezzi è previsto il rimborso dei costi vivi secondo accordi tra le parti.

L'A.S. autorizza esplicitamente l'utilizzo di tali risorse (ad esempio automezzi) verificando che siano operative tutte le eventuali autorizzazioni e coperture assicurative necessarie anche in caso di utilizzo da parte di personale ESTAR, e che venga utilizzata la diligenza del buon padre di famiglia nell’utilizzo di tali beni. Corrispondentemente, in una ottica di massimizzazione dell’economia di gestione del sistema, ESTAR garantisce alle stesse condizioni l’accesso ai propri servizi da parte del personale dell’A.S..

L’A.S. si impegna altresì, sempre al fine di privilegiare le economie di gestione ed utilizzare al meglio i servizi, a garantire gratuitamente il Servizio di Sorveglianza Sanitaria per i dipendenti ESTAR operanti presso le sedi ospedaliere e territoriali periferiche.

L'A.S., in relazione alle condizioni di sicurezza delle strutture edilizie e dei beni inventariabili concessi in uso gratuito a ESTAR, si impegna altresì a rispettare i contenuti e i tempi degli eventuali piani di adeguamento concordati agendo in piena conformità a quanto in essi previsto.

ESTAR si impegna a fornire ampia collaborazione dal punto di vista organizzativo per la realizzazione dei piani di adeguamento di cui sopra.

Con cadenza periodica, gli ReSPP dell’A.S. e di ESTAR provvedono a trasmettere alle rispettive direzioni, una relazione a firma congiunta relativa allo stato dei luoghi in relazione alle normative in materia di sicurezza dei luoghi di lavoro.

5. Standard minimi di servizio

La fornitura dei servizi compresi nelle funzioni trasferite dovrà rispettare gli Standard Minimi di Servizio (SLA – Service Level Agreement) definiti attraverso la misurazione di specifici indicatori. Per ognuno di tali indicatori è stabilito uno o più Valori Target così come riportato nell’Allegato B, in modo tale da garantire l'attuazione dei presupposti concettuali del modello richiamati in premessa e la costituzione di un centro di eccellenza regionale per l'erogazione dei servizi tecnico-

amministrativi.

6. Monitoraggio, Controllo e Azioni di miglioramento

ESTAR si impegna a predisporre e monitorare nel tempo, con la collaborazione e la partecipazione della A.S., l'andamento dei processi legati alla gestione della funzione oggetto del presente accordo, facendosi promotore di un piano di miglioramento procedurale/organizzativo in grado di misurare il raggiungimento degli obiettivi di efficacia ed efficienza derivabili dal trasferimento della funzione con particolare riferimento agli indicatori stabiliti nell’Allegato B.

In particolare, ESTAR si impegna ad implementare sistemi strutturati di ricezione e rilevazione delle segnalazioni di non conformità relative ai servizi oggetto del presente accordo, in modo da alimentare strumenti di monitoraggio periodico dell'andamento dei servizi erogati, nei diversi ambiti, in relazione al raggiungimento degli obiettivi, al rispetto reciproco delle scadenze ed alle non conformità eventualmente registrate. Gli strumenti e la reportistica di monitoraggio anzidetta saranno oggetto di condivisione permanente fra ESTAR e l’Azienda Sanitaria.

Ognuna delle parti individua le proprie strutture responsabili di tale controllo e monitoraggio, che, unitamente alle strutture ESTAR deputate, costituiscono tavoli tematici permanenti di Area Vasta. ESTAR, altresì, si impegna ad inserire gradualmente il rispetto degli indicatori dei livelli di servizio fra i parametri del sistema premiante aziendale, garantendo un processo di miglioramento continuo.

7. Impegni reciproci

Ferme restando tutte le dichiarazioni e le garanzie rese nel presente Accordo, le parti si danno reciprocamente atto che l'Accordo si fonda su un rapporto di buona fede e di leale collaborazione instaurato tra le parti stesse.

Pertanto le parti si impegnano reciprocamente a:

• tenere sotto costante controllo l'andamento dell'esecuzione delle attività nel rispetto delle procedure concordate;

• adoperarsi affinché l'esecuzione continuativa delle attività avvenga nelle condizioni migliori, in modo da salvaguardare l'utilità reciproca;

• operare con l'opportuna flessibilità per l'ottimale realizzazione degli interessi reciproci

oggetto del presente Accordo;

• comunicare tempestivamente circostanze di cui siano venute a conoscenza e che siano rilevanti per l'esecuzione del presente Accordo;

• segnalare inefficienze e disservizi;

• definire protocolli e procedure relative ai rapporti tra i due Enti.

ESTAR si impegna a eseguire anche prestazioni non previste, qualora queste appaiano strumentalmente indispensabili per l'attuazione del rapporto di collaborazione valutandone comunque l'onerosità economica con la A.S. e prevedendo, se necessario e concordato, il ribaltamento dei relativi costi sul committente.

Relativamente alla funzione ABS, nei casi specifici di gare che si configurano come appalti e non accordi quadro o convenzioni, l’Azienda Sanitaria, nella richiesta di indizione, assume l’impegno ad eseguire l'appalto stesso salvo revoca per cause di forza maggiore, o, comunque, ad assumersi l’onere di eventuali danni o costi potenzialmente conseguenti alla revoca/annullamento delle procedura richiesto dall'Azienda stessa o alla successiva mancata esecuzione contrattuale.

Ai fini della attestazione di copertura economica finanziaria delle richieste aziendali di acquisizione di beni e servizi, nonché di personale dipendente, le parti concordano, al fine di semplificare i

processi e privilegiarne l’efficienza, che l’A.S. potrà inviare ad ESTAR, entro la fine dell’esercizio precedente, una dichiarazione di copertura complessiva a valere su tutte le singole richieste che verranno inviate nel corso dell’anno attestando, quindi, che ogni singola richiesta sarà coerente con gli strumenti aziendali di programmazione economico-finanziaria.

Le parti si impegnano inoltre a rinegoziare eventuali modifiche al presente Accordo, qualora entrambe concordino circa la rilevanza di intervenute modifiche ai presupposti organizzativi e/o tecnologici alla base del rapporto istaurato.

8. Competenze del personale

ESTAR si impegna a governare ed accrescere le competenze del proprio personale curandone l'aggiornamento professionale ed aumentandone progressivamente le competenze attraverso appositi piani di formazione.

9. Responsabilità e coperture assicurative

Le parti rispondono, ciascuna per la propria responsabilità, per i danni che il proprio personale potrà causare a terzi, nell’espletamento dell’attività.

Entrambe le parti danno atto, con la sottoscrizione del presente accordo, di aver attivato la copertura assicurativa INAIL per infortuni sul lavoro a favore del proprio personale.

10. Controversie

Tutte le controversie scaturenti dall’applicazione e dal rispetto del presente atto sono affidate ad un Collegio arbitrale regionale composto da un rappresentante nominato dall’A.S., uno nominato da ESTAR ed uno dalla Regione che lo presiede.

Il comitato decide in via di equità nella risoluzione delle controversie e le sue decisioni sono vincolanti per le parti. Il Collegio opera a titolo gratuito.

11. Sicurezza

Le parti sono tenute all’osservanza delle disposizioni di legge in tema di prevenzione infortuni sul lavoro con particolare riferimento al D.Lgs. 81/08 e s.m.i.

12 . Riservatezza e consenso al trattamento dei dati

In ottemperanza a quanto stabilito nel comma 4 bis dell'articolo 101 “Competenze e attribuzioni” e nel rispetto del Regolamento Generale sulla protezione dei dati 2016/679 del Parlamento Europeo e del Consiglio del 27 aprile 2016, la Giunta Regionale con Delibera n. 742 del 02/07/2018 avente ad oggetto “Deliberazione n. 785/2016 – individuazione dei criteri e delle modalità del sistema di relazioni tra l’ESTAR e le aziende sanitarie in ordine ai trattamenti di dati personali correlati alle funzioni relative alle materie di competenza di Estar, ai sensi del comma 4 bis dell’art. 101 della LR 40/2005. Recepimento normativa europea in materia di protezione dei dati personali”, ha provveduto a definire i criteri e le modalità del sistema di relazioni tra l'ESTAR e le aziende sanitarie in ordine ai trattamenti di dati correlati alle funzioni di cui al comma 1.

La DGRT citata ha approvato uno schema di convenzione, da sottoscrivere fra ESTAR e le Aziende Sanitarie, che specifica la finalità perseguita, la tipologia dei dati, la durata del trattamento, gli obblighi e i diritti del Responsabile del trattamento ai sensi dell’art. 28 comma 1

lettera a, numero 1, numero 2 della Legge 20 novembre 2017 n. 167.

La specifica individuazione dei rispettivi compiti e responsabilità di ESTAR e delle singole aziende sanitarie in ordine al trattamento dei dati, così come stabilito dalla DGRT anzidetta, è riportata, in relazione a ciascuna funzione per la quale ESTAR è individuato come Responsabile del trattamento, nell’allegato C al presente accordo.

In via transitoria e comunque fino all’adozione delle apposite procedure di dettaglio previste dallo schema di convenzione (relative all’accesso ai dati e databreach), Estar provvederà ad effettuare le necessarie comunicazioni alle Aziende tramite Pec inviata al Titolare del trattamento ed e-mail al Responsabile Protezione Dati (R.P.D.). Estar, inoltre, fornirà alle Aziende il supporto tecnico necessario in caso di violazione di sicurezza dietro specifica richiesta inviata dal Titolare e/o dal RPD a mezzo Pec.”

12. Norma di rinvio

Per quanto non espressamente previsto nel presente atto, si rinvia alle disposizioni normative vigenti in materia.

AZIENDA SANITARIA ESTAR

IL DIRETTORE GENERALE IL DIRETTORE GENERALE

Allegato A: Descrizione Processi Operativi Allegato B: Indicatori di servizio e Valori Target

Allegato C: Xxxxxxxxx compiti e responsabilità in tema di privacy Allegato D: Elenco immobili concessi in uso gratuito ad ESTAR

Allegato A - Descrizione processi operativi Funzione Acquisizione beni e Servizi

Tempi Competenza

FA - PERIMETRO DI FUNZIONI

1) Beni di consumo e beni durevoli

2) Servizi e concessioni

3) Servizi socio-sanitari e socio-assistenziali

4) Manutenzioni immobili ed impianti inferiori alla soglia comunitaria

5) Lavori

6) Acquisizioni di beni e servizi con procedure sotto soglia (acquisto inferiori a 40.000 Euro annui) con esclusione di Farmaci e vaccini, dispositivi medici (ad eccezione delle CND Z-L-Y), beni e servizi informatici e di connettività di cui all’art. 1 comma 512 della aL. 208/2015 (in particolare: server, Software “no stand-alone”, infrastrutture di rete)

e beni e servizi inclusi in azioni o interventi finanziati in progetti regionali che prevedono acquisizioni omogenee o unitarie.

FA1 - RACCOLTA FABBISOGNI E PROGRAMMAZIONE PROCEDURE

A) Documento di Programmazione Biennale dell'attività contrattuale

1) Verifica degli scadenzari dei contratti in essere e dello stato di avanzamento della precedente programmazione

2) Verifica delle richieste inviate ed elaborazione della Proposta di Programmazione Biennale dell'Attività contrattuale, invio alle Direzioni Aziendali ed al Direttore per la programmazione di Area Vasta

3) Approvazione entro 30 giorni con apposito atto formale della Proposta di Programmazione e contestuale copertura economica, salvo osservazioni o richieste di modifiche ed integrazioni da concludersi sempre nel termine dei 30 giorni.

4) Elaborazione del Programma Definitivo dell'Attività Contrattuale

5) Adozione del Programma dell'Attività Contrattuale da allegare al Bilancio di Previsione ed invio alle AASS

B) Aggiornamento del Programma ContrattualeBiennale

1) Aggiornamento straordinario del Programma Contrattuale in occasione di programmi straordinari regionali o specifici finanziamenti di provenienza regionale, statale o comunitaria

C) Richieste di acquisizione beni e servizi extra programmazione

1) Estar implementa e manutiene un sistema informatizzato che consente l'inserimento e la tracciatura delle richieste di acquisto (portale)

(entro il)

31-ago

15-set

15-ott

31-ott 15-nov

Responsabilità *

XX XX

XX - XX XX XX

XX XX

2) Richiesta di attivazione gara (per acquisizioni non programmate) supportata da idonei atti deliberativi aziendali e completa di elementi essenziali (quantitativi di fabbisogno, specifiche tecniche, coperture, nominativi del RES ed eventuale DEC, etc.) utilizzando apposito portale

3) Dichiarazione di copertura economica resa in maniera esplicita con indicazione delle fonti di finanziamento in caso di investimenti

4) Verifica, in caso di Accordi Quadro o Convenzioni attive, di motivata e sostanziale difformità delle prestazioni richieste rispetto a quelle contrattualizzate (verifica appropriatezza, ecc….)

5) Verifica delle richieste di acquisizione beni e servizi in economia al fine di valutarne l'appropriatezza e l'eventuale riconducibilità a contratti esistenti anche per assimilabilità, fermo restando il soddisfacimento del bisogno.

6) Estar procede all'eventuale aggregazione delle singole richieste in economia al fine di ottimizzare i processi

7) ESTAR e le AASS implementano opportuni strumenti informativi e di raccolta dati in relazione alle acquisizioni di beni e servizi con procedura sotto soglia (<40.000 Euro) in modo da procedere alla eventuale aggregazione ed alla effettuazione di apposite procedure di gara

8) Inserimento nella Programmazione dell'Attività Contrattuale o espletamento fuori programmazione in urgenza

FA2 - ESPLETAMENTO PROCEDURE DI GARA

A) Collegio Tecnico

1) Richiesta per designazione Collegio Tecnico

2)Designazione Collegio Tecnico ed invio delle previste dichiarazioni di assenza di cause di incompatibilità o inconferibilità.

3) Acquisizione dichiarazioni liberatorie per componenti Collegio Tecnico ed invio copia dichiarazioni alla AS per adempimenti RES DEC

4) Atto di nomina Collegio Tecnico

5) Stesura documentazione tecnica

6) Sottoscrizione obbligatoria dei capitolati da parte dei componenti del Collegio Tecnico

7) Approvazione documentazione tecnica

B) RES e DEC

1)Richiesta di designazione RES e DEC (aziendali) 2)Designazione RES e DEC e trasmissione ad ESTAR

C) Gara

1)Stesura documentazione di gara 2)Indizione gara

15 gior

15 giorni

AS AS XX

XX XX

XX-XX XX

XX XX - XX

XX XX

XX - AS ES - AS ES

ES AS

ES ES

3) Acquisizione CIG madre		ES
4) Pubblicazione bando		ES
5) Apertura documentazione amministrativa		ES
6) Atto di ammissione partecipanti		ES
7) Pubblicità ex-lege atto ammissione concorrenti D) Commissione Tecnica 1) Richiesta designazione Commissione Tecnica		ES ES
2) Designazione Commissione Tecnica corredata dalle previste dichiarazioni di assenza di cause di incompatibilità o inconferibilità.	15 giorni	AS - AL
3) Atto di nomina Commissione		ES
4) Pubblicità ex-lege atto di nomina Commissione Tecnica		ES
5) Apertura offerte tecniche		ES
6) Valutazione tecnico-qualitativa offerte		ES
7) Apertura offerte economiche		ES
8) Verifica anomalia		ES
9) Verifica ex-lege requisiti speciali E) Operazioni e Atti finali 1) Atto di aggiudicazione		ES ES
2) Comunicazioni ex-legge ai partecipanti		ES
3) Notifica aggiudicazione efficace a RES e DEC		ES
4) Controlli ex-lege requisiti generali		ES
5) Stipula Accordo Quadro, Convenzione o altri contratti gestiti da ESTAR		ES
6) Predisposizione schemi tipo di contratto per appalti, appalti specifici o concessioni e supporto alle AASS FA3 - GESTIONE POST-GARA A) Gestione istituti ordinari 1) Acquisizione CIG derivato per (contratti aziendali e beni non gestiti a MAV)		ES AS
2) Stipula contratti attuativi (contratti aziendali e beni non gestiti a MAV)		AS
3) Stipula contratto di appalto e concessione per beni e servizi gestiti dall'azienda		AS
4) Gestione contratti attuativi incluse varianti, applicazione penali e gestione del contenzioso in fase di esecuzione del contratto B) Gestione istituti straordinari 1) Autorizzazioni al subappalto e variazioni soggettive del contraente (ad esempio subentri e modifiche societarie)		AS ES

ES ES ES

ES ES AS

ES - AS

2) Risoluzioni Contrattuali

3) Rinnovi contrattuali, estensioni ed adesioni oltre i limiti normali di gestione (20%)

4) Revisione prezzi

FA4 - ALTRE ATTIVITA'

1) Assolvimento debiti informativi verso ISTAT, Ministeri, CONSIP, ecc.

2) Assolvimento debiti informativi verso ANAC (fasi di gara)

3) Assolvimento debiti informativi verso ANAC (gestione contratti)

4) Rinegoziazioni ed azioni di spending review

* Legenda ES = ESTAR

AS = Azienda Sanitaria AL = Altri

Allegato A - Descrizione processi operativi Funzione Magazzini e logistica distributiva

Tempi (entro il)

Competenza Responsabilità *

FL1 - FABBISOGNI E GARE

A) Definizione del fabbisogno

1) ESTAR fornisce alle AASS i beni di cui all'allegato 1) Perimetro

2) Estar sulla base delle risultanze delle consegne degli esercizi precedenti e delle previsioni elabora una ipotesi di fabbisogni di beni di consumo gestiti da Estar per il SSR per l'anno/gli anni successivi

31-ago ES

3) L'AS verifica la proposta, la modifica/integra e la trasmette ad Estar dandone anche (se necessario) la copertura economica

B) Individuazione fornitori

1) Estar effettua le procedure necessarie per il regolare e continuo approvvigionamento dei beni (vedere FA-ABS)

FL2 - GESTIONE PRODOTTI-ACQUISTI-MAGAZZINI

A) Gestione prodotti

15-ott AS

1) Estar crea e manutiene le anagrafiche dei prodotti aggiudicati e gestiti (compresi contratti, listini, prezzi, attributi necessari) ES

2) Estar rende disponibile con periodicità mensile l'elenco dei prodotti aggiudicati, comprensivo dei prezzi e incluso l'elenco dei ES prodotti cessati e di nuova introduzione rispetto al periodo precedente

2) Estar riceve e valida le richieste di codifica ulteriore da parte delle Aziende per i prodotti di gestione Estar se complete e ES contenenti tutti i necessari elementi, provvedendo poi alla codifica dei prodotti interessati

3) Estar gestisce il ciclo di vita dei prodotti (farmaci, dispositivi, diagnostici, economali) con strutture dedicate ES

4) Estar crea, sviluppa e manutiene un portale dei prodotti offerti alle aziende, mettendo a disposizione le infomazioni

anagrafiche e contrattuali dei prodotti aggiudicati e contrattualizzati ES

5) Estar promuove tavoli informativi e di raccordo con le AS sulle politiche di gestione dei prodotti (scorta, transito, ecc..)

B) Gestione acquisti

1) Estar garantisce l'approvvigionamento dei prodotti sulla base dei fabbisogni storici e/o di specifici fabbisogni trasmessi dalle AASS

2) Estar emette ordini di acquisto, monitora e sollecita le consegne, verifica le differenze ordine/consegna

ES - AS

ES ES

3) Estar monitora quotidianamente le rotture di stock e ne previene il verificarsi, offrendo su portale WEB la situazione relativa ES alla disponibilità in relazione anche a Carenze AIFA e ricorrendo a trasferimenti tra magazzini Estar

4) Estar monitora il rispetto dei tempi di consegna da parte dei Fornitori contrattualmente previsti, con particolare riguardo ai prodotti gestiti in transito

5) Estar per i prodotti in c/deposito garantisce un celere reintegro dei beni utilizzati e una corretta gestione anche attraverso ES inventari periodici.

6) La gestione dei conti visione è di esclusiva competenza delle AS AS

7) L'AS invia la richiesta di acquisizione di beni in conto visione ad ESTAR in tempi congrui ad istruire le relative pratiche 30 giorni AS

C) Gestione magazzini e consegne alle aziende

1) Estar provvede a tutte le attività di magazzino (ricezione,verifica quali-quantitativa, movimentazione interna, stoccaggio,

approntamento spedizioni, ricezione e gestione operativa dei resi) ES

2) Estar gestisce, manutiene ed aggiorna un sistema informatico per la presa in carico delle richieste aziendali integrato con i

gestionali delle aziende ES

3) L'AS trasmette con i tempi e le modalità concordati con Estar i propri ordini di acquisto utilizzando gli appositi strumenti

informatici, secondo quanto disposto nell'allegato 2 AS

4) Estar consegna i beni oggetto di richiesta secondo calendari, condivisi con alle Aziende, per ciascun Centro di Prelievo, secondo

quanto disposto nell'allegato 2. Sono oggetto di condivisione procedurale ed operativa con le Aziende modalità e tempi per le ES consegne urgenti, cosiddette "tassative" e "codici rossi".

5) Estar assicura sistemi di gestione che garantiscono, ove tecnicamente possibile, la tracciabilità dei prodotti consegnati ES

6) L'AS agevola il ritiro dei beni in consegna con i tempi e le modalità concordate, evidenziando eventuali disservizi o difformità AS dei beni consegnati

7) Estar pone in atto procedure operative tese ad ottimizzare la gestione delle scorte e degli approvvigionamenti al fine di

ottenere i possibili massimi benefici derivanti da nuove aggiudicazioni di farmaci con particolare riferimento a prodotti generici e ES biosimilari.

FL3 - RELAZIONI CON LE AZIENDE

D) Informazione, Qualità e gestione richieste relative ai servizi

1) Estar verifica regolarmente la qualità dei servizi erogati ES

2) Estar garantisce una informazione proattiva verso le aziende sui prodotti forniti ES

3) Estar mette a disposizione un servizio CRM per racccogliere tutte le richieste/solleciti delle aziende e fornisce adeguato

riscontro ES

4) Estar e le Aziende promuovono incontri periodici sistematici al fine di migliorare la programmazione dei consumi e delle forniture di beni, aumentare l'efficienza dei percorsi, incrementare l'economicità nell'utilizzo delle risorse ed aumentare in generale la qualità dei servizi resi.

FL4 - FATTURAZIONE E RAPPORTI ECONOMICO/FINANZIARI

E) Gestione fatturazione

1) Estar fattura mensilmente i beni consegnati ai prezzi di listino aggiornati

2) L'AS effettua il pagamento di quanto dovuto nei tempi e con le modalità concordate con ESTAR e con la Regione

3) Estar provvede a fine anno, al ricalcolo dei conguagli sulla base del prezzo medio d'acquisto rilevato nel corso dell'anno.

4) Estar provvede a fatturare i costi del servizio logistica fornendo la necessaria reportistica di supporto

5) Estar gestisce le attività verso i clienti nelle procedure MEAs

6) Estar fornisce alle AASS una reportistica periodica aggiornata delle note di credito ricevute e da riconoscere alle aziende (Risk Sharing, Pay by result, ecc.) al fine di consentire i necessari controlli

7) Estar implementa, congiuntamente alle AASS, sistemi di controllo informatizzati dei prezzi praticati al fine di prevenire e correggere eventuali difformità

8) Al termine dell'esercizio Estar ed AS riconciliano ed attestano le rispettive posizioni economico/finanziarie

28-feb 28-feb

Trimestral mente

ES - AS

ES AS

ES ES - AS

ES - AS ES - AS

* Legenda ES = ESTAR

AS = Azienda Sanitaria AL = Altri

GESTIONE PRODOTTI - PERIMETRO ESTAR al 1/6/2017

Categoria Prodotti	Dettaglio	Codifica	Emissione e Gestione Ordini	Magazzino (Scorta o	Consegna a CdP	Conto Deposito
Farmaci	Farmaci aggiudicati	SI	SI	nSIs	SI	NA
	Farmaci esteri con assunzione di responsabilità	XX	XX	XX	XX	XX
	Xxxxxxxxxxxx	XX	XX	XX	XX	XX
	Gas terapeutici	NO	NO	NO	NO	NA
	Galenici con assunzione di responsabilità	XX	XX	XX	XX	XX
	Xxxxxxxxxxxx	XX	XX	XX	XX	XX
	Prodotti con stoccaggio e trasporto a temperatura inferiore a -20°C	NO	NO	NO	NO	NA
	Emoderivati da compensazione Regione Toscana	NO	NO	NO	NO	NA
	Personalizzazione nominale di richieste assistenza integrativa	XX	XX	XX	XX	XX
	Xxxxxxx xxxxxxxxxxx	XX	XX	XX	XX	XX
	Filtri impianti dialisi	NO	NO	NO	NO	NA
	Acquisti in urgenza da grossista non codificati	NO	NO	NO	NO	NA
Dispositivi Medici	Dispositivi Medici aggiudicati	SI	SI	SI	SI	SI
	Prodotti "custom made"	XX	XX	XX	XX	XX
	Xxxxxxxxxxxxxxx	XX	XX	XX	XX	XX
XXX	XXX aggiudicati	SI	SI	SI	SI	NA
XXX	Prodotti con stoccaggio e trasporto a temperatura inferiore a -20°C	NO	NO	NO	NO	NA
Prodotti Economali	Prodotti Economali aggiudicati	SI	SI	SI	SI	NA
	Timbri	XX	XX	XX	XX	XX
	Xxxxxxxx	XX	XX	XX	XX	XX
Materie prime / Prodotti chimici	Prodotti aggiudicati	SI	SI	SI	SI	NA
Materie prime / Prodotti chimici	Prodotti con stoccaggio e trasporto a temperatura inferiore a -20°C	NO	NO	NO	NO	NA
Dispositivi di Protezione Individuale	Prodotti aggiudicati	SI	SI	SI	SI	NA
Altre tipologie di prodotti	Materiali vari di tipo tecnico/economale	XX	XX	XX	XX	XX
Altre tipologie di prodotti	Xxxx xxxxxxxx	XX	XX	XX	XX	XX

Allegato 2) Calendari di consegna

Calendari di consegna ISPRO

		Giornaliera
CdP	Descrizione CdP	Lunedi	Martedì	Mercoledì	Giovedì	Venerdì	Sabato	Orario di Cutoff
8014	801-CONTROLLO DI GESTIONE			Y				13:00
80110	801-FORMAZIONE ESTERNA			Y		Y		13:00
80115	801-COORD ASSISTENZIALE DI PREVENZ			Y		Y		13:00
801126	801-SCREENING CERVICE LETTUR TEST PAP-TE			Y				13:00
801129	801-SCREENING COLON RETTO APPROFONDIMENT			Y		Y		13:00
801137	801-SENOLOGIA CLINICA X'XXXXXXXX				Y			13:00
801138	801-SCREENING MAMMOGRAFICO D'ANNUNZIO				Y			13:00
801144	801-DIGN PER IMMAGINI - GINECOLOGIA			Y				13:00
801160	801-BIOMOLECOLARE			Y		Y		13:00
801161	801-BIOCHIMICA			Y		Y		13:00
801164	801-LABORATORIO REG. PREVENZ. ONCOLOGICA			Y		Y		13:00
801170	801-EPIDEM.AMBIENTALE .OCCUPAZIONALE			Y		Y		13:00
801171	801-EPIDEMIOLOGIA REGISTRO REG MORTALITA			Y		Y		13:00
801191	801-REGISTRO TUMORI TOSC. EPIDEMIOLOGIA			Y		Y		13:00
801202	801-RIABILITAZIONE ONCOLOGICA			Y		Y		13:00
801220	801-DERMATOLOGIA			Y		Y		13:00
801230	801-EPIDEMIOLOGIA VALUTATIVA SCREENING			Y		Y		13:00
801250	801-VIALE VOLTA C.C.					Y		13:00
801270	801-VILLA DELLE ROSE C.C.			Y		Y		13:00
801271	801-AMB. VILLA DELLE ROSE COSTI COMUNI			Y		Y		13:00
801282	801-LIBERA PROFESSIONE			Y				13:00
801283	801-CENTRO DI RIFERIMENTO REGIONALE CRR			Y		Y		13:00
801310	801-MECCANISMI MOLECOLARI	Y	Y	Y	Y	Y	Y	12:00
801311	801-GENETICA DEL CANCRO	Y	Y	Y	Y	Y	Y	12:00
801312	801-BIOLOGIA DELLA XXXXXXX XXXXXXXX	X	X	X	X	X	X	00:00
000000	000-XXX COSTI COMUNI	Y	Y	Y	Y	Y	Y	12:00
801514	801-27/2006 OXYRADICAL DERIVED MALONDIAL			Y				13:00
801521	801-3/2007 SPERIM ALGORITM REG MOVARISCH			Y		Y		13:00
801522	801-4/2007 STUDIO EPIDEM. PER ONCOGENICI			Y		Y		13:00
801524	801-7/2007 SORVEG E MONIT RETE ONCOL REG			Y		Y		13:00
801525	801-8/2007 STUD INFEZ D HPV IN DONNE IN			Y				13:00
801549	801-11/2008 EPIC ITALY: 2006			Y				13:00
801552	801-29/2008 EPIC ITALY: 2007			Y		Y		13:00
801560	801-41/2008 STUD NTCC TYPING VIRAL LOAD			Y				13:00
801562	801-43/2008 CONV ISPO E AGSANPUBBLLAZIO			Y				13:00
801570	801-AUT 99/08 SPERIMENTAZ NUOVI MOLI RAC			Y				13:00
801571	801-AUT. 144/08 EVALUATION OF A PANEL OF			Y				13:00
801573	801-AUT 152/08 PREV PRIMARIA CANCRO MAMM			Y		Y		13:00
801574	801-AUT 154/08 IDENTIFIC PROFILI RISCHIO			Y		Y		13:00
801576	801-AUT148/08 ABBOTT REAL TIME HIGH RISK			Y				13:00
801584	801-AUT176/08 FORMAZ COORD ATT SCREENING			Y		Y		13:00
801594	801-AUT 165/08 SUB 2 PREVENZ SECONDARIA			Y				13:00
801608	801-AUT167/08 EFFECTIVE SURVEILLANCE AND			Y				13:00
801612	801-AUT 55/09 STUD INCID/MORT CERVICO C			Y				13:00
801620	801-AUT. 68/08 OXYRADICAL DERIVED			Y				13:00
801642	801-AUT. 106/2010 HUMAN PAPILLOMA VIRUS			Y				13:00
801643	801-AUT107/2010 PROG INDOOR 2009-2010			Y		Y		13:00
801644	801-AUT110/2010 COLONSCOPIA APPROFONDIM			Y				13:00
801648	801-AUT113/2010 CONTROLLO RISCHIO A SLC			Y				13:00
801656	801-AUT 119/2010 COORDINAMENTO 2010-2013			Y		Y		13:00
801659	801-AUT 124/2010STUDIO FATTIBILIT SANOFI			Y				13:00
801662	801-AUT. 70/2011 "MELANOMA"			Y		Y		13:00
801663	801-AUT. 81/2011			Y		Y		13:00
801664	801-AUT. 82/2011			Y		Y		13:00
801666	801-AUT. 123/2011			Y		Y		13:00
801667	801-AUT. 86/2011			Y		Y		13:00
801668	801-AUT. 88/2011			Y		Y		13:00
801669	801-AUT. 90/2011 "EPIC HEART"			Y		Y		13:00
801670	801-AUT. 93/2011			Y		Y		13:00
801672	801-AUT. 95/2011			Y		Y		13:00
801673	801-AUT 97/2011 CCM STUDIO MULTICENTRICO			Y				13:00
801674	801-AUT98/2011 DON MEMDI XXXXXXX XXXXXXX			Y				13:00
801675	801-AUT. 63/2012 "identif. and clinical"			Y				13:00
801676	801-AUT. 64/2012 "MOBI KIDS ITALY"			Y				13:00
801677	801-AUT 65/12 Prog val anal colo-rettale			Y				13:00
801678	801-AUT. 76/2012 "EPIC-CDV"			Y				13:00
801679	801-AUT. 101/2011 "GESTIONE FLUSSI..."			Y		Y		13:00
801680	801-AUT. 80/2012 "SAVE"			Y				13:00
801681	801-AUT. 78/2012			Y		Y		13:00
801682	801-AUT. 82/2012 "GEST BANCA DATI..."			Y				13:00
801683	801-PROG. COMUNICAZIONE TEL 055/00000000			Y				13:00
801684	801-AUT 72/2013 RICERCA MALAT DA VALOROR			Y		Y		13:00

801686	801-AUT 92/2012 VALUTAZIONE COMPARATIVA			Y			13:00
801687	801-AUT. 70/2013			Y			13:00
801688	801-AUT. 71/2013			Y			13:00
801689	801-AUT 102/2012 CONTRIB PER RESTYLING			Y			13:00
801692	801-FLUSSO SCREENING			Y			13:00
801695	801-AUTORIZZAZIONE 84/14			Y			13:00
801696	801-AUTORIZZAZIONE 85/14			Y		Y	13:00
801697	801-METODI INNOVATIVE L¿IDENTIFICAZIONE			Y			13:00
801707	801-AUT. 93/2013 AVVIO PROGRAMMA HPV			Y		Y	13:00
801709	801-95/13 ATTIV REG TUMORI RT SIST			Y		Y	13:00
801710	801-96/13 SUP AZIONI ONS BANC DATI REGIS			Y			13:00
801712	801-113/13 MONITOR ATTIV DI BONIFIC AMIA			Y			13:00
801715	801-1/2014 CONTRAL FUMO DI TABACCO NEI G			Y			13:00
801720	801-81/14 PROG SOPRAVVIVENZ MESOTELIOMA			Y			13:00
801726	801-107/14 PERSISTENT ORGANIC POLLUTANTS			Y		Y	13:00
801727	801-NANOBIOREATTORI TERAP ANTITUM MIRATA			Y			13:00
801731	801-AUT 79/2015			Y			13:00
801734	801-AUT86/15 OPTIMISING HPV-BASED CERVIC			Y			13:00
801735	801-AUT 87/2015 PIANO MIRATO REGION ¿R			Y			13:00
801739	801-104/2015 DAMA-25 PROG INTERV ALIMENT			Y			13:00
801741	801-AUT112/15 TACKLING SECONHAND TOBACCO			Y			13:00
801746	801-AUT 86/2016 MAMMOGRAPHIC DENSITY AND			Y			13:00
801747	801-RIPRISTINO FINANZIAMENTO AIRC	Y		Y			13:00
801748	801-SISETM MONITORAGGIO APPLICAZIONE DLG	Y		Y			13:00
801752	801-SORVSANITPERCCLIN EX ESPOSTI AMIANTO			Y			13:00
801759	801-ACC CURE SOST PSI SORV EP PAT AMIANT			Y			13:00
801760	801-AUT 101/17 MIGL.DIFF.SCREEN.ONC.SIC			Y			13:00
801761	801-AUT.102/17 SORV.EPID.TUM.PROF.SIST.M			Y			13:00
801762	801-SVILUPPO COMP.TRASV.OP.COUNS.SCR.ONC			Y			13:00
801763	801-STUDIO RISCHI E FATT. XXXX.XXX.XXXX.			Y			13:00
801764	801-STUDIO RISCHI E FATT. XXXX.XXX.XXXX.			Y			13:00
801765	801-AUT 110/17 ASS.QUAL.SCREEN.ASP.CATAN			Y			13:00
801766	801-AUT 81/2018 ITAVISION			Y			13:00
801767	801-AUT 82/2018 MY PEBS			Y			13:00
801768	801-AUT 85/2018 SMART			Y			13:00
801769	801-PRIORITA' DELLE SCELTE-AUT. 93/2018			Y		Y	13:00
801770	801-AUT. 000/0000 XXXXXXX0	X	X	X	X	X	00:00
000000	000-XXX. 114/2018 THE FEDRA			Y		Y	13:00
801772	801-AUT 115/2018 THE FEDRA			Y		Y	13:00
801773	801-AUT 60/19 VER.ARCH.AN.REL.EX ART.9L.			Y		Y	13:00
801774	801-AUT AUT 120/2018 EU COLORECTAL CANCE			Y		Y	13:00
801775	801-AUT 000/0000 XXX/XXXXXXX	X	X	X	X	X	00:00
000000	000-XXX 124/2018 IPAAC			Y		Y	13:00
10000724	801-104/14 STIM COSTI PROT SORVEGLIAN S.			Y			13:00
10000725	801-78/2015:SPERIMSORVSANESPOSTI AMIANT			Y			13:00
10000729	801-AUT111/14MAMMOGRAPH. BREAST DENSITY&			Y			13:00
80100001	801-DIREZIONE AZIENDALE			Y		Y	13:00
80100008	801-STAFF AMMINISTRATIVO			Y		Y	13:00
80100011	801-BIBLIOTECA					Y	13:00
80100014	801-ATTIVITÀ EDITORIALI E COMUNICAZIONE			Y			13:00
80100118	801-SCREENING MAMMOGRAFICO C/O CAREGGI			Y		Y	12:00
80100119	801-SCREENING CERVICE ESECUZIONE 1° LIV			Y		Y	13:00
80100120	801-PREV.SEC.SCREENING			Y			13:00
80100121	801-SCREENING MAMMOGRAFICO ORGANIZZ			Y			13:00
80100122	801-SCREENING CERVICE "ORGANIZZAZIONE"			Y		Y	13:00
80100123	801-SCREENING COLON RETTO ORGANIZZAZIONE			Y		Y	13:00
80100124	801-SCREENING MAMMOGRAFIA			Y		Y	13:00
80100125	801-SCREENING CERVICE - APPROFONDIMENTI			Y		Y	13:00
80100127	801-SCREENING CERVICE EFFETTUAZIONE HPV			Y			13:00
80100128	801-SCREENING COLON RETTO PROCESSAZIONE			Y			13:00
80100130	801-SENOLOGIA CLINICA			Y		Y	12:00
80100131	801-SENOLOGIA CLINICA FOLLOW UP			Y			13:00
80100132	801-SENOLOGIA C.C.			Y			12:00
80100139	801-SCREENING MAMMOGRAF APPROFONDIMENTI			Y		Y	13:00
80100151	801-CITOPATOLOGIA C.C.			Y		Y	13:00
80100163	801-IMMUNOCITOCHIMICA			Y		Y	13:00
80100180	801-EPIDEM.MOLECOLARE E NUTRIZIONALE			Y		Y	13:00
80100190	801-EPIDEM.CLINICO DESCRITTIVA			Y		Y	13:00
80100201	801-RIABILITAZIONE STOMIZZATI			Y			13:00
80100203	801-RIABILITAZIONE TESTA COLLO			Y		Y	13:00
80100210	801-BIOSTATISTICA			Y		Y	13:00
80100501	801-12/2005 OXIRADICAL 1a)			Y			13:00
80100531	801-15/2007 DIETA ATTFISICA PER LA PREV			Y		Y	13:00
80100548	801-10/2008 OXYRADICAL DNA ADDUCTS			Y			13:00
80100581	801-AUT. 161/08 A PHYSICAL ACTIVITY...			Y		Y	13:00

80100583	801-AUT 173/08 + 174/08 FLUSSO SCREENING		Y	Y	13:00
80100586	801-AUT. 165/08 SUB 3 PREV SECONDARIA		Y		13:00
80100593	801-AUT 165/08 SUB 1 PREV SECONDARIA		Y		13:00
80100607	801-AUT 74/08 EFFECTIVE SURVEILLANCE AND		Y		13:00
80100626	801-SERVIZIO PREVENZ E PROTEZIONE 626		Y		13:00
80100632	801-AUT 81/10 COSTRUZ CAPACITA CONTROLLO		Y	Y	13:00
80100634	801-AUT 84/10 STUD MULTICEN TEST HPV		Y		13:00
80100636	801-AUT88/10 BUDGET IMPACT COST-EFFECTIV		Y		13:00
80100665	801-AUT. 83/2011		Y	Y	13:00
80100685	801-AUT90/12 TAILORED SCREENING FOR BREA		Y	Y	13:00
80100690	801-AUT. 103/2012 "DONAZIONE VALLINI"		Y		13:00
80100691	801-104/12 NUOVO SITO SVILSTRCOM		Y		13:00
80100693	801-AUTORIZZAZIONE 83/14		Y		13:00
80100694	801-COMP RISK ASSESSMENT OF SOCIAL B		Y		13:00
80100699	801-MAMMOGRAPH. BREAST DENSITY & BREAST		Y		13:00
80100700	801-STUDIO XXXXX DANNO OSSIDIN LAVESP		Y	Y	13:00
80100701	801-AUT69/14 HPV AS PRIMARY SCREENING TE		Y		13:00
80100702	801-AUT 106/13 EVAL OF VAGINAL MICR		Y		13:00
80100703	801-108/13 ATTIVAZIONE STAGES FORMATIVI		Y		13:00
80100704	801-AUT76/2013 START UP HPV (COPERTURA T		Y		13:00
80100705	801-AUT 91/2013 UMANIZZAZIONE ASS ONCOL		Y		13:00
80100706	801-92/2013 CENTRALIZ SCREENING ONCOL.		Y	Y	13:00
80100708	801-AUT 94/2013 CENTRAL IMMAGINI		Y	Y	13:00
80100713	801-114/13: ACTION ADVANCE CARE PLANNIN		Y		13:00
80100714	801-AUT70/14 OVARIAN STIMULATION FOR INF		Y		13:00
80100716	801-117/13 MAMMOGRAP BREAST DENSIII ANN		Y		13:00
80100717	801-118/13 SERVEY ATTIVDI PREVENZ ONCOL		Y		13:00
80100718	801-AUT 66/14 REALIZ DI UN SIST.		Y		13:00
80100719	801-AUT68/2014:PROMOZIONE SCREENING		Y		13:00
80100721	801-91/2014: PROGETTO "MESSA A PUNTO DI		Y		13:00
80100722	801-AUT 93/14 STUDIO EPIDEMI.ICO SULLA		Y		13:00
80100723	801-AUT 103/14 PROG REG DI SCR TEST HPV		Y		13:00
80100728	801-RIDEF MODALITÀ ACC ORGANIZ CLINIC		Y		13:00
80100730	801-AUT113/14 THE VALUE OF HPV TESTING S		Y	Y	13:00
80100732	801-STUDIO LONDITUDINALE TOSCANO (SLTO)		Y		13:00
80100733	801-85/2015 RETE CENTRI OPERATREGMESOTEL		Y	Y	13:00
80100737	801-AUT118/2014 PROG ARCHIVIAZ ANALISI		Y	Y	13:00
80100738	801-101/2015 PROG SUPP VALUTAZ PN PREV		Y	Y	13:00
80100750	801-AMBIENTE E SALUTE NEL PNP 2014-2018		Y		13:00
80100751	801-ANALISI EPIDEMIOL CARATTER MORF.ICA		Y		13:00
80100755	801-PERCOR.INT.AGOPUNT.ATT.MOT.ADA.DIETA		Y		13:00
80100756	801-INT. PROGR. VACC. SCREE. PREV. CERV.		Y		13:00
80100758	801- AUT 83/17 BREAST CANCER SCREEN. AW	Y	Y		13:00

Allegato A - Descrizione processi operativi Funzione Tecnologie Sanitarie
	Tempi (entro il)	Competenza Responsabilità *
FT1 - PIANO TRIENNALE TS
A) Definizione
1) XX.XX. /Estar/ Regione procedono a individuare obiettivi strategici e risorse disponibili		ES-AS-AL
2) Estar, in collaborazione con le Aziende, realizza una proposta di Piano sulla base delle indicazioni ricevute e sulle proprie proposte di turnover	31-ago	ES - AS
3) Le XX.XX., dopo le verifiche di Area Vasta e regionali, adottano il piano all'interno della loro programmazione (Bilancio Preventivo e Piano Investimenti)	30-set	AS
B) Richieste aziendali
1) Estar implementa e manutiene un sistema informatizzato che consente l'inserimento e la tracciatura delle richieste di acquisto (Portale)		ES
2) Estar avvia le nuove procedure di acquisizione delle apparecchiature sanitarie previste nella prima annualità del Piano Triennale approvato		ES
3) Le XX.XX. richiedono ad Estar le apparecchiature comprese nella programmazione triennale tramite apposito portale		AS
4) Le XX.XX. richiedono ad Estar, sulla base delle esigenze sopravvenute o comunque non comprese nella programmazione, gli ulteriori acquisti necessari.		AS
5) Estar valuta le richieste e procede agli adempimenti di acquisto necessari per la realizzazione tenendo conto delle, eventuali, indicazioni regionali e previa verifica dell'esistenza di Accordi Quadro e Convenzioni		ES
6) Estar verifica le richieste di acquisizione in economia al fine di verificare l'appropriatezza e la possibile riconducibilità a contratti esistenti anche per assimilabilità, fermo restando il soddisfacimento del bisogno.		ES
7) Estar procede all'eventuale aggregazione delle singole richieste in economia al fine di ottimizzare i processi		ES
8) Estar procede all'attivazione delle procedure di acquisto a seconda delle modalità individuate (gara-acquisizioni in economia)		ES
C) Installazione e messa in funzione
1) Le funzioni di Res sugli investimenti sono svolte ai sensi del regolamento regionale e comunque in base agli accordi con l'Azienda Sanitaria		ES - AS
2) Estar svolge le funzioni di Dec sugli investimenti		ES
3) Estar garantisce l'installazione, collaudo e messa in funzione degli investimenti.		ES

4) Estar garantisce il supporto al processo di inventariazione delle attrezzature sanitarie (etichettature e verbale di consegna) anche attraverso l'eventuale attivazione di strumenti contrattuali

5) Estar svolge le funzioni di DEC nei noleggi apparecchiature e di assistente al DEC nei contratti di service relativamente alla parte tecnico-manutentiva delle apparecchiature.

D) Monitoraggio

1) Estar prepara report periodico sullo stato avanzamento degli investimenti

2) Estar a fine anno predispone e pubblica relazione annuale sull'attività svolta

FT2 - MANTENIMENTO DELL'ASSET ESISTENTE

A) Manutenzione

1) Estar, tenuto conto delle indicazioni delle XX.XX., definisce il piano delle manutenzioni annuali da effettuare (programmata,di sicurezza,funzionale)

quadrim. ES

entro Febbraio ES

31-ott ES

2) Le XX.XX. definiscono, concertandolo con Estar, il budget economico annuale per le manutenzioni e lo comunicano ad Estar

3) Estar svolge le funzioni di Res e Dec sui contratti di manutenzione.

30-nov AS

4) Estar monitora la regolare esecuzione delle manutenzioni e produce reportistiche periodiche per le Direzioni di ESTAR e AASS

5) Estar realizza e mette a disposizione un SW unico regionale per la gestione/manutenzione delle apparecchiature

FT3 - CRM Customer Relationship Management

A) Gestione guasti e malfunzionamenti

1) Le XX.XX. chiamano il call center o inseriscono una richiesta sul sw dedicato segnalando l'esigenza

2) Estar prende in carico l'esigenza e monitora l'attività di risoluzione da parte di proprio personale o del fornitore esterno attivato.

3) Estar monitora i livelli di servizio previsti

4) Xxxxx propone e/o valida il fuoriuso delle apparecchiature

B) Supporto operativo alle problematiche del cliente

1) Estar attraverso le sue strutture di riferimento aziendale garantisce all'utente una risposta adeguata e tempestiva a tutte le problematiche tecnico-operative dell'Azienda eccedenti la attività ordinaria

C) Servizi in pronta disponibilità

1) Estar propone un quadro di servizi attivabili in pronta disponibilità

2) L'Azienda definisce le aree critiche e le interfacce di attivazione dei servizi in reperibilità

3) L'Azienda garantisce la copertura economica dei costi "esterni" per la necessaria assistenza

4) Estar assicura il controllo attraverso i RES ed i DEC sui servizi di pronta disponibilità attivati

quadrim. ES

ES ES ES

ES AS AS

FT4 - ALTRE ATTIVITA'

A) Assolvimento debiti informativi

1) Assolvimento debiti informativi verso ANAC (gestione contratti)

2) Assolvimento debiti informativi Trasparenza (gestione contratti)

B) Supporto amministrativo alle funzioni di RES e DEC

B1) Estar per tutti quei contratti nei quali svolge le funzioni di RES provvede ad assicurare il necessario supporto amministrativo

B2) L'Azienda delega gli operatori ESTAR a svolgere la funzione di RES/DEC e gli amministrativi ESTAR ad operare nei propri sistemi gestionali limitatamente alle funzioni necessarie alla gestione

* Legenda ES = ESTAR

AS = Azienda Sanitaria AL = Altri

Allegato A - Descrizione processi operativi Funzione ICT

FI1 - PIANO TRIENNALE REGIONALE ICT/PIANI ANNUALI AZIENDE SANITARIE

A) Definizione

Tempi (entro il)

Competenza Responsabilità *

A1) Il tavolo tecnico regionale procede a individuare Obiettivi strategici e Risorse disponibili A2) Estar realizza una proposta di Piano sulla base delle indicazioni del tavolo

A3) La Regione, attraverso il tavolo tecnico, delibera il Piano Triennale

A4) La Regione , attraverso il tavolo tecnico, autorizza i singoli progetti sulla base del cronoprogramma

A5) Estar congiuntamente alle AASS ed alla Regione , attraverso il tavolo tecnico, aggiorna annualmente per scorrimento il Piano Triennale

A6) Estar, nella eventuale assenza del Piano Triennale, elabora congiuntamente all'AS, sempre seguendo le linee regionali, un piano annuale di attività progettuali per la singola Azienda.

B) Messa in produzione

B1) Estar avvia le procedure di acquisizione per i progetti autorizzati

B2) Estar individua per ogni progetto attivato PJM (Project Manager), RES e DEC (tutti lato Estar)

B3) Le AASS individuano per ogni progetto attivato i referenti aziendali ed i componenti dei gruppi di progetto B4) Estar gestisce contratto fornitore esterno

B5) Estar sviluppa all'interno le attività "Make"

C) Monitoraggio

C1) Estar prepara report periodico, con format predefinito, sullo stato avanzamento dei lavori e lo presenta sia al Tavolo tecnico regionale che alle direzioni delle aziende.

C2) Estar a fine anno predispone e pubblica relazione annuale sull'attività svolta.

FI2 - MANTENIMENTO E EVOLUZIONE DELL'ASSET ESISTENTE

A) Manutenzione software ed hardware

A1) Estar tenuto conto delle indicazioni delle AASS definisce entro il mese di Ottobre il piano delle manutenzioni annuali da effettuare

A2) L'Azienda invia la copertura per le manutenzioni definite nel piano entro il mese di Novembre A3) Estar espleta le procedure di acquisizione

A4) Estar svolge le funzioni di RES per i contratti di manutenzione e pertanto predispone l'ordine e gestisce l'avvio ed esecuzione degli stessi

trim

entro Febbraio

00-xxx 00-xxx

XX-XX-XX XX

XX-XX-XX XX-XX-XX

XX-XX-XX XX - AS

ES ES

AS ES

A5) Estar come RES monitora la regolare esecuzione avvalendosi eventualmente di un assistente DEC aziendale ES

B) Evoluzioni software

B1) L'Azienda comunica l'esigenza di evoluzione software all'interno del budget della manutenzione di cui al punto A2) AS

B2) Estar richiede compilazione MEV al fornitore e ne valuta la congruità tecnico-economica

B3) L'Azienda comunica formale accettazione modulo MEV ai fini della conformità agli obiettvi aziendali B4) Estar invia al fornitore ordine per le attività richieste nel MEV

B5) Estar come RES monitora e certifica la regolare esecuzione di quanto richiesto dal MEV avvalendosi eventualmente di un assistente DEC aziendale

C) Gestione Flussi Informativi Regionali e Ministeriali (comprese RFC)

C1) L’Azienda ed ESTAR individuano rispettivamente i referenti funzionali e i referenti tecnici per ciascun debito informativo

C2) Il referente ESTAR garantisce la coerenza di quanto estratto/inviato rispetto a quanto inserito dagli operatori e gestisce le relazioni con i fornitori per la manutenzione correttiva ed evolutiva dei software gestionali

C3) Il referente ASL monitora la qualità/completezza/tempestività dei dati inseriti dagli operatori e favorisce la loro formazione continua all’uso corretto delle procedure software

C4) ESTAR supporta l’Azienda nella costruzione/aggiornamento di report sulla qualità dei dati, ove assenti

C5) L’Azienda analizza i report sulla qualità dei dati, predisposti da ESTAR o da RT (es. portale Infoview) e attua le conseguenti azioni correttive/migliorative

D) Amministratori di sistema

D1) L’Azienda ed ESTAR individuano rispettivamente gli amministratori di sistema per ogni software gestionale

D2) Gli amministratori di sistema di ESTAR in linea generale svolgono i compiti di natura tecnologica coerentemente con le funzioni ICT trasferite (amministrazione dei server, dei database, etc…)

D3) Gli amministratori di sistema aziendali gestiscono la configurazione specifica di ogni software (ove possibile da interfaccia grafica) e garantiscono l’iter di richiesta-creazione-modifica delle credenziali di accesso per gli operatori aziendali

15 gg

ES AS ES

ES-AS

ES-AS ES

AS ES AS

ES-AS ES

FI3 - APPROVVIGIONAMENTO BENI E SERVIZI TECNOLOGICI

A) Fornitura consumabili informatici (via MAV) come da procedure Logistica

B) Fornitura di beni e servizi relativi alle PDL (gara d'acquisto, mepa o consip)

B1) Xxxxx propone un piano di aggiornamento delle PDL in base ai criteri di vetustà, sicurezza, performance - entro il mese di Ottobre

31-ott ES

B2) L'Azienda in base ad eventuali ulteriori esigenze e vincoli economici, accetta o modifica il piano proposto - entro il mese di Novembre

B3) L'Azienda invia copertura economica in riferimento al piano concordato - entro il mese di Novembre B4) Estar gestisce le procedure di acquisizione delle attrezzature

B5) Estar come RES avvia le attività di installazione

B6) Estar e l'Azienda monitorano e eventualmente aggiornano il piano di installazione

00-xxx XX

XX XX XX

B7) Estar garantisce l'attivazione degli strumenti più idonei alla movimentazione e consegna dei beni relativi alle PDL ES

B8) Estar supporta il processo di inventariazione dei beni acquisiti (etichettature e verbale di consegna) anche attraverso ES l'attivazione di idonei strumenti contrattuali

D) Fornitura di altri beni (hardware) e servizi tecnologici (gara d'acquisto, mepa o consip)

D1) L'Azienda invia la richiesta di fornitura nuova attrezzatura o servizio con contestuale copertura economica anche attraverso

portale appositamente predisposto AS

D2) Estar valuta la richiesta e provvede all'approvvigionamento tramite formula opportuna (gara nuova o accordo quadro

disponibile, consip o mepa) ES

D3) Estar come RES monitora la consegna ed installazione del bene o servizio ES

FI4 - Customer Relationship Management (CRM)

A) Gestione guasti e gestione PDL

A1) Estar mette a disposizione un servizio CRM ES

A2) L'Azienda chiama il call center del CRM segnalando l'esigenza AS

A3) Estar prende in carico l'esigenza e provvede alla risoluzione/evasione direttamente o attraverso contratti esterni ES

A4) Estar come RES monitora i livelli di servizio previsti e produce reportistiche periodiche per le Direzioni di ESTAR e AASS quadrim ES

B) Servizi in pronta disponibilità

B1) Estar propone un quadro di servizi attivabili in pronta disponibilità ES

B2) L'Azienda definisce le aree critiche e le interfacce di attivazione dei servizi in reperibilità AS

B3) L'Azienda garantisce la copertura economica dei costi "esterni" per la necessaria assistenza hw e sw AS

C) Gestione lamentati e Supporto operativo alle problematiche del cliente

C1) Estar garantisce uno strumento/struttura per rilevare i lamentati delle strutture sanitarie e concorda con le Aziende i livelli di ES servizio

C2) Estar predispone un canale diretto per garantire alle strutture aziendali una risposta adeguata e tempestiva a tutte le problematiche tecnico-operative dell'Azienda

FI5 - ALTRE ATTIVITA'

A) Assolvimento debiti informativi

A1) Estar provvede all'assolvimento debiti informativi verso ANAC (gestione contratti) A2) Estar provvede all'assolvimento debiti informativi Trasparenza (gestione contratti)

B) Supporto amministrativo alle funzioni di RES e DEC

B1) Estar per tutti quei contratti nei quali svolge le funzioni di RES provvede ad assicurare il necessario supporto amministrativo

B2) L'Azienda delega gli operatori ESTAR a svolgere la funzione di RES e può delegare gli amministrativi ESTAR ad operare nei propri sistemi gestionali

* Legenda ES = ESTAR

AS = Azienda Sanitaria AL = Altri

FC1 - PROGRAMMAZIONE FABBISOGNI

Allegato A - Descrizione processi operativi Funzione Concorsi

Tempi (entro il)

Competenza Responsabilità *

A) Documento di Programmazione dei Fabbisogni (DPF) sia a TD che a TI

A1 Approvazione e trasmissione del DPF annuale sul modello approvato condiviso Novembre AS

A2 Estar programma la propria attività concorsuale annuale sulla base dei DPF ricevuti Dicembre ES A3 L'azienda trasmette trimestralmente i fabbisogni aggiornati entro trim. prec. AS FC2 - ESPLETAMENTO PROCEDURE CONCORSUALI

A) Richiesta aziendale di indizione procedura

A1) L'azienda verifica condizioni per richiesta indizione

Verifica la non esistenza di graduatorie vigenti aziendali AS

Esperisce le procedure di mobilità AS

Delibera richiesta fabbisogno con copertura economica AS

A2) L'azienda invia richiesta di indizione

Utilizza modulistica aggiornata AS

Completa compilazione di tutte le informazioni richieste AS

Invia ad indirizzo mail indicato oppure tramite portale dedicato messo a disposizione da Xxxxx AS

B) Istruttoria procedura

B1) Estar verifica condizioni e documentazione per attivazione procedura 10 giorni

Verifica aggiornata della non esistenza di graduatorie vigenti unificate ES

Verifica aggiornata della non esistenza di procedure in corso per il medesimo profilo ES

Verifica completezza e correttezza richiesta con relative dichiarazioni ES

B2) XX.XX. integrano eventuale documentazione mancante nei tempi stabiliti e comunque in tempo utile al rispetto della

programmazione (almeno 7 gg prima della scadenza del mese)

C) Gestione procedura

C1) Delibera con bando allegato per l'indizione procedura C2) Trasmette al BURT il bando

C3) Trasmette alla Gazzetta Ufficiale con decorrenza termini C4) Estar riceve domande (On line, PEC, Raccomandata)

C5) Istruttoria Ammissione

15 giorni AS

ES ES ES ES ES

C6) Determina ammissione candidati C7) Eventuale attivazione procedura preselettiva Estar organizza dal punto di vista logistico e operativo le procedure		ES ES ES
L'azienda si impegna a indicare il personale esperto per le commissioni come da normativa o per i gruppi tecnici, in caso di selelzioni a TD, per il supporto professionale per la redazione della prova		AS
L'azienda si impegna a fornire il personale per la vigilanza necessario richiesto da Estar		AS
C8) Istruttoria nomina commissione
Estar richiede i vari nominativi alle Aziende e alla Regione		ES
Comparto - L'azienda fornisce i nominativi dei componenti della commissione richiesti	30 giorni	AS
Dirigenza medica, veterinaria e sanitaria - L'azienda comunica il Presidente titolare e supplente richiesti	30 giorni	AS
Dirigenza medica e veterinaria - Estar sorteggia un componente titolare e supplente con eventuale risorteggio ogni 15 giorni		ES
Dirigenza medica e veterinaria - La Regione indica un ulteriore componente titolare e supplente	45 giorni	AL
Dirigenza PTA - L'azienda comunica il presidente titolare e supplente e un componente titolare e supplente richiesti	30 giorni	AS
Dirigenza PTA - La Regione indica un ulteriore componente titolare e supplente	45 giorni	AL
C9) Determina nomina commissione		ES
D) Espletamento prove
D1) Consegna materiale (atti e domande) alla commissione		ES
D2) Espletamento delle prove		AL
D3) Trasmissione atti ad Estar		AL
E) Approvazione atti
E1) Verifica conformità degli atti del lavoro della commissione alla normativa vigente		ES
E2) Determina presa d'atto dei verbali e approvazione graduatoria		ES
E3) Pubblicazione graduatoria		ES
FC3 - ESPLETAMENTO PROCEDURE SELETTIVE
(Selettive a TD, Incarichi di SC, Incarichi 15Septies, Incarichi 15Octies, Incarichi 19C6)
A) Attivazione procedura
A1) Indizione d'ufficio (solo per Xxxxxxxxx a TD)
1) Estar verifica l'inesistenza di graduatorie vigenti per ruoli richiesti		ES
A2) Indizione su richiesta aziendale
1) L'azienda verifica condizioni per richiesta indizione

Verifica la non esistenza di graduatorie vigenti aziendali		AS
Delibera richiesta fabbisogno con copertura economica		AS
2) L'azienda invia richiesta di indizione
Utilizza modulistica aggiornata		AS
Completa compilazione di tutte le informazioni richieste		AS
Invia ad indirizzo mail indicato oppure tramite portale dedicato messo a disposizione da Xxxxx		AS
B) Istruttoria procedura
B1) Estar verifica condizioni e documentazione per attivazione procedura
Verifica aggiornata della non esistenza di graduatorie vigenti unificate		ES
Verifica aggiornata della non esistenza di procedure in corso per il medesimo profilo		ES
Verifica completezza e correttezza richiesta con relative dichiarazioni		ES
C) Gestione procedura
C1) Delibera con bando allegato per l'indizione procedura		ES
C2) Trasmette il bando al BURT e/o Gazzetta		ES
C3) Estar riceve domande (On line, PEC, Raccomandata)		ES
C4) Istruttoria Ammissione (Solo Selettive a TD)		ES
C5) Determina ammissione candidati		ES
C6) Istruttoria nomina Commissione/Gruppo Tecnico
Estar richiede i vari nominativi alle Aziende		ES
Selettive a TD Comparto - L'azienda fornisce i nominativi dei componenti del Gruppo Tecnico richiesti		AS
Selettive a TD Dirigenza - L'azienda deve fornire i nominativi del Gruppo tecnico richiesti	30 gg	AS
Incarico SC - Estar sorteggia 3 componenti titolare e supplenti con eventuale risorteggio ogni 15 giorni		ES
Altri incarichi - L'azienda fornisce i nominativi dei componenti della commissione richiesti	30 gg	AS
C7) Determina nomina commissione/Gruppo Tecnico		ES
C8) Consegna materiale (atti e domande) alla commissione		ES
D) Attività della Commissione/Gruppo Tecnico
D1) Valutazione Titoli		AL
D2) Eventuale espletamento prove (Colloquio e/o Selettiva)		AL
D3) Trasmissione atti ad Estar		AL
E) Formalizzazione esito della procedura selettiva
E1) Selettive a TD
1) Verifica conformità degli atti del lavoro della commissione alla normativa vigente		ES

ES ES

ES ES AS

AS ES ES AS

ES ES

2) Determina presa d'atto dei verbali e approvazione graduatoria

3) Pubblicazione graduatoria

E2) Tutte le altre

1) Trasmissione atti all'Azienda

2) Pubblicazione della terna/elenco idonei

2) Delibera di conferimento incarico

FC4 - GESTIONE GRADUATORIE (CONCORSUALI E SELETTIVE A TD)

A) Richiesta/Conferma aziendale del fabbisogno

B) Estar contatta i candidati che hanno tempi diversi per accettare o rinunciare per i concorsi o per le selezioni.

C) Invio nominativi alle aziende

D) Xxxxxxx contratti di lavoro o richiesta sostituzione rinunciatario

FC5 - ALTRE ATTIVITA'

1) Liquidazione compensi e rimborsi ai componenti delle Commissioni e Gruppi Tecnici

2) Controllo dichiarazioni sostitutive

* Legenda ES = ESTAR

AS = Azienda Sanitaria AL = Altri

Allegato A - Descrizione processi operativi Funzione Stipendi

FS - Dipendenti, Medicina convenzionata e personale con reddito assimilato a lavoro dipendente FS1) Assunzione, Cessazione, Aspettative, Comandi ed altre variazioni

A) L'Azienda/Ente inserisce nel suo sistema giuridico le informazioni necessarie alla gestione dei dati stipendiali e ne assume la responsabilità in ordine alla correttezza.

B) L'Azienda/Ente invia all'ufficio stipendi l'elenco delle informazioni. La trasmissione deve essere fatta secondo il "calendario

Tempi (entro il)

Competenza Responsabilità *

degli stipendi" concordato annualmente, con modalità e tempistiche che prevedono di norma l'invio entro il 5 del mese per documenti cartacei ed entro il 10 per quelli digitali

C) Estar verifica la completezza formale delle informazioni ricevute ed inserisce nel suo sistema economico i dati per la predisposizione del cedolino

FS2) Elaborazione cedolino

A) L'Azienda/Ente invia flussi mensili relativi alle "Presenze" (Presenze, Straordinari, Reperibilità, Maternità, altre voci) con la cadenza concordata anzidetta

B) L'Azienda/Ente invia flussi mensili relativi all' "Economico" (Gestione Trattenute Sindacali, Trattenute personali, Attività LP, Produttività, Risultato, PO, Indennità di coordinamento, Formazione, Gestione economica degli incarichi, Gestione degli assegni familiari, altro similare)

C) Estar ricevuti i flussi (inserimento a mano o acquisizione tramite file) elabora cedolini

D) Estar effettua una serie strutturata di controlli pre e post elaborazione al fine di intercettare eventuali errori e di correggerli

E) Estar, dopo l'elaborazione dei cedolini, trasmette alle Aziende i nominativi dei dipendenti con netto superiore a € 5.000,00 per la verifica degli INADEMPIENTI nel portale XXXXXXXXXXXXXXXX.XX (Equitalia).

F) Le Aziende comunicano tempestivamente all'Estar eventuali INADEMPIENTI

FS3) Pagamento stipendi e flussi fiscali e previdenziali

A) Estar trasmette file e tabulati alle aziende con le modalità concordate con l'Azienda/Ente. La trasmissione avviene entro 5 giorni lavorativi antecedenti del giorno di valuta stabilito nel calendario condiviso con le Aziende

B) L'Azienda/Ente trasmette file e tabulati agli istituti cassieri per le procedure di pagamento

C) L'Istituto cassiere ricevuto il file elabora i flussi con evidenza di eventuali scarti che comunica all'Azienda/Ente

D) L'Azienda/Ente trasmette ad Estar gli scarti ricevuti dall'Istituto cassiere.

E) Estar risolve gli eventuali scarti

5 e 10 mese

5 gg ante valuta

AS ES

ES ES

ES AS

AS - AL AS ES

F) Estar predispone ed invia all'Azienda/Ente tutte le informazioni necessarie tramite files per la contabilizzazione degli stipendi e per i versamenti delle trattenute personali, fiscali e previdenziali

G) Estar predispone il file di stampa dei cedolini per la trasmissione ai dipendenti oppure per la pubblicazione nel portale delle Aziende/Enti

H) ESTAR predispone le denunce mensili dei contributi e le trasmette ai vari enti previdenziali utilizzando le credenziali di accesso fornite dalle Aziende stesse.

FS4) Dichiarazioni annue e trimestrali

A) Estar predispone ed invia alle Aziende/Enti i dati per la denuncia INAIL

B) Estar predispone e trasmette alle Aziende/Enti le Dichiarazione CU, incluso quelle dei creditori pignoratizi, (31/3) ed il relativo file ministeriale per l'Agenzia delle Entrate (7/3)

C) Estar predispone il Monitoraggio trimestrale sulla base della circolare del MEF e lo trasmette alle Aziende/Enti

D) Estar predispone la parte economica del Conto Annuale e la trasmette alle Aziende/Enti

E) Estar riceve ed elabora i file dei 730 (da luglio a dicembre) utilizzando, per l'accesso alla A.E., le deleghe fornite dalle Aziende/Enti

F) Estar predispone il file modello 770 (solo quadro SY) per quanto di competenza da inviare alle Aziende/Enti per la relativa denuncia

FS5) Altri servizi

A) Informazioni, dati ed assistenza specifica su richiesta delle Aziende/Enti (part-time, attività commerciale, altri dati)

B) Reportistica su costi del personale, utilizzo fondi, etc.

C) Applicazioni e conguagli di Contratti Collettivi Nazionali e conguagli di Contratti integrativi

D) Istruttoria per conto delle aziende della parte economica delle cessioni finanziarie volontarie e dei pignoramenti

E) Fornitura dati del cedolino per la gestione infortuni dipendenti

XX XX XX

00-xxx XX

31-lug ES

ES ES ES ES ES

* Legenda ES = ESTAR

AS = Azienda Sanitaria AL = Altri

Foglio1

Allegato B Funzione ABS- Indicatori di servizio e Valori Target

Valore

Indicatori

1 % di realizzazione delle procedure programmate

2 Rispetto dei tempi previsti dalle procedure programmate (scostamento max)

3 Tempi standard delle procedure programmate per acquisizione di beni e servizi

a) procedure di gara sotto soglia comunitaria

b) procedure di gara sopra soglia comunitaria

4 Procedure di acquisizione urgenti con utilizzo di strumenti contrattuali aperti esistenti:

a) presa in carico e valutazione della richiesta

b) completamento iter autorizzazione all'utilizzo del contratto

5 Procedure di gara urgenti sopra soglia e non programmate:

a) presa in carico e valutazione della richiesta

b) indizione compatibilmente con la disponibilità del capitolato

c) aggiudicazione, in caso di gara, salvo casi di particolare complessità

6 Procedure di gara urgenti sotto soglia non programmate:

a) presa in carico dalla richiesta

b) indizione compatibilmente con la disponibilità del capitolato

c) aggiudicazione salvo casi di particolare complessità

7 Procedure non programmate e non urgenti:

a) valutazione della fattibilità tenuto conto della programmazione

b) espletamento

8 Designazione componenti collegi tecnici e commissioni di gara da parte delle Aziende (da richiesta)

>= 80%

<20%

<= 120 gg

<= 180 gg

<= 10 gg

<= 30 gg

<= 10 gg

<= 60 gg

<= 180 gg

<= 10 gg

<= 30 gg

<= 120 gg

entro l'anno anno successivo

<= 15 gg

ES - AS

ES - AS ES - AS

ES - AS

Monitoraggio

ES - AS ES - AS

* Legenda ES = ESTAR

AS = Azienda Sanitaria AL = Altri

Foglio2

Allegato B - Indicatori di servizio e Valori Target - Funzione Magazzini e logistica distributiva

Indicatori

Valore

>90%

il primo giorno di consegna utile a Calendario condiviso con XXXX

20%

>90%

XX - XX

XX - AS

Monitoraggio*

1 Capacità A.S. di prevedere i corretti fabbisogni (prodotti da fabbisogno/prodotti ordinati)

2 Capacità Estar di garantire la continuità dei prodotti a catalogo al momento della scadenza del contratto precedente / stipula nuovo contratto

3 Capacità Estar di codifica di nuovi prodotti non contrattualizzati (portale) entro 30 giorni da richiesta azienda (prodotti codificati nei tempi/totale prodotti da codificare)

Capacità Estar di codifica di nuovi prodotti non contrattualizzati (portale) URGENTI entro 3 giorni lavorativi da

4 richiesta azienda, esclusi tempi di espletamento eventuale procedura di acquisto (prodotti codificati nei tempi/totale prodotti da codificare)

5 Livello di servizio magazzino Estar (Righe di prodotto consegnate / righe di prodotto richieste a MAV)

6 Tempi di consegna prodotti a scorta (rispetto alla data di richiesta pervenuta entro l'orario di cutoff)

7 Tempi di consegna prodotti in transito (rispetto al giorno successivo alla data di consegna a Xxxxxxxxx ESTAR)

8 Capacità A.S. di pagare secondo i piani finanziari concordati (tempo medio di pagamento concordato/tempo medio di pagamento effettivo) SCOSTAMENTO MAX

* Legenda ES = ESTAR

AS = Azienda Sanitaria AL = Altri

6) Est Trimestralmente ES

7) Estar implementa, congiuntamente alle AASS, sistemi di controllo informatizzati dei prezzi praticati al fine di preven ES - AS

8) Al termine dell'esercizio Estar ed AS riconciliano ed attestano le rispettive posizioni economico/finanziarie

Foglio3

Allegato B - Indicatori di servizio e Valori Target - Funzione Tecnologie Sanitarie

>80%

<5%

< 5%

Indicatori

ES-AS ES-AS

Monitoraggio*

Valore

1 Realizzazione Annua Piani Triennali TS (investimenti realizzati/investimenti previsti da piano)

2 Capacità di programmazione necessità aziendali (acquisti richiesti fuori piano/acquisti richiesti totali)

3 SLA garantiti su gestione manutenzioni (tempi medi di intervento effettivi/tempi medi di intervento concordati)

* Legenda ES = ESTAR

AS = Azienda Sanitaria AL = Altri

Foglio4

Allegato B - Indicatori di servizio e Valori Target - Funzione ICT

Indicatori	Valore	Monitoraggio*
1 % Realizzazione Annua Piani Triennali ICT e/o Piani Annuali Aziendali	>80%	ES-AS-AL
2 Presa in carico necessità non ricompresi nei piani ed urgenti e non programmati	<15 gg	ES-AS
3 Elaborazione proposte risolutive o soluzioni temporanee per gli interventi urgenti e non programmati	<30 gg	ES-AS
Completezza Fabbisogni rispetto al totale interventi richiesti -interventi o progetti richiesti fuori piano/totale 4 progetti annuali del piano ict regionale (o aziendale)	<5%	ES-AS
5 Questionario Soddisfazione Clienti (CRM)	positivo	ES
6 SLA garantiti su gestione manutenzioni (tempi medi di intervento effettivi/tempi medi di intervento concordati)	<5%	ES-AS

* Legenda ES = ESTAR

AS = Azienda Sanitaria AL = Altri

Foglio5

Allegato B - Indicatori di servizio e Valori Target - Funzione Concorsi

Valore Monitoraggio*

Indicatori

1 Rispetto della programmazione annuale - Procedure avviate/ procedure previste

Per Richieste nel Fabbisogno (FC1) - Ritardo medio nella fornitura elenco nominativi da richiesta completa 2 dell'Azienda

3 Per Richieste Spot - Tempo dalla Data richiesta completa alla data fornitura elenco nominativi

4 Completezza Fabbisogni rispetto al totale delle richieste trasmesse - richieste spot/totale richieste 5 Questionario Soddisfazione Clienti

>= 80%

ES - AS

<= 15 gg

<=20%

positivo

ES - AS

ES - AS ES

* Legenda ES = ESTAR

AS = Azienda Sanitaria

AL = Altri

Foglio6

Allegato B - Indicatori di servizio e Valori Target - Funzione Stipendi

Valore

Monitoraggio*

Indicatori

1 % Cedolini con errori (su responsabilità di ESTAR) su Cedolini elaborati <0,2% ES - AS

2 Questionario Soddisfazione Clienti positivo ES

* Legenda ES = ESTAR

AS = Azienda Sanitaria AL = Altri

Accordi di Servizio

Allegato C

Dettaglio compiti e responsabilità in tema di privacy

Indice

a) Introduzione e richiami normativi

b) Allegato 1 “Attività oggetto di trattamento da parte del Responsabile del trattamento ai sensi dell’art. 30 par. 2 del Regolamento UE 2016/679”

(a) Introduzione e richiami normativi

La Regione Toscana, con Delibera di Giunta n. 742 del 02/07/2018 ha provveduto, in base a quanto stabilito dalla LRT 40/2005 al comma 4 bis dell'articolo 101 “Competenze e attribuzioni” e nel rispetto del Regolamento generale sulla protezione dei dati 2016/679 del Parlamento europeo e del Consiglio del 27 aprile 2016 (di seguito RGPD), a definire i criteri e le modalità del sistema di relazioni tra l'ESTAR e le aziende sanitarie in ordine ai trattamenti di dati correlati alle funzioni trasferite.

Le materie nelle quali Estar è Responsabile del trattamento ai sensi della DGRT n. 785/2016 sono le tecnologie dell’informazione e della comunicazione, i processi per il pagamento delle competenze economiche del personale afferente al Servizio Sanitario Regionale, le tecnologie sanitarie se l’attività comporta anche l’assistenza e manutenzione con risorse proprie di Estar.

L’ articolo 29 del Dlgs 196/2003 è stato modificato dalla L 167/2017, e attualmente prevede:

1) al comma 4 bis, che i titolari stipulino con i responsabili del trattamento atti giuridici in forma scritta, che specificano la finalità perseguita, la tipologia dei dati, la durata del trattamento, gli obblighi e i diritti del responsabile del trattamento e le modalità di trattamento e che i predetti atti sono adottati in conformità a schemi tipo predisposti dal Garante;

2) al comma 5 che il responsabile effettui il trattamento attenendosi alle condizioni stabilite ai sensi del 4 bis e alle istruzioni impartite dal titolare.

Estar, in qualità di Responsabile del trattamento, tratta i dati personali per conto dell’Azienda, Titolare del trattamento ed i trattamenti dei dati sono quelli afferenti al registro dei trattamenti, di cui all’allegato 1 al presente Accordo di servizio.

Tra Estar e le Aziende saranno sottoscritti specifici accordi per la più puntuale definizione delle modalità di collaborazione su specifici argomenti.

Estar garantisce la funzione di referenza tecnico informatica per la protezione dei dati personali a supporto delle Aziende Sanitarie, in diretta collaborazione con il Responsabile della protezione dei dati dell’azienda affinchè sia assicurata la conformità al RGPD in particolare nell’adozione delle misure tecniche necessarie.

Per i software in uso nelle aziende sanitarie gestiti da Estar, quest’ultimo opera attraverso la predisposizione di piani di azioni ed attività, che definiscono tempi, competenze e risorse necessarie al raggiungimento della compliance al RGPD e sono soggetti all’approvazione delle Aziende sanitarie anche in relazione alla necessaria copertura economica di competenza.

Estar interviene nel supporto ai trattamenti delle Aziende Sanitarie effettuati per competenza nella gestione della infrastruttura informatica sia hardware che software. In particolare Estar:

a. ha la responsabilità della gestione delle reti e dei sistemi informatici

b. ha la responsabilità dei software gestionali utilizzati dalle aziende

c. fornisce il supporto nella elaborazione del debito informativo della azienda sanitaria nei confronti dei referenti istituzionali, regione, ministeri, ecc.

La responsabilità di Estar per quanto riferisce ai punti a) e b) è individuata esclusivamente alla gestione della infrastruttura, alla continuità operativa, e alla conservazione dei dati gestiti sui Sistemi e i Datacenter di competenza.

Per quanto riguarda il punto c) la responsabilità di Estar è sempre definibile come una attività che riferisce ad un trattamento principale che è nella responsabilità della azienda sanitaria.

In particolare Estar provvederà:

a. al trattamento dei dati in conformità a quanto previsto dalle norme in materia di trattamento dei dati personali;

b. al trattamento dei dati con logiche e modalità strettamente ed esclusivamente correlate alle finalità di cui all’allegato 1 al presente atto, per il tempo strettamente necessario per il perseguimento delle finalità connesse, garantendo il pieno rispetto delle istruzioni ricevute, contenute nella presente convenzione;

c. ad informare immediatamente l’Azienda qualora, a suo parere, una sua istruzione violi le disposizioni in materia di protezione dei dati personali;

d. a tenere il Registro delle attività di trattamento, ex art. 30 par. 2 del RGPD, in collaborazione con l’Azienda per le informazioni eventualmente necessarie;

e. con diligenza, prudenza e perizia alla conservazione e alla custodia dei dati personali oggetto del trattamento, degli archivi e delle banche dati, dall’iniziale acquisizione fino all’eventuale cessazione o distruzione;

f. alla restituzione alle Aziende, in caso di cessazione del rapporto convenzionale in essere, dell’eventuale documentazione, su qualsiasi supporto, relativa a qualsiasi dato personale di cui Estar è entrato in possesso, senza che alcun dato possa essere direttamente o indirettamente detenuto;

g. a mantenere riservati, non comunicare e diffondere a terzi i dati personali e le informazioni di cui Xxxxx è venuto a conoscenza per effetto dello svolgimento del trattamento;

h. ad organizzare, su richiesta delle Aziende, il blocco dei trattamenti soggetti a scadenza temporale (o la trasformazione dei dati in forma anonimizzata o pseudonimizzata) nei termini previsti dalla legge o sulla base dei provvedimenti dell’autorità di controllo o disposizioni dell’autorità giudiziaria;

i. a non utilizzare i dati personali e le informazioni, anche se in forma anonimizzata o pseudonimizzata, comprese le eventuali elaborazioni realizzate su disposizione dell’Azienda;

j. a mettere a disposizione dell’Azienda tutte le informazioni necessarie per dimostrare il rispetto degli obblighi derivanti dalla normativa in materia di protezione di dati personali, anche a richiesta, tramite una relazione annuale;

k. ad assistere l’Azienda nel garantire il rispetto degli obblighi relativi alla sicurezza del trattamento, alla notifica di una violazione dei dati personali all’autorità di controllo, alla comunicazione di una violazione di dati personali all’interessato;

l. a predisporre e realizzare procedure di audit, fornendo relazione scritta degli esiti delle azioni conseguenti;

m. ad assistere l’Azienda nella predisposizione ed aggiornamento periodico di atti e documenti aventi ad oggetto la valutazione di impatto del trattamento sui diritti e sulle libertà delle persone ed a fornire supporto in merito alla eventuale consultazione preventiva all’autorità di controllo.

Estar si impegna:

a. ad individuare e nominare per iscritto coloro che, a qualunque titolo, devono compiere operazioni del trattamento e/o attuare compiti relativi alla protezione e alla libera circolazione dei dati e ad impartire loro idonee istruzioni;

b. a porre in essere le prescrizioni e gli adempimenti di cui al Provvedimento del 27 novembre 2008 del Garante per la Protezione dei dati personali per i servizi di amministrazione di sistema correlati alle funzioni trasferite e, in particolare a 1) procedere all’attribuzione delle funzioni di amministratore di sistema mediante designazione individuale previa valutazione dell’esperienza, capacità e affidabilità del soggetto designato 2) precisare analiticamente per ciascun soggetto designato l’ambito di operatività consentito in base al profilo autorizzativo assegnato 3) conservare e aggiornare periodicamente gli estremi identificativi delle persone fisiche preposte quali amministratori di sistema e darne comunicazione alla Direzione dell’Azienda sanitaria sottoscrivente 4) procedere alla verifica, almeno annuale, dell’operato degli amministratori individuati 5) adottare sistemi di registrazione degli accessi logici ai sistemi di elaborazione e agli archivi elettronici da parte degli amministratori;

c. a fornire specifica ed adeguata formazione agli autorizzati al trattamento dei dati oggetto del contratto ed impartendo loro, per iscritto, appropriate e complete istruzioni su come svolgere correttamente ed in modo lecito tale trattamento;

d. a conservare idonea documentazione, da consegnare all’Azienda a semplice richiesta, comprovante l’assolvimento degli obblighi di formazione e di conferimento istruzioni a tutti coloro che, a qualunque titolo, devono attuare compiti relativi alla protezione e alla libera circolazione dei dati;

e. a garantire che i propri dipendenti e/o collaboratori che operano a vario titolo nell’ambito del rapporto in essere con le Aziende, siano dotati di esperienza, capacità e affidabilità con riferimento alla gestione dei sistemi informatici, nonché con riferimento alla normativa in materia di protezione dei dati personali, in particolare per quanto attiene alle misure di sicurezza previste.

Per quanto concerne gli obblighi informativi, Estar è di supporto alle Aziende Sanitarie nei seguenti termini:

a. agisce tempestivamente e in autonomia informando l’azienda in caso di ispezioni di autorità di controllo e/o organi istituzionali (es. Guardia di Finanza, NAS, etc…);

b. supporta l’Azienda in caso di richieste di accesso ai dati da parte degli interessati, per le quali Estar opera solo in caso di richiesta formale del titolare del trattamento, sulla base di una apposita procedura concordata tra le parti e comunque tenendo conto del rispetto dei termini previsti dalla normativa in capo al titolare.

Estar si impegna ad informare tempestivamente l’Azienda di:

a. ogni violazione dei dati di cui viene a conoscenza nonché ogni necessaria informazione per lo svolgimento delle notificazioni e comunicazioni se del caso previste, sulla base di una apposita procedura concordata tra le parti e comunque tenendo conto del rispetto dei termini previsti dalla normativa in capo al titolare;

b. ogni fatto o atto che l’Azienda ritenesse insindacabilmente di dover acquisire ai fini dell’osservanza delle norme e delle prassi in materia di protezione e libera circolazione dei dati ed in tal caso il riscontro da parte di Estar deve avvenire senza ingiustificato ritardo.

Con riguardo alle misure di sicurezza da osservare nel trattamento dei dati e allo scopo di ridurre al minimo i rischi di distruzione o perdita, anche accidentale dei dati, di accesso non autorizzato, di trattamento non consentito o non conforme alle finalità ivi previste, Estar si impegna:

a. al raggiungimento della compliance tecnologica al RGPD tenendo conto dei vincoli e dei tempi di adeguamento che emergeranno dalla suddetta pianificazione;

b. ad adottare adeguate ed idonee misure tecniche ed organizzative, curandone il rispetto e l’applicazione da parte degli autorizzati al trattamento, effettuando, altresì controlli sull’operato dei medesimi;

c. a verificare periodicamente e, ove necessario, ad adeguare le misure di sicurezza con riferimento all’analisi dei rischi aziendali, all’evolversi della normativa e al progredire dello sviluppo tecnologico;

d. a garantire le evidenze e la documentazione comprovanti l’adozione delle misure tecniche ed organizzative, di sua competenza, idonee.

Estar può ricorrere, ai sensi di quanto previsto dall’art. 28 par. 4 del RGPD, ad altro Responsabile del trattamento (di seguito sub Responsabile del trattamento) per l’esecuzione di specifiche attività di trattamento per conto dell’Azienda Titolare del trattamento, disciplinando il rapporto con atto giuridico o contratto teso a circoscrivere i rispettivi ambiti di responsabilità adottando nei confronti dello stesso gli stessi obblighi in materia di protezione di dati personali già in capo ad Estar e derivanti dalla sottoscrizione della presente convenzione.

Estar dovrà assicurare che il sub Responsabile del trattamento offra garanzie sufficienti di affidabilità e riservatezza e metta in atto misure tecniche ed organizzative adeguate in modo tale che il trattamento soddisfi i requisiti del RGPD e che cancelli o restituisca i dati personali oggetto dei trattamenti e le eventuali copie al termine della prestazione del servizio.

L’Azienda coinvolta nel trattamento risponde per il danno cagionato dal suo trattamento che violi il RGPD.

Estar risponde per il danno causato dal trattamento solo se non ha adempiuto agli obblighi del RGPD specificatamente diretti al responsabile del trattamento o ha agito in modo difforme o contrario rispetto alle legittime istruzioni date dall’Azienda che sono contenute nella presente convenzione o in specifici accordi relativi a particolari argomenti stipulati tra Estar e l’Azienda.

L’Azienda o Estar sono esonerati dalla responsabilità di cui ai commi 1 e 2 se dimostrano che l’evento dannoso non gli è in alcun modo imputabile.

Qualora l’Azienda o Estar siano coinvolti nello stesso trattamento e siano responsabili dell’eventuale danno causato dal trattamento, sono responsabili in solido per l’intero ammontare del danno, al fine di garantire il risarcimento effettivo dell’interessato.

Qualora l’Azienda o Estar abbia pagato l’intero ammontare del risarcimento del danno, sussiste il diritto di reclamare dal Titolare/Responsabile del trattamento la parte del risarcimento corrispondente alla sua parte di responsabilità per il danno.

Estar si obbliga a tenere manlevata ed indenne l’Azienda da ogni responsabilità o danno, anche nei confronti di terzi, e da qualunque somma che Estar dovesse essere condannato a pagare derivante direttamente o indirettamente, da fatti attivi o omissivi ad esso imputabili esclusivamente, commessi anche dai dipendenti e/o collaboratori che operano a vario titolo come autorizzati al trattamento dei dati, ivi inclusi i danni derivanti dalla perdita, sottrazione, deterioramento e/o distruzione dei dati trattati.

Estar conserva nei confronti dell’Azienda l’intera responsabilità dell’adempimento degli obblighi del sub Responsabile del trattamento, qualora quest’ultimo ometta di adempiere ai suddetti obblighi in materia di protezione dei dati .

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