Codice Fornitori
Codice Fornitori
Codice fornitori aziendale 2021 Versione numero 1
SETTEMBRE 2021
Company
Kel 12 Tour Operator srl
1.Definizioni
▪ “Contratto”: accordo concluso dalle Parti sulla base delle Condizioni Generali e dei relativi Ordini di Acquisto emessi dalla Società al Fornitore, per l’acquisto da parte della Società di Merci e/o Servizi del Fornitore, a condizione che le Condizioni Generali e gli Ordini di Acquisto riportino l’intero accordo tra le Parti per quanto riguarda l’oggetto in questione; OPPURE l’accordo concluso dalle Parti sulla base dei termini e delle condizioni specifiche convenute per la fornitura di determinate Merci e/o Servizi alla Società, a seconda dei casi;
▪ “Società”: la società Kel 12 Tour Operator S.r.l., con sede legale a Xxxxxx, Xxxxx Xxxxxxx 00, codice fiscale e partita IVA 07809320968;
▪ "Informazioni riservate": qualsiasi informazione riservata, commerciale o di altro tipo, relativa a una Parte, ai suoi materiali, prodotti, procedure, servizi e attività, forniti, in qualsiasi forma, da e/o per conto di una Parte all'altra Parte;
▪ "Rappresentanti": i dipendenti e i rappresentanti legali della Società;
▪ “Condizioni Generali”: le condizioni generali di acquisto della Società, che disciplinano i termini e le condizioni per l’acquisizione di Beni e/o la fornitura di Servizi presso un Fornitore in adempimento degli Ordini di Acquisto
▪ "Merci": beni materiali o immateriali venduti dal Fornitore alla Società;
▪ “Parte”: la Società o il Fornitore intesi singolarmente, a seconda dei casi;
▪ “Parti”: la Società e il Fornitore intesi collegialmente;
▪ "Ordini di acquisto": ordini di acquisto per Merci o la fornitura di Servizi erogati dalla Società al Fornitore;
▪ “CCF”: il presente Codice di condotta fornitori;
▪ "Servizi": lavoro e/o servizi intellettuali eseguiti dal Fornitore per la Società;
▪ "Fornitore": persona fisica o giuridica che fornisce Merci e/o Servizi alla Società in base al Contratto.
Nel contesto del Codice di Condotta Fornitori i seguenti termini hanno il significato di seguito precisato:
2. Scopo e oggetto
2.1. La Società crede fermamente che un approvvigionamento sostenibile sia un mezzo efficace per promuovere i valori e le prassi responsabili lungo tutta la catena del valore. L’azienda, adoperandosi per costruire relazioni e partnership forti e durature con i propri fornitori, intende promuovere un comportamento responsabile per tutta la propria catena di fornitura.
2.2. Il presente CCF stabilisce gli standard minimi relativi alle norme e ai requisiti di sostenibilità richiesti dalla Società, che tutti i Fornitori devono osservare per l'intera durata del rapporto commerciale tra le Parti.
2.3. Il Fornitore si impegna a rispettare le disposizioni del CCF, come di volta in volta modificato, relativamente al rispetto dei propri obblighi derivanti dal Contratto e nei suoi rapporti con la Società. Resta inteso che se il Fornitore ha adottato il proprio codice di condotta (o documento analogo) che prevede, in tutto o in parte, norme più rigorose di quelle del CCF, questi sarà autorizzato ad attenersi alle proprie norme più restrittive, purché sia garantito in ogni caso il rispetto delle disposizioni del presente CCF.
2.4. Il presente CCF costituisce parte integrante ed essenziale di tutti gli accordi tra le Parti.
2.5. Questo CCF è disponibile per la consultazione e il download gratuito presso la sede della Società e sul sito xxx.xxx00.xxx.
3. Sistemi di gestione
3.1. Il Fornitore deve garantire la messa in atto di sistemi di gestione adeguati ed efficaci al fine di rispettare il presente CCF, le leggi e i regolamenti applicabili. Il funzionamento e la qualità del sistema di gestione devono essere proporzionati alle dimensioni, alla complessità e al contesto di rischio dell’attività del Fornitore.
3.2. I requisiti minimi sono i seguenti: a) il Fornitore deve adottare un approccio strutturato per valutare, mitigare e gestire i rischi relativi ai diritti umani e del lavoro, alla salute e alla sicurezza sul lavoro, al business responsabile e all’impatto ambientale (di seguito “questioni relative al Codice di condotta”);
b) il Fornitore deve adottare azioni di miglioramento relative alle questioni relative al Codice di condotta e identificare le azioni tese al raggiungimento di tali obiettivi al fine di garantire il miglioramento delle prestazioni. In caso di inadempienza degli standard previsti dal CCF, il Fornitore si obbliga a prendere tutte le misure necessarie per garantirne l'osservanza;
c) il Fornitore deve osservare tutte le leggi, i regolamenti e le condizioni contrattuali che riguardano i propri incarichi, e comunicarli in modo tempestivo ai dipendenti e ai partner commerciali attraverso un'adeguata formazione;
d) il Fornitore deve mettere in atto sistemi per consentire la segnalazione di rimostranze relative a questioni relative al Codice di condotta.
4. Diritti umani e del lavoro
4.1. Diritti umani
Il Fornitore si impegna a:
a) rispettare i diritti umani e a non rendersi complice delle violazioni dei diritti umani;
b) mappare il suo impatto sui diritti umani se così convenuto;
c) disporre dei mezzi adeguati a risolvere eventuali violazioni dei diritti umani.
4.2. Diritti fondamentali dei lavoratori
Il Fornitore si impegna a:
a) non assumere persone di età inferiore ai 18 anni, o l’età minima secondo la legislazione nazionale, se superiore (in linea con la Convenzione OIL 138 sul lavoro minorile);
b) assicurarsi che il fatto di assumere persone al di sopra dell’età legale minima, ma al di sotto dei 18 anni non metta a repentaglio l’istruzione, la salute, la sicurezza o la morale delle persone;
c) riconoscere i diritti dei dipendenti ad organizzarsi;
d) non ricorrere a nessuna forma di lavoro forzato;
e) non discriminare nessun dipendente o potenziale dipendente;
f) trattare tutti i dipendenti con equità e rispetto.
4.3. Xxxxxx e orari di lavoro Il Fornitore si impegna a:
a) pagare ai dipendenti il salario minimo e gli straordinari secondo quanto stabilito dalle leggi nazionali o dai contratti collettivi;
b) applicare l'orario di lavoro in conformità alla legge e ai contratti collettivi applicabili. Laddove non esistano tali leggi o accordi, l'orario di lavoro non dovrà superare le 48 ore settimanali;
c) concedere a tutti i dipendenti almeno un giorno di riposo ogni sette giorni consecutivi di lavoro se non disposto altrimenti dalle leggi applicabili.
5. Salute e sicurezza sul lavoro (OHS) Il Fornitore si impegna a:
a) soddisfare tutti i requisiti legali applicabili in materia di salute e sicurezza sul lavoro (OHS);
b) avere una propria politica scritta in materia di OHS che dimostri il proprio impegno verso OHS, e nominare figure responsabili di OHS all'interno della propria organizzazione;
c) assicurarsi di disporre di un controllo operativo, quali norme e procedure, e di informarne tutti i dipendenti;
d) disporre di procedure di gestione delle emergenze;
e) sensibilizzare i dipendenti sulle questioni OHS, potenziare la cultura della sicurezza attraverso una comunicazione aperta e accertarsi che tutto il personale abbia ricevuto un'adeguata formazione OHS;
f) misurare e monitorare le prestazioni e gli eventuali pericoli OHS attraverso ispezioni e audit sul posto di lavoro;
g) segnalare e indagare sugli incidenti relativi a OHS.
6. Impatto ambientale
Il Fornitore si impegna a:
a) soddisfare tutti i requisiti ambientali in conformità con le leggi, i regolamenti e i permessi applicabili;
b) nominare dei responsabili per le questioni ambientali all'interno della propria organizzazione;
c) assicurarsi che i propri dipendenti dispongano di adeguate conoscenze ed esperienze in materia ambientale, oltre che di risorse che consentano loro di adempiere alle proprie responsabilità ambientali;
d) garantire la diffusione a tutti i dipendenti di istruzioni scritte e informazioni pertinenti riguardanti i processi aventi un potenziale impatto ambientale (ad esempio lo stoccaggio e la manipolazione di materiali pericolosi);
e) lavorare per prevenire eventuali emergenze ambientali e garantirne la preparazione per rispondere adeguatamente in tale eventualità, analizzando, identificando e adottando misure preventive e correttive;
f) gestire sistematicamente le violazioni o le problematiche ambientali e comunicare le informazioni ai dipendenti e alle parti interessate esterne, compresa la Società se coinvolta;
g) fornire alla Società schede di sicurezza dei materiali (schede tecniche o di dati di sicurezza) aggiornate e tutti i documenti e le informazioni pertinenti richiesti dalla Società.
7. Business responsabile. Il Fornitore si impegna a:
a) svolgere le proprie attività nel pieno rispetto della normativa vigente in materia di antitrust e concorrenza leale;
b) prevenire eventuali conflitti d'interesse tra le Parti;
c) non accettare o offrire tangenti, pagamenti agevolativi o qualsiasi oggetto di valore allo scopo di ottenere o intrattenere affari o eventuali benefici o vantaggi indebiti, dovendo, in generale, rispettare la legislazione anticorruzione esistente;
d) rispettare tutte le norme e i regolamenti, compresi quelli previsti dalla Società, relativi alla sicurezza e alla qualità dei prodotti e dei servizi;
e) registrare e divulgare con trasparenza e accuratezza i dettagli delle proprie operazioni commerciali, della struttura organizzativa, della situazione economica e delle prestazioni conformemente alle leggi e ai regolamenti in vigore. Ciò può includere quanto segue:
i. i Rappresentanti saranno tenuti a pagare le proprie spese di trasferta e alloggio durante le visite al Fornitore, in occasione di conferenze, sopralluogo agli impianti, ecc;
ii. ai Rappresentanti non dovranno essere elargiti doni, omaggi o somme di denaro che possano essere considerati inappropriati o inopportuni in relazione a potenziali transazioni commerciali.
8. Segnalazioni
8.1. L’Ufficio Acquisti della Società è disposto a fornire assistenza in merito all’interpretazione e all’attuazione di questo CCF, affinché il Fornitore e tutti i suoi dipendenti possano riportare in modo confidenziale eventuali perplessità/dubbi/timori a:
Kel 12 Tour Operator S.r.l. Xxxxx Xxxxxxx 00,
00000 Xxxxxx xxxxxxxxx@xxx00.xxx
8.2. Il Fornitore si impegna, in particolare, a segnalare tempestivamente alla Società, all'indirizzo indicato al punto 8.1, eventuali questioni relative al CCF che potrebbero influire sul rapporto tra le Parti ed eventuali inosservanze del CCF.
9. Attuazione del CCF e conseguenze in caso di eventuali violazioni
9.1. In linea generale, se la Società constata che il Fornitore non sta rispettando i requisiti e gli standard definiti in questo CCF, la Società può offrire indicazioni sulle questioni da affrontare. Il Fornitore si impegna a adottare tempestivamente le azioni necessarie come indicato dalla Società.
10.2. Resta comunque inteso che in caso di violazione delle disposizioni del CCF la Società si riserva il diritto di annullare gli Ordini di Acquisto in essere, sospendere i futuri Ordini di Acquisto o risolvere immediatamente il Contratto.
10. Subappaltatori
Il Fornitore, qualora si avvalga di subappaltatori (se e quando debitamente autorizzati dalla Società), resterà responsabile in solido nei confronti della Società della corretta esecuzione delle attività ad essi affidate e dell'osservanza di quanto previsto dal CCF le cui disposizioni saranno richiamate nel relativo contratto che verrà stipulato dal Fornitore e dal subappaltatore.