INDICE
Manuale di conservazione RGS Specificità del Contratto Versione (1.2)
Novembre 2021
INDICE
2.2 Approvazione ed aggiornamento del manuale 5
3. SPECIFICITÀ DEL CONTRATTO 6
3.1.1 Storico dei responsabili della conservazione 6
3.1.2 Attività affidate al Responsabile del servizio di conservazione 6
3.2 Servizio di conservazione – Registri di protocollo 9
3.2.1 Riferimenti normativi 10
3.2.2 Descrizione del flusso 10
3.2.3 Durata della conservazione 14
3.3 SERVIZIO DI CONSERVAZIONE – DOCUMENTI IGEPA 20
3.3.1 Riferimenti normativi 20
3.3.2 Descrizione del flusso 20
3.3.3 Durata della conservazione 21
1. EVOLUZIONE DEL DOCUMENTO
Versione | Data approvazione | Descrizione |
1.0 | 02/12/2020 | Manuale della conservazione |
1.1 | 21/12/2020 | Manuale della conservazione |
1.2 | 30/11/2021 | Estensione del servizio di conservazione ai documenti IGePA. Aggiornamento dei riferimenti normativi alle “Linee Guida sulla formazione, gestione e conservazione dei documenti informatici” (AgID). |
2. INTRODUZIONE
2.1 PREMESSA
La Ragioneria Generale dello Stato (RGS) conserva i propri documenti avvalendosi del servizio di conservazione messo a disposizione da Sogei S.p.A. secondo quanto previsto dal Codice dell’Amministrazione Digitale.
In particolare, l’articolo 34, comma 1-bis, prevede che le pubbliche amministrazioni possono procedere alla conservazione dei documenti informatici:
a) all’interno della propria struttura organizzativa;
b) affidandola, in modo totale o parziale, nel rispetto della disciplina vigente, ad altri soggetti, pubblici o privati che possiedono i requisiti di qualità, di sicurezza e organizzazione individuati, nel rispetto della disciplina europea, nelle Linee guida di cui all'art 71 relative alla formazione, gestione e conservazione dei documenti informatici nonché in un regolamento sui criteri per la fornitura dei servizi di conservazione dei documenti informatici emanato da AgID, avuto riguardo all'esigenza di assicurare la conformità dei documenti conservati agli originali nonché la qualità e la sicurezza del sistema di conservazione.”.
Per tutte le attività relative al servizio di conservazione è di riferimento il Manuale di conservazione di Sogei S.p.A., pubblicato sul sito di AgID.
Il presente documento rappresenta la parte specifica, denominata Specificità del contratto, che descrive il contesto di conservazione e i servizi di conservazione per le tipologie documentali individuate dalla Ragioneria Generale dello Stato attivate sul Sistema di Conservazione Digitale (SCD) di Sogei.
Per gli aspetti di natura legale si rimanda all’ “Accordo convenzionale di adesione al servizio di conservazione Sogei per la conservazione documentale della Ragioneria Generale dello Stato”.
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2.2 APPROVAZIONE ED AGGIORNAMENTO DEL MANUALE
Il presente manuale di conservazione dei documenti digitali di RGS è predisposto ai sensi delle “Linee Guida sulla formazione, gestione e conservazione dei documenti informatici” pubblicate sul sito istituzionale di AgID.
Il manuale descrive le tipologie degli oggetti sottoposti a conservazione, comprendente l’indicazione dei formati, dei metadati da associare alle diverse tipologie e dei tempi di conservazione.
Esso è redatto a cura del Responsabile della conservazione, che ne propone lo schema, ed approvato da IGC IGIT con il parere del Responsabile della gestione documentale.
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3. SPECIFICITÀ DEL CONTRATTO
3.1 CONTESTO D’USO
Generalità del titolare dell’oggetto di conservazione:
− Denominazione: Ragioneria Generale dello Stato
− Indirizzo: Xxx XX Xxxxxxxxx 00; 00000 Xxxx
− Sito web: xxxx://xxx.xxx.xxx.xxx.xx
Generalità del Responsabile della Conservazione:
− Xxxxxx Xxxxxxxx
3.1.1 STORICO DEI RESPONSABILI DELLA CONSERVAZIONE
Il Responsabile della Conservazione può delegare taluni compiti attraverso specifiche comunicazioni.
Nominativo | Dal | Al |
Xxxxxx Xxxxxxxx | 02-12-2019 | 30-09-2020 |
Xxxxxxxx Xxxxxx | 01-10-2020 |
3.1.2 ATTIVITÀ AFFIDATE AL RESPONSABILE DEL SERVIZIO DI CONSERVAZIONE
Nel caso specifico sono indicate in tabella le attività di competenza del Responsabile della conservazione e quelle affidate al Responsabile del servizio di conservazione.
Attività | Responsabile della conservazione | Responsabile del servizio di conservazione |
a. definisce le politiche di conservazione e i requisiti funzionali del sistema di conservazione, in conformità alla normativa vigente e tenuto conto degli standard internazionali, in ragione delle specificità degli oggetti digitali da conservare (documenti informatici, aggregazioni informatiche, archivio informatico), della natura delle attività che il Titolare dell’oggetto di conservazione svolge e delle caratteristiche del sistema di gestione documentale adottato; | Responsabile del servizio di conservazione | |
b. gestisce il processo di conservazione e ne garantisce nel tempo la conformità alla normativa vigente; | Responsabile del servizio di conservazione | |
c. genera e sottoscrive il rapporto di versamento, secondo le modalità previste dal manuale di conservazione; | Responsabile del servizio di conservazione | |
d. genera e sottoscrive il pacchetto di distribuzione con firma digitale o firma elettronica qualificata, nei casi previsti dal manuale di conservazione; | Responsabile del servizio di conservazione | |
e. effettua il monitoraggio della corretta funzionalità del sistema di conservazione; | Responsabile del servizio di conservazione | |
f. effettua la verifica periodica, con cadenza non superiore ai cinque anni, dell’integrità e della leggibilità dei documenti informatici e delle aggregazioni documentarie degli archivi; | Responsabile del servizio di conservazione |
g. al fine di garantire la conservazione e l’accesso ai documenti informatici, adotta misure per rilevare tempestivamente l’eventuale degrado dei sistemi di memorizzazione e delle registrazioni e, ove necessario, per ripristinare la corretta funzionalità; adotta analoghe misure con riguardo all’obsolescenza dei formati; | Responsabile del servizio di conservazione | |
h. provvede alla duplicazione o copia dei documenti informatici in relazione all’evolversi del contesto tecnologico, secondo quanto previsto dal manuale di conservazione; | Responsabile del servizio di conservazione | |
i. adotta le misure necessarie per la sicurezza fisica e logica del sistema di conservazione. | Responsabile del servizio di conservazione | |
j. assicura la presenza di un pubblico ufficiale, nei casi in cui sia richiesto il suo intervento, garantendo allo stesso l’assistenza e le risorse necessarie per l’espletamento delle attività al medesimo attribuite; | Responsabile della conservazione | |
k. assicura agli organismi competenti previsti dalle norme vigenti l’assistenza e le risorse necessarie per l’espletamento delle attività di verifica e di vigilanza; | Responsabile del servizio di conservazione |
l. provvede per le amministrazioni statali centrali e periferiche a versare i documenti informatici, le aggregazioni informatiche e gli archivi informatici, nonché gli strumenti che ne garantiscono la consultazione, rispettivamente all’Archivio centrale dello Stato e agli archivi di Stato territorialmente competenti, secondo le tempistiche fissate dall’art. 41, comma 1, del Codice dei beni culturali; | Responsabile del servizio di conservazione | |
m. predispone il manuale di conservazione e ne cura l’aggiornamento periodico in presenza di cambiamenti normativi, organizzativi, procedurali o tecnologici rilevanti. | Responsabile della conservazione |
3.2 SERVIZIO DI CONSERVAZIONE – REGISTRI DI PROTOCOLLO
Il servizio di conservazione denominato “Registri di protocollo” ha lo scopo di conservare i registri giornalieri di protocollo prodotti dal Sistema di gestione documentale e protocollo informatico utilizzato dalla RGS, nell’ambito di ciascuna Area Organizzativa Omogenea, di seguito AOO, secondo le normative vigenti alla data del presente manuale.
Il Registro giornaliero di protocollo è definito nel glossario di cui all’allegato 1 delle Linee guida, come “Registro informatico ove sono memorizzate le informazioni prescritte dalla normativa per tutti i documenti ricevuti e spediti da un ente e per tutti i documenti informatici dell'ente stesso.”
I registri di protocollo generalmente sono aperti all’inizio dell’anno e sono chiusi alla fine dell’anno; è possibile però che per talune circostanze siano aperti e/o chiusi in periodi diversi.
Ogni registro di protocollo ha un proprio Responsabile, riconosciuto nella figura del responsabile del servizio di protocollo, individuato come descritto nei rispettivi Manuali di gestione documentale di ciascuna AOO di RGS.
3.2.1 RIFERIMENTI NORMATIVI
- “Linee Guida sulla formazione, gestione e conservazione dei documenti informatici” del 10 settembre 2020 e in conformità alle seguenti disposizioni del DPCM 3 dicembre 2013, contenente “Regole tecniche per il protocollo informatico”, non abrogate dalle citate Linee Guida:
o art. 2 comma 1, Oggetto e ambito di applicazione;
o art. 6, Funzionalità;
o art. 9, Formato della segnatura di protocollo;
o art. 18 commi 1 e 5, Modalità di registrazione dei documenti informatici;
o art. 20, Segnatura di protocollo dei documenti trasmessi;
o art. 21, Informazioni da includere nella segnatura.
- Decreto del Presidente della Repubblica 28 dicembre 2000, n. 445 - Testo unico delle disposizioni legislative e regolamentari in materia di documentazione amministrativa (in Suppl. ordinario alla Gazz. Uff., 20 febbraio 2001, n. 42).
- D.Lgs. 7 marzo 2005, n. 82 - Codice dell'amministrazione digitale o CAD - Pubblicato nella Gazz. Uff. 16 maggio 2005, n. 112, S.O.
- Istruzioni per la gestione del registro giornaliero di protocollo (documento del 01/10/2015) disponibili sul sito AgID.
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3.2.2 DESCRIZIONE DEL FLUSSO
Le regole sulla formazione dei registri e dei repertori informatici sono contenute nelle “Linee Guida sulla formazione, gestione e conservazione dei documenti informatici”, di seguito Linee guida.
In particolare, il par. 3.3.3. stabilisce che il Registro di protocollo e i Repertori sono formati attraverso “la generazione o il raggruppamento anche in via automatica di un insieme di dati o registrazioni, provenienti da una o più banche dati, anche
appartenenti a più soggetti che operano tra loro, secondo una struttura logica predeterminata e memorizzata in forma statica”.
In particolare, il par. 2.1.1. stabilisce che nel caso di documento informatico formato ai sensi della lettera d), come nel caso del Registro di protocollo, le caratteristiche di immodificabilità e di integrità sono determinate con la produzione di un’estrazione statica dei dati e il trasferimento della stessa nel Sistema di conservazione.
Il sistema di gestione documentale e protocollo informatico della RGS genera automaticamente il registro giornaliero di protocollo per ogni registro di corrispondenza in stato aperto ovvero chiuso nella medesima giornata di formazione per ciascuna AOO.
Tale documento è generato tutti i giorni dopo le ore 24:00 della giornata di riferimento.
I registri giornalieri di protocollo così generati in formato PDF/A 1b dal sistema di protocollo vengono firmati digitalmente in modalità tecnica tramite apposito certificato inserito in un apparato HSM e sono inviati automaticamente al Sistema di Conservazione di Sogei entro la giornata lavorativa successiva alla data di formazione.
Il Sistema di Conservazione prende in carico i registri giornalieri di protocollo, verifica la coerenza dei metadati ed effettua le verifiche di formato preliminari alla conservazione dei documenti.
Terminato il processo di conservazione, gli esiti di conservazione ovvero di rifiuto (con relativa motivazione), sono forniti ai sistemi di protocollo per la registrazione nei propri archivi.
Il registro giornaliero di protocollo contiene:
- l’elenco delle registrazioni giornaliere (nuovi protocolli), per cui in modo ordinato e progressivo sono elencate le informazioni inserite con l’operazione di registrazione di protocollo nell’arco della giornata di riferimento
- l’elenco dei protocolli movimentati e annullati alla data del registro. Un protocollo è movimentato quando viene modificato l’oggetto, il mittente, il destinatario oppure l’assegnatario per competenza.
Rispetto alle caratteristiche del documento informatico sono garantite la staticità, l’immodificabilità e l’integrità sia dal formato nel quale sono memorizzate le informazioni che nel caso particolare è PDF/A 1b, sia per la modalità con cui è prodotto il documento cioè tramite un’estrazione statica dei dati del registro giornaliero di protocollo ed il suo successivo trasferimento nel Sistema di Conservazione.
I formati PDF/A garantiscono anche la caratteristica della leggibilità del registro giornaliero di protocollo nel suo ciclo di vita.
Di seguito sono decritti, per il tipo di documento registro giornaliero di protocollo:
- i contenuti del documento;
- l’evento che innesca la conservazione;
- il formato del file da conservare;
- le modalità di firma;
- i dati di identificazione.
Contenuti del registro giornaliero di protocollo: il registro giornaliero di protocollo comprende le informazioni minime richieste dalla normativa in materia. Di seguito sono indicati i dati contenuti nel documento (sono contrassegnate con * le informazioni richieste per la registrazione di protocollo ai sensi dell’articolo 53 del
D.P.R. 445/2000):
a) Data di stampa
b) Descrizione dell’Area Organizzativa Omogenea.
c) Il titolo formato
d) Dati del singolo protocollo:
- Tipo Operazione: modificato, annullato, protocollato
- *Numero di protocollo generato automaticamente dal sistema (progressivo/anno);
- Tipo registrazione: Entrata, Uscita, Mozione;
- *Data di registrazione di protocollo assegnata automaticamente dal sistema e registrata in forma non modificabile;
- *Mittente/destinatario, per i documenti ricevuti o, in alternativa, il destinatario o i destinatari per i documenti spediti;
- Oggetto del documento;
- *Numero del protocollo ricevuto, se disponibile;
- *Data del protocollo ricevuto, se disponibile;
- *Impronta del documento informatico, se trasmesso per via telematica;
Metadati aggiuntivi:
- Numero degli allegati associati al protocollo, se presenti;
- Il Protocollatore o Ufficio, cioè l’utente o l’Ufficio che ha effettuato la prima registrazione o che ha annullato o modificato le informazioni all’art. 53 del DPR 445/2000
- Canale trasmissivo per indicare se il protocollo è manuale oppure da WS.
Evento per la conservazione: la conservazione dei registri giornalieri di protocollo avviene al termine delle operazioni di generazione automatica da parte del Sistema di protocollo, previa firma automatica.
Formato del file: i file sono prodotti in formato PDF/A 1 b.
Modalità di firma: il file è sottoscritto con firma automatica remota del Ragioniere Generale dello Stato.
Metadati del documento:
- Tipologia del documento – corrisponde al Registro giornaliero di protocollo;
- Identificativo del documento (chiave primaria) - corrispondente all’identificativo del sistema documentale (ID Documento);
- Data del registro di protocollo, nel formato gg-mm-aaaa;
- Data di chiusura - è la data di generazione del documento;
- Soggetto produttore - è indicato il riferimento del sistema informatico che genera automaticamente i registri giornalieri di protocollo;
- Destinatario - il Sistema di Conservazione dei documenti;
- Impronta - è l’hash del documento informatico;
- Codice identificativo dell’amministrazione - è il codice IPA dell’Ente;
- Denominazione dell’Ente - è la denominazione dell’Ente;
- Codice AOO - è il codice dell’area organizzativa omogenea;
- Soggetto responsabile - è il nominativo del Responsabile della AOO oppure il responsabile di una struttura interna a ciascuna AOO – identica per tutte le AOO - oppure il responsabile della struttura organizzativa sovraordinata in
base alla catena delle responsabilità definita dall’Ente;
- Oggetto - è un testo del tipo “<<Denominazione del registro>> del <<data>>”. Es: Registro Ufficiale del 15/10/2015;
- Anno del registro giornaliero - è l’anno di riferimento del registro giornaliero
- Numero della prima registrazione - è il numero della prima registrazione della data di riferimento presente nel registro giornaliero di protocollo – sezione registrazioni giornaliere;
- Numero dell’ultima registrazione - è il numero dell’ultima registrazione della data di riferimento presente nel registro giornaliero di protocollo – sezione registrazioni giornaliere;
- Data della prima registrazioni - data di riferimento della prima registrazione presente nel registro giornaliero di protocollo – sezione registrazioni giornaliere;
- Data dell’ultima registrazione - data di riferimento dell’ultima registrazione presente nel registro giornaliero di protocollo – sezione registrazioni giornaliere.
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3.2.3 DURATA DELLA CONSERVAZIONE
La durata della conservazione per il documento Registro giornaliero di protocollo è illimitata.
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3.2.4 ESIBIZIONE
Per richiedere l’esibizione di un documento è necessario essere in possesso dell’identificativo univoco del documento nel sistema di conservazione.
L’identificativo deve essere recuperato nel Sistema di gestione documentale e protocollo informatico utilizzato dalla RGS da parte degli utenti abilitati.
In fase di ricerca di un documento, nel Sistema di gestione documentale e protocollo informatico utilizzato dalla RGS sarà reso evidente se il documento è conservato nel sistema di conservazione.
La richiesta di esibizione, effettuata tramite l’apposita funzione del sistema di conservazione, deve essere eseguita dal personale autorizzato (responsabile della conservazione o suo delegato).
A fronte di una richiesta di esibizione il sistema di conservazione genera un pacchetto di distribuzione contenente i documenti conservati oggetto della richiesta e gli elementi documentali correlati.
Il Pacchetto di distribuzione può essere estratto dal sistema ed utilizzato extra sistema oppure può essere visualizzato tramite le apposite funzionalità di esibizione.
Nell’ambito delle operazioni di esibizione è possibile visualizzare il documento conservato e accedere agli ulteriori oggetti conservati correlati al documento conservato. Essi sono rappresentati da:
- pacchetto di archiviazione, per la verifica della composizione del pacchetto di archiviazione;
- firmatari del documento, per la verifica delle informazioni di dettaglio;
- delega alla firma del pacchetto di archiviazione, per la verifica dei delegati alla firma dei pacchetti di archiviazione e degli ambiti della delega.
Il documento conservato può essere stampato nell’ambito della visualizzazione del documento e il delegato per l’esibizione apporrà timbro e firma per garantirne la conformità.
Si precisa che al momento non è stato nominato alcun delegato.
Per eventuali richieste di esibizione si può fare riferimento ai seguenti nominativi:
- Xxxxxxxx Xxxxxx
- Di Xxxxx Xxxxx
- Xxxxx Xxxxx
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3.2.5 SCHEDA RIEPILOGATIVA
Di seguito vengono riportate le caratteristiche generali del servizio di conservazione comune a tutti i documenti.
Tabella 1 - Generalità del servizio: Registri di protocollo
Nome del servizio | Descrizione del servizio | Registri di protocollo |
Struttura Organizzativa | Struttura Organizzativa titolare dei documenti | UCRA - Ufficio per il Coordinamento dell’Attività Amministrativa di Supporto all’Ufficio del Ragioniere Generale dello Stato. |
Di seguito vengono riportate le specifiche caratteristiche del servizio per ogni tipologia di documento conservato.
Tabella 2 - Modalità di gestione dei pacchetti di archiviazione: “REGISTRI DI PROTOCOLLO”
Elemento | Descrizione | Valore |
Dimensione Pacchetti di Archiviazione | Indicare il numero massimo dei documenti in un pacchetto di archiviazione in base ai volumi | 1000 |
Frequenza assemblaggio | Indicare la frequenza con cui i documenti da conservare sono assemblati in pacchetti di archiviazione | Settimanale |
Riferimento temporale | Informazioni sul riferimento temporale | È contenuto nell’identificativo del documento. |
Apposizione Marcatura temporale | Indicare se per il servizio è richiesta apposizione della marcatura temporale | NO |
Modalità verifica validità del certificato di firma | Indicare la modalità: - Nessuna verifica - Alla data della firma - Alla data corrente | Alla data della firma |
Documenti Tributari | Indicare se il documento è rilevante ai fini tributari | NO |
L’elenco degli attributi del documento è riportato nella tabella seguente.
Tabella 3 - METADATI E REGOLE: “REGISTRO GIORNALIERO DI PROTOCOLLO”
Metadato | Descrizione | Regola | Destinazione |
IDENTIFICATIVO | Identificativo univoco del documento | È la chiave di accesso ai documenti per l’esibizione. | CONSERVAZIONE |
È costituto dalla concatenazione dei seguenti elementi: - Ente - CodiceAOO - Codiceregistro - Data - Progressivo | |||
TIPO DOCUMENTO | Registro giornaliero di protocollo | Indica la classe documentale di riferimento. L’attributo è un parametro di assemblaggio in pacchetti di archiviazione, sono costituiti pacchetti omogenei per tipo documento.” | CONSERVAZIONE |
DATA DI CHIUSURA | È la data di generazione del registro giornaliero | Tale riferimento temporale è prodotto secondo le specifiche UTC | CONSERVAZIONE |
SOGGETTO PRODUTTORE | Denominazione del Sistema informatico che ha prodotto il documento | Denominazione del Sistema informatico produttore del documento | CONSERVAZIONE |
DESTINATARIO | Denominazione del destinatario. | Denominazione del sistema di conservazione destinatario del documento. “SCD – Sistema di conservazione” | CONSERVAZIONE |
IMPRONTA | Impronta del documento informatico | È l’impronta – hash – del documento calcolata ed inviata dal Sistema di gestione documentale e protocollo informatico | CONSERVAZIONE |
CODICE AMMINISTRAZIONE | Codice identificativo dell’amministrazione | È il codice IPA dell’amministrazione | CONSERVAZIONE |
che produce il documento. | |||
AMMINISTRAZIONE | Denominazione dell’amministrazione | È la descrizione dell’amministrazione che produce il documento | CONSERVAZIONE |
AOO | Codice dell’Area Organizzativa Omogenea | È il codice dell’Area Organizzativa Omogenea come risulta nel Sistema | CONSERVAZIONE |
RESPONSABILE – CF | È il codice fiscale del responsabile della gestione documentale | E’ il codice fiscale del responsabile della gestione documentale | CONSERVAZIONE |
RESPONSABILE – COGNOME | È il cognome del responsabile della gestione documentale | E’ il cognome del responsabile della gestione documentale | CONSERVAZIONE |
RESPONSABILE - NOME | È il nome del responsabile della gestione documentale | E’ il nome del responsabile della gestione documentale | CONSERVAZIONE |
OGGETTO | Descrizione del registro | Denominazione del registro oggetto di conservazione, per esempio “Registro ufficiale – del gg/mm/aaaa” | CONSERVAZIONE |
ANNO REGISTRO | Anno di riferimento del registro | Anno di riferimento del registro, già contenuto nella data del registro. | CONSERVAZIONE |
CODICE REGISTRO | Codice del registro | È il codice che identifica il registro | CONSERVAZIONE |
NUMERO REGISTRO | Numero del registro | È il numero progressivo del registro, componente dell’identificativo univoco. “Progressivo” | CONSERVAZIONE |
NUMERO PRIMA REGISTRAZIONE | Numero della prima registrazione del giorno | È il numero della prima registrazione presente nel registro di protocollo | CONSERVAZIONE |
NUMERO ULTIMA REGISTRAZIONE | Numero della ultima registrazione del giorno | È il numero della ultima registrazione presente nel registro di protocollo | CONSERVAZIONE |
DATA PRIMA REGISTRAZIONE | Data della prima registrazione | È la data della prima registrazione | CONSERVAZIONE |
DATA ULTIMA REGISTRAZIONE | Data dell’ ultima registrazione | È la data dell’ultima registrazione | CONSERVAZIONE |
STRUTTURA DOCUMENTALE | Descrizione della struttura documentale | Principale | SERVIZIO |
FORMATO | Formato del documento | PDF/A-1b | SERVIZIO |
FIRMA | Tipo firma o non firmato | PAdES | SERVIZIO |
XSD | Stylesheet per i formati XML | NA | SERVIZIO |
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3.3 SERVIZIO DI CONSERVAZIONE – DOCUMENTI IGEPA
Il servizio di conservazione denominato Documenti IGePA ha lo scopo di conservare i documenti prodotti dall’Ispettorato Generale per la finanza delle Pubbliche Amministrazioni (I.Ge.P.A.), gestiti tramite gli applicativi gestionali di riferimento dell’Ispettorato e inviati dagli stessi tramite regole definite al sistema di conservazione di Sogei.
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3.3.1 RIFERIMENTI NORMATIVI
- Disposizioni interne della Ragioneria Generale dello Stato.
3.3.2 DESCRIZIONE DEL FLUSSO
Gli applicativi del sistema informativo di IGePA inviano i documenti ad un servizio intermedio denominato “Bridge RGS”, che si fa carico di produrre i pacchetti di versamento PdV, contenenti i tipi di documenti e i loro metadati, e di richiamare i servizi
esposti dal sistema di conservazione per effettuare il versamento dei documenti in conservazione e recuperare gli esiti del versamento e della conservazione. I documenti versati sono di natura contabile.
I flussi generati dagli applicativi IGePA sono denominati:
- Anagrafica_Conti_Tesoreria;
- OPF (Ordini Prelevamento Fondi);
- OPF_OS (Ordini Prelevamento Fondi Ordinativo Secondario);
- Svincoli (Svincoli prelevamento fondi).
Il versamento in conservazione viene attivato a seguito della firma del documento contabile da parte dell’amministrazione.
Le tipologie dei documenti che vengono inviati in conservazione sono:
- Anagrafica Conti Tesoreria;
- Ordine di prelevamento fondi;
- Ordinativo Secondario di CS;
- Svincoli.
I pacchetti di versamento - PDV - devono essere omogenei, quindi sono composti solo da una tipologia di documento con i relativi metadati.
Nei paragrafi successivi viene indicato il dettaglio della composizione del pacchetto di documenti.
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3.3.3 DURATA DELLA CONSERVAZIONE
La durata della conservazione per i documenti del servizio è di 10 anni.
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3.3.4 ESIBIZIONE
Per richiedere l’esibizione di un documento è necessario essere in possesso dell’identificativo univoco del documento nel sistema di conservazione.
L’identificativo deve essere recuperato nel sistema informativo di IGePA da parte degli utenti abilitati.
In fase di ricerca di un documento, nel sistema produttore sarà reso evidente se il documento è conservato nel sistema di conservazione.
La richiesta di esibizione, effettuata tramite l’apposita funzione del sistema di conservazione, deve essere eseguita dal personale autorizzato (responsabile della conservazione o suo delegato).
A fronte di una richiesta di esibizione il sistema di conservazione genera un pacchetto di distribuzione contenente i documenti conservati oggetto della richiesta e gli elementi documentali correlati.
Il Pacchetto di distribuzione può essere estratto dal sistema ed utilizzato extra sistema oppure può essere visualizzato tramite le apposite funzionalità di esibizione.
Nell’ambito delle operazioni di esibizione è possibile visualizzare il documento conservato e accedere agli ulteriori oggetti conservati correlati al documento conservato. Essi sono rappresentati da:
- pacchetto di archiviazione, per la verifica della composizione del pacchetto di archiviazione;
- firmatari del documento, per la verifica delle informazioni di dettaglio;
- delega alla firma del pacchetto di archiviazione, per la verifica dei delegati alla firma dei pacchetti di archiviazione e degli ambiti della delega.
Il documento conservato può essere stampato nell’ambito della visualizzazione del documento e il delegato per l’esibizione apporrà timbro e firma per garantirne la conformità.
Si precisa che al momento non è stato nominato alcun delegato.
Per eventuali richieste di esibizione si può fare riferimento ai seguenti nominativi:
- Xxxxxxxx Xxxxxx
- Di Xxxxx Xxxxx
- Xxxxx Xxxxx
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3.3.5 SCHEDA RIEPILOGATIVA
Di seguito vengono riportate le caratteristiche generali del servizio specifico di conservazione comune a tutti i documenti previsti per il determinato servizio.
Tabella 4 - Generalità del servizio: “DOCUMENTI IGEPA”
Nome del servizio | Descrizione del servizio | DOCUMENTI IGEPA |
Struttura Organizzativa | Struttura Organizzativa titolare dei documenti | RGS-IGEPA |
Di seguito vengono riportate le specifiche caratteristiche del servizio per ogni tipologia di documento conservato.
Tabella 5 - Modalità di gestione dei pacchetti di archiviazione: “DOCUMENTI IGEPA”
Elemento | Descrizione | Valore |
Dimensione Pacchetti di Archiviazione | Indicare il numero massimo dei documenti in un pacchetto di archiviazione in base ai volumi | 2000 |
Frequenza assemblaggio | Indicare la frequenza con cui i documenti da conservare sono assemblati in pacchetti di archiviazione | Ogni 5 giorni |
Riferimento temporale | Informazioni sul riferimento temporale | È rappresentato dalla data indicata nel metadato “DATA FIRMA RECORD” espressa in formato UTC |
Elemento | Descrizione | Valore |
Apposizione Marcatura temporale | Indicare se per il servizio è richiesta apposizione della marcatura temporale | NO |
Modalità verifica validità del certificato di firma | Indicare la modalità: - Nessuna verifica - Alla data della firma - Alla data corrente - Alla data specifica (indicare) | Alla data della firma |
Documenti Tributari | Indicare se il documento è rilevante ai fini tributari | NO |
Dati personali | Indicare se sono presenti dati personali interessati da misure di sicurezza specifiche.1 | NO |
Classificazione | Indicare se è prevista la classificazione secondo il Titolario d’archivio. | NO |
Fascicolazione | Indicare se presenti regole di fascicolazione per i documenti inclusi nel pacchetto di archiviazione. | NO |
Serie archivistiche | Indicare se i documenti inclusi nel pacchetto di archiviazione | NO |
1 Tale informazioni è legata al GDPR ed alle misure di sicurezza definite a seguito dell’analisi del rischio del trattamento.
Elemento | Descrizione | Valore |
fanno parte di serie archivistiche. | ||
Tempo di conservazione | Indicare il tempo di conservazione previsto. | 10 anni |
L’elenco degli attributi del tipo documento è riportato nella tabella seguente.
Tabella 6 - METADATI E REGOLE: Anagrafica Conti Tesoreria
Metadato | Descrizione | Regola | Destinazione |
IDENTIFICATIVO | Stringa univoca che concatena le chiavi che individuano il record da conservare | È la chiave di accesso ai documenti per l’esibizione. È rappresentato dalla concatenazione di “ANAGRAFICA CONTI TESORERIA” e 3 chiavi applicative: TIPOLOGIA FILE (030201, 030202, 030203, 030209, 030281, 030282) TIPOLOGIA ATTRIBUTO (T01, T02, T03, T09, T81, T82) ID_PROGRESSIVO | CONSERVAZIONE |
TIPO DOCUMENTO | Anagrafica Conti Tesoreria | Indica la classe documentale di riferimento. L’attributo è un parametro di assemblaggio in pacchetti di archiviazione, sono costituiti pacchetti omogenei per tipo documento. | CONSERVAZIONE |
NUMERO CONTO | Numero del conto | È il numero della contabilità | CONSERVAZIONE |
NUMERO SEZIONE | Numero della sezione di tesoreria su cui è aperto il conto | È la sezione della contabilità | CONSERVAZIONE |
DATA FIRMA RECORD | Data firma dell’operazione | Il formato della data è rappresentato rispetto allo standard UTC | CONSERVAZIONE |
NUMERO DEL GRUPPO | Numero del gruppo di appartenenza del conto | È il numero del gruppo della contabilità | CONSERVAZIONE |
NUMERO DEL GRUPPO DA | Estremo inferiore del gruppo di appartenenza (raggruppamento)… | È il numero del gruppo della contabilità DA | CONSERVAZIONE |
NUMERO DEL GRUPPO A | Estremo superiore gruppo di appartenenza (raggruppamento) | È il numero del gruppo della contabilità A | CONSERVAZIONE |
TIPOLOGIA | Stringa che definisce la tipologia di record da conservare (Conti, Gruppi, Raggruppamenti) | Questo metadato rappresenta la tipologia del gruppo | CONSERVAZIONE |
STRUTTURA DOCUMENTALE | Descrizione della struttura documentale | Principale | SERVIZIO |
FORMATO | Formato del documento | TXT con codifica UTF- 8 | SERVIZIO |
FIRMA | Tipo firma o non firmato | CADES | SERVIZIO |
XSD | Stylesheet per i formati XML | NA | SERVIZIO |
Tabella 7 - METADATI E REGOLE: Ordine di prelevamento fondi
Metadato | Descrizione | Regola | Destinazione |
IDENTIFICATIVO | Stringa univoca che concatena le chiavi che individuano il record da conservare | È la chiave di accesso ai documenti per l’esibizione. È rappresentato dalla concatenazione della stringa “OPF” E 3 CHIAVI APPLICATIVE: TIPOLOGIA FILE (022001, 022002, 022008) TIPOLOGIA ATTRIBUTO (ANN, X00, X00, X00, X00, X00, X00, X00, X00) ID_PROGRESSIVO | CONSERVAZIONE |
TIPO DOCUMENTO | Ordine di prelevamento fondi | Indica la classe documentale di riferimento. L’attributo è un parametro di assemblaggio in pacchetti di archiviazione, sono costituiti pacchetti omogenei per tipo documento. | CONSERVAZIONE |
NUMERO DI CONTO | Numero del conto | È il numero della contabilità | CONSERVAZIONE |
NUMERO SEZIONE | Numero della sezione di Tesoreria su cui è aperto il conto | È la sezione della contabilità | CONSERVAZIONE |
NUMERO OPF | Numero ordinativo | Questo dato rappresenta il | CONSERVAZIONE |
numero del titolo dell’OPF | |||
ANNO EMISSIONE | Anno emissione ordinativo | Questo dato rappresenta l’anno del titolo dell’OPF | CONSERVAZIONE |
DATA FIRMA RECORD | Data firma ordinativo | Il formato della data è rappresentato rispetto allo standard UTC | CONSERVAZIONE |
STRUTTURA DOCUMENTALE | Descrizione della struttura documentale | Principale | SERVIZIO |
FORMATO | Formato del documento | TXT con codifica UTF- 8 | SERVIZIO |
FIRMA | Tipo firma o non firmato | CADES | SERVIZIO |
XSD | Stylesheet per i formati XML | NA | SERVIZIO |
Tabella 8 - METADATI E REGOLE: Ordinativo Secondario di CS
Metadato | Descrizione | Regola | Destinazione |
IDENTIFICATIVO | Stringa univoca che concatena le chiavi che individuano il record da conservare | È la chiave di accesso ai documenti per l’esibizione. È rappresentato da una stringa che individua una chiave univoca applicativa | CONSERVAZIONE |
TIPO DOCUMENTO | Ordinativo Secondario di CS | Indica la classe documentale di riferimento. L’attributo è un parametro di assemblaggio in pacchetti di archiviazione, sono costituiti pacchetti | CONSERVAZIONE |
omogenei per tipo documento. | |||
NUMERO DI CONTO | Numero del conto su cui è emesso l’ordinativo | È il numero della contabilità | CONSERVAZIONE |
NUMERO SEZIONE | Numero della sezione di Tesoreria su cui è aperto il conto | È la sezione della contabilità | CONSERVAZIONE |
NUMERO OS | Numero Ordinativo secondario | Questo dato rappresenta il numero del titolo dell’ordinativo secondario | CONSERVAZIONE |
ANNO EMISSIONE | Anno emissione ordinativo | Questo dato rappresenta l’anno del titolo dell’Ordinativo secondario | CONSERVAZIONE |
DATA ACCETTAZIONE BKI | Data di accettazione dell’ordinativo da banca d’Italia | Il formato della data di accettazione dell’ordinativo è rappresentato rispetto allo standard UTC | CONSERVAZIONE |
STRUTTURA DOCUMENTALE | Descrizione della struttura documentale | Principale | SERVIZIO |
FORMATO | Formato del documento | SERVIZIO | |
FIRMA | Tipo firma o non firmato | PADES | SERVIZIO |
XSD | Stylesheet per i formati XML | NA | SERVIZIO |
Tabella 9 - METADATI E REGOLE: Svincoli
Metadato | Descrizione | Regola | Destinazione |
IDENTIFICATIVO | Stringa univoca che concatena le chiavi che individuano il record da conservare | È la chiave di accesso ai documenti per l’esibizione. È rappresentato da una stringa che individua una chiave univoca applicativa | CONSERVAZIONE |
TIPO DOCUMENTO | Svincoli | Indica la classe documentale di riferimento. L’attributo è un parametro di assemblaggio in pacchetti di archiviazione, sono costituiti pacchetti omogenei per tipo documento. | CONSERVAZIONE |
ANNO DEPOSITO | Anno di costituzione del deposito associato allo svincolo da conservare | Questo dato rappresenta l’anno del deposito | CONSERVAZIONE |
NUMERO SEZIONE DEPOSITO | Sezione della tesoreria su cui è aperto il deposito | È la sezione del deposito | CONSERVAZIONE |
NUMERO QUIETANZA DEPOSITO | Numero quietanza | È il numero della quietanza del deposito | CONSERVAZIONE |
NUMERO SVINCOLO | Numero svincolo del deposito | È il numero dello svincolo del deposito | CONSERVAZIONE |
DATA FIRMA RECORD | Data firma svincolo | Il formato della data di svincolo è rappresentato rispetto allo standard UTC | CONSERVAZIONE |
STRUTTURA DOCUMENTALE | Descrizione della struttura documentale | Principale | SERVIZIO |
FORMATO | Formato del documento | XML | SERVIZIO |
FIRMA | Tipo firma o non firmato | XADES | SERVIZIO |
XSD | Stylesheet per i formati XML | NA | SERVIZIO |
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