ATTO INTEGRATIVO II
ACCORDO DI PROGRAMMA QUADRO (APQ) IN MATERIA DI SOCIETÀ DELL’INFORMAZIONE
ATTO INTEGRATIVO II
Intervento SIAI202 COMUNAS
Procedura aperta sottosoglia comunitaria per la fornitura di un sistema informatico in modalità ASP di gestione degli Atti Amministrativi dei Comuni
CAPITOLATO TECNICO
Xxx Xxxxxx, xxx - 00000 XXXXXXXX - XX tel. 000.0000000 - fax 000.0000000
Sommario
1 Premessa 3
2 Le componenti della fornitura 3
2.1 Il Sistema applicativo 3
2.2 I Servizi di supporto 4
3 Requisiti generali del software 5
4 Requisiti specifici del software 7
4.1 Sottosistema “Protocollo” 7
4.2 Sottosistema “Delibere di Giunta e di Consiglio” 8
4.3 Sottosistema “Ordinanze” 10
4.4 Sottosistema “Determinazioni” 11
4.5 Sottosistema “Procedimenti amministrativi” 12
4.6 Sottosistema “Alimentazione portale Comunas” 13
5 I servizi di supporto 13
5.1 Installazione del software applicativo 14
5.2 Supporto all’avviamento del software 14
5.3 Personalizzazione del software 15
5.4 Formazione tecnica ed applicativa 15
5.5 Assistenza agli utenti 16
5.6 Garanzia del software 18
5.7 Ulteriori adempimenti 19
6 Vincoli tecnologici 20
7 Allegato 21
1 Premessa
Nel presente capitolato sono riportate tutte le prescrizioni tecniche che dovranno essere rispettate per la corretta esecuzione della fornitura di un sistema informatico per la gestione degli atti amministrativi dei Comuni (protocollo, delibere di giunta e di consiglio, ordinanze, determinazioni dirigenziali e procedimenti amministrativi) che SardegnaIT, società “in house” della Regione Autonoma della Sardegna, intende mettere a disposizione in modalità ASP (Application Service Provider), di 10 piccoli Comuni della Sardegna, di popolazione non superiore a 500 abitanti ciascuno, che sottoscriveranno un’apposita convenzione con la Regione Autonoma della Sardegna.
Successivamente SardegnaIT si riserva la possibilità, utilizzando il medesimo software oggetto della presente fornitura, di estendere il servizio ASP anche ad altri Comuni della Sardegna. In tal caso SardegnaIT provvederà con le proprie risorse a garantire le prestazioni professionali necessarie per l'estensione suddetta (installazione, avviamento, formazione, “help-desk” di primo livello, assistenza “on-site” etc.); rimarranno a carico dell’aggiudicatario gli eventuali servizi di manutenzione, di “help- desk” di secondo livello, oltre alle eventuali personalizzazioni.
I sistemi hardware necessari per l'erogazione dei servizi ASP sono di proprietà di SardegnaIT e non sono oggetto del presente bando.
Nei successivi articoli è riportata una breve descrizione delle caratteristiche principali richieste in riferimento alle diverse componenti della fornitura; sono anche specificate in dettaglio le funzionalità principali che i diversi software applicativi dovranno garantire e le tipologie e quantità dei servizi professionali di supporto necessari.
2 Le componenti della fornitura
2.1 Il Sistema applicativo
Il sistema applicativo oggetto della fornitura dovrà supportare in maniera efficace, efficiente e nel rispetto di tutte le norme vigenti tutte le molteplici attività relative alla gestione degli atti amministrativi e dovrà essere costituito dai sottosistemi Protocollo, Deliberazioni di Giunta e di Consiglio, Ordinanze, Determinazioni Dirigenziali e Procedimenti Amministrativi.
Il sistema proposto dovrà anche alimentare automaticamente, tramite l'utilizzo di appositi web- services, il portale Comunas, per consentire in particolare la visualizzazione degli atti amministrativi esecutivi.
Le caratteristiche fondamentali del software sono le seguenti:
− Consentire, tramite apposito sistema di parametrizzazione, la gestione separata e indipendente di tutti gli atti amministrativi dei 10 Comuni della Sardegna che aderiranno all'iniziativa, con la possibilità di attivare/disattivare indipendentemente per i diversi Comuni le diverse impostazioni previste (es. ruoli, profili di abilitazione etc.);
− Consentire l’accesso degli utenti con connessione sicura tramite interfaccia web, adottando i più comuni browser commerciali;
− Supportare la trasmissione di documenti in formato elettronico firmati elettronicamente e via posta certificata;
− Facilitare la fruizione e la condivisione delle informazioni all’interno dei differenti Uffici dei Comuni;
− Consentire, ai sensi delle disposizioni del CNIPA, l’interoperabilità con i sistemi di protocollo di altre amministrazioni;
− Alimentare, tramite l'utilizzo di appositi web-services, il portale Comunas, per consentire in particolare la visualizzazione degli atti amministrativi (Deliberazioni di Giunta e di Consiglio, Ordinanze, Determinazioni Dirigenziali e Procedimenti Amministrativi) secondo i criteri di ricerca ivi previsti. (v. allegato D).
Nella fornitura dovranno essere comprese licenze d’uso del software applicativo offerto in numero illimitato.
2.2 I Servizi di supporto
Nei servizi di supporto sono comprese tutte le attività necessarie ed opportune per una ottimale messa in produzione del sistema applicativo presso tutti i 10 Comuni oggetto dell'intervento.
Con il termine servizi di supporto si intendono in particolare le seguenti tipologie di prestazioni professionali:
− Installazione del software applicativo
− Supporto all’avviamento del software
− Personalizzazione del software
− Formazione tecnica ed applicativa
− Assistenza agli utenti
− Garanzia del software
3 Requisiti generali del software
Pur non ponendo vincolo alla tipologia di licenza software, ci si intende riferire, preferibilmente, a soluzioni che utilizzino software Open Source, in accordo con le linee guida definite dal Ministero per l’Innovazione e le Tecnologie ed in considerazione degli obiettivi generali di :
− contenimento dei prezzi;
− trasparenza e sicurezza;
− indipendenza dal fornitore;
− riusabilità.
Gli applicativi forniti dovranno rispettare, in aderenza agli indirizzi della Pubblica Amministrazione Centrale e Locale, i seguenti requisiti generali :
− Gestione multiente: il sistema dovrà permettere l’accesso multiutente in tempo reale alle procedure e la gestione separata ed indipendente per più Comuni contemporaneamente, nonché supportare l’erogazione dei servizi in modalità ASP nei confronti dei Comuni aderenti;
− Omogeneità: tutti i sottosistemi componenti la soluzione offerta dovranno appartenere ad un’unica piattaforma integrata e modulare;
− Accessibilità: il sistema offerto dovrà garantire il rispetto delle norme vigenti e delle raccomandazioni W3C tese a favorire l’accesso dei soggetti disabili agli strumenti informatici;
− Scalabilità, modularità ed espandibilità: il sistema dovrà essere in grado di espandersi in maniera lineare per numero e tipologia di utenze e per numero e tipologia di servizi supportati, in maniera anche da facilitare l’adeguamento alle variazioni normative e le eventuali successive implementazioni o personalizzazioni;
− Portabilità: la soluzione applicativa deve essere quanto più possibile disgiunta dalla sottostante piattaforma di sistema operativo;
− Interoperabilità: possibilità di interagire con altri sistemi informativi, appartenenti ad altri Enti Pubblici, secondo le direttive emanate dal CNIPA, tramite anche l'utilizzo della posta elettronica, della e-mail certificata, dei documenti in formato elettronico e della firma digitale,nei contesti applicativi in cui è necessaria la validazione di un documento informatico;
− Sicurezza e riservatezza: il sistema dovrà rispettare le indicazioni tecniche contenute nelle “Norme provvisorie in materia di sicurezza dei siti Internet delle Amministrazioni Centrali e degli Enti Pubblici” e della legislazione in materia di trattamento dei dati personali, con particolare riferimento alle norme di cui al Decreto legislativo 30 giugno 2003, n. 196 e successivi aggiornamenti. Per quanto riguarda l’amministrazione degli accessi, l’applicazione deve consentire di adottare adeguati processi di amministrazione degli accessi logici che prevedano l’identificazione delle diverse categorie di utenti, la loro autenticazione e la definizione dei corrispondenti profili di autorizzazione alle diverse funzionalità, in maniera da garantire la riservatezza delle informazioni e la “certezza” dell’identità’ dell’operatore che ha eseguito determinate attività; dovrà essere inoltre previsto uno specifico sistema di files di “log”, in modo da poter sempre ricostruire il percorso relativo ad ogni evento verificatosi. Saranno favorevolmente considerati sistemi che per la gestione dei profili utenti possano utilizzare servizi basati su protocollo LDAP;
− Integrazione: dovranno essere garantite le integrazioni tra il software applicativo e gli strumenti di office automation più diffusi (es. word processor, fogli elettronici), anche di tipo open source, affinché gli utenti dell’applicazione possano creare modulistica standard (template) da utilizzare nel sistema, lanciare operazioni di stampa unione ed, in generale, facilitare le attività di produzione di documenti; il sistema dovrà inoltre supportare le modalità di integrazione e colloquio con altre applicazioni tramite protocollo XML e tramite Web Services.
Inoltre il sistema offerto dovrà:
− rispettare il modello di architettura applicativa Three-tier, sintetizzabile nella separazione delle funzioni di Interfaccia, Logica Elaborativa e Dati;
− consentire l'utilizzo delle funzionalità di acquisizione immagini, sia in modalità sincrona che in modalità asincrona rispetto alla registrazione dei documenti (es:scansione batch), integrandosi con le periferiche necessarie allo scopo;
− consentire l’accesso alle applicazioni tramite semplice browser, da selezionare tra i più diffusi; l’interfaccia utente in generale dovrà essere di tipo Web Based, omogenea ed uniforme tra le varie applicazioni;
− disporre di una interfaccia utente grafica e rispondente ai requisiti dettati dagli standard GUI; schermi di aiuto, in lingua italiana, disponibili in tutte le videate;
− permettere con semplicità e versatilità le funzioni di interrogazione e dare la possibilità di effettuare ricerche, stampe ed estrazioni parametriche, con selezione dinamica delle informazioni di interesse.
Il Sistema proposto dovrà essere predisposto per future evoluzioni quali, ad esempio l'integrazione con sistemi di EDMS (Elettronic Documement Management System) di terze parti, sia relativi a piattaforme standard di mercato che a piattaforme Open Source.
4 Requisiti specifici del software
La descrizione funzionale sintetica di ogni sottosistema applicativo, riportata di seguito, è da ritenersi come requisito indicativo minimo per l’ammissibilità dell’offerta. In sede di offerta tecnica dovranno essere descritte le caratteristiche di dettaglio delle funzionalità garantite e le caratteristiche migliorative della soluzione offerta
4.1 Sottosistema “Protocollo”
Il sottosistema deve supportare tutte le attività relative alla protocollazione della corrispondenza del Comune, garantendo il rispetto di tutte le normative vigenti e la rispondenza al codice dell’Amministrazione digitale emanato dal CNIPA
Le funzionalità attese che devono essere supportate sono le seguenti :
− protocollazione dei documenti, elettronici o cartacei, in entrata e in uscita, classificazione, archiviazione, identificazione del mittente e del destinatario; acquisizione dei documenti cartacei e degli eventuali allegati sia contestualmente alla registrazione sia in modalità differita attraverso la generazione di etichette adesive con codice a barre;
− possibilità di gestione dell’organigramma delle strutture dei Comuni, in maniera da conservarne le variazioni nel tempo e per gestire in maniera agevole le diverse AOO, l’associazione dei documenti in entrata/uscita e la relazione tra utenti, ruoli e AOO di appartenenza;
− consentire la gestione del titolario e supportare la classificazione e la fascicolazione dei documenti e la loro archiviazione;
− integrazione con il servizio di posta elettronica certificata e con i sistemi di firma digitale;
− possibilità di modifica o annullamento delle protocollazioni in entrata e in uscita, conformemente alla normativa, da parte di un responsabile abilitato;
− gestione dei registri di emergenza;
− utilizzo dei campi note;
− stampa in tempo reale della ricevuta per l’utente, attestante l’avvenuta protocollazione, possibilità di invio attraverso e-mail di ricevuta elettronica, e contestuale stampa del numero protocollo sul documento cartaceo (ad es. tramite etichetta adesiva);
− inserimento del documento nel fascicolo digitale, collegandolo eventualmente ad altri documenti, definizione del procedimento e assegnazione del responsabile;
− classificazione archivistica, gestione del titolario e gestione dell'archivio;
− possibilità di identificare univocamente il documento e/o il fascicolo;
− possibilità di creare/adeguare i profili utente in base alla struttura organizzativa del Comune;
− disponibilità di strumenti di consultazione flessibili e di semplice utilizzo, in funzione anche della garanzia di trasparenza verso l'esterno, con possibilità di limitare la visibilità a quelle informazioni a cui l’utente ha diritto di accesso;
− stampa dei registri di protocollo generale, distinta per Servizi / Uffici e di eventuali protocolli di Settore (con possibilità di stampa giornaliera, mensile annuale e “da numero a numero”);
− stampa di elenchi di xxxxxxxx e destinatari, del titolario e degli altri report di utilità.
Il software deve essere predisposto ad interfacciarsi con un modulo di Acquisizione Ottica dei documenti che consenta:
− la stampa dei Bar Code contenenti i dati identificativi del protocollo da applicare sul documento e sui relativi allegati;
− la memorizzazione dei percorsi dei file delle immagini acquisite con associazione al numero di protocollo del documento;
− garanzia di integrità e inalterabilità dei testi legati ai singoli numeri di protocollo (in forma di file immagine) accessibili in sola visualizzazione.
L’applicazione di protocollo dovrà essere predisposta per gestire, secondo la normativa vigente, l’applicazione e l’utilizzo di qualsiasi sistema di gestione della firma elettronica di un documento fornito da una CA (Certification Authority) e non presentare problemi di interoperabilità; all'interno dell'applicativo deve quindi essere possibile apporre e verificare la firma digitale su un documento.
4.2 Sottosistema “Delibere di Giunta e di Consiglio”
Il sottosistema deve consentire l’informatizzazione dell’intero processo deliberativo, sia di Giunta che di Consiglio, dalla generazione delle proposte alla gestione dell’iter approvativo fino alla divulgazione e alla pubblicazione delle delibere sul Portale Internet di Comunas.
Deve essere possibile supportare e rappresentare le differenze tra i procedimenti amministrativi, dovute alle diversità organizzative dei diversi Comuni, che rappresentano tutti i “passi” che devono essere effettuati e le “fasi” da svolgere per portare a compimento le proposte delle delibere.
Deve anche essere possibile gestire, anche all'interno dello stesso Comune, iter di tipo diverso (es. iter completi e iter semplificati).
Le funzionalità attese che devono essere supportate sono le seguenti :
− predisposizione delle proposte di deliberazione di Giunta e di Consiglio, secondo schemi predefiniti di tipo diverso e personalizzabili per ogni Comune, con possibilità di firmare elettronicamente i documenti creati; deve essere possibile utilizzare i più diffusi strumenti di office automation, anche di tipo “open source”;
− possibilità di allegare alla proposta tutti i documenti necessari, anche in formato elettronico ed anche firmati digitalmente;
− possibilità di protocollazione automatica, distinta per ogni Comune;
− gestione delle fasi dell'iter, con registrazione di pareri contabili, eventuali impegni di spesa e/o altri aspetti contabili;
− predisposizione ordine del giorno, stampa ordine del giorno e lettere di convocazione;
− gestione delle sedute di adunanza e dell'approvazione delle delibere, con registrazione dei componenti presenti, delle assenze, delle votazioni di ciascun componente e degli esiti delle votazioni stesse (deliberazione approvata, respinta ecc.);
− stampe di verbali delle sedute;
− gestione dell'iter successivo all'approvazione fino alla divulgazione degli esiti e all’ invio per l'esecuzione;
− gestione dell'albo pretorio;
− stampa dei registri delle delibere di Giunta e di Consiglio;
− gestione ulteriori stampe con criteri di aggregazione diversificati;
− gestione ricerche tramite tutti gli elementi di classificazione, combinabili secondo le esigenze;
− monitoraggio puntuale e costante delle attività svolte, con la possibilità di formulare statistiche e verifiche produttive;
− creazione ed invio di elenchi di delibere ad organismi interni od esterni.
Nel caso in cui le deliberazioni riguardino Bandi di gara o Bandi di concorso, dovrà essere possibile “distinguere” queste deliberazioni da tutte le altre, in maniera da consentirne la ricerca specifica attraverso le funzionalità del Portale Comunas e associare alle stesse ulteriori informazioni (es. data di scadenza, ufficio di riferimento etc.).
4.3 Sottosistema “Ordinanze”
Il sottosistema deve consentire l’informatizzazione dell’intero processo di gestione delle ordinanze, con possibilità di disegno e modifica del relativo iter, fino alla divulgazione e alla pubblicazione delle informazioni sul Portale Internet di Comunas.
Deve essere possibile supportare e rappresentare le differenze tra i procedimenti amministrativi, dovute alle diversità organizzative dei diversi Comuni, che rappresentano tutti i “passi” che devono essere effettuati e le “fasi” da svolgere per portare a compimento le proposte di ordinanze.
Deve anche essere possibile gestire, anche all'interno dello stesso Comune, iter di tipo diverso (es. iter con coinvolgimento Sindaco e non, iter con comunicazioni a terzi o meno etc.).
Le funzionalità attese che devono essere supportate sono le seguenti :
− predisposizione delle proposte di ordinanza, secondo schemi predefiniti di tipo diverso e personalizzabili per ogni Comune, con possibilità di firmare elettronicamente i documenti creati; deve essere possibile utilizzare i più diffusi strumenti di office automation, anche di tipo “open source”;
− possibilità di allegare alla proposta tutti i documenti necessari, anche in formato elettronico ed anche firmati digitalmente;
− possibilità di protocollazione automatica, distinta per ogni Comune;
− gestione delle fasi dell'iter;
− gestione dell'iter successivo all'approvazione fino alla divulgazione degli esiti e all’ invio per l'esecuzione;
− invio delle ordinanze a tutti gli organi competenti;
− gestione dei controlli successivi alla esecutività delle ordinanze;
− gestione dell'albo pretorio;
− stampa dei registri delle ordinanze;
− gestione ulteriori stampe con criteri di aggregazione diversificati;
− gestione ricerche tramite tutti gli elementi di classificazione, combinabili secondo le esigenze;
− monitoraggio puntuale e costante delle attività svolte, con la possibilità di formulare statistiche e verifiche produttive;
− creazione ed invio di elenchi di ordinanze ad organismi interni od esterni;
4.4 Sottosistema “Determinazioni”
Il sottosistema deve consentire l’informatizzazione dell’intero processo di gestione delle determinazioni, dalla generazione effettuata dal Settore proponente, fino alla assunzione del relativo impegno contabile, quando previsto, fino alla loro pubblicazione sul Portale Internet di Comunas.
Deve essere possibile supportare e rappresentare le differenze tra i procedimenti amministrativi, dovute alle diversità organizzative dei diversi Comuni, che rappresentano tutti i “passi” che devono essere effettuati e le “fasi” da svolgere per portare ad esecutività le determinazioni.
Deve anche essere possibile gestire, anche all'interno dello stesso Comune, iter di tipo diverso (es. iter con impegno di spesa e iter senza impegno).
Le funzionalità attese che devono essere supportate sono le seguenti :
− predisposizione delle bozze delle determinazioni dirigenziali, secondo schemi predefiniti di tipo diverso e personalizzabili per ogni Comune, con possibilità di firmare elettronicamente i documenti creati; deve essere possibile utilizzare i più diffusi strumenti di office automation, anche di tipo “open source”;
− possibilità di allegare alla determinazione tutti i documenti necessari, anche in formato elettronico ed anche firmati digitalmente;
− possibilità di protocollazione automatica, distinta per ogni Comune;
− gestione delle fasi dell'iter, con registrazione di pareri contabili, eventuali impegni di spesa e/o altri aspetti contabili;
− gestione dell'iter successivo alla esecutività della determinazione, fino alla divulgazione degli esiti e all’ invio per l'esecuzione;
− gestione dell'albo pretorio;
− stampa dei registri delle determinazioni;
− gestione ulteriori stampe con criteri di aggregazione diversificati;
− gestione ricerche tramite tutti gli elementi di classificazione, combinabili secondo le esigenze;
− monitoraggio puntuale e costante delle attività svolte, con la possibilità di formulare statistiche e verifiche produttive;
− creazione ed invio di elenchi di determinazioni ad organismi interni od esterni.
Nel caso in cui le determinazioni riguardino Bandi di gara o Bandi di concorso, dovrà essere possibile “distinguere” queste determinazioni da tutte le altre, in maniera da consentirne la ricerca specifica attraverso le funzionalità del Portale Comunas e associare alle stesse ulteriori informazioni (es. data di scadenza, ufficio di riferimento etc.).
4.5 Sottosistema “Procedimenti amministrativi”
Questo sottosistema, che deve essere opportunamente integrato con il sottosistema Protocollo, deve costituire lo strumento “cardine” per il raggiungimento degli obiettivi :
− razionalizzare i flussi documentali tra gli uffici;
− ridurre la circolazione cartacea attualmente esistente;
− elevare il livello e ridurre i tempi di diffusione delle informazioni;
− garantire un veloce reperimento dei documenti amministrativi registrati;
− rispondere ai requisiti di trasparenza sia all’interno della struttura organizzativa che verso l’esterno;
− minimizzare le attività operative in vari servizi con un congruo incremento di efficienza.
Le funzionalità attese che devono essere supportate sono le seguenti :
− costruzione dei procedimenti necessari per lo svolgimento di specifici procedimenti ed impostazione dei loro iter amministrativi, utilizzando uno specifico sistema di workflow management di tipo grafico;
− definizione di tutte le attività che concorrono alla realizzazione del procedimento, con i loro attributi (es. obbligatoria, facoltativa, alternativa etc.) i relativi responsabili, i documenti in ingresso / uscita e i vincoli temporali da rispettare;
− attivazione degli iter dei procedimenti in corrispondenza di determinati eventi (ad es. accettazione e presa in carico di un documento protocollato) da parte degli uffici e l’assegnazione dei documenti ad un fascicolo/pratica;
− collegamento tra una pratica ed eventuali pratiche precedenti;
− collegamento del procedimento con eventuali delibere/determinazioni o con documenti protocollati, gestiti rispettivamente con i sottosistemi di Protocollo e Delibere;
− registrazione, per ciascuna delle attività effettuate dai singoli utenti, del risultato dell’attività svolta, della data in cui questa è stata effettuata e dei nomi dei soggetti coinvolti nella sua realizzazione, in maniera da consentire la piena storicizzazione, tracciabilità e visibilità dello stato della pratica;
− registrazione di eventuali pareri o richieste di autorizzazioni;
− trasmissione della pratica al responsabile dell’attività successiva nell’iter;
− monitoraggio delle attività e dello stato di avanzamento delle pratiche, con identificazione del responsabile del procedimento;
− ricerca di una pratica o di un gruppo di pratiche in base a diversi criteri di aggregazione e di catalogazione;
− segnalazione delle attività che stanno per scadere e/o sono scadute;
− statistiche sulle attività svolte per il monitoraggio della quantità e qualità del servizio svolto nonché per la pianificazione e eventuale riprogettazione delle attività;
− stampa di prospetti riepilogativi delle pratiche catalogate secondo diversi criteri di aggregazione.
4.6 Sottosistema “Alimentazione portale Comunas”
Il sistema proposto dovrà alimentare automaticamente, tramite l'utilizzo di appositi web-services il cui sviluppo deve essere previsto nell'ambito di questo sottosistema, il portale Comunas, per consentire in particolare la visualizzazione degli atti amministrativi esecutivi (Deliberazioni di Giunta e di Consiglio, Ordinanze, Determinazioni Dirigenziali, Bandi di gara e Bandi di concorso, Procedimenti Amministrativi) secondo i criteri di ricerca e le modalità di visualizzazione ivi previsti.
Nell'allegato D sono riportati, a titolo di esempio, le specifiche per la realizzazione dei web-services necessari per interfacciare il servizio relativo alla pubblicazione delle delibere; criteri analoghi dovranno essere seguiti per lo sviluppo degli ulteriori web-services, necessari per la visualizzazione degli altri atti amministrativi oggetto del presente appalto.
Nel caso in cui un Comune non dovesse utilizzare in maniera completa il software applicativo oggetto del presente Capitolato (es. presenza ed utilizzo presso il Comune di ulteriori applicativi funzionanti - es. protocollo -, utilizzo di semplici strumenti di produttività individuale per la redazione degli atti etc.) il sistema offerto dovrà prevedere modalità semplificate ed automatizzate per l'alimentazione del portale Comunas con gli atti amministrativi emessi; a solo titolo di esempio dovrà essere gestita la possibilità di redazione semplificata, tramite appositi templates, di atti amministrativi che, una volta esecutivi, possano essere inviati automaticamente, eventualmente firmati digitalmente, tramite posta elettronica ordinaria o certificata.
5 I servizi di supporto
Nell'ambito della fornitura sono richiesti tutti i servizi professionali necessari per attivare correttamente i sottosistemi software previsti, in tutte le loro componenti.
In particolare, quindi, nell'offerta tecnica dovranno essere descritte in dettaglio le modalità di esecuzione delle seguenti attività :
− Installazione del software applicativo;
− Personalizzazione del software
− Supporto all’avviamento del software;
− Formazione tecnica ed applicativa
− Assistenza agli utenti
− Garanzia del software
− Ulteriori adempimenti
Sardegna IT si riserva il diritto di affiancare proprio personale al personale dell’aggiudicatario durante tutte le fasi di esecuzione della fornitura, al fine di acquisire le competenze per la gestione degli applicativi nelle fasi successive al completamento della fornitura.
Di seguito sono indicate le specifiche attese, per ciascuna delle attività indicate.
5.1 Installazione del software applicativo
L’aggiudicatario dovrà installare, sulle piattaforme informatiche previste, tutte le componenti software oggetto della offerta, indipendentemente dall'impegno che sarà necessario.
Nel caso fosse prevista l'installazione di componenti software anche sulle singole postazioni di lavoro, l'aggiudicatario dovrà eseguire la stessa su n. 5 postazioni indicate da SardegnaIT, ubicate anche presso uno dei Comuni sardi individuato da SardegnaIT; eventuali “tools” di amministrazione sistemistica, destinati ad essere utilizzati dal personale tecnico di SardegnaIT, dovranno essere installati dall'aggiudicatario su tutte le postazioni di lavoro che verranno individuate da SardegnaIT.
L’aggiudicatario dovrà anche consegnare i supporti di installazione di tutte le componenti software e la relativa documentazione.
5.2 Supporto all’avviamento del software
Saranno a carico dell’aggiudicatario, indipendentemente dall'impegno che sarà necessario, tutte le attività di avviamento del software applicativo, comprendenti in particolare la creazione, la predisposizione e il caricamento di tutti i parametri tabellari di base necessari al suo funzionamento, come ad esempio :
− organigramma e strutture organizzative dei diversi Comuni (settori, uffici, divisioni etc.);
− utenti abilitati e ruoli, profili di abilitazione degli utenti;
− “templates” dei documenti da utilizzare nei diversi sottosistemi software, eventuale modulistica da utilizzare;
− tipologie di documenti da trattare, titolari di classificazione dei documenti etc.
L’aggiudicatario dovrà fornire il supporto e le relative istruzioni tecniche al personale tecnico di SardegnaIT affinché, dopo il collaudo, il personale di SardegnaIT possa autonomamente provvedere alla manutenzione ed implementazione delle tabelle di base del sistema software.
L’aggiudicatario dovrà anche effettuare l'analisi delle problematiche relative alla attivazione dei servizi richiesti, in particolar modo riferite alla analisi, disegno, implementazione e attivazione di n. 3 procedimenti amministrativi complessivi presso i Comuni interessati.
5.3 Personalizzazione del software
Saranno comprese nella fornitura e quindi a carico dell’aggiudicatario tutte le piccole personalizzazioni del software applicativo che si renderanno necessarie nelle diverse fasi del progetto, fino al suo collaudo finale, indipendentemente dall'impegno che sarà necessario.
Sarà cura di SardegnaIT assicurare che tali personalizzazioni vengano richieste solo nel caso in cui queste risultino finalizzate ad un migliore adattamento del sistema fornito alla organizzazione del lavoro negli Uffici dei diversi Comuni; le personalizzazioni dovranno inoltre essere tali da non stravolgere la logica elaborativa del sistema fornito (ad es. potranno riguardare controlli aggiuntivi, stampe e viste supplementari, semplificazioni di percorsi interni della procedura, informazioni aggiuntive su alcuni archivi, modifiche al “lay-out” di stampe, esportazione di dati in vari formati, etc.).
In particolare sono comprese nella fornitura le personalizzazioni che si renderanno necessarie sui web-services che saranno sviluppati dall’aggiudicatario per consentire la visualizzazione degli atti amministrativi esecutivi attraverso il Portale Comunas, secondo i criteri di ricerca e le modalità di visualizzazione ivi previsti.
5.4 Formazione tecnica ed applicativa
Gli utenti utilizzatori del sistema, ai quali dovranno essere destinate le iniziative di formazione, possono essere distinti in due tipologie:
− utenti di tipo “tecnico”, operanti presso SardegnaIT, destinati ad attività di amministrazione del sistema (configurazione, impostazione parametri e tabelle di base, abilitazione utenti, salvataggi e ripristini etc.);
− utenti “finali”, i quali, operanti presso i Comuni, dovranno utilizzare le funzionalità applicative a cui verranno abilitati.
La formazione attesa prevista in questa fornitura, per ciascuna delle tipologie di utenti, è la seguente :
− addestramento di carattere sistemistico ed operativo, destinato al personale tecnico di SardegnaIT e da svolgersi presso i suoi uffici secondo un calendario da concordare, per un totale di almeno 40 ore (8 lezioni di 5 ore); in particolare tale addestramento dovrà vertere sugli aspetti tecnici relativi all’ amministrazione del sistema, quali la definizione dei Comuni che utilizzeranno il sistema e dei sottosistemi applicativi attivati, la definizione degli utenti e delle relative abilitazioni, la gestione delle tabelle di base, la struttura del database, salvataggi e ripristini, esportazione dei dati in diversi formati, implementazione di procedimenti amministrativi con disegno dei relativi iter, impostazione di modulistica etc.
− addestramento funzionale, destinato agli utenti finali dei Comuni, riguardante l’ utilizzo dei programmi applicativi, per un totale di almeno 150 ore (30 lezioni di 5 ore), formazione che dovrà essere erogata, secondo un calendario da concordare, principalmente presso le sedi dei Comuni interessati e dovrà necessariamente seguire l’attivazione dei diversi moduli presso i diversi Comuni; sarà possibile anche, allo scopo di ottimizzare le attività di formazione, raggruppare il personale dei Comuni limitrofi in maniera che frequentino le medesime sessioni di corso.
Sarà cura dell’aggiudicatario formulare il piano formativo che ritiene più adeguato e coordinato con le fasi realizzative previste, sia in termini di esigenze di progetto sia in termini di efficacia metodologica; è comunque opportuno che, per ciascun corso di formazione proposto, siano indicati gli obiettivi, il programma, i contenuti, la durata e ogni altra informazione utile per una validazione del piano formativo proposto.
L’aggiudicatario dovrà anche fornire, prima dell'erogazione dei corsi, i manuali tecnici ed utente, redatti in lingua italiana, in maniera che possano essere distribuiti ai partecipanti ai corsi di formazione; tale materiale (cartaceo e/o elettronico) rimarrà di proprietà di SardegnaIT.
L’aggiudicatario dovrà far compilare e firmare agli allievi i moduli di presenza e le schede di valutazione dell’intervento formativo; i moduli e le schede compilate dovranno essere inviate a SardegnaIT, unitamente a un rapporto di formazione, entro una settimana dalla conclusione di ciascun intervento formativo.
5.5 Assistenza agli utenti
L’aggiudicatario dovrà erogare il servizio di assistenza tecnica ed operativa, destinata sia agli utenti finali che al personale tecnico di SardegnaIT, fino al collaudo finale del sistema stesso.
Il servizio dovrà essere assicurato sia in modalità “help – desk” che in modalità “on-site”; l'assistenza “help-desk” dovrà essere erogata da personale estremamente qualificato e specializzato, con copertura operativa presidiata dal lunedì al giovedì dalle ore 9.00 alle 13.30 e dalle ore 15.00 alle 18.00, il venerdì dalle ore 9.00 alle 13.30; l’attivazione del servizio di help - desk potrà avvenire via telefono, e-mail o fax, con recapiti che dovranno essere comunicati dall'aggiudicatario prima dell'inizio dei lavori.
L'assistenza “on-site” dovrà essere garantita con riferimento sia alla sede di SardegnaIT che alle sedi dei primi Comuni che utilizzeranno il sistema, fino a un massimo di 20 interventi “on-site”; nel caso di richiesta di assistenza “on-site” il servizio dovrà essere effettuato entro 1 gg. lavorativo dalle relative richieste.
Successivamente al collaudo finale SardegnaIT si farà carico di assicurare agli utenti finali dei Comuni un servizio di assistenza e di help - desk di primo livello, atto a garantire :
− ricezione della segnalazione;
− individuazione del problema;
− fornitura, ove possibile, di una soluzione immediata;
− qualora non fosse possibile una soluzione immediata, fornitura di indicazioni per il superamento operativo dell’ eventuale blocco delle attività, in attesa della soluzione definitiva;
− attivazione, nei casi necessari, del servizio di help – desk di secondo livello.
Per rendere operativo il servizio di assistenza erogato da SardegnaIT, l'aggiudicatario dovrà pertanto prevedere a suo carico, dopo il collaudo finale, i seguenti servizi di assistenza, da destinare al personale tecnico di SardegnaIT:
− assistenza “on-site” per un periodo di sei mesi dalla data del collaudo finale; tale servizio di assistenza, da effettuare dietro semplice richiesta di SardegnaIT, dovrà essere effettuato presso la sede di SardegnaIT entro 1 gg. lavorativo dalle relative richieste, fino a un massimo di 10 interventi “on-site”;
− servizio di help – desk di secondo livello per un periodo di un anno dalla data del collaudo finale.
Il servizio di help – desk di secondo livello è inteso quindi come supporto specialistico a disposizione del personale tecnico di SardegnaIT ed è finalizzato a consentire a tale personale un sufficiente grado di autonomia nella gestione e conduzione di primo livello del sistema.
L’help - desk di secondo livello dovrà essere in grado di fornire supporto per:
− esame delle segnalazioni provenienti dagli utenti finali, che l'help-desk di primo livello non è stato in grado di risolvere, ed attivazione di tutte le azioni necessarie per pervenire alla soluzione dei problemi segnalati e alla rimozione di anomalie e/o malfunzionamenti del sistema;
− assistenza sistemistica e tecnica necessaria ad assicurare il corretto utilizzo e funzionamento del servizio;
− risoluzione dei problemi di accesso al servizio, dei malfunzionamenti legati ai sistemi di comunicazione o di sicurezza;
− esigenze operative gestionali (come ad esempio quelle legate all’aggiornamento dei sistemi, alla produzione e smistamento di stampe, ripristino di archivi, ecc.);
− consulenza ed approfondimenti sulle problematiche di gestione degli applicativi in utilizzo;
− approfondimenti sull’utilizzo delle funzioni degli applicativi utilizzati;
− individuazione di modalità di utilizzo delle funzionalità di prodotto per determinate casistiche particolari;
− applicazioni di patch o di upgrade di prodotto.
5.6 Garanzia del software
Tutte le componenti della fornitura dovranno essere coperte da garanzia per un periodo di 12 mesi dalla data del collaudo finale.
La garanzia dovrà comprendere:
− la manutenzione correttiva, intesa come eliminazione di errori o malfunzionamenti sul software, segnalati da SardegnaIT o individuati dall'aggiudicatario;
− la manutenzione adattativa, intesa come adeguamento dei programmi rispetto alle nuove versioni delle componenti di base del sistema fornito (Sistemi operativi, RDBMS, Office Automation, ecc );
− la manutenzione evolutiva, intesa come implementazioni del software dovute a mutate disposizioni normative e/o regolamentari, sia nazionali che regionali.
Nel servizio di garanzia sono compresi anche tutti gli interventi tecnici dell’aggiudicatario, da effettuare presso la sede di SardegnaIT, che dovessero rendersi necessari.
I tempi entro i quali dovranno essere rimossi gli eventuali inconvenienti e ripristinate tutte le funzionalità dovranno essere al massimo di 1 giorno lavorativo dalle relative segnalazioni.
Nel caso in cui non venga rispettato tale termine, SardegnaIT potrà applicare le penali previste.
Se gli inconvenienti o i difetti dovessero comportare l’interruzione dell’attività per periodi superiori ad 1 giorno lavorativo e tali periodi, sommati nell’arco del periodo di garanzia, dovessero superare un periodo di 10 giorni lavorativi, la data di scadenza della garanzia sarà protratta per un periodo pari al doppio del periodo di interruzione.
L’aggiudicatario, a fronte degli interventi di manutenzione effettuati, dovrà anche aggiornare, ove necessario, i manuali tecnici e i manuali utente e, in caso di modifiche sostanziali, dovrà effettuare la necessaria formazione al personale tecnico di SardegnaIT.
L’aggiudicatario dovrà anche predisporre dei report statistici trimestrali, da consegnare a SardegnaIT, riportanti l’elenco delle inoperatività / malfunzionamenti riscontrati e la rilevazione analitica delle attività di manutenzione effettuate, con l’evidenza dei tempi di ripristino e di risoluzione dei malfunzionamenti.
Alla scadenza del periodo di garanzia potrà essere attivato, per il software fornito, uno specifico contratto di manutenzione a pagamento, avente ad oggetto i medesimi servizi assicurati durante il periodo di garanzia.
5.7 Ulteriori adempimenti
L’aggiudicatario dovrà fornire i supporti fisici mediante i quali poter effettuare l’installazione di tutto il software fornito, nonché ogni documentazione idonea ad assicurare il corretto funzionamento dei programmi forniti; in particolare tale documentazione dovrà consistere almeno in:
− Documentazione tecnica completa relativa all’ambiente di sviluppo utilizzato;
− Documentazione di accesso al database in modalità amministratore per le esigenze dei responsabili tecnici di SardegnaIT;
− Documentazione tecnica del database con tracciati di tutte le tabelle utilizzate dal software applicativo e relativo significato dei campi, in particolar modo per le voci degli eventuali “flag”, inoltre dichiarazione di tutte le relazioni fra tabelle e relativi vincoli di integrità;
− Manuali utente relativi al software applicativo fornito (eventualmente disponibili e scaricabili anche on-line);
− Manuali tecnici ed operativi relativi al software applicativo fornito (contenenti le procedure per l’installazione, i salvataggi, i ripristini, le personalizzazioni, la messaggistica di errore etc.).
L’aggiudicatario dovrà anche consegnare a SardegnaIT copia dei programmi sorgenti relativi all’intero sistema fornito, per ogni nuova release o aggiornamento della procedura, nonché la relativa documentazione tecnica (es. diagrammi a blocchi, specifiche tecniche, diagrammi DFD, diagrammi ERD etc.).
SardegnaIT potrà utilizzare i programmi sorgenti e modificarli nel caso in cui, per qualsiasi motivo, non dovesse essere attivato o dovesse cessare il servizio di manutenzione degli stessi prodotti software da parte dell’aggiudicatario. In tal caso SardegnaIT si impegna a non cedere a terzi, a titolo oneroso o a titolo gratuito, tali prodotti sorgenti e ad utilizzarli al solo fine di garantire il corretto prosieguo del progetto Comunas.
Come già indicato in premessa a SardegnaIT sarà anche consentito, utilizzando i programmi sorgenti e riservandosi la possibilità di modificarli, di estendere il servizio ASP anche ad altri Comuni della Sardegna, garantendo con proprie risorse tutte le necessarie prestazioni professionali.
Saranno considerati elementi qualitativi la fornitura di ulteriori servizi professionali per lo svolgimento di attività di:
− conversione e migrazione, laddove necessario, degli archivi pregressi esistenti nei Comuni (es. protocolli informatizzati), laddove risulti indispensabile per consentire la piena continuità operativa degli utenti; a tale scopo ogni Comune sarà tenuto a fornire i dati da convertire in formato elettronico, unitamente all’interpretazione ed alle specifiche del modello dei dati utilizzato;
− integrazione del software applicativo fornito con altri software applicativi del Sistema Informativo Comunale dei Comuni, con modalità da concordare con SardegnaIT.
6 Vincoli tecnologici
I servizi in ASP da realizzare dovranno integrarsi coi portali web della Regione Autonoma della Sardegna; pertanto, nella fase di progettazione e sviluppo dovranno essere rispettate le seguenti specifiche:
− la presentazione dei contenuti dovrà essere allineata con quella dei portali regionali e in particolare del portale Comunas;
− gli applicativi dovranno utilizzare esclusivamente il sistema di autenticazione regionale e gestire autonomamente l’autorizzazione;
− sviluppo basato su tecnologia Java Enterprise Edition (JEE) e application server JBoss o in alternativa Apache Tomcat 6.x;
− piattaforma RDBMS PostgreSQL 8 o superiori;
− adozione di un framework MVC-Compliant J2EE standard, da concordare in corso d'opera;
− rispetto del processo di segnalazione multi-livello dei messaggi di sistema (logging e audit), coerentemente con il modello da concordare in corso d'opera;
− utilizzo del tool di build Apache ANT;
− suite di test unitari per ogni modulo appartenente all’applicazione;
− la documentazione all’interno del codice sorgente dovrà favorire l’utilizzo dei tools di generazione automatica più diffusi.
I Comuni utilizzeranno i servizi ASP tramite collegamenti in banda larga a loro carico, di ampiezza pari ad almeno 256 Kb.
7 Allegato
Allegato D – Specifiche dei Web Services
SardegnaIT S.r.l.
L’Amministratore Unico Xxx. Xxxxx Xxxxxxxxxx