REGOLAMENTO PER IL PRESTITO TEMPORANEO DI OPERE E DI DOCUMENTI PER ESPOSIZIONI
REGOLAMENTO PER IL PRESTITO TEMPORANEO DI OPERE E DI DOCUMENTI PER ESPOSIZIONI
Lo CSAC, Centro Studi e Archivio della Comunicazione, in riferimento alle proprie finalità istituzionali (Regolamento – Art. 2), concede in prestito opere appartenenti ai propri Archivi ad enti ed istituzioni pubblici e privati che ne facciano richiesta per la realizzazione di esposizioni.
Art.1 – Condizioni generali
La concessione del prestito è soggetta alle seguenti valutazioni:
a. Progetto scientifico e finalità dell’esposizione.
b. Stato di conservazione delle opere
c. Idoneità di tutela e conservazione della sede ospitante
d. Accettazione delle clausole contemplate nel contratto di prestito
Art. 2 – Modalità di richiesta
Le richieste scritte di prestito devono essere inviate allo CSAC (xxxx@xxxxx.xx; xxxx@xxxxxxxxx.xx) almeno sei mesi prima dell'apertura della mostra, al fine di: consentire un'analisi accurata delle condizioni di conservazione, realizzare eventuali riproduzioni fotografiche, programmare interventi di restauro. Il ricevente avrà 1 mese di tempo dalla data di ricevimento della richiesta per acconsentire o rifiutare il prestito.
La richiesta di prestito sarà considerata effettiva solo quando sarà inviato allo CSAC (xxxx@xxxxx.xx; xxxx@xxxxxxxxx.xx) l’Accordo di Prestito controfirmato dal richiedente per accettazione.
Art.3 - Documentazione
La richiesta di prestito deve essere corredata dalla seguente documentazione:
-Titolo, sede e date di allestimento della mostra.
-Progetto scientifico e organizzativo.
-Elenco completo e definitivo dei documenti e delle opere richieste.
-Facility report nel quale sono fornite le notizie concernenti l'allestimento e le misure di sicurezza e tutela della sede espositiva (umidità, temperatura, luce, condizioni di sicurezza), munito di firma del responsabile dell'esposizione.
-Generalità e referenze della ditta specializzata incaricata dei procedimenti di imballaggio, movimentazione e trasporto dei beni.
-Generalità della compagnia assicuratrice.
Art.4 - Durata
La durata complessiva del prestito, anche se in più sedi, non può superare i quattro mesi.
In caso di rinvio della inaugurazione è necessario comunicare il cambiamento delle date in tempo utile.
Art.5 - Assicurazione
Il richiedente provvederà a stipulare, con primaria compagnia assicurativa, un’assicurazione opere d’arte all risks “da chiodo a chiodo” con la più ampia copertura di rischio per il valore indicato dal prestatore nel presente accordo. Il richiedente invierà copia della polizza assicurativa al prestatore.
Nel caso di furto o danneggiamento anche lieve o altro qualsivoglia incidente, oltre che alla compagnia assicuratrice, dovrà essere fatta immediata comunicazione anche al CSAC con descrizione dell’accaduto. In nessun caso dovrà essere intrapreso un intervento di restauro senza l’autorizzazione del CSAC.
Il ricevimento dell’opera da parte del prestatore al termine della mostra determina la conclusione della responsabilità del richiedente e dei suoi assicuratori. Una volta riconsegnata l’opera, il prestatore ha 30 giorni dalla data di arrivo per esaminare l’opera e per formulare una eventuale denuncia di danno.
Art.6 – Condizioni dell’opera
Il prestatore assicura che l’opera prestata è nelle condizioni di viaggiare ed essere maneggiata, ferme restando le istruzioni di imballaggio. Il prestatore redigerà il condition report che verrà riscontrato dal richiedente all’arrivo dell’opera nella sede espositiva. Il richiedente avrà 30 giorni di tempo per eventuali contestazioni.
Art.7 – Tutela dell’opera
Il richiedente si impegna a rispettare gli standard museali in termini di sicurezza e conservazione delle opere prestando attenzione alle varie tipologie di materiali esposti.
Il richiedente non eseguirà alcun intervento sull’opera, eccetto il caso in cui vi sia un eccezionale ed immediato pericolo per l’opera stessa; in tal caso il richiedente notificherà subito il prestatore per telefono e successivamente per scritto.
Le opere su carta sono prestate solo se protette da passe-partout e cornice. Il richiedente si impegna a rispettare la massima cura nel maneggiare le opere. Esse non saranno rimosse dalla cornice né verranno alterate in altro modo senza il permesso del prestatore. Le spese per la realizzazione di passe-partout e cornici sono a carico del richiedente secondo un tariffario comunicato dal prestatore.
Il prestatore può richiedere qualunque altro dispositivo di tutela/protezione delle opere ed ha facoltà di non concedere il prestito qualora il richiedente non ottemperi a tali condizioni.
In casi specifici lo CSAC potrà richiedere l’accompagnamento delle opere o la presenza di un proprio funzionario responsabile durante l’allestimento, il disallestimento e l’imballaggio. Il richiedente dovrà provvedere all’organizzazione della missione dell’incaricato e sostenerne l’onere. L’incaricato avrà la facoltà di ritirare dall’esposizione le opere concesse in prestito qualora ritenga non sufficienti le misure di sicurezza e tutela effettivamente realizzate nella sede espositiva.
Art.8 – Imballaggi e trasporto
Ogni costo relativo a imballaggio, cassa, trasporto e formalità doganali viene coperto dal richiedente. Il prestatore si impegna a comunicare in tempo utile le specifiche sulle modalità di imballaggio, a fornire ogni dato utile al fine dell’espletamento delle formalità doganali e a fare le richieste necessarie all’ottenimento delle autorizzazioni ministeriali.
Art.9 – Autorizzazioni
Il richiedente si impegna a fornire tutta la documentazione per avviare le richieste di autorizzazione almeno 120 giorni prima della data prevista dell’inaugurazione della mostra. Il prestatore si impegna altresì ad avviare le procedure e/o a consegnare la documentazione nei tempi corretti, tali cioè da permettere che l’opera sia in grado di viaggiare almeno 10 giorni prima della data di inizio della mostra.
Art. 10 – Riconsegna
Al termine della mostra, il richiedente riconsegnerà l’opera al prestatore nel più breve tempo possibile all’indirizzo indicato. L’opera sarà riconsegnata con lo stesso sistema di imballaggio e le stesse condizioni di trasporto dell’andata.
In caso di proroga della mostra il richiedente deve inoltrare richiesta al prestatore in tempo utile; il prestatore si impegna a fornire una risposta tempestivamente. Nel caso la proroga venga concessa il richiedente invierà al prestatore copia della nuova polizza assicurativa; nel caso la proroga non venga concessa il prestatore ne fornirà le motivazioni al richiedente, il quale dovrà provvedere alla riconsegna dell’opera con le stesse modalità di trasporto dell’andata.
Art. 11 – Cancellazione
Il richiedente può cancellare il prestito in qualsiasi momento, salvo restando che si farà carico dei costi di preparazione eventualmente già sostenuti dal prestatore. Il prestatore può cancellare il prestito se in seguito ad una verifica risultasse che i dati forniti dal richiedente non sono veritieri e se sopraggiungono condizioni conservative per cui l’opera non è più in grado di viaggiare.
Art.12 – Riproduzione e pubblicazione
Il richiedente deve inoltrare richiesta di riproduzione delle immagini selezionate almeno 90 giorni prima del loro utilizzo, compilando l’apposito modulo allegato al Regolamento per le riproduzioni fotografiche, specificando formato, risoluzione, modalità di invio e fornendo tutti i dati fiscali per la fatturazione; verrà quindi emessa una fattura proforma dal fornitore e solo in seguito alla notifica dell’avvenuto pagamento le riproduzioni saranno inviate all’indirizzo e con le modalità indicate dal richiedente.
Il prestatore concede il diritto di pubblicazione, concessione che non sostituisce l’autorizzazione dei detentori dei diritti d’autore sull’opera, pertanto il richiedente si impegna ad ottenere tale autorizzazione e a fornirne copia al prestatore.
La proprietà delle opere dovrà comparire nelle pubblicazioni con la seguente dicitura:
CSAC, Università di Parma
La proprietà dell’opera andrà indicata anche qualora le immagini siano fornite da terzi, compreso l’autore.
I crediti fotografici dovranno essere indicati con la seguente dicitura:
CSAC, Università di Parma
Con la firma dell’accordo di prestito il prestatore autorizza la riproduzione dell’opera nel catalogo della mostra, nel materiale didattico e nei materiali promozionali della mostra, incluso passaporto, sito internet. Resta inoltre inteso che l’opera potrà essere pubblicata, ed eventualmente fotografata o filmata da parte della stampa, sempre e solo a scopo promozionale della mostra.
Il richiedente si impegna ad utilizzare le foto solo per gli scopi e con i mezzi sopra descritti.