SERVIZIO “FATTURAZIONE ELETTRONICA” CONDIZIONI GENERALI DI CONTRATTO
8.2.9.2.1.2-0_Condizioni generali
SERVIZIO “FATTURAZIONE ELETTRONICA” CONDIZIONI GENERALI DI CONTRATTO
1. Definizioni
Ai fini del contratto di erogazione del servizio “FATTURAZIONE ELETTRONICA” e salvo eventuali definizioni indicate altrove e qui non espressamente menzionate, ai termini elencati nel presente articolo saranno assegnati i seguenti significati e saranno utilizzati sempre con lettera maiuscola, sia al singolare che al plurale:
“Accordo di Nomina”: è l’accordo di nomina a responsabile esterno del trattamento dati predisposto da 2C Solution S.r.l.;
“Ciclo Attivo”: è l’insieme delle attività che impattano soggetto, tenuto alla fatturazione elettronica verso una Pubblica Amministrazione o verso un Soggetto Privato tramite il Sistema di Interscambio. Nel Ciclo Attivo il Servizio offerto o è quello della emissione per conto terzi e trasmissione delle Fatture Elettroniche verso il Sistema di Interscambio e di conservazione digitale a norma per 10 anni delle stesse, con annessi i relativi messaggi di notifica scambiati con il Sistema di Interscambio.
“Ciclo Passivo”: è l’insieme delle attività che impattano sulla Pubblica Amministrazione o sul Soggetto Privato destinatari della Fattura Elettronica. Nel Ciclo Passivo il Servizio offerto alla Pubblica Amministrazione o al Soggetto Privato è quello della ricezione della Fattura Elettronica con annessi i relativi messaggi di notifica scambiati con il Sistema di Interscambio, la messa a disposizione di uno strumento web per la generazione dell’esito della verifica della Fattura Elettronica da parte della Pubblica Amministrazione o del Soggetto Privato e sua trasmissione al Sistema di Interscambio, funzionalità per l’inserimento dei metadati della registrazione contabile delle fatture passive ed infine la completa gestione della conservazione digitale a norma per 10 anni della Fattura Elettronica, con annessi i relativi messaggi di notifica scambiati con il Sistema di Interscambio.
“Cliente": è il soggetto beneficiario del Servizio, sulla base di quanto indicato nella Richiesta di attivazione. A seconda dei casi, nell’ambito del Servizio, il Cliente è definito anche solo:
- “Pubblica Amministrazione”, intesa quale soggetto di diritto pubblico che fruisce della componente di Servizio del Ciclo attivo e Passivo e che dunque riceve la fatturazione elettronica attraverso il SdI (soggetto destinatario della Fattura Elettronica).
- “Soggetto Privato”, inteso quale soggetto che fruisce della componente di Servizio del Ciclo Attivo e Passivo e che dunque riceve la fatturazione elettronica attraverso il SdI (soggetto destinatario della Fattura Elettronica).
“Committente”: è il soggetto che acquista il Servizio “FATTURAZIONE ELETTRONICA” per sé quale Cliente e/o per i propri Clienti; il Committente che desidera utilizzare il Servizio per sé è tenuto a sottoscrivere un’apposita Richiesta di attivazione nonché la Nomina a delegato alla conservazione ed è soggetto al contenuto delle presenti Condizioni generali. Il Committente può avvalersi di uno o più soggetti denominati “Rivenditore/i” che rivendono il servizio ai propri Clienti. In tale ultimo caso il Committente si impegna a far compilare e sottoscrivere al Rivenditore l’opportuna documentazione;
“Condizioni generali”: sono le presenti condizioni generali di contratto che regolano il Servizio, il cui contenuto si applica nei confronti del Cliente.
“Conservatore”: Il conservatore è 2C Solution S.r.l., gli estremi identificativi del Conservatore e la giacenza fisica del gruppo distribuito di server, tra loro interconnessi, in cui sono conservati i documenti del Servizio, sono specificati nel Manuale della conservazione. Come interpretato ed indicato dall’Agenzia delle Entrate nella Risoluzione n. 81/E del 25 Settembre 2015, il contribuente in relazione al Servizio non è tenuto ad eseguire la comunicazione di variazione del luogo di conservazione tramite i modelli AA7/AA9 in quanto il Conservatore elettronico, nel Servizio, non veste il ruolo di depositario delle scritture contabili.
“Conservazione”: si intende l’insieme delle attività finalizzate alla conservazione digitale a norma delle Fatture Elettroniche e delle relative notifiche scambiate con il Sistema di Interscambio in conformità alla normativa vigente nel tempo (Codice dell’Amministrazione Digitale di cui al D.Lgs. 7 Marzo 2015, n. 82 s.m.i., ivi incluse le regole tecniche e il D.M. 17 Giugno 2014, e successive modiche ed integrazioni, di seguito anche solo “CAD”).
“Contratto”: è il contratto di erogazione del Servizio, costituito dalle presenti Condizioni generali, dall’Offerta commerciale e/o dalla Richiesta di abilitazione committente e/o dalla Richiesta di attivazione e/o dal Listino, dall’atto di nomina a Delegati alla conservazione, predisposti all’uopo dall’Intermediario, e dal Manuale della conservazione e ogni altro allegato o documento o istruzioni online indicate nel portale del Servizio che, unitamente e inscindibilmente considerati, ne costituiscono parti integranti e sostanziali.
“Credenziali di autenticazione”: sono i codici identificativi (genericamente ID e password) assegnati al Referente Utente, indicato dal Cliente nella Richiesta di attivazione, per l’accesso al Servizio, in particolare alla piattaforma web messa a disposizione dall’Intermediario. Il Cliente mantiene la piena ed esclusiva responsabilità in merito all’operato del Referente Utente, da esso individuato.
“Delegato alla conservazione”: è il soggetto dotato di specifica competenza ed esperienza, cui il Responsabile della conservazione delega, in tutto o in parte, lo svolgimento delle proprie attività. La delega è formalizzata nel relativo modulo, esplicitando chiaramente il contenuto della stessa.
“Fattura Elettronica”: è un tipo di fattura emessa, trasmessa, ricevuta e conservata in formato elettronico, idonea a garantire l'autenticità della provenienza, l'integrità e la leggibilità del contenuto, conformemente a quanto indicato nel D.M. n.55 del 3 Aprile
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2013, in ordine alle Fatture Elettroniche tra Soggetti Privati e Pubblica Amministrazione, ovvero a quanto indicato dal D.Lgs. n.127 del 5 Agosto 2015 e indirettamente dal D.L. n. 193 del 22 Ottobre 2016 convertito nella L. n. 225 del 1° Dicembre 2016 per le Fatture Elettroniche tra Soggetti Privati.
“Formato Fattura”: il tracciato della Fattura Elettronica deve soddisfare quanto previsto dalla normativa di riferimento ed in particolare dalle specifiche tecniche pubblicate ed aggiornate sul sito istituzionale del Sistema di Interscambio xxx.xxxxxxxxx.xxx.xx. “Intermediario”: nell’ambito del Servizio, è 2C Solution S.r.l. Sede legale in Xxx Xxxxxx Xxxx Xxxxxxxxx 00, 00000 Xxxxxx (XX) p.iva 04030410288, autorizzato dal Cliente, con la sottoscrizione della Richiesta di attivazione, a emettere e trasmettere e/o ricevere la Fattura Elettronica per conto del Soggetto Privato e/o dell’Amministrazione pubblica o del Soggetto Privato.
Nel Ciclo Attivo la Pubblica Amministrazione o il Soggetto Privato si avvalgono in particolare dell’opera dell’Intermediario per lo svolgimento, per proprio conto, delle seguenti attività, pur mantenendo la piena ed esclusiva responsabilità ai fini fiscali e civilistici:
-predisposizione (che può avvenire anche per il tramite del Committente) e/o emissione delle Fatture Elettroniche;
-trasmissione delle Fatture Elettroniche al SdI;
-gestione dei messaggi di notifica scambiati con il SdI;
-adempimento degli obblighi di Conservazione digitale a norma.
Nel Ciclo Passivo la Pubblica Amministrazione o il Soggetto Privato si avvalgono in particolare dell’opera dell’Intermediario per lo svolgimento, per proprio conto, delle seguenti attività, pur mantenendo piena responsabilità ai fini fiscali e civilistici:
-ricezione delle Fatture Elettroniche;
-gestione dei messaggi di notifica scambiati con il SdI;
-adempimento degli obblighi di Conservazione digitale a norma.
L’Intermediario offre in particolare tutte le garanzie del caso per svolgere il suddetto ruolo, trattandosi di un ente accreditato al canale di trasmissione e di ricezione con il SdI e di conservatore attivo, accreditato presso XxXX, ai sensi dell’art. 44 bis del CAD.
Nel caso di attivazione della sola componente di Servizio della Conservazione, il Cliente è responsabile delle attività precedenti di emissione e/o trasmissione al SdI e/o ricezione dallo stesso e della gestione dei relativi messaggi di notifica; il Cliente è, pertanto, responsabile di trasferire correttamente al Servizio tutti i documenti informatici da conservare secondo i formati XML, sottoscritti con firma elettronica qualificata o digitale, conformemente alla normativa, anche tecnica, vigente in materia.
A seconda delle singole attività espletate dall’Intermediario nell’ambito del Servizio, così come descritte di seguito, tale soggetto può essere definito anche solo:
-“Emittente per conto terzi”: nella componente di Servizio del Ciclo Attivo è l’Intermediario che gestisce per conto del Cliente (cedente/prestatore) l’emissione della Fattura Elettronica, fermo restando la piena assunzione di responsabilità del Cliente circa la correttezza, la completezza, la veridicità, l’ordine cronologico e l’assenza di soluzione di continuità di tutti i dati, informazioni e documenti inseriti nel servizio web dell’Intermediario e quindi in relazione alle violazioni connesse all'emissione della fattura.
Con la compilazione e la sottoscrizione della Richiesta di attivazione, il Cliente autorizza preventivamente l’Intermediario all’emissione delle Fatture Elettroniche.
La procedura di emissione adottata prevede la consegna da parte del Cliente degli elementi caratterizzanti l’operazione da fatturare, dei dati relativi al contenuto della fattura sia obbligatori che opzionali ma necessari in quanto richiesti espressamente dalla Pubblica Amministrazione o dal Soggetto Privato, del rispetto dell’obbligo di numerazione progressiva e dell’ordine cronologico nelle fatture inviate.
-“Trasmittente”: nella componente di Servizio del Ciclo Attivo è l’Intermediario che gestisce per conto del Cliente la trasmissione delle Fatture Elettroniche al SdI e riceve dallo stesso i messaggi di notifica/ricezione del SdI. I dati inerenti il soggetto trasmittente devono essere riportati correttamente nella relativa sezione del “Trasmittente” nel tracciato previsto per legge.
-“Ricevente”: nella componente di Servizio del Ciclo Passivo è l’Intermediario che gestisce per conto del Cliente la ricezione delle Fatture Elettroniche e gestisce lo scambio dei messaggi di notifica/ricezione del SdI.
“Offerta commerciale”: è il documento che contiene le condizioni economiche del Servizio;
“Manuale della conservazione”: documento di dettaglio descrittivo delle regole e delle procedure operative relative al sistema di conservazione in conformità alle vigenti regole tecniche. Parte integrante e sostanziale del Manuale sono il presente Contratto e le Specificità contenute nella Richiesta di attivazione.
“Referente Utente”: è il soggetto indicato nella Richiesta di attivazione, autorizzato dal Cliente ad accedere al Servizio, mediante la piattaforma web messagli a disposizione a tal fine dall’Intermediario. Tale soggetto può essere individuato da quest’ultimo sia all’interno della propria organizzazione che all’esterno e in tale ipotesi può coincidere con il Committente o con un suo incaricato, o con il Rivenditore;
“Reg. UE 2016/679”: è il Regolamento (UE) 2016/679 del Parlamento Europeo e del Consiglio del 27 aprile 2016 relativo alla protezione delle persone fisiche con riguardo al trattamento dei dati personali, nonché alla libera circolazione di tali dati e che abroga la direttiva 95/46/CE (regolamento generale sulla protezione dei dati).
“Responsabile della conservazione”: è il soggetto responsabile dell’erogazione del Servizio di Conservazione che gestisce e attua le politiche complessive del Sistema di conservazione, garantendo il rispetto dei requisiti previsti dalle norme in vigore nel tempo per i
sistemi di conservazione, come indicato all’art. 71 del CAD. Nell’ambito del Servizio, è previsto che il Responsabile della conservazione sia individuato e nominato direttamente dal Cliente all’interno della propria organizzazione.
“Responsabile esterno del trattamento dei dati personali”: è il soggetto esterno a cui è affidato il processo di erogazione del Servizio, preposto dal titolare al trattamento di dati personali conformemente a quanto disposto dal Reg. UE 2016/679.
“Richiesta di abilitazione”: è il documento e relativi allegati contenente la descrizione del rapporto tra l’Intermediario ed il Committente o tra Intermediario e Rivenditore che questi sono tenuti a sottoscrivere ai fini di poter erogare il Servizio per i propri Clienti. “Richiesta di attivazione”: è il documento e relativi allegati contenente le condizioni speciali del Servizio che il Cliente è tenuto a sottoscrivere ai fini della corretta attivazione dello stesso.
“Rivenditore”: è il soggetto individuato dal Committente che rivende il servizio ai propri Clienti.
“Servizio”: è il servizio “FATTURAZIONE ELETTRONICA” organizzato dall’Intermediario per la gestione del processo di fatturazione elettronica veicolato dal Sistema di Interscambio nei rapporti commerciali tra Privati e Pubblica Amministrazione destinataria secondo quanto previsto dall'art. 1 della Legge 24 Dicembre 2007, n. 244 e s.m.i., ovvero nei rapporti tra Soggetti Privati, secondo quanto previsto dal Decreto Legislativo 5 agosto 2015, n. 127. Il Servizio è costituito da due componenti principali: una componente di Servizio del Ciclo Attivo e una componente di Servizio del Ciclo Passivo. Entrambe le componenti di Servizio comprendono inoltre quella della Conservazione digitale a norma delle Fatture Elettroniche e dei relativi messaggi di notifica scambiati con il Sistema di Interscambio, in conformità a quanto indicato nelle presenti Condizioni generali di contratto.
Il Cliente può chiedere di usufruire solamente della componente di Servizio della Conservazione, ove si avvalga di sistemi e servizi di terzi per la gestione della emissione, trasmissione e/o ricezione delle Fatture Elettroniche e dei relativi messaggi di notifica scambiati con il Sistema di Interscambio. Sarà facoltà di 2C Solution S.r.l. prevedere o meno l’erogazione di tale servizio.
“Sistema di Interscambio” (in sigla, di seguito anche solo “SdI”): è il sistema informatico gestito dall’Agenzia delle Entrate in grado di:
-ricevere le Fatture Elettroniche;
-effettuare controlli sulle Fatture Elettroniche;
-trasmettere le Fatture Elettroniche alle Pubbliche Amministrazioni o ai Soggetti Privati;
-gestire i messaggi di notifica per tracciare il ciclo di fatturazione;
-memorizzare i dati delle Fatture Elettroniche scambiate in caso di esercizio dell’opzione di cui all’art. 1 comma 3 del D.Lgs. 127/2015. Le specifiche del Sistema di Interscambio sono pubblicate ed aggiornate sul sito istituzionale xxx.xxxxxxxxx.xxx.xx.
2. Ambito di applicazione
Il Servizio “FATTURAZIONE ELETTRONICA” è in grado di rispondere sia alle esigenze dei Soggetti Privati che a quelle delle Pubbliche Amministrazioni, offrendo la possibilità di scegliere alternativamente o congiuntamente le due componenti principali di Servizio, Ciclo Attivo e Ciclo Passivo, conformemente alla normativa vigente in materia, e delle relative notifiche nel rispetto di quanto previsto dalla normativa vigente.
Il Cliente, a seconda delle proprie esigenze, ha dunque la possibilità, attraverso la sottoscrizione della Richiesta di attivazione, di scegliere la/le componente/i di Servizio desiderata/e.
3. Oggetto del Servizio “Fatturazione Elettronica”
L’Intermediario garantisce l’erogazione del Servizio a favore del Cliente sulla base della/e componente/i di Servizio prescelta/e dal Cliente nella Richiesta di attivazione, oltre che delle informazioni e dei dati ivi indicati, nel rispetto della normativa vigente in materia. Il Servizio, così come definito nelle presenti Condizioni generali, consente al Cliente di adempiere all’obbligo legislativo di fatturazione elettronica nei rapporti commerciali tra Soggetti Privati e/o Pubbliche Amministrazioni, sia nel Ciclo Attivo che nel Ciclo Passivo, a seconda delle esigenze del Cliente.
La componente di Servizio del Ciclo Attivo consente al Cliente la redazione, la trasmissione delle Fatture Elettroniche verso il SdI e la relativa Conservazione per 10 (dieci) anni, unitamente ai messaggi di notifica/ricezione del SdI.
La componente di Servizio del Ciclo Passivo consente al Cliente la ricezione delle Fatture Elettroniche, la trasmissione del messaggio di esito al SdI e la relativa Conservazione per 10 (dieci) anni, unitamente ai messaggi di notifica/ricezione del SdI.
La componente di Servizio della Conservazione, laddove il Cliente utilizzi altri e diversi sistemi di emissione, trasmissione e/o ricezione delle Fatture Elettroniche rispetto a quelli in oggetto, consente a quest’ultimo anche solo la relativa conservazione digitale a norma delle stesse. Sarà facoltà di 2C Solution S.r.l. prevedere o meno l’erogazione di tale servizio.
2C Solution S.r.l. si riserva la facoltà di promuovere nuovi prodotti e servizi mediante il portale utilizzato dal Cliente.
In caso di richiesta di ulteriori servizi, specifici e non elencati, 2C Solution S.r.l. si riserva di mettere a disposizione del Cliente e del Committente i relativi servizi solo previo nuovo accordo tra le parti.
4. Condizioni generali di erogazione del Servizio
Il Contratto si considera perfezionato solamente con la sottoscrizione della Richiesta di attivazione da parte del Cliente e dell’atto di nomina a Delegato alla conservazione, da parte del Responsabile della conservazione designato dal Cliente. A tal proposito, il Cliente, consapevole che la modifica del Responsabile della conservazione comporta delle variazioni di configurazione del Servizio di Conservazione, si impegna a comunicare tempestivamente, e comunque entro 30 (trenta) giorni, all’Intermediario ogni variazione verificatasi rispetto al ruolo di Responsabile della conservazione; in difetto, il Cliente è esclusivamente responsabile per ogni disfunzione occorsa al processo di Conservazione.
Il Cliente prende atto e accetta che il Servizio è erogato attraverso l’uso di strumenti informatici e telematici e di tecnologie di cloud computing, in particolare mediante la piattaforma web messa a disposizione dall’Intermediario.
L’Intermediario provvederà di volta in volta all’aggiornamento della piattaforma web e potrà, in qualsiasi momento, sospendere temporaneamente il funzionamento del Servizio per attività tecniche di manutenzione che dovessero rendersi necessarie, previa apposita comunicazione scritta secondo le modalità di cui al successivo Art. “Comunicazioni”.
L’accesso al Servizio è garantito mediante l’utilizzo delle Credenziali di autenticazione che il Cliente, ovvero, il Referente Utente è tenuto a custodire con la necessaria riservatezza e la massima diligenza, impegnandosi, tra l’altro, a non cederle e/o a non consentirne l’utilizzo a terzi; in caso di smarrimento e/o furto delle stesse, il Cliente, ovvero, il Referente Utente è tenuto a comunicare tempestivamente all’Intermediario tali circostanze, al fine di attivare prontamente la procedura di blocco e rilascio di nuove Credenziali di autenticazione.
Per qualsiasi problematica o semplice richiesta di assistenza, relativamente alla gestione delle suddette attività, l’Intermediario fornisce al Committente, uno specifico canale di comunicazione (Helpdesk), prestato durante i normali giorni e orari di ufficio.
Il Committente ed il Cliente prendono atto ed accettano che in tutte le fasi di assistenza, sia da remoto che diretta, gli operatori dell’Helpdesk possono venire a conoscenza dei dati personali dagli stessi riscontrabili durante le fasi di collegamento sui dispositivi informatici dei medesimi.
5. Condizioni specifiche di erogazione della componente di Servizio del Ciclo Attivo.
La componente di Servizio del Ciclo Attivo (imprese, professionisti, pubbliche amministrazioni che svolgono attività commerciale, fornitori della PA), prevede il rispetto dei seguenti passaggi procedurali:
a. il Referente Utente, autorizzato dal Cliente, accede alla piattaforma web e inserisce i dati della Fattura Elettronica, secondo quanto previsto dalla normativa di riferimento, tramite l’upload del file XML, l’interrogazione di web service, l’inserimento manuale dei dati necessari alla redazione automatizzata della Fattura Elettronica, ovvero tramite altre modalità definite dall’Intermediario;
b. L’intermediario predispone la Fattura Elettronica definitiva, sulla base del contenuto inserito dal Cliente (cedente/prestatore), rispetto al quale quest’ultimo assume esclusivamente la piena responsabilità;
c. il Servizio tiene traccia dei dati immessi dal Referente Utente;
d. il Servizio esegue, prima della trasmissione della Fattura Elettronica al SdI, una verifica sintattica (senza entrare nel merito del contenuto) del file XML secondo lo schema disposto dal Legislatore e comunica al Referente Utente l’esito del processo di fatturazione elettronica; in caso di esito negativo della verifica, il Referente Utente può procedere ad un nuovo conferimento della Fattura Elettronica corretta;
e. in caso di esito positivo della verifica, sulla fattura è apposta la firma digitale qualificata dell’Emittente per conto terzi munita di un riferimento temporale e il Trasmittente provvede a inviare la Fattura Elettronica al SdI;
f. il Servizio prevede inoltre la gestione e messa a disposizione del Referente Utente dei messaggi di notifica scambiati con il SdI;
g. il Cliente, ovvero, il Referente Utente, hanno l’obbligo di prendere visione dei messaggi di notifica scambiati con il SdI;
h. Il Cleinte è inoltre responsabile di porre in essere gli ulteriori obblighi di registrazione della Fattura Elettronica, di liquidazione e di versamento dell’imposta dovuta, nonché ogni altro adempimento previsto dalle norme fiscali e/o civilistiche;
i. le Fatture Elettroniche e i messaggi di notifica scambiati con il SdI sono successivamente posti in Conservazione per il periodo di 10 (dieci) anni, a condizione che il Cliente risulti in regola con il pagamento dei corrispettivi dovuti, a fronte dell’erogazione del Servizio;
j. a tal fine, il Responsabile della conservazione delega ogni attività necessaria e richiesta dalla legge all’Intermediario. Tali attività saranno rispettivamente eseguite da 2C Solution S.r.l. secondo quanto riportato nell’atto di nomina predisposto all’uopo dall’Intermediario;
k. il Servizio garantisce al Cliente la possibilità di richiedere per il tramite del Referente Utente, i pacchetti di distribuzione contenenti i pacchetti di archiviazione e i documenti del Ciclo Attivo, conservati presso il sistema di conservazione del Delegato alla Conservazione;
l. il Referente Utente è tenuto ad accedere alla piattaforma web messa a disposizione dall’Intermediario al fine di verificare le Fatture Elettroniche spedite con il relativo stato di trasmissione e di Conservazione, potendo consultare per ciascuna Fattura Elettronica le varie evidenze dello stato ed i messaggi del SdI.
Resta espressamente inteso che il Cliente è responsabile del contenuto della Fattura Elettronica, come ad esempio del Codice del destinatario della Fattura Elettronica e della compilazione di ulteriori campi obbligatori e/o opzionali, previsti nell’ambito del singolo rapporto con la Pubblica Amministrazione o con il Soggetto Privato destinatari della Fattura Elettronica.
L’Intermediario e/o il Committente, inoltre, non interviene nella emissione di una nuova fattura correttiva o di una nota di credito a fronte di una Fattura Elettronica scartata dal SdI o contestata dalla Pubblica Amministrazione o dal Soggetto Privato; l’emissione, correzione e caricamento della nuova fattura nel SdI resta esclusivamente a carico del Cliente.
Si evidenzia, inoltre, che l’Intermediario non ha alcuna responsabilità nei casi di impossibilità di recapito del file dal SdI alla Pubblica Amministrazione o al Soggetto Privato, per cause non imputabili al Trasmittente.
Qualsiasi eventuale contestazione o trasmissione delle Fatture Elettroniche al di fuori del SdI, sarà gestita direttamente Cliente e non dall’Intermediario.
Infine, il Cliente che emette e trasmette le Fatture Elettroniche e gestisce i relativi messaggi di notifica scambiati con il SdI, al di fuori della componente di Servizio del Ciclo Attivo, può sempre richiedere l’attivazione della sola componente di Servizio della Conservazione; in tale ipotesi, il Cliente è tenuto a mettere a disposizione del Conservatore le Fatture Elettroniche almeno 60 (sessanta) giorni prima del termine legislativo di Conservazione. Sarà facoltà di 2C Solution S.r.l. prevedere o meno l’erogazione di tale servizio.
Autoinvio della Fattura Elettronica:
Qualora il Cliente debba inviare fatture elettroniche e il rispettivo cliente finale non abbia aderito alla ricezione delle fatture elettroniche tramite Sdi, il Servizio è in grado di inviare al cliente finale una mail contenete il Link alla fattura elettronica emessa, che sarà visualizzabile tramite un viewer web. Tale fattura è a tutti gli effetti una fattura elettronica: sarà inviata a Sdi (“autoinvio”), conservata digitalmente e gestita secondo gli ordinari adempimenti.
L’indirizzo mail sarà quello fornito dal Cliente pertanto 2C Solution S.r.l. non sarà responsabile di eventuali errori nell’invio.
6. Condizioni specifiche di erogazione della componente di Servizio del Ciclo Passivo
La componente di Servizio del Ciclo Passivo rivolta alla Pubblica Amministrazione o al Soggetto Privato prevede il rispetto dei seguenti passaggi procedurali:
a) il Ricevente riceve dal SdI le Fatture Elettroniche ed i relativi file metadati tramite il proprio canale accreditato;
b) in caso di Fattura Elettronica PA, il Cliente può richiedere all’Intermediario le specifiche tecniche per l’interazione con il protocollo informatico dell’Ente pubblico, mettendo nella disponibilità della Pubblica Amministrazione i file ricevuti dal SdI;
c) in caso di Fattura Elettronica PA, inoltre, la Pubblica Amministrazione è responsabile della corretta protocollazione nel protocollo informatico dell’Ente pubblico (sia delle Fatture Elettroniche PA che dei messaggi di notifica scambiati con il SdI) e della successiva registrazione contabile delle fatture o documenti equivalenti entro 10 (dieci) giorni dalla data di ricezione ai sensi dell’art. 42 del D.L. n. 66/2014;
d) in caso di Ciclo Passivo, il Soggetto Privato è obbligato a prendere in carico la fattura passiva che il Servizio gli mette a disposizione;
e) in caso di Ciclo Passivo, il Soggetto Privato è responsabile della corretta registrazione contabile delle fatture passive se vi è obbligato da leggi o regolamenti;
f) la Pubblica Amministrazione o il Soggetto Privato sono responsabili delle verifiche di merito sul contenuto delle Fatture Elettroniche ricevute;
g) il Servizio mette a diposizione dei Referenti Utenti autorizzati dal Cliente una interfaccia per la generazione dell’Esito EC (di accettazione o rifiuto) che può essere generato e trasmesso al SdI entro i giorni previsti dalla normativa attualmente in vigore, (al 31/1/2018 sono 15 gironi) dalla ricezione delle Fatture Elettroniche;
h) il Cliente, ovvero, il Referente Utente, hanno l’obbligo di prendere visione dei messaggi di notifica scambiati con il SdI;
i) il Servizio mette a disposizione una funzionalità web al Referente Utente per inserire i metadati specifici della registrazione contabile da integrare con i metadati tipici delle Fatture Elettroniche;
j) le Fatture Elettroniche e i messaggi di notifica scambiati con il SdI sono successivamente poste in Conservazione per il periodo di 10 (dieci) anni, a condizione che il Cliente risulti in regola con il pagamento dei corrispettivi dovuti, a fronte dell’erogazione del Servizio;
k) a tal fine, il Responsabile della conservazione delega ogni attività necessaria e richiesta dalla legge all’Intermediario. Tali attività saranno eseguite da 2C Solution S.r.l. secondo quanto riportato nell’atto di nomina predisposto all’uopo dall’Intermediario;
l) il Servizio garantisce al Cliente la possibilità di richiedere, per il tramite del Referente Utente, i pacchetti di distribuzione contenenti i pacchetti di archiviazione e i documenti del Ciclo Passivo, conservati presso il sistema di conservazione del Delegato alla Conservazione;
m) il Referente Utente è tenuto ad accedere alla piattaforma messa a disposizione dall’Intermediario al fine di verificare le Fatture Elettroniche ricevute con il relativo stato di trasmissione e di Conservazione, potendo consultare per ciascuna Fattura Elettronica le varie evidenze dello stato ed i messaggi del SdI.
Resta espressamente inteso che la Pubblica Amministrazione o il Soggetto Privato sono responsabili dell’eventuale corretta protocollazione dei documenti informatici nel proprio protocollo informatico e/o fiscale, delle attività di registrazione contabile delle Fatture Elettroniche e del corretto inserimento dei dati nell’eventuale generazione dell’esito EC (accettazione e/o rifiuto) di verifica del contenuto delle Fatture Elettroniche ricevute.
In caso di Ciclo Passivo, il Soggetto Xxxxxxx dovrà comunicare ai propri cedenti/prestatori il Codice Destinatario (intestato all’Intermediario), al fine di garantire la corretta trasmissione – tramite SdI – della fattura passiva all’Intermediario stesso.
Qualsiasi eventuale contestazione o trasmissione delle Fatture Elettroniche al di fuori del SdI, sarà gestita direttamente dalla Pubblica Amministrazione o dal Soggetto Privato e non dall’Intermediario.
Infine, il Cliente che riceve le Fatture Elettroniche e gestisce i relativi messaggi di notifica scambiati con il SdI, al di fuori della componente di Servizio del Ciclo Passivo, può sempre richiedere l’attivazione della sola componente di Servizio della Conservazione; in tale ipotesi, il Cliente è tenuto a mettere a disposizione del Conservatore le Fatture Elettroniche almeno 60 (sessanta) giorni prima del termine legislativo di Conservazione. Sarà facoltà di 2C Solution S.r.l. prevedere o meno l’erogazione di tale servizio.
7. Responsabile della conservazione e Delegato alla conservazione.
0.0.Xx conformità a quanto disposto dalla normativa di riferimento in materia, il Cliente dovrà nominare il proprio Responsabile della Conservazione;
0.0.Xx Conservatore, sarà delegato dal Responsabile della conservazione stesso allo svolgimento di tutto il processo di conservazione o di parte di esso, mediante apposito atto di nomina a Delegato alla conservazione, predisposto da 2C Solution S.r.l. a tal fine. Tale delega è formalizzata esplicitando chiaramente il contenuto della stessa e in particolare le specifiche funzioni e competenze affidate al Delegato alla conservazione.
0.0.Xx Conservatore, in qualità di Delegato alla conservazione agisce conformemente a quanto indicato nelle Regole tecniche e specificato nel Manuale della conservazione.
8. Limiti di Responsabilità.
L’erogazione del Servizio è posta in essere nei limiti di quanto stabilito nel Contratto; 2C Solution S.r.l., non assume dunque alcuna responsabilità e non presta ulteriori garanzie al di fuori di quanto ivi espressamente stabilito, rimanendo, in tutti gli altri casi, esclusa la sua responsabilità per danni di qualsiasi genere e a qualunque titolo arrecati al Cliente e/o a terzi, fatti salvi i limiti inderogabili di legge.
In particolare, 2C Solution S.r.l. non assume alcuna responsabilità verso il Cliente in caso di mancato rispetto da parte di quest’ultimo, ovvero del Referente Utente, delle obbligazioni contrattuali su di essi incombenti, né in caso di mancato rispetto da parte del Cliente delle specifiche e dei requisiti concordati nella Richiesta di attivazione, ovvero, in caso di errata indicazione del Referente Utente e/o del Responsabile della conservazione.
Il Committente si impegna nei confronti di 2C Solution S.r.l., anche ai sensi e per gli effetti di cui all’art.1381 c.c., a far rispettare a tutti i soggetti indicati nella Richiesta di Attivazione, a favore dei quali 2C Solution S.r.l. erogherà il servizio, il contenuto di tutte le clausole presenti nel Contratto.
La presenza di errori sostanziali di conformità e/o di completezza e/o di aggiornamento delle informazioni contenute nella Richiesta di attivazione devono essere comunicate tempestivamente all’Intermediario dal Cliente, ovvero, dal Referente Utente, via email o PEC, agli indirizzi di cui all’ art. “Comunicazioni” ai fini della corretta esecuzione del Servizio; in difetto, l’Intermediario non assume alcuna responsabilità a riguardo.
2C Solution S.r.l. non assume alcuna responsabilità per danni e in generale pregiudizi di qualsiasi natura, occorsi al Cliente a causa dell’omessa, incompleta e/o non corretta indicazione e/o del mancato aggiornamento, da parte sua o del Committente, dei dati contenuti nella Richiesta di attivazione.
2C Solution S.r.l. non risponde altresì in alcun modo per il contenuto delle Fatture Elettroniche, ovvero, per i dati e le informazioni ivi riportate che saranno determinati solo ed esclusivamente dal Cliente, ovvero, dal Referente Utente, con esonero da ogni responsabilità relativa ad eventuali pretese di terzi nei confronti del Cliente (a titolo esemplificativo dell’Amministrazione Finanziaria).
La responsabilità di 2C Solution S.r.l. nei confronti del Cliente resta esclusa in caso di ritardi nell’esecuzione del Servizio dovuti a causa di forza maggiore (ivi compresi gli scioperi, anche aziendali, ed altre cause imputabili a terzi). 2C Solution S.r.l. non risponde infatti in alcun modo per ritardi, errori o inadempimenti imputabili a terzi, ovvero, per anomalie che possono verificarsi durante la fornitura del Servizio che sfuggono al proprio controllo tecnico, come, a mero titolo esemplificativo e non esaustivo, disfunzioni nella gestione delle reti telefoniche e/o telematiche.
E’ altresì esclusa ogni responsabilità contrattuale od extracontrattuale, per danni diretti o indiretti subiti dal Cliente o da terzi, in conseguenza della corretta esecuzione del Servizio.
Resta tuttavia inteso che, fatto salvo dolo e colpa grave, la passività massima che 2C Solution S.r.l. potrà sostenere a seguito di eventuali pretese risarcitorie avanzate dal Cliente e/o da terzi in relazione all’erogazione del Servizio, per danni di qualsiasi natura, sia contrattuale che extracontrattuale, sarà limitata al danno emergente e, in ogni caso, non potrà complessivamente eccedere quanto pagato dal Cliente a fronte dell’erogazione del Servizio prestato.
9. Durata e recesso.
Il Contratto decorre dalla data di sottoscrizione per accettazione dell’Offerta commerciale o, in caso di mancanza della stessa dalla data di sottoscrizione per accettazione del presente documento e scade al 31 dicembre dell’anno successivo. Alla scadenza, il Contratto dovrà intendersi rinnovato di biennio in biennio, salva disdetta da inviarsi almeno 120 (centoventi) giorni prima della scadenza agli indirizzi specificati all’art. “Comunicazioni”.
Qualora il Committente sia un Ente pubblico, il contratto, trascorso un anno dalla sua sottoscrizione, si intenderà risolto a meno che non sia intervenuta richiesta esplicita di rinnovo prima della naturale scadenza;
9.2 Il Cliente prende atto e accetta che in caso di cessazione del Servizio, per qualsiasi causa intervenuta (es. risoluzione o recesso), è obbligato a scaricare i pacchetti di distribuzione entro 30 (trenta) giorni dalla cessazione del rapporto.
9.3 Qualora 2C Solution S.r.l. dismetta l’attività di conservatore accreditato XxXX si impegna a comunicarlo prontamente al cliente ovvero al committente. Questi avranno 120 giorni per poter procedere autonomamente alla generazione dei pacchetti di distribuzione o, in alternativa, per poter richiedere a 2C Solution S.r.l. l’esportazione massiva dei documenti alle condizioni economiche da concordare.
9.4 Ai sensi dell’art. 1373 c.c., 2C Solution S.r.l. potrà recedere dal Contratto e senza dover corrispondere al Committente alcun importo a titolo di risarcimento, rimborso o indennità di sorta, con scritto di 30 (trenta) giorni, inviato con le modalità indicate all’art. “Comunicazioni”.
9.5 Ove non diversamente specificato nell’Offerta commerciale, servizio attivato dal cliente finale ha durata annuale con rinnovo automatico di anno in anno
9.6 Salvi ed impregiudicati i punti che precedono, il termine di preavviso per esercitare il diritto di recesso da parte del cliente finale relativamente al pacchetto servizio attivato è di 30 (trenta) giorni dal rinnovo automatico, da comunicare sia a al partner sia a 2C Solution S.r.l.
10. Compensi spettanti a 2C Solution S.r.l.
10.1 Il Committente, a fronte dell’erogazione del Sevizio, corrisponderà a 2C Solution S.r.l., i compensi dettagliati in Offerta, secondo modalità e termini ivi indicati. Tutti i prezzi indicati nell’Offerta commerciale devono intendersi oltre ad I.V.A. nell’aliquota di legge.
10.2 Ove non diversamente specificato nell’Offerta commerciale, tutti i pagamenti previsti dal Contratto si intenderanno con scadenza 30 (trenta) giorni data fattura. In caso di ritardato pagamento, decorreranno a favore di 2C Solution S.r.l. senza necessità di preventiva messa in mora e senza pregiudizio di ogni altro e diverso diritto del medesimo, gli interessi di mora sulle somme non puntualmente corrisposte, conteggiati nella misura e con le modalità indicate nel D.Lgs. 9/10/2002 n. 231.
10.3 2C Solution S.r.l. si riserva il diritto di apportare variazioni relativamente alla tipologia dei servizi offerti ovvero al prezzo degli stessi in qualsiasi momento. Tali variazioni avranno effetto nei confronti del Cliente e/o del Committente a partire dal primo giorno del mese successivo rispetto a quello in cui quest'ultimo ha ricevuto comunicazione telematica nelle forme indicate all’art. “Comunicazioni”.
11. Cessione del Contratto
Il Cliente prende atto e accetta che il presente Contratto ed i diritti e gli obblighi in esso previsti non sono cedibili a terzi.
Il Cliente autorizza espressamente 2C Solution S.r.l. a cedere il Contratto ad altre società da essa controllate, collegate partecipate o controllanti.
12. Obbligo di riservatezza
Tutte le informazioni comunicate tra le parti o di cui ciascuna parte venisse a conoscenza nell'esecuzione del Servizio, sono strettamente riservate e devono essere utilizzate unicamente per gli scopi e per l'esecuzione degli obblighi e dei compiti previsti dal presente accordo.
Ciascuna parte deve adottare misure di natura fisica, logica ed organizzativa analoghe a quelle adottate per proteggere le proprie informazioni riservate, al fine di prevenire la divulgazione e di tutelare la segretezza delle informazioni da accessi non autorizzati o non consentiti.
Gli obblighi, di cui al presente articolo, devono intendersi cogenti tra le parti anche dopo la cessazione dell'efficacia del Contratto, per qualsivoglia causa intervenuta, per un termine non inferiore a 5 (cinque) anni successivi alla cessazione del rapporto.
13. Comunicazioni.
Qualsiasi comunicazione tra le Parti, inerente al Contratto, sarà ritenuta valida se inviata all’altra parte mediante raccomandata postale
con avviso di ricevimento oppure PEC ai rispettivi indirizzi indicati nel Contratto.
Tutti gli avvisi, le comunicazioni, le lettere, le raccomandate e, in generale, tutta la corrispondenza inoltrata mediante servizio postale a 2C Solution S.r.l., dovranno essere inviati al seguente indirizzo: 2C Solution S.r.l., Sede legale in Xxx Xxxxxx Xxxx Xxxxxxxxx 00, 00000 Xxxxxx (XX), ovvero presso altro indirizzo, comunicato con almeno 30 (trenta) giorni di anticipo,
Tutta la corrispondenza e mail inviata a 2C Solution S.r.l. dovrà essere inviata ai seguenti indirizzi PEC: 0xxxxxxxxx@xxx.xxxxxxxxxxx.xx, ovvero presso altro indirizzo PEC, comunicato con almeno 30 (trenta) giorni di anticipo.
2C Solution S.r.l., inoltre, si riserva la facoltà di fornire al Cliente eventuali comunicazioni inerenti le modalità di erogazione ed il funzionamento del Servizio rendendole disponibili attraverso la piattaforma web.
14. Clausola risolutiva espressa.
L’inadempimento, anche parziale purché rilevante, delle seguenti determinate obbligazioni assunte dal Committente e dal Cliente con la sottoscrizione del Contratto, darà facoltà a 2C Solution S.r.l. di risolvere lo stesso, ai sensi dell’articolo 1454 c.c., salvo ed impregiudicato il diritto al risarcimento di tutti i danni eventualmente subiti.
Il mancato adempimento da parte del Cliente o del Committente anche di una sola delle previsioni contenute agli artt.: 4 (Condizioni generali di erogazione del Servizio); 5 (Condizioni specifiche di erogazione della componente di Servizio del Ciclo Attivo); 6 (Condizioni specifiche di erogazione della componente di servizio del Ciclo Passivo); 9 (Durata e Recesso); 9 (Condizioni economiche); 11(Cessione del contratto) e 12 (Obbligo di riservatezza) delle presenti Condizioni generali darà facoltà a 2C Solution S.r.l. di considerare lo stesso risolto di diritto ai sensi e per gli effetti di cui all’articolo 1456 c.c., salvo ed impregiudicato il diritto al risarcimento di tutti i danni eventualmente subiti.
In caso di mancato o ritardato pagamento dei corrispettivi dovuti dal Committente o dal Cliente, 2C Solution S.r.l. si riserva la facoltà di sospendere il Servizio (es. non accettando ulteriori documenti da porre in Conservazione), sino a un massimo di 30 giorni, previa comunicazione scritta, procedendo successivamente alla risoluzione, ove l’inadempimento persista; resta espressamente inteso che al Cliente non spetterà in ogni caso alcun rimborso, indennizzo o risarcimento di sorta da parte di 2C Solution S.r.l.
15. Trattamento dei dati personali e nomina del responsabile esterno del trattamento dei dati.
Ai sensi dell'art.13 del Reg. UE 2016/679, 2C Solution S.r.l. informa il Committente e il Cliente che i dati che li riguardano formeranno oggetto di trattamento nel rispetto della normativa sopra richiamata per finalità amministrative, gestionali, commerciali, promozionali e per garantire il corretto adempimento delle prestazioni dedotte nel presente contratto. I dati saranno trattati principalmente con strumenti elettronici ed informatici e memorizzati sia su supporti informatici e cartacei che su ogni altro tipo di supporto idoneo, nel rispetto delle misure minime di sicurezza adottate ai sensi del citato regolamento. Il conferimento di tali dati è obbligatorio e la loro incompleta o inesatta indicazione potrà comportare la mancata o parziale esecuzione del rapporto disciplinato dal presente contratto. I dati personali relativi al trattamento in questione potranno essere trattati esclusivamente dai soggetti incaricati da 2C Solution S.r.l. e per mezzo dei quali l'erogazione del Servizio è resa possibile.
Il titolare del trattamento dei dati è la società: 2C Solution S.r.l., con sede legale in Xxx Xxxxxx Xxxx Xxxxxxxxx 00, 00000 Xxxxxx (XX) o, se presente, il Committente, (nei soli casi in cui acquista il Servizio per i propri Clienti), che si impegna a fornire agli interessati al trattamento dei dati un’informativa che definisca in maniera chiara ed inequivocabile i processi di gestione e conservazione dei dati personali nonché le modalità per esercitare i propri diritti sui dati stessi di cui agli artt. da 15 a 22 del Reg. UE 2016/679.
In ogni momento il Committente e il Cliente potranno esercitare i propri diritti nei confronti del Titolare del trattamento, accedendo ai propri dati e chiedendo, se necessario, la correzione, l’integrazione oppure la cancellazione degli stessi.
2C Solution S.r.l. viene nominata quale Responsabile esterno del trattamento dati tramite l’Accordo di nomina. Qualora il Committente sia nominato dal titolare del trattamento quale Responsabile del trattamento, lo stesso è tenuto a nominare 2C Solution S.r.l. quale sub responsabile del trattamento dei dati e a comunicare tale nomina a tutti i soggetti coinvolti.
16. Foro competente.
Per qualsiasi controversia che dovesse insorgere tra le Parti in ordine all’interpretazione del Contratto e alle sue successive modificazioni ed integrazioni, sarà competente in via esclusiva il Foro di Padova, con espressa esclusione di ogni altro foro.
17. Disposizioni generali.
Il Cliente ed il Committente rinunciano a proporre eccezioni senza aver preventivamente adempiuto alle proprie obbligazioni.
Il Contratto dovrà essere regolato, interpretato ed applicato in accordo con la legislazione italiana. Per quanto non espressamente regolamentato nel presente contratto, si fa espresso rinvio alle regole generali del Codice Civile nonché alla normativa applicabile in materia.
Il Committente e il Cliente autorizzano 2C Solution S.r.l. a menzionare la propria denominazione sociale, ovvero, il proprio marchio sui propri siti web e più in generale su ogni suo materiale pubblicitario, esclusivamente per fini di divulgazione a terzi dell’elenco dei nominativi dei clienti di 2C Solution S.r.l. medesima.
Il software oggetto delle presenti condizioni generali è tutelato dalle leggi sul copyright, dalle leggi sui diritti d'autore e dalle disposizioni dei trattati internazionali. La riproduzione o distribuzione non autorizzata di questo programma, o di parte di esso, sarà perseguibile civilmente e penalmente nella misura massima consentita dalla legge in vigore. Diritti SIAE assolti.
Il Committente ed il Cliente dichiarano di essere consapevoli e di accettare il fatto che 2C Solution S.r.l. potrà modificare in ogni momento le presenti Condizioni generali ovvero altra documentazione facente parte del Contratto.
Tali modifiche saranno comunicate tramite email o posta elettronica certificata o pubblicazione sulla Piattaforma Web ed avranno efficacia decorsi 30 (trenta) giorni dalla loro comunicazione o pubblicazione. Qualora il Committente o il Cliente non intendano accettare le suddette modifiche, avranno la facoltà di recedere dal Contratto entro il termine di efficacia delle stesse tramite comunicazione da effettuarsi a 2C Solution S.r.l. nelle modalità indicate al precedente art ”Comunicazioni”.
DATA LUOGO N.
IL COMMITTENTE 2C SOLUTION S.r.l.