44023 PROVINCIA DI ASCOLI PICENO
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Regolamento per la concessione in uso a terzi dei teatri comunali di Grottammare
Approvato con Deliberazione del Consiglio Comunale n. 51 del 26.11.2008 Modificato con Deliberazione del Consiglio Comunale n. 3 del 22.01.2019
ART. 1 - Oggetto
Il presente regolamento disciplina la concessione in uso a terzi dei locali e delle attrezzature del Teatro delle Energie, del Teatro dell’Arancio e della Sala Kursaal, di proprietà del Comune di Grottammare per lo svolgimento di attività compatibili con le strutture ed in particolare:
- attività teatrali;
- attività musicali;
- attività di spettacolo;
- convegni;
- conferenze;
- esposizioni;
- formazione professionale.
Gli spazi e le attrezzature suddetti devono essere utilizzati esclusivamente per gli scopi cui sono stati destinati e nel pieno rispetto delle disposizioni di legge, ordine pubblico e buon costume.
ART. 2 – Modalità di gestione
La gestione dei teatri è esercitata direttamente dall’Amministrazione comunale. Le prestazioni di servizi strumentali alla gestione (apertura, chiusura, custodia, pulizia, vigilanza antincendio e quant’altro) possono essere affidate a terzi.
ART. 3 – Destinazione e modalità di utilizzo delle strutture
Le strutture comunali di cui all’art. 1 possono essere utilizzate esclusivamente per attività compatibili con le caratteristiche strutturali ed in conformità alle autorizzazioni di agibilità concesse dagli organismi competenti. L’utilizzo, riservato in via prioritaria alle iniziative programmate dall’Amministrazione Comunale, è concesso con le modalità definite nel presente regolamento e per lo svolgimento delle attività di cui al precedente art. 1.
Eventuali altre modalità di utilizzo o attività accessorie o collaterali (rinfreschi, allestimenti, stand, ecc.) dovranno essere espressamente richieste e preventivamente autorizzate.
L’utilizzo di ogni struttura teatrale impone il rispetto del Piano di Emergenza, elaborato ai sensi della normativa vigente in materia di sicurezza. Il Piano di emergenza è a disposizione presso le strutture.
ART. 4 - Soggetti richiedenti
Le strutture di cui all’art. 1 possono essere concesse a:
1. Enti Pubblici ed Enti Privati che svolgano attività di interesse pubblico;
2. Organismi ed Istituzioni scolastiche;
3. Associazioni senza scopo di lucro (nell’attribuzione della concessione avranno preferenza quelle che operano con continuità in ambito comunale);
4. Comitati di cittadini, istituiti in associazioni per la tutela e la salvaguardia di interessi collettivi, il cui statuto sia stato preventivamente presentato all’Amministrazione comunale;
5. Fondazioni, partiti, movimenti e liste civiche, patronati sindacali ed associazioni di categoria;
6. Enti di promozione, Enti privati, con o senza personalità giuridica;
7. Soggetti privati.
ART. 5 - Programmazione dei Teatri
Le strutture teatrali sono utilizzate in via prioritaria per la programmazione che il Comune di Grottammare organizza direttamente o in accordo con altri enti e/o istituzioni pubbliche e private, regolando la realizzazione dei programmi con appositi accordi e convenzioni.
La programmazione è affidata al Servizio Cultura che opera, nell’ambito del regolamento generale di organizzazione, per il conseguimento degli obbiettivi prefissati e nei limiti del budget per questi assegnato.
Compatibilmente con le iniziative programmate dall’Ente, cui si riconosce il diritto di priorità nella formazione del calendario, le strutture teatrali possono essere concesse in uso ai soggetti di cui all’art. 4 per attività di cui all’art. 1 e per iniziative di elevato valore culturale, artistico, sociale e politico-istituzionale.
La concessione in uso temporaneo delle strutture è disposta solo nel caso in cui possano essere assicurati i servizi di sala, di palcoscenico e di custodia.
È esclusa la concessione in caso di eventi manifestamente incompatibili con la topologia della struttura e con le norme di sicurezza previste e quando, per la natura e le caratteristiche della manifestazione, vi sia il fondato timore che la sala, gli arredi, le attrezzature e gli impianti possano subire danni.
ART. 6 - Richiesta d’uso e concessione temporanea
La gestione degli spazi di cui all’art. 1 è curata direttamente dall’Ufficio Cultura del Comune avvalendosi eventualmente anche di forme di gestione e/o collaborazione esterna.
La cessione in uso degli spazi suddetti, nonché delle attrezzature e materiali di cui gli stessi sono dotati, viene disposta con Determinazione dirigenziale, con le modalità di cui al successivo art. 10, sulla base del presente regolamento e compatibilmente con le finalità e le esigenze di programmazione approvate dalla Giunta Comunale e quando non vi siano attività programmate dall’Amministrazione Comunale
La concessione delle strutture e delle attrezzature in dotazione, si intende effettuata con riferimento allo stato di fatto in cui i locali e le attrezzature si trovano, rimanendo a carico dei concessionari il preventivo accertamento tecnico-funzionale dei medesimi rispetto alle attività che gli stessi intendono svolgervi.
La richiesta di utilizzo deve essere presentata al Servizio Cultura del Comune in forma scritta, compilando in ogni sua parte l’apposito modulo corredato delle specifiche tecniche necessarie alla realizzazione della manifestazione, almeno venti giorni prima della data di utilizzo (farà fede la data di protocollo), salvo casi eccezionali.
La mancanza di alcuna delle indicazioni e delle dichiarazioni di impegno contenute nel modulo di richiesta comporterà l’impossibilità di dare avvio al procedimento amministrativo di concessione.
La domanda dovrà essere corredata inoltre da:
• Atto costitutivo e Statuto, qualora non siano già depositati presso il Servizio Cultura;
• Tutta la documentazione ritenuta idonea per la valutazione della richiesta, quali ad es. depliants, presentazione dello spettacolo, della manifestazione o dell’artista, illustrazione dell’attività svolta dall’organismo richiedente, ecc.
• Curriculum aggiornato del richiedente (per Enti, Associazioni e soggetti privati):
La richiesta d’uso può avere ad oggetto una o più giornate o frazioni di giornate. Per intera giornata si intende dalle ore 8,30 del mattino alle ore 24.
Per frazione di giornata si intende: mattino (dalle 8,30 alle 13), pomeriggio/sera (dalle 15 alle 24).
Eventuali orari differenti vanno concordati con il Responsabile del Servizio Cultura che li autorizzerà dopo aver verificato la disponibilità del personale.
Tutte le operazioni precedenti e successive alla manifestazione (allestimenti e smontaggi, prove, deposito materiali) devono essere comprese nell’arco di tempo richiesto nella relativa domanda.
Qualora, per cause di forza maggiore, venisse meno la disponibilità delle sale per il giorno di concessione richiesto ed accordato, verrà concordata tra le parti un’ulteriore data senza alcun onere aggiuntivo per il concessionario e senza che l’Ente concedente sia tenuto a qualunque genere di risarcimento.
Tra una concessione e l’altra (ciascuna concessione può includere più giorni di utilizzo) della stessa struttura è previsto un giorno libero per consentire la pulizia della stessa, salvo deroga autorizzata.
L’amministrazione Comunale, a suo insindacabile giudizio, può respingere la richiesta.
ART. 7 - Oneri a carico del richiedente
Il Concessionario ha l’obbligo di rispettare integralmente le norme contenute nel presente Regolamento. È fatto divieto al soggetto richiedente (concessionario) di sub-concedere l’uso del Teatro.
Il concessionario deve usare correttamente la sala nella fase di montaggio e smontaggio degli arredi di scena, durante le prove e nel corso dell’iniziativa esercitando la massima cura nell’utilizzo della struttura e degli impianti, comprese l’igiene e la pulizia, nel rispetto delle leggi e dei regolamenti esistenti e compatibili con l’utilizzo della struttura, delle regole previste per i locali di pubblico esercizio, ivi compreso il divieto di fumare, ed osservando le norme volte a garantire la sicurezza degli addetti, dei locali e delle persone.
Il concessionario dovrà assumere tutte le garanzie assicurative previste dalle norme vigenti contro il rischio di danni causati agli ospiti del Teatro, nonché per tutti coloro (artisti, addetti, ecc.) che partecipano direttamente o indirettamente alla realizzazione degli spettacoli o delle manifestazioni.
Art. 8 – Responsabilità
Il concessionario:
- assume l’onere della custodia e del corretto uso dei locali e delle attrezzature per tutta la durata dell’iniziativa.
- è direttamente responsabile di tutti gli eventuali danni di qualunque natura e per qualsiasi motivo arrecati a persone e/o opere e materiali, anche quelli prodotti da negligenza e da un non corretto utilizzo della struttura in conseguenza dell’attività svolta.
- è responsabile, in caso di utilizzo di personale dallo stesso incaricato, di tutti gli obblighi ed adempimenti connessi al rapporto di lavoro o d’opera per la realizzazione dell’evento, tenendo indenne il Comune da ogni e qualsiasi formalità, spesa o contestazione.
Al personale incaricato dal concessionario si estendono, per quanto compatibili, gli obblighi di cui al Codice di comportamento dei dipendenti del Comune di Grottammare.
In ogni caso il concessionario è responsabile in via esclusiva dell’attività esercitata nel locale ottenuto in concessione e della difformità d’uso per la quale risponde al Comune nel casi in cui all’Ente derivi in qualsiasi modo danno, compreso il danno d’immagine derivante al Comune da un utilizzo contrario al buon costume o al decoro e rispetto delle Istituzioni.
Il concessionario si impegna a non usare i locali per scopi diversi da quelli precisati nella domanda e rispettare tutte le indicazioni contenute nel presente regolamento, esonerando l’Amministrazione comunale da ogni e qualsiasi responsabilità attinente all’uso della stessa.
Il concessionario o un suo delegato deve essere presente e disponibile durante tutto lo svolgimento dell’iniziativa.
Il Comune è sollevato da ogni responsabilità verso i partecipanti alle manifestazioni. Il Comune non è responsabile degli oggetti lasciati incustoditi nella struttura.
Per motivi di sicurezza è fatto obbligo di rispettare in maniera tassativa la capienza massima prevista per ogni struttura. A questo scopo il personale preposto non autorizzerà l’inizio dello spettacolo o manifestazione fino a quando non sarà ottenuto il rispetto di quanto sopra e l’eventuale allontanamento delle persone in soprannumero da parte del responsabile della manifestazione.
Durante le prove e gli allestimenti è tassativamente esclusa la presenza di pubblico in Teatro ed è vietato l’uso della platea e della galleria, se non per esigenze strettamente tecniche.
Il Teatro viene aperto al pubblico non prima di un’ora dall’inizio dello spettacolo.
Il personale del Servizio Cultura ha il diritto di esercitare in qualsiasi momento la più ampia vigilanza sull’uso del Teatro e delle attrezzature presenti per accertare, direttamente o tramite terzi incaricati, la scrupolosa osservanza di tutte le norme di legge e di quelle stabilite nel presente regolamento. A tal fine il concessionario è obbligato a collaborare con gli incaricati comunali e a fornire agli stessi tutti i chiarimenti e la documentazione eventualmente richiesta.
ART. 9 – Rimborsi spese
L’uso temporaneo degli spazi e delle attrezzature di cui all’art. 1 è concesso di norma previo versamento di un rimborso spese.
Il rimborso spese per l’uso dei Teatri comprende:
• Uso delle sale;
• Attrezzature impiantistiche esistenti;
• Personale di custodia (solo per il Teatro delle Energie);
• Personale per la vigilanza antincendio messo a disposizione dal Comune direttamente o tramite terzi incaricati (solo per il Teatro delle Energie);
• Uso del guardaroba (solo per il Teatro delle Energie);
• Pulizia dei locali;
• Riscaldamento;
• Xxxx;
• Strutture di palco (quinte, fondali, graticci, corde, americane, ecc.)
• Camerini e loro attrezzature (solo per il Teatro delle Energie);
L’importo del rimborso per la concessione dei Teatri, comprensivo di ogni spesa, è stato stabilito con deliberazione della Giunta Comunale n. 19 del 2 febbraio 2009.
L’ammontare del rimborso potrà essere aggiornato con Deliberazione di Giunta Comunale senza che ciò comporti modifiche al presente regolamento.
Il rimborso si intende per giornata o frazione di essa.
In caso di utilizzo del teatro solo per una frazione di giornata, il rimborso spese è ridotto del 20%.
Il concessionario è tenuto a versare il rimborso determinato per ogni giorno di utilizzo della struttura, anche in caso di uso per prove, allestimenti scenici e smontaggio attrezzature.
In caso di svolgimento da parte dello stesso richiedente di più repliche dello spettacolo nel corso della stessa giornata, il rimborso spese giornaliero dovuto subirà una maggiorazione del 30%.
Dopo l’approvazione della richiesta, il pagamento del rimborso spese dovrà essere effettuato, non oltre 10 giorni prima della data prevista per l’utilizzo a mezzo bonifico bancario. Il concessionario potrà disdire la richiesta stessa tramite comunicazione scritta entro il decimo giorno prima della data stabilita, senza alcun onere. Trascorso tale termine il rimborso spese versato dal concessionario sarà rimborsato al 50%.
ART. 10 – Modalità di concessione
a) Concessioni a rimborso intero
Il Servizio Cultura, a seguito di ricezione dell’istanza, curerà l’istruttoria verificando i requisiti del soggetto richiedente e, all’esito positivo, disporrà la concessione con Determinazione dirigenziale.
b) Concessioni a rimborso agevolato
La Giunta Comunale per il Teatro delle Energie e il Sindaco o Assessore delegato per il Teatro Kursaal ed il Teatro dell’Arancio, su richiesta, hanno facoltà di concedere, con proprio provvedimento motivato, il patrocinio e/o l’uso dei teatri a rimborso spese agevolato per le attività di cui al precedente art. 1.
La concessione sarà disposta pertanto con Determinazione dirigenziale previa acquisizione degli indirizzi amministrativi di cui al precedente capoverso.
La concessione a rimborso agevolato comporta la riduzione nella misura del 50% del rimborso per le spese di funzionamento.
Per le Associazioni aventi sede legale e operativa nel Comune di Grottammare e per gli Istituti scolastici, la Giunta Comunale per il Teatro delle Energie e il Sindaco o Assessore delegato per il Teatro Kursaal ed il Teatro dell’Arancio, hanno facoltà di concedere l’uso dei teatri a rimborso agevolato con una riduzione nella misura del 70%.
c) Concessioni a titolo gratuito
La Giunta Comunale per il Teatro delle Energie e il Sindaco o Assessore delegato per il Teatro Kursaal ed il Teatro dell’Arancio, su richiesta, hanno facoltà di concedere, con proprio provvedimento motivato, il patrocinio e/o l’uso dei Teatri a titolo gratuito per attività teatrali, musicali, culturali e sociali di particolare rilevanza o interesse per la collettività, organizzati da soggetti che operino senza scopo di lucro.
La concessione sarà disposta pertanto con Determinazione dirigenziale previa acquisizione degli indirizzi amministrativi di cui al precedente capoverso.
Sono esclusi dal pagamento del rimborso spese gli istituti scolastici di ogni ordine e grado esistenti sul territorio comunale.
Non si configura come concessione gratuita dei teatri l’utilizzo dei medesimi per iniziative programmate dal Comune di Grottammare e per coproduzioni che vedano tra i partners lo stesso Comune di Grottammare.
ART. 11 - Revoca della concessione
L’Amministrazione comunale ha facoltà di revocare o annullare la concessione in qualunque momento, per comprovati motivi di forza maggiore, senza che il soggetto richiedente possa pretendere risarcimenti o pagamenti di penale a qualsiasi titolo.
Per le richieste che pervengano con notevole anticipo, qualora l’Amministrazione si trovi nella necessità di programmare iniziative sopravvenute, proprie o dalla stessa coprodotte e patrocinate, si riserva di revocare
la concessione almeno 20 (venti) giorni prima della data dell’iniziativa programmata. In tal caso il Comune è sollevato dall’obbligo di risarcimento di qualsiasi spesa sostenuta o impegnata dal concessionario che potrà ottenere, in questo caso, il rimborso delle somme già versate a titolo di rimborso spese o mantenere il deposito in conto del rimborso spese per ottenere analoga successiva concessione in altra data da concordare.
In nessun altro caso, oltre a quello del comma precedente e a quanto previsto al precedente art. 9, si procederà al rimborso dell’importo versato.
La concessione può essere inoltre revocata quando il soggetto richiedente ponga in atto comportamenti tali da rendere evidente la circostanza di voler utilizzare i locali in maniera difforme dall’atto di concessione e/o dal presente Regolamento e quando non sia stato versato il corrispettivo previsto a titolo di rimborso spese.
ART. 12 - Esclusione della concessione
E’ in ogni caso esclusa la concessione quando venga richiesta per iniziative promozionali di carattere pubblicitario e commerciale o comunque incompatibili con i principi e le finalità di cui all’art. 1, ovvero nel caso di eventi manifestamente incompatibili con le norme di sicurezza, di ordine pubblico e di buon costume.
La concessione può essere inoltre negata quando il soggetto richiedente, in occasione di un precedente uso, abbia utilizzato i locali in maniera difforme dall’atto di concessione e/o dal presente Regolamento.
ART. 13 - Sospensione della manifestazione in corso
In caso di annullamento o sospensione della manifestazione a causa di avarie non imputabili a forza maggiore, non immediatamente riparabili, degli impianti generali e delle attrezzature teatrali di base, verrà consentito il recupero della medesima senza ulteriori oneri a carico del concessionario e senza dar luogo ad altre modalità di risarcimento.
Art. 14 – Trattamento dei dati personali
I dati forniti dai richiedenti sono acquisiti e trattati dal Comune tramite il Servizio Cultura nel rispetto delle norme in materia di protezione dei dati personali.
Il trattamento dei dati personali raccolti avviene in applicazione del D. Lgs. 196/03 e ss mm ii e del Regolamento UE 2016/679.
Il titolare del trattamento è il Comune di Grottammare nella persona del Sindaco protempore.
Il Responsabile del trattamento dei dati personali è il Responsabile dell’Area nella quale è inserito il servizio Cultura.
Il trattamento è indispensabile e obbligatorio, nell’ambito delle funzioni istituzionali, ai fini dell’istruttoria del procedimento concessorio. I dati sono raccolti dal Comune di Grottammare ed utilizzati, anche con strumenti informatici, al solo fine di raggiungere gli obiettivi indicati nel presente regolamento.
Il Comune può trattarli in relazione alle finalità di interesse pubblico perseguite con la concessione delle strutture; i dati sono trattati in forma anonima quando il trattamento avviene a fini statistici, di studio, di informazione, di ricerca e di diffusione;
Il trattamento è realizzato dal personale interno dell’Amministrazione comunale del Servizio titolare del procedimento amministrativo. I dati possono essere comunicati ai soggetti istituzionalmente preposti a collaborare con il Comune, nel perseguimento delle finalità di rilevante interesse pubblico di cui al presente regolamento.
L’interessato gode dei diritti stabiliti dalla vigente normativa, fra cui figura l’accesso ai dati che lo riguardano, nonché alcuni diritti complementari, quali il diritto di chiedere la rettifica o l’aggiornamento dei dati, la cancellazione di quelli trattati in violazione di legge, nonché il diritto di opporsi per motivi legittimi al loro trattamento.
ART. 15 - Disposizioni finali
I rapporti fra Comune e concessionari sono regolati dalle norme del presente Regolamento, dal disciplinare d’uso dei Teatri e dalle disposizioni previste dal Codice Civile.
In caso di controversia è competente il foro di Fermo.
Per quanto non previsto nel presente regolamento, si fa riferimento alle leggi in vigore che disciplinano la materia e agli altri regolamenti comunali vigenti.
Il presente regolamento entrerà in vigore il primo giorno successivo alla data dell’esecutività della deliberazione con la quale è stato approvato.
Dalla data di entrata in vigore del presente regolamento sono da ritenersi abrogate, in aggiunta al previgente regolamento, tutte le disposizioni incompatibili con quanto dallo stesso previsto.