Proposal Management & Competitive Bidding

❖ Minimaster in PROJECT MANAGEMENT

Proposal Management & Competitive Bidding

Modulo 1/3

IL PROCESSO D’ACQUISIZIONE DEL CONTRATTO PER REALIZZARE UN IMPIANTO INDUSTRIALE

ing. Xxxxxxx Titolo

x.xxxxxx@xxx.xx

Minimaster in Project Management - Modulo 2.06 - “L’acquisizione del Contratto” – Xxxxxxxxxxx, 00 Ottobre 2008 - Ⓒ Xxxxxxx Titolo 1 / 34

FASI DI SVIULPPO DI UN PROGETTO

GENESI DELL’ IDEA	Fase di PRE‑INVESTIMENTO Project Definition	Fase di INVESTIMENTO Project Implementation	Fase di ESERCIZIO Plant Operation
RICERCHE D’OPPORTUNITÀ CONFRONTI IMPRENDITORIALI INDIRIZZI PRELIMINARI	Studi di Opportunità: esame occasioni con studi settoriali, d’area e specifici risorse - prodotti.(+/- 50 % )	Competitive Bidding: esame delle offerte, negoziazione e aggiudicazione del Contratto.	Primo anno di operazione (post project audit): verifica budget, costi produzione mercato- vendite in raffronto con le previsioni. ROI : ritorno sul capitale investito
		Esecuzione: progetto base e dettaglio, approvvigionamenti costruzione e avviamento. Pianificazione e controllo, tempistica e gestione rischi.
	Studi di Pre-fattibilità: verifica delle alternative incertezze e rischi.(+/- 30 %)
	Studi di Fattibilità: tecnica commerciale, economica e finanziaria. (+/- 15 a 20 % )
		Accettazione: prove di buona esecuzione, consumi e qualità
FATTORI CRITICI DI FASE	La qualità e l’affidabilità del progetto sono più importanti del tempo.	Il fattore tempo è critico dato che si sono assunti pesanti impegni finanziari.	Le spese extra e le performance gravano molto.
PUNTI CRITICI DECISIVI	Scegliere una strategia di business e d’investimento. Verificare gradualmente se proseguire con l’iniziativa.	Autorizzare la realizzazione del progetto. Impegnare il finanziamento. Approvare progetto e lavori.	Accettare il progetto definitivamente. (Close-out)

PERCORSI D’ACQUISIZIONE E LA REALIZZAZIONE DEL PROGETTO

1° - L’ACQUISIZIONE : comprendente l’intera fase di Pre-Investimento e la parte iniziale della fase d’Investimento relativa alla Competizione per l’aggiudicazione del contratto

2° - LA REALIZZAZIONE: include il resto della fase d’Investimento fino all’avviamento.

Lungo i due percorsi, le aziende impiantistiche possono assumere due ruoli ben diversi agendo come controparti:

PRIMO PERCORSO: L’ ACQUISIZIONE CONTRACT AWARDING ROUTE dalla gestazione del progetto alla firma del contratto per la sua realizzazione.	I° -CONSULENTE (OWNERS’ ENGINEER) ingegnere del/ dei Committente/ti durante il processo di COMPETITIVE BIDDING (gara pubblica o a trattativa privata).
	II°) - OFFERENTE (BIDDER o TENDERER) dell’opera in gara o del servizio offerto in competizione (ingegneria, supervisione, consulenza, assistenza tecnica, ecc).
SECONDO PERCORSO: LA REALIZZAZIONE CONTRACT IMPLEMENTATION ROUTE dall’entrata in forza del contratto all’accettazione finale dell’opera costruita o del servizio fornito.	I°) INGEGNERE (PMC: PROJECT MANAGER CONSULTANT) supervisione e controllo durante tutta la realizzazione PROJECT EXECUTION, oppure prestazione del servizio.
	II°) CONTRATTISTA ( CONTRACTOR) che è denominato CONTRAENTE PRINCIPALE MAIN CONTRACTOR quando realizza Chiavi in Mano (Turn key) l’opera in progetto; oppure solo progettista, direttore lavori, consulente, ecc

si opera con forte coesione del team su obiettivi comuni, con dialettiche conflittuali che esigono decisione flessibilità e autorità.

RISCHI:

TECNICI ECONOMICI FINANZIARI E POLITICI

prospezione dei mercati per l’identificazione e il follow-up delle opportunità si conclude con la preparazione, presentazione e negoziazione dell’offerta in gara internazionale. (Competitive Bidding).

studio di mercato e verifiche di pre- fattibilità. Accordi di partnership.

Preparazione dello Studio di Fattibilità e del capitolato di gara. Valutazione offerte, negoziazione e aggiudicazione del Contratto.

1°) -L’ACQUISIZIONE DEL CONTRATTO
COMMITTENTE E IL SUO CONSULENTE	CONTRATTISTA OFFERENTE

2°) -L’ESECUZIONE DELLA COMMESSA:
PMC –OWNER’S ENGINEER	CONTRAENTE GENERALE
Supervisione e approvazione del Basic Design. Collaudo delle forniture principali; supervisione della Costruzione e dell’avviamento. Assistenza tecnica all’esercizio. Addestramento del personale.	la responsabilità della realizzazione di ogni progetto acquisito, viene affidata ad un unico responsabile, Project Manager, che si avvale di un gruppo di lavoro, costituito ad hoc con esperti dalle diverse discipline. (Project Execution)

LE DUE PERCORSI DELLA REALIZZAZIONE DI UN PROGETTO

si opera in aree	si opera con risorse
d’incertezza, soggette	minime, con costi a
alla volubilità del	puro rischio, con
Cliente e ai bruschi	forte competizione
cambiamenti della	in mercati con
globalizzazione.	maggiori esigenze

IL PERCORSO D’ACQUISIZIONE DEL CONTRATTO

Percorso rappresentato nel “serpentone” nel quale si è rappresentato l’inviluppo di tutte le possibili attività e delle azioni comuni e ricorrenti, effettuate dalle controparti: Promotori- Committenti (Client) e dal loro Consulente- (Owners’ Engineer)

In seguito esamineremo il 1° Percorso attraverso l’esempio di una Contract Awarding Route applicata al caso di un impianto industriale da realizzare ex-novo in un paese in via di sviluppo (caso che presenta la maggior variabilità degli eventi rappresentati).

Tuttavia, segmentando in fasi il processo nel quale le due controparti operano possiamo distinguere le diverse fasi della competizione (Competitive Bidding):

Ovviamente, ogni singolo progetto si sviluppa secondo un percorso diverso generato dalle particolari condizioni nelle quali si genera e dall’ambiente in cui si realizza.

PHASES OF ONTRACT AWARDING ROUTE :	MARKETING : i ruoli non sono ancora ben definiti, si formano le controparti;
	FEASIBILITY: si verifica l’iniziativa con un consulente specializzato;
	TENDERING : si prepara il capitolato d’appalto, si realizza la gara competitiva;
	EVALUATION : si esaminano le offerte e si determina con chi negoziare;
	NEGOTIATION: le controparti trattano sino all’aggiudicazione del contratto.

CONTRACT AWARDING ROUTE

CONTRACT AWARDING ROUTE

Minimaster in Project Management - Modulo 2.06 - “L’acquisizione del Contratto” – Xxxxxxxxxxx, 00 Ottobre 2008 - Ⓒ Xxxxxxx Titolo 6 / 34

CONTRACT IMPLEMENTATION ROUTE

Minimaster in Project Management - Modulo 2.06 - “L’acquisizione del Contratto” – Xxxxxxxxxxx, 00 Ottobre 2008 - Ⓒ Xxxxxxx Titolo 7 / 34

La formazione del prezzo:	▪ a rimborso pagamenti sulla base di tariffa oraria e dei costi effettivamente sostenuti;
	▪ a prezzo fisso definito per prestazioni e forniture.

La forma di finanziamento:	▪ senza finanziamento dalla parte offerente;
	▪ con finanziamento legato al progetto.

DIVERSI TIPI DI OFFERTA NELL’IMPIANTISTICA

Il processo di compravendita degli impianti industriali e di processo, comprende varie fasi di sviluppo, nelle quali: “offerenti diversi competono fra loro negoziando con l’acquirente, finché uno di loro non risulti aggiudicatario o la gara sia annullata”. Questa competizione fra vari offerenti di beni e/o servizi, rivolta e gestita da un solo acquirente potenziale, si conosce internazionalmente come Competitive Bidding.
CLASSIFICAZIONE DELLE OFFERTE :	Secondo il tipo di gara:	▪ su base competitiva in cui diversi concorrenti sono ammessi a quotare;
		▪ su base trattativa privata il cliente negozia con un solo offerente da lui scelto.
		Il tipo di scope of work:	▪ offerte di soli servizi;
	▪ offerte di soli beni e offerte di beni e servizi.

NAZIONALE / LOCALE

INTERNAZIONALE

PROCEDURE DI AGGIUDICAZIONE DEL CONTRATTO

PROCEDURE DI AGGIUDICAZIONE

GARA PUBBLICA

TRATTATIVA PRIVATA

PROCEDURA SEMPLICE

subito dopo la Fase di Marketing (Studi di Opprtunità) i promotori danno per buona la verifica di Pre-fattibilità e procedono alla Fase di Tendering senza procedere ad un vero e proprio Studio di Fattibilità bankable.

I promotori sono spesso industriali dello settore produttivo che hanno risorse progettuali e/o uffici studi interni alle loro aziende.

Oppure, sono promotori puramente finanziari o commerciali, con scarse cognizioni tecnico economiche, che cercano di realizzare l'impianto con un minimo d'investimenti preliminari.

PROCEDURA COMPLESSA

sulla base Studio di Fattibilità, preparato da Consulenti esperti, viene impostata la Fase di Tendering secondo procedure accettate dagli enti finanziari-assicuratori

Le procedure internazionali per la preparazione degli Studi di Fattibilità in modo da risultare “bankable”, sono codificate dalle banche finanziatrici : come la Word Bank e le sue agenzie IFC,

BID, ADB, ecc., oppure dalla BERS.

Anche i procedimenti per indire le gare sono codificati da enti internazionali tipo FIDIC -Fèdèration Internaltionale des Ingènieurs Conseils.

PROCEDURA SEMPLICE DI AGGIUDICAZIONE

GR:

SR:

BO:

FO:

BC:

SC:

IE :

IK :

GENERAL REQUIREMENTS ( Repetitions 1,2,3,…n) SPECIFIC REQUIREMENTS

BUDGET PRICES OFFERS ( Issues 1,2, 3,…n) FINAL OFFER

BUYER CREDIT

SUPPLIERS CREDITI ( if required, as alternative) INVESTIMENT ESTIMATION

INITIAL KNOWNìLEDGE

FINANCIAL SOURCES

PRE-FEASIBILITY EVALUATION

PRELIMINARY FINANCIAL CHECK

BC IK

IE

PROMOTERS & CLIENT

SC

SR

GRn

GR2

GR1

BP1 BP2

BPn FO

PROSPECTIVE TENDERERS

• Licensors and Engineering Co.

• Contractors and Construction Co.

• Machinery Manufacturing Co.

• Production Co.

• Consultancy Co.

REPETITIVE PROPOSAL FLOW : SEVERAL BUDGET PRICE BIDS UNTIL THE FINAL OFFERS USED FOR THE

PRELIMINARY FINANCIAL CHECK

PROCEDURA COMPLESSA DI AGGIUDICAZIONE

Final Bids Eavaluation Report

Financial conditions

  Technical    Instructions

Specs.

to Tenderers

FINANCIAL SOURCES

Fpiaancaknacgiael

BIDS EVALUATION COMMITTEE

Preliminary Evaluation Report

Tenderers Short List

LETTER OF INTENT

Economical & Financial Evaluation

Technical Evaluation

Feasibility Study

Basic Design

Pre-qualification quationnaire

PROSPECTIVE TENDERERES

PRE-FEASIBILITY STUDIES

CUSTOMER

Bids Part Technical

QUALIFIED TENDERERS

Bids

CONSULTANT

Qualified List

Qualification Document

Tender Docum.

CONTRACT SIGNATURE

Additional
Questi	onnaire

CONTRACT AWARDING

Bids                    

SUCCESSFUL TENDERER

SHORTLISTED TENDERERS

Addenda

GENERAZIONE DEI RISCHI DI PROGETTO

TEMPI STRETTI DI CONSEGNA

PROGRAMMI AGRESSIVI

ATTIVITA’ SOVRAPPOSTE

NUOVE TECNOLOGIE

AUMENTARE L’EFFICIENZA

LOGISTICHE COMPLESSE

MAGGIORE PRODUTTIVITÀ

NUOVI STRUMENTI

RESISTENZE AL CAMBIAMENTO

RISCHI ESOGENI

RISCHI ENDOGENI

DIFFICOLTA’ E CARENZE

CONTRATTI SVAVOREVOLI

RAPIDO RIPAGAMENTO IMPIANTO

QUALITA’ MINIMA NECESSARIA

VITA UTILE LIMITATA IMPIANTI

C O N T R A C T O R

RIDUZIONE DEI

PREZZI LSTK

RIDUZIONE COSTI-TEMPI AL MINIMO

ESIGENZA DI UN PROJECT RISK MANAGEMENT STRUTTURATO E SISTEMICO

NUOVI PLAYERS COMPETIZIONE CRESCENTE

MAGGIOR SICUREZZA INVESTIMENTI

M E R C A T O

L’evoluzione del mercato impiantistico, con nuovi condizionamenti e partecipanti, comporta ulteriori maggiori rischi per i Contrattisti che forniscono impianti EPC, e chiavi in mano a prezzo chiuso, nonché per i fornitori dei principali componenti.

THE PROJECT’S RISK GOVERNANCE

L’analisi dei rischi di un progetto serve da base a diversi momenti decisionali delle

Fase di Pre‑investimento Project Definition	TIPO DI STUDIO	SCOPO	OUTPUT	RESPONSABILI
	Pre-analisi Rischi dell’iniziativa	Profilo di Rischio	Decision to procede	Project Developer
		Imprenditoriale	Bid no Bid decision	Sales Manager
	Analisi Rischi di Progetto in Fase di Tendering, eseguite dagli Offerenti e dal Consulente del Committente.	Decidere assupmtions & contingencies per preparare l’offerta. Negoziare con Cliente, subcontrattisti e con principali fornitori.	Proposte di Risks Mitigation con le Deviations al Modello di Contratto e alle Instruction to Tenderers	Proposal Manager (Company Risk Manager) (General Manager)
		Preparare i Tender Documents.	Risk policy and strategies.	Consultant Manager

parti coinvolte, un processo di sviluppo per fasi successive, eseguito da più attori.

Fase d’ Investimento Implementation	Analisi dei Rischi di Commessa durante e dopo il Contract Awarding	Gestire i Rischi con il Project Risk Management prevedendo azioni di mitigazione	Profilo dei Rischi residuali, endogeni ed esogeni del progetto acquisito.	Contractor Project Manager
	eseguito dalle parti separatamente e congiuntamente: Kick-off meeting.
		Verificare la corretta assegnazione e gestione dei rischi di progetto.	Profilo del Rischio Imprenditoriale del Committente.	PMC - Consultant Manager

PRE-TENDERING RISKS EVALUATION

Per progetti impiantistici di una certa dimensione e complessità, la Fase di Prequalifica, nella quale si decide di perseguire iniziative promettenti identificate dal marketing, e il successivo Processo di Qualifica dei potenziali offerenti, costituiscono una vera e propria competizione preliminare.

La Direzione aziendale è obbligata a fare delle scelte che di fatto anticipano la sua strategia competitiva. Scelte che implicano una valutazione preliminare dei principali rischi imprenditoriali.

Valutazione iniziale per decidere se offrire singolarmente o in partenship per:	⮚ ridurre i rischi di eccessiva esposizione finanziaria;
	⮚ suddividere lo scope of work e i rischi tecnici conseguenti;
	⮚ disporre di certe tecnologie e/o di risorse specialistiche;
	⮚ condividere condizioni assicurative e di mutuo soccorso.

A scopo di Bid-no- bid Decision, per il Contractor non è ancora necessario eseguire un vero e proprio Risks & Opportunity Analysis. Inoltre, molte informazioni non sono disponibili o verificabili.

La valutazione preliminare dei rischi serve sia per rendere edotta l’alta direzione che perseguire un certo progetto significa assumere un certo livello di rischio che, in certi casi, non è disposta ad accollarsi, evitando quindi di spendere risorse in grosse iniziative con scarse possibilità di successo.

PREVALUTAZIONE DEI PROGETTI PER ATTRATTIVITÀ E RISCHIO

Il livello globale del rischio, in prima approssimazione, viene valutato sulla base dei principali tipi di rischio: politici, tecnologici, economico/finanziari

Una diffusa classificazione delle opportunità si basa sul rapporto rischi- attrattività, misurando quest’ultima in rapporto ai potenziali di ricavo e di profitto per il contrattista.

RISCHIO POLITICO

RISCHIO ECONOMICO FINANZIARIO

RISCHIO TECNOLOGICO

BASSA

ALTA

POTENZIALE DI PROFITTO

POTENZIALE

DI RICAVO

ATTRATTIVITÀ

In casi particolari, si prendono in considerazione anche altri parametri significativi.

RISCHIO

BASSO

ALTO

Spesso si presentano molti progetti che è meglio lasciar perdere subito.

ANATRE MORTE	PROGETTI SFIDA
PROGETTI ASSURDI	PROGETTI CALDI