Regolamento Generale per il rilascio e il mantenimento della Certificazione/ Qualifica delle figure professionali e della Qualificazione/ Riconoscimento della Formazione
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Data: 10/09/2016
Regolamento Generale per il rilascio e il mantenimento della Certificazione/ Qualifica delle figure professionali e della Qualificazione/ Riconoscimento della Formazione
INDICE
ART. 1 SCOPO E CAMPO DI APPLICAZIONE
1. 1 Premessa
1. 2 Riferimenti Normativi
1. 3 Termini e Definizioni ART. 2 CONDIZIONI GENERALI
2.1 Requisiti
2.2 Modalità
2.3 Registri ed Elenchi
2.4 Validità
2.5 Mantenimento e Sorveglianza
2.6 Rinnovo
2.7 Sospensione eannullamento
2.8 Trattamento Dati
ART.3 PROCESSO DI CERTIFICAZIONE E QUALIFICAZIONE
3.1 Certificazione delle Figure Professionali
3.1.1 Schema dicertificazione
3.1.2 Domanda
3.1.3 Verifica della documentazione
3.1.4 Esame
3.1.5 Approvazione
3.1.6 Notifica
3.1.7 Qualificazione delle competenze tecniche specifiche
3.2 QUALIFICAZIONE DEI CORSI
3.2.1 Schema di qualificazione
3.2.2 Domanda
3.2.3 Verifica della documentazione
3.2.4 Valutazione
3.2.5 Approvazione
3.2.6 Notifica e stipula Protocollo di accordo ART.4 RICORSI
ART. 5 RECLAMI
Art. 1– SCOPO ECAMPO DIAPPLICAZIONE
1.1. Premessa
L'attività di certificazione descritta nel presente Regolamento è svolta in accordo ai requisiti della Norma UNI CEI EN ISO/IEC 17024 "Valutazione della conformità - Requisiti generali per organismi che eseguono la certificazione di persone". Il presente Regolamento ha la scopo di regolare i rapporti intercorrenti tra The System Academy e:
▪ le Persone che richiedono la certificazione della competenza professionale in conformità ai requisiti THE SYSTEM ACADEMY
▪ gli Enti che richiedono la qualificazione e/o il riconoscimento dei corsi di formazione I master inconformità ai requisiti THE SYSTEM ACADEMY .
I requisiti recepiscono, ove esistente, la normativa nazionale e/o internazionale di riferimento per le persone e per i corsi specialistici per particolari pratiche medico/sanitarie in accordo con linee guida e protocolli riconosciuti dal Ministero del! Salute Italiano o dall'OMS.
Il presente Regolamento è stato sviluppato e viene gestito dal THE SYSTEM ACADEMY, Organismo di Certificazione indipendente, accreditato da ACCREDIA (certificato n. ) godendo pertanto del mutuo riconoscimento con i corrispondenti Organismi degli altri Paesi (Austria, Belgio, Bulgaria, Danimarca, Estonia, Finlandia, Francia, Germania, Grecia, Lettonia, Lituania, Norvegia, Paesi Bassi, Polonia, Portogallo, Regno Unito, Repubblica Ceca, Repubblica Croata, Romania, Serbia, Slovacchia, Slovenia, Spagna, Svezia, Svizzera, Turchia, Ucraina, Ungheria) che hanno aderito al EA Multilateral Agreement (European co-operation for Accreditation), secondo le regole del Regolamento CE 765/2008. La rigorosa applicazione del Regolamento permette di giungere alla Certificazione di figure professionali e alla Qualificazione dei corsi di formazione e di garantire adeguati standard di prestazione professionale.
IlRegolamentoègestito,cometuttiidocumenti THESYSTEMACADEMY,inregimedi
Qualità , secondo la procedura PRO-PG02; esso viene convalidato dal Comitato di Schema ed approvato dal Presidente.
1.2. Riferimenti normativi
Nel presente Regolamento sono presi come riferimento i documenti del Sistema di Gestione per la Qualità THE SYSTEM ACADEMY (Manuale, Procedure, Schede requisiti/Schemi di certificazione), le norme applicabili e, per le attività coperte da accreditamento ACCREDIA, idocumenti di riferimento emessi dallo stesso. Riferimenti normativi equivalenti saranno di volta in volta valutati e le loro eventuali variazioni future saranno prese in considerazione solo ai fini dei loro effetti sul Regolamento stesso. In assenza di norme nazionali ed internazionali di riferimento , relative alle figure professionali e ai corsi di formazione, THE SYSTEM ACADEMY adotterà propri criteri che verranno sostituiti e/o integrati all'atto di emissione delle norme. Tutti i documenti richiamati nel Regolamento si riferiscono alla revisione aggiornata vigente.
1.3. Termini e Definizioni
Sigle SHxx: Sigla "Schede Requisiti"
MODxx: Sigla modulistica
PRO_PGxx : Sigla Procedure del Sistema Qualità
SCHxx: Sigla "Schema di certificazione" delle Persone (UNI EN ISO/IEC 17024)
CDxx: Sigla Codici Deontologici
MC01: Prescrizione per l'uso del Marchio
RG01: Regolamento Generale
C.SCH: Comitato di Schema
RGQ: Responsabile Sistema di Gestione per la Qualità
S.G.Q.: Sistema di Gestione per la Qualità
TERMINOLOGIA | ISO/IEC 17000 |
Processo di Certificazione | Attività mediante le quali un organismo di certificazione stabilisce che una persona soddisfi i requisiti di certificazione, compresi la domanda, la valutazione, la decisione relativa alla certificazione, il rinnovo della certificazione e l'utilizzo di certificati e di loqhi/marchi |
Schema di certificazione | Competenze ed altri requisiti relativi a specifiche professioni e a categorie di persone specializzate aventi qualifiche o specifiche abilità |
Requisiti di certificazione | Insieme di requisiti specificati, comprendenti i requisiti dello schema da soddisfare al fine di rilasciare o mantenere la certificazione |
Proprietario dello schema | Organizzazione responsabile per l'elaborazione ed il mantenimento di uno schema di certificazione |
Certificato | Documento emesso da un organismo secondo le disposizioni della presente norma internazionale indicante che la persona nominata ha soddisfatto i requisiti di certificazione |
Competenza | Capacità di applicare conoscenze e abilità al fine di conseguire i risultati prestabiliti |
Qualifica | Livello di istruzione, formazione - addestramento ed esperienza di lavoro dimostrabili ove applicabile |
Valutazione | Processo che permette di valutare se una persona possiede i requisiti dello schema di certificazione |
Esame | Attività che fanno parte della valutazione, che permettono di misurare la competenza di un candidato mediante uno o più mezzi quali prove scritte, orali, pratiche od osservazione diretta, come definiti nello schema di certificazione |
Esaminatore | Persona che ha competenza per condurre un esame e, ove tale esame richieda un giudizio professionale, valutarne i risultati |
Sorvegliante | Persona autorizzata dall'organismo di certificazione che gestisce o sovraintende ad un esame che non valuta la competenza del candidato |
Personale | Persone interne o esterne all'organismo di certificazione, che eseguono attività per conto dell'organismo di certificazione |
Richiedente | Persona che ha presentato domanda per essere ammesso al processo di certificazione |
Candidato | Richiedente che possiede i requisiti specificati ed è stato ammesso al processo di certificazione |
Imparzialità | Presenza di obiettività |
Equità | Uguale opportunità di successo garantita a ciascun candidato nel processo di certificazione |
Validità | Evidenza che la valutazione misuri ciò che si intende misurare come definito dallo schema di certificazione |
Affidabilità | Indicatore della misura in cui i punteggi dell'esame sono coerenti nelle diverse sezioni di esame, nelle differenti forme di esame e con diversi esaminatori |
Ricorso in appello | Richiesta da parte di un richiedente, candidato o persona certificata di riconsiderare qualsiasi decisione presa dall'organismo di certificazione relativa alla certificazione da lui/lei desiderata |
Reclamo | Espressione di insoddisfazione , diversa dal ricorso, manifestata da una persona o da un'organizzazione ad un organismo di certificazione, relativa alle attività di tale organismo o di una persona certificata, per la quale è attesa una risposta |
Parte interessata | Persona, gruppo od organizzazione influenzati dalle prestazioni di una persona certificata o dall'organismo di certificazione |
Sorveglianza | Monitoraggio periodico, durante i periodi di validità della certificazione, delle prestazioni di una persona certificata per garantire che mantenga la conformità allo schema di certificazione. |
ART. 2 CONDIZIONI GENERALI
La Certificazione secondo gli Schemi concordati con le parti interessate, in accordo alla norma ISO/IEC 17024, è volontaria ed il Richiedente/Candidato , inviando la richiesta di Certificazione e/o qualifica , aderisce a tale schema e ne accetta, sottoscrivendole , tutte le fasi del processo di valutazione descritto nei punti successivi del presente Regolamento.
Ove previsti dei requisiti cogenti questi devono ritenersi assolti a priori dal Candidato . Quanto specificato è valido anche per gli Enti che richiedono la Qualificazione/riconoscimento dei propri corsi. Tutti gli atti relativi alla Certificazione, alla Qualificazione e al loro mantenimento sono svolti da THE SYSTEM ACADEMY con garanzia di riservatezza verso terzi (vedere art. 2.8).
2.1. Requisiti
I requisiti che il Richiedente/Candidato (per ogni tipologia di figura professionale) deve dimostrare di possedere ai fini della Certificazione sono precisati nelle rispettive schede THE SYSTEM ACADEMY (SHxx o SCHxx).
Le caratteristiche che i Corsi di formazione devono possedere per ottenere la Qualificazione sono anch'esse precisate nelle rispettive schede THE SYSTEM ACADEMY (SHxx).
2.2. Modalità del processo di valutazione
2.2.1. L'ottenimento della Certificazione è subordinato al soddisfacimento di tutte le seguenti fasi:
▪ invio della richiesta di ammissione all'esame di certificazione (MOD_RIC) - invio della documentazione utile a dimostrare il possesso dei requisiti previsti nella rispettiva scheda requisiti SHxx (o SCHxx) ;
▪ firma per accettazione del Codice Deontologico (CD01) e delle Prescrizioni per l'uso del Marchio THE SYSTEM ACADEMY (MC01);
▪ superamento dell'esame THE SYSTEM ACADEMY ;
▪ valutazione della documentazione da parte del Comitato di Schema;
▪ approvazione della proposta di certificazione da parte del Presidente;
▪ pagamento delle tariffe, secondo modalità e termini riportati nel tariffario THE SYSTEM ACADEMY in vigore
2.2.2. L'ottenimento della Qualificazione dei corsi è subordinato al soddisfacimento di tutte le seguenti fasi:
▪ invio,conladomanda, delladocumentazione utilerichiesta(vedi 3.2.2);
▪ possessodeirequisitiprevistinellarispettivaschedarequisitiSHxx;
▪ firma per accettazione del Codice Deontologico di riferimento (CD01) e delle Prescrizioni per l'uso del Marchio THE SYSTEM ACADEM Y (MC01);
▪ esito positivo della valutazione (vedi 3.2.3 e 3.2.4);
▪ valutazione della documentazione da parte del Comitato di Schema;
▪ approvazione della proposta di qualifica da parte del Presidente;
▪ comunicazione al CdC THESYSTEMACADEMY (vedi3.1.5);
▪ firmadel"ProtocollodiAccordo"(MD15);
▪ pagamento delle tariffe, secondo modalità e termini riportati nel tariffario THE SYSTEMACADEMY invigore.
2.3. Registri ed elenchi
Le persone certificate ed i corsi qualificati vengono inseriti in appositi Registri. Le Persone qualificate e i corsi I master riconosciuti vengono inseriti in appositi Elenchi. Registri ed Elenchi sono tenuti da THE SYSTEM ACADEMY e resi pubblici sul sito internet xxx.xxx-xxxxxxx.xxx. I Registri coperti da accreditamento ACCREDIA sono altresì pubblicati sul sito xxx.xxxxxxxx.xx, nel rispetto di quanto previsto nella Convenzione siglata tra THE SYSTEM ACADEMY e ACCREDIA. A tal fine la pubblicazione dei dati è parte integrante delle prescrizioni contenute nel presente Regolamento .
2.4 Validità
2.4.1 Soddisfatti tutti i requisiti previsti al precedente punto 2.2.1, l'iscrizione nei Registri THE SYSTEM ACADEMY verrà effettuata con decorrenza dal 1° giorno del mese successivo, ove possibile, dalla approvazione del Presidente. La Certificazione delle figure professionali ha generalmente validità 3/5 anni, a decorrere dal momento dell'iscrizione nei Registri stessi. Durante il periodo di validità della certificazione, le Persone certificate sono soggette alla sorveglianza del THE SYSTEM ACADEMY, secondo quanto previsto al successivo punto 2.5.1. È fatta salva la facoltà della Persona certificata di dare la disdetta, con comunicazione scritta, almeno 3 mesi prima della scadenza annuale. La mancata o tardiva comunicazione non assolve dal versamento della quota di mantenimento per l'annualità successiva. Analogamente THE SYSTEM ACADEMY gestisce l'iscrizione delle persone qualificate negli elenchi e delle persone certificate ai sensi del D.P.R. 43/2012 e del RT
28 ACCREDIA . In caso di disdetta della certificazione , prima della naturale scadenza del certificato, la Persona certificata sarà comunque tenuta al pagamento di una quota come da tariffario via xxx xxxxxxx. 0.0.0 Soddisfatti i requisiti previsti al precedente punto 2.2.2, la Qualificazione dei corsi ha validità di 1 anno, a decorrere dal momento dell'iscrizione nel Registro THE SYSTEM ACADEMY, e si rinnova di anno in anno secondo quanto indicato al successivo punto 2.5.2. È fatta salva la facoltà di entrambe le parti di dare la disdetta, con comunicazione scritta da inviare almeno 6 mesi prima della scadenza . La mancata o tardiva comunicazione non assolve dal versamento della quota di mantenimento per l'annualità successiva . Analogamente THE SYSTEM ACADEMY gestisce l'iscrizione dei corsi I master riconosciuti neglielenchi.
2.5 Mantenimento e Sorveglianza
2.5.1 Durante il periodo di validità della certificazione , il suo mantenimento annuale è
da ritenersi confermato a seguito di:
1. assenza di provvedimenti THE SYSTEM ACADEMY nei confronti dell'interessato;
2. pagamento dell'importo annuale per l'iscrizione al registro;
3. evidenze in merito all'aggiornamento professionale, ove previsto (es. Vigilanza privata, Valutazione immobiliare);
4. attività lavorativa in corso di svolgimento,ove previsto
In merito al primo punto, THE SYSTEM ACADEMY effettua la sorveglianza sulle persone certificate, richiedendo di produrre una dichiarazione annuale di "assenza reclami e/o contenziosi", sotto la loro responsabilità. La dichiarazione , su apposito modulo (MOD_REC), deve essere firmata ed inviata a THE SYSTEM ACADEMY che provvede successivamente all'emissione del nuovo certificato , con data di scadenza aggiornata . In tale modulo, la persona certificata dichiara inoltre di essere a conoscenza che la mancata comunicazione di rinuncia alla certificazione nel termine di almeno 3 mesi prima della data di scadenza annuale (rif. punto 2.4), non assolve dal versamento della quota di mantenimento per l'annualità successiva. In qualsiasi momento, qualora i sopracitati requisiti non vengano soddisfatti (singolarmente e/o complessivamente) , la certificazione viene sospesa e/o annullata secondo la procedura THE SYSTEM ACADEMY PRO_PP4.2. La ricertificazione, nel caso in cui la certificazione venga
annullata , si potrà ottenere ripercorrendo l'intero processo, previo giudizio favorevole degli Organi THE SYSTEM ACADEMY, secondo le procedure vigenti. Analogamente THE SYSTEM ACADEMY attua la sorveglianza sulla qualifica professionale .
2.5.2. Il mantenimento della Qualificazione del corso è subordinato a:
1. il parere favorevole del l'Esaminatore THE SYSTEM ACADEMY, dopo la visita annuale di sorveglianza sull'intero corso e la verifica agli esami finali (attività di sorveglianza) ;
2. il regolare versamento al THE SYSTEM ACADEMY delle quote di mantenimento;
3. la risoluzione positiva di eventuali reclami e/o ricorsi dei partecipanti al corso;
4. l'assenza di revoca o recesso della qualifica da parte di THE SYSTEM ACADEMY o di rinuncia da parte dell'Ente (vedi Protocollo di Accordo);
5. il rispetto di tutti i punti richiamati nel Protocollo di Accordo e nell'allegato fac simile attestato corso.
THE SYSTEM ACADEMY effettua la sorveglianza sui Corsi, richiedendo di produrre una dichiarazione annuale di "assenza di reclami e/o contenziosi" su apposito modulo che deve essere firmata ed inviata a THE SYSTEM ACADEMY . In tale modulo, il Responsabile del Corso qualificato dichiara inoltre di essere a conoscenza che la mancata comunicazione di rinuncia alla qualificazione nel termine di almeno 6 mesi prima della data di scadenza annuale (rif. punto 2.4), non assolve dal versamento della quota di mantenimento per l'annualità successiva . In merito al primo punto, THE SYSTEM ACADEMY effettua la sorveglianza diretta sul corso qualificato mediante una verifica annuale, eseguita da un Esaminatore nominato dal CS su un'edizione in svolgimento. L'Esaminatore si accerta che tutti i requisiti e le caratteristiche, valutati inizialmente, siano mantenuti qualitativamente costanti, che siano state risolte eventuali anomalie e che siano state attuate azioni di miglioramento. THE SYSTEM ACADEMY conserva le registrazioni delle attività di sorveglianza . THE SYSTEM ACADEMY prevede, inoltre, la verifica documentale presso l'Ente ove siano conservate le registrazioni relative al corso qualificato. THE SYSTEM ACADEMY può eseguire visite di sorveglianza straordinarie e/o visite supplementari sui corsi qualificati e/o in iter, e in tal caso il preawiso della visita all'Ente è di un giorno. Durante il periodo di validità della certificazione e della qualificazione, THE SYSTEM ACADEMY provvede ad inviare informazione circa le nuove versioni dei documenti: Regolamento Generale, Codice Deontologico e Prescrizioni per l'uso del Marchio a tutte le persone ed enti interessati.
2.6 Rinnovo
Al termine degli anni di validità della certificazione, THE SYSTEM ACADEMY invia la comunicazione in merito al rinnovo della certificazione, inclusa la relativa fattura, a tutte le persone certificate che non abbiano comunicato, almeno 3 mesi prima della scadenza annuale, l'eventuale disdetta per iscritto. La mancata comunicazione di rinuncia alla certificazione nel termine di almeno 3 mesi prima della data di scadenza annuale (rif. punto 2.4), non assolve dal versamento della quota di mantenimento per l'annualità successiva . Gli iscritti ai Registri (in regola con il mantenimento annuale) potranno pertanto inoltrare domanda di rinnovo al THE
SYSTEM ACADEMY e produrre le evidenze oggettive in merito all'attività svolta nel settore di riferimento. THE SYSTEM ACADEMY procede inoltre alla rivalutazione delle competenze, in continuità con il rilascio della prima certificazione, secondo le modalità stabilite nelle diverse procedure di rinnovo. Qualora il personale certificato non soddisfi tutti i requisiti della procedura di rinnovo, alla scadenza della certificazione la stessa non verrà rinnovata. La revoca della certificazione comporta , nel caso in cui il Candidato voglia successivamente certificarsi , il ripetersi dell'intero iter di certificazione, come da procedure vigenti. Qualora nel corso di validità del certificato, intervengano aggiornamenti normativi, THE SYSTEM ACADEMY li recepirà e informerà la persona certificata sui nuovi requisiti e sul necessario adeguamento (es. nuove prove d'esame, aggiornamento professionale, altre evidenze). La persona certificata potrà decidere se adeguarsi o meno e, in caso di mancato adeguamento, nei tempi comunicati da THE SYSTEM ACADEMY, questo comporterà la sospensione dal registro THE SYSTEM ACADEMY e il conseguente annullamento della certificazione. In occasione del rinnovo, sarà richiesto da THE SYSTEM ACADEMY alla persona certificata di produrre la dichiarazione di assenza (o corretta gestione) di contenziosi legali in corso, relativamente alla certificazione posseduta.
2.7 Sospensione e Annullamento
2.7.1 La sospensione e/o l'annullamento della certificazione delle persone e degli eventuali settori di competenza specifica attribuiti sono previsti a seguito di provvedimenti presi da THE SYSTEM ACADEMY nei loro confronti, al verificarsi di una o più delle seguenti condizioni:
▪ non osservanza delle prescrizioni THE SYSTEM ACADEMY previste nel Codice Deontologico (CDxx), nelle Prescrizioni per l'uso del Marchio (MC01), nello SCHxx
▪ reclamo scritto su inadempienze verso terzi;
▪ non conformità rilevabili dalla dichiarazione di assenza reclami e/o contenziosi resa dalle Persone certificate
▪ mancato soddisfacimento di tutti i requisiti previsti per il mantenimento o mancato soddisfacimento di tutti i requisiti della procedura di rinnovo;
▪ mancato pagamento delle quote di iscrizione/mantenimento;
▪ ogni altra carenza che derivi dal mancato rispetto di quanto formalmente accettato dal Candidato all'atto della certificazione.
In tali carenze ricadono anche eventuali azioni che possano influenzare in maniera negativa e/o ledere l'immagine del THE SYSTEM ACADEMY;
▪ formale rinuncia da parte della persona certificata, effettuata almeno 3 mesi prima della scadenza;
▪ mancato adeguamento ai nuovi requisiti normativi.
La mancata comunicazione di rinuncia alla certificazione nel termine di almeno 3 mesi prima della data di scadenza annuale (rif. punto 2.4), non assolve dal versamento della quota di mantenimento per l'annualità successiva . Al Presidente compete la responsabilità della valutazione dei reclami e/o contenziosi e delle condizioni che possono causare la sospensione e/o l'annullamento . La persona cui venga sospesa e/o annullata la certificazione non potrà far uso del certificato THE SYSTEM ACADEMY (e del timbro , ove previsto). THE SYSTEM ACADEMY comunica all'interessato la data di decorrenza della sospensione del
certificato (o della qualifica) e della cancellazione dell'iscrizione nel registro. Al termine della sospensione della certificazione , per un massimo di 6 mesi solo per gravi motivi dichiarati dal Candidato e previo parere positivo del C.SCH THE SYSTEM ACADEMY, il relativo certificato THE SYSTEM ACADEMY (in formato cartaceo) sarà adeguato al periodo di effettiva validità. Al persistere dell'inottemperanza riscontrata, il Presidente prowede all'annullamento della certificazione e quindi a sottoporla alla comunicazione del successivo CdC THE SYSTEM ACADEMY e a richiedere la restituzione del certificato e del timbro (ove applicabile) . In casi di non osservanza delle prescrizioni THE SYSTEM ACADEMY previste nel Codice Deontologico (CDxx) e nelle Prescrizioni per l'uso del Marchio (MC01), il Presidente, con successiva comunicazione del CdC delibera direttamente l'annullamento delcertificato .
2.7.2 Riduzione del campo di applicazione della certificazione La riduzione del campo di applicazione della certificazione può verificarsi nei casi di parziale soddisfacimento dei requisiti professionali previsti per il rinnovo. THE SYSTEM ACADEMY comunica all'interessato la data di decorrenza di detta riduzione. L'attività sopra descritta è riportata nella Procedura PG07.
2.7.3 La sospensione e/o l'annullamento della Qualificazione dei corsi sono legati al mancato rispetto di uno o più punti del "Protocollo di Accordo" (MD15) firmato dall'Ente organizzatore e dal THE SYSTEM ACADEMY o ad una o più delle seguenti condizioni:
• non osservanza delle prescrizioni del Codice Deontologico (CDxx) e delle Prescrizioni per l'uso del Marchio (MC01);
• uso improprio della qualificazione e del Marchio THE SYSTEM ACADEMY nella pubblicità e nelle comunicazioni;
• esito negativo di eventuali visite di sorveglianza straordinarie;
• reclamo scritto su inadempienze verso terzi;
• non conformità rilevabili dal registro dei reclami tenuto dall'Ente organizzatore ;
• mancata erogazione di almeno una edizione del corso completo durante l'anno;
• mancato pagamento delle quote di iscrizione/mantenimento;
• mancato adeguamento ai nuovi requisiti normativi.
La mancata comunicazione di rinuncia alla qualificazione nel termine di almeno 6 mesi prima della data di scadenza annuale (rif. punto 2.4), non assolve dal versamento della quota di mantenimento per l'annualità successiva . In particolare, l'Ente che ha richiesto la qualificazione del corso e non ha ancora completato l'iter, o comunque firmato il Protocollo d'Accordo, nella diffusione/pubblicità del corso può solo dichiarare di avere "richiesto" la qualificazione e/o di essere in iter di qualifica e non che sia scontato il suo ottenimento. Nel caso di corso già qualificato, infine, deve mettere chiaramente in evidenza soltanto che il corso è stato "qualificato" e non deve usare espressioni che possano implicare una qualunque sponsorizzazione da parte del THE SYSTEM ACADEMY. Inoltre, in ogni comunicazione deve citare il numero di iscrizione nel Registro THE SYSTEM ACADEMY ed indicare il nome dell'organizzazione titolare della qualifica del corso. L'Ente cui venga sospesa e/o revocata la qualificazione non potrà far uso della denominazione di "Corso Qualificato THE SYSTEM ACADEMY n° xx" e dovrà
provvedere ad eliminare ogni riferimento dalle proprie comunicazioni di ogni formato .
L'attività sopra descritta è riportata nella Procedura PG07. Gli annullamenti, le sospensioni e le riduzioni del campo di applicazione relativi a schemi di certificazione coperti da accreditamento vengono inviati al ACCREDIA almeno una volta l'anno e, ove previsto agli Enti titolari dello schema.
2.8 Trattamento Dati
THE SYSTEM ACADEMY S.r.l., in qualità di titolare, garantisce che il trattamento dei dati dei Candidati alla certificazione e/o qualifica e degli Enti erogatori dei corsi avvenga nel rispetto del D.Lgs. 196/2003. THE SYSTEM ACADEMY gestisce i dati secondo le misure di sicurezza descritte nella "Procedura per la gestione dei dati e misure di sicurezza" (PG18).
Art. 3 - PROCESSO DI CERTIFICAZIONE E QUALIFICAZIONE
3.1 Certificazione delle Figure Professionali
Le varie fasi dell'iter necessario per l'ottenimento della certificazione di competenza delle figure professionali.
Il richiedente che intende certificarsi chiede a THE SYSTEM ACADEMY le informazioni necessarie sulle modalità del rilascio della certificazione e dell'iscrizione al Registro, attraverso il mezzo più opportuno (telefonico, informatico , postale). A seguito di tale richiesta gli viene inviato lo schema di certificazione composto da:
• il presente Regolamento (RG01);
• la scheda "Requisiti" corrispondente alla tipologia di figura professionale d'interesse (SHxx o SCHxx);
• la Procedura "Modalità di valutazione delle figure professionali" (PGxx);
• il Codice Deontologico (CDxx);
• le Prescrizioni per l'uso del Marchio THE SYSTEM ACADEMY (MC01);
• il modulo "Richiesta di Ammissione Esame/Certificazione" corrispondente alla figura professionale da compilare (MDxx);
• ilTariffario THE SYSTEM ACADEMY .
THE SYSTEM ACADEMY rende disponibile tutta la suddetta documenta zione ad ogni Persona che intenda certificarsi presso il proprio sito www. sys - academy.o rg oppure tramite invio diretto, su richiesta.
3.1.2 Domanda
Il richiedente, presa visione dei documenti sopra elencati (incluso eventuale contratto tra le parti), compila ed invia a THE SYSTEM ACADEMY, insieme alla documentazione attestante la formazione e l'esperienza lavorativa previste nelle "Schede Requisiti"
(SHxx o SCHxx) relative, oltre alle ricevute attestanti il pagamento delle quote previste dal tariffario . Nella domanda, limitatamente agli schemi coperti da accreditamento, il Candidato dichiara inoltre di accettare la prescrizione in base alla quale gli ispettori ACCREDIA possono accedere, in accompagnamento al personale THE SYSTEM ACADEMY , anche con preawiso minimo, alle sedi d'esame per assistere alle prove e alle relative attività, riservandosi anche il diritto di intervistare le Persone in iter di certificazione/certificate THE SYSTEM ACADEMY . Nella domanda di certificazione il Candidato esprime inoltre, se previsto dalla figura professionale, la competenza tecnica settoriale per la quale chiede l'attribuzione, ad esito positivo dell'esame THE SYSTEM ACADEMY .
3.1.3 Verifica della documentazione
Il Personale THE SYSTEM ACADEMY dell'area di certificazione verifica la completezza e l'idoneità della documentazione presentata dal richiedente in accordo alla Scheda requisiti di riferimento o alla PG51 per lo schema F-GAS. Nei casi dubbi, il Presidente può inoltre procedere a:
- richiesta di informazioni/documenti supplementari al candidato;
- accertamento , tramite invio di un Commissario appositamente incaricato, dell'attività svolta presso le aziende citate nella documentazione presentata.
3.1.4 Esame
Il Candidato, la cui documentazione completa sia stata favorevolmente valutata, è ammesso all'esame di certificazione THE SYSTEM ACADEMY che si svolgerà secondo le procedure PGxx relative ad ogni figura professionale. E' inoltre prevista la possibilità di essere ammessi all'esame di certificazione pur non avendo ancora soddisfatto appieno i requisiti richiesti in termini di audit e/o anni di esperienza lavorativa specifica. In tal caso, una volta superato l'esame, la certificazione e l'iscrizione nel Registro verranno rilasciate successivamente , nel momento in cui il Candidato avrà dato evidenza oggettiva a THE SYSTEM ACADEMY di soddisfare tutti i requisiti previsti dalla Scheda I Schema di riferimento. Decorsi tre anni dalla data dell'esame, senza che il Candidato abbia soddisfatto tali requisiti, la validità dello stesso decade naturalmente e il Candidato che voglia certificarsi dovrà sostenere nuovamente l'esame THE SYSTEM ACADEMY. Durata, modalità di svolgimento e altre caratteristiche dell'esame sono comunicate, per iscritto, al Candidato con il dovuto anticipo rispetto alla data d'esame. THE SYSTEM ACADEMY comunica inoltre i/il nominativo/i della Commissione d'esame, dando la possibilità al Candidato di decidere se partecipare o meno. In caso di ricusazione il Candidato parteciperà alla sessione successiva. Analogamente i nominativi dei candidati vengono comunicati alla Commissione. Il Candidato prima di sostenere l'esame firma, per accettazione , il Codice Deontologico e le Prescrizioni per l'uso del Marchio THE SYSTEM ACADEMY . Le Commissioni d'esame, scelte di volta in volta dal Presidente nel relativo "Elenco Commissari", valutano le conoscenze, abilità e caratteristiche personali (competenze professionali) del Candidato con riferimento ai requisiti THE SYSTEM ACADEMY previsti e le competenze settoriali (IAF) espresse dal Candidato . Qualora il Candidato non risulti idoneo può richiedere di ripetere l'esame o le parti specifiche dell'esame, ove previsto dalle procedure dello schema di certificazione. Ogni ripetizione comporta il pagamento della quota prevista dal
tariffario vigente.
3.1.5 Approvazione
Le proposte di certificazione dei candidati in possesso di tutti i requisiti previsti nei rispettivi Schemi di Certificazione e che hanno superato l'esame di certificazione, vengono valutate dal Comitato di Schema ed approvate dal Presidente. Per i Candidati ritenuti idonei, THE SYSTEM ACADEMY rilascia il Certificato, invia il contratto e provvede all'iscrizione negli appositi registri e alle comunicazioni all'Ente di Accreditamento.
Successivamente il Presidente presenta l'elenco delle certificazioni emesse al Comitato di Schema THE SYSTEM ACADEMY .
3.1.6 Notifica
Il Candidato per il quale è stato approvato il rilascio del certificato ne riceve notifica, per iscritto,dalPresidente. IlPersonalecertificato ètenutoa:
• verificare l'esattezza degli elementi identificativi riportati sul Certificato e sull'eventuale timbro THE SYSTEM ACADEMY inviatigli;
• firmare per accettazione il contratto di certificazione;
• completare il pagamento
delle quote d'iscrizione al registro;
• comunicare tempestivamente a THE SYSTEM ACADEMY lo smarrimento e/o il furto del certificato;
• registrare gli eventuali reclami e/o contenzioni legali ricevuti nell'ambito della validità della certificazione e fornire a THE SYSTEM ACADEMY l'evidenza del reclamo.
Il Personale Certificato ha diritto a:
• essere iscritto nel Registro THE SYSTEM ACADEMY per il profilo certificato;
• utilizzare il certificato e l'eventuale timbro THE SYSTEM ACADEMY nell'ambito in cui è stato certificato.
I Registri delle Persone certificate sono resi pubblici da THE SYSTEM ACADEMY attraverso il proprio sito internet: xxx.xxx-xxxxxxx.xxx, come anche gli elenchi delle persone qualificate. I Registri coperti da accreditamento ACCREDIA sono altresì pubblicati sul sito xxx.xxxxxxxx.xx, nel rispetto di quanto previsto nella Convenzione siglata tra THE SYSTEM ACADEMY e ACCREDIA
Le Persone certificate THE SYSTEM ACADEMY secondo gli schemi coperti da accreditamento ACCREDIA e/o da Decreti Ministeriali vengono inoltre informate che potranno essere intervistate da ACCREDIA stesso ; l'accettazione di tale prescrizione è condizione obbligatoria ai fini del rilascio della certificazione. In tal caso, il Presidente THE SYSTEM ACADEMY concorda con la persona prescelta ed ACCREDIA i tempi e le modalità opportune per tale incontro, assicurando la sua partecipazione o quella di un rappresentante THE SYSTEM ACADEMY da luiprescelto all'incontro stesso.
3.1.7 Qualificazione delle competenze tecniche specifiche
A seguito del superamento dell'esame, THE SYSTEM ACADEMY riconosce ai candidati, che ne abbiano fatto richiesta producendo documentazione idonea e che abbiano superato il colloquio tecnico previsto, l'attribuzione di competenze tecniche nelle materie e nelle tecniche per le quali hanno superato l'esame e sono state certificate. La competenza tecnica viene quindi riportata, accanto al nominativo, nel Registro THE SYSTEM ACADEMY corrispondente e alla persona certificata viene rilasciata comunicazione. Le condizioni relative al mantenimento , rinnovo e sospensione delle competenze specifiche sono descritte ai punti 2.5/2.6/2.7.
3.2 Qualificazione dei Corsi
Le varie fasi dell'iter necessario per l'ottenimento della qualifica/riconoscimento dei corsi di formazione sono illustrate nei successivi punti 3.2.1 + 3.2.6.
3.2.1 Schema di qualificazione
L' Ente che intende qualificare il proprio corso, chiede al THE SYSTEM ACADEMY le informazioni necessarie sulle modalità di ottenimento della Qualificazione e conseguente iscrizione nel Registro dei corsi qualificati. A seguito di tale richiesta gli viene inviato lo schema di qualificazione composto da:
▪ il presente Regolamento (RG01);
▪ le schede "Requisiti corsi" (SHxx) relative al settore di interesse;
▪ la procedura PGxx;
▪ il Codice Deontologico (CDxx);
▪ le Prescrizioni per l'uso del Marchio THE SYSTEM ACADEMY (MC01);
▪ il modulo "Richiesta di Qualificazione corso" da compilare (MD11);
▪ il Tariffario THE SYSTEM ACADEMY ;
▪ Protocollo di Accordo.
THE SYSTEM ACADEMY rende disponibile tutta la suddetta documentazione ad ogni Ente cheintendequalificareicorsi.
3.2.2 Domanda
L'Ente, presa visione dei documenti sopra elencati, compila ed invia a THE SYSTEM ACADEMY il Modulo MOD_RC1, la documentazione indicata nel modulo stesso e nella relativa "Scheda Requisiti" (SHxx) e le ricevute di pagamento previste dal tariffario.
3.2.3 Verifica della documentazione
Il Personale dell'area certificazione provvede alla verifica della documentazione presentata dall'Ente e il Presidente del Comitato di Schema ne valuta l'idoneità; l'esito positivo di tale verifica è vincolante per la valutazione del corso. Se la documentazione è ritenuta incompleta, il Presidente del Comitato di Schema richiede quella mancante.
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Modulo
3.2.4 Valutazione
Quando la documentazione sia stata ritenuta idonea, THE SYSTEM ACADEMY affida l'incarico di valutare la rispondenza del corso ai requisiti THE SYSTEM ACADEMY ad un Esaminatore, scelto dall' "Elenco degli Esaminatori".
Data, modalità di svolgimento , nominativo del l'Esaminatore e altre informazioni relative alla verifica sono notificate all'Ente , tramite l'apposita comunicazione scritta .L’ Esaminatore incaricato effettua la valutazione del corso, durante tutto o parte del suo svolgimento, e compila il Rapporto di Valutazione relativo al corso da qualificare, esprimendo il suo giudizio circa ilrispetto di:
▪ requisiti organizzativi dell'Ente erogante il corso: organizzazione, risorse umane (docenti e commissari d'esame di fine corso), infrastruttura , comunicazione,
▪ requisiti minimi per il corso (durata, obiettivi, requisiti di accesso dei partecipanti),
▪ struttura del pacchetto formativo (argomenti, esercitazione, documentazione, valutazione finale),
▪ condizioni per il mantenimento della qualifica (durata, sorveglianza, prescrizioni).
L' Esaminatore, al termine dello svolgimento dell'intero corso e della valutazione, fa firmare il Rapporto all'Ente di formazione (al quale consegna copia delle sole osservazioni/suggerimenti) e trasmette l'originale a THE SYSTEM ACADEMY.
3.2.5 Approvazione
Le proposte di qualifica dei corsi, in possesso di tutti i requisiti previsti nelle rispettive "Schede Requisiti" (SHxx o SCHxx) e che hanno ricevuto esito positivo dal Comitato di schema,vengono approvate dal Presidente.
Il Presidente, per i corsi ritenuti idonei, approva la qualifica e provvede per l'iscrizione nell'apposito registro. Qualora l'esito di una qualsiasi delle suddette fasi sia negativo, THE SYSTEM ACADEMY interrompe il processo di valutazione e informa l'Ente che decide quindi se proseguire o meno nell'iter di qualificazione . Per procedere nell'iter sarà necessario prima risolvere le carenze riscontrate nella singola fase, nei tempi indicati da THE SYSTEM ACADEMY
3.2.6 Notifica e stipula Protocollo di Accordo
Ad esito positivo dell'iter di qualificazione i legali rappresentanti dell' Ente e di THE SYSTEM ACADEMY, firmano il "Protocollo d'Accordo" che regola i rapporti tra le parti. La firma di tale documento è vincolante ai fini dell'iscrizione del Corso nel Registro dei Corsi Qualificati THE SYSTEM ACADEMY.
THE SYSTEM ACADEMY invia all'Ente di Formazione la conferma dell'iscrizione del Corso nel Registro THE SYSTEM ACADEMY dei Corsi Qualificati, ove sono riportati il titolo del Corso, il nome dell'Ente, il riferimento allo schema di qualificazione THE SYSTEM ACADEMY, il numero di iscrizione nel Registro e le date di decorrenza e di scadenza annuale della qualificazione . Il Registro dei Corsi qualificati è reso pubblico da
THE SYSTEM ACADEMY attraverso il proprio sito internet www.sys- xxxxxxx.xxx come anche l’Elenco dei Corsi riconosciuti.
Art. 4 -RICORSI
I ricorsi contro decisioni avverse adottate da THE SYSTEM ACADEMY in merito a:
▪ certificazione/qualificazione
▪ ri-certificazione/r- qualificazione
▪ sospensione o annullamento delle stesse
▪ esito esami/valutazioni devono essere presentati, esclusivamente in forma scritta ,all'attenzione del Presidente entro 45 giorni dalla data di comunicazione ufficiale della decisione e devono,tra l'altro, fornire dettagli circa:
▪ le generalità della persona che presenta ricorso,
▪ la descrizione dettagliata dell'evento e delle circostanze a cui il ricorso fa riferimento,
▪ i fatti e le motivazioni sulle quali lo stesso si basa.
Ogni ricorso viene numerato e registrato su apposito registro dal Presidente, che provvede a confermare al ricorrente per iscritto l'avvenuto ricevimento. Il Presidente promuove un accertamento interno delle cause che hanno portato alla formulazione del ricorso con la finalità di risolvere la controversia. L'accertamento può anche comportare il sottoporre nuovamente il caso agli organi deliberanti. Qualora il ricorso abbia esito positivo, il Presidente ne dà comunicazione scritta al ricorrente; in caso contrario lo informa, sempre per iscritto, del diritto di appello . In caso di appello , la controversia viene esaminata e risolta entro 3 mesi dal ricevimento del ricorso. In prima istanza da un Organismo di mediazione per la Conciliazione secondo quanto stabilito dal D.lgs. n° 28/2010 e in ultima istanza, sarà competente il Foro di Firenze. Qualora il soggetto interessato voglia prendere visione, personalmente e singolarmente, della propria documentazione, può farlo presso la sede THE SYSTEM ACADEMY, senza effettuare copia inqualsiasi forma e formato.
A conclusione dell'accertamento, il Presidente provvede ad informare per iscritto il ricorrente dell'esito dell'appello; in ogni caso le spese sono da considerarsi a carico del soccombente. La gestione dei dati raccolti, nell'ambito dei ricorsi, avviene nel rispetto del D. Lgs. 196/2003, secondo le misure di sicurezza descritte nella "Procedura per la gestione dei dati e misure di sicurezza"
Art. 5 - RECLAMI E/O CONTENZIOSI THE SYSTEM ACADEMY
THE SYSTEM ACADEMY gestisce varie forme di reclamo riferibili alle persone certificate/qualificate e ai corsi qualificati/riconosciuti:
• i reclami pervenuti per iscritto da terzi a carico dei suddetti;
• le dichiarazioni di assenza (o meno) reclami che le persone certificate e gli enti dei corsi qualificati, sono tenuti ad inviare a THE SYSTEM ACADEMY alla scadenza annuale della propria certificazione;
• i reclami sui servizi svolti da THE SYSTEM ACADEMY.
Con riferimento alla prima tipologia, THE SYSTEM ACADEMY ha reso disponibile, sul sito xxx.xxx-xxxxxxx.xxx, alla voce "Contatti", il modulo utile per comunicare un reclamo. Con riferimento ai secondi, THE SYSTEM ACADEMY conserva in apposito archivio le dichiarazioni annuali di assenza reclami e/o contenziosi. Con riferimento ai restanti, il Presidente THE SYSTEM ACADEMY esamina i reclami pervenuti, prende i provvedimenti che ritiene più opportuni, li registra curandone la corretta archiviazione ed informano periodicamente il Comitato di Schema. Le modalità operative inerenti la gestione delle attività conseguenti i reclami sono riportate nella Procedura PRO-PG05.