Consultazione preliminare di mercato per l’eventuale acquisizione di un sistema informativo integrato a supporto del Dipartimento Acquisizione Beni e Servizi di ESTAR v04 - CPM

Il Dipartimento Acquisizione Beni e Servizi svolge le attività afferenti all'acquisizione di beni e servizi per esigenze proprie e delle Aziende Sanitarie Toscane e degli altri Enti di cui all'art 101 della LRT 40/05 e s.m.i. svolte in qualità di Centrale di Committenza del SSR, oltrechè di Amministrazione Aggiudicatrice. Rappresenta, altresì, la struttura deputata allo svolgimento delle procedure di gara che ESTAR svolge in qualità di Soggetto avvalso del Soggetto Aggregatore Regione Toscana, ai sensi della DGRT 63/2015.

Ha competenza, quindi, relativa alle procedure di affidamento inerenti a:
- acquisti di beni e servizi effettuati da ESTAR quale centrale di acquisto ai sensi dell'art 3, comma 1, lett I n.1 del D.Lg.vo 50/2016, nonchè all'art 1, comma 445 della L. 27/12/96, n.296 e destinati alle aziende e agli Enti del SSR rientranti, nell'ambito delle funzioni di cui all' art 101, comma 1, lett. b), c) e d), con riferimento alla gestione dei magazzini e della logistica;
- acquisti di beni e servizi, diversi di cui al punto precedente, rispetto ai quali ESTAR opera come centrale ai sensi dell'art 3, comma 1 lett i) del D. Lgs 50/2016, nonchè delle funzioni trasferite di cui all'art 101, comma 1 lett. c) e d);
- acquisti di beni e servizi, diversi da qulli di cui alle lettere a) e b), rispetto ai quali ESTAR opera come centrale di committenza ai sensi dell'articolo 3, comma 1, lett I n.2 del D.Lgs n. 50/2016.

L'attività del Dipartimento è pertanto relativa sia a funzioni aggregative tipiche delle Centrali di Committenza, sia ad ambiti di risposta a specifiche esigenze delle Aziende e degli Enti del SSR e trova le naturali interfacce nelle AASS, nei Dipartimenti ESTAR relativi alle c.d. funzioni trasferite (ICT/TS) e nel Dipartimento Farmaceutica e Logistica.

L’operatività del Dipartimento ABS è strettamente correlata ad un alto numero di adempimenti amministrativi che richiedono l’utilizzo da parte del personale di piattaforme informative nazionali/regionali/interne tra i quali, a mero titolo di esempio, si citano:

SIMOG;
SITAT-SA;
SITAT190;
Sistemi informativi per la gestione della programmazione;
Sistemi informativi integrati con le Aziende Sanitarie per le richieste di acquisto;
Sistemi informativi per la gestione delle gare;
Sistemi informativi per i processi di firma delle determine/delibere;
Sistemi informativi per l’invio dei flussi regionali quali ad esempio CAD;
Sistemi informativi per la codifica dei prodotti nei magazzini ESTAR;
Sistemi informativi di supporto ai collegi tecnici per l’analisi dei consumi;
Sistemi informativi per l’esecuzione dei controlli Art.80 DLgs 50/2016;

Quanto sopra di fatto rende la mappa dei sistemi informativi a servizio del Dipartimento estremamente complessa e di difficile integrazione in quanto le interfacce in ingresso/uscita con gli altri soggetti interessati (Aziende Sanitarie, altri Diparimenti ESTAR, banche dati nazionali/regionali).

Nel corso degli ultimi anni ESTAR ha avviato progetti che hanno portato all’unificazione ed integrazione di alcune aree della mappa software in particolar modo quella relativa alla gestione delle richieste di acquisto da parte delle Aziende Sanitarie (RdA), i processi di firma interni degli atti, la codifica dei prodotti a magazzino.

Si rende necessario aggredire con un sistema informativo unico/modulare altre attività del Dipartimento ABS pianificandone correttamente sia le funzioni operative da prevedere, sia le interfacce software necessarie per garantire l’intero funzionamento di tutto il processo.

Finalità dell’affidamento

Individuazione di un sistema informativo modulare/integrato che permetta di coprire gran parte delle esigenze di ESTAR quale Centrale di Committenza di Regione Toscana, assicurarne il funzionamento e realizzare gli sviluppi software che si riterranno necessari nel corso dell’esecuzione contrattuale.

A tal fine il sistema dovrà svolgere coprire le seguenti funzionalità, meglio descritte nei capitoli successivi del presente documento:

Gestione della programmazione di ESTAR;
Ricezione delle richieste di acquisto da parte delle Aziende Sanitarie mediante integrazione RdA;
Gestione della fase di gara, per tutte le fattispecie di affidamento previste dal codice degli appalti;
Gestione della modulistica di gara e accesso atti;
Gestione dei collegi tecnici e commissioni giudicatrici;
Gestione documentale di tutta la fase di gara anche in supporto ai collegi tecnici/commissioni;
Gestione del processo di firma degli atti ESTAR (delibere/determine);
Garantire l’integrazione e l’alimentazione automatica delle piattaforme ANAC e Regione Toscana SITAT SA, SITAT 190;
Gestione dell’Albo Fornitori ESTAR e fornire supporto telefonico all’utenza;
Gestione degli adempimenti sulla trasparenza;
Gestione dei controlli ex articolo 80 su tutti i fornitori aggiudicatari;
Gestione dei tracciati prodotto per la codifica dei prodotti nei magazzini ESTAR e l’invio dei flussi regionali relativi al contrattualizzato;
Gestione della fase di aggiudicazione e delle integrazioni con i sistemi informativi di gestione della fase esecutiva;
Gestione della fasi relative alla codifica dei prodotti a magazzino;
Gestione, per le tipologie di gara convenzione o accordo quadro, del “negozio elettronico” a disposizione della Aziende del Sistema Sanitario;
Gestione del catalogo prodotti aggiudicati;
Gestione dei contratti e relativo scadenziario;
Supporto telefonico/onsite agli utenti del SST;
Giornate di addestramento ai dipendenti del SST;
Manutenzione software evolutiva a seguito di nuove richieste e di adeguamenti normativi importanti;
Reportistica integrata delle informazioni acquisite;
Infrastruttura a supporto;
Privacy e conservazione.

La suddivisione del presente documento per paragrafi/moduli è da intendersi assolutamente indicativa ed utilizzata da ESTAR per meglio rappresentare le funzionalità necessarie richieste. L’elevato livello di dettaglio presentato in alcuni moduli è a supporto di una più chiara comprensione dei processi di ESTAR e della loro complessità ed alta variabilità. Tale dettaglio, in questa fase, non è in alcun modo, limitativo per i fornitori nel porre / proporre ulteriori e diverse soluzioni che permettano di rispondere comunque e con maggior efficacia alle funzionalità richieste.

Gestione della programmazione di ESTAR (A)

Nel modulo per la gestione della programmazione ESTAR vengono gestite tutte le informazioni previsionali circa le procedure di gara che l’Ente dovrà andare ad avviare negli anni successivi.

Tra le principali funzionalità richieste:

- Gestione delle schede di programmazione;

- Gestione dell’iter approvativo delle gare inserite in programmazione;

- Calcolo dell’ICP Indice di Complessità della Procedura;

- Visibilità della programmazione ESTAR a soggetti esterni (Aziende Sanitarie, altri dipartimenti ESTAR) per loro approvazione;

- Esportazione dei dati coerenti con formato per delibere di programmazione ESTAR;

- Storicizzazione dei dati e delle versioni;

- Predisposizione automatica del gantt (tempigramma) della procedura a supporto del RUP;

- Integrazione con i moduli di gestione della gara al fine di avviare le procedure;

- Gestione degli alert e reportistica circa i ritardi in essere (integrazione con i moduli di gestione della gara);

- Gestione della fase di consuntivazione post aggiudicazione;

- Calcolo degli incentivi di cui all’articolo 113 Codice Appalti;

- Funzioni di ricerca.

Al fine di dare maggior rappresentazione delle funzionalità richieste si descrive nei paragrafi sottostanti il processo “tipo”.

In fase di redazione della programmazione ESTAR (di norma, 2 volte l’anno), i RUP provvedono ad inserire nel modulo di programmazione tutte le procedure di gara che dovranno andare ad avviare nei due anni successivi. L’inserimento di ogni singola scheda di programmazione comporta la compilazione di circa 40 variabili (principalmente a valori predeterminati) che ne descrivo la tipologia, la complessità, la tipologia di commissioni e collegi tecnici a supporto, l’impatto sulle attività sanitarie, il numero di lotti previsti, gli importi stimati e tutte le informazioni accessorie atte a descrivere con il maggior dettaglio possibile e mediante l’utilizzo di voci guidate la complessità e l’impatto della procedura stessa sul Sistema Sanitario della Regione Toscana. Nel corso della predisposizione della scheda di programmazione il RUP deve inoltre procedere all’identificazione delle figure che andranno a supportarlo nella gestione della procedura e tutte le tempistiche previste per le varie fasi della gara. Il sistema, dato il set di valori in ingresso, fornisce al RUP un calcolo dell’ICP Indice di Complessità della procedura, basato su un algoritmo che calcola la complessità in termini di carico di lavoro per il RUP e tempistica di gara. Il sistema deve essere in grado, dato il valore dell’ICP calcolato, di suggerire al RUP dei tempi stimati per ogni fase di gara in base a parametri fissi di durata (statici per fascia di ICP e categoria merceologica) che verranno forniti da ESTAR come parametrizzazione di sistema. Tutte le procedure andranno numerate secondo specifici codici parlanti (Codice CUI Codice Univoco intervento) che saranno successivamente indicati da ESTAR.

Una volta confermata la scheda di programmazione il sistema genera in automatico un diagramma di gantt a supporto del RUP che ne individua tutte le fasi di gara e l’andamento del tempo (possibilità di download in PDF). Tale scheduling delle attività e delle fasi della gara viene salvato per la gestione automatizzata degli alert e la reportistica circa eventuali ritardi maturati rispetto alle date preventive.

Terminato l’inserimento della scheda da parte del RUP il sistema dovrà permettere la gestione della catena di approvazione formata dai seguenti utenti:

- RUP (utente base);

- Responsabile UO (Utente a cui appartengono un gruppo di RUP);

- Responsabile Area (Utente a cui appartengono un gruppo di Responsabili UO);

- Responsabile Dipartimento (Utente a cui appartengono tutte le figure sottostanti).

La scheda inserita dal RUP dovrà essere validata prima dal Responsabile UO, successivamente dal Responsabile di Area e solo dopo dal Responsabile del Dipartimento. Ogni responsabile dovrà aver funzione automatica per approvazione massiva di schede poste al suo step autorizzativo. Tutto il processo fin qui descritto (inserimento, validazione e modifica record di programmazione) dovrà essere permesso soltanto in alcuni periodi dell’anno (fasi di aggiornamento programmazione) mentre nessun utente potrà apportarvi modifica e inserire ulteriori record al di fuori delle fasce di aggiornamento previste. La gestione della funzione “blocca / sblocca” programmazione sarà in carico soltanto agli utenti ADMIN e all’utente Responsabile del Dipartimento.

Il sistema deve permettere l’eventuale modifica di ogni scheda di programmazione (che può essere abilitata soltanto da utenti ADMIN mediante lo “sblocco” della singola scheda) e salvarne le varie versioni. Le gare previste in programmazione potranno essere annullate nei periodi di aggiornamento della programmazione e non saranno più estratte nelle successive estrazioni per le delibere ESTAR.

A programmazione bloccata il sistema deve permettere l’esportazione in PDF e Excel dei dati presenti in base alla tipologia di utente che ne effettua l’operazione. L’utente RUP potrà scaricare soltanto le sue procedure, l’utente “Responsabile UO” soltanto le procedure dell’UO e così avanti fino all’utente ADMIN che avrà totale visibilità su tutte le schede. Per l’esportazione potranno essere inseriti filtri (su ogni variabile) e selezionate le colonne (variabili) di interesse che andranno a comporre l’export.

Potranno inoltre essere concessi dei permessi ad utenti visualizzatori (Aziende Sanitarie o altre funzioni ESTAR) al fine di permettere la visione della programmazione e potrà essere richiesta una funzione che permetta agli utenti visualizzatori di esprimere loro parere sulla programmazione visionata.

Il RUP, all’avvio della procedura di gara, deve poter trasferire automaticamente, dal modulo programmazione ai moduli gara successivi, tutte le informazioni utili all’attivazione della fase istruttoria. Il modulo programmazione dovrà inoltre ricevere, dai moduli gara successivi, tutte le informazioni circa lo stato di avanzamento della procedura rispetto alle date stimate al fine di gestire alert circa i ritardi di programmazione (l’elenco degli alert automatici sarà definito in seguito). Sarà presente un’apposita sezione per il monitoraggio degli scostamenti tra i tempi previsti ed i tempi effettivi a disposizione di tutti gli utenti.

Terminata la procedura di gara il modulo programmazione dovrà permettere al RUP l’inserimento di tutti i dati consuntivi circa l’effettivo andamento della procedura. Saranno riproposte in automatico tutte le variabili inserite in fase previsionale al fine di acquisire il delta e procedere al calcolo dell’effettivo ICP Indice di complessità della procedura. Successivamente al calcolo del valore dell’ICP definitivo il sistema dovrà provvedere al calcolo degli incentivi spettanti di cui all’articolo 113 del Codice degli Appalti suddivisi tra parte di gara e parte esecutiva (le formule ed i parametri per il calcolo saranno successivamente forniti da ESTAR). La consuntivazione delle procedure, ovvero la raccolta dei dati consuntivi, dovrà essere permessa anche per le procedure non previste in programmazione ESTAR (gare non programmate) secondo le stesse modalità previste per le procedure derivanti da programmazione ESTAR. Nella compilazione dei dati consuntivi il sistema dovrà automaticamente collezionare ed inserire tutte le informazioni già in suo possesso e ricavate negli altri moduli dell’applicativo per evitare il doppio data entry da parte del personale (ad esempio numero effettivo di lotti, importo di quadro economico effettivo, numero partecipanti, tipologia di collegio tecnico, …).

Dovranno essere presenti, in tutte le funzioni richieste, strumenti di ricerca evoluti per permettere agli utenti di ricercare/raggruppare/filtrare agli utenti qualunque tipo di variabile presente negli archivi.

Il modulo dovrà garantire la massima integrazione con tutti gli altri moduli del sistema informativo in particolar modo il modulo gare e il modulo integrazione con portale RdA per Aziende Sanitarie.

Ricezione delle richieste di acquisto da parte delle Aziende Sanitarie mediante integrazione applicativo RdA (B)

RdA (Richieste di Acquisto) è un software a disposizione delle Aziende Sanitarie della Regione Toscana e dello stesso ESTAR che fornisce una interfaccia di front-end per facilitare inserimento e catalogazione di qualsivoglia richiesta di acquisto da indirizzare verso il Dipartimento Acquisizione beni e servizi di ESTAR. Tale sistema, in uso per tutte le Aziende Sanitarie dalla Toscana, è finalizzato a recepire i flussi di richiesta standardizzati e correlati del set informativo minimo richiesto. Il sistema RdA, sviluppato con interfaccia estremamente semplice per facilitarne l’utilizzo anche da parte del personale amministrativo e sanitario, gestisce anche tutti i percorsi autorizzativi delle richieste interni alle Aziende Sanitarie, la profilazione utenti e relativa parametrizzazione. Moduli aggiuntivi permettono alle Aziende sanitarie la gestione degli acquisti interni in ottemperanza alla Delibera Regionale 1274/2018 che non vengono cioè inviati verso ESTAR ma rimangono a gestione aziendale.

Premesso quanto sopra RdA è un software da considerarsi prevalentemente esterno ad ESTAR, utilizzato dal dipartimento ABS soltanto per la ricezione delle richieste di acquisto strutturate e standardizzate (da qui in avanti “flusso richieste”) per essere immediatamente lavorate e prese in carico dal sistema informativo attuale. Le altre funzioni presenti, l’alto numero di utenti nel contesto regionale, l’elevato impatto formativo che ne conseguirebbe sconsigliano la sostituzione e pertanto il modulo RdA e le funzionalità aziendali descritte non sono da intendersi all’interno del perimento del nuovo applicativo.

E’ invece richiesta, ed è oggetto di questo capitolo, la realizzazione dell’integrazione software necessaria alla presa in carico del flusso richieste ed il mantenimento in esercizio del sistema RdA con gli scambi informativi necessari al suo funzionamento.

L’integrazione richiesta deve acquisire, mediante protocollazione, le richieste in arrivo da XxX. Il flusso richieste (ordine di grandezza indicativo 100-200 al giorno) deve produrre una coda di lavorazione sul modulo gare successivamente descritto. Il base alla categoria merceologica della RdA in ingresso il sistema dovrà permette l’attivazione di un work flow autorizzativo specifico e di assegnazione interno ad ESTAR.

Alcune richieste, prima di passare in gestione al modulo gare ed al Dipartimento Acquisizione Beni e Servizi, dovranno essere valutate da funzioni tecniche di ESTAR, altre andranno direttamente nella coda richieste di ogni singola unità operativa del Dipartimento Acquisizione Beni e Servizi. Qui, i responsabili delle UOC, provvederanno all’assegnazione ad un RUP competente che a sua volta potrà assegnarlo ad un RAP (referente amministrativo della pratica) per il successivo avvio dell’iter amministrativo di affidamento sul modulo gare.

Il workflow sopra descritto è funzionalità richiesta all’interno del seguente modulo, oltre che l’integrazione con l’applicativo esterno di ricezione delle richieste.

La RdA, correttamente instradata ed assegnata, potrà passare al modulo gare per l’avvio dell’iter amministrativo di affidamento.

Potrebbe essere necessario, per alcune categorie merceologiche, anziché avere una catena di assegnazione specifica, far attingere direttamente gruppi di utenti dalla coda di lavorazione.

Tutte le indicazioni circa i work flow, le variabili da gestire per ogni passaggio, le tipologie di categorie merceologiche, le figure ed uffici interessati nella catena di assegnazione della richiesta saranno indicati successivamente in documentazione operativa. Nell’allegato A1 al presente documento è disponibile un maggior dettaglio circa l’integrazione richiesta.

Gestione della fase di gara, per tutte le fattispecie di affidamento previste dal codice degli appalti (C)

Occorre evidenziare che ESTAR all’interno dei suoi ambiti di attività opera:

a) come centrale di committenza, di cui all’art. 33 del d.lgs n.163/2006, per conto delle aziende sanitarie;

b) come centrale unica di acquisto per quanto concerne i settori dei magazzini e logistica distributiva, delle tecnologie dell’informazione e della comunicazione e delle tecnologie sanitarie. In tale ambito provvede all’approvvigionamento di beni e servizi sulla base della programmazione biennale ed annuale sia su livelli regionali che su ambiti territoriali più ristretti per quanto concerne settori diversi da quelli dei farmaci dispositivi medici ed economali;

c) procedure di gara per l’affidamento dei servizi socio-sanitari su richiesta delle aziende sanitarie locali, previa intesa fra quest’ ultime e tutti gli enti locali direttamente interessati;

d) ai sensi dell’art. 1 comma 455 della l.n. 296/2006 stipula convenzioni di cui all’art.26 della l. n.488/1999 in cui le imprese aggiudicatarie si obbligano ad accettare sino alla concorrenza della quantità massima stabilita da ciascuna convenzione ai prezzi stabiliti e alle altre condizioni ivi previsti, ordinativi di fornitura emessi dall’ESTAR e/o dalle Aziende/Enti del SSR Toscano;

e) provvede a concludere accordi quadro ai sensi dell’articolo 59 del d.lgs. n.163/2006 ed istituire sistemi dinamici di acquisto ai sensi dell’art. 60 del medesimo d.lgs n.163/2006;

f) contribuisce alla promozione ed allo sviluppo degli appalti pre-commerciali secondo le linee di indirizzo regionali e comunitarie;

g) favorisce i partenariati per l’innovazione secondo le linee di indirizzo regionali e comunitarie;

h) promuove la diffusione dell’e-Procurement verso gli enti attraverso il supporto, la consulenza e la formazione sull’ utilizzo delle piattaforme e degli strumenti innovativi di acquisto;

i) garantisce il monitoraggio di livelli qualitativi delle forniture e dei servizi relativamente alle procedure di gara gestite;

j) gestisce e sviluppa la piattaforma regionale per l’e-Procurement, l’elenco dei fornitori telematico e gli altri strumenti innovativi di acquisto concorrendo agli obiettivi della rete telematica regionale toscana indicati all' art 10 l.r.n. 1/2004;

k) promuove la diffusione dell’e-Procurement fra gli operatori economici che partecipano alle procedure di gara ad evidenza pubblica indette dagli enti anche attraverso:

• l’istituzione di protocolli di intesa con associazioni di categoria come strumenti di coordinamento;

• la formazione di operatori economici sull’ utilizzo degli strumenti di e-Procurement;

l) svolge attività di committenza ausiliarie attraverso:

• la consulenza in termini di supporto tecnico organizzativo per lo svolgimento di procedure di gara;

• la formazione sulle tematiche connesse agli acquisti.

m) svolge le procedure di gara che, sulla base della programmazione unica aggregata, vengono assegnate quale soggetto aggregatore di spesa ai sensi dell’art. 9 del D.L. n. 66/2014 e s.m.i.;

n) elabora, anche attraverso studi di appropriatezza con le professionalità tecniche e sanitarie, studi e linee guida per la definizione dei costi del ciclo di vita dei beni per i quali svolge le funzioni di cui alla lett. a);

o) provvede ad espletare il processo per il pagamento delle competenze economiche del personale afferente al servizio sanitario regionale e per i relativi aspetti previdenziali, sviluppando l’applicazione omogenea di istituti contrattuali e norme legislative;

p) provvede alla gestione delle procedure di gara per la manutenzione, alienazione, concessione e locazione del patrimonio immobiliare delle aziende sanitarie;

q) effettua affidamenti in house per sè e per le Aziende (art. 192 e ss.).

I livelli di aggregazione delle procedure di acquisizione effettuate posso essere il livello regionale, di Area Vasta o anche relativamente a singole Aziende Sanitarie e ESTAR stesso.

Le procedure aventi ad oggetto l’acquisizione di farmaci, diagnostici, dispositivi medici e beni economali hanno (tendenzialmente) livello di aggregazione regionale, mentre le acquisizioni di attrezzature e di tecnologie informatiche sono svolte con riferimento agli ambiti territoriali individuati in coerenza con le strategie regionali di sviluppo per ciascun settore. Le procedure di gara per l’acquisizione di servizi hanno (tendenzialmente) livello di aggregazione di area vasta.

Il Programma Biennale dell’Attività Contrattuale (meglio descritto nel modulo A programmazione) indica, per ciascun intervento, il livello di aggregazione nonché le procedure da esperire in qualità di ente avvalso del Soggetto Aggregatore Regionale, per le quali il livello di aggregazione ottimale è quello regionale o inter-regionale.

ESTAR pertanto si pone l'obiettivo di gestire in maniera univoca, standardizzata e garantendo la massima integrazione con tutti gli attori interni ed esteri al Dipartimento Acquisizione Beni e Servizi le varie fasi riguardanti una procedura (che sia stata inserita in programmazione o meno) fin dalle fasi preliminari di avvio (in cui ad esempio ESTAR decide se avvalersi di apposito Collegio Tecnico formato da professionisti dipendenti e delle Amministrazioni Aggiudicatrici) fino alla fase di aggiudicazione e successiva stipula dei contratti. Anche la fase post-contrattualizzazione, meglio indicata anche in altri moduli del presente documento, richiede di essere presidiata e gestita all’interno del sistema (ad esempio sono le fasi in cui ESTAR deve gestire eventuali adesioni dei vari enti alle Convenzioni /Accordi Quadro attivi oppure variazioni contrattuali che si possono avere nel corso della validità contrattuale). Il fascicolo unico della procedura sarà utilizzato per tutti gli adempimenti relativi alla trasparenza e pubblicità legale e dovrà essere gestito in maniera automatica per ogni fase di avanzamento. La piattaforma on-line di e-procurement deve adempiere ai principi di trasparenza, semplificazione, efficacia delle procedure, nel rispetto delle disposizioni di cui al D.Lgs. n. 82/2005 (Codice dell’Amministrazione Digitale), ma al contempo garantire stretti protocolli di sicurezza e le più avanzate procedure di analisi dei documenti, tenendo sempre conto che l’utilizzo dei sistemi telematici non deve alterare la parità di accesso agli operatori o impedire, limitare o distorcere la concorrenza o modificare l’oggetto dell’appalto, come definito dai documenti di gara.

Parte integrante dell’obiettivo è che il nuovo sistema sia di tipo modulare in grado, sia di rispondere funzionalmente a quanto richiesto per la corretta gestione delle varie tipologie di procedure di affidamento, sia di garantire una piena integrazione con il resto dei sistemi informativi, onde evitare il ricorso a pratiche di spostamento di dati “fuori sistema” od addirittura ad operazioni di duplicazione dell’inserimento dei dati.

Tenuto conto che gli appalti pubblici possono essere raggruppati in tre grandi categorie:

1. appalti di servizi;

2. appalti di forniture;

3. appalti di lavori ed opere.

ESTAR per l’espletamento delle procedure di gara utilizza tutte le procedure di cui agli artt. 59 e ss. del codice. Queste le principali tipologie di procedure che il modulo gare dovrà gestire, in accordo con tutte le fasi specifiche previste da codice degli appalti per ognuna di queste fattispecie:

- Consultazioni preliminari di mercato (art. 66);

- Manifestazione di interesse / indagini di mercato;

- Gestione bandi sopra o sotto soglia;

- Procedure negoziate;

- Procedure aperte;

- Procedure ristrette;

- Procedura negoziata senza previa pubblicazione di un bando di gara (art.63);

- Affidamento diretto;

- Affidamento InHouse;

- Estensioni/integrazioni per procedure già esistenti;

- Sistemi Dinamici di Acquisizione (sia bando istitutivo, che gestione dello specifico albo fornitori, che gli appalti specifici gestiti all’interno dello specifico SDA);

- Accordi Quadro;

- Convenzioni;

- Aste Telematiche;

- Dialogo Competitivo;

- Concorsi di Idee;

- Mercato Elettronico ESTAR: R.d.O e O.d.A.

- Adesioni a CONSIP (in questo caso la procedura avviene su piattaforma Consip ma al sistema di chiede di “tracciare” queste tipologie);

Ognuna delle tipologie ha specifiche tipologie di attività (flusso di gara) diverse e previste dal codice che il sistema dovrà mappare e gestire, permettendo anche gestione di casistiche particolari che non riflettono perfettamente il percorso previsto dal codice.

La piattaforma deve contenere una apposita sezione dedicata agli AVVISI in cui ESTAR provvederà a pubblicare informazioni riguardanti comunicazioni di servizio e comunicati vari anche attraverso la visualizzazione di un calendario giornaliero riportante i vari eventi fissati in una data, suddivisi per le varie categorie e che possono riguardare anche delle procedure in fase di studio.

Lato Operatore Economico gli avvisi pubblicati devono essere suddivisi in generali e aree di interesse e quelli non ancora letti evidenziati con diversa colorazione.

Partendo dalla creazione di un fascicolo unico della procedura in cui devono confluire tutti i documenti e gli atti relativi alla procedura medesima, si evidenziano a titolo esemplificativo e non esaustivo i seguenti step (alcune funzionalità vengono meglio descritte in altri moduli, ad esempio gestione del collegio tecnico):

Fase istruttoria:

● gestione della tipologia di collegio da attivare (collegio tecnico, istruttoria gestita direttamente da RUP, utilizzo di collegio permanente, …);

● individuazione soggetti del collegio e abilitazione;

● possibilità di calendarizzazione delle riunioni e attività;

● condivisione di bozza capitolato;

● caricamento e condivisione di eventuali documenti necessari al lavoro del collegio;

● disponibilità di diversi modelli di verbali tipo per agevolare la verbalizzazione dei lavori;

● con il supporto del Responsabile del Procedimento devono poter essere attivate consultazioni preliminari di mercato (CPM) a supporto delle attività del Collegio Tecnico;

● possibilità di firmare digitalmente la documentazione all’interno della Piattaforma Telematica anche senza bisogno di supporto hardware.

Per le procedure sotto-soglia deve prevedere la gestione delle manifestazioni di interesse consentendo l’accesso anche ad operatori economici non iscritti al momento della pubblicazione dell’avviso e la possibilità della selezione dei partecipanti anche sulla base di una griglia di valutazione prefissata oppure attraverso sorteggio automatico effettuata in maniera casuale.

Fase di gara

● gestione di tutti gli atti necessari all’eventuale indizione;

● possibilità di caricamento del capitolato tecnico firmato in procedura mediante collegamento alla sezione dei collegi tecnici;

● indicazione del soggetto Responsabile del Procedimento e di tutti i soggetti della Stazione Appaltante che sono autorizzati a poter modificare la procedura;

● disponibilità di una banca dati contenente bandi tipo e varia documentazione per ogni tipologia di gara con possibilità di personalizzazione da parte dell’operatore/utilizzatore;

● A seconda della procedura integrazione con i sistemi di pubblicazione degli avvisi di gara (GUUE/GURI/Giornali) laddove previsti dalla normativa per le varie tipologie di procedure;

● possibilità da parte dell’operatore di attivare la funzionalità di assistenza al caricamento della procedura. Nel qual caso saranno visualizzati varie notifiche a supporto dei i vari passaggi che devono essere eseguiti dall’operatore prima di procedere alla pubblicazione, evidenziando eventuali carenze o errori a titolo informativo, ma non bloccante;

● suddivisione della procedura in lotti consentendo la gestione di procedure con un numero elevato di lotti (anche molto superiore a 100) con gestione di più varianti per singola riga o per singole voci. La procedura dovrà consentire di poter caricare i dati relativi ai vari lotti anche attraverso importazione da file;

● possibilità di impostazione della limitazione della partecipazione ad un numero massimo di lotti;

● possibilità di impostazione di limitazione dell’aggiudicazione ad un numero massimo di lotti;

● possibilità di associazione di lotti aggiudicati al medesimo offerente;

● aggiudicazione anche diversificata per i vari lotti previsti da una procedure di gara con applicazione dei criteri previsti dalla normativa vigente e che comunque devono prevedere:

▪ costo fisso

▪ prezzo più basso basso (sia in valuta che in percentuale)

▪ offerta economicamente più vantaggiosa (con i vari criteri)

Nel caso del prezzo più basso deve essere possibile impostare la verifica della congruità dell’offerta dopo l’apertura della documentazione amministrativa oppure poter procedere all’inversione delle buste così come previsto da normativa. Nel caso di OEPV la possibilità di poter selezionare varie modalità di calcolo a seconda della formula che si vuole adottare. I punteggi devono essere calcolati in modo automatico dalla piattaforma e deve essere disponibile una sezione di test dove poter procedere a verificare una tipologia di offerta economica con inserimento di variabili diverse.

● indicazione delle date di inizio e fine dei termini di ricezione delle offerte per la procedura (da riportare anche nella sezione Avvisi);

● indicazione in evidenza della data di scadenza entro cui gli OE possono inviare richieste di chiarimenti;

● importo della procedura, deve consentire di gestire il quadro economico della procedura con indicazione della base d’asta + importo opzioni (eventuali opzioni di estensione /integrazione /rinnovi) + oneri della sicurezza non soggetti a ribasso;

● nel caso di opzioni possibilità di specificare la tipologia (rinnovo del contratto/affidamento di servizi analoghi/modifiche del contratto ai sensi dell’art. 106, comma 1 lett. a) del Codice/opzione di proroga tecnica) e calcolo automatico del valore massimo stimato dell’appalto;

● Deve consentire la partecipazione dell’OE con varie modalità (Singola/RTI ecc.) nella medesima procedura per lotti diversi;

● Il sistema deve adempiere agli oneri di trasparenza di cui alla normativa vigente con possibilità di scelta da parte del fornitore partecipante, in fase di inserimento nella procedura, quale documentazione rendere disponibile alla visione da parte di tutti e quale invece non deve essere consentita la libera visione e consultazione (in quanto coperta da diritti o brevetti;

● possibilità di inserimento, anche successivamente alla data di scadenza dei termini per l’invio dell’offerta, di documentazione ed atti inerenti le varie fasi del procedimento per ottemperare agli obblighi di trasparenza e pubblicità;

● verifica dei requisiti di idoneità con possibilità di procedere alla richiesta di comprova dei requisiti direttamente dalla procedura con possibilità di inserimento delle informazioni o dei dati richiesti all’interno della documentazione dell’OE;

● verifica dei requisiti di capacità economica e finanziaria con acquisizione della documentazione a comprova all’interno della documentazione dell’OE;

● verifica dei requisiti di capacità tecnica e professionale con acquisizione della documentazione a comprova all’interno della documentazione dell’OE;

● possibilità di scaricare tutti i dati informativi della procedura con scelta del formato (anche relativamente alla firma digitale). I documenti scaricati devono essere identificabili con il relativo nome di riferimento della ditta e della tipologia di documentazione. Successivamente in fase di valutazione delle offerte pervenute deve essere possibile scaricare la documentazione relativa ad una singola ditta con possibilità di selezionare il documento (offerta tecnica / dgue / ecc.);

● dopo la scadenza dei termini il sistema deve garantire l’inviolabilità della documentazione fino alle date di svolgimento delle sedute pubbliche di apertura delle varie buste:

● trattandosi di procedura telematica deve essere consentita la possibilità di rendere pubblica la seduta di apertura delle offerte pervenute, anche in via streaming, consentendo agli OE che intendono presenziare di visualizzarne le varie fasi in remoto dal proprio terminale - i partecipanti potranno assistere solo dopo aver effettuato l’accesso alla piattaforma - Le varie fasi saranno visibili da remoto nel pieno rispetto della normativa della privacy;

● ogni partecipante alla seduta pubblica potrà in tempo reale visualizzare le varie azioni che si svolgeranno durante la seduta pubblica (apertura busta / apertura documentazione di un operatore economico / approvazione della documentazione / eventuale attivazione del soccorso istruttorio nel caso della doc. amministrativa ecc.) e comunicare con la commissione di gara per eventuali osservazioni o chiarimenti.

● in fase di valutazione per ogni OE in ogni busta deve essere visualizzabile la check list dei documenti caricati, con la verifica della presenza dei documenti obbligatori indicati nel bando o nella lettera di invito e con l’esito della verifica della firma digitale per i documenti così come richiesti nella richiesta d’offerta). Deve essere consentita la possibilità di filtrare la visualizzazione della documentazione per tipologia, per OE, consentendo inoltre un ulteriore filtro sui documenti che sono già stati visionati e quelli che invece non sono ancora stati aperti;

● deve essere consentita la sospensione delle sedute e successive riattivazioni;

● per la documentazione amministrativa possibilità di attivazione del soccorso istruttorio con gestione della richiesta e dell'acquisizione della successiva documentazione all’interno della documentazione dell’OE;

● per le procedure in cui viene nominata una commissione giudicatrice deve essere possibile l’inserimento in procedura dei vari componenti con possibilità di personalizzazione delle abilitazioni sui documenti degli OE. I componenti della commissione devono avere la propria utenza e deve essere consentito di poter valutare una o più procedure contemporaneamente;

● il sistema deve tenere traccia di tutte le varie attività significative che vengono svolte sulla procedura e consentirne l’estrazione anche ai fini della predisposizione dei vari verbali delle sedute pubbliche/riservate che vengono svolte;

● il sistema deve consentire la gestione dei lotti con step e commissioni diverse con possibilità di aggiudicazione dei singoli lotti con tempistiche diverse. Deve poter gestire le relative comunicazioni ai partecipanti di più lotti in base ai diversi stati di avanzamento dei singoli lotti;

● a conclusione delle varie fasi di valutazione dell’offerta il sistema deve provvedere alla formazione della graduatoria con calcolo della soglia di anomalia ed alla conseguente aggiudicazione provvisoria;

● deve consentire la gestione della verifica di anomalia delle offerte con acquisizione della documentazione all’interno della documentazione dell’OE;

● integrazione con i sistemi di pubblicazione per la parte relativa alla pubblicazione degli esiti della procedura (dove previsti e con le varie tempistiche previste dalla normativa) sulla GUUE/Guri e giornali.

A seguito della formalizzazione dell’aggiudicazione per alcune tipologie di procedure il sistema deve prevedere il passaggio della documentazione al competente ufficio per l’espletamento dei controlli sul possesso dei requisiti di idoneità dell’operatore economico di cui all’art.80 nonchè di poter integrare tale documentazione con ulteriore elementi richiesti per la conclusione dei controlli previsti dalla normativa (vedi sezione apposita del presente documento). L’esito delle verifiche deve essere reso disponibile per il periodo di validità anche per eventuali ulteriori aggiudicazioni per il medesimo OE dandone immediata evidenza all’operatore che ha gestito la procedura di gara.

A seguito di esito positivo dei controlli si procederà alla sottoscrizione del contratto e relativo passaggio di tutto il fascicolo alla fase di gestione del contratto che dovrà prevedere lato stazione appaltante (quindi gestione delle varie adesioni con le varie tipologie individuate nel capitolato normativo) e lato esecuzione del contratto (per quanto riguarda la parte in cui ESTAR agisce come centrale di acquisti).

La fase di gestione del contratto deve consentire di poter inserire e/o collegare sia le successive procedure che verranno attivate nel periodo di vigenza contrattuale per la parte riguardante integrazioni /variazioni/attivazione subappalti/ ecc. sia la parte che prevede eventuali sostituzioni/aggiornamenti tecnologici di prodotti. Nella fase di gestione del contratto deve essere possibile aggiornare/integrare l’elenco dei prodotti tramite caricamento/scaricamento di un file omnicomprensivo di tutte le informazioni occorrenti alla corretta gestione del prodotto, ad esempio inserimento prodotti sostitutivi o ampliamento di gamma.

Addendum per la tipologia di gara SISTEMA DINAMICO DI ACQUISIZIONE (ex art. 55 del Dlgs 50/2016)

Il Sistema Dinamico di Acquisizione deve essere aperto per tutto il periodo di efficacia a qualsiasi operatore economico che soddisfi i criteri di selezione. Deve consentire la suddivisone in categorie definite di prodotti, lavori o servizi sulla base delle caratteristiche dell’appalto da eseguire con esatta indicazione della suddivisione dei quantitativi ammissibili per i vari successivi appalti specifici. Deve essere riportato l’importo iniziale complessivo dello SDA e l’importo residuo sulla base dei vari appalti specifici che vengono attivati durante il periodo di apertura del sistema.

Deve contenere:

- quadro economico;

- la data di attivazione;

- la data di inizio della ricezione delle domande di ammissione;

- la data di scadenza;

- l'indicazione del periodo di validità delle domande pervenute in giorni (ad esempio 180 gg);

- l'acquisizione della documentazione inerente l’indizione del sistema dinamico di acquisizione mediante integrazione con il modulo gestione atti (Flussi);

- integrazione con i sistemi di pubblicazione degli avvisi di gara GUUE;

- disponibilità di una banca dati contenente bandi tipo e varia documentazione inerente lo SDA con possibilità di personalizzazione da parte dell'operatore/utilizzatore;

- eventuale divisione del sistema dinamico in categorie di prodotti, lavori o servizi e le caratteristiche che definiscono le categorie.

Abilitazione OE

- Possibilità, per ogni OE interessato, di poter inviare la propria domanda di ammissione corredata della documentazione richiesta nel bando istitutivo;

- in fase di iscrizione l'OE può specificare le categorie di interesse di uno SDA (in caso di SDA suddiviso in diverse categorie) per le quali intende sottoporre la propria domanda di abilitazione. In tal caso potrà partecipare solo ai relativi appalti specifici delle categorie selezionate e/o ricevere comunicazioni;

- Il sistema deve immediatamente avvisare il RUP del ricevimento di una nuova domanda di iscrizione che deve essere valutata entro il termine di 10 gg;

- il sistema deve consentire la possibilità di gestione delle richieste di abilitazione con possibilità di scambio di comunicazioni al fine di poter acquisire chiarimenti o trasmissione di eventuale documentazione integrativa;

- l'accettazione della domanda di iscrizione deve essere notificata all’ OE che da quella data potrà partecipare ai successivi Appalti Specifici;

- il rifiuto della domanda verrà notificata all’OE con l’indicazione delle motivazioni che ne hanno comportato il rigetto. Se la domanda di partecipazione è “rifiutata”, l’operatore economico potrà successivamente procedere ad una nuova domanda di ammissione;

- in caso di impostazione di una tempistica di validità della documentazione presentata in fase di iscrizione, in automatico il sistema provvederà ad inviare un avviso all’ OE per consentire l’aggiornamento continuo delle dichiarazioni e della documentazione necessaria a mantenere valida l’iscrizione. Nel caso in cui l’OE non dovesse procedere all’aggiornamento della documentazione nei tempi previsti, il sistema segnalerà al RUP la scadenza dell’iscrizione, con possibilità di procedere alla revoca dell’abilitazione.

Appalto Specifico

Per l’aggiudicazione nell’ambito di un sistema dinamico di acquisizione, si seguono le norme previste per la procedura ristretta di cui all’articolo 61 del Codice. La procedura deve consentire di poter invitare tutti i partecipanti ammessi a presentare un’offerta per ogni specifico appalto nell’ambito del sistema dinamico di acquisizione. Se il sistema dinamico di acquisizione è stato suddiviso in categorie di prodotti o servizi, la procedura deve poter procedere ad invitare tutti i partecipanti ammessi alla categoria che corrisponde allo specifico appalto a presentare un’offerta. I singoli Appalti specifici saranno aggiudicati sulla base del criterio del minor prezzo o dell’offerta economicamente più vantaggiosa, sulla base di elementi qualitativi che saranno indicati nelle richiesta d’offerta di ciascun appalto specifico. Per ogni attivazione di appalto specifico il relativo quadro economico deve essere scalato dal totale previsto nel bando istitutivo dello SDA.

Gestione della modulistica di gara e accesso atti (D)

Tale modulo dovrà consentire:

La creazione di modelli i di capitolati, disciplinari e ogni altra modulistica necessaria alla indizione pubblicazione della gara. I modelli, una volta compilati per la singola gara saranno già rinvenibili ai fini della pubblicazione della gara.

Creazione anagrafica della ditta a cura della medesima: l’anagrafica deve essere completa dei dati relativi all’azienda, ai soggetti che ai sensi del codice devono rendere le dichiarazioni, ivi comprese quelle relative ai familiari ai sensi della normativa antimafia. Tale modulo dovrà essere attivato ogni volta che la ditta partecipa ad una gara, deve obbligatoriamente mostrare i dati presenti nel sistema che devono essere confermati ovvero aggiornati dalla ditta come passaggio obbligatorio nella compilazione della domanda di partecipazione alla gara. Tale step ha come obiettivo quello di rendere continuamente aggiornate le autodichiarazioni e ciò facilita e semplifica i controlli di legge.

Modulo di domanda di partecipazione

La domanda deve riportare in automatico l’oggetto della gara e riportare le autodichiarazioni aggiornate riprese dalla sezione dell’anagrafica. Il sistema dovrà supportare l’operatore economico nella compilazione delle singole parti dell’offerta (laddove previste per la specifica procedura):

- livello di sezione amministrativa. Stesura di un solo documento relativo alla domanda di partecipazione completo del DGUE e di tutte le autodichiarazioni che verranno richieste;

- livello di sezione offerta tecnica. La maggior parte dei dati relativi all’offerta tecnica dovranno essere caricati nel gestionale a cura dei partecipanti alla gara;

- livello di sezione offerta economica. Tutti dati relativi alle voci che compongono l’offerta già inseriti nella parte tecnica dovranno “comparire” nella parte economica per essere prezzati e quindi entrare ritrovare all’interno del gestionale tutti i prodotti con i loro sconti/prezzi. Dovrà altresì essere prevista la possibilità di modulare autonomamente l’offerta di dettaglio economico al fine di tener presente tutti gli elementi che compongono il ciclo di vita del bene/servizio da acquisire anche in rapporto alle Aziende del SST che sono destinatarie del bene/servizio stesso.

Per tutta la documentazione allegata il sistema dovrà permettere al fornitore di “taggare” ed indicare quali siano i documenti (o le parti di essi) i quali dovranno essere sottratti da parte della stazione appaltante per eventuali richieste di accesso agli atti.

Funzionalità per la gestione dell’accesso agli atti di gara

Il sistema dovrà consentire una semplice selezione dei documenti presentati oggetto di accesso agli atti che dovranno essere resi visibili, attraverso il gestionale, ai soli operatori economici che ne faranno richiesta.

Dovrà essere prevista la possibilità di comunicare con le ditte per le richieste di chiarimenti circa la richiesta di accesso, ovvero di comunicare che verranno esibiti comunque anche i documenti indicati come esclusi, quando la normativa obbliga all’esibizione.

Gestione dei collegi tecnici e commissioni giudicatrici (E)

Il collegio tecnico è un organismo che è responsabile della stesura della documentazione tecnica di gara oggetto di appalto. Il collegio tecnico opera nella fase di “Istruttoria Tecnica della gara” e viene nominato con apposito provvedimento interno ad ESTAR.

Questo modulo viene attivato dal modulo gare, quanto la procedura è in stato “Istruttoria Tecnica” ed il RUP decide di procedere alla nomina del collegio tecnico di gara. Le funzionalità richieste riguardano tutta la gestione dell’iter di predisposizione, da parte di tale organo, della documentazione necessaria a procedere alle fasi successiva della gara (indizione) a parte della nomina del collegio tecnico e gestione dell’anagrafe dei soggetti partecipanti, al loro supporto nella definizione e gestione della documentazione tecnica, fino alla conclusione dei lavori e consegna al RUP della documentazione necessaria al proseguo delle attività.

Anche la commissione giudicatrice segue le stesse logiche già indicate per il Collegio Tecnico, viene nominate dal RUP dopo la fase di indizione e predispone tutta la documentazione necessaria all’aggiudicazione della procedura.

Di seguito le principali funzioni richieste per tale modulo:

Collegi tecnici (CTR)

- tracciare tutta la fase di acquisizione dei nominativi dei collegi da parte delle Aziende Sanitarie (o funzioni tecniche interne). ESTAR invia richiesta formale dei nominativi via PEC alle Aziende/Dipartimenti interni, successivamente tali richieste possono essere sollecitate più volte fino alla ricezione dei nominativi. L’applicativo deve permettere la tracciatura di queste fasi nonché l’invio di alert quando sono trascorsi X giorni dalla richiesta per eventuali invii di solleciti a fornire i nominativi;

- riportare il provvedimento di nomina dei componenti e relativi allegati;

- l sistema deve prevedere un apposito spazio a cui abilitare da remoto e per il tempo necessario i componenti del CTR sia interni che esterni ad ESTAR;

- prevedere un calendario delle riunioni con mail di promemoria;

- deve dialogare con le altre sezioni attinenti ogni singola gara;

- deve far condividere e modificare le documentazioni oggetto dei lavori;

- prevedere modelli di verbali degli incontri/sedute;

- prevedere modelli compilativi di capitolato tecnico e di scheda di dettaglio economico

con campi adattabili alla singola gara;

- avere una chat per ogni gara da poter usare per comunicare tra i membri del CRT ed il RUP;

- avere specifica firma digitale sui documenti conclusivi dei lavori;

- la documentazione complessiva finale del collegio deve essere fruibile in automatico come allegato al futuro provvedimento di indizione nella pertinente sezione degli atti;

2) Commissioni Giudicatrici (CG)

- tracciare tutta la fase di acquisizione dei nominativi della commissione da parte delle Aziende Sanitarie (o funzioni tecniche interne). ESTAR invia richiesta formale dei nominativi via PEC alle Aziende/Dipartimenti interni, successivamente tali richieste possono essere sollecitate più volte fino alla ricezione dei nominativi. L’applicativo deve permettere la tracciatura di queste fasi nonché l’invio di alert quando sono trascorsi X giorni dalla richiesta per eventuali invii di solleciti a fornire i nominativi;

- riportare nella sezione il provvedimento di nomina dei componenti e relativi allegati e pubblicazione dei curricula;

- modalità di funzionamento con la commissione telematica;

- il sistema deve prevedere un apposito spazio a cui abilitare da remoto e per il tempo necessario i componenti della CG sia interni che esterni ad ESTAR;

- prevedere un calendario delle riunioni con mail di promemoria;

- deve poter importare tutta la documentazione tecnica presentata dalle ditte nella gara, organizzata per lotto e per singole ditte in formato pdf e xls per consentire ai commissari un agevole esame;

- creare una griglia di valutazione dei parametri qualitativi/quantitativi/on-off con le formule dei punteggi per singolo lotto contenente le ditte partecipanti importate dalla sezione gara e i prodotti offerti (tali dati li dovrebbe importare dalla sezione gara come documento di riepilogo per lotti e per ditte);

- la griglia deve anche contenere una sezione per le formule delle riparametrazioni;

- deve dialogare con le altre sezioni attinenti ogni singola gara;

- deve far condividere e modificare le documentazioni oggetto dei lavori;

- prevedere modelli di verbali degli incontri/sedute;

- avere una chat per ogni gara da poter usare per comunicare tra i membri ed il RUP;

- avere specifica firma digitale sui documenti conclusivi dei lavori;

- la documentazione complessiva finale deve essere fruibile in automatico come allegato (pdf, xls) al futuro provvedimento di aggiudicazione nella pertinente sezione degli atti.

L’intero modulo deve garantire il completo tracciamento delle attività dei CRT e delle CG al fine di garantire un monitoraggio, consultazione ed alert circa lo stato di avanzamento/monitoraggio della procedura ed in particolar modo il rispetto dei tempi definiti da parte del RUP.

Deve essere altresì gestita l’anagrafica dei membri partecipanti a colleghi e commissioni (Nome/Cognome/Codice Fiscale) collegata ad ogni singola partecipazione al fine di verificare poter gestire tutta la reportistica relativa.

Gestione documentale di tutta la fase di gara anche in supporto ai collegi tecnici/commissioni (F)

Il gestionale dovrà consentire la gestione documentale per tutto l’iter che va dall’avvio della procedura di gara, alla nomina del collegio tecnico regionale per la redazione del capitolati fino alla stipula contratto e di tutte le comunicazioni ai sensi della trasparenza e della pubblicità di cui al codice degli appalti. Il gestionale dovrà essere molto intuitivo sia per la PA che per gli operatori economici, prevedendo meno passaggi possibili da effettuare e garantendo il massimo della sicurezza dei dati e della l’inviolabilità dell’offerta nel rispetto delle normative.

Si ritiene utile prevedere anche funzionalità di gestione condivisa delle modifiche ai documenti che permettano la gestione degli utenti connessi al medesimo documento e la visualizzazione delle versioni e storico modifiche effettuate.

Si riportano, a titolo esemplificativo e per ogni fase, indicazioni circa la documentazione gestita per la quale potrebbe essere richiesta la gestione ed il caricamento tramite modelli preimpostati a compilazione dell’utente direttamente in interfaccia grafica (sia da parte del fornitore, che da parte di ESTAR).

FASE ISTRUTTORIA DELLA GARA

- documenti di richiesta nominativi dei membri CRT alle aziende sanitarie;

- ricezione documentazione pervenuta;

- provvedimenti di nomina CTR e successive modifiche e/o integrazioni;

- convocazione delle riunioni;

- svolgimento delle riunioni anche tramite apposita VDC;

- produzione della documentazione già specificata nel modulo E) gestione dei CTR e CG;

FASE DI CARICAMENTO DELLA GARA

- acquisizione CIG direttamente dal gestionale tramite integrazione con ANAC SIMOG (un CIG pe ogni lotto);

- apposito spazio per caricare la documentazione complessiva della gara prodotta da ESTAR;

- prevedere l’impostazione di inversione procedurale delle gare;

- consentire la creazione di un unico documento amministrativo di domanda di partecipazione con tutte le autodichiarazioni con apposita sezione che riproduce il modello DGUE;

- prevedere spazi per eventuale ulteriore documentazione;

- consentire la specifica delle richieste documentali secondo la tipologia (amministrativa, tecnica, economica con specifica della firma singola, multipla);

- gestione della documentazione inserita per sezioni della gara (amministrativa, tecnica, economica) mediante l’utilizzo di flag durante il caricamento;

- consentire di replicare le caratteristiche delle richieste di un lotto per crearne di successivi;

- poter creare con facilità nel gestionale tutti i campi necessari a rappresentare l’offerta economica. In caso di DM, farmaci e prodotti economali l’offerta sarà costituita dai campi del tracciato a cui aggiungere altri campi come i prezzi e gli sconti;

- impostazione dei parametri di valutazione (qualitativi e quantitativi) direttamente sul sistema con relativa riparametrazione in modo che sia il sistema poi a fare i conteggi;

FASE CONSULTAZIONE DI MERCATO

Il gestionale deve prevedere apposita sezione per effettuare le consultazione e rilasciare verbali conclusivi di riepilogo.

FASE DI GARA

Gestione osservazioni con elaborazione automatica del verbale delle osservazioni.

FASE DI APERTURA GARA

- dopo aver avviato le operazioni di apertura gara il sistema deve mostrare un riquadro che evidenzi fase amministrativa per ogni lotto:

- riquadro con le ditte partecipanti con accanto le icone dei documenti presentati con un un flag che dimostri la regolarità di firma. I documenti devono poter essere aperti singolarmente oppure scaricati scegliendo il formato (P7M, xls,PDF...). Tale riquadro potrà anche essere scaricato in formato modificabile per ogni necessità;

- produzione di verbale delle sedute e conclusivo per la determina di ammissione;

- eventuali soccorsi istruttori: avvio soccorso istruttorio alle ditte attraverso il gestionale con relativa scadenza, verbale finale di conclusione del soccorso.

fase tecnica per ogni lotto:

- riquadro con le ditte ammesse con accanto le icone dei documenti presentati con un un flag che dimostri la regolarità di firma. I documenti devono poter essere aperti singolarmente oppure anche scaricati scegliendo il formato (P7M, xls,PDF…);

- verbale per ogni seduta e conclusivo.

fase economica per ogni lotto:

- riquadro con le ditte ammesse con accanto le icone dei documenti presentati con un un flag che dimostri la regolarità di firma. I documenti devono poter essere a aperti singolarmente oppure anche scaricati scegliendo il formato (P7M, xls,PDF...);

- di fondamentale importanza dopo l’apertura di ogni fase di gara avere i report organizzati per partecipanti, documenti, offerte.

Gestione del processo di firma degli atti ESTAR (delibere/determine) (G)

In ESTAR i processi di firma degli atti, per tutte le strutture, sono attualmente gestiti dal sistema Amico WF fornito da Digi-One Srl e, in una prima fase, tale sistema rimarrà l’unico strumento di firma a disposizione di ESTAR. Dovranno pertanto essere costruire, con oneri a carico del fornitore, insieme al fornitore Digi One Srl, tutte le dovute integrazioni necessarie.

I tipi di flussi di firma gestiti da ESTAR sono di due tipi:

- Delibere;

- Determine.

L’intero processo di firma, gli utenti / uffici abilitati, i workflow specifici di ogni tipologia, rimarranno in gestione ad Amico WF. Il modulo processi di firma, che sarà attivato da parte del modulo gare ogni qual volta il workflow delle attività lo richieda ad esempio:

- Atti di nomina dei collegi tecnici;

- Atti di sostituzione/modifica dei collegi tecnici;

- Atti di indizione;

- Atti di rettifica indizione;

- Atti di ammissione/esclusione;

- Atti di nomina delle commissioni giudicatrici;

- Atti di sostituzione/modifica delle commissioni giudicatrici;

- Atti aggiudicazione;

- Atti di rettifica aggiudicazione;

- Atti di presa d’atto;

- …

Nel momento in cui il processo di gara avrà necessità di procedere ad un atto ESTAR il sistema avrà cura di raccogliere tutte le informazioni/variabili necessarie al corretto avvio del processo di firma (da concordare con il fornitore dell’altro software), della documentazione da allegare all’atto anche permettendone il diretto utilizzo e messo a disposizione per quelli già presenti sul modulo e inviare il tutto sull’integrazione con Amico WF.

Dovrà essere, come valutazioni prioritaria sulle variabili oggetto di integrazione, totalmente evitato eventuale doppio data entry di dati da parte degli utenti sui due sistemi.

Al termine del processo di firma (atto numerato) il sistema, per il tramite dell’integrazione, ne dovrà ricevere ed archiviare tutti i dati consuntivi (Numero Atto, Data di firma, data pubblicazione in albo pretorio…), compresi eventuali allegati prodotti da Amico WF.

L’integrazione richiesta, da studiare a cura dei due fornitori, sarà da ritenersi compresa all’interno dell’offerta di gara.

Garantire l’integrazione e l’alimentazione automatica delle piattaforme ANAC e Regione Toscana SITAT SA, SITAT 190 (H)

Gli obblighi informativi che gravano sui RUP/RES in Regione Toscana vengono gestiti dal sistema SITAT – SA e SITAT 190. E’ obbligo delle stazioni appaltanti l’inserimento in tali piattaforme dei dati richiesti relativamente alla fase di gara ed alla fase esecutiva.

Per maggiori informazioni si veda xxxxx://xxx.xxxxxxx.xxxxxxx.xx/-/xxxxxxxxxxxxx-xxxx-x-xxxxxxxxxxxx-xxxx

SITAT – SA

SITAT SA è il sistema informatizzato di Regione Toscana strutturato dall’Osservatorio Contratti Pubblici di Regione Toscana che consente la raccolta, la gestione e l'invio delle informazioni da inoltrare al sito del Ministero delle infrastrutture e dei trasporti per il monitoraggio dei contratti d'appalto per lavori, forniture e servizi e i programmi triennali per lavori con gli elenchi annuali per forniture e servizi, pubblicazione di bandi e di esiti di gara. Gestisce gli obblighi ai sensi del d.lgs n. 50/2016 e successive modificazioni e della legge regionale n. 38/2007.

Ad oggi i RUP ESTAR provvedono al caricamento manuale, per ogni procedura, di tutte le informazioni richieste dal sistema SITAT – SA. Si richiede la realizzazione di un integrazione software con SITAT – SA di Regione Toscana che permetta l’invio automatizzato, senza l’intervento dell’operatore, dei dati richiesti e che vengono raccolti, nel corso della procedura di gara dal modulo gare.

A tal fine deve essere garantito, anche se non esplicitamente richiesto, che nel xxxxx xxx xxxxxxxx xx xxxx (xxxxxx xxxx) xxxxx richiesto l’inserimento da parte del RUP di tutti i dati eventualmente non prodotti dalla procedura stessa ma che siano obbligatori nell’invio verso la piattaforma SITAT.

Le informazioni che devono essere trasmesse a SITAT – SA principalmente riguardano due sezioni:

- la gara

- i lotti che la compongono

in rapporto 1:N ovvero per ogni gara creata potrebbero essere trasmesse informazioni per tutti gli N lotti previsti al suo interno. SITAT – SA scarica in autonomia i dati già inseriti dal RUP per la richiesta del CIG ad ANAC (sistema SIMOG), tutti gli altri, per i quali è richiesto inserimento da parte del RUP dovranno essere trasmessi ad eventi tramite apposita integrazione. Si riporta qui, in modo non esaustivo ed a scopo di esempio, le informazioni che devono essere raccolte, gestite ed inviate al SITAT nel corso del procedimento di affidamento svolto sul modulo gare. Tra parentesi alcune ipotesi per la raccolta del dato sugli altri moduli del presente documento:

Per la parte di gara – dati generali

- Indirizzo, Comune, Provincia della sede di gara (anagrafiche Unità Operative ESTAR);

- Affidamento per conto di altro soggetto (variabili indizione);

- Tipologia stazione appaltante (costante);

- Denominazione e partita IVA del soggetto per cui agisce la SA (Anagrafica Aziende SSR);

- Tipologia di procedura (variabili indizione);

- Gestione della stipula (costante).

Per la parte di gara – sezione pubblicità

- Data pubblicazione GUCE (variabili indizione);

- Data pubblicazione GURI (variabili indizione);

- Numero di quotidiani nazionali (variabili indizione);

- Numero di quotidiani locali (variabili indizione);

- Profilo Committente (costante);

- Sito informatico Ministero Infrastrutture (costante)

- Sito informativo Osservatorio Contratti Pubblici (costante);

- Data pubblicazione BURT (variabili indizione).

Per ogni lotto di gara – dati generali

- Criterio di aggiudicazione (variabili indizione);

- Prestazioni comprese nell’appalto (variabili indizione);

- Provincia e Comune di esecuzione del contratto (costante fissa per il SSR).

Per ogni lotto di gara – imprese invitate / partecipanti

- Descrizione tipo Impresa (anagrafiche partecipanti modulo gare);

- Nome Impresa (anagrafiche partecipanti modulo gare);

- Partecipante SI / NO (anagrafiche partecipanti modulo gare).

Per ogni lotto di gara – dati di aggiudicazione

- Importo lavori (variabili aggiudicazione);

- Importo servizi (variabili aggiudicazione);

- Importo forniture (variabili aggiudicazione);

- Importo sicurezza (variabili aggiudicazione);

- Importo progettazione (variabili aggiudicazione);

- Importi non soggetti a ribasso (variabili aggiudicazione);

- Importi altre somme a disposizione (variabili aggiudicazione);

- Opere di urbanizzazione a scomputo (costante);

- Accordo Quadro (variabili aggiudicazione);

- Procedura Accelerata (variabili aggiudicazione);

- Preinformazione (variabili aggiudicazione);

- Termine ridotto (variabili aggiudicazione);

- Scadenza manifestazione interesse eventuale (variabili anagrafica gare);

- Partecipanti manifestazione interesse (variabili anagrafica gare);

- Data scadenza offerte (variabili aggiudicazione);

- Numero soggetti offerenti (variabili aggiudicazione);

- Numero offerte ammesse (variabili aggiudicazione);

- Numero imprese escluse automaticamente (variabili aggiudicazione);

- Numero imprese escluse per insuff giustificazioni (variabili aggiudicazione);

- Offerta di xxxxxxx xxxxxxx % (variabili aggiudicazione);

- Offerta di minimo ribasso % (variabili aggiudicazione);

- Ricorso all’asta elettronica (variabili aggiudicazione);

- Ribasso di aggiudicazione (variabili aggiudicazione);

- Importo aggiudicazione (variabili aggiudicazione);

- Data aggiudicazione definitiva (variabili aggiudicazione);

- Tipo atto (variabili aggiudicazione);

- Data atto (variabili aggiudicazione);

- Numero atto (variabili aggiudicazione);

- Eventuale subappalto (variabili aggiudicazione);

Per ogni lotto di gara – impresa aggiudicataria

- Descrizione tipo Impresa (variabili aggiudicazione);

- Nome Impresa (variabili aggiudicazione).

Per ogni lotto di gara – finanziamento

- Tipo finanziamento (variabili aggiudicazione);

- Importo finanziamento (variabili aggiudicazione).

Per ogni lotto di gara – comunicazione esito

- Esito procedura (variabili aggiudicazione);

- Importo aggiudicazione (variabili aggiudicazione);

- Data aggiudicazione definitiva (variabili aggiudicazione);

- Determina di aggiudicazione – file (documentazione aggiudicazione).

SITAT 190

Servizio ausiliario web per la compilazione e pubblicazione dei dati ai sensi dell’art. 1 comma 32 Legge n. 190/2012 “Legge anticorruzione”.

Il sistema SITAT 190 viene automaticamente alimentato dai sistemi SIMOG e SITAT – SA. L’adempimento richiesto ai RUP di ESTAR è la rendicontazione su tale applicativo di tutti gli affidamenti che non danno luogo ad un CIG preso sul sistema SIMOG ma solo ad uno “SmartCIG” e più precisamente effettuati con procedure di gara Art 36 di tipo affidamento diretto o procedura negoziata < 40.000 Euro (soglie temporaneamente modificate dal Decreto Semplificazioni 120/2020).

Per tali procedure di affidamento devono essere inviati automaticamente a SITAT 190 i seguenti dati:

- Oggetto della procedura (variabili aggiudicazione);

- Elenco operatori partecipanti/invitati con partita iva (anagrafiche partecipanti modulo gare);

- Operatore aggiudicatario (variabili aggiudicazione);

- CIG/SmartCIG relativo all’affidamento (variabili modulo logistica post aggiudicazione);

- Importo affidamento (variabili aggiudicazione).

Sia per l’integrazione con SITAT SA, sia per l’integrazione SITAT – 190 il modulo deve predisporre al RUP una pagina di riepilogo dei dati/eventi in attesa di invio. Sarà il RUP, dopo averne visionato la correttezza ad effettuarne la trasmissione con apposita funzione da realizzare.

Gestione dell’Albo Fornitori ESTAR e fornire supporto telefonico all’utenza (I)

L’albo dei fornitori ESTAR deve contenere l'elenco delle ditte che sono ritenute idonee per specializzazione, potenzialità produttiva e commerciale, serietà, correttezza e moralità, ad effettuare forniture, servizi e lavori per le necessità degli Enti del SSR.

L'iscrizione all'Albo avviene su apposita domanda degli Operatori Economici interessati, previo accertamento dei requisiti di idoneità, a giudizio insindacabile e nell'ambito della più ampia discrezionalità di ESTAR.

L'Albo sarà utilizzato per la selezione degli Operatori economici da invitare alle procedure di affidamento di lavori, servizi e forniture, nei casi ed alle condizioni prescritte dalla normativa vigente in materia.

L'Albo Fornitori è articolato in tre macro sezioni:

Sezione I): Fornitori di Lavori
Sezione II): Fornitori di Servizi
Sezione III): Fornitori di Beni

All'interno di ciascuna Sezione, l'Albo è articolato in macro categorie merceologiche, secondo quanto risultante dall'elenco delle categorie merceologiche di lavori, servizi e beni. Saranno ammessi alla procedura per l'iscrizione all'Albo Fornitori i soggetti di cui all'art. 45 del Codice dei Contratti.

Per conseguire l'iscrizione all'Albo dei Fornitori, i soggetti di cui al precedente articolo devono presentare apposita domanda firmata digitalmente dal legale rappresentante o soggetto delegato e contenente tutte le informazioni e la documentazione richiesta, secondo le modalità e con le forme indicate all’interno della apposita sezione.

Nella domanda d'iscrizione il richiedente specifica:

- i dati completi dell’impresa. I dati relativi all’iscrizione nel Registro delle Imprese ed impegnarsi a comunicare tempestivamente eventuali variazioni sostanziali dell'assetto societario, dei soggetti che amministrano l'Impresa e dell'eventuale direttore tecnico, intervenute successivamente all'invio del certificato camerale o sua dichiarazione sostitutiva;

- le categorie merceologiche d'interesse;

- la classe di importo di interesse (sotto soglia – soprasoglia – economie per importi inferiori a 40.000 € (o 75.000,00);

- di possedere i requisiti previsti dall’art. 80 del Codice dei Contratti Pubblici;

- rispetto degli obblighi derivanti dalla normativa antimafia;

- possesso della autorizzazione rilasciata ai sensi del D.M. 14.12.2010 per gli operatori aventi sede residenza o domicilio nei Paesi inseriti nelle «black List» di cui al D.M. 4.5.1999 e al D.M. 21.11.2001;

- assenza della causa di esclusione di cui all'art. 1-bis, comma 14, L. 383/2001;

- dichiarazione sostitutiva redatta ai sensi del D.P.R. 28 Dicembre 2000, n. 445 indicante il codice IBAN che identifica il numero di conto corrente dedicato esclusivamente all'attività d'impresa oltre al nominativo della persona autorizzata ad operare su esso, secondo quanto previsto dalla legge 13 agosto 2010, n. 136 e successive modificazioni ed integrazioni.

Le domande di iscrizione all'Albo dei Fornitori saranno soggette alla valutazione da parte di ESTAR, che provvederà ad esaminare la completezza e la correttezza della documentazione inviata. Il procedimento di iscrizione è comune per tutti i soggetti e l'inammissibilità della domanda per carenza dei requisiti, verrà comunicata a ciascun Fornitore.

In caso in cui la domanda d’iscrizione all’albo è ritenuta incompleta viene effettuata, da parte del sistema, la comunicazione di rigetto al fornitore interessato. Il fornitore avrà la facoltà di ripresentare l’intera domanda, integrandola con la documentazione mancante.

L'iscrizione all'Albo è soggetta a revisione allo scadere del primo anno dalla comunicazione di ammissione.

I Fornitori iscritti all'Albo hanno l'onere di riconfermare la propria iscrizione nei 30 giorni che precedono la revisione annuale della propria iscrizione all'Albo. A tal fine viene inviata una notifica mail di avviso ed il fornitore è tenuto a trasmettere la dichiarazione attestante la permanenza dei requisiti precedentemente dichiarati autodichiarazione resa ai sensi del D.P.R. 445/2000 e ss.mm.ii. - firmato digitalmente dal legale rappresentante.

HELP DESK FORNITORI

Il sistema dovrà consentire la gestione di un servizio di help-desk (tutti i giorni lavorativi, in orario 8-18) che effettuato sia telefonicamente oppure on line (email / web form / chat assistenza virtuale).

E’ prevista una apposita sezione contenente le FAQ, le relative soluzioni e un tutorial video redatti dal fornitore del sistema.

Gestione degli adempimenti sulla trasparenza (J)

In ottemperanza alle esigenze di cui alla Delibera ANAC n. 831/2016, il modulo trasparenza dovrà garantire pubblicazione, secondo quanto previsto dal D. Lgs. n. 33/2013, sul portale “Amministrazione Trasparente” di tutte le gare/affidamenti e relativi atti gestiti nel modulo gare.

Per ogni procedura di affidamento, che dovrà poter essere ricercata dal cittadino con sistemi di ricerca evoluti, dovrà essere garantita messa a disposizione la seguente documentazione:

• Provvedimenti di indizione, eventuali rettifiche/integrazioni/varianti;

• Provvedimenti di aggiudicazione, eventuali rettifiche/integrazioni/varianti e relativi contratti se presenti;

• Provvedimenti di nomina delle Commissioni giudicatrici e Collegi tecnici;

• Provvedimenti di esclusione/ammissione ditte concorrenti;

• Contratto/Accordo quadro/Convenzione stipulati;

• Provvedimenti di proroga e rinnovo;

• Provvedimenti di estensione/modifica;

• Provvedimenti relativi a varianti ex art. 106 del Codice;

• Procedura negoziata senza previa pubblicazione;

• Resoconti della gestione finanziaria dei contratti al termine della loro esecuzione con le modalità’ previste dal decreto legislativo 14 marzo 2013, n. 33;

• Ed ogni adempimento di pubblicazione che dovesse emergere a seguito di successivi interventi legislativi in tema di obblighi di trasparenza e pubblicità nei contratti pubblici.

Per i provvedimenti che non hanno atti di indizione / aggiudicazione relativi (ad esempio le tipologie di gara affidamento in economia art. 36) dovranno comunque essere pubblicati, estratti dal modulo gare, gli elenchi degli affidamenti effettuati, i fornitori invitati, i fornitori assegnatari e gli importi affidati.

Gestione dei controlli ex articolo 80 su tutti i fornitori aggiudicatari (K)

Il modulo deve gestire le attività di controllo previste dall’art.80 D.Lgs. n.50/2016 sugli Operatori Economici (OE) aggiudicatari di forniture/servizi, sulla base dell’importo da contrattualizzare (importo quadro della Convenzione /AQ).

Questo tipo di controlli vengono attivati dal RUP, successivamente all’aggiudicazione della procedura.

La promessa fondamentale al presente modulo è relativa alle possibilità di integrazione verso i soggetti interessati dai singoli controlli. Qualunque funzionalità che permetta al personale addetto di automatizzare l’esecuzione dei controlli, mediante appoggio a banche dati esterne, è da intendersi prioritaria rispetto all’esecuzione “manuale” dei controlli che richiedono/verificano manualmente gli esiti presso gli Enti esterni interessati.

1) ISCRIZIONE A SISTEMA DELLE PRATICHE SU CUI ESEGUIRE I CONTROLLI

L’addetto ai controlli deve poter gestire le varie richieste di attivazione-controlli trasmesse dal RUP, recependo a sistema le informazioni già presenti sul sistema riferite ad un OE (Operatore Economico) e ad una preciso intervento (aggiudicazione, rinnovo, ecc..).

I controlli vengono gestiti ed attivati per singolo fornitore che dovrà successivamente stipulare con ESTAR un contratto. Si riportano qui sotto i possibili rapporti tra le entità “gara” – “lotto” – “aggiudicatario” – “contratto”:

1 gara - 1 lotto - 1 OE - 1 contratto - 1 cig
1 gara - 1 lotto - N OE - N contratti (es AQ multifornitori) - più CIG
1 gara – N lotti – M OE – M contratti – N CIG (un contratto per fornitore per tutti i lotti aggiudicati)
1 gara - N lotti - 1 OE - 1 contratto (es gare DM dove una ditta si aggiudica tutti i lotti) - 1 cig
1 gara - N lotti - 1 OE - N cig (lotti territoriali ad es.)

Il sistema deve consentire la gestione delle seguenti informazioni:

Operatore Economico (Impresa aggiudicataria, nelle varie forme di impresa singola, mandataria/mandante in RTI, consorziata, ausiliaria, subappaltatore o subappaltante);
Oggetto della fornitura/servizio;
Importo quadro economico;
Soggetto Aggregatore;
Data di arrivo provvisorio della pratica all’ufficio controlli;
Data di arrivo definitivo della pratica all’ufficio controlli;
Stato della Pratica, nelle seguenti opzioni: chiusa - contratto alla firma - controlli in corso - manca un documento - nuovo inserimento - pronta per stipula contratto - bloccata per ricorso - sospesa in attesa documenti RUP - sospesa in attesa documenti OE - revocata - chiusa da monitorare - no controlli solo contratto;
Metodologia controlli nelle seguenti opzioni: ridotti a vista – ridotti - assenti, ordinari, ordinari + comunicazione, ordinari + informativa, OE estero;
Settore nelle seguenti opzioni: DM - Gare Strategiche - Attrezzature Sanitarie - Sociale - HW e SW - Servizi – Concessioni - Area Tecnica - Servizi Sanitari e Sociali - Farmaci e Diagnostici - Beni Economali;
RUP – Referente – Dirigente Firmatario;
Data dichiarazione persona giuridica (dichiarazione OE);
Data dichiarazione conferma dati (conferma dati dichiarati da OE);
Firmatario dell’OE per il contratto;
N° e data atto provvisorio;
N° e data atto definitivo;
Bozza contratto predisposta da RUP (può essere inviata successivamente all’invio della pratica all’ufficio Controlli);
N° repertorio contratto;
Campo note;
Data Chiusura Pratica (data rilascio SCE “Scheda di esito”).

Terminati i controlli il sistema deve informare il RUP sullo stato di avanzamento mettendo a sua disposizione la SCE e la documentazione relativa.

2) GESTIONE A SISTEMA DELLE PRATICHE

Il Sistema dovrà generare automaticamente un numero di pratica progressivo per anno di riferimento. Inoltre, sulla base dell’importo del singolo contratto (un contratto per ogni fornitore) e quindi della “Metodologia di controllo” selezionata dall’operatore dell’ufficio Controlli, il sistema automaticamente dovrà individuare tutte le “Tipologie di controllo” necessarie generando le attività necessarie, come meglio da tabella sotto indicata.

Abbinamento Metodologia di controlli a Tipologie di controlli:

Scaglioni di importo del contratto	Metodologia di controllo	Tipologie di controlli
inferiore ad € 10.000 i.e.	assenti	NO controlli
da €10.000 ad € 40.000 i.e.	ridotti a vista	1) Osservatorio ANAC - 2) Visura Camerale (CCIAA) - 3) DURC - 4) White List (settori sensibili)
da €10.000 ad € 40.000 i.e.	ridotti	1) Osservatorio ANAC - 2) Visura Camerale (CCIAA) - 3) DURC - 4) Agenzia Entrate - 5) White list (settori sensibili)
superiore ad € 40.000 i.e. ed inferiore ad €150.000 i.e.	ordinari	1) Osservatorio ANAC - 2) Visura Camerale (CCIAA) - 3) DURC - 4) Agenzia Entrate - 5) White List (settori sensibili) - 6) Sanzioni amministrative dip.ti da reato - 7) Casellari giudiziali - 8) X 00/00 xxxxxxxxxxxx - 0) Xxxxxxx xxxxxxxx (xxxx specifici)
compreso fra € 150.000 e la soglia comunitaria	ordinari + comunicazione	1) Osservatorio ANAC - 2) Visura Camerale (CCIAA) - 3) DURC - 4) Agenzia Entrate - 5) Comunicazione antimafia - 6) White List - 7) Sanzioni amministrative dip.ti da reato - 8) Casellari giudiziali - 9) X 00/00 xxxxxxxxxxxx - 00) Xxxxxxx xxxxxxxx (xxxx specifici)
contratti di importo superiore alla soglia comunitaria	ordinari + informativa	1) Osservatorio ANAC - 2) Visura Camerale (CCIAA) - 3) DURC - 4) Agenzia Entrate - 5) Informativa antimafia - 6) White List - 7) Sanzioni amministrative dip.ti da reato - 8) Casellari giudiziali - 9) X 00/00 xxxxxxxxxxxx - 00) Xxxxxxx xxxxxxxx (xxxx specifici)
Contratti di vario importo con Operatori Esteri	OE estero	Da verificare di volta in volta in base al Paese di provenienza dell’OE

Il sistema dovrà consentire, per ciascuna tipologia di controllo, l’inserimento delle specifiche date in modalità manuale, come da tabella sotto indicata.
	Controlli	data richiesta	data arrivo	data decorrenza	data scadenza
	Osservatorio ANAC *()**	SI	NO	NO	NO
	Visura camerale (CCIAA) *()**	SI	NO	NO	NO
	DURC	SI	NO	NO	SI
	Agenzia Entrate	SI	SI	SI	SI
	Xxxxxxxx.xxx.xx dip. da reato	SI	SI	SI	SI
	Cert. Ottemperanza L.68/99	SI	SI	SI	SI
	Certificazione Antimafia	SI	SI	NO	SI
	Informativa Antimafia	SI	SI	NO	SI
	WL	SI	SI	SI	SI
	Casellari giudiziali *()**	SI	SI	SI	SI
	Carichi pendenti *()**	SI	SI	SI	SI
	(*) Per queste tipologie di controllo (Osservatorio Anac - Visura Camerale - Casellari giudiziali - Carichi pendenti) deve esserci la possibilità di inserire più lavorazioni.

3) GESTIONE ACCESSI

Gli addetti alle attività di controllo accedono al Sistema mediante codice password e con piena funzionalità, ovvero con riferimento alla totalità delle pratiche gestite dall’ufficio Controlli.

4) RECUPERO DATI

Il Sistema dovrà segnalare la presenza di pratiche precedenti riferite al medesimo Operatore Economico, in modo che sia possibile recuperare eventuali controlli ancora attivi.

5) GESTIONE ALLEGATI

Il sistema dovrà gestire gli allegati relativi ai vari controlli eseguiti, ovvero, dovrà permettere di caricare ed archiviare per la conservazione a norma le varie dichiarazioni degli OE e, soprattutto, le /risposte/certificazioni rilasciate dai vari Enti certificatori.

6) GESTIONE CONTROLLI e invio automatico di e-mail per comunicare l’esito negativo di un controllo

Tipologie di esito controllo

I controlli possono concludersi in uno dei seguenti modi:

- ESEGUITO REGOLARE (COD 01)

oppure

- ESEGUITO CON SEGNALAZIONE (COD 02)

Nel caso in cui il controllo si concluda con l’esito COD 02 (“ESEGUITO CON SEGNALAZIONE”), l’addetto ai controlli, inserisce a Sistema la relativa “segnalazione”, allegando anche i relativi certificati o estratti documentali. In tal caso, il sistema deve consentire l’invio in simultanea al RUP, al Referente e al Dirigente firmatario, di una e-mail, con relativi allegati contenenti l’anomalia oggetto della segnalazione (per es. DURC irregolare).

7) REDAZIONE SCHEDA DI ESITO (SCE)

L’avvenuta esecuzione dei controlli ed i relativi codici di eseguito sono riassunti in via automatica da parte del sistema in un documento denominato Scheda Controlli Eseguiti (SCE). A tal fine il Sistema dovrà estrarre i dati necessari e comporre in modo automatico la SCE, che sarà inviata, sempre in modo simultaneo, al RUP, al Referente ed al Dirigente. La SCE è suddivisa in due sezioni e riporta il n. di pratica/anno, l’OE controllato, l’oggetto della fornitura/servizio, l’importo del quadro economico aggiudicato, l’atto (delibera/determina di aggiudicazione, rinnovo, subentro, ecc), l’addetto ai controlli, i controlli eseguiti alla data di estrazione ed i relativi esiti (cod 01 - “eseguito regolare”, oppure cod 02 - “eseguito con segnalazione”) e la data del rilascio della stessa SCE (se necessario si può fornire un format).

La visualizzazione (e stampa) della SCE deve poter essere effettuata in ogni momento da parte degli addetti ai controlli. In particolare, la visualizzazione e stampa della SCE, ed il successivo inoltro della e-mail da parte del Sistema al RUP/Referente/Dirigente, deve avvenire soltanto dopo l’apposizione da parte dell’addetto ai controlli della Data di Chiusura Controlli (DCC).

La DCC viene inserita dall’addetto una volta concluse le attività di controllo, ovvero, su segnalazione da parte del Sistema, allo scadere del termine di 30 gg dalla data di attivazione dell’ultimo controllo.

8) MONITORAGGIO SCADENZE - “ALERT”

Il sistema dovrà provvedere al monitoraggio delle scadenze dei controlli relativi alle pratiche ed all’evidenziazione di appositi "alert", come sotto specificato.

Il “monitoraggio scadenze” dovrà rilevare ed opportunamente evidenziare le pratiche relativamente alle quali “è possibile emettere la SCE”, in quanto hanno visto scadere i 30 giorni dalla “data richiesta” dell’ultimo controllo eseguito.

In aggiunta a tale rilevazione, il sistema deve segnalare, con una dicitura del tipo "da esaminare", anche prima del decorso dei suddetti 30 giorni, le seguenti pratiche:

1) le pratiche che hanno completato tutti i controlli;

2) le pratiche per le quali manca un solo esito relativamente ai controlli previsti;

3) le pratiche che presentano una “data di arrivo provvisoria” antecedente di almeno 50 giorni dalla data dell’interrogazione.

9) GESTIONE DATI CONTRATTI

Il sistema deve contenere i campi per la gestione ed il tracciamento della Convenzione /AQ/Contratto e la possibilità di caricare l’atto repertoriato. I campi da prevedere sono:

Bozza atto: SI’ o NO e relativa data di arrivo;
Dati tracciamento atto, con le seguenti opzioni: in lavorazione - alla firma dell’OE - alla firma del Dirigente - da repertoriare - chiuso);
Repertorio n._____ del __________
Caricamento dell’allegato relativo all’atto;

Il sistema deve consentire l’estrazione di un “Elenco informatizzato dei contratti” (cd “repertorio” con l’indicazione dei principali dati (n. repertorio, denominazione/ragione sociale del Fornitore, oggetto, importo, scadenza).

10) FILTRI E REPORTISTICA

Occorre che il sistema elabori 3 indicatori (Report medie):

A - Tempo Medio Avvio Controlli (TMAC): misura il tempo intercorrente fra la data di adozione del provvedimento di aggiudicazione e la data di arrivo (“data arr provv” del Sistema) della richiesta di avvio controlli.

B - Tempo Medio di Lavorazione Richiesta (TMLR): misura il tempo intercorrente fra la data di arrivo della richiesta (“data arr provv” del Sistema) e la prima data di lavorazione di una qualunque tipologia di controllo riferita alla pratica in esame.

C - Tempo Medio di Conclusione Controlli (TMCC): misura il tempo intercorrente fra la data di lavorazione della prima tipologia di controllo e la data di estrazione della SCE, ovvero la DCC, in quanto terminati i controlli, o perché decorso il termine di 30 gg. dalla data dell’ultimo controllo.

Il limite indicato si riferisce sempre ad un campione pari all'80% delle pratiche. Tali indicatori dovranno essere rilevati in tempo reale e riferiti ad un determinato periodo (dal_____ al_______)

11) RICERCA PRATICHE/FILTRI

Il Sistema deve consentire una ricerca/filtro per:

1. N. pratica/anno di riferimento - 2. OE - 3. stato pratica - 4. metodologia controllo – 5. Oggetto (con la possibilità di una ricerca libera anche di parte del testo) – 6. N. atto – 7. addetto ai controlli – 8. Settore (DM, farmaci, servizi ecc) – 9. RUP o Referente o Dirigente – 10. Soggetto Aggregatore SI’ o NO – 11. Bozza contratto SI’ o NO – 12. Repertorio

Ciascuna delle succitate ricerche dovrebbe restituire una videata ed un documento stampabile con il dettaglio degli Operatori Economici e dei relativi controlli eseguiti ecc.

A scopo statistico il Sistema dovrà consentire altresì ricerche ed estrazioni puntuali (n. singole tipologie di controllo, tempi medi per singola tipologia di controllo, n. pratiche per singolo Operatore Economico, n. pratiche per settore, n. pratiche per ecc), complessive (n. pratiche gestite oggetto fornitura/servizio, n. pratiche chiuse nell’anno, tempo medi chiusura pratica, ecc), temporali (con riferimento all’anno) ecc., con relativa stampa dei dati estratti, per campi di ricerca e per periodi.

A titolo esemplificativo:

1) quante pratiche sono state gestite dal _____ al_____ , e se possibile con l'elenco di quali sono queste pratiche e quante di queste sono relative a controlli "ridotti a vista", "ridotti", "ordinari". "ordinari+comunicazione", "ordinari + informativa", "OE estero";

2) quante pratiche, in un determinato periodo, ha gestito e quante ha chiuso ogni singolo addetto e quante di queste sono relative a controlli "ridotti a vista", "ridotti", "ordinari". "ordinari + comunicazione", "ordinari + informativa", "OE estero";

3) un elenco delle pratiche per "Stato pratica";

4) un elenco delle pratiche "chiuse" con un relativo "Repertorio Contratto"
(una sorta di elenco di repertorio), in un determinato periodo selezionato;

5) attraverso una funzione di "Ricerca Generica", il sistema dovrebbe consentire di estrapolare quanto richiesto inserendo il dato in uno, o possibilmente anche in piu', campi di ricerca, come ad esempio: per "oggetto" (inserendo una parola chiave), per"atto definitivo", per "Settore", per "referente", per "rup", ecc.

Gestione dei tracciati prodotto per la codifica dei prodotti nei magazzini ESTAR e l’invio dei flussi regionali relativi al contrattualizzato (L)

Il tracciato di codifica prodotti è un format unico, valido per tutte le gare di ESTAR, ideato e costruito per la raccolta delle informazioni sui prodotti aggiudicati e che devono successivamente essere inseriti nelle anagrafiche regionali dei magazzini ESTAR. La compilazione di tale tracciato viene richiesta a tutti i fornitori, per qualunque tipologia di categoria merceologica e per qualunque tipologia di affidamento (dalla gara aperta, all’appalto specifico all’interno del sistema dinamico di acquisizione SDA, all’affidamento in economia). Per la sua compilazione ad oggi viene fornita una guida ed un tool sviluppato da ESTAR per la verifica delle informazioni inserite.

Il format è stato progettato per coprire tutte le necessità informative regionali, diminuendo gli errori, le incomprensioni tra aggiudicatario e stazione appaltante e riducendo conseguentemente il tempo necessario per la codifica dei prodotti ed il primo approvvigionamento delle nuove referenze. Il “tracciato di codifica” fa parte della documentazione tecnica di gara che il RUP può richiedere o meno al fornitore per ogni singolo lotto di gara. La sua correttezza è soggetta ad un gruppo di regole logiche di validazione che il sistema deve essere in grado di verificare in fase di caricamento dell’offerta tecnica, evidenziandone errori di compilazione e problematiche quali/quantitative dei dati inseriti.

Il format attuale prevede attualmente 66 colonne (variabili), ognuna delle quali soggetta a verifiche incrociate atte a verificare la coerenza quali/quantitativa dei dati inseriti secondo specifiche regole ideate da ESTAR. Tali controlli prevedono anche verifiche di coerenza con il supporto di banche dati esterne e per le quali deve essere prevista opportuna integrazione, tra cui:

Farmadati;
Banca dati ministeriale NSIS Dispositivi Medici.

A questo link si riporta una presentazione del sistema attualmente in uso, la cui logica dovrà essere correttamente replicata in fase di importazione del file all’interno dell’offerta tecnica della procedura.

xxxxx://xxxxx.xx/xx0XXXXxXXX

Tutte le informazioni fornite tramite il caricamento del file excel “tracciato codifica” in offerta tecnica dovranno essere salvate, conservate (per i/il solo/i aggiudicatari) in base dati per eventuali successive esportazioni o analisi specifiche (reporting).

Si riportano di seguito, a puro scopo di esempio alcune regole. Complessivamente ve ne sono circa 50, di queste tipologie:

Se campo tipo prodotto = DM allora devono essere compilati i campi A,B,C e nel campo C deve essere contenuto un codice Dispositivo Medico presente in banca dati ministeriale NSIS;
Se campo AIC inizia per “07” allora i valori contenuti nel campo Unità di Misura possono essere soltanto Y,X;
Se il campo CIG compilato allora deve rispettare specifiche di coerenza del codice CIG ministeriali;

Come già indicato le informazioni di cui al tracciato, in fase di partecipazione alla gara, devono poter essere caricate dai concorrenti sia attraverso immissioni massive (upload di file excel del formato corretto) sia con data entry da interfaccia grafica dell’applicativo. Una volta importati i dati rimarranno fruibili sia tramite interfaccia grafica, sia mediante download del tracciato in formato excel..

Il format con tutti i dati del tracciato, inseriti nella sezione della busta tecnica, devono poter essere riportati in automatico nella sezione della busta economica (ciò al fine di assicurare la certezza di corrispondenza dei prodotti indicati nella sezione tecnica ai prodotti poi prezzati nella sezione economica) dove verranno completati con i dati del tracciato che costituiscono l’offerta economica (colonne del tracciato che contengono informazioni economiche, non popolate in fase di documentazione tecnica).

Dopo l’apertura delle offerte, il sistema deve consentire anche una estrazione di tutti i prodotti offerti in formato xls o simili, organizzati per partecipanti e per lotti. Inoltre, nel successivo modulo della fase esecutiva, i dati identificativi di tutti i prodotti devono poter essere aggiornati al verificarsi dei presupposti giuridici, mantenendo nel sistema tutto lo storico degli eventi relativi ai prodotti di cui al singolo contratto e fornitore.

Gestione della fase di aggiudicazione e delle integrazioni con i sistemi informativi di gestione della fase esecutiva (M)

Le forniture siano esse di beni o servizi, nella fase esecutiva, possono essere gestite dalle figure del RES e del DEC:

Il RES Responsabile dell’esecuzione del servizio (può assumere CIG derivato per la gestione esecutiva);
Il DEC Direttore dell’esecuzione del contratto, a supporto del RES.

ESTAR, nel corso dell’anno 2020, ha aggiudicato una fornitura con obiettivo di dotarsi di un sistema informatico omogeneo a supporto delle attività dei RUP/RES/DEC nella fase dell'esecuzione del contratto. Le funzioni del RES e del DEC sono diventate sempre più complesse e questo ha determinato l'esigenza, anche prevista dalla normativa - art. 3 e seguenti del DM 49/2018 - di una completa digitalizzazione delle loro attività di direzione e controllo, al fine di assicurarne la tracciabilità.

La fornitura aggiudicata è costituita da un modulo base e da uno o più moduli aggiuntivi. Il Modulo Aggiuntivo opzionale ha la caratteristica di essere una estensione del sistema di base per la gestione tecnica nella fase dell’esecuzione di un contratto relativo a servizi o forniture e per il controllo e il monitoraggio dello stesso, e quindi solo il lotto unico garantisce l'integrabilità del Modulo Aggiuntivo con il Modulo Base.

Il modulo base della fornitura è una piattaforma informatica per la gestione dei rapporti tra il RUP della fase di gara ed il RES ed il DEC per la fase esecutiva nell’ambito dei contratti relativi alle forniture di beni e servizi (non tutte le procedure di gara svolte prevedono questa tipologia di gestione della fase esecutiva). Tale sistema cura e gestisce anche tutti i rapporti con le altre figure previste dalla normativa in fase esecutiva e dalla regolamentazione aziendale nella fase di esecuzione dei contratti. A titolo esemplificativo, il diretto-re operativo, il supporto amministrativo, l’assistente, etc… Il sistema per il supporto alla fase esecutiva gestisce anche tutti gli scadenzari dei contratti di fornitura di beni e servizi e pertanto contiene informazioni strategiche per la programmazione di ESTAR (vedi modulo A).

Le principali are funzionali della piattaforma, per le quali deve essere garantita l’alimentazione bidirezionale con apposita integrazione, sono le seguenti:

Anagrafe: La piattaforma gestisce il dossier contratto per la fornitura di beni e servizi (tutti i documenti contrattuali, tipologia gara, importo durata contrattuale, quadro economico, tipologia beni e servizi, CIG, dichiarazioni di assenza di conflitto di interesse, etc.);
Dossier Contratto: La piattaforma gestisce il dossier contratto per la fornitura di beni e servizi (tutti i documenti contrattuali, tipologia gara, importo durata contrattuale, quadro economico, tipologia beni e servizi, CIG, dichiarazioni di assenza di conflitto di interesse, etc.);
Reportistica: La piattaforma gestisce la funzionalità di report e statistiche relativamente ai contratti inseriti in anagrafica, nonché sull’andamento degli stessi;
Gestione adempimenti Normativi: La piattaforma gestisce funzionalità che abilita la estrazione dei dati per la produzione dei flussi informativi per adempimenti normativi;
Gestione programmazione Contrattuale: La piattaforma gestisce funzionalità di programmazione degli acquisti a livello regionale;
Gestione Esecuzione Contrattuale: La piattaforma gestisce funzionalità di programmazione degli acquisti a livello regionale;

Interoperabilità con la piattaforma RUP / RES / DEC

Si prevede che il sistema debba integrarsi con la piattaforma RUP/RES /DEC sulle seguenti entità informative:

Ricezione da parte del sistema RES/DEC della documentazione di gara messa a disposizione da parte del RUP (successivamente all’aggiudicazione). Sarà il RUP / estensore a provvedere all’eventuale invio al sistema RES/DEC con la scelta puntuale dei file e delle informazioni da trasmettere;
Accesso al dossier contrattuale master (della fase esecutiva) su piattaforma RES/DEC per consultazione - integrazione in contesto applicativo;
Scambio dati tra le due piattaforme circa lo stato di avanzamento economico del contratto (importi residui e importi spesi per anno), anche al fine di alimentare il modulo programmazione;
Funzionalità di alert verso applicativo il Dipartimento Acquisizione Beni e Servizi per segnalare la necessità di attività da parte del RUP di gara (ad es. Autorizzazione eventuali modifiche e varianti dei contratti in corso di esecuzione, autorizzazioni penali). Tutti gli interventi effettuati dal RUP sul sistema RES/DEC dovranno essere storicizzati e tracciati all’interno del fascicolo gara.

Gestione della fasi relative alla codifica dei prodotti a magazzino (N)

Il modulo deve supportare il Dipartimento Logistica di ESTAR nella presa in carico delle procedure aggiudicate per le attività propedeutiche alla codifica dei prodotti ai magazzini regionali del Sistema Sanitario.

Per gran parte delle procedure di gara gestite dal Dipartimento Acquisizione Beni e Servizi è ESTAR stesso che ne gestisce la fase esecutiva di ordine e consegna dei prodotti alle Aziende Sanitarie, funzioni gestite dal Dipartimento Farmaceutica e Logistica di ESTAR. Per queste tipologie di procedure il workflow post aggiudicazione deve proseguire all’interno del Dipartimento Logistica per gli adempimenti conseguenti, ovvero:

Ufficio CIG -> Ne cura l’attività di individuazione ed inserimento del CIG derivato o SmartCIG da utilizzare per la codifica del contratto;
Ufficio Codifiche -> Vi sono diversi uffici codifica prodotti, l’assegnazione avviene mediante la categoria merceologica della richiesta. L’ufficio codifiche deve poter visualizzare tutta la documentazione di affidamento, scaricare il tracciato di codifica prodotti e successivamente inserire i codici prodotto ESTAR da comunicare al richiedente. Le informazioni di codifica devono essere passate al portale RdA mediante messaggi SOAP (vedi capitolo B).

Per questi uffici l’assegnazione è da ritenersi a “Coda di lavorazione” ovvero gli utenti codificati all’interno di questi uffici prendono in carico gli affidamenti provenienti dal Dipartimento Acquisizione Beni e Servizi e ne curano gli adempimenti amministrativi relativi (dopo la presa in carico la richiesta deve essere eliminata dalla coda di lavorazione per evitare errori di doppie lavorazioni).

La richieste trattate devono poter essere rinviate al RUP/RAP di gara per eventuali richieste di integrazione da parte degli uffici sopra indicati.

Anche per questi uffici deve essere mantenuta attiva la funzionalità di messaggistica informale (chat) già descritta nei precedenti capitoli.

La definizione degli affidamenti che devono essere gestiti da parte del Dipartimenti Farmaceutica e Logistica di ESTAR avviene nella fase di Valutazione Tecnica preliminare al ricevimento della richiesta (vedi capitoli precedenti) e il RUP stesso, in fase di aggiudicazione/affidamento, ne decide la gestione a magazzino anche individuando sottogruppi di prodotti aggiudicati e/o lotti che devono proseguire verso la codifica prodotti.

Durante tutto il workflow sopra descritto il sistema deve continuare ad inviare aggiornamenti sullo stato di avanzamento al portale RdA (vedi capitoli precedenti).

Gestione, per le tipologie di gara convenzione o accordo quadro, del “negozio elettronico” a disposizione della Aziende del Sistema Sanitario (O)

Nel “Negozio Elettronico” sono disponibili i vari contratti di beni/servizi stipulati da ESTAR in corso di validità e nella medesima sezione si svolgono di tutti gli atti necessari alla formalizzazione dell'adesione da parte degli enti interessati (Aziende Sanitarie della Regione Toscana o ESTAR stesso).

La documentazione collegata alla fase di espletamento della procedura di affidamento deve essere reperibile automaticamente mediante integrazione con il modulo gestione gare.

Le tipologie di contratti che possono essere gestiti all’interno del Negozio Elettronico di ESTAR sono:

- CONVENZIONI

Contratto Quadro, in virtù del quale l’impresa prescelta con una gara si impegna ad accettare, sino a concorrenza della quantità massima complessiva stabilita dalla Convenzione ed ai prezzi e condizioni ivi previsti, ordinativi di fornitura di beni e servizi. L’impresa che vince una gara, stipula con ESTAR un Contratto di Convenzione ed, in virtù di esso, è tenuta a stipulare Contratti Attuativi con tutte le amministrazioni aggiudicatrici per consentire l’acquisto di beni/servizi messi in gara da Estar ai prezzi di aggiudicazione. Le Amministrazioni che intendono aderire alle Convenzioni, possono accedere al listino caricato nel Negozio Elettronico inerente i beni/servizi negoziati da ESTAR. Nel caso di servizi le convenzioni possono essere più complesse, in alcuni casi il listino di Convenzione prevede un lungo e diversificato elenco di componenti ciascuno con un proprio prezzo, ma è il fornitore che redige il progetto, con cui propone all’Ente una scelta delle varie componenti per perfezionare l’adesione.

- ACCORDI QUADRO

Sono dei contratti quadro aggiudicati da Estar a uno o più operatore economico secondo le modalità stabilite nell’art.54 del D. Lgs. 50/2016 e ss.mm.ii. con cui vengono stabilite le clausole relative agli appalti da aggiudicare durante un determinato periodo e che le Amministrazioni utilizzatrici possono utilizzare per acquistare prodotti e servizi. Hanno una scadenza temporale e prevedono un quantitativo o un importo massimo (massimale) che il fornitore si impegna a garantire nell’ambito di vigenza del contratto. L’Accordo Quadro ha per oggetto la regolamentazione dei contratti specifici che verranno stipulati durante il periodo di durata dello stesso, con le modalità di cui alle specifiche previste nel Capitolato di gara.

In particolare oggetto dell’Accordo Quadro sono le regole relative alla procedura di aggiudicazione delle forniture specifiche in ragione delle condizioni stabilite nel Capitolato e nell’Accordo stesso.

Nel Negozio Elettronico per ogni contratto occorre visualizzare:

oggetto del contratto;
listino dei prodotti/servizi aggiudicati (anche tramite importazione/esportazione da file);
listino prodotti / servizi opzionali (anche tramite importazione/esportazione da file)
ditta/e aggiudicataria/e;
durata del contratto;
(eventuale) indicazione della data di scadenza per poter procedere all’adesione;
capienza complessiva;
capienza residua a fronte delle varie adesioni già autorizzate;

La procedura per l’adesione deve prevedere i seguenti passaggi:

il responsabile individuato dall’Amministrazione contraente (RES o altro soggetto delegato) inoltra la richiesta di Manifestazione di interesse firmata digitalmente utilizzando l’apposita modulistica disponibile nella documentazione allegata sul Negozio Elettronico.
Nella manifestazione di interesse l’ente deve esplicitare:

Dal momento che l’ente procede a caricare la manifestazione di interesse ed inviarla tramite il Negozio Elettronico il relativo importo richiesto viene decurtato dalla capienza contrattuale. Fintanto che non si è concluso l’iter di adesione, l’Ente non può procedere a richiedere una nuova manifestazione di interesse.

Il Responsabile della Convenzione/Accordo Quadro di ESTAR, verificata la richiesta, potrà procedere con:

l’accettazione della manifestazione di interesse e trasmissione dell’autorizzazione a procedere con la formalizzazione dell’atto di adesione da parte dell’Ente.

In automatico il sistema provvederà a notificare l’accettazione all’Ente e contemporaneamente anche all’aggiudicatario. Nel caso in cui debba essere redatto un progetto con il fornitore, l’autorizzazione è solo temporanea e verrà rivalutata dopo la definizione del progetto e l’esatta quantificazione dell’importo di adesione.

il rifiuto della manifestazione di interesse - Il sistema provvederà a notificare all’Ente richiedente il rifiuto con la relativa motivazione. In questo caso viene immediatamente reso disponibile l’importo che era stato momentaneamente decurtato dalla capienza contrattuale. Nessuna comunicazione deve essere trasmessa alla ditta aggiudicataria.

A seguito dell'approvazione della manifestazione di interesse l'Ente deve procedere alla trasmissione nel Negozio Elettronico dell’Atto di Adesione firmato digitalmente utilizzando l’apposita modulistica disponibile nella documentazione allegata sul Sistema. Nell’atto di adesione andranno indicati i nominativi del RES e eventualmente del DEC con le informazioni di contatto.

Il RUP della Convenzione verifica la correttezza del documento trasmesso e può procedere alla sottoscrizione dell’Atto di Adesione, firmandolo digitalmente e trasmissione all’Ente ed all’aggiudicatario del documento sottoscritto digitalmente. In tal caso l’iter ad Adesione per la parte di competenza di ESTAR è concluso e l’ente deve procedere alla sottoscrizione con l’aggiudicatario del proprio contratto attuativo in cui verrà riportato tutte le informazioni inerenti la fase esecutiva del contratto.

Il modulo deve consentire:

di poter pubblicare avvisi / comunicazioni / aggiornamenti all’interno del singolo contratto e nella pagina generale;
la gestione di comunicazioni fra il Responsabile del contratto/Enti interessati/ditte aggiudicatarie;
consentire al RUP la gestione/integrazione/aggiornamento dei documenti e dei prodotti inseriti nel sistema;
consentire estrazione di reportistica dei dati inerenti le adesioni dei vari Enti.

Gestione del catalogo prodotti aggiudicati (P)

ESTAR, nel ruolo di centrale di committenza per il Sistema Sanitario della Regione Toscana, ha tra gli obiettivi quello di garantire la rapidità dei processi di acquisto che determinano la disponibilità di beni/servizi.

Uno degli strumenti amministrativi più efficaci in tal senso è la messa a disposizione di “Convenzioni” e “Accordi Quadro” che vadano a mettere a disposizione delle Aziende dei panieri di acquisto da cui poter attingere, con rapide procedure di adesione, in modi e tempi consoni alle necessità Aziendali per necessità molto spesso non programmate ed improvvise. I prodotti/servizi che possono essere messi a disposizione all’interno di questi strumenti di gara sono tanti ed abbracciano contesti estremamente diversi tra loro (dai servizi di pulizia all’acquisto di software per postazioni di lavoro). Si rende pertanto necessario creare una vetrina per le Aziende, un “catalogo prodotti”, che permetta di ricercare rapidamente tramite l’utilizzo di parole chiave se l’oggetto/servizio di interesse è già ricompreso all’interno delle Convenzioni / Accordi Quadro di ESTAR o se debba essere reperito tramite procedure di gara spot i cui tempi di espletamento sono notevolmente diversi.

Compito di ESTAR è quello di istituire un catalogo di prodotti/servizi contrattualizzati da ESTAR (“Catalogo prodotti”), inteso un anagrafica di parole chiave che vanno a riassumere i prodotti/servizi disponibili in ogni Accordo Quadro o Convenzione.

L’anagrafica “Voci di catalogo” è da considerarsi “statica”, dovrà essere alimentata massivamente tramite caricamento con Excel ed ogni eventuale modifica alle voci dovrà essere permessa solo all’ADMIN di sistema mediante interfaccia appositamente realizzata nei pannelli di amministrazione.

L’Anagrafica contratti sarà composta principalmente da una tripla di informazioni:

- Settore – Codice voce di catalogo – Descrizione voce di catalogo

Il settore principalmente identificherà sezioni omogenee di voci di catalogo come ad esempio:

- Catalogo Tecnologie Sanitarie (CND Z);

- Catalogo Servizi

- Catalogo Beni Economali

- Catalogo ICT

Dovrà altresi essere permessa una gestione “ad albero” delle voci di catalogo. Dei settori sopra indicati soltanto il catalogo “Tecnologie Sanitarie” costituisce eccezione alle parole chiave identificate da ESTAR per gli altri settori in quanto è costituito dall’elenco ministeriale delle CND Z, con un albero automatico così composto:

lettera – due cifre – due cifre – due cifre – due cifre.

Nei casi in cui le voci di catalogo siano ad albero l’aggancio con il contratto effettuato da parte dell’utente avviene sempre con l’ultima foglia dell’albero.

Terminata l’aggiudicazione di una procedura di gara sarà facoltà del RUP, mediante apposita funzione, il collegamento (tag) dello specifico contratto alle N parole chiave/CND che meglio vanno a descrivere i prodotti/servizi in esso presenti.

Lato front end Aziende Sanitarie dovrà essere prevista apposita sezione “Catalogo ESTAR” dove gli utenti potranno ricercare le parole chiave di interesse per rintracciare i contratti eventualmente disponibili. La nuova voce “Catalogo ESTAR” conterrà due sotto pagine:

1. Catalogo

2. Elenco contratti

Catalogo

All’interno del catalogo saranno disponibili (e ricercabili tramite funzioni di ricerca avanzata) tutte le voci presenti all’interno anagrafica catalogo prodotti. Sarà possibile inoltre filtrare in alto, tramite menu a tendina, l’eventuale settore di interesse. Per ogni voce visualizzata in elenco dovrà essere visualizzato a destra il numero dei contratti trovati appartenenti a quella voce come riportato nell’esempio sottostante.

Mouse	1
Schermi da scrivania	0

Quanto sopra faciliterà l’utente evitando di cliccare su voci che al loro interno non contengono alcun contratto ESTAR. Al click su una voce dovrà aprirsi la pagina Elenco contratti (sotto descritta) prefiltrata sui contratti relativi.

Elenco contratti

La pagina dovrà contenere l’elenco di tutti i contratti caricati all’interno del modulo visualizzando soltanto le seguenti informazioni:

• Oggetto

• RUP

• Fine Validità

• Importo Residuo Aggiudicato

• Importo Residuo Quadro Economico

• Esaurito (SI/NO)

L’utente potrà in automatico passare al modulo “negozio elettronico” (nel caso in cui per il contratto selezionato sia stato attivato) per eventuali richieste di adesioni o visualizzazione dei documenti contrattuali.

Gestione dei contratti e relativo scadenziario (Q)

Lo scadenziario dei contratti ESTAR costituisce valido strumento supporto ai RUP nell’identificare lo stato di utilizzo dei contratti stipulati nonché costituisce punto di partenza per l’alimentazione del modulo di programmazione gare, già descritto nei punti precedenti di questo elaborato.

Nella sezione scadenziario, sezione interna ad uso soltanto del personale del Dipartimento Acquisizione Beni e Servizi, saranno visualizzati tutti i contratti stipulati e le relative scadenze. Al RUP sarà visualizzato tutto l’iter temporale della precedente gara che ne ha portato alla stipula al fine di sensibilizzarlo sull’anticipo necessario nell’attivazione delle nuove procedure finalizzate alla continuità della fornitura. Inoltre, per quelli inseriti nel “Negozio Elettronico” (sezione O) e per quelli passati al modulo RES/DEC (sezione M), sarà reso disponibile anche l’importo impegnato/speso ed il sistema calcolerà, oltre alla data di effettiva scadenza del contratto, anche la data stimata di esaurimento del contratto.

Indicazioni per la definizione della programmazione

Una sezione appositamente creata dovrà essere in grado, data la tempistica di gara nota della procedura di affidamento che ha generato lo specifico contratto, di suggerire ai singoli RUP l’elenco delle gare che devono essere inserite nel modulo programmazione. La funzionalità “scadenziario dei contratti” è da intendersi fortemente integrata con la programmazione di ESTAR (sezione A).

Supporto telefonico/onsite agli utenti del SST (R)

Per garantire un efficace e tempestivo supporto al personale ESTAR che sarà chiamato all’utilizzo quotidiano del software, deve essere garantito un canale di assistenza dedicato.

Il servizio di helpdesk dovrà essere disponibile nelle stesse fasce orarie per le quali è richiesta la presenza del supporto telefonico, con gli stessi strumenti già indicati nel modulo “i” del presente documento, ovvero sia telefonicamente oppure on line (email / web form / chat assistenza virtuale). L’helpdesk è inteso come struttura che ha il compito di dare il supporto di primo livello a fronte di una richiesta di assistenza, qualora non sia possibile trovare una soluzione al problema via assistenza di primo livello, l’Help Desk ha il compito scalare il problema sia verso il supporto tecnico avanzato o verso un eventuale fornitore terzo che eroga il supporto tecnico specifico.

Saranno successivamente indicati SLA minimi per l’assistenza al personale di ESTAR, le tempistiche di presa in carico delle richieste con particolare riferimento alla risoluzione di problematiche bloccati che inficino parzialmente o totalmente l’attività del personale del Dipartimento Acquisizione Beni e Servizi o l’utilizzo da parte degli operatori economici, delle funzioni a loro disposizione della piattaforma.

Giornate di addestramento ai dipendenti del SST (S)

La formazione al personale di ESTAR costituisce attività fondamentale per il corretto ed efficace utilizzo del sistema informativo richiesto. Sarà richiesta al fornitore l’erogazione di diverse tipologie di eventi formativi, differenziati per utenti utilizzatori e temporalmente circa tutte le fasi di progettazione, implementazione, Go Live e operatività del sistema.

Nel progetto operativo per l’implementazione ed il Go Live del sistema il fornitore dovrà dettagliare le modalità con cui intende formare, in modo accurato, tutto il personale interessato dall’utilizzo delle funzionalità del sistema. In particolare dovrà aver cura di:

pianificare sessioni formative differenziate per gruppi di funzioni e specifiche per alcune categorie di utilizzatori;
pianificare più sessioni formative per lo stesso argomento dando la possibilità, al personale di ESTAR, di scegliere le sessioni che meglio si adattano ai loro impegni lavorativi;
tenere presente che il personale di ESTAR è dislocato in tutta la Toscana, su numerosi sedi. Saranno pertanto da privilegiare sessioni formative con strumenti di video lezione ma che permettano anche l’interattività con utenti a cui deve essere lasciato largo margine per domande ed approfondimenti;
pianificare sessioni di retraining ravvicinante per tutto il personale che ne faccia richiesta;
erogare sessioni informative in presenza, più volte e nelle sedi principali ESTAR, per il personale che ne faccia richiesta;
garantire, in fase di Go Live, figure costanti e canali dedicati per affiancare tutto il personale chiamato all’utilizzo;
pianificare sessioni formative ad hoc per il personale key user e eventuali amministratori di sistema circa l’utilizzo di funzioni avanzate/di amministrazione/di coordinamento;
mettere a disposizione manuali e guide che comprano, in modo esaustivo, tutte le funzionalità in essere nell’applicativo.

Per la gestione ordinaria il fornitore avrà cura di garantire almeno le seguenti attività:

garantire sessioni annuali specifiche di formazione, differenziate per gruppi di funzioni e specifiche per alcune categorie di utilizzatori. Tali giornate saranno pubblicizzate con avvisi interni all’applicativo e gli utenti potranno prenotare direttamente le singole sessioni;
garantire agli utenti la possibilità di prenotare sessioni per richiesta chiarimenti o formazioni specifiche (che saranno autorizzate o meno dai referenti contrattuali);
garantire l’aggiornamento tempestivo dei manuali e guide;
garantire la costruzione e aggiornamento di FAQ con i principali chiarimenti operativi a cui viene trovata soluzione.

Reportistica integrata delle informazioni acquisite (T)

Sul portale Web dovrà essere realizzata e disponibile una sezione di reportistica per il personale del dipartimento Acquisizione Beni e Servizi, aggiornata real time e contenente tutte principali informazioni di interesse circa le attività svolte su tutti i moduli dell’applicativo.

A solo titolo esemplificativo si riportano alcuni esempi di report che dovranno essere disponibili:

Numero di procedure di gara svolte;
Tempi medi dei processi di gara, suddivisi per tutte le sotto fasi della gara;
Scostamento medio delle tempistiche effettive rispetto alle tempistiche programmate;
Tempi medi di esecuzione delle attività per collegi tecnici e commissioni;
Importi aggiudicati per categoria merceologica, per fornitore, per tipologia di procedura;
Importi indetti, per categoria merceologica, per fornitore;
…

In particolar modo saranno valutati positivamente strumenti che permettono l’analisi multidimensionale di tutte le variabili del processo.

Sarà altresì richiesto di mettere a disposizione, tramite apposite viste in aggiornamento batch notturno per non gravare sull’operatività del sistema, della completa banca dati a supporto dall’applicativo. Ogni vista dovrà essere correlata di un manuale che definisca chiaramente il dominio e la rispondenza in interfaccia di ogni singola variabile presente. Tali viste saranno importate nel DWH di ESTAR con finalità di analisi dati, reportistica spot mirata e ogni altra attività a supporto delle direzioni di Dipartimento e Aziendale da parte del Controllo di Gestione di ESTAR.

Infrastruttura e privacy (U)

Le aziende sanitarie afferenti al SSRT sono collegate ad Internet tramite i servizi della Rete Telematica della Regione Toscana (RTRT) e interconnesse fra loro tramite una infrastruttura privata denominata InterSST. La rete InterSST dispone di indirizzamento con classi pubbliche tramite le quali vengono erogati servizi telematici a livello regionale.

Il SSR intende dotarsi nel medio periodo di un unico datacenter logico realizzato operativamente tramite tre datacenter fisici localizzati in ognuna delle tre aree vaste regionali.

Questa attivazione andrà progressivamente a sostituire l’attuale modello che consiste in venti datacenter locali, ospitati nelle tre aziende ospedaliere e nelle varie zone delle tre ASL territoriali. I datacenter sono dotati di soluzioni di virtualizzazione per il supporto a macchine virtuali basate su Linux e Windows, le cui licenze all’occorrenza, dovranno essere fornite a cura del proponente.

La soluzione che verrà proposta dovrà presentare un’architettura adeguata agli obiettivi descritti, in particolare dovrà configurarsi all’interno dell’unico datacenter logico previsto, ma potrà sfruttare le risorse attualmente in campo sia per la predisposizione del transitorio, dall’attuale infrastruttura costituita da venti datacenter alla definitiva, che per l’implementazione di funzionalità specifiche. Il data center logico unico è realizzato su architetture virtuali che utilizzano risorse fisiche localizzate in siti distinti.

Il fornitore dovrà adeguarsi al progressivo accentramento dei datacenter fornendo una soluzione software scalabile e flessibile in funzione di questo scenario.

E’ richiesto il rispetto della normativa vigente con particolare attenzione al codice dell’Amministrazione digitale e Codice protezione dati (GDPR) supportando la stazione appaltante nel definire uno schema operativo da adottare in caso di blocco del sistema gestionale.

Si integrano al presente i documenti di definizione dell’ambiente tecnologico di riferimento pubblicati alla pagina Web di ESTAR xxxx://xxxxxxx.xxxxx.xxxxxxx.xx/xxxxx.xxx/xxxxxxxxxxxxxx-xxx/0-xxxxxxxxxxxx-xxx-xxxxxxxx

Si allega al presente documento (Allegato A2) una scheda di check list che sarà richiesta in fase di gara per la verifica di compliance al GDPR.

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Consultazione preliminare di mercato per l’eventuale acquisizione di un sistema informativo integrato a supporto del Dipartimento Acquisizione Beni e Servizi di ESTAR v04 - CPM

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