CONDIZIONI GENERALI DI FORNITURA del 08/10/2019
CONDIZIONI GENERALI DI FORNITURA del 08/10/2019
1.APPLICAZIONE DELLE CONDIZIONI
2.CONDIZIONI CONSEGNA CAMPIONI AL LABORATORIO
Se non diversamente concordato, il campione da sottoporre ad analisi viene recapitato al Laboratorio a cura dello stesso cliente. Dal lunedì al venerdì, nei seguenti orari 09.00-13.00/14.00-17.00. In questo caso il trasporto si intende sotto responsabilità del cliente stesso. Si verifica l’idoneità della temperatura di trasporto mediante sonda tarata. A seconda della tipologia di campione verrà verificata la temperatura all’arrivo in laboratorio. Tutte le modalità da utilizzare per un corretto trasporto dei campioni sono consultabili sul nostro sito xxx.xxxxxxx.xxxx ; nel caso in cui le modalità e temperature richieste non fossero rispettate, nessuna responsabilità potrà essere addebitata a Agrilab . Xxxxxxx si impegna a dare comunicazione al cliente , anche solo verbale, di qualsiasi anomali di T riscontrata e solo successivamente dopo consultazione, si procederà all’analisi dei campioni facendone però riferimento nel RDP.
Nel caso fosse richiesto ad Xxxxxxx il ritiro presso la sede del cliente, il ritiro verrà eseguito dal personale Agrilab rispettando tassativamente le temperature previste nella Tabella 1 LMQ 5.8.3 “Temperatura accettazione” .
3.CAMPIONAMENTO E PRELIEVO
Tutto il materiale necessario per il campionamento (contenitori sterili, sacchetti, tamponi, spugnette, etc.) può essere richiesto e ritirato c/o il laboratorio Agrilab. Tutte le istruzioni e lo modalità per il campionamento sono visionabili sul sito xxx.xxxxxxx.xxxx o su richiesta comunicate verbalmente da Ns personale. Se il campionamento viene eseguito direttamente dal personale Agrilab, il personale qualificato procederà come da IO 10 “Istruzioni per il Campionamento” IO 07 “Istruzioni per il Campionamento Tamponi Ambientali” IO 09 “Istruzioni per il Campionamento Carcasse”.
4.ACCETTAZIONE CAMPIONI
Nel caso in cui in Cliente consegni direttamente il campione al laboratorio, al momento dell’accettazione del campione il personale Agrilab provvederà a verificare l'idoneità del campione all’analisi mettendo in pratica un serie dì operazioni come riportato nelle IO 10 – IO 07 – IO 09 verificando la quantità del prodotto, stato fisico, idoneità dell’ imballaggio eT° all’arrivo.
5.ESECUZIONE DELL’ANALISI
L’ordine di esecuzione delle analisi segue l’ordine cronologico di ingresso dei campioni. L’analisi dei campioni viene effettuata, salvo richieste del cliente, e laddove non in contrasto con normative specifiche, entro e non oltre le 48 ore dal ricevimento; in virtù di questo, il termine di accettazione dei campioni viene concordato con il cliente. Eventuali urgenze dovranno essere comunicate dal cliente al personale Agrilab al momento dell’accettazione offerta o alla consegna del campione.
6.CONSEGNA DEI RISULTATI ED EMISSIONE DEL RAPPORTO DI PROVA
I risultati riportati sui RdP(rapporti di prova) riguardano esclusivamente i campioni oggetto di analisi consegnati dal cliente o ritirati dal personale Agrilab. Viene emesso rapporto di prova a Xxxxxxx Accredia nel rispetto del documento Accredia RG - 09 solo nel caso in cui siano state eseguite sul campione in questione prove accreditate. I metodi di prova e le procedure di campionamento/prelevamento/ritiro/trasporto non soggetti ad accreditamento inseriti in un RDP emesso a Marchio Accredia vengono identificati con asterisco (*) che richiama la dicitura: “PROVA NON ACCREDITATA” mentre le prove eventualmente subappaltate sono identificate attraverso il cancelletto (#) “PROVA DATA IN SUBAPPALTO”. Il valore dell’incertezza viene riportato sul RDP (solo nel caso in cui venga richiesto dal cliente
stesso e/o quando il dato ottenuto dall’analisi di laboratorio risulti prossimo al limite di legge o alle specifiche del cliente) come range quindi indice minimo e massimo di scostamento.
7. DICHIARAZIONE DI CONFORMITA’
Nel caso in cui il cliente richieda una dichiarazione di conformità a una specifica o norma per le prove, la regola decisionale, se non già chiaramente definita nella specifica o nella norma, applicata per esprimere la dichiarazione di conformità non terrà conto dell’incertezza del metodo di prova. La frase riportata sui RdP sarà la seguente:
“la dichiarazione di conformità è espressa senza tener conto dell’incertezza del metodo di prova”.
8.CONSERVAZIONE E SMALTIMENTO CAMPIONI
Nel tempo intercorrente tra la ricezione e l’analisi i campioni vengono conservati:
•Se deperibili in frigorifero (o freezer nel caso di campioni surgelati)
•Se non deperibili a temperatura ambiente
I campioni vengono conservati fino all’emissione del RdP, il laboratorio assicura che adotta procedure e strumentazione idonea a evitare deterioramenti, perdite o danneggiamenti degli oggetti da provare durante le fasi di stoccaggio, manipolazione e preparazione all’analisi. Emesso il RdP, i campioni, verranno smaltiti. Nel caso il cliente richieda la restituzione del campione provato, i campioni da riconsegnare al cliente vengono opportunamente segregati in spazi dedicati a temperature specifiche per il prodotto in attesa della riconsegna. La richiesta di restituzione va comunicata al personale del laboratorio al momento della consegna dei campioni.
9.RECLAMI E/O CONTESTAZIONI
Reclami e/o contestazioni da parte del cliente devono pervenire in forma scritta entro 7 giorni dall’emissione del RdP. Ove possibile il laboratorio Agrilab confermerà al cliente l’avvenuta ricezione del reclamo e lo stato di avanzamento dello stesso. Viene esaminata tutta la documentazione presente in laboratorio relativa al reclamo stesso (documenti di registrazione delle attività di prova, metodi di prova utilizzati, dati relativi alle tarature e manutenzioni effettuate sugli strumenti utilizzati nel corso delle prove, etc.). Nel caso la valutazione porti a considerare il reclamo corretto, RL, con la collaborazione dei responsabili di funzione del laboratorio, stabilisce il tipo di azione da intraprendere (riesecuzione delle prove, formazione del personale, modifica procedura di prova, etc.), le modalità operative ed i tempi di realizzazione. Se il reclamo non appare chiaro ed il risultato della valutazione non fornisce una risposta esaustiva, RL, in collaborazione con i responsabili di funzione del laboratorio, può decidere di ripetere le prove su un campione in archivio o su un identico campione richiesto al committente. Se necessario possono essere utilizzati operatori, metodologie e strumenti diversi da quelli della prova che ha originato il reclamo. Nella valutazione del reclamo può essere coinvolta una figura non direttamente coinvolta nelle attività oggetto del reclamo (es. RL, consulente esterno).
10. TEMPI DI CONSERVAZIONE DEI RdP
Le registrazioni sono conservate per un periodo di tempo pari almeno a quello definito dalle legislazioni nazionali ed internazionali applicabili alle attività di prova accreditate (48 mesi) e se richiesto dal cliente il periodo di conservazione viene adeguato ad eventuali requisiti, volontari o cogenti, legati all'attività del cliente stesso. Si garantiscono i tempi di conservazione delle registrazioni come previsto nel documento ACCREDIA RT – 08.
11. METODI DI PROVA
Le prove che Xxxxxxx ha scelto di accreditare (riportate sul sito www.agrilab,info ) si rifanno a metodi normati o pubblicati da enti riconosciuti ufficialmente per la validazione dei metodi: ISO, UNI, APAT CNR, IRSA, AFNOR. Agrilab non utilizza prove accreditate sviluppate internamente. Agrilab per effettuare analisi accreditate si avvale di metodi normati o pubblicati da enti riconosciuti internazionali, nazionali o regionali (ISO, UNI, APAT CNR IRSA, AFNOR). Il cliente è informato attraverso il Mod.2 LMQ 4 “ Servizi offerti da Agrilab” reperibile dal sito xxx.xxxxxxx.xxxx o sul sito xxx.xxxxxxxx.xx ( numero di accreditamento 1242 ) del metodo applicato dal laboratorio. L’evidenza dell’idoneità dei metodi applicati dal laboratorio alle esigenze del cliente è testimoniata dalla firma apposta dal cliente sul Mod.5 LMQ 4.4.1 “Offerta al Cliente” e/o sul “Verbale di Campionamento/Prelevamento” (Mod.2 LMQ 5.8.2 specifici per la matrice da testare).In caso in cui il cliente richieda un metodo alternativo, Agrilab in valuta l’applicabilità di tale metodo alle matrici e parametri cui il metodo alternativo può essere applicato. Nel caso il metodo alternativo richiesto dal cliente sia obsoleto, non appropriato per le specifiche di prova o il laboratorio non sia in grado di attuarlo, si concorderanno con il cliente eventuale subappalto o rinuncia all’effettuazione dell’analisi. Le analisi non accreditate
vengono identificati con asterisco (*) che richiama la dicitura: “PROVA NON ACCREDITATA” mentre le prove eventualmente subappaltate sono identificate attraverso il cancelletto (#) “PROVA DATA IN SUBAPPALTO”.
12.SUBAPPALTO A LABORATORI ESTERNI
L’affidamento all’esterno di prove avviene solo nel caso in cui la prova stessa non sia eseguibile all’interno del
laboratorio. Il laboratorio comunica per iscritto nell’offerta le prove che verranno subappaltate al fine di ottenerne il consenso da parte del cliente. Nel caso in cui la richiesta di prove subappaltate avvenga al momento dell’accettazione del campione, questa verrà indicata nel “Verbale di Campionamento/Ritiro” (Mod.2 LMQ 5.8.2). Il campione,
identificato con il codice alfanumerico univoco attribuito all’accettazione in laboratorio, viene consegnato direttamente al laboratorio esterno assieme alla “Lettera richiesta analisi” (Mod.1 LMQ 4.5.1). Appena ricevuti dal laboratorio esterno i risultati tramite rapporto di prova, RLAB e RGQ provvederanno alla verifica della congruità del dato e all’inserimento dei risultati stessi nel rapporto di prova Agrilab. I dati ottenuti delle analisi subappaltate
vengono contrassegnati con un simbolo che rimanda alla dicitura “prova subappaltata”. RLAB e RGQ conservano copia sia del rapporto di prova inviato al cliente che del rapporto di prova del laboratorio esterno.
13. CAUSE DI FORZA MAGGIORE
Xxxxxxx non sarà responsabile per ritardi sulle prestazioni per cause come: scioperi, guasti o incidenti ai impianti e/o attrezzature, condizioni meteorologiche avverse, interruzioni di strade e comunque in qualsiasi caso indipendente dal laboratorio e dal suo personale.
14. RISERVATEZZA E TUTELA DELLA PRIVACY
Il laboratorio Agrilab è responsabile della gestione di tutte le informazioni ottenute o generate dall’effettuazione delle attività di laboratorio. Tutte le informazioni relative al cliente sono considerate riservate, ad eccezione delle informazioni che il cliente rende pubblicamente disponibile, o quando concordato tra laboratorio e cliente. Quando possibile viene osservato l’anonimato del committente sul campione da provare nelle aree di prova, tramite identificazione del campione univocamente ed esclusivamente da un codice interno . Inoltre il personale del laboratorio è tenuto al rispetto del segreto professionale nei riguardi di tutte le informazioni raccolte durante lo
svolgimento delle proprie attività tramite la sottoscrizione al momento dell’assunzione di un accordo di segretezza e confidenzialità dei dati di proprietà dei clienti: con la “Dichiarazione di Riservatezza e Imparzialità”, si garantisce la
riservatezza e l’esclusività nell’esecuzione dei propri compiti all’interno del laboratorio.
Qualora al laboratorio si richieda per legge o quando è contrattualmente autorizzato a comunicare informazioni riservate, il committente o le singole persone interessate verranno informate circa le informazioni fornite, a meno che ciò non sia proibito dalla legge, nel rispetto del regolamento Europeo GDPR sulla privacy. Le informazioni relative al cliente, ottenute da fonti diverse dal cliente stesso, saranno mantenute riservate fra il cliente e il laboratorio. Il
laboratorio si impegna a mantenere riservata l’identità di chi ha fornito le informazioni (la fonte), senza rivelarla al cliente stesso, a meno di accordi presi con la fonte stessa. Qualora al laboratorio vengano richieste informazioni relative ad un cliente da parte di terze persone, il laboratorio contatterà il cliente e solo, dopo previa autorizzazione scritta da parte del cliente stesso, rilascerà le informazioni richieste
Il personale è tenuto a mantenere riservate tutte le informazioni facenti parte del know-how del laboratorio, ed in particolare i risultati delle prove e tutte le informazioni ottenute nel corso delle prove come le metodiche richieste ed utilizzare per l’ottenimento dei risultati. Il coinvolgimento in attività che diminuiscano la fiducia nella competenza,
imparzialità, nel giudizio o nell’integrità professionale sono vietate come espresso nel Mod.1 LMQ 4.1.5 “Dichiarazione Riservatezza e Imparzialità”;
Tutte le informazioni cartacee sono conservate in archivi appositi chiusi a chiave, le registrazioni su supporto informatico sono protette da username e password e accessibili solo dal personale autorizzato. Il laboratorio è dotato di un sistema d’allarme a protezione dei dati sensibili e di tutte le informazioni relative ai clienti.
15.IMPARZIALITA’
Il concetto di imparzialità viene affrontato in modo esplicito e concreto come responsabilità della Direzione. Affinché il laboratorio Agrilab soddisfi i requisiti di imparzialità previsti , la Direzione si impegna a garantire un comportamento imparziale attraverso:
- La predisposizione di un tariffario uguale per tutti;
- La gestione tempestiva e imparziale dei clienti;
- Qualora la direzione identifichi un rischio per l’imparzialità, dovrà eliminare o ridurre al minimo il rischio identificato, elaborando procedure di gestione delle attività, monitorandone e valutandone nel tempo il rispetto;
- Sottoscrizione di una Dichiarazione di Riservatezza e Imparzialità da parte del Personale
Per assicurare le parti interessate sul fatto che il personale non venga influenzato sull’imparzialità del proprio operato sono state messe in atto le seguenti misure:
- Il personale assunto possiede i requisiti e le risorse necessarie a eseguire i compiti assegnati, compresi
l’attuazione, il mantenimento ed il miglioramento del Sistema di gestione per la qualità, e per individuare eventuali deviazioni dal SQ dalle procedure elaborate per l’esecuzione delle prove o tarature. Il personale che evidenzi incongruenze deve intraprendere una AC volta a minimizzare tali deviazioni.
- Le attività di Agrilab, in particolare le attività di prova, si svolgono in condizioni in cui il personale non risulti soggetto a pressioni o influenze commerciali, finanziarie o di altra natura, interne od esterne, tali da influire sulla Qualità del risultato delle prove. Da un punto di vista funzionale, organizzativo ed operativo, nello svolgimento delle proprie mansioni il personale del laboratorio è indipendente dai singoli clienti ed il compenso di ciascun operatore è stabilito secondo i contratti di lavoro nazionali vigenti, indipendentemente dal numero di prove svolte.
- RL non influisce sull’operato in quanto non è presente durante l’effettuazione delle prove e affida completamente a RLAB e RGQ la gestione operativa del laboratorio.
- Il personale è tenuto a informare la Direzione qualora si dovesse trovare in presenza di conflitto di interesse.
- Il personale si impegna a non partecipare ad attività esterne che possano mettere in discussione l’imparzialità o il giudizio e l’integrità professionale (RL si riserva la facoltà di verificare tale impegno contrattuale)
- E’ stata predisposta un’analisi dei rischi derivanti da reali o potenziali minacce, individuabili nelle attività del personale, che verrà valutata ad ogni Riesame della Direzione o nel caso in cui, i cambiamenti nelle attività di laboratorio potrebbero trasformarsi in rischi.