Contract
Avviso di consultazione preliminare di mercato indetta ai sensi dell’art. 66 del D.lgs. n. 50/2016 per l’acquisto di software per le esigenze dell’Università degli Studi della Basilicata.
Nota Tecnica
1. PREMESSA
L’Università degli Studi della Basilicata (di seguito, Università), intende verificare la possibilità di affidare ad altro operatore economico l’acquisto di software e servizi alternativi per le esigenze dell’Università rispetto a quelli attualmente in uso nell’Ateneo, forniti da CINECA/EASY.
La proposta degli operatori economici interessati al presente sondaggio di mercato dovrà riguardare servizi e software in grado di soddisfare le esigenze dell’Università siccome declinate nel presente documento. Nel caso in cui l’operatore si affidi alla collaborazione di altre società per specifici software richiesti, ha l’obbligo di comunicare il Partner tecnologico referente. La Società partecipante alla consultazione dovrà fornire indicazioni in relazione ai seguenti aspetti:
a) Descrizione dell’applicativo e delle soluzioni offerte;
b) Attività per l’avvio del sistema;
c) Possibilità di migrazione dei dati dal sistema informativo di Ateneo (CINECA/EASY), con relativa stiva della durata della migrazione e delle sue modalità;
d) Stima dei tempi occorrenti per la messa a disposizione dell’Università degli applicativi e delle soluzioni proposte;
e) Condizioni e modalità di assistenza.
La presente nota tecnica ha l’obiettivo di definire il fabbisogno e i requisiti dei servizi oggetto della consultazione di mercato
2. CARATTERISTICHE SPECIFICHE DEL SERVIZIO OGGETTO DI ACQUISIZIONE
2.1 CARRIERE STUDENTI
La gestione delle carriere degli studenti deve consentire la gestione del ciclo di vita dello studente, nei diversi livelli della formazione universitaria:
• Primo Ciclo: Corso di Laurea;
• Secondo Ciclo: Xxxxx xx Xxxxxx Xxxxxxxxxx;
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• Terzo Ciclo: Dottorato di Ricerca, Diploma di Specializzazione, Master Universitari di I e II Livello, con funzionalità specifiche rivolte agli operatori di back-office, agli studenti ed ai docenti.
Devono essere gestiti tutti i processi che sottendono alla gestione completa della carriera dello studente (Didattica, Tasse e Diritto allo Studio, Mobilità Internazionale, Post Lauream) e deve gestire tutti i processi che sono strettamente legati agli aspetti "amministrativi" della vita dello studente in ateneo, e in particolare:
• Registrazione persone
• Concorsi di ammissione
• Immatricolazioni
• Produzione badge virtuale dello studente
• Conferma titoli
• Iscrizioni annuali
• Passaggi
• Trasferimenti in ingresso
• Trasferimenti in uscita
• Sospensione carriera
• Chiusura e riattivazione carriera
• Configurazione area amministrativa
• Fascicolo dello studente
• Atti amministrativi
• Gestione bandi generici (collaborazioni studentesche, attività culturali degli studenti, PF24 CFU, contributi vari).
La gestione della carriera degli studenti deve assicurare tutti i processi legati all'avanzamento didattico dello studente, dalla sua definizione iniziale con il piano degli studi delle attività didattiche previste, proseguendo con l'acquisizione degli elementi di verifica che popolano il rispettivo "libretto universitario", fino all'evento finale del conseguimento del titolo accademico. Nello specifico:
• Acquisizione frequenze delle attività didattiche (acquisizione fatta attraverso uno specifico applicativo)
• Calendario e Prenotazione esami
• Verbalizzazione Esami di profitto e di Conseguimento Titolo, con e senza Firma Digitale del verbale
• Acquisizione Crediti (CFU) attività didattiche
• Gestione periodi di studio in mobilità
• Riconoscimenti e Convalide CFU
• Tirocini e Stage formativi
• Domanda conseguimento titolo e presentazione tesi online
• Conseguimento Titolo finale
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DIDATTICA - La gestione della Didattica deve assicurare tutti i processi inerenti la preparazione e la predisposizione dell'offerta formativa e didattica dei corsi di studio, che ogni Dipartimento è chiamato a formulare per ogni anno accademico in termini di trasparenza e predisposizione in area pubblica del catalogo dei corsi, si deve integrare con l’applicazione specifica di gestione della programmazione didattica a livello di dipartimento. Nello specifico:
• Struttura didattica
• Gestione offerta didattica (alimentata dall’applicativo di gestione della programmazione didattica)
• Piani di studio (alimentata dall’applicativo di gestione della programmazione didattica)
• Calendario esami di profitto
• Acquisizione opinioni degli studenti (questionari valutazione didattica).
TASSE E DIRITTO ALLO STUDIO - La gestione delle Tasse e Diritto allo Studio deve assicurare tutti i processi relativi ai pagamenti delle tasse universitarie dovute dagli studenti, nelle diverse modalità e dispositivi di pagamenti (nodo PagoPA), e tutto il collegato di acquisizione, controllo ed elaborazione dei dati reddituali (ISEE dello studente acquisito direttamente, mediante il servizio pubblico di connettività SPC, dalla banca dati INPS), di merito e di esenzione, che concorrono al calcolo della contribuzione. Devono inoltre gestire le ulteriori casistiche dei benefici che derivano dalla normativa nazionale o regionale in materia di diritto allo studio, o dalla regolamentazione di Ateneo. Nello specifico:
• Implementazione regolamento in materia di contribuzione studentesca (configurazione tasse)
• Adeguamento alla normativa nazionale
• Autocertificazioni
• Calcolo del merito
• Borse di studio, incentivi e premi di laurea
• Esoneri
• Fatturazione rate di contribuzione
• Incassi
• Rimborsi
• Area tasse servizi web.
MOBILITA’ INTERNAZIONALE - La gestione della Mobilità Internazionale deve assicurare tutti i processi della mobilità di uno studente sia in entrata (Incoming) che in uscita (outgoing). Inoltre, deve garantire l’integrazione con il network EWP (Erasmus Without Paper) per consentire lo scambio in automatico con gli atenei partners di tutta una serie di informazioni, da quelle generiche che connotano l’ateneo, a quelle relative alla struttura didattica, ai corsi offerti, fino ad arrivare alla redazione degli accordi internazionali, alla lista delle nomination, ai dati del periodo di mobilità, al Learning Agreement e agli esami sostenuti, in modo da ottenete una completa dematerializzazione dei flussi.
POST LAUREAM - La gestione del Post Lauream deve gestire i corsi di studio afferenti al "terzo livello" dell'istruzione superiore ed accademica (Dottorati di ricerca, Scuole di Specializzazione, Master di I e II Livello, Formazione degli insegnanti), che presentano caratteristiche gestionali proprie che si differenziano da quelle dei corsi di studio di primo e secondo livello. In questa area rientra anche la
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gestione degli Esami di Stato per l'abilitazione professionale. La gestione delle procedure di ammissione e della carriera degli iscritti ai corsi di terzo livello deve essere gestita al pari di quella dei corsi di studio di I e II livello, nel rispetto delle peculiarità che li contraddistinguono.
Devono essere garantiti, inoltre, i Servizi Generali, i Servizi Tecnologici e le Integrazioni così come di seguito riportati:
Servizi Generali
• Motore dei Certificati che consente la realizzazione e personalizzazione di certificati non standardizzati;
• Servizi di comunicazione e mailing per la predisposizione di "template" di comunicazione da parte degli atenei da collegare agli "eventi applicativi" di notifica verso gli studenti (es. registrazione esame, pubblicazione voto esame, reminder per scadenze di pagamento, eccetera);
• Possibilità di invio/ricezione di istanze/comunicazioni inerenti la carriera dello studente.;
• Modulo Questionari per il supporto a tutto il processo di valutazione della didattica in ateneo e, in generale, per le esigenze di "raccolta dati ed opinioni" degli studenti, mediante somministrazione di questionari (completamente configurabile) nei diversi processi applicativi.
Servizi Tecnologici
• Single Sign-On, SPID;
• Firma Digitale (con supporto della firma digitale qualificata emessa dai prestatori di servizio certificati da AGID);
• Gateway di "Batch-Input" per acquisizione o repliche massive dati da-e-verso sistemi terzi;
• Gateway pagamenti con PagoPA di AGID.
Integrazioni
• Integrazione con l’Osservatorio ANS (Anagrafe Nazionale Studenti) per la gestione di tutti i processi legati agli adempimenti ministeriali richiesti alle Università, anche ai fini del finanziamento ordinario e non solo;
• integrazione con la piattaforma di E-learning "Moodle" per il supporto alla didattica e formazione a distanza;
• integrazione con la piattaforma degli "open-badge" BESTR, per la gestione e il rilascio delle "Digital-credentials" agli studenti;
• integrazione con la procedura di contabilità Easy per la contabilizzazione dei contributi versati dagli studenti;
• integrazione con la Banca dati INPS per l’acquisizione, in automatico, dei dati relativi alle dichiarazioni ISEE.
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2.2 PROGRAMMAZIONE DIDATTICA
Attraverso la programmazione didattica l’Ateneo deve:
supportare la gestione dell’offerta didattica e la progettazione dei corsi di studio ed i relativi ordinamenti e regolamenti didattici, le regole per la composizione dei piani di studio degli studenti, l’offerta delle attività formative (erogate e programmate), e bandi di docenza e le coperture.
La Programmazione Didattica deve consentire la definizione di tutte le fasi dall’istituzione di un nuovo corso di studio alla definizione delle regole per la composizione dei piani di studio degli studenti, dell’offerta formativa e delle coperture degli incarichi didattici e di:
● progettare e simulare i corsi di studio e i relativi ordinamenti, regolamenti didattici e attività formative, anche in una fase precedente all’apertura della SUA-CDS;
● programmare l’erogazione delle attività formative (repliche, mutuazioni, incarichi didattici);
● definire le regole per la composizione dei piani di studio degli studenti;
● definire il Syllabus delle attività formative;
● garantire l’integrazione con le carriere studenti, le carriere e stipendi di ateneo, la gestione dei concorsi, banca dati ministeriale RAD di OFF.F, banca dati ministeriale SUA-CDS;
● lanciare elaborazioni per esportate/importare i dati verso/da altri applicativi (carriere studenti, xxxxxxxx e stipendi di ateneo, gestione dei concorsi, banca dati ministeriale RAD di OFF.F, banca dati ministeriale SUA-CDS).
La programmazione didattica deve gestire tutti i processi che sottendono alla gestione dell’offerta didattica che possono essere raggruppati nelle seguenti aree funzionali:
Ordinamenti didattici Regolamenti didattici
Programmazione didattica (Offerta didattica erogata e offerta didattica programmata) Simulazione offerta formativa.
2.3 LA GESTIONE DOCUMENTALE
La gestione documentale deve consentire la piena attuazione del processo di dematerializzazione della documentazione amministrativa e garantire l’interoperabilità e l’integrazione con altri applicativi in uso presso l’Ateneo garantendo inoltre la conformità alla normativa universitaria in generale ed in particolare la conformità alla normativa e alla prassi archivistica, la piena aderenza alle previsioni del Dlgs 82 /2005 e alle Linee Guida sulla formazione, gestione e conservazione dei documenti informatici emanate dall’AGID e alla normativa sul trattamento dei dati personali Reg. UE 679/2016 (GDPR).
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Interoperabilità e integrazione – Deve essere garantita l’integrazione, in particolare, con le applicazioni per la gestione delle firme digitali; della gestione delle fatture elettroniche; della gestione delle procedure proprie della didattica e la gestione della documentazione delle carriere degli studenti; e la gestione della trasparenza.
Funzionalità specifiche – La gestione documentale deve consentire la gestione del workflow, dei procedimenti amministrativi; della registrazione a protocollo, della repertoriazione e della fascicolazione; la gestione delle anagrafiche di destinatari e mittenti; la gestione del registro di emergenza; la gestione degli utenti (anagrafica, accessi e livelli di abilitazione), il tracciamento degli interventi di registrazione e delle successive modifiche; la ricerca su tutti i dati di registrazione; la gestione della pubblicità legale; la gestione della trasparenza e privacy e dell’accesso documentale; la gestione della documentazione e dei processi degli organi collegiali; la gestione automatizzata del protocollo delle istanze di partecipazione a procedure di selezione e concorsi e della relativa documentazione.
Deve essere garantita la disponibilità di un manuale d’uso dell’applicativo per l’operatore e, se previsto il ruolo, per l’amministratore del sistema.
Deve offrire la funzione di firma digitale massiva; deve essere garantito il backup dei dati e la conservazione a norma dei documenti amministrativi.
2.4 GESTIONE CARRIERE STIPENDI
La gestione delle carriere e degli stipendi deve consentire la gestione giuridica ed economica del personale in rapporto con l’ente. La procedura deve essere costantemente aggiornata per una corretta applicazione degli istituti normativi relativi ai docenti universitari, ai ricercatori a tempo indeterminato e determinato, al personale tecnico, amministrativo bibliotecario e collaboratori esperti linguistici, personale non strutturato a vario titolo (per esempio, dottorandi, borsisti, assegnisti di ricerca, professionisti, lavoratori autonomi, operai agricoli, lavoratori socialmente utili.).
Aree funzionali – La procedura deve gestire tutti i processi che sottendono al trattamento giuridico ed economico del personale strutturato e non, che si possono raggruppare nelle seguenti aree funzionali:
Carriere – La procedura deve gestire i dati giuridici del personale che costituiscono anche la base propedeutica alla gestione economica di ogni dipendente.
Gli eventi di carriera devono essere registrati sullo stato matricolare attraverso l’utilizzo di specifiche tabelle, inquadramenti, attività, voci, anagrafiche;
Xxxxxxxx – La procedura deve permettere di gestire tutti gli istituti contrattuali ed il regime di diritto pubblico connessi con i rispettivi inquadramenti che consentono l’elaborazione del cedolino informatico. Deve comprendere anche tutte le funzioni atte a gestire gli adempimenti fiscali e contributivi che l’Ente è tenuto a sostenere in qualità di Sostituto d’Imposta. Elaborare il conguaglio fiscale di fine anno e produrre anche la corrispondente certificazione (CU). In caso di cessazione del dipendente, deve gestire il trattamento di fine rapporto (TFR), consentendo di calcolare l’accantonamento mese per mese, calcolare ed applicare l’imposta sostitutiva sia come acconto sia come saldo, nonché controllare l’avvenuta liquidazione del TFR stesso e delle relative imposte che su esso gravano. Consentire inoltre la gestione di fondi di previdenza complementare attivati all’interno dell’ente, nonché l’attribuzione di benefit previsti dal contratto o dalla normativa nell’ambito del welfare aziendale. Gestire l’assistenza fiscale e calcolare
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sia gli interessi di rateizzazione sia quelli per ritardato pagamento (mora) fornendo la possibilità di rideterminare il piano di rateizzazione a fronte di incapienza nello stipendio di un mese.
Al contempo, deve essere attiva l’interoperabilità con altre banche dati ministeriali, quali DALIA– banca dati liquidato Atenei, per fornire al MUR ed al MEF i dati economici e giuridici mensili del personale gestito; PROPER che sovraintende alla programmazione delle Università, sia in termini di punti organico che di risorse finanziarie, direttamente collegate al Fondo di Finanziamento Ordinario, Anagrafe delle prestazioni e gli altri adempimenti richiesti dalla Funzione Pubblica con la verifica del rispetto delle prescrizioni normative vigenti.
Integrazioni La procedura Carriere e la procedura stipendi devono essere integrati tra loro ed inscindibili.
La procedura deve dialogare con il software di contabilità in uso, attualmente, Easy per l’imputazione a bilancio delle operazioni stipendiali.
Reporting avanzato - Il servizio deve mettere a disposizione inoltre una reportistica di prodotto e una funzionalità di self reporting (per l’elaborazione di stampe personalizzate) al fine di effettuare estrazione dati su diversi ambiti gestionali:
Carriere: estrazione dati sulle carriere delle persone secondo determinati intervalli di tempo con elevato livello di dettaglio (ad esempio: matricola, ruolo, attività, inquadramento). Possibilità di effettuare conteggi su persone e contratti per unità organizzativa
Liquidato: estrazione dati sulle liquidazioni suddivise per mese (effettuate attraverso i moduli gestionali Compensi e Stipendi) con elevato livello di dettaglio (ad esempio: matricola, ruolo, anno, liquidazione/competenza, capitolo di spesa, voce).
2.5 GESTIONE CONCORSI E SELEZIONI
Procedura per la dematerializzazione del processo amministrativo concorsuale negli atenei, enti di ricerca e Ministero dell’Istruzione e della Ricerca per garantisce la completa conformità ai decreti normativi che inducono la pubblica amministrazione a eliminare il cartaceo e ai decreti ministeriali che definiscono le regole di gestione del documento informatico.
Sviluppata come una piattaforma web gestita in modalità SAAS (Software as a Service), consente all’ente di ridurre i costi di infrastruttura e di gestione del software.
La procedura deve garantire una copertura funzionale dell’intero iter concorsuale: dalla definizione del bando fino alla sua pubblicazione, dalla raccolta delle candidature alla fase di verifica amministrativa (anche con l’ausilio di controllo automatici), dalla nomina della Commissione che stabilisce i criteri alle fasi di valutazione del candidato (con annessa verbalizzazione finale degli esiti), dalla definizione e pubblicazione della graduatoria all’accettazione dei vincitori.
L’intero iter concorsuale deve essere gestito in continuità con i principali processi amministrativi attigui (es: reclutamento, gestione del personale, gestione documentale, firma e conservazione digitale). La flessibilità della procedura non deve essere finalizzata al solo ambito strettamente concorsuale, ma deve consentire anche la gestione di campagne di reclutamento o costituzione di gruppi di ricerca.
Le tipologie di concorso gestite riguardano Docenti e Ricercatori, Personale Tecnico Amministrativo, Dottorati, Assegni e Borse di Ricerca, Xxxxx finale dottorato di ricerca, Dirigenti e Funzionari Amministrativi.
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I vantaggi della procedura per la dematerializzazione del processo amministrativo concorsuale negli atenei, enti di ricerca e Ministero dell’Istruzione e della Ricerca devono rispondere a:
• automatizzazione i processi amministrativi;
• consentire la dematerializzazione di tutto l’iter concorsuale eliminando completamente il cartaceo;
• facilitare la conservazione digitale.
La procedura deve interfacciarsi ed integrarsi con i principali gestionali della Ricerca e degli Studenti, che rappresentano il “core business” delle attività: l’integrazione con la gestione documentale e la conservazione devono consentire la protocollazione in tempo reale di tutte le domande e degli allegati, e la successiva archiviazione digitale. Le integrazioni con le banche dati ministeriali devono abilitare la verifica in tempo reale dei dati inseriti nella domanda: il possesso dell’abilitazione, dell’idoneità, dell’essere in servizio presso un ente.
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