PROCEDURA APERTA PER L’ACQUISIZIONE DI SERVIZI FINALIZZATI ALLA PROGETTAZIONE, SVILUPPO, FORMAZIONE, AVVIAMENTO E
PROCEDURA APERTA PER L’ACQUISIZIONE DI SERVIZI FINALIZZATI ALLA PROGETTAZIONE, SVILUPPO, FORMAZIONE, AVVIAMENTO E
MANUTENZIONE DEL SISTEMA “CARTELLA CLINICA INFORMATIZZATA OSPEDALIERA E TERRITORIALE DEL DIPARTIMENTO DI SALUTE MENTALE”
ALLEGATO 1: CAPITOLATO TECNICO
Sommario
4. Caratteristiche tecniche e funzionali 9
6. Manutenzione e assistenza tecnica e sistemistica 11
7. Monitoraggio, gestione del contratto, controlli di qualità 12
9. Misure di sicurezza e normativa sul trattamento dei dati personali 18
10. Obblighi di riservatezza 18
11. Prezzi e validità del contratto 19
12. Obblighi in materia di sicurezza e salute sul lavoro 19
14. Scioperi Aziendali e Nazionali 20
L’obiettivo di questo documento è di fornire le specifiche per la costruzione di un SCCE1 – Sistema di Cartella Clinica Elettronica - per i Servizi che compongono il Dipartimento di Salute mentale della Asl Roma 1 (DSM).
Il Dipartimento di Salute Mentale (DSM) è la struttura operativa dell’Azienda preposta alle attività di prevenzione, diagnosi, cura e riabilitazione del disagio psichico, dei disturbi e delle disabilità psichiatriche in base a quanto previsto dalla DGR Lazio 8/02/2000 n. 236.
Il DSM è dotato di autonomia tecnico-gestionale, organizzativa e contabile. Nell’ambito del DSM vengono ricompresi i servizi psichiatrici di diagnosi e cura dell’Xxxxxxxx Xxxxx Xxxxxxx x xxxx’Xxxxxxxx Xxx Xxxxxxx Xxxx.
Il Dipartimento di Salute Mentale prevede le forme di partecipazione della Consulta Dipartimentale per la Salute Mentale alle attività del Comitato di Dipartimento.
Il Dipartimento di Salute Mentale si articola in:
UOC SPDC San Xxxxxxx Xxxx UOC SPDC Santo Spirito
UOC Salute Mentale Distretto 1 (afferisce all’Area di coordinamento dei Centri di Salute Mentale)
UOC Salute Mentale Distretto 2 (afferisce all’Area di coordinamento dei Centri di Salute Mentale)
UOC Salute Mentale Distretto 3 (afferisce all’Area di coordinamento dei Centri di Salute Mentale)
UOC Salute Mentale Distretto 13 (afferisce all’Area di coordinamento dei Centri di Salute Mentale)
UOC Salute Mentale Distretto 14 (afferisce all’Area di coordinamento dei Centri di Salute Mentale)
UOC Salute Mentale Distretto 15 (afferisce all’Area di coordinamento dei Centri di Salute Mentale)
UOC Prevenzione Interventi Precoci (afferisce all’Area Adolescenza) UOC TSMREE (afferisce all’Area Adolescenza)
UOC Dipendenze (afferisce all’Area Adolescenza) UOSD Governo Clinico
UOSD Psicologia Ospedaliera
UOSD Nuove Dipendenze (afferisce all’Area Adolescenza)
UOSD Disturbi del Comportamento Alimentare (afferisce all’Area Adolescenza) UOSD Laboratorio Museo della Mente.
All’interno del Dipartimento di Salute Mentale opera il Centro Alcologico.
Le strutture della Salute Mentale Adulti comprendono Strutture dell’area territoriale e Strutture dell’area ospedaliera.
Le strutture dell’area territoriale sono:
- Centro di Salute Mentale (CSM),
- Strutture Semiresidenziali – Centro Diurno,
- Strutture Residenziali che comprendono:
• Struttura residenziale terapeutico riabilitativa intensiva, (SRTRi)
• Struttura residenziale terapeutico riabilitativa estensiva, (SRTRe)
• Struttura residenziale socio riabilitativa (SRSR) con due diversi livelli di assistenza h24 e h12
• Gruppo appartamento
Le strutture dell’area ospedaliera sono:
• Servizio Psichiatrico di Diagnosi e Cura (SPDC),
• Day Hospital (DH).
STRUTTURE E SERVIZI DEL DSM - SALUTE MENTALE ADULTI | |||
COD. | STRUTTURE | DIS. DI UBICAZIONE | PP LL e Res. |
200374 | UOSD DCA | 14 | |
UOSD PSIC. OSP. | 1 | ||
UOC SPDC S. SPIRITO | 1 | 16+2 DH | |
UOC SPDC X. XXXXXXX XXXX | 14 | 16+2 DH | |
UOC DISTRETTO 1 S.M. | |||
102701 | C.S.M. PALESTRO | 1 | |
170321 | X.X.X. XXXXXX | 0 | |
000000 | XXXXXX XXXXXX PALESTRO | 1 | |
107401 | CENTRO DIURNO MONTESANTO | 1 | |
101801 | SRTR_e PIATTI | 1 | 14 |
107402 | SRTR_e MONTESANTO | 1 | 16 |
101902 | G.A. BACCINA 1 | 1 | 5 |
101903 | G.A. BACCINA 2 | 1 | 5 |
110702 | G.A. BRAMANTE | 1 | 5 |
600291 | G.A. MILIZIE | 1 | 4 |
UOC DISTRETTO 2 S.M. | |||
200601 | C.S.M. SABRATA | 2 | |
300405 | AMB. BOEMONDO | 2 | |
300706 | CENTRO DIURNO BOEMONDO | 2 | |
200602 | SRTR_e SABRATA | 2 | 16 |
200610 | G.A. TURCHIA | 2 | 3 |
UOC DISTRETTO 3 S.M. | |||
401601 | C.S.M. MONTE TOMATICO | 3 | |
400901 | C.S.M. LABLACHE | 3 | |
401602 | XXXXXX X. XXXXX XXXXXXXX | 0 | |
000000 | XXXXXX XXXXXX XXXXXXXXXXXX | 3 | |
402101 | SRTR_e MARCIGLIANA | 3 | 10 |
401303 | G.A. QUARRATA 1 | 3 | 5 |
401304 | G.A. QUARRATA 2 | 3 | 2 |
401305 | G.A. QUARRATA 3 | 3 | 5 |
401306 | G.A. QUARRATA 4 | 3 | 4 |
401307 | G.A. QUARRATA 5 | 3 | 2 |
UOC DISTRETTO 13 S.M. | |||
180339 | C.S.M. BOCCEA | 13 | |
180366 | X.X.X. XXXXXXXXX XX | 00 | |
000000 | XXXXXX XXXXXX XXXXX XXXXXXX | 13 | |
600050 | CENTRO D. VOCE DELLA LUNA | 13 | |
300401 | SRTR_e CASTEL DI XXXXX | 13 | 9 |
600110 | G.A. SODINI | 13 | 2 |
UOC DISTRETTO 14 S.M. | |||
190351 | C.S.M. GASPARRI | 14 | |
190352 | C.S.M. VENTURA | 14 | |
106500 | CENTRO DIURNO BORROMEO | 14 | |
106400 | CENTRO DIURNO VENTURA | 14 | |
107000 | SRTR_e PRIMAVALLE | 14 | 18 |
600280 | SRSR H12 GASPARRI | 14 | 6 |
UOC DISTRETTO 15 S.M. | |||
200372 | C.S.M DI GIORGIO | 15 | |
105603 | CENTRO DIURNO DI GIORGIO | 15 | |
600040 | SRSR H12 GALLINE BIANCHE | 15 | 4 |
107700 | SRSR H12 QUATTRO PALME | 14 | 8 |
600261 | G.A. PRIMA PORTA | 15 | 5 |
UOC PIP SM | |||
170309 | C.S.M. POLO OVEST | 1 | |
200605 | X.X.X. XXXX XXX | 0 | |
000000 | XXXXXX XXXXXX POLO OVEST | 1 | |
200611 | XXXXXX XXXXXX XXXX XXX | 0 | |
000000 | XXXX_x XXXXX XXXXXXXX | 14 | 16 |
110302 | SRTR_e RIPA GRANDE | 1 | 10 |
600020 | SRSR H24 DE SANCTIS | 1 | 7 |
600271 | G.A. OSLAVIA | 1 | 5 |
UOC TSMREE
Tutela Salute mentale e Riabilitazione età evolutiva
LINEE FUNZIONALI
NASCITA A RISCHIO | UVMD-Integr. S-S | ADHD | DCA 39 – C.A. ex Art.26 | MAGISTRATURA | SCUOLA |
Tsmree 15° Via Cassia
Tsmree 14°
S. Maria della Pietà
6 TSMREE DISTRETTUALI
di presa in Carico
RTP Adolescenti
interdistrettuale
UOS ADOLESCENZA
Sede Via dei Cappellari
CDT Adolescenti
interdistrettuale
3 POLI Diagnostico Valutativi interdistrettuali | POLO DiagnosticoValutativo 1° e 13° |
POLO DiagnosticoValutativo 2° e 3° | |
POLO DiagnosticoValutativo 14° e 15° |
Tsmree 1° P.zza Castellani |
Tsmree 13° Via Xxxxxxx |
Tsmree 2° Via Tripoli |
Tsmree 2° Via dei Frentani |
Tsmree 3° Via Xxxx Xxxxx |
UOS AUTISMO Sede Tsmree 1° | CDT 3-6 anni 1° e 13° |
CDT 3-6 anni 2° e 3° | |
3 Centri Diurni Terapeutici interdistrettuali | |
CDT 3-6 anni 14° e 15° |
Tutte le strutture/servizi indicati dovranno poter usare il software del DSM
Complessivamente la cartella dovrà essere in grado di gestire programmi e percorsi complessi per circa 8.500 utenti di NPIA e 12.000 della Salute mentale adulti. A queste devono aggiungersi le informazioni su circa 1.000 assistiti all’anno nei Servizi psichiatrici ospedalieri di diagnosi e cura (SPDC).
All’uso del nuovo applicativo del DSM saranno coinvolti circa 700 operatori dei Servizi del DSM.
Il sistema andrà dimensionato stimando che dei 700 utenti definiti nelle ore di massimo utilizzo del sistema orientativamente 2/3 acceda e utilizzi la cartella in maniera concorrente.
Personale DSM (01/11/2020)
Operatori | Salute Mentale | TSMREE | Totale |
Dirigenti Medici | 124 | 24 | 148 |
Dirigenti Psicologi | 58 | 37 | 95 |
Pers. Infermieristico | 206 | 5 | 211 |
Pers. della Riabilitazione | 19 | 40 | 59 |
Assistenti sociali | 41 | 15 | 56 |
Educatori Professionali | 7 | 11 | 18 |
O.S.S. | 26 | 3 | 29 |
Op. Coop. | 69 | 69 | |
Totale | 550 | 135 | 685 |
Orientativamente la cartella deve mappare circa 80 punti di accesso, numero che può variare in futuro.
La presente procedura di gara ha per finalità l’acquisizione di servizi finalizzati alla installazione, configurazione, formazione, avviamento e manutenzione del sistema “Cartella clinica informatizzata dei Dipartimenti di Salute Mentale”.
Dovrà essere descritta in modo esaustivo la piattaforma applicativa con le caratteristiche declinate negli allegati A e B, l’infrastruttura tecnologica Hardware e Software di base/ambiente necessaria per il suo funzionamento nonché i servizi di assistenza e supporto correlati.
La piattaforma applicativa dovrà implementare le funzionalità di seguito descritte e dovrà essere aderente e conforme alle norme di legge vigenti in materia sia di ambito nazionale che regionali.
Le licenze sono da considerarsi illimitate sia per la piattaforma WEB che per la APP. Devono essere espresse in modalità flat, indipendentemente dal numero di presidi ospedalieri, ambualtoriali territoriali e del numero di utenti
Sono esclusi dalla fornitura i componenti di infrastruttura necessari per installare e mettere in esercizio il sistema e le licenze di sistema operativo. Sarà valutato favorevolmente l’utilizzo di database Oracle.
L’oggetto della gara riguarda l’acquisizione di:
- servizi di formazione, avviamento e manutenzione del sistema
- servizi di consulenza informatica con requisiti di specifica competenza ed esperienza professionale maturata nell’ambito “applicativi sanitari” dei sistemi informativi delle aziende sanitarie pubbliche
- servizi di configurazione, gestione e tuning del software applicativo e del software di base fornito, al fine di garantire gli SLA richiesti e le funzionalità applicative oggetto di fornitura.
In particolare, i servizi di formazione e avviamento dovranno garantire le competenze e le risorse professionali per lo svolgimento delle seguenti attività:
- Configurazione del modello funzionale del sistema e della relativa banca dati a livello aziendale/sovraziendale/regionale/ministeriale
- Configurazione del modello tecnologico e architetturale dell’impianto informatico hardware e software di base/ambiente
- Installazione e parametrizzazione del sistema
- Attivazione e Deployment
- Formazione e avviamento
- Assistenza e manutenzione
- Implementazione evolutiva.
L’articolazione e la modulazione dei servizi che il fornitore configurerà nella proposta tecnica ed economica dovranno garantire i termini indicati nel Paragrafo relativo alla “Tempistica di realizzazione del sistema”.
La durata contrattuale prevista è di 48 mesi, fatte salve le opzioni di cui al Disciplinare di gara. L’affidamento comprende i costi di licenze, servizi professionali e manutenzione anche evolutiva.
I benefici che si intendono raggiungere con l’introduzione di una piattaforma di cartella clinica del Dipartimento di salute mentale unica ospedaliera e territoriale sono di seguito descritti.
RIDUZIONE ISOLE OPERATIVE
• Consentire una gestione integrata dei processi clinici, logistici e amministrativi al fine di ridurre le isole operative e superare le difficoltà legate al dialogo tra sistemi e applicazioni eterogenee. Dovrà essere garantita l’integrità del dato clinico, amministrativo ed economico, evitando la proliferazione di anagrafiche e riducendo al minimo le possibilità di errore.
ORIENTAMENTO AL PAZIENTE E RIDUZIONE DEL RISCHIO CLINICO
• Creare un dossier clinico del paziente che include tutte le informazioni prodotte direttamente o acquisite da altri sistemi: cartelle cliniche informatizzate, storia clinica, referti, esami. Ciò ridurrà i tempi di accesso all’informazione a beneficio del personale medico, sanitario e tecnico che dispone di una preziosa base informativa su cui fare valutazioni e prendere decisioni.
PIANIFICAZIONE E CONTROLLO DELLE ATTIVITÀ SANITARIE
• Ottimizzazione dei processi e delle risorse permettendo di pianificare e monitorare le attività di erogazione delle prestazioni sanitarie e di supporto alle stesse.
INCREMENTO DELLA COLLABORAZIONE
• Principale punto di riferimento al quale accedere per acquisire informazioni e per condividerle. Incentivare lo sviluppo di dinamiche di collaborazione tra le risorse facilitandone il coordinamento.
4. Caratteristiche tecniche e funzionali
Oltre a quanto indicato negli allegati A e B, la soluzione proposta deve avere un basso, pressochè nullo, livello di dipenza dai sistemi operativi e dai browser presenti sui client e dalle loro versioni. Deve pertanto avere un elevato livello di portabilità, come ad esempio avviene per le interfacce generate in HTML5.
La soluzione, in alcune sue componenti deve poter essere eseguita su diversi device, come PC, tablet e smartphone.
La cartella deve rispettare i vicnoli tecnici e normativi imposti dal GDPR in relazione alla privacy by default e by design e rispondere ai criteri di accessibilità e usabilità previsit dalle principali linee guida Agid.
La soluzione deve prevedere le seguenti funzioni
• Gestione dei dati anagrafici
• Gestione degenze
• Gestione ambulatoriale
• Gestione delle procedure diangostiche
• Gestione della refertazione di base (generica per tutte le specialità) e specialistica (sezioni dedicate)
• Funzione di teletrasmissione, telerefertazione e teleassitenza
• Gestione di report specialistici preimpostati
• Funzioni di stampa e creazione pdf
• Funzioni di firma digitale singola, massiva, remota, con CNS
• Funzioni di accesso tramite SPID e credenziali aziendali
La cartella clinica deve essere integrata con le principali basi dati aziendali in una logica di integrazione a servizi attraverso la piattaforma aziendale SOA Oracle in uso presso l’azienda.
Le principali banche dati che devono essere integrate sono:
• XMPI
• CUP
• ADT
• PS
E’ richiesta l’implementazione dei seguenti profili IHE: MPI: ITI-21, ITI-22; ADT: XXX-0, XXX-00; CUP / Order Entry: XXX-0, XXX-00, XXX-0, XXX-0, basati su protocollo HL7; Repository: XDS.b ITI-41, ITI-43, ITI-18, basati su web services.
La cartella deve esporre sulla piattaforma SOA i servizi atti a rendere disponibili i documenti e gli atti e dati clinici, sanitari e amministrativi prodotti e i dati strutturati caratteristici della specialità saluta mentale legati alla tipologia di evento e prestazione specifica. Tali servizi riguardano ad esemio la messa disposizione del reporitory aziendale della documentazione clinica, l’invio al FSE, l’invio della documentazione e dei dati strutturati di cartella clinica specialistica al reportisoty (referti di prestazioni strumenali,
parametri)
Deve inoltre essere prevista la possibilità di integrare a livello applicativo le soluzioni aziendali di terapia farmacologica e order entry e ricetta dematerializzata con funzione di chiamata di contesto con generazione automatica delle richieste multiprestazione in base ai protocolli) . Indicare le soluzioni di eventuali altri vendor già integrate con la piattaforma
L’infrastruttura deve essere in grado di realizzare nativamente una System integration a livello Enterprise, ovvero una interoperabilità totale oltre che con i principali protocolli HL7 e DICOM anche con i principali standard per la memorizzazione e il trasferimento dei dati ( es SQL, Web Service, SOAP, JDBC, ODBC, XML…) atta a ricevere flussi di dati mono o bidirezionali al fine di garantire la piena integrazione con il sistema SIO e SIT aziendali (es. risultati, stato richieste, referti)
La possibilità di mettere a disposizione dati strutturati e non strutturati prodotti consentirà di popolare i sistemi di bi, controllo di gestione e analisi delle performance aziendali consentendo di creare dei modelli di analisi basati su indicatori standard o personalizzati che consentano alla direzione di monitorare costantemente - confrontandola rispetto al budget - la performance delle unità organizzative, centri di costo
È necessario descrivere nel dettaglio tutte le sezioni e i contenuti dei precedenti moduli. La valutazione in merito alla completezza, all’ergonomia e alla congruenza dei dataset con automatismi e controlli sui campi oltre che l’attualità rispetto ai principali studi clinici e di riferimento del settore sarà oggetto di valutazione.
Si richiede di descrivere nel dettaglio l’architettura logica e fisica della soluzione fornita, mettendo in particolare evidenza vincoli e requisiti infrastrutturali e di configurazione dei client. Particolare rilevanza nella valutazione avranno la descrizione dell’infrastruttura e delle best practice di business continuity e disaster recovery e gli accorgimenti infrastrutturali atti a garantire la massima continuità operativa. Le risorse hardware e di licenze di sistema operativo sono escluse dal perimetro oggetto dell’offerta ma devono essere dettagliatamente indicate.
La piattaforma di cartella deve essere portabile in alcune sue funzionalità in mobilità tramite una APP che consenta l’accesso all’intero processo di refertazione. In particolare si richiede che tale APP sia per dispositivi IoS che Android gestisca, in particolare:
• La refertazione on line, da remoto e in urgenza
• L’invio in modalità push di notifiche relative alle attività identificate come critiche sulla piattaforma (es richieste di consulenza di pronto soccorso o urgenti,
• Possibilità di notificare a tutto lo staff che ha in carico il paziente le decisioni cliniche e le valutazioni mediche più rilevanti
Si richiede una piattaforma mobile integrata su smartphone/tablet/webapp per la gestione delle attività coordinate medico-infermieristiche in reparto e territoriali che consenta di visualizzare la documentazione della somministrazione della farmacoterapia attraverso integrazione API al sistema aziendale di gestione e l’erogazione/rilevamento delle attività previste ricavate dalle relative liste dedicate: scale di bisogni assistenziali, bilanci, valutazioni, procedure, interventi e parametri, con sincronizzazione del dato indipendente dal canale utilizzato.
Si richiede di descrivere dettagliatamente il piano delle attività di analisi, installazione, configurazione, test, formazione, avviamento e supporto post avviamento, con particolare attenzione a garantire il minimo disservizio.
Nella proposta contrattuale è necessario prevedere il completo recupero dello storico dei dati delle attuali soluzioni in uso. Tale patrimonio informativo, proprietà dell’Azienda Asl Roma 1 deve essere integralmente importato, bonificato in termini di anagrafiche e opportunamente storicizzato. I costi del fornitore della soluzione attualmente in essere per la predisposizione dei tracciati di export dei dati, per il monitoraggio del corretto trasferimento e per gli interventi a supporto della migrazione sono a carico dell’aggiudicatario della presente procedura, senza oneri aggiuntivi per la Asl Roma 1
Referenze
Si chiede di indicare e descrivere le implementazioni realizzate di sistemi di gestione della cartella clinica dipartimentale della salute mentale.
La formazione dovrà coinvolgere tutto il personale, inquadrando gli elementi via via più strettamente tecnici, per la comprensione della problematica che il singolo si troverà ad affrontare, nella conoscenza del quadro generale in cui opera.
Sarà necessario prevedere una prima formazione di base di contenuti comuni, che costituisca un primo approccio verso il sistema e finalizzata alle successive fasi della formazione più orientata verso la procedura (addestramento all’uso).
Durante l’affiancamento (training) devono esser condivise con il personale utilizzatore tutte le procedure di corretta gestione applicativa del sistema. Xxxxxx esser illustrate tutte le funzionalità/potenzialità e le specifiche caratteristiche del sistema e dei suoi componenti.
Dovranno esser previste delle sessioni apposite per gli amministratori del sistema con argomenti relativi alla gestione/amministrazione.
Per ciò che attiene la documentazione, l'offerente dovrà predisporre una documentazione "utente" in cui saranno contenute informazioni generali, una guida operativa ai menù, l'attivazione delle singole funzioni di sistema.
6. Manutenzione e assistenza tecnica e sistemistica
La Ditta dovrà assicurare il corretto funzionamento del sistema e delle attrezzature nel suo complesso. In caso di malfunzionamenti la Ditta è tenuta al ripristino delle funzionalità rispettando le condizioni e i tempi di intervento previsti e concordati con l’Azienda, che devono essere riportati nella proposta di fornitura “documentazione tecnica”.
Il fornitore risponde della professionalità dei tecnici incaricati.
Poiché nell'esercizio dei servizi oggetto del presente capitolato il personale del fornitore potrà interagire con il personale dell’Azienda ed eventualmente con altre ditte o servizi, tale interazione dovrà essere orientata alla totale efficienza nella risoluzione dei problemi. È
richiesta, pertanto, una fattiva e piena collaborazione secondo questo orientamento.
Va ricordato e sottolineato come i destinatari principali dell’erogazione del servizio richiesto siano gli operatori aziendali. Qualsiasi intervento di assistenza telefonica o on-site, pertanto, deve avere in ogni caso l’obiettivo della soluzione completa del problema. Il tecnico della manutenzione, a tal fine, deve sempre accettare la richiesta e attivare il corretto percorso di risoluzione.
Tutti gli interventi di manutenzione programmata e di assistenza per guasti, o manutenzione evolutiva, dovranno essere opportunamente dettagliati con report tecnici sulle attività svolte.
Il servizio di assistenza deve includere tutte le attività di supporto agli operatori, tecnici, sistemisti e utenti aziendali per qualsiasi attività inerente al presente capitolato.
7. Monitoraggio, gestione del contratto, controlli di qualità
La Ditta, in accordo con il Servizio STI dovrà garantire la sistematica e corretta gestione di tutti gli aspetti contrattuali, anche attraverso la costituzione di un gruppo di progetto misto Ditta/Azienda per evitare/prevenire l’inadempimento contrattuale e monitorare le diverse fasi della fornitura del servizio, con particolare riferimento a:
1.pianificazione delle attività con la stesura di piani di lavoro concordati tra le parti; 2.gestione degli stati di avanzamento delle attività tramite produzione di reportistica con cadenza temporale concordata, soprattutto in relazione alle giornate erogate suddivise per commessa;
3.monitoraggio dei tempi di rilascio delle applicazioni, dei ritardi e degli imprevisti; 4.corretta e adeguata gestione dei gruppi di lavoro in relazione ed in accordo alle esigenze dell’Azienda.
La Ditta dovrà fornire e rendere accessibili, al Servizio STIC, i dati necessari per raggiungere gli obiettivi sopraelencati.
La Ditta dovrà inoltre inviare un report periodico, con cadenza almeno bimestrale, che riepiloghi le problematiche aperte tramite ticket e relative percentuali di rispetto degli SLA.
I servizi di assistenza e manutenzione dovranno garantire, in modo proattivo (Manutenzione Preventiva) o su richiesta esplicita dell’Azienda (Manutenzione Correttiva; chiamata da parte di personale specifico concordato, e con modalità concordate, manutenzione evolutiva):
‐ Manutenzione Preventiva: il monitoraggio del funzionamento del sistema e la sostituzione / evoluzione / riconfigurazione di qualsiasi modulo software di cui siano note problematiche che ne potrebbero compromettere la stabilità o il corretto funzionamento, pur non essendosi ancora manifestato alcun malfunzionamento;
‐ Manutenzione Correttiva: il ripristino di qualsiasi componente software (incluse le
configurazioni dei medesimi) alla funzionalità originale o alle specifiche definite in fase di offerta o progetto. Tale ripristino può avvenire a seguito di guasto o malfunzionamento, o a seguito di individuazione di non conformità alle specifiche rilevate anche dopo l’attivazione del sistema;
‐ Assistenza: il compito di effettuare la registrazione del problema segnalato dagli utenti, la diagnosi e la risoluzione di eventuali malfunzionamenti riscontrati nel normale utilizzo di tutte le componenti del sistema oggetto del presente contratto.
Il servizio di assistenza e manutenzione dovrà garantire il perfetto funzionamento del sistema anche ai fini delle specifiche e dei requisiti espressi dal contesto normativo. Nel servizio, pertanto, dovranno essere comprese tutte le attività necessarie ad assicurare gli adeguamenti normativi del software, con riferimento a tutta la normativa europea, nazionale e regionale in vigore e s.m.i
L’intervento di assistenza e manutenzione deve sempre includere tutte le attività necessarie per garantire il completo ripristino dell’operatività incluse analisi e diagnosi dei malfunzionamenti, e dovrà svolgersi in collaborazione con il personale dell’Azienda o di altre ditte o personale da esse incaricato, quando necessario.
Gli interventi di assistenza e manutenzione si riferiscono anche alle integrazioni.
Tra le attività di manutenzione e assistenza da garantire rientra anche l’aggiornamento di tutte le componenti software utilizzate dai sistemi oggetto di manutenzione. Tali sistemi devono basarsi sulle ultime versioni disponibili e supportate dei prodotti (sistemi operativi, RDBMS, framework, Tomcat, IIS, Java, etc). Su tutti i software offerti dovranno essere installate e manutenute le eventuali patch entro due mesi dalla data di rilascio da parte del produttore, previo accordo col Servizio STIC e verifiche di corretto funzionamento in ambiente di test (qualora non fosse presente un ambiente di test presso l’Azienda il fornitore dovrà effettuare le verifiche presso il proprio ambiente di test e dare garanzia del corretto funzionamento). Il fornitore si impegna inoltre ad aggiornare tutta l’infrastruttura software all’ultima versione disponibile nel più breve tempo possibile, e comunque non oltre sei mesi dal rilascio dell’aggiornamento o della nuova release da parte del produttore, anche mediante programmi di software assurance a carico dell’offerente, a meno di deroghe per iscritto da parte delle Aziende, sulla base di opportuna documentazione ricevuta dal fornitore del sistema (si veda il relativo SLA più avanti nelle definizioni del presente paragrafo).
Anche nell’ipotesi che la gestione sistemistica di base sia a carico dell’Azienda il fornitore
deve attestare la corretta funzionalità dei propri sistemi con le ultime versione dei software indicati secondo la tempistica sopra riportata.
Gli interventi, a partire dall’attivazione, devono necessariamente essere risolutivi.
Qualora sia necessario effettuare attività di manutenzione che costituiscano impedimento
alla normale operatività (sanitaria e non) dell’Azienda, tali attività andranno programmate nell’ottica di ridurre al minimo i disservizi, l’aggiudicatario dovrà quindi rendersi disponibile senza alcuna riserva a svolgere le attività anche in orari serali e/o notturni, secondo le necessità aziendali.
Ove ciò comporti che le stesse debbano essere effettuate in orari e giorni esterni alla fascia oraria del servizio di assistenza indicata nel presente articolo, esse si intendono comunque incluse nel canone e quindi non verrà riconosciuto nessun onere aggiuntivo (fino ad un massimo di 3 all’anno per gli interventi legati al rilascio di nuove funzionalità o ad esigenze dell’Azienda).
La ditta aggiudicataria dovrà garantire la presenza on-site di almeno una persona con funzioni di coordinamento (salvo diverso accordo con il Servizio STIC) e, da remoto oppure on-site, del proprio personale tecnico sulla base della necessità atte a garantire la sicurezza delle operazioni e il tempestivo intervento in caso di problemi al fine di ripristinare le funzionalità secondo gli SLA richiesti.
Il fornitore non potrà sospendere l'erogazione delle prestazioni contrattualmente definite, con decisione unilaterale, in nessun caso, neppure quando siano pendenti controversie con l’Azienda.
Si ribadisce che si considera la ditta aggiudicataria quale unico interlocutore per tutte le attività previste dal presente capitolato.
Qualora si pervenisse a risoluzione contrattuale per inadempienza del fornitore, sullo stesso graverebbero tutti gli oneri e le conseguenze anche legali.
Sono richieste le seguenti caratteristiche minime del servizio oggetto di gara, eventuali caratteristiche migliorative dovranno essere indicate in offerta:
‐ Modalità di contatto da parte delle Committenti
• Contatto telefonico.
• Contatto tramite mezzo elettronico (e‐mail o altro strumento indicato dal fornitore)
‐ Erogazione Attività di Manutenzione Preventiva e Correttiva
• Intervento tramite presidio del fornitore presente presso l’Azienda.
• Intervento in remoto tramite connessione VPN resa disponibile dall’Azienda. Non sono ammessi altri tipi di collegamento se non espressamente autorizzati dal Servizio STIC aziendale (a titolo esemplificato e non esaustivo non sono ammessi collegamenti tramite TeamViewer, router/modem su linee ADSL o rete cellulare).
• Intervento in loco di personale del fornitore
‐ Erogazione Attività di Assistenza
• Assistenza diretta da parte di presidio del fornitore presente presso l’Azienda se previsto.
• Assistenza telefonica.
• Assistenza via e‐mail (o sistemi di conferenza elettronica o controllo remoto concordati con il servizio STIC).
I tempi di intervento per servizi di manutenzione correttiva e assistenza (SLA) dichiarati in offerta devono essere descritti come da tabella seguente, ed essere uguali od inferiori ai tempi ivi indicati.
SLA – Assistenza
Tipo di malfunzionamento / Non Conformità | Tempo massimo di presa in carico | Tempo Massimo di risoluzione |
Grave Malfunzionamento: blocco di funzionalità con conseguente blocco dell’operatività clinica. | 30 min | 4h |
Malfunzionamento: blocco di funzionalità senza blocco dell’operatività clinica | 1h lavorativa | 8h lavorative |
Non Conformità - Configurazione | 1h lavorativa | 16h lavorative |
Non Conformità – Componenti Software | 1g lavorativo | 5gg lavorativo |
Definizioni:
‐ Blocco Operatività Clinica: si ha un blocco di operatività clinica quando viene compromessa una funzionalità dell’applicativo o del sistema necessaria per svolgere una attività di tipo sanitario sul paziente, e tale attività non sia clinicamente differibile, con conseguente obbligo da parte dell’operatore sanitario di passare a strumenti cartacei o sistemi informativi alternativi; non genera pertanto blocco della operatività clinica qualsiasi compromissione di funzionalità per cui l’operatore sanitario possa rinviare le attività connesse;
‐ NonConformità ‐ Configurazione: qualsiasi non conformità alle specifiche definite in capitolato o in fase di progetto che sia risolvibile tramite adeguamento delle configurazioni di uno o più moduli software (quindi con attività di amministrazione di sistema, e non con rilascio e installazione di moduli software sostitutivi o aggiuntivi);
‐ NonConformità ‐ Componenti Software: qualsiasi non conformità alle specifiche definite in capitolato o in fase di progetto che richieda per la sua risoluzione il rilascio e l’installazione di moduli software sostitutivi o aggiuntivi;
SLA – Assistenza
Ogni richiesta di assistenza da parte dell’Azienda (ad eccezione di quelle relative a segnalazioni di malfunzionamenti, per cui valgono i tempi definiti in tabella precedente) dovrà essere presa in carico entro 4h (lavorative) dalla trasmissione e dovrà essere data
risposta entro 12h (lavorative).
SLA – Attività programmata
Ogni attività programmata dovrà essere eseguita entro il tempo concordato con l’Azienda. Tra le attività programmate sono incluse anche le integrazioni con i sistemi aziendali (es. autenticazione tramite Shibboleth, sistema di gestione delle abilitazioni ACM, …), qualora non già presenti, e l’adeguamento ai requisiti di sicurezza ritenuti idonei dall’Azienda (es. utilizzo di canali di comunicazione crittografati HTTPS, …).
SLA – richieste di implementazioni di nuove funzionalità, adeguamenti a nuove specifiche tecniche regionali o nazionali, esigenze aziendali
Eventuali nuovi richieste da parte dell’Azienda relative all’implementazione di nuove funzionalità o di adeguamento a nuove specifiche su richieste regionali o nazionali dovranno avere risposta entro un tempo massimo 20 gg solari dalla data della richiesta da parte del referente del Servizio ICT aziendale. Per risposta si intende: lo studio di fattibilità rispetto a quanto richiesto, la stima delle giornate necessarie di attività per realizzare quanto richiesto e i tempi di consegna dalla data dell’ordine. Sulla base delle informazioni ricevute l’Azienda deciderà se procedere o meno. Nulla è dovuto al fornitore qualora l’Azienda decidesse di non procedere.
SLA –aggiornamento di tutte le componenti software utilizzate dai sistemi oggetto di manutenzione con ultime versioni disponibili e supportate dei prodotti (sistemi operativi, RDMS, framework, Tomcat, IIS, Java, etc).
Come da tempistiche indicate in precedenza: patch entro 2 mesi dalla data di rilascio da parte del produttore, aggiornamento dell’infrastruttura software all’ultima versione disponibile entro 6 mesi dal rilascio dell’aggiornamento o della nuova release da parte del produttore.
Condizione di fine contratto
Al termine del contratto, la ditta fornitrice dovrà farsi carico di eseguire le operazioni atte a recuperare e rendere disponibili tutti i dati e i documenti presenti negli archivi del sistema realizzato in modalità intelligibile ovvero compatibile coi sistemi presenti presso l’Azienda Sanitaria. A tale proposito l’aggiudicatario della gara dovrà fornire un documento in cui siano esplicitate le operazioni necessarie a consentire l'esportazione dei dati finalizzata all’importazione in un diverso sistema, ed una stima del tempo necessario ad eseguire tali operazioni allo scadere del contratto. Si precisa che l’onere relativo a tale attività è incluso nei costi della fornitura e nessun altro costo od onere potrà essere richiesto o imputato al committente.
Inoltre, la ditta aggiudicataria dovrà rendersi disponibile a un periodo di transizione di un massimo di 40 giorni durante il quale affiancare l’impresa subentrante per la presa in carico da parte di quest’ultima di tutti i servizi incluso il trasferimento del relativo know‐how logistico‐operativo; l’onere relativo a tale attività dovrà essere incluso nei costi della
fornitura.
Dotazione del personale tecnico della Ditta
Il personale tecnico di presidio o comunque chiunque inviato presso le strutture delle Committenti deve:
• essere dotato, senza oneri aggiuntivi per la Committenza, di tutte le strumentazioni necessarie per svolgere in piena autonomia gli interventi che saranno richiesti;
• essere dotato, senza oneri aggiuntivi per la Committenza, di telefono cellulare in grado di ricevere chiamate e di effettuare le chiamate necessarie a relazionarsi con i colleghi e con il personale della Committenza e con altri fornitori;
• deve indossare in evidenza il cartellino di identificazione personale, riportante ben visibile fotografia, qualifica e codice identificativo;
• qualora il contratto preveda la presenza di un presidio presso l’Azienda Sanitaria composto da più di una persona, queste dovranno organizzarsi per dare la maggiore copertura di orario possibile, in particolare non dovranno assentarsi in contemporanea se non per ragioni di servizio autorizzate dal referente aziendale del servizio STIC.
• Rispetto delle norme di sicurezza previste dall’emergenza COVID (indossare tutti i presidi
, mantenere le distanze di sicurezza, misurarsi la temperatura prima di recarsi sul luogo di lavoro, segnalare tempestivamente situazioni sospette, partecipare alle campagne di screening..) comunicate dall’Azienda.
Il fornitore risponde della professionalità dei tecnici incaricati.
L’ Azienda Sanitaria, prima dell’inizio del contratto di servizio, comunicherà alla Società il referente aziendale (process owner) per la fornitura del servizio oggetto del presente contratto.
La Ditta aggiudicataria dovrà, a sua volta, prima dell’inizio del contratto, comunicare il proprio referente (process owner) nei rapporti contrattuali con l’Azienda Sanitaria.
Dovrà inoltre comunicare, ad inizio contratto, l’elenco degli amministratori di sistema preposti alla gestione di quanto oggetto del presente contratto. Si impegna inoltre a comunicare tempestivamente eventuali modifiche all’elenco stesso.
La Ditta pertanto:
• si obbliga a consentire all’ Azienda Sanitaria, per quanto di propria competenza, di procedere, in qualsiasi momento e anche senza preavviso, alle verifiche della piena e corretta esecuzione delle prestazioni oggetto del presente contratto, nonché a prestare la propria collaborazione per consentire lo svolgimento di tali verifiche;
• si obbliga a dare immediata comunicazione al responsabile del processo, per quanto di propria competenza, di ogni circostanza che abbia influenza sull’esecuzione delle attività previste dal presente contratto;
• è obbligata, nell’adempimento delle proprie prestazioni ed obbligazioni, ad osservare tutte
le indicazioni operative, di indirizzo e di controllo che a tale scopo saranno predisposte e comunicate dall’Azienda Sanitaria, per quanto di competenza;
• è obbligata, nell’adempimento delle proprie prestazioni ed obbligazioni, a comunicare tempestivamente all’Azienda Sanitaria le eventuali variazioni della propria struttura organizzativa coinvolta nell’esecuzione del contratto, indicando analiticamente le variazioni intervenute ed il nominativo del nuovo responsabile di processo.
I servizi pertanto dovranno corrispondere a quanto pattuito contrattualmente e con quanto autorizzato e riscontrato dalla Direzione del Servizio STIC dell’Azienda Sanitaria; eventuali prestazioni non autorizzate non verranno riconosciute e di conseguenza non saranno pagate.
9. Misure di sicurezza e normativa sul trattamento dei dati personali
Il sistema offerto dovrà essere conforme alla vigente normativa in materia di protezione dei dati personali (Regolamento EU 2016/679) ed in particolare ai principi di privacy by default e privacy by design.
Il fornitore sarà designato responsabile del trattamento dei dati personali ai sensi dell’art. 28 del Regolamento UE n. 679/2016 e D. Lgs.196/2003 come modificato dal D. Lgs. N. 101/2018.
Il sistema offerto dovrà essere costantemente aggiornato e conforme a quanto richiesto dagli adeguamenti normativi di AGID e del GDPR.
L’Azienda effettua delle attività di vulnerability assessment al fine di verificare la sicurezza dei propri sistemi, il fornitore si impegna ad effettuare un’analisi congiunta degli esiti entro 2 settimane da scansione e a pianificare le eventuali attività per la messa in sicurezza dei sistemi di propria competenza (2 settimane per update o vulnerabilità molto gravi, 6 mesi per upgrade o vulnerabilità basse/medie).
Qualora il software oggetto di contratto sia classificato come Medical Device dovranno essere rispettate le relative normative del settore anche in relazione ai test da effettuare a valle degli interventi a garanzia della conservazione della certificazione nel tempo.
Il fornitore si impegna, sia nel periodo di presentazione delle offerte, sia in caso di aggiudicazione, a non utilizzare e a non divulgare notizie, informazioni o altro riguardante le attività svolte, l'organizzazione del lavoro, le metodologie caratterizzanti il processo di produzione e i piani di sviluppo, di cui fosse venuta a conoscenza nell'esecuzione delle attività della collaborazione, nonché a non eseguire e a non permettere che altri eseguano o
utilizzino copia degli estratti, note od elaborati di qualsiasi genere di atti, dati, notizie o informazioni di cui fosse eventualmente venuta in possesso in ragione della fornitura.
Tutte le notizie, informazioni o altro, delle quali il fornitore entra in contatto nel corso della fornitura, sono coperte da segreto e sono legalmente tutelate.
11. Prezzi e validità del contratto
I prezzi che risulteranno dall’aggiudicazione della gara resteranno fissi e invariabili per tutta la durata del servizio.
Per le modifiche contrattuali durante il periodo di efficacia del contratto si applica quanto previsto all’art. 106 del D.lgs 50/2016.
L’appalto ha validità per 48 mesi (salvo recesso anticipato così come previsto dal paragrafo ‘Risoluzione del contratto’ dello schema di contratto) e fatte salve le opzioni di cui al Disciplinare di gara. I quantitativi richiesti sono puramente indicativi e potranno essere aumentati o diminuiti, per particolari esigenze organizzative interne, nei limiti previsti dalla normativa vigente senza che il fornitore possa sollevare eccezione al riguardo e pretendere compensi o indennità di sorta. In tale caso, rimarranno fisse ed invariate le condizioni economiche e contrattuali pattuite in sede di gara. Per le prestazioni a chiamata verranno retribuite esclusivamente le attività richieste ed erogate in conformità a quanto previsto dalla documentazione di gara e dall’offerta presentata.
La ditta ha l’obbligo di mantenere riservati i dati e le informazioni, ivi comprese quelle che transitano per le apparecchiature di elaborazione dati, di cui venga in possesso e, comunque, a conoscenza, di non divulgarli in alcun modo e in qualsiasi forma e di non farne oggetto di utilizzazione a qualsiasi titolo per scopi diversi da quelli strettamente necessari all’esecuzione del presente contratto.
L’obbligo di cui al precedente comma sussiste, altresì, relativamente a tutto il materiale originario o predisposto in esecuzione della fornitura.
La ditta è responsabile per l’esatta osservanza da parte dei propri dipendenti, consulenti e collaboratori, nonché dei propri eventuali subappaltatori e dei dipendenti, consulenti e collaboratori di questi ultimi, degli obblighi di segretezza anzidetti.
L’inosservanza degli obblighi di riservatezza costituisce grave inadempimento e pertanto le parti convengono che l’Azienda Sanitaria ha la facoltà di dichiarare risolto di diritto il contratto ai sensi dell’art. 1456 c.c..
12. Obblighi in materia di sicurezza e salute sul lavoro
Le Aziende Sanitarie come previsto dall’art 26 c1-lettera b del D.Lgs n. 81/2008 e s.m.i, in un fascicolo informativo, forniscono alle ditte partecipanti dettagliate informazioni sui rischi specifici esistenti negli ambienti in cui sono destinate ad operare e sulle misure di prevenzione e di emergenza adottate in relazione alla propria attività; tali fascicoli sono disponibili sul sito dell’Azienda.
Restano immutati gli obblighi a carico delle imprese e dei lavoratori autonomi in merito alla sicurezza sul lavoro.
L’Azienda Sanitaria è esonerata da ogni responsabilità per danni, infortuni o altro che
dovesse accadere al personale della Xxxxx aggiudicataria nell’esecuzione del contratto, convenendosi a tale riguardo che qualsiasi eventuale onere è già compensato e compreso nel corrispettivo del contratto stesso.
La Ditta aggiudicataria risponde pienamente per danni a persone e/o cose che potessero derivare dall’espletamento delle prestazioni contrattuali e imputabili a essa e ai suoi dipendenti e dei quali danni fosse chiamata a rispondere l’Azienda Sanitaria che fin da ora s’intende sollevata ed indenne da ogni pretesa o molestia
L’aggiudicatario è responsabile della perfetta esecuzione della fornitura/servizio a lui affidata e degli oneri che dovessero eventualmente essere sopportati dall’Azienda Sanitaria in conseguenza dell’inosservanza di obblighi facenti carico a lui o al personale da esso dipendente.
14. Scioperi Aziendali e Nazionali
In caso di conflitto sindacale fra la Società/Ditta ed il proprio personale (sciopero aziendale), od ogni altra vertenza sindacale, la Società si obbliga a garantire tutte le prestazioni oggetto del presente contratto, promuovendo tutte le iniziative atte ad evitare l’interruzione delle prestazioni collegate al presente contratto. In caso contrario la Società non è liberata da responsabilità contrattuale da inadempimento.
In caso di sciopero nazionale la Ditta dovrà contemperare le modalità di esercizio del diritto di sciopero con l’effettuazione del servizio affidatole, comunicando:
• tempestivamente eventuali scioperi nazionali di categoria a questa Azienda e concordando con il responsabile del processo, individuato dal servizio gestore, le modalità di espletamento anche posticipato del servizio;
• contingentare, nel caso il servizio non possa subire interruzioni, un numero minimo di personale per l’effettuazione del servizio stesso.
In caso contrario la Società non è liberata da responsabilità contrattuale da inadempimento.