PROCEDURA APERTA FINALIZZATA ALLA STIPULA DI UNA CONVENZIONE QUADRO PER L’AFFIDAMENTO DEL SERVIZIO DI LOGISTICA INTEGRATA E DI DISTRIBUZIONE DEI MEDICINALI E DISPOSITIVI MEDICI ALLE STRUTTURE DELLE AZIENDE SANITARIE DELLA REGIONE AUTONOMA DELLA...
PROCEDURA APERTA FINALIZZATA ALLA STIPULA DI UNA CONVENZIONE QUADRO PER L’AFFIDAMENTO DEL SERVIZIO DI LOGISTICA INTEGRATA E DI DISTRIBUZIONE DEI MEDICINALI E DISPOSITIVI MEDICI ALLE STRUTTURE DELLE AZIENDE SANITARIE DELLA REGIONE AUTONOMA DELLA SARDEGNA ATTRAVERSO L’HUB UNICO DEL FARMACO
PROGETTO AI SENSI DELL’ART. 23 COMMI 14 E 15 DEL CODICE DEI CONTRATTI RELAZIONE TECNICO ILLUSTRATIVA
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INDICE
2 CONTESTO DI RIFERIMENTO E FINALITA’ 3
3 ANALISI E CONSULTAZIONE DEL MERCATO 5
4 DEFINIZIONE DELLA DOCUMENTAZIONE TECNICA 6
1 PREMESSA
Oggetto dell’appalto è la stipula di una convenzione quadro avente ad oggetto l’affidamento del servizio di logistica integrata e di distribuzione dei medicinali e dispositivi medici alle strutture delle Aziende Sanitarie della Regione Autonoma della Sardegna attraverso l’HUB unico del farmaco, come meglio specificato nella documentazione di gara.
La Direzione Generale della Centrale regionale di committenza assume il ruolo di stazione appaltante in ottemperanza a quanto previsto nella delibera di Giunta regionale n. 1/7 del 7/01/2020, che ha trasferito le competenze e le responsabilità dell’espletamento della suddetta procedura di gara dall’Azienda per la Tutela della Salute (ATS) alla Centrale Regionale di Committenza (CRC).
La gara non prevede l’articolazione in lotti. L’obiettivo è quello di dare vita ad un modello organizzativo univoco e centralizzato nell’ambito del quale il soggetto aggiudicatario si configura come un vero e proprio partner dell’Amministrazione competente, in grado di gestire il servizio di logistica centralizzata di beni sanitari.
La Centrale di committenza al fine di definire una corretta strategia di gara ha analizzato il contesto di riferimento e ha condotto una analisi del mercato come descritto nei paragrafi che seguono.
L’individuazione delle relative linee strategiche è stata redatta in linea con l’attività di benchmark ed in conformità alle esigenze espresse dal Gruppo Tecnico di Progettazione (GTP) composto da esperti nel settore oggetto di gara e appartenenti alle Aziende Sanitarie della Regione Sardegna, che ha partecipato alla predisposizione del Capitolato tecnico. Il GTP inizialmente costituito con delibera dell’ATS nel 2018, è stato confermato nella delibera della Giunta regionale n. 1/7 del 7/01/2020 sopra richiamata.
La documentazione di gara è stata definita nel rispetto del D.Lgs. n. 50/2016 e delle Linee Guida adottate da ANAC alla data odierna.
2 CONTESTO DI RIFERIMENTO E FINALITA’
Il settore della logistica assume valenza strategica sia per l’entità delle risorse assorbite sia per le ricadute sull’attività istituzionale delle Aziende Sanitarie.
La Regione, con l’affidamento del servizio integrato che include la logistica, il trasporto e la consegna di farmaci e dispositivi medici dai magazzini centralizzati alle Aziende Sanitarie della Regione Sardegna,
vuole procedere ad una omogeneizzazione, reingegnerizzazione e ottimizzazione dei flussi dei beni gestiti all’interno della logistica regionale.
L’obiettivo è quello di dare vita ad un nuovo modello organizzativo univoco e centralizzato in grado di gestire la variabilità della domanda, rispettare gli stretti vincoli temporali e di sicurezza imposti dalla natura dei materiali trasportati e, al tempo stesso, sfruttare le possibili sinergie fra le diverse fasi della movimentazione e del trasporto, allo scopo di produrre economie di scala e quindi risparmi di spesa.
Con la presente gara d’appalto, la Regione Sardegna intende individuare un soggetto che si configuri come un vero e proprio partner dell’Amministrazione competente, in grado di gestire il servizio di logistica centralizzata di beni sanitari (farmaci, dispositivi medici, dispositivi di protezione individuali (DPI)) occorrenti alle Aziende Sanitarie del SSR della Sardegna, sulla base di un progetto omogeneo e funzionale che garantisca una certa flessibilità operativa.
In particolare il servizio deve perseguire i seguenti obiettivi specifici:
• aumentare il grado di efficienza e efficacia delle attività legate alla logistica;
• aumentare il livello di funzionalità e sicurezza dei servizi relativi alla funzione logistica;
• ridurre le scorte di magazzino generale e di reparto;
• garantire la tracciabilità e rintracciabilità dei prodotti gestiti;
• ridurre il tempo dedicato alla gestione amministrativa dei processi e ottimizzare le attività dei professionisti sanitari (farmacisti, medici, infermieri, ecc.);
• migliorare la capacità di adeguamento alle variazioni normative con particolare riferimento al mantenimento della catena del freddo;
• razionalizzare i costi di trasporto e movimentazione interna ed esterna;
• garantire un miglior livello del servizio complessivo del sistema;
• garantire integrazione e sinergie tra le attività logistiche anche attraverso soluzioni innovative.
Al momento dell’indizione della gara, le procedure per l’approvvigionamento di Farmaci e di gran parte dei dispositivi medici vengono indette dalla CRC – Direzione generale Centrale regionale di Committenza, e sono finalizzate alla stipula di Convenzioni quadro/Accordi quadro con i Fornitori aggiudicatari. L’adesione formale delle Aziende sanitarie alla Convenzione stipulata dalla Centrale avviene pertanto attraverso l’emissione dell’Ordinativo di Fornitura. In tale Ordinativo le Aziende devono indicare i fabbisogni complessivi, in genere pluriennali e di conseguenza gli impegni economici per tutta la durata della Convenzione stessa.
Con l’affidamento del servizio di logistica in oggetto, i rapporti tra le Aziende sanitarie e il Fornitore aggiudicatario del servizio saranno gestiti da un unico soggetto, Referente unico, individuato dalla Regione Sardegna, nell’Azienda regionale della Salute (ARES Legge Regionale 11 settembre 2020, n. 24). Il Referente unico sarà inoltre deputato a emettere gli Ordinativi di Fornitura/ovvero gli ordini di acquisto dei beni alle ditte fornitrici di beni gestiti nell’HUB per il fabbisogno complessivo di tutte le Aziende sanitarie. I quantitativi dei beni da inserire in ciascun Ordinativo di Fornitura saranno quindi definiti sulla base delle richieste /fabbisogni espressi dalle Aziende sanitarie e di quanto concordato con il fornitore gestore dell’HUB unico relativamente alle giacenze di magazzino (individuazione sottoscorta e punto di riordino sulla base dei consumi e dei tempi di approvvigionamento).
3 ANALISI E CONSULTAZIONE DEL MERCATO
Prima di procedere alla progettazione del servizio in oggetto la Centrale di Committenza ha condotto uno studio su gare analoghe bandite nell’ultimo quadriennio da parte delle stazioni appaltanti di seguito elencate:
- Regione Liguria 2021 (EO OSPEDALI GALLIERA);
- Regione Veneto 2021 (ASL 6 EUGANEA);
- Regione Basilicata 2020 (Tutte le AO/ASL della Regione);
- Regione Piemonte 2019 (ASL TO5);
- Regione Toscana 2018 (ESTAR - Tutte le AO/ASL della Regione)
Dall’analisi della documentazione relativa alle gare di cui sopra, è stato riscontrato che tutte le procedure hanno come obiettivo l’esternalizzazione completa della gestione del magazzino e l’integrazione e gestione informatizzata dei processi di logistica. La durata media degli appalti è mediamente superiore a cinque anni.
La Centrale di Committenza, in data 6 maggio 2021, ha espletato una consultazione preliminare di mercato, ai sensi dell’art. 66 del D.Lgs 50/2016 e in conformità alle Linee guida ANAC N. 14, con l’obiettivo di conoscere il mercato di riferimento, illustrare le caratteristiche e il perimetro del progetto affinché potessero emergere eventuali criticità dell’iniziativa utili in sede di definizione dell’appalto.
4 DEFINIZIONE DELLA DOCUMENTAZIONE TECNICA
Per la corretta definizione dell’ambito del progetto e del fabbisogno delle Aziende sanitarie operanti nel territorio della Regione Sardegna, la Centrale di Committenza e il GTP hanno analizzato i seguenti dati tecnici relativi alla logistica e movimentazione dei beni sanitari, forniti dall’attuale gestore del sistema gestionale informativo in uso presso la Regione e le Aziende Sanitarie:
✓ Numero dei Centri di Consegna (CDC) che hanno movimentato beni sanitari e che sono da rifornire durante l’appalto;
✓ Numero dei Magazzini che al 31/12/2019 hanno in giacenza beni sanitari articolati per singola Azienda Sanitaria;
✓ N° totale delle Righe per richiesta Farmaci/anno;
✓ N° totale delle Righe per Richiesta Dispositivi medici in Stock/Anno;
✓ N° totale delle Righe per Richiesta Dispositivi medici in transito/Anno;
✓ Numero di Ordini di fornitura farmaci/anno;
✓ Numero di Ordini di fornitura DM in stock/anno;
✓ Numero di Ordini di fornitura DM in transito/anno.
5 STRATEGIA DI GARA Definizione dei Lotti
La gara è composta da un unico lotto in quanto la suddivisione in più lotti potrebbe seriamente pregiudicare la corretta esecuzione del servizio oggetto della procedura il cui obiettivo è quello di garantire una gestione centralizzata dello stesso. La partecipazione delle piccole e medie imprese, nel rispetto della disciplina comunitaria e dell’art. 51 del D.Lgs 50/2016, viene garantita mediante gli istituti di aggregazione di imprese;
Durata della Convenzione e dell’Ordinativo principale di fornitura
La Convenzione stipulata tra il fornitore aggiudicatario e la Direzione genarle della Centrale regionale di committenza avrà una durata di 5 anni, con la possibilità di rinnovo per 2 anni su richiesta del Referente unico.
Per durata della Convenzione si intende il periodo entro il quale il Referente unico può emettere l’Ordinativo principale di Fornitura e gli atti aggiuntivi. Con l’emissione dell’Ordinativo principale di Fornitura il Referente unico dà origine ad un contratto per l’affidamento dei servizi oggetto di gara, la cui
durata è fissata in 5 anni dalla data di emissione dello stesso. Allo scadere dei 5 anni, in caso di rinnovo della Convenzione, il Referente unico potrà emettere un nuovo Ordinativo di fornitura per ulteriori 2 anni. Alla scadenza il Fornitore è comunque tenuto, ai sensi di quanto disposto dall’art. 106, comma 11, del Codice, alla prosecuzione del servizio per il periodo strettamente necessario alla conclusione delle procedure per l’individuazione del nuovo contraente. In tal caso il Fornitore è tenuto all’esecuzione delle prestazioni agli stessi prezzi patti o condizioni previste nella convenzione.
Destinatari del servizio
Il servizio di logistica centralizzata di beni sanitari (farmaci, dispositivi medici, dispositivi di protezione individuali (DPI)) e materiali di consumo per i laboratori, è rivolto a tutte le Aziende Sanitarie della Regione Sardegna. I rapporti tra le Aziende sanitarie e il Fornitore aggiudicatario del servizio saranno gestiti dal Referente unico.
Oggetto del servizio
Il Fornitore aggiudicatario per l’avvio del servizio e durante l’esecuzione di tutto l’appalto dovrà:
• mettere a disposizione almeno due strutture dedicate (HUB), tali da coprire complessivamente una superficie di circa 10.000 mq, preferibilmente dislocate una al nord e una al sud della Sardegna, munite di tutte le autorizzazioni necessarie per lo svolgimento del servizio. Esse devono fungere da magazzini centralizzati regionali dotati di relativo allestimento tecnologico adeguato alla gestione della catena del freddo (+2<T<+8), incluso l’allestimento di aree a temperatura controllata (max 25° C). Gli operatori economici potranno offrire anche Transit Point oltre le strutture dedicate richieste nel bando;
• effettuare il servizio di trasporto dei beni dagli HUB e da eventuali transit point con consegna a tutti i
Centro di costo/consegna (d’ora in poi CDC), ovvero intesi come Reparti ospedalieri (armadietto), Reparti farmaceutici, territoriali e distrettuali delle Aziende del SSR;
• gestire, con mezzi e risorse proprie, le strutture dedicate ed il relativo flusso logistico (sia fisico sia
informativo) relativo a beni di consumo sanitari.
• mettere a disposizione un sistema informativo e informatico di supporto alla gestione del processo logistico (richiesta, magazzino, consegna, ecc.) e il suo interfacciamento in tempo reale con il sistema informativo in uso;
• prestare un supporto tecnico operativo e formativo per il personale individuato dal Referente unico e per il personale delle Aziende Sanitarie per tutta la durata dell’appalto relativamente all’utilizzo del
sistema informativo implementato, alle nuove modalità di gestione di tutti i beni oggetto del servizio, con particolare riferimento ai farmaci. Il supporto è finalizzato alla corretta gestione e soluzione di tutte le eventuali criticità derivanti dall’integrazione a monte e/x xxxxx del processo di richiesta, distribuzione con gli altri processi aziendali e tutte le altre criticità che dovessero emergere come conseguenza di un nuovo modello organizzativo e dei relativi processi di riorganizzazione.
Prodotti gestiti nel magazzino unico.
I magazzini unici/HUB devono essere destinati ad accogliere i prodotti gestiti in stock, a ricevere i prodotti gestiti in transito e a distribuire tali beni ai centri utilizzatori richiedenti. Sono esclusi, sia dallo stoccaggio sia dal trasporto e consegna, i beni patrimoniali e le attrezzature in genere.
Adesione graduale delle Aziende sanitarie.
Si rende nota l’esigenza di implementare un graduale ingresso da parte delle Aziende sanitarie al nuovo modello di gestione della logistica, distribuzione e consegna che deve riguardare inizialmente unicamente i farmaci e le soluzioni infusionali e successivamente anche i dispositivi medici, i dispositivi di protezione individuali (DPI) e materiali di consumo per i laboratori, come illustrato nel cronoprogramma a seguire; esso potrà essere oggetto di miglioramento nella proposta di gara da parte dei concorrenti e successivamente condiviso con il Referente Unico prima della predisposizione del Piano di avviamento.
AVVIO PROGETTO
AVVIO FARMACI 3 AO
+AREUS
AVVIO FARMACI 4 ASSL
AVVIO FARMACI ALTRE
4 ASSL
GESTIONE
FARMACI DISPOSITIVI
A REGIME MEDICI +
FARMACI a
regime
1 Step Avvio del Progetto 2 Step_Farmaci
3 Step Farmaci
4 Step Farmaci
5 Step DM
A seguire, la gestione del servizio di logistica, trasporto e distribuzione sarà ampliata anche ai Dispositivi medici, dispositivi di protezione individuali e materiali di consumo per i laboratori per tutte le Aziende Sanitarie, le Aziende Ospedaliere e AREUS
Stipula Convenzione
Emissione ODF principale
Tab. 1 Cronoprogramma
Nei 6 mesi di avvio del progetto il Fornitore dovrà provvedere a:
▪ Allestire gli HUB individuati
▪ Organizzare i mezzi di Trasporto
▪ Verifica CDC e stimare le consegne
▪ Implementare il sistema informatico /informativo a supporto del processo logistico con relativo collaudo
Nei successivi 4 mesi (quindi entro 10 mesi dalla emissione dell’ODF) il fornitore dovrà avviare e implementare il servizio di logistica, trasporto e distribuzione dei Farmaci presso le seguenti: ARNAS, AOU CAGLIARI, AOU SASSARI E AREUS
Entro i 16 mesi dall’emissione dell’ODF principale il fornitore dovrà aver implementato la gestione in outsourcing della logistica, trasporto e distribuzione dei Farmaci A REGIME.
Il Fornitore di concerto con il Referente unico converrà
l’ordine di adesione delle ASL nel periodo considerato. Si ipotizza un avvio graduale che coinvolgerà, la ASL 8 Cagliari, ASL 1 Sassari, ASL 3 Nuoro, ASL 5 Oristano, ASL 2 Gallura, ASL 7 del Sulcis, ASL 6 del Medio Campidano, ASL 4 dell’Ogliastra.
Entro i 16 mesi dall’emissione dell’Ordinativo principale di Fornitura (ODF), la logistica, distribuzione e consegna dei farmaci dovrà essere perfettamente a regime
Modalità di remunerazione
Il corrispettivo relativo al servizio integrato di logistica e distribuzione dei farmaci e dispositivi medici alle Aziende sanitarie della Regione Sardegna è determinato da un canone mensile posticipato composto dalle voci di seguito indicate. Esso è ottenuto quale sommatoria dei prezzi offerti in gara per le singole voci: infrastruttura, movimentazione dei beni, trasporti.
La voce relativa ai trasporti sarà determinata in funzione della numerosità dei centri di consegna verificati all’avvio del progetto e riportati nel Piano dei trasporti allegato al Piano di avviamento e delle eventuali modifiche/aggiornamenti effettuati nel corso della durata del contratto.
Si prevede quindi una quota fissa legata all’infrastruttura (disponibilità dei magazzini, investimenti in tecnologie, ecc), una quota variabile legata ai servizi di Allestimento/Movimentazione e una quota forfettaria fissa legata ai Trasporti. Gli investimenti necessari al completamento del progetto sono considerati all’interno della voce movimentazioni.
Per tutti gli aspetti inerenti gli importi a base di gara, i requisiti di partecipazione, nonché la modalità di remunerazione dei corrispettivi si rimanda al Disciplinare di gara e al Capitolato tecnico..