REGOLAMENTO PER LA MEDIAZIONE
REGOLAMENTO PER LA MEDIAZIONE
ART. 1 APPLICAZIONE DEL REGOLAMENTO
1. Il presente regolamento (“Regolamento”) si applica alla procedura di mediazione a fini conciliativi (“Mediazione”) delle controversie, gestite da ADR EUROPA Srl (“ADR Europa”, ovvero “l’Organismo”) che le parti intendono risolvere bonariamente.
2. Il Regolamento si applica alle Mediazioni amministrate da ADR Europa in relazione a controversie nazionali ai sensi del D. Lgs. n. 28/10 e successive modifiche. Le controversie internazionali possono essere soggette ad altro regolamento.
3. In caso di sospensione o cancellazione di ADR Europa dal registro degli organismi deputati a gestire tentativi di conciliazione, i procedimenti in corso proseguono presso l’organismo scelto dalle parti entro 15 giorni dalla data di sospensione o cancellazione. In mancanza, l’organismo è scelto dal Presidente del Tribunale del luogo in cui il procedimento è in corso.
ART. 2 AVVIO DELLA MEDIAZIONE
1. La parte di una lite che intende avviare la Mediazione può farlo depositando presso la sede legale di ADR Europa l’istanza di avvio, secondo il modello predisposto, o in forma libera, che deve contenere:
a. l’indicazione di ADR Europa e del tribunale territorialmente competente a conoscere la controversia;
b. il nome, i dati identificativi e i recapiti delle parti e di loro eventuali rappresentanti e/o consulenti muniti dei necessari poteri e/o patrocinatori legali presso cui effettuare le comunicazioni;
c. l’oggetto della lite;
d. le ragioni della pretesa;
e. il valore della controversia, individuato secondo i criteri stabiliti dal Codice di procedura civile. Per le liti di valore indeterminato, indeterminabile ovvero in caso di notevole divergenza tra le parti sulla stima, l’organismo decide il valore di riferimento, sino al limite di € 250.000, r lo comunica alle parti. In ogni caso, se all’esito del procedimento di mediazione il valore risulta diverso, l’importo dell’indennità è dovuto secondo il corrispondente scaglione di riferimento.
2. La Mediazione ha una durata non superiore a tre mesi dal deposito dell’istanza, salva diversa volontà delle parti. In caso di ricorso alla Mediazione su invito del giudice, il termine decorre dalla scadenza da questi fissata per il deposito dell’istanza.
3. ADR Europa comunica alle parti l’avvenuta ricezione dell’istanza e ogni altro elemento necessario allo svolgimento della procedura. Tale comunicazione viene effettuata nei tempi di legge, tenute anche in considerazione eventuali esigenze logistic he dell’Organismo e delle parti. L’istante, in aggiunta all’Organismo, è invitato a farsi parte attiva per effettuare le comunicazioni alla controparte, con ogni mezzo idoneo, in particolare in relazione a quanto previsto dalla legge in merito al decorso dei termini di prescrizione e decadenza.
4. La parte convocata è invitata a comunicare la propria adesione tempestivamente, e comunque non oltre 7 giorni antecedenti l’incontro. L’adesione e l’eventuale richiesta di rinvio del primo incontro è condizionata alla corresponsione delle spese di avvio. Le richieste di rinvio del primo incontro saranno comunque valutate caso per caso.
ART. 3 LUOGO DELLA MEDIAZIONE
1. La Mediazione si svolge nelle sedi di ADR Europa. In alternativa, con il consenso di tutte le parti e del mediatore ADR Europa può fissare lo svolgimento della procedura in altro luogo ritenuto più conveniente.
ART. 4 NOMINA DEL MEDIATORE
1. Il mediatore è nominato tra quelli inseriti nell’elenco interno dei mediatori iscritti con provvedimento del Responsabile del Registro.
La lista dei mediatori è consultabile sul sito xxx.xxxxxxxxx.xx;
I mediatori inseriti nell’elenco dell’organismo dovranno essere in possesso di una specifica formazione e uno specifico aggiornamento almeno biennale, acquisiti presso gli enti di formazione in base all’art.18 del DM 180/2010 modificato con DM 145/2011, nonché avere partecipato, nel biennio di aggiornamento e in forma di tirocinio assistito, ad almeno 20 casi di mediazione svolti presso organismi iscritti.
L’organismo iscritto è obbligato a consentire gratuitamente il tirocinio assistito di cui all’art. 4 comma 3 lettera b del DM 145/2011.
In tal senso le parti verranno portate a conoscenza in merito alla presenza dei mediatori-tirocinanti che presenzieranno alla procedura, facendo presente che gli stessi, in ogni caso, sono tenuti a sottoscrivere una dichiarazione di indipendenza, imparzialità, neutralità e riservatezza rispetto all’intero procedimento di mediazione.
L’organismo designa il mediatore ritenuto più idoneo tra coloro che sono inseriti nella propria lista.
Di seguito, si farà riferimento, ai fini meramente dimostrativi, ad uno dei possibili modi di dare attuazione concreta alla previsione di cui all’art.3, comma 1 lett.b) del d.m. 145/2011
Nell’assegnazione degli incarichi, l’organismo si attiene a quanto previsto nell’art.3, comma 1 lett.b) del d.m. 145/2011, secondo cui, nel regolamento di procedura, devono essere stabiliti criteri inderogabili per l’assegnazione degli affari di mediazione predeterminati e rispettosi della specifica competenza professionale del mediatore, desunta anche dalla tipologia di laurea universitaria posseduta.
A tal fine, il responsabile dell’organismo provvede a raggruppare per categorie di massima i mediatori iscritti nel proprio elenco, tenendo conto delle diverse aree di specifica competenza professionale (giuridica, giuridico-economica, tecnico-scientifica, umanistica, medica, ecc.) nonché, all’interno di ciascuna di esse, del grado di competenza in materia di mediazione di ciasc un mediatore (tenendo conto del periodo di svolgimento dell’attività di mediazione, del grado di specializzazione, dei contributi scientifici redatti, del numero di mediazioni svolte, del numero di mediazioni svolte con successo ecc.).
Nell’assegnazione dell’incarico fra i diversi mediatori, dunque, si provvederà, in primo luogo, a valutare la natura della controversia e, di conseguenza, si procederà ad identificare la specifica area di competenza professionale definita che appare maggiormente idonea.
In questo contesto, poi, ove trattasi di controversia rientrante in ambiti che, secondo la valutazione del responsabile dell’organismo, sono da considerarsi di normale gestione, potrà essere seguito un criterio di turnazione fra i diversi mediatori inseriti nelle singole aree di competenza. Ove trattasi, a giudizio del responsabile dell’organismo, di controversia che presenta profili di alta difficoltà (sia sul piano della definizione in diritto che di applicazione delle tecniche di mediazione) si dovrà procedere ad una designazione in favore dei mediatori di pari grado di competenza; la selezione fra gli stessi potrà essere compiute secondo il criterio della turnazione. L’organismo può fornire alle parti una lista di candidati ritenuti idonei, tenendo in considerazione l’eventuale preferenza espressa da questi, le specifiche competenze professionali ed eventuali conoscenze tecniche o linguistiche e la disponibilità del mediatore. Ciascuna parte può segnalare la propria preferenza per la nomina del mediatore. Se le parti non comunicano, in modo concorde, un nominativo entro cinque giorni, l’organismo nomina il mediatore tra i candidati proposti, secondo i criteri sopra indicati.
Le parti possono fornire una comune indicazione del mediatore tra quelli inseriti nella lista dell’organismo.
ART. 5 INDIPENDENZA, IMPARZIALITÁ E SOSTITUZIONE DEL MEDIATORE
1. Il mediatore nominato, prima dell’inizio dell’incontro di mediazione, è tenuto a sottoscrivere una dichiarazione di indipendenza e imparzialità, con esplicito riferimento al Codice europeo di condotta per mediatori.
2. In casi eccezionali, ADR Europa può sostituire il mediatore con un altro del proprio elenco.
3 A procedimento iniziato, qualora il mediatore comunichi qualsiasi fatto sopravvenuto che ne possa limitare l’imparzialità o l’indipendenza, e comunque in ogni altro caso di oggettivo impedimento, ADR Europa provvederà alla sua sostituzione dopo aver informato le parti.
ART. 6 PRESENZA DELLE PARTI, RAPPRESENTANZA E ASSISTENZA
1. Alle persone fisiche è richiesto di partecipare agli incontri di mediazione personalmente. La partecipazione per il tramite di rappresentanti, diversi dal legale che assiste, è consentita solo per gravi ed eccezionali motivi mediante apposita delega scritta con i necessari poteri per definire la controversia.
2. Alle persone giuridiche è richiesto di partecipare agli incontri di mediazione tramite un rappresentante, diverso dal legale che assiste, fornito dei necessari poteri per definire la controversia mediante apposita delega scritta.
3. Le parti possono farsi assistere da uno o più persone di propria fiducia. L’assistenza legale è disciplinata da norme di legge. Nelle mediazioni c.d. volontarie, i legali possano intervenire per assistere le parti nel momento conclusivo dell’accordo di mediazione, anche al fine di sottoscriverne il contenuto e certificarne la conformità alle norme imperative e all’ordine pubblico, ai sensi e per gli effetti di cui all’art. 12 del d.lgs. 28/2010.
ART. 7 INCONTRI DI MEDIAZIONE E POTERI DEL MEDIATORE
1. Il mediatore è libero di condurre gli incontri di mediazione con le modalità ritenute più opportune, comprese quelle telematiche, tenendo in considerazione le circostanze del caso, la volontà delle parti e la necessità di trovare una rapida soluzione della lite. Il mediatore non ha il potere di imporre alle parti alcuna soluzione, ed ha la facoltà di tenere incontri congiunti e separati.
2. Il primo incontro tra le parti e il mediatore avviene entro trenta giorni dal deposito dell’istanza, salvo eventuali esigenze delle parti, ed ha lo scopo di verificare le concrete possibilità di successo del tentativo di conciliazione. Se le parti decidono di porre termine al tentativo di conciliazione durante il primo l’incontro, il procedimento si conclude con esito negativo. In tal caso, il mediatore verbalizza esclusivamente le dichiarazioni delle parti in merito alla possibilità di iniziare la procedura
3. Se le parti e gli avvocati ritengono che sussistano le condizioni per la soluzione della controversia, le parti sottoscrivono un apposito verbale accettando il presente Regolamento e impegnandosi a versare le indennità dovute. In tal caso la procedura di mediazione prosegue immediatamente oppure in successivi incontri.
4. Il mediatore può aggiornare la Mediazione affinché le parti possano analizzare specifiche proposte, raccogliere nuove informazioni, predisporre documenti di cui si rendesse necessaria l’acquisizione o per qualsiasi altra ragione ritenuta idonea ad agevolare la conciliazione.
5. Nelle controversie che richiedono specifiche competenze tecniche, con il previo consenso delle parti, il mediatore può avvalersi di esperti iscritti negli albi dei consulenti presso i tribunali. Il loro compenso, interamente a carico delle parti, è determinato secondo le tariffe professionali, se esistenti, o diversamente concordato con le parti
6. A discrezione dell’Organismo, possono essere ammessi ad assistere all’incontro di mediazione come tirocinanti altri mediatori, dando precedenza a quelli della lista di ADR Europa. Il mediatore tirocinante è tenuto a sottoscrivere una dichiarazione di indipendenza, imparzialità e riservatezza rispetto alla procedura.
7. Le parti hanno diritto di accesso agli atti della Mediazione depositati in sessione comune e ciascuna parte ha diritto di accesso agli atti depositati nelle rispettive sessioni separate. Gli atti vengono custoditi dall’Organismo in apposito fascicolo, anche virtuale, registrato e numerato, per un periodo di tre anni decorrente dalla conclusione della procedura.
8. Il mediatore e le parti concordano di volta in volta quali tra gli atti eventualmente pervenuti al di fuori delle sessioni private devono essere ritenuti riservati.
ART. 8 PROPOSTA DEL MEDIATORE
1. Il mediatore si riserva il diritto di non verbalizzare alcuna proposta, tenuti in particolare considerazione, tra gli altri fattori:
a. il rifiuto espresso alla verbalizzazione di almeno una parte;
b. l’esclusione della verbalizzazione nella clausola contrattuale;
c. la mancata partecipazione alla Mediazione di una o più parti.
2. In ogni caso, salvo diverso accordo delle parti, la proposta non può contenere alcun riferimento alle dichiarazioni rese o alle informazioni acquisite nel corso del procedimento.
ART. 9 CONCLUSIONE DELLA MEDIAZIONE
1. La Mediazione si considera conclusa quando:
a. le parti hanno conciliato la controversia;
b. le parti, o una di esse, manifestano l’impossibilità di conciliare la lite;
c. sono decorsi tre mesi dal deposito dell’istanza di mediazione o dall’invito del giudice, salvo diverso accordo delle parti con il mediatore e l’Organismo.
2. Di quanto al punto precedente si dà atto in apposito processo verbale sottoscritto dalle parti e dal mediatore, che ne certifica l’autografia. Il mediatore dà inoltre atto dell’eventuale impossibilità di una o più parti a sottoscriverlo.
3. Il verbale di mancato accordo o di mancata partecipazione può essere sottoscritto da un mediatore di ADR Europa diverso da quello nominato, su incarico del responsabile dell’Organismo.
4. Il rilascio del verbale è condizionato al pagamento delle indennità dovute.
5. Al termine di ogni Mediazione a ciascuna parte viene consegnata la scheda di valutazione del servizio, da trasmettere al responsabile del Registro degli organismi di mediazione tenuto dal Ministero della Giustizia.
ART. 10 RISERVATEZZA
1. Tutte le informazioni in qualunque modo acquisite nel corso della Mediazione sono riservate.
2. Il mediatore, il mediatore tirocinante e tutti coloro che prestano il proprio servizio all’interno di ADR Europa non possono essere obbligati a riferire informazioni o fatti appresi nel corso della Mediazione, a testimoniare o comunque a produrre elementi di prova riguardanti la Mediazione in qualsiasi procedimento giurisdizionale, arbitrale o di altra natura.
3. Le parti e ogni altra persona partecipante alla Mediazione – inclusi gli avvocati ed eventuali consulenti – sono tenuti a mantenere la massima riservatezza e a non fare affidamento, o presentare come prova in qualsiasi procedimento arbitrale, giudiziale o di altra natura:
a. opinioni espresse, suggerimenti o offerte fatte dalla controparte, o dal mediatore;
b. ammissioni fatte dalla controparte;
c. la circostanza che una delle parti abbia o meno indicato la volontà di accettare una proposta di soluzione della lite fatta dalla controparte o dal mediatore.
4. L’obbligo di riservatezza non opera se, e nella misura in cui:
a. tutte le parti consentono a derogarvi;
b. sussiste un diverso obbligo di legge da valutare caso per caso;
c. esiste il pericolo concreto di un pregiudizio alla vita o alla salute di una persona;
d. esiste il pericolo concreto di imputazione penale in caso di osservanza dell’obbligo.
5. Ogni prova o fonte di prova non diviene inammissibile a causa del suo utilizzo nell’ambito della Mediazione.
ART. 11 INDENNITÀ
1. Salvo diverso accordo, le indennità della Mediazione da corrispondere ad ADR Europa, inclusive del compenso del mediatore, sono quelle in vigore al momento dell’avvio della procedura allegate al presente Regolamento.
2. Con il consenso delle parti e di ADR Europa, l’indennità di mediazione potrà essere determinata sulla base di criteri diversi, specie in vicende di particolare difficoltà, importanza e complessità.
ART. 12 RESPONSABILITÁ DELLE PARTI
1. È di competenza esclusiva delle parti verificare:
a. l’assoggettabilità della controversia alla procedura di mediazione, eventuali esclusioni, preclusioni, prescrizioni e decadenze che non siano state espressamente segnalate dalle parti all’atto del deposito dell’istanza e non riconducibili alla condotta negligente dell’Organismo;
b. il tribunale territorialmente competente a conoscere la controversia;
c. le indicazioni circa l’oggetto, le ragioni della pretesa e la natura della controversia contenute nell’istanza di Mediazione;
d. l’individuazione dei soggetti che devono partecipare alla Mediazione, con particolare riguardo al litisconsorzio necessario;
e. i recapiti dei soggetti a cui inviare le comunicazioni;
f. la determinazione del valore della controversia;
g. la forma e il contenuto dell’atto di delega al proprio rappresentante;
h. le dichiarazioni in merito alla sussistenza delle condizioni per l’ammissione al gratuito patrocinio ai sensi dell’art. 76 del
D.P.R. 30 maggio 2002, n. 115;
i. la non esistenza di più istanze di mediazione relative alla stessa controversia;
j. ogni altra dichiarazione che venga fornita all’Organismo o al mediatore dal deposito dell’istanza sino alla conclusione della procedura.
2. ADR Europa non può essere comunque ritenuta responsabile di eventuali esclusioni, preclusioni, decadenze o prescrizioni, non riconducibili al comportamento non diligente dell’Organismo stesso, conseguenti a:
a. mancata o ritardata effettuazione delle comunicazioni rispetto agli adempimenti non riconducibili alla responsabilità dell’Organismo;
b. imprecisa, inesatta o mancata individuazione dell’oggetto della domanda e del diritto tutelato ad opera dell’istante. In entrambi i casi uniche responsabili sono le parti interessate.
3. Ai fini interruttivi dei termini di decadenza o di prescrizione, la comunicazione del deposito della domanda di mediazione è fatta anche a cura della parte istante, ancorché senza l’indicazione della data dell’incontro di mediazione
ART. 13 RUOLO DEL MEDIATORE IN ALTRI PROCEDIMENTI
1. Salvo diverso accordo scritto tra le parti, il mediatore non può svolgere la funzione di arbitro in un procedimento arbitrale connesso con la lite che costituisce oggetto della Mediazione.
ART. 14 MODALITÀ TELEMATICHE PER LA MEDIAZIONE
1. Al fine di rendere più spedita ed agevole la procedura di mediazione possono essere utilizzati gli strumenti messi a disposizione dalle tecnologie informatiche, nel rispetto della riservatezza dei dati personali, della sicurezza delle comunic azioni.
2. L’utilizzo del servizio telematico può riguardare l’intero procedimento di mediazione o sue singole fasi.
3. Con riferimento alle singole fasi, l’utilizzo della modalità telematica potrà quindi alternarsi e combinarsi alle modalità tradizionali (comunicazioni telefoniche xxx xxx, xxxxx, xxxxx.).
0. ADR Europa si impegna a tutelare la riservatezza, trattando i dati personali comunicati dall’utente, le credenziali di accesso e le informazioni fornite, in maniera tale da salvaguardarne la riservatezza e tutelarli da accessi e attività di divulgazione non autorizzati. Tuttavia, ADR Europa non può essere considerato responsabile qualora soggetti terzi intercettino o accedano illegalmente a dati, trasmissioni o comunicazioni private e nel caso in cui altri utenti utilizzino in modo illegittimo o improprio dati personali ed informazioni raccolti dal sito web.
7. Le parti ed il mediatore si incontrano nel giorno e nell’ora comunicati, accedendo all’apposita area virtuale riservata, secondo le istruzioni indicate nell’invito formale trasmesso alle parti dalla piattaforma telematica. Il mediatore può svolgere le eventuali sessioni riservate utilizzando le apposite funzioni presenti nell’applicazione.
0.Xx alternativa alla modalità telematica sopradescritta, qualora il mediatore lo ritenga opportuno e vi sia l’accordo delle parti, l’incontro (e/o gli incontri) potrà svolgersi tramite l’utilizzo di altri mezzi di comunicazione a distanza come la conferenza telefonica.
9. Il verbale e l’accordo potranno essere sottoscritti con modalità idonee a garantirne la provenienza, come la firma digitale o assimilati, e l’invio potrà avvenire a mezzo pec. In caso di sottoscrizione autografa, il verbale potrà essere scambiato a mezzo pec, allo scopo di certificarne la provenienza.
ART. 15 INTERPRETAZIONE E APPLICAZIONE DELLE NORME
Il mediatore interpreta e applica le norme del Regolamento per la parte relativa ai propri doveri e responsabilità. Tutte le altre regole procedurali sono interpretate e applicate da ADR Europa.
ART. 16 LEGGE APPLICABILE
1. La Mediazione è regolata e produce gli effetti stabiliti dalla legge applicabile in Italia.