AREA NUOVE TECNOLOGIE

Assistenti Amministrativi

AREA NUOVE TECNOLOGIE

Materiali di studio

Prove selettive per la “seconda posizione economica” ex artt. 6 e 7 Accordo Nazionale M.I.U.R. - XX.XX. concernente l'attuazione dell'art.2 comma 3 della sequenza contrattuale (ex. art. 62 CCNL/2007) del 25 luglio 2008

Materiale di studio Assistenti Amministrativi – Area Nuove Tecnologie

FIRMA DIGITALE E PROTOCOLLO INFORMATICO 4

La Firma digitale 4

1.1Firma digitale 4

1.2CNIPA (ora DIGITPA) e firma digitale 6

1.3Chiavi asimmetriche 9

1.4La funzione della firma digitale 10

1.5Come criptare un documento 11

1.6Come usare la firma digitale 12

1.7Importanza della firma digitale 14

1.8 Usi della firma 15

1.9Firme “leggere” e firme “forti” 18

1.10 Firma digitale e PA 19

0.Xx protocollo informatico 20

2.1Premesse 20

2.2Il protocollo informatico 22

2.3Il regio decreto 28

2.4La normativa 29

2.5Caratteristiche del sistema 30

2.6Doveri 33

2.7Cosa è la segnatura? 33

2.8Il protocollo ed il futuro delle PA 34

VERSO UN SISTEMA INFORMATICO DELLA PA 37

0.Xx sistema informativo della PI 37

1.1Cambiamento organizzativo 37

1.2Tecnologie informatiche ed aumento di efficienza 39

1.3Il vecchio sistema informativo 40

1.4L e nuove esigenze 41

1.5Dal centralismo al decentramento 42

1.6Vantaggi nell’utilizzo di un sistema informativo 43

1.7I livelli di utenza 45

1.8Individuazione dei livelli logico-territoriali 47

1.9Rete privata di collegamento 49

1.10Architettura delle Direzioni Regionali e dei Csa 50

1.11Le postazioni di lavoro 51

1.12Sicurezza informatica 52

1.13Arichitettura della rete 53

1.14Flusso attuale delle informazioni 54

1.15L’organizzazione del servizio 55

1.16Le funzioni integrate del sistema 57

1.17Settori di applicazione 59

1.18Sistema di supporto alle decisioni 60

1.19Gestione giuridica 61

1.20Organizzazione e automazione d’ufficio 63

0.Xx rete unitaria della PA 64

2.1 Il cambiamento della PA nella Pubblica 64

2.2 Nasce l’Aipa 66

2.3 Compiti dell’Aipa 66

2.4 Il progetto portante 67

2.5 La rete unitaria 68

2.6 Lo studio di fattibilità 69

2.7 Breve storia 75

2.8 AIPA – CNIPA (ora DIGITPA) - DigitPA 77

2.9 SPC - Sistema Pubblico di Connettività 80

2.10SIDI Scuola 82

2.11 SIDI Learn 88

2.11 Il sistema informativo unitario delle amministrazioni pubbliche 92

2.12 La reingegnerizzazione dei processi 93

2.13 Rete e autonomia locale 95

2.14 Le porte della rete 95

2.15 Principali aree di intervento 96

2.16 I servizi per il trasporto 96

2.17 Servizi per la cooperazione 96

2.18 Servizi per la cooperazione applicativa 97

2.19 Condividere le informazioni 97

2.20 L’organizzazione del servizio 97

2.21 Linee guida 99

2.22 Centro tecnico 100

2.23 Centro di gestione 101

2.24 Figure interessate 102

2.25 Piano triennale 103

2.26 Piano triennale 2007 – 2009 104

2.27 Posta certificata 107

2.28 Protocollo informatico 108

2.29 Firma digitale 109

2.30(Nuovo) Codice dell'Amministrazione Digitale [CAD] 110

3.TIC: tecnologie dell’Informazione e della Comunicazione nella scuola e nella didattica 117

3.1 TIC - Tecnologie dell’Informazione e della Comunicazione 117

3.2 ECDL - Patente informatica europea 118

3.3 EPICT European Pedagogical ICT Licence - Certificazione EPICT è rivolta a docenti e formatori 120

GESTIONE GIURIDICA 123

GESTIONE GIURIDICA – CONCETTI PRINCIPALI 123

1. La gestione giuridica e il fascicolo del personale 123

1.1 Il rapporto giuridico 123

1.2 Gestione del rapporto giuridico 123

1.3 Il fascicolo del personale 125

1.4 Importanza del fascicolo 127

1.5 Il sistema di gestione del rapporto giuridico 128

1.6 Informazioni contenute nel fascicolo 129

2. La ricostruzione della carriera 132

2.1 La ricostruzione della carriera 132

2.2 Inquadramento retributivo 134

2.3 Riconoscimento dei servizi generici 136

2.4 Criteri per il riconoscimento 137

2.5 Data di attribuzione dei benefici 147

2.6 Come si fa oggi la ricostruzione della carriera? 148

2.7 Fasi della ricostruzione 150

2.8 Controllo delle informazioni 151

2.9 La valutabilità dei servizi 152

2.10 Calcolo della progressione 154

2.11 Ricostruzione schema delle attività 157

2.12 Esempio di schermata 159

2.13 La progressione della carriera 162

2.14 L’inquadramento 163

2.15 Progressioni di carriera 165

2.16 Progressione di carriera schema delle attività 168

3. Il trattamento di fine rapporto 171

3.1 Pensione 171

3.2 Calcolo 171

3.3 Il sistema retributivo 172

3.4 Il sistema misto 176

3.5 Il sistema contributivo 179

3.6 Cessazione 184

3.7 Buonauscita 186

3.8 Ricongiunzione 190

FIRMA DIGITALE E PROTOCOLLO INFORMATICO

La Firma digitale

1.1Firma digitale

Il Centro Nazionale per l'Informatica nella Pubblica Amministrazione (CNIPA) (ora DigitPA - ENTE NAZIONALE PER LA DIGITALIZZAZIONE DELLA PUBBLICA

AMMINISTRAZIONE) precisa che «la firma digitale costituisce uno dei cardini del processo di e-governement1. Possono dotarsi di firma digitale tutte le persone fisiche: cittadini, amministratori e dipendenti di società e pubbliche amministrazioni. Per dotarsi di firma digitale è necessario rivolgersi ai certificatori accreditati: soggetti pubblici e privati che hanno ottenuto l’autorizzazione a svolgere tale attività. L’elenco di tali soggetti è, per legge, pubblicato sul sito del CNIPA (ora DIGITPA). A metà dell’anno 2008 si contano oltre 3,2 milioni di dispositivi di firma digitale».

L'uso crescente del PC e delle reti telematiche nelle istituzioni scolastiche ha avuto, come conseguenza diretta, la progressiva introduzione di procedure di lavoro compatibili e gestibili dagli strumenti informatici.

Un esempio palese di questo fenomeno è stata la necessità di conferire valore giuridico al documento informatico e alla firma digitale. Infatti, al documento informatico e alla firma digitale è stato attribuito lo stesso valore giuridico del documento sottoscritto con firma autografa. L'aspetto preminente, da non dimenticare, è assicurare l'integrità e la provenienza dei documenti informatici che si muovono in un supporto (Internet) tutto altro che privo di zone d'ombra e soggetto spessissimo ad attacchi.

Il CNIPA (ora DIGITPA) asserisce che «l’Italia è posta all’avanguardia nell’uso legale della firma digitale, essendo il primo paese ad avere attribuito piena validità giuridica ai documenti elettronici fin dal lontano 1997 ed essendo quello con maggiore diffusione in Europa».

1Per e-government (anche e-gov o amministrazione digitale) si intende il processo di

informatizzazione della pubblica amministrazione, il quale - unitamente ad azioni di cambiamento organizzativo

- consente di trattare la documentazione e di gestire i procedimenti con sistemi digitali grazie all’uso delle tecnologie dell'informazione e della comunicazione (ICT), allo scopo di ottimizzare il lavoro degli enti e di offrire agli utenti (cittadini ed imprese) sia servizi più rapidi, che nuovi servizi, attraverso - ad esempio - i siti web delle amministrazioni interessate. (Da Wikipedia xxxx://xx.xxxxxxxxx.xxx)

FIRMA DIGITALE:

è un procedimento matematico (detto "hash", irreversibile non è possibile, a partire dall’impronta, risalire al documento originario) in grado di produrre su un documento informatico gli stessi effetti giuridici ottenibili tracciando con la penna una firma in calce a un foglio di identità

applicare una firma digitale non vuol dire altro che criptare i documenti in maniera univoca per ogni utente.

PRIMA DI PROCEDERE CON LA TRATTAZIONE A PROPOSITO DELLA FIRMA DIGITALE È BENE CHIARIRE SUBITO CHE: « LA FIRMA DIGITALE NON È LA RIPRODUZIONE DELLA FIRMA AUTOGRAFA SU UN DOCUMENTO INFORMATICO: NON SI OTTIENE CIOÈ TRAMITE IMMAGINI FOTOGRAFICHE O SCANNER».

La firma digitale garantisce l’integrità del documento e la data certa.

1.2CNIPA (ora DIGITPA) e firma digitale

La legge “Bassanini” (Legge 15 marzo 1997, n. 59 - art. 15 ) e il D.P.R. 10 novembre 1997, n. 513 rendevano validi e rilevanti a tutti gli effetti di legge i documenti informatici, l'archiviazione su supporto informatico e la trasmissione con strumenti telematici.

Il CNIPA (ora DIGITPA) (già AIPA) ha assunto un ruolo importante nella predisposizione della normativa del settore. Questa è stata oggetto di varie integrazioni e modifiche e, a oggi, è costituita, tra le altre, dalle seguenti norme:

• Direttiva europea 1999/93/CE sulle firme elettroniche (xxxx://xxx.xxxxxxxxx.xx/xxxxxxxxxx/xxxxx/xxxxxxxxx00_00.xxxx)

• D. Lgs. 7/3/2005, n. 82

• DPCM 13/1/2004

• Deliberazione CNIPA (ORA DIGITPA) n. 4 del 17/2/2005

• Deliberazione CNIPA (ORA DIGITPA) n. 34 del 18/1/2006

• Circolare CNIPA (ORA DIGITPA) n. 48 del 6/9/2005

• CNIPA (ora DIGITPA) Linee guida per l'utilizzo della firma digitale.

La firma digitale (che trae valore legale sia dalla L. 59/97 sia dal DPR 513/97) ha trovato l’impianto legislativo necessario per il proprio utilizzo con la pubblicazione, in data 15 aprile 1999, delle regole tecniche costituite dal DPCM 8 febbraio 1999 (oggi sostituito dal DPCM 13 gennaio 2004).

Il D. Lgs. 23 gennaio 2002, n. 10 al comma 3 prescrive che

«il documento informatico, quando è sottoscritto con firma digitale o con un altro tipo di firma elettronica avanzata, e la firma è basata su di un certificato qualificato ed è generata mediante un dispositivo per la creazione di una firma sicura, fa inoltre piena prova, fino a querela di falso, della provenienza delle dichiarazioni da chi l’ ha sottoscritto».

Definizioni Certificato qualificato

Chiave privata

Chiave pubblica

Dispositivo di firma

Documento informatico

Firma digitale

Firma elettronica

Insieme di informazioni che creano una stretta ed affidabile correlazione fra una chiave pubblica e i dati che identificano il Titolare.

Sono certificati elettronici conformi ai requisiti di cui all'allegato I della direttiva n. 1999/93/CE, rilasciati da certificatori che rispondono ai requisiti di cui all'allegato II della medesima direttiva.

La chiave della coppia utilizzata nel processo di sottoscrizione di un documento informatico

La chiave della coppia utilizzata da chiunque esegua la verifica di una firma digitale

Insieme di dispositivi hardware e software che consentono di sottoscrivere con firma digitale documenti informatici

È costituito da qualunque oggetto informatico (file) che contenga atti, fatti o dati giuridicamente rilevanti

È un particolare tipo di firma elettronica qualificata basata su un sistema di chiavi asimmetriche a coppia, una pubblica e una privata, che consente al

titolare tramite la chiave privata e al destinatario tramite la chiave pubblica, rispettivamente, di rendere manifesta e di verificare la provenienza e l’integrità di un documento informatico o di un insieme di documenti informatici

L’insieme dei dati in forma elettronica, allegati oppure connessi tramite associazione logica ad altri dati elettronici, utilizzati come metodo di autenticazione informatica

Firma Firma elettronica ottenuta attraverso una procedura

elettronica avanzata

Firma elettronica qualificata

Soggetto giuridico

informatica che garantisce la connessione univoca al firmatario e la sua univoca identificazione, creata con mezzi sui quali il firmatario può conservare un controllo esclusivo e collegata ai dati ai quali si riferisce in modo da consentire di rilevare se i dati stessi siano stati successivamente modificati

La firma elettronica avanzata che sia basata su un certificato qualificato, creata mediante un dispositivo sicuro per la creazione della firma

Impresa, azienda, società; qualunque soggetto dotato di partita IVA

SSCD Acronimo inglese (Secure Signature Creation Device) di “dispositivo sicuro per la creazione della firma”. È un dispositivo che soddisfa particolari requisiti di sicurezza. I più utilizzati sono costituiti da smartcard.

Titolare Il soggetto cui sono attribuite le firme digitali generate attraverso una determinata chiave associata ad un determinato certificato

1.3Chiavi asimmetriche

COME FUNZIONA LA FIRMA DIGITALE?

Vista la rilevanza giuridica del documento informatico, occorre poter individuare in maniera semplice colui che l'ha sottoscritto e rilevare subito se il documento è integro oppure è stato in qualche modo alterato dopo la sua sottoscrizione. A tale scopo riveste particolare importanza la crittografia, tecnica per rendere intelligibili i documenti a chi non dispone della relativa chiave e dell’algoritmo necessario. La crittografia può essere:

• simmetrica, nel caso in cui ogni titolare dispone di una chiave per la firma dei documenti; la stessa chiave dovrà essere in possesso del destinatario che la utilizzerà per la verifica;

• asimmetrica, ogni titolare dispone di una coppia di chiavi, una privata, mantenuta segreta, che utilizzerà per la sottoscrizione dei documenti, l’altra da rendere pubblica che sarà usata per la verifica.

La normativa vigente in Italia, prevede l’uso della crittografia asimmetrica

per la sottoscrizione dei documenti informatici.

COS' È UNA COPPIA DI CHIAVI ASIMMETRICHE?

È una coppia di chiavi crittografiche, una privata ed una pubblica, da utilizzarsi per la sottoscrizione dei documenti informatici. Pur essendo univocamente correlate, dalla chiave pubblica non è possibile risalire a quella privata che, come già detto, deve essere custodita in maniera riservata dal Titolare.

• Chiave privata: elemento della coppia di chiavi asimmetriche, destinato ad essere conosciuto soltanto dal soggetto Titolare, mediante il quale si appone la firma digitale sul documento informatico.

• Chiave pubblica: elemento della coppia di chiavi asimmetriche destinato ad essere reso pubblico, con il quale si verifica la firma digitale apposta sul documento informatico dal Titolare delle chiavi asimmetriche.

La firma digitale è basata sull'utilizzo di chiavi, cioè di veri e propri algoritmi matematici in grado di rendere illeggibili (criptati) documenti informatici, ma riservandone poi la lettura solo a coloro che sono autorizzati .

Ciò vuol dire che ciascuno possiede una propria chiave privata con la quale rende illeggibile un documento (codificare). Solo il possessore della corrispondente chiave pubblica può decodificare il messaggio e viceversa.

1.4La funzione della firma digitale

A CHE SERVE LA FIRMA DIGITALE?

La firma digitale è in grado di assolvere a più funzioni, in particolare per la verifica ed il valore e legale di un documento firmato.

PRINCIPALI FUNZIONI DELLA FIRMA DIGITALE

• RISERVATEZZA: il documento firmato non deve poter essere compreso da nessun altro se non dal destinatario.

• INTEGRITÀ: il documento non deve poter essere modificato da nessuno dopo la firma.

• AUTENTICAZIONE: la provenienza del documento deve essere certa.

NON RIPUDIO: chi ha firmato il documento non può negare di averlo fatto (infatti, nessun altro può compilarlo ed emetterlo al suo posto).

Oltre a queste funzioni la firma digitale è in grado di effettuare una certificazione temporale cioè attesta con certezza la data e l'ora della redazione del documento. Infine, per questi motivi, non può ripudiarlo.

QUESTA È UNA CONDIZIONE DETERMINANTE PER LA VALIDITA’ LEGALE DI UN DOCUMENTO.

«Esempi tipici dell’utilizzo della firma digitale possono essere ricercati in tutti gli adempimenti da effettuarsi verso le amministrazioni che richiedono appunto la sottoscrizione di una volontà: denunce, dichiarazioni di cambi di residenza, di domicilio, richieste di contributi, di esenzioni a pagamenti a causa del reddito o di altre condizioni particolari, ricorsi, ecc. Fra privati può trovare un interessante impiego nella sottoscrizione di contratti, verbali di riunioni, ordini di acquisto, risposte a bandi di gara, ecc.

Ancora, la firma digitale trova già da tempo applicazione nel protocollo informatico, nella procedura di archiviazione documentale, nel mandato informatico di pagamento, nei servizi camerali, nelle procedure telematiche d’acquisto, ecc.

Alcuni Comuni che partecipano alla sperimentazione della Carta d’Identità Elettronica hanno dotato i propri cittadini di entrambi gli strumenti (CIE o CNS e Firma Digitale) e sviluppato dei servizi in rete tramite i quali i cittadini possono farsi identificare in rete (CIE/CNS), accedere quindi ai propri dati personali nel pieno rispetto delle norme sulla privacy, e sottoscrivere (firma digitale) dichiarazioni, denunce, ricorsi. Ecco quindi che si intravede l’obiettivo finale: dotarsi di un unico strumento con cui sarà possibile farsi riconoscere e sottoscrivere dichiarazioni, fruendo dei vantaggi derivanti dai servizi in rete». (Da “Linee guida per l'utilizzo della Firma digitale”).

1.5Come criptare un documento

Supponiamo di dover spedire un documento che non sia possibile modificare e che il destinatario sia certo per chi lo riceve.

Per prima cosa dobbiamo renderlo illeggibile. Un modo semplice è quello di criptarlo con una chiave specifica. Un esempio di semplice algoritmo consiste nel sostituire le lettere con dei numeri. Quale sarà l'effetto di questa operazione?

Il documento diventerà incomprensibile e solo chi conosce il criterio di sostituzione (ovvero possiede la chiave) è in grado di leggerlo.

Per la firma elettronica ogni titolare di firma ha un meccanismo di criptazione unico, formato da migliaia di regole non ricostruibili in alcun modo. Solo avendo la chiave di criptazione è possibile riottenere il documento originario.

I sistemi a chiave singola non possono essere usati come sistemi a validità legale in quanto richiedono la diffusione ai mittenti della chiave personale dell'utente e quindi un rischio inaccettabile di utilizzo improprio.

Per questo motivo, come è già stato detto, vengono utilizzate le chiavi asimmetriche (una pubblica e una privata) rilasciate da autorità di certificazione che hanno il compito di assegnare univocamente una chiave (firma) ad una persona specifica.

1.6Come usare la firma digitale

Supponiamo che la scuola “Alfa” debba inviare un documento alla scuola “Gamma”. È ovvio che quest'ultima ha la necessità di sapere,senza possibilità di dubbio, che:

• il documento è stato effettivamente spedito dalla Scuola “Alfa”;

• il documento non è stato modificato dopo l’invio;

• la scuola “Alfa” non abbia possibilità di ripudiarlo (cioè non riconoscerlo come suo).

I PASSI DA COMPIERE POSSONO ESSERE SEMPLIFICATI COME SEGUE:

1. La scuola “Alfa” firma il documento con la propria chiave privata rendendolo illeggibile e lo invia alla Scuola “Gamma” allegando anche una copia del proprio certificato digitale che contiene i dati del certificatore, il nome di “Alfa” e la chiave pubblica;

2. la scuola “Gamma” prende il documento, si procura la chiave pubblica della scuola “Alfa” per verificare l’autenticità della firma.

Se la chiave pubblica utilizzata dalla Scuola “Gamma” è identica a quella contenuta nel certificato digitale il documento sarà sicuramente stato spedito dalla Scuola “Alfa”.

NATURALMENTE QUESTO SISTEMA SI BASA SULLA SICUREZZA (NON MODIFICABILITA’ E NON ACCESSO) DEL CERTIFICATO DIGITALE CHE VIENE FIRMATO CON LA CHIAVE PRIVATA DEL CERTIFICATORE.

In questo modo sono garantiti:

• Inalterabilità

Gli stessi algoritmi consentono di verificare se al documento sono state apportate modifiche dopo l'invio (nella firma digitale è contenuta un'immagine di quel determinato documento).

• Non ripudio

Solo la scuola “Alfa” possiede la chiave privata; pertanto solo la scuola “Alfa” era in grado di "generare la propria firma".

• Identità del firmatario.

L'identità del firmatario è assicurata da un certificato digitale che ha lo scopo proprio di garantire la corrispondenza tra chiave pubblica e privata e una determinata persona giuridica (o fisica). In altre parole è necessario che una terza parte neutra (una autorità di certificazione autorizzata) garantisca che quella firma è proprio della scuola “Alfa”.

Per garantire l'identità dei soggetti che utilizzano la firma digitale e per fornire protezione nei confronti di possibili danni derivanti da un esercizio non adeguato delle attività di certificazione, il DPR n. 513/97 (art. 8) richiede che il soggetto certificatore sia in possesso di particolari requisiti e sia incluso in un elenco pubblico, consultabile telematicamente, predisposto, tenuto ed aggiornato a cura del CNIPA (ORA DIGITPA) che svolge attività di sorveglianza.

Le Pubbliche Amministrazioni possono anch'esse certificare le chiavi osservando le regole tecniche dettate dalla normativa in vigore: possono richiedere di essere accreditate (iscritte quindi nell’elenco pubblico dei certificatori) utilizzando in realtà le infrastrutture tecnologiche di uno dei soggetti già iscritti nell’elenco pubblico dei certificatori. In questo caso ottengono il vantaggio di risultare, nella fase di verifica di un documento informatico sottoscritto con firma digitale da un proprio dipendente, quali soggetti che emettono e garantiscono le informazioni inerenti il dipendente stesso.

Dove e come dotarsi di firma digitale

“Coloro che intendono dotarsi di quanto necessario per poter sottoscrivere con firma digitale documenti informatici possono rivolgersi ad uno dei soggetti autorizzati: i Certificatori.

L’elenco pubblico dei certificatori è disponibile via Internet per la consultazione, dove sono anche disponibili i link ai siti web degli stessi sui quali sono indicate le modalità operative da seguire. È bene precisare che vi sono alcuni soggetti che espletano questa attività esclusivamente per gruppi chiusi di utenti.

È il caso del Centro Tecnico che esercita l’attività di certificatore esclusivamente per le PA appartenenti alla Rete Unitaria della Pubblica Amministrazione, piuttosto che l’Esercito Italiano o il Consiglio Nazionale del Notariato, che svolgono detta attività solo per gli appartenenti alle proprie strutture.

Esclusi questi soggetti vi sono, ad oggi, circa una ventina di certificatori accreditati cui rivolgersi.

Il kit di firma digitale ed i costi

Per poter generare firme digitali è necessario essere dotati di un dispositivo sicuro per la generazione delle firme (costituito da una smartcard o da un token USB), un lettore di smartcard (nel caso in cui non si utilizzi il token USB), un software in grado di interagire con il dispositivo per la generazione di firme digitali e per la gestione del dispositivo stesso (es. per il cambio del PIN che ne consente l’uso).

I costi del kit completo sono variabili da certificatore a certificatore. Il CNIPA (ORA DIGITPA) (da cui sono state estratte queste informazioni) informa a mero titolo esemplificativo che è possibile ottenere il kit completo ad un prezzo di circa

100 €. Il certificato ha una scadenza, e deve essere quindi rinnovato periodicamente. In genere hanno una validità di uno o due anni, il rinnovo ha un

costo orientativo di 10/15 € per anno. È bene evidenziare che tutti i certificatori prevedono delle condizioni economiche specifiche per forniture di particolare rilievo.

1.7Importanza della firma digitale

LA GRANDE IMPORTANZA DELLA FIRMA DIGITALE CONSISTE NEL FATTO CHE L’AUTENTICITA’ DEI DOCUMENTI NON VIENE VERIFICATA TRAMITE “PERIPEZIE” CALLIGRAFICHE COME AVVIENE PER I DOCUMENTI NORMALI.

MA

NATURALMENTE CIO' COMPORTA LA NECESSITA’ DI UNA GRANDE EVOLUZIONE CULTURALE E DI PENSIERO E UNA CONSUETUDINE ALL'USO DI STRUMENTI INFORMATICI IN LINEA CON LE POLITICHE DI MODERNIZZAZIONE ED EVOLUZIONE ORGANIZZATIVA DELLA PA IN ITALIA NEGLI ULTIMI ANNI.

1.8 Usi della firma

LA FIRMA ELETTRONICA CONSENTE IL FLUSSO TELEMATICO DI DOCUMENTI IN FORMATO ELETTRONICO CHE ACQUISISCONO CONSEGUENTEMENTE VALIDITA’ LEGALE

CONDIZIONE ESSENZIALE PER EVITARE FALSIFICAZIONI DI FIRMA È CHE IL TITOLARE DELLA COPPIA DI CHIAVI MANTENGA RISERVATA LA PROPRIA CHIAVE PRIVATA.

A tal proposito, le norme tecniche prescrivono che:

1. le chiavi private sia conservate e custodite all’interno di un dispositivo di firma. È possibile utilizzare lo stesso dispositivo per conservare più chiavi;

2. è vietata la duplicazione della chiave privata o dei dispositivi che la contengono;

3. per fini particolari di sicurezza, sia consentita la suddivisione della chiave privata su più dispositivi di firma.

La chiave privata, eventualmente registrata su supporti magnetici, potrà anche servire per accertare l'identità di un utente che deve accedere a servizi che richiedono l'identificazione (rilascio di certificati, l'uso di servizi a pagamento, l'accesso ad informazioni personali, ecc…)

A proposito della riservatezza delle chiavi la normativa prevede che Il titolare delle chiavi debba:

• conservare con la massima diligenza la chiave privata e il dispositivo che la contiene al fine di garantirne l’integrità e la massima riservatezza;

• conservare le informazioni di abilitazione all’uso della chiave privata in luogo diverso dal dispositivo contenente la chiave;

• richiedere immediatamente la revoca delle certificazioni relative alle chiavi contenute in dispositivi di firma di cui abbia perduto il possesso o risultino difettosi.

Come si firma un documento

“La firma digitale di un documento dipende dal software di firma di cui si dispone. Tale software, come già detto, può essere fornito da un certificatore, ma sono disponibili anche numerosi prodotti sviluppati da altre aziende. Indipendentemente dal prodotto però i passi per la sottoscrizione digitale di un singolo documento sono sempre gli stessi. Vediamo quali.

Ovviamente bisogna disporre di un personal computer al quale preventivamente abbiamo collegato il lettore/scrittore di smart card in base alle indicazioni del fornitore.

Dopo averlo attivato il software di firma ci richiederà di selezionare il documento da sottoscrivere e di inserire la smart card nel lettore se ancora non lo si è fatto. All’attivazione del processo di firma ci verrà richiesto di inserire il codice PIN della smart card e dopo qualche secondo potremo salvare un file sottoscritto e pronto per essere utilizzato.

È importante ricordare che in base alla legislazione vigente sull’interoperabilità della firma digitale il file sottoscritto conserva il suo nome originale, al quale viene aggiunta l’estensione “.p7m”. Ne risulta che, ad esempio, il file mensa.pdf, dopo la sottoscrizione, diverrà mensa.pdf.p7m e come tale sarà fruito da altre applicazioni.

Per completezza d'informazione la procedura di firma digitale può essere effettuata anche attraverso procedure automatiche, purché ci si attenga a particolari cautele indicate anche dalla legislazione vigente.”

Come si verifica un documento

“La procedura di verifica della firma digitale apposta ad un documento informatico consiste sostanzialmente nel verificare che:

• il documento non sia stato modificato dopo la firma;

• il certificato del sottoscrittore sia garantito da una Autorità di Certificazione (CA) inclusa nell’Elenco Pubblico dei Certificatori;

• il certificato del sottoscrittore non sia scaduto;

• il certificato del sottoscrittore non sia stato sospeso o revocato.

Per eseguire queste verifiche, oltre che per rendere leggibile il contenuto del documento, sono utilizzati specifici software. Detti software sono forniti dai certificatori ai titolari dei certificati; coloro che non sono dotati di un kit di firma digitale possono altresì utilizzare dei software disponibili per uso personale a titolo gratuito: attualmente ne sono stati segnalati quattro, tre da installare sul proprio PC, il quarto disponibile via web. Detti software freeware sono stati resi disponibili dal CNIPA (ORA DIGITPA) (Verifica_CT – www.CNIPA (ora DigitPA).xxx.xx/), dalla Comped (DigitalSign – xxx.xxxxxx.xx/), da Postecom (FirmaOK – xxx.xxxxx.xx/xxxxxx/xxxxxxxxx), dalla società Digitaltrust (Sign’ncrypt – xxx.xxxxxxxxxx.xx) e da TrustItalia (Signo Reader – xxxxx://xxxxxxxxxxxxx.xxxxxxxxxxx.xx/). Per eseguire la verifica non è necessario

disporre di smartcard e lettore, in sintesi non si deve essere necessariamente dotati del kit di firma digitale.

Per eseguire le verifiche di cui ai punti 1, 2 e 3 è sufficiente essere dotati di un personal computer, di un prodotto utile per la verifica, piuttosto che del collegamento ad Internet per la verifica con il prodotto disponibile via web. Per la verifica al punto 4 è necessario avere accesso ad Internet. Difatti, i software di verifica si collegano alla lista di revoca dove il certificatore che ha emesso il certificato qualificato renderà disponibili le informazioni relative alla sospensione o revoca del certificato nel caso in cui si verifichi.

Per la verifica al punto 2 è necessario che sui software installati sul client siano stati caricati i certificati di certificazione dei soggetti iscritti nell’elenco pubblico”.

1.9Firme “leggere” e firme “forti”

Comunemente si sente parlare di firma “leggera” e di firma “forte”. Queste definizioni sono state introdotte dagli addetti ai lavori per sopperire alla mancanza di una definizione esplicita di altre tipologie di firma.

Questa distinzione è stata introdotta per distinguere una firma più importante dal punto di vista legale perché equivalente alla sottoscrizione autografa. Spesso, appunto, ci si riferisce ad essa con il termine firma “forte”. Essa soddisfa specifiche caratteristiche derivanti dal certificatore. Deve essere apposta con strumenti sicuri come ad esempio un smart card.

Riassumendo, affinché la firma apposta possa essere considerata equivalente ad una autografa:

a) deve essere basata su un sistema a chiavi asimmetriche;

b) deve essere generata con chiavi certificate con le modalità previste nell’allegato I della Direttiva;

c) deve essere riconducibile a un sistema di chiavi provenienti da un certificatore operante secondo l’allegato II della Direttiva Europea del 1999 e soggetto a vigilanza da parte di un organo definito (il Dipartimento per l’innovazione e le tecnologie della Presidenza del Consiglio dei Ministri);

d) deve essere generata utilizzando un dispositivo sicuro che soddisfi i requisiti dell’allegato III della stessa Xxxxxxxxx.

Il secondo comma dell’articolo 5 della Direttiva conferisce dignità giuridica alle altre tipologie di firma. Esse non sono definibili tecnologicamente a priori. Possono essere generate senza vincoli sugli strumenti e sulla modalità operative. È ovvio che non offrono garanzie di interoperabilità se non in particolari condizioni di utilizzo come in gruppi chiusi di utenti. Infatti, in questo caso, la comunità di utenti condivide gli strumenti di firma e di verifica della stessa. Un giudice, non potrà rifiutare in giudizio queste firme “leggere”, ma la loro ammissibilità nascerà dalla libera convinzione e non dall’obbligo di legge previsto per le firme cosiddette “forti”.

1.10 Firma digitale e PA

PUO’ NON RISULTARE SUPERFLUO RIPETERE ALCUNI CONCETTI PRINCIPALI:

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La firma digitale trasforma una sequenza del bit, fino a prima della sua introduzione, privi di rilevanza giuridica in un vero e proprio documento informatico a cui la normativa italiana, sotto precise condizioni attribuisce la stessa validità del documento su supporto cartaceo.

La Xxxxx Xxxxxxxxx (Legge 15 marzo 1997, n. 59 – art. 15) e il DPR 10 novembre 1997, n. 513 rendono validi e rilevanti a tutti gli effetti di legge i documenti informatici, la loro archiviazione su supporto informatico e la trasmissione con strumenti telematici.

Diventa perciò una realtà per le Pubbliche Amministrazioni, le imprese ed i privati scambiare documenti elettronici con la stessa validità dei corrispondenti documenti cartacei.

Va detto che l'uso legale della firma digitale porterà enormi benefici sia per il settore pubblico che per quello privato, perché migliorerà i processi della Pubblica Amministrazione mediante la razionalizzazione, semplificazione ed accelerazione dei provvedimenti amministrativi.

0.Xx protocollo informatico

2.1Premesse

Il DPR 20/10/1998, 428 disponeva che le pubbliche amministrazioni dovessero provvedere «entro 5 anni a partire dal 1/1/1999 a realizzare o revisionare sistemi informativi automatizzati finalizzati alla gestione del protocollo informatico e dei procedimenti amministrativi in conformità alle disposizioni del presente regolamento e alle disposizioni della legge 31 dicembre 1996, n. 567, nonché dell'art. 15, comma 2, della legge 15 marzo 1997, n. 59, e dei relativi regolamenti di attuazione». Tra le amministrazioni tenute a tale adempimento sono comprese anche le istituzioni scolastiche.

Come era previsto nel DPR 428, veniva emanato successivamente il regolamento DPCM 31 ottobre 2000 “Regole tecniche per il protocollo informatico di cui al decreto del Presidente della Repubblica 20 ottobre 1998, n. 428”.

Il D. Lgs. 7 marzo 2005, n. 82 disponeva che «le disposizioni del presente codice non si applicano limitatamente all’esercizio delle attività e funzioni di ordine e sicurezza pubblica, difesa e sicurezza nazionale, e consultazioni elettorali».

Nel tempo sono state emanate una serie di disposizioni, che hanno integrato quanto inizialmente disposto col DPR 428/1998, sia sotto il profilo tecnologico sia quello organizzativo.

Gli aspetti qualificanti di questa innovazione sono numerosi anche perché si combinano con altre normative, prima fra tutte la Legge 7 agosto 1990, n. 241 “Nuove norme in materia di procedimento amministrativo e di diritto di accesso ai documenti amministrativi”. Infatti, proprio da quest'ultima scaturisce il diritto del cittadino all'accesso ai documenti riservandogli la facoltà di seguire, in qualsiasi momento, l'iter formativo degli atti amministrativi che lo riguardano.

Altro aspetto caratterizzante è l'introduzione delle nuove tecnologie per la gestione degli atti amministrativi. In particolare il D.Lgs. 82 /2005 riconosce che i cittadini e le imprese «hanno diritto a richiedere ed ottenere l’uso delle tecnologie telematiche nelle comunicazioni con le pubbliche amministrazioni e con i gestori di pubblici servizi statali nei limiti di quanto previsto nel presente codice». La norma riserva comunque il principio che alle amministrazioni regionali e locali questa attività possa svolgersi nei limiti delle risorse tecnologiche ed organizzative disponibili e nel rispetto della loro autonomia normativa.

Si tratta di una innovazione non da poco: il cittadino non è più costretto ad adeguarsi, come avveniva in passato, alla vetustà della “macchina” pubblica, ma questa deve adeguarsi alle evoluzioni tecnologiche per garantire i diritti del cittadino.

La nuova procedura deve anche tenere conto di quanto disposto dal decreto legislativo 30 giugno 2003, n. 1962.

Strumento fondamentale per raggiungere questo fine è il protocollo

informatico.

Comunque sono da sottolineare altri vantaggi del protocollo informatico:

• elimina i registri cartacei;

• diminuisce gli uffici di protocollo;

• razionalizza i flussi documentali;

• rende più efficace ed economica l’azione amministrativa;

• favorisce, come già detto, la trasparenza dell’azione amministrativa dei procedimenti.

Va evidenziato che il CNIPA (ora DIGITPA) (Centro Nazionale per l'Informatica nella Pubblica Amministraziomne) sul tema della protocollazione informatica, della gestione documentale ed archivistica svolge una serie importantissima di funzioni tra cui:

• propone alle funzioni competenti l’emanazione delle norme, lasciando alla autonomia di ciascuna amministrazione tutti gli aspetti relativi al miglioramento della propria efficienza interna;

• svolge un ruolo di sussidiarietà nei confronti delle amministrazioni;

• favorisce il riuso (xxx.xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx.xx/xxxxxxxx/xxxxx.xxx) di applicativi utilizzati da altre amministrazioni;

• propone e coordina le iniziative delle amministrazioni allo scopo di economicizzare le stesse e favorirne il reimpiego in altre realtà.

2 "Codice in materia di protezione dei dati personali", pubblicato sul supplemento ordinario n. 123 alla Gazzetta Ufficiale n. 174 del 29 luglio 2003

2.2Il protocollo informatico

Il legislatore definisce sistema di gestione informatica dei documenti l’insieme delle risorse di calcolo, degli apparati, delle reti di comunicazione e delle procedure informatiche utilizzati dalle amministrazioni per la gestione dei documenti; il protocollo informatico si colloca all’interno del sistema come infrastruttura di base destinata ad avviare concretamente il processo di ammodernamento della pubblica amministrazione. Ogni sistema di protocollo informatico deve ottemperare alle specifiche indicazioni riportate nel DPR 445 del 28/12/2000 e nel regolamento attuativo DPCM 31/10/2000.

LE INNOVAZIONI NORMATIVE E TECNOLOGICHE IN ATTO CONSENTONO LA CAPACITA’ DI SCAMBIARE ENORMI MASSE DI INFORMAZIONI IN TEMPI BREVISSIMI TRA I VARI UFFICI SIANO ESSI FACENTI PARTE DELLA STESSA AMMINISTRAZIONE O MENO. IL PROTOCOLLO INFORMATICO, FUNZIONALE A QUESTA ARCHITETTURA, INTRODUCE UN SISTEMA AUTOMATIZZATO CHE CONSENTE DI INDIVIDUARE E RECUPERARE RAPIDAMENTE OGNI DOCUMENTO GIACENTE IN QUALUNQUE UFFICIO DELLA PUBBLICA AMMINISTRAZIONE.

Tale concetto di interoperabilità, che è posto alla base della "Rete Unitaria della Pubblica Amministrazione" (RUPA), garantisce inoltre un rapido accesso a numerose fonti informative anche esterne alla Pubblica Amministrazione (associazioni di categoria, ordini professionali, organi di informazione, ecc).

IL DOCUMENTO è alla base del processo di gestione documentale di una qualunque unità organizzativa di una Amministrazione,

è un qualsiasi atto scritto: attestato, certificato, nota, circolare, ecc. utilizzato a fini di comunicazione tra operatori della Pubblica Amministrazione, allo scopo di eseguire un procedimento amministrativo,

la trattazione dei documenti nella PA è regolata da una procedura prestabilita (detta processo di gestione dei documenti) che determina le azioni da compiere e le decisioni da prendere a seguito di particolari eventi che si determinano all’interno dell’ufficio come, ad esempio, la ricezione di un nuovo documento.

Particolare rilevanza assume lo “Studio di prefattibilità sul Sistema di gestione dei flussi di documenti (Sistema GEDOC) dal quale di seguito si riportano alcuni aspetti caratterizzanti:

le fasi fondamentali, componenti il processo di gestione dei documenti, possono essere classificate e descritte come riportato di seguito:

1. ricezione. Il flusso informativo d'ingresso di un ufficio viene acquisito in ricezione da un comparto dell'ufficio, per lo più definito "protocollo".

2. Autenticazione. È l'adempimento finalizzato ad accertare la validità di un documento. Ai fini di realizzare la autenticazione, deve essere gestita una procedura che preveda la verifica di identità dei soggetti e la verifica dell'integrità di un documento.

3. Protocollazione. È l'adempimento con cui l'ufficio, per mezzo della registrazione del documento, ne attesta formalmente la ricezione o la spedizione, la sua assegnazione alla trattazione ed il suo esito.

4. Assegnazione. L'assegnazione comporta l'identificazione della persona fisica a cui si attribuisce la responsabilità, anche temporale, del procedimento, visto nel contesto dell'iter del processo.

5. Fascicolazione. È la collocazione di un documento all'interno di un aggregato di documenti ad esso correlati. I criteri di aggregazione possono variare a seconda delle esigenze dell'ufficio .

6. Trattazione. Rappresenta l'insieme delle attività amministrative che devono essere compiute in corrispondenza al procedimento attivato con la ricezione del documento.

7. Comunicazione. È l'attività conclusiva del processo documentale, al termine di un procedimento amministrativo. Il risultato verrà portato a conoscenza dell'utente interessato. Xxxxxxx, quindi, procedere per il suo "confezionanento" e spedizione, dopo averne formalmente registrata la sua produzione. La comunicazione o spedizione può essere funzionalmente assimilata all'adempimento precedentemente previsto sotto la voce di "ricezione". Normalmente è lo stesso “ufficio del protocollo" che adempie a tutti quei compiti che la specificità del supporto contenente il documento richiederà. In tale contesto dovranno espletarsi tutte quelle attività necessarie a dare affidabilità su quanto trasmesso al destinatario che, a sua volta, dovrà autenticare quanto ricevuto.

8. Archiviazione. In una organizzazione dove la gestione dei documenti avviene attraverso l'utilizzo del supporto cartaceo, archiviare un documento significa spostarlo fisicamente da un ufficio in un ambiente specificamente dedicato alla custodia ed al mantenimento di grandi quantità di atti. Muovere un documento in archivio è una azione che viene tipicamente compiuta quando il documento cessa di essere necessario per il corrente svolgimento del procedimento amministrativo3.

3 E' opportuno sottolineare che l'archiviazione di un documento non consiste esclusivamente in una mera operazione di spostamento. E' necessario che del documento rimanga traccia e sia sempre reperibile altrimenti verrebbe meno una delle caratteristiche principali dell'archivio.

Ruoli organizzativi di un sistema di gestione dei flussi di documenti

Un sistema di gestione dei flussi di documenti deve fornire servizi a diversi soggetti coinvolti nel sistema di gestione e flusso dei documenti. Lo scopo della presente sezione è quello di identificare tutte le tipologie di soggetti coinvolti nel sistema, definendone anche il ruolo e le conseguenti esigenze di elaborazione ed accesso, che costituiscono un aspetto indispensabile ai fini della definizione della architettura organizzativa, applicativa e tecnologica del sistema di gestione dei documenti.

Il dirigente responsabile della assegnazione della pratica è il soggetto amministrativo che decide quale ufficio dell'Amministrazione debba essere incaricato della gestione del procedimento relativo al documento protocollato. È suo compito inserire nel sistema di protocollo le informazioni inerenti tale ufficio.

Il responsabile del procedimento è una figura fondamentale ai fini della elaborazione del procedimento con criteri di trasparenza, efficienza, equità e correttezza amministrativa. Tale figura, definita nella legge 241/90, è coinvolta nei seguenti compiti:

a) valuta, ai fini istruttori, le condizioni di ammissibilità, i requisiti di legittimazione ed i presupposti che siano rilevati per l'emanazione del provvedimento;

b) accerta d'ufficio i fatti, disponendo il compimento degli atti all'uopo necessari, e adotta ogni misura per l'adeguato e sollecito svolgimento dell'istruttoria;

c) cura le comunicazioni, le pubblicazioni e le notificazioni previste dalle leggi e dai regolamenti;

d) adotta, ove ne abbia la competenza, il provvedimento finale, ovvero trasmette gli atti all'organo competente per l'adozione.

L'ufficio incaricato di eseguire la attività è l'ufficio coinvolto dal dirigente responsabile nella esecuzione della pratica.

Acquisisce dal sistema di protocollo tutti gli elementi per individuare lo stato della pratica e i documenti e fascicoli ad essa connessi, e riporta nel sistema di protocollo le informazioni necessarie a ricostruire l'evoluzione futura.

L'utente esterno cliente della PA è il soggetto che ha attivato, soggettivamente o oggettivamente, l'esecuzione del procedimento, la cui gestione documentale è oggetto di protocollazione. Il soggetto può essere una qualunque persona fisica o giuridica, o insieme di persone fisiche o giuridiche, interessato ad acquisire servizi (cioè informazioni) dal sistema di protocollazione. L'utente può acquisire di informazioni relative ad esempio a:

1. numero di protocollo, date di ricezione ed informazioni complete sull'oggetto dei documenti, nonché il tipo e il numero di procedimento cui afferisce il documento;

2. nominativo ed ufficio di appartenenza del responsabile del procedimento, attraverso l'indicazione del numero di protocollo di un qualsiasi documento pervenuto alla amministrazione;

3. nominativo ed ufficio di appartenenza del responsabile del procedimento, attraverso l'indicazione del numero di protocollo di un qualsiasi documento prodotto dall'amministrazione;

4. stato del procedimento e suo iter, attraverso l'indicazione del numero di protocollo di un qualsiasi documento;

5. termine di conclusione del procedimento amministrativo, attraverso l'indicazione del numero di protocollo del documento;

6. numeri di protocollo dei documenti che afferiscono al procedimento, attraverso l'indicazione del numero e del tipo del procedimento.

Il responsabile gestore del sistema di protocollo è il soggetto che gestisce la applicazione informatica. Provvede a:

1. individuare gli utenti e attribuire loro un livello di autorizzazione all'uso di funzioni della procedura, distinguendo quelli abilitati alla mera consultazione dell'archivio, o di parti di esso, da quelli abilitati anche all'inserimento, modifica e aggiunta di informazioni;

2. individuare gli utenti esterni che hanno accesso alle funzionalità;

3. assicurare che le funzionalità del sistema in caso di guasti o anomalie siano ripristinate;

4. garantire il buon funzionamento degli strumenti e dell'organizzazione delle attività di protocollazione e le funzionalità di accesso esterno;

5. autorizzare le operazioni di annullamento del protocollo;

6. controllare l'osservanza delle norme da parte del personale addetto.

Nelle premesse dello “Studio di prefattibilità”, di cui se ne sono riportati gli stralci fondamentali, ne veniva indicato lo scopo: «questo documento si caratterizza come uno studio di prefattibilità, nel senso che le tematiche sono affrontate soprattutto con l’obiettivo di fornire un primo quadro d’insieme, senza scendere nel dettaglio che sarà necessario per una effettiva valutazione di fattibilità di un progetto concreto. Il presente documento fornisce dunque uno schema di riferimento organizzativo e normativo per la predisposizione di un più ampio studio di fattibilità sul progetto riguardante l’automazione del sistema di protocollo informatizzato, che riguarda la memorizzazione e gestione di informazioni sui documenti, e sui corrispondenti flussi documentali. Le tematiche riguardanti il protocollo informatico, cioè la memorizzazione e gestione di documenti e flussi di documenti elettronici, richiedono un approfondimento successivo».

Funzionalità minime e aggiuntive

Le Amministrazioni devono garantire, nei termini di legge, la realizzazione di un sistema di protocollo informatico che comprenda almeno le cosiddette funzionalità minime:

• la certificazione della corrispondenza e dei documenti in ingresso ed in uscita;

• l'adozione di un titolario di classificazione dei documenti protocollati a seconda dell’argomento cui essi fanno riferimento.

Le funzionalità aggiuntive consistono nella:

• automazione dei procedimenti amministrativi intra - ammistrazione o tra AOO4 diverse;

• reingegnerizzazione dei processi di lavorazione dei documenti;

• riorganizzazione delle diverse sezioni dell’archivio.

Come realizzare il progetto

Per facilitare l’introduzione di un sistema di protocollazione informatica e gestione documentale in quelle amministrazioni che non avessero ancora adottato il sistema in parola, nonché per favorire il completamento e la razionalizzazione delle attività da parte di quelle amministrazioni che hanno già avviato progetti finalizzati alla implementazione del sistema, di seguito viene riportata la sintesi proposta dal CNIPA (ora DIGITPA) per tale processo di attivazione (articolato per fasi)di un sistema di protocollazione informatica e gestione documentale.

Fase	Sottofase
1. Preparazione	a) sensibilizzazione b) piano operativo c) atti preparatori d) programmazione
2. Riprogettazione del sistema documentale	e) rilevazione stato attuale f) analisi g) riorganizzazione del processo h) decisioni
3. Realizzazione del sistema documentale	i) studio di fattibilità j) capitolato e documenti di gara k) realizzazione, installazione e collaudo dell'applicazione software l) diffusione sull'intera unità organizzativa

4 AREE ORGANIZZATIVE OMOGENEE. DPR 428/1998, art. 2 c. 2 “Ciascuna amministrazione individua, nell'ambito del proprio ordinamento, gli uffici da considerare ai fini della gestione unica o coordinata dei documenti per grandi aree organizzative omogenee, assicurando criteri uniformi di classificazione e archiviazione, nonché di comunicazione interna tra le aree stesse.”

4. Azioni post progetto del sistema documentale m) test sull'unità pilota e feedback n) rilevazione di eventuali scostamenti ed individuazione delle aree di miglioramento o) manutenzione e gestione

2.3Il regio decreto

Nella Pubblica Amministrazione il protocollo serve a schedare, catalogare ed archiviare ogni documento o gruppi di documenti correlati in modo da consentire il suo/loro recupero e, in ogni momento, la consultazione. La normativa che fino a pochi anni or sono regolava questa procedura era il Regio Decreto n. 35 del 25 gennaio 1900, che prescriveva, per ogni amministrazione, l’apposizione di un timbro con la data ed il numero progressivo sui documenti protocollati in entrata o in uscita, la trascrizione di questi su un apposito registro e i meccanismi per la fascicolazione (creazione di un fascicolo con documenti correlati), l’invio al destinatario e l’archiviazione.

Il Regio Decreto, che ha prodotto effetti per quasi un secolo, è stato abrogato dall'art. 23 del DPR 428/98.

COSA DISCIPLINAVA IL REGIO DECRETO?

L'articolo 4 recitava: "i dispacci, le lettere ed i pieghi indirizzati all’Amministrazione sono aperti da un ufficiale appositamente incaricato". Ancora: "i dispacci, le istanze, le lettere, i ricorsi sono bollati e trasmessi sollecitamente alla registratura. Col bollo si imprime la data dell’arrivo e si designa lo spazio della successiva registrazione (art. 10)”.

"Sopra ogni atto registrato, accanto alla data dell’arrivo già impressa, si indica il protocollo e si trascrive il numero della registrazione" (art. 29).

"Le copie coi rispettivi originali sono inviati agli uffici per essere collazionate e presentate a chi le deve sottoscrivere" (art. 53).

2.4La normativa

Non sembrerebbe errato asserire che la riforma del Protocollo Informatico è stata resa possibile dall’articolo 15 della legge n. 59 del 1997 (cosiddetta Bassanini 1), che stabilisce che «gli atti, dati e documenti formati dalla pubblica amministrazione e dai privati con strumenti informatici o telematici, i contratti stipulati nelle medesime forme, nonché la loro archiviazione e trasmissione con strumenti informatici, sono validi e rilevanti a tutti gli effetti di legge».

Con il DPR 428 del 20 ottobre 1998 “Regolamento per la tenuta del

protocollo amministrativo con procedura informatica” sono state dettate le regole per la gestione del protocollo informatico. Il procedimento di protocollatura introdotto dal R.D. all'inizio dell'altro secolo, che disponeva la registrazione degli atti, non è stato sostanzialmente modificato, ovviamente cambiano radicalmente i procedimenti di gestione dei flussi informativi.

Il protocollo Informatico è previsto anche dalla normativa che introduce il documento elettronico e la firma digitale (DPR 513/97 e DPCM 8/2/99).

Il CNPIA STA SVOLGENDO UN RUOLO CENTRALE E FORNISCE ALLE AMMINISTRAZIONI UN SUPPORTO NON SOLTANTO INFORMATIVO MA ANCHE DI CONSULENZA DIRETTA ED INDIRIZZO.

INOLTRE RENDE PUBBLICI ANCHE CASI CONCRETI DA UTILIZZARE E PRENDERE COME MODELLO DI RIFERIMENTO PER LE ALTRE AMMINISTRAZIONI.

A queste normative va aggiunta la deliberazione n. 24/98, del 30 luglio 1998, che contiene le regole tecniche per l’archiviazione dei documenti su supporti magnetici e ottici.

2.5Caratteristiche del sistema

È PREVISTO DUNQUE UN SISTEMA DI PROTOCOLLO: UNITARIO

DISTRIBUITO INFORMATICO

• Unitario, in quanto è valido per tutta la Pubblica Amministrazione Italiana.

• Informatico perché utilizza strumenti informatici per inserire, immagazzinare e trasmettere i dati.

• Distribuito, in quanto le informazioni di protocollo sono distribuite su vari sistemi informatici.

I vecchi “uffici protocollo” sono stati sostituiti, come abbiamo visto, da strutture più razionali chiamate Aree Organizzative Omogenee (AOO), gestite da una specifica struttura denominata "Servizio per la tenuta del protocollo informatico" . Tali strutture sono dirette da un dirigente (responsabile del servizio) in grado di svolgere attività tecnico-archivistiche. Ogni Amministrazione deve individuare gli uffici da considerare Aree Organizzative Omogenee.

Responsabile del servizio

Le istituzioni scolastiche, ad iniziare dal 1 gennaio 2004, si sono organizzate ed procedono utilizzando, con le modalità più appropriate, le Tecnologie dell'Informazione e della Comunicazione.

Trattandosi di una materia alquanto complessa, si pensi, ad esempio, alla correlata disciplina per la tutela dei dati personali, la normativa di riferimento è specialistica e, contestualmente, richiede agli addetti capacità organizzative e conoscenze non elementari dello strumento informatico.

Di conseguenza risulta inapplicabile, almeno in questa specifica circostanza, quella parte del profilo dell’area b), di cui alla tabella A allegata in calce al CCNL in vigore, ma anche del precedente, che conferisce all’assistente amministrativo “la competenza diretta della tenuta dell’archivio e del protocollo”.

Infatti, prima della sottoscrizione dei contratti di lavoro in parola l’operazione di protocollo consisteva nell’applicare una procedura, non eccessivamente complessa, con la quale venivano riportatati sopra un registro, atto allo scopo, alcuni riferimenti del documento, in entrata od in uscita dall’istituzione

scolastica, effettuando una registrazione manuale. La procedura veniva completata riportando i riferimenti della registrazione sopra il documento stesso. In tal modo si catalogava il documento e se ne ufficializzava l’invio o il ricevimento.

L’introduzione del Codice dell’amministrazione digitale (Decreto legislativo 7 marzo 2005, n. 82) ha notevolmente ampliato gli adempimenti e le relative responsabilità che, pertanto, non potranno essere totalmente assegnate all’assistente amministrativo.

Il direttore dei servizi generali e amministrativi, tanto più se nominato responsabile della tutela dei dati personali, assumerà la responsabilità generale del servizio.

Sarà suo compito stabilire i profili degli utenti (assistenti amministrativi incaricati della protocollatura) e le autorizzazioni circa le operazioni cui possono accedere. Queste consistono in azioni di lettura, aggiornamento o esecuzione che l’utente viene personalmente autorizzato a compiere utilizzando specifiche credenziali di accesso alle sole funzioni necessarie a disimpegnare le attività dell’ufficio di appartenenza.

Per poter protocollare ogni area omogenea (AOO) dovrà dotarsi di un sistema di protocollo informatico che abbia alcune "funzionalità minime" specificamente previste dalla legge.

Secondo l’art. 3 del DPR 428/98 il sistema di protocollo informatico deve:

a) garantire la sicurezza e l’integrità dei dati;

b) garantire la corretta e puntuale registrazione di protocollo dei documenti in entrata e in uscita;

c) fornire informazioni sul collegamento esistente tra ciascun documento ricevuto dall’Amministrazione e i documenti dalla stessa formati nell’adozione dei provvedimenti finali;

d) consentire, in condizioni di sicurezza, l’accesso alle informazioni da parte dei soggetti interessati, nel rispetto delle disposizioni della legge 31 dicembre 1996, n. 675, in materia di tutela delle persone e di altri soggetti rispetto al trattamento dei dati personali;

e) garantire la corretta organizzazione dei documenti nell’ambito del sistema di classificazione d’archivio adottato”.

PER FORNIRE QUESTI SERVIZI, OGNI AMMINISTRAZIONE DEVE ASSUMERE PROVVEDIMENTI DI TIPO TECNOLOGICO, ISTITUIRE UN NUOVO SERVIZIO E ADEGUARE IL PROPRIO SISTEMA INFORMATIVO.

Il sistema di protocollo informatico deve fornire tre tipi di servizi principali:

1. certificazione;

2. catalogazione;

3. banca dati.

1) IL "PROTOCOLLO INFORMATICO" È PRIMA DI TUTTO UN SERVIZIO DI CERTIFICAZIONE IN QUANTO CON LA "REGISTRAZIONE DI PROTOCOLLO" L'ENTE CERTIFICA CHE UN DETERMINATO DOCUMENTO È STATO CREATO O È ENTRATO NELL'AMMINISTRAZIONE A PARTIRE DA UNA CERTA DATA. IL SERVIZIO DI CERTIFICAZIONE HA IMPLICAZIONI LEGALI.

2) IL SISTEMA DEL PROTOCOLLO INFORMATICO È ANCHE UN SERVIZIO DI CATALOGAZIONE, CHE CLASSIFICA E ARCHIVIA I DOCUMENTI PRODOTTI O IN ARRIVO.

3) IL SISTEMA DEL PROTOCOLLO INFORMATICO È INFINE UNA BANCA DATI CONSULTABILE COSTITUITA DA OGGETTI E DATI.

2.6Doveri

CHI È TENUTO AD ISTITUIRE IL PROTOCOLLO INFORMATICO?

Come anticipato nelle premesse sono tenuti a realizzare la gestione del protocollo con sistemi informativi automatizzati le pubbliche amministrazioni indicate dall'articolo 1, comma 2 del decreto legislativo 3 febbraio 1993, n. 29, cioè «tutte le amministrazioni dello Stato, ivi compresi gli istituti e scuole di ogni ordine e grado e le istituzioni educative, le aziende ed amministrazioni dello Stato ad ordinamento autonomo, le regioni, le province, i comuni, le comunità montane, e loro consorzi ed associazioni, le istituzioni universitarie, gli istituti autonomi case popolari, le camere di commercio, industria, artigianato e agricoltura e loro associazioni, tutti gli enti pubblici non economici nazionali, regionali e locali, le amministrazioni, le aziende e gli enti del Servizio sanitario nazionale».

2.7Cosa è la segnatura?

La segnatura del protocollo consiste nell’associare, in modo permanente e non modificabile, delle informazioni al documento. In particolare la segnatura deve contenere almeno l'indicazione o il codice dell’amministrazione, l'indicazione o il codice della AOO, il numero di protocollo e la data di protocollo.

Ha lo scopo di legare in modo definitivo e diretto il documento e la registrazione sul protocollo.

Per i documenti cartacei in ingresso e in uscita la segnatura si applica contemporaneamente alla operazione di registrazione.

Per tali motivi la segnatura sul documento deve avvenire contemporaneamente a quella di registrazione a garanzia che ogni registrazione sia eseguita realmente a fronte di un documento pervenuto o inviato dall'istituzione scolastica. Non è consentito, nel modo più assoluto, che siano effettuate registrazioni di protocollo senza disporre del documento a cui la registrazione si riferisce. In altre parole non è consentito riservare dei numeri in previsione di documenti da ricevere o da completare.

2.8Il protocollo ed il futuro delle PA

Attraverso il numero di protocollo si potrà risalire immediatamente, utilizzando un semplice motore di ricerca, a tutti i dati a questo associato, oppure conoscendo parte dei dati, sarà possibile ottenere il numero di protocollo.

IL PROTOCOLLO INFORMATICO DOVREBBE ESSERE LA STRUTTURA DI BASE PER INFORMATIZZARE IN MANIERA GENERALIZZATA ED OMOGENEA TUTTI I PROCEDIMENTI AMMINISTRATIVI.

A partire dalle norme organizzative e tecniche contenute in questi provvedimenti, ogni Pubblica Amministrazione potrà avviare sperimentazioni ed iniziative ben finalizzate, iniziando a costruire, la nuova amministrazione pubblica.

Per avere informazioni su alcune iniziative sperimentali è possibile guardare il sito Internet CNIPA (ORA DIGITPA) (Centro nazionale per l'informatica nella pubblica amministrazione). Il nuovo sito del Centro nazionale per l'informatica nella pubblica amministrazione è all'indirizzo xxxx://xxx.XXXXX.xxx.xx (ora DigitPA).

Bibliografia

ARENA, G. (a cura di) (2001). La funzione di comunicazione nelle pubbliche amministrazioni, Maggioli, Rimini 2001.

Temi affrontati: la comunicazione nelle pubbliche amministrazioni alla luce della legge n. 150/2000; la costruzione di una “amministrazione condivisa”.

XXXXXXXX, P., XXXXXXXXX, F. (a cura di) (2004). Documenti e dati pubblici sul web, il Mulino, Bologna 2004.

Temi affrontati: la documentazione di fonte pubblica in rete; l’attività di documentazione delle pubbliche amministrazioni e la loro utilizzabilità in ambito telematico.

Baù M. – Xxxxx P. “Manuale di gestione economica delle istituzioni scolastiche” Casa Editrice Spaggiari – Parma 2008

Temi affrontati: l'evoluzione del protocollo.

XXXXXXX, X. (2004). Il documento informatico. Profili ricostruttivi della nozione e della disciplina. Rivista di diritto civile, n. 5/2004, pp.749-786.

Temi affrontati: la nozione e la disciplina del documento informatico; la copia informatica; la nozione e la disciplina della sottoscrizione informatica.

XXXXXXX, X. (a cura di) (2005). Codice dell’amministrazione digitale.

Commento al d. lgs. 7 marzo 2005, n. 82, Maggioli, Rimini 2005.

Temi affrontati: commento, capo per capo, del codice dell’amministrazione digitale.

XXXXXXX, X., XXXXXXXXXXX, C. (a cura di) (2005). Il codice della pubblica amministrazione digitale. Commentario al d. lgs. n. 82 del 7 marzo 2005, Xxxxxxx, Milano 2005.

Temi affrontati: commento, articolo per articolo, del codice dell’amministrazione digitale.

XXXXXXX, X. (2005). Manuale dell’e-government, Maggioli, Rimini 2005.

Temi affrontati: il disegno complessivo dell’e-government; le strategie e i risultati del processo di informatizzazione pubblica; i servizi on line; la carta d’identità elettronica e la carta nazionale dei servizi.

XXXXXXX, X. (a cura di) (a cura di). Introduzione all’e-government, Xxxxxxxxxxxx, Torino 2005.

Temi affrontati: il quadro normativo dettato in materia di e-government; i servizi on line; il patrimonio informativo pubblico e i dati delle pubbliche amministrazioni; l’organizzazione dell’e-government.

Sitografia

Dipartimento Innovazione e Tecnologie xxx.xxxxxxxxxxxxxx.xx

Contenuti: sito istituzionale del Dipartimento per l’Innovazione e le Tecnologie; contiene documentazione di fonte pubblica in materia di e- government.

Centro nazionale per l’informatica nella pubblica amministrazione www.CNIPA (ora DigitPA).it

Contenuto: sito istituzionale del Centro nazionale per l’informatica nella pubblica amministrazione; contiene documentazione di fonte pubblica e regolamentazioni tecniche dettate in materia di e-government.

Portale per l’erogazione dei servizi on line

xxx.xxxxxx.xxx.xx

Contenuti: sito che rende possibile usufruire dei servizi on line sinora messi a disposizione; contiene, inoltre, un’ampia base informativa di riferimento per i cittadini.

Portale per l’erogazione dei servizi on line alle imprese xxx.xxxxxxx.xxx.xx

Contenuti: sito dedicato all’erogazione on line di servizi alle imprese; contiene molte informazioni utili alle imprese.

Xxxxx “Xxxxx Xxxxx”, Roma xxx.xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx.xxxxx.xx

Contenuti: rivista telematica curata dal Centro di ricerca sulle amministrazioni pubbliche “Xxxxxxxx Xxxxxxxx”; contiene segnalazioni, news, note e commenti in materia di innovazione e di semplificazione amministrativa.

Rivista telematica xxx.xxxxxxxx.xx

Contenuti: rivista telematica dedicata ai temi delle nuove tecnologie; contiene novità, segnalazioni, articoli, norme dettate.

VERSO UN SISTEMA INFORMATICO DELLA PA

0.Xx sistema informativo della PI

1.1Cambiamento organizzativo

Per fare fronte alle esigenze di comunicazione, efficienza ed efficacia, nonché ai principi di TRASPARENZA, VALUTAZIONE E MERITO nei servizi delle scuole ed dell’intera struttura tecnica che fa capo al MIUR e non solo, si rende necessaria la progettazione di un nuovo modello organizzativo, l’acquisizione di nuove competenze professionali e la rielaborazione della cultura preesistente attraverso la riformulazione degli obiettivi strategici dell’organizzazione a fronte di nuove esigenze di mercato.

EVOLUZIONE MERCATO: - Più efficace governo della cosa pubblica - Migliore qualità dei servizi - Integrazione Europea

NUOVE STRATEGIE DA: SUPPORTO A: OFFERTA

SIDI - Sistema Informativo Dell'Istruzione

SPC - Sistema Pubblico di Connettività

1. Il processo di trasformazione di una struttura organizzativa è sollecitato ogni qualvolta evolve il contesto socio-economico ove si colloca la sua attività lavorativa.

2. La nuova realtà di mercato rende imprescindibile, pena l’emarginazione dal contesto socio-economico, l’avvio del processo di adattamento della struttura mediante un insieme di interventi sia a livello strategico, che strutturale e culturale.

In particolare nella PI, sulla base dei nuovi orientamenti e sviluppi della scuola nasce, per esempio, la necessità di garantire, in un contesto organico ed integrato, la pianificazione dei fenomeni scolastici quale strumento di supporto alla politica della scuola ed al suo governo, attraverso la gestione e la conoscenza dei fenomeni stessi.

L’evoluzione del mercato e dell’economia richiede sempre di più una nuova fisionomia dei servizi amministrativi, questo implica il superamento del tradizionale ruolo di supporto al funzionamento delle Istituzioni Pubbliche a favore di un ruolo di offerta di un servizio di qualità al cittadino.

Una tale evoluzione implica non solo la progettazione di un nuovo modello organizzativo, ma anche l’acquisizione di nuove competenze professionali e la rielaborazione della cultura preesistente con la riformulazione degli obiettivi strategici dell’organizzazione a fronte di nuove esigenze di mercato.

1.2Tecnologie informatiche ed aumento di efficienza

TECNOLOGIE INFORMATICHE

Con il termine TIC si intendono le Tecnologie della Comunicazione e dell’Informazione ovvero le ICT (Information and Communication Tecnology)

Riorganizzazione dell’intero

processo lavorativo Incremento

dell’efficienza complessiva dei processi e dei servizi

Evoluzione organizzativa e strutturale

IL PROGETTO DI TRASFORMAZIONE DEL SISTEMA INFORMATIVO DEL MINISTERO DELLA PUBBLICA ISTRUZIONE, DA CENTRALIZZATO A DECENTRATO, RAPPRESENTA LA RISPOSTA PIU’ APPROPRIATA ALLE ESIGENZE DELL’AMMINISTRAZIONE VOLTE AL RAGGIUNGIMENTO DI TALI OBIETTIVI.

Le tecnologie informatiche possono essere utilizzate per realizzare in maniere efficiente il funzionamento organizzativo previsto dal nuovo modello.

In tal senso, lo sviluppo di un Sistema Informativo è finalizzato alla innovazione del processo organizzativo della struttura in evoluzione.

Tuttavia, come abbiamo già detto, l’attuazione di un nuovo modello organizzativo richiede l’attivazione di un processo soggettivo e collettivo di acquisizione di competenze ed elaborazione della cultura acquisita, che rende imprescindibile il coinvolgimento della risorsa umana.

Dopo una prima fase, in cui le tecnologie informatiche hanno ricoperto un ruolo fondamentale di miglioramento dell’efficienza gestionale delle singole attività del servizio a fronte delle nuove esigenze emerse, in Pubblica istruzione si è passati ad una fase innovativa, in cui l’impiego delle tecnologie è finalizzato alla riorganizzazione dell’intero processo lavorativo del servizio, in modo da potenziarne l’efficienza.

NELLA PUBBLICA ISTRUZIONE, QUINDI, LE TECNOLOGIE INFORMATICHE ASSUMONO IL RUOLO DI INNOVAZIONE DELL’ORGANIZZAZIONE DEL SERVIZIO, CHE RISULTA IMPRESCINDIBILE DAL RAGGIUNGIMENTO DELL’OBIETTIVO STRATEGICO FINALE DI MIGLIORARE LA QUALITÀ DELL’OFFERTA DEL SERVIZIO AL CITTADINO.

1.3Il vecchio sistema informativo

1975 NASCE IL PRIMO SISTEMA INFORMATIVO DELLA PUBBLICA ISTRUZIONE

I suoi due principali obiettivi erano:

• la gestione automatica delle aree operative attinenti agli ‘organici’, al ‘movimento’ ed al ‘reclutamento’ del personale scolastico;

• lo studio e la graduale estensione dei processi di automazione ad altri settori operativi comprendenti la gestione contabile (contabilità speciale) e giuridica (ricostruzione delle carriere, riscatti, stato matricolare…) del personale scolastico, oltre che settori diversi dell’attività amministrativa degli Uffici Centrali e Periferici della PI.

Nel 1975:

• l’aumento della popolazione scolastica, dovuta sia all’istituzione della scuola materna statale, sia ad un aumento delle iscrizioni alle scuole medie superiori conseguente all’incremento demografico del dopoguerra;

• la considerazione dell’entità numerica del personale amministrativo (oltre un milione di persone: la più grande azienda del Paese);

• le profonde innovazioni normative (per esempio, leggi speciali per il reclutamento, conseguenti al boom demografico);

• la complessità del servizio scolastico;

• le sempre più urgenti esigenze di conoscenza, valutazione e controllo delle innumerevoli variabili del fenomeno scolastico;

e quindi la complessità gestionale derivante

«RENDEVA NECESSARIO INTRODURRE UNO STRUMENTO DI GESTIONE INFORMATICO CAPACE DI PREVENIRE ED EVITARE LA PARALISI DEI NODI FONDAMENTALI DELL’ORGANIZZAZIONE (GLI UFFICI CENTRALI E LE SEDI PERIFERICHE)».

1.4L e nuove esigenze

NEL CORSO DEGLI ANNI IL SISTEMA INFORMATIVO RAGGIUNSE I SUOI OBIETTIVI

MA….

NUOVE ESIGENZE DI INFORMATIZZAZIONE EMERSERO SIA DAGLI UFFICI CENTRALI E PERIFERICI DELL’AMMINISTRAZIONE, SIA DALLE UNITA’ SCOLASTICHE, XXXXXX’ SI INIZIO’ A PENSARE AD UN NUOVO SISTEMA!

1. Gli obiettivi che si era posto il primo Sistema Informativo sono stati raggiunti, ma nel corso degli anni successivi allo sviluppo, sono emerse nuove esigenze di informatizzazione provenienti sia dagli Uffici Centrali e Periferici dell’Amministrazione sia dalle unità scolastiche, strutture erogatrici del servizio fornito dal Sistema Scolastico Nazionale.

2. Categorie e concetti quali "concorrenza" e "competitività" si stanno affermando finalmente anche nella Pubblica Amministrazione e sono imposti non solo dal processo di integrazione europea, ma soprattutto, dalla domanda, sempre crescente da parte dei cittadini, di una migliore qualità dei servizi e di un migliore governo della cosa pubblica.

3. Le lamentele per i "disservizi" e per gli insuccessi registrati si fanno sempre più incalzanti, non tanto per un degrado della Pubblica Amministrazione, quanto per una crescente maturità dei cittadini che si sono fatti sempre più esigenti.

1.5Dal centralismo al decentramento

Negli anni 80 si avvertì l’esigenza di evolvere il sistema informativo e di rendere sempre più decentralizzato includendo le scuole nel processo di nuova informatizzazione

migliorare il servizio

IN PARTICOLARE PER:

disporre di una base di dati che garantisca adattabilità del sistema informatico alle particolarità locali

ridurre la complessità gestionale del sistema

Si affermarono quindi improrogabili esigenze di snellimento, unificazione e semplificazione delle attività organizzative interne degli uffici.

1. In questa fase, l’amministrazione scolastica è matura per un profondo rinnovamento strutturale di vasta portata, che ha reso necessaria la ricerca di nuove forme di architettura del suo Sistema Informativo e ha fatto nascere improrogabili esigenze di snellimento, unificazione e semplificazione delle attività organizzative interne degli uffici, raccordate con problematiche di gestione proprie del Sistema.

2. D’altra parte, la necessità di agevolare il reperimento e la gestione dei dati hanno reso indispensabile un nuovo disegno funzionale del Sistema Informativo, secondo criteri di integrazione e storicizzazione dei dati gestiti.

1.6Vantaggi nell’utilizzo di un sistema informativo

MA QUALI SONO I VANTAGGI DI UN SISTEMA INFORMATIVO PER LA PI?

Le tecnologie informatiche furono utilizzate per realizzare un sistema informativo che innovasse il processo organizzativo mediante:

DECENTRAMENTO permette di svolgere direttamente presso i siti interessati le elaborazioni di pertinenza

INTEGRAZIONE riduce il lavoro di validazione dell’informazione da parte dei funzionari

amministrativi al solo momento di ingresso del dato nel Sistema Informativo

Il nuovo Sistema Informativo consente infatti di realizzare una più efficiente organizzazione del servizio mediante il decentramento delle applicazioni gestionali e l’integrazione di esse al fine di garantire continuità al servizio in termini di sicurezza e coerenza dei dati:

LA GESTIONE NON È PIU’ DEL DATO MA DELL’INTERO PROCESSO!

L’INNOVAZIONE DEL PROCESSO ORGANIZZATIVO

DECENTRAMENTO E INTEGRAZIONE DELLE APPLICAZIONI

SID

GESTIONE NON PIU’ DEL DATO MA DELL’INTERO PROCESSO

• MAGGIORE RISPETTO DELLE SCADENZE.

• MAGGIORE PRODUTTIVITA’.

• MAGGIORE QUALITA’ DEL SERVIZIO OFFERTO.

Le tecnologie informatiche sono state utilizzate per lo sviluppo di un sistema informativo che consente l’innovazione del processo organizzativo mediante:

• il DECENTRAMENTO, un’architettura distribuita su tutto il territorio nazionale per consentire il maggior decentramento possibile delle applicazioni gestionali, permettendo di svolgere direttamente presso i siti interessati le elaborazioni di pertinenza; tali elaborazioni opereranno in aggiornamento esclusivamente sui dati di loro proprietà. Grazie al decentramento, ad esempio, circa l’80% degli uffici riuscirà ad espletare tutti gli adempimenti amministrativi relativi all’organico di diritto entro le date in cui, generalmente, si concludono le sole operazioni di movimento. Gli uffici di grandi dimensioni saranno in grado di accelerare notevolmente i tempi di svolgimento degli

adempimenti di organico di diritto e, di conseguenza, si potranno anticipare le operazioni relative all’organico di fatto, per garantire un corretto avvio dell’anno scolastico, in accordo con le date di effettivo inizio delle lezioni.

• l’INTEGRAZIONE, una gestione integrata delle informazioni trattate dalle diverse procedure amministrative, in modo da ridurre il lavoro di validazione dell’informazione da parte dei funzionari amministrativi al solo momento di ingresso del dato nel Sistema Informativo.

Il Sistema Informativo Decentrato, consente infatti di realizzare una più efficiente organizzazione del servizio mediante il decentramento delle applicazioni gestionali e l’integrazione di esse al fine di garantire continuità al servizio in termini di sicurezza e coerenza dei dati.

IL DATO ORA SI ATTINGE UNA VOLTA SOLA DOVE SI GENERA E VIENE DECENTRATO CAPILLARMENTE PER ESSERE UTILIZZATO LÀ DOVE SERVE, MEDIANTE LA REALIZZAZIONE DI UN’ UNICA BASE DATI PER TUTTE LE PROCEDURE DEL SISTEMA.

IN TAL MODO IL NUOVO SISTEMA INFORMATIVO CONSENTE DI GESTIRE IN MANIERA EFFICIENTE NON IL SINGOLO DATO MA L’INTERO PROCESSO LAVORATIVO AUMENTANDONE LA VISIBILITÀ E LA COERENZA INTERNA.

La trasparenza dell’intero processo lavorativo, individuando le interdipendenze funzionali, consente un maggior controllo sulle scadenze intermedie e garantisce contemporaneamente un maggior rispetto globale delle scadenze finali.

La coerenza interna al processo lavorativo, determinata dalla distribuzione del carico di lavoro e l’eliminazione delle ridondanze, garantisce una maggiore produttività.

1.7I livelli di utenza

L’architettura del nuovo Sistema Informativo si sviluppa su tre livelli di utenza:

1. Uffici Centrali – Un Sistema di Governo, Controllo e Misura delle performance alimentato con i dati delle procedure operative e arricchite con fonti esterne (ISTAT, MEF, INPDAP, ecc,);

2. Uffici Scolastici Regionali;

3. Istituzioni Scolastiche.

Ciascuno di essi possiede sistemi di elaborazione, funzioni automatiche e organizzazione dimensionati in base alle specifiche esigenze del livello ed è collegato in rete con tutti gli altri.

NEL SISTEMA ASSUMONO UN RUOLO CENTRALE LE ISTITUZIONI SCOLASTICHE. CIO’ ESPRESSO DAL FATTO CHE COSTITUISCONO:

• punto di origine della domanda di servizio nei confronti dell’amministrazione (attività di acquisizione);

• punto terminale di erogazione del servizio ai diversi utenti: alunni, genitori, operatori scolastici (“attività di erogazione”).

Approfondimento…

L’architettura del nuovo Sistema Informativo Decentrato si sviluppa su tre livelli di utenza:

• Uffici Centrali;

• Uffici Scolastici Regionali;

• Scuole.

Ogni livello possiede sistemi di elaborazione, funzioni automatiche e organizzazione, dimensionati in base alle specifiche esigenze del livello.

Ciascun livello può:

• utilizzare le funzionalità in "locale", se disconnesso dalla rete;

• operare, connesso in rete, per scambiare con gli altri livelli i dati elaborati localmente.

Il sistema centrale svolge funzioni di monitoraggio e gestione della rete informativa.

Il piano operativo prevede l’estensione graduale del decentramento, fino a coprire tutte le Istituzioni Scolastiche presenti sul territorio nazionale, sedi di presidenza e circoli didattici.

Forniamo un quadro riassuntivo delle funzionalità offerte dal SID prima di entrare nel merito delle attività caratteristiche delle Istituzioni Scolastiche.

"Ci soffermeremo, in particolare, sulle Istituzioni Scolastiche che, va sottolineato, assumono un ruolo centrale nel contesto del nuovo Sistema informativo".

La centralità del ruolo delle Istituzioni Scolastiche è espressa dal fatto che esse costituiscono:

• punto di origine della domanda di servizio nei confronti dell’amministrazione (attività di acquisizione);

• punto terminale di erogazione del servizio ai diversi utenti: alunni, genitori, operatori scolastici (attività di "erogazione").

• L’entità scuola è considerata come "unità organizzativa autonoma", in quanto punto di snodo tra le attività di:

• programmazione e controllo proprie del Capo d’Istituto e degli Organi Collegiali;

• erogazione ed amministrazione del servizio scolastico.

A tal fine il Sistema Informativo garantisce anche la disponibilità di efficaci strumenti di ausilio per le attività svolte all’interno delle Istituzioni Scolastiche: gestione degli alunni, predisposizione di strumenti e sussidi didattici, gestione del personale, gestione finanziaria e patrimoniale, attività di pianificazione, controllo e governo, attività di ufficio.

Le segreterie delle scuole diventano lo sportello automatico di quasi tutte le attività di acquisizione, controllo e validazione dei dati, garantendo la correttezza e l’unicità del dato.

Inoltre, mediante l’utilizzo delle funzioni del SID, i Capi d’Istituto traggono beneficio operativo ed economico. Infatti, le Istituzioni Scolastiche di ogni ordine e grado, hanno recentemente ottenuto una maggiore autonomia gestionale rispetto alla Direzione Regionale, spesso, però, senza avere adeguate conoscenze per utilizzarla in maniera opportuna. L’utilizzo delle funzioni del SID, invece, permette comunque al personale delle Segreterie Scolastiche di adempiere a tutti i procedimenti previsti nelle aree riguardanti la gestione del bilancio e il pagamento degli stipendi.

Ad esempio, risulta facilitato il pagamento delle supplenze brevi anche nelle Scuole Primarie, mentre, precedentemente, questa operazione era completamente a carico della Direzione Regionale competente, con ovvii disservizi di ritardo e aggravi di lavoro per la Direzione Regionale stessa. Da ciò si deduce che il nuovo SID rappresenta per l’utilizzatore un indispensabile supporto procedurale in occasione della stesura del bilancio, contabile per il pagamento degli stipendi, giuridico per la ricostruzione delle carriere.

1.8Individuazione dei livelli logico-territoriali

IL NUOVO SISTEMA INFORMATIVO PREVEDE:

• Sistemi locali, dislocati presso le scuole;

• Sistemi Dipartimentali, dislocati presso gli Uffici centrali e Periferici del Ministero (Uffici Scolastici Regionali Uffici Centrali);

• Sistema Centrale, localizzato presso il centro Elaborazione Dati di Monteporzio Xxxxxx.

LIVELLI LOGICI

LIVELLI ELABORATIVI

ISTITUZIONI SCOLASTICHE

SISTEMI LOCALI (P.C.)

C.E.D.

SISTEMA CENTRALE

SISTEMI DIPARTIMENTALI

UFFICI SCOLASTICI REGIONALI UFFICI CENTRALI

L’individuazione dei tre livelli (territoriali) di utenza, con le attività di loro competenza, ha consentito altresì di associarvi, in termini di "sistema di elaborazione dati", tre livelli elaborativi:

• Locale, nel quale vengono trattate le informazioni di proprietà di ciascuna Istituzione Scolastica;

• Dipartimentale, dove sono gestite le funzioni che richiedono l’utilizzo delle informazioni di proprietà di ciascuna Direzione Regionale. CSA o Ufficio Centrale;

• Centrale, in cui vengono svolte le funzioni che richiedono l’utilizzo dei dati riguardanti l’intero Sistema Informativo.

L’architettura, pertanto, è di tipo decentrato, con potenza elaborativa e base informativa decentrate (logicamente e fisicamente) secondo precisi criteri di aggregazione.

Per la sua realizzazione è stato necessario identificare apparecchiature in grado di soddisfare le necessità elaborative di ciascun livello logico individuato e stabilire le interazioni tra essi, al fine di consentire il corretto flusso elaborativo

delle applicazioni. I principali elementi, che costituiscono questa architettura vengono classificati come segue:

• Sistemi Locali, dislocati presso le scuole;

• Sistemi Dipartimentali, dislocati presso gli Uffici Centrali e Periferici del Ministero (Uffici Scolastici Regionali, Uffici Centrali);

• Sistema Centrale, localizzato presso il Centro Elaborazione Dati di Monteporzio Xxxxxx.

1.9Rete privata di collegamento

CENTRO ELABORAZIONE DATI (C.E.D.) (Monteporzio Xxxxxx RM)

Ministero della Pubblica Istruzione

Direzioni Regionali

Uffici periferici del MPI

La configurazione prevede il collegamento del Sistema centrale, ubicato a Monteporzio, con l’Ufficio Periferico mediante circuiti diretti numerici ad alta velocità mentre le stazioni di lavoro dislocate negli uffici, i server di comunicazione e il server di rete, costituito da un sistema Unix dimensionato secondo le esigenze locali, compongono la rete locale degli Uffici Periferici del M.PI

La rete privata esistente permette il collegamento delle Direzioni Regionali e degli Uffici Centrali del Ministero della Pubblica Istruzione con il Centro Elaborazione Dati (C.E.D.) sito a Monteporzio Xxxxxx.

Tale rete è costituita da una struttura primaria di configurazione punto-punto tra il C.E.D. e i punti di concentrazione distribuiti sul territorio nazionale; da questa struttura primaria avente topologia stellare, si dirama una struttura secondaria in configurazione punto-punto e/o multipunto, che collega ogni punto di concentrazione con gli uffici periferici ad esso più vicini, tramite almeno due linee.

1.10Architettura delle Direzioni Regionali e dei Csa

L’ORGANIZZAZIONE DEL SERVIZIO

LA RETE DI TRASMISSIONE DATI

RETE LOCALE DELLA DIREZIONE REGIONALE

C.E.D. MONTEPORZIO XXXXXX

RETE TELEMATICA

UFFICI SCUOLE

L’architettura per le Direzioni Regionali prevede nel sistema informativo attuale:

1. sistema dipartimentale;

2. posti di lavoro;

3. elaboratori di comunicazione;

4. stampanti gestionali in rete locale.

SI DEVE COMUNQUE TENERE PRESENTE CHE:

L'EVOLUZIONE NORMATIVA ED ORGANIZZATIVA DEL MINISTERO DELLA PI, SICURAMENTE NEL FUTURO MODIFICHERA' ANCORA L'ARCHITETTURA DEL SISTEMA INFORMATIVO SOPRATTUTTO PER CIO' CHE RIGUARDA LE DIREZIONI REGIONALI, I CSA, e LE ISTITUZIONI SCOLASTICHE.

Sistema Dipartimentale

Il dipartimentale è dotato di sistema operativo di tipo UNIX.

Le risorse del sistema (memoria centrale, memoria di massa, dispositivi di comunicazione, stampanti...) sono dimensionate in base al carico previsto e dipendenti dall’utenza da servire.

Per effettuare il salvataggio della base dati locale, si dispone di un’unità a cartuccia.

Per garantire un corretto funzionamento del sistema si utilizzeranno mini gruppi di continuità o batterie tampone, che consentono una corretta chiusura del sistema a fronte di interruzione di corrente.

1.11Le postazioni di lavoro

• Inoltre consentono ai posti di lavoro l’accesso alla rete privata permettendo così il colloquio con il sistema centrale di Monteporzio Xxxxxx e con le Istituzioni scolastiche.

• Sono costituiti da personal computer dotati di stampante laser o a getto d’inchiostro, da cui svolgere funzionalità di informatica individuale (elaborazione testi Microsoft Word, Foglio Elettronico Excel) di automazione d’ufficio (Protocollo, Archivio, Processi Amministrativi).

Le vecchie PDL (Posti di Lavoro o Postazioni Di Lavoro) erano (o sono ancora in pochissimi sporadici casi) differenziate su tre diverse tipologie: Tipo 1,Tipo 2 Tipo 3 a seconda del livello di utenze e accesso al sistema informativo centrale ed erano dotate di sistema operativo Windows 95 ormai sparito dalla circolazione.

Negli ultimi tre anni le vecchie PDL (Posti di Lavoro o Postazioni Di Lavoro) sono state sostituite dai più moderni PC a disposizione delle singole Istituzioni Scolastiche autonome, in particolare le linee trasmissive del sistema di comunicazione sono state trasformate e sono state dismesse le vecchie linee ISDN con le più veloci e funzionali linee ADSL.

La posta elettronica del Sistema Informativo del Ministero della Pubblica Istruzione mette a disposizione una serie di funzionalità; da una qualsiasi postazione di lavoro è possibile:.

o scrivere il messaggio;

o associare al messaggio l'identificativo del destinatario o una lista di distribuzione;

o allegare, se necessario, un qualsiasi documento prodotto con l’elaboratore testi o con il foglio elettronico;

o inviare il messaggio oppure inserirlo in una bacheca comune.

Il servizio è immediato: dopo qualche istante il sistema di distribuzione inoltra la posta e la rende disponibile al destinatario o alla lista dei destinatari.

Viceversa il destinatario, una volta ricevuto il messaggio, può archiviarlo, cancellarlo e, eventualmente, inoltrare una risposta al mittente;

Indipendentemente dalla PDL è molto importante, per la ricezione di una comunicazione e quindi per il funzionamento logico dell’intero sistema, la verifica giornaliera della presenza o assenza di messaggi nella casella postale. Se non si effettua tale verifica, infatti, può accadere che il mittente sia costretto a ripetere la comunicazione con supporti tradizionali.

1.12Sicurezza informatica

• Proteggere i sistemi fisici della struttura informatica contro eventi naturali, accidentali, fortuiti o intenzionali.

• Assicurare l’integrità e la riservatezza dei dati e delle informazioni.

• Garantire un adeguato livello di servizio e la disponibilità delle risorse (dati, programmi, ecc.) in presenza di eventi perturbativi.

I SISTEMI INFORMATIVI SONO SICURI OBIETTIVI DELLA SICUREZZA INFORMATICA

Negli ultimi anni, quindi, il problema della Sicurezza nei sistemi informativi ha assunto un’importanza sempre crescente con l’evoluzione e lo sviluppo di basi dati integrate, di sistemi con terminali interattivi a disposizione di molti utenti con esigenze diversificate, di complessi sistemi distribuiti e, recentemente, delle reti di elaboratori.

L’insieme delle attività finalizzate alla tutela delle persone e dei beni sopraindicati si raggruppa nell’unica "Funzione Sicurezza" che acquista, quindi, precisi compiti e responsabilità.

Per garantire un accesso sicuro alla rete LAN, alla rete Internet ed Extranet occorre prendere delle precauzioni di base definite “misure minime” di sicurezza.

o La principale “misura minima” è che si acceda al PC con username e password.

o Inoltre occorre che la password sia almeno di 8 caratteri e contenga un insieme di caratteri maiuscoli, minuscoli e simboli.

o La password deve essere cambiata ogni 3 mesi.

o La password non deve mai riferimento al proprio nome e/o cognome.

o Se si ha il sospetto che la propria password sia di conoscenza pubblica, occorre cambiare immediatamente la password. Se il caso avvertire l’Amministratore della Rete.

o È buona prassi effettuare dei periodici backup (copie di salvataggio) dei file di produttività personale localizzati esclusivamente sul PC locale.

1.13Arichitettura della rete

La vecchia architettura di rete di telecomunicazioni prevedeva la seguente articolazione:

• primo Livello, per il collegamento dei poli dipartimentali ai nodi della RUPA, tramite PVC (Private Virtual Circuit) con protocollo Frame Relay implementati su circuiti CDN urbani. Presso gli ex Provveditorati agli Studi (oggi C.S.A.) sono utilizzati, quali apparati RAS, degli Access Server Cisco modello AS 5300 60/12 modem già dotati di interfaccia sia per collegamenti analogici tramite RTN che per collegamenti digitali tramite ISDN;

• secondo Xxxxxxx, per il collegamento delle scuole agli ex Provveditorati agli Studi (oggi C.S.A.) di competenza, tramite connessioni in linea commutata digitale ISDN che consentono una velocità di trasferimento di almeno 64 kbps. Il sistema è stato dotato dei necessari requisiti di sicurezza (CUG) in grado di impedire accessi non autorizzati. Per ogni scuola è previsto un collegamento di un’ora per 250 giorni all’anno nonché un livello di contemporaneità degli accessi pari ad almeno 1/3 del numero di scuole. Sulle PdL in dotazione alle scuole sono installate schede ISDN di tipo Eicon Diva Pro 2.0 con bus PCI.

Attualmente (marzo 2009) là dove possibile, sono state sostituite tutte le linee ISDN con linee ADSL e sostituiti i relativi apparati di comunicazione.

1.14Flusso attuale delle informazioni

Il collegamento delle scuole consente il passaggio, per tutte le figure operanti nelle Direzioni Regionali, dalle attività di gestione del dato a quelle di miglioramento della qualità del servizio, controllo dell’integrazione ed elaborazione del dato.

Inoltre, la maggiore efficienza ed efficacia nell’organizzazione del servizio, consentirà ai livelli direttivi dell’Amministrazione Periferica di dedicarsi maggiormente allo svolgimento della loro funzione di supporto alle attività di governo e controllo della politica scolastica ("attività gestionali").

Complessivamente, anche i livelli direttivi dell’Amministrazione centrale avranno sempre più spazio per svolgere la loro funzione di pianificazione e controllo strategico (attività di "governo del processo").

1.15L’organizzazione del servizio

Organizzazione del servizio in base alle disposizioni della legge 241/90: dare visibilità all’esterno della propria struttura organizzativa.

Piena visibilità della struttura economicità ed efficacia come trasparenza.

Automazione efficiente. Disponibilità delle informazioni

organizzativa dell’Amministrazione, espresso dalla legge 241/90 sulla

(immediata reperibilità dei dati e

continuità del servizio)

Indipendenza (autonomia di ricerca e garanzia alla riservatezza di chi interroga)

Identificazione riferimento.

univoca

da parte dell’utente dell’autorità di

Per rispondere alle disposizioni di legge in tema di trasparenza e orientamento al servizio (legge 241/90 e successive modificazioni) è necessario che l’Amministrazione fornisca all’utente la piena visibilità della sua struttura organizzativa. Per soddisfare questa esigenza non è sufficiente, però, il solo contributo degli impiegati dell’Ufficio per le Relazioni con il Pubblico.

Infatti, sia per ragioni legate alla disponibilità delle informazioni (immediata reperibilità dei dati e continuità del servizio) sia per motivi di indipendenza (autonomia di ricerca e garanzia alla riservatezza di chi interroga) si reputa necessario non vincolare il cittadino alla sola informazione assistita da addetti ma veicolarla anche attraverso l’utilizzo di strumenti informativi alternativi

I dati relativi all’organizzazione dovranno essere tali da favorire il cittadino nell’esercitare i propri diritti in merito alle procedure amministrative che lo riguardano (sia a istanza di parte, sia d’ufficio) identificando univocamente l’autorità di riferimento. Per tale ragione i dati significativi devono comprendere:

• la denominazione delle unità organizzative (direzione, divisioni, uffici, etc.);

• le competenze degli uffici;

• i nominativi dei responsabili delle unità organizzative;

• la localizzazione degli uffici (strada e numero civico);

• la raggiungibilità telematica degli uffici (numeri telefonici e dei fax delle segreterie degli uffici);

• la raggiungibilità degli uffici (mezzi di trasporto dalla sede istituzionale e da punti di riferimento territoriali).

L’informativa sull’organizzazione deve riguardare sia la componente centrale che quella periferica (Sovrintendenze e Provveditorati). Al fine, però, di non incorrere in sovrapposizioni ed in conflitti di competenze, tale informativa a livello centrale dovrà essere limitata allo smistamento dell’utenza verso

l’amministrazione periferica competente, fornendo esclusivamente i recapiti (indirizzo, telefono, fax) di interesse.

L’insieme delle informazioni relative all’organizzazione del Ministero rappresenta, in definitiva, anche una sintesi di cultura civica, di immediata e facile consultazione, a disposizione di scolaresche e di quanti fossero interessati.

Per quanto riguarda l’informazione sull’organizzazione del Ministero, i chioschi si delineano come strumenti importanti per guidare l’utente alla risoluzione di procedimenti di proprio interesse, in ragione di immediatezza, flessibilità, autonomia e oggettività.

L’informazione così veicolata completa quella relativa allo svolgimento delle procedure di competenza dell’amministrazione. Dà infatti la possibilità di raggiungere direttamente l’unità organizzativa di riferimento.

1.16Le funzioni integrate del sistema

L’obiettivo delle funzioni integrate del nuovo sistema è quello di fornire all’utenza finale un servizio sempre più efficiente ed efficace e di ottenere riflessi positivi immediati sull’attività lavorativa degli uffici stessi anche in base ai cambiamenti in atto (maggiore autonomia, decentramento, ecc.)

le funzioni che consentono la gestione amministrativa, contabile e giuridica del personale scolastico sono state inizialmente rilasciate per il personale docente della scuola primaria e successivamente per il restante personale scolastico (docente, direttivo e amministrativo, tecnico, ausiliario).

In particolare:

• integrazione informativa del rapporto Personale Scolastico/ Amministrazione che ha costituito il fascicolo personale elettronico;

• gestione delle posizioni di stato che alimentano il fascicolo personale con gli atti di natura giuridica che caratterizzano il rapporto di lavoro con l'Amministrazione e gestione di tali informazioni ai fini della gestione del posto in organico di diritto e di fatto, della carriera e degli effetti contabili;

• attività propedeutiche all'avvio dell'anno scolastico, con l'obiettivo di garantire gli strumenti e l'organizzazione più adeguata per un tempestivo inizio delle attività scolastiche;

• gestione della dotazione organica e dei movimenti del personale per tutti gli ordini scuola e per tutte le tipologie di personale;

• contabilità speciale per una gestione degli adempimenti contabili correlati al pagamento degli stipendi dei maestri elementari in un contesto di integrazione dei procedimenti amministrativi;

• integrazione delle informazioni presenti nel fascicolo personale elettronico mediante i dati relativi alla formazione professionale e ai servizi comunque prestati; tale tipologia di dati verrà integrata con quanto già presente nel SID, mediante uno scambio di informazioni con le banche dati dell'INPS;

• gestione della ricostruzione carriera e del trattamento di quiescenza mediante le informazioni di carriera presenti nel fascicolo personale elettronico e integrazione con le informazioni presenti nelle banche dati dell'INPS per consentire una liquidazione della pensione definitiva contestuale alla cessazione del rapporto di lavoro;

• applicazioni che rendono operativa la configurazione telematica che prevede il colloquio delle Segreteria Scolastiche e degli Uffici del Provveditorato con il Sistema Centrale e l'utilizzo delle funzioni e servizi offerti dal sistema stesso (informazioni di interesse del personale in servizio, dati relativi alla costituzione delle commissioni

giudicatrici degli esami di maturità, risultati delle procedure di mobilità, stato di avanzamento delle pratiche di gestione giuridica);

• gestione delle tipiche attività locali delle segreterie scolastiche (di ogni ordine e grado); acquisizione delle informazioni che si originano nelle stesse scuole servizi prestati, assenze, situazioni familiari, dati professionalità, posti disponibili inorganico di diritto e di fatto, domande presentate dal personale) e trasmissione delle stesse al sistema;

• nell'ottica del miglioramento del servizio offerto dall'Amministrazione all'utente e al cittadino: sono state allestite, presso gli uffici centrali e periferici dei provveditorati, una serie di funzioni finalizzate allo snellimento delle procedure burocratiche manuali; aperti Uffici per le Relazioni al Pubblico che consentono la diffusione di informazioni di carattere generale (costituzione delle commissioni per gli esami di maturità e materie d'esame, dislocazione delle scuole, informazioni su docenti, ATA e direttivi, movimenti, pratiche di pensione, riscatto e ricongiunzione);

• costituzione della banca dati delle strutture edilizie ad uso scolastico e futuro collegamento con il sistema utilizzato dagli uffici della Direzione Generale del Catasto;

• applicazioni di supporto alle attività decisionali delle Direzioni Generali (SSD) mediante la costituzione di una banca dati storico-statistica e generazione di modelli previsionali e decisionali. per rilevare situazioni critiche del sistema scuola in relazione al contesto socio-economico.

1.17Settori di applicazione

Per poter garantire l’integrazione con gli altri sistemi informatici e le banche dati, il SID (Sistema informativo decentrato) è stato suddiviso nei seguenti settori d’intervento:

• Sistema di supporto alle decisioni (SSD);

• Gestione Amministrativa;

• Gestione Giuridica;

• Organizzazione ed automazione dell’Ufficio;

• Integrazione con altri sistemi;

• Gestione Contabile;

• Automazione d’ufficio;

• Automazione dell’unità scolastica.

IL SID È STATO MESSO A PUNTO, SIA MEDIANTE UN ADEGUAMENTO TECNICO, FUNZIONALE ED ORGANIZZATIVO DEL SISTEMA INFORMATIVO ESISTENTE CON AMPLIAMENTO E POTENZIAMENTO DELLE FUNZIONALITÀ, SIA CON LA REALIZZAZIONE DI NUOVE FUNZIONALITÀ.

1.18Sistema di supporto alle decisioni

IN CHE MODO IL SISTEMA INFORMATIVO È IN GRADO DI SUPPORTARE IL LAVORO?

Migliora la visibilità dei parametri di funzionamento dell’apparato scolastico e mette in grado di operare tempestivamente le opportune scelte sulla base dei dati che scaturiscono dal vissuto del mondo scolastico.

Il settore si articola in diverse aree di intervento:

o modelli revisionali;

o sottosistema storico-statistico;

o il Sistema di Supporto alle Decisioni.

Scopo del settore

Migliorare la visibilità dei parametri di funzionamento dell’apparato scolastico e operare tempestivamente le opportune scelte sulla base dei dati che scaturiscono dal vissuto del mondo scolastico.

Il settore si articola in diverse aree di intervento:

Modelli previsionali

Fornire strumenti per il controllo della realtà scolastica attraverso la previsione della dinamica evolutiva delle entità: alunni, classi, cattedre (posti), scuole, personale, costi, al fine di ipotizzare ed analizzare gli esiti di possibili scelte ed interventi.

Sottosistema storico-statistico

Soddisfare tempestivamente le esigenze conoscitive ed agevolare le attività di governo del fenomeno scolastico per i diversi livelli decisionali dell’Amministrazione centrale e Periferica:

• offrendo un quadro ordinato e sistematico della situazione di fatto, della dinamica degli eventi e dei legami esistenti fra le molteplici variabili del sistema;

• consentendo, in modo semplice ed in tempi brevi, di accedere alle informazioni necessarie al processo conoscitivo - decisionale;

• "navigando" sulla normativa primaria e secondaria e sui dati provenienti dalle procedure gestionali mediante "Sistemi Esperti" finalizzati alla risoluzione di problematiche amministrative, giuridiche e contabili.

1.19Gestione giuridica

IN CHE MODO IL SISTEMA CONTRIBUISCE ALLA GESTIONE GIURIDICA?

1. disporre i dati del dipendente;

2. sin dall’inizio della sua carriera;

3. nella forma più elementare possibile.

PER UN CORRETTO E SNELLO SVOLGIMENTO DEGLI ADEMPIMENTI DI NATURA GIURIDICA

Integrazione informativa del rapporto personale scolastico Amministrazione

Gestione delle posizioni di stato del personale scolastico

Ricostruzione della carriera, riscatti e ricongiunzione dei periodi contributivi, trattamento di fine rapporto.

Scopo del settore

Disporre i dati del dipendente, sin dall’inizio della sua carriera, nella forma più elementare possibile onde consentire uno sviluppo di procedure modulari e con caratteristiche di elevata adattabilità sia alle modifiche della normativa primaria e secondaria, sia alla interpretazione degli organi di controllo; tutto questo per un corretto e snello svolgimento degli adempimenti di natura giuridica.

Il settore si articola nelle seguenti aree di intervento:

Integrazione informativa del rapporto personale scolastico/Amministrazione.

Creare una osmosi informativa tra le diverse aree d’intervento eliminando le ridondanze dei dati e garantendo più elevati livelli di efficienza funzionale attraverso:

• l’impianto e la tenuta del fascicolo personale;

• lo scambio informativo tra i settori amministrativo, giuridico e contabile;

• la gestione della professionalità e la formazione di commissioni d’esame;

• la distribuzione delle applicazioni ai diversi livelli;

• la storicizzazione delle informazioni.

Gestione delle posizioni di stato del personale scolastico

Gestire il rapporto di lavoro tra personale scolastico ed amministrazione in merito al complesso degli eventi che caratterizzano il servizio del dipendente, quali:

• conferimento delle supplenze;

• perfezionamento del rapporto giuridico di ruolo;

• variazioni di stato;

• interruzione definitiva del rapporto di impiego.

Tutto questo anche attraverso la costituzione di una base informativa dei procedimenti di stato giuridico e dei relativi iter.

Ricostruzione della carriera, riscatti e ricongiunzione dei periodi contributivi, trattamento di fine rapporto.

Gestire in modo integrato gli adempimenti per il riconoscimento dei servizi, di ruolo e non di ruolo prestati dal dipendente ai fini della carriera, della quiescenza e della previdenza con tempestiva produzione dei provvedimenti di:

• riconoscimenti dei servizi e benefici;

• inquadramento;

• riscatto;

• ricongiunzione;

• pensione definitiva.

Tutto questo anche al fine di effettuare un parziale recupero delle situazioni pregresse ed eliminare il fenomeno di "pensione provvisoria".

1.20Organizzazione e automazione d’ufficio

IN CHE MODO IL SISTEMA PUO’ SUPPORTARE IL LAVORO D’UFFICIO?

Obiettivi:

1. automatizzare le attività di carattere generale degli Uffici centrali e Periferici del Ministero;

2. migliorare la qualità e la produttività del lavoro negli Uffici centrali e periferici del MPI;

3. gestire automaticamente l’iter delle pratiche;

4. introdurre nuovi modelli organizzativi;

5. integrare i contenuti informativi gestiti nell’ambito delle attività d’ufficio con le aree giuridiche amministrative e contabili.

Scopo del settore

• Automatizzare le attività di carattere generale degli Uffici centrali e Periferici del Ministero, ovvero riconfigurare l’insieme di tali attività (produzione documenti, gestione delle pratiche, archiviazione atti, organizzazione riunioni, ecc.) demandando all’automazione quelle più ripetitive, garantendo il più possibile l’omogeneità dei comportamenti e consentendo di rilevare dati sintetici utili ai fini di una migliore organizzazione e direzione delle attività stesse.

• Automatizzare le attività relative alla gestione degli organi collegiali e quelle connesse con la gestione amministrativa, contabile del personale amministrativo del Ministero.

• Migliorare la qualità e la produttività del lavoro negli uffici Centrali e Periferici del MPI mediante l’impiego di tecnologie di automazione d’ufficio.

• Gestire automaticamente l’iter delle pratiche.

• Introdurre nuovi modelli organizzativi.

• Integrare i contenuti informativi gestiti nell’ambito delle attività d’ufficio con le aree giuridiche amministrative e contabili.

1.21 Organizzazione dell’ufficio – L rete LAN

Con il termine LAN si intende Local Area Network ovvero una rete locale di calcolatori che permetto la comunicazione degli stessi tra loro ed eventualmente con un server centrale e/o periferico.

Ogni calcolatore della LAN è identificato attraverso un univoco indirizzo IP (Internet Protocol)

0.Xx rete unitaria della PA

2.1 Il cambiamento della PA nella Pubblica

PROCESSI EVOLUTIVI IN ATTO

Aumento qualità ed efficienza

Nascono nuovi ruoli che comportano

maggiori responsabilità per tutte le figure coinvolte

Tra i fattori critici del cambiamento occupa sicuramente un posto di rilievo l’introduzione delle nuove tecnologie che favoriscono la comunicazione ed il lavoro collaborativi. Tale innovazione da una parte impone la riorganizzazione dei ruoli e dei processi e dall’altra parte si pone come volano del cambiamento.

Alcuni tra i principali fattori che spingono verso il cambiamento sono oggi:

1. I cittadini chiedono servizi migliori ed un migliore rapporto con gli uffici cui si rivolgono;

2. I dirigenti ed i funzionari pubblici sono fortemente orientati a snellire la burocrazia, cercando di risolvere i problemi ad essa connessi;

3. Il mondo produttivo esige procedure più efficienti ed efficaci, per garantire qualità e costi concorrenziali;

4. Le nuove tecnologie consentono e promuovono comportamenti organizzativi profondamente diversi, annullano vincoli di spazio e di tempo e creano maggiore trasparenza;

5. Il mondo politico, con l’emanazione di nuove leggi, cerca il consenso dei cittadini e dei media, anche attraverso la modernizzazione degli uffici pubblici. Le nuove leggi, inoltre, sono i paletti di riferimento per il cambiamento;

6. L’UE e la comunità internazionale operano frequenti confronti sul funzionamento della macchina burocratica, sulle cause di inflazione, sugli sprechi, sulla modernità dei Paesi e sulla capacità di rispondere adeguatamente alle richieste di ogni Paese.

2.2 Nasce l’Aipa

La complessità e la grande articolazione dei servizi della Pubblica Amministrazione richiede oggi interventi e attività sempre più coordinate e integrate.

È necessario introdurre le tecnologie informatiche finalizzate all’aumento di efficacia ed efficienza dei servizi stessi.

L'Autorità per l'informatica nella Pubblica Amministrazione, nota anche come AIPA, è una autorità indipendente istituita dal decreto legislativo n. 39 del 12 febbraio 1993 recante "Norme in materia di sistemi informativi automatizzati delle amministrazioni pubbliche" (come modificato dall'art. 42 della legge 31 dicembre 1996, n. 675) cioè un'amministrazione pubblica che prende le proprie decisioni in base alla legge, senza rapportarsi direttamente al governo o del Parlamento. L'Autorità è un organo formato da cinque persone, che prendono decisioni Collegialmente o a maggioranza I suoi membri sono nominati dal presidente del Consiglio, su proposta del presidente dell'Autorità, previa deliberazione del Consiglio dei Ministri.

2.3 Compiti dell’Aipa

L’autorità per l’informatica nella pubblica amministrazione favorisce l’integrazione e l’interconnessione dei sistemi informativi delle pubbliche amministrazioni, anche attraverso l’emanazione di norme tecniche e criteri per la progettazione e la gestione dei sistemi informativi automatizzati pubblici.

Favorendo così

IL MIGLIORAMENTO DEI SERVIZI PUBBLICI, IL CONTENIMENTO DEI COSTI DI GESTIONE E LA TRASPARENZA DELL’AZIONE AMMINISTRATIVA.

Queste fondamentali funzioni sono state arricchite e potenziate da numerose norme successivamente intervenute per definire nuovi compiti, consultivi, regolamentari, di coordinamento e d'impulso, nell'ambito del processo di ammodernamento delle pubbliche amministrazioni, connesso con l'introduzione, sempre più consistente, delle tecnologie dell'informazione come ad esempio il monitoraggio dei progetti informatici.

2.4 Il progetto portante

Il progetto portante che accompagnò la nascita dell’AIPA fu quello di creare una rete unitaria della Pubblica Amministrazione (RUPA) che consentisse l’interoperabilità e l’interconnessione tra le varie amministrazioni, per superare la mancanza di integrazione che caratterizzava i sistemi informativi.

È evidente che la nascita della Rete comporti un profondo cambiamento culturale, sia all’interno delle Amministrazioni che all’esterno nel contesto sociale. In particolare ciò comporta:

1. la cultura, ossia la conoscenza da parte dei dirigenti pubblici delle potenzialità delle risorse informative e delle telecomunicazioni, in modo tale da poter riorganizzare il lavoro delle loro strutture.

2. Il knowledge management, ossia la integrazione delle dinamiche organizzative, della reingegnerizzazione dei processi e delle tecnologie; tutti questi elementi, infatti, contribuiscono in modo cooperativo ad ottimizzare ed a migliorare il recupero e la circolazione dei dati, delle informazioni e delle conoscenze rilevanti per l’organizzazione e farle pervenire agli individui ed ai gruppi impegnati in compiti specifici.

3. La conoscenza specialistica, ossia lo sviluppo delle competenze tecniche di coloro che devono garantire l’efficienza del sistema di rete e l’integrazione delle soluzioni informatiche.

4. La utilizzazione, ossia lo sviluppo della capacità, da parte degli utilizzatori, di accedere alle informazioni che servono attraverso le tecnologie migliorandone l’approccio e generando la necessaria confidenza con gli strumenti.

Inoltre

Tale Rete, mettendo a disposizione le informazioni residenti su tutti i data base, consentirà inoltre di fornire un servizio rapido e completo al cittadino anche on line direttamente da casa. Ad esempio la realizzazione di un'anagrafe virtuale, attraverso il collegamento di tutto il sistema delle anagrafi esistenti nel nostro Paese.

2.5 La rete unitaria

PERCHÈ NASCE LA RETE UNITARIA?

Coordinamento e accesso reciproco ai dati di tutta l’amministrazione

• La rete unitaria della pubblica amministrazione è il primo e più importante progetto intersettoriale dell’Autorità per l’informatica.

• Qualsiasi utente operante su di un sistema ad essa connesso possa accedere, ai dati ed altre procedure residenti su qualsiasi altro sistema connesso.

• In modo indipendente alle reti attraversate e dalle tecnologie in esse impegnate.

PER FAR SI’ CHE

Purché debitamente autorizzato ed in condizioni di sicurezza!

La Rete unitaria è dunque una tecnologia abilitante all’interoperabilità ed alla cooperazione tra sistemi informativi e costituisce un fattore decisivo per l’innovazione della pubblica amministrazione.

RAPPRESENTA DUNQUE UNO STRUMENTO PER GARANTIRE UNA POSSIBILITA' DI UTILIZZO COORDINATO E RECIPROCO DI TUTTI I DATI DELLA PUBBLICA AMMINISTRAZIONE E IL SUO UTILIZZO CONSENTE DI OTTENERE EFFETTI SIGNIFICATIVI: SULL’EFFICIENZA DELLA PUBBLICA AMMINISTRAZIONE; SUI COSTI ORGANIZZATIVI DEI SERVIZI SULLA QUALITÀ DEI SERVIZI AI CITTADINI ED ALLE IMPRESE.

2.6 Lo studio di fattibilità

Il progetto intersettoriale Rete unitaria della pubblica amministrazione, approvato a fine ’95 da parte del Consiglio dei Ministri di una Direttiva che nasce con uno studio di fattibilità da parte dell’AIPA riguarda gli aspetti relativi all’interconnessione telematica e all’interoperabilità tra le reti che costituiranno la Rete unitaria.

Lo studio di fattibilità si è concluso il 31 gennaio 1996 con la redazione dei seguenti documenti: il documento “Studio di fattibilità della rete unitaria”, gli Allegati Tecnici allo Studio di fattibilità, le considerazioni finali nelle quali sono esposti i vantaggi della Rete. Tali vantaggi possono essere trovati in approfondimento.

La realizzazione di una Rete unitaria della Pubblica amministrazione costituisce momento essenziale del processo di ammodernamento dell'Amministrazione pubblica da tempo avviato in coerenza con gli obiettivi posti dal decreto legislativo 12 febbraio 1993, n. 39.

La Rete unitaria consentirà al sistema informativo di ciascuna amministrazione l'accesso ai dati ed alle procedure residenti nei sistemi informativi delle altre, nel rispetto della normativa in materia dei limiti di accesso, di segreto e di tutela della riservatezza. La Rete offrirà un sistema informativo integrato che permetterà alle singole amministrazioni, da un lato, di "colloquiare" tra di loro per lo scambio di ogni documento e informazioni utili e, dall'altro, di proporsi verso la collettività come centro unitario erogatore di dati e prestazioni amministrative.

BENEFICI OTTENIBILI DALLA RETE UNITARIA E COSTI CORRELATI

In questo capitolo conclusivo dello Studio vengono discussi i benefici ottenibili dalla Rete unitaria della Pubblica Amministrazione, dapprima in forma generale e successivamente tramite un esame comparato con i costi di realizzazione.

La Rete unitaria come fattore di successo

Il progetto della Rete unitaria si presenta come il progetto di riferimento per tutti gli interventi che saranno attivati nei prossimi anni per la riorganizzazione della Pubblica Amministrazione italiana. La Rete, la cui architettura complessiva esalta i meccanismi di cooperazione interamministrativa, metterà a disposizione degli operatori della pubblica amministrazione, dei cittadini, delle organizzazioni produttive e dei servizi un grande potenziale di strumenti di interoperabilità e di cooperazione. Essa, infatti, per il modo in cui è concepita, rappresenta una occasione molto significativa per sostenere processi di riforma capaci di combinare recuperi di efficienza con incrementi di qualità delle prestazioni erogate. È noto, e lo si è spesso ribadito nelle linee strategiche emanate da

questa Autorità, che tra i fattori che ostacolano sia i primi che i secondi ve ne sono non pochi che dipendono dal modo in cui sono organizzati i sistemi informativi della Pubblica Amministrazione: la separatezza tra le varie Amministrazioni, l'eccessiva centralizzazione di ciascuna pubblica amministrazione e del suo sistema informativo, la scarsa capacità di innovazione della Pubblica Amministrazione.

Tali aspetti richiedono che si instauri una positiva influenza tra fattori in apparenza contraddittori:

1. la distribuzione di responsabilità e quindi di autonomia in ciascuna Amministrazione;

2. la integrazione delle varie Amministrazioni nei macro-processi attraverso cui la pubblica amministrazione eroga le sue prestazioni ed assolve ai suoi compiti;

3. la capacità di innovazione delle singole Amministrazioni relativamente ai loro compiti, ai processi di cui sono responsabili e quindi alla loro organizzazione, ma anche della pubblica amministrazione nel suo complesso rispetto alla sua articolazione in Amministrazioni diverse.

La Rete unitaria della Pubblica Amministrazione cambia radicalmente lo scenario descritto precedentemente. Essa infatti è una infrastruttura di comunicazione e di accesso alle informazioni che:

• offre direttamente servizi di interoperabilità alle singole Amministrazioni, a sostegno dei loro processi di decentramento e distribuzione delle responsabilità, e alla Pubblica Amministrazione nel suo complesso, a sostegno dell'efficacia dei processi inter-amministrativi che le consentono di avere comportamenti coerenti e coordinati;

• crea inoltre le condizioni per sviluppare applicazioni a sostegno della:

• cooperazione tra le unità di una singola Amministrazione e tra le:

• varie Amministrazioni.

• consente di creare applicazioni che non si limitano ad automatizzare le attività di raccolta, elaborazione, memorizzazione e ricerca delle informazioni, come fanno nella stragrande maggioranza gli attuali sistemi informativi della Pubblica Amministrazione italiana, ma sono di aiuto al coordinamento di queste attività nei procedimenti amministrativi, alla gestione delle eccezioni che in essi si verificano, alla integrazione tra macro-processi di Governo, di pianificazione e organizzazione e di gestione delle varie aree di servizio.

Come i capitoli precedenti hanno illustrato e documentato in modo approfondito, le opportunità che offre la Rete unitaria della pubblica

amministrazione si possono cogliere se i sistemi informativi della Amministrazioni e le modalità con cui essi vengono sviluppati evolvono verso:

• una nuova architettura di sistema a diversi livelli che uniforma le reciproche interfacce dei singoli sistemi in uno strato da cui si accede ai servizi della Rete unitaria, e per loro tramite, agli altri sistemi informativi, e che struttura le applicazioni interamministrative da semplici schemi di integrazione e interfacciamento dei sistemi informativi delle Amministrazioni partecipanti a veri e propri sistemi integrati a seconda della loro natura, in accordo con le politiche di migrazione dei sistemi informativi più avanzate e più diffuse nel mondo;

• una architettura delle applicazioni centrata sulla cooperazione tra i processi quando il loro obiettivo è migliorare i tempi di attraversamento e risposta della gestione operativa, una architettura applicativa centrata sui dati quando il loro obiettivo è migliorare la qualità dei processi di governo e di pianificazione e organizzazione, secondo le più aggiornate soluzioni standardizzate che il mercato propone, in accordo con l'emergente paradigma di sistemi informativi cooperativi;

• modalità di sviluppo e gestione dei sistemi informativi e delle applicazioni che li costituiscono che li pone sotto responsabilità chiare e trasparenti, con protocolli di coordinamento tra di esse razionali ed efficaci, cosicché la loro modularità rispetto al mutare delle esigenze dei loro utenti e rispetto al mutare delle caratteristiche della infrastruttura in cui sono immerse sia liberata da ogni vincolo burocratico e messa nelle condizioni di crescere progressivamente in accordo con la trasformazione delle funzioni sistemi informativi da fabbriche di software a servizi interni delle organizzazioni;

• un contesto di riferimento sul terreno del piano triennale dell'informatica pubblica, delle procedure di approvazione e controllo dei progetti di sviluppo di nuove applicazioni, delle priorità di investimento e di spesa, ed infine dei criteri di tariffazione dei servizi della Rete unitaria della pubblica amministrazione, capace di orientare i sistemi informativi della pubblica amministrazione verso un rapido e pieno sfruttamento dei servizi della Rete e, loro tramite, verso una cooperazione a connessione lasca che ne massimizzi la integrazione senza limitarne l'autonomia di sviluppo.

I progetti pilota, mentre mostrano quanto siano rilevanti le opportunità che la Rete offre alla pubblica amministrazione nel suo complesso e alle singole Amministrazioni sul terreno del miglioramento dell'efficacia dei loro processi verso i loro destinatari (clienti) interni e/o esterni, se i criteri sopra ricordati sono seguiti con rigore, ci dicono anche che la distanza che le Amministrazioni devono colmare per sfruttarle pienamente non è abissale, e che impegnandosi nella direzione indicata è possibile avere risultati significativi in tempi certi.

Ritornando alle tre parole chiave, autonomia, integrazione e innovazione, indicate in apertura di questo capitolo, è bene mettere in chiaro come i criteri illustrati in questo documento le armonizzano sciogliendo ogni possibile contraddizione tra loro:

• le architetture di sistema e applicative proposte combinano efficacemente la capacità di mantenere i sistemi informativi esistenti quali che siano le loro architetture con quella di ospitare applicazioni progettate secondo impostazioni innovative e originali, per cui esse orientano l'evoluzione dei sistemi informativi della pubblica amministrazione verso l'innovazione senza imporre loro difficilmente gestibili riscritture globali;

• la Rete unitaria della pubblica amministrazione, se interfacciata secondo la architettura di sistema proposta, rende possibile attivare autonomamente sia lo sviluppo di applicazioni interamministrative che quello di applicazioni interne ad una singola Amministrazione, per cui le singole Amministrazioni mantengono una autonoma responsabilità sui loro sistemi senza che l'esercizio di quest'ultima si opponga allo sviluppo di applicazioni che favoriscano e realizzino forme di integrazione e di cooperazione con le altre Amministrazioni;

• le raccomandazioni che abbiamo sottolineato sul processo di disegno e sviluppo delle nuove applicazioni e sulle modalità con cui vanno valutati i costi e i benefici che provocano, gli impatti sulle dimensioni normative, organizzative e professionali, danno ai termini autonomia e integrazione un significato non rituale, per cui lo sviluppo dei sistemi informativi delle singole Amministrazioni e della pubblica amministrazione nel suo complesso viene ricondotto alla responsabilità manageriale dei suoi dirigenti, liberandolo da ogni protezionismo di impianto tecnocratico. Andando nella direzione indicata in questo documento l'informatica pubblica assumerà pienamente un ruolo attivo nella promozione dell'auspicato cambiamento della pubblica amministrazione, evitando la ghettizzazione che oggi la isola.

Passando ad analizzare i benefici e i costi del progetto, si può anzitutto affermare che i principali benefici sono:

• benefici economici derivanti dalla razionalizzazione dei costi di comunicazione;

• benefici economici derivanti dalla riduzione delle attività oggi imputabili alla frammentazione dei processi di servizio e ai conseguenti costi di transazione;

• benefici economici per la Pubblica Amministrazione derivanti dalla integrazione dei processi, dalla diminuzione dei tempi di servizio, dalla migliore qualità dei prodotti intermedi e finali;

• benefici organizzativi dovuti al naturale riorientamento della struttura amministrativa verso il servizio, che le architetture di cooperazione impongono;

• benefici di relazione derivanti dall'aumento di visibilità sui procedimenti amministrativi con la piena attuazione della legislazione sulla trasparenza;

• benefici economici per le imprese ed i cittadini, che vengono sollevati;

• dai costi di integrazione attualmente sopportati.

L'importanza quantitativa di tali benefici è intuibile sulla base dei seguenti elementi: circa l'85% dei processi di lavoro nella Pubblica Amministrazione centrale (calcolabili in circa ventimila) è attualmente non informatizzato. Di essi, circa l'80%, in virtù delle sue caratteristiche procedurali, può usufruire dei servizi di interoperabilità, mentre circa il 50% potrà essere migliorato mediante gli strumenti di cooperazione.

È ipotizzabile una significativa riduzione media dei tempi relativi ai processi interamministrativi e dei tempi spesi dai cittadini. È anche ipotizzabile un significativo miglioramento della efficacia di molti processi di servizio. Per una valutazione precisa, relativa ai processi di singole amministrazioni o gruppi di amministrazioni, si preferisce responsabilmente rinviare la quantificazione dei benefici ad un successivo momento progettuale. Per il sistema paese nel suo complesso, oltre ai benefici derivanti dal minor costo e dalla maggiore efficienza dei servizi pubblici erogati a cittadini e imprese, è inoltre utile considerare l'effetto positivo che il progetto di rete unitaria avrà sull'intero settore industriale delle tecnologie dell'informazione e delle telecomunicazioni.

Lo sviluppo delle applicazioni di cooperazione amplierà infatti il mercato dei servizi applicativi con benefici effetti quantitativi su un settore fondamentale per il profilo industriale del paese, e, soprattutto, orienterà l'offerta delle imprese verso architetture di riferimento moderne ed adeguate ai prevedibili sviluppi tecnologici dell'informatica e delle telecomunicazioni, realizzando l'obiettivo di contribuire allo sviluppo industriale attraverso un miglioramento della qualità della domanda pubblica.

Gli aspetti economici

Una valutazione degli aspetti economici della realizzazione della Rete unitaria può essere fatta con riferimento alle tre aree relative ai servizi di trasporto, all'interoperabilità e alle applicazioni.

Per quanto attiene al trasporto, il ricorso ad un unico fornitore di servizi, previsto nell'ambito della Rete, con la conseguente razionalizzazione e semplificazione degli impianti consentirà di fruire di risparmi sui costi per le telecomunicazioni ipotizzabile, nell'ipotesi minima di mantenimento integrale delle attuali architetture, in circa 120 - 180 miliardi l'anno, a fronte di una spesa attuale di circa 600 miliardi.

Una completa migrazione verso soluzioni tecnologicamente più moderne porterà il risparmio a 250 - 350 miliardi l'anno.

Gli interventi nell'area dell'interoperabilità comportano la realizzazione di nuovi impianti e l'erogazione di nuovi servizi in quanto si riferiscono a funzionalità della Rete unitaria che gli attuali sistemi informativi non forniscono. L'onere finanziario per la realizzazione del Centro Tecnico di Assistenza e l'esercizio dei servizi di interoperabilità è stimabile in 50 miliardi l'anno.

Il completo raggiungimento dei benefici attesi dalla Rete unitaria potrà ottenersi soltanto attraverso la realizzazione dei servizi di cooperazione. A questo proposito, lo studio ha definito una architettura di cooperazione a tre livelli, e ha individuato un insieme prioritario di aree, per le quali sono stati indicati possibili interventi tecnici e organizzativi.

Gli obiettivi dello studio per la parte relativa ai servizi di cooperazione, non rientravano nel mandato così come delineato dalla Direttiva, e sono stati perciò circoscritti ad una prima ricognizione delle problematiche architetturali ed applicative.

Nell'ambito del prossimo triennio ogni amministrazione potrà procedere all'adeguamento delle applicazioni esistenti e alla individuazione di nuove applicazioni, partecipando al progetto secondo la seguente tempistica: 1997 - Ciascuna amministrazione definirà l'insieme dei servizi (dati e applicazioni) che intende esportare verso le altre amministrazioni, precisando il livello di sicurezza richiesto, e l'insieme dei servizi che intende importare dalle altre amministrazioni.

La complessità delle questioni affrontate, e la relativa indeterminatezza degli aspetti progettuali, richiedono una responsabile prudenza nella valutazione delle risorse economiche e finanziarie necessarie alla attuazione del progetto di cooperazione applicativa. Alla data odierna, sulla base degli elementi di stima disponibili, le risorse necessarie possono orientativamente quantificarsi in circa

350 miliardi all'anno per tre anni, corrispondenti ad un incremento del 10% dell'attuale spesa informatica nella Pubblica Amministrazione, essendosi ipotizzato che le economie derivabili dal servizio di trasporto siano investite in acquisizioni di apparecchiature informatiche.

2.7 Breve storia

QUALE È STATA LA STORIA DEL PROGETTO RUPA?

Alla nascita dell’AIPA fu subito evidente la necessità di procedere rapidamente ad un profondo rinnovamento dei sistemi informativi della PA tale necessità ha fatto nascere il progetto della Rete Unitaria.

Ripercorriamo rapidamente i passi che hanno portato alla sua nascita:

Giugno 1994: viene emanato il rapporto Xxxxxxxxxx “L’Europa e la società dell’informazione”.

1994/1995: vengono intraprese alcune attività, tra le quali, una rilevazione dello stato delle reti di telecomunicazione della pubblica amministrazione centrale e degli enti pubblici non economici, e la formulazione di un modello del traffico dei dati, in grado di produrre stime

di carico della futura rete.

Maggio 1995: l’Autorità invia al Governo, un documento che delineava nei suoi elementi essenziali, le caratteristiche della Rete Unitaria.

Febbraio 1996: viene pubblicato lo studio di fattibilità della Rete.

Giugno 1994: il rapporto Xxxxxxxxx ("L'Europa e la società dell'informazione"), nel portare l'attenzione del Consiglio Europeo sugli sviluppi che il mercato dell'ICT in Europa stava conoscendo, formulava raccomandazioni pienamente in linea con gli scopi della Rete unitaria:

• "L'interconnessione delle reti e l'interoperabilità dei servizi e delle applicazioni devono essere obiettivi primari per l'Unione".

• "Il Gruppo raccomanda un'azione urgente e coerente sia a livello europeo che dei Paesi membri per promuovere la disponibilità e un uso esteso a livello europeo di servizi di base standard, come la posta elettronica, il trasferimento di file e i servizi video".

• "Reti amministrative trans-europee: un governo migliore e meno costoso".

1994/1995: vengono intraprese alcune attività, tra le quali, una rilevazione dello stato delle reti di telecomunicazione della pubblica amministrazione centrale e degli enti pubblici non economici, e la formulazione di un modello del traffico dei dati, in grado di produrre stime di carico della futura rete.

Maggio 1995: l'Autorità invia al Governo, un documento che delineava nei suoi elementi essenziali, le caratteristiche della Rete Unitaria. La direttiva del Presidente del Consiglio dei Ministri "Rete unitaria della pubblica amministrazione", approvata il 5 settembre 1995, fissò, sia le finalità del sistema che le fasi della sua realizzazione.

Febbraio 1996: viene pubblicato lo studio di fattibilità della Rete, predisposto con la collaborazione degli organi tecnici del Ministero delle poste e

delle telecomunicazioni. Esso riguarda gli aspetti di interconnessione e di interoperabilità, delineando, inoltre, un'architettura complessiva della Rete, anche per quanto riguarda la cooperazione applicativa.

2.8 AIPA – CNIPA (ora DIGITPA) - DigitPA

AIPA – CNIPA (ora DIGITPA) – DigitPA ENTE NAZIONALE PER LA DIGITALIZZAZIONE DELLA PUBBLICA AMMINISTRAZIONE

Ancora prima della “Legge Bassanini” con Decreto istitutivo D. L. vo 12 febbraio 1993, n. 39 (G.U. 20/2/1993, n.42) è stata istituita l’AIPA - Autorità per l'informatica nella Pubblica Amministrazione – che aveva all’origine il compito di “promuovere, coordinare, pianificare e controllare lo sviluppo di sistemi informativi automatizzati delle amministrazioni pubbliche, secondo criteri di standardizzazione, interconnessione ed integrazione dei sistemi stessi”.

L'obiettivo da perseguire era quello del “miglioramento dei servizi, del contenimento dei costi e del miglioramento della trasparenza dell'azione amministrativa, del potenziamento dei supporti conoscitivi per le decisioni pubbliche”.

Venivano anche indicati criteri e strumenti per favorire l'accesso ai siti web delle pubbliche amministrazioni e l'uso delle applicazioni informatiche da parte delle persone disabili.

In particolare, venivano specificati i criteri da rispettare nella progettazione e manutenzione dei sistemi informatici pubblici, per favorire l'accessibilità ai siti web. L’aspetto relativo alle “Disposizioni per favorire l'accesso dei soggetti disabili agli strumenti informatici” sarò poi ripreso nella legge ad hoc n° 4 del 9 gennaio 2004, comunemente chiamata “Legge Stanca”.

L’AIPA è stata soppressa con la Legge 16 gennaio 2003, n. 3 e L'autorità è confluita nel CNIPA (ora DIGITPA) (Centro Nazionale per l'Informatica nella Pubblica Amministrazione.) - (ora DigitPA)

Il CNIPA (ora DIGITPA) operava presso la Presidenza del Consiglio per l’attuazione delle politiche del Ministro per le riforme e le innovazioni nella PA. Unifica in sé due organismi preesistenti: l’Autorità per l’informatica nella pubblica amministrazione ed il Centro tecnico per la RUPA (Rete Unitaria Pubblica Amministrazione). Il CNIPA (ora DIGITPA) ha l'obiettivo primario di dare supporto alla pubblica amministrazione nell'utilizzo efficace dell'informatica per migliorare la qualità dei servizi e contenere i costi dell’azione amministrativa. In sintesi il CNIPA (ora DIGITPA):

• contribuisce alla definizione della politica del Governo e del Ministro per le riforme e le innovazioni nella PA e fornisce consulenza per la valutazione di progetti di legge nel settore informatico;

• coordina il processo di pianificazione e i principali interventi di sviluppo; detta norme e criteri per la progettazione, realizzazione, gestione dei sistemi informatici delle amministrazioni, della loro qualità e dei relativi aspetti organizzativi; definisce criteri e regole tecniche di sicurezza, interoperabilità e prestazione;

• controlla che gli obiettivi e i risultati dei progetti di innovazione della pubblica amministrazione siano coerenti con la strategia del Governo; a tale scopo si affianca alle amministrazioni pubbliche nella fase di progettazione ed emette pareri di congruità tecnico-economica;

• cura l’attuazione di importanti progetti per l’innovazione tecnologica nella pubblica amministrazione, la diffusione dell’e-government e lo sviluppo delle grandi infrastrutture di rete del Paese per consentire agli uffici pubblici di comunicare tra loro e per portare i servizi della pubblica amministrazione ai cittadini e alle imprese;

• cura la formazione dei dipendenti pubblici nel settore informatico, utilizzando le nuove tecnologie per favorire l’apprendimento continuo.

Per e-government (anche e-gov o amministrazione digitale) si intende il processo di informatizzazione della pubblica amministrazione, il quale - unitamente ad azioni di cambiamento organizzativo - consente di trattare la documentazione e di gestire i procedimenti con sistemi digitali, grazie all’uso delle tecnologie dell'informazione e della comunicazione (ICT), allo scopo di ottimizzare il lavoro degli enti e di offrire agli utenti (cittadini ed imprese) sia servizi più rapidi, che nuovi servizi, attraverso - ad esempio - i siti web delle amministrazioni interessate. (Wikipedia).

Tra gli atti e le norme successive di maggiore importanza vanno certamente ricordate, perché coinvolgono profondamente il rapporto e l’operato della Pubblica Amministrazione:

• la riforma de titolo V della Costituzione;

• l’Istituzione del Sistema Pubblico di Connettività;

• l’emanazione del Codice dell’Amministrazione Digitale.

Il Codice dell'Amministrazione Digitale è stato emanato con Decreto legislativo del 7 marzo 2005, n. 82, pubblicato sulla Gazzetta ufficiale n. 111 del 16 maggio 2005, a seguito della delega al Governo contenuta all'articolo 10 della legge 29 luglio 2003, n. 229 (Legge di semplificazione 2001). Il Codice è entrato in vigore il 1 gennaio 2006. Esso ha lo scopo di assicurare e regolare la disponibilità, la gestione, l’accesso, la trasmissione, la conservazione e la fruibilità dell’informazione in modalità digitale utilizzando con le modalità più appropriate le tecnologie dell’informazione e della comunicazione all'interno della pubblica amministrazione, nei rapporti tra amministrazione e privati e in alcuni limitati casi, disciplina anche l'uso del documento informatico nei documenti tra privati. Nel 2006, pochi mesi dopo l'entrata in vigore, il Codice è stato oggetto di una serie di correttivi, disposti con il decreto legislativo 4 aprile 2006, n. 159 la cui emanazione era stata autorizzata dalla medesima legge-delega n. 229 del 2003. (Wikipedia)

DigitPA svolge funzioni di natura progettuale, tecnica e operativa, per il coordinamento e il governo dei progetti di innovazione, di redazione di regole tecniche e standard.

2.9 SPC - Sistema Pubblico di Connettività

SPC - Sistema Pubblico di Connettività

Prima di entrare nella specificità della Scuola occorre spendere due parole sul Sistema Pubblico di Connettività che può essere definito come "l’insieme di strutture organizzative, infrastrutture tecnologiche e regole tecniche, per lo sviluppo, la condivisione, l’integrazione e la circolarità del patrimonio informativo della pubblica amministrazione, necessarie per assicurare l’interoperabilità e la cooperazione applicativa dei sistemi informatici e dei flussi informativi, garantendo la sicurezza e la riservatezza delle informazioni."

Il progetto è articolato in due fasi principali secondo due obiettivi:

• la definizione dell' SPC nel suo complesso, delle strutture organizzative per il suo governo, le infrastrutture tecnologiche e le regole tecniche per la fornitura dei servizi di connettività ed interoperabilità di base nel rispetto dei necessari requisiti di sicurezza;

• la definizione del modello e dei servizi di interoperabilità evoluta e cooperazione applicativa e lo sviluppo dell’architettura abilitante e delle relative regole di governo.

Principi di base:

1. Sviluppo architetturale ed organizzativo atto a garantire la natura federata, policentrica e non gerarchica del sistema.

2. Economicità nell'utilizzo dei servizi di rete, di interoperabilità e di supporto alla cooperazione applicativa.

3. Sviluppo del mercato e della concorrenza nel settore delle tecnologie dell'informazione e della comunicazione.

Obiettivi:

• Fornire un insieme di servizi di connettività condivisi dalle Pubbliche Amministrazioni (PA) interconnesse, graduabili in modo da poter soddisfare le differenti esigenze.

• Garantire l'interazione della PA centrale e locale con tutti gli altri soggetti connessi a internet, nonché con le reti di altri enti, promuovendo l'erogazione di servizi di qualità per cittadini e imprese.

• Fornire un'infrastruttura condivisa di interscambio che consenta l'interoperabilità tra tutte le reti delle PA esistenti.

• Fornire servizi di connettività e cooperazione alle PA che ne facciano richiesta, per permettere l'interconnessione delle proprie sedi e realizzare così anche l'infrastruttura interna di comunicazione.

• Realizzare un modello di fornitura dei servizi multifornitore coerente con l'attuale situazione di mercato e le dimensioni del progetto stesso.

• Garantire lo sviluppo dei sistemi informatici nell'ambito del SPC salvaguardando la sicurezza dei dati, la riservatezza delle informazioni, nel rispetto dell'autonomia del patrimonio informativo delle singole

amministrazioni.

2.10SIDI Scuola

Per quanto concerne il mondo della scuola ampie e profonde sono state le innovazione apportate rispetto alle modalità di lavoro che ai processi operativi nell’arco di questi ultimi anni; dalle applicazioni tipicamente basate su sistemi prima X25 o ISDN e poi su Web (SISSI - SIMPI ma ancora con interfaccia a caratteri) si è arrivati alle applicazioni con front-end grafico (GUI graphical user interface) su banda larga quale il nuovo sistema SIDI Scuola.

SIDI Scuola

Il nuovo “Sistema Informativo dell’Istruzione (SIDI)” è stato concepito per valorizzare, attraverso un processo primario di modernizzazione tecnologica, l’intero patrimonio del MPI nei suoi molteplici aspetti:

• Finanziario, supportando in concreto la gestione e la pianificazione della spesa

• Relazionale, potenziando la capacità di ascolto e favorendo flussi comunicativi multidirezionali in una logica di rete

• Umano, migliorando e rendendo più efficace il modo in cui il personale del MPI lavora e collabora.

• Informativo, consentendo la condivisione e la disponibilità delle informazioni.

• Tecnologico, ammodernando le procedure informatiche di supporto e rinnovando l’intero “parco tecnologico”.

Il SIDI propone di garantire:

• classificazione e controllo dei beni;

• protezione fisica e logica delle risorse;

• gestione dei supporti rimovibili;

• back-up delle informazioni;

• gestione degli scambi di sw e informazioni con enti esterni;

• utilizzo della crittografia e della firma digitale laddove appropriato;

• sicurezza dei sistemi di automazione di ufficio;

• gestione , monitoraggio, e controllo degli accessi degli utenti ai sistemi e alla rete;

• sviluppo e manutenzione dei sistemi;

• continuità dei servizi;

• verifica periodica di efficacia e di validità nel tempo delle contromisure adottate.

Il portale SIDI rappresenta lo strumento dal quale si accede al menù delle funzionalità del Sistema Informativo del Ministero della Pubblica Istruzione destinate agli Uffici Centrali e Periferici (USR, USP e istituzioni scolastiche).

La trasformazione del sistema

Accesso al sistema

Il Portale diventa il punto di accesso unico a tutti i servizi, sia per utenti istituzionali che esterni, e offre servizi differenziati in funzione delle autorizzazioni e del profilo dell’utente che accede.

Alcuni servizi …

A titolo esemplificativo si riportano alcuni dei servizi che il personale Amm.vo potrà essere chiamato a gestire:

• anagrafe alunni;

• gestione del personale;

• gestione delle competenze;

• gestione giuridica (ricostruzione di carriera);

• le assunzioni;

• l’organico di diritto;

• bilancio nelle scuole;

• il Programma Annuale;

• variazioni del programma;

• fondo minute spese;

• ritenute e liquidazioni;

• conto consuntivo;

• chiusura anno finanziario;

• funzioni di supporto;

• sicurezza e gestione delle utenze;

• gli esami di stato e di abilitazione alla libera professione;

• gestione schede e Gestione risultati di nomina;

• gestione schede;

• interrogazioni schede;

• stampa lettere di notifiche;

• gestione risultati di nomina;

• rilevazioni integrative;

• …….. ……. …….

Dematerializzazione dei contratti – news – Circolare Interministeriale del 4 agosto 2008

xxxx://xxx.xxxxxxxx.xxxxxxxxxx.xx/xxxxx/xxxxxxxx/xx000.xxx

Le scuole invieranno i contratti al Tesoro e alla Ragioneria esclusivamente via web; resteranno solo due copie cartacee, firmate dal dirigente e dal supplente. Si tratta di un progetto del MIUR e del MEF per velocizzare le fasi amministrative e ridurre la carta utilizzata.

Questo è solo il primo passo verso la completa sostituzione del contratto cartaceo con un il documento informatico sottoscritto con firma digitale che garantisca l'identificabilità dell'autore e l'integrità del documento.

Fascicolo elettronico del personale

La gestione del fascicolo del personale come processo unico che permetta la disponibilità di uno “stato matricolare” conforme a requisiti di completezza, aggiornamento e fruibilità adeguati alla accresciute esigenze di granularità informativa.

Le Rilevazioni

Le Rilevazioni sono indagini che annualmente vedono tutte le scuole, statali e non statali, impegnate nella raccolta e comunicazione di dati di particolare interesse al sistema informativo centrale (alunni diversamente abili, alunni stranieri, esiti degli scrutini, esami di stato…) che non risultano disponibili.

Il patrimonio informativo del sistema, che è costituito da dati di carattere generale, viene così integrato e si arricchisce di notizie più specifiche: le Rilevazioni diventano, quindi, la base informativa essenziale per il monitoraggio del sistema scolastico educativo nazionale ed uno dei riferimenti su cui costruire le politiche scolastiche.

La procedura d’inserimento dei dati delle Rilevazioni è accessibile in modalità web sul portale dei servizi SIDI per tutte le scuole, statali e non statali, di tutti gli ordini. Il collegamento diretto al SIDI da parte di ogni singolo istituto, coadiuvato dai Referenti degli Uffici Scolastici Provinciali e Regionali, rende l'attività di rilevazione più razionale ed efficace.

Al fine di migliorare la coerenza dei dati richiesti alle scuole, le nuove Rilevazioni sono state progettate tenendo conto delle esigenze informative delle

varie Direzioni Generali del Ministero così da evitare le ripetute richieste di dati e rendere minimo l’onere di risposta da parte delle scuole.

Struttura delle Rilevazioni

Le Rilevazioni si compongono delle seguenti tre aree:

• Rilevazioni Integrative - Dati analitici delle scuole, rivolte a tutti gli ordini scuola.

• Rilevazioni Esiti degli Scrutini Finali, rivolte alle scuole primarie, secondarie di I e di II grado.

• Rilevazioni Esami di Stato, rivolte esclusivamente alle secondarie di II grado, statali e paritarie.

Come inserire i dati

Come per le Rilevazioni Integrative, la procedura per la trasmissione dei dati è possibile esclusivamente attraverso un’interfaccia WEB accedendo al portale dei servizi SIDI. L’inserimento dei dati avviene, sia per le scuole statali che per le scuole paritarie, autonomamente attraverso appositi moduli elettronici che consentono l’archiviazione automatica delle informazioni e controllano immediatamente la loro coerenza.

L’anagrafe degli alunni

Creazione di un’anagrafe nazionale alimentata raccogliendo i dati delle scuole e finalizzata alla costruzione del curriculum dello studente, che lo accompagni nel corso del suo iter scolastico.

2.11 SIDI Learn

XXXXXxxxx è la piattaforma dedicata alla formazione del personale dell’amministrazione scolastica (a tutti i livelli). La formazione, erogata in modalità blended, anche con l’ausilio di strumenti di WBT (Web-Based Training) permette la fruizione di specifici corsi.

I corsi di formazione hanno l’obiettivo di fornire ai partecipanti una panoramica sulle funzionalità, sulle nuove modalità di interfaccia, sui cambiamenti di processo e di relazione con gli uffici centrali e territoriali dell’ Amministrazione, sugli strumenti di gestione e di controllo che il nuovo SIDI mette a disposizione delle Istituzioni Scolastiche e dell’Amministrazione, nell’ambito dello snellimento delle procedure e della valorizzazione dell’intero patrimonio informativo del Ministero.

La piattaforma di formazione è suddivisa in aree tematiche: l’attività corsuale specifica, l’area FAQ (Frequently Asked Questions), l’area messaggistica, l’area novità.

Non manca su SidiLearn l’area FORUM per la libera discussione e per il confronto reciproco.

Sitografia

Decreto istitutivo AIPA Decreto Legislativo 12 febbraio 1993, n. 39 (G.U.

20/2/1993, n.42).

xxxx://xxx.XXXXX (ora

DigitPA).xxx.xx/xxxx/_xxxxxxxxxxxx/00000000/000000_xxxx00_0000.XXX

Legge 15 marzo 1997, n. 59 "Delega al Governo per il conferimento di funzioni e compiti alle regioni ed enti locali, per la riforma della Pubblica Amministrazione e per la semplificazione amministrativa"

xxxx://xxx.xxxxxxxxxx.xx/xxxxx/00000x.xxx

Riforma titolo V della Costituzione - Legge costituzionale 18 ottobre 2001, n. 3, «Modifiche al titolo V della parte seconda della Costituzione» in GU n. 248 del 24 ottobre 2001. –

Codice Amministrazione Digitale, D.Lvo. 7/5/05 n 82, “Codice dell'amministrazione digitale”

xxxx://xxx.xxxxxxxxxx.xx/xxxxx/xxxxxxx/00000xx.xxx

Decreto Legislativo 28 febbraio 2005, n. 42 “Istituzione del sistema pubblico di connettività e della rete internazionale della pubblica amministrazione, a norma dell'articolo 10, della legge 29 luglio 2003, n. 229”

xxxx://xxx.xxxxxxxxxx.xx/xxxxx/xxxxxxx/00000xx.xxx

2.11 Il sistema informativo unitario delle amministrazioni pubbliche

L’idea di creare un sistema informativo unitario delle amministrazioni pubbliche si sviluppa su diversi piani e comprende diversi elementi: in particolare:

1. infrastrutture di base;

2. servizi di trasporto ed interoperabilità;

3. gestione integrata delle principali risorse comuni e dei processi condivisi;

4. cooperazione applicativa;

5. reingegnerizzazione dei processi;

6. formazione.

Per quanto riguarda l’informatizzazione di base si sta perseguendo una massiccia acquisizione di nuove tecnologie (stazioni di lavoro, reti locali e server) come la diffusione dei personal computer, nonché il loro completo collegamento in rete per assicurare l’accesso ai servizi della Rete Unitaria.

L’acquisizione dei servizi di trasporto ed interoperabilità della Rete Unitaria costituisce, per molte amministrazioni, una occasione di ridefinizione delle proprie esigenze. Tale innovazione porta, sia all’aumento dei siti collegati, sia all’incremento della potenza trasmissiva (anche in vista dell’adozione di servizi avanzati: immagini, videoconferenza, telelavoro, etc...). Si va definendo un nuovo scenario che consenta, a tutte le amministrazioni centrali, di assicurare l’interconnessione dei propri sistemi informativi automatizzati con quelli delle altre amministrazioni (centrali e locali).

2.12 La reingegnerizzazione dei processi

La Rete Unitaria comporta una grande trasformazione organizzativa all’interno della Pubblica Amministrazione.

REINGEGNERIZZAZIONE DEI PROCESSI

Sviluppare, in modo sistematico, progetti di innovazione organizzativa e ristrutturazione dei processi organizzativi:

• il flusso delle attività di processo;

• la semplificazione e la razionalizzazione delle norme di regolazione del processo;

• l’uso delle tecnologie informatiche.

QUALI SONO LE CONSEGUENZE DELLA RETE UNITARIA?

In realtà l’adozione di una Rete unitaria ha un grande impatto anche sui processi lavorativi all’interno di tutta la PA. Si aprono nuove possibilità di rapporti intersettoriali e di lavorare in maniera differente.

In poche parole:

i progetti di reingegnerizzazione organizzativa, all’interno di un’amministrazione pubblica, coinvolgono gli aspetti giuridici, tecnologici, ed organizzativi.

In particolare con la reingegnerizzazione amministrativa si desidera:

• guidare le risorse coinvolte a formulare il progetto innovativo in modo rigoroso e sistematico: sottolineando le motivazioni di fondo, il nuovo processo organizzativo, la sua giustificazione in termini di crescita di efficacia, efficienza ed economicità. Il metodo deve guidare ad esplicitare i vincoli normativi, gli aspetti organizzativi/tecnologici ed i costi, prima e dopo la proposta innovativa. Esso deve poter essere compreso ed utilizzato, in modo sostanzialmente autonomo, anche da chi non ha competenze tecniche ed ha una cultura di tipo amministrativo.

• Accrescere la cultura e quindi promuovere atteggiamenti e conoscenze che consentano di formulare proposte innovative, capirne profondamente il significato ed essere in grado di condividerle.

• Raccogliere concreti progetti di riorganizzazione dei processi e degli uffici, per arrivare, eventualmente, ad un disegno elaborato dell’amministrazione.

La reingegnerizzazione dei processi lavorativi all’interno della PA comporta una ricomposizione delle attività esistenti, l’automazione di alcune per mezzo dell’informatica, l’introduzione di nuove attività e nuovi prodotti.

1. La semplificazione normativa;

2. L’arricchimento del sistema di comunicazione;

3. L’introduzione di pratiche di buona informatica. In particolare per:

1. IL MIGLIORAMENTO DELLA COMUNICAZIONE SONO PREVISTI INTERVENTI DEL TIPO:

• introduzione di attività/prodotti che accrescono la comunicazione; ristrutturazione dei flussi di comunicazione formali ed informali tra le persone, tra gli uffici, con i cittadini, tra amministrazioni diverse, sia per fornire ad ognuno le informazioni necessarie, sia per realizzare la trasparenza dei comportamenti e delle responsabilità di ognuno;

• eliminazione delle attività e delle unità organizzative, che di fatto ostacolano i processi di comunicazione ed impediscono la trasparenza del sistema;

• introduzione del controllo sociale, del confronto, della trasparenza delle prestazioni e delle responsabilità, per motivare le persone ad assumere comportamenti corretti.

2.L'UTILIZZO DELLA BUONA INFORMATICA PUÒ SINTETIZZARSI IN:

• automazione delle procedure ripetitive:

• la buon’informatica fa crescere efficacia ed efficienza, fa risparmiare sforzi inutili e genera buoni prodotti informativi;

• la cattiva informatica fa fare più fatica e genera prodotti informativi mediocri;

• fornire informazioni:

• la buon’informatica produce informazioni ricche, pregnanti e tempestive;

• la cattiva informatica rende meno accessibile l’informazione, propone informazioni ridondanti, in ritardo, ed impedisce l’accesso a quelle significative;

• creare trasparenza:

• la buon’informatica rende chiaro ad ognuno chi fa che cosa, e quanto bene lo fa;

• la cattiva informatica diminuisce la trasparenza su ruoli e responsabilità;

• creare integrazione organizzativa:

• la buon’informatica accresce il flusso di comunicazione tra uffici, li rende più vicini e più interdipendenti;

• la cattiva informatica isola, allontana gli uffici, frantuma l’organizzazione.

2.13 Rete e autonomia locale

COME È FATTA LA RETE?

Il suo obiettivo è garantire, a qualunque utente, purché debitamente autorizzato e nel pieno rispetto di stringenti requisiti di sicurezza, di accedere alle procedure ed ai dati utilizzati dalla propria e dalle altre amministrazioni, mediante l’uso di strumenti informatici in grado di scavalcare le diverse tecnologie utilizzate localmente.

La Rete Unitaria è dunque vista come una rete di reti alle cui componenti, comprensive di tutte le risorse software e hardware controllate dalle amministrazioni e denominate domini, è riconosciuta piena autonomia funzionale ed organizzativa.

Ciò vuol dire che:

non è richiesto alle singole amministrazioni di adeguarsi a specifiche norme nella realizzazione dei propri sistemi informativi.

È un concetto molto importante perché significa che con la RUPA non si richiede alle Amministrazioni locali di costruire una Rete standard per tutti con regole e comportamenti stabiliti a priori (cosa che sarebbe difficile realizzare).

LA RETE CONSENTE IL MANTENIMENTO DELL'AUTONOMIA LOCALE!

2.14 Le porte della rete

QUALI SONO LE PRINCIPALI VIE DI ACCESSO ALLA RUPA ?

Le principali vie di accesso alla RUPA sono le porte ed in particolare:

i. La porta di rete, è l'unico punto logico di connessione tra le amministrazioni ed il dominio della Rete unitaria.

ii. La porta applicativa è il nodo in cui sono disponibili i servizi che ogni dominio vuole esportare.

iii. La porta delegata, è l'elemento architetturale che accede per conto di ciascun utente di un dominio ai servizi esterni.

La porta di rete, è l'unico punto logico di connessione tra le amministrazioni ed il dominio della Rete unitaria, il quale si compone di una dorsale che veicola il traffico tra le amministrazioni, tra amministrazioni ed enti locali, e verso Internet o altre reti esterne alla PA.

La porta applicativa è il nodo in cui sono disponibili i servizi che ogni dominio vuole esportare. Questo potente meccanismo di astrazione, permette di incapsulare le procedure esistenti, permettendo il loro utilizzo da parte di altre amministrazioni e la creazioni di nuove applicazioni che utilizzano servizi di più amministrazioni.

La porta delegata, è l'elemento architetturale che accede per conto di ciascun utente di un dominio ai servizi esterni, permettendo una migliore distribuzione delle responsabilità e delle autorizzazioni.

2.15 Principali aree di intervento

CIO’ VUOL DIRE CHE LE PRINCIPALI AREE DI INTERVENTO SONO:

• trasporto;

• interoperabilità;

• cooperazione applicative.

Le principali aree di intervento della RUPA sono:

• trasporto, inteso come possibilità di trasmettere messaggi sulla rete, in modo affidabile;

• interoperabilità, ovvero disponibilità di funzioni di adattamento e conversione, che rendono possibile lo scambio di dati, file, posta elettronica, tra sistemi non omogenei;

• cooperazione applicativa, cioè capacità delle applicazioni di una amministrazione, di fare uso di servizi messi a disposizione dalle altre.

È evidente che in questo modo è possibile ottenere miglioramenti significativi:

• sull’efficienza della pubblica amministrazione;

• sui costi organizzativi dei servizi;

• sulla qualità dei servizi ai cittadini ed alle imprese.

2.16 I servizi per il trasporto

IN CHE MODO LA RUPA GARANTISCE I SERVIZI DI TRASPORTO?

I Servizi trasmissivi di trasporto della RUPA sono:

• rete privata IP;

• circuiti virtuali di reti private virtuali;

• circuiti trasmissivi del tipo CDN.

I servizi per il trasporto consentono alle singole amministrazioni di realizzare le reti geografiche per la connessione di tutti i propri siti e di collegarsi con altre amministrazioni, per poter realizzare i servizi per l’interoperabilità e per la cooperazione applicativa.

2.17 Servizi per la cooperazione

IN CHE MODO LA RUPA GARANTISCE I SERVIZI DI INTEROPERABILITA'

Servizi per l'interoperabilità

Questi servizi comprendono:

• posta elettronica;

• trasferimento file;

• terminale virtuale;

• accesso a News, a World Wide Web ed alla rete Internet.

COMPRENDONO CIOÈ I SERVIZI GENERALIZZATI, NECESSARI PER CONSENTIRE LO SCAMBIO DI DATI STRUTTURATI E L'ACCESSO AI SERVIZI APPLICATIVI DELLE DIVERSE AMMINISTRAZIONI.

Essi sono debitamente corredati di servizi di gestione e supporto (DNS, Directory Service, Tempo ufficiale, Call Centre, Formazione); consentono, altresì, in modo sicuro, lo scambio di informazioni tra amministrazioni e, se richiesto, al loro interno.

2.18 Servizi per la cooperazione applicativa

Comprendono i servizi generalizzati, necessari per consentire lo scambio di dati strutturati e l’accesso ai servizi applicativi delle diverse amministrazioni.

Entro il 2010 si prevede la disponibilità dei servizi di cooperazione applicativa e l’evoluzione al servizio IP, all’interno delle reti geografiche delle singole amministrazioni.

2.19 Condividere le informazioni

La condivisione delle informazioni e della cooperazione applicativa comporta che:

1. ogni amministrazione porti nel sistema unitario un proprio sistema accessibile in termini tecnologici e funzionali,

2. il sistema sia supportato da una adeguata qualità iniziale e gestionale delle informazioni trattate.

Per questo:

LA REVISIONE DELLA COMPONENTE ORGANIZZATIVA E L’APPRONTAMENTO DELLE NECESSARIE INFRASTRUTTURE TECNOLOGICHE DI BASE SONO DI PARI IMPORTANZA.

Si è realizzata la disponibilità del servizio di trasporto per le reti geografiche delle singole amministrazioni, del servizio di collegamento IP tra amministrazioni e dei servizi per l'interoperabilità tra amministrazioni. Si prevede inoltre l'individuazione e lo sviluppo dei servizi di cooperazione applicativa.

Si è realizzata la disponibilità dei servizi di cooperazione applicativa e l'evoluzione al servizio IP, all'interno delle reti geografiche delle singole amministrazioni.

2.20 L’organizzazione del servizio

Infrastruttura tecnologica dei servizi d’interoperabilità:

• utilizzo di regola architettuali standard ed uniformi;

• tali regole saranno applicate sia nei sistemi che nei dati;

• permettendo un’implementazione veloce dei cambiamenti ed una facilità di gestione.

La scelta dell'architettura, cioè la scelta della struttura logica e tecnologica della Rete riveste una grande importanza nell'economia complessiva del progetto.

Infatti essa indica il modello di riferimento e le linee guida, a fronte delle quali verificare qualunque ipotesi di modifica e revisione dei componenti del sistema informativo. Inoltre, essa è utilizzata per ricondurre le scelte informatiche, presenti e future, all’interno di una visione strategica unitaria.