STANDARD DI PIANO OPERATIVO DI CONTRATTO
SISTEMA INFORMATIVO INPDAP Normalizzazione del Sistema Informativo dell'Istituto
STANDARD DI PIANO OPERATIVO DI CONTRATTO
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INDICE
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1. INTRODUZIONE 2
1.1 Premessa 2
1.2 Scopo del documento 2
1.3 Area di applicazione 2
1.4 Abbreviazioni 3
1.5 Documenti correlati 3
2. NORME DI COMPILAZIONE DEL POC 4
2.1 Modalità operative 4
2.2 STRUTTURA DEL POC 6
2.2.1. Anagrafe dei Progetti del Contratto 6
2.2.2. Elenco delle schede Progetto del Contratto 9
2.2.3. Sintesi delle scadenze previste 10
2.2.4. Allegato 1 Gantt del contratto 12
2.2.5. Allegato 2 Risorse assegnate al contratto 15
INDICE DELLE TABELLE
TABELLA 1. ANAGRAFE DEI PROGETTI 6
TABELLA 2. ANAGRAFE DEI SOTTOPROGETTI DEL PROGETTO 8
TABELLA 3. ELENCO DELLE SCHEDE PROGETTO 9
TABELLA 4. SINTESI DELLE SCADENZE PREVISTE PER PROGETTO 11
TABELLA 5. RISORSE ASSEGNATE AL SERVIZIO DI 15
_______________________________________________________________________________ INDICE
1. INTRODUZIONE
1.1 Premessa
Il presente standard descrive le modalità di compilazione del documento “Piano Operativo di Contratto” (POC) e le relazioni generali con altri documenti.
Il POC contiene dati di sintesi relativi ai progetti/servizi riferiti ad un contratto e costituisce, insieme alle schede progetto, uno degli strumenti di pianificazione e controllo attraverso i quali il Program Manager segue l’andamento degli Interventi di Normalizzazione del Sistema Informativo previsti dal Programma.
Nel documento è descritto anche il workflow di consegna ed approvazione delle schede progetto e del Piano Operativo di Contratto.
Il Piano operativo di contratto riporta i seguenti contenuti informativi:
o Anagrafe dei Progetti del Contratto
o Elenco delle schede Progetto del Contratto
o Sintesi delle scadenze previste
o Allegato 1 Gantt del contratto
o Allegato 2 Risorse assegnate al contratto
Nel prosieguo del documento verranno descritti in maniera puntuale i paragrafi in cui si articola il POC al fine di fornire le indicazioni necessarie per la relativa stesura.
1.2 Scopo del documento
E’ fornire le regole da seguire per la redazione del Piano Operativo dei Contratti.
1.3 Area di applicazione
I progetti relativi a contratti e fornitori indicati dall’Istituto come facenti parte del Programma.
1.4 Abbreviazioni
INPDAP | Istituto Nazionale di Previdenza per i Dipendenti dell’Amministrazione Pubblica |
POC | Piano Operativo dei Contratti |
RTI | Raggruppamento Temporaneo di Imprese |
S.I. INPDAP | Sistema Informativo INPDAP |
SPG | Scheda Progetto |
PM | Responsabile del servizio di Program Management |
1.5 Documenti correlati
• "Linee guida per la Gestione del Programma"
• “Piano di Qualità Generale”
• “Standard delle Schede progetto”
2. NORME DI COMPILAZIONE DEL POC
2.1 Modalità operative
La procedura di raccolta, verifica e consegna all’INPDAP del Piano Operativo del Contratto avviene, mensilmente, in maniera centralizzata a cura del Program Manager, o di un suo collaboratore.
Il Responsabile di progetto, al termine di ogni mese, elabora la pianificazione del progetto di sua competenza e fornisce al Responsabile del Contratto la scheda progetto contenente la pianificazione corrente del progetto.
Il Responsabile del Contratto verifica le schede progetto e fornisce alla struttura di Program Management il Piano Operativo del Contratto completo di tutti i suoi progetti; il POC, le schede progetto relative ed il gantt dovranno pervenire al Servizio di Program Management entro il quinto giorno lavorativo del mese successivo a quello in rendicontazione.
Il PM esamina il POC, le schede progetto e gli Stati di Avanzamento individuandone aspetti e criticità; formalizza quindi la consegna all’INPDAP entro i successivi 5 giorni lavorativi; contestualmente i documenti sono consegnati ai referenti TSI.
Il workflow riportato nella pagina seguente mostra il ciclo revisione/approvazione interno all’Istituto.
L’INPDAP provvederà a comunicare al PM la propria determinazione in merito all’approvazione della documentazione. Nel caso in cui l’INPDAP richieda delle modifiche, l’adozione delle modifiche richieste e l’eventuale riconsegna della nuova versione delle schede di progetto interessate saranno concordate fra i Responsabili di Progetto (Istituto e fornitore), quindi ratificate al PM.
Il mese successivo alla chiusura o all’eliminazione, di un progetto/sottoprogetto verrà omessa dal Piano la scheda relativa al progetto/sottoprogetto chiuso, eliminato.
Rimane nella tabella anagrafica dei progetti la riga relativa al progetto con l’indicazione dello stato di chiusura.
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Responsabili di
Progetto
Responsabile del Contratto
Program Manager
Referenti FSI di Progetto
Referenti Amministrativi di
Progetto
Responsabile Sviluppo Sistema Informativo Istituzionale o
Responsabile Sviluppo Sistema Informativo Autogoverno o
Responsabile Sistemi e Reti o Responsabile Gestione Procedure
Responsabile Funzione Sviluppo Sistemi Informativi o
Responsabile Funzione Tecnologie informatiche e TLC
Esamina il POC individuandone aspetti funzionali e criticità…...
Avalla i singoli Piani Operativi
Verifica i SAL e
Formalizza la consegna all'INPDAP
Elaborano le schede progetto e gli stati di avanzamento
Verifica ed approva le Schede Progetto.
Schede
Progetto
Elabora il POC Xxxxxxx i SAL Elabora il Gantt
Variazioni e soluzioni
SAL
Piano Operativo del Contratto
Aspetti e criticità
Piano Operativo dei Contratti
Esaminano le segnalazioni pervenute dai Referenti FSI dei progetti valutano possibili variazioni e
Approvano i contenuti
SAL
Schede Progetto
Inoltrano le schede ed i sal ai Referenti Amministrativi Esaminano i contenuti ed inviano segnalazione di approvazione o modifica ai dirigenti FSI ed al fornitore
Esaminano le Schede Progetto e gli Stati di Avanzamento (SAL)
Schede
Progetto
SAL
Variazioni e soluzioni
Variazioni e soluzioni
Variazioni e soluzioni
______________________________________________________________________________ NORME DI COMPILAZIONE DEL POC
2.2 Struttura del POC
2.2.1. Anagrafe dei Progetti del Contratto
Il paragrafo è costituito una tabella riepilogativa che fornisce un quadro di sintesi dei progetti che compongono il contratto e per ogni progetto ulteriormente scomposto da una tabella riepilogativa dei suoi sottoprogetti.
I formati delle Tabelle sono nel seguito riportate con le relative legende. E’ da notare che tutte le informazioni sono obbligatorie a meno che non sia diversamente specificato.
Tabella 1. Anagrafe dei Progetti
CONTRATTO : .... /………………………………………….. | ||||||||
FORNITORE | ||||||||
RESPONSABILE OPERATIVO DEL CONTRATTO | ||||||||
DATA DI INIZIO DEL CONTRATTO | ||||||||
DATA DI FINE DEL CONTRATTO | ||||||||
Codice Progetto | Denominazione | Stato | FP/GP previsti | Referente DCSIT | Referente amministr ativo | Consulente fornitore | Capo progetto fornitore | |
Tipo | Quantità | |||||||
Codice Progetto 1 | ||||||||
………….. | ||||||||
………….. | ||||||||
Codice Progetto n | ||||||||
Legenda
Contratto | impostare il codice e la denominazione del contratto (cfr. “Lista dei Contratti del Programma” – Linee guida per la Gestione del Programma | ||||||
Fornitore | Denominazione del Fornitore, in caso di RTI deve essere indicata la Società mandataria | ||||||
Responsabile operativo del contratto | E’ il nominativo del Responsabile del Contratto per il Fornitore | ||||||
Data di inizio del contratto | Impostare la data di inizio del Contratto. | ||||||
Data di fine del contratto | Impostare la data di fine del Contratto. | ||||||
Codice Progetto | impostare il codice Progetti/Sottoprogetti” Programma | – | del Linee | progetto Guida | (cfr. per la | “Lista Gestione | dei del |
Denominazione | impostare la denominazione del progetto (cfr. “Lista dei Progetti Sottoprogetti” – Linee Guida per la Gestione del Programma) il codice del progetto (cfr. “Lista dei Progetti/Sottoprogetti” – Linee Guida per la Gestione del Programma) | ||||||
Stato | a fronte di ciascun progetto impostare uno dei seguenti valori: 0- non attivo, 1-attivo, 2-in corso di definizione, 3-sospeso, 4-in collaudo, 5-concluso | ||||||
FP/GP previsti | Quantità di impegno prevista in particolare devono essere indicate le unità di misura (FP, g/p) e le relative quantità. | ||||||
Referente Amministrativo | E’ il nominativo del referente dell’Istituto che segue l’attuazione del Progetto, fornendo le informazioni necessarie su normative, regolamenti, e procedure amministrative che saranno oggetto di automazione nell’ambito del Progetto | ||||||
Referente DCSIT | E’ il nominativo del referente della Direzione Sistemi Informativi che segue l’attuazione del Progetto, per quanto riguarda gli aspetti inerenti all’architettura tecnica, funzionale ed alle scelte di automazione | ||||||
Referente Fornitore del Progetto | E’ il nominativo del Responsabile del Progetto per il Fornitore | ||||||
Tabella 2. Anagrafe dei Sottoprogetti del Progetto
PROGETTO: …. /………………………………………….. | |||||||
Codice Sottoprogetto | Denominazione | Stato | FP/GP previsti | Referente DCSIT | Referente amministrativo | Referente Fornitore del Progetto | |
Tipo | Quantità | ||||||
Codice sottoprogetto 1 | |||||||
………….. | |||||||
Codice sottoprogetto n | |||||||
Legenda
Codice Progetto | impostare il codice e la denominazione del progetto (cfr. “Lista dei Progetti/Sottoprogetti del Programma” - Linee guida per la Gestione del Programma |
Codice Sottoprogetto | impostare il codice del sottoprogetto (cfr. “Lista dei Progetti/Sottoprogetti” - Linee Guida per la Gestione del Programma |
Denominazione | impostare la denominazione del sottoprogetto (cfr. “Lista dei Progetti/Sottoprogetti” - Linee Guida per la Gestione del Programma) |
Stato | a fronte di ciascun progetto impostare uno dei seguenti valori: 0- non attivo, 1-attivo, 2-in corso di definizione, 3-sospeso, 4-in collaudo, 5-concluso |
FP/GP previsti | Quantità di impegno prevista in particolare devono essere indicate le unità di misura (FP, g/p) e le relative quantità. |
Referente Amministrativo | E’ il nominativo del referente dell’Istituto che segue l’attuazione del Progetto, fornendo le informa zioni necessarie su normative, regolamenti, e procedure amministrative che saranno oggetto di automazione nell’ambito del Progetto |
Referente DCSIT | E’ il nominativo del referente della Direzione Sistemi Informativi che segue l’attuazione del Progetto, per quanto riguarda gli aspetti inerenti all’architettura tecnica, funzionale ed alle scelte di automazione |
Referente Fornitore del Progetto | E’ il nominativo del Responsabile del Progetto per il Fornitore |
2.2.2. Elenco delle schede Progetto del Contratto
La seguente tabella riporta per ciascun progetto del contratto il riferimento alla relativa scheda progetto.
Tabella 3. Elenco delle schede Progetto
Codice documento di riferimento | Titolo | Data compilazione |
Codice scheda progetto 1 | ||
….. | ||
Codice scheda progetto N |
Legenda
Codice documento di riferimento | impostare il codice del documento “scheda Progetto” per ciascun progetto del contratto |
Titolo | Impostare il titolo del documento “scheda Progetto” |
Data compilazione | Impostare la data di compilazione del documento “scheda Progetto” . |
2.2.3. Sintesi delle scadenze previste
Nella tabella seguente occorre riportare per ciascun progetto/sottoprogetto del contratto le informazioni utili alla pianificazione dei collaudi nonché all’avvio in esercizio.
Devono essere indicati tutti i progetti/sottoprogetti le cui date di fine realizzazione sono pianificate entro i due mesi successivi alla data di riferimento del POC. I progetti inseriti dovranno rimanere nella tabella in tutte le successive versioni del Piano fino alla conclusione del collaudo.
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Tabella 4. Sintesi delle scadenze previste per Progetto
Codice Progetto/ sottoprogetto | Denominazione | Fase | Data fine realizzazione pianificata | Data inizio collaudo | Data fine collaudo | Stato collaudo | Esito collaudo | Responsabile fornitore | Referente DCSIT | Referente amministrativo |
Legenda
Codice Progetto/ sottoprogetto | impostare il codice del Progetto/sottoprogetto (cfr. “Lista dei Progetti/Sottoprogetti” - Linee Guida per la Gestione del Programma |
Denominazione | impostare la denominazione del progetto/Sottoprogetto (cfr. “Lista dei Progetti Sottoprogetti” - Linee Guida per la Gestione del Programma) il codice del progetto (cfr. “Lista dei Progetti/Sottoprogetti” - Linee Guida per la Gestione del Programma) |
Fase | Impostare la descrizione della fase di realizzazione in conclusione |
Data fine realizzazione pianificata | Impostare la data di fine fase prevista |
Data inizio collaudo | Impostare la data di inizio collaudo definita con l’Amministrazione ed effettiva |
Data fine collaudo | Impostare la data di fine collaudo |
Stato collaudo | 0= da avviare; 1=in corso; 2=sospeso; 3=concluso |
Esito collaudo | Riportare OK oppure NOT OK ed aggiungere il codice del verbale collaudo. |
______________________________________________________________________________ NORME DI COMPILAZIONE DEL POC
2.2.4. Allegato 1 Gantt del contratto
Nell’allegato 1 al POC occorre riportare il Gantt relativo all’intero contratto. Si tratta di una rappresentazione su scala temporale dell'evoluzione del progetto. Il Diagramma di Xxxxx rappresenta le attività ed i tempi su assi cartesiani. Per quanto riguarda la sua impostazione si tenga presente che nell’ambito dei servizi informatici dell’Istituto, si utilizzano:
• WBS (Work Breakdown Structure o struttura standard di suddivisione del lavoro) articolazione del piano in fasi di lavoro standard;
• WBE (Work Breakdown Element)
La Work Breakdown Structure (WBS) classifica le attività del progetto secondo fasi di lavorazione standard.
Essa è così codificata:
cc.xx.yy.nn
dove:
cc è un codice alfanumerico di lunghezza pari a due caratteri.
Identifica il contratto di riferimento per l’obiettivo secondo la classificazione prevista nell’anagrafica dei contratti.
xx.yy è un codice numerico di lunghezza pari a quattro caratteri.
Identifica il progetto e sottoprogetto così come definiti nell’anagrafica dei progetti.
nn è un codice numerico di lunghezza pari a due caratteri. Identifica l’attività o il singolo prodotto.
N.B.: la codifica deve essere quella riporta nell’anagrafe dei contratti
Ogni elemento terminale WBE (Work Breakdown Element) della WBS rappresenta un’attività per la quale deve essere possibile definire:
• una precisa descrizione del lavoro da compiere;
• la durata;
• le rilevazioni di avanzamento lavori.
Si elencano, di seguito, a titolo di esempio, alcune informazioni ritenute essenziali e da dover inserire nel GANTT:
o le fasi/ attività dell’obiettivo, con indicazione delle date di inizio e fine previste;
o i prodotti di fornitura relativi alle singole fasi/ attività;
o indicazione esplicita dei sotto-progetti o delle iterazioni, per progetti che prevedono la suddivisone in tali sotto-livelli, ed inserire le date, previste, delle attività specifiche dei singoli sotto-progetti o iterazioni; in questo modo si dà evidenza anche di attività completamente svincolate da altre e di eventuali sovrapposizioni o parallelismi;
2.2.4.1 Matrice delle Responsabilità
Per quanto attiene a ruoli e responsabilità sono utilizzati i campi liberi di testo con le seguenti attribuzioni:
Titolo testo1: Capoprogetto Fornitore indica il Responsabile di progetto del Fornitore;
Titolo testo3: Referente Amministrativo INPDAP indica il Responsabile del progetto per l’Amministrazione;
Titolo testo4: Referente tecnico INPDAP (DCSI) indica il Responsabile di progetto dell’ufficio Sviluppo del Sistema Informativo;
Titolo testo5: Consulente indica il consulente di progetto del fornitore
La qualifica di Responsabile di progetto del Fornitore può essere assegnata per uno o più progetti.
Il Responsabile di progetto del Fornitore (RPF) è la figura incaricata di tutto ciò che attiene il progetto. Il RPF inoltre ha in carico il coordinamento e la gestione dei rapporti operativi con il Responsabile di progetto dell’ufficio Sviluppo del Sistema Informativo (RPC), anche nel caso in cui il progetto è suddiviso in sottoprogetti.
2.2.4.2 Deliverables
I prodotti da realizzare sono definiti a seconda del ciclo di sviluppo adottato e sono indicati nel campo libero di testo testo2. Sono raggruppati nello stesso campo i delivarable di output definiti dai cicli di sviluppo adottati distintamente per fase.
2.2.4.3 Stato del Progetto
Utilizzare campo numerico (numero1) per fornire informazioni sullo stato del progetto: impostare la seguente lista di valori
▪ 0=non attivo
▪ 1=attivo
▪ 2=in corso di definizione
▪ 3=sospeso
▪ 4=in collaudo
▪ 5=concluso
2.2.4.4 Controllo dello stato di avanzamento
Gli indici da utilizzare sono:
• INIZIO: Il campo Inizio mostra la data in cui è programmato l'inizio del lavoro su un'attività da parte di una risorsa assegnata
• FINE: Nel campo Fine viene visualizzata la data programmata entro cui
un'attività deve essere completata
• DURATA: Il campo Durata visualizza il periodo totale di lavoro attivo per un'attività, che in genere equivale al periodo di tempo lavorativo compreso tra la data di inizio e la data di fine di un'attività
• % fisica completamento: valore che verrà immesso manualmente e rappresenta la percentuale di completamento effettiva del lavoro.
Dal punto di vista operativo il prodotto Project viene impostato in modo tale che l’attività sia a lavoro fisso e il metodo di calcolo sia su %fisica completamento.
2.2.5. Allegato 2 Risorse assegnate al contratto
Nel paragrafo (allegato 2 al POC) occorre riportare per ciascun servizio una tabella con le informazioni relative alle risorse assegnate al servizio.
Tabella 5. Risorse assegnate al servizio di ………..
Servizio di ……. | ||||||||
Nome | Società | Fascia Contrattuale | Qualifiche ricopribili | Data ingresso | Data uscita | |||
Legenda
Servizio | Denominazione del servizio. |
Nome | Cognome e Nome risorsa |
Società | Società di appartenenza (RTI o subappalto) |
Fascia contrattuale | Fascia contrattuale (A/B/C/D) |
Qualifiche ricopribili | Indica tutte le qualifiche relative alla fascia contrattuale che la persona può ricoprire nell’ambito di un contratto |
Data di ingresso | Data di ingresso nel contratto |
Data di uscita | Data di uscita dal contratto (dato compilato quando la persona esce) |