ALLEGATO “A” - CAPITOLATO TECNICO

ALLEGATO “A” - CAPITOLATO TECNICO

CONVENZIONE PER L’AFFIDAMENTO DEI SERVIZI DI FACILITY MANAGEMENT PER IMMOBILI, ADIBITI PREVALENTEMENTE AD USO UFFICIO, IN USO A QUALSIASI TITOLO ALLE PUBBLICHE AMMINISTRAZIONI

INDICE

1 PREMESSA 8

2 DEFINIZIONI 9

3 OGGETTO DELL’APPALTO 14

3.1 I Servizi in Convenzione 15

3.1.1 Servizi di Governo 15

3.1.2 Servizi Operativi 16

3.1.2.1 Servizi di Manutenzione 16

3.1.2.2 Servizi di Pulizia ed Igiene ambientale 17

3.1.2.3 Altri servizi operativi 17

3.2 Tipologie di prestazione e relative modalità di compenso 17

3.2.1 Attività “a canone” 17

3.2.2 Attività “extra-canone” 18

3.2.2.1 Importo a consumo 19

3.3 Lotti e quantitativi di fornitura 19

4 DURATA DELL’APPALTO 24

4.1 Durata della convenzione 24

4.2 Durata degli ordinativi principali di fornitura e atti aggiuntivi 25

5 ATTIVAZIONE E ORGANIZZAZIONE DEI SERVIZI 25

5.1 Personalizzazione dei servizi 25

5.1.1 Modalità di erogazione: il “Facility Management” ed il “Facility Management Light” 26

5.2 Ordinativo minimo per l’adesione alla convenzione: Set minimo di servizi 28

5.3 Incentivo all’attivazione multipla 29

5.4 Organizzazione dei servizi 29

5.5 Processo di attivazione dei servizi 31

5.5.1 Richiesta Preliminare di Fornitura 33

5.5.2 Piano Dettagliato degli Interventi 34

5.5.2.1 Configurazione dei servizi e dati di consistenza 35

5.5.2.2 Dettaglio dei servizi a canone 35

5.5.2.3 Dettaglio dei servizi a Misura 36

5.5.2.4 Interventi extra-canone proposti dal Fornitore 36

5.5.2.5 Calendario lavorativo 37

5.5.2.6 Gestione degli Indicatori di Prestazione 37

5.5.2.7 Particolari situazioni da escludere dal calcolo del Livello di Servizio 38

5.5.2.8 Corrispettivi per i servizi a canone 38

5.5.2.9 Dimensionamento del massimale per attività extra-canone 38

5.5.3 Valutazione del Piano Dettagliato degli Interventi 38

5.5.4 Ordinativo Principale di Fornitura 39

5.5.5 Verbale di Consegna 41

5.5.5.1 Attestazione della presa in consegna degli immobili 41

5.5.5.2 Corrispettivi per i servizi 42

5.5.5.3 Organizzazione del Fornitore e modalità di interfacciamento 42

5.5.5.4 Subappalto 42

5.6 Variazioni rispetto all’Ordinativo Principale di Fornitura e aggiornamenti della documentazione 43

5.6.1 Aggiornamento del Piano Dettagliato degli Interventi 44

5.6.2 Aggiornamento del Verbale di Consegna 44

5.6.3 Atto Aggiuntivo all’Ordinativo Principale di Fornitura 44

5.7 Processo autorizzativo delle attività a canone ed extra-canone 45

6 I SERVIZI DI GOVERNO 48

6.1 Implementazione e Gestione del Sistema Informativo 50

6.1.1 Requisiti tecnico funzionali del Sistema Informativo 51

6.1.2 Piano di Implementazione e Gestione del Sistema Informativo 54

6.1.3 Determinazione del canone del servizio 55

6.2 Costituzione e Gestione dell’Anagrafica Tecnica 56

6.2.1 Caratteristiche del servizio 58

6.2.1.1 Requisiti generali del servizio 58

6.2.1.2 Tempi di consegna 59

6.2.1.3 Acquisizione dati 60

6.2.1.4 Rilievo e censimento 60

6.2.1.5 Restituzione informatica dei dati grafici ed alfanumerici 62

6.2.1.6 Valutazione dello stato conservativo degli elementi tecnici 64

6.2.1.7 Aggiornamento dell’Anagrafica Tecnica 65

6.2.2 Determinazione del Canone per il servizio 65

6.3 Gestione del Call Center 70

6.3.1 Caratteristiche del servizio 71

6.3.1.1 Gestione delle chiamate 71

6.3.1.2 Tracking richieste 73

6.3.2 Determinazione del canone per il servizio 74

6.4 Preventivazione Attività e Gestione Ordini di Intervento 75

6.4.1 Caratteristiche del servizio 76

6.4.1.1 Scheda Consuntivo Intervento 77

6.4.2 Corrispettivo del servizio 77

6.5 Programmazione e Controllo Operativo delle Attività 77

6.5.1 Caratteristiche del servizio 77

6.5.1.1 Programma Operativo degli Interventi 78

6.5.1.2 Verbale di Controllo 79

6.5.2 Corrispettivo del servizio 80

6.6 Sistema di Monitoraggio e Controllo 80

6.6.1 Caratteristiche del servizio 81

6.6.1.1 Tempi di consegna 82

6.6.2 Corrispettivo del servizio 83

6.7 Ottimizzazione e supporto alle decisioni 83

6.7.1 Caratteristiche del servizio 83

6.7.1.1 Sistema di Supporto alle Decisioni (SSD) 83

6.7.1.2 Il Progetto di ottimizzazione 85

6.7.2 Corrispettivo del servizio 86

6.8 Integrazione Gestionale di Servizi appaltati a Terzi 86

6.8.1 Caratteristiche del servizio 86

6.8.2 Determinazione del canone per il servizio 88

6.9 Gestione e Ottimizzazione Utenze 88

6.9.1 Caratteristiche del servizio 89

6.9.2 Corrispettivo del servizio 89

6.10 Anagrafica Postazioni di Lavoro e Arredi 90

6.10.1 Caratteristiche del servizio 91

6.10.1.1 Acquisizione dati 91

6.10.1.2 Rilievo e censimento 92

6.10.1.3 Restituzione informatica dei dati grafici ed alfanumerici 92

6.10.1.4 Aggiornamento/modifica dei dati 93

6.10.1.5 Analisi ed elaborazione dei dati 93

6.10.2 Tempi di consegna 93

6.10.3 Corrispettivo del Servizio 94

7 I SERVIZI OPERATIVI 94

7.1 Servizi di Manutenzione 95

7.1.1 Manutenzione Impianti Elettrici 100

7.1.1.1 Attività a canone 100

7.1.1.2 Attività extra-canone 102

7.1.1.3 Corrispettivi del servizio 103

7.1.2 Manutenzione Impianti Idrico-Sanitari 103

7.1.2.1 Attività a canone 104

7.1.2.2 Attività extra-canone

7.1.2.3 Corrispettivi del servizio 105

7.1.3 Manutenzione Impianti di Riscaldamento 106

7.1.3.1 Attività a canone 107

7.1.3.2 Attività extra-canone 108

7.1.3.3 Corrispettivi del servizio 109

7.1.4 Manutenzione Impianti di Raffrescamento 110

7.1.4.1 Attività a canone 110

7.1.4.2 Attività extra-canone 112

7.1.4.3 Corrispettivi del servizio 112

7.1.5 Manutenzione Impianti Elevatori 114

7.1.5.1 Attività a canone 114

7.1.5.2 Attività extra-canone 117

7.1.5.3 Corrispettivi del servizio 118

7.1.6 Manutenzione Impianti Antincendio 119

7.1.6.1 Attività a canone 119

7.1.6.2 Attività extra-canone 120

7.1.6.3 Corrispettivi del servizio 121

7.1.7 Manutenzione Impianti di Sicurezza e Controllo Accessi 122

7.1.7.1 Attivitàa canone 122

7.1.7.2 Attività extra-canone 124

7.1.7.3 Corrispettivi del servizio 124

7.1.8 Manutenzione Reti 125

7.1.8.1 Attività a canone 125

7.1.8.2 Attività extra-canone 127

7.1.8.3 Corrispettivi del servizio 127

7.1.9 Minuto Mantenimento Edile 128

7.1.9.1 Attività a canone 129

7.1.9.2 Attività extra-canone 129

7.1.9.3 Corrispettivi del servizio 129

7.1.10 Reperibilità 129

7.2 Servizi di Pulizia ed Igiene Ambientale 130

7.2.1 Servizio di Pulizia 131

7.2.1.1 Attività a canone 131

7.2.1.2 Attività extra-canone 135

7.2.1.3 Detergenti e prodotti di consumo 135

7.2.1.4 Corrispettivi del servizio 136

7.2.2 Servizio di Disinfestazione 141

7.2.2.1 Attività a canone 141

7.2.2.2 Attività extra-canone 143

7.2.2.3 Corrispettivi del servizio 144

7.2.3 Servizio di Raccolta e Smaltimento Rifiuti Speciali 144

7.2.3.1 Attività a canone 145

7.2.3.2 Attività extra-canone 148

7.2.3.3 Corrispettivi del servizio 150

7.2.4 Servizio di Giardinaggio 151

7.2.4.1 Attività a canone 152

7.2.4.2 Attività extra-canone 158

7.2.4.3 Corrispettivi del servizio 158

7.3	Altri	Servizi	159
	7.3.1	Servizio di Reception	160
		7.3.1.1 Attività a canone	160
		7.3.1.2 Attività extra-canone	161
		7.3.1.3 Corrispettivi del servizio	161
	7.3.2	Facchinaggio Interno	161
		7.3.2.1 Attività oggetto del servizio	162
		7.3.2.2 Specifiche del servizio	162
		7.3.2.3 Attrezzature e macchinari	163
		7.3.2.4 Modalità di attivazione del servizio	163
		7.3.2.5 Determinazione del corrispettivo	164
	7.3.3	Facchinaggio Esterno/Traslochi	164
		7.3.3.1 Attività oggetto del servizio	164
		7.3.3.2 Specifiche del servizio	164
		7.3.3.3 Attrezzature e macchinari	165
		7.3.3.4 Modalità di attivazione del servizio	165
		7.3.3.5 Determinazione del corrispettivo	166

8 PREZZI DEI SERVIZI 166

8.1 Prezzi dei Servizi Predefiniti 166

8.2 Listini per Prestazioni da Gestirsi In Economia, A Misura e/o A Corpo 168

8.3 Corrispettivi Manodopera 168

9 VALUTAZIONE E CONTROLLO DEL LIVELLO DI SERVIZIO 169

9.1 Livello di Servizio 169

9.1.1 Indicatore Globale di Prestazione 170

9.1.1.1 Sistema Informativo 170

9.1.1.2 Call Center 172

9.1.1.3 Preventivazione attività e Gestione Ordini di Intervento 172

9.1.1.4 Programmazione e Controllo Operativo delle attività 173

9.1.1.5 Manutenzione dell’Impianto Elettrico 173

9.1.1.6 Manutenzione degli Impianti Idrico/sanitari 174

9.1.1.7 Manutenzione degli Impianti di Riscaldamento 175

9.1.1.8 Manutenzione degli Impianti di Raffrescamento 176

9.1.1.9 Manutenzione degli Impianti Elevatori 176

9.1.1.10 Manutenzione degli Impianti antincendio 177

9.1.1.11 Manutenzione degli Impianti di Sicurezza e Controllo Accessi 178

9.1.1.12 Manutenzione delle Reti 179

9.1.1.13 Servizio di Pulizia 179

9.1.1.14 Disinfestazione 184

9.1.1.15 Raccolta e smaltimento rifiuti speciali 185

9.1.1.16 Giardinaggio 186

9.1.1.17 Reception 187

9.1.1.18 Facchinaggio interno 187

9.1.1.19 Facchinaggio esterno/traslochi 188

9.1.2 Indicatore di Soddisfazione 189

9.2 Controllo degli Indicatori 189

9.3 PENALI 190

9.3.1 Altre penali 191

9.4 Monitoraggio della Convenzione 193

9.4.1 Verifiche Ispettive 193

10 REPORTISTICA CONSIP 194

10.1 ALTRE INFORMAZIONI 194

10.2 Accesso ai dati del sistema informativo 194

11 PAGAMENTI 194

11.1 Modalità di Pagamento del Canone 194

11.2 Modalità di Rendicontazione e Pagamento Attività Extra-canone 195

12 DISPOSIZIONI CONTRATTUALI E AMMINISTRATIVE 196

12.1 Disposizioni Legislative di Riferimento 196

12.2 Documenti Contrattuali 196

12.3 Oneri ed Obblighi del Fornitore 196

12.3.1 Sedi operative 197

12.3.2 Sicurezza sul lavoro e tutela dell’ambiente 198

12.3.2.1 Informazione e formazione dei lavoratori e Dispositivi di protezione individuale 198

12.3.2.2 Informazioni sui rischi specifici 198

12.3.2.3 Piano di sicurezza lavoro 198

12.3.3 Ulteriori obblighi del Fornitore 199

12.4 Esecuzione dei servizi 199

12.5 Mezzi e Attrezzature di Lavoro 200

Appendici al Capitolato Tecnico:

Appendice 1: Schede specifiche di rilevo e attività programmate Appendice 2: Check list di controllo servizio pulizia

Appendice 3: Modello di Richiesta Preliminare di Fornitura Appendice 4: Modello di Ordinativo Principale di Fornitura

Appendice 5: Modello di Atto Aggiuntivo all’Ordinativo Principale di Fornitura Appendice 6: Modello di Atto Aggiuntivo semplificato

Appendice 7: Modello di Ordine di Intervento Appendice 8: Flussi Datamart

Appendice 9: Schema delle Verifiche Ispettive Appendice 10: Schema delle Penali

1 PREMESSA

L’articolo 24 della Legge n. 488/99 dispone di attivare un processo di razionalizzazione delle spese di manutenzione e dei servizi relativi agli immobili in uso a qualsiasi titolo alle Pubbliche Amministrazioni. Per il raggiungimento di tale scopo la Consip S.p.A. bandisce il presente appalto per servizi di Facility Management secondo la disciplina di cui al D.Lgs. 12 aprile 2006, n. 163 - Codice dei contratti pubblici relativi a lavori, servizi e forniture – in attuazione delle direttive 2004/17/CE e 2004/18/CE – scegliendo quale procedura per la scelta del contraente, la Procedura aperta.

Il presente Capitolato disciplina, per gli aspetti tecnici, l’affidamento di servizi di Facility Management e si compone di 12 capitoli e di 10 appendici tecniche suddivise in:

Appendice 1: Schede specifiche di rilievo e attività programmate Appendice 2 : Check list di controllo servizio pulizia

Appendice 3: Modello di Richiesta Preliminare di Fornitura Appendice 4: Modello di Ordinativo Principale di Fornitura

Appendice 5: Modello di Atto Aggiuntivo all’Ordinativo Principale di Fornitura Appendice 6: Modello di Atto Aggiuntivo semplificato

Appendice 7: Modello di Ordine di Intervento

Appendice 8: Flussi Datamart Appendice 9: Schema delle verifiche ispettive Appendice 10: Schema delle penali

2 DEFINIZIONI

Di seguito è riportata una tabella di riferimento per i termini maggiormente utilizzati nel presente documento.

Amministrazioni	Le Pubbliche Amministrazioni di cui all’art. 1, D. Lgs. 165/2001 (come modificato dall’articolo 1 della legge 145/2002, richiamato dall’articolo 58, Legge 23 dicembre 2000, n. 388), nonché gli altri soggetti legittimati, ai sensi della normativa vigente in materia, ad utilizzare la Convenzione, nel periodo della sua validità ed efficacia
Amministrazioni Contraenti	Le Amministrazioni che utilizzano la Convenzione nel periodo della sua validità ed efficacia, richiedendo i servizi oggetto del presente Capitolato mediante l’emissione dell’Ordinativo Principale di Fornitura e/o di Atti Aggiuntivi all’Ordinativo Principale di Fornitura
Attività extra-canone	Sono quelle prestazioni/servizi non rientranti nelle attività remunerate a “canone”. Tali prestazioni/servizi devono essere eseguiti su segnalazione/richiesta dell’Amministrazione Contraente e previa autorizzazione del Supervisore. I corrispettivi per le Attività extra-canone sono determinati in base ai prezzi dei servizi predefiniti, ai Listini ed ai corrispettivi per la manodopera indicati all’Allegato 10 al Disciplinare, al netto dei ribassi offerti in sede di gara. Tali attività vengono gestite attraverso Ordini di Intervento secondo il processo autorizzativo illustrato al paragrafo 5.7
Atto Aggiuntivo all'Ordinativo Principale di Fornitura	Documento con il quale le Amministrazioni Contraenti integrano/modificano l'Ordinativo Principale di Fornitura integrando/modificando le condizioni previste nelle diverse sezioni del Piano Dettagliato degli Interventi e/o nel Verbale di Consegna. Con l’Atto Aggiuntivo le Amministrazioni Contraenti possono definire anche l’importo per l’esecuzione di interventi extra-canone, qualora lo stesso non sia già stato indicato nell’Ordinativo Principale di Fornitura ovvero, pur essendo stato indicato, sia stato integralmente utilizzato e debba pertanto essere incrementato (Appendice 5 al Capitolato Tecnico)

Canone	Corrispettivo economico con cui sono compensate tutte le prestazioni dei servizi continuativi, ovvero tutte le attività periodiche e gli interventi rientranti nei limiti della franchigia ove prevista. L’importo del canone è determinato in funzione dei prezzi offerti in fase di gara e di quanto specificato nel Piano Dettagliato degli Interventi
Consip S.p.A.	La Consip S.p.A. rappresenta l’organismo societario al quale il Ministero dell’Economia e delle Finanze ha affidato la conclusione, per conto del Ministero medesimo, delle Convenzioni per l’acquisto di beni e servizi di cui all’art. 26, legge 23 dicembre 1999, n. 488 e s.m.i. nonché la realizzazione e la gestione del sistema di controllo e verifica dell’esecuzione delle Convenzioni medesime
Facility Management	Modalità di erogazione dei servizi destinata preferibilmente ad immobili di grandi dimensioni. E’ caratterizzata da un Ordinativo minimo di 6 servizi di cui almeno 3 di manutenzione impiantistica e da una durata contrattuale di 7 anni
Facility Management Light	Modalità di erogazione dei servizi destinata preferibilmente ad immobili di piccola dimensione. E’ caratterizzata da un Ordinativo minimo di 3 servizi di cui almeno 1 di manutenzione, dalla assenza di franchigia per le manutenzioni e da una durata contrattuale di 4 anni
Fornitore	L’impresa (RTI o Consorzio) risultata aggiudicataria di uno o più lotti e che conseguentemente sottoscrive la Convenzione, obbligandosi a quanto nella stessa previsto e prescritto
Franchigia	Costituisce il limite economico al di sotto del quale le attività non devono essere compensate extra-canone al Fornitore perché comprese nel canone. Nel caso in cui l’importo delle attività sia superiore alla franchigia, l’Amministrazione Contraente è tenuta a retribuire il Fornitore solo per l’importo eccedente quello della franchigia stessa. Per i servizi manutentivi attivati nella modalità di erogazione “Facility Management Light” non esiste franchigia
Impatto ambientale	Qualunque modificazione dell’ambiente, negativa o benefica, causata totalmente o parzialmente dagli aspetti ambientali
Interventi extra-canone	Gli interventi di manutenzione straordinaria non remunerati dal canone del Servizio. Tali interventi

	possono essere eseguiti solo previa autorizzazione del Supervisore. I corrispettivi per gli interventi remunerati extra-canone sono determinati in base ai Listini di riferimento ed al prezzo unitario della manodopera, indicati all’Allegato 10 al Disciplinare, al netto dei ribassi offerti in sede di gara. L’importo extra–canone, formalizzato all’interno dell’Atto Aggiuntivo all’Ordinativo Principale di Fornitura, vincola l’Amministrazione ad emettere Ordini di Intervento fino all’esaurimento del 60% dell’importo stanziato, da utilizzare quindi a “consumo”
Gestore del Servizio	Persona nominata dal Fornitore, interfaccia unica verso l’Amministrazione Contraente, per la gestione di tutti gli aspetti del contratto inerenti lo svolgimento delle attività previste nell’Ordinativo Principale di Fornitura, nel relativo – eventuale – Atto Aggiuntivo, nonché negli eventuali Ordini di Intervento
Misura di gestione ambientale	Azione messa in atto o prevista per il controllo e la gestione degli aspetti ambientali
Ordinativo Principale di Fornitura (OPF)	Documento con il quale le Amministrazioni Contraenti utilizzano la Convenzione usufruendo, in particolare, delle condizioni economiche e tecnico-prestazionali di cui rispettivamente all’Offerta Economica ed all’Offerta Tecnica del Fornitore (rif. Appendice 4 al Capitolato Tecnico)
Ordine di Intervento	Documento con il quale l’Amministrazione Contraente autorizza uno specifico intervento extra-canone (rif. Appendice 7 al Capitolato Tecnico)
Piano Dettagliato degli Interventi (PDI)	E’ il documento redatto dal Fornitore, a seguito di sopralluogo, che rappresenta nel dettaglio la progettazione, pianificazione e stima economica dei servizi richiesti dall’Amministrazione Contraente. In tale documento sono inoltre riportati il calendario lavorativo per l’erogazione di servizi, le informazioni di base per la gestione e il controllo del livello di servizio e degli indicatori di prestazione, eventuali situazioni che potrebbero essere escluse dal calcolo degli indicatori di prestazione, eventuali interventi di manutenzione a guasto proposti dal Fornitore e da lui rilevati in fase di sopralluogo iniziale (da gestire con Ordini di Intervento). Una volta approvato dall’Amministrazione Contraente, tale documento farà parte integrante dell’Ordinativo Principale di Fornitura
Piano di Costituzione dell’Anagrafica Tecnica	Piano delle consegne degli output relativi al servizio di Costituzione e Gestione dell’Anagrafica Tecnica da

	consegnare all’Amministrazione Contraente entro 20 gg dalla presa in consegna degli immobili da parte del Fornitore
Programma Operativo degli Interventi	Programma bimestrale, con dettaglio giornaliero, con la schedulazione, anche in forma grafica, di tutte le singole attività da eseguire nel periodo di riferimento (attività a canone previste nel Piano Dettagliato degli Interventi ed attività extra-canone “programmabili”). Tale programma, relativo al mese in in corso e a quello successivo, dovrà essere aggiornato e consegnato al Supervisore con un anticipo di 5 gg lavorativi rispetto all’inizio del periodo di riferimento
Responsabile del Servizio	Persona fisica, nominata dal Fornitore, quale referente dei Servizi in Convenzione nei confronti della Consip S.p.A. e di tutte le Amministrazioni Contraenti, con ruolo di supervisione e coordinamento dei Gestori del Servizio. Tale figura è dotata di adeguate competenze professionali e di idoneo livello di responsabilità, nonché di potere di delega interna per le attività di gestione della Convenzione, ed è responsabile del conseguimento degli obiettivi relativi allo svolgimento delle attività previste contrattualmente
Richiesta Preliminare di Fornitura	Documento con il quale viene attivata la procedura necessaria alla emissione (eventuale) dell’Ordinativo Principale di Fornitura. Il modello di Richiesta Preliminare di Fornitura è contenuto nell’Appendice 3 del Capitolato Tecnico.
Set Minimo di servizi	Configurazione minima di servizi che l’Amministrazione Contraente deve necessariamente ordinare ai fini dell’emissione dell’Ordinativo Principale di Fornitura, diverso a seconda della modalità di erogazione (se “Facility Management”, o “Facility Management Light”)
Sistema di gestione ambientale	Parte del sistema di gestione di un'organizzazione utilizzata per sviluppare ed attuare la propria politica ambientale e gestire i propri aspetti ambientali
Superficie lorda complessiva	La superficie lorda complessiva dell’immobile o dell’insieme di immobili oggetto del contratto di fornitura è costituita dalla somma delle superfici lorde dei diversi livelli utilizzabili, che possono articolarsi in: piani, totalmente o parzialmente, interrati che siano praticabili ed utilizzati dall’Amministrazione anche per funzioni semplici quali ad esempio depositi, magazzini, vani tecnici, archivi. Non rientrano nella superficie da includere nei compensi contrattuali a canone i piani di

	fondazione (ispezioni delle fondazioni), le intercapedini orizzontali e verticali, anche se ispezionabili, ed ogni altro “vano morto” non utilizzabile senza interventi di modifica della condizione; piani fuori terra ai diversi livelli (piano terra e piani in elevazione); soppalchi o livelli interpiano compresi tra i piani fuori terra; piano sottotetto comprendente gli spazi utilizzabili per la funzione principale ed accessoria propria dell’edificio e dotati dei requisiti di usabilità/agibilità. Non rientrano nel computo le terrazze non calpestabili, le chiostrine e gli spazi aperti nonché gli elementi decorativi esterni (pilastri, lesene, cornici, etc.) aggettanti dalle facciate dell’edificio. Non rientrano nella superficie da includere nei compensi contrattuali a canone i sottotetti o i soppalchi non utilizzati anche se ispezionabili
Superficie netta	La superficie netta è la superficie utile calcolata sottraendo dalla superficie lorda la superficie occupata dallo spessore dei muri esterni ed interni compresi nel perimetro dell’edificio
Supervisore	Persona nominata dall’Amministrazione Contraente come responsabile dei rapporti con il Fornitore per ciascun Ordinativo Principale di Fornitura (Unità di Gestione) e, pertanto, interfaccia unica e rappresentante dell’Amministrazione nei confronti del Fornitore. Al Supervisore si richiedono preferibilmente capacità tecniche appropriate alla tipologia dei servizi ordinati. Al Supervisore compete l’approvazione del Piano Dettagliato degli Interventi ed il successivo monitoraggio e controllo della corretta e puntuale erogazione dei servizi in esso presenti. Il Supervisore ha inoltre il compito di approvare eventuali attività extra-canone.
Unità di Gestione	Immobile o insieme di immobili oggetto dell’Ordinativo Principale di Fornitura e/o degli Atti Aggiuntivi
Unità/Punto Ordinante	Gli Uffici e, per essi, le persone fisiche delle Amministrazioni Contraenti abilitate ad effettuare, previa registrazione sul sito delle Convenzioni, le Richieste Preliminari di Fornitura, gli Ordinativi Principali di Fornitura e gli Atti Aggiuntivi e che vengono in questi stessi documenti indicati

Verbale di Consegna	Documento da predisporre successivamente all’emissione dell’Ordinativo Principale di Fornitura, in contraddittorio tra il Fornitore e l’Amministrazione Contraente, nel quale si dà atto che il Fornitore prende formalmente in carico i beni/immobili/unità di gestione per l'esecuzione dei servizi richiesti
Verbale di controllo	E’ l’elaborato mensile che riporta lo stato d’avanzamento delle attività previste nel Programma Operativo degli Interventi. Aggiornato giornalmente dal Fornitore, viene sottoposto mensilmente alla firma del Supervisore per accettazione

3 OGGETTO DELL’APPALTO

L'appalto ha per oggetto l’affidamento di servizi integrati per la gestione e la manutenzione da eseguirsi negli immobili, adibiti prevalentemente1 ad uso ufficio, in uso a qualsiasi titolo alle Amministrazioni.

La concezione di una gara rivolta ad ottenere il predetto servizio di gestione integrata presenta una serie di vantaggi così sintetizzabili:

• la liberazione da attività non "core business" per le Amministrazioni Contraenti;

• la possibilità di operare a costi certi e programmabili in funzione delle mutevoli esigenze e necessità;

• l’incremento della conoscenza del proprio patrimonio immobiliare (consistenza, stato manutentivo, caratteristiche tecniche, localizzazioni, etc.) e delle attività operative ad esso rivolte;

• la realizzazione di un efficace sistema di controllo e di gestione del servizio erogato, degli aspetti ambientali e della salute e sicurezza dei lavoratori;

• la razionalizzazione e semplificazione amministrativa e conseguente riduzione degli oneri gestionali e burocratici;

• la valorizzazione del patrimonio immobiliare;

• la possibilità di far fronte tempestivamente a variazioni normative, specialmente in materia di ambiente, salute e sicurezza.

Il raggiungimento di tali obiettivi non può prescindere dall'utilizzo di moderne tecniche di gestione e di strumenti informatici dedicati e deve prevedere adeguate forme di esecuzione delle attività operative.

L’appalto include, pertanto, anche la fornitura di Servizi di Governo volti all’organizzazione, alla definizione delle logiche e delle modalità operative, alla programmazione delle attività operative ed alla efficace gestione dei flussi informativi, al fine sia di ottimizzare l’utilizzo delle risorse, sia di massimizzare il livello di servizio.

1 Il requisito di prevalenza (in mq) per l’immobile o insieme di immobili oggetto dell’Ordinativo Principale di Fornitura sussiste qualora la superficie delle aree destinate ad uso ufficio a cui, eventualmente, accedono immobili o parti pertinenti e/o accessori ed aventi una destinazione differente dall'uso sopra descritto, siano maggiori del 50% rispetto alla superficie netta totale.

Allo scopo di fornire alle Amministrazioni un servizio di facility più adattabile alle proprie esigenze, in considerazione delle caratteristiche del proprio patrimonio immobiliare, sono state configurate due diverse modalità di erogazione dei

servizi: il “Facility Management” ed il “Facility Management Light”.

In particolare, mentre il “Facility Management” da la possibilità di utilizzare tutte le potenzialità dei servizi descritti nel Capitolato con una durata contrattuale più lunga, il “Facility Management Light” da la possibilità di accedere anche a pochi servizi con una durata contrattuale più breve, risultando più adatto per immobili di piccola dimensione.

E’ comunque facoltà delle Pubbliche Amministrazioni scegliere la modalità di erogazione più conforme alle proprie esigenze/necessità.

I Servizi oggetto dell’appalto sono classificati nelle seguenti macro categorie e categorie di servizio così suddivise:

A Servizi di Governo B Servizi Operativi:

B.1 Servizi di Manutenzione;

B.2 Servizi di Pulizia ed Igiene ambientale;

B.3 Altri servizi Operativi.

Ciascun servizio viene erogato attraverso due diverse tipologie di prestazione (cfr. paragrafo 3.2):

- attività “a canone”, ovvero le prestazioni tipiche dei servizi continuativi compensate con un corrispettivo economico a canone;

- attività “extra-canone”, ovvero particolari prestazioni e/o interventi “a misura” che dovranno essere opportunamente preventivate dal Fornitore e autorizzate dall’Amministrazione Contraente.

L’adesione alla Convenzione da parte delle Amministrazioni avviene secondo il processo di attivazione descritto nel paragrafo 5.5. Le adesioni possono avvenire nei termini temporali di cui al Capitolo 4, oppure fino al raggiungimento dei massimali previsti per lo specifico Lotto geografico (cfr. paragrafo 3.3).

Le Amministrazioni possono richiedere al Fornitore servizi personalizzati in funzione delle proprie esigenze ed in accordo con le condizioni meglio specificate nel presente Capitolato Tecnico. L’adesione alla presente Convenzione è vincolata al rispetto di specifici requisiti minimi, ovvero è richiesto, come meglio specificato al paragrafo 5.2, un “Ordinativo Minimo di Servizi ” diversificato a seconda della modalità di erogazione prescelta dall’Amministrazione (se “Facility Management” o “Facility Management Light”).

3.1 I Servizi in Convenzione

Per ognuna delle macrocategorie precedentemente individuate, vengono di seguito indicati i servizi che possono essere attivati nell’ambito del presente Appalto.

3.1.1 Servizi di Governo

I Servizi di Governo hanno l’obiettivo di ottenere la gestione integrata di tutti i Servizi Operativi erogati nell’ambito del presente Appalto, nonché di altri servizi similari affidati a Fornitori Terzi. Ciò avviene attraverso la realizzazione di una piattaforma

informativa e di un sistema di procedure e di strumenti operativi comuni per la gestione di tutti i servizi operativi.

Alcuni dei Servizi di Governo hanno l’obiettivo di fornire all’Amministrazione Contraente competenze tecniche e soluzioni per il miglioramento funzionale di edifici e impianti e per l’ottimizzazione dei servizi e dei costi di esercizio.

Rientrano nella macrocategoria “Servizi di Governo” i seguenti servizi:

• Implementazione e Gestione del Sistema Informativo (rif. paragrafo 6.1);

• Costituzione e Gestione dell’Anagrafica Tecnica (rif. paragrafo 6.2);

• Gestione del Call Center (rif. paragrafo 6.3);

• Preventivazione Attività e Gestione Ordini di Intervento (rif. paragrafo 6.4);

• Programmazione e Controllo Operativo delle Attività (rif. paragrafo 6.5);

• Sistema di Monitoraggio e Controllo (rif. paragrafo 6.6);

• Ottimizzazione e Supporto alle Decisioni (rif. paragrafo 6.7);

• Integrazione Gestionale di Servizi appaltati a Terzi (rif. paragrafo 6.8);

• Gestione e Ottimizzazione Utenze (rif. paragrafo 6.9);

• Anagrafica Postazioni di Lavoro e Xxxxxx (rif. paragrafo 6.10).

All’interno del Capitolo 6 sono evidenziati caratteristiche, modalità operative e contenuti prestazionali di ciascun servizio elencato, a seconda che si scelga la modalità di attivazione ed erogazione dei servizi “Facility Management” oppure la modalità “Facility Management Light”.

3.1.2 Servizi Operativi

Rientrano nella macrocategoria “Servizi Operativi” le seguenti categorie di servizio:

B.1 Servizi di Manutenzione

B.2 Servizi di Pulizia ed Igiene ambientale

B.3 Altri servizi Operativi

Di seguito si riporta l’elenco dei servizi che compongono ognuna delle categorie sopra elencate. Le caratteristiche, i contenuti prestazionali e le modalità operative di ogni singolo servizio operativo sono dettagliati all’interno del Capitolo 7.

I Servizi di Manutenzione di cui al precedente punto B.1, se attivati nella modalità di erogazione “Facility Management Light”, possono essere erogati in forma parziale ed i relativi dettagli sono esplicitati all’interno del paragrafo 7.1.

3.1.2.1 Servizi di Manutenzione

La categoria “Servizi di Manutenzione” (rif. paragrafo 7.1) comprende i seguenti servizi:

• Servizio di Manutenzione Impianti Elettrici (rif. paragrafo 7.1.1)

• Servizio di Manutenzione Impianti Idrico-Sanitari (rif. paragrafo 7.1.2)

• Servizio di Manutenzione Impianti di Riscaldamento (rif. paragrafo 7.1.3)

• Servizio di Manutenzione Impianti di Raffrescamento (rif. paragrafo 7.1.4)

• Servizio di Manutenzione Impianti Elevatori (rif. paragrafo 7.1.5)

• Servizio di Manutenzione Impianti Antincendio (rif. paragrafo 7.1.6)

• Servizio di Manutenzione Impianti di Sicurezza e controllo accessi (rif. paragrafo 7.1.7)

• Servizio di Manutenzione Reti (rif. paragrafo 7.1.8)

• Servizio di Minuto Mantenimento Edile (rif. paragrafo 7.1.9)

• Servizio di Reperibilità2 (rif. paragrafo 7.1.10).

3.1.2.2 Servizi di Pulizia ed Igiene ambientale

La categoria “Servizi di Pulizia ed Igiene ambientale” (rif. paragrafo 7.2) comprende i seguenti servizi:

• Pulizia (rif. paragrafo 7.2.1)

• Disinfestazione (rif. paragrafo 7.2.2)

• Raccolta e smaltimento rifiuti speciali (rif. paragrafo 7.2.3)

• Xxxxxxxxxxxx (rif. paragrafo 7.2.4).

3.1.2.3 Altri servizi operativi

La macro categoria “Altri Servizi” (rif. paragrafo 7.3) comprende i seguenti servizi:

• Reception (rif. paragrafo 7.3.1)

• Facchinaggio Interno (rif. paragrafo 7.3.2)

• Facchinaggio Esterno/Traslochi (rif. paragrafo 7.3.3).

3.2 Tipologie di prestazione e relative modalità di compenso

Il Fornitore è obbligato ad applicare, nei confronti dei propri dipendenti occupati nelle attività contrattuali, condizioni normative e retributive non inferiori a quelle risultanti dai contratti collettivi ed integrativi di lavoro applicabili alla data di stipula della Convenzione alla categoria e nelle località di svolgimento delle attività, nonché le condizioni risultanti da successive modifiche ed integrazioni.

3.2.1 Attività “a canone”

Le attività “a canone” sono tutte le prestazioni continuative dei servizi attivati dall’Amministrazione Contraente. In linea generale si tratta di attività periodiche previste nel Piano Dettagliato degli Interventi e, come tali, autorizzate e pianificate nel tempo per ciascuna Unità di Gestione in accordo con il Supervisore.

Le attività a canone sono previste in tutti i servizi ad eccezione dei servizi di “Facchinaggio Interno” (paragrafo 7.3.2) e “Facchinaggio Esterno/Traslochi” (paragrafo 7.3.3) che prevedono esclusivamente interventi “a misura” assimilabili alle attività “extra-canone”.

A titolo esemplificativo, rientrano tra le attività “a canone” le seguenti tipologie di

2 Servizio subordinato all’attivazione del corrispondente Servizio di Manutenzione

intervento:

• interventi periodici da eseguirsi con la frequenza specificata nel presente Capitolato Tecnico per ciascun servizio (cfr. Capitolo 7 ed in particolare l’Appendice 1);

• interventi non compresi nel canone, in base al Capitolato, richiesti esplicitamente dall’Amministrazione Contraente, o comunque proposti dal Fornitore, quali:

✓ gli interventi con frequenza, richiesta dall’Amministrazione, maggiore di quella prevista nel canone (nel caso dei Servizi di Pulizia ed Igiene Ambientale);

✓ altri interventi comunque riconducibili ad attività compensabili con un canone, richiesti con frequenza minima semestrale.

Tali attività sono prestate a fronte del pagamento di un canone annuo calcolato (in base ai prezzi dei servizi predefiniti indicati nell’Allegato 10 al Disciplinare, al netto dei ribassi offerti) come meglio specificato per ciascun servizio nell’ambito dei Capitoli 6 e 7 del presente Capitolato Tecnico.

Il contenuto delle prestazioni e l’entità del corrispettivo “a canone” possono dipendere dalla configurazione di servizio attivata, secondo quanto specificato nel paragrafo 5.1.

Come meglio specificato nei paragrafi 5.1.1 e 7.1, le attività comprese nel canone per i servizi manutentivi possono variare a seconda della modalità di erogazione prescelta dall’Amministrazione (se “Facility Management” oppure “Facility Management Light”).

3.2.2 Attività “extra-canone”

Le attività “extra-canone” sono gli interventi non compresi nel canone dei servizi attivati. Si tratta in particolare di prestazioni integrative straordinarie erogate su richiesta, o comunque per opportunità/necessità legate al verificarsi di un particolare evento.

Sono inoltre assimilabili alle attività extra-canone anche le prestazioni richieste nell’ambito dei servizi “Facchinaggio Interno” (paragrafo 7.3.2) e “Facchinaggio Esterno/Traslochi” (paragrafo 7.3.3).

Le attività extra-canone sono remunerate applicando i prezzi unitari dei servizi predefiniti e/o i Listini di cui al paragrafo 8.2, al netto del ribasso offerto dal Fornitore in sede di gara, come meglio specificato per ogni singolo servizio.

Le attività extra-canone devono essere gestite attraverso specifici Ordini di Intervento secondo il processo autorizzativo illustrato al paragrafo 5.7.

Gli Ordini di Intervento possono essere autorizzati solo se l’Amministrazione richiedente ha destinato nell’Ordinativo Principale di Fornitura e/o nell’Atto Aggiuntivo all’Ordinativo Principale di Fornitura, uno specifico importo da utilizzare “a consumo” per l’esecuzione di interventi extra-canone.

Si precisa che le attività extra-canone possono essere erogate solo nel caso in cui il corrispondente servizio a canone sia stato attivato (fanno naturalmente eccezione i servizi di cui ai paragrafi 7.3.2, 7.3.3 e 7.1.10,). A puro titolo esemplificativo, non possono quindi essere sostituiti estintori se non è stato attivato il Servizio di Manutenzione di Impianti Antincendio.

3.2.2.1 Importo a consumo

L’importo a consumo, necessario per poter autorizzare qualsiasi intervento extra- canone, può essere stanziato:

• in fase di emissione dell’Ordinativo Principale di Fornitura, così come illustrato al paragrafo 5.5.4;

• in un momento successivo all’emissione dell’Ordinativo Principale di Fornitura, purché nel periodo di validità ed efficacia della Convenzione, tramite Atto Aggiuntivo all’Ordinativo Principale di Fornitura, così come illustrato nel paragrafo 5.6.

Tale importo “a consumo” deve prevedere una quotaparte destinata ai Servizi di “Facchinaggio Interno” (paragrafo 7.3.2) e di “Facchinaggio Esterno/Traslochi” (paragrafo 7.3.3) laddove ordinati, e la restante quota da utilizzare per attività extra- canone indifferentemente per tutti gli altri servizi ordinati dalle Amministrazioni Contraenti nell’Ordinativo Principale di Fornitura e/o nell’Atto Aggiuntivo.

3.3 Lotti e quantitativi di fornitura

La prestazione dei servizi è divisa in 12 lotti geografici e, per ciascun lotto, deve essere assicurata fino al raggiungimento degli importi massimi di seguito indicati:

- Lotto 1: esecuzione dei servizi descritti ai capitoli 6 e 7 del presente Capitolato presso gli immobili, adibiti prevalentemente ad uso ufficio, in uso a qualsiasi titolo alle Pubbliche Amministrazioni, ubicati nelle Regioni Valle D’Aosta, Piemonte fino al raggiungimento dell'importo massimo di Euro 76.000.000,00, IVA esclusa;

- Lotto 2: esecuzione dei servizi descritti ai capitoli 6 e 7 del presente Capitolato presso gli immobili, adibiti prevalentemente ad uso ufficio, in uso a qualsiasi titolo alle Pubbliche Amministrazioni, ubicati nella Regione Lombardia fino al raggiungimento dell'importo massimo di Euro 84.500.000,00, IVA esclusa;

- Lotto 3: esecuzione dei servizi descritti ai capitoli 6 e 7 del presente Capitolato presso gli immobili, adibiti prevalentemente ad uso ufficio, in uso a qualsiasi titolo alle Pubbliche Amministrazioni, ubicati nelle Regioni Trentino Alto Adige, Veneto, Friuli Venezia Giulia fino al raggiungimento dell'importo massimo di Euro 70.000.000,00, IVA esclusa;

- Lotto 4: esecuzione dei servizi descritti ai capitoli 6 e 7 del presente Capitolato presso gli immobili, adibiti prevalentemente ad uso ufficio, in uso a qualsiasi titolo alle Pubbliche Amministrazioni, ubicati nelle Regioni Xxxxxx Xxxxxxx, Liguria fino al raggiungimento dell'importo massimo di Euro 91.500.000,00, IVA esclusa;

- Lotto 5: esecuzione dei servizi descritti ai capitoli 6 e 7 del presente Capitolato presso gli immobili, adibiti prevalentemente ad uso ufficio, in uso a qualsiasi titolo alle Pubbliche Amministrazioni, ubicati nelle Regioni Toscana, Umbria fino al raggiungimento dell'importo massimo di Euro 70.500.000,00, IVA esclusa;

- Lotto 6: esecuzione dei servizi descritti ai capitoli 6 e 7 del presente Capitolato presso gli immobili, adibiti prevalentemente ad uso ufficio, in uso a qualsiasi titolo alle Pubbliche Amministrazioni, ubicati nelle Regioni Abruzzo, Marche fino al raggiungimento dell'importo massimo di Euro 69.500.000,00, IVA esclusa;

- Lotto 7: esecuzione dei servizi descritti ai capitoli 6 e 7 del presente Capitolato presso gli immobili, adibiti prevalentemente ad uso ufficio, in

uso a qualsiasi titolo alle Pubbliche Amministrazioni, ubicati nelle Regioni Lazio (con esclusione del Comune di Roma), Sardegna fino al raggiungimento dell'importo massimo di Euro 52.000.000,00, IVA esclusa;

- Lotto 8: esecuzione dei servizi descritti ai capitoli 6 e 7 del presente Capitolato presso gli immobili, adibiti prevalentemente ad uso ufficio, in uso a qualsiasi titolo alle Pubbliche Amministrazioni, ubicati nel I Municipio del Comune di Roma fino al raggiungimento dell'importo massimo complessivo di Euro 78.000.000,00, IVA esclusa;

- Lotto 9: esecuzione dei servizi descritti ai capitoli 6 e 7 del presente Capitolato presso gli immobili, adibiti prevalentemente ad uso ufficio, in uso a qualsiasi titolo alle Pubbliche Amministrazioni, ubicati nel Comune di Roma (escluso il I Municipio) fino al raggiungimento dell'importo massimo di Euro 146.000.000,00, IVA esclusa ;

- Lotto 10: esecuzione dei servizi descritti ai capitoli 6 e 7 del presente Capitolato presso gli immobili, adibiti prevalentemente ad uso ufficio, in uso a qualsiasi titolo alle Pubbliche Amministrazioni, ubicati nelle Regioni Campania, Basilicata fino al raggiungimento dell'importo massimo di Euro 123.000.000,00, IVA esclusa;

- Lotto 11: esecuzione dei servizi descritti ai capitoli 6 e 7 del presente Capitolato presso gli immobili, adibiti prevalentemente ad uso ufficio, in uso a qualsiasi titolo alle Pubbliche Amministrazioni, ubicati nelle Regioni Molise, Puglia fino al raggiungimento dell'importo massimo di Euro 68.000.000,00, IVA esclusa;

- Lotto 12: esecuzione dei servizi descritti ai capitoli 6 e 7 del presente Capitolato presso gli immobili, adibiti prevalentemente ad uso ufficio, in uso a qualsiasi titolo alle Pubbliche Amministrazioni, ubicati nelle Regioni Sicilia, Calabria fino al raggiungimento dell'importo massimo di Euro 107.000.000,00, IVA esclusa.

L’importo massimo previsto per ciascun Lotto può essere incrementato del valore economico del relativo plafond aggiuntivo.

La somma dell’importo massimo del Lotto e dell’importo aggiuntivo, o plafond del Lotto medesimo, costituisce l’importo massimo complessivo del Lotto stesso.

Più precisamente, in riferimento a ciascun singolo Lotto, nel caso in cui prima della scadenza del termine di durata della Convenzione, eventualmente prorogato, il valore degli Ordinativi Principali di Fornitura e degli Atti Aggiuntivi raggiunga l’importo massimo sopra indicato per il Lotto di riferimento (ovverosia, venga completamente eroso detto importo massimo), il Fornitore ha l’obbligo di prestare, alle medesime condizioni della Convenzione, i servizi oggetto della stessa fino a concorrenza del valore del plafond aggiuntivo del Lotto di riferimento, come di seguito indicato:

- Lotto 1: plafond aggiuntivo pari ad Euro 15.200.000,00, IVA esclusa;

- Lotto 2: plafond aggiuntivo pari ad Euro 16.900.000,00, IVA esclusa;

- Lotto 3: plafond aggiuntivo pari ad Euro 14.000.000,00, IVA esclusa;

- Lotto 4: plafond aggiuntivo pari ad Euro 18.300.000,00, IVA esclusa;

- Lotto 5: plafond aggiuntivo pari ad Euro 14.100.000,00, IVA esclusa;

- Lotto 6: plafond aggiuntivo pari ad Euro 13.900.000,00, IVA esclusa;

- Lotto 7: plafond aggiuntivo pari ad Euro 10.400.000,00, IVA esclusa;

- Lotto 8: plafond aggiuntivo pari ad Euro 15.600.000,00, IVA esclusa;

- Lotto 9: plafond aggiuntivo pari ad Euro 29.200.000,00, IVA esclusa;

- Lotto 10: plafond aggiuntivo pari ad Euro 24.600.000,00, IVA esclusa;

- Lotto 11: plafond aggiuntivo pari ad Euro 13.600.000,00, IVA esclusa;

- Lotto 12: plafond aggiuntivo pari ad Euro 21.400.000,00, IVA esclusa.

Sempre con riferimento a ciascun Lotto, nel caso in cui prima della decorrenza del termine di durata della Convenzione, anche prorogato, sia esaurito tanto l’importo massimo, quanto il plafond di cui sopra, la Consip S.p.A. si riserva di richiedere, ed il Fornitore ha l'obbligo di accettare, alle medesime condizioni della Convenzione, un incremento del solo importo massimo indicato per ciascun Lotto (escluso, quindi, il valore del plafond aggiuntivo), fino a concorrenza del limite di cui all’art. 27, comma 3,

D.M. 28 ottobre 1985.

Nel caso di aggiudicazione di due o più Lotti al medesimo Fornitore, quest’ultimo ha la facoltà di utilizzare, relativamente ad uno o più di tali Lotti (di seguito “Lotti beneficiari”) al fine di soddisfare le richieste di adesione o comunque gli Ordinativi Principali di Fornitura e gli eventuali Atti Aggiuntivi relativi ad uno di detti Lotti, il plafond aggiuntivo di uno o più degli altri Lotti (di seguito “Lotti cedenti”), allo stesso aggiudicati, soltanto al verificarsi di uno dei tre seguenti casi:

Caso 1

Decorso il nono mese dalla data di attivazione del “Lotto beneficiario”:

1. sia esaurito il relativo importo massimo, il relativo plafond nonché l’incremento dell’importo massimo di cui all’art. 27, comma 3, D.M. 28 ottobre 1985

e, al contempo,

2. il valore economico degli Ordinativi Principali di Fornitura (OPF) e degli eventuali Atti Aggiuntivi (AAOPF) complessivamente emessi sul “Lotto cedente” sia cumulativamente inferiore al 50% dell’importo massimo del medesimo “Lotto cedente”

e, al contempo,

3. il valore economico degli Ordinativi Principali di Fornitura (OPF), degli eventuali Atti Aggiuntivi (AAOPF) e dei Piani Dettagliati degli Interventi (PDI) complessivamente emessi sul “Lotto cedente” sia cumulativamente inferiore al 90% dell’importo massimo del medesimo “Lotto cedente”.

Caso 2:

Decorso il dodicesimo mese dalla data di attivazione del “Lotto beneficiario”:

1. sia esaurito il relativo importo massimo, il relativo plafond nonché l’incremento dell’importo massimo di cui all’art. 27, comma 3, D.M. 28 ottobre 1985

e, al contempo,

2. il valore economico degli Ordinativi Principali di Fornitura (OPF) e degli eventuali Atti Aggiuntivi (AAOPF) complessivamente emessi sul “Lotto cedente” sia cumulativamente inferiore al 65% dell’importo massimo del medesimo “Lotto cedente”

e, al contempo,

3. il valore economico degli Ordinativi Principali di Fornitura (OPF), degli eventuali Atti Aggiuntivi (AAOPF) e dei Piani Dettagliati degli Interventi (PDI) complessivamente emessi sul “Lotto cedente” sia cumulativamente inferiore al 115% dell’importo massimo del medesimo “Lotto cedente”.

Caso 3

Decorso il quindicesimo mese dalla data di attivazione del “Lotto beneficiario”:

1. sia esaurito il relativo importo massimo, il relativo plafond nonché l’incremento dell’importo massimo di cui all’art. 27, comma 3, D.M. 28 ottobre 1985

e, al contempo,

2. il valore economico degli Ordinativi Principali di Fornitura (OPF) e degli eventuali Atti Aggiuntivi (AAOPF) complessivamente emessi sul “Lotto cedente” sia cumulativamente inferiore all’ 80% dell’importo massimo del medesimo “Lotto cedente”

e, al contempo,

3. il valore economico degli Ordinativi Principali di Fornitura (OPF), degli eventuali Atti Aggiuntivi (AAOPF) e dei Piani Dettagliati degli Interventi (PDI) complessivamente emessi sul “Lotto cedente” sia cumulativamente inferiore al 140% dell’importo massimo del medesimo “Lotto cedente”.

Nel caso in cui uno dei tre suddetti casi si presenti contemporaneamente per due o più “Lotti cedenti” aggiudicati al medesimo Fornitore, il Fornitore aggiudicatario può avvalersi del plafond dei “Lotti cedenti” a partire dal Lotto per il quale il rapporto tra il valore economico degli Ordinativi Principali di Fornitura complessivamente emessi e l’importo massimo risulti inferiore e, solo dopo l’esaurimento del plafond di tale Xxxxx, eventualmente accedere al plafond dei restanti “Lotti cedenti”, seguendo la medesima regola.

L’accesso al plafond aggiuntivo di uno o più degli altri Lotti aggiudicati al medesimo Fornitore deve essere preventivamente comunicato, con raccomandata a.r. anticipata a mezzo telefax, a Consip S.p.A.

Esempio 1 – Il Fornitore risulta aggiudicatario del Lotto 5 (di importo massimo di Euro 50.000.000,00), del Lotto 7 (di importo massimo di Euro 35.000.000,00) e del Lotto 9 (di importo massimo di Euro 40.000.000,00).

Al verificarsi del Caso 1 si ha che:

1. relativamente al Lotto 9, “Lotto beneficiario”, è stato consumato l’intero importo massimo (Euro 40.000.000,00), l’intero plafond (Euro 8.000.000,00)

nonché l’incremento di due quinti dell’importo massimo;

2. relativamente al Lotto 5, ”Lotto cedente”, il rapporto tra il valore economico degli OPF e degli AAOPF complessivamente emessi (Euro 22.500.000,00) e l’importo massimo (Euro 50.000.000,00) è pari al 45%

3. e sempre relativamente al Lotto 5, “Lotto cedente”, il rapporto tra la somma del valore economico degli OPF, degli AAOPF e dei PDI complessivamente emessi (Euro 42.500.000,00) e l’importo massimo è pari all’85%.

Pertanto, decorso il nono mese dalla data di attivazione del Lotto 9, il Fornitore aggiudicatario potrà utilizzare il plafond del Lotto 5 per soddisfare le richieste di adesione delle Amministrazioni o comunque, gli OPF , gli AAOPF ed i PDI relativi alla Convenzione del Lotto 9.

Esempio 2 – Il Fornitore risulta aggiudicatario del Lotto 5 (di importo massimo di Euro 50.000.000,00), del Lotto 7 (di importo massimo di Euro 35.000.000,00) e del Lotto 9 (di importo massimo di Euro 40.000.000,00).

Al verificarsi del Caso 1 si ha che:

1.a. relativamente al Lotto 9, “Lotto beneficiario”, è stato consumato l’intero importo massimo (Euro 40.000.000,00), l’intero plafond (Euro 8.000.000,00) nonché l’incremento di due quinti dell’importo massimo;

2.a. relativamente al Lotto 5, “Lotto cedente 1”, il rapporto tra il valore economico cumulativo degli OPF e degli AAOPF complessivamente emessi (Euro 16.500.000,00) e l’importo massimo (Euro 50.000.000,00) è pari al 33%

3.a. e sempre relativamente al Lotto 5, “Lotto cedente 1”, il rapporto tra la somma del valore economico degli OPF, degli AAOPF e dei PDI complessivamente emessi (Euro 30.000.000,00) e l’importo massimo è pari al 60%;

2.b. relativamente al Lotto 7, “Lotto cedente 2”, il rapporto tra il valore economico cumulativo degli OPF e degli AAOPF complessivamente emessi (Euro 12.250.000,00) e l’importo massimo (Euro 35.000.000,00) è pari al 35%

3.b. e, sempre relativamente al Lotto 7, “Lotto cedente 2” il rapporto tra la somma del valore economico degli OPF, degli AAOPF e dei PDI complessivamente emessi (Euro 24.500.000,00) e l’importo massimo è pari al 70%;

Pertanto, decorso il sesto mese dalla data di attivazione del Lotto 9, il Fornitore, al fine di soddisfare le richieste di adesione delle Amministrazioni o comunque, gli OPF, gli AAOPF ed i PDI relativi alla Convenzione del Lotto 9, potrà utilizzare sia il plafond aggiuntivo del Lotto 5, sia il plafond aggiuntivo del Lotto 7.

Atteso tuttavia che il rapporto tra il valore economico degli OPF e degli AAOPF

complessivamente emessi e l’importo massimo per il Lotto 5 (33%) risulta essere

inferiore al rapporto tra il valore economico degli OPF e degli AAOPF complessivamente emessi e l’importo massimo per il Lotto 7 (35%), il Fornitore aggiudicatario dovrà necessariamente utilizzare prima il plafond aggiuntivo del Lotto 5 e, una volta esaurito detto plafond, ove ve ne sia ancora la necessità, utilizzare quello

del Lotto 7.

Si precisa che, nel caso di Amministrazioni Contraenti con immobili ubicati sia nel Lotto 8 (I Municipio del Comune di Roma), sia nel Lotto 9 (Comune di Roma - escluso il I Municipio), i servizi sono erogati, per tutti gli immobili, dal Fornitore aggiudicatario del Lotto in cui ricade la prevalenza degli immobili in termini di superficie.

Gli importi massimi indicati, ed i relativi plafond riferiti a ciascun Lotto, non sono in alcun modo vincolanti né per la Consip S.p.A. né per le Amministrazioni Contraenti che, pertanto, non risponderanno nei confronti del Fornitore in caso di Ordinativi Principali di Fornitura e/o di Atti Aggiuntivi che risultino complessivamente inferiori a detti importi.

Gli effettivi importi da fornire pertanto saranno determinati fino alla concorrenza dei predetti importi massimi, eventualmente incrementati, e dei relativi plafond riferiti a ciascun singolo Lotto, in base agli Ordinativi Principali di Fornitura e agli Atti Aggiuntivi deliberati dalle Amministrazioni che utilizzeranno la Convenzione.

L’importo del singolo Ordinativo Principale di Fornitura è definito in base alla somma dei seguenti importi parziali:

• importo a canone dei servizi continuativi o periodici;

• importo a canone dei Servizi di Governo;

• importo extra-canone “a consumo” per servizi/attività a richiesta, qualora tale importo sia stato stanziato dall’Amministrazione Contraente nel predetto Ordinativo Principale di Fornitura.

L’utilizzazione della Convenzione relativa a ciascun lotto da parte delle singole Amministrazioni Contraenti deve avvenire in conformità a quanto illustrato al paragrafo

5.2 “Ordinativo Minimo per l’adesione alla Convenzione: Set minimo di Servizi”.

4 DURATA DELL’APPALTO

4.1 Durata della convenzione

La Convenzione relativa a ciascun Lotto ha una durata di 18 (diciotto) mesi, decorrenti dalla data della sua sottoscrizione, entro i quali possono essere emessi Ordinativi Principali di Fornitura ed Atti Aggiuntivi agli Ordinativi Principali di Fornitura.

Ciascuna Convenzione si intende comunque conclusa, anche prima del termine di scadenza, qualora siano stati complessivamente emessi Ordinativi Principali di Fornitura e/o Atti Aggiuntivi per un importo pari alla somma dell’importo massimo previsto per il Lotto di riferimento, dell’importo del relativo plafond aggiuntivo e dell’importo del relativo incremento fino a concorrenza del limite di cui all’art. 27, comma 3, D.M. 28 ottobre 1985, fatto salvo, comunque, il ricorso al plafond aggiuntivo di altri Lotti aggiudicati al medesimo Fornitore, laddove ricorrano le condizioni previste al precedente paragrafo 3.3.

In riferimento a ciascuna Convenzione, nel caso in cui alla decorrenza del termine di 18 (diciotto) mesi dalla data della sua sottoscrizione l’importo, eventualmente incrementato (anche con riferimento al plafond aggiuntivo del Lotto di riferimento), non sia stato ancora esaurito, la Convenzione stessa può essere prorogata, fino ad un massimo di ulteriori 12 (dodici) mesi, sempre su richiesta scritta della Consip

S.p.A. che verrà inviata al Fornitore con raccomandata a.r., anticipata a mezzo telefax, con almeno 15 giorni di anticipo rispetto alla scadenza del termine.

4.2 Durata degli ordinativi principali di fornitura e atti aggiuntivi

I singoli contratti attuativi della Convenzione, stipulati mediante emissione di Ordinativi Principali di Fornitura da parte delle Amministrazioni (di seguito “Contratto/i di Fornitura”), hanno una durata differenziata a seconda della modalità di erogazione prescelta tra il “Facility Management” ed il “Facility Management Light” e secondo quanto disposto nella Convenzione:

- per i contratti stipulati nella modalità “Facility Management” la durata è di 7 (sette) anni;

- per i contratti stipulati nella modalità “Facility Management Light” la durata è di 4 (quattro) anni.

La durata degli eventuali Atti Aggiuntivi, in ogni caso, non può essere superiore al termine di scadenza previsto per l’Ordinativo Principale di Fornitura.

Una volta scaduta/esaurita la Convenzione, non possono essere emessi Atti Aggiuntivi che comportino un incremento del valore economico dell’Ordinativo Principale di Fornitura. A titolo esemplificativo, a Convenzione scaduta e/o esaurita, possono essere emessi solamente Atti Aggiuntivi che integrino l'Ordinativo Principale di Fornitura modificando le condizioni previste nelle diverse sezioni del Piano Dettagliato degli Interventi e/o nel Verbale di Consegna, mentre non possono essere emessi Atti Aggiuntivi per la copertura finanziaria di attività extra-canone.

I singoli Ordinativi Principali di Fornitura, ed i relativi Atti Aggiuntivi deliberati dalle Amministrazioni, possono avere ad oggetto un numero qualsiasi di immobili, metri quadri, servizi attivati (nel rispetto di quanto previsto al paragrafo 5.2) purché ricadenti nello stesso lotto geografico, fatto comunque salvo quanto previsto al successivo paragrafo 5.2 in merito al Set Minimo di Servizi.

5 ATTIVAZIONE E ORGANIZZAZIONE DEI SERVIZI

5.1 Personalizzazione dei servizi

Le Amministrazioni hanno la possibilità di richiedere al Fornitore una configurazione di servizi personalizzata in funzione delle proprie particolari esigenze.

La prima personalizzazione si determina con la scelta della modalità di erogazione tra il “Facility Management” ed il “Facility Management Light”.

Le principali differenze tra l’erogazione dei servizi nella modalità “Facility Management” e l’erogazione nella modalità “Facility Management Light” sono descritte nel successivo paragrafo 5.1.1.

Una ulteriore personalizzazione è possibile selezionando i servizi desiderati e, ove specificato, modificando le prestazioni “a canone” e scegliendo tra le varie

modalità operative di erogazione previste nel presente Capitolato.

Le configurazioni di servizio personalizzate devono essere comunque conformi a quanto indicato nel presente Capitolato Tecnico e devono attenersi a quanto prescritto al paragrafo 5.2 “Ordinativo Minimo per l’adesione alla Convenzione: Set minimo di Servizi”.

Nell’ambito della personalizzazione dei servizi l’Amministrazione Contraente può richiedere al Fornitore il “presidio fisso” inteso come presenza e disponibilità continuativa di uno o più lavoratori che, secondo le esigenze dell’Amministrazione, durante il normale orario di lavoro - o in orario comunque definito dall’Amministrazione

- devono essere presenti nell’immobile per far fronte ad interventi urgenti, a particolari evenienze ed anche a piccole manutenzioni.

Il personale impiegato nel servizio di “presidio fisso” deve avere un livello di specializzazione adeguato al tipo di attività richiesta dall’Amministrazione Contraente. A titolo esemplificativo, il Fornitore deve impiegare personale con diversi e idonei livelli di specializzazione nel caso di presidio richiesto per le strutture, piuttosto che per le opere di complemento, per gli arredi, per gli impianti elettrici, etc., anche in funzione delle peculiarità impiantistiche, strutturali e operative dell’Unità di Gestione.

Le attività, le modalità operative e le condizioni di esecuzione che il presidio fisso deve svolgere, devono essere concordate congiuntamente dall’Amministrazione Contraente e dal Fornitore in fase di redazione del PDI e nel rispetto della normativa vigente.

Il corrispettivo del presidio fisso è determinato sulla base delle ore/uomo, secondo i corrispettivi della manodopera di cui all’Allegato 10 (Allegato Xxxxxx).

Il personale dedicato al presidio fisso non può svolgere attività di manutenzione preventiva e programmata ed interventi di pulizia giornaliera e periodica compresi nel canone. Per gli eventuali interventi extra-canone, richiesti ed approvati dal Supervisore e realizzati dal personale del presidio fisso, il corrispettivo della manodopera deve essere dedotto dal costo dell’intervento.

5.1.1 Modalità di erogazione: il “Facility Management” ed il “Facility Management Light”

Il “Facility Management” da la possibilità di utilizzare tutte le potenzialità dei servizi descritti nel Capitolato grazie anche ad una durata contrattuale più lunga (7 anni). Inoltre, come meglio specificato nel Capitolo 6, il “Facility Management” da la possibilità di accedere a tutti i Servizi di Governo, alcuni con attivazione automatica altri con attivazione facoltativa.

Il “Facility Management Light” da invece la possibilità di accedere anche solo a pochi servizi, con una durata contrattuale più contenuta (4 anni), risultando più adatto a soddisfare le esigenze di Amministrazioni che possiedono in uso immobili di piccola dimensione. Scegliendo la modalità di erogazione “Facility Management Light” si attivano automaticamente solo una parte dei Servizi di Governo (Sistema Informativo, Anagrafica Tecnica, Call Center) e alcuni di questi possono essere erogati in forma semplificata. Come meglio specificato nel successivo Capitolo 6, non è invece possibile attivare altri Servizi di Governo nella modalità “Facility Management Light”.

Nella tabella seguente sono elencate le principali caratteristiche che contraddistinguono i servizi nelle due modalità di erogazione.

Le differenze sono oggetto di maggiore approfondimento nei paragrafi relativi ai singoli servizi.

	“Facility Management”				“Facility Management Light”
Durata Contrattuale	7 anni				4 anni
Ordinativo minimo/Set minimo di Servizi	6 servizi di manutenzione	cui	3	di	3 servizi di manutenzione	cui	1	di
Implementazione e gestione del Sistema Informativo	Erogazione completa (attivazione automatica)				Erogazione in forma semplificata (attivazione automatica): alcune funzionalità del Sistema Operativo, relative ai servizi non attivabili, non sono erogabili
Costituzione e gestione dell’Anagrafica Tecnica	Erogazione completa (attivazione automatica)				Erogazione in forma semplificata (attivazione automatica): attività di valutazione dello stato manutentivo non erogabile; aggiornamento continuo dei dati anagrafici previsto solo in parte
Gestione del Call Center	Erogazione completa (attivazione automatica)				Erogazione completa (attivazione automatica)
Preventivazione attività e gestione Ordini di Intervento	Erogazione completa (attivazione automatica)				Erogazione completa (attivazione automatica)
Programmazione e Controllo Operativo delle attività	Erogazione completa (attivazione automatica)				Erogazione completa (attivazione automatica)
Sistema di Monitoraggio e Controllo	Erogazione completa (attivazione automatica)				non attivabile
Ottimizzazione e supporto alle decisioni	Erogazione completa (attivazione automatica)				non attivabile
Integrazione gestionale di servizi appaltati a	Erogazione completa (attivazione a richiesta)				non attivabile

terzi
Gestione e Ottimizzazione Utenze	Erogazione completa (attivazione a richiesta)	non attivabile
Anagrafica Postazioni di Lavoro e Arredi	Erogazione completa (attivazione a richiesta)	non attivabile
Servizi Manutentivi3	Presenza di franchigia: per la gestione di interventi di ripristino e/o manutenzione a guasto. Gli interventi di importo inferiore al valore della franchigia sono compresi nel canone	Assenza di franchigia: Qualsiasi intervento di ripristino e/o manutenzione a guasto eseguito dal Fornitore deve essere interamente compensato extra-canone

Si precisa che per i Servizi erogati nella modalità “Facility Management Light” è previsto un valore economico del canone inferiore rispetto a quello della modalità “Facility Management” così come indicato al successivo paragrafo 8.1.

5.2 Ordinativo minimo per l’adesione alla convenzione: Set minimo di servizi

Al fine di garantire una reale integrazione logistica ed organizzativa delle attività erogate dal Fornitore, l’utilizzo della Convenzione e il conseguente affidamento dei servizi oggetto della stessa risultano obbligatoriamente subordinati all’emissione di un Ordinativo Principale di Fornitura che comprenda un “Set Minimo di Servizi” differenziato a seconda della modalità di erogazione prescelta, se “Facility Management” o “Facility Management Light”.

Le Amministrazioni che intendano utilizzare la Convenzione sono obbligate ad ordinare ed acquistare un quantitativo minimo di servizi composto da:

• per la modalità di erogazione “Facility Management”, almeno 6 servizi operativi tra quelli previsti nel presente Capitolato Tecnico (esclusi i servizi di Reperibilità e di Minuto Mantenimento Edile), di cui per lo meno 3 afferenti alla categoria Servizi di Manutenzione (rif. paragrafo 7.1, lett. B.1).

• per la modalità di erogazione “Facility Management Light” almeno 3 servizi operativi tra quelli previsti nel presente Capitolato Tecnico (esclusi i Servizi di Reperibilità e di Minuto Mantenimento Edile), di cui per lo meno 1 servizio afferente alla categoria Servizi di Manutenzione (rif. paragrafo 7.1, lett. B.1).

Pertanto le Amministrazioni non possono emettere Ordinativi Principali di Fornitura che non rispettino i sopraelencati requisiti.

3 Esclusi i servizi Manutenzione Impianto Antincendio, Minuto Mantenimento Edile, Reperibilità.

La definizione dei servizi costituenti il Set Minimo di Servizi deve essere effettuata contestualmente all’utilizzo della Convenzione attraverso l’Ordinativo Principale di Fornitura, a prescindere dall’inizio di erogazione degli stessi, che può avvenire anche in momenti differenti in funzione della scadenza dei relativi

contratti eventualmente in essere con altri Fornitori.

A titolo esemplificativo, un’Amministrazione, tramite l’Ordinativo Principale di Fornitura, optando per la modalità di erogazione “Facility Management Light”, può ordinare una configurazione di servizio costituita dal Servizio di Manutenzione Impianti Elettrici, dal Servizio di Pulizia e dal Servizio di Giardinaggio, con inizio dell’erogazione del Servizio di Pulizia in data 1.07.2012, inizio dell’erogazione del Servizio di Manutenzione Impianti Elettrici in data 1.09.2012 e inizio di erogazione del Servizio di Giardinaggio 1.01.2013.

I servizi costituenti l’Ordinativo Principale di Fornitura, anche se ad erogazione posticipata (nell’esempio il servizio di Manutenzione di Impianti Elettrici ed il Servizio di Giardinaggio), avranno un’unica scadenza che rimane fissata, a seconda che si opti per la modalità “Facility Management Light” o per la modalità “Facility Management”, rispettivamente, al termine dei quattro/sette anni dall’emissione dell’Ordinativo Principale di Fornitura.

Come già accennato, l’emissione dell’Ordinativo Principale di Fornitura determina l’attivazione automatica, e differenziata a seconda della modalità di erogazione dei servizi prescelta, di una parte dei Servizi di Governo così come descritto al Capitolo 6.

5.3 Incentivo all’attivazione multipla

In ordine al conseguimento degli obiettivi di risparmio derivanti da una reale gestione integrata del sistema immobile dell’Amministrazione Contraente, nel caso in cui vengano ordinati almeno 10 (dieci) servizi operativi, fatta eccezione per la Reperibilità di cui al paragrafo 7.1.10, l’Amministrazione Contraente stessa può beneficiare di un ulteriore sconto, rispetto a quello definito in fase di gara, pari al 3% da applicarsi sui prezzi dei servizi ordinati (rif. Capitolo 8).

Tale incentivo é garantito solo all’atto dell’emissione dell’Ordinativo Principale di Fornitura, considerando la totalità dei servizi ordinati con lo stesso (comprendendo anche i servizi ad attivazione posticipata). Non beneficiano, invece, dell’ulteriore sconto, i prezzi dei servizi attivati tramite Atto Aggiuntivo.

5.4 Organizzazione dei servizi

Nell'ambito di ciascun rapporto instaurato con l’Ordinativo Principale di Fornitura, si identificano alcune figure/funzioni chiave;

per il Fornitore:

• il Responsabile dei Servizi: la persona fisica, nominata dal Fornitore, quale referente dei Servizi in Convenzione nei confronti della Consip S.p.A. e di tutte le Amministrazioni Contraenti, con ruolo di supervisione e coordinamento dei Gestori del Servizio. Tale figura è dotata di adeguate competenze professionali e di idoneo livello di responsabilità, nonché di potere di delega interna per le attività di gestione della Convenzione, ed è responsabile del conseguimento degli

attività:

obiettivi relativi allo svolgimento delle attività previste contrattualmente. Al Responsabile dei Servizi sono affidate le seguenti

- programmazione e coordinamento di tutte le attività previste nella Convenzione;

- gestione di richieste, segnalazioni e problematiche sollevate dalle singole Amministrazioni Contraenti inerenti la Convenzione;

- supervisione del processo di fattura dei Servizi;

- supervisione delle attività relative all’adempimento degli obblighi contrattuali in materia di dati, informazioni e reportistica nei confronti di Xxxxxx e delle Amministrazioni Contraenti per quanto di competenza;

• il Gestore del Servizio, ovvero la figura dotata di adeguate competenze professionali e di idoneo livello di responsabilità e potere decisionale, per la gestione di tutti gli aspetti del contratto relativo all’affidamento di servizi di Facility Management. E’ l’interfaccia unica verso l’Amministrazione Contraente ed è responsabile del conseguimento degli obiettivi qualitativi ed economici relativi allo svolgimento delle attività previste nel contratto. Al Gestore del Servizio sono, in particolare, delegate le funzioni di:

- programmazione, organizzazione e coordinamento di tutte le attività previste nella Convenzione e nel singolo contratto di fornitura, e quindi anche la gestione di richieste, segnalazioni e chiamate pervenute per conto dell’Amministrazione Contraente, nonché la proposta di interventi all’Amministrazione Contraente stessa;

- controllo delle attività effettuate e delle fatture emesse;

- raccolta e fornitura all’Amministrazione Contraente delle informazioni e della reportistica necessaria al monitoraggio delle performance conseguite.

E’ facoltà del Fornitore nominare un unico Gestore del Servizio anche per più di un Contratto Attuativo;

da parte dell’Amministrazione Contraente:

• il Supervisore, ovvero il responsabile per l'Amministrazione Contraente dei rapporti con il Fornitore per ogni immobile o gruppo di immobili oggetto di ciascun Ordinativo Principale di Fornitura (Unità di Gestione) e, pertanto, interfaccia unica e rappresentante dell’Amministrazione nei confronti del Fornitore. Al Supervisore, oltre all’approvazione del Piano Dettagliato degli Interventi relativo all’Unità di Gestione di cui è direttamente responsabile e all’approvazione degli Ordini di Intervento viene demandato il compito di verificare l’adeguatezza dell’eventuale importo forfetario (che è vincolante per le Amministrazioni Contraenti per il 60% se indicato in sede di Ordinativo Principale di Fornitura e per l’intero importo se indicato nell’Atto Aggiuntivo) destinato alla copertura finanziaria delle attività/servizi extra-canone e di monitoraggio e controllo della corretta e puntuale esecuzione degli interventi, verificando il raggiungimento degli standard qualitativi richiesti tramite il sistema di indicatori previsti nel presente Capitolato.

5.5 Processo di attivazione dei servizi

L’Amministrazione, per utilizzare la Convenzione ed attivare i servizi di Facility Management, deve seguire il seguente iter procedurale:

a) effettuare l’apposita Registrazione sul Portale degli Acquisti della Pubblica Amministrazione ( Sito delle Convenzioni4): xxxx://xxx.xxxxxxxxxxxxxxx.xx;

b) emettere una Richiesta Preliminare di Fornitura attenendosi a quanto prescritto all’interno del paragrafo 5.2 “Ordinativo Minimo per l’adesione alla Convenzione: Set Minimo di servizi”;

c) valutare il Piano Dettagliato degli Interventi consegnato dal Fornitore;

d) emettere l’Ordinativo Principale di Fornitura;

e) formalizzare il Verbale di Consegna.

Dal canto suo, il Fornitore, una volta ricevuta la Richiesta Preliminare di Fornitura deve:

a) verificare la correttezza ed il rispetto dei requisiti;

b) comunicare la validità formale ed il rispetto dei requisiti (e comunque prestare il supporto necessario per la corretta formalizzazione) e concordare la data per il sopralluogo;

c) effettuare il sopralluogo preliminare;

d) elaborare e trasmettere all’Amministrazione il Piano Dettagliato degli Interventi;

e) recepire nel Piano Dettagliato degli Interventi le eventuali evidenze dell’Amministrazione;

f) formalizzare il Verbale di Consegna.

Nel seguito viene descritto il processo di attivazione dei servizi oggetto della Convenzione ed il contenuto di ognuno dei documenti sopra riportati.

4 Lo spazio web dedicato al sistema delle Convenzioni delineato dall’articolo 26 della Legge n. 488/1999, gestito dalla Consip S.p.A., contenente un’area riservata a ciascuna Convenzione stipulata dalla medesima Consip S.p.A., ivi inclusa la presente.

FORNITORE AMMINISTRAZIONI CONTRAENTI

Registrazione al sito delle Convenzioni

Registrazione al sito delle Convenzioni

ASSUNTORE

Predisposizione Richiesta Preliminare di Fornitura

Notifica di non validità

Predisposizione Richiesta Preliminare di Fornitura

Notifica di non validità

RPF Non Valida

Verifica requisiti RPF entro 7 gg

Verifica requisiti RPF entro 7 gg

RPF Valida

Notifica di validità e contatto con PA per sopralluogo

Esecuzione sopralluogo entro 15 gg

Esecuzione sopralluogo entro 15 gg

Notifica di validità e contatto con PA per sopralluogo

Definizione PDI (entro 40/60/90 gg dal Verbale di presa in consegna)

Verifica PDI (entro 40 gg dalla ricezione)

Definizione PDI (entro 40/60/90 gg dal Verbale di presa in consegna)

Verifica PDI (entro 40 gg dalla ricezione)

mancata approvazione / deduzioni

Revisione PDI (entro 20 gg dal ricevimento delle deduzioni)

Firma PDI

Firma / emissione OPF

Sottoscrizione Verbale di Consegna (entro 30 gg dalla formalizzazione dell’OPF)

Erogazione

dei Servizi (entro 30 gg dall’emissione dell’OPF (50 gg se l’immobile supera i 50.000 mq)

Revisione PDI (entro 20 gg dal ricevimento delle deduzioni)

Approvazione PDI

Firma PDI

Sottoscrizione Verbale di Consegna (entro 30 gg dalla formalizzazione dell’OPF)

Firma / emissione OPF

Erogazione

dei Servizi (entro 30 gg dall’emissione dell’OPF (50 gg se l’immobile supera i 50.000 mq)

5.5.1 Richiesta Preliminare di Fornitura

La Richiesta Preliminare di Fornitura è il documento con cui l’Amministrazione formalizza il proprio interesse alla fruizione dei servizi previsti in Convenzione.

La Richiesta deve essere formalizzata secondo il fac-simile dei moduli allegati (rif. Appendice 3 al presente Capitolato). La compilazione dei campi previsti nei succitati moduli è da ritenersi obbligatoria (ad eccezione dei campi indicati come opzionali) pena la non validità della richiesta ed il conseguente diritto del Fornitore di non dar seguito alla stessa.

In particolare nella compilazione della Richiesta occorre porre particolare attenzione alla dichiarazione della prevalenza della destinazione ad uso uffici dell’immobile e del lotto in cui ricade l’immobile stesso, nonché alla conformità della Richiesta ai “Ordinativo Minimo per l’adesione alla Convenzione: Set Minimo di servizi” (rif. paragrafo 5.2).

Pur non costituendo obbligo alcuno per l’Amministrazione, la Richiesta Preliminare di Fornitura vincola l’Amministrazione stessa a:

• individuare il Supervisore o una persona ad interim che supporti il Fornitore nella fase di sopralluogo/i agli immobili / impianti;

• fornire tutta la documentazione tecnica in proprio possesso per la stesura del Piano Dettagliato degli Interventi;

• analizzare il Piano Dettagliato degli Interventi e formalizzarne eventualmente le deduzioni.

Durante la fase di sopralluogo il Fornitore deve prendere conoscenza della consistenza degli impianti e degli spazi ed, in particolare, deve individuare tutti i dati necessari a:

• alla definizione delle attività a canone e del relativo corrispettivo (ad esempio individuazione della superficie lorda degli ambienti, della superficie lorda complessiva oggetto dei servizi e del numero e tipologia degli impianti/unità funzionali/componenti da gestire);

• alla definizione degli interventi relativi ad attività di manutenzione a guasto necessarie al ripristino della normale funzionalità degli impianti;

• al corretto svolgimento dei servizi;

• alla redazione del Piano Dettagliato degli Interventi.

Il Fornitore, ricevuta la Richiesta Preliminare di Fornitura, deve controllare la validità della stessa in base a quanto definito nel presente paragrafo e al paragrafo 5.2.

Entro e non oltre 7 (sette) giorni naturali e consecutivi dalla data di ricevimento, il Fornitore ha l’obbligo di comunicare in forma scritta, almeno a mezzo telefax, all’Amministrazione (nella persona indicata dalla stessa) la validità o meno della Richiesta Preliminare di Fornitura, concordando, in caso positivo, una data per il sopralluogo congiunto con il Supervisore, da effettuarsi entro 15 giorni naturali consecutivi dalla data di emissione della Richiesta Preliminare di Fornitura, salvo diversi accordi tra le parti.

Resta in ogni caso inteso che, trascorsi i 7 (sette) giorni di cui sopra, e sempre che la

Richiesta Preliminare di Fornitura rispetti i requisiti di validità, il Fornitore è comunque obbligato a concordare la data per il sopralluogo congiunto con il

Supervisore e quindi al rispetto delle prescrizioni di cui ai successivi paragrafi.

Il mancato rispetto dei termini sopra indicati, relativamente alla notifica di validità della Richiesta Preliminare di Fornitura e all’esecuzione del sopralluogo, determina l’applicazione da parte di Consip S.p.A. delle relative penali previste nel paragrafo 9.3.1 (lett. a), b).

5.5.2 Piano Dettagliato degli Interventi

Il Piano Dettagliato degli Interventi è un elaborato documentale che formalizza la “Configurazione di servizio” proposta dal Fornitore in funzione delle esigenze rilevate e delle specifiche richieste dell’Amministrazione ordinante.

La configurazione dei servizi si ottiene modulando modalità di erogazione ( se “Facility Management” o “Facility Management Light”), contenuti prestazionali, modalità operative di esecuzione degli interventi, pianificazione delle attività, corrispettivi.

Il Piano Dettagliato degli Interventi deve essere redatto dal Fornitore a seguito di sopralluogo presso l’Unità di Gestione e deve essere presentato all’Amministrazione obbligatoriamente nei seguenti termini:

• entro e non oltre 40 giorni naturali e consecutivi dalla data di ricezione della Richiesta Preliminare di Fornitura, per immobili con superficie lorda complessiva fino a 5.000 mq;

• entro e non oltre 60 giorni naturali e consecutivi dalla data di ricezione della Richiesta Preliminare di Fornitura, per immobili con superficie lorda complessiva compresa tra 5.001 mq e 30.000 mq;

• entro e non oltre 90 giorni naturali e consecutivi dalla data di ricezione della Richiesta Preliminare di Fornitura, per immobili con superficie lorda complessiva oltre i 30.000 mq.

In caso di accordi tra il Fornitore e Amministrazione per l’attivazione dei servizi in tempi inferiori rispetto alle tempistiche prescritte nel Capitolato Tecnico, il Fornitore, entro 7 (sette) giorni solari e consecutivi dall’esecuzione del sopralluogo, deve comunicare all’Amministrazione, in forma scritta, almeno a mezzo telefax, l’impegno ad erogare i servizi nei tempi concordati.

La mancata consegna del Piano Dettagliato degli Interventi nei termini sopra definiti determina l’applicazione da parte di Consip S.p.A. della relativa penale di cui al paragrafo 9.3.1 (lett. c).

Il Piano Dettagliato degli Interventi deve essere formalizzato con l’obiettivo di fornire all’Amministrazione Contraente le necessarie informazioni per valutare il contenuto, le modalità operative e gestionali ed i corrispettivi economici dei servizi offerti.

Il Piano Dettagliato degli Interventi deve essere opportunamente articolato in sezioni che devono riportare, in maniera chiara e dettagliata, almeno le seguenti tipologie di informazioni:

1. Configurazione dei servizi e dati di consistenza;

2. Dettaglio dei servizi a canone;

3. Dettaglio dei servizi di Facchinaggio di cui ai paragrafi 7.3.2 e 7.3.3;

4. Interventi extra-canone proposti dal Fornitore;

5. Calendario Lavorativo;

6. Gestione degli Indicatori di Prestazione;

7. Corrispettivi;

8. Dimensionamento dell’importo “a consumo” per le attività extra-canone.

Nei successivi paragrafi sono dettagliate le informazioni che devono essere formalizzate all’interno del Piano Dettagliato degli Interventi.

5.5.2.1 Configurazione dei servizi e dati di consistenza

Deve essere indicato un quadro sintetico generale dei servizi proposti dal Fornitore, in base alle esigenze rilevate con il sopralluogo e/o manifestate dall’Amministrazione Contraente, con riferimento agli immobili indicati nella Richiesta Preliminare di Fornitura.

Per ogni servizio si deve indicare la data prevista di inizio di erogazione dei servizi, e quindi, la durata presunta.

Devono essere inoltre riportati i dati di consistenza, rilevati in fase di sopralluogo, utilizzati per la determinazione del canone annuo di ciascun servizio proposto.

5.5.2.2 Dettaglio dei servizi a canone

Per ogni servizio proposto devono essere chiaramente indicate tutte le prestazioni comprese nel canone, con riferimento alla data di inizio di erogazione del servizio stesso. Si deve inoltre tenere conto sia delle prestazioni minime standard previste nel presente Capitolato, sia di tutte le ulteriori personalizzazioni richieste dall’Amministrazione, o comunque proposte dal Fornitore.

Per ciascun servizio deve essere evidenziata la pianificazione temporale delle attività a canone, con individuazione dei luoghi e degli oggetti di intervento, ed il relativo computo estimativo.

Il computo estimativo deve riguardare, in maniera separata e dettagliata, anche i Servizi di Governo quotati in base a quanto definito nel presente Capitolato.

In particolare, nell’ambito di ciascun servizio, devono essere chiaramente indicate le seguenti tipologie di attività:

• interventi compresi nel canone, in base al presente Capitolato, considerando che, nel caso dei Servizi di Manutenzione di cui al paragrafo 7.1, si considera compresa nel canone qualsiasi attività di controllo e manutenzione, preventiva e periodica (anche qualora si richieda una frequenza maggiore rispetto a quanto indicato all’interno dell’Appendice 1 al presente Capitolato) necessaria a garantire il corretto funzionamento degli impianti;

• interventi non compresi nel canone, in base al presente Capitolato, richiesti esplicitamente dall’Amministrazione Contraente o proposti dal Fornitore, quali:

✓ gli interventi con frequenza, richiesta dall’Amministrazione, maggiore di

quella prevista nel canone (nel caso dei Servizi di Pulizia ed Igiene Ambientale);

✓ altri interventi comunque riconducibili ad attività compensabili con un canone, richiesti con frequenza minima semestrale;

✓ prestazioni continuative compensabili con un canone (per esempio il presidio fisso).

Per ogni intervento si deve indicare: il tipo di intervento, la frequenza di intervento, le risorse necessarie (manodopera, materiali, attrezzature, etc.), i canoni, l’oggetto su cui va effettuato l’intervento (edificio, impianto, macchina, etc.), la durata dell’intervento stesso, le misure di gestione ambientale eventualmente adottate.

Nel processo di redazione del Piano Dettagliato degli Interventi vale il principio della continuità del servizio, ciò significa che la pianificazione temporale delle attività deve tenere conto delle azioni effettuate dal precedente Fornitore del servizio.

Se, ad esempio, nel Registro Antincendio risulta che, relativamente agli impianti fissi, 4 mesi prima dell’attivazione del contratto è stato effettuato un determinato tipo di manutenzione, nell’ipotesi di una frequenza di intervento ogni 6 mesi, il successivo intervento deve essere programmato entro 2 mesi dall’attivazione del contratto.

Se, viceversa, non vi sia evidenza dell’effettuazione dell’attività programmata da parte del precedente Fornitore del servizio, questa va prevista nel Piano Dettagliato degli Interventi entro 30 giorni naturali e consecutivi dall’attivazione dell’Ordinativo Principale di Fornitura e/o comunque concordata con il Supervisore.

Resta inteso che il Fornitore deve garantire la continuità dei servizi presi in carico e deve quindi coordinarsi, tramite il Supervisore, con eventuali fornitori a cui è subentrato.

Si specifica, inoltre, che devono essere indicate le seguenti informazioni:

• relativamente ai Servizi di Pulizia ed Igiene Ambientale di cui al paragrafo 7.2, deve essere specificato il monte ore necessario all’esecuzione degli interventi stessi;

• per i servizi di Costituzione e Gestione dell’Anagrafica Tecnica di cui al paragrafo 6.1.3, devono altresì essere indicate eventuali porzioni di superfici sulle quali viene applicato uno sconto nella determinazione del canone dell’Anagrafica Architettonica (rif. paragrafo 6.2.2.1).

5.5.2.3 Dettaglio dei servizi a Misura

I servizi di “Facchinaggio Interno” (paragrafo 7.3.2) e “Facchinaggio Esterno/Traslochi” (paragrafo 7.3.3), che prevedono esclusivamente interventi “a misura” assimilabili alle attività “extra-canone”, devono essere chiaramente dimensionati.

5.5.2.4 Interventi extra-canone proposti dal Fornitore

Il Fornitore può elencare gli interventi di manutenzione per adeguamenti funzionali e/o per il ripristino della normale funzionalità degli impianti oggetto del servizio di manutenzione, secondo le necessità rilevate in fase di sopralluogo iniziale. La sezione deve contenere l’individuazione e la quantificazione di massima di tutti gli interventi

manutentivi proposti e ritenuti necessari. Si tratta di interventi che, se autorizzati dall’Amministrazione, devono essere gestiti tramite Ordini di Intervento, secondo la procedura riportata nel paragrafo 3.2.2, senza l’applicazione di

alcuna franchigia.

Qualora il Supervisore decida di non prendere in considerazione uno o più degli interventi sopra descritti, proposti dal Fornitore a seguito di sopralluogo iniziale e la cui necessità non sia oggettivamente opinabile, tali interventi devono essere chiaramente esplicitati nella sezione relativa a “Particolari situazioni da escludere dal calcolo del Livello di Servizio”.

Resta inteso che tali proposte non risultano in alcun modo vincolanti per l’Amministrazione Contraente la quale può anche non dare seguito alle proposte o affidare l’esecuzione delle attività a fornitori terzi.

5.5.2.5 Calendario lavorativo

In questa sezione deve essere riportato il calendario lavorativo relativo agli immobili oggetto dell’appalto il quale deve contenere le informazioni necessarie per far sì che l’erogazione dei servizi non intralci le normali attività svolte dall’Amministrazione Contraente nell’immobile.

In base a tale calendario devono pertanto essere esplicitate, per ogni singolo servizio, modalità operative, giorni, orari e/o fasce orarie che devono essere rispettate nei vari periodi dell’anno per l’erogazione del servizio stesso.

In questa sezione devono essere riportate anche le eventuali variazioni di orario rispetto a quanto inizialmente prescritto nel Capitolato.

5.5.2.6 Gestione degli Indicatori di Prestazione

Devono essere chiaramente indicate le informazioni di base necessarie per la gestione, il controllo del Livello di Servizio, degli Indicatori di Prestazione e di Soddisfazione, di cui al Capitolo 9, ed in particolare:

- il valore obiettivo stabilito per il Livello di Servizio;

- i pesi eventualmente attribuiti ai singoli servizi per il calcolo dell’Indicatore Globale di Prestazione;

- le modalità per la taratura del valore obiettivo nei primi mesi dell’Appalto.

Nel periodo di durata del contratto, il Livello di Servizio Obiettivo deve tendere a 1 e comunque non deve essere fissato ad un livello inferiore a 0,75. Tale parametro, dopo una taratura/verifica nei primi sei mesi di contratto, periodo durante il quale non saranno applicate le penali di cui al paragrafo 9.3, costituisce il riferimento per tutta la durata dell’Ordinativo Principale di Fornitura, salvo eventuali revisioni di cui al Capitolo 9.

Per quanto riguarda le modalità di calcolo dell’Indicatore di Prestazione del Servizio di Pulizie, devono essere indicate, in base alle specifiche definite al paragrafo 9.1.1.13.2.1:

• su indicazione del Fornitore,

- il numero totale delle Unità di Controllo presenti all’interno di ogni

immobile o gruppo di immobili oggetto del servizio, con definizione del numero delle Unità presenti in ciascuna area di

controllo;

- il numero di Unità di Controllo valutabili (UdCval) per ogni attività di pulizia oggetto di valutazione;

• su indicazione del Supervisore,

- le effettive Unità di Controllo da sottoporre ad ispezione.

5.5.2.7 Particolari situazioni da escludere dal calcolo del Livello di Servizio

Devono essere riportate le eventuali situazioni che potrebbero essere escluse dal calcolo degli indicatori di prestazione per i singoli servizi attivati. Ad esempio, nel caso sia necessario provvedere ad un intervento extra-canone su un impianto, e tale necessità sia stata evidenziata tra gli “Interventi proposti dal Fornitore” ma l’Amministrazione Contraente ritenga di procrastinare l’intervento, deve essere chiaramente specificato che eventuali disservizi su tale impianto, riconducibili alla mancata effettuazione dell’intervento extra-canone, non possono essere imputati al Fornitore e come tali non devono essere considerati nella determinazione del relativo indice di prestazione.

5.5.2.8 Corrispettivi per i servizi a canone

I corrispettivi per i servizi a canone per l’intera durata del contratto (e quindi anche in funzione della data di attivazione dei servizi) devono essere dettagliati con chiara evidenza dell’incidenza delle “prestazioni personalizzate”.

5.5.2.9 Dimensionamento del massimale per attività extra-canone

Il massimale per attività extra-canone deve essere opportunamente indicato con specifica evidenza delle seguenti componenti:

A) Servizi di “Facchinaggio Interno” (paragrafo 7.3.2) e “Facchinaggio Esterno/Traslochi” (paragrafo 7.3.3);

B) Interventi extra-canone esclusi i servizi di cui al punto A).

L’importo indicato per la componente B) può essere utilizzato indistintamente per qualsiasi attività extra-canone relativa ai servizi ordinati.

5.5.3 Valutazione del Piano Dettagliato degli Interventi

L’Amministrazione, una volta ricevuto il Piano Dettagliato degli Interventi, può, entro il termine di 40 giorni naturali e consecutivi:

• approvarlo, senza richiedere modifiche;

• ovvero far pervenire, a mezzo del Supervisore, le proprie osservazioni al Fornitore il quale deve redigere e consegnare all’Amministrazione una nuova versione che tenga conto delle predette osservazioni entro e non oltre i successivi 20 giorni naturali e consecutivi. Eventuali ritardi nella presentazione della nuova versione all’Amministrazione determinano l’applicazione della relativa penale di cui al

paragrafo 9.3.1 (lett. d).

Qualora l’Amministrazione non comunichi l’accettazione della nuova versione del Piano Dettagliato degli Interventi oppure ulteriori proprie osservazioni entro il termine di 30 giorni naturali e consecutivi dalla data di consegna da parte del Fornitore, il Piano Dettagliato degli Interventi e la relativa Richiesta Preliminare di Fornitura perdono la propria validità e tale circostanza viene interpretata come formale rinuncia da parte dell’Amministrazione all’acquisizione dei servizi di cui alla Richiesta Preliminare di Fornitura.

Le osservazioni al Piano Dettagliato degli Interventi possono essere relative a tutte le sezioni dello stesso.

E’ compito del Supervisore verificare che all’interno di tutte le sezioni del Piano Dettagliato degli Interventi siano state correttamente recepite ed esplicitate le richieste e le esigenze dell’Amministrazione Contraente, in particolare la verifica deve essere sia di tipo tecnico sia di tipo economico.

Il Piano Dettagliato degli Interventi approvato, redatto in duplice copia e firmato per accettazione dal Fornitore e dall’Amministrazione Contraente, deve essere allegato all’Ordinativo Principale di Fornitura.

5.5.4 Ordinativo Principale di Fornitura

Dopo aver valutato ed approvato il Piano Dettagliato degli Interventi, l’Amministrazione può emettere l’Ordinativo Principale di Fornitura che costituisce il documento attraverso cui l’Amministrazione Contraente utilizza la Convenzione e che regola i rapporti di fornitura fra la stessa Amministrazione Contraente e il Fornitore.

I singoli Ordinativi Principali di Fornitura deliberati dalle Amministrazioni Contraenti possono avere ad oggetto un numero qualsiasi di immobili, metri quadrati, servizi attivati (nel rispetto di quanto previsto al paragrafo 5.2) purché ricadenti nello stesso lotto geografico, ad eccezione di quanto previsto al paragrafo 3.3 per i Lotti 8 e 9 (Comune di Roma).

Il Fornitore deve iniziare ad erogare i servizi di cui all’Ordinativo Principale di Fornitura entro e non oltre 30 giorni naturali e consecutivi dall’emissione dell’Ordinativo stesso, ovvero nel maggior termine concordato con l’Amministrazione Contraente, e comunque contestualmente alla sottoscrizione del Verbale di Consegna di cui al paragrafo 5.5.5.

Il ritardo nell’inizio dell’erogazione dei servizi, per cause imputabili al Fornitore, determina l’applicazione della penale di cui al paragrafo 9.3.1 (lett. e), f).

Tale limite temporale può, a discrezione del Fornitore, subire una proroga di ulteriori 20 giorni naturali e consecutivi qualora l’immobile o l’Unità di Gestione oggetto dell’Ordinativo superi i 50.000 metri quadrati di estensione.

L’Amministrazione Contraente deve redigere l’Ordinativo Principale di Fornitura sulla base del fac-simile di riferimento (rif. Appendice 4 del presente Capitolato) indicando:

• i servizi a canone con i relativi importi vincolanti desunti dal Piano Dettagliato degli Interventi approvato;

• i servizi extra-canone con i relativi importi, secondo quanto illustrato di seguito nel presente paragrafo.

Qualunque variazione/aggiornamento all’Ordinativo Principale di Fornitura deve sempre essere formalizzata mediante un Atto Aggiuntivo all’Ordinativo Principale di Fornitura,

in base a quanto prescritto al paragrafo 5.6.

L’Amministrazione Ordinante ha la facoltà di indicare, nell’apposita sezione dell’Ordinativo, gli importi forfetari “a consumo” destinati alla copertura finanziaria di tutti quei servizi/attività extra-canone richiesti nel corso di validità della Convenzione dall’Amministrazione Contraente e gestiti tramite Ordini di Intervento (cfr. paragrafo 5.7).

Tali importi devono essere destinati all’esecuzione di:

a) Servizi di Manutenzione:

a.1) interventi relativi ad attività di manutenzione a guasto per il ripristino della normale funzionalità degli impianti oggetto del servizio di Manutenzione, rilevati dal Fornitore in fase di sopralluogo iniziale. Questi interventi, se approvati dal Supervisore, sono gestiti tramite Ordini di Intervento (cfr. paragrafo 5.7), senza applicazione di alcuna franchigia;

a.2) interventi relativi ad attività di manutenzione a guasto/su chiamata di importo superiore al valore della franchigia (o per interventi effettuati tramite il servizio di Reperibilità di importo inferiori al valore della franchigia e nel caso di attivazione della modalità di erogazione “Facility Management Light”) effettuati dal Fornitore ed approvati dall’Amministrazione Contraente.

b) Servizi di Pulizia ed Igiene Ambientale:

- b.1) interventi di pulizia a richiesta di cui al paragrafo 7.2.1.4.2;

- b.2) interventi extra-canone relativi al Servizio di Disinfestazione di cui al paragrafo 7.2.2.2;

- b.3) interventi extra-canone relativi al Servizio di Raccolta e smaltimento rifiuti speciali di cui al paragrafo 7.2.3.2;

- b.3) interventi a richiesta relativi al Servizio di Xxxxxxxxxxxx di cui al paragrafo 7.2.4.3.2.

c) Altri Servizi:

c.1) interventi extra-canone relativi al Servizio di Reception di cui al paragrafo 7.3.1.2;

c.2) Servizio di Facchinaggio Interno di cui al paragrafo 7.3.2;

c.3) Servizio di Facchinaggio Esterno/Traslochi di cui al paragrafo 7.3.3.

Gli eventuali importi forfetari “a consumo”, una volta formalizzati all’interno dell’Ordinativo Principale di Fornitura, risultano vincolanti per l’Amministrazione Contraente nel senso che quest’ultima è obbligata ad emettere Ordini di Intervento per un importo che non può essere inferiore al 60% dell’importo forfetario stanziato “a consumo”. Qualora, invece, l’importo “a consumo” sia formalizzato all’interno dell’Atto Aggiuntivo all’Ordinativo Principale di Fornitura, l’Amministrazione Contraente è obbligata ad emettere Ordini di Intervento per l’intero importo stanziato.

L’importo stanziato nell’Ordinativo Principale di Fornitura per l’esecuzione delle attività extra-canone viene utilizzato durante tutta la durata del contratto di fornitura attraverso l’emissione di Ordini di Intervento.

L’importo forfetario “a consumo”, anche se indicato in maniera presuntiva, concorre nella sua interezza al computo del valore dell’Ordinativo Principale di Fornitura, ai fini

della verifica:

• del raggiungimento dei parametri minimi di accesso di cui al paragrafo 5.2;

• dei quantitativi di fornitura di cui al paragrafo 3.3.

Nel caso in cui l’Amministrazione Ordinante non indichi tale importo forfetario nell’Ordinativo Principale di Fornitura, la singola attività/servizio extra-canone richiesta può essere erogata alla stessa Amministrazione solo a seguito di Atto Aggiuntivo all’Ordinativo Principale che deve indicare un importo pari o superiore al valore degli interventi indicati nell’Ordine di Intervento.

Si ricorda che l’importo “a consumo”, deve prevedere una quotaparte destinata ai servizi di Facchinaggio (di cui ai paragrafi 7.3.2 e 7.3.3), laddove ordinati.

La restante quota deve essere prevista per attività extra-canone e può essere utilizzata indifferentemente per tutti i servizi ordinati dall’Amministrazione Contraente nell’Ordinativo Principale di Fornitura e/o Atto Aggiuntivo, ad eccezione dei servizi di Facchinaggio di cui ai paragrafi 7.3.2 e 7.3.3.

Tutti i servizi/attività extra-canone devono essere comunque gestiti tramite Ordini di Intervento.

5.5.5 Verbale di Consegna

Il Verbale di Consegna rappresenta il documento con il quale il Fornitore prende formalmente in carico i beni/immobili per l'esecuzione dei servizi richiesti per l’effettiva durata dei contratti a seconda della modalità di erogazione prescelta (7 anni nel caso di attivazione della modalità “Facility Management” o 4 anni nel caso di attivazione nella modalità di erogazione “Facility Management Light”).

Il Verbale deve essere redatto in duplice copia, in contraddittorio tra il Fornitore e l’Amministrazione Contraente e recare la firma congiunta di entrambe le parti. La data di sottoscrizione del Verbale costituisce la data di inizio di erogazione dei servizi, così come previsto al paragrafo 5.5.4. Il Verbale di Consegna deve prevedere le seguenti sezioni:

1. Sezione 1: attestazione della presa in consegna dei beni/immobili;

2. Sezione 2: corrispettivi per i servizi;

3. Sezione 3: organizzazione del Fornitore e modalità di interfacciamento;

4. Sezione 4: subappalto.

Per quanto attiene ai servizi a canone previsti nell’Ordinativo Principale di Fornitura la cui erogazione è posticipata, la presa in carico dei relativi beni/immobili deve avvenire attraverso un apposito Verbale di Consegna redatto contestualmente all’inizio dell’erogazione del servizio medesimo.

Nei prossimi paragrafi si riporta una breve descrizione delle sezioni del Verbale di Consegna.

5.5.5.1 Attestazione della presa in consegna degli immobili

L’attestazione della presa in consegna è la sezione del Verbale di Consegna che contiene il dettaglio della consistenza dei beni/immobili dell’Amministrazione Contraente, presi in carico dal Fornitore, con esplicitazione della tipologia di oggetti e dei relativi quantitativi.

Per particolari motivi di urgenza, l’Amministrazione Contraente può richiedere l’attivazione di tutti i servizi a seguito della sottoscrizione della suddetta

sezione del Verbale di Consegna, mentre le altre sezioni possono essere redatte successivamente.

Questa sezione contiene anche l’elenco della documentazione tecnica di legge in possesso dell’Amministrazione, che la stessa consegna al Fornitore (a titolo esemplificativo, e comunque non esaustivo, per la centrale termica: libretto di centrale, libretto d’impianto, dichiarazione conformità D.Lgs. 37/2008, CPI e/o NOP dei VV.F., omologazione ISPESL; per gli impianti elevatori: libretto d’impianto, verbali di verifica biennale, dichiarazioni di conformità X.Xxx. 37/2008 per i vari impianti, etc.).

In tale sezione devono inoltre essere indicate le eventuali strutture e/o i mezzi e/o i servizi che l’Amministrazione Contraente eventualmente dia, in comodato d’uso, al Fornitore per lo svolgimento delle attività previste (locali, servizi, etc.). Il Fornitore, controfirmando per accettazione il Verbale di Consegna, viene costituito custode dei beni oggetto del Verbale stesso e si impegna formalmente a prendersene cura ed a manutenerli in modo tale da garantire il buono stato di conservazione degli stessi.

5.5.5.2 Corrispettivi per i servizi

Tale sezione deve riportare, per ognuno dei servizi attivati, i prezzi unitari in vigore all’atto dell’emissione dell’Ordinativo Principale di Fornitura. Deve inoltre essere esplicitato, per ognuno dei servizi attivati, il corrispettivo della manodopera ottenuto applicando le modalità di cui al Capitolo 8.

5.5.5.3 Organizzazione del Fornitore e modalità di interfacciamento

Tale sezione deve riportare l’organigramma nominativo relativo alla struttura predisposta dal Fornitore per la gestione tecnica ed operativa dei servizi erogati nell’ambito dell’Ordinativo Principale di Fornitura. Devono essere riportati in particolare, per ciascun servizio, i nominativi degli esecutivi e dei tecnici che eseguiranno le attività. In tale sezione deve essere inoltre riportato l’elenco del personale dell’Amministrazione Contraente abilitato all’accesso al Call Center (rif. paragrafo 6.3) ed alle informazioni del Sistema Informativo (rif. paragrafo 6.1).

5.5.5.4 Subappalto

In tale sezione il Fornitore, qualora voglia avvalersi del subappalto e sempre che abbia rispettato, in sede di gara, le prescrizioni previste dal Disciplinare di gara, deve indicare le prestazioni che intende subappaltare per lo specifico Ordinativo, i nominativi delle società a cui intende affidare i servizi, con i relativi importi e l’attestazione della sussistenza di tutte le condizioni definite ai sensi dell’art. 118 del D.Lgs. n. 163/2006 e

s.m.i. e specificate nella Convenzione.

L’autorizzazione al subappalto viene richiesta dal Fornitore alla Consip S.p.A. prima della redazione del Verbale di Consegna che, invece, contiene unicamente i servizi ed i nominativi dei subappaltatori autorizzati.

5.6 Variazioni rispetto all’Ordinativo Principale di Fornitura e aggiornamenti della documentazione

Nel corso della durata dell’Ordinativo Principale di Fornitura, possono essere apportate variazioni, rispetto a quanto già stipulato, alla configurazione del servizio attiva, purché siano rispettate le prescrizioni di cui al presente Capitolato.

In particolare, le variazioni che comportano un incremento dell’importo complessivo dell’Ordinativo Principale di Fornitura (determinato così come descritto al paragrafo 5.5.4), possono essere recepite solo se la Convenzione è attiva e se non è stato ancora raggiunto l’importo massimo per il lotto, come formulato al paragrafo 3.3. Le variazioni che non comportano un incremento del valore economico dell’Ordinativo di Fornitura possono essere attuate, anche dopo la scadenza/esaurimento della Convenzione, purché entro i limiti di durata del contratto di fornitura.

La formalizzazione della variazione rispetto all’Ordinativo Principale di Fornitura, prevede la redazione dell’Atto Aggiuntivo all’Ordinativo Principale di Fornitura, del Piano Dettagliato degli Interventi e del Verbale di Consegna (allegati all’Ordinativo), così come descritto ai paragrafi 5.6.1, 5.6.2 e 5.6.3.

Qualunque sia il motivo dell’aggiornamento e quale che sia il documento aggiornato, l’aggiornamento stesso deve essere formalizzato nel documento “Atto Aggiuntivo all’Ordinativo Principale di Fornitura”, che diventa parte integrante dell’Ordinativo Principale di Fornitura stesso.

All’Amministrazione Contraente è pertanto riservata la facoltà di integrare l'Ordinativo Principale di Fornitura, utilizzando l’Atto Aggiuntivo all’Ordinativo Principale di Fornitura, sia in riferimento ad attività a canone che extra-canone, così come definito al paragrafo 5.6.3.

Gli Atti Aggiuntivi che comportino un incremento del valore economico dell’Ordinativo Principale di Fornitura possono essere emessi solo durante il periodo di efficacia della Convenzione, mentre eventuali Atti Aggiuntivi che non comportino un incremento del valore economico dell’Ordinativo di Fornitura possono essere emessi anche dopo la scadenza/esaurimento della Convenzione, purché entro i limiti di durata del contratto di fornitura.

L’emissione di uno o più Atti Aggiuntivi non comporta variazioni della scadenza del contratto di fornitura che rimane fissata al termine dei 4 (quattro) o 7 (sette) anni dall’emissione dell’Ordinativo Principale di Fornitura.

Pertanto tutti i servizi attivati con Atti Aggiuntivi anche in tempi diversi dovranno avere un’unica scadenza, coincidente con la data di scadenza dell’Ordinativo Principale di Fornitura.

Qualora a valle della rilevazione dell’Anagrafica Tecnica (rif. paragrafo 6.1.3) risultino variazioni in detrazione nelle quantità di ciascun servizio fornito che comportino scostamenti in difetto dell’importo indicato nell’Ordinativo Principale di Fornitura e/o nei relativi Atti Aggiuntivi, tali variazioni devono essere formalizzate con Atto Aggiuntivo, al fine di sanare la situazione pregressa e regolarizzare il restante periodo del contratto.

In tal caso deve essere emessa una nota di credito di importo pari alla variazione del canone rispetto a quanto determinato in precedenza.

Nel caso di eventuali variazioni in aumento delle quantità delle misure che comportino variazioni del corrispettivo indicato nell’Ordinativo Principale di Fornitura, i relativi maggiori costi sono a carico del Fornitore fino all’importo dell’1% dell’importo dell’Ordinativo Principale di Fornitura e/o dei relativi Atti Aggiuntivi (intendendosi esclusi eventuali importi “a consumo”). Oltre detta percentuale, è facoltà

dell’Amministrazione risolvere di diritto il contratto.

5.6.1 Aggiornamento del Piano Dettagliato degli Interventi

Il Piano Dettagliato degli interventi deve essere aggiornato, a cura del Fornitore e sottoposto per accettazione alla firma dell’Amministrazione Contraente, esclusivamente per variazioni inerenti i servizi a canone, in base al fac-simile riportato nell’Appendice 5 al presente Capitolato. Si precisa, pertanto, che l’aggiornamento del Piano Dettagliato degli Interventi si riferisce a:

• variazione del numero e/o della modalità di erogazione dei servizi a canone;

• variazioni nella consistenza (numero di immobili ed estensione) dell’Unità di Gestione originaria;

• variazioni nella consistenza a seguito dell’Anagrafica Tecnica prodotta (rif. paragrafo 5.5.4);

• variazione del calendario lavorativo dell’Unità di Gestione (rif. paragrafo 5.5.2.5);

• variazione delle condizioni relative al calcolo degli Indicatori di Prestazione (rif. paragrafo 5.5.2.6);

• variazione delle situazioni che devono essere escluse dal calcolo degli Indicatori di Prestazione (rif. paragrafo 5.5.2.7).

Gli aggiornamenti devono essere effettuati in modo che l’Amministrazione Contraente abbia una chiara visione delle variazioni introdotte (in termini sia di contenuti prestazionali, sia economici). Oltre all’efficacia ed alla chiarezza nella consultazione delle informazioni relative alla “configurazione di servizio vigente”, il Fornitore deve garantire il requisito di rintracciabilità di tutti gli aggiornamenti del Piano Dettagliato delle Attività intercorsi.

5.6.2 Aggiornamento del Verbale di Consegna

Il Verbale di Consegna deve essere aggiornato in modo che siano recepite tutte le informazioni di pertinenza relative alla nuova configurazione di servizio da attivare, ovvero deve essere formalizzato che il Fornitore prende formalmente in carico i beni/immobili per l'esecuzione dei nuovi, o diversi, servizi per la durata residua dell’Ordinativo Principale di Fornitura.

Anche per l’aggiornamento del Verbale di Consegna il Fornitore deve garantire il requisito di rintracciabilità di tutte le variazioni intercorse.

5.6.3 Atto Aggiuntivo all’Ordinativo Principale di Fornitura

L’Ordinativo Principale di Fornitura deve essere aggiornato/integrato/modificato sia per variazioni inerenti i servizi a canone, che per variazioni inerenti i servizi/attività extra-

canone tramite Atto Aggiuntivo, in base ai fac-simile riportati nelle Appendici 5 e 6 al presente Capitolato.

Per variazioni inerenti le attività a canone, l’Ordinativo Principale di Fornitura deve essere aggiornato nei casi e con le modalità previste al precedente paragrafo.

Per variazioni inerenti le attività extra-canone, l’Ordinativo Principale di Fornitura deve essere aggiornato, a cura dell’Amministrazione Contraente e tramite emissione di Atto Aggiuntivo, nei seguenti casi:

• ogni qualvolta l’importo “a consumo” di cui al paragrafo 5.5.4, eventualmente stanziato per l’effettuazione di interventi extra-canone, sia stato raggiunto e debba essere incrementato;

• a seguito dell’approvazione di uno o più Ordini di Intervento per attività extra- canone a richiesta, nel caso in cui l’Amministrazione Contraente non abbia stanziato un importo forfetario “a consumo” di cui al punto precedente, al fine di garantire la necessaria copertura finanziaria agli interventi approvati.

Tali variazioni, incidendo solo sull’importo delle attività extra-canone, possono essere gestite tramite un Atto Aggiuntivo “semplificato”, nel periodo di validità ed efficacia della Convenzione, il cui fac-simile è riportato all’Appendice 6 del presente Capitolato.

Si fa presente che l’importo “a consumo” formalizzato all’interno dell’Atto Aggiuntivo all’Ordinativo Principale di Fornitura, vincola l’Amministrazione Contraente ad emettere Ordini di Intervento fino all’esaurimento dell’intero importo stanziato.

5.7 Processo autorizzativo delle attività a canone ed extra-canone

Come già evidenziato nel paragrafo 3.2, le prestazioni oggetto del presente appalto possono essere classificate nelle seguenti tipologie:

a) attività a canone;

b) attività extra-canone.

Le attività a canone riguardano gli interventi formalizzati nel Piano Dettagliato degli Interventi approvato dall’Amministrazione Contraente e gli interventi di ripristino di lieve entità non eccedenti la franchigia relativi ai Servizi di Manutenzione (solo nella modalità di erogazione “Facility Management”), pianificati nel tempo per ciascuna Unità di Gestione in accordo con il Supervisore. Pertanto tali interventi diventano esecutivi senza necessità di alcuna specifica approvazione da parte del Supervisore.

Si tenga presente che per i servizi manutentivi attivati nella modalità di erogazione “Facility Management Light” non è prevista alcuna franchigia e, pertanto, tutti gli interventi non periodici sono da considerarsi attività extra-canone per la modalità di erogazione “Facility Management Light”.

Gli interventi extra-canone vengono solitamente effettuati a seguito di:

• segnalazione/richiesta effettuata dagli utenti (nel rispetto dei livelli di autorizzazione) o dal Supervisore;

• segnalazione/proposta del Fornitore;

secondo il processo autorizzativo di seguito descritto e secondo le specifiche dettagliate

al paragrafo 6.3.2.

Per quanto attiene agli interventi extra-canone, una volta ricevuta la segnalazione/richiesta di intervento, è compito del Fornitore effettuare una valutazione tecnico-economica dell’intervento stesso.

A tal fine, il Fornitore comunica all’Amministrazione un preventivo di spesa rispetto agli interventi oggetto della richiesta sotto forma di un facsimile di Ordine di Intervento (cfr. Appendice 7 al Capitolato) compilato dal medesimo Fornitore al fine di facilitare la stessa Amministrazione.

Qualora l’Amministrazione intenda accettare l’Ordine di Intervento così come compilato dal Fornitore, è tenuta immediatamente a verificare se agli oneri economici derivanti dall’Ordine di Intervento possa farsi fronte con l’importo forfetario a “consumo” stanziato nell’Ordinativo Principale di Fornitura per le attività extra-canone (rif. paragrafo 5.5.4).

Nell’ipotesi in cui sussista copertura finanziaria, l’Amministrazione approva, mediante sottoscrizione, l’Ordine di Intervento così come redatto dal Fornitore e lo invia al Fornitore stesso. Tale documento costituisce, pertanto, il costo dell’attività che, salvo espressa specifica del Supervisore, viene gestita a corpo.

Al contrario, se non sussiste copertura finanziaria, l’Amministrazione è tenuta preliminarmente ad emettere un Atto Aggiuntivo “Semplificato” (cfr. Appendice 6 al Capitolato), di importo pari o superiore a quanto indicato nel preventivo di spesa del Fornitore e ad inviare conseguentemente l’Ordine di Intervento.

È compito del Supervisore valutare la necessità di effettuare l’intervento proposto, alla luce di diverse variabili (urgenza, pericolosità, rischio di interruzione di pubblico servizio, perdita del bene, rispetto dell'elenco delle priorità già in essere, etc.) e decidere se dare o meno corso, e con quale priorità, all'intervento, approvando l’Ordine di Intervento così come predisposto dal Fornitore ed inviandolo sottoscritto per accettazione.

Qualora il Supervisore decida di non dar corso agli interventi, la cui necessità non sia oggettivamente opinabile, e comunque si ritenga congiuntamente che tale decisione sia possibile causa di disservizi nella funzionalità dell'impianto/i, l’Amministrazione è tenuta a formalizzare la mancata approvazione tramite Atto Aggiuntivo. Il Fornitore, ricevuto il predetto Atto Aggiuntivo, deve aggiornare la sezione 4 del Piano Dettagliato degli Interventi secondo le modalità previste al paragrafo 5.6.1.

Si precisa inoltre che, ad eccezione dei servizi di cui ai paragrafi 7.1.10, 7.3.2 e 7.3.3, non possono essere richieste attività extra-canone se non relativamente a servizi a canone precedentemente attivati.

L’Amministrazione Contraente, in ogni caso, per l’esecuzione di interventi extra-canone può rivolgersi a soggetti terzi diversi dal Fornitore, fatta eccezione per gli interventi classificati come indifferibili.

Una volta terminato l’intervento, deve essere effettuata la consuntivazione sia tecnica che economica dell’intervento stesso mediante la “Scheda consuntivo intervento”, nella quale si devono riportare le informazioni indicate al paragrafo 6.4.1.1.

La scheda compilata in ogni sua parte deve quindi essere firmata dal Gestore del Servizio come attestazione dell’esecuzione a regola d’arte dell’intervento.

E’ onere del Fornitore, nell’ambito della consegna del Verbale di Controllo di cui al paragrafo 6.5.1.2, evidenziare il numero e l’importo cumulativo periodico

degli interventi extra-canone approvati, erogati e consuntivati secondo il processo operativo precedentemente descritto, al fine di avvisare l’Amministrazione Contraente del raggiunto limite di copertura finanziaria per gli interventi extra-canone.

ASSUNTORE

Segnalazione/Richiesta Intervento extra-canone

Atto Aggiuntivo all’OPF

per aggiornamento del PDI

Scheda Consuntivo Intervento

Esecuzione intervento

Valutazione tecnico-economica dell’intervento

FORNITORE AMMINISTRAZIONE CONTRAENTE

Di seguito viene riportato lo schema di flusso semplificato raffigurante il processo operativo relativo agli interventi extra-canone.

Approvazione intervento	NO
	SI Verifica copertura NO Finanziaria interventi extra-canone in OPF SI Atto Aggiuntivo Ordine all’OPF di per esecuzione intervento interventi extra-canone

6 I SERVIZI DI GOVERNO

I Servizi di Governo rappresentano lo strumento per ottenere la gestione integrata di tutti i Servizi Operativi erogati nell’ambito del presente Appalto, nonché di altri servizi similari affidati a fornitori terzi. Ciò avviene attraverso la realizzazione di una piattaforma informativa e di un sistema di procedure e di strumenti operativi comuni per la gestione di tutti i Servizi Operativi. I Servizi di Governo forniscono inoltre all’Amministrazione Contraente gli strumenti, le competenze tecniche finalizzate al miglioramento funzionale di edifici ed impianti e le soluzioni per l’ottimizzazione dei servizi e dei costi di esercizio.

L’erogazione dei Servizi di Governo garantisce la centralizzazione delle informazioni tecniche e gestionali, nonché l’univocità degli strumenti gestionali e di supporto adottati. Unitamente alla struttura organizzativa adottata devono pertanto costituire un efficace “sistema di governo” che, grazie alla piena conoscenza del sistema edificio- impianto e dei servizi ad esso rivolti, provveda alla programmazione, all’esecuzione ed al controllo di tutte le attività operative.

Fanno parte della macrocategoria “Servizi di Governo” i servizi di seguito elencati, le cui caratteristiche, i contenuti prestazionali, le modalità operative e di remunerazione sono dettagliati all’interno del Capitolo 6:

• Implementazione e Gestione del Sistema Informativo (rif. paragrafo 6.1);

• Costituzione e Gestione dell’Anagrafica Tecnica (rif. paragrafo 6.1.3);

• Gestione del Call Center (rif. paragrafo 6.3);

• Preventivazione Attività e Gestione Ordini di Intervento (rif. paragrafo 6.3.2);

• Programmazione e Controllo Operativo delle Attività (rif. paragrafo 6.5);

• Sistema di Monitoraggio e Controllo (rif. paragrafo 6.6);

• Ottimizzazione e supporto alle decisioni (rif. paragrafo 6.7);

• Integrazione Gestionale di Servizi appaltati a Terzi (rif. paragrafo 6.8);

• Gestione e Ottimizzazione utenze (rif. paragrafo 6.9);

• Anagrafica Postazioni di Lavoro e Xxxxxx (rif. paragrafo 6.10).

Tutti i Servizi di Governo sono obbligatori per la modalità di erogazione “Facility Management” e sono attivati automaticamente con l’emissione dell’Ordinativo Principale di Fornitura, ad eccezione dei servizi di “Integrazione Gestionale di Servizi Appaltati a Terzi”, di “Gestione e Ottimizzazione utenze” e di “Anagrafica Postazioni di Lavoro e Arredi”, che sono ad attivazione facoltativa in funzione delle esigenze manifestate dall’Amministrazione Contraente.

Nel caso di attivazione della modalità di erogazione “Facility Management Light”, i servizi di Governo sono limitati nel numero e possono essere erogati in forma semplificata.

I Servizi di Governo si attivano automaticamente in funzione dei Servizi Operativi richiesti con gli Ordinativi Principali di Fornitura e/o con gli Atti Aggiuntivi.

Nel prospetto seguente si indicano, per la modalità di erogazione prescelta (“Facility

Management” o “Facility Management Light”) e per ognuno dei Servizi di Governo, le categorie di Servizi Operativi (B.1 Servizi di Manutenzione, B.2

Servizi di Pulizia ed Igiene Ambientale, B.3 Altri Servizi) che ne determinano l’attivazione automatica:

	Macrocategorie Servizi Operativi
Servizi di Governo	“Facility Management”	“Facility Management Light”
Implementazione e Gestione del Sistema Informativo	ATTIVAZIONE AUTOMATICA: B.1 Servizi di Manutenzione B.2 Servizi di Pulizia ed Igiene Ambientale B.3 Altri Servizi Operativi	ATTIVAZIONE AUTOMATICA: B.1 Servizi di Manutenzione B.2 Servizi di Pulizia ed Igiene Ambientale B.3 Altri Servizi Operativi
Costituzione e Gestione dell’Anagrafica Tecnica	ATTIVAZIONE AUTOMATICA: B.1 Servizi di Manutenzione B.2 Servizi di Pulizia ed Igiene Ambientale B.3 Altri Servizi Operativi	ATTIVAZIONE AUTOMATICA: B.1 Servizi di Manutenzione B.2 Servizi di Pulizia ed Igiene Ambientale B.3 Altri Servizi Operativi
Gestione del Call Center	ATTIVAZIONE AUTOMATICA: B.1 Servizi di Manutenzione B.2 Servizi di Pulizia ed Igiene Ambientale B.3 Altri Servizi Operativi	ATTIVAZIONE AUTOMATICA: B.1 Servizi di Manutenzione B.2 Servizi di Pulizia ed Igiene Ambientale B.3 Altri Servizi Operativi
Preventivazione Attività e Gestione degli Ordini di Intervento	ATTIVAZIONE AUTOMATICA: B.1 Servizi di Manutenzione B.2 Servizi di Pulizia ed Igiene Ambientale B.3 Altri Servizi Operativi	ATTIVAZIONE AUTOMATICA: B.1 Servizi di Manutenzione B.2 Servizi di Pulizia ed Igiene Ambientale B.3 Altri Servizi Operativi
Programmazione e Controllo Operativo delle Attività	ATTIVAZIONE AUTOMATICA: B.1 Servizi di Manutenzione B.2 Servizi di Pulizia ed Igiene Ambientale B.3 Altri Servizi Operativi	ATTIVAZIONE AUTOMATICA: B.1 Servizi di Manutenzione B.2 Servizi di Pulizia ed Igiene Ambientale B.3 Altri Servizi Operativi
Sistema di Monitoraggio e Controllo	ATTIVAZIONE AUTOMATICA: B.1 Servizi di Manutenzione: • Impianti di Riscaldamento; • Impianti di Raffrescamento; • Impianti Elettrici; • Impianti Idrico-sanitari; • Impianti Antincendio	NON ATTIVABILE

	Macrocategorie Servizi Operativi
Servizi di Governo	“Facility Management”	“Facility Management Light”
	• Impianti Elevatori
Ottimizzazione e Supporto alle decisioni	ATTIVAZIONE AUTOMATICA: B.1 Servizi di Manutenzione	NON ATTIVABILE
Integrazione Gestionale di servizi appaltati a Terzi	ATTIVAZIONE FACOLTATIVA	NON ATTIVABILE
Gestione e Ottimizzazione Utenze	ATTIVAZIONE FACOLTATIVA	NON ATTIVABILE
Anagrafica Postazioni di Lavoro e Arredi	ATTIVAZIONE FACOLTATIVA	NON ATTIVABILE

Come meglio specificato nei successivi paragrafi, il contenuto dei Servizi di Governo può essere comunque differenziato sia in funzione della modalità di erogazione (“Facility Management” o “Facility Management Light”) sia in funzione dei Servizi Operativi che si attivano con l’Ordinativo Principale di Fornitura.

Il Fornitore è comunque obbligato ad applicare, nei confronti dei propri dipendenti occupati nelle attività contrattuali relative ai Servizi in Convenzione, condizioni normative e retributive non inferiori a quelle risultanti dai contratti collettivi ed integrativi di lavoro applicabili alla data di stipula della Convenzione, alla categoria e nelle località di svolgimento delle attività, nonché le condizioni risultanti da successive modifiche ed integrazioni, anche tenuto conto di quanto previsto all’art. 86, comma 3 bis del D.Lgs. n. 163/2006 e s.m.i.

I corrispettivi dei Servizi di Governo attivati automaticamente, in modalità di erogazione “Facility Management” e con la sola esclusione dei servizi di “Implementazione e Gestione del Sistema Informativo”, “Costituzione e Gestione dell’Anagrafica Tecnica” e “Gestione del Call Center” sono da considerarsi compresi nella misura del 4 %, nel valore annuo del canone dei Servizi Operativi attivati.

I corrispettivi dei Servizi di Governo attivati automaticamente, in modalità di erogazione “Facility Management Light” e con la sola esclusione dei servizi di “Implementazione e Gestione del Sistema Informativo”, “Costituzione e Gestione dell’Anagrafica Tecnica” e “Gestione del Call Center”, sono da considerarsi compresi, nella misura del 2 %, nel valore annuo del canone dei Servizi Operativi attivati.

6.1 Implementazione e Gestione del Sistema Informativo

Deve essere implementato e utilizzato un efficace ed efficiente strumento informatico per il supporto delle attività di gestione operativa e controllo dei Servizi di Facility Management, sia da parte dell’Amministrazione Contraente che da parte del Fornitore.

Con tale strumento informatico devono essere gestiti i flussi informativi dei servizi erogati dal Fornitore in modo da garantire, sia al Fornitore sia all’Amministrazione Contraente, la pronta fruibilità e disponibilità di dati e di informazioni (di tipo tecnico, operativo, gestionale ed economico) necessari nelle diverse fasi di pianificazione, programmazione, esecuzione e controllo dei servizi

erogati.

Le funzionalità che il Fornitore deve garantire con l’implementazione del Sistema Informativo possono essere così riassunte:

• favorire la collaborazione tra il Fornitore e l’Amministrazione Contraente attraverso una opportuna condivisione delle informazioni;

• garantire, tramite appositi tools di elaborazione dati, il controllo del livello qualitativo e quantitativo dei servizi (controllo delle attività e misurazione delle performance) dei servizi erogati e/o presi in carico dal Fornitore;

• consentire la piena conoscenza dello stato di consistenza e di conservazione del patrimonio immobiliare e degli impianti cui sono rivolti i servizi erogati e/o presi in carico dal Fornitore;

• consentire la pianificazione, gestione e consuntivazione delle attività che compongono i servizi erogati e/o presi in carico dal Fornitore;

• consentire il controllo dei budget e la corretta allocazione dei costi dei servizi erogati e/o presi in carico dal Fornitore.

Tale sistema deve essere, a cura del Fornitore:

• progettato o selezionato tra i prodotti disponibili sul mercato;

• realizzato o acquisito;

• configurato e personalizzato in funzione del tipo di modalità di erogazione prescelta ed attivata dall’Amministrazione Contraente (“Facility Management” o “Facility Management Light”);

• configurato e personalizzato in funzione dei singoli servizi attivati dall’Amministrazione Contraente;

• reso accessibile all’Amministrazione Contraente per tutto il periodo di vigenza del contratto di fornitura, unitamente alla cessione delle licenze software minime necessarie alla gestione ed all’analisi dei dati al termine dello stesso, a seguito di esplicita richiesta della stessa;

• gestito e costantemente implementato per tutta la durata della Convenzione e dei singoli contratti di fornitura.

6.1.1 Requisiti tecnico funzionali del Sistema Informativo

Per le caratteristiche generali (requisiti), i criteri di strutturazione (anagrafi e archivi, procedure e funzioni), le modalità di aggiornamento e le schede informative relative alle classi tecnologiche gestite dal Sistema Informativo, il Fornitore può fare riferimento alla UNI 10951.

Il Sistema Informativo deve essere basato su un’architettura hardware/ software tale da adeguarsi, con la massima flessibilità, alle necessità delle varie tipologie di utilizzatori, basandosi su modalità d’uso e di accesso alle funzionalità disponibili secondo gli

standard più diffusi e conosciuti in modo da consentire un immediato utilizzo ed uno sfruttamento ottimale. Le caratteristiche del Sistema Informativo proposto

devono consentire un approccio immediato alla sostanza dell’applicazione, evitando la necessità di lunghi processi di apprendimento da parte del personale addetto; la strutturazione del sistema deve esplicitare oltre che la struttura dati, anche i livelli e le modalità di accesso degli utenti al DataBase identificati dal Fornitore in sede di Offerta Tecnica (rif. Allegato 2 del Disciplinare).

In particolare, il Sistema Informativo deve fornire funzionalità di controllo e di supporto logistico e deve essere contemporaneamente gestito aggiornando sistematicamente il relativo Data Base. In quest’ultimo devono essere inserite tutte le informazioni di tipo tecnico, gestionale ed amministrativo, relative ai servizi forniti. Tali informazioni devono essere gestite in tutte le attività operative svolte nell’erogazione dei servizi.

Tra le principali funzionalità generali, a titolo indicativo e non esaustivo, si elencano:

• funzioni di collegamento telematico: tra Amministrazione Contraente e Fornitore deve essere possibile una costante interrelazione per la gestione operativa delle attività attraverso un supporto on-line;

• funzioni di navigazione ed accesso ai dati: in funzione del livello di accesso dell’utente, definito con l’Amministrazione Contraente in sede di Verbale di Consegna, un dato può essere accessibile in lettura e scrittura, in sola lettura, o può essere nascosto ai livelli d’accesso più bassi. Il sistema per l’accesso ai dati su DataBase (dati grafici e alfanumerici) e le relative funzionalità di analisi e controllo in relazione ai diversi livelli autorizzativi, deve essere semplice ed intuitivo, in modo da richiedere brevi periodi di apprendimento, anche da parte di personale non informatico;

• funzioni di interrogazione, visualizzazione, stampa ed esportazione dei dati di interesse: deve essere possibile effettuare ricerche ed impostare apposite query sulle caratteristiche dei dati. Le query impostate devono essere anche memorizzate per un successivo riutilizzo. In funzione dei dati estratti il sistema deve consentire anche la generazione di opportuni report secondo gli standard di rappresentazione più diffusi;

• funzioni di gestione documentale: il sistema deve garantire la disponibilità di specifiche funzionalità per la gestione informatizzata di tutti i documenti utili allo svolgimento delle attività;

• funzioni di gestione delle informazioni sulle misure di gestione ambientale applicate: il sistema deve garantire la gestione delle informazioni di dettaglio sulle misure adottate per il controllo e la gestione degli aspetti ambientali.

Tra le funzionalità necessarie per la corretta erogazione degli altri Servizi di Governo e dei Servizi Operativi, a titolo indicativo e non esaustivo, si indicano:

• funzionalità di supporto al servizio “Costituzione e Gestione dell’Anagrafica Tecnica” dei beni edilizi – impiantistici: i dati gestiti devono rispettare i criteri di classificazione e la terminologia fissati dalla norma UNI 8290; devono essere codificati e descritti gli edifici ed i sistemi tecnologici di ogni edificio (in funzione del servizio attivato), suddivisi gerarchicamente in unità tecnologiche, elementi tecnici, componenti e loro materiali costituenti; devono poter essere gestite dal Sistema Informativo anche foto ed elaborati (gestione dei dati anagrafici, di localizzazione, tecnici, funzionali e dimensionali dei componenti); devono essere

integrati, laddove richiesto dal servizio attivato, i dati rilevanti per il rilascio dell’attestato di certificazione energetica secondo quanto

previsto dal D.Lgs. 192/05 e s.m.i.;

• funzionalità di supporto al servizio “Gestione del Call Center”: il Sistema Informativo deve essere perfettamente integrato con il Call Center così da poter gestire i dati caratteristici relativi alle richieste d’intervento e a tutti i dati statistici correlati alle chiamate in ingresso;

• funzionalità di supporto al servizio “Preventivazione Attività e Gestione Ordini di Intervento”: devono essere gestite le informazioni relative alle attività su richiesta (beni oggetto degli interventi e descrizione), la data degli Ordini di Intervento, i soggetti richiedenti, il calendario d’esecuzione, nonché i mezzi, le risorse, il tempo ed i costi necessari alla corretta esecuzione. Attraverso l’accesso web alla banca dati, deve essere possibile fornire costantemente informazioni utili ad una descrizione strutturata dello stato degli interventi (aperti, chiusi, sospesi, etc.). Il sistema deve consentire la corretta e puntuale verifica dei costi di ogni singola esecuzione, con indicazione analitica di tutte le attività eseguite per categoria e tipi di intervento (tempi d’intervento, qualifica professionale degli esecutori incaricati, etc.) generando inoltre la “Scheda consuntivo intervento”;

• funzionalità di supporto al servizio “Programmazione e Controllo Operativo delle Attività”: devono essere gestite le informazioni relative alle attività programmate ovvero la definizione e l’aggiornamento del “Programma Operativo degli Interventi”. Il sistema deve generare dei programmi di manutenzione relativamente ai diversi intervalli temporali (giornalieri, settimanali, mensili, etc.) così da ottimizzare la programmazione e l’esecuzione dei lavori in termini sia di efficienza, sia di efficacia;

• funzionalità di supporto al servizio “Sistema Monitoraggio e Controllo”: devono essere messi a disposizione dell’Amministrazione Contraente i dati ed i valori forniti dal Sistema di Monitoraggio e Controllo come meglio specificato nel paragrafo 6.6;

• funzionalità di supporto al servizio “Ottimizzazione e Supporto alle Decisioni”: deve essere attivato uno specifico modulo attraverso il quale sia possibile avere accesso alle proposte di miglioramento/ottimizzazione. Deve essere inoltre consentito l’accesso ai dati e ai modelli alla base delle proposte di miglioramento/ottimizzazione come meglio specificato nel paragrafo 6.7;

• funzionalità di supporto al servizio “Integrazione Gestionale di Servizi appaltati a Terzi”: nel caso di attivazione di questo servizio opzionale, tutte le funzionalità del sistema sopra elencate devono essere estese al servizio appaltato a terzi come meglio specificato nel paragrafo 6.8;

• funzionalità di supporto al servizio “Gestione e Ottimizzazione utenze”: nel caso di attivazione di questo servizio opzionale deve essere attivato uno specifico modulo attraverso il quale sia possibile immettere nel Sistema Informativo tutti i dati relativi alle utenze, svolgere analsisi comparative e produrre proposte di efficentamento che devono essere contenute in documenti sempre disponibili sul Sistema Informativo come meglio specificato nel paragrafo 6.9;

• funzionalità di supporto al servizio “Anagrafica Postazioni di Lavoro e Arredi”: nel caso di attivazione di questo servizio opzionale deve essere integrato il modulo di

supporto al servizio “Costituzione e Gestione dell’Anagrafica Tecnica”, ampliando la base dati alle anagrafiche degli arredi, delle postazioni di

lavoro e del personale, come meglio specificato nel paragrafo 6.10;

• funzionalità di gestione dei costi: la strutturazione dei dati gestiti dal Sistema Informativo deve essere tale da consentire l’aggregazione e la ripartizione dei costi secondo la logica dei centri di costo e/o superficie oggetto del servizio.

Per l’attivazione nella modalità di erogazione “Facility Management Light”, alcune delle funzionalità sopra elencate possono essere disponibili in forma semplificata in funzione del diverso standard di erogazione degli altri Servizi di Governo e dei Servizi Operativi, come meglio specificato nei paragrafi 6.2, 6.3, 6.4, 6.5 e nel Capitolo 7.

Eventuali ritardi nell’attivazione del servizio danno luogo all’applicazione della relativa penale prevista al paragrafo 9.3.1 (lett. g).

6.1.2 Piano di Implementazione e Gestione del Sistema Informativo

Fermo restando il fatto che il Piano di Implementazione del Sistema Informativo deve essere congruente con quanto dichiarato dal Fornitore nell’Offerta Tecnica (rif. Allegato

2 al Disciplinare), all’Amministrazione devono essere garantite tutte le principali funzionalità previste (in particolare: le funzioni di navigazione e accesso dati e le funzioni di interrogazione, visualizzazione, stampa ed esportazione dei dati di interesse), contestualmente all’inizio dell’erogazione dei servizi di cui all’Ordinativo Principale di Fornitura.

Il Fornitore deve pertanto provvedere all’implementazione del Sistema Informativo in modo che tutte le funzionalità siano già disponibili nella fase di acquisizione degli Ordinativi Principali di Fornitura. Una volta stipulato l’Ordinativo Principale di Fornitura, il Fornitore deve eseguire la parametrizzazione e la messa a punto del Sistema Informativo in modo che tutte le funzionalità necessarie per la gestione dei servizi attivati siano disponibili contestualmente all’inizio dell’erogazione dei servizi.

Nell’ambito di ogni Ordinativo Principale di Fornitura il Fornitore deve quindi, a titolo esemplificativo, utilizzare il Sistema Informativo per le seguenti attività:

• budgettizzazione dei servizi attivati;

• costituzione e gestione dell’Anagrafica Tecnica;

• elaborazione del Programma Operativo dei Servizi;

• registrazione delle segnalazioni e/o delle richieste di intervento;

• gestione degli Ordini di Lavoro;

• etc.

L’Amministrazione Contraente, ed in particolare il proprio personale abilitato il cui elenco nominativo e livello di accesso deve essere formalizzato all’interno dell’apposita sezione del Verbale di Consegna (rif. paragrafo 5.5.5.3), a titolo esemplificativo, può utilizzare il Sistema per:

• registrare segnalazioni e/o richieste di intervento;

• consultare le informazioni relative ai servizi erogati (budget, pianificazioni, indicatori di performance, tracking delle richieste, anagrafica tecnica, etc.)

Immediatamente dopo l’inizio dell’erogazione dei servizi, il Fornitore deve organizzare

un corso di formazione all’uso del Sistema per il personale abilitato, nominato dell’Amministrazione Contraente.

Il corso può essere effettuato anche mediante videoconferenza, previo accordo con l’Amministrazione Contraente. In questo caso il Fornitore è tenuto a predisporre e distribuire alle Amministrazione Contraenti dvd formativi in lingua italiana (il cui costo si intende compreso nel prezzo della Fornitura) destinati al personale abilitato. I dvd devono fornire le nozioni formative ed informative base idonee all'uso del sistema.

Eventuali ritardi nell’attivazione del servizio danno luogo all’applicazione della relativa penale di cui al paragrafo 9.3.1 (punto h).

L’aggiornamento dei dati sul DataBase deve essere effettuato da parte del Fornitore con cadenza giornaliera (relativamente ai dati generati nelle 24 ore precedenti) ad eccezione dell’aggiornamento dell’Anagrafica Tecnica per cui si rimanda al paragrafo6.2.1.7.

Eventuali ritardi nell’aggiornamento dei dati sul DataBase danno luogo all’applicazione della relativa penale prevista al paragrafo 9.3.1 (lett. h).

Il Sistema Informativo proposto deve garantire una modularità ed una flessibilità di configurazione tale da prevedere la possibilità di aggiungere applicazioni, in periodi successivi, tra loro perfettamente integrabili ed attivabili nel rispetto del piano di progetto di implementazione definito dal Fornitore in sede di Offerta Tecnica (rif. Allegato 2 al Disciplinare). Ne consegue che, durante tutta la durata della Convenzione e dei singoli contratti di fornitura, il Fornitore deve provvedere alla risoluzione di ogni eventuale problema d’uso e di modularità del Sistema stesso.

6.1.3 Determinazione del canone del servizio

Il canone annuo del Servizio di Gestione del Sistema Informativo sarà calcolato moltiplicando i metri quadri di superficie lorda complessiva dell’Unità di Gestione per il prezzo del servizio (rif. Allegato 10 al Disciplinare), al netto del ribasso indicato in sede di Offerta Economica (rif. Allegato 3 al Disciplinare).

Nella seguente tabella vengono specificati i servizi oggetto della Convenzione per i quali, in sede di Offerta Economica (rif. Allegato 3 al Disciplinare), dovrà essere espresso un ribasso unico percentuale sui prezzi/corrispettivi posti a base d’asta (rif. Allegato 10 al Disciplinare).

Cod.	Servizio	Unità di misura
SI/01	Sistema Informativo a supporto del Servizio di Manutenzione Impianti Elettrici	Metroquadro
SI/02	Sistema Informativo a supporto del Servizio di Manutenzione Impianti di Raffrescamento	Metroquadro
SI/03	Sistema Informativo a supporto del Servizio di Manutenzione Impianti di Riscaldamento	Metroquadro
SI/04	Sistema Informativo a supporto del Servizio di Manutenzione Impianti Idrico Sanitari	Metroquadro
SI/05	Sistema Informativo a supporto del Servizio di Manutenzione Impianti Elevatori	Metroquadro
SI/06	Sistema Informativo a supporto del Servizio di Manutenzione Impianti Antincendio	Metroquadro
SI/07	Sistema Informativo a supporto del Servizio di Manutenzione Impianti di Sicurezza e controllo accessi	Metroquadro
SI/08	Sistema Informativo a supporto del Servizio di Manutenzione Reti	Metroquadro

SI/09 Sistema Informativo a supporto del Servizio di Pulizia Metroquadro

Il canone per il servizio Sistema Informativo sarà così calcolato:

n

Dove:

CSI

= ∑ pSIi × s

i=1

CSI = Canone annuo per il “Sistema Informativo”;

pSIi = prezzo unitario del Sistema Informativo, relativo all’i-esimo servizio tecnico e di pulizia attivato, al netto del ribasso offerto in sede di Offerta Economica;

s = metri quadri di superfic ie lorda complessiva;

n = numero di servizi attivati (manutentivi e di pulizia)

Il prezzo del Sistema Informativo a supporto dei servizi di cui ai paragrafi 7.1.9, 7.2.2, 7.2.3, 7.2.4, 7.3.1, 7.3.2, 7.3.3 è da considerarsi compreso, nella misura dell’ 1%, nei prezzi unitari dei servizi stessi al netto del ribasso offerto in sede di Offerta Economica.

6.2 Costituzione e Gestione dell’Anagrafica Tecnica

Per Costituzione e Gestione della Anagrafica Tecnica si intende l’insieme delle attività di acquisizione dati, rilievo e censimento, restituzione grafica e aggiornamento/modifica dati, finalizzati alla corretta gestione operativa degli immobili ed impianti oggetto dell’Ordinativo Principale di Fornitura e/o degli Atti Aggiuntivi.

Tale servizio si attiva automaticamente con la fornitura dei soli Servizi di Manutenzione ordinati dall’Amministrazione Contraente e risulta composto da:

• il servizio base di Costituzione e Gestione dell’Anagrafica Architettonica con specifiche uniche indipendentemente dal Servizio di Manutenzione attivato, secondo quanto definito all’interno dei paragrafi 6.2.1.3, 6.2.1.4 e 6.2.1.5;

• il servizio di Costituzione e Gestione dell’Anagrafica Impiantistica le cui specifiche ed il grado di approfondimento variano in funzione del Servizio di Manutenzione attivato, secondo quanto definito all’interno dei paragrafi 6.2.1.3, 6.2.1.4.2, 6.2.1.5.

Gli obiettivi principali da perseguire attraverso l’attività di Costituzione e Gestione dell’Anagrafica Tecnica risiedono essenzialmente in:

• una razionale collocazione dei dati all’interno di un Sistema Informativo integrato che permetta un veloce accesso e controllo delle informazioni relative alle diverse classi e unità tecnologiche;

• una puntuale conoscenza dei componenti e del contesto impiantistico nel quale sono inseriti i singoli elementi che permetta, successivamente, una immediata individuazione e valutazione di ogni componente;

• una ottimale pianificazione, oltre che una efficace gestione delle attività manutentive, con il raggiungimento di economie di esercizio del complesso di

attività, anche in termini di efficienza e tutela della salute e sicurezza dei lavoratori, oltre che di riduzione degli impatti ambientali.

Il servizio di Costituzione e Gestione dell’Anagrafica Tecnica è erogabile in modalità semplificata nel caso di attivazione della modalità di erogazione “Facility Management Light”. In particolare, nella tabella che segue, sono indicate le attività previste per la modalità di erogazione “Facility Management” e quelle previste per la modalità di erogazione “Facility Management Light”:

ATTIVITÀ	Facility Management	Facility Management Light
acquisizione dati	prevista	prevista
rilievo e censimento architettonico	prevista	prevista
rilievo e censimento degli elementi tecnici	prevista	prevista
restituzione informatica dei dati grafici ed alfanumerici	prevista	prevista
valutazione dello stato conservativo degli elementi tecnici	prevista	non prevista
aggiornamento continuo e gestione dei dati anagrafici in funzione dell’attività manutentiva svolta	prevista	prevista parzialmente

Ad esempio, a seguito dell’attivazione del Servizio di Manutenzione Impianti Idrico- Sanitari nella modalità di erogazione “Facility Management Light”, viene attivato automaticamente il servizio di Costituzione e Gestione dell’Anagrafica Tecnica relativo a:

• acquisizione dati presso l’Amministrazione Contraente relativamente agli impianti Idrico Sanitari;

• rilievo architettonico;

• rilievo e censimento degli elementi tecnici dell’impianto idrico - sanitario;

• restituzione grafica su Sistema Informativo con posizionamento degli impianti all’interno delle planimetrie e raccolta e catalogazione dei dati di consistenza ed eventuale aggiornamento dei soli dati quantitativi.

Se, al contrario, il medesimo servizio viene attivato nella modalità di erogazione “Facility Management”, alle attività sopra elencate devono essere aggiunte le attività di:

• valutazione dello stato conservativo degli elementi tecnici relativi all’impianto idrico-sanitario;

• aggiornamento continuo e gestione dei dati anagrafici in funzione dell’attività manutentiva svolta sull’impianto idrico-sanitario.

In caso di attivazione di più Servizi di Manutenzione, il Servizio di Costituzione e Gestione Anagrafica Architettonica è unico.

Qualora presso l’Amministrazione Contraente risulti già presente integralmente, o parzialmente, il patrimonio informativo oggetto del servizio di Costituzione e Gestione dell’Anagrafica Architettonica, la documentazione relativa deve essere presa in carico dal Fornitore e, in funzione della qualità degli elaborati forniti dall’Amministrazione e della congruenza con le specifiche richieste, si possono applicare i corrispondenti sconti al prezzo unitario corrisposto per il servizio (rif. paragrafo 6.2.2).

In particolare, se l’Amministrazione è già in possesso dell’Anagrafica Architettonica e/o Impiantistica (in forma sia grafica, sia alfanumerica) in formato elettronico (file, tracciato record e modello entità relazioni), il Fornitore deve provvedere alla corretta migrazione dei dati finalizzata al popolamento delle tabelle del nuovo Sistema Informativo.

6.2.1 Caratteristiche del servizio

6.2.1.1 Requisiti generali del servizio

Le attività di rilievo devono essere svolte secondo le specifiche illustrate nel presente paragrafo, secondo quanto dichiarato dal Fornitore in sede di Offerta Tecnica (rif. Allegato 2 al Disciplinare) e comunque in maniera tale da garantire la correttezza dei dati acquisiti e restituiti.

I criteri di classificazione dei componenti e degli impianti, al fine di mantenere la base informativa per l’applicazione delle più opportune politiche di manutenzione, devono comunque:

• rispettare i criteri di classificazione della norma UNI 8290;

• prevedere l’individuazione dell’esatta ubicazione dei componenti più critici ai fini del funzionamento dei singoli impianti;

• aggiornare per tutta la durata del contratto di fornitura i dati relativi alla consistenza e i dati tecnici e funzionali del patrimonio oggetto del servizio;

• aggiornare per tutta la durata del contratto di fornitura i dati relativi allo stato di conservazione del patrimonio oggetto del servizio.

La classificazione dello stato di conservazione deve consentire di valutare, in forma sintetica, lo stato conservativo del patrimonio a diversi livelli, secondo criteri che devono prevedere una scala di valutazioni articolata su diversi livelli di stato, finalizzati a definire il grado di severità degli eventuali danni/anomalie.

L’Amministrazione Contraente e la Consip, così come illustrato all’interno del paragrafo

6.1 “Progettazione e Gestione del Sistema Informativo”, devono poter avere accesso alle informazioni, da remoto e in sola lettura, per consultare, monitorare e verificare i dati raccolti ed il livello di aggiornamento.

Il dettaglio delle informazioni da gestire deve essere chiaramente funzionale al tipo di servizio attivato.

Resta inteso che, al termine del rapporto, le informazioni gestite restano di esclusiva proprietà dell’Amministrazione Contraente, che autorizza la Consip al trattamento dei dati con finalità statistiche. Il Fornitore è obbligato a fornire tutte le indicazioni (tracciati record, modello entità relazioni, etc.) ed il supporto necessario a trasferire le informazioni nell’eventuale nuovo Sistema Informativo che l’Amministrazione intenderà

utilizzare al temine della fornitura.

6.2.1.2 Tempi di consegna

Tutte le informazioni inerenti l’Anagrafica Architettonica e l’Anagrafica Impiantistica relativa ai Servizi di Manutenzione che iniziano ad essere erogati contestualmente alla data di presa in consegna degli immobili, devono essere raccolte e consegnate formalmente in maniera completa all’Amministrazione Contraente entro 8 mesi dalla data di consegna degli immobili (rif. paragrafo 5.5.5) o, come nel seguito specificato, entro il maggior termine concordato con l’Amministrazione Contraente. Tale ulteriore termine non può comunque essere superiore ai 4 mesi.

Nel caso di attivazione di un servizio di manutenzione (tramite Ordinativo Principale di Fornitura o Atto Aggiuntivo), il cui inizio di erogazione non sia contestuale alla data di presa in consegna degli immobili, la consegna della relativa Anagrafica Impiantistica deve avvenire:

- entro e non oltre 3 mesi dall’inizio dell’erogazione del servizio, qualora tale servizio inizi ad essere erogato quando sono già scaduti i termini (8 mesi) previsti per la consegna delle informazioni di cui sopra;

ovvero

- entro e non oltre 3 mesi dalla data di scadenza dei primi 8 mesi previsti per la consegna delle informazioni di cui sopra, qualora tale servizio inizi ad essere erogato nei primi 8 mesi dalla data di consegna degli immobili.

Il mancato rispetto dei tempi di consegna sopra indicati comporta l’applicazione della relativa penale di cui al paragrafo 9.3.1 (lett. i).

Il Fornitore, prima di effettuare il servizio sull’intero compendio immobiliare oggetto del/i servizio/i attivato/i e comunque in modo da rispettare i termini temporali sopra definiti, esegue le attività richieste nell’ambito di un “progetto pilota” svolto su di una porzione significativa dell’Unità di Gestione, definita in accordo con l’Amministrazione Contraente, avente l’obiettivo di:

• condividere con l’Amministrazione Contraente gli output del servizio in termini di qualità degli elaborati e quantità delle informazioni raccolte;

• individuare e condividere con l’Amministrazione Contraente eventuali problematiche operative e corrispondenti soluzioni;

• xxxxxx i diversi step di consegna degli elaborati ed eventualmente prorogare i tempi di consegna del servizio completo a seguito dell’approvazione dell’Amministrazione Contraente. Tale riprogrammazione non può comunque determinare una proroga dei termini di consegna superiore a 4 mesi.

I tempi di consegna non sono cumulabili, quindi risultano indipendenti dal numero di Servizi di Manutenzione attivati. Entro i 20 gg successivi alla presa in consegna degli immobili, il Fornitore deve concordare con l’Amministrazione Contraente, all’interno di un documento chiamato Piano di Costituzione dell’Anagrafica, i seguenti elementi: la data di consegna (con l’eventuale proroga), il piano di consegne intermedie, l’ambito del progetto pilota (superfici oggetto del servizio, termini di consegna, layer utilizzati, etc.).

Il mancato rispetto dei tempi di consegna del Piano di Costituzione dell’Anagrafica e

degli elaborati anagrafici definiti nel Piano stesso determina l’applicazione della penale di cui al paragrafo 9.3.1 (lett. j) prevista per l’ipotesi di ritardo o

mancato aggiornamento.

A seguito della regolare consegna degli elaborati di cui sopra, l’Amministrazione Contraente ha a disposizione 45 giorni solari consecutivi per verificare che tali elaborati non presentino manchevolezze e/o errori significativi e che risultino corrispondenti allo stato di fatto. Il Fornitore, entro il termine di 45 giorni naturali e consecutivi dal ricevimento di tali osservazioni, deve provvedere alle necessarie rettifiche ed alla riconsegna degli elaborati. Allo scadere di tale ultimo termine, si applica la relativa penale prevista nel paragrafo 9.3.1 (lett. j) nell’ipotesi di ritardo o mancato aggiornamento dell’Anagrafica (rif. paragrafo 6.2.1.7).

Le informazioni devono essere aggiornate per tutta la durata del contratto di fornitura.

6.2.1.3 Acquisizione dati

Propedeutiche alla costituzione dell'Anagrafica Tecnica sono l'individuazione e la quantificazione degli elementi oggetto di rilievo: in particolare devono essere censite le informazioni di tipo tecnico, documentale, normativo (anche reperendo i dati presso gli Uffici Tecnici dell’Amministrazione Contraente) necessarie ad una corretta erogazione del servizio.

Si richiede quindi di:

• acquisire presso l’Amministrazione Contraente i documenti di progetto (relazioni tecniche, dati di funzionamento, dati di riferimento, eventuali elaborati grafici, etc.) relativi agli immobili/impianti oggetto dell’Ordinativo Principale di Fornitura a complemento e a riscontro dei dati raccolti in sede di rilievo e censimento, e in particolare:

o consistenza immobiliare, suddivisione degli spazi in piani e locali, aree e cubatura, dati urbanistici, destinazioni d’uso, dati catastali, aree esterne e aree a verde;

o consistenza impiantistica e quindi per ogni impianto presente individuazione degli oggetti significativi che lo costituiscono, locazione fisica dei vari oggetti all’interno della struttura fisica dell’immobile, i dati di targa e/o di progetto per i vari oggetti;

• raccogliere, catalogare e mantenere lo scadenzario di tutta la documentazione, soggetta a rinnovo (certificati ed autorizzazioni), correlata con gli impianti gestiti nell’ambito del Servizio di Manutenzione attivato.

Ove si riscontrino carenze documentali relative ai servizi attivati, il Fornitore è tenuto a prestare all’Amministrazione Contraente tutta l’assistenza necessaria per l’ottenimento delle certificazioni di legge, con la sola esclusione delle eventuali progettazioni.

6.2.1.4 Rilievo e censimento

6.2.1.4.1 Anagrafica Architettonica

Terminata la fase di acquisizione dati il Fornitore deve eseguire il rilievo sul campo al fine di raccogliere gli elementi e le informazioni necessarie alla corretta esecuzione del servizio di Costituzione e Gestione dell’Anagrafica Architettonica.

Devono essere effettuati i rilievi interni dei singoli ambienti dei fabbricati o porzioni di fabbricato costituenti l’Unità di Gestione, individuando al momento

del sopralluogo la destinazione d’uso, le quote assolute e procedendo alla misurazione completa dei piani partendo da quelli interrati e/o seminterrati fino alla copertura (ove accessibile). Nel caso in cui l’Unità di Gestione sia composta da uno o più edifici e gli impianti oggetto di manutenzione siano localizzati solo in una porzione del/degli edificio/i (ad esempio nel caso di impianti di sicurezza e controllo accessi localizzati solo al piano terra dell’edificio), il rilievo architettonico deve comunque riguardare tutte le superfici relative all’/agli edificio/i, dal piano interrato e/o seminterrato fino alla copertura (ove accessibile).

Le informazioni minime oggetto di rilievo necessarie per la successiva fase di restituzione grafica sono:

• superfici nette e lorde, volumi lordi, volumi riscaldabili, dimensionamento totale e dei singoli locali;

• ubicazione degli infissi esterni ed interni;

• caratteristiche fisiche delle componenti edilizie con classificazione delle finiture interne ed esterne (materiali, tipologie, configurazione geometrica e caratteristiche dimensionali);

• articolazione delle superfici per destinazione d’uso;

• quote altimetriche;

• altezza degli ambienti al netto di controsoffitti e pavimenti flottanti;

• eventuali presenze di controsoffittature.

Il servizio comprende il rilevamento “a vista” dello stato di adeguamento normativo degli immobili e delle relative condizioni di sicurezza.

A titolo indicativo tale attività consiste:

• nella verifica dell’esistenza e della validità delle certificazioni e delle autorizzazioni di legge occorrenti;

• nella verifica della sussistenza, per le unità ambientali dell’edificio o dell’intero immobile, delle condizioni di sicurezza disposte dalle normative.

6.2.1.4.2 Anagrafica Impiantistica

Terminata la fase di acquisizione dati, il Fornitore deve censire i singoli componenti ed eseguire i rilievi sul campo al fine di avere gli elementi necessari a verificare:

• le consistenze degli impianti (numero e tipologia delle componenti tecniche);

• l’ubicazione fisica degli impianti;

• le caratteristiche tecniche degli impianti (materiali, tipologie, configurazione geometrica e caratteristiche dimensionali, dati di targa, etc.);

• le caratteristiche funzionali degli impianti (modalità e schemi di funzionamento).

Laddove, in funzione del servizio attivato, sia previsto il rilascio di un attestato di certificazione energetica, devono essere ricomprese nell’anagrafica impiantistica tutte le informazioni richieste a tale scopo secondo quanto definito del D.Lgs 192/05 e s.m.i.

Oggetto di rilievo e censimento sono quindi i macrocomponenti ed i terminali delle classi impiantistiche presenti negli immobili di ciascuna Unità di Gestione, compresi i locali

tecnologici a supporto (ad es. Centrali Termiche, Cabine Elettriche, Sottostazioni di Condizionamento, etc.).

L’attività di rilievo e censimento, estesa a tutti gli elementi/componenti rilevabili “a vista”, deve essere finalizzata alla raccolta di tutte le informazioni tecniche e tipologiche atte a descrivere in maniera immediata e sintetica gli elementi da restituire graficamente in planimetrie/schemi, i quali elementi devono essere associati univocamente alle stesse planimetrie attraverso l’assegnazione di un codice alfanumerico; tali informazioni saranno ricavabili anche da sovrimpressioni o targhe applicate allo stesso elemento/componente (marca, modello, anno di fabbricazione, materiale, dimensioni, potenza, alimentazione, etc.).

Per ogni componente soggetto a rilievo visivo, in relazione al Servizio di Manutenzione attivato, devono essere rilevate, censite e raccolte in appositi file informatici sia grafici che alfanumerici, oltre alle informazioni minime standard quali codice edificio, ubicazione del componente (piano e ambiente), tipologia del componente, codice componente, anche i dati tipologici maggiormente significativi, che a titolo indicativo vengono elencati all’interno dell’Appendice 1 al Capitolato nella sezione relativa alle specifiche di rilievo.

Il servizio comprende anche il rilevamento “a vista” dello stato di adeguamento normativo degli impianti e delle relative condizioni di sicurezza. A titolo indicativo, tale attività consiste:

• nella verifica dell’esistenza e della validità delle certificazioni e delle autorizzazioni di legge occorrenti;

• nella verifica della rispondenza della singola unità tecnologica alla normativa tecnica di funzionamento e di sicurezza;

• nell’individuazione, per ciascuna unità tecnologica interessata, della data entro la quale occorre richiedere agli Enti preposti la prossima visita ispettiva di legge.

6.2.1.5 Restituzione informatica dei dati grafici ed alfanumerici

Contestualmente all’attività di rilievo viene effettuata l’attività di restituzione grafica computerizzata, comprensiva di inserimento a sistema in ottica relazionale delle relative informazioni contenute in elenchi alfanumerici definiti e compilati in sede di rilievo e censimento da inserire nel Sistema Informativo.

L’attività di restituzione deve prevedere al minimo:

• planimetrie di tutti i piani dell’edificio con posizionamento dei componenti principali e dei terminali oggetto del Servizio di Manutenzione attivato;

• planimetrie degli ambienti di seguito elencati se i componenti rientrano tra quelli oggetto del servizio:

o centrali termiche e sottostazioni;

o centrali frigorifere e sottostazioni CDZ;

o locali gruppi elettrogeni e gruppi di continuità e rifasamento;

o quadri elettrici;

o locali batterie;

o locali cabine di trasformazione MT/BT e/o cabine elettriche MT/BT;

o centrali idriche e antincendio;

o locali centraline TVCC, controllo accessi, telefonico, dati;

• documenti di disposizione funzionali:

o schemi a blocchi dove si illustri l’assetto globale dell’impianto mediante blocchi che rappresentano l’insieme di componenti;

o schemi funzionali in cui venga mostrato il funzionamento dei sistemi o apparecchiature afferenti al servizio attivato, per mezzo di circuiti teorici, senza necessariamente tener conto dei dispositivi utilizzati per l’attuazione delle funzioni stesse.

La tipologia degli output di restituzione deve essere chiaramente funzionale al tipo di Servizio di Manutenzione attivato.

Gli elaborati grafici devono essere tutti adeguatamente quotati; ad esempio nelle piante devono essere chiaramente indicate la quota del piano di sezione e le quote dei piani di calpestio. La quota del piano di sezione deve essere scelta in modo da selezionare il maggior numero di informazioni possibili sull’edificio in questione (porte, finestre, etc.).

Devono essere inoltre elaborate tabelle alfanumeriche in formato excel riassuntive della consistenza, con l’elenco dei componenti tecnologici, suddivise per colonne, riportanti i dati raccolti in sede di rilievo e censimento, così come illustrato al paragrafo 6.2.1.4.2.

Gli elaborati grafici devono essere forniti tutti in:

• formato grafico vettoriale secondo lo standard DWG di Autocad nell’ultima versione disponibile sul mercato;

• formato cartaceo (in un numero di copie pari a quelle richieste dall’Amministrazione Contraente e comunque non superiore a 3). In generale la rappresentazione dei componenti e dei terminali impiantistici rilevati sul campo, avviene adottando una scala di rappresentazione 1:100, salvo i casi in cui la pianta non rientri nel formato UNI A0, per cui si deve adottare una rappresentazione in scala 1:200 complessiva del piano e delle rappresentazioni in scala 1:100 di porzioni di pianta.

Deve inoltre essere fornito un indice dettagliato dei documenti consegnati all’Amministrazione Contraente.

Gli elaborati devono essere prodotti utilizzando gli standard definiti dalle norme di riferimento ed in particolare:

• UNI 7310-74 – Cartografia urbana. Rappresentazione convenzionale di aggregati urbani storici prevalentemente caratterizzati da edilizia multipiana;

• UNI 3972 – Disegni tecnici, tratteggi per la rappresentazione dei materiali;

• UNI 3968 – Tipi e grossezze di linee;

• UNI 936 – Disegni tecnici, formati e disposizione degli elementi grafici dei fogli da disegno;

• UNI 938 – Disegni tecnici, formati e piegature dei fogli;

• UNI 7559 parte I e II – scritturazioni e caratteristiche unificanti;

• UNI 8187 – Disegni tecnici, riquadro delle iscrizioni;

• UNI 9511 – Disegni tecnici, rappresentazione delle installazioni;

• CEI 3-41 – Insieme di caratteri grafici codificati da usare nella preparazione di documenti utilizzati nell’elettrotecnica e per lo scambio di informazioni;

• D.M. del 30 novembre 1983 – Termini, definizioni generali e simboli grafici di prevenzione incendi.

Tutti gli elaborati devono risultare tra loro correlati, in ordine al contenuto, in modo che

sia possibile derivarne tutte le informazioni utili.

L’archiviazione dei dati nel database del Sistema Informativo deve essere eseguita in maniera sistematica secondo il sistema di codifica delle componenti dei sistemi edificio/impianto previsto dalla norma UNI 8290. Ciascuna delle seguenti categorie impiantistiche, associate ai Servizi di Manutenzione attivabili, deve essere restituita su appositi layer di restituzione grafica:

• impianto elettrico

• impianto idrico-sanitario

• impianto di riscaldamento

• impianto di raffrescamento

• impianto antincendio

• impianti elevatori

• impianto di sicurezza e controllo accessi

• reti

L’effettiva classificazione dei layer da utilizzare in sede di erogazione del servizio deve essere concordata con l’Amministrazione Contraente in fase di pianificazione del Progetto Pilota e formalizzata all’interno del Piano di Costituzione dell’Anagrafica di cui al paragrafo 6.2.1.2.

Le planimetrie devono contenere, oltre ai blocchi rappresentativi dei componenti e dei terminali impiantistici, anche:

• il codice alfanumerico identificativo di ciascun impianto, al quale verranno associate le relative caratteristiche tecniche implementate nelle tabelle excel di Consistenza Impianti;

• codice numerico progressivo d’ambiente;

• destinazione d’uso per ciascun ambiente;

• altezza degli ambienti;

• superficie lorda e netta di ciascun ambiente;

• versi di salita delle rampe e delle scale;

• versi d’ingresso ai piani;

• versi di apertura delle porte;

• elementi igienico-sanitari nei bagni.

Si precisa che i grafici devono essere dotati di opportune polilinee propedeutiche alla definizione delle informazioni dimensionali (superfici) richieste.

6.2.1.6 Valutazione dello stato conservativo degli elementi tecnici

In concomitanza con l’attività di rilievo e restituzione, per ciascuno degli impianti relativi al servizio attivato, deve essere espressa una valutazione sullo stato conservativo/funzionale e sullo stato di adeguamento normativo. Tale valutazione deve essere intesa come un giudizio di massima sulle condizioni di conservazione e sullo stato funzionale dei componenti impiantistici (rendimento impiantistico). Tale giudizio è finalizzato sia allo sviluppo della politica manutentiva (convenienza tecnica) che alla pianificazione e preventivazione del singolo intervento manutentivo occorrente. I criteri associati alla valutazione sintetica delle condizioni di conservazione ed uso degli

elementi tecnici devono essere indicati in sede di Offerta Tecnica (rif. Allegato

2 al Disciplinare). Lo stato conservativo degli elementi tecnici deve essere monitorato per tutta la durata del contratto di fornitura garantendo la reportistica di cui al paragrafo successivo.

Si precisa che l’attività di valutazione dello stato conservativo degli elementi tecnici non è prevista nel caso di attivazione nella modalità di erogazione “Facility Management Light”.

6.2.1.7 Aggiornamento dell’Anagrafica Tecnica

Il Fornitore ha l’onere di aggiornare, per tutta la durata dei singoli contratti di fornitura, tutte le informazioni raccolte nella fase di Costituzione dell’Anagrafica sia Architettonica che Impiantistica, attraverso l’utilizzo del Sistema Informativo.

L’insieme dei dati deve essere gestito in modo dinamico, con un costante aggiornamento del database, in relazione agli interventi che, effettuati su elementi tecnici oggetto di manutenzione, ne determinano una variazione quantitativa o dello stato conservativo/funzionale e/o a variazioni dei beni oggetto del servizio. L’immissione dei dati deve essere effettuata entro un termine massimo di 5 (cinque) giorni lavorativi dall’esecuzione dell’intervento stesso. In caso di mancato aggiornamento o ritardo nell’esecuzione dello stesso, si applica la relativa penale di cui al paragrafo 9.3.1 (lett. j).

Le informazioni generate dalla Costituzione e Gestione dell’Anagrafica Tecnica devono essere utilizzate oltre che per l’aggiornamento del Piano Dettagliato degli Interventi (rif. paragrafo 5.6.1) e del Programma Operativo degli Interventi (rif. paragrafo 6.5.1.1), anche per la ottimale gestione dei servizi di manutenzione.

Con cadenza semestrale, entro e non oltre il 15 del mese successivo al semestre oggetto di rilevazione, a partire dalla data di consegna degli elaborati anagrafici, il Fornitore deve consegnare all’Amministrazione Contraente un report che contenga almeno le seguenti informazioni:

• gli aggiornamenti alle consistenze oggetto del servizio, con l’evidenza degli effettivi aggiornamenti eseguiti sugli elaborati grafici e/o alfanumerici;

• la sintesi sullo stato di conservazione del patrimonio con evidenza delle situazioni di criticità riscontrate;

• la sintesi delle risultanze del rilevamento a vista dello stato di adeguamento normativo degli immobili e delle relative condizioni di sicurezza.

In caso di mancata consegna del report nel rispetto del termine sopra indicato, si applica al Fornitore la penale di cui al paragrafo 9.3.1 (lett. k).

Non è prevista l’attività di Aggiornamento dell’Anagrafica Tecnica nel caso di attivazione del servizio nella modalità di erogazione “Facility Management Light”, se non relativamente alle variazioni quantitative.

6.2.2 Determinazione del Canone per il servizio

Il canone del servizio in oggetto è calcolato secondo le formule illustrate nel presente paragrafo, in base ai prezzi dei servizi predefiniti (rif. Allegato 10 al Disciplinare) soggetti a ribasso in sede di Offerta Economica (rif. Allegato 3 al Disciplinare). I prezzi

per l’Anagrafica Impiantistica saranno differenziati a seconda della modalità di erogazione prescelta (se “Facility Management” o “Facility Management Light”).

Il Fornitore deve infatti offrire un ribasso che determina il canone per il servizio in modalità di erogazione “Facility Management”.

Il Fornitore deve inoltre offrire un secondo ribasso che, sommato al primo, determina il canone per la modalità di erogazione “Facility Management Light”.

CFM = PBA x (1 – rFM) CFML = PBA x [1- (rFM + rFML)]

dove:

CFM = Costo unitario in modalità di erogazione “Facility Management”

PBA = Prezzo Base d’Asta

rFM = Ribasso offerto per la modalità di erogazione “Facility Management”

CFML = Costo unitario in modalità di erogazione “Facility Management Light”

rFML = Ribasso offerto per la modalità di erogazione “Facility Management Light”

I prezzi relativi alla modalità di erogazione “Facility Management”, le cui voci vengono elencate nelle seguente tabella, sono tutti soggetti ad un unico ribasso in sede di Offerta Economica:

Voci relative alla modalità di erogazione “Facility Management”
Cod.	Servizio	Unità di misura
CGAA	Costituzione e Gestione Anagrafica Architettonica	Metroquadro
CGAI/01	Costituzione e Gestione Anagrafica Impianti di Raffrescamento	Metroquadro
CGAI/02	Costituzione e Gestione Anagrafica Impianti di Riscaldamento	Metroquadro
CGAI/03	Costituzione e Gestione Anagrafica Impianto Elettrico	Metroquadro
CGAI/04	Costituzione e Gestione Anagrafica Impianto Idrico Sanitario	Metroquadro
CGAI/05	Costituzione e Gestione Anagrafica Impianto Elevatori	Metroquadro
CGAI/06	Costituzione e Gestione Anagrafica Impianto Antincendio	Metroquadro
CGAI/07	Costituzione e Gestione Anagrafica Impianto Sicurezza e Controllo Accessi	Metroquadro
CGAI/08	Costituzione e Gestione Anagrafica Reti	Metroquadro

Per le voci sopra indicate, in sede di Offerta Economica, dovrà infatti essere indicato un solo ribasso.

Relativamente alla modalità di erogazione “Facility Management Light”, e con la sola esclusione del servizio di Costituzione e Gestione Anagrafica Architettonica, le medesime voci, come specificato sopra, sono oggetto di un unico ribasso aggiuntivo percentuale in sede di Offerta Economica che determina le nuove voci elencate nella seguente tabella:

Voci relative alla modalità di erogazione “Facility Management Light”
Cod.	Servizio	Unità di misura
CGAIL/01	Costituzione e Gestione Anagrafica Impianti di Raffrescamento	Metroquadro
CGAIL/02	Costituzione e Gestione Anagrafica Impianti di Riscaldamento	Metroquadro
CGAIL/03	Costituzione e Gestione Anagrafica Impianto Elettrico	Metroquadro
CGAIL/04	Costituzione e Gestione Anagrafica Impianto Idrico Sanitario	Metroquadro
CGAIL/05	Costituzione e Gestione Anagrafica Impianto Elevatori	Metroquadro
CGAIL/06	Costituzione e Gestione Anagrafica Impianto Antincendio	Metroquadro
CGAIL/07	Costituzione e Gestione Anagrafica Impianto Sicurezza e Controllo	Metroquadro

	Accessi
CGAIL/08	Costituzione e Gestione Anagrafica Reti	Metroquadro

Il corrispettivo complessivo per il servizio di Costituzione e Gestione dell’Anagrafica Tecnica è calcolato quale somma tra il prezzo base per l’Anagrafica Architettonica e il prezzo per l’Anagrafica Impiantistica.

Secondo quanto descritto, il costo del servizio di Costituzione e Gestione dell’Anagrafica Tecnica è costituito dalla somma degli importi sopra calcolati sia per la modalità “Facility Management”, sia per la modalità “Facility Management Light”:

modalità di erogazione “Facility Management”			modalità di erogazione “Facility Management Light”
CCGA =	ICGAA 84	+ ∑n ICGAIi i=1 Mi	CCGAL =	ICGAAL 48	+ ∑n ICGAILi i=1 Mi

CCGA = canone mensile complessivo corrisposto per il servizio di “Costituzione e Gestione dell’Anagrafica Tecnica” nella modalità Facility Management;

ICGAA = importo corrisposto per il servizio di “Costituzione e Gestione dell’Anagrafica Architettonica” nella modalità Facility Management (prezzo unitario per superficie);

ICGAIi = importo corrisposto per il servizio di “Costituzione e Gestione dell’Anagrafica Impiantistica” associato al srvizio i-esimo di manutenzione attivato nella modalità Facility Management (prezzo unitario per superficie);

CCGAL = canone mensile complessivo corrisposto per il servizio di “Costituzione e Gestione dell’Anagrafica Tecnica” nella modalità Light;

ICGAAL = importo corrisposto per il servizio di “Costituzione e Gestione dell’Anagrafica Architettonica” nella modalità Facility Management Light (prezzo unitario per superficie);

ICGAILi = importo corrisposto per il servizio di “Costituzione e Gestione dell’Anagrafica nImpiantistica” associato al srvizio i-esimo di manutenzione attivato nella modalità Facility Management Light (prezzo unitario per superficie);

Mi = numero di mesi dall’attivazione del servizio i-esimo alla scedenza del contratto.

Gli esempi e le precisazioni che seguono sono valide sia per la modalità di erogazione “Facility Management”, sia per la modalità di erogazione “Facility Management Light”.

Esempio

Un’Amministrazione Contraente attiva il 01/01/12 (t0) tramite Ordinativo Principale di Fornitura il servizio di Manutenzione Impianti Elettrici da erogare contestualmente alla presa in consegna degli immobili.

Il 01/01/13 (t1), tramite Atto Aggiuntivo all’Ordinativo Principale di Fornitura, l’Amministrazione attiva i servizi di Manutenzione Impianti Idrico-Sanitari e di

Manutenzione Impianti di Riscaldamento. Considerando i seguenti canoni:

1. Canone mensile Anagrafica Architettonica = 450 €/mese

2. Canone mensile Anagrafica Impiantistica Impianti Elettrici = 325 €/mese

3. Canone mensile Anagrafica Impiantistica Impianti Idrico-Sanitari = 358

€/mese

4. Canone mensile Anagrafica Impiantistica Impianti di Riscaldamento = 360

€/mese

il canone mensile relativo al servizio di Costituzione e Gestione Anagrafica Tecnica è dato dalla somma di:

CCGAt0 = 450 + 325 = 775 €/mese

CCGAt1 = 450 + 325 + 358 + 360 = 1.493 €/mese

dove:

CCGAt0 = canone mensile iniziale (dalla data 01/01/12 (t0) per il servizio di “Costituzione e Gestione dell’Anagrafica Tecnica”;

CCGA t1 = canone mensile aggiornato a partire dal 01/01/13.

E’ onere del Fornitore, nell’apposita sezione del Piano Dettagliato degli Interventi (rif. paragrafo 5.5.2.2) indicare esplicitamente il valore annuo del canone e dettagliare le variazioni dello stesso canone in funzione di quanto sopra definito.

Il canone derivante dalla formula sopra esposta viene comunque suddiviso in canoni mensili di uguale valore a prescindere dalla data di attivazione dei servizi operativi. Il canone mensile viene determinato in base ai mq di superficie lorda oggetto del servizio e in relazione al possesso da parte dell’Amministrazione Contraente di elaborati (in formato cartaceo o elettronico) relativi al servizio in oggetto aventi le specifiche definite nel presente Capitolato.

La presenza di tali elaborati determina l’applicazione degli sconti di seguito indicati, in relazione ai mq oggetto di rilievo coperti dalla documentazione già in possesso dell’Amministrazione Contraente.

Attività	Casi	Valore di Sconto
	Presenza solo di elaborati (planimetrie) cartacei relativi al fabbricato oggetto del servizio	30%
	Presenza di elaborati (planimetrie) in formato CAD relativi al fabbricato oggetto del servizio	50%

Anagrafica architettonica	Presenza di Anagrafica Architettonica (in forma sia grafica, sia alfanumerica) in formato elettronico (file, tracciato record e modello entità relazioni - come nel caso di Amministrazioni che hanno già aderito alle precedenti edizioni dellaConvenzione Consip Facility Management Uffici)	70%
Anagrafica impiantistica	Presenza solo di elaborati (planimetrie) cartacei relativi al fabbricato oggetto del servizio	30%
	Presenza di elaborati (planimetrie) in formato CAD relativi al fabbricato oggetto del servizio	50%
	Presenza di Anagrafica Impiantistica (in forma sia grafica, sia alfanumerica) in formato elettronico (file, tracciato record e modello entità relazioni come nel caso di Amministrazioni che hanno già aderito alle precedenti edizioni dellaConvenzione Consip Facility Management Uffici)	70%

Il Fornitore e l’Amministrazione Contraente devono verificare la presenza degli elaborati al fine dell’applicazione dei suddetti sconti, avendo cura di indicare le porzioni di superfici soggette a sconto nel Piano Dettagliato degli Interventi.

Il canone mensile del servizio di Costituzione e Gestione dell’Anagrafica Architettonica, così come quello relativo all’Anagrafica Impiantistica, è così calcolato:

[(PU CGAA × s A ) + (PUCGAA × sB × 0,70) + (PUCGAA × sc × 0,50) + (PUCGAA × sD × 0,30)]

CCGAA =

dove:

t AA

CCGAA = canone mensile corrisposto per il servizio di “Costituzione e Gestione dell’Anagrafica Architettonica”;

PuCGAA = prezzo unitario per il servizio di “Costituzione e Gestione dell’Anagrafica Architettonica” scontato in sede di Offerta Economica;

sA = superficie lorda dell’Unità di Gestione non soggetta a sconto;

sB = superficie lorda dell’Unità di Gestione soggetta allo sconto del 30%; sC = superficie lorda dell’Unità di Gestione soggetta alla sconto del 50% sD = superficie lorda dell’Unità di Gestione soggetta alla sconto del 70%

sA + sB + sC + sD = superficie lorda complessiva dell’Unità di Gestione oggetto del servizio;

tAA = durata contrattuale (tAA = 7*12 = 84 per il “Facility Management” oppure tAA = 4*12

= 48 per il “Facility Management Light”); il servizio di Costituzione e Gestione dell’Anagrafica Architettonica deve essere effettuato a partire dalla presa in consegna degli immobili anche nel caso in cui i Servizi di Manutenzione inizino ad essere erogati non contestualmente alla presa in consegna degli immobili.

Si precisa che, mentre nel caso del servizio di Costituzione e Gestione dell’Anagrafica Architettonica la durata contrattuale è pari a 84 mesi (48 per il “Facility Management Light”), nel caso del Servizio di Costituzione e Gestione dell’Anagrafica Impiantistica il

denominatore relativo alla durata contrattuale è pari alla durata effettiva di erogazione del servizio manutentivo e viene quindi calcolato a partire dalla data

della reale attivazione del servizio corrispondente.

Esempio

L’Amministrazione Contraente acquista il 01/01/12, tramite Ordinativo Principale di Fornitura, il Servizio di Manutenzione Impianti Elettrici da erogare contestualmente alla presa in consegna degli immobili ed il Servizio di Manutenzione Impianti Idrico-Sanitari da erogare a partire dal 01/01/13 (a 72 mesi dal termine del contratto) nell’ambito di un’Unità di Gestione di 25.000 mq di superficie lorda e della modalità di erogazione “Facility Mangament”.

Ipotizzando che i prezzi dei servizi, ribassati in sede di Offerta Economica, siano rispettivamente di 0,62 €/mq e 0,43 €/mq, il canone mensile per il servizio di Costituzione e Gestione Anagrafica Impiantistica ad inizio contratto è così calcolato:

C ( t ) = 0,62 × 25.000 = €.322,90

CGAIEl 0 84

Il canone mensile per il servizio di Costituzione e Gestione Anagrafica Impiantistica dal 01/01/13 è così calcolato:

C ( t ) = 0,62 × 25.000 + 0,43 × 25.000 = €.621,50

XXXXXx 0 00 00

Xx xxxxxx Amministrazione nella medesima Unità di Xxxxxxxx decide di ordinare il 01/06/2013 (a 66 mesi dal termine del contratto), tramite Atto Aggiuntivo all’Ordinativo Principale di Fornitura, il Servizio di Manutenzione Impianti di Raffrescamento. Ipotizzando che il prezzo del servizio, ribassato in sede di Offerta Economica, sia di 0,45

€/mq, il canone mensile aggiornato per il servizio di Costituzione e Gestione Anagrafica Impiantistica dal 01/06/13 è così calcolato:

C ( t ) = 0,62 × 25.000 + 0,43 × 25.000 + 0,45 × 25.000 = €.996,50

CGAIEl 1 84 72 66

6.3 Gestione del Call Center

Il Fornitore deve garantire alle Amministrazioni Contraenti, mediante un Call Center opportunamente dimensionato e progettato, la massima accessibilità ai servizi richiesti tramite Ordinativi Principali di Fornitura e/o Atti Aggiuntivi.

L’attivazione di tale servizio deve essere contestuale all’inizio dell’erogazione dei servizi di cui all’Ordinativo Principale di Fornitura. In caso di ritardo e/o di mancata attivazione del presente servizio nei tempi richiesti si applica la relativa penale di cui al

paragrafo 9.3.1 (lett. l).

I servizi erogati tramite Call Center devono comprendere almeno le seguenti attività:

• gestione delle chiamate;

• tracking delle richieste.

Gli utenti, abilitati sulla base di livelli autorizzativi concordati con l’Amministrazione Contraente in sede di Verbale di Consegna (rif. paragrafo 5.5.5.3), devono accedere al servizio mediante ciascuno dei canali di comunicazione predisposti dal Fornitore e di seguito elencati:

• numero verde dedicato;

• numero fax dedicato;

• e-mail.

6.3.1 Caratteristiche del servizio

6.3.1.1 Gestione delle chiamate

La gestione delle chiamate deve comprendere al minimo i seguenti servizi:

• registrazione di tutte le chiamate nel Sistema Informativo;

• classificazione e distribuzione dinamica in relazione al tipo di chiamata ed al livello di urgenza.

La gestione delle chiamate deve inoltre riguardare almeno le seguenti tipologie di chiamata opportunamente codificate:

a) richieste di intervento;

b) ricezione degli Ordini di Intervento approvati dal Supervisore (rif. paragrafo 6.3.2);

c) chiarimenti sulle modalità di invio e di formalizzazione degli Ordini di Intervento;

d) informazioni relative allo stato delle richieste e degli eventuali interventi (in corso o programmati);

e) richieste di chiarimenti e informazioni;

f) solleciti;

g) reclami.

Il Call Center deve essere presidiato da operatori telefonici tutti i giorni dell’anno – esclusi sabato, domenica e festivi – dalle ore 8:00 alle ore 18:00. Resta inteso che, fermo restando il numero di ore di presidio, su richiesta dell’Amministrazione Contraente è possibile l’attivazione del Call Center anche in orari diversi da quelli sopra citati.

Al di fuori di tale orario, e quindi durante l’orario e nei giorni in cui il servizio non è

presidiato da operatori telefonici, deve essere attiva una segreteria telefonica e rimarranno attive le code fax e mail.

La gestione delle chiamate deve avvenire tramite l’utilizzo di sistemi automatici di risposta (IVR), con instradamento automatico in relazione alla tipologia di chiamata:

• direttamente verso l’operatore telefonico, negli orari di presenza;

• verso la segreteria telefonica, negli orari in cui l’operatore telefonico non è presente;

• direttamente verso il servizio di Reperibilità (ove attivato) in caso di emergenza/urgenza negli orari non coperti dall’operatore.

Nel caso di chiamata per richiesta di intervento (tipo a), l’operatore del Call Center definisce il livello di urgenza dell’intervento stesso e, in relazione al livello di priorità, il Fornitore è tenuto ad intervenire entro i tempi di sopralluogo di seguito indicati (il tempo di sopralluogo è definito come l’intervallo di tempo intercorrente fra la richiesta/segnalazione e l’inizio del sopralluogo):

Livello di priorità	Descrizione	Tempo di sopralluogo
Emergenza	Tipico di situazioni che possono mettere a rischio l’incolumità delle persone e/o possono determinare l’interruzione delle normali attività lavorative	Il sopralluogo deve essere iniziato entro 2 ore dalla chiamata
Urgenza	Tipico di situazioni che possono compromettere le condizioni ottimali (ad es. condizioni microclimatiche) per lo svolgimento delle normali attività lavorative	Il sopralluogo deve essere iniziato entro 8 ore dalla chiamata
Nessuna emergenza, nessuna urgenza	Tutti gli altri casi	Il sopralluogo deve essere iniziato entro 24 ore dalla chiamata

Successivamente al sopralluogo o contestualmente ad esso, in relazione al livello di priorità ed al tempo stimato per l’inizio dell’esecuzione delle attività, l’intervento che è necessario effettuare può o essere classificato come:

Programmabilità dell’intervento	Tempi di inizio esecuzione
Indifferibile	Da eseguire contestualmente al sopralluogo, con soluzioni anche provvisorie se richieste espressamente dal Supervisore atte a tamponare il guasto riscontrato, per poi procedere alla programmazione dell’intervento risolutivo
Programmabile a breve termine	Gli interventi devono essere effettuati in un arco temporale di 5 giorni solari e consecutivi dalla data di effettuazione del sopralluogo
Programmabile a medio termine	Gli interventi devono essere effettuati in un arco

	temporale compreso tra i 6 e i 15 giorni solari e consecutivi dalla data di effettuazione del sopralluogo
Programmabile a lungo termine	Gli interventi devono essere effettuati in un arco temporale di oltre 15 giorni solari e consecutivi dalla data di effettuazione del sopralluogo

Sempre nel caso di chiamata per cui sia richiesto un intervento (tipo a), qualora il Supervisore approvi l’attività, deve essere redatto un Ordine di Intervento che diviene il documento operativo per la gestione delle attività, così come descritto al paragrafo 6.3.2.

Nel caso di mancato rispetto dei termini sopra indicati per il sopralluogo, relativamente ai livelli di priorità di emergenza e d’ urgenza, si applicano le relative penali previste nel paragrafo 9.3.1 (lett. m), n).

6.3.1.2 Tracking richieste

Tutte le interazioni verso il Call Center, attraverso un qualunque canale di accesso, devono essere registrate nel Sistema Informativo, che tiene traccia di tutte le comunicazioni.

La registrazione nel Sistema Informativo deve avvenire con l’assegnazione di un numero progressivo a ciascuna richiesta e la classificazione della stessa secondo le tipologie di cui al paragrafo 6.3.1.1 (a, b, c, d, e, f, g). Anche nel caso di richieste pervenute via fax o e-mail, deve essere comunicato il numero progressivo di registrazione assegnato dal Sistema, utilizzando i canali di comunicazione attivati.

Poiché i termini di erogazione dei servizi, e quindi la priorità, decorrono dalla data/ora di registrazione della segnalazione, la registrazione deve essere automatica o comunque contestuale alla chiamata se il sevizio è presidiato dagli operatori.

La registrazione di tutte le chiamate pervenute al di fuori dall’orario di servizio deve essere invece effettuata o automaticamente o, comunque, entro il giorno lavorativo successivo alla ricezione della chiamata.

Le diverse tipologie di chiamata devono essere gestite con procedimenti che consentano, in qualunque momento, la loro precisa conoscenza, con campi di informazione differenti in base alla tipologia di richiesta pervenuta, come di seguito indicato:

Tipologia di Chiamata	Campi di informazione da Registrare
a) Richieste di intervento	• data e ora della richiesta; • motivo della richiesta; • richiedente (nome, cognome e recapito telefonico), anche se la segnalazione è effettuata da personale del Fornitore; • n° dell’Ordinativo Principale di Fornitura di riferimento; •edificio, unità ed ambienti per i quali è stato

	richiesto l’intervento; • stato della richiesta (aperta, chiusa, assegnata, sospesa, stato del sopralluogo, etc.); • tipi e categorie di lavoro interessate dagli interventi; • livello di priorità; •numero progressivo assegnato alla richiesta.
b) Ricezione Ordini di Intervento	• data e ora della ricezione dell’Ordine ; • numero progressivo della richiesta di intervento a cui è associato l’ordine pervenuto.
c) Chiarimenti su invio e formalizzazione degli Ordini di Intervento	• data e ora della chiamata; • nome e cognome di chi ha richiesto il chiarimento.
d) Chiarimenti ed informazioni sui servizi attivati	• data e ora della chiamata; • nome e cognome di chi ha richiesto il chiarimento/informazione.
e) Informazioni sullo stato delle richieste e dei rispettivi interventi	• data e ora della chiamata; • nome e cognome di chi ha richiesto il chiarimento; • numeri progressivi relativi alle richieste di cui è stato richiesto lo stato.
f) Solleciti	• data e ora della chiamata; • nome e cognome di chi ha effettuato il sollecito; • numero progressivo dell’intervento sollecitato.
g) Reclami	• data e ora della chiamata; • nome e cognome di chi ha effettuato il reclamo; • motivo del reclamo.

6.3.2 Determinazione del canone per il servizio

La determinazione del prezzo del servizio di Call Center sarà effettuata in base ai servizi attivati ed ai metri quadri di superficie lorda complessiva relativa all’Unità di Gestione in oggetto.

Il canone annuo del Servizio di Call Center a supporto dell’i-esimo servizio attivato sarà, infatti, calcolato moltiplicando i metri quadri di superficie lorda complessiva dell’Unità di Gestione per il prezzo del servizio (rif. Allegato 10 al Disciplinare), al netto del ribasso offerto in sede di Offerta Economica (rif. Allegato 3 al Disciplinare).

Nella seguente tabella vengono specificati i servizi oggetto della Convenzione per i quali, in sede di Offerta Economica (rif. Allegato 3 al Disciplinare di Gara), deve essere espresso un ribasso unico percentuale sui prezzi posti a base d’asta (rif. Allegato 10 al Disciplinare).

Cod.	Servizio	Unità di misura
CC/01	Call Center a supporto del Servizio di Manutenzione Impianti Elettrici	Metroquadro
CC/02	Call Center a supporto del Servizio di Manutenzione Impianti di Raffrescamento	Metroquadro
CC/03	Call Center a supporto del Servizio di Manutenzione Impianti di Riscaldamento	Metroquadro
CC/04	Call Center a supporto del Servizio di Manutenzione Impianti Idrico Sanitari	Metroquadro
CC/05	Call Center a supporto del Servizio di Manutenzione Impianti Elevatori	Metroquadro
CC/06	Call Center a supporto del Servizio di Manutenzione Impianti Antincendio	Metroquadro
CC/07	Call Center a supporto del Servizio di Manutenzione Impianti di Sicurezza e controllo accessi	Metroquadro
CC/08	Call Center a supporto del Servizio di Manutenzione Reti	Metroquadro
CC/09	Call Center a supporto del Servizio di Pulizia	Metroquadro

Il canone per il servizio di Call Center sarà così calcolato:

Ccc

n

= ∑ pcci × s

i=1

Dove:

Ccc= Canone annuo per il servizio “Gestione del Call Center”;

pcci= prezzo unitario del Call Center, relativo all’i-esimo servizio tecnico e di pulizia attivato, al netto del ribasso offerto in sede di Offerta Economica;

s = metri quadri di superficie lorda complessiva dell’Unità di Gestione;

n = numero di servizi manutentivi e di pulizia attivati.

Il prezzo del servizio “Gestione del Call Center” a supporto dei servizi di cui ai paragrafi 7.1.9, 7.2.2, 7.2.3, 7.2.4, 7.3.1, 7.3.2, 7.3.3 è da considerarsi compreso, nella misura dell’ 1%, nei prezzi unitari dei servizi stessi al netto del ribasso offerto in sede di Offerta Economica.

6.4 Preventivazione Attività e Gestione Ordini di Intervento

Ogni singola attività extra-canone, così come definita nel paragrafo 3.2, per essere eseguita deve necessitare di:

• autorizzazione del Supervisore mediante l’approvazione di un “Ordine di Intervento” predisposto dal Fornitore;

• stanziamento finanziario, in fase iniziale tramite Ordinativo Principale di Fornitura o in corso di gestione tramite Atto Aggiuntivo. Tale stanziamento deve essere indicato nell’Ordinativo Principale di Fornitura o anche negli Atti Aggiuntivi ed è vincolante, per le Amministrazioni Contraenti, per il 60% se indicato in sede di Ordinativo Principale di Fornitura e per l’intero importo se indicato nell’Atto Aggiuntivo.

Pertanto, a seguito ed in relazione all’esito dei sopralluoghi relativi agli interventi richiesti (mediante segnalazione al Call Center), il Gestore del Servizio deve provvedere a fornire le informazioni necessarie al Supervisiore relativamente alla descrizione dell’intervento ed alla preventivazione delle attività attraverso la predisposizione di idonea documentazione.

6.4.1 Caratteristiche del servizio

Il Gestore del Servizio deve predisporre una proposta di Ordine di Intervento che contenga tutte le informazioni necessarie alla identificazione dell’intervento, alla sua pianificazione/programmazione, alla definizione del costo complessivo (preventivazione) ed il riferimento alla segnalazione che l’ha generato.

La proposta di Ordine di Intervento deve essere predisposta preventivamente all’esecuzione e consegnata al Supervisore per l’approvazione entro 48 ore dalla fine del sopralluogo (effettuato secondo i tempi previsti al paragrafo 6.3.1.1), salvo diversa autorizzazione del Supervisore medesimo. In caso di mancato rispetto dei tempi di consegna indicati si applica al Fornitore la relativa penale di cui al paragrafo 9.3.1 (lett. o).

La proposta di Ordine di Intervento deve contenere una stima dettagliata delle risorse necessarie all’effettuazione degli interventi (materiali, attrezzature, manodopera).

La preventivazione deve avvenire sempre in economia e/o a misura utilizzando i prezzi dei servizi predefiniti, i listini ed i corrispettivi della manodopera indicati all’Allegato 10 al Disciplinare (al netto dei ribassi offerti in sede di gara).

Si ricorda comunque che tutti gli interventi autorizzati dal Supervisore, a fronte di un preventivo di spesa, sono, salvo espressa autorizzazione del Supervisore stesso, gestiti e liquidati come attività a corpo, a prescindere dalla consuntivazione effettiva.

E’ compito del Fornitore monitorare e comunicare il livello di erosione dell’importo a consumo eventualmente indicato dall’Amministrazione nell’Ordinativo Principale di Fornitura e/o della eventuale necessità di adeguamento/stanziamento di un importo almeno pari al valore dell’intervento tramite Atto Aggiuntivo.

Per procedere all’emissione di un Ordine di Intervento il Supervisore deve quindi:

• approvare la proposta di Ordine di Intervento redatta dal Gestore del Servizio;

• verificare la copertura finanziaria all’interno dell’Ordinativo Principale di Fornitura o con successivo Atto Aggiuntivo;

Gli Ordini di Intervento consentono, a fine periodo, la fatturazione delle prestazioni extra-canone e devono essere allegati alle fatture.

Si segnala che, ad eccezione degli interventi classificati come “indifferibili”, è riservata all’Amministrazione la facoltà di decidere se avvalersi di soggetti terzi diversi dal Fornitore.

Per gli interventi classificati come “indifferibili”, non essendo possibile la redazione di un preventivo, l’Ordine di Intervento deve essere redatto dal Fornitore a seguito di consuntivo calcolato utilizzando i Listini ed i corrispettivi della manodopera di cui all’Allegato 10 al Disciplinare (a misura o in economia). Tale ordine deve essere consegnato per l’approvazione al Supervisore, il quale provvede poi, tramite Atto Aggiuntivo, a formalizzare la variazione di importo destinato ad attività extra-canone (nel caso non sia stato definito l’importo a consumo di cui al paragrafo 5.5.4).

In caso di mancata autorizzazione preventiva da parte del Supervisore, ad eccezione degli interventi “indifferibili” per i quali non è richiesta l’autorizzazione, il Fornitore si deve assumere l’onere dell’intervento, effettuato senza

autorizzazione, e degli eventuali disagi arrecati all’Amministrazione.

Il Fornitore, dopo aver ricevuto l’Ordine di Intervento ed aver verificato i livelli autorizzativi, provvede all’esecuzione dell’intervento stesso.

Una volta eseguito l’intervento, il Fornitore deve garantire, tramite il Gestore del Servizio, la registrazione sul Sistema Informativo dell’ultimata effettuazione dell’intervento stesso e deve altresì occuparsi di redigere la Scheda Consuntivo Intervento.

6.4.1.1 Scheda Consuntivo Intervento

Per quanto attiene ai servizi extra-canone terminati, deve essere effettuata la consuntivazione sia tecnica che economica, in termini di risorse utilizzate, mediante la “Scheda Consuntivo Intervento”. Tale documento deve riportare le seguenti informazioni:

• descrizione sintetica dell’intervento;

• data e ora del sopralluogo;

• livello di programmabilità dell’intervento (rif. paragrafo 6.3.1.1);

• data e ora di inizio e di fine intervento;

• ore di manodopera impiegate e quantità di materiali utilizzati (in caso di intervento eseguito in economia), con relative date di effettuazione e importo complessivo;

• quantità eseguite secondo le voci di elenco prezzi (in caso di intervento eseguito a misura), con relative date di effettuazione e relativo importo complessivo;

• importo complessivo degli interventi (in caso di interventi gestiti a corpo);

• eventuali problematiche tecniche e/o operative riscontrate.

La scheda compilata in ogni sua parte deve quindi essere firmata dal Gestore del Servizio come attestazione dell’esecuzione a regola d’arte dell’intervento.

6.4.2 Corrispettivo del servizio

Il corrispettivo per il servizio “Preventivazione Attività e Gestione Ordini di Intervento”, come indicato nella parte introduttiva al Capitolo 6, deve considerarsi compreso nel valore annuo del canone dei Servizi Operativi attivati.

6.5 Programmazione e Controllo Operativo delle Attività

6.5.1 Caratteristiche del servizio

Nell’ambito di ciascun Ordinativo Principale di Fornitura, il Fornitore deve opportunamente programmare le attività operative dei servizi attivati (schedulazione temporale dei singoli interventi previsti) con l’obiettivo di fornire all’Amministrazione Contraente evidenza delle attività in corso di esecuzione e che dovranno essere eseguite nel periodo di riferimento.

Il presente servizio è esteso anche alle attività dei servizi erogati da terzi nel caso in cui

l’Amministrazione Contraente intenda attivare il servizio “Integrazione Gestionale di Servizi appaltati a Terzi” di cui al paragrafo 6.8.

6.5.1.1 Programma Operativo degli Interventi

Il Gestore del Servizio, per conto del Fornitore, deve provvedere ad organizzare l'esecuzione degli Interventi relativi ai servizi attivati all'interno di un Programma Operativo degli Interventi. Nella redazione di tale programma il Fornitore deve porsi l’obiettivo fondamentale di gestire in maniera ottimizzata le risorse dedicate ai servizi, in modo da massimizzare l’efficienza delle risorse messe a diposizione.

Il primo Programma Operativo deve essere consegnato contestualmente all’inizio dell’erogazione dei servizi di cui all’Ordinativo Principale di Fornitura.

Il Programma Operativo degli Interventi consiste nella schedulazione, con rappresentazione grafica, di tutte le singole attività da eseguire nel periodo di riferimento, quali:

1. interventi a canone previsti nel Piano Dettagliato degli Interventi;

2. interventi extra-canone “programmabili”, ovvero quegli interventi autorizzati dal Supervisore con Ordini di Intervento a seguito della formalizzazione, all’interno dell’Ordinativo Principale di Fornitura o tramite Atto Aggiuntivo, dello stanziamento di un importo pari o superiore al valore dell’Intervento stesso (rif. paragrafo 5.6).

Il Programma Operativo degli Interventi consiste in un elaborato bimestrale, su base giornaliera, relativo al mese in corso ed a quello successivo, da aggiornare e consegnare al Supervisore, entro il primo giorno lavorativo di ogni mese.

Nel caso in cui l’Amministrazione abbia attivato il servizio “Integrazione Gestionale di Servizi appaltati a Terzi” di cui al paragrafo 6.8, devono essere schedulate anche le corrispondenti attività del Fornitore terzo. La formalizzazione del Programma Operativo degli Interventi di Fornitori terzi avviene nello stesso formato previsto per le attività dei Servizi Operativi erogati dal Fornitore, anche se la presentazione deve avvenire in maniera distinta per ogni Servizio Terzo integrato.

Il mancato rispetto dei termini di cui sopra comporta l’applicazione della relativa penale prevista nel paragrafo 9.3.1 (lett. p).

L’approvazione del Programma da parte del Supervisore può essere condizionata, a titolo esemplificativo, dai seguenti fattori:

• il rispetto delle attività minime previste da Piano Dettagliato degli Interventi;

• il calendario di interventi compatibile con il normale svolgimento delle attività svolte dagli utenti degli immobili;

• la presenza nel calendario di tutte le attività extra-canone (programmabili) autorizzate dall’Amministrazione Contraente.

L’aggiornamento del Programma deve essere effettuato con la dovuta frequenza, inserendo, quando necessario, tutte le eventuali attività non previste nel programma bimestrale consegnato. La necessità di aggiornamento del Programma può dipendere, ad esempio, dai seguenti fattori:

• dalla necessità di interrompere il Programma, in tutto o in parte, a causa dell’insorgere di situazioni eccezionali, per loro natura non prevedibili (ad esempio la

richiesta di interruzione da parte del Supervisore per particolari esigenze dell’utenza);

• da interventi, a guasto/su chiamata, sia programmabili che indifferibili;

• altro.

Il Supervisore può richiedere aggiornamenti più frequenti (anche giornalieri) in qualunque momento lo ritenga opportuno.

Il Programma si intende approvato, con il criterio del silenzio-assenso, trascorsi 5 (cinque) giorni lavorativi consecutivi dalla ricezione da parte del Supervisore.

La consegna mensile deve essere effettuata via e-mail, xxx xxx x/x xxxxx manu. Con le stesse modalità il Supervisore può inviare l’eventuale richiesta di aggiornamento con una frequenza maggiore di quella prevista per il Programma.

Per garantire la massima visibilità di tale piano, esso deve essere consultabile in qualsiasi momento da parte dell’Amministrazione Contraente attraverso il Sistema Informativo.

Il Fornitore organizza gli interventi in accordo con il Supervisore per ciò che riguarda i tempi e gli orari, in modo tale da non intralciare il regolare funzionamento dell'attività degli uffici, da rispettare comunque i tempi previsti per l'esecuzione e nel rispetto integrale delle disposizioni in materia di sicurezza sul lavoro.

6.5.1.2 Verbale di Controllo

Il controllo dell’esecuzione delle attività schedulate nel Programma Operativo degli Interventi, deve risultare da un apposito “Verbale di Controllo”, predisposto mensilmente dal Fornitore, consegnato entro il primo giorno lavorativo di ogni mese ed accettato dal Supervisore, pena l’applicazione della relativa penale di cui al paragrafo

9.3.1 (lett. q).

Il Verbale di Controllo consiste in un elaborato mensile su base giornaliera che si ottiene integrando il Programma Operativo con lo stato d’avanzamento delle attività previste nel mese immediatamente precedente. Il Verbale deve riportare per ogni intervento extra-canone il riferimento alla relativa “Scheda Consuntivo Intervento” (rif. paragrafo 6.4.1.1) ed eventuali note esplicative, anche riguardanti aspetti ambientali o legati alla salute e sicurezza dei lavoratori, che il Fornitore e/o il Supervisore ritengano necessario evidenziare prima della firma del Verbale stesso.

Il Verbale di Controllo deve pertanto contenere anche le indicazioni sulle misure di gestione ambientale eventualmente eseguite.

E’ compito del Fornitore aggiornare giornalmente il Verbale di Controllo a seguito degli interventi eseguiti, anche in considerazione di eventuali verifiche che il Supervisore ritenga opportuno svolgere nel corso delle attività.

Per garantire la massima visibilità di tale Verbale, esso deve essere consultabile in qualsiasi momento da parte dell’Amministrazione Contraente attraverso il Sistema Informativo. Tutte le attività del periodo di riferimento si ritengono concluse con la redazione da parte del Fornitore del Verbale di Controllo e, qualora a valle delle attività previste si rendano necessari interventi extra-canone, il Fornitore deve predisporre una

proposta di Ordine di Intervento (rif. paragrafo 6.4.1), da sottoporre all’approvazione del Supervisore. In caso di approvazione ed in caso di presenza

della necessaria copertura finanziaria di cui al paragrafo 5.5.4, il Fornitore è tenuto ad aggiornare il Programma Operativo degli Interventi (paragrafo 6.5.1.1).

La firma del Verbale di Controllo da parte del Supervisore, con tutte le annotazioni in esso riportate, vale come sola accettazione dell’avvenuta esecuzione delle attività eseguite dal Fornitore.

Al Verbale di Controllo deve essere allegato, per ogni servizio oggetto dell’Ordinativo Principale di Fornitura e successivi Atti Aggiuntivi, un documento di sintesi contenente informazioni relative a:

• interventi extra-canone approvati ed effettuati nel mese in oggetto (riportante tutte le informazioni di sintesi contenute nelle Schede Consuntivo Intervento di cui al paragrafo 6.4.1.1);

• note esplicative, anche riguardanti aspetti ambientali o legati alla salute e sicurezza dei lavoratori, che il Fornitore e/o il Supervisore ritengano necessario evidenziare prima della firma del Verbale stesso;

• interventi di ripristino e/o manutenzione di lieve entità di importo inferiore alla franchigia (solo per i servizi manutentivi attivati nella modalità di erogazione “Facility Management”) effettuati nel mese in oggetto (riportante le informazioni di sintesi relative al singolo intervento: data di esecuzione, descrizione sintetica, importo a consuntivo del singolo intervento, etc.);

• importo complessivo delle attività extra-canone approvate dal Supervisore nel mese in oggetto;

• importo cumulato complessivo delle attività extra-canone approvate dal Supervisore dalla presa in carico dei beni/immobili.

6.5.2 Corrispettivo del servizio

Il corrispettivo per il servizio “Programmazione e Controllo Operativo delle Attività”, come indicato nella parte introduttiva al Capitolo 6, deve considerarsi compreso nel valore annuo del canone dei Servizi Operativi attivati.

6.6 Sistema di Monitoraggio e Controllo

Il Sistema di Monitoraggio e Controllo si attiva automaticamente qualora la modalità di erogazione prescelta sia il “Facility Management” con l’emissione dell’Ordinativo Principale di Fornitura, ordinando uno dei seguenti servizi operativi:

• Manutenzione Impianti di Riscaldamento

• Manutenzione Impianti di Raffrescamento

• Manutenzione Impianti Elettrici

• Manutenzione Impianti Idrico-sanitari

• Manutenzione Impianti Antincendio

• Manutenzione Impianti Elevatori.

Il servizio, qualora la modalità di erogazione prescelta sia “Facility Management Light”,

non è attivabile.

Il Fornitore, in relazione ai servizi manutentivi attivati, deve mettere a disposizione dell’Amministrazione una serie di dati relativi al monitoraggio ambientale, ai consumi ed in generale all’efficienza degli impianti.

In caso di attivazione dei servizi di Manutenzione Impianti di Riscaldamento e di Raffrescamento, i dati rilevati sono funzionali anche alla verifica oggettiva delle condizioni climatiche richieste.

In caso di attivazione del servizio di Manutenzione Impianti Elevatori, i dati rilevati vengono registrati per verificare le ore di disponibilità ed indisponibilità dell’impianto.

Le attività del Fornitore sono inoltre volte ad acquisire adeguata conoscenza del profilo di consumo energetico dell’Unità di Gestione.

Le informazioni oggetto di monitoraggio dipendono dai Servizi Operativi ordinati come di seguito specificato.

6.6.1 Caratteristiche del servizio

Il monitoraggio deve essere eseguito attraverso l’istallazione di idonea strumentazione fissa e/o attraverso l’utilizzo di altri dispositivi di misurazione.

Le informazioni da rilevare e i documenti da fornire all’Amministrazione sono definiti in funzione dei Servizi di Manutenzione ordinati, come indicato nella tabella seguente:

SERVIZI DI MANUTENZIONE ORDINATI	INFORMAZIONI DA RILEVARE	DOCUMENTI DA CONSEGNARE
	Temperatura
	Umidità
Manutenzione Impianti di Riscaldamento	Consumi elettrici Consumi gas Consumi di combustibile Inefficienze impianto riscaldamento	Relazione sullo stato degli impianti Attestato di certificazione Energetica
	Trasmittanza strutture
	Agenti contaminanti
	Temperatura
Manutenzione Impianti di Raffrescamento	Umidità Consumi elettrici Inefficienze impianto raffrescamento Trasmittanza strutture	Relazione sullo stato degli impianti Attestato di certificazione Energetica
	Agenti contaminanti
Manutenzione Impianti Elettrici	Consumi elettrici Inefficienze impianto elettrico	Relazione sullo stato degli impianti

Manutenzione Impianti Idrico-sanitari	Consumi idrici Inefficienze impianto idrico Allagamenti	Relazione sullo stato degli impianti
Manutenzione Impianti Antincendio	Pressione Impianti spegnimento fissi; Inefficienze Impianti spegnimento fissi;	Relazione sullo stato degli impianti
Manutenzione Impianti Elevatori	Monitoraggio remoto per ascensori	Relazione sullo stato degli impianti

Il Fornitore deve indicare nell’Offerta Tecnica (rif. Allegato 2 al Disciplinare) il tipo di strumentazione che intende utilizzare, il numero di sensori/misuratori/schede che intende istallare, i punti di rilevazione e le metodologie di implementazione del sistema di monitoraggio. Il sistema di monitoraggio deve essere fornito di strumenti di rilievo dei parametri di consumo energetico con eventuale gestione da remoto dei principali carichi (climatizzazione, illuminazione, riscaldamento, altre utenze principali).

I dati relativi alla disponibilità degli Impianti Elevatori e quelli relativi alle condizioni climatiche richieste devono essere disponibili in tempo reale attraverso il Sistema Informativo.

Il Fornitore deve analizzare i dati pervenuti dai sistemi di monitoraggio ed intergrarli con altre informazioni relative agli impianti, agli immobili ed al loro utilizzo.

I risultati dell’analisi devono essere sintetizzati in un documento denominato “Relazione sullo stato degli impianti” nel quale sono evidenziate le criticità e le anomalie rilevate anche in confronto a dati di benchmark. Le modalità di elaborazione del documento devono essere indicate nell‘Offerta Tecnica (rif. Allegato 2 al Disciplinare) e sono, pertanto, oggetto di valutazione.

Il Fornitore deve inoltre attestare la Certificazione Energetica dell’edificio, redatta ai sensi X.Xxx.115/08. La certificazione deve essere redatta sulla base di rilievi strumentali condotti sull’edificio e non sulla base di un eventuale progetto energetico o di altre informazioni ricavate da progetti.

Le analisi derivanti dal sistema di monitoraggio, sintetizzate nella “Relazione sullo stato degli impianti”, possono essere integrate con le analisi elaborate nell’ambito del servizio “Ottimizzazione e Supporto alle Decisioni” (vedi paragrafo 6.7) al fine di creare una adeguata base informativa per la redazione di progetti volti al miglioramento generale del sistema edificio/impianto in termini di efficienza e di risparmio energetico.

6.6.1.1 Tempi di consegna

Gli strumenti di monitoraggio ambientale di tipo fisso devono essere istallati nell’unità di gestione entro 12 mesi dalla data di consegna degli immobili (rif. paragrafo 5.5.5).

La rilevazione con altra strumentazione deve essere effettuata entro 12 mesi dalla data di consegna degli immobili.

La consegna della “Relazione sullo stato degli impianti” deve avvenire entro 12 mesi a

partire dalla data di consegna degli immobili e il documento deve essere aggiornato ogni 12 mesi.

La consegna dell’Attestato di Certificazione Energetica deve avvenire entro 18 mesi dalla data di consegna degli immobili, salvo diversi accordi tra le parti.

Il mancato rispetto dei tempi di consegna sopra indicati comporta l’applicazione delle relative penali di cui al paragrafo 9.3.1 (lett. r, s).

6.6.2 Corrispettivo del servizio

Il corrispettivo per il servizio “Sistema di Monitoraggio e Controllo”, come indicato nella parte introduttiva al Capitolo 6, è da considerarsi compreso nel valore annuo del canone dei Servizi Operativi attivati tra quelli di Manutenzione Impianti di Riscaldamento, Manutenzione Impianti di Raffrescamento, Manutenzione Impianti Elettrici, Manutenzione Impianti Idrico-Sanitari, Manutenzione Impianti Antincendio, e Manutenzione Impianti Elevatori.

6.7 Ottimizzazione e supporto alle decisioni

Il servizio di Ottimizzazione e Supporto alle Decisioni non è attivabile nella modalità di erogazione “Facility Management Light” mentre si attiva automaticamente nel caso la modalità di erogazione prescelta sia il “Facility Management”, come già specificato nel Capitolo 6.

6.7.1 Caratteristiche del servizio

Il presente Servizio riguarda tutti i Servizi Operativi di cui al Capitolo 7 del presente Capitolato Tecnico erogati dal Fornitore, rivolti agli immobili cui è riferito l’Ordinativo Principale di Fornitura.

Per tali servizi operativi il Fornitore, anche attraverso l’utilizzo del Sistema di Supporto alle Decisioni (SSD), deve elaborare il “Progetto di Ottimizzazione” tenendo conto di tutti gli elementi/esigenze di razionalizzazione e di ottimizzazione rilevati dallo stesso Fornitore nel corso dell’erogazione dei servizi, anche a seguito di mirate attività di analisi e raccolta di dati e informazioni.

Ulteriore obiettivo del servizio è l’individuazione di nuove configurazioni e/o diverse modalità operative di erogazione che, almeno a parità di contenuti prestazionali, possono far ottenere concrete riduzioni dei costi previsti.

All’interno del Progetto di Ottimizzazione devono essere contenuti dei report relativi sia ai dati che ai modelli che hanno generato le proposte, con lo scopo di agevolare le scelte dell’Amministrazione in ambito gestionale e manutentivo.

Per raggiungere questo obiettivo il Fornitore deve utilizzare e mettere a disposizione dell’Amministrazione un Sistema di Supporto alle Decisioni che abbia lo scopo di aumentare l’efficienza e l’efficacia del processo decisionale.

6.7.1.1 Sistema di Supporto alle Decisioni (SSD)

Il Sistema di Supporto alle Decisioni è un Sistema Informativo che converte dati provenienti da fonti interne ed esterne in informazioni da mettere a disposizione dei responsabili dell’Ammnistrazione nella modalità che si ritenga più appropriata,

permettendo loro di prendere decisioni rapide ed efficaci.

Pertanto, il Sistema Informativo deve essere dotato di uno specifico modulo che deve mettere a disposizione dell’utente una serie di funzionalità di analisi dei dati e utilizzo di modelli in maniera interattiva ed estremamente semplice.

Le caratteristiche principali del sistema sono quindi:

- facilità d’uso e flessibilità dell’interfaccia utente;

- interattività;

- supporto per la soluzione di problemi non strutturati o semi strutturati;

- efficacia nell’utilizzo dei modelli e nell’analisi dei dati di interesse;

- possibilità per il sistema di diventare parte integrante del processo decisionale.

Quindi ciò che si richiede al Sistema di Supporto alle Decisioni è la capacità di consolidare informazioni, di produrre reports o dati previsionali, di consentire simulazioni, il tutto in modo semplice e flessibile.

A titolo esemplificativo il Sistema deve essere alimentato con dati relativi ai costi annui e ai costi sostenuti per singoli beni o per gruppi di beni che, incrociati con l’analisi storica degli interventi manutentivi attraverso opportuni modelli, possono offrire all’Amministrazione la possibilità di ottenere informazioni statistiche circa l’efficacia delle azioni manutentive intraprese in passato e la determinazione delle possibili scelte future. I dati provenienti dal Sistema di Supporto alle Decisioni, integrati con dati esterni, possono pertanto facilitare, ad esempio, le scelte relative alla sostituzione di componenti o parti di impianti.

Una ulteriore fonte di dati è costituita dal Sistema di Monitoraggio e Controllo con le informazioni relative al consumo energetico ed alle prestazioni degli impianti.

Altra fonte di dati deve derivare dall’attivazione del servizio di Anagrafica Postazioni di Lavoro e Arredi con le informazioni utili all’elaborazione di eventuali proposte finalizzate all’ottimizzazione degli spazi.

I dati di ritorno dalle attività di gestione e conduzione degli impianti, insieme alle analisi statistiche di cui sopra, devono consentire la generazione di dati e la costruzione di modelli di analisi storica dei singoli componenti dell’impianto e delle relative modalità di guasto.

Il Sistema di Supporto alle Decisioni deve quindi essere costituito da una base di dati, una base di modelli e un sistema software, come di seguito descritti:

Base dati:

La base dati contiene dati e informazioni che, direttamente o indirettamente, interessano l’utente nelle opportune aggregazioni. Deve essere alimentata con dati provenienti sia dal sistema di Monitoraggio e Controllo, sia dalle attività operative anche in riferimento ai dati di costo delle manutenzioni. Il tutto integrato con informazioni esterne (come ad esempio tassi d’interesse, quotazioni, etc.). Va precisato che si tratta di una base dati relazionale con memorizzazione secondo viste diverse delle informazioni.

Base di modelli:

La base di modelli contiene tutti i modelli, cioè le procedure, necessarie

per analizzare e risolvere le eventuali problemetiche dell’utente.

Sistema software:

Il sistema software deve essere quindi suddiviso in tre componenti:

- data base management software (DBMS);

- model base management software (MBMS);

- dialog generation/management software (DGMS).

6.7.1.2 Il Progetto di ottimizzazione

Il Progetto di ottimizzazione deve essere elaborato e consegnato all’Amministrazione entro 120 giorni solari continuativi dall’attivazione del presente Servizio.

Nel Progetto di ottimizzazione devono essere riportate, per ogni singolo servizio operativo, le eventuali ipotesi di variazione del contenuto prestazionale e delle modalità operative rispetto allo “stato attuale”, anche a seguito della necessità di eseguire eventuali interventi di modifica e/o riqualificazione.

In ciascuna delle ipotesi di ottimizzazione dei Servizi Operativi formulata, il Fornitore deve evidenziare e motivare chiaramente, attraverso l’illustrazione dei dati e dei modelli inseriti nel Sistema di Supporto alle Decisioni:

• il mantenimento, o il miglioramento, dei livelli di servizio e degli standard prestazionali (gli standard della soluzione proposta devono comunque essere adeguati alle reali esigenze dell’Amministrazione Contraente);

• la stima dei risparmi che si ottengono con la nuova configurazione;

• i benefici ambientali e sulla salute e sicurezza dei lavoratori derivanti dall’ipotesi di ottimizzazione proposta.

Riguardo alla stima dei risparmi della proposta di ottimizzazione, questi devono essere riferiti ad un periodo pluriennale ed essere determinati nel rispetto delle linee guida di seguito riportate.

Il Risparmio annuo effettivo ROi per l’ottimizzazione del servizio “i-esimo” si ottiene considerando le voci di costo della seguente formula:

ROi = Cai0 – Cai1 + Eai0 – Eai1 – IRii – Di

Dove:

Cai0 = costo annuo del servizio “i” nello “Stato attuale”

Cai1 = stima del costo annuo del servizio “i” in caso di attuazione della proposta (ottimizzata)

Eai0 = costi annui di esercizio e consumi nello “stato attuale”.

Eai1 = costi annui di esercizio e consumi nella configurazione proposta (ottimizzata)

IRIi = costi per interventi di riqualificazione necessari per l’attuazione della proposta di ottimizzazione. Tali costi, riconducibili al Servizio “i”, devono essere considerati su base annua (per esempio la quota di ammortamento per un intervento straordinario).

Di = Altri costi indotti, direttamente riconducibili alla nuova configurazione di servizio proposta dal Fornitore.

In ogni proposta di ottimizzazione, il Fornitore deve pertanto evidenziare anche gli eventuali “Altri costi indotti”, riportandone la stima anche in funzione della

probabilità di accadimento di eventuali eventi ad essi correlati.

Il risparmio annuo deve essere stimato sia “singolarmente”, sia in forma “consolidata” per tutti i servizi. In particolare devono essere opportunamente considerati i benefici economici “trasversali” a più servizi. Per esempio, i benefici derivanti da una riduzione dei costi annui di esercizio e dei consumi comuni a più servizi devono essere ribaltati sul servizio mediante l’utilizzo di idonei “driver” di allocazione dei costi e, allo stesso tempo, devono essere considerati univocamente per il calcolo del risparmio globale per tutti i servizi operativi presi in considerazione.

6.7.2 Corrispettivo del servizio

Il corrispettivo per il servizio “Ottimizzazione e supporto alle decisioni”, come indicato nella parte introduttiva al Capitolo 6, è da considerarsi compreso nel valore annuo del canone dei servizi operativi attivati.

6.8 Integrazione Gestionale di Servizi appaltati a Terzi

Il servizio di Integrazione Gestionale di Servizi appaltati a Terzi è un servizio opzionale e non è attivabile nella modalità di erogazione “Facility Management Light”.

6.8.1 Caratteristiche del servizio

Il Servizio di Integrazione Gestionale di Servizi appaltati a Terzi comprende il coordinamento ed il controllo operativo che il Fornitore è chiamato a svolgere, per conto dell’Amministrazione Contraente, di eventuali contratti di servizio, rivolti agli immobili oggetto dell’Ordinativo Principale di Fornitura, affidati a Fornitori Terzi.

Il Fornitore deve erogare il presente servizio attraverso l’utilizzo di strumenti informatici, congruenti con il servizio coordinato, idonei alla gestione in contraddittorio con il Fornitore Terzo. Tali funzionalità devono essere pertanto presenti all’interno del Sistema Informativo di cui al paragrafo 6.1.

Per l’erogazione del Servizio di Integrazione Gestionale di Servizi appaltati a Terzi, il Fornitore deve opportunamente interfacciarsi con il Fornitore Terzo e con l’Amministrazione Contraente. All’attivazione del Servizio devono pertanto essere chiaramente individuati i soggetti interessati ed in particolare il Responsabile del servizio, ed eventuali altri referenti, per conto del Fornitore Terzo.

Nell’ambito del Servizio il Fornitore deve, per i contratti di servizio appaltati a terzi da integrare, eseguire le seguenti attività:

1. Recepire la programmazione delle attività:

Il Fornitore deve acquisire la programmazione delle attività elaborata dal Fornitore Terzo e deve effettuare il confronto con le eventuali attività previste nel contratto. In particolare, la programmazione deve essere recepita attraverso la registrazione delle attività, e delle relative date di inizio e fine previste, attraverso il Sistema Informativo. Il programma delle attività deve quindi essere proposto dal Fornitore, per ogni servizio coordinato, in una specifica sezione del Programma Operativo di cui al paragrafo 6.5.

2. Coordinare gli interventi previsti nel contratto e verificare il rispetto delle date programmate:

Il Fornitore, con riferimento agli adempimenti contrattuali in carico al Fornitore Terzo, ed in particolare alla programmazione delle attività di cui al punto precedente, deve verificare, attraverso l’utilizzo del Sistema Informativo, le prossime scadenze e provvedere con le attività di sollecito finalizzate al rispetto dei tempi concordati.

Relativamente al controllo del rispetto delle date, il Fornitore deve registrare sul Sistema Informativo le date effettive di inizio e fine attività e deve elaborare e consegnare all’Amministrazione Contraente il Verbale di Controllo di cui al paragrafo 6.5.1.2. Si sottolinea che il Verbale di Controllo deve essere elaborato secondo le medesime modalità adottate per le attività dei Servizi Operativi che lo stesso Fornitore svolge nell’ambito del presente appalto.

3. Ricevere e smistare le chiamate attraverso il servizio di Call Center, di cui al paragrafo 6.3, in ordine alle seguenti tipologie:

– segnalazioni di disservizio;

– richieste di chiarimenti ed informazioni;

– solleciti;

– reclami.

Il Fornitore ha il compito di prendere in carico la “chiamata” e di smistarla al Responsabile del servizio del Fornitore Terzo, o comunque ai referenti per la presa in carico delle chiamate indicati dallo stesso.

4. Eseguire il controllo tecnico delle attività effettuate dal Fornitore al fine di verificarne l’effettiva esecuzione e la congruenza con il contratto in essere:

Il Fornitore ha il compito di verificare la regolarità e la qualità dei servizi erogati dal Fornitore Terzo. Ciò avverrà attraverso specifiche attività di verifica finalizzate ad accertare la correttezza esecutiva degli interventi previsti nel contratto ed in particolare delle attività programmate. Il Fornitore deve in particolare analizzare che i contenuti degli interventi eseguiti siano effettivamente coerenti con l’obiettivo dei Servizi “integrati” (per esempio il mantenimento in perfetta efficienza dell’attuale funzionalità degli immobili/impianti, oppure il ripristino, o la riqualificazione di funzionalità relative alla situazione attuale rispetto a determinati standard qualitativi attesi/concordati, oppure il rispetto delle misure di gestione ambientale previste.

5. Verificare gli stati di avanzamento:

Il Fornitore deve verificare gli stati di avanzamento dichiarati dal fornitore terzo nell’ambito dei propri adempimenti contrattuali.

6. Eseguire il controllo economico delle fatture emesse dal Fornitore Terzo:

Il Fornitore deve svolgere l’insieme di attività atte a supportare l’Amministrazione Contraente nell’accertamento della correttezza dei documenti riassuntivi degli importi dovuti e dei rendiconti delle attività svolte, predisposti dal Fornitore Terzo a consuntivazione di periodi/attività eseguite. L’accertamento della documentazione contabile è determinante ai fini della eventuale richiesta di chiarimenti/integrazione/revisione della stessa, e per l’approvazione degli importi in essa previsti da parte dell’Amministrazione Contraente, nonché, conseguentemente, per l’emissione/approvazione della relativa fattura da parte del Fornitore Terzo.

Nell’ambito del controllo tecnico delle attività e della verifica degli avanzamenti, il Fornitore deve formalizzare una “Relazione di verifica della regolarità esecutiva” che evidenzi il calendario e l’esito dei sopralluoghi, nonché ogni osservazione e/o suggerimento finalizzato al miglioramento della qualità dei servizi e/o ad un progressivo contenimento dei costi, supportando inoltre il Supervisore nella

valutazione di eventuali provvedimenti da porre in essere.

In tale Relazione devono inoltre essere segnalate eventuali inadempienze rispetto agli obblighi contrattuali che possano dare luogo anche all’applicazione di penali a carico del Fornitore Terzo.

La “Relazione di verifica della regolarità esecutiva” deve essere presentata all’Amministrazione Contraente contestualmente alla presentazione del Verbale di Controllo di cui al paragrafo 6.5.1.2.

Analogamente, nell’ambito del controllo economico delle fatture emesse dal Fornitore Terzo, il Fornitore deve formalizzare una “Relazione di verifica della regolarità contabile”. L’elaborazione deve avvenire a seguito di accurata analisi e verifica, da parte del Fornitore, della documentazione contabile che il Fornitore Terzo ha consegnato all’Amministrazione Contraente.

La “Relazione di verifica della regolarità contabile” dovrà pertanto evidenziare le risultanze del controllo, nonché le eventuali necessità di richieste di chiarimenti e/o documentazione integrativa e/o revisione dei documenti presentati dal Fornitore Terzo.

In tale relazione devono inoltre essere evidenziate eventuali inadempienze rispetto agli obblighi contrattuali che possano dar luogo anche all’applicazione di penali a carico del Fornitore Terzo.

Qualora l’Amministrazione abbia attivato il Servizio di Integrazione Gestionale di Servizi appaltati a Terzi, al termine del contratto con il Fornitore Terzo, il Fornitore, in forza dell’Ordinativo Principale di Fornitura già stipulato, si assume l’obbligo di prestare il servizio anche nel caso di risoluzione del contratto terzo, per eventi non prevedibili, prima della scadenza prevista.

L’attivazione del Servizio di Integrazione Gestionale dei Servizi Appaltati a Terzi è opzionale, ovvero deve essere espressamente richiesta dall’Amministrazione Contraente in sede di Richiesta Preliminare di Fornitura e quindi di Ordinativo Principale di Fornitura. Potrà altrimenti essere ordinabile nel periodo di validità della Convenzione tramite Atto Aggiuntivo all’Ordinativo Principale di Fornitura.

6.8.2 Determinazione del canone per il servizio

Per le attività previste nel servizio viene riconosciuto un canone fisso pari al 2% del valore annuo del/i contratto/i in essere di cui il Fornitore assume la gestione ed il coordinamento. Tale percentuale non è di soggetta a ribasso in sede di Offerta Economica.

6.9 Gestione e Ottimizzazione Utenze

Il servizio Gestione e Ottimizzazione Utenze è un servizio opzionale e non è attivabile nella modalità di erogazione “Facility Management Light”.

6.9.1 Caratteristiche del servizio

Nell’ambito del Servizio Gestione e Ottimizzazione Utenze, il Fornitore deve provvedere all’acquisizione e gestione delle informazioni relative alle utenze idriche, elettriche, gas, telefoniche, etc. dell’ Amministrazione Contraente ed effettuare uno studio di fattibilità per la ricerca di eventuali migliorie. E’ compito del Fornitore, inoltre, provvedere ad automatizzare il processo di acquisizione e gestione delle informazioni relative alle utenze precedentemente indicate e conseguentemente effettuare uno studio di fattibilità per la ricerca di eventuali migliorie.

Entro 6 (sei) mesi dall’attivazione del servizio il Fornitore deve:

• acquisire le bollette/fatture relative alle utenze inviate dagli Enti gestori: l’acquisizione può avvenire anche attraverso import dei file contenenti le bollette/fatture relative alle utenze (luce, acqua, gas, telefono);

• registrare i dati sul Sistema Informativo i dati di costo e di consumo riportati sulle bollette/fatture;

• verificare gli scostamenti tra consumi rilevati da Sistema di monitoraggio e controllo con quelli riportati sulle bollette/fatture;

• effettuare un benchmark di prezzo con altri operatori/fornitori;

• elaborare eventuali proposte di efficientamento.

Qualora il Fornitore rilevi una possibilità reale di contenimento dei costi, deve effettuare eventuali “Proposte di efficientamento”; tali proposte possono riguardare interventi di adeguamento (di tipo impiantistico e/o strutturale) e/o misure “negoziali”.

Le “Proposte di efficientamento” devono essere formalizzate e consegnate all’Amministrazione Contraente entro i primi 6 (sei) mesi dall’attivazione del servizio.

Qualora sia ipotizzata una “rinegoziazione” della fornitura, il Fornitore deve supportare l’Amministrazione in tutte le attività necessarie alla formalizzazione di un nuovo contratto.

L’Amministrazione Contraente può approvare le “Proposte di efficientamento” e dar corso all’attuazione. Nel caso in cui le “Proposte di efficientamento” comprendano la realizzazione di interventi extra-canone, gli stessi devono essere sottoposti al processo autorizzativo di cui al paragrafo 5.7.

L’approvazione delle “Proposte di efficientamento” deve essere formalizzata attraverso specifico Atto Aggiuntivo e relativo Verbale Tecnico.

L’attività di benchmark va eseguita con frequenza annuale, successivamente all’eventuale attuazione delle proposte di efficientamento.

6.9.2 Corrispettivo del servizio

In caso di attuazione delle proposte di efficientamento, il Fornitore ha diritto, per tutta la durata dell’Ordinativo Principale di Fornitura, ad un premio pari al 10% del risparmio realmente conseguito.

Il premio per il Fornitore è determinato annualmente secondo la seguente formula:

PEi = (ROi * 0,10)*fai

Dove:

PEi = Premio riconosciuto al Fornitore per l’ottimizzazione del servizio “i” ROi = Risparmio annuo effettivo per l’efficientamento dell’utenza “i”

fai = Frazione di anno cui è riferito il premio per l’efficientamento dell’utenza “i”

La frazione di anno cui è riferito il premio dipende dalla data di attuazione della “Proposta di efficientamento”, ovvero del periodo su cui è contabilizzato il risparmio annuo:

dove:

fai

= gg fa

GG

ggfa = giorni fino alla fine dell’anno contabile a decorrere dalla data di attuazione della Proposta di efficientamento “i”;

GG = giorni dell’anno, o del periodo, contabile.

Il Risparmio annuo effettivo ROi è determinato annualmente secondo la seguente formula:

ROi = Cui0 – Cui1 – IRI

dove:

Cui0 = costo utenza “i” nella configurazione iniziale

Cui1 = costo utenza “i” nella configurazione proposta (ottimizzata)

IRIi = costi per interventi impiantistico-strutturali eventualmente sostenuti per l’introduzione della nuova configurazione/periodo di ammortamento.

La quota annua di ammortamento (“IRIi”) degli interventi di riqualificazione concordati è stabilita sulla base delle indicazioni fornite dagli Enti preposti all’elaborazione del Bilancio dell’Amministrazione Contraente.

Una volta attuato il “Progetto di efficientamento” dell’utenza “i”, il risparmio ROi deve essere calcolato a fine anno e monitorato trimestralmente.

L’Amministrazione Contraente può, in funzione delle proprie esigenze contabili, richiedere la contabilizzazione dei risparmi e dei premi per periodi non annuali per esempio semestrale, o quadrimestrale). Nel caso in cui il periodo di contabilizzazione sia diverso dall’anno, gli importi dei canoni e dei costi, così come le frazioni di periodo, devono essere opportunamente riportati a tale periodo.

6.10 Anagrafica Postazioni di Lavoro e Arredi

Il servizio di Anagrafica Postazioni di Lavoro e Arredi è un servizio opzionale e non è attivabile nella modalità di erogazione “Facility Management Light”.

Il servizio comprende l’insieme di attività di acquisizione dati, rilievo e censimento,

restituzione grafica e aggiornamento/modifica dei dati finalizzati a generare un inventario degli ambienti, delle postazioni di lavoro, degli arredi e delle apparecchiature negli immobili oggetto dell’Ordinativo Principale di Fornitura e/o degli

Atti Aggiuntivi.

Il servizio, attraverso l’elaborazione e l’analisi dei dati rilevati consente di effettuare l’estrapolazione di indici utili per evidenziare eventuali criticità e per passare ad una eventuale successiva fase progettuale finalizzata all’ottimizzazione degli spazi.

Il servizio si integra con il servizio di Costituzione e Gestione dell’Anagrafica Tecnica (rif. paragrafo 6.2) ampliando le attività già previste per immobili ed impianti alle postazioni di lavoro, agli arredi, alle attrezzature ed al personale che le utilizza.

Gli obiettivi principali da perseguire attraverso l’attività di Anagrafica Postazioni di Lavoro e Arredi risiedono essenzialmente in:

• una razionale collocazione dei dati all’interno di un sistema informativo integrato che permetta un veloce accesso e controllo delle informazioni relative alle postazioni di lavoro, alle componenti di arredo ed alle attrezzature poste in ogni singolo ambiente;

• una puntuale conoscenza delle postazioni di lavoro, delle componenti di arredo e delle apparecchiature che permetta, successivamente, una loro immediata individuazione;

• l’individuazione di indici quantitativi e qualitativi degli spazi quali ad esempio indici di occupazione e di distribuzione;

• una più efficiente erogazione di altri servizi operativi quali ad esempio il Facchinaggio interno ed il Facchinaggio Esterno/Traslochi;

• fornire una base dati funzionale a supportare la definizione del progetto di ottimizzazione (rif. Paragrafo 6.7.1.1)

6.10.1 Caratteristiche del servizio

Il servizio viene erogato attraverso lo svolgimento delle seguenti attività:

- acquisizione dati

- rilievo e censimento

- restituzione informatica dei dati grafici ed alfanumerici

- aggiornamento/modifica dei dati

- analisi ed elaborazione dei dati

Le attività di rilievo devono essere svolte secondo le specifiche illustrate nel presente paragrafo, secondo quanto dichiarato dal Fornitore in sede di Offerta Tecnica (rif. Allegato 2 al Disciplinare), e comunque in maniera tale da garantire la correttezza dei dati acquisiti e successivamente restituiti.

6.10.1.1 Acquisizione dati

Il Fornitore deve acquisire tutta la documentazione disponibile presso l’Amministrazione relativamente agli arredi ed alle apparecchiature.

Il Fornitore deve inoltre acquisire tutte le informazioni relative alle aree occupate dalle diverse funzioni, alle persone presenti, alle mansioni svolte, all’organigramma ed alla

distribuzione nei vari locali in uso all’Amministrazione.

6.10.1.2 Rilievo e censimento

Il Fornitore è tenuto ad eseguire il rilievo sul campo al fine di raccogliere gli elementi e le informazioni necessarie alla corretta esecuzione del servizio di Anagrafica Postazioni di Lavoro e Arredi.

Le informazioni minime oggetto di rilievo, e necessarie per la successiva fase di restituzione grafica, sono:

- ubicazione postazioni di lavoro;

- tipo di arredi;

- dimensione degli arredi;

- tipologia delle apparecchiature;

- terminali TLC;

- ubicazione degli infissi interni e esterni.

6.10.1.3 Restituzione informatica dei dati grafici ed alfanumerici

Contestualmente all’attività di rilievo, il Fornitore deve effettuare l’attività di restituzione grafica computerizzata, comprensiva dell’inserimento nel Sistema Informativo, in ottica relazionale, delle relative informazioni contenute in elenchi alfanumerici definiti e compilati in sede di rilievo e censimento da inserire.

Il Fornitore deve inoltre elaborare tabelle alfanumeriche riassuntive (in formato excel e suddivise per colonne) che riportino i dati raccolti in sede di rilievo e censimento.

Gli elaborati grafici devono essere forniti all’Amministrazione in duplice formato:

• formato grafico vettoriale, secondo lo standard DWG di Autocad/Autodesk nell’ultima versione disponibile sul mercato;

• formato cartaceo (in un numero di copie pari a quelle richieste dall’Amministrazione Contraente, non superiore a 3). In generale la rappresentazione dei componenti e dei terminali impiantistici rilevati sul campo deve avvenire adottando una scala di rappresentazione 1:100, salvo i casi in cui la pianta realativa a ciascun piano dell’immobile non rientri complessivamente in un elaborato del formato UNI A0 (mm. 841x1189). In quest’ultimo caso si deve adottare una rappresentazione in scala 1:200, che comprenda l’intero piano dell’immobile corredata da rappresentazioni di dettaglio in scala 1:100 di porzioni di pianta.

Tutta la documentazione prodotta dal Fornitore deve essere corredata da un indice dettagliato dei documenti consegnati all’Amministrazione Contraente.

Gli elaborati devono essere prodotti utilizzando gli standard definiti dalle norme di riferimento ed in particolare:

• UNI 3972 – Disegni tecnici, tratteggi per la rappresentazione dei materiali;

• UNI 3968 – Tipi e grossezze di linee;

• UNI 936 – Disegni tecnici, formati e disposizione degli elementi grafici dei fogli da disegno;

• UNI 938 – Disegni tecnici, formati e piegature dei fogli;

• UNI 7559 parte I e II – scritturazioni e caratteristiche unificanti;

• UNI 8187 – Disegni tecnici, riquadro delle iscrizioni;

• UNI 9511 – Disegni tecnici, rappresentazione delle installazioni.

6.10.1.4 Aggiornamento/modifica dei dati

Il Fornitore ha l’onere di aggiornare, per l’intera durata del servizio, tutte le informazioni raccolte nella fase di rilievo e censimento.

L’insieme dei dati deve essere aggiornato in caso di variazione sopravvenuta a seguito di spostamenti di personale, modifiche di layout, sostituzione di arredi e di apparecchiature.

L’insieme dei dati deve comunque essere aggiornato semestralmente attraverso una verifica sul posto al fine di riportare eventuali variazioni non monitorate.

In caso di attivazione dei servizi di Facchinaggio Interno e Facchinaggio Esterno/Traslochi, la gestione di tali attività deve essere effettuata utilizzando le potenzialità del servizio di Anagrafica Postazioni di Lavoro e Arredi in termini di ottimizzazione, programmazione e coordinamento.

6.10.1.5 Analisi ed elaborazione dei dati

Tutte le informazioni ricavate dalle attività di rilevo e restituzione grafica ed alfanumerica devono essere oggetto di analisi con individuazione di indici quantitativi e qualitativi significativi.

I risultati delle elaborazioni, che devono essere contenute in una relazione da consegnare all’Amministrazione, devono fornire informazioni quali (a titolo esemplificativo e non esaustivo):

- Indice di efficienza dell’immobile: il rapporto tra l’area utilizzabile e l’area affittabile;

- Indice di occupazione: il rapporto tra l’area utilizzabile e le postazioni di lavoro;

- Rapporto area utilizzabile/dipendente;

- Rapporto postazione di lavoro/dipendente.

Il Fornitore deve evidenziare gli eventuali possibili ulteriori approfondimenti che intende sottoporre all’Amministrazione, oltre alle eventuali ulteriori funzionalità del Servizio di Anagrafica Postazioni di Lavoro e Arredi in sede di Offerta Tecnica (rif. Allegato 2 al Disciplinare).

6.10.2 Tempi di consegna

Tutte le informazioni inerenti le attività di rilevo e restituzione grafica ed alfanumerica devono essere raccolte e consegnate formalmente in maniera completa all’Amministrazione Contraente entro 12 mesi dalla data di attivazione del servizio.

Il Fornitore è tenuto inoltre a consegnare contestualmente all’Amministrazione Contraente la Relazione sul servizio Anagrafica Postazioni di Lavoro e Arredi.

Il mancato rispetto dei tempi di consegna dei dati e della Relazione determina l’applicazione della relativa penale di cui al paragrafo 9.3.1 (lett. t).

6.10.3 Corrispettivo del Servizio

La determinazione del corrispettivo del servizio di Anagrafica Postazioni di Lavoro e Arredi è effettuata in base ai metri quadri di superficie lorda complessiva relativa all’Unità di Gestione in oggetto.

La remunerazione avviene sulla base del prezzo unitario a metro quadro a cui viene applicato il ribasso offerto in sede di Offerta Economica (rif. Allegato 3 al Disciplinare).

Cod.	Servizio	Unità di misura
APDL	Anagrafica Postazioni di Lavoro e Arredi	Metroquadro

Il canone del Servizio Anagrafica Postazioni di Lavoro e Arredi è, infatti, calcolato moltiplicando i metri quadri di superficie lorda complessiva dell’Unità di Gestione per il prezzo del servizio (rif. Allegato 10 al Disciplinare), al netto del ribasso offerto in sede di Offerta Economica (rif. Allegato 3 al Disciplinare):

C = pAPDL × s

APDL t

AA

dove:

CAPDL= canone mensile per il servizio Anagrafica Postazioni di Lavoro e Arredi;

pAPDL= prezzo unitario del servizio Anagrafica Postazioni di Lavoro e Arredi al netto del ribasso offerto in sede di Offerta Economica;

tAA = durata contrattuale in mesi (intesa dalla attivazione del servizio alla scadenza contrattuale)

s = metri quadri di superficie lorda complessiva dell’Unità di Gestione.

7 I SERVIZI OPERATIVI

I Servizi Operativi oggetto dell'appalto sono classificati secondo le seguenti macrocategorie:

B.1 Servizi di Manutenzione;

B.2 Servizi di Pulizia ed Igiene ambientale;

B.3 Altri Servizi operativi.

Il presente Capitolato propone un elenco di prestazioni minime richieste, nonché un elenco esemplificativo ma non esaustivo delle attività che devono essere effettuate. Attraverso la corretta erogazione dei servizi il Fornitore è tenuto comunque a garantire:

• la conservazione dello stato fisico e funzionale degli immobili e degli impianti oggetto dell’Ordinativo Principale di Fornitura e/o degli Atti Aggiuntivi;

• la disponibilità richiesta per gli impianti;

• la disponibilità e fruibilità degli spazi;

• l’erogazione efficiente dei servizi in modo da trasmettere un’elevata immagine della singola Amministrazione Contraente in particolare e della Pubblica

Amministrazione in generale.

Nel corso dell’erogazione dei servizi, il Fornitore deve adottare specifiche procedure e modalità operative per l’applicazione di efficaci misure di gestione ambientale. In particolare, le misure di gestione ambientale adottate dovranno comprendere almeno i seguenti aspetti ambientali:

• gestione dei rifiuti:

o modalità di raccolta e differenziazione, flussi generati e loro destinazione;

o gestione dei rifiuti pericolosi;

• misure di prevenzione della contaminazione delle acque superficiali o sotterranee;

• prevenzione della contaminazione del suolo per dispersione d’inquinanti e controllo e monitoraggio dei serbatoi interrati;

• misure di gestione nell’utilizzo di sostanze pericolose:

o loro caratterizzazione (schede di sicurezza);

o modalità di stoccaggio e utilizzo;

o prevenzione e controllo delle emergenze;

• gestione dei materiali contenenti amianto (ACM);

• gestione delle sostanze lesive dell’ozono.

Il Fornitore deve pertanto provveddere alla adeguata formazione del personale su tutte le misure da adottare anche nel caso di gestione di eventuali emergenze; il tutto in totale ottemperanza e nel pieno rispetto della normativa vigente in materia di tutela dell’ambiente.

Deve essere documentata la presenza di sistemi attivi per l’applicazione delle misure di gestione ambientale e della formazione previste. Si presume conforme ai requisiti sulle procedure inerenti le misure di gestione ambientale l’organizzazione che possiede un sistema di gestione ambientale riferito all’oggetto dell’appalto e includente le misure richieste, registrato in base al regolamento EMAS (da ultimo Reg. CE n. 1221/2009) o certificato secondo la norma ISO 14001 o equivalente.

Per ciascuno dei servizi di cui ai punti B.1, B.2 e B.3, come specificato nei relativi paragrafi, viene definita:

• la modalità di determinazione del canone, per le attività comprese nei servizi a canone;

• la modalità di remunerazione delle attività extra-canone e/o dei servizi/attività a richiesta (consistenti in prestazioni occasionali e/o non continuative).

7.1 Servizi di Manutenzione

La categoria “Servizi di Manutenzione” comprende l’insieme dei servizi finalizzati al mantenimento dello stato funzionale ed alla conservazione degli impianti delle Amministrazioni Contraenti per i quali i servizi stessi sono stati attivati.

I servizi di Manutenzione comprendono gli impianti e le attività di seguito elencati:

• impianti elettrici

• impianti idrico-sanitari

• impianti di riscaldamento

• impianti di raffrescamento

• impianti elevatori

• impianti antincendio

• impianti di sicurezza e controllo accessi

• reti

• minuto mantenimento edile

• reperibilità5

Ciascun servizio di manutenzione è remunerato attraverso il pagamento di un canone e attraverso il pagamento di importi “extra-canone”.

Tutte le attività, sia a canone che extra-canone, devono essere comunque effettuate a regola d’arte e nel rispetto delle norme vigenti al fine di mantenere e migliorare lo stato di conservazione e di fruibilità degli immobili.

Per tutti i servizi di manutenzione impiantistica attivati è possibile richiedere il Servizio di Reperibilità (rif. paragrafo 7.1.10) per far fronte ad eventuali emergenze che dovessero sorgere al di fuori del normale orario di lavoro, ad eccezione del Servizio di Manutenzione degli Impianti Elevatori per cui la reperibilità è già compresa nel canone.

Nell’ambito delle attività di manutenzione rientrano tutti gli oneri conseguenti allo smaltimento, trasporto e conferimento a punto di raccolta autorizzato di eventuali materiali di risulta, apparecchiature sostituite e relativi imballaggi connessi con le attività stesse.

In particolare, tenuto conto di quanto previsto dal D.lgs. 152/2006 e s.m.i. fermo rimanendo il rispetto di tutte le disposizioni inerenti l’attività di ritiro di apparecchiature elettriche ed elettroniche usate – RAEE – per la relativa raccolta e trattamento (D.Lgs. 25 luglio 2005, n. 151), il Fornitore, si impegna a:

• consegnare all'Amministrazione il formulario di cui all'art. 188, comma 3 lett. b), del D.lgs. 152/06 nelle modalità e termini ivi previsti;

• conferire i rifiuti ai soli impianti di smaltimento e recupero autorizzati ai sensi degli artt. 208 e ss. del D. Lgs. 152/06 e ss.m.i.;

• osservare le disposizioni di cui agli artt. 217 ss del D.Lgs. 152/06 per quanto riguarda la gestione degli imballaggi.

• osservare, con riferimeto alle attività di raccolta, trattamento, riciclaggio e smaltimento di rifiuti di pile e accumulatori, le disposizioni di cui al D.lgs. 188/08.

La prestazione del servizio in esame deve essere finalizzata esclusivamente al ritiro e allo smaltimento dei rifiuti indicati per la loro raccolta ed il loro trattamento in conformità e nel rispetto di quanto stabilito dalle disposizioni del D.Lgs. 25 luglio 2005,

n. 151 e del D.Lgs. 2 aprile 2006, n. 152 e successive modifiche.

Al fine dell’espletamento del servizio di ritiro e smaltimento è richiesto in capo

5 Servizio subordinato all’attivazione del corrispondente servizio di Manutenzione

all’esecutore del servizio il possesso dei requisiti previsti dal D.Lgs. n. 152/2006.

Il servizio di Anagrafica Tecnica relativa agli impianti oggetto dell’Ordinativo Principale di Fornitura, verrà erogato come specificato al paragrafo 6.1.3 del presente Capitolato.

Ove non diversamente specificato, a seconda della modalità di erogazione prescelta dall’Amministrazione (se “Facility Management” o “Facility Management Light”), l’attivazione dei servizi di:

• Manutenzione Impianti Elettrici

• Manutenzione Impianti Idrico-Sanitari

• Manutenzione Impianti di Riscaldamento

• Manutenzione Impianti di Raffrescamento

• Manutenzione Impianti Elevatori

• Manutenzione Impianti di Sicurezza e Controllo Accessi

• Manutenzione Reti

deve garantire l’esecuzione a canone ed extra-canone delle attività sinteticamente riassunte nella tabella seguente:

Modalità di erogazione	Facility Management	Facility Management Light
Attività comprese nel canone	- conduzione di impianti - esecuzione di attività di manutenzione preventiva e programmata - interventi di ripristino e/o manutenzione a guasto di importo inferiore al valore della franchigia	- conduzione di impianti - esecuzione di attività di manutenzione preventiva e programmata
Attività extra-canone	- interventi di ripristino e/o manutenzione a guasto per importo superiore al valore della franchigia - interventi di manutenzione a richiesta	- interventi di ripristino e/o manutenzione a guasto - interventi di manutenzione a richiesta

Si tenga presente che nel pagamento del canone risultano sempre compresi i materiali di consumo e/o di usura ed i ricambi necessari per l’effettuazione delle attività previste nel canone stesso.

Si deve inoltre considerare compresa nel canone qualsiasi attività di controllo e manutenzione, preventiva e periodica (anche qualora si richieda un frequenza maggiore rispetto a quanto indicato all’interno dell’Appendice 1 al Capitolato) necessaria a garantire il corretto funzionamento degli impianti.

Per il calcolo dell’importo degli interventi extra-canone deve farsi riferimento ai Listini ed ai corrispettivi della manodopera indicati all’Allegato 10 al Disciplinare (al netto dei ribassi offerti in sede di gara).

Tutte le attività extra-canone sono gestite attraverso Ordini di Intervento (predisposti dal Fornitore ed approvati dal Supervisore) e remunerate con i Listini e i corrispettivi della manodopera di cui all’Allegato 10 al Disciplinare, al netto del ribasso offerto.

Per l’effettuazione di tali attività l’Amministrazione si riserva la facoltà di decidere se avvalersi di soggetti terzi diversi dal Fornitore, ad eccezione degli

interventi definiti come “indifferibili”.

Tutti gli interventi eseguiti devono essere indicati all’interno della documentazione allegata al Verbale di Controllo (rif. paragrafo 6.5.1.2).

Si ricorda che la possibilità di richiedere interventi extra-canone è comunque subordinata all'attivazione del corrispondente servizio ed alla sussistenza della necessaria copertura finanziaria dell’intervento all’interno dell’Ordinativo Principale di Fornitura e/o dell’Atto Aggiuntivo (rif. paragrafo 5.5.4).

Di seguito si dettagliano le attività comprese nel servizio a canone e le attività extra- canone, per le due modalità di erogazione disponibili:

“Facility Management Light”:

Attività comprese nel canone:

• conduzione di impianti: tale attività consiste nel sovrintendere al normale funzionamento degli impianti tecnologici provvedendo a tutte le regolazioni necessarie al fine di garantire i livelli prestazionali previsti;

• esecuzione di attività di manutenzione preventiva e programmata: tali attività di verifica e/o controllo e/o monitoraggio e/o manutenzione sono volte a garantire la piena fruibilità dell’impianto cui il servizio è destinato e la programmazione temporale degli eventuali interventi di ripristino e/o sostituzione che dovessero rendersi necessari.

Attività da compensarsi extra-canone:

• interventi di ripristino e/o manutenzione a guasto: si tratta in particolare di prestazioni integrative straordinarie erogate su richiesta, o comunque per opportunità/necessità, legate al verificarsi di un particolare evento;

• interventi di manutenzione a richiesta: si tratta in particolare di prestazioni integrative straordinarie erogate su richiesta dell’Amministrazione per far fronte a determinate opportunità/necessità.

“Facility Management”:

Attività comprese nel canone:

• conduzione di impianti: tale attività consiste nel sovrintendere al normale funzionamento degli impianti tecnologici provvedendo a tutte le regolazioni necessarie al fine di garantire i livelli prestazionali previsti;

• esecuzione di attività di manutenzione preventiva e programmata: tali attività di verifica e/o controllo e/o monitoraggio e/o manutenzione sono volte a garantire la piena fruibilità dell’impianto cui il servizio è destinato e la programmazione temporale degli eventuali interventi di ripristino e/o sostituzione che dovessero rendersi necessari;

• interventi di ripristino e/o manutenzione a guasto di importo inferiore alla franchigia: si tratta in particolare di prestazioni integrative straordinarie erogate su richiesta, o comunque per opportunità/necessità legate al verificarsi di un particolare evento.

Attività da compensarsi extra-canone:

• gli interventi di ripristino e/o manutenzione a guasto per la parte eccedente la franchigia: si tratta sempre di prestazioni integrative straordinarie erogate su richiesta, o comunque per opportunità/necessità legate al verificarsi di un

particolare evento, il cui valore sia superiore all’importo della franchigia

(il cui valore a base d’asta sarà oggetto di rialzo in sede di Offerta Economica). L’Amministrazione sarà tenuta a retribuire il Fornitore con un importo pari al valore delle attività decurtato della franchigia stessa.

Esempio. Nel caso di un intervento il cui costo preventivato sia di 500 Euro, ipotizzando ad esempio il valore della franchigia relativa al servizio pari a 200 Euro (valore finale ottenuto rialzando il valore a base d’asta in sede di Offerta Economica), l’Amministrazione Contraente dovrà corrispondere al Fornitore l’importo residuo di 300 Euro.

• gli interventi di manutenzione a richiesta: si tratta in particolare di prestazioni

integrative straordinarie erogate su richiesta dell’Amministrazione per fare fronte a determinate opportunità/necessità costituite da adeguamenti, modifiche ed integrazioni degli impianti.

Il Fornitore è obbligato ad applicare, nei confronti dei propri dipendenti occupati nelle attività contrattuali relative ai Servizi di Manutenzione condizioni normative e retributive non inferiori a quelle risultanti dai contratti collettivi ed integrativi di lavoro applicabili alla data di stipula della Convenzione alla categoria e nelle località di svolgimento delle attività, nonché le condizioni risultanti da successive modifiche ed integrazioni, anche tenuto conto di quanto previsto all’art. 86, comma 3 bis del D.Lgs. n. 163/2006 e s.m.i.

Per i servizi di:

• Manutenzione Impianti Elettrici

• Manutenzione Impianti Idrico-Sanitari

• Manutenzione Impianti di Riscaldamento

• Manutenzione Impianti di Raffrescamento

• Manutenzione Impianti Elevatori

• Manutenzione Impianti di Sicurezza e Controllo Accessi

• Manutenzione Reti

1. il Fornitore deve offrire un ribasso rispetto ai prezzi a base d’asta per la determinazione del canone per il servizio in modalità di erogazione “Facility Management”;

2. successivamente il Fornitore deve offrire un ribasso aggiuntivo rispetto ai medesimi prezzi a base d’asta che, sommato al ribasso di cui al precedente punto 1., determina il canone per la modalità di erogazione “Facility Management Light”, come di seguito indicato dalle formule:

PFM = PBA x (1 - rFM) PFML = PBA x [1 –(rFM + rFML)]

dove:

PBA = prezzo unitario a base d’asta