Capitolato speciale descrittivo e prestazionale per l’affidamento del “Servizio di gestione del servizio di consegna/ritiro buste documenti e pacchi in campo internazionale e pacchi di peso superiore ai 20 kg per il circuito italiano, tramite corriere...
Capitolato speciale descrittivo e prestazionale per l’affidamento del “Servizio di gestione del servizio di consegna/ritiro buste documenti e pacchi in campo internazionale e pacchi di peso superiore ai 20 kg per il circuito italiano, tramite corriere espresso e del relativo flusso documentale”. CIG [8215756055].
L’Operatore Economico aggiudicatario dovrà operare nel rispetto delle condizioni di cui sotto. Prima di effettuare il ritiro della corrispondenza presso la Stazione Appaltante che può avere cadenza giornaliera, riceverà un file dalla stessa contenente i dati del mittente e del destinatario per ogni singola spedizione. Il file conterrà, inoltre, un campo denominato “Identificativo spedizione”. Sarà cura ed onere dell’Operatore Economico compilare tale campo ed inviare il file, alla Stazione Appaltante. A tal proposito verranno rilasciati gli indirizzi per le comunicazioni. A seguito di questo e a seguito conferma di ricezione da parte della Stazione Appaltante, può avere inizio il servizio di ritiro e recapito.
Condizioni di esecuzione del servizio. L’Operatore Economico dovrà provvedere a:
1. compilare le lettere di vettura per ogni singolo invio;
2. rilasciare alla Stazione Appaltante, al momento del ritiro, copia di ogni lettera di vettura relativa a ciascuna spedizione, debitamente firmata;
3. ritirare le buste, i documenti e i pacchi presso la sede della Stazione Appaltante entro il termine massimo del giorno lavorativo successivo alla richiesta di ritiro comunicata dalla Stazione Appaltante, con garanzia di invio lo stesso giorno del ritiro;
4. consegnare le buste, i documenti e i pacchi, in qualsiasi località estera compreso zone remote o disagiate. Per la classificazione dei paesi esteri, l’Operatore Economico dovrà fare riferimento alla tabella in uso a Poste Italiane: zona 1, zona 2 e zona 3. I tempi di consegna sono indicati nell’allegato “Richiesta di Offerta”;
5. ritirare le buste, i documenti e i pacchi, da qualsiasi località estera compreso zone remote o disagiate con consegna presso la sede della Stazione Appaltante o altra sede se indicata dalla stessa. Per la classificazione dei paesi esteri, l’Operatore Economico dovrà fare riferimento alla tabella in uso a Poste Italiane: zona 1, zona 2 e zona 3;
6. consegnare pacchi sopra i 20 kg, in tutto il territorio nazionale, compreso zone remote o disagiate;
7. ritirare pacchi sopra i 20 kg, da tutto il territorio nazionale, compreso zone remote o disagiate con consegna presso la sede della Stazione Appaltante o altra sede se indicata dalla stessa;
L’Operatore Economico dovrà provvedere inoltre a:
8. rilasciare nominativi e contatti telefonici alla Stazione Appaltante verso i quali la stessa ritenga interfacciarsi per la risoluzione di problematiche che possano insorgere durante lo svolgimento delle attività di cui al bando di gara;
9. rendere disponibile un accesso on line dedicato alla Stazione Appaltante, per poter visualizzare in autonomia i dati delle spedizioni inclusa la firma per ricezione della spedizione stessa da parte del destinatario;
10.permettere alla Stazione Appaltante di sviluppare un sistema automatizzato per uno scambio di dati strutturato (API) relativo alle spedizioni effettuate e in corso. Il sistema dovrà produrre, per ogni singola spedizione, i dati identificativi della stessa (mittente, protocollo mittente, destinatario, destinazione, codice della spedizione), la data di pick up, la data di consegna, la data di indirizzo errato, la data del pod, la data di partenza per ritorno presso la sede della Stazione Appaltante o altra sede se espressa, la data di consegna alla Stazione Appaltante o altra sede se espressa”;
11.consegnare la spedizione esclusivamente brevi manu previa firma olografa obbligatoria del destinatario. Non saranno ammesse altre condizioni di consegna e in caso contrario la spedizione non dovrà essere rilasciata;
12.controllare giornalmente lo stato di tutte le spedizioni effettuate e per quelle che risultino consegnate, dovrà rilasciare alla Stazione Appaltante la prova di avvenuta consegna (pod) non oltre il giorno lavorativo successivo al recapito. Il pod dovrà contenere tutti gli estremi del mittente (nominativo, indirizzo completo e protocollo), tutti gli estremi del destinatario (nominativo e indirizzo completo) compresa la firma olografa di chi ha ritirato la spedizione con il nominativo in stampatello, la data, l’ora di recapito, il codice della spedizione, il tipo di collo (busta/pacco), il peso e formato, la data di Pick Up e quant’altro si renda necessario a definire la spedizione. A tal proposito verranno prodotti , dalla Stazione Appaltante, un facsimile e gli indirizzi ai quali inviare la prova di consegna;
13.controllare giornalmente tutte le spedizioni effettuate e per quelle che risultino non consegnabili, dovrà attivare le procedure per il ritorno delle stesse presso la sede della Stazione Appaltante o altra sede se espressa, Tale procedura dovrà essere attivata entro il termine massimo di 2 giorni lavorativi, successivi al giorno in cui risulti essere stata verificata la
definitiva impossibilità di consegna da parte dell’Operatore Economico. Il terzo giorno, inteso sempre lavorativo, la spedizione dovrà essere inviata al mittente o altra sede se espressa. Nel caso in cui il destinatario risulti assente, in accordo con la Stazione Appaltante, dovrà disporre almeno 2 tentativi di consegna entro 3 giorni lavorativi successivi, lasciando opportuna indicazione del tentativo di consegna e della giacenza del plico presso l’ufficio competente;
14.rilasciare, nel caso in cui non sia stato possibile consegnare la spedizione e a seguito ritorno della stessa presso la sede della Stazione Appaltante, una dichiarazione riportante, obbligatoriamente, il motivo del mancato recapito (indirizzo errato, rifiutata dal destinatario, destinatario trasferito), il codice della lettera di vettura, il nominativo, l’indirizzo completo e il protocollo del mittente, il nominativo e l’indirizzo completo del destinatario oltre alla data in cui la spedizione è stato verificato non essere consegnabile. La dichiarazione dovrà essere rilasciata non oltre il giorno lavorativo successivo alla richiesta della Stazione Appaltante. A tal proposito verranno prodotti dalla stessa un facsimile e gli indirizzi ai quali inviare il documento;
15.compilare tutti i documenti doganali per spedizioni in import ed export oltre al disbrigo di tutte le attività che si rendano necessarie per il buon fine del recapito a destinazione di buste, documenti e pacchi;
16.effettuare spedizioni assicurate per materiali quali hardware, allestimenti per congressi e quant’altro di pertinenza alle attività istituzionali della Stazione Appaltante i cui costi saranno liquidati dalla stessa a seguito ricezione di una prova documentale delle spese sostenute dall’Operatore Economico;
18.farsi carico delle spese doganali, i cui costi saranno liquidati dalla Stazione Appaltante a seguito ricezione di una prova documentale delle spese sostenute dall’Operatore Economico;
17.nei casi di spedizioni nazionali ed internazionali oggetto di furto o smarrimento, farsi carico di tutte le attività amministrative per e sino al rimborso totale e definitivo del valore stimato della merce e degli eventuali oneri derivanti da azioni legali a danno della Stazione Appaltante in conseguenza all’evento citato. Lo smarrimento e/o il furto dovrà inoltre essere comunicato alla Stazione Appaltante entro un termine massimo di 3 giorni lavorativi dall’evento. L’importo delle spedizioni oggetto di furto e smarrimento non sarà dovuto in alcun caso, all’ Operatore Economico;
18.emettere, prima della fattura, un report, al fine di un controllo preventivo sull’importo addebitato alla Stazione Appaltante. Il report dovrà essere comprensivo dei seguenti dati: destinatario, destinazione, nazione, protocollo mittente, costo eventuale servizio Pick Up, costo spedizione, costo rientro al mittente in caso di recapito non andato a buon fine, costo
assicurazione su spedizione assicurata. A tal proposito verranno prodotti dalla Stazione Appaltante un facsimile e gli indirizzi ai quali inviare il report;