CONTRATTO DI SOVVENZIONE
CONTRATTO DI SOVVENZIONE
Progetto MoreThanAJob
N. Riferimento: A_A.3.2_0286
Finanziato dal programma ENI CBC Medtierraneo 2014-2020
<Numero di identificazione del contratto di sovvenzione> (il ‘contratto’)
<nome e indirizzo completi del partner di progetto>, (‘il committente’),
da una parte,
e
<Nome ufficiale completo >
<Stato legale >
<Numero di registrazione ufficiale dell’organizzazione>
[Numero partita IVA/Codice fiscale], (il ‘beneficiario’)
dall’altre parte,
(le ‘parti’)
Hanno convenuto quanto segue:
Articolo 1 — Finalità
1.1 Lo scopo del presente contratto è l'aggiudicazione di una sovvenzione da parte del committente per finanziare l’implementazione dell’azione intitolata: <titolo dell’azione> (l’’azione).
1.2 ll beneficiario si aggiudicherà la sovvenzione in base ai termini e alle condizioni stabilite nel presente contratto, cui il beneficiario dichiara di averne preso nota e di averle accettate.
1.3 ll beneficiario accetta la sovvenzione e si impegna a essere responsabile dell’implementazione dell’azione.
1.4 La lingua originale del contratto è l’italiano. In caso di traduzione in un’altra lingua la
versione italiana prevale.
Articolo 2 — Periodo di implementazione dell’azione
2.1 Il presente contratto entrerà in vigore alla data in cui la seconda delle due parti avrà firmato.
2.2 L’implementazione dell’azione avrà inizio: Scegliere una delle seguenti opzioni:
- [il giorno successivo a quello in cui firma la seconda delle due parti]
- [il primo giorno del mese successivo alla data in cui la prima rata di pre-finanziamento viene pagata dal committente]
- [<una data successiva (specificare la data)>]
2.3 ll periodo di implementazione dell’azione, così come delineato nell’Allegato I, è di
<numero di mesi>.
2.4 Il periodo di esecuzione del presente contratto termina con il pagamento del saldo a parte dell’ente committente e, in ogni caso, al più tardi, N. mesi dopo la fine del periodo di implementazione così come stipulato nell’Articolo 2.3.
Articolo 3 — Finanziamento dell’azione
3.1 I costi eleggibili totali sono stimati a [EUR] <importo>, come stabilito nell'Allegato II
3.2 Il committente si impegna a finanziare un importo massimo di [EUR] <importo>.
La sovvenzione è ulteriormente limitata al 90% del costo totale eleggibile dell’azione.
Articolo 4 — Reporting e pagamenti
4.1 Il beneficiario della sovvenzione dovrà presentare un report entro N. mesi dal termine del periodo di reporting, secondo il modello fornito dal committente.
4.2 I pagamenti verranno effettuati come segue:
- Pre-finanziamento iniziale: [EUR] <importo> entro N. giorni dall'entrata in vigore del presente contratto.
- Saldo dell’importo della sovvenzione all'accettazione della relazione finale da parte del committente.
Articolo 5 - Obblighi generali e responsabilità
5.1 Il beneficiario della sovvenzione implementa l’azione con i requisiti necessari,
efficienza, trasparenza e diligenza, in linea con i principi di sana gestione finanziaria.
5.2 Il beneficiario della sovvenzione è responsabile nei confronti del committente per
l’implementazione dell’azione.
5.3 Né il committente né l'Autorità di gestione del programma possono in alcun caso essere ritenuti responsabili per eventuali danni o lesioni conseguenti all'azione. a sola responsabilità nei confronti di xxxxx sarà assunta dal beneficiario della sovvenzione.
Articolo 6 – Ruoli e responsabilità
Il beneficiario delle sovvenzione:
a. monitora che l'azione sia implementata in conformità con il contratto;
b. è responsabile di fornire tutti i documenti e le informazioni richieste dal committente o dall'Autorità di gestione;
c. informa il committente di qualsiasi evento che possa influire o ritardare l'implementazione dell'azione;
d. ha la responsabilità di fornire tutta la documentazione necessaria in caso di audit, controlli, visite di monitoraggio o valutazioni da parte degli organi competenti, come previsto dall'Articolo 10;
e. è l’unico destinatario dei pagamenti del committente.
Articolo 7 – Modifica del contratto di sovvenzione
7.1 ll presente contratto e i suoi allegati possono essere modificati durante il periodo di implementazione. Qualsiasi modifica deve essere inserita per iscritto in un addendum.
7.2 L'emendamento non può avere lo scopo o l'effetto di apportare modifiche che mettano in discussione la decisione di aggiudicazione della sovvenzione o che siano contrarie alla parità di trattamento.
7.3 Modifiche del nome, indirizzo, conto corrente bancario, forma giuridica o rappresentante legale possono essere communicate e non sono considerate come emendamenti del contratto e non necessitano di un addendum.
7.4 La richiesta di emendamento deve essere presentata almeno n. giorni prima della data in cui la modifica dovrebbe entrare in vigore, fatte salve circostanze speciali debitamente motivate e accettate dal committente.
Articolo 8 – Risoluzione del contratto
8.1 Il committente può risolvere il presente contratto senza alcuna indennità nei confronti del beneficiario quando:
a. il beneficiario della sovvenzione non adempie, senza giustificato motivo, a qualsiasi obbligo sostanziale stabilito dal presente contratto e, dopo aver ricevuto avviso di adempiere a tali obblighi, continua a non farlo o non fornisce una spiegazione soddisfacente entro n. giorni dalla ricezione della comunicazione;
b. il beneficiario della sovvenzione e, in caso di persone giuridiche, persone che hanno poteri di rappresentanza, decisione o controllo rientrano in una qualsiasi delle situazioni di esclusione, ai sensi dell'articolo 00.0.xx del Regolamento di attuazione ENI CBC1;
c. un cambiamento nella situazione legale, finanziaria, tecnica, organizzativa o della proprietà del beneficiario della sovvenzione influisce in modo sostanziale sull'attuazione dell'azione o mette in discussione la decisione di aggiudicazione della sovvenzione;
1 EC Regulation 897/2014
d. il beneficiario della sovvenzione non ha adempiuto agli obblighi relativi al pagamento del contributo previdenziale delle tasse, o qualsiasi altro obbligo sostanziale previsto dalle disposizioni di legge del Paese in cui è stabilito
e. il committente o l’Autorità di gestione hanno la prova che il beneficiario della sovvenzione o qualsiasi entità o persona correlata, ha commesso errori sostanziali, frode o atti di corruzione nell'attuazione dell'azione, compreso il conflitto di interessi.
8.2 Gli obblighi di pagamento del committente si concludono n. mesi dopo il periodo di implementazione.
Articolo 9 – Costi eleggibili
9.1 I costi eleggibili sono i costi reali sostenuti e pagati dal beneficiario della sovvenzione, che sono conformi alle regole del programma e soddisfano i seguenti criteri:
a. sono sostenuti durante l'implementazione dell'azione e pagati prima della presentazione del report finale;
b. sono indicati nel budget dell’azione;
c. sono necessari per l’impementazione dell’azione;
d. sono idenficabili e verificabili, in particolare vanno registrati nella registrazione contabile del beneficiario della sovvenzione;
e. sono conformi ai requisiti della legislazione fiscale e sociale applicabile;
f. sono ragionevoli, giustificati e rispettano il requisito della sana gestione finanziaria, in particolare per quanto riguarda l'economia e l'efficienza;
g. sono supportati da adeguati documenti giustificativi.
9.2 Sono eleggibili solo i costi relativi alle categorie di costo identificate nel budget. Dazi, tasse e oneri, inclusa l'IVA, non sono ammissibili nei paesi partner di CBC. L'IVA è ammissibile negli Stati membri dell'UE quando non è recuperabile.
9.3 Se l'attuazione dell'azione richiede l'appalto di servizi, beni o lavori, devono attenersi alle istruzioni sugli appalti stabilite dal Programma.
Articolo 10 – Sistema contabile e controlli
10.1 Il beneficiario della sovvenzione devei avere una contabilità accurata e regolare dell'implementazione dell'azione utilizzando un adeguato sistema di contabilità e di contabilità a partita doppia.
10.2 La contabilità deve consentire una facile tracciabilità, identificazione e verifica delle entrate e delle spese relative al progetto.
10.3 Il beneficiario della sovvenzione deve garantire che il report finanziario sia facilmente riconciliato con la relativa contabilità.
10.4 L'ente committente e qualsiasi altro organismo competente in base al contratto di progetto si riserva il diritto di verificare la conformità dei fondi dell'azione con le regole del programma e le disposizioni del presente contratto. A tale scopo, il beneficiario della sovvenzione, deve adottare tutte le misure per facilitare il suo lavoro e dare accesso a tutti i locali, documenti e informazioni richieste.
Articolo 11 – Registrazione e conservazione dei documenti
11.1 Il beneficiario della sovvenzione deve conservare i registri, la contabilità e i documenti giustificativi relativi al presente contratto per cinque anni dal pagamento del saldo del programma, cioè almeno fino al 31 dicembre 2029. L'Autorità di gestione informa il committente data del suddetto pagamento del saldo.
11.2 Tutti i registri e documenti devono essere facilmente accessibili e archiviati, così da facilitare l'esame da parte dell'organismo competente. Il beneficiario della sovvenzione deve informare sulla loro precisa località di archiviazione.
11.3 In aggiunta ai report menzionati nell’Articolo 4, i documenti a cui si fa riferimento in questo articolo includono tra l’altro:
a. Registrazioni contabili (informatizzate o manuali) dal sistema contabile come contabilità generale, conti dei registri secondari, registri delle immobilizzazioni e altre informazioni contabili;
b. Prova delle procedure di appalto come documenti di gara, offerte di offerenti e report di valutazione;
c. Prova di impegni quali contratti e moduli d'ordine;
d. Prova della fornitura di servizi come report approvati, fogli presenza, biglietti di trasporto, prova di partecipazione a seminari, conferenze e corsi di formazione (includendo la documentazione rilevante e il materiale ricevuto, certificati) ecc.
e. Prova di ricezione dei beni come bolle di consegna da fornitori;
f. Prova di completamento dei lavori, come certificati di accettazione, con annesse immagini;
g. Prova di acquisto come fatture e ricevute;
h. Prova di pagamento come estratti conto bancari, avvisi di addebito, prova di pagamento da parte del contraente;
i. Prova che le tasse e/o l'IVA pagate non possono essere effettivamente rimborsate;
j. Per le spese di carburante, un riepilogo della distanza percorsa, il consumo medio dei veicoli utilizzati, i costi del carburante e i costi di manutenzione;
k. Per le spese del personale, buste paga, prove di pagamento della busta paga (non verranno accettati pagamenti in contanti), contratti e ordini di servizio, timesheet, foglio di calcolo del costo orario (o costo giornaliero) dalla quale siano chiaramente verificabili la retribuzione lorda, gli oneri sociali, assicurazioni e tutti i costi del personale.
Il mancato rispetto degli obblighi di cui al presente articolo costituisce un caso di violazione di un obbligo sostanziale ai sensi del presente Contratto.
Articolo 12 – Irregolarità e recuperi
12.1. Irregolarità possono essere segnalate durante l’implementazione del progetto e dopo la sua chiusura da qualsiasi autorità, entità o persona coinvolta nella gestione e/o implementazione del Programma, informatori o altri organismi e individui, compresi quelli anonimi. Un'irregolarità si riferisce a qualsiasi importo indebitamente versato al beneficiario della sovvenzione secondo quanto previsto dal presente contratto e dalle regole del Programma, a causa di errori o frodi ad essi imputabili.
12.2. In caso di accertata irregolarità, l'Autorità di gestione recupera gli importi indebitamente versati dal committente quale beneficiario del progetto, secondo quanto previsto dagli articoli da 74 a 76 del Reg. (UE) 897/2014. Il beneficiario della convenzione coivolto deve restituire al committente gli importi indebitamente pagati.
12.3 I pagamenti già effettuati al beneficiario della sovvenzione non precludono la possibilità per l’Autorità di gestione di emettere una procedura di recupero a seguito di una relazione di verifica della spesa, un controllo, un audit o un'ulteriore verifica della richiesta di pagamento del committente.
12.4 Se un recupero è giustificato secondo i termini del presente contratto, il beneficiario della sovvenzione coinvolo si impegna a rimborsare tali importi, entro 30 giorni dall'emissione della nota di addebito, essendo quest'ultima la lettera con la quale l'Autorità di gestione richiede l'importo dovuto.
Articolo 13 – Conflitto di interesse e buona condotta
13.1 Ai fini del presente contratto, per conflitto di interessi si intende qualsiasi situazione in cui vi sia una divergenza tra l'adempimento delle responsabilità ai sensi del presente Contratto di sovvenzione da parte delle Parti e l'interesse privato delle persone coinvolte nel contratto, che può influire negativamente sull’esercizio imparziale ed obiettivo delle funzioni di qualsiasi persona coinvolta nell'attuazione/verifica/controllo
/audit del presente contratto.
13.2. Il beneficiario della sovvenzione adotta tutte le misure necessarie per prevenire o porre fine a qualsiasi situazione che possa compromettere l'esecuzione imparziale e obiettiva del presente contratto.
13.3. Qualsiasi conflitto di interessi che possa sorgere durante l'esecuzione del presente Xxxxxxxxx deve essere notificato al committente senza ritardo. Nell’eventualità di tale conflitto, il benficiario della sovvenzione adotta immediatamente tutte le misure necessarie per risolverlo. Il committente si riserva il diritto di verificare che le misure adottate siano adeguate e può richiedere l'adozione di misure aggiuntive se necessario.
13.4. Il beneficiario della sovvenzione assicura che il proprio personale, compresa la direzione, nonché il personale dei suoi partner, non si trovi in una situazione che potrebbe dar luogo a conflitti di interessi. Fatti salvi i suoi obblighi ai sensi del presente contratto, il beneficiario della sovvenzione sostituisce, immediatamente e senza indennizzo da parte dell'ente committente, qualsiasi membro del proprio personale in tale situazione.
13.5. Il beneficiario della sovvenzione deve rispettare rispetta i diritti umani e la legislazione ambientale applicabile, compresi gli accordi ambientali multilaterali, nonché le norme fondamentali del lavoro concordate a livello internazionale.
Articolo 14 – Riservatezza
14.1 Il committente e il beneficiario della sovvenzione si impegnano a preservare la riservatezza delle informazioni, indipendentemente dalla loro forma, divulgate per iscritto o oralmente in relazione all'esecuzione del presente contratto e identificate per iscritto come riservate fino ad almeno 5 anni dopo il pagamento del saldo. I dati utilizzati a fini di visibilità di cui all'Articolo 15, nonché per informare e promuovere l'utilizzo dei fondi ENI CBC, non sono considerati come riservati.
14.2 Le Parti non si assumono alcuna resposabilità sul contratto se le informazioni sono state rilasciate con il consenso scritto dell'altra Parte o se la Parte è stata legalmente obbligata a rilasciare le informazioni.
14.3 Il beneficiario della sovvenzione non deve utilizzare le informazioni riservate per scopi diversi dall'adempimento dei propri obblighi ai sensi del presente contratto, salvo diverso accordo con il committente.
14.4 L'Autorità di gestione e la Commissione europea hanno accesso a tutti i documenti trasmessi dal committente e mantengono lo stesso livello di riservatezza.
Articolo 15 – Visibilità
15.1 Il beneficiario della sovvenzione deve adottare tutte le misure necessarie per pubblicizzare il finanziamento e co-finanziamento dell’azione da parte dell’Unione europea. Tali misure devono essere conformi alle regole di visibilità del programma, nonché ad eventuali regolamenti / requisiti nazionali relativi alla visibilità, qualora necessario.
15.2 In particolare, il beneficiario della sovvenzione deve menzionare l’azione, il titolo del progetto del committente e il contributo finanziario dell'Unione europea nelle informazioni fornite ai destinatari finali dell'azione, nei suoi report e in qualsiasi interazione con i media. Aggiunge il logo dell'UE e del programma nei documenti prodotti.
15.3 Qualsiasi avviso o pubblicazione da parte del beneficiario della sovvenzione riguardo l'azione, comprese quelle rilasciate in una conferenza o seminario, deve specificare il finanziamento dell'UE. Qualsiasi pubblicazione, diffusa in qualsiasi forma e con qualsiasi mezzo, compreso Internet, deve includere la seguente dicitura: “Questo documento è stato prodotto con il sostegno finanziario dell'Unione europea nell'ambito del Programma ENI CBC Mediterraneo. Il contenuto di questo documento è di esclusiva responsabilità di <nome del beneficiario della sovvenzione> e in nessun caso può essere considerato riflettere la posizione dell'Unione europea o delle strutture di gestione del programma o del <nome del committente>.”
15.4. Il beneficiario della sovvenzione autorizza il committente, l'Autorità di gestione e la Commissione europea a pubblicare il proprio nome e indirizzo, nazionalità, finalità della sovvenzione, durata e luogo di implementazione, nonché l'importo massimo della sovvenzione e la percentuale di finanziamento del budget dell'azione.
Articolo16 – Proprietà e utilizzo dei risultati e dei beni
16.1. La proprietà, il titolo e i diritti di proprietà intellettuale sui risultati dell’azione, report e
altri documenti a questa relativi saranno conferiti al beneficiario della convenzione.
16.2. Fatto salvo l’Articolo 16.1, il beneficiario della sovvenzione conferisce al committente, all'Autorità di gestione e alla Commissione europea il diritto di utilizzare liberamente, e nel modo che ritiene più opportuno, tutti i documenti derivanti dal progetto, qualunque sia la loro forma, e nello specifico, ne consente l’archiviazione, la loro traduzione, visualizzazione, riproduzione con qualsiasi procedura tecnica, di pubblicazione o comunicazione con qualsiasi mezzo, purché non violi i diritti di proprietà intellettuale esistenti.
16.3. Il beneficiario della sovvenzione deve garantire di avere tutti i diritti di utilizzo dei diritti di proprietà intellettuale preesistenti necessari per l'attuazione del presente Contratto.
16.4. Nel caso in cui, in una fotografia o in un filmato, siano raffigurate persone fisiche, il beneficiario della sovvenzione deve presentare, nel report per il committente, una dichiarazione in cui si affermi che queste persone autorizzano l'uso descritto delle loro immagini. Quanto sopra non si riferisce a fotografie scattate o a filmati girati in luoghi pubblici in cui membri casuali del pubblico sono identificabili solo ipoteticamente e a persone pubbliche che agiscono nelle loro attività pubbliche.
16.5. In nessun caso l'utilizzo finale delle attrezzature, dei veicoli e delle attrazzature
acquistate tramite il budget dell’azione può compometterne la sostenibilità.
Articolo 17 – Legge applicabile e risoluzione delle controversie
17.1. Il presente contratto è regolato dalla legge dello Stato Italiano.
17.2. Le parti del presente contratto faranno tutto il possibile per risolvere amichevolmente qualsiasi controversia insorta tra loro durante l'esecuzione del presente contratto. A tal fine, comunicano le loro posizioni e qualsiasi soluzione che ritengono possibile per iscritto e si incontrano su richiesta di entrambe. Il beneficiario della sovvenzione e il committente devono rispondere alle richieste pervenute per una risoluzione amichevole entro n. giorni. Una volta trascorso questo periodo, o il tentativo di risoluzione amichevole non abbia prodotto un accordo entro n. giorni dalla prima richiesta, il beneficiario della sovvenzione o il committennte possono notificare all’altra parte di considerare la procedura fallita.
17.3. Nel caso di fallimento nell raggiungimento di una risoluazione amichevole, la controversia può di comune accordo tra il beneficiario della sovvenzione e il committente essere sottoposta a conciliazione dall’Autorità di gestione. Se entro n. giorni dall'apertura della procedura di conciliazione non viene raggiunto alcun accordo, ciascuna parte può notificare all'altra di ritenere la procedura fallita.
17.4. In caso di fallimento delle procedure di cui sopra, ciascuna parte del presente Contratto, può sottoporre la controversia ai tribunali dello Stato italiano.
Articolo 18 – Protezione dei dati
18.1. Tutti i dati menzionali nel modulo di candidatura, contratto di sovvenzione e suoi allegati e in qualsiasi socumento fornito per le finalità di aggiudicazione del Contratto di sovvenzione saranno raccolti e trattati dal committente nel rispetto dei termini e delle indicazioni del Regolamento (UE) 2016/679 del Parlamento europeo e del Consiglio del 27 aprile 2016 (GDPR - General Data Protection Regulation), come specificato nella “Nota informativa sul trattamento dei dati personali secondo GDPR” del Programma.
Tutti i dati personali in possesso del committente e/o raccolti nell'ambito della negoziazione, firma ed esecuzione del Contratto di sovvenzione saranno utilizzati esclusivamente per finalità connesse alla firma ed esecuzione del contratto stesso, nonché per attività di informazione e comunicazione svolte dall'ente committente e dall'Autorità di gestione nell'ambito del Programma ENI CBC Bacino del Mediterraneo.
I dati personali raccolti dal committente potranno essere comunicati ad enti o soggetti esterni che svolgono attività o funzioni strettamente connesse all'esecuzione del Contratto di sovvenzione e alle attività di informazione e comunicazione del Programma. Nell'ambito delle attività di informazione e comunicazione del Programma, alcuni di questi dati possono essere diffusi anche attraverso il sito web del Programma o altri strumenti informativi, nel rispetto delle relative disposizioni applicabili al Programma ENI CBC Bacino del Mediterraneo.
18.2. Il beneficiario della sovvenzione deve limitare l'accesso e l'utilizzo dei dati personali a quanto strettamente necessario per l'esecuzione, la gestione e il monitoraggio del presente contratto e deve adottare tutte le misure di sicurezza tecniche e organizzative appropriate necessarie per preservare la massima riservatezza e limitare l'accesso a tali dati, in conformità al Regolamento (UE) 2016/679 (GDPR - General Data Protection Regulation).
Articolo 19 – Indirizzi di contatto
Ogni comunicazione relativa al presente contratto dovrà essere prodotta in forma scritta, indicare il titolo dell'azione ed essere inviata a:
Per il committente
<nome, indirizzo e referente di progetto del committente> Per il beneficiario della sovvenzione
<<nome, indirizzo e referente di progetto del beneficiario della sovvenzione>
Articolo 20 - Allegati
20.1 seguenti documenti sono allegati alle presenti condizioni speciali e costituiscono parte integrante del contratto:
Allegato I: Descrizione dell’azione
Allegato II: Budget dell’azione
Redatto in italiano ed in inglese in due originali per lingua, uno per il committente e uno per il beneficiario della sovvenzione.
Per il beneficiario della sovvenzione | Per il committente |
Nome e Cognome | Nome e Cognome |
Titolo | Titolo |
Firma Timbro | Firma Timbro |
Data | Data |