Regolamento di procedura DELL’ORGANISMO CONCILIAZIONE CONCORDIA MANAGEMENT SRL

Regolamento di procedura
DELL’ORGANISMO CONCILIAZIONE CONCORDIA MANAGEMENT SRL

ART.1

Ambito di applicazione

Il presente Regolamento di “Procedura di Conciliazione delle Controversie” è redatto in osservanza delle norme e dei principi direttivi contenuti nel decreto legislativo 4 marzo 2010 n. 28 , nel D.M. n. 180 del 18 ottobre 2010,nel decreto legge n.69/ 2013 e nella legge di conversione 98/2013 .Il decreto 6.07.2011 n. 145 contiene le norme di procedura che saranno applicate dall’Organismo “Concordia Management srl” per la mediazione finalizzata alla conciliazione in tutte le controversie previste a tal fine dal citato decreto legislativo e, in quanto compatibili, ai procedimenti obbligatori di conciliazione di cui al comma 2 dell’art. 23 del predetto decreto legislativo ove esperibili dinanzi al presente Organismo, nonché alla Mediazione familiare.

ART. 2

Segreteria Tecnica

Ad ogni incombente della procedura di cui all’articolo 1, ad eccezione di quelli propri del Responsabile dell’Organismo e del singolo mediatore nominato, provvede la Segreteria Tecnica dell’Organismo istituita presso la sede di cui all’articolo seguente.

La Segreteria Tecnica è diretta da un Responsabile della Segreteria Tecnica.

In particolare, la Segreteria Tecnica provvede per ciascuna procedura, in relazione a quanto disposto nel presente Regolamento, a:

• ricevere le istanze di conciliazione e la eventuale documentazione allegata;

• tenere il registro, anche informatico, degli affari di mediazione a norma dell’art. 12 del d.m. 18 ot- tobre 2010 n. 180;

• formare il fascicolo, riportandone gli estremi anche in forma telematica secondo quanto disposto nel presente Regolamento, ed assicurarne la custodia per i tre anni successivi alla sua formazione;

• attestare e comunicare l’irricevibilità dell’istanza di conciliazione nei casi previsti dal presente Regolamento;

• informare il mediatore della avvenuta nomina e riceverne la accettazione oltre che le dichiarazioni previste negli articoli seguenti;

• trasmettere al mediatore copia della documentazione eventualmente prodotta dalle parti;

• trasmettere le comunicazioni di avvio della procedura;

• ricevere dal mediatore i sommari verbali delle riunioni con le parti, redatti a norma degli articoli seguenti;

• ricevere dal mediatore le comunicazioni ed i verbali relativi ad ogni ipotesi di conclusione della procedura;

• indicare al mediatore l’esperto della cui opera il mediatore dovesse fare richiesta;

• curare i rapporti diretti tra l’Organismo ed il mediatore nominato, e provvedere al pagamento del relativo onorario;

• curare i rapporti tra l’esperto nominato e l’Organismo, e provvedere al pagamento di quanto tra essi convenuto;

• rilasciare a ciascuna delle parti ed a spese delle stesse copia degli atti della procedura, purché non qualificabili come riservati ai sensi degli articoli seguenti;

• consentire a ciascuna delle parti, l’accesso agli atti della procedura, ai sensi degli articoli seguenti;

• ricevere i pagamenti delle spese e delle indennità dovute a norma degli articoli seguenti e, ove richiesta, rilasciarne quietanza;

• curare, a richiesta delle parti, il deposito del ricorso per omologazione dell’accordo amichevole, il ritiro del relativo provvedimento e la sua trasmissione alle parti.

• Al personale della Segreteria Tecnica è imposto il dovere di riservatezza ed il divieto di esprimere alcuna opinione sull’oggetto o sul merito della controversia.

Al personale della Segreteria Tecnica è imposto il dovere di riservatezza ed il divieto di esprimere alcuna opinione sull’oggetto o sul merito della controversia.

ART. 3

Luogo di svolgimento della procedura

La procedura di conciliazione si svolge presso la sede di mediazione dell’Organismo “Concordia Management srl”, Xxx Xxxxx Xxxxxxxxx, 00 00000 Xxxx - o presso una delle Sedi di cui alla Tabella A allegata al presente Regolamento ed alle eventuali successive modificazioni.

Il Responsabile dell’Organismo, contestualmente alla nomina del mediatore, indica la sede della procedura, tra quelle elencate nella citata Tabella A, in base ai seguenti criteri:

1. nel luogo del giudice territorialmente competente per la controversia;

2. in considerazione del luogo di residenza o di domicilio o di sede dell’istante quando questi sia un consumatore;

3. in considerazione del luogo del giudice territorialmente competente della parte istante, qualora quello dell’altra parte si trovi all’estero;

4. in considerazione del luogo in cui si trova l’immobile, nelle controversie relative a diritti reali su beni immobili;

5. in considerazione del luogo di apertura della successione, nelle cause ereditarie;

6. in considerazione del luogo di residenza o di domicilio o di sede della parte o delle parti nei cui confronti l’istanza è proposta, in tutti gli altri casi.

La sede delle persone giuridiche, delle società senza personalità giuridica e delle associazioni non riconosciute e dei comitati è individuata ai sensi dell’art. 19 del codice di procedura civile.

In caso di più domande relative alla stessa controversia il luogo di svolgimento della procedura è quello dinanzi, all’organismo territorialmente competente presso il quale è stata presentata la prima domanda.

La sede della procedura, come determinata ai sensi dei commi precedenti, potrà essere mutata, dopo l’inizio della procedura, soltanto su concorde richiesta delle parti purché ciò sia messo a verbale ed eventualmente potrà anche formularsi concordemente istanza di sostituzione del mediatore già nominato qualora lo stessa non possa e/o non voglia aderire alla richiesta delle parti al fine di spostarsi in altro luogo di mediazione; in tal caso, il periodo di tempo già trascorso dall’inizio della procedura non si computa ai fini del termine di durata della stessa; uno o più atti della procedura possono tuttavia svolgersi, su concorde richiesta delle parti, in luogo diverso dalla sede determinata ai sensi dei commi precedenti.

ART. 4

Istanza di conciliazione

L’istanza scritta di conciliazione è depositata o indirizzata all’Organismo presso la Sede di Roma e può essere trasmessa anche per posta, con lettera raccomandata con avviso di ricevimento, o per posta elettronica o a mezzo di fax agli indirizzi od ai numeri telefonici indicati a tal fine nel sito telematico xxx.xxxxxxxxxxxxxxxxxxx.xx, con riserva di deposito, entro la data del primo incontro, dell’originale dell’istanza.

L’istanza può essere redatta dalla parte personalmente o dal suo rappresentante legale, o da procuratore speciale munito di procura a conciliare che dovrà essere depositata o inviata assieme all’istanza.

Al fine di rendere quanto più efficiente e spedita la procedura, l’Organismo si è dotato di un modulo di istanza di conciliazione, disponibile presso la Segreteria e reperibile sul sito telematico dell’Organismo.

Ad ogni fine e salve le conseguenze del mancato pagamento delle spese generali di segreteria (costi amministrativi e logistici a forfait) relative all’avvio della procedura l’istanza di conciliazione si intende depositata nel giorno in cui, rispettivamente, è depositata presso

la Segreteria Tecnica, è stata ricevuta la lettera raccomandata, è stata ricevuta l’istanza telematica, è stato ricevuto il fax; la detta istanza produce gli effetti della domanda giudiziale come previsti dalla legge, dalla data dell’ultima ricezione della comunicazione di cui all’art. 8.

L’istanza deve comunque contenere:

1. le generalità e gli indirizzi completi delle parti o dei loro rappresentanti e, ove lo vogliano, quelli telefonici e di posta elettronica;

2. una descrizione del motivo del contendere unitamente ad una sintetica esposizione dei fatti;

3. l’indicazione del valore della lite determinato ai sensi del codice di procedura civile;

4. ogni altro documento che la parte ritenga utile allegare:

5. la dichiarazione dell’istante di aver preso conoscenza del presente Xxxxxxxxxxx, e di accettarlo;

6. la eventuale dichiarazione dell’istante di acconsentire alla comunicazione alle altre parti dei documenti da lui prodotti;

7. la dichiarazione di aver preso cognizione della informativa sul trattamento dei dati personali, e di cui al modello depositato presso la Segreteria Tecnica e reperibile sul sito telematico dell’Organismo. Qualora l’istanza concerna una controversia su diritti indisponibili o per la stessa sia preclusa la procedura di mediazione per la conciliazione ai sensi del decreto legislativo n. 28 del 2010 (come, a titolo meramente esemplificativo, le controversie di competenza del Tribunale in funzione di giudice del lavoro), l’Organismo ne dà sollecitamente comunicazione per iscritto o telematicamente all’istante. La somma di questi versata per l’avvio della procedura, e di cui all’art. 12 comma 2, non sarà rimborsata.

ART. 5

Fascicolo della procedura

Tutte le istanze di conciliazione sono numerate progressivamente in ragione dell’anno e registrate in apposito registro, cartaceo ed informatico, in ordine cronologico di provenienza, a cura della Segreteria Tecnica dell’Organismo; questa formerà per ogni procedura apposito fascicolo contenente tutte le istanze e comunicazioni provenienti dalle parti, i documenti da queste prodotti, le comunicazioni inviate dall’Organismo o dal mediatore, il testo dell’eventuale proposta di accordo predisposta dal mediatore, ed i verbali da questi redatti nel corso della procedura e di cui agli articoli seguenti. L’Organismo assicura adeguate modalità di conservazione e di riservatezza dei fascicoli e degli atti di cui al comma precedente.

Il Responsabile della Segreteria è incaricato di custodire il fascicolo di ciascuna procedura attivata e di tenere un registro, anche informatico, delle procedure di conciliazione, con le annotazioni relative a: numero d’ordine progressivo; dati identificativi delle parti; oggetto della controversia; mediatore designato; data di conclusione del procedimento e relativo esito.

Il fascicolo di ciascun procedimento è conservato per i tre anni successivi alla chiusura del procedimento. Le parti hanno diritto d’accesso agli atti del fascicolo: il diritto di accesso ha per oggetto gli atti depositati dalle parti nelle sessioni comuni ovvero, per ciascuna parte, gli atti depositati nella propria sessione separata; degli atti medesimi ciascuna delle parti può chiedere copia alla Segreteria Tecnica, senza formalità ed a proprie spese.

ART. 6

Nomina del mediatore

Dopo il deposito dell’istanza di conciliazione, il mediatore è per ciascuna procedura nominato dal Responsabile dell’Organismo, secondo criteri predeterminati e rispettosi della specifica competenza professionale del mediatore designato, desunta anche dalla tipologia di laurea universitaria posseduta, secondo una turnazione nell’elenco dei mediatori ove questa sia compatibile con: la imparzialità del mediatore, la particolare competenza professionale imposta dalla natura o dalla complessità della controversia o dal suo oggetto, il luogo in cui deve svolgersi la procedura.

Il mediatore nominato dal Responsabile dell’Organismo deve fare pervenire immediatamente alla Segreteria Tecnica l’accettazione scritta dell’incarico, unitamente alla dichiarazione della sua indipendenza ed imparzialità rispetto alle parti nonché la assenza di qualsiasi suo interesse (Mod. D. Allegato), anche apparente od in conflitto, rispetto all’oggetto della controversia assegnatagli. La predetta comunicazione può essere trasmessa per posta con lettera raccomandata con avviso di ricevimento, per posta elettronica all’indirizzo o a mezzo di fax ai numeri telefonici o a mezzo di fax agli indirizzi od ai numeri telefonici indicati a tal fine nel sito telematico xxx.xxxxxxxxxxxxxxxxxxx.xx

o infine può essere depositata presso la Segreteria Tecnica dell’Organismo.

È considerata violazione del presente Regolamento da parte del mediatore la mancata accettazione dell’incarico se non in presenza di giustificabili motivi o di una delle condizioni ed evenienze di cui ai commi successivi.

Le parti possono concordemente indicare al Responsabile il nome di un mediatore, purché aderente all’Organismo, e chiederne concordemente la nomina.

Se richiesto dalla natura o dalla complessità della controversia, il Responsabile dell’Organismo può nominare un Collegio di Mediatori, in numero non superiore a tre, senza alcuna variazione della entità delle spese e dell’indennità dovute dalle parti a norma degli articoli seguenti.

Sull’accordo delle parti, agli incontri può assistere, assieme al mediatore nominato, altro

mediatore aderente all’Organismo ai fini della propria ulteriore formazione; questi, cui incombono gli stessi obblighi di riservatezza cui è tenuto il mediatore nominato, non avrà diritto ad alcun compenso, né potrà interloquire in alcuna forma nel corso degli incontri tra il mediatore e le parti.

Il mediatore è tenuto a comunicare nel corso della procedura, sia all’Organismo che alle parti, qualsiasi interesse personale o economico connesso all’esito della procedura di mediazione per la conciliazione e qualsiasi altra circostanza di cui è a conoscenza che potrebbe essere causa, anche soltanto apparente, di un conflitto d’interessi.

Contestualmente all’accettazione dell’incarico, il mediatore nominato sottoscrive una dichiarazione di imparzialità e dichiara all’Organismo qualsiasi circostanza che possa pregiudicare, anche soltanto apparentemente, la sua indipendenza, neutralità o imparzialità.

È incompatibile con la funzione di mediatore colui che, in relazione alla procedura assegnatagli, versi in una delle situazioni di cui all’articolo 815 del codice di procedura civile.

In ogni caso, accettato l’incarico, il mediatore non può rinunciarvi se non per gravi motivi.

ART. 7

Sostituzione del Mediatore

In caso di ritardato invio o deposito della accettazione e della dichiarazione di cui al comma precedente, o di espressa rinuncia del mediatore all’incarico, il Responsabile dell’Organismo provvede immediatamente alla nomina di altro mediatore; nel caso di nomina di mediatore indicato dalle parti a norma dell’articolo precedente, gli eventi in questione sono immediatamente comunicati alle parti richiedenti.

Se nel corso del tentativo di conciliazione viene comunicata o accertata - anche in presenza della sottoscrizione della dichiarazione di cui all’allegato D) al presente Regolamento – la mancanza o il venir meno di un requisito di imparzialità del mediatore incaricato, se viene dichiarata la decadenza del mediatore a norma del Codice etico, o se risulta fondata l’istanza di ricusazione, il Responsabile dell’Organismo provvede alla nomina di un nuovo mediatore, nei modi e nei tempi di cui all’articolo precedente; in tal caso il tempo già trascorso dall’inizio del procedimento di conciliazione non si computa ai fini del termine massimo di durata della procedura.

Sull’accettazione delle eventuali dichiarazioni di rinuncia nonché sulle ricusazioni e/o sostituzione del primo; allo stesso modo il Responsabile dell’Organismo provvede allorché, ai sensi dei commi precedenti, si debbano considerare venute meno o pregiudicate la indipendenza e la imparzialità del mediatore nominato.

Di ogni provvedimento del Responsabile dell’Organismo emesso ai sensi dei commi precedenti è data immediata comunicazione per iscritto al mediatore ed alle parti.

ART. 8

Inizio della procedura

Ricevuta l’istanza per la richiesta dell’incontro di conciliazione ed il pagamento delle spese generali di segreteria, il Responsabile dell’Organismo fissa un primo incontro, non oltre 30 giorni dal deposito della domanda e ne dà comunicazione alle altre parti nel più beve tempo possibile, indirizzandola ai recapiti indicati dall’istante nella domanda, e con le stesse forme comunicando:

A tutte le parti:

1. il mediatore nominato;

2. la sede della conciliazione;

3. la data e l’ora indicate dal mediatore per il primo incontro, che si dovrà tenere entro 30 giorni dal deposito e o ricezione della richiesta da mediazione;

Alle parti diversa da quella istante

1. la facoltà di far pervenire alla Segreteria Tecnica dell’Organismo, entro il decimo giorno lavorativo dalla ricezione della comunicazione, dichiarazione di accettazione o di rifiuto della procedura (la predetta accettazione può essere trasmessa con le stesse modalità previste per l’istanza dall’art.4);

2. la facoltà di depositare o far pervenire presso la Segreteria Tecnica, entro lo stesso termine, una sintetica esposizione dei fatti oggetto della controversia nonché la documentazione da essa ritenuta utile con l’eventuale consenso alla comunicazione di detta documentazione alle altre parti;

3. Nel caso in cui le parti diverse da quella istante comunichino, prima della data fissata per l’incontro, di non voler comparire dinanzi al mediatore, o non provvedano nei termini di cui sopra alla dichiarazione di accettazione, o non provvedano al pagamento delle spese generali di segreteria e della indennità di cui agli artt. 12 e 13, e sempre che la procedura non possa essere utilmente espletata nei confronti delle eventuali residue parti, il mediatore redige verbale di cessazione della procedura indicandone il motivo, e l’Organismo ne dà immediata comunicazione alla parte istante.

ART. 9

Espletamento della procedura

Il tentativo di conciliazione dinanzi al mediatore nominato si svolge senza formalità, ma degli incontri cui siano state invitate tutte le parti il mediatore redige sommario verbale ai soli fini della prova della presenza delle parti stesse o di alcune di esse o dei loro rappresentanti o delle persone che le assistono, o della constatazione della dichiarazione di una o più parti di non voler proseguire nella propria partecipazione al tentativo di conciliazione.

Nel caso in cui all’incontro non siano presenti le parti od alcune di esse, sempre che non sussista un giustificato motivo della mancata comparizione, ed a meno che non sia possibile proseguire utilmente il tentativo di conciliazione nei confronti delle parti che risultino comparse, il tentativo di conciliazione si intende fallito, e la relativa procedura s’intende terminata, nella data di redazione del verbale di mancata comparizione.

Nei casi di cui all’articolo 5, comma 1bis di cui alla legge di conversione 9 agosto 2013 n. 98, quando l’esperimento del procedimento di mediazione è condizione di procedibilità della domanda giudiziale, la condizione si considera avverata se il primo incontro di programmazione dinanzi al mediatore si conclude senza l’accordo.

Al primo incontro e agli incontri successivi, fino al termine della procedura, le parti devono partecipare con l’assistenza dell’avvocato.

Durante il primo incontro il Mediatore chiarisce alle parti la funzione e le modalità di svolgimento della mediazione.

Il Mediatore sempre nello stesso primo incontro, invita le parti personalmente presenti e i loro avvocati ad esprimersi sulla possibilità di iniziare la procedura di Mediazione, e nel caso positivo, procede con lo svolgimento.

Il mediatore svolge l’incontro con la parte istante anche in mancanza di adesione della parte chiamata in mediazione, e la segreteria dell’organismo può rilasciare attestato di conclusione del procedimento solo all’esito del verbale di mancata partecipazione della medesima parte chiamata e mancato accordo, formato dal mediatore ai sensi dell’articolo 11, comma 4, del decreto legislativo.

Nel corso della procedura il mediatore ha il dovere di comportarsi come terzo indipendente, neutrale ed imparziale, tanto nei confronti di ciascuna delle parti quanto nei confronti dell’oggetto della controversia.

Le parti devono partecipare all’incontro personalmente ed obbligatoriamente assistite da un proprio rappresentante munito dei necessari poteri.

Il mediatore conduce personalmente l’incontro senza formalità di procedura, sentendo le parti con- giuntamente e/o separatamente.

La procedura di conciliazione si svolge di norma in una seduta, ovvero in più sedute nel corso delle quali il mediatore può invitare le parti a produrre sintetiche memorie nel termine da lui fissato; ove sia necessario od utile, il mediatore difatti, può fissare eventuali altri incontri successivi, a breve intervallo di tempo, con tutte le parti; può anche concordare incontri con alcune soltanto di esse, il cui oggetto, ed il relativo esito, rimangono riservati.

Non sono consentite comunicazioni riservate delle parti al solo mediatore, eccetto quelle effettuate in occasione delle sessioni separate.

Per le controversie il cui valore non superi gli euro 15.000, il mediatore procede ad un solo incontro con le parti e nella stessa data, ove lo ritenga opportuno, procede ad incontri separati con le stesse a norma dell’ultima parte del comma precedente.

Nei soli casi in cui lo ritenga indispensabile ai fini dell’utile svolgimento della procedura ivi compresa la formulazione della proposta di accordo di cui ai commi seguenti, il mediatore può provvedere alla individuazione, per il tramite della Segreteria Tecnica, di un esperto reperito tra quelli iscritti negli albi dei Consulenti Tecnici dei Tribunali, e dal quale potrà farsi coadiuvare anche nel corso degli incontri con le parti; la partecipazione dell’esperto alla procedura ed il compenso a questi dovuto in applicazione dei criteri di cui alla Tabella ( C ) allegata al presente Regolamento, sono immediata mente comunicati a ciascuna delle parti.

In ogni momento della procedura, solo se richiesto concordemente dalle parti, il mediatore può for- mulare una proposta di accordo amichevole. In occasione del primo incontro con le parti il mediatore avverte le parti sulle conseguenze del rifiuto di accettazione della proposta di accordo che dovesse eventualmente essere formulata nel corso della procedura.

La proposta può essere formulata da un mediatore, anch’esso accreditato presso l’Organismo, di- verso da quello che ha condotto sino ad allora la mediazione.

La proposta di accordo è comunicata a cura della Segreteria Tecnica dell’Organismo, per iscritto, a ciascuna delle parti, assieme all’invito a far pervenire al mediatore sempre per iscritto ed entro sette giorni dalla ricezione della comunicazione, la rispettiva incondizionata accettazione della proposta stessa; la mancata comunicazione della accettazione nel termine suddetto vale come rifiuto della proposta. Tuttavia la mancata accettazione nel termine non è causa di cessazione della procedura, qualora le parti entro il termine suddetto chiedano concordemente al mediatore di formulare una nuova proposta di accordo secondo condizioni da esse concordemente indicate, o sempre entro il termine suddetto ne chiedano concordemente la proroga per ulteriori sette giorni. La nuova proposta si ha per definitivamente rifiutata qualora ciascuna delle parti entro i sette giorni successivi dalla comunicazione non faccia pervenire la propria accettazione.

Anche in mancanza di accettazione espressa della proposta da una delle parti, il mediatore non può dichiarare la cessazione della procedura per tale causa qualora le parti, nel termine ordinario od in quello prorogato, facciano concorde espressa richiesta al mediatore di sottoscrizione, dinanzi a lui, di un accordo amichevole da esse intanto raggiunto in termini difformi da quelli della proposta.

ART. 10

Conclusione della procedura

Per ciascuna procedura di mediazione per la conciliazione gestita da “Concordia Management srl” il termine massimo di durata è di giorni novanta; il termine decorre dal giorno della comunicazione di avvio di cui all’art. 8.

Xxxxxxxx parte può rifiutarsi di proseguire nella procedura di mediazione per la conciliazione in qualsiasi momento, dandone pronta comunicazione scritta al mediatore e alla controparte; la mancata partecipazione, senza un giustificabile motivo, ad uno degli incontri con tutte le parti fissati dal mediatore o concordati, è considerata come rifiuto di proseguire nella partecipazione alla procedura. La procedura, salvi comunque i casi si cui all’ultimo comma dell’art. 8 e di cui al comma 2 dell’art. 12, si considera conclusa nel caso e nella data in cui:

• al termine del primo incontro programmatico le parti o una delle parti manifestano la volontà di non iniziare la procedura di mediazione;

• tutte le parti, successivamente al primo incontro, manifestano al mediatore la volontà di non proseguire la procedura;

• una parte si rifiuta, a termini del presente Regolamento, di proseguire la procedura; in tal caso la procedura, se utilmente proseguibile nei confronti delle altre parti, si considera conclusa nei soli confronti della parte che ha rifiutato;

• le parti raggiungono un accordo amichevole, del quale danno comunicazione per iscritto al mediatore dichiarando concordemente di voler ritenere conclusa la procedura;

• è raggiunto un accordo dinanzi al mediatore, il cui testo, se non già predisposto dalle parti, viene redatto dal mediatore con l’assistenza delle parti stesse e delle persone che le rappresentano od assistono, e viene sottoscritto dalle parti stesse e dal mediatore, dandosene atto nel relativo verbale di composizione amichevole e di contestuale chiusura della procedura;

• è accettata da tutte le parti la proposta di accordo redatta dal mediatore, per concorde richiesta delle parti, ed a queste comunicata; la proposta si intende rifiutata se ciascuna delle parti non ha fatto pervenire al mediatore, entro sette giorni dalla data della relativa comunicazione, la propria accettazione incondizionata;

• la proposta del mediatore è rifiutata anche da una soltanto delle parti, a termini dell’articolo 9;

• decorsi quaranta giorni dalla comunicazione di avvio di cui all’art. 8, senza che siano intervenuti l’accordo amichevole o la proposta di accordo, una delle parti dichiara che intende avvalersi del detto termine di durata della procedura.

Della conclusione della procedura, e della relativa causa, il mediatore dà atto in apposito verbale (nel quale devono essere indicati gli estremi dell’iscrizione dell’Organismo nel Registro di cui al decreto legislativo n. 28 del 2010), al quale deve essere unito, formandone parte integrante, il testo della proposta accettata o rifiutata od il testo dell’accordo amichevole raggiunto dinanzi al mediatore, testo che è in ogni caso sottoscritto da tutte le parti.

Nel caso di accordo amichevole raggiunto dinanzi al mediatore o di accettazione della proposta, il Mediatore forma processo verbale al quale è allegato il testo dell’accordo medesimo. Il verbale deve essere sottoscritto dalle parti, dagli avvocati delle parti e dal mediatore il quale certifica l’autografia della sottoscrizione delle parti e degli avvocati delle parti o la loro impossibilità di sottoscrivere.

Tutti i verbali di cui al presente articolo sono immediatamente depositati dal mediatore presso la Segreteria Tecnica dell’Organismo, che ne rilascia copia, senza spese, a ciascuna delle parti.

Al termine del procedimento di mediazione, a ogni parte del procedimento viene inviata o consegna- ta idonea scheda di valutazione del servizio il cui modello è allegato al presente regolamento; copia della stessa, con la sottoscrizione della parte e l’indicazione delle sue generalità, secondo quanto prescritto dall’art. 7, comma 5, del d.m. 18.10.2010 n. 180, verrà trasmessa per via telematica al Responsabile del Registro degli Organismi presso il Ministero della Giustizia.

ART. 11

Omologazione

Ai fini della omologazione di cui all’art. 12 legge di conversione 98/2013, l’Organismo, provvederà a consegnare le copie autentiche alle parti richiedenti, che provvederanno autonomamente alle successive incombenze quali il deposito ed il ritiro del ricorso presso la Cancelleria del Presidente del Tribunale di Roma, a propria cura e spese.

In caso di utilizzo dei verbali di cui alle mediazioni che necessitano, per materia, della registrazione presso i registri pubblici immobiliari e/o presso l’Agenzia delle Entrate le parti vi provvederanno autonomamente.

ART. 12

Spese della procedura

All’Organismo sono dovute le spese di procedura ai sensi del presente articolo e di quello seguente, in osservanza delle regole di cui al d.m. 18 ottobre 2010 n. 180, così come modificato dal D.M. 145 del 7.7.2011e legge di conversione 98/2013

Ciascuna delle parti deve corrispondere all’Organismo a titolo di spese generali di segreteria (costi amministrativi e logistici a forfait) , la somma di euro 40,00 più iva per le liti di valore sino a 50.000 e di euro 80,00 più iva per le liti di valore superiore, in aggiunta all’indennità dovuta a norma dell’art. 13 seguente; detta somma sarà pagata dall’istante all’atto del deposito o della spedizione dell’istanza di mediazione, mediante bonifico bancario o altro mezzo che sarà indicato dalla segreteria; sarà pagata da ciascuna delle altre parti contestualmente alla dichiarazione di accettazione della procedura.

L’istanza di mediazione non corredata dalla attestazione del pagamento si intenderà depositata o pervenuta nella data in cui l’istante produrrà l’attestazione medesima; per le altre parti, il mancato pagamento nel termine vale come manifestazione del rifiuto di partecipare alla procedura.

In qualunque caso, la somma in oggetto non sarà rimborsata alle parti.

Sono inoltre dovute dalle parti all’Organismo le spese per particolari adempimenti del mediatore, imposti dalla natura della controversia o concordemente richiesti dalle parti (tra i quali, a titolo mera- mente esemplificativo, incontri con le parti da tenersi fuori della sede di conciliazione, ausilio di interpreti per la traduzione simultanea, videoconferenze), e quelle per compensi dovuti ad esperti nominati ai sensi dell’articolo 9.

Dell’importo di tali spese il mediatore dà tempestivo avviso alle parti, per iscritto o nel verbale di incontro, e concorda con le stesse un termine per il pagamento; la parte, o le parti, che non prov- vedano al pagamento entro il termine concordato, manifestano in tal modo la loro volontà di non proseguire nella partecipazione alla mediazione.

Le spese di cui al presente comma, salvo diverso accordo delle parti, sono corrisposte da ciascuna di esse, divise per quota.

Le spese di cui al presente articolo non sono dovute dalla parte che partecipi alla procedura ai sensi dell’articolo 14 del presente Regolamento.

L’importo massimo delle spese di mediazione per ciascun scaglione di riferimento di cui alla tabella A allegata al presente atto:

1. potrà essere aumentato in misura non superiore a un quinto tenuto conto della particolare importanza, complessità o difficoltà dell’affare;

2. sarà aumentato in misura non superiore a un quarto in caso di successo della mediazione;

3. sarà aumentato di un quinto nel caso di formulazione della proposta ai sensi dell’articolo 11 del decreto legislativo;

4. nelle materie di cui all’articolo 5, comma 1, del decreto legislativo, sarà ridotto di un terzo per i primi sei scaglioni, e della metà per i restanti, salva la riduzione prevista dalla lettera e) del presente comma, e non si applicherà alcun altro aumento tra quelli previsti dal presente articolo ad eccezione di quello previsto dalla lettera b) di cui sopra;

5. sarà ridotto a euro quaranta per il primo scaglione e ad euro ottanta per tutti gli altri se nessuna delle controparti di quella che ha introdotto la mediazione, parteciperà al procedimento;

Qualora il valore risulti indeterminato, indeterminabile o vi sia una notevole divergenza tra le parti sulla stima, l’organismo decide il valore di riferimento, sino al limite di euro 250.000,00 e lo comunica alle parti. In ogni caso, se all’esito del procedimento di mediazione il valore risulta diverso, l’importo dell’indennità e’ dovuto secondo il corrispondente scaglione di riferimento;

Le spese di mediazione sono corrisposte prima dell’inizio del primo incontro di mediazione in misura non inferiore alla metà.

In caso di mancato versamento non si darà corso alla procedura di mediazione ad eccezione delle ipotesi di cui all’articolo 5, comma 1, del decreto legislativo.

Le indennità devono essere corrisposte per intero prima del rilascio del verbale di accordo di cui all’articolo 11 del decreto legislativo.

Tutti gli atti, documenti e provvedimenti relativi al procedimento di mediazione sono esenti dall’imposta di bollo e da ogni spesa, tassa o diritto di qualsiasi specie e natura, a norma dell’art. 17 del decreto legislativo 4 marzo 2010 n. 28 e successive modifiche ed integrazioni, fatta eccezione per l’IVA relativa all’indennità dovuta all’Organismo a norma dell’articolo seguente.

La registrazione del verbale di conciliazione redatto a norma degli articoli precedenti avviene a cura e spese delle parti.

ART. 13

Indennità dovuta all’Organismo - Criteri di determinazione dell’indennità

All’Organismo è dovuta da ciascuna delle parti, per ogni procedura, l’indennità come sotto indicata.

1. L’indennità comprende le spese di avvio generali di segreteria (costi amministrativi e logistici a forfait) del procedimento e le spese di mediazione.

2. Per le spese di avvio, a valere sull’indennità complessiva, è dovuto da ciascuna parte un importo di euro 40,00 o 80,00 a seconda degli scaglioni di riferimento, che deve essere versato dall’istante al momento del deposito della domanda di mediazione e dalla parte chiamata alla mediazione al momento della sua adesione al procedimento.

3. Per le spese di mediazione è dovuto da ciascuna parte l’importo indicato nella tabella A allegata al presente decreto.

4. L’importo massimo delle spese di mediazione per ciascun scaglione di riferimento, come determinato a norma della medesima tabella A:

   1. può essere aumentato in misura non superiore a un quinto tenuto conto della particolare importanza, complessità o difficoltà dell’affare;

   2. verrà aumentato in misura non superiore a un quarto in caso di successo della mediazione;

   3. verrà aumentato di un quinto nel caso di formulazione della proposta ai sensi dell’articolo 11 del decreto legislativo;

   4. nelle materie di cui all’articolo 5, comma 1bis legge di conversione 98/2013, è ridotto di un terzo per i primi sei scaglioni, e della metà per i restanti, salva la riduzione prevista dalla lettera e) del presente comma, e non si applica alcun altro aumento tra quelli previsti dal presente articolo ad eccezione di quello previsto dalla lettera b) del presente comma;

   5. verrà ridotto a euro quaranta per il primo scaglione e ad euro cinquanta per tutti gli altri scaglioni, ferma restando l’applicazione della lettera c) del presente comma quando nessuna delle controparti di quella che ha introdotto la mediazione, partecipa al procedimento;

5. Si considerano importi minimi quelli dovuti come massimi per il valore della lite ricompreso nello scaglione immediatamente precedente a quello effettivamente applicabile; l’importo minimo relativo al primo scaglione e’ liberamente determinato.

6. Gli importi dovuti per il singolo scaglione non si sommano in nessun caso tra loro.

7. Il valore della lite è indicato nella domanda di mediazione a norma del codice di procedura civile. Sulla stima, l’organismo decide il valore di riferimento, sino al limite di euro 250.000, e lo comunica alle parti. In ogni caso, se all’esito del procedimento di mediazione il valore risulta diverso, l’importo dell’indennità e’ dovuto secondo il corrispondente scaglione di riferimento;

8. Le spese di mediazione sono corrisposte prima dell’inizio del primo incontro di mediazione in misura non inferiore alla metà. Le indennità dovranno essere corrisposte per intero prima del rilascio del verbale di accordo di cui all’articolo 11 del decreto legislativo. In ogni caso, nelle ipotesi di cui all’articolo 5, comma 1bis legge di conversione 98/2013, l’organismo e il mediatore svolgeranno comunque la mediazione;

9. Le spese di mediazione comprendono anche l’onorario del mediatore per l’intero procedimento di mediazione, indipendentemente dal numero di incontri svolti. Esse rimangono fisse anche nel caso di mutamento del mediatore nel corso del procedimento ovvero di nomina di un collegio di mediatori, di nomina di uno o più mediatori ausiliari, ovvero di nomina di un diverso mediatore per la formulazione della proposta ai sensi dell’articolo 11 del decreto legislativo.

10. Le spese di mediazione indicate sono dovute in solido da ciascuna parte che ha aderito al pro- cedimento.

11. Ai fini della corresponsione dell’indennità, quando più soggetti rappresentano un unico centro d’interessi si considerano come un’unica parte.

12. Per le materie di cui all’articolo 5, comma 1, restano fermi gli importi fissati dal comma 4, lettera d). Qualora il valore risulti indeterminato, indeterminabile o vi sia una notevole divergenza tra le parti

13. Gli importi minimi delle indennità per ciascun scaglione di riferimento, come determinati a norma della tabella C allegata al presente decreto, sono derogabili. Nel caso di mancanza dei presupposti per tentare l’accordo all’esito del primo incontro filtro, nessun compenso è dovuto per l’organismo di mediazione.

ART. 14

Parti con diritto alla ammissione al gratuito patrocinio

Quando la mediazione è condizione di procedibilità della domanda ai sensi dell’articolo 5, comma 1bis e comma 2 legge di conversione 98/2013, all’Organismo non è dovuta alcuna spesa o indennità dalla parte che si trova nelle condizioni per l’ammissione al patrocinio a spese dello Stato, ai sensi dell’articolo 76 (L) del testo unico delle disposizioni legislative e regolamentari in materia di spese di giustizia di cui al decreto del Presidente della Repubblica del 30 maggio 2002, n. 115. A tale fine la parte è tenuta a depositare presso l’Organismo, prima dell’inizio della procedura, apposita dichiarazione sostitutiva dell’atto di notorietà, la cui sottoscrizione può essere autenticata dal medesimo mediatore, nonché a produrre contestualmente, a pena di inammissibilità, la documentazione necessaria a comprovare la veridicità di quanto dichiarato.

ART. 15

Riservatezza della procedura

Il procedimento di mediazione per la conciliazione è coperto da riservatezza in tutte le sue fasi e tutte le informazioni, relazioni, dossier, appunti ed ogni documento forniti all’Organismo od al mediatore inerenti alla richiesta di inizio della procedura, o utilizzati durante la stessa, sono riservati, salva la autorizzazione scritta di ciascuna delle parti alla comunicazione alle altre.

Parimenti, qualsiasi accordo raggiunto tra le parti per comporre la lite deve restare riservato e confidenziale, a meno che una parte abbia per legge il diritto di divulgarlo ovvero la divulgazione sia necessaria al fine di adempiere all’accordo, ovvero di ottenere l’esecuzione coattiva di quanto ivi previsto.

Il mediatore, le parti e tutti coloro che, a qualsiasi titolo, intervengono agli incontri, inclusi gli avvocati ed i consulenti, sono tenuti a mantenere la riservatezza e si impegnano a non divulgare a terzi i fatti e le informazioni apprese nel corso dell’incontro di conciliazione o in altro modo concernenti l’oggetto della conciliazione.

Essi si impegnano, altresì, a non utilizzare, nel corso di eventuali successivi procedimenti contenziosi promossi dalle stesse parti, in relazione al medesimo oggetto, o in qualsiasi procedimento arbitrale, giudiziale o di altra natura, le dichiarazioni e le informazioni apprese durante il procedimento di conciliazione.

Il mediatore è esonerato dal dovere di riservatezza:

• qualora vi venga autorizzato per concorde dichiarazione scritta delle parti;

• quando gli incomba l’obbligo di riferire o segnalare alla autorità giudiziaria, come ad esempio nel caso di operazioni per le quali il mediatore sappia, sospetti od abbia motivi ragionevoli per sospettare che siano in corso o che siano state compiute o tentate operazioni di riciclaggio o di finanzia- mento del terrorismo;

• quando ritenga ragionevolmente che esista il pericolo concreto di un pregiudizio alla vita o all’integrità fisica di una persona;

• quando ritenga ragionevolmente che esista il pericolo concreto di essere assoggettato a procedimento penale in relazione allo svolgimento della procedura od ai fatti appresi nel corso della procedura stessa;

• quando vi sia un obbligo di legge.

ART. 16

Obblighi del mediatore e di altri soggetti

Chiunque presti la propria opera o il proprio servizio, a qualunque titolo, nell’Organismo di conciliazione è tenuto all’obbligo di riservatezza su tutto quanto appreso per ragioni dell’opera o del servizio. Al mediatore e ai suoi ausiliari è fatto divieto di assumere diritti o obblighi, connessi direttamente o indirettamente con gli affari trattati, ad eccezione di quelli strettamente inerenti alla prestazione dell’opera o del servizio. È fatto, altresì, divieto di percepire compensi direttamente dalle parti.

Il mediatore deve eseguire personalmente la sua prestazione nel luogo indicato alle parti dall’Organismo e nei locali a tal fine predisposti e, fatti salvi i casi di cui all’articolo precedente, ha l’obbligo di portare a termine le procedure di conciliazione che gli sono state assegnate; in caso di comprovato inadempimento del mediatore, il Responsabile dell’Organismo provvede alla revoca del mediatore e nomina un nuovo mediatore; in tal caso il tempo già trascorso dall’inizio del procedimento di conciliazione non si computa ai fini del termine di durata della procedura previsto dalla legge.

ART. 17

Trasparenza e diritto di accesso

Le parti hanno in ogni caso diritto di accesso agli atti del procedimento, nei limiti di cui agli articoli precedenti.

ART. 18

Responsabilità

L’Organismo è responsabile, nei confronti delle parti, secondo le norme sul contratto di mandato senza rappresentanza contenute nel codice civile; si applica, in ogni caso, l’art. 2236 del codice civile.

L’ Organismo di Conciliazione Concordia Management srl ha stipulato Polizza di assicurazione contro i rischi collegati e comunque derivanti dallo svolgimento del servizio di conciliazione, con massimale di euro 1.000.000,00.

ART. 19

Accreditamento di Mediatori presso l’Organismo.

Cause di decadenza

L’elenco dei Mediatori iscritti all’Organismo, tenuto ed aggiornato dal Responsabile dell’Organismo, è depositato presso la Segreteria Tecnica e pubblicato sul sito telematico dell’Organismo.

Il soggetto che, in possesso dei requisiti prescritti dalla legge per lo svolgimento dell’attività di mediatore, intende iscriversi presso l’Organismo Concordia Management srl, ne fa domanda al Responsabile dell’Organismo sull’apposito modello depositato presso la Segreteria Tecnica, pubblicato sul sito telematico dell’Organismo.

Sulla domanda decide il Responsabile dell’Organismo, che ne comunica l’esito all’interessato.

La decadenza dalla qualità di mediatore iscritto al presente “Organismo di Conciliazione”, ed in ogni caso fatta salva qualsiasi responsabilità del mediatore nei confronti dell’Organismo, delle parti o di terzi, si verifica e viene conseguentemente deliberata dal Responsabile dell’Organismo:

1. quando vengano meno i requisiti di qualificazione professionale, nonché gli obblighi formativi e i requisiti di onorabilità di cui al D.M. 180 del 18 ottobre 2010;

2. per violazioni dei doveri posti imposti al mediatore dalla legge, dai regolamenti, da codici deontologici o dal presente regolamento;

3. in conseguenza della nomina a giudice di pace ai sensi, dell’art. 7, comma 3, del d.m. 23 luglio 2004, n. 222;

4. qualora, salvo diverso accordo scritto tra le parti, il mediatore assuma la funzione di arbitro o di difensore di una delle parti in un procedimento arbitrale o giudiziario connesso con la lite che costituisce l’oggetto della procedura di conciliazione.

5. in seguito ad istanza di cancellazione dall’elenco da parte del mediatore.

1. Nel caso di cui alla lettera d) del comma precedente, al mediatore è fatto obbligo di proseguire le conciliazioni che gli siano state assegnate, fino alla rispettiva conclusione. In tutti gli altri casi, il Responsabile dà immediatamente comunicazione alle parti della avvenuta decadenza del mediatore nominato, e contestualmente del nuovo mediatore nominato con indicazione della data e dell’ora da questi fissati per il primo incontro; il tempo trascorso dall’inizio della procedura fino alla dichiarazione di decadenza del mediatore non si computa ai fini del decorso del termine quadrimestrale di durata della procedura.

6. Mancanza di specifico aggiornamento almeno biennale, acquisiti presso gli enti di formazione in base all’articolo 18, nonché la partecipazione, da parte dei mediatori, nel biennio di aggiornamento e in forma di tirocinio assistito, ad almeno venti casi di mediazione svolti presso organismi iscritti.

ART. 20

Tirocinio

L’organismo si obbliga a consentire, gratuitamente, il tirocinio assistito di cui all’articolo 4, comma 3, lettera b) ai mediatori che ne faranno richiesta, i quali potranno affiancare il mediatore incaricato previo consenso scritto delle parti.

ART.21

Modifiche del Regolamento

Eventuali modifiche del Regolamento e dei suoi allegati entreranno in vigore dal giorno successivo a quello del loro deposito presso il Ministero della Giustizia, e saranno applicabili alle sole procedure per le quali non sia stata già presentata la relativa istanza.

In caso di cancellazione dell’Organismo dal Registro istituito presso il Ministero della Giustizia, il mediatore dichiara improcedibile la conciliazione eventualmente in corso alla data della cancellazione.

ART. 22

Rinvii.

Allegati al Regolamento.

Per tutto quanto non espressamente previsto nel presente Regolamento si applicano alla procedura gestita dall’Organismo le disposizioni di cui al decreto legislativo 4 marzo 2010 n. 28, al decreto ministeriale 18 ottobre 2010 n. 180 e, in quanto con esse compatibili, quelle di cui ai decreti ministeriali 23 luglio 2004 n. 222 e 23 luglio 2004 n. 223 e successive modifiche ed integrazioni.

Sono allegati al presente Regolamento:

7. il Codice etico dell’Organismo Concordia Management srl. [xxxx://xxx.xxxxxxxxxxxxxxxxxxx.xx/xxx/xxxxxxxxxxx-xxxxx.xxx]

8. la Tabella (A), contenente elenco delle sedi di svolgimento della procedura. [xxxx://xxx.xxxxxxxxxxxxxxxxxxx.xx/xxx/xxxxxxx-X-xxxx.xxx]

9. la Tabella (B), contenente relativa alle indennità dovute all’Organismo; [xxxx://xxx.xxxxxxxxxxxxxxxxxxx.xx/xxx/xxxxxxxxx-xx-xxxxxxxxxx.xxx]

10. la Tabella (C) contenente i criteri per la determinazione del compenso dovuto agli esperti eventualmente nominati

11. [xxxx://xxx.xxxxxxxxxxxxxxxxxxx.xx/xxx/xxxxxxxxxxxxxx-xxxxxxxx.xxx]

12. il modello (D) della dichiarazione del mediatore di cui all’art. 6. [xxxx://xxx.xxxxxxxxxxxxxxxxxxx.xx/xxx/xxxxxxxxxxxxx-xxxxxxxxxxxx.xxx]

13. il modulo (E) della scheda di valutazione di cui all’art. 7 del decreto ministeriale 18 ottobre 2010 n. 180.

14. [xxxx://xxx.xxxxxxxxxxxxxxxxxxx.xx/xxx/xxxxxx_xxxxxxxxxxx.xxx]