CONTRATTO PER IL SERVIZIO DI TRASLOCO, CUSTODIA E GESTIONE DELL’ARCHIVIO DELL’AVVOCATURA CAPITOLINA

CIG n. 7972889C21

tra

ROMA CAPITALE - AVVOCATURA CAPITOLINA, C.F. 02438750586, P.I. 01057861005,

con sede in Xxxx Xxx xxx Xxxxxx xx Xxxxx, x. 00, in persona del Xxxx. Xxxxxx Xxxxxxx, in qualità di Dirigente Amministrativo dell’Avvocatura Capitolina; (di seguito “Avvocatura”)

e

la SOCIETÀ , con sede legale in , via , P.I. , in persona del legale rappresentante , C.F. , nato a

il ; (Appaltatore)

Premessa

- con Determinazione Dirigenziale rep. n. RF/ del l’Avvocatura Capitolina ha indetto una procedura negoziata ai sensi dell’art. 36, comma 2, lett. b), d. lgs. n. 50/2016 (di seguito denominato Codice), effettuata mediante l’invio di una richiesta di offerta (R.d.O.) tramite il Mercato elettronico della Pubblica Amministrazione (Mepa), per l’affidamento del servizio di trasloco, custodia e gestione dell’archivio dell’Avvocatura Capitolina, da aggiudicare con il criterio del minor prezzo, prevedendo, ai sensi dell’art. 97, co. 8, d. lgs. n. 50/2016, l’esclusione automatica delle offerte che presentino una percentuale di ribasso pari o superiore alla soglia di anomalia individuata dal sistema Mepa;

- in data è stata formulata nel Mepa la R.d.O. n. -;

- con Determinazione Dirigenziale rep. n. RF/ del , è stata disposta

l’aggiudicazione definitiva del servizio di trasloco, custodia e gestione dell’archivio dell’Avvocatura Capitolina nei confronti della Società ;

- la predetta aggiudicazione è stata comunicata, ai sensi dell’art. 76, co. 5, lett. a) del Codice;

- l’aggiudicataria dell’appalto Società (di seguito denominata “Appaltatore”) è stata sottoposta, con esito positivo, alle verifiche di cui agli artt. 80 e 83 del Codice;

- l’Appaltatore conviene che il contenuto del presente contratto e dei suoi allegati definisce in modo adeguato e completo l’oggetto delle prestazioni da eseguire e, in ogni caso, la Società

ha potuto acquisire tutti gli elementi per una idonea valutazione tecnica ed economica delle stesse e per la formulazione dell’offerta;

- Le parti dichiarano che i dati personali forniti con il presente atto sono esatti e corrispondono al vero esonerandosi, reciprocamente, da qualsivoglia responsabilità per errori materiali di compilazione.

Art. 1 - Norme regolatrici

Le premesse al contratto, le regole del sistema di e-procurement del Mercato elettronico della Pubblica Amministrazione, le Condizioni generali di adesione al Mepa, gli atti e i documenti richiamati, ancorché non materialmente allegati, costituiscono parte integrante e sostanziale del

presente contratto così come l’offerta economica, il disciplinare di gara, il capitolato tecnico e le risposte ai chiarimenti forniti nel corso della procedura di gara.

L’esecuzione del presente contratto è regolata, oltre che da quanto disposto nel medesimo e nei suoi allegati:

a) dalle disposizioni del Codice e, in generale, dalle norme applicabili ai contratti della pubblica amministrazione;

b) dal Codice civile e dalle altre disposizioni normative in materia di contratti di diritto privato per quanto non regolato dalle disposizioni sopra richiamate;

c) dalle linee guida dell’Autorità Nazionale Anticorruzione;

d) dal codice di comportamento dei dipendenti di Roma Capitale;

e) dal Protocollo di integrità di Xxxx Xxxxxxxx (xxx. x. 0 al P.T.P.C.T. 2019-2021).

Le clausole del contratto possono essere sostituite, modificate o abrogate automaticamente per effetto di norme aventi carattere cogente contenute in leggi o regolamenti che entreranno in vigore successivamente, fermo restando che in ogni caso, anche ove intervengano modificazioni autoritative dei prezzi migliorative per l’Avvocatura, l’Appaltatore rinuncia a promuovere azioni o ad opporre eccezioni rivolte a sospendere o a risolvere il rapporto contrattuale in essere.

In caso di discordanza o contrasto, gli atti ed i documenti tutti della gara prodotti dall’Avvocatura prevarranno sugli atti ed i documenti della gara prodotti dall’Appaltatore, ad eccezione di eventuali proposte migliorative formulate dall’Appaltatore ed accettate dall’Avvocatura.

L’Avvocatura provvederà a comunicare al Casellario informatico dell’Anac i fatti riguardanti la fase di esecuzione del presente contratto.

Art. 2 - Oggetto

Il presente contratto disciplina il servizio di trasloco, custodia e gestione dell’archivio dell’Avvocatura Capitolina da parte dell’impresa aggiudicataria, di seguito “Appaltatore”, all’interno di un immobile messo a disposizione dalla medesima per 24 mesi.

L’unità di archiviazione di base è costituita dal fascicolo o da faldoni contenenti fascicoli. L’archivio dell’Avvocatura Capitolina è costituito da fascicoli di contenzioso, consultivi o amministrativi, archiviati in unità di archiviazione costituite da scatole, con coperchio, delle dimensioni di 35 cm di larghezza, 37 cm di altezza e 47 cm di lunghezza.

Ciascuna scatola é munita di un barcode, al quale sono associati i numeri identificativi dei singoli fascicoli in essa contenuti.

Il numero attuale delle scatole è pari a 7.500, suscettibile di un incremento del 12% circa entro la fine del 2019, e sarà comunque vincolante per l’Appaltatore il numero risultante al termine del contratto in essere.

Il servizio ha ad oggetto le seguenti prestazioni:

a) il trasloco dell’archivio dalla sede del gestore uscente (sito in Aprilia – LT – Via della Chimica, 1 angolo Via Nettunense km. 23.300) al nuovo deposito esterno e la relativa presa in carico;

b) il servizio di custodia e gestione, anche informatizzata, dell’archivio di deposito e corrente;

c) la movimentazione dei fascicoli per la consultazione presso la sede dell’Avvocatura e la presa in carico dei fascicoli di nuova consegna;

In particolare:

- le attività di trasloco di cui alla lett. a) consisteranno, a titolo esemplificativo e non esaustivo, in:

1) prelievo dei fascicoli, contenuti nelle scatole, dalla struttura d’archivio del gestore uscente, sulla base di elenchi redatti dallo stesso, ai quali l’Appaltatore subentrante dovrà far riferimento. A partire dal 2 gennaio 2020 la società subentrante inizierà le attività di carico delle scatole contenenti la documentazione, fino al totale esaurimento delle stesse, senza soluzione di continuità, esclusi i sabati e le festività. Al momento di ciascun prelievo l’impresa subentrante deve redigere un elenco che registri il numero di ogni scatola presa in carico (come da barcode presente sulla medesima). L’elenco dovrà essere di volta in volta sottoscritto sia dall’impresa uscente che dall’impresa subentrante. La sottoscrizione costituisce momento di passaggio delle relative responsabilità, con discarico per il gestore uscente e carico per il prelevante. In concomitanza con l’ultimo prelievo la Società uscente e la subentrante dovranno redigere un verbale di conclusione del trasloco per attestare la corretta e completa uscita dai locali del gestore uscente delle unità archivistiche. L’attività di trasloco si svolgerà in una zona riservata e protetta del deposito della Società uscente, messa a disposizione in prossimità dell’accesso al deposito in questione. Il trasferimento del materiale potrà avvenire sia con passaggio dello stesso scatola per scatola, sia tramite la predisposizione di pallets con relativa cellofanatura, essendo tale scelta rimessa alla libertà imprenditoriale della Società subentrante esecutrice del trasloco;

2) trasmissione al RUP entro 24 ore solari degli elenchi giornalieri e del verbale di conclusione del trasloco;

3) le operazioni di trasferimento dell’intero materiale documentale dovranno concludersi entro il 17/01/2020, termine da intendersi ordinatorio, essendo interesse sia della Stazione Appaltante che della Ditta uscente e della subentrante terminare le operazioni con la massima celerità;

4) trasferimento delle unità archivistiche prelevate presso l’immobile dell’Appaltatore, con l’utilizzo di idonei mezzi di trasporto e l’osservanza di tutte le misure necessarie a tutelare e assicurare l’integrità del materiale prelevato.

Il carico, lo scarico, la movimentazione e la collocazione del materiale traslocato nel nuovo deposito dell’Appaltatore dovranno essere effettuati con la massima cura e diligenza.

Tutti gli oneri relativi allo svolgimento di questa attività sono a carico dell’aggiudicataria, compreso l’eventuale noleggio delle attrezzature necessarie.

Prima dell’esecuzione del trasloco l’Appaltatore ha l’onere di coordinarsi con il gestore uscente al fine di porre in essere tutti i necessari adempimenti in tema di sicurezza sul lavoro di cui al D. Lgs. n. 81 del 09/04/2008 e ss.mm.ii..

- le attività di custodia e gestione di cui alla lett. b) consisteranno, a titolo esemplificativo e non esaustivo, in:

1) collocamento a scaffale delle scatole, previa registrazione informatica, tramite utilizzo di adeguati strumenti hardware e software, degli elementi utili all’identificazione dei singoli fascicoli ai fini della gestione e consultazione della documentazione;

2) conservazione e gestione di tutte le unità archivistiche prese in carico e di quelle che nel tempo verranno consegnate dalla Stazione Appaltante, con la massima cura e diligenza onde evitare smarrimenti, deterioramenti, distruzioni, irrintracciabilità, accessi non autorizzati alla documentazione;

3) entro 20 giorni lavorativi dalla data di consegna finale l’Appaltatore dovrà predisporre il database necessario alla gestione informatizzata dell’archivio, nonché un apposito applicativo via web per le attività di consultazione dei fascicoli; a tal fine la Stazione Appaltante fornirà, prima dell’inizio del servizio, un database in formato Access contenente la registrazione di tutte le unità archivistiche costituenti l’archivio.

Non è ammessa la commistione tra le unità archivistiche della Stazione Appaltante e materiale di qualunque natura di proprietà di altri soggetti.

- le attività di movimentazione dei fascicoli per la consultazione e presa in carico dei fascicoli di nuova consegna di cui alla lett. c) consisteranno, a titolo esemplificativo e non esaustivo, in:

1) consultazione dei fascicoli in formato cartaceo e/o digitale (scansione). Le richieste di consultazione dei fascicoli presenti in archivio devono essere gestite in modalità informatica e tracciata; le stesse devono essere soddisfatte, di norma, attraverso la messa a disposizione del fascicolo in formato cartaceo, salvo i casi in cui vi sia la necessità di disporre della pratica in formato digitale.

A conclusione del processo di dematerializzazione del fascicolo richiesto, inoltre, devono risultare editabili nonché distinguibili e consultabili separatamente tutti i documenti che lo compongono.

2) dal giorno successivo alla fine del trasloco e comunque a partire dal 20 gennaio 2020, l’Appaltatore dovrà assicurare la gestione informatica delle richieste di consultazione dei fascicoli tramite apposito applicativo via web messo a disposizione dall’Appaltatore stesso, con consegna presso la sede dell’Avvocatura.

In caso di malfunzionamenti che impediscano l’inserimento nel sistema delle consultazioni, l’Appaltatore dovrà accettare richieste trasmesse con altre modalità, registrando successivamente al ripristino del sistema le movimentazioni.

3) i documenti d’archivio devono essere consultabili in xxx xxxxxxxxx, xxxxx 12 ore dalla formalizzazione della richiesta, se in formato digitale, oppure entro 2 giorni se in formato cartaceo (fascicolo originale). Se l’esigenza di consultazione presenta carattere di urgenza, i documenti richiesti devono essere resi disponibili entro 12 ore se in formato cartaceo (fascicolo originale).

La consultazione in formato digitale avverrà attraverso l’applicativo web.

Il mancato rispetto dei termini di consegna delle pratiche richieste darà origine all’applicazione delle penali previste all’art.15.

4) presa in carico presso la sede dell’Avvocatura dei nuovi fascicoli, con frequenza quindicinale, e successivo inscatolamento all’interno di scatole, fornite dall’Appaltatore e recanti il logo di Roma Capitale, nonché registrazione informatica degli stessi secondo le modalità di cui ai precedenti punti.

In concomitanza con ogni prelievo, l’Appaltatore dovrà predisporre un verbale per attestare la presa in carico del materiale cartaceo, indicando il numero dei fascicoli e redigendo un dettagliato elenco recante la denominazione e la numerazione dei fascicoli attribuita dall’Avvocatura al momento della creazione del fascicolo.

Il suddetto verbale verrà sottoscritto da entrambe le parti.

Per il trasporto del materiale l’Appaltatore si impegna ad utilizzare mezzi idonei a garantire la sicurezza e l’integrità dei beni trasportati assicurando l’adozione di tutte le misure organizzative e logistiche necessarie alla prevenzione di danni materiali ai fascicoli o alla violazione della riservatezza dei documenti.

I trasferimenti ed i trasporti verranno effettuati con l’ausilio di mezzi di trasporto forniti dall’Appaltatore, di dimensioni e caratteristiche adeguate alla disponibilità di spazio presso le sedi di ritiro/riconsegna, al quantitativo di documentazione da trasferire ed alle specifiche caratteristiche dello stesso.

E’ prevista la consegna di 6.000 fascicoli all’anno, con una tolleranza in eccedenza del 10%, eventualmente utilizzabile anche per l’intero (20%) su un solo anno di contratto.

Si stima un numero annuo di richieste di consultazione dei fascicoli in formato cartaceo dall’archivio in 400 circa (di cui 180 circa urgenti), nonché un numero di scansioni di circa 1.200 pagine per anno. Tali dati non risultano vincolanti per la Stazione Appaltante.

Le scansioni documentali sono comprese nel canone.

In qualità di custode l’Appaltatore assume tutte le responsabilità previste dagli artt. 1766 e ss. del Codice Civile.

All’Amministrazione dovrà essere garantito l'accesso ai locali-magazzino per verificare la presenza e lo stato di conservazione dei beni. L’Avvocatura potrà svolgere delle verifiche a campione in ordine alla corretta applicazione delle misure sopra descritte, finalizzate ad assicurare l’identificazione e la rintracciabilità delle singole unità di archiviazione. L’Appaltatore si impegna a prestare la propria collaborazione per consentire lo svolgimento di tali verifiche.

2.1 Modalità di riconsegna della documentazione

Al termine del contratto dovrà essere riconsegnata tutta la documentazione e tutti i files di gestione all’Avvocatura Capitolina o alla società subentrante nel servizio di custodia e di gestione dell’archivio indicata dall’Amministrazione stessa.

La consegna della documentazione cartacea avverrà secondo le seguenti modalità:

- il servizio di consultazione e di prelievo dei fascicoli dovrà essere garantito fino a venerdì 17 dicembre 2021;

- dal 18 al 31 dicembre 2021 saranno sospesi entrambi i servizi, al fine di consentire la preparazione del materiale da traslocare;

- a partire dal 3 gennaio 2022 la società subentrante inizierà le attività di carico delle scatole contenenti la documentazione, fino al totale esaurimento delle stesse, senza soluzione di continuità, esclusi i sabati e le festività. Tali operazioni saranno effettuate in una zona

riservata e protetta del deposito della società uscente, messa a disposizione in prossimità dell’accesso al deposito stesso;

- le operazioni di trasferimento dell’intero materiale dovranno concludersi entro il 18 gennaio 2022, termine da intendersi ordinatorio, essendo interesse sia della Stazione Appaltante che della Ditta uscente e della subentrante terminare le operazioni con la massima celerità;

- il trasferimento del materiale potrà avvenire, con scelta rimessa alla libertà imprenditoriale della Società subentrante, sia con passaggio scatola per scatola, sia tramite la predisposizione di pallets con relativa cellofanatura.

Il prelievo della documentazione dalla struttura d’archivio del gestore uscente avverrà sulla base degli elenchi redatti dallo stesso, ai quali l’impresa subentrante dovrà fare riferimento. Al momento di ciascun prelievo l’impresa subentrante deve redigere un elenco che registri il numero di ogni scatola presa in carico (come da barcode presente sulla medesima). L’elenco dovrà essere, di volta in volta, sottoscritto sia dalla Società uscente che da quella subentrante. La sottoscrizione costituisce il momento di passaggio delle relative responsabilità, con discarico per il gestore uscente e carico per il subentrante. In concomitanza con l’ultimo prelievo, le due società dovranno redigere un verbale di conclusione del trasloco per attestare la corretta e completa uscita dai locali del gestore uscente delle unità archivistiche.

2.2 Procedura telematica

La procedura telematica di prenotazione delle unità archivistiche dovrà possedere le seguenti caratteristiche:

- essere multi utente ed accessibile tramite autenticazione con user-id e password da parte dei soggetti abilitati;

- essere provvista di console di amministrazione utenti, in modo da consentire all’amministrazione di poter autonomamente creare e cessare utenze e rilasciare le relative abilitazioni;

- permettere in sede di prenotazione l’inserimento di annotazioni, del fatto che la consegna debba avvenire in modo cartaceo ovvero in via telematica e/o urgente;

- rilasciare un’attestazione dell’avvenuto inserimento della prenotazione riportante data, ora e identificativo richiedente;

- essere dotata di chiavi di ricerca alfanumeriche atte a garantire il reperimento delle informazioni relative alle unità archivistiche ed al loro stato di consultabilità, nonché la conseguente reportistica;

- permettere l’esportabilità del database in formato Access ed Excel con il relativo tracciato record;

- garantire, oltre alle ordinarie funzionalità di inserimento record, la visualizzazione dei record gestiti, la registrazione delle prenotazioni di movimentazione, la visualizzazione delle unità archivistiche avviate allo scarto o all’archivio storico, unità che una volta uscite fisicamente dall’archivio decrementano la consistenza del database;

- permettere la tracciatura delle attività svolte sulle unità archivistiche con identificazione dell’utente e dei riferimenti temporali;

- permettere la creazione e la consultazione di unità archivistiche digitali ogni qualvolta l’Appaltatore debba, su richiesta dell’Amministrazione, digitalizzare documentazione;

- permettere ai funzionari dell’economato o ai soggetti a ciò autorizzati dall’Amministrazione di effettuare ulteriori operazioni sul database, quali l’inserimento di nuove unità archivistiche,

l’estrazione di elenchi delle unità archivistiche consegnate all’Amministrazione per data, l’estrazione degli elenchi delle unità archivistiche da restituire all’Appaltatore e tutte le operazioni a ciò utili, ivi compresa la cancellazione di singoli record laddove ciò si rivelasse indispensabile (ad esempio a causa di duplicazioni o errori).

Tutti i dati presenti nel database, ancorché inseriti dall’Appaltatore, sono di proprietà esclusiva dell’Amministrazione, e dovranno essere consegnati alla medesima su semplice richiesta su supporto informatico e con costi a totale carico dell’Appaltatore, e comunque almeno una volta all’anno.

Di seguito si riportano i criteri minimi di archiviazione che dovranno essere rispettati:

- l’unità di archiviazione di base è di norma costituita dal fascicolo o da faldoni contenenti fascicoli. Ogni unità di archiviazione deve essere univocamente identificata (e registrata nel gestionale di consultazione) associando alla pratica archiviata le seguenti informazioni:

per i fascicoli contenziosi (generalmente di colore giallo o simile):

- n. del fascicolo secondo la numerazione attribuita dall’Avvocatura al momento della creazione del fascicolo;

- indicazione delle parti;

- grado del giudizio/Autorità;

- descrizione della pratica/oggetto del fascicolo;

- nome dell’avvocato xxxxxxxxxxxx;

- identificativo del contenitore in cui è stato collocato il fascicolo all’atto del suo deposito in archivio;

per i fascicoli consultivi (generalmente di colore verde):

- n. del fascicolo secondo la numerazione attribuita dall’Avvocatura al momento della creazione del fascicolo;

- indicazione delle parti (ove disponibile);

- descrizione della pratica/oggetto del fascicolo;

- nome dell’avvocato xxxxxxxxxxxx;

- identificativo del contenitore in cui è stato collocato il fascicolo all’atto del suo deposito in archivio.

Art. 3 – Caratteristiche dell’immobile adibito a deposito

Il deposito dovrà essere messo a disposizione dall’Appaltatore e localizzato entro 100 Km dalla sede dell’Avvocatura Capitolina.

L’Appaltatore dichiara che il deposito, sito in , Via e messo a disposizione per l’esecuzione del servizio, possiede tutti i requisiti richiesti per svolgere l’attività di archivio, con riferimento alle caratteristiche generali, all’ubicazione, alla struttura ed ai dispositivi di sicurezza.

L’Appaltatore dichiara, altresì, di avere la disponibilità dei locali a titolo di proprietà/locazione, in forza del contratto di locazione di durata pari ad anni , registrato il al n.

L’Appaltatore risulta in possesso del certificato di prevenzione incendi, del rilasciato dal comando Provinciale dei Vigili del Fuoco di , con decorrenza dal , e si impegna ad osservare tutti gli obblighi stabiliti dal D.P.R. n. 151/2011.

L’Appaltatore assicura la disponibilità presso il deposito di spazi idonei e di capienza sufficiente alla conservazione del materiale archivistico preso in consegna e dell’ulteriore materiale che verrà versato nel corso dell’esecuzione del servizio.

L’accesso all’archivio di deposito è inderogabilmente vietato al personale non autorizzato e al pubblico. La consultazione da parte di utenti diversi dal personale dell’Avvocatura non avverrà presso i locali dell’archivio di deposito ma presso gli uffici che gestiscono gli accessi alla documentazione amministrativa.

L’Avvocatura Capitolina potrà, in qualunque momento, sia in proprio sia per mezzo di incaricati, eseguire ispezioni e controlli per verificare ed accertare l’esatto adempimento del servizio, nonché la conformità alle modalità esecutive ed alle indicazioni prescritte nelle leggi e nel presente contratto. L’Appaltatore si impegna a prestare la propria collaborazione per consentire lo svolgimento di tali verifiche.

Art. 4 - Durata del contratto

Il servizio avrà decorrenza dal 1 gennaio 2020 e terminerà il 31 dicembre 2021.

Art. 5 - Importo contrattuale

L’importo contrattuale per lo svolgimento delle prestazioni relative al servizio, viene determinato, per l’intera durata, in € _ ( ) IVA esclusa.

L’importo contrattuale complessivo, IVA e oneri per la sicurezza compresi, è pari a €

( ).

I prezzi restano fissi ed invariati per tutta la durata del servizio.

Art. 6 - Condizioni generali di esecuzione del servizio

L’Appaltatore dovrà garantire l’erogazione delle attività senza soluzione di continuità per tutta la durata contrattuale, secondo le condizioni, le modalità ed i termini contenuti nei documenti di gara e nel presente contratto, nel pieno rispetto delle prescrizioni di legge e delle norme deontologiche ed etiche vigenti in materia.

L’Appaltatore si impegna ad eseguire le predette prestazioni, senza alcun onere aggiuntivo, salvaguardando le esigenze dell’Avvocatura e di terzi autorizzati, senza recare intralci, disturbi o interruzioni all’attività lavorativa in atto.

L’Appaltatore si impegna a garantire la sicurezza fisica dei documenti mediante tecnologie, attrezzature e sistemi pratici e/o metodi costruttivi atti a preservare l’integrità dei documenti, adottando tutte le misure di sicurezza necessarie.

Il servizio verrà eseguito dall’Appaltatore con la massima cura, diligenza e puntualità, con organizzazione dei mezzi necessari e con gestione a proprio esclusivo rischio, nonché sotto la propria direzione, sorveglianza e diretta responsabilità.

L’Appaltatore si impegna a rispettare tutte le indicazioni relative all’esecuzione del contratto che saranno impartite dall’Avvocatura Capitolina, nonché a dare tempestivamente, e comunque non

oltre le 24 ore, comunicazione scritta di ogni fatto o rilievo riscontrato durante l’effettuazione del servizio.

L’Appaltatore si impegna a svolgere tutte le attività, anche non espressamente indicate nel contratto, che si rendessero necessarie per il migliore svolgimento delle prestazioni e per assicurare le finalità del servizio richiesto.

L’Appaltatore non potrà apportare modifiche ai servizi contrattualmente definiti, senza la preventiva autorizzazione scritta dell’Avvocatura.

L’Appaltatore si impegna a curare, mediante proprio personale specializzato, il corretto svolgimento delle prestazioni contrattuali ed il controllo della loro buona esecuzione.

Le prestazioni saranno eseguite in ossequio alle vigenti disposizioni normative in materia di sicurezza sul lavoro (D. Lgs. n. 81/2008 e ss.mm.ii), l’Amministrazione committente si intende, pertanto, sollevata da qualsiasi responsabilità.

L’Appaltatore, pertanto, dovrà garantire di aver istruito il personale che svolgerà le suddette prestazioni al fine di tutelarne la relativa sicurezza. L’Amministrazione si intende sollevata da qualsiasi responsabilità in merito.

L’Appaltatore deve ottemperare a tutti gli obblighi verso i propri dipendenti derivanti da disposizioni legislative e regolamentari vigenti in materia di lavoro, ivi comprese quelle in tema di igiene e sicurezza, previdenza e disciplina infortunistica, assumendo a proprio carico tutti gli oneri relativi.

Art. 7 - Obblighi di riservatezza

L’Appaltatore ha l’obbligo di mantenere riservati i dati e le informazioni, ivi comprese quelli che transitano per le apparecchiature di elaborazione dati, di cui venga in possesso e, comunque, a conoscenza, di non divulgarli in alcun modo e in qualsiasi forma e di non farne oggetto di utilizzazione a qualsiasi titolo per scopi diversi da quelli strettamente necessari all’esecuzione del presente contratto.

In particolare, si precisa che tutti gli obblighi in materia di riservatezza verranno rispettati anche in caso di cessazione dei rapporti attualmente in essere con l’Avvocatura.

L’Appaltatore è responsabile per l’esatta osservanza da parte dei propri dipendenti, consulenti e risorse degli obblighi di segretezza anzidetti, a tal fine si impegna alla sottoscrizione di un’apposita dichiarazione, fornendo i nominativi di tutti i soggetti che saranno a conoscenza ed avranno accesso ai dati riservati e sensibili.

In caso di inosservanza degli obblighi di riservatezza, l’Avvocatura ha la facoltà di dichiarare risolto di diritto il presente contratto, fermo restando l’obbligo dell’Appaltatore al risarcimento dei danni.

L’Appaltatore potrà citare i termini essenziali del presente contratto, nei casi in cui ciò fosse condizione necessaria per la partecipazione dell’Appaltatore stesso a gare e appalti, previa comunicazione all’Avvocatura.

Art. 8 - Trattamento dei dati personali

L’Avvocatura tratta i dati ad essa forniti per la gestione del contratto e l’esecuzione economica ed amministrativa dello stesso, nonché per l’adempimento degli obblighi legali ad esso connessi.

Le parti si impegnano ad improntare il trattamento dei dati ai principi di correttezza, liceità e trasparenza nel pieno rispetto di quanto definito dal d.lgs. n 196/2003 e ss.mm.ii., con particolare attenzione a quanto prescritto con riguardo alle misure minime di sicurezza da adottare.

Art. 9 - Responsabilità e assicurazioni

L’Appaltatore sarà responsabile di eventuali danni, anche richiesti da terzi all’Amministrazione, derivanti da smarrimenti e/o distruzioni e/o danneggiamenti di unità archivistiche e/o fascicoli e/o documenti avvenuti sui mezzi utilizzati dall’Appaltatore o comunque durante l’esecuzione del servizio.

Durante l’esecuzione del contratto, l’Appaltatore è responsabile per danni cagionati a persone e cose per fatto proprio, nonché dei suoi prestatori di lavoro.

È fatto obbligo all’Appaltatore di mantenere l’Amministrazione sollevata e indenne da azioni legali e richieste risarcitorie per danni avanzate da eventuali danneggiati.

Grava altresì sull’Appaltatore l’obbligo - da ritenersi sempre compensato nel corrispettivo d’appalto

- di produrre, almeno dieci giorni prima dell’inizio del servizio:

a) Copertura assicurativa della Responsabilità civile per i danni fisici e materiali cagionati a terzi (R.C.T.) durante il predetto servizio; la polizza dovrà riportare un “Oggetto dell’assicurazione” coerente con quanto previsto nel presente contratto ed il novero degli “Assicurati” dovrà espressamente comprendere, oltre all’Appaltatore, l’Avvocatura Capitolina.

La polizza dovrà comprendere almeno le seguenti clausole e condizioni:

i. Primarietà della copertura in caso di esistenza di altre assicurazioni per il medesimo rischio, da chiunque stipulate;

ii. Responsabilità civile da proprietà e/o conduzione e custodia dei fabbricati ove si svolge l’attività;

iii. Danni ai locali, alle cose di terzi ed alle cose sulle quali si esegue il servizio;

iv. Danni alle cose di terzi in consegna e custodia;

v. Danni a terzi a seguito di incendio;

vi. Danni a terzi da inquinamento accidentale;

vii. Danni a terzi da interruzione o sospensione totale o parziale di attività;

viii. Xxxxx subiti da persone non in rapporto di dipendenza con l’Appaltatore, che partecipino all’attività oggetto dell’appalto a qualsiasi titolo;

ix. Danni arrecati a terzi da dipendenti, da soci, da volontari, collaboratori e/o da altre persone – anche non in rapporto di dipendenza con l’Appaltatore - che partecipino all’attività oggetto dell’appalto a qualsiasi titolo, inclusa la loro responsabilità personale;

x. Responsabilità civile da committenza.

b) Copertura assicurativa della Responsabilità civile verso prestatori di lavoro e parasubordinati (R.C.O.), ai sensi: (a) del D.P.R. 30 giugno 1965 n. 1124 s.m.i., (b) del X.Xxx. 23 febbraio 2000 n. 38 s.m.i. e (c) del Codice Civile per danni non rientranti nella disciplina sub (a) e (b). La copertura contro i rischi derivanti dalla R.C.O. dovrà prevedere massimali adeguati all’effettiva consistenza del personale alle dipendenze dell’Appaltatore.

c) Copertura assicurativa Incendio e Furto, preferibilmente in forma all risks, per i danni da distruzione e/o danneggiamento e/o sottrazione subiti dalle unità archivistiche e/o documenti a seguito di incendio, ed altri eventi, e di furto.

La polizza dovrà espressamente prevedere:

i. una somma assicurata pari ad almeno € 100.000 con un sotto limite di € 50.000 per la garanzia Furto;

ii. la clausola dei costi di ricostruzione degli archivi.

Le coperture di cui ai punti che precedono dovranno essere mantenute in vigore fino al termine del servizio.

Si precisa che le polizze assicurative dovranno essere stipulate con primarie Compagnie di Assicurazione, autorizzate, ai sensi delle leggi vigenti, all’esercizio dei rami oggetto delle coperture richieste.

Il documento prodotto deve essere in lingua italiana ovvero, qualora sia prodotto in lingua diversa dall’italiano, il documento deve essere accompagnato da traduzione asseverata.

Le polizze dovranno valere anche per le richieste di risarcimento pervenute all’Amministrazione per fatto imputabile all’Appaltatore.

In ogni caso si precisa e si conviene che sono a esclusivo carico dell’Appaltatore eventuali rischi, scoperti, maggiori danni eccedenti i massimali assicurati o franchigie che dovessero esistere e non risultare coperti dalle polizze.

Qualora l’Appaltatore disponga di polizze, stipulate in precedenza, conformi a quanto sopra indicato, potrà ottemperare agli obblighi contrattuali corredando le medesime di appendice dalla quale risulti la sussistenza dei requisiti indicati nel presente articolo.

Art. 10 - Subappalto

L’Appaltatore non affiderà in subappalto l’esecuzione di alcuna attività oggetto delle prestazioni del presente contratto. Lo stesso dichiara, inoltre, di possedere l’organizzazione e le risorse umane e strumentali per fornire il servizio oggetto del presente contratto.

Art. 11 - Obblighi in tema di tracciabilità dei flussi finanziari

Ai sensi e per gli effetti dell’art. 3, co. 8, della legge 13 agosto 2010 n. 136, l’Appaltatore si impegna a rispettare puntualmente quanto previsto dalla predetta disposizione in ordine agli obblighi di tracciabilità dei flussi finanziari.

Ai sensi di quanto disposto dall’art. 3, co. 9 bis della l. 136/2010, il mancato utilizzo, nella transazione finanziaria, del bonifico bancario o postale, ovvero di altri strumenti idonei a consentire la piena tracciabilità delle operazioni di pagamento costituisce causa di risoluzione del contratto.

In caso di variazione intervenuta in ordine agli estremi identificativi dei conti correnti dedicati o alle persone delegate ad operare sugli stessi, l’Appaltatore è tenuto a comunicarle tempestivamente e comunque entro e non oltre sette giorni. In difetto di tale comunicazione, l’Appaltatore non potrà tra

l’altro sollevare eccezioni in ordine ad eventuali ritardi dei pagamenti, né in ordine ai pagamenti già effettuati.

Art. 12 - Cauzione definitiva

A garanzia dell’esatto e tempestivo adempimento degli obblighi contrattuali derivanti dal presente contratto, l’Appaltatore ha depositato idonea garanzia n. , dell’importo di

€ (in lettere ), resa ai sensi dell’art. 103 del Codice, in favore dell’Avvocatura Capitolina.

La garanzia ha validità temporale pari alla durata del contratto e dovrà, comunque, avere efficacia fino ad apposita comunicazione liberatoria (costituita anche dalla semplice restituzione del documento di garanzia) da parte dell’Avvocatura, con la quale verrà attestata l’assenza oppure la definizione di ogni eventuale eccezione e controversia, sorte in dipendenza dell’esecuzione del contratto.

La garanzia dovrà essere reintegrata entro il termine di dieci giorni lavorativi dal ricevimento della richiesta dell’Avvocatura qualora, in fase di esecuzione del contratto, essa sia stata escussa parzialmente o totalmente a seguito di ritardi o altre inadempienze da parte dell’Appaltatore.

L’Avvocatura ha diritto di valersi della cauzione per l’applicazione delle penali, nei casi di risoluzione del contratto e/o per la soddisfazione degli obblighi di cui al presente contratto.

Art. 13 – Risoluzione e recesso

Qualora l’Appaltatore manchi ad una qualsiasi delle attività contrattuali o si dimostri non tempestivo, negligente o inadempiente ovvero in casi di reiterati inadempimenti contrattuali in ordine all’esecuzione delle prestazioni convenute, nel caso in cui le contestazioni per le vie brevi si rivelassero inutili, l’Avvocatura Capitolina potrà procedere alla contestazione scritta degli addebiti all’Appaltatore, fissando un congruo termine per l’adempimento in relazione alla natura delle prestazioni non eseguite.

Nell’ipotesi in cui l’Appaltatore, scaduto il termine assegnato, rimanga inadempiente, l’Avvocatura Capitolina ha facoltà di dichiarare risolto il contratto, salvo il risarcimento del danno subito.

Il contratto è risolto con semplice comunicazione scritta anche mediante posta certificata, senza bisogno di ulteriore messa in mora, salva l’azione per il risarcimento del maggior danno subito e l’esperimento di ogni altra azione che l’Avvocatura Capitolina ritenesse opportuno intraprendere a tutela dei propri diritti.

Inoltre, si conviene che l’Avvocatura Capitolina potrà risolvere di diritto, ai sensi dell’art. 1456 c.c. il contratto, previa dichiarazione da comunicarsi all’Appaltatore anche mediante posta certificata almeno 30 giorni prima, nei seguenti casi:

- accertamento del difetto del possesso dei requisiti generali ex art. 80 del D. Lgs. n. 50/2016 e autodichiarati dall’operatore economico;

- perdita, da parte dell’Appaltatore, dei requisiti minimi previsti dalla legge ai fini della partecipazione alla gara;

- avvio della procedura di fallimento o di altra procedura concorsuale;

- gravi e ripetute violazioni della legge sulla prevenzione degli infortuni e sulla sicurezza sui luoghi di lavoro;

- gravi e reiterate violazioni degli obblighi di riservatezza;

- gravi e reiterati ritardi nella consegna dei fascicoli richiesti per la consultazione;

- gravi e reiterate violazioni delle norme e misure di pubblica sicurezza;

- mancato rispetto del Protocollo di integrità di Roma Capitale;

- in tutti i casi di inadempimento espressamente previsti nel presente contratto e negli atti della procedura negoziale.

Art. 14 - Divieto di cessione del contratto. Cessione del credito

Fatte salve le vicende soggettive dell’esecutore del contratto disciplinate all’art. 106 comma 1 lett.

d) n. 2 del Codice, è fatto divieto all’Appaltatore di cedere il presente contratto, a pena di nullità della cessione stessa. Per tutto quanto non previsto si applicano le disposizioni di cui all’art. 106 del Codice.

L’Appaltatore può cedere i crediti derivanti dal contratto con le modalità espresse all’art. 106 co.13 del Codice.

Art. 15 – Penali

Per le fattispecie di cui all’art. 2, lett. c), in caso di ritardo giudicato “non grave” dalla Stazione Appaltante nel reperimento di un fascicolo, tra quelli presi in carico, sarà applicata una penale pari a

€ 100,00 per ogni giorno di consegna ritardata. Per i casi di ritardo “grave” si procederà alla risoluzione per inadempimento ai sensi degli artt. 1453 e ss. c.c., come previsto dall’art. 13 del presente contratto.

Al di fuori dei casi sopra richiamati, in caso di eventuali ulteriori prestazioni non conformi a quanto indicato nelle modalità di espletamento descritte nel capitolato tecnico, verrà applicata una penale variabile tra lo 0,05‰ (zerovirgolazerocinquepermille) e il 2,5% (duevirgolacinquepercento) dell’importo contrattuale, IVA ed oneri della sicurezza esclusi, per ogni inadempimento riscontrato e a seconda della gravità del medesimo tenuto conto del numero degli inadempimenti e del profilo quali-quantitativo degli stessi anche in riferimento al pregiudizio arrecato all’Avvocatura.

Gli eventuali inadempimenti contrattuali che daranno luogo all’applicazione delle penali verranno contestati all’Appaltatore per iscritto dal Rup su segnalazione del Direttore dell’Esecuzione del Contratto. L’Appaltatore dovrà comunicare, in ogni caso, le proprie deduzioni al Rup nel termine massimo di cinque giorni lavorativi dalla contestazione. Qualora l’Avvocatura ritenga non fondate dette deduzioni ovvero non vi sia stata risposta o la stessa non sia giunta nel termine, potranno essere applicate le penali sopra indicate.

Nel caso di applicazione delle penali, l’Avvocatura provvederà a recuperare l’importo in sede di liquidazione delle relative fatture, ovvero in alternativa ad incamerare la cauzione per la quota parte relativa ai danni subiti.

Art. 16 – Modifica del contratto durante il periodo di efficacia

L’Avvocatura, qualora in corso di esecuzione si renda necessario un aumento o una diminuzione delle prestazioni fino a concorrenza del quinto dell’importo del presente contratto, può imporre all’Appaltatore l'esecuzione alle stesse condizioni del medesimo. In tal caso l'Appaltatore non può far valere il diritto alla risoluzione del contratto.

Le modifiche e le varianti sono regolate dall’art. 106 del Codice.

L’Appaltatore espressamente accetta di eseguire tutte le variazioni di carattere non sostanziale che siano ritenute opportune dall’Avvocatura, purché non mutino sostanzialmente la natura delle attività oggetto del contratto e non comportino a carico dell’esecutore maggiori oneri.

Nessuna variazione o modifica al contratto potrà essere introdotta dall’Appaltatore se non sia stata approvata dall’Avvocatura.

Art. 17 - Direttore dell’Esecuzione del Contratto e Responsabile del Servizio L’Avvocatura nomina il Direttore dell’Esecuzione del Contratto, preposto alla vigilanza sull’esecuzione del medesimo ed alla verifica del rispetto delle norme che regolano la materia.

Salvo diverse disposizioni, l’Avvocatura effettuerà e riceverà tutte le dichiarazioni e le comunicazioni inerenti alle attività tecniche del contratto attraverso il Direttore dell’Esecuzione del Contratto.

Detto soggetto avrà il compito di controllare che l’appalto sia eseguito tecnicamente secondo i tempi, le modalità ed i programmi contenuti nel contratto e nei documenti di riferimento, di controllare, in accordo con i competenti uffici dell’Avvocatura, che tutti gli atti amministrativi e contabili inerenti alle attività siano corretti e comunque conformi alla normativa, nonché di procedere alla verifica di conformità in corso di esecuzione, rilasciando apposito certificato, prima del pagamento di ogni fattura.

L’Appaltatore indicherà il nominativo del Responsabile del Servizio che interagirà con la committenza, in nome e per conto dell’Appaltatore medesimo, in ordine all’esecuzione dell’appalto di cui trattasi.

Art. 18 - Fatturazione e pagamenti

Le fatture dovranno essere emesse con periodicità trimestrale posticipata.

La liquidazione di ciascuna fattura avverrà entro 30 giorni, decorrenti dalla data di ricevimento, previo rilascio del certificato di verifica di conformità in corso di esecuzione da parte del Direttore dell’Esecuzione del Contratto.

Ciascuna fattura dovrà contenere il riferimento al presente contratto, al CIG (Codice Identificativo Gare), alla singola tipologia di attività, al periodo di competenza.

Le fatture, redatte secondo le norme fiscali in vigore, saranno intestate all’Avvocatura Capitolina

c.f. 02438750586, partita IVA 01057861005, con sede in Xxxx Xxx xxx Xxxxxx xx Xxxxx, x. 00, e riporteranno le modalità di pagamento, comprensive del codice IBAN.

Le fatture dovranno essere emesse in formato elettronico, non potranno essere accettate fatture emesse in altre modalità. Il codice univoco dell’ufficio è 3EEXEC.

Art. 19 - Obblighi ed adempimenti a carico dell’Appaltatore

Sono a carico dell’Appaltatore, intendendosi remunerati con il corrispettivo contrattuale, tutti gli oneri e i rischi relativi alle attività e agli adempimenti occorrenti all’integrale espletamento dell’oggetto contrattuale, ivi compresi, a mero titolo esemplificativo e non esaustivo, gli oneri relativi alla presa in carico dei documenti e del loro trasporto presso i locali dell’Appaltatore, alle

eventuali spese di trasporto, di viaggio e di missione per il personale addetto alla esecuzione della prestazione, nonché i connessi oneri assicurativi.

L’Appaltatore si obbliga ad eseguire le prestazioni oggetto del presente contratto a perfetta regola d’arte e nel rispetto di tutte le norme e le prescrizioni tecniche e di sicurezza in vigore, e di quelle che dovessero essere emanate nel corso di durata del presente contratto, nonché secondo le condizioni, le modalità, i termini e le prescrizioni contenute nel presente contratto e nei suoi allegati. Resta espressamente convenuto che gli eventuali maggiori oneri, derivanti dall’osservanza delle predette norme e prescrizioni, resteranno ad esclusivo carico dell’Appaltatore, intendendosi in ogni caso remunerati con il corrispettivo contrattuale. L’Appaltatore non potrà, pertanto, avanzare pretesa di compensi, a tale titolo, nei confronti dell’Amministrazione.

L’Appaltatore si impegna espressamente a manlevare e tenere indenne l’Amministrazione da tutte le conseguenze derivanti dalla eventuale inosservanza delle norme e prescrizioni tecniche, di sicurezza e sanitarie vigenti.

L’Appaltatore si obbliga a rispettare tutte le indicazioni relative all’esecuzione contrattuale che dovessero essere impartite dall’Amministrazione, nonché a dare immediata comunicazione all'Amministrazione di ogni circostanza che abbia influenza sull’esecuzione del contratto.

L’Amministrazione si riserva la facoltà di procedere, in qualsiasi momento e anche senza preavviso, alle verifiche sulla piena e corretta esecuzione del presente contratto. L’Appaltatore si impegna, altresì, a prestare la propria collaborazione per consentire lo svolgimento di tali verifiche.

L’Appaltatore è tenuto a comunicare all’Amministrazione ogni modifica negli assetti proprietari, nella struttura di impresa e negli organismi tecnici e amministrativi. Tale comunicazione dovrà pervenire all’Amministrazione entro dieci giorni dall’intervenuta modifica.

Tutta la documentazione creata o predisposta dall’Appaltatore nell’esecuzione del presente contratto non potrà essere, in alcun modo, comunicata o diffusa a terzi, senza la preventiva approvazione espressa da parte dell’Amministrazione.

Art. 20 - Foro di competenza

Per le controversie derivanti dal contratto è competente il Foro di Roma, rimanendo espressamente esclusa la compromissione in arbitri.

Art. 21 - Forma del contratto, oneri fiscali, spese contrattuali

Il presente contratto in forma di scrittura privata è sottoscritto con firma digitale delle parti. Sono a carico dell’Appaltatore tutti gli oneri relativi alla stipula del contratto, ivi comprese le spese di registrazione in caso d’uso ed ogni altro onere tributario. L’Appaltatore dichiara che le prestazioni in esame sono effettuate nell’esercizio di impresa e che trattasi di operazioni soggette ad IVA, che l’Appaltatore è tenuto a versare, con diritto di rivalsa, ai sensi del d.p.r. n. 633/72.

Le Parti di questo atto consentono il trattamento dei loro dati personali ai sensi della legge vigente; gli stessi dati potranno essere inseriti in banche dati, archivi informatici e sistemi telematici solo per fini e formalità dipendenti dal presente atto ed effetti fiscali connessi.

Art. 22 – Clausola di salvaguardia.

Per tutto quanto non espressamente previsto dal presente contratto si fa riferimento agli atti di gara. In caso di contrasto interpretativo prevarranno le previsioni del contratto.

Xxxxx, approvato e sottoscritto. Allegati:

- Protocollo di integrità di Xxxx Xxxxxxxx (xxx. x. 0 al P.T.P.C.T. 2019-2021) firmato dalla Società per accettazione.

Avvocatura Capitolina Società

Il Dirigente Amministrativo Il rappresentante legale Xxxx. Xxxxxx Xxxxxxx

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CONTRATTO PER IL SERVIZIO DI TRASLOCO, CUSTODIA E GESTIONE DELL’ARCHIVIO DELL’AVVOCATURA CAPITOLINA

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