Processo di scansione Clausole campione
Processo di scansione. Il processo di scansione si articola nelle seguenti fasi: - acquisizione delle immagini in modo che ad ogni documento, anche composto da più fogli, corrisponda un unico file in un formato standard idoneo alla conservazione; - verifica della leggibilità delle immagini acquisite e della loro esatta corrispondenza con gli originali cartacei; - collegamento delle rispettive immagini alla registrazione di protocollo, in modo non modificabile; - il processo di scansione dei documenti cartacei, al fine della loro trasformazione in formato immagine, avviene nella fase di registrazione del protocollo, a cura dell’ufficio protocollante, anche con attività successive alla registrazione stessa; Per la produzione, qualora necessario, di una copia per immagine conforme all’originale analogico/cartaceo, si osservano le disposizioni del CAD. Il documento cartaceo, dopo l’operazione di riproduzione in formato immagine, viene consegnato alla struttura responsabile del procedimento o assegnataria per competenza ed ivi conservato.
Processo di scansione. Il processo di scansione si articola nelle seguenti fasi: - acquisizione delle immagini in modo che ad ogni documento, anche composto da più fogli, corrisponda un unico file in un formato standard abilitato alla conservazione; - verifica della leggibilità delle immagini acquisite e della loro esatta corrispondenza con gli originali cartacei; - collegamento delle rispettive immagini alla registrazione di protocollo, in modo non modificabile; - memorizzazione delle immagini, in modo non modificabile. Il processo di scansione dei documenti cartacei, al fine della loro trasformazione in formato immagine, avviene nella fase di registrazione del protocollo, a cura dell’ufficio protocollante. Nel caso di produzione di fascicoli ibridi, l’unitarietà del procedimento stesso è garantita dal sistema mediante l’indice di classificazione e il numero di repertorio del fascicolo. I documenti analogici soggetti a riproduzione sostitutiva si conservano nell’archivio dell’ente fino a procedimento legale di scarto. Qualora nella scansione risulti un errore (ad esempio mancata scansione di una pagina dovuta all’apparecchiatura) si procede con rettifica e sostituzione della scansione. Si precisa che qualora questa operazione fosse richiesta successivamente al giorno della registrazione, la motivazione dovrà essere tracciata e ben definita nella richiesta di rettifica allegato e sua sostituzione.
Processo di scansione. Il processo di scansione si articolerà di massima nelle seguenti fasi:
1. acquisizione delle immagini o file PDF in modo che a ogni documento, anche composto da più fogli, corrisponda un unico file in un formato standard abilitato alla conservazione;
2. verifica della leggibilità delle immagini acquisite e della loro esatta corrispondenza con gli originali cartacei;
3. collegamento delle rispettive immagini alla registrazione di protocollo, in modo non modificabile;
Processo di scansione. Il processo di scansione della documentazione cartacea è descritto nell’allegato n. 16. Per quanto riguarda la conservazione dei documenti cartacei scansionati si rimanda al Piano di conservazione dei documenti (Allegato n. 13).