Common use of Rendezvényszervezési feladatok Clause in Contracts

Rendezvényszervezési feladatok. Összesen 5 db esemény (1 nyitó, egy záró és 3 tematikus rendezvényszervezés)A Vállalkozó feladata rendezvény megszervezése, teljes körű előkészítése és lebonyolítása beleértve a rendezvényekkel kapcsolatos szállítási feladatokat és a szükséges humán erőforrás biztosítását is. A rendezvényekről dokumentációs célú fényképeket kell készíteni.Rendezvény szervezéséhez kapcsolódó általános feladatok: - a helyszín méretének és jellegének (kültéri, beltéri) megfelelő hangosítás és egyéb szükséges technikai berendezés biztosítása. 2.1. Ünnepélyes projektnyitó rendezvényekA Megrendelő által kijelölt helyszíneken projektnyitó rendezvények szervezése. Résztvevők száma: 50-100 fő A Vállalkozó feladata: - a rendezvényre meghívandók, értesítendők címlistájának, adatbázisának összeállítása, a rendezvényekre meghívottak regisztrációjának kezelése, feldolgozása és összesítése, a meghívandó partnerek számára meghívó kiküldése e-mailen - hangosítás biztosítása a helyszínen, valamint 2-2 álló és mozgó mikrofon, laptop, projektor, vetítővászon biztosítása - rendezvénydekoráció biztosítása: legalább 1 db roll-up és 1 db molinó - catering biztosítása a helyszínen - személyzet igény: a résztvevői létszámnak megfelelő felszolgálók, 2 fő host vagy hostess2.2 Projektmérföldkövekhez kapcsolódó események, nyílt napok szervezése (study tour)A projektmérföldkövekhez kapcsolódó sajtólátogatás szervezése legalább 20 fő részére, a projekt által érintett helyszínek szemléletes bemutatására.A Vállalkozó feladata: - hangosítás biztosítása, a helyszín igényeinek megfelelően - meghívók gyártása és postázása - a rendezvényre meghívottak regisztrációjának kezelése, feldolgozása és összesítése - a teljes látogatás lebonyolítása, az utazás szervezése és költségeinek viselése - kapcsolattartás és egyeztetés az érintettekkel: projektvezető, kivitelező, helyi önkormányzat - Interjúlehetőség biztosítása a helyi érintettek és a projektvezető szakértők bevonásával - rendezvénydekoráció biztosítása - catering - az eseményt követően sajtóközlemény megírása és kiküldése a sajtólistára - személyzet igény: 2 fő host vagy hostess2.3 Ünnepélyes projektzáró rendezvényekA Megrendelő által kijelölt helyszíneken projektzáró rendezvények szervezése. Résztvevők száma: 50-100 fő A Vállalkozó feladata: - a rendezvényre meghívandók, értesítendők címlistájának, adatbázisának összeállítása, a rendezvényekre

Rendezvényszervezési feladatok. Összesen 5 db esemény (1 nyitó, egy záró és 3 tematikus rendezvényszervezés)A Vállalkozó feladata rendezvény rendezvények (konferencia, sajtótájékoztató, műhelymunka, stb.) megszervezése, teljes körű előkészítése és lebonyolítása beleértve a rendezvényekkel kapcsolatos szállítási feladatokat lebonyolításban való közreműködés budapesti és a szükséges humán erőforrás biztosítását isvidéki helyszíneken. A rendezvényekről dokumentációs célú fényképeket kell készíteni.Rendezvény szervezéséhez rendezvényszervezéshez kapcsolódó általános feladatokfeladatok különösen: - Megbízó adatbázisa, valamint iránymutatása alapján a helyszín méretének és jellegének (kültéri, beltéri) megfelelő hangosítás és egyéb szükséges technikai berendezés biztosítása. 2.1. Ünnepélyes projektnyitó rendezvényekA Megrendelő által kijelölt helyszíneken projektnyitó rendezvények szervezése. Résztvevők száma: 50-100 fő A Vállalkozó feladata: - a rendezvényre rendezvényekre meghívandók, értesítendők címlistájánakcímlistájának összeállítása. Vállalkozó feladatkörébe tartozik, adatbázisának összeállításahogy az összeállított listában szereplő elérhetőségeket ellenőrzi, és szükség esetén aktualizálja. - Vállalkozó regisztrálja, feldolgozza és összesíti a rendezvényekre történő visszajelzéseket, jelentkezéseket és továbbítja Megbízónak. A beérkezett jelentkezések számáról, és a jelentkezési lapon jelzett igényekről rendszeresen tájékoztatja Megbízót, egyeztet a szükséges, kiosztandó anyagok számáról. Vállalkozó külön e-mail címet hoz létre a jelentkezések fogadására (az összes rendezvényhez egy e-mail cím elegendő), valamint lehetővé teszi, hogy a rendezvénnyel kapcsolatos jelentkezéseket faxon is megküldhessék, ill. a rendezvényhez kapcsolódó kérdéseket telefonon is feltehessék az érdeklődők. Vállalkozó feladata a rendezvények szervezéséhez, a jelentkezéshez szükséges információk megadása az érdeklődők számára. - Vállalkozó szükség esetén kezeli a túljelentkezést, erről tájékoztatást ad, ill. egyeztet Megbízóval, aki előzetesen iránymutatást ad arra vonatkozóan, hogy túljelentkezés esetén milyen teendők vannak. - Vállalkozó feladata a rendezvényekre meghívottak regisztrációjának kezelése, feldolgozása és összesítése, a közvetlenül meghívandó partnerek számára meghívó meghívó, jelentkezési lap és program megtervezése és elkészítése, valamint kiküldése a meghívottak részére postai úton és elektronikusan Megbízó jóváhagyását követően. A meghívókat, kapcsolódó dokumentumokat amennyiben rendelkezésre áll e-mailen mailes címlista, e-mailben is ki kell küldeni. A meghívó, a program és a jelentkezési lap terjedelme max. dokumentumonként 2- 3 oldal. - Vállalkozó feladata a rendezvény helyszínének megfelelő előkészítése: eligazító táblák, plakátok, az előadók névtábláinak, a rendezvény végleges programjának elhelyezése, a regisztráció biztosítása: jelenléti ívek, kitűzők (badge-ek) elkészítése stb., továbbá a szükséges papíráru, a sokszorosításhoz és az irodai munkához szükséges eszközök, anyagok beszerzése. - Az anyagok, eszközök leszállítása a rendezvény helyszínére (beleértve az előzetesen Megbízótól megkapott előadásanyagokat elektronikus formában), a megmaradt anyagok, eszközök visszaszállítása Megbízóhoz Vállalkozó feladata. - A helyszíneken legalább két fő (200 fős konferencia esetében legalább négy fő) asszisztens biztosítása szükséges a rendezvénnyel együtt járó adminisztrációs tevékenységek (regisztráció, mozgó mikrofon kezelése, a rendezvényt értékelő kérdőívek összegyűjtése a rendezvény végén, kérdéslapok összegyűjtése, hagyományos hostess tevékenységek stb.) elvégzésére. - Az eseményekre történő jelentkezési lapon beküldött előzetes kérdéseket összesíteni kell és a rendezvényt megelőzően 2 munkanappal meg kell küldeni Megbízónak. - Vállalkozó a vidéki rendezvényeken a közreműködők, előadók számára előzetes bejelentés/megrendelés szerint szállást biztosít - 4 csillagos belföldi szállodai igényeknek megfelelően- a rendezvény helyszínén vagy a helyszínhez közel, majd Megbízóval történő egyeztetést követően lefoglalja a szállást, és a reggeli, igény esetén vacsora ellátást. Vállalkozó feladata a résztvevők szállásával kapcsolatos ügyintézés, beleértve a szállás biztosításával kapcsolatos regisztrációt, nyilvántartást, foglalást, egyeztetést a szállásadóval, szobabeosztás készítését, helyszíni ügyintézést, résztvevők tájékoztatását stb. - A meghirdetett rendezvények esetében Vállalkozó kiemelt feladata a média képviselőinek ösztönzése arra, hogy a rendezvényekről előzetesen hírt adjanak, és így minél többen értesüljenek a rendezvény(ek)ről. - Vállalkozó feladata a kapcsolattartás a média érdeklődő képviselőivel, az érdeklődők tájékoztatása a lehetséges interjúalanyokról, Megbízó médiához kapcsolódó elérhetőségeiről, interjúk megszervezése, folyamatos egyeztetés Megbízóval. Vállalkozó interjút a rendezvényekhez kapcsolódóan nem adhat. - A programok helyszínének általános állaga, tisztasága, berendezése, a berendezés minősége, valamint a mosdók állapota minimum három csillagos szálloda minőségének megfelelő kell legyen. - A helyszíneknek a rendezvény tervezett létszámának befogadására alkalmasnak kell lennie - A helyszínek megfelelő hőmérsékletűek (fűtött vagy légkondicionált, szellőztethető) és legyen hozzá őrzött ruhatár (különösen télen, vagy hideg időszakban) - A helyszíneknek akadálymentesen (kerekes székkel is) megközelíthetőnek kell lennie (a terem, a mosdók és a catering-re kijelölt helyiség is) - A technikai szolgáltatásokhoz szükséges adottságokkal rendelkezik (valamint a kivetítő és az előadók a terem minden pontjáról láthatóak) - A rendezvény helyszínéül szolgáló teremmel egy épületben olyan helyiség található, ahol a kávészünetekben feltálalt frissítő és az esetlegesen igényelt ebéd elfogyasztása a rendezvényen résztvevők számára egyszerre is lehetséges, és kerekes székkel is megközelíthető. - A regisztrációhoz pult biztosítása, saját anyagok bemutatásához asztal. - A helyszínek az előadók számára előadói asztallal és az előadók számától függően megfelelő számú székkel rendelkezik - A helyszínekhez szükség esetén parkolót kell biztosítani az előadók, és Megbízó képviselői számára legalább 5 parkolóhely erejéig. - Amennyiben Megbízó külön igényli, a sajtótájékoztatóhoz szükséges termet a rendezvény helyszínéül szolgáló teremhez közel kell biztosítani széksoros elrendezéssel. A sajtótájékoztató termének min. 20 fő befogadására alkalmasnak kell lenni. A sajtótájékoztató termét annak időtartamára kell biztosítani. - A termek méretének megfelelő hangosítás biztosítása a helyszínen, valamint 2-2 álló Vállalkozó feladata. - Prezentációs technológia biztosítása minden terem esetében (nagyméretű vetítővászon; CD és mozgó mikrofon, floppy olvasására alkalmas laptop, projektor, vetítővászon ) Vállalkozó feladata - Előadók számára szükséges mennyiségű mikrofon biztosítása - rendezvénydekoráció biztosítása: legalább 1 db roll-up és 1 db molinó - catering biztosítása a helyszínen - személyzet igény: a résztvevői létszámnak megfelelő felszolgálók, 2 fő host vagy hostess2.2 Projektmérföldkövekhez kapcsolódó események, nyílt napok szervezése (study tour)A projektmérföldkövekhez kapcsolódó sajtólátogatás szervezése legalább 20 fő részére, a projekt által érintett helyszínek szemléletes bemutatására.A Vállalkozó feladata: . - hangosítás biztosításaSzükség esetén flipchart biztosítása Vállalkozó feladata. - Az előadások anyagát Megbízó előzetesen megküldi Vállalkozónak, akinek feladata azokat a helyszín igényeinek megfelelően - meghívók gyártása és postázása - a rendezvényre meghívottak regisztrációjának kezelése, feldolgozása és összesítése - a teljes látogatás lebonyolítása, az utazás szervezése és költségeinek viselése - kapcsolattartás és egyeztetés az érintettekkel: projektvezető, kivitelező, helyi önkormányzat - Interjúlehetőség biztosítása a helyi érintettek laptopra másolni és a projektvezető szakértők bevonásával rendezvényen rendelkezésre bocsátani. - rendezvénydekoráció A kávészünetek alkalmával a résztvevők számára elegendő mennyiségű frissítő (min. kétféle rostos és háromféle szénsavas üdítő, szénsavas és szénsavmentes ásványvíz), kávé és tea, valamint kétféle sós és kétféle édes sütemény biztosítása szükséges. - catering Szendvicsebéd esetén az ebédszünet alkalmával a feltálalt szendvicsek (vegetáriánus is) biztosítása elegendő mennyiségben a résztvevők számára, valamint elegendő mennyiségű frissítő (min. kétféle rostos és háromféle szénsavas üdítő, szénsavas és szénsavmentes ásványvíz), kávé és tea, valamint kétféle sós és kétféle édes sütemény biztosítása. - Svédasztalos ebéd esetén az eseményt követően sajtóközlemény megírása ebédszünet alkalmával az előzetesen egyeztetett menü szerint feltálalt min. kétféle hideg előétel, péksütemény és kiküldése kétféle meleg főétel (vegetáriánus is) körettel való biztosítása elegendő mennyiségben a sajtólistára résztvevők számára, valamint elegendő mennyiségű frissítő (min. kétféle rostos és háromféle szénsavas üdítő, szénsavas és szénsavmentes ásványvíz), kávé és tea, valamint kétféle sós és kétféle édes sütemény, valamint gyümölcs, édesség biztosítása állófogadásos rendszerben. - személyzet igény: 2 fő host vagy hostess2.3 Ünnepélyes projektzáró rendezvényekA Megrendelő által kijelölt helyszíneken projektzáró rendezvények szervezéseA kávészünetek és az ebéd során a frissítők és az ebéd kiszolgálása/tálalása a meghívottak és az előadók számára felszolgáló közreműködésével történhet. Résztvevők száma: 50-100 fő A Vállalkozó feladata: - Sajtótájékoztató esetén a rendezvényre meghívandóksajtótájékoztatón résztvevőknek, értesítendők címlistájának, adatbázisának összeállítása, a rendezvényekreközreműködőknek kávészünet biztosítása.