ESTUDIOS PREVIOS DE CONVENIENCIA Y OPORTUNIDAD PARA UN CONTRATO DE PRESTACION DE SERVICIOS PROFESIONALES
CONTRATACION ADMINISTRATIVA
ESTUDIOS PREVIOS DE CONVENIENCIA Y OPORTUNIDAD PARA UN CONTRATO DE PRESTACION DE SERVICIOS PROFESIONALES
CONTRATACION DIRECTA
(Art. 82 Decreto Reglamentario 2474 de 2008)
1. DEFINICION DE LA NECESIDAD ESTATAL.
Con el fin de mejorar el desempeño y la capacidad de proporcionar productos y servicios que respondan a las expectativas de los usuarios, el Congreso de la República, expidió la Ley 872 de 2003, por la cual se crea el Sistema de Gestión de la Calidad en la Rama Ejecutiva del Poder Público. La orientación de esta norma promueve la adopción de un enfoque basado en procesos, lo cual permite identificar y gestionar de manera eficaz las actividades misionales y de apoyo en las entidades públicas, haciendo especial énfasis en el mejoramiento continuo para la prestación de un mejor servicio a los ciudadanos colombianos.
Dentro de este contexto, el Plan Nacional de Desarrollo 2006-2010 Estado Comunitario: Desarrollo para Todos, en el Capítulo VI, numeral 6.2.2 “Programa para la Consolidación de un Estado Eficiente y Transparente”, se señala el imperativo del Estado colombiano de “dirigir el desempeño institucional de las entidades de la Rama Ejecutiva del Poder Público, en términos de calidad y satisfacción social, a través de la obtención de la certificación GP 1000, en concordancia con lo establecido en la Ley 872 de 2003. El Gobierno Nacional adelantará una estrategia para lograr que las entidades se certifiquen”. Con respecto al ámbito del control interno, en el mismo apartado se expresa: “Garantizar que el Modelo Estándar de Control Interno (MECI) y todos sus instrumentos técnicos, sean efectivamente implementados en todas las entidades públicas de la Rama Ejecutiva del orden nacional…”
La Dirección Nacional de Derecho de Autor-DNDA, con el ánimo de dar cumplimiento a las normas y directrices citadas anteriormente, en el año 2007 comenzó el proceso de implementación de su
Sistema de Gestión de Calidad en los términos de la Norma Técnica NTCGP 1000: 2004, proceso dirigido a mejorar su desempeño y su capacidad para proporcionar productos y/o servicios que respondan a las necesidades y expectativas de sus clientes, entre los que se encuentran todos los autores y creadores de las obras del intelecto, las industrias culturales y sus gremios, las sociedades de gestión colectiva, los organismos internacionales relacionados con el derecho de autor y los derechos conexos, entre otros.
A lo largo del año 2007, la DNDA, siguiendo las pautas consignadas en la Norma Técnica de Calidad NTCGP 1000: 2004, realizó el proceso de implementación de su Sistema de Gestión de Calidad, logrando obtener la certificación de calidad correspondiente por parte de la entidad certificadora COTECNA; certificación que cubrió el período comprendido entre el 19 de octubre de 2007 al 19 de octubre de 2008.
Por lo anteriormente expuesto, la Dirección Nacional de Derecho de Autor, si bien ya tiene implementado su Sistema de Gestión de Calidad y el Modelo Estándar de Control Interno, necesita gestionar nuevamente la certificación de calidad por parte de una empresa reconocida y autorizada para tales efectos por el Departamento Administrativo de la Función Pública -DAFP, con el fin de lograr la cualificación de su sistema de calidad y la validación de sus procesos y estrategias de mejoramiento continuo que le permitan a la entidad no solo mantener su liderazgo institucional, sino ofrecer servicios de alta calidad.
Con el fin de darle continuidad al Sistema de Gestión de Calidad de la DNDA en los términos de la Norma Técnica NTCGP 1000:2004, y cumplir las directrices del Gobierno Nacional plasmadas tanto en el Plan Nacional de Desarrollo 2006-2010, como en el Plan Sectorial de Desarrollo Administrativo 2009, concertado en el seno del Sector del Interior y de Justicia, se hace necesario contratar los servicios profesionales especializados en auditorías y certificación de sistemas de gestión de calidad de acuerdo a los parámetros establecidos en la Norma Técnica de Calidad para el Sector Público NTCGP 1000:2004.
2. DESCRIPCION DEL OBJETO A CONTRATAR.
Contratar los servicios profesionales especializados en auditorías y certificación de sistemas de gestión de calidad, con el fin de obtener la correspondiente re-certificación del Sistema de Gestión de Calidad de la Dirección Nacional de Derecho de Autor, de acuerdo a los parámetros establecidos en la Norma Técnica de Calidad para el Sector Público NTCGP 1000:2004.
Los objetivos específicos del proceso de contratación son los siguientes:
1. Realizar la auditoría de revisión y conformidad del Sistema de Gestión de Calidad a la Norma Técnica NTCGP 1000:2004.
2. Realizar la Certificación del Sistema de Gestión de Calidad de la DNDA, de acuerdo a los parámetros establecidos en la Norma Técnica NTCGP 1000:2004.
3. ALCANCE DEL OBJETO.
El alcance de esta propuesta se extiende desde la realización de una auditoría para el análisis y verificación del Sistema de Gestión de Calidad de la DNDA, con el fin de constatar la conformidad del mismo a los requisitos de la Norma Técnica de Calidad NTCGP 1000:2004, incluyendo el levantamiento de la información in situ, la realización del informe de autoría y el análisis y concepto del Plan de Mejoramiento que la DNDA formule de conformidad a los resultados de la citada auditoría y, finalmente, el otorgamiento del correspondiente Certificado de Calidad, el cual deberá tener vigencia de un (1) año como mínimo.
Dentro de la ejecución del objeto del contrato de prestación de servicios profesionales se desarrollarán las siguientes actividades con sus respectivos entregables:
No | ACTIVIDAD | RESPONSABLE | RESULTADOS DE LA ACTIVIDAD | ENTREGABLES |
1 | AUDITORIA DOCUMENTAL | Contratista | Se realizará auditoría al Sistema Documental del Sistema de Gestión de Calidad, para corroborar el cumplimiento del mismo de conformidad con la Norma Técnica de Calidad NTCGP 1000:2004 | INFORME DE LA AUDITORIA DOCUMENTAL |
2 | AUDITORIA DE CUMPLIMIENTO | Contratista | Se realizará la Auditoria de Cumplimiento a los requisitos de la Norma Técnica, para todos los procesos del SGC de la DNDA | INFORME DE AUDITORIA DE CUMPLIMIENTO |
3 | CERTIFICACION DE CALIDAD | Contratista | Se realizará la valoración del ejercicio de auditoría y se expedirá el Certificado de Calidad correspondiente. | CERTIFICADO DE CALIDAD |
4. OBLIGACIONES ADICIONALES DEL CONTRATISTA.
Para el correcto desarrollo del objeto contractual y de su alcance el contratista seleccionado que ejecute el objeto del contrato, debe tener en cuenta los siguientes aspectos:
a. Tener en cuenta los resultados del proceso de implementación del Sistema de Gestión de Calidad surtido durante el año 2007 y 2008.
b. Tener en cuenta los desarrollos tecnológicos ejecutados por la entidad dentro del proceso de implementación del Sistema de Gestión de Calidad.
c. Tener en cuenta las pautas que en materia de identidad e imagen institucional ha definido la DNDA, con el fin de incorporarlas en los resultados de las actividades objeto del contrato.
d. Garantizar, en el caso que el contratista sea una persona jurídica, que el personal contratado cuente con la suficiente experiencia, idoneidad y conocimientos profesionales para ejecución de las labores pactadas en el contrato.
5. COMPROMISO DE LA DIRECCIÓN NACIONAL DE DERECHO DE AUTOR.
La DNDA brindará al contratista el apoyo necesario para el desarrollo del contrato, para lo cual entregará toda la información necesaria, y facilitará el ambiente para la realización de la auditoría de certificación y las demás reuniones de trabajo y ejecución de
labores entre el contratista y los respectivos Jefes de Proceso de la entidad.
6. IDENTIFICACION DEL CONTRATO A CELEBRAR
De acuerdo con el objeto descrito en el numeral 1 del presente documento, se realizará un proceso de Contratación Directa de servicios profesionales especializados en auditorías y certificación de sistemas de gestión de calidad de acuerdo a los parámetros establecidos en la Norma Técnica de Calidad para el Sector Público NTCGP 1000:2004, de tal modo que dicho proceso de contratación cumpla con los objetivos que justificaron su aprobación, puesto que dicho contrato cumple con las disposiciones del Artículo 82 del Decreto 2474 de 2008, Contratos de Servicios profesionales y de apoyo a la gestión, toda vez que se trata de un trabajo para el cual se requiere experiencia específica en la realización de auditorías de certificación de calidad, labor que por su misma esencia y de acuerdo a la Norma Técnica de Calidad NTCGP 1000:2004, no puede ser ejecutada por el personal de planta de la DNDA.
7. FUNDAMENTOS JURIDICOS QUE SOPORTAN LA MODALIDAD DE SELECCIÓN.
Ley 1150 de 2007, Decreto Reglamentario 2474 de 2008, Ley 80 de
1993, Decreto 2178 de 2006, Decreto 1278 de 1996, Artículo 6 y 24
del Decreto 2170 de 2002, Directiva Xxxxxxxxxxxx Xx. 00 xx 0000,
Xxxxxxxxxx 00000 de 2002(CGR), Ley 789 de 2002, Decreto 3512
de 2003, Acuerdo 004 de 2005.
La Ley 80 de 1993, en su artículo 32, numeral 3, define al contrato de prestación de servicios como: “los que celebren las entidades estatales para desarrollar actividades relacionadas con la administración o funcionamiento de la entidad. Estos contratos sólo podrán celebrarse con personas naturales cuando dichas actividades no puedan realizarse con personal de planta o requieran conocimientos especializados”.
A su vez el inciso segundo del artículo 82 del Decreto 2474 de 2008, al hablar de este contrato indica que: “Los servicios profesionales y de apoyo a la gestión corresponden a aquellos de
naturaleza intelectual diferentes a los de consultoría que se derivan del cumplimiento de las funciones de la entidad”.
De la interpretación conjunta de las anteriores disposiciones se colige que son características o condiciones del contrato de prestación de servicios en materia administrativa las siguientes:
• El objeto contractual es desarrollar actividades relacionadas con la administración o funcionamiento de la entidad.
• Los servicios a prestar son de carácter intelectual diferentes a los de consultoría.
• Procede cuando el objeto contractual no pueda ser desarrollado por personal de planta o requieran conocimientos especializados.
Ahora bien, la Ley 1150 de 2007 (artículo 2, numeral 4, literal h) determinó que este tipo de contratos de prestación de servicios y apoyo a la gestión deben celebrarse a través del procedimiento de contratación directa. Así:
“ARTÍCULO 2o. DE LAS MODALIDADES DE SELECCIÓN. La
escogencia del contratista se efectuará con arreglo a las modalidades de selección de licitación pública, selección abreviada, concurso de méritos y contratación directa, con base en las siguientes reglas:
(…)
3. Contratación directa. La modalidad de selección de contratación directa, solamente procederá en los siguientes casos:
(…)
h) Para la prestación de servicios profesionales y de apoyo a la gestión, o para la ejecución de trabajos artísticos que sólo puedan encomendarse a determinadas personas naturales”.
A su vez, el Decreto 2474 de 2008, en su artículo 82 desarrolla la anterior normatividad en los siguientes términos:
“Artículo 82. Contratos de prestación de servicios profesionales y de apoyo a la gestión, o para la ejecución de trabajos artísticos que solo pueden encomendarse a determinadas personas naturales. Para la prestación de servicios profesionales y de apoyo a la gestión la entidad estatal podrá contratar directamente con la persona natural o jurídica que esté en capacidad de ejecutar el objeto del contrato y que haya demostrado la idoneidad y experiencia directamente relacionada con el área de que se trate, sin que sea necesario que haya obtenido previamente varias ofertas, de lo cual el ordenador del gasto deberá dejar constancia escrita”.
Para el caso del contrato objeto de los presentes estudios, el mismo se ajunta a las anteriores disposiciones pues:
• El objeto contractual consiste en desarrollar actividades relacionadas con la administración o funcionamiento de la entidad. Como se observó, el objeto a contratar es la prestación de los servicios profesionales especializados en auditorías y certificación de sistemas de gestión de calidad de acuerdo a los parámetros establecidos en la Norma Técnica de Calidad para el Sector Público NTCGP 1000 y, de esta forma, dar cumplimiento a las directrices del Gobierno Nacional plasmadas tanto en el Plan Nacional de Desarrollo 2006-2010, como en el Plan Sectorial de Desarrollo Administrativo 2009, concertado en el seno del Sector del Interior y de Justicia.
• Los servicios a prestar son de carácter intelectual diferentes a los de consultoría. La realización de la auditoria y certificación de calidad a contratar, requiere de habilidades intelectuales específicas, que no se adecua a una consultoría, esto es, el contrato a celebrar no implica: “estudios necesarios para la ejecución de proyectos de inversión, estudios de diagnóstico, prefactibilidad o factibilidad para programas o proyectos específicos, así como a las asesorías técnicas de coordinación, control y supervisión”, ni el objeto a contratar supone “la interventoria, asesoría, gerencia de obra o de proyectos, dirección, programación y la ejecución de diseños, planos, anteproyectos y proyectos”1.
1 Definición de contrato de consultoría dada por el artículo 32, numeral 2 de la Ley 80 de 1993.
• El objeto contractual no puede ser desarrollado por personal de planta o que se requieran conocimientos especializados. Las auditorías y el proceso de certificación en calidad es un trabajo para el cual se requiere experiencia específica en la realización de auditorías de certificación de calidad, labor que por su misma esencia y de acuerdo a la Norma Técnica de Calidad NTCGP 1000:2004, no puede ser ejecutada por el personal de planta de la DNDA.
Lo anterior, ratifica la necesidad de contratar los servicios profesionales de una persona que esté en capacidad de desarrollar el objeto del presente contrato y que demuestre la suficiente idoneidad y experiencia con el área del mismo, y esté debidamente autorizada por el Departamento Administrativo de la Función Pública – DAFP.
Siendo entonces factible la celebración de un contrato de prestación de servicios en los términos anteriormente planteados, procede entonces su contratación directa conforme lo determinan tanto la Ley 1150 de 2008 como el Decreto 2474 de 2008.
8. FORMA DE PAGO.
La forma de pago del contrato de prestación de servicios profesionales se realizará de la siguiente forma: El valor total del contrato se cancelará dentro de los treinta (30) días siguientes a la entrega a satisfacción de todas las actividades pactadas dentro del mismo, es decir, la realización de la auditoría y la entrega del documento que acredita a la entidad como certificada en la Norma de Calidad NTCGP 1000:2004, previo concepto del supervisor del contrato.
Sin embargo, se aclara que el pago estará sujeto al PAC y/o situación de fondos por parte del Ministerio de Hacienda y Crédito Público.
9. PLAZO Y LUGAR DE EJECUCION.
El contrato se ejecutará en la única sede de la Dirección Nacional de Derecho de Autor en la ciudad de Bogotá, y tendrá un plazo de un (1) mes para su ejecución, contados a partir de su firma por las dos partes.
En concordancia con el numeral 16.2 del presente documento, el tiempo establecido para la ejecución del contrato es de un (1) mes, tiempo en el cual la empresa contratada realizará las actividades establecidas en el numeral 3 del presente documento; lapso que permitirá, además, que la DNDA evalúe los informes o entregables pactados, realice los comentarios del caso y presente el respectivo Plan de Mejoramiento a que hubiere lugar, en los términos de la Norma NTCGP 1000:2004.
10. CRONOGRAMA DE TRABAJO.
El Contratista deberá presentar un cronograma de trabajo detallado, en el cual se establezca el tiempo para la ejecución de las actividades pactadas en el presente contrato, así como el tiempo para la presentación de los respectivos informes de auditoría y el proceso de establecimiento y verificación del Plan de Mejoramiento a que hubiere lugar.
El cronograma presentado por el contratista, será verificado y ajustado si es el caso una vez se adjudique la oferta. Este documento hará parte integral del contrato a celebrar.
11. SOPORTES PARA LA ESTIMACION, TIPIFICACION Y ASIGNACION DE LOS RIESGOS PREVISIBLES SIN AFECTAR EL EQUILIBRIO ECONOMICO DEL CONTRATO.
Para el estudio e iniciación del proceso contractual, la entidad ha analizado los riesgos previsibles que afectan directamente la contratación de los servicios profesionales, clasificándolos como riesgos estratégicos y sociales, operativos, financieros, de cumplimiento, tecnológicos, profesionales y reputacionales.
Por lo anterior, se anexa un cuadro con los posibles riesgos que se podrían presentar en la Dirección Nacional de Derecho de Autor, el cual se ha elaborado evaluando cada riesgo acorde con el tipo de bienes y servicios que se contratan en la entidad, las modalidades
de contratación y nuestra estructura organizacional.
Ver anexo
12. ESTIMACIÓN, TIPIFICACIÓN Y ASIGNACIÓN DE RIESGO.
Una vez elaborados los estudios previos de la contratación, se establecieron los siguientes riesgos:
12.1 Riesgos Asegurables
Se considera que los riesgos previsibles en la ejecución del contrato que debe asumir el contratista y que son asegurables son los siguientes:
a. Que el futuro contratista no pueda dar cumplimiento a la ejecución del contrato, o que el servicio prestado no corresponda o no se haga conforme a las especificaciones técnicas plasmadas en el contrato.
Para controlar estos riesgos, es conveniente estipular en el cuerpo del contrato, que el contratista se obligue a cumplir con lo ofertado, solicitando lo siguiente:
• Póliza de cumplimiento por un 10% del valor total del contrato, con vigencia del tiempo de ejecución del contrato y dos meses más contados a partir de la fecha de firma del contrato.
• Póliza de salarios, prestaciones sociales, aportes al sistema de seguridad social e indemnizaciones. Para el personal que emplee el contratista en la ejecución del contrato, por un valor del 10% equivalente al valor total del contrato con una vigencia de tiempo de ejecución del contrato y tres (3) años más, contados a partir de la fecha de expedición previa firma del contrato correspondiente.
12.2 Riesgos no asegurables
Se considera que los riesgos previsibles en la ejecución del contrato que deba asumir el contratista y que no son asegurables son los siguientes:
• Que durante la ejecución del contrato, el contratista afronte situaciones de índole laboral, administrativo y legal respecto de sus empleados que prestan el servicio durante la ejecución del contrato, por lo cual el contratista siempre deberá garantizar, mantener y ofrecer la prestación del servicio.
12.3 Riesgos que asume la entidad
A partir de la fecha de suscripción del contrato la Dirección Nacional de Derecho de Autor, asume única y exclusivamente, los efectos derivados de los riesgos que se relacionan a continuación, además de aquellos que se deriven de lo pactado:
• Los efectos derivados de la existencia de daño emergente del Contratista, por la ocurrencia de hechos de Fuerza Mayor o Caso Fortuito, en los términos del contrato y la legislación existente.
• Los efectos originados por nuevas normas durante la ejecución del contrato y que sean aplicables al contrato.
Para aminorar este riesgo, en el presente estudio previo se definió que el perfil del supervisor del contrato debe ser un funcionario que tenga conocimientos en el área de planeación y conozca el funcionamiento del Sistema de Gestión de Calidad de la entidad.
13. VALOR ESTIMADO DEL SERVICIO
El valor estimado es de $3’427.800.oo que incluye impuestos, tributos, contribuciones aportes parafiscales o cualquier otro descuento que hubiere de realizarse por ley.
Se estima que el valor del desarrollo de las actividades descritas en el numeral 3, es el siguiente:
Actividad | Horas estimadas de trabajo (1) | Valor Total Horas por actividades |
Actividad 1 del numeral 3 | 4 | 738.750 |
Actividad 2 del numeral 3 | 12 | 2.216.250 |
Actividad 3 del numeral 3 | N.A | - |
TOTAL.................................................................................... | 2.955.000 |
(1) Valor estimado hora de trabajo: $ 184.687,50
14. PERFIL DE LA PERSONA A CONTRATAR
Se considera más beneficioso para la entidad, la contratación de una persona jurídica que esté debidamente autorizada por el Departamento Administrativo de la Función Pública para realizar procesos de Certificación en Calidad en la Norma NTCGP 1000:2004, para lo cual deberá adjuntar la correspondiente certificación que así lo acredite.
15. PERSONAL REQUERIDO
La persona jurídica a contratar tendrá bajo su cargo y responsabilidad la elección de los auditores para adelantar el proceso de certificación de la DNDA, cuyo perfil y hoja de vida deberá enviarse a la Dirección Nacional de Derecho de Autor, quien, en todo caso, dará su aprobación y consentimiento previo sobre los profesionales elegidos para adelantar dicho proceso.
16. CONTENIDO MINIMO DE LA OFERTA
Las oferta que se realice por la persona jurídica que desee contratar, mínimo deberá contener:
16.1 Objeto, alcance del objeto y entregables del mismo, que deberán coincidir con los señalados en los numerales 2, 3 y 4 del presente estudio.
16.2 Aun cuando las horas estimadas de trabajo para la ejecución de las labores inherentes al objeto del contrato son dieciséis (16), se requiere, dada la esencia misma del objeto del contrato, que el plazo de ejecución requerido, sea de un (1) mes, contado a partir de la firma del contrato.
16.3 Cronograma de ejecución del proyecto. Este cronograma deberá ser presentado conforme a las especificaciones señaladas en el numeral 10 del presente documento.
16.4 Indicar el precio de la oferta, detallando si incluye impuestos, horas de trabajo estimadas. En el precio deberá discriminarse el valor de la ejecución de las actividades señaladas en el numeral 3.
16.5 Los documentos señalados en el numeral 15 que permitan acreditar el perfil de las personas encargadas de ejecutar el proceso de certificación.
16.6 Certificado de existencia y representación del oferente.
17. EVALUACIÓN.
Para adjudicar el contrato con la propuesta recibida, la entidad procederá a verificar los requisitos habilitantes, condiciones técnicas y el factor económico el cual no debe superar el presupuesto oficial disponible para esta contratación.
FACTORES | EVALUACION |
1. JURIDICOS | CUMPLE / NO CUMPLE |
2. TÉCNICOS | CUMPLE / NO CUMPLE |
3. ECONOMICOS | CUMPLE/ NO CUMPLE |
Requisitos jurídicos (Cumple/ no cumple)
Se verificará la presentación y validez de los documentos solicitados.
Requisitos Técnicos (Cumple / no cumple)
Se verificará que la propuesta técnica se ajuste a las necesidades de la entidad consignadas en los estudios previos.
Requisitos Económicos (Cumple / no cumple)
Se adjudicará la oferta que cumpla con los requisitos habilitantes, las especificaciones técnicas y que el precio no supere el presupuesto oficial estimado para la presente contratación, el cual se ha fijado en la suma ($4’000.000,oo) acorde con el certificado de disponibilidad presupuestal para la vigencia 2009 expedido por el Subdirector Administrativo encargado.
18. ANÁLISIS CRITERIOS HABILITANTES Y EVALUACIÓN ECONÓMICA.
Se realizará a través de un comité de contratos conformado por el Subdirector Administrativo, Delegada del nominador, Coordinador del Grupo de Compras, Jefe Oficina Asesora Jurídica y el Coordinador de Planeación.
El presente documento corresponde al estudio previo de conveniencia y oportunidad para contratar los servicios profesionales especializados en auditorías y certificación de sistemas de gestión de calidad, con el fin de obtener la correspondiente re-certificación del Sistema de Gestión de Calidad de la Dirección Nacional de Derecho de Autor, de acuerdo a los parámetros establecidos en la Norma Técnica de Calidad para el Sector Público NTCGP 1000:2004. El presente documento se firma por el responsable en la ciudad de Bogotá D.C., a los dieciséis (16) días del mes de septiembre de 2009.
XXXXXXX XXXXXXXX XXXXXX
Coordinador del Grupo de Planeación
Anexos:
1. Cuadro de riesgos.
2. Propuestas del estudio xx xxxxxxx