ESTUDIOS PREVIOS PARA LA CONTRATACIÓN DE SUMINISTROS DE PAPELERÍA, ÚTILES DE ESCRITORIO, TONER, TINTAS, CINTAS, ELEMENTOS DE ASEO Y CAFETERÍA PARA EL NORMAL FUNCIONAMIENTO DE LA U.A.E. DIRECCIÓN NACIONAL DE DERECHO DE AUTOR.

(Artículo 3º Decreto 2474 de 2008)

SELECCIÓN ABREVIADA PARA BIENES DE CARACTERISTICAS TECNICAS UNIFORMES Y DE COMUN UTILIZACION A TRAVÉS DE SUBASTA INVERSA PRESENCIAL LIMITADA A MIPYMES (DECRETO 3806 DE 2009).

La DIRECCIÓN NACIONAL DE DERECHO DE AUTOR, en desarrollo de lo previsto en los numerales 7 y 12 del artículo 25 de la Ley 80 de 1993, la Ley 1150 de 2007 y el Decreto 2474 de 2008, realiza los siguientes estudios previos para la contratación del suministro de elementos de papelería, útiles de escritorio, toner, tintas, cintas y elementos de cafetería y aseo.

1. DESCRIPCION DE LA NECESIDAD QUE LA ENTIDAD PRETENDE SATISFACER CON LA PRESENTE CONTRATACION

Para su funcionamiento, la Dirección Nacional de Derecho de Autor como órgano rector que se encarga del diseño, dirección, administración y ejecución de las políticas gubernamentales en materia de derecho de autor y derechos conexos, así como también de la administración del Registro Nacional de Derecho de Autor, requiere, además de su infraestructura, suministrar periódicamente a todas y cada una de las dependencias los elementos de papelería, tintas, tóners, cafetería y aseo, necesarios para dar cumplimiento a su cometido estatal.

En la actualidad en el almacén no se dispone de la gran mayoría de este tipo de elementos que mensualmente son solicitados por las diferentes áreas de la entidad, así como tampoco se dispone de contrato de suministros de papelería, útiles de oficina, toner, tintas, cintas, cafetería y aseo para lo que resta de la vigencia de 2011. La no entrega oportuna de los suministros a las áreas de la misma implica que se generen traumatismos para el normal desarrollo y funcionamiento de la entidad, razón por la cual se hace necesario adelantar el presente proceso de contratación con el propósito de garantizar la entrega oportuna de este tipo de elementos.

El presente proceso de contratación se realizará en la modalidad de Selección Abreviada a través de Subasta Inversa Presencial por tratarse de elementos con

T:\2011\E-4 Compras\E-4.2 Selección Abreviada\E-4.2.1 menor cuantia may 10%\E-4.2.1.1 Subasta Inv\E-4.2.1.1.1 Bienes\E-4.2.1.1.1.2 Materiales y sum\Papelería 2011\MIPYME Papelcaftaseo May 9-11\3 estudio previo papelercafet May 9-11.doc

1

carácteristicas técnicas uniformes y de común utilización, llevando a cabo el proceso que permita obtener mayores beneficios para la Entidad, en virtud de los principios de economía, celeridad, eficacia, y los principios fundamentales que rigen la contratación pública como son: Transparencia, economía y responsabilidad, buscando la selección objetiva a través de la adjudicación a la oferta más favorable para la Dirección Nacional de Derecho de Autor.

2 OBJETO.

Seleccionar el proponente que ofrezca las mejores condiciones para el suministro de los elementos de papelería, útiles de oficina, toners, tintas, cintas, elementos de cafetería y aseo con destino a las diferentes dependencias que conforman la entidad, de acuerdo con las cantidades y especificaciones técnicas que se señalan en el pliego de condiciones.

2.1 ALCANCE DEL OBJETO Y ESPECIFICACIONES TECNICAS:

Para la compra de los elementos de papelería, útiles de oficina, toners, tintas, cintas, elementos de cafetería y aseo, la Dirección Nacional de Derecho de autor, tiene previsto dentro de su Plan de Compras para la vigencia 2011, la contratación del suministro de estos elementos mediante un contrato de suministro, realizando la contratación en dos lotes asi:

a. LOTE No. 1: Elementos de papelería, útiles de oficina, toners y tintas.

b. LOTE No. 2. Elementos de cafetería y aseo.

Cada lote se adjudicará a través de una subasta dentro del este mismo proceso, razón por la cual los interesados pueden participar en los dos lotes y/o en uno solo de lotes atendiendo las siguientes condiciones:

2.1.1. ESPECIFICACIONES TÉCNICAS DEL SERVICIO

Para desarrollar el objeto del contrato y dar cumplimiento cabal al mismo, el contratista se compromete a:

1. Suministrar los elementos objeto del contrato en el almacén de la Dirección Nacional de Derecho de Autor ubicado en la Xxxxx 00 Xx. 00X-00 xxxx 00 xx Xxxxxx, X.X.

2

2. Efectuar la entrega de los elementos solicitados atendiendo las siguientes condiciones:

LOTE No. 1

• PRIMERA ENTREGA: En el almacén de la DNDA el contratista entregará el 50% de los elementos adjudicados de papelería, útiles de oficina, toners y tintas, previa programación con el supervisor del contrato.

• SEGUNDA ENTREGA: En el almacén de la DNDA el contratista entregará eL 50% de los elementos adjudicados de papelería, útiles de oficina, toners y tinta, previa programación con el supervisor del contrato.

LOTE No. 2

• UNICA ENTREGA. En el almacén de la DNDA el contratista entregará el 100% de los elementos adjudicados de cafetería y aseo previa programación con el supervisor del contrato.

3. Las entregas deben realizarse dentro de los ocho (8) días hábiles siguientes a la solicitud de entrega del pedido por parte del supervisor del contrato, siguiendo el procedimiento que se describe a continuación:

? P? ara la entrega de los elementos es indispensable la apertura de las cajas y el conteo de los elementos entre la persona designada por el CONTRATISTA y el supervisor del contrato en la DNDA.

? E? l Coordinador xx Xxxxxxx, Bienes e Inventarios recibe el pedido y constatados que los elementos remisionados son los que efectivamente recibe, deberá firmar la remisión en señal de aceptación. Sin este requisito la Dirección Nacional de Derecho de Autor entenderá no recibidos los bienes y por ende no tramitará ningún pago.

? S? i alguno de los elementos que forman parte de una remisión incumple con algunas de las características de calidad, cantidad y especificación será devuelto para su respectivo cambio.

4. Si el responsable de recibir los elementos no se encuentra en el sitio de la entrega, el contratista deberá hacer entrega y verificación de cantidad, marca, y/o especificación a la persona que designe el Subdirector Administrativo.

3

5. En el evento que la Dirección Nacional de Derecho de Autor necesite la entrega extraordinaria de elementos, ésta se deberá efectuar máximo dentro de los dos (2) días calendario siguientes a la solicitud por parte del Supervisor del contrato.

6. Garantizar la calidad de los bienes, comprometiéndose al cambio, sin costo adicional para la Dirección Nacional de Derecho de Autor, de aquellos elementos que resulten defectuosos por fabricación. El cambio deberá realizarse en un término no mayor de dos (2) días hábiles contados a partir de la solicitud por parte del supervisor del contrato.

7. Mantener los precios ofrecidos durante el término de duración del contrato.

8. Garantizar la vida útil de los productos suministrados por el término mínimo xx xxxx

(10) meses contados a partir de la fecha de entrega.

9. Presentar los informes que el supervisor del contrato llegare a considerar, y que este consolidado y refleje las entregas parciales por cada producto, indicando fecha de entrega, descripción del elemento unidad de medida, cantidad, valor unitario, valor total suministrado.

10. Prestar en forma permanente, durante la ejecución del contrato, como mínimo los siguientes servicios a la DNDA: a) Atención personalizada b) Atención vía telefónica, fax e internet para el intercambio de información.

11. Si durante la ejecución del contrato, la DNDA requiere adquirir elementos no incluidos en la propuesta económica, éstos podrán ser suministrados por el contratista, previa adición del contrato. La DNDA se reserva la potestad de aumentar, disminuir, adicionar y/o eliminar productos del anexo correspondiente a la oferta económica de acuerdo con las necesidades específicas, lo cual no condiciona a la Entidad a consumir las unidades de los elementos y se podrán hacer compensaciones entre los productos, siempre y cuando no exceda el valor del contrato.

12. Cuando se trate de papel, la calidad del papel ofertado debe ser compatible con los modelos de fotocopiadoras e impresoras láser o inyección de tinta que existen actualmente en el mercado.

13. Para el caso de los cartuchos y tóner deben ser originales, y el contratista deberá presentar certificación expedida por el fabricante, donde se indique que el proveedor es distribuidor autorizado por la firma.

4

14. Poner a disposición de la DNDA para atender los requerimientos durante la ejecución del contrato, el siguiente personal: a. Un ejecutivo de cuenta quien coordinará los pedidos, despachos y devoluciones en el evento que estas se presenten y un agente designado para la entrega.

15. Cumplir con los pagos a los sistemas de seguridad social y aportes parafiscales de todos sus empleados, lo cual se acreditará en la forma y oportunidades establecidas en la ley y en el contrato.

16. Las demás que se deriven de la naturaleza del contrato y que garanticen su cabal y oportuna ejecución.

2.1.2 ESPECIFICACIONES TECNICAS DE LOS BIENES – REQUISITOS MÍNIMOS

LOTE No. 1 ELEMENTOS DE PAPELERÍA, ÚTILES DE OFICINA, TONERS, TINTAS Y CINTAS

ITEM	NOMBRE DEL BIEN	ESPECIFICACIONES TÉCNICAS MÍNIMAS	UNIDAD MEDIDA	MARCA	CANTI DAD
	PAPELERÍA Y UTILES DE OFICINA
1	bandas de caucho caja no. 22	Bandas de caucho. Son gomas elásticas que se utilizan para ligar o sujetar documentos	caja x 25g aproxima damente		35
2	block amarillo rayado x 50 hojas	Materiales utilizados para escribir, dibujar, etc. Libretas de notas	block x 50 hojas		16
3	caratula color gris tamaño carta para anillado paquete x 25 juegos	Tapas para encuadernación. Material que se utiliza para encuadernar documentos, libros u otros	paquete x 25 juegos		5
4	caratula color gris tamaño	Tapas para	paquete x		5

5

	oficio para anillado paquete x 25 juegos	encuadernación. Material que se utiliza para encuadernar documentos, libros u otros	25 juegos
5	folder colgante 280g 1u	material que se utiliza para archivar documentos, papeles de cualquier índole, tamaño oficio en yute o cartón xxxxx 280/300g, con barras plásticas	unidad	120
6	ganchos legajadores polipropileno transparente caja 20 unidades	ganchos legajadores plásticos (polipropileno) anticortantes, irrompibles, no se quiebran, transparentes, para perforaciones de 7 a 8 cm	caja 20 unidades	65
7	carpeta 4 alas en propalcote de 320g blanco con aleta de identificacion plastificada 1 cara x 1u	material que se utiliza para archivar documentos, papeles de cualquier índole, en propalcote 320g	unidad	1225
8	carpeta celuguia horizontal 280g oficio x 1u	material que se utiliza para archivar documentos, papeles de cualquier índole, tamaño oficio en yute o cartón xxxxx 280/300g	unidad	201
9	cinta pegante transparente 12mm x 40m x 1 rollo	cinta adhesiva transparente, artículo destinado a fijar , sellar o	12mm x 40m x 1 rollo	10

6

retener diferentes

tipos de productos o materiales.

cinta pegante transparente 48mm x 40m rollo 2 pulgadas (para empaque) x 1 rollo

cinta adhesiva transparente, artículo destinado a fijar , sellar o retener diferentes tipos de productos o materiales. Usado

para empaque

48mm x 40m rollo 2

pulgadas (para empaque) x 1 rollo

gancho clip pequeño standard caja x 100u triton

Clip pequeño. Clip para papel. Material utizado para agrupar papeles, cartulinas o

documentos

standard caja x 100u

triton

esfero negro x 1 unidad

Bolígrafo - esfero. Instrumento utilizado para escribir que tiene un depósito de tinta y una bolita metálica en la punta que gira para liberarla progresivamente, elaborado en pasta

con tapa tipo desechable

1 unidad

437

gancho para cosedora cobrizado caja x 5000u

Gancho - grapa para cosedora estándar. Pieza pequeña de metal con los extremos doblados para unir o sujetar tablones,

papeles, etc.

caja x 5000u

lapiz negro # 2 por 1u

Lápiz negro de grafito, instrumento para escribir, dibujar o pintar que

consiste en una

unidad

100

7

bara delgada generalmente xx xxxxxx con una mina cilíndrica fina de grafito u otra sustancia mineral en el interior que solbresale por uno de los extremos de

esta barra cuendo esta afilado

lapiz rojo por 1u

lapiz de chequeo xxxx xxxx (2mm). Instrumento para chequear que consiste en una barra delgada y larga generalmente xx xxxxxx con una mina cilíndrica fina de grafito u otra sustancia mineral en el interior que sobresale por uno de los extremos de esta barra cuando

esta afilado

unidad

marcador de tinta borrable ref 424 x 1u

pincel marcador industrial con tinta a base de alcohol, para pizarra acrílica con punta redondeada que permite trazos finos

y gruesos

unidad

marcador permanente ref 420 x 1u

pincel marcador industrial con tinta a base de alcohol para diversos tipos de superficies, con punta rectangular que permite trazos

finos y gruesos

unidad

8

Pegante en barra frasco x 20g

pegante en barra, artículo destinado para fijar o sellar, o

retener diferentes tiipos de materiales

barra por 20g

resaltador amarillo y/o verde ref 222 x 1u - marcador resaltador destacador

Resaltador - Destacador. Pincel marcador industrial con tinta a base de alcohol, para resaltar - destacar, con punta rectangular que permite trazos finos

y gruesos.

unidad

post it pequeño amarillo 34.9mm x 47.6mm taco - notas autoadhesivas - paquete x 3 tacos

Notas autoadhesivas removibles color amarillo

paquete x 3 tacos

lapiz corrector liquido 7ml x 1u

Material que se utiliza generalmente para corregir desperfectos de

escritura

unidad

bisturi grande plastico 18mm x 1u

cortador de papel grande con mango plástico, navaja hoja filosa, Es una herramienta sumamente útil para hacer proyectos de manualidades y

otro tipo de eventos

unidad

post it mediano amarillo 75mm x 75mm taco - notas autoadhesivas paquete x 3 tacos

Notas autoadhesivas removibles color amarillo

paquete x 3 tacos

rollo termico para impresora zebra LP2824 rotulos por 1000

u de 53 x 28 mm

rollo térmico para impresora zebra

LP2824

rollo de rótulos x 1000u de

9

53 x

28cm

cinta para backup DAT72 con capacidad para 32/72 Gb

Cinta para backup . Es un dispositivo de almacenamiento de datos. Cinta de almacenamiento de

datos

unidad

cd rom (cd-rw 700mb) x 50u

Es un disco compacto utilizado par almacenar información. Es un

soporte re- escribibles

torre x 50 discos

unidad de DVD rw 4.7 Gb torre x 50 discos

Es un disco compacto utilizado par almacenar información, videos, imágenes. Es un

soporte re- escribibles

torre x 50 discos

formas continuas 9 y medio por 11 a 1P blanco caja por 3000 hojas

Formas continuas universales para impresora, color

blanco a un parte

caja por 3000

hojas

formas continuas 14 siete octavos por 11 a 1P blanco caja por 3000 hojas

Formas continuas universales para impresora, color

blanco a un parte

caja por 3000

hojas

papel tamaño carta 75 gramos por xxxxx

Xxxxx para fotocopia o impresora,75g color blanco polar, tamaño carta 21.6 x

27.9 cm

resma

342

papel tamaño oficio 75 gramos por resma

Papel para fotocopia o impresora,75g color blanco polar, tamaño coficio 21.6

x 33 cm

resma

292

rollo papel sumadora 57 mm por 28 mm unidad

rollo de papel para sumadora de 57mm

57 mm

por 28

10

		x 28m	mm x rollo
33	sobre de manila media carta F1 17.5 x 24cm x 1u	son sobres especiales para enviar documentos	unidad	1400
34	sobre de manila carta 22.5 x 29cm * 1u	son sobres especiales para enviar documentos	unidad	1900
35	sobre de manila oficio F4 25 x 35cm x 1u	son sobres especiales para enviar documentos	unidad	894

	TONER, TINTAS Y CINTAS ORIGINALES
36	cinta panasonic kx-e 2020 nylon (korex olivetti et121) X 1u	Cinta para máquina de escribir Panasonic KX E2020	unidad	3
37	cinta epson dfx 5000 x 1u	Cinta para impresora Epsón DFX 5000 color negro que se utilizan para impresiones	unidad	6
38	toner cartridge hp c4096a capacidad de impresion 5000 hojas x 1u	cartucho de impresión para impresora HP Laserjet 2100	unidad	4
39	toner hp laserjet ref q7553x alto rendimiento x 1u	cartucho de impresión para impresora HP laserjet P2015DN	unidad	12
40	toner xerox pe120i ref 013r00606 x 1u	cartucho de impresión para fotocopíadora multifuncional Xerox Worccentre PE120i	unidad	4
41	toner cartridge xerox 006r01182 x 1u	cartucho de impresión para Fotocopiadora Xeros copy centre 123D_CS	unidad	5

11

42	tinta hp officejet c9386al cyan x 1u	cartucho para impresora multifuncional HP L7590	unidad	5
43	tinta hp officejet c9387al magenta x 1u	cartucho para impresora multifuncional HP L7590	unidad	5
44	tinta hp officejet c9388al amarillo x 1u	cartucho para impresora multifuncional HP L7590	unidad	3
45	toner cartridge lexmark e450h11l alto rendimiento x 1u	cartucho de impresión para impresora Lexmark E450dn	unidad	6
46	tinta hp officejet c9396 negra 58.5ml x 1u	cartucho para impresora multifuncional HP L7590	unidad	5

LOTE No. 2 ELEMENTOS DE CAFETERÍA Y ASEO

ITEM	NOMBRE DEL BIEN	ESPECIFICACIONES TÉCNICAS MÍNIMAS	UNIDAD MEDIDA	MARCA	CANTI DAD
	ELEMENTOS DE CAFETERÍA
1	Té caja x 100 bolsas /paquete 1600g	té aromatizante instantáneo	caja x 100 bolsas /paquete 1600g		3
2	aromaticas de panela caja x 25 sobres	arómaticas de panela	caja x 25 sobres		144
3	azucar bolsax200sobresx5g	azúcar refinada alta pureza	bolsa x 200 sobres x 5g		80
4	cafe tradicional 500g	café molido enmpacado al vacío	500g		110
5	Café crema paquete x 100 sobres x 4g	café crema instantáneo	paquete x 100 sobres x 4g		4
6	endulzante caja x 50 sobres x	azúcar endulzante	caja x 50		7

12

	40g	dietético	sobres x 40g
7	servilleta xxxxxx xxxxx hoja de 25 x 25 cms paquete x 200u	servilletas blancas de papel	paquete x 200u	17
8	platos desechables medianos x 1u	plato desechable mediano blanco	unidad	200
9	cucharas desechables pequeñas x 1u	cuchara desechable pequeña	unidad	300
10	mezclador cafe 11cm bolsa x 1000u	agitadores desechables de café	11cm bolsa x 1000u	8
11	Vaso cafetero blanco x 50u	vaso desechable cafetero blanco	paquete x 50 unidades	40
12	vaso desechable de 7 onzas X 50u	vaso desechble blanco	paquete x 50 unidades	40

	ELEMENTOS DE ASEO
13	Guantes quirurgicos par tamaño mediano generico	Guantes quirúrgicos, no estéril – látex natural, anatómico, un solo uso. Guantes médicos	par	150
14	Bayetilla roja	tejid o tela tupido para limpiar	unidad	19
15	bolsa para basura oficina (48x60cm) X 1u	bolsa tipo shut de 40 x 60 cm	bolsa para basura oficina (48x60cm) X 1u	78
16	Líquido blanqueador 3800ml x1u	Blanqueador - decol tipo clorox , limpiador desinfectante quitamanchas con hipoclorito de sodio	decol 3800ml x1u	8
17	escoba nylon suave x 1u	Tejido o tela tupido para	unidad	4

13

		limpiar
18	jabon liquido para manos 3000ml	jabón líquido suave para las manos	galon x 3000ml	6
19	limpiador de muebles liquido crema x 220ml	limpiador y lustrador de muebles	crema x 220ml	10
20	Mantenedor ref 550 cera sellador para pisos vinisol garrafa x 18925cc (Los pisos están sellados con productos perfex, y el material a suministrar debe ser compatible para mantener la calidad)	cera semi- sintética, polímerica de mantenimiento profesional para pisos protegidos o sellados de caucho (Los pisos están sellados con productos perfex, y el material a suministrar debe ser compatible para mantener la calidad)	garrafa x 18925cc	6
21	Pad color café para maquina lavadora Ref. BI-16 marca Perfex de 16 pulgadas	pad color café 16 pulgadas para removedor	unidad	3
22	sellador acrilpisos para uso despues del decapado para pisos vinisol galon por 3785 cc (Los pisos están sellados con productos perfex, y el material a suministrar debe ser compatible para mantener la calidad)	sellador metalizado acrylpisos plástico, especial para el sellado y protección de pisos de vinisol (Los pisos están sellados con productos perfex, y el material a suministrar debe ser compatible	galon por 3785 cc	6

14

		para mantener la calidad)
23	limpiavidrios x 2000ml x 1u	limpiador xx xxxxxxx	galon x 2000ml	8
24	limpion estampado generico 40 x 70 cm	limpión estampado de toalla	limpion estampado generico 40 x 70 cm	14
25	paño absorbente multiusos x1u	paño multiuso absorbente, lavable, no retiene olores	unidad	14
26	papel higienico doble hoja x 1 rollo	papel higiénico doble hoja	rollo x 49m, en hojas dobles	28
27	toalla cocina familia xxxxxx xxxxx x 180 hojas	toalla de papel para cocina	rollo x 180 hojas	8
28	toalla de manos dobladas en caja x 150 hojas	toallas de papel para manos	paquete/caj a x 150 hojas	11
29	xxxxxxx copa + repuesto copa	xxxxxxx adaptador más repuesto x 1lb	unidad + repuesto	6
30	fibra abrasiva x 1u	fibra abrasiva	unidad	12
31	bolsa basura industrial 90 x 120 cm x 1u de buen calibre 200 o mayor	bolsa de basura industrial extragrande	unidad	205
32	guante calibre 25 t/8 x 1 par	guante semi- industrial de látex, antialérgico multitarreas trabajo pesado con antibacterial calibre 25 talla 8	par	8
33	guante calibre 25 t/9 x 1 par	guante semi- industrial de látex, antialérgico multitarreas trabajo pesado	par	1

15

		con antibacterial calibre 25 talla 9
34	bayetilla blanca x 1u	Tejido o tela tupido para limpiar	unidad	11
35	crema lavaplatos x 1000g	crema lavaplatos arranca grasa	crema lavaplatos x 1000g	8
36	jabon detergente en polvo x 1000g	Guantes quirúrgicos, no estéril – látex natural, anatómico, un solo uso. Guantes médicos	bolsa x 1000g	4
37	removedor (solucion removedora detergente galon x 3785cc) - acumuladas (Los pisos están sellados con productos perfex, y el material a suministrar debe ser compatible para mantener la calidad)	solución removedora tipo profesional de suciedades, ceras emulsionadas, selladores y grasas acumuladas (Los pisos están sellados con productos perfex, y el material a suministrar debe ser compatible para mantener la calidad)	galon x 3785cc	6
38	detergente multiusos ref 511 per garrafa x 18925cc (Los pisos están sellados con productos perfex, y el material a suministrar debe ser compatible para mantener la calidad)	detergente multiusos, líquido concentrado para superficies (Los pisos están sellados con productos perfex, y el material a	garrafa x 18925cc	1

16

		suministrar debe ser compatible para mantener la calidad)
39	Limpiador multiusos lavandax2000mlx1u	limpiador desinfectante y aromatizante líquido	galonx2000 ml	14
40	papel higienico institucional blanco doble hoja 250m x rollo	papel higiénico doble hoja institucional	doble hoja 250m x rollo	70
41	limpiador desinfectante antigermen pino 750ml	detergente pino, limpiador desinfectante y aromatizante	frasco x 750ml	10

3. Fundamentos Jurídicos que soportan la modalidad de selección y justificación de los factores de selección:

Teniendo en cuenta que los bienes por adquirir son de características técnicas uniformes y de común utilización, la modalidad de selección es de Selección Abreviada

– Subasta Inversa Presencial, de conformidad con el numeral 2 literal a) del artículo 2 Ley 1150 de 2007 y el artículo 23 Decreto 2474 de 2008.

En virtud de lo anterior, la selección objetiva se realizará teniendo en cuenta el menor precio de conformidad con los señalado en el artículo 5 de la Ley 1150 de 2007 y del artículo 12 numeral 1 del Decreto 2474 de 2008.

Como la modalidad de selección abreviada se efectuará a través de subasta inversa, el menor precio total incluido IVA será la base para la puja.

4. SOPORTE ECONÓMICO DEL VALOR ESTIMADO DEL CONTRATO.

4.1. Análisis de precios xxx xxxxxxx:

Teniendo en cuenta que se requiere contratar el suministro de elementos de PAPELERIA, UTILES DE ESCRITORIO, TINTAS, TONERS, CINTAS Y ELEMENTOS

DE CAFETERÍA Y ASEO, esta dependencia ha efectuado el análisis de precio en el mercado solicitando cotizaciones a diferentes proveedores del sector. De igual forma

17

se efectuó un análisis comparativo entre el valor presentado en cada una de las propuestas dando como resultado un valor promedio de $27’119.018,oo para El LOTE No. 1 conformado por elementos de PAPELERIA, UTILES DE ESCRITORIO, TINTAS, TONERS y CINTAS, y la suma de $6’500.100,oo para el LOTE No. 2 conformado por los elementos de CAFETERÍA Y ASEO. (Ver cuadro estudio xx xxxxxxx).

Se envió solicitud a cotizar a:

? Papelería Los Lagos S. A.

? Comercial MCL Ltda

? Papelería la 12

? Reciplast

? AXA Empresarial Ltda

? Ofisa Integral de Soluciones Ltda

? El coordinador xx Xxxxxxx Bienes e inventarios realizó consultas de precios directamente en Alkosto S.A. y Almacenes Éxito.

ESTUDIO XX XXXXXXX	PAPELERÍA, UTILES DE OFICINA, TONER, TINTAS Y CINTAS	CAFETERÍA Y ASEO
SICE – Consulta de precio indicativo	27.200.000,oo	$6’580.000,oo
Papelería la 00	00.000.000,oo
Ofisa Integral de Soluciones Ltda	26.800.000,oo	$6’680.000,oo
AXA Empresarial Ltda.	26.500.000,oo
Reciplast S.A.S.		$6’300.000,oo

5. Estimación, tipificación y asignación de los riesgos previsibles que puedan afectar el equilibrio económico del contrato:

MATRIZ DE RIESGOS

TIPIFICACIÓN

ESTIMACIÓN

ASIGNACIÓN

Denominación

Descripción del Riesgo

Estimación

Descripción Evaluada

Responsable (Quien asume la mitigación)

Riesgo Comercial.

Condiciones xxx xxxxxxx

que puedan

ocasionar

100%

MEDIO

Contratista

18

	variaciones en los valores de los elementos.
Riesgo de Operación.	Perdidas de mercancía durante el transporte del sitio de bodegaje hasta el sitio de entrega.	100%	MEDIO	Contratista
Riesgo de Operación.	Demora en la entrega de los elementos por legalización de importaciones.	100%	MEDIO	Contratista
Riesgo Financiero.	Modificaciones abruptas en el tipo de cambios y en el costo de los bienes a proveer.	100%	MEDIO	Contratista
Riesgo legal.	Demora en el pago por parte del Estado.	100%	BAJO	Contratista

6. Análisis que sustenta la existencia de garantías o mecanismos de cobertura:

Teniendo en cuenta los riesgos descritos anteriormente se hace necesario exigir mecanismos de cobertura que permitan tomar acciones en caso que se presenten dichas situaciones. Por lo cual, los oferentes y posteriormente el contratista seleccionado deberá constituir una garantía, a su elección en cualquiera de las modalidades que indica el artículo 3 del Decreto 4828 de 2008 (esto es, póliza de seguros, fiducia mercantil en garantía, garantía bancaria a primer requerimiento, endose en garantía de títulos valores o depósito de dinero en garantía) de la siguiente manera:

a. Todos los proponentes deben constituir a favor de la DNDA y entregar junto con la propuesta, una garantía de seriedad de la propuesta, por un valor equivalente al diez

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por ciento (10%) del presupuesto oficial estimado para la presente contratación y su vigencia se extenderá desde el momento de presentación de la oferta hasta la aprobación de la garantía que ampara los riesgos propios de la etapa contractual.

NOTA. El 10% del presupuesto oficial lo debe seleccionar el proponente acorde con la participación del mismo en cada uno de los LOTES: a) Lote No. 1 el 10% del presupuesto oficial ($27.000.000), b) Lote 2 el 10% del presupuesto oficial ($6’500.000) y

c) Si la participación es con los dos (2) lotes, entonces la póliza será por el 10% del presupuesto oficial de los 2 lotes ($33’500.000,oo)

b. El cumplimiento de todas sus obligaciones contractuales y legales inherentes al contrato, en cuantía equivalente al veinte por ciento (20%) del valor del mismo, vigente por el término de ejecución del contrato y cuatro (4) meses más, contados a partir de la fecha de expedición de la garantía.

c. Calidad y correcto funcionamiento de los bienes suministrados, por valor equivalente al veinte por ciento (20%) del valor total del contrato y una vigencia igual al plazo de ejecución del mismo y séis (6) meses más, contada a partir de la fecha de expedición de la garantía.

7. JUSTIFICACION DE LOS FACTORES DE SELECCIÓN QUE PERMITAN IDENTIFICAR LA OFERTA MAS FAVORABLE.

7.1 Primera fase- Requisitos Habilitantes; Los siguientes factores serán objeto de verificación de cumplimiento como requisitos habilitantes para la participación en el proceso de selección y no otorgara puntaje alguno a los proponentes: CAPACIDAD JURIDICA, CAPACIDAD FINANCIERA, CAPACIDAD TÉCNICA (Experiencia y Requisitos técnicos mínimos). La verificación de tales de factores será CUMPLE/ NO CUMPLE y habilitarán a los proponentes para participar en la segunda fase del proceso.

7.2 Segunda Fase – Corresponde al desarrollo de Subasta inversa Presencial con aquellos oferentes habilitados de acuerdo con lo establecido en el pliego de condiciones del presente proceso de selección. Si solo un oferente resultare habilitado la DNDA ampliara el plazo para la presentación de los documentos habilitantes y la oferta inicial de precio.

8. REQUISITOS TÉCNICOS MÍNIMOS.

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Se establece como requisito mínimo el siguiente:

8.1 Capacidad Organizacional.

El proponente debe señalar cuál es la infraestructura organizacional de su empresa, para lo cual debe anexar el organigrama, en donde se señale el número de personas con que cuenta la organización en forma permanente para prestar sus servicios,

En caso de presentarse un consorcio o unión temporal este parámetro puede ser acreditado por uno solo de los integrantes del consorcio o unión temporal.

8.2 Certificación de experiencia

EL OFERENTE deberá anexar como requisito técnico mínimo a su OFERTA, tres (3) certificaciones de experiencia sobre contratos cuyos objetos hayan sido iguales o similares a la presente Contratación (y/o al lote que este presentando oferta), a través de contratos que a la fecha de cierre del presente proceso de selección hayan sido ejecutados, es decir debe tratarse de contratos cumplidos.

Las certificaciones de experiencia deberán reunir los siguientes requisitos: Nombre o razón social del contratante

Nombre o razón social del contratista Objeto del contrato

Contratos cumplidos (para lo cual se debe tener como mínimo fecha de inicio y fecha de terminación).

Valor del contrato, cuyo monto del contrato sea igual o superior 100% por ciento del presupuesto total oficial estimado para la presente Contratación (Acorde con el lote que este presentando su oferta).

La certificación debe estar debidamente suscrita por la persona autorizada por la entidad que la expide.

Calificación del servicio: como mínimo debe ser: excelente, muy bueno, bueno o satisfactorio; que exprese calidad del servicio.

En caso de que la certificación sea expedida a un consorcio o unión temporal, en la misma debe identificarse el porcentaje de participación de cada uno de sus integrantes. Si la certificación incluye varios contratos, se debe identificar en forma precisa si son contratos adicionales al principal o son contratos nuevos, indicando en cada uno de ellos sus plazos, valor, calificación individualmente.

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La fecha de expedición de la certificación no podrá ser superior a cuarenta y ocho (48) meses anteriores a la fecha de cierre de la presente contratación.

La DNDA se reserva el derecho de verificar la información presentada. En caso de que sea inexacta o presente inconsistencias, el proponente será descalificado y su propuesta no será tenida en cuenta.

Nota: La DNDA tendrá en cuenta como requisito técnico mínimo obligatorio las tres primeras certificaciones presentadas en riguroso orden consecutivo en la oferta original, las demás certificaciones adicionales no serán tenidas en cuenta.

8.3 Propuesta Técnica y Económica:

El proponente deberá cumplir con las especificaciones de los elementos descritas en las fichas técnicas (ANEXO No. 1) de la contratación.

Es necesario y obligatorio que el oferente diligencie el anexo correspondiente a la propuesta económica, indicando el producto ofrecido, en pesos colombianos, sin decimales, el precio unitario sin IVA, tarifa de IVA, valor del IVA por precio unitario, valor precio unitario incluido IVA y valor total por ítem incluido el IVA. La no cotización de la totalidad de elementos no es subsanable y será causal de rechazo. Este precio debe incluir todos los costos tales como impuestos, imprevistos, transporte, administración y servicio de distribución, utilidades, entre otros.

Adicionalmente, se debe detallar las especificaciones y atributos de los elementos, la unidad de medida (caja, unidad, kilo, etc.), marcas y referencias de los productos ofrecidos, además garantizar la calidad de los mismos.

NOTA. La propuesta inicial de precio de presentarse en sobre separado por cada LOTE objeto del presente proceso, marcados así:

a. LOTE No. 1: PROPUESTA INICIAL DE PRECIO

Elementos de papelería, útiles de oficina, toners y tintas.

b. LOTE No. 2. PROPUESTA INICIAL DE PRECIO

Elementos de cafetería y aseo.

8.3.1 Certificación de distribuidor autorizado distribuidor mayorista.

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El proponente debe ser distribuidor autorizado por el fabricante o por el distribuidor mayorista de los toner, tintas y cintas para impresoras. Para demostrar el cumplimiento de esta obligación, el oferente deberá aportar dentro de su propuesta la certificación expedida por el fabricante o por el distribuidor mayorista, según sea el caso, cuya fecha de expedición no podrá ser mayor a seis (6) meses.

8.4 PUNTOS DE ENTREGA

El suministro deberá realizarse en las instalaciones de la Dirección Nacional de Derecho de Autor ubicada en la calle 28 No. 13 A 15. Piso 17.

El Supervisor del Contrato contará con dos (2) días hábiles para verificación de los elementos recibidos y realizar las reclamaciones a que haya lugar por falta de elementos, daño, deterioro, calidad, marca diferente a la contratada, u otra que se presente.

8.5 LOGÍSTICA DEL SERVICIO

• El proponente deber hacer la entrega de los elementos correspondientes a cada una de las entregas, en el ALMACÉN de la DNDA, así, a) PRIMERA ENTREGA: Dentro de los ocho (8) días hábiles siguientes a la legalización del contrato. b) SEGÚNDA ENTREGA: Dentro de los ocho (8) días hábiles siguientes a la solicitud del supervisor del contrato, en todo caso debe realizarse antes del 15 de diciembre de 2011.

• Adicionalmente deberá atender los reclamos y emergencias en un tiempo máximo de ocho (8) horas hábiles, a partir de la reclamación.

• De igual manera, deberá indicar el procedimiento para atención de reclamos, devoluciones de materiales defectuosos o de especificaciones diferentes o inferiores a los requeridos indicando el plazo de entrega de los elementos que hayan sido objeto de devolución por reclamo.

8.6 PERSONAL.

El proponente favorecido deberá contar durante la ejecución del contrato con el personal y equipo necesarios para efectuar las entregas de los elementos en el

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almacén de la DNDA, dentro del tiempo señalado en el punto 9.3, debiendo tener un ejecutivo de cuenta que sea el contacto directo con la Entidad.

9. OTRAS CONDICIONES DEL CONTRATO A CELEBRAR.

9.1 PLAZO DE EJECUCIÓN DEL CONTRATO: A partir de la suscripción del contrato y legalización del mismo, previa aprobación de las garantías pactadas y cumplimiento de los requisitos de perfeccionamiento, hasta el 15 de diciembre de 2011.

9.2. PRESUPUESTO OFICIAL: El presupuesto oficial total estimado para este proceso es hasta la suma de TREINTA Y TRES MILLONES QUINIENTOS MIL PESOS ($33’500.000,oo), distribuídos así:

LOTE 1. Elementos de papelería, útiles de oficina, toners y tintas. Hasta por la suma de VEINTISIETE MILLONES DE PESOS ($27’000.000,oo) Moneda Corriente.

LOTE No. 2. Elementos de cafetería y aseo. Hasta por la suma de SEIS MILLONES QUINIENTOS MIL PESOS ($6’500.000,oo)

9.3. SUPERVISIÓN:

La supervisión del contrato será ejercida por el Coordinador del Grupo xx Xxxxxxx, Bienes e Inventarios o quien haga sus veces.

9.4. LUGAR DE EJECUCIÓN:

La ejecución del contrato será en las sede de la Dirección Nacional de Derecho de Autor, ubicada en la ciudad de Bogotá Xxxxx 00 Xx. 00X-00 xxxx 00.

Será responsabilidad del oferente, el conocimiento de las condiciones que existan para el transporte y entrega de los bienes objeto de la contratación y el reconocimiento del sitio en donde se realizará el suministro. El hecho de que el proponente no se familiarice debidamente con el detalle y las condiciones bajo los cuales serán realizados los suministros no se considerará como argumento válido para justificar incumplimientos a sus obligaciones durante la ejecución del contrato.

9.5. FORMA DE PAGO: La DNDA cancelará el valor total del contrato, así: a) al contratista el valor de los elementos suministrados en la PRIMERA ENTREGA correspondientes al LOTE 1 y LOTE 2, dentro de los 30 días calendario siguientes al ingreso al almacén a entera satisfacción. b) Al contratista el valor de los elementos

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suministrados en la SEGUNDA ENTREGA correspondientes al LOTE 1. En todo caso se realizarán los descuentos xx Xxx y el valor total de los giros y descuentos deben corresponder al valor total del contrato suscrito entre las partes.

Para realizar estos pagos el contratista deberá adjuntar a la factura y certificar que se encuentra al día en el pago de los aportes al Sistema de Seguridad Social Integral y Parafiscales, el supervisor del contrato expedirá el certificado a satisfacción y el comprobante de ingreso al almacén de la entidad. Los anteriores pagos se efectuarán de acuerdo con la aprobación del Programa Anual Mensualizado de Caja (PAC).

9.6. Obligaciones del Contratista

Las que se establezcan en el pliego de condiciones.

10. FUNDAMENTOS JURÍDICOS DE LA CONTRATACIÓN- Identificación del Contrato a Celebrar:

Contrato de suministro de papelería, útiles de escritorio, toner, tintas, cintas, elementos de cafetería y aseo, para el normal funcionamiento de la Dirección Nacional de Derecho de Autor. La selección del contratista se realizará mediante la modalidad de Selección Abreviada de conformidad con el artículo 2, numeral 2, literal a de la Ley 1150 del 2007; por tratarse de bienes de características técnicas uniformes y de común utilización por parte de las entidades, de conformidad con lo descrito en el artículo 16 del Decreto 2474 de 2008 se hará uso del procedimiento de subasta inversa presencial para la adquisición de los bienes, como lo indican los artículos 17 y 25 del mencionado Decreto, teniendo en cuenta que a la fecha la Entidad no cuenta con la infraestructura tecnológica para realizar subasta inversa de manera electrónica.

NOTA. Para este proceso aplica el Decreto 3806 de 2009, es decir que es una convocatoria limitada a MIPYMES de conformidad con el artículo 12 de la ley 1150 de 2007. En el evento que al último día de plublicación del proyecto xx xxxxxx de condiciones no se cumplan los requisitos para continuar el proceso exclusivamente con MIPYMES, se procederá con la continuación del proceso sin limitación alguna.

11. DEFINICIÓN DE LOS CRITERIOS DE VERIFICACIÓN Y PONDERACIÓN, ASÍ COMO LOS FACTORES DE DESEMPATE

Por ser bienes de características técnicas uniformes y de común utilización como se definió anteriormente, el único factor de selección para identificar la oferta más

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favorable será el precio, siempre y cuando los elementos cumplan con las especificaciones técnicas y condiciones mínimas de calidad, de conformidad con el numeral 1 del artículo 12 del Decreto 2474 de 2008, a través de la modalidad de SUBASTA INVERSA PRESENCIAL. La propuesta económica más favorable será la que ofrezca el menor precio consolidado, el cual está determinado por la sumatoria de los valores totales de los productos (precio unitario por las cantidades solicitadas), con el fin de ser adquiridos como un todo. Se aclara que son dos LOTES que se subastan en la audiencia de Subasta Inversa Presencial.

El día y hora de la subasta estos precios estarán sujetos a las modificaciones que se deriven de las variaciones de los porcentajes ofrecidos en la puja. Si sólo un oferente resultare habilitado para participar en la subasta, la DNDA ampliará el plazo para la presentación de los documentos habilitantes y la oferta inicial de precio. Si vencido el plazo no se alcanzara pluralidad de proponentes habilitados, la DNDA adjudicará el contrato al único proponente habilitado. Existiendo pluralidad de proponentes y si éstos no hicieren nuevas posturas de precio durante el certamen de la subasta inversa, el precio de la oferta inicial se considerará la propuesta económica definitiva. En todo caso, se dará aplicación a lo establecido en los artículos 13, 24 y 25 del Decreto 2474 de 2008.

11.1 MARGENES MINIMOS DE MEJORAS DE OFERTA El margen mínimo de mejora de la oferta para los lances en la subasta inversa por cada lote será del 2% sobre el menor precio consolidado de la propuesta inicial x xxx xxxxx inmediatamente anterior.

11.2 SUBASTA INVERSA PRESENCIAL

En cumplimiento de lo establecido en los artículos 17 y 25 del Decreto 2474 de 2008, el procedimiento escogido para la selección del proponente es la subasta inversa presencial. Consiste en una puja dinámica efectuada presencialmente, mediante la reducción sucesiva del precio consolidado, a través de lances efectuados por los proponentes habilitados. La subasta se llevará a cabo si resultan habilitados por lo menos dos (2) proponentes y se desarrollará en audiencia pública.

A la subasta inversa presencial, asistirá el proponente si es persona natural o el representante legal del proponente en caso de que se trate de personas jurídicas o de figuras asociativas, con el documento de identificación correspondiente. En caso

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de que se concurra a través de apoderado, éste deberá allegar el poder respectivo en donde se indicará la facultad para participar en la audiencia, para hacer posturas durante la subasta y para comprometer al oferente.

A cada proponente se le asignará una contraseña con la cual se identificará a lo largo de la subasta. La DNDA abrirá los sobres con las ofertas iníciales de precio y comunicará a los asistentes cuál fue el menor precio de las ofertas recibidas.

El término que otorgará la DNDA a los oferentes habilitados para hacer lances será de cinco (5) minutos, o menos si al inicio de la subasta los participantes en ello convienen, contados a partir de la apertura de la subasta y contabilizados con el reloj oficial de la Superintendencia de Industria y Comercio.

En cada ronda el proponente efectuará únicamente un lance.

Los lances de los proponentes se harán en forma escrita, utilizando únicamente los formularios y los sobres suministrados por la DNDA.

Los lances para que sean tenidos como válidos deberán mejorar la oferta anterior, disminuyéndola, en al menos un 2% del valor de la mejor oferta consolidada inicial x xxx xxxxx inmediatamente anterior.

La DNDA registrará los lances válidos y se ordenarán descendentemente. Con base en este orden, dará a conocer únicamente el menor valor consolidado ofertado. Toda propuesta posterior anula la anterior del mismo proponente.

Los proponentes que no presentaron un lance válido (no se cumplió el margen mínimo o no se utilizó el formulario autorizado), no podrán seguir presentándolos durante la subasta, caso en el cual se tomará como propuesta económica de este proponente el último lance válido.

Los valores que se registren en los formularios utilizados para los lances no deben tener tachaduras. En el evento en que se presenten cifras con xxxxxxxxxx, el proponente debe anotar de nuevo la cifra que considere correcta y refrendarla con su firma. En caso que no refrende la cifra se tendrá como un lance no válido y la entidad tomará como precio de la propuesta el último precio válidamente ofertado y el proponente no podrá continuar participando en el proceso de subasta.

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En el caso que un proponente no haga lances de precio durante el tiempo que se ha establecido para hacer los mismos, se entenderá que su propuesta económica inicial es su propuesta económica definitiva.

La DNDA repetirá el procedimiento descrito tantas rondas como sea necesario, hasta que no se reciba ningún lance que mejore el menor precio ofertado en la ronda anterior.

En la subasta el precio ofrecido podrá ser mayor al porcentaje mínimo del 2% establecido, es decir, un oferente podrá hacer lances por un 4%, 5%, 7%, entre otros, por debajo del precio inicial o del mejor lance válido inmediatamente anterior.

Una vez se dé inicio a la audiencia de subasta inversa no se permitirá la participación de aquellos proponentes habilitados que no se encontraban al momento de la asignación de la contraseña, en este caso la DNDA tomará como su propuesta económica definitiva la oferta económica inicial.

La DNDA una vez adjudicado el contrato, hará público el resultado del certamen incluyendo la identidad de los proponentes.

11.2.1 Criterios de Desempate:

De acuerdo con lo establecido en el parágrafo del artículo 25 del Decreto 2474 en caso de existir empate se adjudicará el contrato al que presentó la menor propuesta inicial. De persistir el empate, se desempatará así:

• Si entre los empatados se encuentren Mipymes, se preferirá a la Mipyme nacional, sea proponente singular, o consorcio ó unión temporal.

• Si el empate se mantiene, se preferirá la oferta de bienes o servicios nacionales frente a la oferta de bienes o servicios extranjeros.

• Si el empate se mantiene, se dirimirá por medio de sorteo a través de balotas de la siguiente manera:

Los representantes o apoderados debidamente facultados de las propuestas empatadas procederán a escoger las balotas las cuales se numerarán de acuerdo al número de proponentes. En primer lugar se realizará un sorteo para establecer cuál será el orden en que cada proponente escogerá la balota. Realizado este primer

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sorteo, los proponentes procederán a escoger la balota en el orden sorteado previamente, y se adjudicará el proceso de selección al proponente que saque la balota con el menor número.

12. INDEMNIDAD DE LA U. A. E. DIRECCION NACIONAL DE DERECHO DE AUTOR

La Unidad Administrativa Especial Dirección Nacional de Derecho de Autor, en ningún caso será responsable por los actos, incumplimientos de contratos, omisiones o hechos ocasionados por el adjudicatario con quien llegare a celebrar el contrato objeto de este proceso de selección, como tampoco de los actos, incumplimientos de contratos, omisiones o hechos ocasionados por las personas que dependan del mismo. Por lo tanto, la relación contractual de la DNDA será única y exclusivamente con el proponente favorecido y la fuente de sus obligaciones serán las que se originen en la Ley y el contrato que se celebre como resultado de este proceso de selección y de la oferta que presente.

El presente documento corresponde al estudio previo de conveniencia y oportunidad para iniciar el proceso para el suministro de papelería, útiles de escritorio, toner, tintas, cintas, elementos de aseo y cafetería para el normal funcionamiento de la Dirección Nacional de Derecho de Autor y se firma por el Coordinador xx Xxxxxxx, Bienes e Inventarios a los nueve (09) días del mes xx Xxxx de 2011.

XXXXXX XXXX XXXXXXX

Coordinador xx Xxxxxxx, Bienes e Inventarios

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ESTUDIOS PREVIOS PARA LA CONTRATACIÓN DE SUMINISTROS DE PAPELERÍA, ÚTILES DE ESCRITORIO, TONER, TINTAS, CINTAS, ELEMENTOS DE ASEO Y CAFETERÍA PARA EL NORMAL FUNCIONAMIENTO DE LA U.A.E. DIRECCIÓN NACIONAL DE DERECHO DE AUTOR.

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