PLAZA MAYOR MEDELLÍN CONVENCIONES Y EXPOSICIONES S.A.
PLAZA MAYOR MEDELLÍN CONVENCIONES Y EXPOSICIONES S.A.
PLIEGO DE CONDICIONES
INVITACIÓN PÚBLICA No 011 de 2021
SUMINISTRO DE TIQUETES AÉREOS, HOSPEDAJE A NIVEL NACIONAL E INTERNACIONAL Y SERVICIOS COMPLEMENTARIOS PARA EL FUNCIONAMIENTO DE PLAZA MAYOR MEDELLÍN Y SUS DIFERENTES UNIDADES DE NEGOCIO.
MEDELLÍN, OCTUBRE DE 2021
DESCRIPCIÓN DE LA NECESIDAD QUE SE PRETENDE SATISFACER CON LA CONTRATACIÓN
PLAZA MAYOR MEDELLÍN S.A. es una sociedad de economía mixta que promueve, desarrolla y dinamiza negocios, eventos y exhibiciones nacionales e internacionales con excelencia, innovación y competitividad, creando experiencias memorables y exitosas para hacer latir el corazón de nuestros grupos de interés.
De conformidad con las características en que debe cumplirse la misión institucional, resulta necesario el desplazamiento de los diferentes funcionarios y clientes de Plaza Mayor Medellín al interior y exterior del país, por lo que es esencial contratar el suministro de tiquetes aéreos, hospedaje y los servicios propios de una agencia de viajes.
Es por eso que la entidad se encuentra interesado en recibir propuestas para seleccionar los proveedores que se encuentren en capacidad de suministrar tiquetes aéreos, hospedaje a nivel nacional e internacional y servicios complementarios para el funcionamiento de Plaza Mayor Medellín y sus diferentes unidades de negocio
1. INFORMACIÓN GENERAL
El inicio de la Invitación Pública fue recomendado en la sesión del Comité Asesor de Contratación de PLAZA MAYOR, del 20 de octubre 2021, según consta en el Acta de la misma fecha.
La información contenida en esta invitación sustituye totalmente cualquier otra que la entidad o sus representantes pudieran haber presentado en forma preliminar a los proponentes interesados.
La presente invitación y el trámite del procedimiento a seguir, será el señalado en el capítulo segundo del título II del Manual de Contratación de la entidad (Acuerdo No. 01 del 23 de septiembre de 2016). Ver documento en: xxxxx://xxxxxxxxxx.xxx.xx/xx- content/uploads/manual_de_contratacion_plaza_mayor_medellin_convenciones_y_exposiciones
La información que se consigna en este pliego de condiciones contiene los elementos básicos para la participación en la invitación pública. El participante deberá verificar completamente la información y cerciorarse de que no alberga dudas respecto a ella. En caso contrario, debe elevar las consultas que considere pertinentes en las oportunidades que en estos documentos se concede.
El proponente deberá examinar cuidadosamente los documentos de la invitación pública e informarse cabalmente de todas las condiciones que puedan afectar un futuro contrato. Es entendido que los documentos de la invitación pública se complementan mutuamente, de tal manera que todos los requisitos y documentos hacen parte integral del mismo.
Las interpretaciones o deducciones que el proponente haga de las estipulaciones contenidas en estos pliegos de condiciones serán de su exclusiva responsabilidad. Con la presentación de la documentación solicitada el proponente manifiesta que estudió el contenido de la invitación pública y todos los documentos de ésta, que obtuvo las aclaraciones sobre las estipulaciones que haya considerado inciertas o dudosas, que conoce la naturaleza de los trabajos, su costo y su tiempo de ejecución, que concurre de manera libre, seria, precisa y coherente, y que, además, se acoge a los dictados del Manual de Contratación de PLAZA MAYOR.
En consecuencia, PLAZA MAYOR no será responsable por descuidos, errores, omisiones, conjeturas, suposiciones, mala interpretación u otros hechos desfavorables en que pueda incurrir el proponente y que puedan incidir en la elaboración de su manifestación de interés. Por el hecho de que el proponente no se informe y documente debidamente sobre los detalles y condiciones bajo los cuales serán prestados los servicios objeto de la presente invitación pública, no se considerará como excusa válida para la futura formulación de eventuales reclamaciones.
Las personas jurídicas y/o personas naturales interesadas en participar en el proceso de selección de esta invitación pública, cuyo contenido y reglas fija este pliego de condiciones, deberán evaluar su capacidad para participar teniendo en cuenta lo aquí estipulado. Para el efecto, se fijan, a continuación, las condiciones básicas que delimitan el marco general en el cual se desarrollará el proceso tanto desde la determinación de la competencia de PLAZA MAYOR para iniciarlo, como en cuanto a su alcance y las obligaciones que asumen quienes en él participen.
La aceptación de las condiciones indica que se cuenta con las capacidades técnicas, jurídicas, financieras y de experiencia para la normal ejecución de las actividades que le sean requeridas por PLAZA MAYOR, en caso de salir seleccionado.
2. OBJETO DEL PROCESO
Suministro de tiquetes aéreos, hospedaje a nivel nacional e internacional y servicios complementarios para el funcionamiento de Plaza Mayor Medellín y sus diferentes unidades de negocio.
3. CRONOGRAMA
Actividad | Fecha | Lugar |
Publicación xxx Xxxxxx de Condiciones. | 27 de octubre de 2021 | |
Plazo máximo para formular observaciones al Pliego de Condiciones. | 2 de noviembre de 2021 a las 17:00 horas. | |
Plazo máximo para la entrega de propuestas | 5 de noviembre de 2021 a las 16:00 horas | |
Publicación Informe Evaluación Preliminar. | 10 de noviembre de 2021 | |
Plazo máximo para formular observaciones al Informe Preliminar y subsanación de requisitos. | 17 de noviembre de 2021 a las 17:00 horas | |
Publicación Informe de Evaluación Definitivo. | 22 de noviembre de 2021 | |
Asignación | Dentro de los dos días hábiles siguientes de la publicación del informe de evaluación definitivo |
4. PRESUPUESTO OFICIAL
El presente proceso de selección no conlleva presupuesto por parte de PLAZA MAYOR MEDELLÍN
S.A. por cuanto el valor del contrato será de cuantía indeterminada per determinable de acuerdo con los servicios efectivamente prestados durante la ejecución del contrato.
Los servicios efectivamente prestados, se pagarán con base en los precios ofertados. Aquellos servicios o bienes no cotizados que sean requeridos durante la ejecución del contrato requieren cotización previa y aprobación del supervisor del contrato.
5. PUBLICACIÓN
El pliego de condiciones de la invitación pública No 011 de 2021 y demás documentos de naturaleza precontractual y contractual serán publicados en la página web xxx.xxxxxxxxxx.xxx.xx
6. ACLARACIONES
Dentro del plazo indicado en el cronograma de la invitación pública los interesados podrán presentar por escrito las observaciones o solicitudes de aclaración al pliego de condiciones. Dicha comunicación deberá ser dirigida al correo xxxxxxxxxxxxxxxxxxxx@xxxxxxxxxx.xxx.xx
NOTA: el correo electrónico de Plaza Mayor para envío y recibo de archivos tiene una capacidad de hasta 25 megas y para archivos compartidos en DRIVE tiene capacidad de hasta 5 gigas.
El hecho de que los participantes no se familiaricen debidamente con las condiciones bajo las cuales será ejecutado el contrato, no se considerará excusa válida para posteriores reclamaciones.
7. PARTICIPANTES
En la Invitación Pública podrán participar las personas naturales o jurídicas, consideradas legalmente capaces de conformidad con las disposiciones legales.
Para el caso de las personas jurídicas deberán acreditar que su duración no será inferior a la de la vigencia del contrato y un (1) año más. La propuesta del proponente que no reúna estas condiciones será rechazada o eliminada de plano.
Teniendo en cuenta la naturaleza del contrato a suscribir y la agilidad en la capacidad de respuesta requerida para la ejecución del contrato objeto del presente proceso de selección solo podrán participar empresas con domicilio en Medellín y en el Área Metropolitana.
CONSORCIOS, UNIONES TEMPORALES U OTRA FORMA DE ASOCIACIÓN: Se permite la
presentación mediante consorcios, uniones temporales u otras formas asociativas con capacidad para contratar, con las mismas exigencias xx xxx. Los participantes indicarán si su participación es a título de consorcio, unión temporal u otra forma asociativa, para lo cual deberán señalar las reglas básicas que regulan las relaciones entre ellos. Deberán diligenciar el formato No. 2 o 2.1.
Para el caso de las uniones temporales, deberán indicar su porcentaje de participación en la propuesta y en la ejecución del contrato, lo cual no podrá ser modificado sin la autorización previa de PLAZA MAYOR MEDELLÍN S.A.
En los casos en que se conformen asociaciones bajo cualquiera de las modalidades previstas en la ley con el único objeto de participar en esta Invitación Pública, la responsabilidad y sus efectos se regirán por las disposiciones previstas en la ley para los consorcios.
En cualquier caso, el proponente no deberá estar incurso en las prohibiciones, inhabilidades o incompatibilidades para contratar, señaladas por la Constitución y la Ley, manifestación la cual se entiende hecha bajo la gravedad de juramento con la sola presentación de los documentos requeridos.
8. FECHA DE CIERRE Y ENTREGA DE LA DOCUMENTACIÓN
El cierre de la presente invitación pública será 5 de noviembre de 2021 a las 16:00 horas
El único medio idóneo y valido para la entrega de propuestas o cualquier comunicación referente al proceso es el siguiente correo electrónico: xxxxxxxxxxxxxxxxxxxx@xxxxxxxxxx.xxx.xx, es decir este es el sistema de información designado. En este orden de ideas a este proceso se aplicará toda la normatividad vigente sobre el mensaje de datos (Ley 527 de 1999):
ARTÍCULO 24. Tiempo de la recepción de un mensaje de datos. De no convenir otra cosa el iniciador y el destinatario, el momento de la recepción de un mensaje de datos se determinará como sigue:
a) Si el destinatario ha designado un sistema de información para la recepción de mensaje de datos, la recepción tendrá lugar:
1. En el momento en que ingrese el mensaje de datos en el sistema de información designado; o
2. De enviarse el mensaje de datos a un sistema de información del destinatario que no sea el sistema de información designado, en el momento en que el destinatario recupere el mensaje de datos;
b) Si el destinatario no ha designado un sistema de información, la recepción tendrá lugar cuando el mensaje de datos ingrese a un sistema de información del destinatario.
Lo dispuesto en este artículo será aplicable aun cuando el sistema de información esté ubicado en lugar distinto de donde se tenga por recibido el mensaje de datos conforme al artículo siguiente.
NOTA: Si se requiere un documento original solo será exigido al momento de firmar el contrato.
La documentación presentada deberá contener todo lo requerido en este pliego, teniendo en cuenta las siguientes condiciones:
En el correo electrónico se deberá indicar el siguiente asunto:
INVITACIÓN PÚBLICA No 011 DE 2021
- Se deberá solicitar acuse de recibido
- Se deberán tener en cuenta la capacidad del correo al momento de enviar la documentación:
NOTA: El correo Gmail de Plaza Mayor para envío y recibo de archivos es de hasta 25 megas y para archivos compartidos en DRIVE de Gmail tiene la capacidad de hasta 5 gigas.
No se recibirán en el Centro de Administración Documental (CAD) de PLAZA MAYOR MEDELLÍN S.A.
Se levantará un acta suscrita por el o los funcionarios en representación de PLAZA MAYOR MEDELLÍN S.A. donde se consignarán los nombres de los participantes, el número de folios de la propuesta, los retiros del proceso de la invitación si las hubiere y las observaciones correspondientes.
Para la presentación se deberá cumplir lo siguiente:
‐ Presentar índice del contenido.
‐ El primer folio deberá ser el Formato No.1.
- La documentación debe ir debidamente foliada.
9. REQUISITOS DE PARTICIPACIÓN
9.1. HABILITACIÓN
No encontrarse incurso en las causales de inhabilidad o incompatibilidad para celebrar contratos con entidades estatales, de acuerdo con lo establecido en los artículos 8 (modificado por el artículo 18 de la Ley 1150 de 2007 y los artículos 1, 4 y 84 de la Ley 1474 de 2011), 9 y 10 del Estatuto General de Contratación de la Administración Pública Ley 80 de 1993; artículos 44 y 49 de la Ley 617 de 2000 modificado el último, por las leyes 1148 de 2007, 1296 de 2009 y 1474 de 2011. En consecuencia, al presentar la documentación requerida, el proponente estará afirmando, bajo la gravedad del juramento, que no se halla comprometido en las mencionadas inhabilidades o incompatibilidades.
9.2. REQUISITOS HABILITANTES
Se revisará en primer lugar que los proponentes reúnan las condiciones, requisitos y documentos de participación conforme a lo requerido en el pliego de condiciones.
Estos requisitos no otorgarán puntaje alguno, se trata del estudio que debe realizar PLAZA MAYOR para determinar si los proponentes cumplen con las condiciones y requisitos establecidos en el pliego de condiciones en cuanto a la participación. La evaluación determinará si el participante CUMPLE o NO CUMPLE con lo requerido.
9.2.1. REQUISITOS JURÍDICOS.
Los proponentes deberán aportar los siguientes documentos:
• Certificado de existencia y representación legal expedido con fecha no superior a 90 días contados a partir de la fecha de cierre de la Invitación Pública y deberá estar renovado al año 2021.
• Carta de presentación de la oferta anexo No. 1 suscrito por el representante legal.
• Fotocopia legible de la cédula de ciudadanía del Representante Legal.
• No estar registrado en el boletín de antecedentes disciplinarios de la Procuraduría General de la Nación. Aplica para la persona jurídica y para su Representante Legal.
• No estar registrados en el boletín de antecedentes fiscales de la Contraloría General de la República. Aplica para la persona jurídica y para su Representante Legal.
• Certificado actualizado de antecedentes judiciales del Representante Legal (Policía Nacional).
• Pantallazo que el representante legal se encuentra al día con el pago de multas establecidas en el Código Nacional de Policía y Convivencia (Ley 1801 de 2016) de conformidad con el artículo 183, lo cual puede ser consultado en el siguiente enlace xxxxx://xxxxxxx.xxxxxxx.xxx.xx/XXX/xxx_xxx_xxxxxxxx.xxxx
• Xxxxxxxxxx del representante legal, de no reportes en la consulta de inhabilidades por delitos sexuales cometidos contra menores de 18 años, Ley 1918 de 2018, el cual puede ser consultado en el siguiente enlace: xxxxx://xxxxxxxxxxxxx.xxxxxxx.xxx.xx:0000/
• Aportar el certificado actualizado del pago de parafiscales y de los aportes a la seguridad social firmado por el Representante Legal o el Revisor Fiscal según el caso, Formato No. 3. Si el proponente es persona natural deberá aportar la Planilla integrada de liquidación de aportes (PILA) a la seguridad social vigente, de todos los empleados.
• Autorización de la Junta o Asamblea de Socios, cuando el Representante Legal de la persona jurídica tenga restricciones para contraer obligaciones en nombre de ésta, de acuerdo con lo establecido en el certificado de existencia y representación legal, deberá adjuntar el documento de autorización expresa del órgano societario competente donde se acredite su autorización para participar en la invitación pública, firmar la propuesta y suscribir el contrato en el evento de salir favorecido. La autorización deberá expedirse con fecha anterior a la entrega de propuestas o cierre de la invitación pública. La anterior observación también es
válida para los miembros del Consorcio, Unión Temporal u otra forma asociativa que se presente.
EN CASO DE PRESENTARSE EN CONSORCIO O UNIÓN TEMPORAL, LA PROPUESTA SE HARÁ A NOMBRE DEL RESPECTIVO CONSORCIO O UNIÓN TEMPORAL, Y LOS REQUISITOS HABILITANTES DE PARTICIPACIÓN DESCRITOS EN EL PRESENTE NUMERAL DEBERÁN ACREDITARSE POR CADA UNO DE SUS INTEGRANTES
9.2.2. REQUISITOS FINANCIEROS
Los requisitos financieros para participar en el presente proceso de selección, serán verificados a partir de la información que deberán aportar por los proponentes: ESTADOS FINANCIEROS COMPARATIVOS 2020 Y 2019 BAJO NIIF, los cuales están integrados por Estado de Situación Financiera clasificado en Corriente y no corriente, Resultado Integral del ejercicio, Cambios en el patrimonio, flujo de efectivo y las revelaciones (notas) a los estados financieros.
Los estados financieros comparativos 2020 - 2019 y sus revelaciones deben estar debidamente certificados y dictaminados por representante legal, Contador Público y Revisor Fiscal (cuando la empresa esté obligada).
Se deberá adjuntar tarjeta profesional legible del contador que firma los estados financieros y del revisor fiscal (cuando haya lugar), acompañado del certificado de antecedentes disciplinarios vigente expedido por la Junta Central de Contadores, con fecha de expedición no superior a 30 días contados a partir de la fecha de cierre de la presente invitación pública.
Se aclara que la entrega de la información es subsanable pero el cumplimiento de los índices requeridos en ningún momento será subsanable
Nombre | Fórmula | Valores deseados |
Estado de Disolución | Patrimonio neto vs 0,5 *aporte del capital Social o capital suscrito según tipo de empresa | Mayor a |
50.00% | ||
Ratio de Liquidez | Activo Corriente/ pasivo corriente | Mayor a |
1.00 |
El proponente que se encuentre reguistrado en el registro único de proponentes (RUP) podrá aportar el certificado debidamente actualizado, el cual en el proceso de evaluación será el documento analizado para verificar la información financiera, sin que se requiera aportar los estados financieros indicados en el presente numeral
EN CASO DE PRESENTARSE EN CONSORCIO O UNIÓN TEMPORAL, LA PROPUESTA SE HARÁ A NOMBRE DEL RESPECTIVO CONSORCIO O UNIÓN TEMPORAL, Y LOS REQUISITOS HABILITANTES DE PARTICIPACIÓN DESCRITOS EN EL PRESENTE NUMERAL DEBERÁN ACREDITARSE POR CADA UNO DE SUS INTEGRANTES
9.2.3. EXPERIENCIA.
El Proponente debe acreditar como experiencia, mínimo dos (2) y máximo cinco (5) certificados de contratos, terminados y ejecutados en los últimos cinco (5) años cuyo objeto contractual o alcance este directamente relacionado con el objeto de la presente invitación, y que sumados acrediten mínimo QUINIENTOS MILLONES DE PESOS ($500.000.000)
Cuando las certificaciones expresen su valor en dólares, se tendrá en cuenta la tasa de cambio representativa xxx xxxxxxx (TRM) a la fecha en que se celebró el contrato certificado.
Para verificar el valor de los contratos certificados, se tomará el valor xxx xxxxxxx mínimo legal mensual vigente del año de celebración del respectivo contrato.
Si los contratos fueron ejecutados bajo la modalidad de consorcio o unión temporal, el valor que será objeto de evaluación será el correspondiente al porcentaje de participación que hubiese tenido en los mismos.
Si el proponente es un Consorcio o una Unión Temporal, la experiencia resultará de la suma de la experiencia de cada uno de los integrantes, para ello, deberá aportar algún porcentaje en la experiencia, es decir, que no se aceptará que alguno de los integrantes no tenga experiencia para aportar, en caso de no cumplir con los requisitos anteriores, la propuesta será rechazada.
El certificado de cada contrato deberá contener como mínimo la siguiente información:
• Nombre del contratista
• Nombre del contratante
• En papel membretado de la empresa o entidad contratante
• Objeto del contrato u orden (similar o afín con el objeto del presente proceso de selección).
• Valor ejecutado del contrato.
• Fecha de inicio y fecha de terminación.
• Nombre y firma de quien expide la certificación.
El proponente que pretenda acreditar experiencia obtenida en contratos suscritos con Plaza Mayor no deberá aportar las certificaciones contractuales. Bastará con enunciarlo en el Formato No 4.
NOTA: Aquellas certificaciones que no reúnan los requisitos aquí señalados no serán validadas para acreditar la experiencia para participar. En caso de que se conceda plazo para subsanar este requisito, el plazo será perentorio, es decir, vencido este término sin satisfacer en la forma requerida el requisito, dará lugar a que se constituya una causal de eliminación de la propuesta.
Plaza Mayor se reserva derecho de pedir certificaciones o información adicional.
9.2.4. REQUISITOS TÉCNICOS:
Licencia de funcionamiento IATA: El oferente deberá presentar la licencia de funcionamiento de la Asociación Internacional de Transporte Aéreo IATA, el cual debe estar vigente a la fecha de presentación de la oferta y mantenerse vigente durante la suscripción y ejecución del contrato resultante del presente proceso de licitación. En caso de propuestas presentadas a través de consorcio o unión temporal, cada uno de sus integrantes deberá presentar la licencia de
funcionamiento IATA en las condiciones antes mencionadas. En caso de no tenerse la licencia de funcionamiento IATA en las condiciones exigidas en el presente numeral, el oferente no será hábil Certificación de las aerolíneas en la que conste que no ha sido sancionado: Se deben presentar certificaciones expedidas por las aerolíneas nacionales que se relacionan a continuación en la que conste que el oferente no ha sido sancionado con la suspensión temporal o total para la emisión de tiquetes en el año inmediatamente anterior; esta certificación debe tener una fecha de expedición no mayor a 30 días calendario anteriores a la fecha de cierre del presente proceso, así:
• Certificación de COPA AIRLINES.
• Certificación de LAN.
• Certificación de AVIANCA.
• Certificación de SATENA.
• Certificación de EASY FLY.
• Certificación de VIVA COLOMBIA
En caso de propuestas presentadas a través de consorcio o unión temporal, cada uno de sus integrantes deberá presentar la mencionada certificación en las condiciones antes mencionadas.
En caso de estar sancionado por alguna de las aerolíneas antes señaladas, el oferente no será hábil.
Certificado de inscripción en el Registro Nacional de Turismo como Agencia de Viajes: El oferente deberá presentar el correspondiente certificado de inscripción en el registro nacional de turismo expedido por la Dirección General del Turismo del Ministerio de Comercio, Industria y Turismo, en el que conste que se encuentra inscrito en dicho Registro, de conformidad con lo establecido en la Ley 300 de 1966 y su Decreto Reglamentario 504 de 1997, el cual debe estar vigente a la fecha de presentación de la oferta y mantenerse vigente durante la suscripción y ejecución del contrato resultante del presente proceso de licitación. En caso de propuestas presentadas a través de consorcio o unión temporal, cada uno de sus integrantes deberá presentar el certificado de inscripción en el registro nacional de turismo. Deberá estar registrado como agencia de viajes u operador turístico.
En caso de no tenerse el registro nacional de turismo en las condiciones señaladas en el presente numeral, el oferente no será hábil.
NOTA: EN CASO DE QUE LA PROPUESTA SEA PRESENTADA EN CONSORCIO O UNIÓN TEMPORAL, ÉSTA SE HARÁ A NOMBRE DEL RESPECTIVO CONSORCIO O UNIÓN TEMPORAL, Y LOS REQUISITOS HABILITANTES DE PARTICIPACIÓN DESCRITOS EN EL PRESENTE NUMERAL DEBERÁN ACREDITARSE POR CADA UNO DE SUS INTEGRANTE
10. SELECCIÓN
Plaza Mayor seleccionará máximo tres (3) proponentes; los seleccionados serán los tres primeros proponentes que radiquen su oferta y cumplan con la totalidad de los requisitos señalados en el pliego de condiciones.
11. CAUSALES DE RECHAZO Y ELIMINACIÓN DE LAS PROPUESTAS
PLAZA MAYOR MEDELLÍN S.A. rechazará las ofertas que no cumplan con los requisitos exigidos y entre otros casos los siguientes casos:
1. Cuando se encuentre que el proponente está incurso en alguna de las inhabilidades e incompatibilidades o prohibiciones previstas en la Constitución o en la Ley.
2. Cuando la propuesta sea presentada por personas jurídicamente incapaces para obligarse o que no cumplan con las calidades exigidas.
3. Cuando el proponente habiendo sido requerido por PLAZA MAYOR para aportar documentos o aclarar información, conforme a lo establecido en el pliego de condiciones, no los xxxxxxx en el término establecido o cuando habiendo aportado los documentos con los que pretende aclarar o subsanar, persista la incongruencia entre la información suministrada y la requerida por la entidad.
4. Cuando su presentación sea extemporánea; es decir, se presente luego de la fecha y hora fijadas para el cierre de este proceso de selección.
5. Cuando no se aporte alguno de los documentos necesarios para la comparación objetiva de las propuestas.
6. Cuando el proponente no cumpla con la totalidad de las condiciones consignadas el presente pliego de condiciones y sus anexos.
7. Cuando el objeto social o actividad mercantil del proponente no corresponda a lo requerido por PLAZA MAYOR MEDELLÍN S.A. Esta exigencia aplica a cada uno de los integrantes, cuando se trate de consorcios, uniones temporales u otra forma de asociación.
8. Si la propuesta es presentada en moneda diferente a la legal colombiana o en idioma diferente sin la respectiva traducción al español.
9. Por no considerar las modificaciones al pliego de condiciones que mediante adendas haya hecho PLAZA MAYOR MEDELLÍN S.A.
10. Cuando existan varias propuestas presentadas por el mismo proponente, por sí, por interpuestas personas jurídicas pertenecientes al mismo grupo empresarial (ya sea en consorcio, unión temporal o individualmente).
11. Si luego de evaluadas las propuestas, se encuentra contradicción entre los documentos aportados con la propuesta y lo confrontado con la realidad.
12. Cuando la oferta esté incompleta o parcial. Esto es, cuando no cumpla lo especificado o no incluya algún documento que, de acuerdo con estos pliegos de condiciones, se requiera adjuntar y dicha deficiencia impida la comparación objetiva con otras ofertas.
13. Cuando el proponente, su representante legal o en el caso de consorcios y uniones temporales cualquiera de sus miembros o representantes legales de quien los constituyen, aparezca reportado en el Boletín de Responsables Fiscales de la Contraloría General de la Nación.
14. Cuando la oferta esté condicionada (artículo 855 del Código de Comercio).
15. Cuando los representantes legales que participen en el consorcio o unión temporal ostenten igual condición en otra u otras firmas que también participen en la presente contratación.
16. Las demás previstas en la ley
12. COMITÉ EVALUADOR
La revisión y evaluación de los participantes será realizada por:
Directora Jurídica
Abogado (a) asignado al proceso Analista de compras
Directora Financiera
13. CONDICIONES DEL CONTRATO
Plaza Mayor celebrará contratos, bajo las siguientes condiciones:
13.1. OBJETO:
Suministro de tiquetes aéreos, hospedaje a nivel nacional e internacional y servicios complementarios para el funcionamiento de Plaza Mayor Medellín y sus diferentes unidades de negocio.
13.2. PLAZO
El contrato se celebrará con fecha de la actual vigencia, y su plazo se contabilizará a partir del 16 de enero de 2022 hasta el 30 de enero de 2023; para su ejecución se requiere la aprobación de la garantía única de cumplimiento por parte de la Dirección Jurídica de plaza Mayor Medellín S.A.
El plazo del contrato que se suscriba podrá ser prorrogado de mutuo acuerdo entre las partes, antes del vencimiento
13.3. FORMA DE PAGO
PLAZA MAYOR pagará el valor del contrato mediante PAGOS PARCIALES, proporcionales o equivalentes al desarrollo, ejecución del contrato y entrega de los productos y/o servicios que del mismo se deriven con el cumplimiento de las condiciones y especificaciones, previamente acordadas.
La factura debe ir acompañada de la certificación de pago de aportes a los sistemas de salud, riesgos laborales, pensiones y aportes xx xxxxx de compensación familiar, ICBF y SENA, cuando hubiere lugar
a ello, según lo establecido en la Ley 789 de 2002; así como el respectivo recibo a satisfacción emitido por el supervisor del contrato.
PLAZA MAYOR dispone de treinta (30) días calendario para cancelar la factura al contratista luego de radicada en CAD, previa deducción de los impuestos, retenciones y descuentos a que hubiere lugar, de acuerdo con la ley.
Así mismo, para proceder al pago, PLAZA MAYOR verificará que el contratista se encuentre al día en el pago de sus obligaciones parafiscales y aquellas relacionadas con los sistemas de seguridad social integral.
Si el proveedor se encuentra obligado a facturar electrónicamente según lo establecido en el Decreto 2242 de 2015, la factura se recibirá mediante el correo xxxxxxxxxxx@xxxxxxxxxx.xxx.xx. Los documentos anexos como la certificación de pago de aportes a los sistemas de salud, riesgos laborales, pensiones y aportes xx xxxxx de compensación familiar, ICBF y SENA, deberán ser suministrados al supervisor del contrato cuando hubiere lugar a ello según lo establecido en la Ley 789 de 2002; así mismo, el proveedor deberá asegurarse del respectivo recibo a satisfacción emitido por el supervisor del contrato
En caso que el proveedor aún no se encuentre obligado a facturar electrónicamente, radicará de manera física en el Centro de Administración Documental – CAD, la factura, acompañada de la Certificación por parte del Revisor Fiscal, el pago de aportes a los sistemas de salud, riesgos laborales, pensiones y aportes xx xxxxx de compensación familiar, ICBF y SENA, cuando hubiere lugar a ello según lo establecido en la Ley 789 de 2002, previo recibo a satisfacción emitido por el supervisor del contrato.
13.4. LUGAR DE EJECUCIÓN DEL CONTRATO
El contrato se ejecutará en las instalaciones de Plaza Mayor Medellín S.A. Los servicios requeridos por la unidad de negocios SECTOR GOBIERNO, se prestarán en el lugar requerido por el cliente de Plaza Mayor. Es decir, el proveedor deberá estar en capacidad de prestar sus servicios en todo el territorio nacional
13.5. NATURALEZA DE LOS CONTRATOS SUSCRITOS:
Se aclara a los proponentes que la naturaleza de los contratos que se pretenden suscribir y ejecutar es la de un CONTRATO MARCO DE VALOR INDETERMINADO PERO DETERMINABLE A LA
FINALIZACION DEL PLAZO, al cual se le asigna un respaldo presupuestal que garantice el cubrimiento de los requerimientos que haga PLAZA MAYOR.
Lo anterior significa que el valor a ejecutar por cada contratista (proveedor), es el equivalente a la ejecución hecha y los servicios prestados durante todo el plazo del contrato. En ningún caso Plaza Mayor garantizará ejecución alguna. El servicio efectivamente prestado, será pagado con base en los precios acordados previo a la ejecución del servicio. La adjudicación del contrato no otorga el derecho de tener un determinado número de ejecuciones; la ejecución del contratista dependerá de la necesidad específica y frente a esta la mejor oferta en términos de calidad, oportunidad y precio.
Aquellos servicios, bienes o valores no cotizados que sean requeridos durante la ejecución del objeto contractual y que no se encuentren dentro del listado de los bienes de común utilización, siempre deberán estar acordes con los precios xx xxxxxxx y en caso de encontrar inconsistencias, solo se pagará el precio del valor xx xxxxxxx.
El servicio efectivamente prestado, será pagado con base en los precios acordados previo a la ejecución del servicio.
13.6. ALCANCE DEL OBJETO DEL CONTRATO
• El proponente deberá disponer del personal suficiente para atender los requerimientos de Plaza Mayor.
• Efectuar las conexiones, reservas y confirmaciones requeridas, suministrando la información respectiva, de manera oportuna, utilizando sistemas de información eficientes tales como: correo electrónico, teléfono fijo o celular.
• Otorgar a Plaza Mayor Medellín los beneficios comerciales e incentivos a que se tenga derecho ya sea por el número de tiquetes, por el valor de los mismos o por cualquier otro motivo.
• MILLAS Y/O KILOMETROS: La Agencia se compromete, según la aerolínea, a tramitar y sumar las millas y/o Kilómetros por cada tiquete emitido en las cuentas corporativas que tiene PLAZAMAYOR MEDELLIN.
Código Corporativo AVIANCA – 17336 Código Corporativo LATAM – LB4P9E
• Efectuar las reservas hoteleras respectivas y prestar asesoría en materia de sectores, previo requerimiento realizado por el supervisor del contrato solo para el servicio de hoteles y convenciones.
• Procedimientos y tiempos de respuesta: Suministrar los tiquetes aéreos en las rutas nacionales e internaciones en las clases y tarifas económicas de manera general en cualquiera de las compañías aéreas que operan en el país; excepcionalmente en todas las clases y compañías
áreas específicas, según solicitud que Plaza Mayor escoja, en un tiempo de noventa (90) minutos, a partir de la solicitud, sin tener en cuenta la temporada, puentes o festivos. Para los servicios de hospedaje y servicios complementarios los proveedores cuentan con un tiempo de 3 horas. En caso de no poder dar respuesta en este plazo informar el tiempo en el que enviaran la información.
• Mantener con el CONTRATANTE durante el plazo de ejecución del contrato, márgenes de seguridad en las reservas del cien por ciento (100%) por el máximo tiempo permitido y se deberá informar y mantener actualizado a Plaza Mayor sobre el vencimiento de las reservas sin que implique mayores costos, cuando por cualquier motivo un pasajero no viaje en la fecha y hora inicialmente prevista.
• Sistemas de comunicación: El proponente deberá indicar en su oferta los sistemas de comunicación que emplea para la reserva y obtención de tiquetes a nivel nacional e internacional. En tal virtud, el proponente deberá indicar el software utilizado, sus características (Amadeus, Sabre, manual, etc.) acompañando a la oferta la autorización para el uso del software respectivo.
• Durante la ejecución del contrato, el contratista deberá aplicar con las aerolíneas los beneficios que en virtud de convenios corporativos cuente, con el fin de obtener un mayor beneficio para Plaza Mayor. Se entiende como beneficios comerciales e incentivos aquellos a los que se tenga derecho ya sea por el número de tiquetes, por el valor de los mismos o por cualquier otro motivo.
• Disponer de una línea telefónica fija y móvil para la comunicación con Plaza Mayor, así como de una dirección de correo electrónico mediante el cual el oferente seleccionado prestará las 24 horas del día y durante el plazo de ejecución del contrato para la reserva y expedición de tiquetes requeridos, para este efecto, suministrará a la entidad los números habilitados y correos electrónicos para tal fin. Estos sistemas de comunicación deben ser ágiles y efectivos de tal forma que permita obtener en el menor tiempo posible la información que se requiera sobre la ejecución del contrato. Los costos que se generen por la utilización de estos sistemas de comunicación son asumidos en su totalidad por el proponente.
• Requerimientos mínimos de sistemas de comunicación de la Agencia de Viajes con PLAZA MAYOR:
a. Contar con una línea rápida (PBX o línea de gran capacidad)
b. Contar con una línea de telefonía móvil.
c. Contar con un correo electrónico de permanente contacto.
d. Contar con comunicación vía Internet.
e. Tener establecido horario de atención extendido, 24 horas, 365 días al año
• Plaza Mayor se reserva el derecho de Contratar los bienes y/o servicios objeto de este proceso de contratación y similares con otros proveedores, si así lo considerara conveniente.
• Para garantizar un excelente servicio al cliente, con dos (2) irregularidades en la prestación del servicio notificadas por el supervisor del contrato, se podrá considerar una causal de incumplimiento y se evaluará la posibilidad de terminarlo unilateralmente. En todo caso cada que se presente una no conformidad por la prestación de servicio, EL CONTRATISTA deberá otorgar un descuento comercial del 10% antes de IVA sobre el total de la factura, el cual será transferido al cliente de Plaza Mayor.
• Los servicios solo serán autorizados por la supervisión de Plaza Mayor o por quien ésta delegue. En ningún caso el proveedor podrá tramitar pedidos realizados por el cliente de Plaza Mayor.
• El contratista deberá contar con agilidad y capacidad de respuesta en la entrega de la información y requerimientos solicitados. Serán respetados los tiempos mínimos requeridos y/o acordados por Plaza Mayor; para ello se establecerán cronogramas de común acuerdo. El cumplimiento de los mismos será periódicamente evaluado y será causal de terminación del contrato, cuando en más de dos de las evaluaciones periódicas se encuentre que se han incumplido los tiempos acordados.
13.7. OBLIGACIONES GENERALES
1. Informar y mantener actualizado al supervisor del contrato sobre los tiquetes no utilizados cuando por cualquier motivo un pasajero no viaje en la fecha y hora inicialmente prevista, sin que implique mayores costos para Xxxxx Xxxxx.
0. Suministrar información hotelera, efectuar las reservas hoteleras respectivas y prestar asesoría en materia de rutas, previo requerimiento realizado por el supervisor del contrato solo para el servicio de hoteles y convenciones.
3. Entregar los tiquetes aéreos solicitados en el lugar y en el medio que EL CONTRATANTE le indique, en días hábiles o festivos, sin ningún costo adicional. Del situado de tiquetes nacionales e internacionales se informará inmediatamente al CONTRATANTE, por el medio de comunicación más expedito; para la confirmación o la ubicación del tiquete suministrado.
4. Atender en forma inmediata cualquier cambio que se presente en relación con las reservas efectuadas en los hoteles o con los tiquetes previamente expedidos, suministrando las nuevas reservas y los nuevos tiquetes dentro de los plazos requeridos por el CONTRATANTE.
5. Efectuar sin costo adicional las conexiones, reservas y confirmación xx xxxxxx en los vuelos solicitados por el CONTRATANTE. Para el efecto EL CONTRATISTA debe contar con sistemas electrónicos directos con las aerolíneas y enviar por el medio de comunicación más rápido, la confirmación de las reservas a la entidad, indicando el costo y clase del pasaje reservado.
6. Mantener con el CONTRATANTE durante el plazo de ejecución del contrato, márgenes de seguridad en las reservas del cien por ciento (100%) por el máximo tiempo permitido.
7. Gestionar los reembolsos a que haya lugar por la no utilización total o parcial de los servicios requeridos, para los tiquetes en cualquiera de las tarifas ofrecidas, y aquellos a los que por su tarifa no se les pueda aplicar reembolso deberán ser compensados contra nuevos tiquetes según la necesidad de la entidad.
8. Orientar sobre el pago de Impuestos de salida y de entrada del país para el caso de tiquetes aéreos internacionales.
9. Orientar a la entidad en cuanto a los trámites necesarios y exigencias administrativas para los desplazamientos, tales como permisos, visados, vacunas, permisos sanitarios y cualquier otro tramite que deba realizarse.
10. Designar una persona que tenga contacto permanente con el CONTRATANTE.
11. Garantizar que las aerolíneas efectúen la acumulación de las millas/kilómetros a nombre de PLAZA MAYOR y en ningún caso a nombre directo del pasajero, previa solicitud del supervisor del contrato, las cuales solo se pueden usar en la entrega de tiquetes incluso con posterioridad al vencimiento del plazo de ejecución del contrato.
12. Reservar y confirmar las sillas en todos los vuelos nacionales e internacionales, junto con la entrega de los tiquetes.
13. Negociar con las aerolíneas los beneficios aplicables en virtud de convenios corporativos, con el fin de obtener un mayor beneficio para la Entidad.
14. Deberá reportar cualquier anomalía o evento que se presente durante la ejecución del proceso al supervisor del mismo.
15. Constituir las pólizas durante toda la ejecución del contrato y mantenerlas vigentes.
16. Contar con la capacidad y disponibilidad para situar tiquetes y hoteles en cualquier ciudad del país y el mundo, en las fechas requeridas según las necesidades de la entidad.
17. Brindar dentro del tiempo respuesta establecido los diferentes requerimientos emanados desde el proceso de compras con la finalidad de asesorar en lo referente a los itinerarios más favorables para la entidad, conexiones nacionales o internacionales, ubicación de pasajes e información de rutas.
18. Garantizar la sustitución de pasajes en caso de no ser utilizados y/o el cambio de los mismos.
19. El proveedor deberá mantener durante toda la vigencia del contrato la licencia de funcionamiento IATA, el registro nacional de turismo como agencia de viajes o representante turístico, y cuando le sea solicitado deberá presentar certificado de las aerolíneas en la que conste que no ha sido sancionado.
20. Permitir efectuar modificaciones de horarios e itinerarios.
21. Ofrecer a Plaza Mayor las promociones, descuentos y demás servicios especiales que establezcan las distintas aerolíneas.
22. El envío de las reservas debe realizarse conforme a los requerimientos que haga Plaza Mayor por medio del supervisor del contrato designado para cada ítem.
23. Gestionar la compensación para Plaza Mayor por cambios de reservas e itinerarios debido a causas no imputables a los pasajeros de Plaza Mayor o sus funcionarios.
24. Xxxxxxx los reclamos y sugerencias que presente Plaza Mayor, en relación con la prestación del servicio y adoptar las medidas correctivas necesarias.
25. Suministrar diferentes alternativas de tarifas para cada solicitud.
26. Acreditar la inscripción y pago de sus aportes en los montos señalados por la ley al Sistema General de Salud, Pensiones, Riesgos profesionales, caja de compensación familiar, SENA, ICBF, de todo el personal que labore y disponga durante la ejecución de este contrato, independientemente de su calidad.
27. Xxxxxxx en forma oportuna y hacerse responsable de las posibles reclamaciones laborales que puedan originarse con ocasión de la ejecución del contrato.
28. Responder por los perjuicios que por motivo de su negligencia o descuido se causen a sus bienes o a su personal, a la supervisaría, a Plaza Mayor o a terceros.
29. A las demás inherentes a la naturaleza y esencia de este contrato
14. PERFECCIONAMIENTO DEL CONTRATO
PLAZA MAYOR dispondrá hasta de tres (3) días hábiles a partir de la publicación de la resolución donde se asignan los contratos, para entregar el respectivo contrato al proponente favorecido, quien dispondrá de cinco (5) días hábiles para devolverlo firmado. Estos plazos podrán ser modificados previa justificación.
15. EJECUCIÓN DEL CONTRATO
Se elaborará un listado donde con todos los proveedores seleccionados. La finalidad de elaborar este listado es la de seleccionar de manera objetiva y en igualdad de condiciones
A la hora de seleccionar el proveedor que prestará el servicio, se analiza que las opciones remitidas se ajusten en primer lugar a los itinerarios solicitados y una vez se valida esta información, se elige la opción más económica.
En algunos casos la asignación de ejecuciones dependerá de la necesidad específica del cliente de Plaza Mayor.
NOTA: se podrán tener en cuenta criterios de selección que serán definidos al momento de solicitar el requerimiento.
En caso de que ninguno de los contratistas del listado pueda prestar el servicio, no esté en capacidad de prestarlo o cuando en el mercado se encuentren precios más competitivos, Plaza Mayor podrá cotizar con otras personas y contratar el servicio para satisfacer su necesidad, para lo cual solicitará mínimo una propuesta económica.
La negación a prestar el servicio o la no presentación de cotización en dos (2) oportunidades continuas, constituirá causal suficiente para dar por terminado el contrato. Será el comité de contratación de Plaza Mayor quien tome la decisión al respecto. Cuando se presente queja por parte de los Clientes respecto del contratista, la situación será analizada por el supervisor quien decidirá, hará recomendaciones, sugerencias y requerimientos y si es del caso presentará al comité de contratación la solicitud de suspensión temporal del contrato o la terminación del mismo.
Cuando a un contratista se le asigne una ejecución, con posterioridad no podrá desistir de su ejecución, excepto que se presente un caso fortuito o fuerza mayor. La negación a la ejecución de requerimientos sin justificación y previa valoración del supervisor podrá ser causal de terminación del contrato.
Podrán fijarse reglas y políticas para la ejecución del contrato diferentes a las mencionadas, las cuales serán notificadas de manera oportuna a los contratistas.
16. CONDICIONES DE EJECUCIÓN
El contratista constituirá a favor del PLAZA MAYOR MEDELLÍN S.A. la garantía única de cumplimiento, otorgada por una compañía de seguros legalmente establecida en Colombia (a favor de entidades estatales con régimen privado de contratación), que cubra los siguientes amparos.
De cumplimiento: para garantizar el cumplimiento de la presente oferta, el adjudicatario deberá constituir una garantía equivalente a cien millones de pesos ($100.000.000), y tendrá una vigencia igual a la del contrato y cuatro (4) meses más.
17. SUSPENSIÓN TEMPORAL DEL CONTRATO
Por circunstancias de fuerza mayor o caso fortuito se podrá de común acuerdo entre las partes suspender temporalmente la ejecución del contrato, mediante la suscripción de un acta donde conste tal evento, sin que, para efectos del plazo extintivo, se compute el tiempo de la suspensión. Se considerará como fuerza mayor o caso fortuito, el suceso que no es posible predecir y que está determinado por circunstancias no imputables al contratista o a PLAZA MAYOR MEDELLÍN S.A., que impidan totalmente el trabajo u obliguen a disminuir notablemente su ritmo, como, por ejemplo, catástrofes, guerras, huelgas causadas por razones no imputables al Contratista o PLAZA MAYOR, u otros similares.
La situación de fuerza mayor o caso fortuito deberá ser demostrada por el contratista, y en tal evento tendrá derecho a la ampliación del plazo, pero no a indemnización alguna.
Sin embargo, esto no lo exonera de su obligación de constituir y mantener vigentes las garantías estipuladas en el contrato y de la responsabilidad por los daños que sufra PLAZA MAYOR MEDELLÍN
S.A. por no haberlas constituido o mantenido vigente.
18. SUPERVISIÓN
PLAZA MAYOR MEDELLÍN S.A. designará un supervisor para el proceso contractual, quien tendrá la facultad de inspeccionar en cualquier tiempo el desarrollo del contrato, incluyendo las especificaciones técnicas, así como la calidad del servicio de los productos ofrecidos e igualmente velar por el estricto cumplimiento de su objeto.
19. CONFIDENCIALIDAD
La suscripción de todo contrato con PLAZA MAYOR implica la obligación para el contratista de utilizar y manejar cualquier información de la que tenga conocimiento por cualquier medio y que le sea confiada o a la que tenga acceso en razón o con ocasión de sus labores, de manera confidencial, garantizando por todos los medios a su alcance que los trabajadores a su servicio y demás personas que autorice, respetarán la obligación de mantener reserva sobre la misma. Las partes se obligan a que la información que se suministre durante el desarrollo del contrato sea manejada como confidencial y sólo podrá ser utilizada para su debida ejecución. La violación de la confidencialidad o el uso indebido de la información dará lugar a la parte cumplida a reclamar indemnización a cargo de la parte incumplida, así como a tipificar un incumplimiento contractual objetivo, independientemente de la causación de perjuicios, cuando la información confidencial fue marcada como tal por PLAZA MAYOR.
No se considera violación de la confidencialidad, la entrega de información a autoridad competente o cuando sea de conocimiento público. Ninguna de las partes adquiere derechos de propiedad o disposición respecto de la información suministrada por la otra.
20. HABEAS DATA
Cuando para la debida ejecución del contrato el contratista deba acceder, consultar y/o administrar bases de datos de PLAZA MAYOR, sus clientes, trabajadores, proveedores o accionistas, previos los permisos concedidos para el efecto, se obliga a disponer de los medios necesarios para observar, cumplir e instruir a sus empleados sobre los principios de administración de datos de terceros, tales como: veracidad, finalidad, acceso y circulación restringida, temporalidad, seguridad, confidencialidad, libertad y transparencia, conforme con lo establecido en la Ley 1266 de 2008, y demás normas que las modifiquen, adicionen o sustituyan.
Para los mismos efectos, con la presentación de la oferta se entiende dada la aceptación del oferente, en caso de resultar adjudicatario, de adherirse a la política de seguridad que tiene adoptada PLAZA MAYOR, para el manejo de su información y la de datos de terceros, la cual se obliga a conocer y cumplir, así como instruir al personal que ocupe para la ejecución del contrato, independientemente de la forma de vinculación del mismo, sobre la obligatoriedad de su cumplimiento.
21. AVISO DE PRIVACIDAD
De conformidad con el aviso de privacidad que se suministra con la firma del futuro contrato, el contratista autorizará de manera voluntaria, previa, explícita, informada e inequívoca a PLAZA
MAYOR para tratar sus datos personales de acuerdo con la Política de Tratamiento de Datos Personales de la Compañía. Para conocer los derechos que le asisten como titular de los datos personales y los procedimientos para acceder a ellos, el contratista tiene la facultad de conocerlas a través de la página web xxx.xxxxxxxxxx.xxx.xx y contactar al área encargada en el teléfono 0000000 o en el correo electrónico xxxx@xxxxxxxxxx.xxx.xx
22. PREVENCIÓN XX XXXXXX DE ACTIVOS Y FINANCIACIÓN DEL TERRORISMO
El contratista manifestará bajo la gravedad de juramento, que se entiende prestado con la suscripción del futuro contrato, que los recursos que componen su patrimonio no provienen xx xxxxxx de activos, financiación del terrorismo, narcotráfico, captación ilegal de dineros y en general de cualquier actividad ilícita; del mismo modo, que los recursos recibidos en desarrollo del contrato, no serán destinados a ninguna de las actividades antes descritas.
23. CONDICIONES DE INGRESO A LAS INSTALACIONES DE PLAZA MAYOR
El contratista deberá suministrar al supervisor designado por la entidad, con la suficiente anticipación, el listado del personal que ingresará al recinto de PLAZA MAYOR para ejecutar el objeto del contrato, indicando el nombre y documento de identificación. Al momento de la entrada, las personas relacionadas en el listado deberán presentar su respectivo documento de identificación y la fotocopia de los documentos donde se evidencie la afiliación vigente al sistema de seguridad social. En caso de no presentar la documentación completa, PLAZA MAYOR no autorizará el ingreso al recinto. Si las actividades de trabajo que se deben realizar incluyen montaje eléctrico y montaje en alturas, además de la documentación anteriormente relacionada, deberán presentar el certificado de técnico electricista y el certificado de trabajo en alturas y deberán contar con el coordinador debidamente certificado que supervise la actividad en todo momento.
24. POLITICA DE SOSTENIBILIDAD Y FOMENTO AL IMPACTO SOCIAL:
Plaza Mayor es una entidad consciente de la responsabilidad que tiene en el cuidado del medio ambiente y en el cumplimiento de buenas prácticas empresariales para afianzar su compromiso con la sostenibilidad y el impacto social. En este sentido se articula al Plan de Desarrollo, Medellín Futuro 2020-2023, implementando estrategias que impactan directamente dos de sus ejes centrales. El primero de ellos y con el fin de hacer de Medellín una ecociudad, nuestros procesos contractuales están regidos por políticas que apuntan a la realización de eventos cada vez más sostenibles y amigables con el medio ambiente, disminuyendo el uso de materiales como el poliestireno expandido, papeles parafinados, pitillos, vasos y mezcladores de plástico.
Y el segundo, articulados con el propósito de recuperar lo social, fomentaremos la contratación dentro del desarrollo de los eventos, de personas adultas mayores de 50 años, que hayan egresado de procesos sociales o que hagan parte de grupos de población vulnerable y se fomentará el empleo juvenil.
Conforme a lo anterior, se desarrolla esta política con el fin de mitigar los impactos ambientales que el uso del poliestireno expandido (EPS) o icopor, papeles parafinados, pitillos, vasos y mezcladores de plástico puede causar a la salud humana y al medio ambiente, pretendiendo reducir la cantidad que llega de estos elementos a los sitios de disposición y sumarnos a la lucha nacional e internacional de sustituir los productos derivados del plástico. Así como promover la generación de empleo en la población sujeto de especial protección constitucional, siempre que se garanticen las condiciones de calidad y cumplimiento del objeto contractual.
Por lo tanto, la suscripción de todo contrato con PLAZA MAYOR implica para el contratista la disminución del uso de los materiales antes mencionados, en los contratos ejecutados para Plaza Mayor y en lo posible dar opciones más amigables con el ambiente como productos reutilizables, productos de polyboard (cartón), biodegradables, entre otros. Adicionalmente cuando la actividad requiera utilizar aparatos electrónicos como computadores, videobeam, televisores, entre otros, el contratista procurará suministrar equipos con sistemas de ahorro energético, cuando los mismos se encuentren disponibles.
Así mismo, al momento de la asignación de eventos podrán ser criterios de selección o de asignación de puntaje adicional, los siguientes:
1. Vincular para la prestación de los servicios contratados personas mayores a 50 años de edad.
2. Vincular personas que hayan egresado de procesos sociales y/o población vulnerable (la información podrá obtenerse de la escuela para la inclusión de la Secretaría de Inclusión Social, Familia y Derechos Humanos del Municipio, los registros oficiales de la Unidad de Víctimas, sistemas de información oficiales de gobierno – CIVIS – bases de datos de SISBEN (0 a 32.20 o su homologable), población estratos 1,2,3, entre otros)
3. Vincular población entre 18 y 28 años con el fin de promocionar el empleo juvenil
FORMATO No. 1. CARTA DE PRESENTACIÓN DE LA OFERTA.
Lugar y fecha
Señores
PLAZA MAYOR MEDELLÍN S.A.
Referencia: Invitación pública No. 011 de 2021
Estimados señores:
[Nombre del Representante Legal o de la persona natural Proponente], identificado como aparece al pie de mi firma, [obrando en mi propio nombre o en mi calidad de Representante Legal de] [nombre del Proponente], presento oferta para el proceso Invitación Pública No. 011 de 2021 y hago las siguientes manifestaciones:
1. Que conozco y acepto los documentos del proceso, tuve la oportunidad de solicitar aclaraciones y modificaciones a los mismos y recibí de PLAZA MAYOR MEDELLÍN S.A., respuesta oportuna a cada una de las solicitudes.
2. Que declaro bajo la gravedad del juramento, que no me encuentro incurso en ninguna de las causales de inhabilidades e incompatibilidades consagradas en la Ley.
3. Que declaro bajo la gravedad de juramento que no me encuentro reportado en el sistema de información del Boletín de Responsables Fiscales “SIBOR” de la Contraloría General de la Republica, ni en el sistema de información de Sanciones e inhabilidades (SIRI) de la Procuraduría General de Nación.
4. Que estoy autorizado para suscribir y presentar la oferta en nombre del proponente y estoy autorizado para suscribir el contrato resultare adjudicatario del proceso de contratación de la referencia.
5. Que la oferta que presento cumple con la totalidad de los requisitos y especificaciones técnicas xxx xxxxxx de condiciones del proceso de selección de la referencia.
6. Que la oferta económica adjunta a la presente comunicación y ha sido elaborada de acuerdo con los documentos del proceso y hacen parte integral de la oferta.
7. Que los documentos que presento con la oferta son ciertos y han sido expedidos por personas autorizadas para el efecto.
8. Que la oferta económica adjunta, fue elaborada teniendo en cuenta todos los gastos, costos, derechos, impuestos, tasas y demás contribuciones que se causen con ocasión de la presentación de la propuesta, suscripción y ejecución del contrato y que en consecuencia, de resultar adjudicatario no presentaré reclamos con ocasión del pago de tales gastos.
9. Que en caso de resultar adjudicatario, suscribiré el contrato en la fecha prevista para el efecto en el cronograma contenido en los documentos del proceso.
10. Que en caso de resultar adjudicatario, me obligo a presentar las garantías prevista en los documentos del proceso en la fecha prevista para el efecto.
11. Manifiesto que estoy x xxx y salvo con las obligaciones laborales frente al sistema de seguridad social integral y demás aportes relacionados con las obligaciones laborales.
12. Que la oferta tiene vigencia de 3 meses.
14. Recibiré notificaciones en la siguiente dirección en:
Nombre Representante Legal
Dirección [Dirección de la compañía]
Teléfono [Teléfono de la compañía] Celular
e-mail notificaciones [Dirección de correo electrónico de la compañía]
Firma Representante Legal del Proponente Nombre:
FORMATO No. 2. CONSTITUCIÓN DE CONSORCIO
Medellín, de de 2021
Señores
PLAZA MAYOR MEDELLÍN CONVENCIONES Y EXPOSICIONES S.A.
Xxxxx 00 Xx. 00 - 00
Xxx xxxxx firmantes manifestamos, a través de este documento, que hemos convenido asociarnos en Consorcio para participar en el proceso de invitación pública No 011 de 2021, por lo anterior expresamos lo siguiente:
1. La duración de este Consorcio será igual al término de ejecución del contrato y un año más.
2. El Consorcio está integrado por:
NOMBRE INTEGRANTE NIT o CÉDULA PORCENTAJE DE PARTICIPACIÓN (%) NOMBRE INTEGRANTE NIT o CÉDULA PORCENTAJE DE PARTICIPACIÓN (%)
3. El representante del Consorcio es: , identificado con la cédula de ciudadanía número de , quien está expresamente facultado para firmar el presente contrato y tomar todas las determinaciones que fueren necesarias al respecto, con amplias y suficientes facultades.
4. La responsabilidad de los integrantes del Consorcio es solidaria.
Para constancia se firma en a los días del mes de _ de 2021.
Nombre y firma de cada uno de los integrantes del Consorcio.
Nombre y firma del Representante Legal.
FORMATO No. 2.1. CONSTITUCIÓN DE UNIÓN TEMPORAL
Medellín, de de 2021
Señores
PLAZA MAYOR MEDELLÍN CONVENCIONES Y EXPOSICIONES S.A.
Xxxxx 00 Xx. 00 – 80
Los abajo firmantes manifestamos a través de este documento que hemos convenido asociarnos en Unión Temporal para participar en el proceso de invitación pública No 011 de 2021, por lo anterior expresamos lo siguiente:
1. La duración de esta Unión Temporal será igual al término de ejecución del contrato y un más.
2. La Unión Temporal está integrada por:
NOMBRE INTEGRANTE NIT o CÉDULA PORCENTAJE DE PARTICIPACIÓN (%) NOMBRE INTEGRANTE NIT o CÉDULA PORCENTAJE DE PARTICIPACIÓN (%)
3. El representante de la Unión Temporal es: , identificado con la cédula de ciudadanía de , quien está expresamente facultado para firmar el presente contrato y tomar todas las determinaciones que fueren necesarias al respecto, con amplia y suficientes facultades.
4. La responsabilidad de los integrantes de la Unión Temporal, es solidaria de conformidad con lo estipulado en la ley 80 de 1993.
Para constancia se firma en a los días del mes de de 2021. Atentamente,
Nombre y firma de cada uno de los integrantes de la Unión Temporal.
Nombre y firma del Representante Legal
FORMATO No. 3.
CERTIFICADO DE PAGO DE LOS APORTES
Ciudad y fecha
Señores
PLAZA MAYOR MEDELLÍN S.A
Medellín
Asunto: Carta de certificación de pago de aportes
Por medio de la presente me permito certificar que la persona jurídica que represento se encuentra x xxx y salvo por todo concepto de pago de los aportes de los empleados a los sistemas de salud, pensiones, riesgos profesionales, aportes parafiscales y de contratación de aprendices al Servicio Nacional de Aprendizaje SENA, Instituto Colombiano de Bienestar Familiar ICBF y Cajas de compensación Familiar.
Atentamente, NOMBRE:
FIRMA:
CARGO:
NOTA: ESTE DOCUMENTO DEBERÁ SER FIRMADO ÚNICAMENTE POR EL REVISOR FISCAL CUANDO ESTE EXISTA DE ACUERDO CON LO REQUERIMIENTOS XX XXX O POR EL REPRESENTANTE LEGAL.
FORMATO No 4 EXPERIENCIA PROPONENTE CON PLAZA MAYOR
No. CONTRATO | OBJETO DEL CONTRATO | FECHA INICIO | FECHA TERMINACIÓN | VALOR EN SMLMV |
FORMATO No.5 MINUTA CONTRACTUAL
CONTRATO DE XXXXXXXXXXXXXXXXXXXX XXXXXX ENTRE PLAZA MAYOR MEDELLÍN CONVENCIONES Y EXPOSICIONES S.A. Y XXXXXX
XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX mayor de edad, identificado con cédula de ciudadanía No. XXXXXXX , domiciliado en Medellín, en su calidad de Gerente General de PLAZA MAYOR MEDELLÍN CONVENCIONES Y EXPOSICIONES S.A. , sociedad anónima de economía mixta del orden municipal, legalmente constituida, domiciliada en la ciudad de Medellín, identificada con NIT. 890.909.297-2, quien para efectos de este contrato se denominará PLAZA MAYOR, y XXXXX, mayor de edad, identificado con cédula de ciudadanía No XXXXX, actuando en su calidad de Representante Legal de XXXXX, identificada con NIT. XXXX, quien para efectos del contrato se denominará EL CONTRATISTA, hemos convenido celebrar el presente CONTRATO, previo las siguientes consideraciones:
1. Que para satisfacer la necesidad objeto de este contrato PLAZA MAYOR realizó la Invitación Pública No 011 de 2021 cuyo objeto es “Prestación de servicio de agencia de viajes para el suministro de tiquetes aéreos, hospedaje a nivel nacional e internacional y servicios complementarios para el funcionamiento de Plaza Mayor Medellín y sus diferentes unidades de negocio.”
2. Que como resultado del proceso de Invitación Pública N° 011 de 2021, la oferta presentada por XXXXXXXXXXXXXXX resultó elegida por cumplir con los requisitos exigidos en el Pliego de Condiciones y ser la oferta más conveniente para la entidad.
De conformidad con lo expuesto, las partes acuerdan el sometimiento y aplicación de las siguientes cláusulas:
PRIMERA. OBJETO. Prestación de servicio de agencia de viajes para el suministro de tiquetes aéreos, hospedaje a nivel nacional e internacional y servicios complementarios para el funcionamiento de Plaza Mayor Medellín y sus diferentes unidades de negocio
SEGUNDA. PLAZO DEL CONTRATO. El contrato se celebrará con fecha de la actual vigencia, y su plazo se contabilizará a partir del 16 de enero de 2022 hasta el 30 de enero de 2023; para su ejecución se requiere la aprobación de la garantía única de cumplimiento por parte de la Dirección Jurídica de plaza Mayor Medellín S.A.
El plazo del contrato que se suscriba podrá ser prorrogado de mutuo acuerdo entre las partes, antes del vencimiento
TERCERA. VALOR DEL CONTRATO. El valor del contrato es indeterminado pero determinable, el valor real de este resultará de multiplicar los servicios efectivamente prestados por los valores previamente acordados, pagándose únicamente los servicios prestados, previa emisión del Recibo a Satisfacción por parte del Supervisor designado por PLAZA MAYOR.
En todo caso, se deberá tener en cuenta que el valor final del contrato será el resultado de la sumatoria de los suministros hechos con ocasión del contrato.
CUARTA. FORMA DE PAGO. PLAZA MAYOR pagará el valor del contrato mediante PAGOS PARCIALES, proporcionales o equivalentes al desarrollo, ejecución del contrato y la entrega de los productos y/o servicios que del mismo se deriven con el cumplimiento de las condiciones y especificaciones, previamente acordadas.
La factura debe ir acompañada de la certificación de pago de aportes a los sistemas de salud, riesgos laborales, pensiones y aportes xx xxxxx de compensación familiar, ICBF y SENA, cuando hubiere lugar a ello, según lo establecido en la Ley 789 de 2002; así como el respectivo recibo a satisfacción emitido por el supervisor del contrato.
PLAZA MAYOR dispone de treinta (30) días calendario para cancelar la factura al contratista luego de radicada en CAD, previa deducción de los impuestos, retenciones y descuentos a que hubiere lugar, de acuerdo con la ley.
Así mismo, para proceder al pago, PLAZA MAYOR verificará que el contratista se encuentre al día en el pago de sus obligaciones parafiscales y aquellas relacionadas con los sistemas de seguridad social integral.
Si el proveedor se encuentra obligado a facturar electrónicamente según lo establecido en el Decreto 2242 de 2015, la factura se recibirá mediante el correo xxxxxxxxxxx@xxxxxxxxxx.xxx.xx. Los documentos anexos como la certificación de pago de aportes a los sistemas de salud, riesgos laborales, pensiones y aportes xx xxxxx de compensación familiar, ICBF y SENA, deberán ser suministrados al supervisor del contrato cuando hubiere lugar a ello según lo establecido en la Ley 789 de 2002; así mismo, el proveedor deberá asegurarse del respectivo recibo a satisfacción emitido por el supervisor del contrato.
En caso que el proveedor aún no se encuentre obligado a facturar electrónicamente, radicará de manera física en el Centro de Administración Documental – CAD, la factura, acompañada de la Certificación por parte del Revisor Fiscal, el pago de aportes a los sistemas de salud, riesgos laborales, pensiones y aportes xx xxxxx de compensación familiar, ICBF y SENA, cuando hubiere
lugar a ello según lo establecido en la Ley 789 de 2002, previo recibo a satisfacción emitido por el supervisor del contrato.
QUINTA. OBLIGACIONES GENERALES
1. Informar y mantener actualizado al supervisor del contrato sobre los tiquetes no utilizados cuando por cualquier motivo un pasajero no viaje en la fecha y hora inicialmente prevista, sin que implique mayores costos para Xxxxx Xxxxx.
0. Suministrar información hotelera, efectuar las reservas hoteleras respectivas y prestar asesoría en materia de rutas, previo requerimiento realizado por el supervisor del contrato solo para el servicio de hoteles y convenciones.
3. Entregar los tiquetes aéreos solicitados en el lugar y en el medio que EL CONTRATANTE le indique, en días hábiles o festivos, sin ningún costo adicional. Del situado de tiquetes nacionales e internacionales se informará inmediatamente al CONTRATANTE, por el medio de comunicación más expedito; para la confirmación o la ubicación del tiquete suministrado.
4. Atender en forma inmediata cualquier cambio que se presente en relación con las reservas efectuadas en los hoteles o con los tiquetes previamente expedidos, suministrando las nuevas reservas y los nuevos tiquetes dentro de los plazos requeridos por el CONTRATANTE.
5. Efectuar sin costo adicional las conexiones, reservas y confirmación xx xxxxxx en los vuelos solicitados por el CONTRATANTE. Para el efecto EL CONTRATISTA debe contar con sistemas electrónicos directos con las aerolíneas y enviar por el medio de comunicación más rápido, la confirmación de las reservas a la entidad, indicando el costo y clase del pasaje reservado.
6. Mantener con el CONTRATANTE durante el plazo de ejecución del contrato, márgenes de seguridad en las reservas del cien por ciento (100%) por el máximo tiempo permitido.
7. Gestionar los reembolsos a que haya lugar por la no utilización total o parcial de los servicios requeridos, para los tiquetes en cualquiera de las tarifas ofrecidas, y aquellos a los que por su tarifa no se les pueda aplicar reembolso deberán ser compensados contra nuevos tiquetes según la necesidad de la entidad.
8. Orientar sobre el pago de Impuestos de salida y de entrada del país para el caso de tiquetes aéreos internacionales.
9. Orientar a la entidad en cuanto a los trámites necesarios y exigencias administrativas para los desplazamientos, tales como permisos, visados, vacunas, permisos sanitarios y cualquier otro tramite que deba realizarse.
10. Designar una persona que tenga contacto permanente con el CONTRATANTE.
11. Garantizar que las aerolíneas efectúen la acumulación de las millas/kilómetros a nombre de PLAZA MAYOR y en ningún caso a nombre directo del pasajero, previa solicitud del supervisor del contrato, las cuales solo se pueden usar en la entrega de tiquetes incluso con posterioridad al vencimiento del plazo de ejecución del contrato.
12. Reservar y confirmar las sillas en todos los vuelos nacionales e internacionales, junto con la entrega de los tiquetes.
13. Negociar con las aerolíneas los beneficios aplicables en virtud de convenios corporativos, con el fin de obtener un mayor beneficio para la Entidad.
14. Deberá reportar cualquier anomalía o evento que se presente durante la ejecución del proceso al supervisor del mismo.
15. Constituir las pólizas durante toda la ejecución del contrato y mantenerlas vigentes.
16. Contar con la capacidad y disponibilidad para situar tiquetes y hoteles en cualquier ciudad del país y el mundo, en las fechas requeridas según las necesidades de la entidad.
17. Brindar dentro del tiempo respuesta establecido los diferentes requerimientos emanados desde el proceso de compras con la finalidad de asesorar en lo referente a los itinerarios más favorables para la entidad, conexiones nacionales o internacionales, ubicación de pasajes e información de rutas.
18. Garantizar la sustitución de pasajes en caso de no ser utilizados y/o el cambio de los mismos.
19. El proveedor deberá mantener durante toda la vigencia del contrato la licencia de funcionamiento IATA, el registro nacional de turismo como agencia de viajes o representante turístico, y cuando le sea solicitado deberá presentar certificado de las aerolíneas en la que conste que no ha sido sancionado.
20. Permitir efectuar modificaciones de horarios e itinerarios.
21. Ofrecer a Plaza Mayor las promociones, descuentos y demás servicios especiales que establezcan las distintas aerolíneas.
22. El envío de las reservas debe realizarse conforme a los requerimientos que haga Plaza Mayor por medio del supervisor del contrato designado para cada ítem.
23. Gestionar la compensación para Plaza Mayor por cambios de reservas e itinerarios debido a causas no imputables a los pasajeros de Plaza Mayor o sus funcionarios.
24. Xxxxxxx los reclamos y sugerencias que presente Plaza Mayor, en relación con la prestación del servicio y adoptar las medidas correctivas necesarias.
25. Suministrar diferentes alternativas de tarifas para cada solicitud.
26. Acreditar la inscripción y pago de sus aportes en los montos señalados por la ley al Sistema General de Salud, Pensiones, Riesgos profesionales, caja de compensación familiar, SENA, ICBF, de todo el personal que labore y disponga durante la ejecución de este contrato, independientemente de su calidad.
27. Xxxxxxx en forma oportuna y hacerse responsable de las posibles reclamaciones laborales que puedan originarse con ocasión de la ejecución del contrato.
28. Responder por los perjuicios que por motivo de su negligencia o descuido se causen a sus bienes o a su personal, a la supervisaría, a Plaza Mayor o a terceros.
29. A las demás inherentes a la naturaleza y esencia de este contrato
SEXTA. OBLIGACIONES DE PLAZA MAYOR. Para efectos del presente contrato, PLAZA MAYOR se obliga a:
1. Informar oportunamente a EL CONTRATISTA las condiciones de tiempo, modo y lugar en las cuales debe llevar a cabo el objeto contractual.
2. Entregar previamente a EL CONTRATISTA toda la información requerida para la ejecución del objeto contractual.
3. Informar oportunamente a EL CONTRATISTA cualquier novedad relacionada con el objeto contractual.
4. Designar el supervisor del contrato, quien se encargará de la supervisión y el seguimiento al desarrollo de las actividades del contrato, de acompañar el proceso, y de las gestiones necesarias durante la ejecución del contrato.
5. Las demás obligaciones emanadas de la naturaleza jurídica del contrato y de sus obligaciones que no se encuentren explícitamente relacionadas en el presente contrato.
SÉPTIMA. EXCLUSIÓN DE LA RESPONSABILIDAD LABORAL. El presente contrato no genera relación o vínculo laboral alguno entre PLAZA MAYOR y EL CONTRATISTA, y por tanto no tendrá derecho a ninguna contraprestación distinta a la expresamente descrita en la cláusula tercera del presente contrato.
OCTAVA. RÉGIMEN APLICABLE. El presente contrato se regirá por el Manual de Contratación de PLAZA MAYOR (Acuerdo 1 del 23 de septiembre de 2016) así como por las normas civiles, comerciales y demás normatividad aplicable a la naturaleza del servicio.
NOVENA. SUPERVISIÓN. PLAZA MAYOR verificará el cumplimiento del contrato con un supervisor designado a través del acta respectiva, quien actuará como intermediario entre PLAZA MAYOR y EL CONTRATISTA. Entre sus funciones estarán, verificar el adecuado desarrollo del contrato y las demás que se estipulan y sean inherentes a esta clase de encargos.
PARÁGRAFO. El supervisor del contrato tendrá de manera conjunta con EL CONTRATISTA la facultad de realizar ajustes o modificaciones a las obligaciones del contrato que no impliquen una alteración sustancial al mismo y que no afecten el equilibrio contractual, de lo cual dejará constancia por escrito.
DÉCIMA. RÉGIMEN TRIBUTARIO. Se aplicarán a EL CONTRATISTA todas las normas tributarias vigentes al momento del pago.
DÉCIMA PRIMERA. CESIÓN. LAS PARTES no podrán ceder el presente contrato, salvo autorización conjunta, cumpliendo con las formalidades que la cesión requiere.
DÉCIMA SEGUNDA INHABILIDADES E INCOMPATIBILIDADES. EL CONTRATISTA declara bajo la
gravedad del juramento, que no se encuentra incurso en ninguna de las causales de inhabilidades e incompatibilidades consagradas en las Leyes 80 de 1993, 1150 de 2007, 1174 de 2011, 1778 de 2016, así como en sus Decretos Reglamentarios y en las demás normas legales vigentes. La contravención de lo anterior dará lugar a las sanciones xx Xxx.
PARÁGRAFO. EL CONTRATISTA y su Representante Legal, declaran con la suscripción del presente contrato que no se encuentran reportados en el Sistema de Información del Boletín de Responsables Fiscales “SIBOR” de la Contraloría General de la Republica, ni en el Sistema de Información de Sanciones e Inhabilidades “SIRI” de la Procuraduría General de Nación.
DÉCIMA TERCERA. DECLARACIONES VOLUNTARIAS. Para los efectos del contrato LAS PARTES declaran:
1. Que sus recursos, no provienen de una actividad ilícita tipificada en las normas penales colombianas.
2. Que se compromete de manera voluntaria a que sus recursos y dineros no serán destinados al desarrollo de actividades ilícitas tipificadas en las normas penales colombianas.
3. Que no pertenece a ningún grupo terrorista o al margen de la ley, y que no se encuentra reportado en ninguna lista internacional expedida por la OFAC, el Consejo de Seguridad de las Naciones Unidas, ni en las demás listas restrictivas nacionales e internacionales y/o bases de datos públicas que tengan carácter vinculante para Colombia, por actividades relacionadas con lavado de activos y/o financiación del terrorismo.
PARÁGRAFO. LAS PARTES conocen y aceptan que las declaraciones consagradas en esta cláusula son ciertas tanto al momento de la firma de este documento como durante toda su vigencia. La violación a estas declaraciones por parte de cualquiera de LAS PARTES faculta a las demás a dar por terminado el Alianza estratégica y a repetir en contra del incumplido por todos los daños y/o perjuicios que se le llegaren a causar.
DÉCIMA CUARTA. EL CONTRATISTA garantiza, bajo la gravedad del juramento, que ninguna persona al servicio de PLAZA MAYOR, ha recibido, ni recibirá beneficio directo o indirecto resultante de la adjudicación, celebración o ejecución del contrato, y acepta expresamente que la presente disposición es condición esencial del contrato, por lo que su incumplimiento dará lugar a su terminación y a la aplicación de las sanciones legales pertinentes.
DÉCIMA QUINTA. CONFIDENCIALIDAD. La suscripción de todo contrato con PLAZA MAYOR implica la obligación para EL CONTRATISTA de utilizar y manejar cualquier información de la que tenga conocimiento por cualquier medio y que le sea confiada o a la que tenga acceso en razón o con ocasión de sus labores, de manera confidencial, garantizando por todos los medios a su alcance que los trabajadores a su servicio y demás personas que autorice, respetarán la obligación de mantener reserva sobre la misma.
Las partes se obligan a que la información que se suministre durante el desarrollo del contrato sea manejada como confidencial y sólo podrá ser utilizada para su debida ejecución. La violación de la confidencialidad o el uso indebido de la información dará lugar a la parte cumplida a reclamar indemnización a cargo de la parte incumplida, así como a tipificar un incumplimiento contractual
objetivo, independientemente de la causación de perjuicios, cuando la información confidencial fue marcada como tal por PLAZA MAYOR.
No se considera violación de la confidencialidad, la entrega de información a autoridad competente o cuando sea de conocimiento público. Ninguna de las partes adquiere derechos de propiedad o disposición respecto de la información suministrada por la otra.
DÉCIMA SEXTA. HABEAS DATA. Cuando para la debida ejecución del contrato EL CONTRATISTA deba acceder, consultar y/o administrar bases de datos de PLAZA MAYOR, sus clientes, trabajadores, proveedores o accionistas, previos los permisos concedidos para el efecto, se obliga a disponer de los medios necesarios para observar, cumplir e instruir a sus empleados sobre los principios de administración de datos de terceros, tales como: veracidad, finalidad, acceso y circulación restringida, temporalidad, seguridad, confidencialidad, libertad y transparencia, conforme con lo establecido en la Ley 1266 de 2008, y demás normas que las modifiquen, adicionen o sustituyan.
Para los mismos efectos, con la presentación de la oferta se entiende dada la aceptación del oferente, en caso de resultar adjudicatario, de adherirse a la política de seguridad que tiene adoptada PLAZA MAYOR, para el manejo de su información y la de datos de terceros, la cual se obliga a conocer y cumplir, así como instruir al personal que ocupe para la ejecución del contrato, independientemente de la forma de vinculación del mismo, sobre la obligatoriedad de su cumplimiento.
DÉCIMA SÉPTIMA. AVISO DE PRIVACIDAD. De conformidad con el aviso de privacidad que se suministra con la firma del presente contrato, EL CONTRATISTA autoriza de manera voluntaria, previa, explícita, informada e inequívoca a PLAZA MAYOR para tratar sus datos personales de acuerdo con la Política de Tratamiento de Datos Personales de la Compañía. Para conocer los derechos que le asisten como titular de los datos personales y los procedimientos para acceder a ellos, EL CONTRATISTA tiene la facultad de conocerlas a través de la página web xxx.xxxxxxxxxx.xxx.xx y contactar al área encargada en el teléfono 0000000 o en el correo electrónico xxxx@xxxxxxxxxx.xxx.xx
DÉCIMA OCTAVA. PAGO DE APORTES. De conformidad con el artículo 50 de la Ley 789 de 2002, la Ley 1607 de 2012, el Decreto 862 de 2013 y demás normatividad vigente EL CONTRATISTA deberá acreditar mediante certificación suscrita por el revisor fiscal o Representante Legal, según lo exija la ley, el pago de los aportes a los sistemas de salud, riesgos laborales, pensiones y aportes a las cajas de compensación familiar, Instituto Colombiano de Bienestar Familiar, Servicio Nacional de Aprendizaje, cuando a ello haya lugar. Así mismo deberá presentar la planilla integrada de liquidación de aportes de cada uno de los operarios que prestó el servicio en el mes a pagar.
DÉCIMA NOVENA. RESPONSABILIDAD DEL CONTRATISTA. EL CONTRATISTA responderá por el
incumplimiento de las obligaciones derivadas del presente contrato, así como por los hechos u omisiones que le fueren imputables y causen daño o perjuicio a PLAZA MAYOR.
VIGÉSIMA. IMPUESTOS. EL CONTRATISTA deberá pagar todos los impuestos establecidas por las diferentes autoridades nacionales, departamentales o municipales y por lo tanto, su omisión en el pago será de su absoluta responsabilidad.
VIGÉSIMA PRIMERA. INDEMNIDAD.EL CONTRATISTA mantendrá indemne a PLAZA MAYOR, de
cualquier daño o perjuicio originado en reclamaciones de terceros y que se deriven de sus actuaciones o de las de sus subcontratistas o dependientes en la ejecución del presente contrato.
VIGÉSIMA SEGUNDA. GARANTÍAS. El contratista constituirá a favor del PLAZA MAYOR MEDELLÍN
S.A. la garantía única de cumplimiento, otorgada por una compañía de seguros legalmente establecida en Colombia (a favor de entidades estatales con régimen privado de contratación), que cubra los siguientes amparos.
De cumplimiento: para garantizar el cumplimiento de la presente oferta, el adjudicatario deberá constituir una garantía equivalente a cien millones de pesos ($100.000.000), y tendrá una vigencia igual a la del contrato y cuatro (4) meses más.
La póliza de cumplimiento deberá ser presentada por el CONTRATISTA antes de prestar el primer servicio que le sea asignado.
VIGÉSIMA TERCERA. CLÁUSULA PENAL. En el evento que se configure una o varias causales de incumplimiento, PLAZA MAYOR podrá hacer efectiva la cláusula penal pecuniaria, la cual será equivalente al DIEZ POR CIENTO (10%) del valor total del contrato cada vez que se imponga, sin que llegue a superar el 20% del valor total. De llegarse a dicho límite las partes acuerdan voluntaria y libremente que el acreedor o parte cumplida, podrá dar por terminado unilateralmente el contrato, pues asumen que dicha circunstancia comporta un incumplimiento sustancial, para lo cual mediará previa comunicación al deudor con por lo menos quince (15) días calendario a la antelación a la fecha en que se dará por terminado.
Por la ejecución o el pago de la cláusula penal no se entenderá extinguida la ejecución principal y tampoco se entenderán pagados los eventuales perjuicios que se le hubieren causado a PLAZA MAYOR. Podrá igualmente cobrarse de los saldos debidos a EL CONTRATISTA.
Procede la exigencia de la cláusula penal en los casos en que EL CONTRATISTA ejecute en forma tardía sus obligaciones o las incumpla parcial o totalmente en términos de calidad, oportunidad y/o precio, y en particular por las siguientes razones:
Violación a la cláusula de confidencialidad, sin perjuicio de las demás sanciones a que haya lugar. Incumplimiento de las obligaciones o entregables determinados en el presente documento.
Incumplimiento en la calidad y cantidad de los productos o servicios requeridos y contratados
VIGÉSIMA CUARTA. CAUSALES DE TERMINACIÓN. El presente contrato termina por alguna o algunas de las siguientes causales: a) por mutuo acuerdo entre las partes; b) por cumplimiento del objeto contractual; c) por incumplimiento de cualquiera de las obligaciones establecidas en el contrato. d) por vencimiento del plazo; e) por las demás causas establecidas por la ley o en el pliego de condiciones.
VIGÉSIMA QUINTA. PERFECCIONAMIENTO DEL CONTRATO. El presente contrato se perfecciona con la firma de las partes, pero para su ejecución se requiere de la aprobación de las garantías por parte de la Dirección Jurídica de Plaza Mayor Medellín S.A.
VIGÉSIMA SEXTA. DOCUMENTOS. Serán parte integral del presente contrato, el estudio previo, la Invitación Xxxxxxx Xx 000 con todos sus documentos y sus anexos, la propuesta y documentos de EL CONTRATISTA, así como los informes de supervisión que se generen a partir del inicio del contrato y demás documentos.
VIGÉSIMA SÉPTIMA. DOMICILIO DEL CONTRATO. Para todos los efectos legales a que hubiere lugar, se fija como domicilio el municipio de Medellín.
Para constancia se firma en Medellín, a los xxx (xx) días del mes de xxxxxxxx de 2021.
xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx XXXXXXXXXXXX
Gerente General EL CONTRATISTA
PLAZA MAYOR MEDELLÍN S.A.