Common use of Auditoría Interna Clause in Contracts

Auditoría Interna. De conformidad con el Artículo 98 del Reglamento de la Dirección General, “Todas las adquisiciones estarán sujetas a la verificación posterior de la Unidad de Auditoría Interna”. Por lo tanto, periódicamente, la Auditoría Interna revisará el cumplimiento de los procesos de adquisición de bienes y contratación de servicios al amparo de la normativa institucional y del presente Manual. Para lo cual, se deberá aplicar cualquier método de selección contemplado en las Normas Internacionales de Auditoría. En su revisión, la Auditoría Interna deberá incorporar procedimientos de control cruzado en los procesos realizados desde la solicitud del bien o del servicio hasta el pago, a fin de verificar la aplicación de la normativa y la transparencia en los procesos realizados. En cumplimiento a la Norma 5.7 del Reglamento Financiero, “Los funcionarios del Instituto tienen la obligación de proporcionar a la Auditoría Interna toda la información que ésta requiera para el desempeño de sus funciones. Los funcionarios del Instituto no darán órdenes ni instrucciones que puedan perturbar o dificultar las funciones de la Auditoría Interna”. Consecuentemente, los requerimientos de información y documentación serán solicitados por la Auditoría Interna a la Unidad Operativa encargada del proceso en revisión, de forma escrita; documentación que será devuelta de la misma forma. Se exceptúan del anterior procedimiento, las revisiones o intervenciones sorpresivas, las cuales deben de estar debidamente justificadas e informadas previamente al Director General. La Gerencia de Servicios Administrativos en la Sede Central y la Administración en las Representaciones del IICA en los Estados Miembros, deberán anualmente realizar un proceso competitivo para la selección de proveedores calificados para la adquisición de bienes y la contratación de servicios de necesidades recurrentes, cuyo procedimiento se describe a continuación:

Auditoría Interna. De conformidad con el Artículo 98 del Reglamento de la Dirección General, “Todas las adquisiciones estarán sujetas a la verificación posterior de la Unidad de Auditoría Interna”. Por lo tanto, periódicamente, la Auditoría Interna revisará el cumplimiento de los procesos de adquisición de bienes y contratación de servicios al amparo de la normativa institucional y del presente Manual. Para lo cual, se deberá aplicar cualquier método de selección contemplado en las Normas Internacionales de Auditoría. En su revisión, la Auditoría Interna deberá incorporar procedimientos de control cruzado en los procesos realizados desde la solicitud del bien o del servicio hasta el pago, a fin de verificar la aplicación de la normativa y la transparencia en los procesos realizados. En cumplimiento a la Norma 5.7 del Reglamento Financiero, “Los funcionarios del Instituto tienen la obligación de proporcionar a la Auditoría Interna toda la información que ésta requiera para el desempeño de sus funciones. Los funcionarios del Instituto no darán órdenes ni instrucciones que puedan perturbar o dificultar las funciones de la Auditoría Interna”. Consecuentemente, los requerimientos de información y documentación serán solicitados por la Auditoría Interna a la Unidad Operativa encargada del proceso en revisión, de forma escrita; documentación que será devuelta de la misma forma. Se exceptúan del anterior procedimiento, las revisiones o intervenciones sorpresivas, las cuales deben de estar debidamente justificadas e informadas previamente al Director General▇▇▇▇▇▇▇. La Gerencia División de Servicios Administrativos y Apoyo Administrativo en la Sede Central y la Administración en las Representaciones del IICA en los Estados Miembros, deberán anualmente realizar un proceso competitivo para la selección de proveedores calificados para la adquisición de bienes y la contratación de servicios de necesidades recurrentes, cuyo procedimiento se describe a continuación: a. Identificación de requerimientos o necesidades recurrentes de bienes y servicios del Instituto: La División de Servicios y Apoyo Administrativo en la Sede Central y la Administración en las Representaciones del IICA en los Estados Miembros, será la responsable de identificar la necesidad recurrente de bienes y servicios cuyas características sean iguales o similares, pero que no sea posible realizarlas de forma consolidada o por volumen, según se describe en el apartado 4. b. del Capítulo I del presente Manual, ya que su requerimiento se presentará de forma frecuente, pero en diferentes momentos del año, tal es el caso de servicios de alimentación para eventos, hospedajes, servicios de traducción, interpretación, locución, edición, insumos y suministros de oficina, limpieza y mantenimiento, entre otros. El Instituto debe determinar los requerimientos técnicos o términos de referencia, en los cuales se determine la necesidad y las condiciones que debe cumplir el oferente, en términos de calidad, alcance, precio justo, respaldo, soporte técnico, garantía, tiempo de entrega o atención, transporte al sitio, respaldo, asesoría antes y después, entre otros. b. Identificación de los potenciales proveedores que pueden suplir al Instituto de esos bienes y servicios de necesidad recurrente: seguidamente se procederá a identificar ▇▇▇ ▇▇▇▇▇▇▇ los potenciales oferentes a los cuales en forma escrita se les solicitará coticen los bienes y servicios requeridos por el Instituto de forma recurrente. Para facilitar el posterior proceso de evaluación, se debe solicitar al menos, la siguiente información:  nombre legal del oferente, sea persona física o persona jurídica, número de identificación o registro en el país y fecha de constitución (en caso de persona jurídica),  registro en la oficina ▇▇ ▇▇▇▇▇▇ o Hacienda, sea como persona física o jurídica autorizada por el ente fiscalizador a ejercer la actividad comercial o de servicios que ofrece al Instituto,  certificaciones de estar al día en sus obligaciones patronales y tributarias  información detallada de los bienes o servicios que ofrece: características físicas, marca, garantía, soporte, tiempo y lugar de entrega, precio unitario y por volumen, en el caso de bienes; descripción del servicio, experiencia, acreditaciones, detalle curricular y referencia en el caso de servicios. Se deberán incorporar todos los criterios necesarios para realizar una evaluación objetiva y transparente,  cartas de referencia de cumplimiento en el ejercicio de la actividad comercial o de servicios que ofrece al Instituto,  carta de Compromiso de cumplimiento de los términos requeridos por el Instituto y ofrecidos por el oferente, en caso de ser calificados  plazo por el cual el oferente puede mantener invariable los bienes o servicios ofrecidos al Instituto y sus precios (esto aplica según el bien o servicio). c. Evaluación de los proveedores para necesidades recurrentes de adquisición y contratación de servicios: El proceso de evaluación debe enfocarse a identificar a los mejores proveedores que cumplen a cabalidad los requerimientos del Instituto y deseen construir una relación ▇▇ ▇▇▇▇▇▇▇ plazo basada en la confianza, el respeto, la inclusión, la transparencia y la responsabilidad compartida. La evaluación de los proveedores podrá apoyarse con funcionarios de las Unidades Operativas que demanden los bienes y servicios en cuestión. Seguidamente se presenta un modelo sugerido de evaluación de proveedores para atender necesidades recurrentes, con algunos criterios que pueden ser incorporados al proceso: Calidad Disponibilidad del bien o servicio Experiencia previa o referencias comerciales