Aftale for udbud af
Svendborg Kommune Rev. maj 2013
Miljø og Teknik Byggerådgivning
Aftale for udbud af
Bygge- og anlægsarbejder samt rådgiverydelser
Aftalen er udarbejdet med baggrund i bekendtgørelse nr. 1410 af 7. december 2007 om lov om indhentning af tilbud på visse offentlige og offentligt støttede kontrakter (Tilbudsloven), bekendtgørelse nr. 712 af 15. juni 2011 om fremgangsmåderne ved indgåelse af offentlige vareindkøbskontrakter, offentlige tjenesteydelseskontrakter og offentlige bygge- og anlægskontrakter (Udbudsdirektivet), rammeaftaler 17.05-17.07 udarbejdet af Statens og Kommunernes Indkøbs Service A/S (SKI) gældende pr. 1. januar 2013, Svendborg Kommunes indkøbs- og udbudspolitik samt Svendborg Kommunes retningslinjer for anvendelse af arbejds- og uddannelsesklausuler.
Aftalen omhandler udbud indenfor området:
• Byggeri
• Anlæg
• Veje
• Grønne områder
Aftalen omhandler ikke udbud af driftsopgaver.
Indkøbs- og udbudspolitik
Udbud i Svendborg Kommune er omfattet af Svendborg Kommunes indkøbs- og udbudspolitik og skal sikre, at kommunen som helhed kan foretage alle nødvendige indkøb og arbejder på de økonomisk mest fordelagtige vilkår i overensstemmelse med udbudslovgivningen. Politikken udstikker desuden rammerne for kravene til sikring af sociale og etiske krav til de indkøb og arbejder som Svendborg Kommune foretager.
I forbindelse med udbud af bygge- og anlægsarbejder samt rådgiverydelser vil det derfor være minimums- og kontraktkrav, at entreprenøren / leverandøren og dennes underleverandører overholder en række internationale FN- konventioner tiltrådt af Danmark, herunder konventioner om tvangsarbejde, diskrimination, børnearbejde, organisationsfrihed samt arbejdsmiljø.
Arbejdsklausuler
Det vil som udgangspunkt være et kontraktvilkår, at entreprenøren giver alle arbejdstagere, herunder også hos eventuelle underentreprenører, på bygge- eller anlægsopgaven sædvanlige løn- og arbejdsvilkår sammenlignet med gældende kollektive overenskomster på området og i overensstemmelse med den internationale arbejdsmarkedskonvention om løn- og arbejdsvilkår.
Der gennemføres som udgangspunkt én stikprøve ved hvert udbud, der indeholder en arbejdsklausul. Stikprøven gennemføres ved, at entreprenøren fremsender relevant dokumentation for klausulens efterlevelse. Dokumentation kan være lønregnskaber, ansættelseskontrakter m.v.
Nærmere betingelser for anvendelse, håndhævelse og udkast til kontraktvilkår fremgår af Svendborg Kommunes retningslinjer for anvendelse af arbejdsklausuler.
Uddannelsesklausuler
Det kan være et kontraktvilkår, at entreprenøren forpligter sig til, at beskæftige et bestemt antal lærlinge (praktikpladser) på bygge- eller anlægsopgaven, såfremt opgavens varighed og kontraktværdi opfylder visse betingelser.
Der gennemføres som udgangspunkt én stikprøve under hver kontraktperiode på bygge- og anlægsopgaver for, at sikre overholdelse af klausulen. Stikprøvens gennemføres ved, at entreprenøren fremsender dokumentation for, at der f.eks. er det aftale antal lærlinge på opgaven. Dokumentation kan være uddannelsesaftaler, ansættelsesbeviser m.v.
Ved opstart af udbud af bygge- eller anlægsopgaver er der derfor pligt til, at følge Svendborg Kommunes retningslinjer for anvendelse af uddannelsesklausuler, hvor betingelser for anvendelse, håndhævelse og udkast til kontraktvilkår fremgår.
Aftalen evalueres ved ændringer i gældende lovgivning eller beslutningsgrundlag.
Bygge- og anlægsarbejder
Definitioner
Udbud af bygge- og anlægsopgaver kan foregå på følgende måder:
• Offentlig licitation
• Begrænset licitation, med eller uden prækvalifikation
• Underhåndsbud
Offentlig licitation vil sige, at en ubestemt kreds af firmaer opfordres til at byde ved bekendtgørelse i dagspressen eller elektroniske medier (herunder mulighed for annoncering på ▇▇▇.▇▇▇▇▇.▇▇). Alle, der ønsker det, skal have tilsendt udbudsmaterialet (tegninger og beskrivelse) og have mulighed for at afgive tilbud.
Ved begrænset licitation med prækvalifikation indkaldes mulige bydende ved en bekendtgørelse i dagspressen eller elektroniske midler (herunder mulighed for annoncering på ▇▇▇.▇▇▇▇▇.▇▇). Der udvælges herefter mellem 5 og 7 bydende på grundlag af dokumenterede oplysninger om deres økonomiske og tekniske formåen.
Ved begrænset licitation uden prækvalifikation indbydes mellem 5 og 7 bydende, hvoraf mindst 1 af de indbudte skal være en ikke lokal virksomhed.
Tildelingskriteriet ved offentlig eller begrænset licitation er enten
1. det laveste pris eller
2. det økonomisk mest fordelagtige bud hvor tilbuddene vurderes under hensyntagen til forskellige kriterier, som varierer efter den pågældende opgave, f.eks. pris, kvalitet, byggetid, rentabilitet, teknisk værdi, driftsomkostninger, arkitektur og funktion eller påvirkninger af miljøet.
Ved underhåndsbud forstås bindende tilbud, der ikke indhentes ved licitation. Der kan maksimalt indhentes 3 underhåndsbud på det samme arbejde, dog kan der indhentes et 4. bud, hvis udbyder i opfordringen til at afgive bud har forbeholdt sig denne mulighed og det sidste underhåndsbud indhentes fra en tilbudsgiver uden for lokalområdet.
Tildelingskriteriet ved underhåndsbud er enten den laveste pris eller det økonomisk mest fordelagtige bud.
Bygge- og anlægsarbejder af samme karakter kan udbydes i licitation med henblik på indgåelse af en rammeaftale mellem udbyder og en virksomhed.
En rammeaftale må højst gælde for en periode på 4 år.
Når kriteriet for tildeling af ordren er det økonomisk mest fordelagtige bud, kan udbyderen forhandle med op til 3 tilbudsgivere, der har afgivet de økonomisk mest fordelagtige tilbud.
Når kriteriet er den laveste pris må der kun forhandles med lavestbydende.
Et udbud kan opdeles i flere fagentrepriser (f.eks. murer, tømrer, VVS, maler m.v.), der udbydes hver for sig. Alternativet til udbud i fagentrepriser er enten hovedentreprisen, hvor hele anlægsarbejdet udbydes under ét, eller
totalentreprisen, hvor både hele anlægsarbejdet og rådgivningen (projekteringen) udbydes under ét. En variant er storentreprisen, hvor flere mindre fagentrepriser udbydes som én samlet entreprise.
Ved en omvendt licitation prækvalificeres mellem 5 og 7 totalentreprenører til at give bud på, hvordan en opgave kan løses indenfor en given budgetmæssig ramme.
Man indgår herefter kontrakt med den totalentreprenør, hvor man får “flest mursten” for pengene.
Et bygge- og anlægsarbejde kan udbydes ud fra et fælles mindstekrav om at indgå i et forpligtende samarbejde, en såkaldt partneringaftale.
Partneringaftalen indgås mellem bygherre, rådgivere og entreprenør med f.eks. udformning af fælles mål, incitamentsaftaler, åbne regnskaber og brug af mere tillidsprægede relationer, hvor alle aktører forsøger at medvirke til, at tvister undgås.
Ved bygge- og anlægsprojekter over den til enhver tid gældende tærskelværdien (for tiden ca. 37,245 mio. kr.) gælder EU’s udbudsdirektiv frem for tilbudsloven.
Disse regler giver valgfrihed mellem offentligt og begrænset udbud, mens der er forskellige tidsfrister alt efter udbudsformen.
Retningslinjer for valg af entreprisemodel
Fagentreprise
Anvendes ved såvel større som mindre opgaver, hvor der ønskes sikring af projektets indhold og udformning, samt detaljeret styring af projektet.
Modellen giver, alt efter opgavens omfang, op til ca. 15 kontraktparter. Dette kan medføre, at der er en risiko for, at der kan opstå tvister mellem 2 eller flere af parterne.
Ansvaret for projektering, byggestyring og tilsyn påhviler bygherren, hvorfor modellen er attraktiv for mindre håndværksvirksomheder som ofte ikke besidder de nødvendige forudsætninger for at indgå som hoved- eller totalentreprenør.
Entreprisemodellen kræver detaljeret styring af projektforløbet, i såvel planlægnings-, projekterings- og udførelsesfasen, hvorfor større projekter (over 4-5 mio. kr.) kræver ekstern rådgiverbistand. Der må trods medvirken af ekstern rådgiver påregnes afsat væsentlige interne ressourcer til byggestyring ved denne entrepriseform.
Såfremt det vælges, at anvende fagentrepriser ved større projekter, skal der samtidig med udbud i fagentreprise være mulighed for, at byde på samtlige entrepriser i hovedentreprise som et alternativt tilbud.
Udbudsformen er i denne sammenhæng hovedsageligt begrænset licitation med prækvalifikation eller underhåndsbud. Disse udbudsformer muliggør, at der indlægges en vurdering af entreprenørernes tekniske- og økonomiske formåen i forbindelse med tilbudsindhentningen. Offentlig licitation vil dog kunne forekomme.
Tildelingskriteriet er enten det økonomisk mest fordelagtige bud eller den laveste pris.
Hovedentreprise / storentrepriser
Udbudsformen anvendes fortrinsvis ved større opgaver og ved opgaver hvor risiciene for tvister ønskes begrænset til ganske få kontraktparter, og når egne ressourcer til byggestyring ønskes reduceret.
Ansvaret for projektering og tilsyn er bygherrens, mens ansvaret for byggestyringen ligger hos hovedentreprenøren.
Entrepriseformen er dog også velegnet til mindre opgaver, eksempelvis ombygnings- og renoveringsopgaver, hvor byggestyringen med fordel varetages af en hovedentreprenør frem for af bygherren eller dennes rådgiver. Modellen kan anvendes ved alle udbudsformer herunder EU-udbud.
Tildelingskriteriet vil ofte være det økonomisk mest fordelagtige bud
Totalentreprise
Anvendes ved opgaver, hvor prisen ønskes kendt og fastlåst inden projekteringen igangsættes, og hvor egne ressourcer til projektering og byggestyring ønskes reduceret.
Udbudsformen anvendes fortrinsvis ved større opgaver, men er også velegnet til mindre opgaver, da placering af ansvaret for projektering, tilsyn og byggestyring ved totalentreprenøren sikrer entydigt ansvarsplacering.
Entrepriseformen kræver et grundigt udarbejdet bygherreprogram med kravspecifikation som grundlag for licitationen dersom man ønsker at kende projektet i dets fysiske form, ”vide hvad man får”. Denne sikring kræver afsatte ressourcer til udarbejdelse af bygherreprogram.
Modellen kan anvendes ved alle udbudsformer, herunder EU-udbud.
Tildelingskriteriet vil altid være det økonomisk mest fordelagtige bud og ofte med en forudgående forhandling om de modtagne tilbud.
Omvendt licitation (totalentreprise)
Som totalentreprise, dog med den forskel at projektet udbydes i forhold til en fastlagt anlægssum, som giver de bydende mulighed for at fremkomme med egne projektforslag, hvilket giver bygherren mulighed for at få alternative projektløsninger at vælge mellem.
Tildelingskriteriet vil være efter en af bygherren i forvejen fastlagt model, vægtet i forhold til bygherrens prioritering af eksempelvis økonomi, funktion, arkitektur m.v.
Partnering (teamentreprise)
Anvendes ved opgaver hvor risiciene for tvister og budgetoverskridelser søges elimineret ved indgåelse af en samarbejdsaftale mellem alle byggesagens partnere. Herved etableres et forpligtende samarbejde.
Der vil typisk være tale om komplicerede opgaver med en større anlægssum. Ansvaret for projektering, tilsyn og byggestyring påhviler teamentreprenøren.
Partnering vurderes af nogle, at være den mindst risikofyldte entrepriseform. Erfaringerne viser dog, at dette kræver omhyggelig styring af såvel planlægnings- og byggeprocessen, herunder udførligt dokumentationsmateriale ved indgåede aftaler.
Entrepriseformen kræver forholdsvis flere ressourcer afsat af bygherren til afklarings- og styringsprocessen.
Udbudsformen er begrænset licitation med prækvalifikation.
Tildelingskriteriet vil altid være det økonomisk mest fordelagtige bud og ofte med en forudgående forhandling om de modtagne tilbud.
Under kontraktforhandlingerne skal det afdækkes hvilke arbejder entreprenøren agter at udføre, og hvilke han vil lade udføre af underentreprenører.
I den forbindelse skal der spørges ind til, hvordan entrepriserne påtænk es udbudt og blandt hvilke håndværkere.
Der skal fastlægges procedure for kvalitetssikring herunder udførlig dokumentation af indgåede aftaler, afledte konsekvenser, og ansvarsfordeling.
Retningslinjer for prækvalifikation af tilbudsgivere
I udbudsannoncen for prækvalifikation skal der angives følgende oplysninger:
- Tidsfrist på minimum 15 dage til indmeldelse af interesse i deltagelse i opgaven,
- om opgaven vil blive tildelt efter kriteriet laveste pris eller økonomisk mest fordelagtige tilbud,
- hvor mange bydende der maksimalt vil blive opfordret til at afgive tilbud, og
- karakteren af de oplysninger vedrørende økonomisk og teknisk formåen, som skal dokumenteres for at kunne blive prækvalificeret, og dokumentationen herfor.
De bydende udvælges på grundlag af oplysninger om disses økonomiske og tekniske formåen for at sikre, at disse er i stand til at udføre opgaven.
Virksomhedens økonomiske formåen kan godtgøres ved f.eks.:
• Bankoplysning om virksomhedens omsætning, egenkapital, overskudsgrad og soliditet
eller ved
• Fremlæggelse af årsregnskaber for de sidste 2-3 år (bør kun kræves hvis relevant).
• Perioderegnskab for tiden fra det sidste regnskabsår.
Virksomhedens tekniske formåen kan godtgøres ved f.eks.:
• En liste over tilsvarende arbejder indenfor de seneste 5 år (alternativt med krav om angivelse af minimum 5 leverancer inden for de seneste 5 år)
• Oplysninger om virksomhedens håndtering af miljø- og/eller arbejdsmiljøforhold
• Redegørelse for virksomhedens antal beskæftigede og disses uddannelses- og ansættelsesforhold
• Virksomhedens kvalitetsstyringssystem
Prækvalifikationen evalueres (hvis der modtages flere ansøgninger end der ønskes prækvalificeret) ved, at vægte de enkelte kriterier i forhold til hinanden og ved at give de enkelte virksomheder karakter (point) for det fremsendte dokumentationsmateriale. Der udarbejdes efter udbuddets form en tilpasset evalueringsmodel.
Det er vigtigt, at karakterskalaen tilpasses den enkelte opgaves sværhedsgrad og kompleksitet, således at et firma med 15 ansatte får samme karakter som et firma med 200 ansatte, hvis man på forhånd har vurderet, at et firma med 15 eller flere ansatte har tilstrækkelig kapacitet til at klare den pågældende opgave.
Aftale for udbud af bygge- og anlægsarbejder i Svendborg Kommune.
Med “byggeudgift” forstås nedenfor håndværkerudgifter inkl. uforudselige udgifter, men ekskl. udgifter til rådgivere og omkostninger. Alle beløb ekskl. moms.
A Offentlig licitation (> 3 mio. – 37,245 mio. <)
Udbudsformen anvendes typisk ved større bygge- og anlægsarbejder, hvor der ønskes størst mulig konkurrence.
Sagsgang
• Udvalget godkender udbudsform og tildelingskriterie(r).
• Udvalget orienteres om udbudsresultatet.
• Udvalget godkender udbudsresultatet ved EU-udbud.
B Begrænset licitation med prækvalifikation (> 3 mio. – 37,245 mio.
<)
Udbudsformen anvendes ved større bygge- og anlægsarbejder, hvor man, i modsætning til offentlig licitation ønsker at begrænse antallet af tilbudsgivere, ud fra en betragtning om, at de reelle konkurrenceforhold er sikret i den pågældende sag.
Udbudsformen anvendes i udstrakt grad ved EU-udbud.
Der prækvalificeres mellem 5 og 7 bydende på grundlag af oplysninger om deres økonomiske og tekniske formåen.
Kriteriernes vægtning afpasses den konkrete opgave. Se side 9 for retningslinjer ved prækvalifikation.
Sagsgang
• Udvalget godkender udbudsform og prækvalifikationsmodel
• Udvalget forelægges resultatet af prækvalifikationen til godkendelse
• Udvalget godkender tildelingskriterierne
• Udvalget forelægges udbudsresultatet til godkendelse
C Begrænset licitation uden prækvalifikation (> 3 mio. – 37,245 mio.
<)
1) Der indbydes mellem 5 og 7 bydende.
2) De indbudte firmaer vælges ud fra følgende interne kriterier:
- faglig kompetence
- kapacitet
- soliditet
- samarbejdsevne
- opgavefordeling - generelt
Kriteriernes vægtning afpasses den konkrete opgave, inden denne udbydes.
3) mindst 1 af de bydende skal være udenbys firma.
4) Ved vedvarende bygge- og anlægsvirksomhed må der ikke indby- des den samme kreds af virksomheder ved hvert udbud.
Når kun bestemte virksomheder har praktisk mulighed for at udføre arbejdet, kan bestemmelserne i pkt. 3 og 4 fraviges.
Sagsgang
• Udvalget godkender udbudsform og tildelingskriterie(r) ved opgaver over 2 mio. kr.
• Udvalget beslutter, hvilke firmaer der indbydes til at afgive bud ved opgaver over 2 mio. kr.
• Forvaltningen vælger, hvilke virksomheder der skal afgive bud efter dette regelsæt ved opgaver under 2 mio. kr.
• Udvalget orienteres om udbudsresultatet
D Underhåndsbud (> 300.000 - 3 mio. <)
Underhåndsbud kan indhentes på arbejder op til maks. 3 mio. kr., medmindre
1) der er tale om delarbejder, hvis anslåede værdi er maks. 500.000 kr., og den samlede værdi af disse delarbejder ikke overstiger 20 % af de samlede arbejders værdi,
2) arbejdets omfang, kvalitet eller tidsforløb kun med stor van- skelighed kan fastlægges i et udbudsgrundlag, såsom visse forsknings- og udviklingsopgaver eller reparations- og ombygningsarbejder eller arbejdet af tvingende sikkerhedsmæssige grunde ikke kan udsættes,
3) der ved en licitation ikke er indkommet egnede eller forskriftsmæssige bud eller der ikke er modtaget nogen ansøgninger, forudsat at de oprindelige udbudsbetingelser ikke ændres væsentligt,
4) kun en bestemt virksomhed kan udføre arbejdet, eller
) arbejdet supplerer et arbejde der har været udbudt i licitation, og arbejdet på grund af uforudsete forhold er blevet nødvendigt for fuldførelse af det udbudte arbejde, ogordren tildeles den virksomhed, der udfører det oprindelige arbejde, medmindre udbyderen kan påvise særlige forhold, der begrunder, at udbyderen kan lade andre udføre arbejdet.
Når den samlede værdi af et arbejde overstiger 300.000 kr., skal der indhentes mindst 2 underhåndsbud.
Der kan maksimalt indhentes 3 underhåndsbud på det samme arbejde. Dog kan der indhentes et 4. underhåndsbud fra en tilbudsgiver dersom denne er udenfor lokalområdet og der i opfordringen til at afgive bud er forbeholdt denne mulighed.
Sagsgang
• Udvalget beslutter udbudsform og tildelingskriterie(r) ved opgaver over 2 mio. kr.
• Udvalget beslutter, hvilke firmaer der skal opfordres til at afgive bud ved opgaver over 2 mio. kr.
• Forvaltningen vælger udbudsform og tildelingskriterie(r) ved opgaver under 2 mio. kr., og udvalget orienteres.
• Forvaltningen antager laveste tilbud under forudsætning af, at tilbudet ligger inden for den godkendte budgetmæssige ramme
• Udvalget orienteres om udbudsresultatet ved opgaver over
500.000 kr.
E Rammeaftaler
Tilbud indhentes i begrænset licitation eller underhåndsbud efter dette regelsæt, fortrinsvis blandt lokale håndværkere.
Sagsgang
• Udvalget godkender udbudsform og tildelingskriterier
• Forvaltningen vælger håndværkere
• Udvalget forelægges udbudsresultatet til godkendelse
F Partneringaftaler
Ved opgaver under den til enhver tid gældende EU-tærskelværdi (pt. ca. 37,245 mio. kr.) indhentes tilbud i begrænset licitation med prækvalifikation efter dette regelsæt.
Når opgaven er over tærskelværdien indhentes tilbud i begrænset udbud efter EUs udbudsdirektiv og dette regelsæt.
Sagsgang
• Udvalget godkender udbudsform og prækvalifikationsmodel
• Udvalget forelægges resultatet af prækvalifikationen til godkendelse
• Udvalget godkender tildelingskriterierne
• Udvalget forelægges udbudsresultatet til godkendelse
G Totalentrepriser (herunder omvendt licitation)
Udbudsmodellen anvendes ved større bygge- og anlægsopgaver, hvor ansvaret ønskes begrænset til kun en kontraktpart (totalentreprenøren).
Ved opgaver under den til enhver tid gældende EU-tærskelværdi (pt. ca. 37,245 mio. kr.) indhentes tilbud i begrænset licitation med prækvalifikation efter dette regelsæt.
Når opgaven er over tærskelværdien indhentes tilbud i offentlig eller begrænset licitation efter EU`s udbudsdirektiv og dette regelsæt.
Sagsgang
• Udvalget godkender udbudsform og prækvalifikationsmodel
• Udvalget forelægges resultatet af prækvalifikationen til godkendelse
• Udvalget godkender tildelingskriterierne
• Udvalget forelægges udbudsresultatet til godkendelse
Entreprenørliste
Der føres en entreprenørliste over firmaer, som har deltaget i udbud i Svendborg Kommune.
Listen fremlægges for udvalget for Miljø og Teknik ved udbudsformen begrænset licitation uden prækvalifikation og ved underhåndsbud.
Aftale for udbud af bygningsvedligeholdelse i Svendborg Kommune.
1. Planlagt vedligeholdelse
Ved arbejder med en samlet værdi op til 100.000 kr., kan der indhentes ét underhåndsbud fra bygningens sædvanlige håndværkere.
Ved arbejder over 100.000 kr. indhentes som minimum 2 underhåndsbud.
Mindre udbud kan gennemføres med et minimum af udbudsmateriale.
2. Akut vedligeholdelse
Udføres som hovedregel af bygningens sædvanlige håndværkere i regning, hvis arbejdets samlede værdi ikke overstiger 100.000 kr.
Ved arbejder over 100.000 kr. indhentes som minimum 2 underhåndsbud.
Mindre udbud kan gennemføres med et minimum af udbudsmateriale.
Håndværkerliste
Der føres en håndværkerliste over firmaer, som har deltaget i udbud i Svendborg Kommune. Listen fremlægges for udvalget ved valg af håndværker til opgaver over 100.000 kr.
Regler for sikkerhedsstillelse
Almindelige Betingelser (AB 92) kræver, at sikkerhedsstillelsen skal svare til
15 % af kontraktsummen og at sikkerheden nedskrives til 10 % ved afleveringstidspunktet.
Sikkerhedsstillelsen nedskrives til 2 % ved 1-års eftersynet og frigives helt i forbindelse med 5-års eftersynet.
Svendborg Kommune har fastsat følgende særlige bestemmelser om sikkerhedsstillelse:
• Ved kontraktbeløb op til 300.000 kr. vurderes behovet for sikkerhed i den konkrete entreprise. Herunder vurderes, om sikkerhedsstillelsen kan nedskrives til 0 efter aflevering eller godkendt 1-års gennemgang.
• Ved kontraktbeløb over 300.000 kr. kræves altid sikkerhed i henhold til AB 92.
Alle beløb er ekskl. moms
Ønskes der ikke sikkerhed, skal det fremgå af udbudsmaterialet.
Rådgiverydelser (> 1,489 mio.)
Definitioner
Ved udbud af rådgiverydelser over den til enhver tid gældende EU- tærskelværdi (pt. 1,489 mio. kr.) gælder EU’s udbudsdirektiv.
Udbudsdirektivet har fem udbudsformer:
• Begrænset udbud
• Offentligt udbud
• Udbud efter forhandling
• Projektkonkurrence
• Konkurrencepræget dialog
Begrænset udbud vil sige, at kun virksomheder, der bliver opfordret dertil, kan afgive bud. Der skal som minimum udvælges 5 rådgivere efter en forudgående prækvalifikationsrunde til at afgive bud. Udvælgelse af rådgiver blandt de bydende sker efter tildelingskriterier fastsat af bygherren.
Tildelingskriteriet kan enten være det økonomisk mest fordelagtige bud eller den laveste pris.
I det første tilfælde opstilles der ud over prisen yderligere underkriterier i prioriteret orden og/eller med indbyrdes vægtning.
Offentligt udbud betyder, at alle interesserede kan afgive bud. Metoden er normalt ikke egnet ved arkitekt- og ingeniørydelser, hvor tilliden til rådgiverne spiller en særlig rolle.
Udbud efter forhandling betyder at aftalens vilkår forhandles med en eller flere udvalgte tilbudsgivere.
Fremgangsmåden kan kun anvendes i særlige undtagelsestilfælde, f.eks. hvis de afgivne bud ved et tidligere udbud er uantagelige.
Projektkonkurrence. En opgave kan endelig også udbydes som en med et begrænset antal deltagere.
Aftalen om den videre projektering kan herefter forhandles med vinderen af konkurrencen uden fornyet udbud.
Projekteringsydelsen udbydes efter normal praksis på baggrund af et program, og at laveste pris eller det økonomisk mest fordelagtige tilbud antages.
Konkurrencepræget dialog anvendes alene ved meget komplekse kontrakter hvor udbyder ikke på forhånd er i stand til at præcisere de tekniske, retlige eller finansielle forhold i forbindelse med projektet.
Udbudsformen er opdelt i 2 faser, hvor der i første fase gennemføres en prækvalifikationsrunde (minimum 3 prækvalificerede) hvorefter udbyder går i dialog med de prækvalificerede. I anden fase opfordres de prækvalificerede til
at afgive bud baseret på den løsning der er drøftet med den enkelte i dialogfasen.
SKI- aftaler. Statens og Kommunernes Indkøbsservice A/S har indgået frivillige rammeaftaler med en række rådgiverfirmaer på 3 rammeaftaler og dermed kan Svendborg Kommune undlade, at bringe en rådgiverydelse større end 1,489 mio. kr. i EU-udbud. Tildelingen af kontrakten sker efter gennemført miniudbud blandt firmaerne på den pågældende rammeaftale.
De 3 rammeaftaler dækker følgende områder:
• Bygherrerådgivning vedr. anlægs- og byggeprojekter
• Rådgivende ingeniørydelser
• Arkitektydelser
Rammeaftalerne er gældende i perioden 1. januar 2013 – 31. december 2015.
Sagsgang:
• Udvalget godkender den eller de anbefalede rådgivere i henhold til SKI- aftalerne eller den valgte rådgiver efter gennemførelse af eget EU-udbud.
• Udvalget godkender prækvalifikationsmodellen.
• Udvalget forelægges resultatet af prækvalifikationen til godkendelse.
• Udvalget godkender tildelingskriterierne (gælder ikke SKI-miniudbud).
• Udvalget forelægges udbudsresultatet til godkendelse.
Aftale for udbud af rådgiverydelser (> 500.000 – 1,489 mio. <)
Rådgivning i forbindelse med kommunale bygge- og anlægsopgaver skal udbydes som et annonceret udbud efter tilbudslovens afsnit II, da en ren rådgivningsopgave defineres som en tjenesteydelse.
Reglen gælder for rådgiverydelser over 500.000 kr., men under EUs tærskelværdi på 1,489 mio. kr.
Annonceringen gennemføres som udgangspunkt altid som et begrænset udbud med prækvalifikation, idet det grundet mange rådgivere er nødvendigt, at indsnævre konkurrencefeltet.
I udbudsannoncen for prækvalifikation skal der som minimum angives følgende oplysninger:
- Beskrivelse af den (projekterings)opgave der ønskes løst,
- om opgaven vil blive tildelt efter kriteriet laveste pris eller økonomisk mest fordelagtige tilbud,
- hvor mange bydende der maksimalt vil blive opfordret til at afgive tilbud, og
- karakteren af de oplysninger vedrørende økonomisk og teknisk formåen, som skal dokumenteres for at kunne blive prækvalificeret, og dokumentationen herfor (evt. med angivelse af hvad der vægtes højest).
De bydende kan udvælges på grundlag af oplysninger om disses økonomiske og tekniske formåen for at sikre, at disse er i stand til at udføre opgaven.
Virksomhedens økonomiske formåen kan godtgøres ved f.eks.:
• Bankoplysninger om virksomhedens omsætning, egenkapital, overskudsgrad og soliditet eller ved fremlæggelse af årsregnskaber for de sidste 2-3 år (sidstnævnte bør kun kræves hvis relevant).
• Perioderegnskab for tiden fra det sidste regnskabsår.
Virksomhedens tekniske og faglige formåen kan godtgøres ved f.eks.:
• En liste over tilsvarende arbejder indenfor de seneste 5 år (alternativt med krav om angivelse af minimum 5 leverancer inden for de seneste 5 år).
• Oplysninger om virksomhedens håndtering af miljø- og/eller arbejdsmiljøforhold.
• Redegørelse for virksomhedens antal beskæftigede og disses uddannelses- og ansættelsesforhold (kan typisk kræves ved, at der skal vedlægges oplysninger på de personer som tilbudsgiver agter at benytte til den udbudte opgave).
• Virksomhedens kvalitetsstyringssystem.
Prækvalifikationen evalueres (hvis der modtages flere ansøgninger end der ønskes prækvalificeret) ved, at vægte de enkelte kriterier i forhold til hinanden og ved at give de enkelte virksomheder karakter (point) for det fremsendte
dokumentationsmateriale. Der udarbejdes efter udbuddets form en tilpasset evalueringsmodel.
Det er vigtigt, at karakterskalaen tilpasses den enkelte opgaves sværhedsgrad og kompleksitet, således at et firma med 15 ansatte får samme karakter som et firma med 200 ansatte, hvis man på forhånd har vurderet, at et firma med 15 eller flere ansatte har tilstrækkelig kapacitet til at klare den pågældende opgave.
Efter gennemført prækvalifikation udsendes udbudsmaterialet til de prækvalificerede efter at alle øvrige ansøgere har fået besked. I udbudsmaterialet angives som minimum en udførlig beskrivelse af opgaven, herunder kravspecifikation, udbudsbetingelser, herunder formkrav, tilbudsfrist, tildelingskriterium med oplysning om tildelingen sker efter det økonomisk mest fordelagtige bud eller laveste pris samt udkast til rådgiverkontrakt.
SKI- aftaler. Statens og Kommunernes Indkøbsservice A/S har indgået frivillige rammeaftaler med en række rådgiverfirmaer på 3 rammeaftaler og dermed kan Svendborg Kommune undlade at bringe en rådgiverydelse større end 500.000 kr. i annonceret udbud. Tildelingen af kontrakten sker efter gennemført miniudbud blandt firmaerne på den pågældende rammeaftale.
De 3 rammeaftaler dækker følgende områder:
• Bygherrerådgivning vedr. anlægs- og byggeprojekter
• Rådgivende ingeniørydelser
• Arkitektydelser
Rammeaftalerne er gældende i perioden 1. januar 2013 – 31. december 2015.
Sagsgang, byggeri og anlægsprojekter med rådgiverydelser
Afdelingen vælger hvilke rådgivere, der skal afgive bud efter dette regelsæt.
• Afdelingen vælger som tildelingskriterium det økonomisk mest fordelagtige bud eller laveste pris (gælder ikke SKI-miniudbud).
• Afdelingen vælger rådgiver i henhold til SKI-aftalerne eller efter gennemført eget annonceret udbud.
• Udvalget orienteres om udbudsresultatet og valg af rådgiver.
Aftale for udbud af rådgiverydelser (> 100.000 - 500.000 <) Rådgivning i forbindelse med kommunale bygge- og anlægsopgaver udbydes som almindelig tilbudsindhentning (underhåndsbud) blandt minimum 3 rådgivere alt efter opgavens karakter og anlægssum, hvoraf mindst den ene ikke må være lokal.
Reglen gælder alene for rådgiverydelser under 500.000 kr., men dog overstigende 100.000 kr.
Rådgivere til den konkrete opgave vælges ud fra følgende interne kriterier:
• faglig kompetence
• aktuelle referencer
• kapacitet
• eventuelle ønsker om rådgivervalg fra fagforvaltningerne
• opgavefordeling - generelt
Dokumentationsmaterialet kan suppleres med interviews af firmaerne. Kriteriernes vægtning afpasses den konkrete opgave.
Ved opgaver, som kræver specialistviden, kan underhåndsbud indhentes fra rådgivere uden for lokalområdet.
SKI- aftaler. Statens og Kommunernes Indkøbsservice A/S har indgået frivillige rammeaftaler med en række rådgiverfirmaer på 3 rammeaftaler. Tildelingen af kontrakten sker efter gennemført miniudbud blandt firmaerne på den pågældende rammeaftale.
De 3 rammeaftaler dækker følgende områder:
• Bygherrerådgivning vedr. anlægs- og byggeprojekter
• Rådgivende ingeniørydelser
• Arkitektydelser
Rammeaftalerne er gældende i perioden 1. januar 2013 – 31. december 2015.
Sagsgang, byggeri og anlægsprojekter med rådgiverydelser
Afdelingen vælger hvilke rådgivere, der skal afgive bud efter dette regelsæt
• Afdelingen vælger det økonomisk mest fordelagtige bud eller laveste pris (gælder ikke SKI-miniudbud).
• Afdelingen vælger rådgiver i henhold til SKI-aftalerne eller efter egen gennemført tilbudsindhentning (underhåndsbud).
• Udvalget orienteres om udbudsresultatet og valg af rådgiver.
Rådgiverliste
Der føres en rådgiverliste over firmaer, som har deltaget i udbud i Svendborg Kommune. Listen fremlægges for udvalget ved valg af rådgivere til opgaver over 100.000 kr.