Common use of Forhandling Clause in Contracts

Forhandling. Ordregiver kan vælge at invitere til èn forhandlingsrunde med alle som har fremsendt et kon- ditionsmæssigt tilbud, såfremt ordregiver finder dette relevant. Det vil være de indledende tilbud, samt udfyldt bilag 3 – forhandlingsbilag -, som danner grundlag for en eventuel efterfølgende forhandling. Som en del af tilbudsgivers indledende tilbud, skal tilbudsgiver anvende bilag 3 – forhandlings- bilag – og i bilaget synliggøre eventuelle problemstillinger/uhensigtsmæssigheder, som til- budsgiver ser i udbudsgrundlaget, og i samme bilag komme med forslag, som overfor ordregi- ver, tydeliggør den givne problemstilling/uhensigtsmæssighed. Se yderligere informationer vedrørende anvendelse af forhandlingsbilaget i vedlagte bilag 3. Invitation samt afholdelse af forhandling vil ske jf. tidsplanen, og vil foregå på følgende adres- se: Tønder Rådhus ▇▇▇▇▇▇▇ ▇▇▇▇▇ ▇ 6270 Tønder Information om mødetidspunkt vil blive oplyst umiddelbart efter tilbudsfristens udløb samt tilbudsevaluering – og kan ikke ændres. Sammen med invitationen, fremsendes en dagsorden. Der er afsat 3 timer til hvert forhandlingsmøde, som tager udgangspunkt i dagsorden, samt udfyldt og fremsendt bilag 3 – Forhandlingsbilag. Til af forestå eventuel forhandling samt evaluering af indkomne tilbud, på kommunens vegne, er udpeget et bedømmelsesudvalg, bestående af: • 3 medlemmer fra Økonomiudvalget • 1 medlem fra Teknik og Miljø udvalget • 1 medlem fra kultur og fritidsudvalget Repræsentanter fra den kommunale administration vil bistå bedømmelsesudvalget, under for- handlings- og evalueringsprocessen. Alle i panelet skal i forbindelse med forhandlingen, have mulighed for, at spørge ind i til til- budsmaterialet. Med mindre et forhold er identificeret som et mindstekrav, så er ordregiver indstillet på at drøfte/forhandle om vilkårene som tilbudsgivere har påført i bilag 3 - Forhandlingsbilag. I konsekvens heraf er Ordregiver også indstillet på at ændre (herunder eventuelt og frafalde) sådanne vilkår, såfremt dette findes hensigtsmæssigt. Efter endt forhandling, vil ordregiver tilrette relevante bilag i udbudsbetingelser, og fremsende opdateret materialet til alle tilbudsgivere, der har deltaget i forhandlingsrunden, hvor alle væ- sentlige ændringer vil blive oplyst med en tydelig markering. Alle tilbudsgivere har herefter en mulighed for at foretage en ny prissætning, samt præcisere tidligere fremsendt projektforslag, som efterfølgende vil indgå i den endelige tilbudsevaluering. I forbindelse med den endelige tilbudsfrist – jf. tidsplanen – så vil ordregiver efterfølgende fo- retage den endelige tilbudsevaluering på ”pris” og ”kvalitet” jf. pkt. 1.18 Tildelingskriterium og underkriterium 1.22.1. Accept af indledende tilbud – uden forhandling

Forhandling. Ordregiver kan vælge at Efter modtagelse af det første tilbud vil HOFOR invitere alle tilbudsgivere til èn forhandlingsrunde med alle som har fremsendt et kon- ditionsmæssigt tilbud, såfremt ordregiver finder dette relevantforhandlingsmøder. Det specifikke tidspunkt for mødet vil være de indledende blive oplyst i forbindelse med invitationen. Formålet med forhandling er, at alle tilbudsgivere får adgang til at optimere deres tilbud. Endvidere er formålet at få præciseret kravene, samt udfyldt bilag 3 – forhandlingsbilag -da der kan ske tilpasninger af udbudsmaterialet på baggrund af forhandlingsforløbet. Ved forhandlingsmødet får nøglepersonerne samtidig får lejlighed til at præsentere deres opgaveløsning mundtligt, hvilket indgår som danner grundlag for en eventuel efterfølgende forhandling. Som en del af tilbudsgivers indledende tilbudevalueringen. Det forventes, skal tilbudsgiver anvende bilag 3 – forhandlings- bilag – og i bilaget synliggøre eventuelle problemstillingerat der afholdes én forhandlingsrunde. HOFOR forbeholder sig dog retten til at afholde yderligere forhandlingsrunder, hvis dette viser sig nødvendigt eller formålstjenligt. Forhandling/uhensigtsmæssigheder, som til- budsgiver ser i udbudsgrundlaget, og i samme bilag komme med forslag, som overfor ordregi- ver, tydeliggør den givne problemstilling/uhensigtsmæssighedforhandlingsmøder er ikke begrænset til kun at ske ved fysisk fremmøde. Se yderligere informationer vedrørende anvendelse af forhandlingsbilaget i vedlagte bilag 3. Invitation samt afholdelse af forhandling vil ske jf. tidsplanen, og vil foregå på følgende adres- se: Tønder Rådhus ▇▇▇▇▇▇▇ forbeholder sig ret til at gøre brug af Tilbudsgivernes tidligere tilbud, indtil vedståelsesfristens udløb, hvis dette viser sig nødvendigt. Tilbudsgiver er således ikke frigjort fra sine tidligere tilbud ved deltagelse i forhandlingerne. På baggrund af det første tilbud vil HOFOR gennemføre en indledningsvis evaluering af de inviterede tilbudsgiveres tilbud i overensstemmelse med tildelingskriterierne i afsnit 5. På baggrund af denne evaluering vil HOFOR identificere de væsentligste punkter, hvor en forbedring af tilbuddene er ønskværdig og/eller nødvendig for at muliggøre evalueringen af tilbuddene. HOFOR bestemmer hvilke punkter, der skal forhandles på mødet. ▇▇▇▇▇ ▇ 6270 Tønder Information om mødetidspunkt udvalgte dele af HOFORs observationer vil blive oplyst umiddelbart efter tilbudsfristens udløb samt tilbudsevaluering – drøftet i og med det ikke er muligt, at informere om alle HOFORs tanker i relation til det modtagne tilbud. HOFOR vil udarbejde et referat fra forhandlingsmødet, men dette referat kan ikke ændrespåregnes at blive fremsendt til tilbudsgiverne, men skal alene dokumentere indholdet på mødet, jf. Sammen med invitationenreglerne herom. HOFOR vil tilstræbe, fremsendes en dagsorden. Der er afsat 3 timer til hvert forhandlingsmødeat enhver oplysning, som tager udgangspunkt i dagsordenHOFOR har meddelt en eller flere tilbudsgivere under forhandlingerne, samt udfyldt og fremsendt bilag 3 – Forhandlingsbilag. Til som formodes at have relevans for de øvrige tilbudsgiver, vil blive meddelt samtlige tilbudsgivere senest sammen med opfordringen til afgivelse af forestå eventuel forhandling samt evaluering af indkomne revideret tilbud, på kommunens vegne, er udpeget et bedømmelsesudvalg, bestående af: • 3 medlemmer fra Økonomiudvalget • 1 medlem fra Teknik og Miljø udvalget • 1 medlem fra kultur og fritidsudvalget Repræsentanter fra den kommunale administration vil bistå bedømmelsesudvalget, under for- handlings- og evalueringsprocessen. Alle i panelet skal i forbindelse med forhandlingen, have mulighed for, at spørge ind i til til- budsmaterialet. Med mindre et forhold er identificeret som et mindstekrav, så er ordregiver indstillet på at drøfte/forhandle om vilkårene som tilbudsgivere har påført i bilag 3 - Forhandlingsbilag. I konsekvens heraf er Ordregiver også indstillet på at ændre (herunder eventuelt og frafalde) sådanne vilkår, såfremt dette findes hensigtsmæssigt. Efter endt forhandlingforhandlingsrunden vil tilbudsgiverne, vil ordregiver tilrette relevante bilag i udbudsbetingelser, og fremsende opdateret materialet til alle tilbudsgivere, der som har deltaget i forhandlingsrundenforhandlingerne, hvor blive anmodet om at fremsende reviderede tilbud inden for en oplyst tidsfrist. Inden udløb af denne tidsfrist skal tilbudsgiverne aflevere et revideret tilbud. Tilbudsgiverne kan ændre alle væ- sentlige elementer af tilbuddet, og opfordres til at ændringsmarkere eventuelle ændringer foranlediget af forhandlingerne. HOFOR vil på ny evaluere de reviderede tilbud i overensstemmelse med de oplyste tildelingskriterier i afsnit 5 med henblik på at identificere det økonomisk mest fordelagtige tilbud. Den mundtlige præsentation vil dog ikke blive gentaget ved uændrede nøglepersoner, og de tildelte point for den mundtlige præsentation vil blive oplyst overført til det reviderede tilbud og eventuelle efterfølgende tilbud. Såfremt Tilbudsgiver med det reviderede tilbud har valgt at udskifte en tydelig markeringnøglemedarbejder, vil der blive afholdt et nyt interview med pågældende nøgleperson. Alle tilbudsgivere har herefter en mulighed for En nøglemedarbejder kan kun udskiftes én gang. Efter evalueringen af det reviderede tilbud, kan HOFOR vælge at foretage en ny prissætning, samt præcisere tidligere fremsendt projektforslagtildele til den tilbudsgiver, som efterfølgende vil indgå har afgivet det økonomisk mest fordelagtige tilbud i den endelige tilbudsevalueringoverensstemmelse med tildelingskriterierne i afsnit 5. Alternativt kan HOFOR vælge at reducere mængden af tilbudsgivere som deltager i yderligere forhandlinger, og invitere disse tilbudsgivere til fornyet forhandlingsrunde, eller at invitere alle tilbudsgivere der har afgivet revideret tilbud, til en fornyet forhandlingsrunde. I forbindelse med den endelige tilbudsfrist – jf. tidsplanen – så vil ordregiver efterfølgende fo- retage den endelige tilbudsevaluering på ”pris” og ”kvalitet” jf. pkt. 1.18 Tildelingskriterium og underkriterium 1.22.1. Accept af indledende tilbud – uden forhandlingfald gentages processen.

Forhandling. Forhandlingen starter efter modtagelse af det indledende tilbud. Ordregiver inviterer alle tilbudsgivere til en forhandlingsrunde. Tilbudsgiverne modtager en nærmere indkaldelse til forhandlingsmødet med tid og sted samt en agenda for forhandlingsmødet. Ordregiver forventer som udgangspunkt at afholde én forhandlingsrunde med hver tilbudsgiver, men ordregiver forbeholder sig dog retten til at indkalde én eller flere af tilbudsgivere til én eller flere forhandlingsrunder, hvis ordregiver skønner, dette er nødvendigt. Ordregiver kan vælge at invitere afholde forhandlingsmøderne skriftligt eller mundtligt, herunder telefonisk eller pr. mail. Der kan forhandles om alle elementer i udbudsmaterialet, men der kan ikke ændres på mindstekrav, tildelingskriterier og lignende grundlæggende elementer i udbudsmaterialet. Ordregiver kan derimod godt påpege overfor tilbudsgiver, hvor denne ikke lever op til èn mindstekravene, eller hvor ordregiver mener, at det afgivne tilbud indeholder forbehold. Men det vil i så fald være med det formål at fjerne eventuelle forbehold, samt sikre at tilbuddet i sidste ende lever op til alle mindstekrav. Forhandlingsrunderne forventes at finde sted i perioden 23.-27. oktober 2017. Første forhandlingsrunde forventes at blive afholdt mandag den 23. oktober, og eventuelle efterfølgende forhandlingsrunder afholdes i umiddelbar forlængelse heraf. Forhandlingsrunderne afholdes på Syddansk Universitet i Odense, med alle som har fremsendt et kon- ditionsmæssigt tilbudmindre ordregiver beslutter sig for at forhandle telefonisk eller pr. mail. Ordregiver vil forhandle individuelt med hver tilbudsgiver. Et forhandlingsmøde forventes at have en varighed på maks. 1 time, såfremt ordregiver finder dette relevantog vil foregå således, at den pågældende tilbudsgiver fremmøder på aftalte tid og sted. Tilbudsgiver bestemmer selv, hvor mange personer der møder på dennes vegne, men af hensyn til mødelokale bør antallet dog ikke være mere end 5 personer. Det vil være en fordel for tilbudsgiver, at tilbudsgiver sender en person, der kan træffe forhandlingsmæssige beslutninger på vegne af tilbudsgiver. Ordregiver møder maksimalt med 5 personer (én udbudskonsulent fra hvert universitet samt 2 brugere) på forhandlingsmøderne, hvoraf den ene person vil tage referat af mødet. I forlængelse af hvert forhandlingsmøde renskrives referatet og underskrives af ordregiver og tilbudsgiver, inden mødet afsluttes endeligt. Hvis det bliver aktuelt med flere forhandlingsrunder, vil de indledende tilbudpågældende tilbudsgivere modtage en indkaldelse med tid og sted. Ordregiverne iagttager fortrolighed under hele forhandlingsforløbet. Dette indebærer, at oplysninger om erhvervshemmeligheder og forretningsforhold ikke bliver videregivet uden tilbudsgivers forudgående samtykke. Ordregiver kan foretage tilpasninger af udbudsmaterialet på baggrund af oplysninger og erfaringer opnået gennem forhandlingsfasen. Ordregiver kan dog ikke ændre på grundlæggende elementer, herunder mindstekrav i udbudsmaterialet samt udfyldt bilag 3 – forhandlingsbilag -, som danner kriterierne for tildeling. Det reviderede udbudsmateriale vil danne grundlag for en eventuel efterfølgende forhandling. Som en del afgivelse af tilbudsgivers indledende de endelige tilbud, skal tilbudsgiver anvende bilag 3 – forhandlings- bilag – og i bilaget synliggøre eventuelle problemstillinger/uhensigtsmæssigheder, som til- budsgiver ser i udbudsgrundlaget, og i samme bilag komme med forslag, som overfor ordregi- ver, tydeliggør den givne problemstilling/uhensigtsmæssighed. Se yderligere informationer vedrørende anvendelse af forhandlingsbilaget i vedlagte bilag 3. Invitation samt afholdelse af forhandling vil ske jf. tidsplanen, og vil foregå på følgende adres- se: Tønder Rådhus ▇▇▇▇▇▇▇ ▇▇▇▇▇ ▇ 6270 Tønder Information om mødetidspunkt vil blive oplyst umiddelbart efter tilbudsfristens udløb samt tilbudsevaluering – og kan ikke ændres. Sammen med invitationen, fremsendes en dagsorden. Der er afsat 3 timer til hvert forhandlingsmøde, som tager udgangspunkt i dagsorden, samt udfyldt og fremsendt bilag 3 – Forhandlingsbilag. Til af forestå eventuel forhandling samt evaluering af indkomne tilbud, på kommunens vegne, er udpeget et bedømmelsesudvalg, bestående af: • 3 medlemmer fra Økonomiudvalget • 1 medlem fra Teknik og Miljø udvalget • 1 medlem fra kultur og fritidsudvalget Repræsentanter fra den kommunale administration vil bistå bedømmelsesudvalget, under for- handlings- og evalueringsprocessen. Alle i panelet skal i forbindelse med forhandlingen, have mulighed for, at spørge ind i til til- budsmaterialet. Med mindre et forhold er identificeret som et mindstekrav, så er ordregiver indstillet på at drøfte/forhandle om vilkårene som tilbudsgivere har påført i bilag 3 - Forhandlingsbilag. I konsekvens heraf er Ordregiver også indstillet på at ændre (herunder eventuelt og frafalde) sådanne vilkår, såfremt dette findes hensigtsmæssigt. Efter endt forhandling, vil ordregiver tilrette relevante bilag i udbudsbetingelser, og fremsende opdateret materialet til alle tilbudsgivere, der har deltaget i forhandlingsrunden, hvor alle væ- sentlige ændringer vil blive oplyst med en tydelig markering. Alle tilbudsgivere har herefter en mulighed for at foretage en ny prissætning, samt præcisere tidligere fremsendt projektforslag, som efterfølgende vil indgå i den endelige tilbudsevaluering. I forbindelse med den endelige tilbudsfrist – jf. tidsplanen – så vil ordregiver efterfølgende fo- retage den endelige tilbudsevaluering på ”pris” og ”kvalitet” jf. pkt. 1.18 Tildelingskriterium og underkriterium 1.22.1. Accept af indledende tilbud – uden forhandlingmodtager det reviderede udbudsmateriale samtidigt.