SMLOUVA O ZPRACOVÁNÍ A OCHRANĚ OSOBNÍCH ÚDAJŮ
SMLOUVA O ZPRACOVÁNÍ A OCHRANĚ OSOBNÍCH ÚDAJŮ
(dále jen „Smlouva“)
Státní zemědělský intervenční fond
se sídlem Ve Smečkách 000/00, 000 00 Xxxxx 0
IČ: 48133981
DIČ: CZ48133981
zastoupený: Xxx. Xxxxxxxx Xxxxxxxxxxx, MBA, generálním ředitelem (dále jen „Správce“)
a
XXXXX & PARTNERS s.r.o., advokátní kancelář
zaspaná v Obchodním rejstříku vedeném Městským soudem v Praze, oddíl C, vložka 114599 se sídlem: Na Florenci 2116/15, Nové Město, 110 00 Praha 1
IČ: 26454807 DIČ: CZ26454807
zastoupena: Mgr. Xxxxxxx Xxxxxxxxx, jednatelem (dále jen „Zpracovatel“)
(Správce a Zpracovatel společně též jen „Strany“ a každá samostatně jen „Strana“)
se v souladu s článkem 28 nařízení Evropského parlamentu a Rady (EU) č. 2016/679 o ochraně fyzických osob v souvislosti se zpracováním osobních údajů a o volném pohybu těchto údajů a o zrušení směrnice 95/46/ES (obecné nařízení o ochraně osobních údajů nebo „GDPR“) dohodly takto:
Úvodní ustanovení
(a) Správce uzavřel se Zpracovatelem dne Rámcovou dohodu o poskytování právních služeb (dále jako
„Rámcová dohoda”), na jejímž základě a na základě dílčích smluv uzavřených na základě Rámcové dohody Zpracovatel poskytuje Správci právní služby v Rámcové dohodě popsané, při kterých dochází ke zpracovávání Osobních údajů.
(b) Strany mají zájem upravit práva a povinnosti stran při zpracování Osobních údajů, k nimž dochází v rámci plnění Rámcové dohody, tak, aby tento jejich vztah dostál nárokům závazných právních předpisů, zejména pak s právy a povinnostmi zakotveným v ZOOÚ a v Nařízení, příp. v Zákoně o zpracování OÚ, a za tímto účelem uzavírají tuto Smlouvu.
(c) Není-li v této Smlouvě uvedeno jinak, mají definovaná slova a spojení vyskytující se ve Smlouvě dále uvedený význam:
Nařízení - nařízení Evropského parlamentu a Rady (EU) č. 2016/679 o ochraně fyzických osob v souvislosti se zpracováním osobních údajů a o volném pohybu těchto údajů a o zrušení směrnice 95/46/ES,
Občanský zákoník nebo OZ - znamená zákon č. 89/2012 Sb., občanský zákoník, v platném znění,
Osobní údaj – je každá informace o identifikované nebo identifikovatelné osobě, pro účely této smlouvy pak zejména údaje rozdělené do kategorií v odst. 2.1. této Smlouvy a Příloze č. 1 této Smlouvy,
Subjekt údajů – je fyzická osoba, jíž se týkají konkrétní Osobní údaje,
Zákon o zpracování OÚ - právní předpis doplňující některá ustanovení Nařízení, který od data svého nabytí účinnosti zruší a nahradí ZOOÚ,
ZOOÚ - zákon č. 101/2000 Sb., o ochraně osobních údajů a o změně některých zákonů, ve znění pozdějších předpisů.
I.
PŘEDMĚT A ÚČEL SMLOUVY
1.1 Předmětem této Smlouvy je závazek Zpracovatele zpracovávat pro Správce Osobní údaje specifikované v Příloze č. 1 této Smlouvy, k nimž získá Zpracovatel přístup na základě plnění povinností dle uzavřené Rámcové dohody a dílčích smluv uzavřených na základě Rámcové dohody.
1.2 Účelem této Smlouvy je zajistit ochranu Osobních údajů v souladu se ZOOÚ, Nařízením a se Zákonem o zpracování OÚ, při zpracovávání těchto údajů Zpracovatelem za účelem jejího plnění dle Rámcové dohody a dílčích smluv (dále jen „Účel smlouvy“).
1.3 Za Účelem smlouvy stanoveným v předchozím odst. 1.2. této Smlouvy Správce tímto pověřuje Zpracovatele ke zpracování Osobních údajů Subjektů údajů. Zpracovatel je oprávněn Osobní údaje shromažďovat, zpracovávat, prohlížet a likvidovat.
II.
ZPŮSOB, ROZSAH A DOBA ZPRACOVÁNÍ OSOBNÍCH ÚDAJŮ
2.1 Zpracovatel je po dobu účinnosti Rámcové dohody oprávněn ke zpracování Osobních údajů, kterými disponuje Správce v souvislosti s plněním povinností dle Rámcové dohody. Osobní údaje budou Zpracovateli předávány Subjektem údajů za výše uvedeným Účelem smlouvy v elektronické či tištěné formě.
2.2 Osobní údaje uvedené výše v odst. 2.1 je Zpracovatel oprávněn zpracovávat zejména pro účely, které vyplývají
z Rámcové dohody a dílčích smluv, na základě které Zpracovatel poskytuje Správci sjednané právní služby.
2.3 Osobní údaje Subjektů údajů je Zpracovatel oprávněn zpracovávat nejdéle po dobu trvání této Smlouvy, nestanoví-li zvláštní právní předpis nebo Rámcová dohoda, jinak.
III.
PRÁVA A POVINNOSTI STRAN
3.1 Zpracovatel se zavazuje zpracovávat Osobní údaje poskytnuté Subjektem údajů v souladu s touto Smlouvou a
výlučně k výše uvedenému Účelu.
3.2 Zpracovatel je povinen řídit se při zpracování Osobních údajů na základě této Smlouvy doloženými pokyny Správce. Zpracovatel je rovněž povinen upozornit Správce bez zbytečného odkladu na nevhodnou povahu pokynů. Zpracovatel je oprávněn pozastavit zpracování Osobních údajů, dokud mu nebude tento sporný pokyn ze strany Správce potvrzen nebo odvolán.
3.3 Pokud by Zpracovatel zjistil, že Správce porušuje povinnosti vyplývající pro něj ze ZOOÚ, Nařízení nebo Zákona o zpracování OÚ, je ve smyslu § 8 ZOOÚ a článku 28 písm. h) věty druhé Nařízení povinen neprodleně Správce
o této skutečnosti informovat.
3.4 Zpracovatel je v souladu s § 10 ZOOÚ a Nařízením povinen dbát, aby žádný Subjekt údajů neutrpěl újmu na svých právech, zejména na právu na zachování lidské důstojnosti, a také dbát na ochranu před neoprávněným zasahováním do soukromého a osobního života Subjektů údajů.
3.5 V případě, že se kterýkoli Subjekt údajů bude domnívat, že Správce nebo Zpracovatel provádí zpracování jeho Osobních údajů, které je v rozporu s ochranou práva na soukromí Subjektu údajů nebo v rozporu se ZOOÚ nebo Nařízením, zejména budou-li Osobní údaje nepřesné s ohledem na účel jejich zpracování, a tento Subjekt údajů uplatní u Zpracovatele právo na informace nebo na odstranění vzniklého stavu, zavazuje se Zpracovatel o tom neprodleně informovat Správce.
3.6 Zpracovatel je povinen mít sjednané a po celou dobu platnosti této Smlouvy udržovat v platnosti pojištění proti rizikům a ve výši, které jsou obvyklé v oblasti činnosti Zpracovatele, zejména pojištění odpovědnosti za škodu způsobenou při výkonu činnosti Zpracovatele.
3.7 Správce je oprávněn uveřejnit nebo jinak sdělit Subjektům údajů, a to formou dle uvážení Správce, že se
Zpracovatel podílí na zpracování Osobních údajů, s nimiž Správce nakládá, a za jakým účelem.
3.8 Zpracování Osobních údajů Zpracovatelem a jejich ochrana podle této Smlouvy probíhá bez nároku Zpracovatele na zvláštní odměnu, resp. odměna za činnost Zpracovateli dle této Smlouvy je již případně obsažena v Rámcové dohodě a v dílčích smlouvách.
3.9 Strany tímto sjednávají, že Správce má právo kdykoli požadovat předložení veškeré dokumentace Zpracovatelem, která souvisí s činností Zpracovatele dle této Smlouvy. Správce je oprávněn ke kontrole prostor, které využívá Zpracovatel k činnosti dle Smlouvy, za účelem zjištění, zda jsou předané Osobní údaje zpracovávány v souladu s touto Smlouvou a se ZOOÚ či Nařízením a Zákonem o zpracování OÚ.
3.10 Veškerá oznámení dle této Smlouvy se považují za řádně doručená, pokud jsou doručena osobně, doporučenou poštou nebo elektronickou formou na uvedené e-mailové adresy:
XXXXX & PARTNERS s.r.o., advokátní kancelář
Na Florenci 0000/00, Xxxx Xxxxx, 000 00 Xxxxx 1
Xxx. Xxxxx Xxxxxxxx,
e-mail: xxxxx.xxxxxxxx@xxxxxxxxxxxxx.xx
Státní zemědělský intervenční fond Ve Smečkách 801/33, 110 00 Praha 1
Xxx. Xxxxx Xxxxxxx, pověřenec pro ochranu osobních údajů
Veškerá oznámení budou považována za doručená k datu jejich přijetí, pokud jsou doručena osobně, a po deseti
(10) dnech, pokud jsou zasílána doporučenou poštou či e-mailem. Změna adresy nebo osoby, k jejichž rukám se oznámení zasílají, mohou být kdykoli změněny na základě předchozího písemného oznámení, které je nutno zaslat způsobem uvedeným v tomto odstavci.
3.11 Při provádění činností dle této Smlouvy Zpracovatel nejedná v zastoupení Správce a není oprávněn činit žádná jednání v zastoupení Správce, zejména v zastoupení Správce podepisovat smluvní dokumenty anebo přijímat plnění od třetích stran.
3.12 Strany se zavazují zachovávat mlčenlivost o skutečnostech, které se při své činnosti dozví a které by mohly ohrozit ekonomické zájmy, podnikatelské záměry nebo dobrou pověst smluvních stran. Tato povinnost se rovněž týká skutečností, které Správce označí za důvěrnou informaci. Tato povinnost trvá i po ukončení účinnosti této Smlouvy. Strany se zavazují zajistit mlčenlivost svých zaměstnanců, kteří při výkonu své činnosti přichází do styku s Osobními údaji dle této Smlouvy, Nařízením a ZOOÚ.
3.13 Správce je povinen v případě, že pro plnění povinností Zpracovatele dle této Smlouvy jsou nutné jakékoli písemné podklady, předat tyto podklady Zpracovateli bez zbytečného odkladu poté, co o to bude Zpracovatelem požádán.
IV.
TECHNICKÉ A ORGANIZAČNÍ ZABEZPEČENÍ OCHRANY OSOBNÍCH ÚDAJŮ
4.1 Zpracovatel je povinen zajistit přiměřené technické a organizační zabezpečení ochrany Osobních údajů, které mu byly předány Správcem nebo Subjektem údajů, a přijmout taková opatření, aby nemohlo dojít k neoprávněnému nebo nahodilému přístupu k Osobním údajům, k jejich změně, zničení či ztrátě, neoprávněným přenosům, zpracování, jakož i k jinému zneužití těchto Osobních údajů.
4.2 Zpracovatel se zavazuje chránit Osobní údaje před přístupem neoprávněných osob zamezením přístupu neoprávněných osob do prostor, v nichž Zpracovatel vykonává činnost podle této Smlouvy.
4.3 Zpracovatel je povinen Osobní údaje uchovávat v náležitě zabezpečených objektech a místnostech a o pohybu písemných dokumentů obsahujících Osobní údaje bude Zpracovatel vést odpovídající evidenci.
4.4 Zpracovatel se zavazuje provádět činnost dle této Smlouvy osobně, resp. prostřednictvím svých zaměstnanců či trvale spolupracujících advokátů, kteří mají se Zpracovatelem uzavřenou smlouvu o trvalém poskytování právních služeb podle § 15e a násl. zákona č. 85/1996 Sb., o advokacii, ve znění pozdějších předpisů.
4.5 Bez předchozího konkrétního nebo obecného písemného souhlasu Správce není Zpracovatel oprávněn sdělit/předat Osobní údaje obdržené od Subjektu údajů či od Správce třetí osobě a rovněž nepoužije žádnou třetí osobu pro plnění jejích povinností podle této Smlouvy. Pokud s předchozím písemným souhlasem Zpracovatel použije třetí osobu pro plnění jejích povinností podle této Smlouvy, učiní tak pouze na základě takové písemné smlouvy uzavřené s touto třetí osobou, která zajistí, že plnění povinností Zpracovatele z této Smlouvy pomocí této třetí osoby bude v souladu se ZOOÚ, Nařízením, Zákonem o zpracování OÚ a podmínkami stanovenými touto Smlouvou. Zpracovatel je v takovém případě vůči Správci plně odpovědný za plnění povinností vyplývajících z této Smlouvy, které Zpracovatel plní prostřednictvím třetí osoby. V případě obecného písemného povolení Zpracovatel informuje Správce o veškerých zamýšlených změnách týkajících se přijetí třetích osob jako dalších zpracovatelů (dále jen „Další zpracovatel”) nebo jejich nahrazení a poskytne tak Správci příležitost vyslovit vůči těmto změnám námitky.
4.6 Zpracovatel prohlašuje a zavazuje se, že předané Osobní údaje jako celek budou k dispozici pouze přesně vymezené skupině zaměstnanců Zpracovatele, kteří se podílejí na plnění Účelu a jejichž účast na plnění Účelu je přesně definována a dokumentována. Úplný seznam všech zaměstnanců Zpracovatele s přístupem k Subjektům údajů či Správcem předaným Osobním údajům, včetně jejich podílu na jednotlivých činnostech, eviduje Správce společně se záznamy o jejich poučení o režimu nakládání s těmito Osobními údaji.
V.
NÁHRADA ŠKODY
V případě, že Zpracovatel poruší jakoukoli povinnost stanovenou touto Smlouvou nebo právními předpisy, které se v souvislosti s touto Smlouvou aplikují, bude Správce oprávněn požadovat po Zpracovateli náhradu způsobené újmy, a to včetně sankcí uložených Správci příslušnými orgány.
VI.
TRVÁNÍ SMLOUVY A LIKVIDACE DAT
6.1 Tato Smlouva nabývá platnosti a účinnosti dnem jejího podpisu oběma Stranami a zaniká dnem zániku účinnosti Rámcové dohody.
6.2 Strany se dohodly, že po ukončení účinnosti této Smlouvy Zpracovatel zničí veškeré obdržené či předané Osobní údaje a písemně potvrdí Správci, že tak učinil, ledaže zničení všech anebo části předaných údajů brání právní předpisy, které jsou pro Zpracovatele závazné. V takovém případě bude Zpracovatel povinen zajistit ochranu příslušných nezničených Osobních údajů a nebude oprávněn tyto Osobní údaje nadále aktivně zpracovávat.
6.3 Strany se dohodly, že na žádost Správce Zpracovatel bezodkladně zničí Osobní údaje týkající se jednotlivého Subjektu údajů a písemně potvrdí Správci, že tak učinil, ledaže zničení všech anebo části takových údajů brání právní předpisy, které jsou pro Zpracovatel závazné. V takovém případě bude Zpracovatel povinen zajistit ochranu příslušných nezničených Osobních údajů a nebude oprávněn tyto Osobní údaje nadále aktivně zpracovávat.
6.4. Zpracovatel se zavazuje, že na žádost Správce nebo dohlížecího orgánu jim umožní zkontrolovat svá zařízení používaná ke zpracování Osobních a dalších údajů, a to za účelem kontroly splnění opatření, které je Zpracovatel povinen zajistit podle odst. 4.1. výše.
6.5 Zpracovatel je po zániku této Smlouvy povinen dodržovat veškeré povinnosti plynoucí z Nařízení a ze Zákona o zpracování OÚ, zejména předejít jakémukoliv neoprávněnému nakládání s Osobními údaji do doby, než dle pokynů Správce tyto Osobní údaje předá Správci nebo provede jejich bezpečnou likvidaci.
VII.
USTANOVENÍ SOUVISEJÍCÍ S NABYTÍM ÚČINNOSTI NAŘÍZENÍ
7.1 Zpracovatel je povinen, pokud je to možné při zohlednění povahy zpracování, prostřednictvím vhodných technických a organizačních opatření, být Správci nápomocen při plnění povinnosti Správce, reagovat na žádosti o výkon práv Subjektů údajů.
7.2 Zpracovatel se zavazuje být Správci nápomocen při zajišťování povinností dle Nařízení, především povinnosti zabezpečit zpracování Osobních údajů, ohlašovat případy porušení zabezpečení osobních údajů, zajištění posouzení vlivu na ochranu Osobních údajů či předchozí konzultace s Úřadem pro ochranu osobních údajů, a to při zohlednění povahy zpracování a informací, jež má Zpracovatel k dispozici.
7.3 Zpracovatel se zavazuje poskytnout Správci veškeré informace nutné k doložení toho, že byly splněny povinnosti zpracování osobních údajů včetně zpracování prostřednictvím Dalších zpracovatelů, a umožnit audity, včetně inspekcí, prováděné Správcem nebo jiným auditorem, kterého Správce pověří, a k těmto auditům přispěje.
VIII.
OBECNÁ A ZÁVĚREČNÁ USTANOVENÍ
8.1 Tato Smlouva se řídí a vykládá v souladu s právem České republiky, zejména Občanským zákoníkem.
8.2 Strany se zavazují řešit veškeré spory, které mezi nimi mohou vzniknout v souvislosti s plněním této Smlouvy smírně a vzájemnou dohodou. Pokud se nepodaří vyřešit předmětný spor vzájemnou dohodou Stran, bude takový spor předložen jednou ze Stran věcně a místně příslušnému soudu.
8.3 Tuto Smlouvou lze měnit nebo doplňovat pouze na základě písemné dohody Stran.
8.4 Strany prohlašují, že tato Smlouva byla sepsána na základě pravdivých údajů, jejich pravé a svobodné vůle, nebyla ujednána v tísni ani za jinak jednostranně nevýhodných podmínek a že jim nejsou v době podpisu Smlouvy známy okolnosti, které by mohly omezit její obsah a účinnost.
8.5 Strany si potvrzují, že žádné ustanovení této Smlouvy nemůže být vykládáno tak, aby plnění povinnosti Zpracovatele či uplatnění práva Správce bylo v rozporu s Nařízením či zvláštními právními předpisy upravujícími činnosti Zpracovatele, zejména se zákonem č. 85/1996 Sb., o advokacii, ve znění pozdějších předpisů.
8.6 Smluvní strany plně rozumí obsahu této Smlouvy, akceptují závazky v této Smlouvě sjednané a nepovažují vzájemná práva a povinnosti za nedůvodně nerovnovážné.
8.7 Bude-li kterékoli ustanovení této Smlouvy shledáno příslušným soudem nebo jiným orgánem neplatným, neúčinným, zdánlivým nebo nevymahatelným, bude takové ustanovení považováno za vypuštěné z této Smlouvy a ostatní ustanovení této Smlouvy budou nadále trvat, pokud z povahy takového ustanovení nebo z jeho obsahu anebo z okolností, za nichž bylo uzavřeno, nevyplývá, že je nelze oddělit od ostatního obsahu této Smlouvy. Strany v takovém případě uzavřou takové dodatky k této Smlouvě, které umožní dosažení výsledku stejného, a pokud to není možné, pak co nejbližšího tomu, jakého mělo být dosaženo původním neplatným, neúčinným, zdánlivým nebo nevymahatelným ustanovením.
8.8 Tato Smlouva je vyhotovena ve dvou vyhotoveních, z nichž každá Strana obdrží po jednom.
V……………... dne ..................... V Praze dne .....................
XXXXX & PARTNERS s.r.o., advokátní kancelář Státní zemědělský intervenční fond
Xxx. Xxxxx Xxxxxxxx
jednatel
Xxx. Xxxxxx Xxxxxxxxx, MBA
generální ředitel
Příloha č. 1 – Kategorie a účely zpracování osobních údajů dle Smlouvy o zpracování a ochraně osobních údajů.
Kategorie osobních údajů
X Identifikační údaje (jméno, adresa, telefon, elektronický podpis …)
X Elektronická lokalizační data (GPS, mobilní telefon, IP adresa…)
☐ Finanční specifikace a veškerá data Finanční povahy
☐ Fyzická data (velikost, hmotnost, …)
☐ Psychologické údaje (osobnost, charakter, …
☐ Volnočasové aktivity a zájmy
☐ Preference Klientů/Žadatelů
X Vzdělání, školení
X Záznamy podobizen
☐ Elektronické identifikační údaje (IP adresy, cookies, elektronický podpis, …)
☐ Biometrické identifikační údaje
X Osobní charakteristiky (věk, pohlaví, rodinný stav, …)
☐ Návyky
☐ Složení rodiny
☐ Členství
☐ Vlastnosti domu resp. typ nemovitosti pro účely poskytování služeb
X Profese
☐ Zvukové záznamy
☐ Jiné kategorie údajů: .
Kategorie zpracování
Xxx Xxxxxxx dohoda o poskytování právních služeb