Комуникация и доклади Примерни клаузи

Комуникация и доклади. 76 6.10.1. Встъпителен доклад 77 6.10.2. Междинни доклади 77 6.10.3. Окончателен доклад 78

Комуникация и доклади. За оперативно управление на работата по договора ще се провеждат срещи между ръководните екипи от страна на Изпълнителя и Възложителя с периодичност минимум веднъж месечно. На срещите ще се разглеждат оперативни въпроси, ще се отчита напредъкът по изпълнение на дейностите, плановете за следващия период на изпълнение на договора и възникналите проблеми, вкл. ще се отчита статусът на всички регистрирани от Възложителя проблеми за периода. В процеса на изпълнение на дейностите от настоящия документ, представители на Възложителя и Изпълнителя могат да инициират работни срещи за уточняване на неясноти и изисквания за актуализиране, за дискутиране и решаване на възникнали проблеми. За целта иницииращата страна следва да уведомява другата по електронен път (имейл) като предварително се заявява целта на срещата и темата за дискусия, на база на което съответният ръководител – координаторът по договора от страна на Възложителя и ръководителят на екипа от страна на Изпълнителя - ще определят експертите, които трябва да вземат участие. От срещите ще се изготвя протокол, който ще бъде неразделна част от документацията по изпълнението на дейността. Ангажимент за изготвяне на протокола има Изпълнителят. Протоколът от срещата ще бъде изпращан в електронен формат до всички присъствали лица в 3 дневен срок след провеждане на срещата. В едноседмичен срок след изпращането на всеки протокол, Изпълнителят ще нанесе получените коментари и предложения за редакция. След края на този срок ще се счита, че всички присъствали на срещата са съгласни с вписаните в протоколите решения. Управлението на комуникацията трябва да включва изготвяне на минимум следните регулярни доклади за статуса и напредъка на изпълнението на поръчката: Встъпителният доклад трябва да бъде предоставен до един месец от подписването на договора и да съдържа описание минимум на: Подробен работен план и актуализиран времеви график по дейности, поддейности и локации за периода на проекта;

Комуникация и доклади. За да се гарантира успешно изпълнение на поръчката, трябва да има добре организирана проектна комуникация. За целта Участниците трябва да изложат в своите предложения подробно предложение за организация на проектната комуникация, което да съдържа описание на управленската структура и начина на управление на комуникацията между страните и екипите. Управлението на комуникацията трябва да включва изготвяне на минимум следните регулярни доклади за статуса и напредъка на проекта: Встъпителен доклад, който се изготвя не повече от месец след началото на изпълнението, като трябва да съдържа конкретизирани цели и задачи на проекта; Междинни доклади с регулярен характер, посредством които се следи статуса на проекта и своевременно се индикират рискове, проблеми и подходи за посрещането им; Заключителен доклад с обобщение на изпълнението на проекта. Тези доклади имат комуникационна и организационна роля и са различни от докладите, които трябва да бъдат изготвени като продукти от различните проектни дейности, описани в настоящото техническо задание. Всеки Участник трябва да опише структурирания подход и методологията относно организираната проектна комуникация при изпълнението на проекта.