Development of a Legal Contract and Case Management System

عقد إنشاء وتطوير نظام لإدارة للعقود والقضايا القانونية

Development of a Legal Contract and Case Management System

بعون الله و▇▇▇▇▇▇ أنه في يوم: بتاريخ: 04/12/1445هـ الموافق: 10/06/2024م تم تحرير هذه العقد بين كل من: - شركة الأمجاد للتجارة والصناعة مساهمة مقفلة تحمل سجل تجاري رقم (▇▇▇▇▇▇▇▇▇▇) ▇▇▇▇ ▇▇▇▇▇▇▇ وعنوانها: مدينة (جدة) ، ويمثلها في هذه العقد المهندس/▇▇▇▇ ▇▇▇▇▇▇▇ ▇▇▇▇▇ ▇▇▇▇▇/الرئيس التنفيذي. ويشار إليه فيما بعد بـ (الطرف الأول). منتراف أرابيا لتقنية المعلومات، هي شركة فردية تحمل سجل تجاري رقم 1010954025، ومقرها الرئيسي يقع في طريق ▇▇▇ ▇▇ ▇▇▇▇، حي الملقا، الرياض 13521، المملكة العربية السعودية، ويمثلها في هذه العقد الأستاذ/ ▇▇▇▇▇ ▇▇▇▇▇▇ بصفته/ مدير ويشار إليه فيما بعد بـ (الطرف الثاني). التمهيد حيث أن الطرف الأول شركة تمتلك وتدير محلات قائمة ومتخصصة تعمل في مجال تجارة (البن وإعداد وبيع مشروبات القهوة والشاي الباردة والساخنة والمشروبات المثلجة والمعجنات وتوابعها) وفقاً لمواصفات خاصة بها وتتميز بها تحت الاسم التجاري والعلامة التجارية (بارنز)، وحيث أن الطرف الثاني، هي شركة متخصصة في تقديم خدمات وتتمتع بخبرة باستخدام التكنولوجيا والذكاء الاصطناعي في إنشاء وتطوير نظام لإدارة العقود, القضايا والشوؤن القانونية. لذلك يسعى الطرف الأول إلى الاستفادة من خدمات إدارة العقود والقضايا والشوؤن القانونية بالذكاء الاصطناعي المقدمة من الطرف الثاني. وبناءً على هذا السياق ونطاق العمل المحدد في الملحق رقم (1) أتفق الطرفان وهما بكامل الأهلية المعتبرة شرعاً ونظاماً على الشروط التالية: حجية التمهيد: يعتبر التمهيد المذكور أعلاه جزء لا يتجزأ من هذه العقد يقرأ ويفسر معه. المادة (1): ملاحق العقد يتكون العقد من الوثائق الآتية: 1.1.1 العرض المقدم من الطرف الثاني في تاريخ 30/04/2024م (ملحق1). المادة (2): نطاق العمل 1- يجب على الطرف الثاني تقديم خدمات إنشاء وتطوير نظام إدارة الشوؤن القانونية باستخدام الذكاء الاصطناعي على النحو المحدد في الملحق (1). 2- يشمل نطاق العمل، على سبيل المثال لا الحصر، ما يلي: أ) إدخال وحفظ بيانات العقود والقضايا. ب) إدارة المواعيد والجداول الزمنية لإجراءات الإدارة القانونية. ج) توليد تقارير وإحصائيات عن حالة العقود والقضايا. د) إنشاء نظام تنبيهات وتذكيرات بالمواعيد والمهام المستحقة. ه) تحليل النصوص القانونية والعقود. و) ضمان توافق البرامج مع متطلبات الأمن والخصوصية المعلوماتية. ز) تدريب شامل للموظفين المستخدمين. ح) توفير خدمات الدعم الفني المستمر والاستجابة السريعة لأي مشاكل أو استفسارات. ط) استخدام الذكاء الاصطناعي في الإجابة على الاستفسارات القانونية وتحليل النصوص القانونية والعقود. ي) تقديم تقارير ربع سنوية توضح تقييم ومدى صحة طريقة استخدام موظفي الطرف الأول للنظام. ك) ربط النظام المعد بموجب هذا العقد مع نظام (ERP) الخاص بالطرف الأول. المادة (3): قيمة العقد وطريقة السداد اتفق الطرفان أن قيمة إنشاء النظام مبلغ وقدره (21,000) دولار تدفع مرة واحدة طوال مدة العقد شاملة ضريبة القيمة المضافة، طريقة سدادها كالتالي:- (30%) من قيمة إنشاء النظام عند توقيع هذا العقد. (30%) من قيمة إنشاء النظام بعد الإنتهاء من تنفيذ المرحلة الأولى. (30%) من قيمة إنشاء النظام بعد الإنتهاء من تنفيذ المرحلة الثانية والثالثة. (10%) من قيمة العقد بعد مدة شهر من انتهاء التنفيذ وتجربة الطرف الأول للنظام. 2-اتفق الطرفان على أن يدفع الطرف الأول للطرف الثاني قيمة الاشتراك السنوي للنظام مبلغ وقدره (41,000) دولار/سنويًا شاملة ضريبة القيمة المضافة بعد الانتهاء من فترة تجربة النظام، ويكون سداد القيمة مُقسمًا على دفعتين/بالسنة. المادة (4): مدة العقد 4.1 يقر الطرفان على أن تكون مدة هذا العقد (3) سنوات تبدأ من تاريخ توقيع شهادة إنجاز المشروع. 4.2 يقر الطرف الثاني أن مدة تنفيذ وإنشاء النظام (3) أشهر من تاريخ تحويل الدفعة الأولى من قيمة إنشاء النظام. المادة (5): إنهاء العقد والانتهاء في حالة عدم قدرة الطرف الثاني على تنفيذ أعمال هذا العقد المشار إليها في الملحق رقم (1) ، يحق للطرف الأول إنهاء هذا العقد والمطالبة بجميع المبالغ المدفوعة، واسترداد قيمة الدفعات المرتبطة بالأعمال التي لم يتم تنفيذها. يحق للطرف الأول إنهاء العقد في حال عدم التزام الطرف الأول بالالتزامات الزمنية المحددة في الملحق رقم (1) لتنفيذ الأعمال، ويحق للطرف الثاني المطالبة بجميع المبالغ المدفوعة، واسترداد قيمة الدفعات المرتبطة بالأعمال التي لم يتم تنفيذها. يحق للطرف الأول إنهاء الاشتراك السنوي للنظام أو عدم تجديده بإرادته المنفردة بأي وقت من السنة دون موافقة الطرف الثاني. المادة (6): العناوين والمراسلات 1. اتفق الطرفان يكون البريد الإلكتروني هو الوسيلة المعتمدة في المراسلات والإشعارات. 2. تكون جميع المراسلات والإشعارات على العناوين الموضحة أدناه : الطرف الأول: الاسم/ إسراء ▇▇▇▇ ▇▇▇▇▇ الصفة/ كبير مستشار قانوني مساعد البريد الإلكتروني/ ▇.▇▇▇▇▇▇▇▇@▇▇▇▇▇▇▇▇▇▇▇▇▇.▇▇▇ ▇▇▇▇▇@▇▇▇▇▇▇▇▇▇▇▇▇▇.▇▇▇ الطرف الثاني: الاسم/ ▇▇▇▇▇ ▇▇▇▇▇▇ الصفة/ مدير البريد الإلكتروني/ ▇▇▇▇▇@▇▇▇▇▇.▇▇▇ المادة (7): الأمن والخصوصية 1. يلتزم الطرف الثاني بتطبيق التدابير الفعالة لحماية النظام وبيانات الطرف الأول ومستخدميه من الوصول غير المصرح به، والاختراقات، والتهديدات الإلكترونية. وتشمل هذه التدابير على سبيل المثال لا الحصر: - تشفير البيانات. - ضوابط الوصول. - إجراء مراجعات أمنية دورية. - الامتثال لأنظمة وقوانين الخصوصية ذات الصلة. 2. يتعهد الطرف الثاني بضمان سرية وسلامة وتوافر بيانات المستخدمين طوال مدة العقد. 3. يتحمل الطرف الثاني التكاليف المترتبة على تطبيق وصيانة تدابير الأمن والخصوصية المشار إليها في هذه المادة. المادة (8) حقوق الملكية الفكرية 1. يقر الطرف الأول ويوافق على أن جميع حقوق الملكية الفكرية، بما في ذلك على سبيل المثال لا الحصر: براءات الاختراع، وحقوق المؤلف، والعلامات التجارية، والأسرار التجارية، والمعرفة الفنية، المتعلقة بالتكنولوجيا والبرمجيات والذكاء الاصطناعي المستخدمة من قبل الطرف الثاني في تنفيذ النظام بموجب هذا العقد، ستظل ملكية حصرية للطرف الثاني. 2. يوافق الطرف الثاني على استخدام الطرف الأول لحقوق الملكية الفكرية فقط لأغراض وحدود تنفيذ هذا العقد والخدمات المقدمة. المادة (9): المعلومات السرية يلتزم الطرفان بعدم كشف المعلومات السرية في أي وقت، لأي شخص بأي معلومات سرية تتعلق بتنفيذ هذا العقد عىى سبيل المثال وليس الحصر: (الأسرار التجارية، البيانات المالية، الملكية الفكرية، أصحاب المصلحة والمزودين) لأي طرف ثالث دون موافقة خطية. يجوز للطرفان الكشف عن معلومات الطرف الآخر السرية لموظفيه وممثليه أو مستشاريه لأغراض ممارسة حقوق الطرف الآخر أو تنفيذ التزاماته بموجب العقد أو فيما يتعلق به. ويلتزم الطرفان بالتأكد من أن موظفيه وممثليه أو مستشاريه الذين يكشف لهم معلومات الطرف الآخر بالتزامهم لهذه المادة. لا يجوز للطرفان استخدام أي معلومات سرية للطرف الآخر لأي غرض آخر غير ممارسة حقوقه وأداء التزاماته بموجب هذا العقد أو فيما يتعلق به. تستمر أحكام هذه المادة بعد انتهاء هذا العقد لمدة خمس (5) سنوات. المادة (10): الاختصاص القضائي في حالة حدوث نزاع أو خلاف بين الطرفين، يتم تطبيق القانون المعمول به في المملكة العربية السعودية. يتعين على الطرفين أولاً المحاولة الجادة لحل النزاع بطرق التفاوض والتسوية الودية في غضون مدة لا تزيد عن خمسة عشر يومًا. إذا فشلت هذه المحاولات، يتم تقديم النزاع للمحكمة المختصة في مدينة جدة بموجب القوانين السارية في المملكة العربية السعودية. المادة (11): نسخ العقد واللغة المعتمدة حررت هذه العقد من نسختين أصليتين بيد كل طرف نسخة للعمل بموجبها، واتفق الطرفان في حال اختلاف لغتين العقد عن تفسير معاني ومفاهيم بنود العقد فأن اللغة العربية هي اللغة المعتمدة. وقد تفاهم الطرفان على الوفاء بالعقد وحسن المعاملة وإعطاء كل ذي حق حقه. التوقيع: الطرف الأول: شركة الأمجاد للتجارة والصناعة المفوض بالتوقيع عنها: م.▇▇▇▇ ▇▇▇▇▇▇▇ ▇▇▇▇▇ التوقيع والختم: الطرف الثاني: منتراف أرابيا لتقنية المعلومات المفوض بالتوقيع عنها: التوقيع والختم:

On the date 10/06/2024 this contract was executed between the following parties: Al-Amjad Trading and Manufacturing Company, a Closed joined Saudi company with CR number (▇▇▇▇▇▇▇▇▇▇), located in Jeddah. This contract is signed by Eng. ▇▇▇▇▇▇▇▇ ▇▇▇▇▇▇▇▇ ▇▇▇▇▇▇ As CEO Hereinafter referred to as "First Party." Mantarav Arabia for Information Technology, a sole proprietorship, bearing CR No. 1010954025 with its primary place of business at ▇▇▇▇ ▇▇▇▇ ▇▇▇ ▇▇▇▇▇ ▇▇, ▇▇ ▇▇▇▇▇, ▇▇▇▇▇▇ ▇▇▇▇▇, ▇▇▇▇▇ ▇▇▇▇▇▇, this contract is signed by Mr. ▇▇▇▇▇▇ ▇▇▇▇▇▇ as Manager. Hereinafter referred to as "Second Party." Preamble Whereas the First Party is, a company specialized in preparing and selling coffee, tea, cold and frosted beverages under the trade name and the trademark (Barn’s), and Whereas the Second Party is a specialized company that provides services and possesses expertise in utilizing technology and artificial intelligence in creating and developing a system for contract, case management and Legal Affairs, Therefore, the First Party seeks to benefit from the services with artificial intelligence provided by the Second Party. Based on this context and the specified scope of work in Appendix (1), the two parties, being legally and statutorily competent, agree to the following terms: Article (1): Governing Documents 1.1 The contract consists of the following documents: 1.1.1 Proposal submitted by the Second Party on 30/04/2024 (Appendix 1). Article (2): Scope of Services: 1- The Second party must create and develop a system for Legal Affairs using artificial intelligence as specified in Appendix (1). a) Entering and storing data for contracts and cases. b) Managing schedules and timelines for legal administration procedures. c) Generating reports and statistics on the status of contracts and cases. d) Establishing an alert and reminder system for due dates and tasks. e) Analyzing legal texts and contracts. f) Ensuring the software's compliance with information security and privacy requirements. g) Providing comprehensive training for the user employees. h) continuous technical support and prompt response to any problems or inquiries. i) The use of artificial intelligence in answering legal inquiries and analyzing legal texts and contracts. j) Provide quarterly reports evaluating the use of the system by the First Party's employees. k) Integrate the system with the First Party's ERP system. Article (3) Contract Cost and Payment Method: 1- The two parties agreed that the cost of system development amounts to ___, payable once throughout the contract period, including value-added tax. The payment method is as follows: - 30% of the system development cost upon signing this contract. - 30% of the system development cost after completing the implementation of the first phase. - 30% of the system development cost after completing the implementation of the second and third phases. - 10% of the contract value after one month from the completion of the implementation and the first party's trial of the system. 2- The two parties agreed that the first party will pay the second party an annual subscription fee for the system, amounting to ___ per year, including value-added tax, after the completion of the system's trial period. The payment of the fee will be divided into two installments per year. Article (4): Duration 4.1The parties agree that the duration of this contract shall be (3) years, starting from the date of signing the project completion certificate. 4.2 The second party acknowledges that the implementation and creation of the system shall take (3) months from the date of the first installment payment of the system creation cost. Article (5): Termination and Completion If The Second Party is unable to execute the works referred to in Appendix (1) of this contract, The First Party has the right to terminate the contract and claim for the full amount paid, including the refund of payments associated with the unexecuted works. The First Party has the right to terminate the contract if The Second Party fails to comply with the specified time obligations in Appendix (1) for executing the works. And in such case, the First Party is entitled to claim for the full amount paid, including the refund of payments associated with the unexecuted works. The first party has the right to terminate or not renew the annual subscription for the system at any time during the year, solely at its own discretion, without the approval of the second party. Article (6): Addresses and Correspondence 1. The Parties agree that email should serve as the official method for all correspondence and notifications. 2. All correspondence and notifications shall be sent to the following addresses: First Party: Name: ▇▇▇▇▇ ▇▇▇▇▇▇▇▇ ▇▇▇▇▇▇▇▇ Position: Senior Legal Advisor Assistant Email:▇.▇▇▇▇▇▇▇▇@▇▇▇▇▇▇▇▇▇▇▇▇▇.▇▇▇ ▇▇▇▇▇@▇▇▇▇▇▇▇▇▇▇▇▇▇.▇▇▇ Second Party: Name: ▇▇▇▇▇▇ ▇▇▇▇▇▇ Position: Manger Email: ▇▇▇▇▇@▇▇▇▇▇.▇▇▇ Article (7): Security & Privacy Measures 1. The Second Party shall implement effective measures to protect the system, the data of the First Party, and its users from unauthorized access, breaches, and cyber threats. These measures include, but are not limited to: - Data encryption - Access controls - Conducting regular security audits - Compliance with relevant privacy laws and regulations 2. The Second Party shall ensure the confidentiality, integrity, and availability of user data throughout the duration of the contract. 3. The Second Party shall bear the costs associated with the implementation and maintenance of the security and privacy measures referred to in this clause. Article (8): Intellectual Property Rights The First party agrees that all intellectual property rights, including but not limited to: patents, copyrights, trademarks, trade secrets, and technical knowledge, related to the software, and artificial intelligence used by the Second Party in the implementation of the system under this contract, shall remain the exclusive property to the Second Party. The Second Party agrees that the First Party use of the intellectual property rights shall be limited solely for the purposes and within the scope of the execution of this contract and the services provided. Article (9): Confidential Information Both Parties shall not disclose any Confidential Information at any time to any person, including but not limited to: (trade secrets, financial data, intellectual property, stakeholders and suppliers) of the other Party to any third party without prior written consent. Both Parties may disclose the other Party's Confidential Information to their employees, representatives or advisors for the purpose of exercising the other Party's rights or performing its obligations under this Contract. The Parties shall ensure that their employees, representatives or advisors to whom the other Party's Confidential Information is disclosed are bound by the obligations of this clause. Both Parties shall not use any Confidential Information of the other Party for any purpose other than the exercise of their rights and the performance of their obligations under this Contract. The provisions of this clause shall survive the termination of this Contract for a period of five (5) years. Article (10): Jurisdiction If any dispute arises between the parties, the laws of the Kingdom of Saudi Arabia shall be applicable. The parties shall make a genuine effort to resolve the dispute amicably through negotiation and settlement within a period not exceeding fifteen days. If such efforts fail, the dispute shall be referred to the competent court in Jeddah, and the laws of Saudi Arabia shall be enforced. Article (11): Copies of the Contract the authorized language. This contract has been prepared in two original copies, with each party retaining one copy. Both copies shall be binding and enforceable according to their contents. The two parties agree that in the event of any discrepancy between the two language versions of this contract regarding the interpretation of the meanings and concepts of its clauses, the Arabic language shall prevail as the authoritative language. The parties agree to comply with the provisions of the contract, treat each other with fairness and respect, and ensure that all rights are duly granted to the rightful party. Signature: First Party: Al-Amjaad Trading and Manufacturing Co. Authorized Signatory: Eng.▇▇▇▇▇▇▇▇ ▇▇▇▇▇▇▇▇ ▇▇▇▇▇▇ Signature and Stamp: Second Party: Mantarav Arabia for Information Technology Authorized Signatory: Signature and Stamp: