Allmänna villkor för bidrag

”Beslutsbrevet” avser UHR:s meddelande om beslut om beviljat bidrag och överenskommelse som går ut via e-post till projektägaren. I beslutsbrevet framgår vilka dokument som ingår i överenskommelsen och i vilken ordning de gäller.

”Beviljad ansökan” eller ”Projektansökan och beviljat bidrag” avser det elektroniska dokument som innehåller uppgifter om det beviljade projektets omfattning och bidrag som UHR har beslutat om. Beviljad ansökan finns under Mina sidor i ansökningssystemet.

”Bidrag” avser finansiellt stöd från UHR till projektägare för aktuell projektperiod. Bidraget omfattar praktikantschabloner. För vidareförmedlande organisationer ingår även bidrag för administration och bidrag för seminarier och platsbesök – om det ingår i projektansökan och blivit beviljat.

”Partnerorganisation” är den organisation i ett låg- eller medelinkomstland där praktikanten genomför utlandsdelen av praktikperioden.

”Projektet” är de samlade aktiviteter som projektägaren beviljats bidrag för att

genomföra.

”Projektdeltagare” är de praktikanter eller personal på organisationer som genomför aktiviteter som finansieras inom projektet. Projektdeltagare är inte avtalande part gentemot UHR.

”Projektägare” är den organisation som skickar in en projektansökan och som

UHR betalar ut bidraget till. Projektägaren är avtalande part gentemot UHR.

”Projektperiod” är den period där samtliga aktiviteter och alla projektets

kostnader sker.

”Sändande organisation” är den svenska organisation som i samarbete med en partnerorganisation ansvarar för rekrytering och genomförande inom programmet. Inom Praktikantprogrammet Direktförmedlande är projektägaren även sändande organisation.

”Tredje part” är en registrerad organisation till vilken projektägaren helt eller delvis vidareförmedlar bidraget och som inte är avtalande part gentemot UHR. En projektdeltagare är inte tredje part.

”Överenskommelsen” avser UHR:s och projektägarens respektive åtagande och är att likställa med ett ingånget avtal. I överenskommelsen ingår nedan listade texter som har företräde i följande ordning

1. Av UHR godkända tillägg och ändringar

2. Beslut och överenskommelse om beviljat bidrag (beslutsbrev via e-post)

3. Projektbeskrivning och beviljat bidrag, se Mina sidor i ansökningssystemet

4. Allmänna villkor för bidrag inom Praktikantprogrammet 2021

5. Uppdragskrivning för revisor Praktikantprogrammet 2021

6. Särskilda villkor gällande bidrag för Direktförmedlande organisationer gällande inresande praktikanter, Praktikantprogrammet 2021

Om programmet

Praktikantprogrammet ger unga svenskar som är intresserade av utvecklingsfrågor möjlighet att utveckla sin kännedom om utvecklingssamarbete och global utveckling samt återföra kompetens och engagemang främst till det civila samhället i Sverige. Programmet bidrar också till att stärka partnerskap mellan svenska och utländska organisationer.

Universitets- och högskolerådet ansvarar för Praktikantprogrammet med finansiering från Sida.

Mål med programmet

Ur ett biståndspolitiskt perspektiv strävar programmet efter att:

a) Bredda och fördjupa kompetens inom den svenska resursbasen, kopplat till det globala genomförandet av Agenda 2030, såväl på individuell nivå som på institutionell nivå.

b) Bidra till stärkta partnerskap mellan organisationer i Sverige och organisationer i låg- och medelinkomstländer.

Ur ett utbildningspolitiskt perspektiv strävar programmet efter att:

c) Stärka övergång mellan studier och arbetsliv samt internationell och interkulturell kompetens och förståelse hos unga personer i Sverige.

§ 1 – Överenskommelsen mellan UHR och projektägaren

När ansökan skickas in accepterar projektägaren villkoren för ingående av överenskommelse med UHR. Överenskommelsen träder i kraft det datum UHR fattar beslut om beviljat bidrag. Överenskommelse gäller oavsett om det beviljade beloppet motsvarar ansökt belopp eller inte.

§ 2 – Överenskommelsens giltighetstid

Ingången överenskommelse är att betrakta som ett avtal. Överenskommelsens avtalsperiod gäller från och med det datum då beslut om tilldelning av medel görs och då startar även projektperioden. Projektperioden varar till sista möjliga rapporteringsdag, 2023-11-30. Avtalsperioden fortsätter att gälla 12 månader efter sista rapporteringsdatum för att säkerställa att handläggning av rapporter med eventuella kompletteringar, samt återbetalning av återkrav ska kunna göras. Om projektperioden skulle förlängas så att sista rapporteringsdag inträffar senare än 2023-11-30, förlängs även avtalsperioden motsvarande tid.

Om UHR:s finansiär, Riksrevisionen eller annan intern eller extern revisor lyfter behov av kompletteringar eller förtydliganden, förbehåller sig UHR rätten att återgå till projektägaren även efter att avtalsperioden har löpt ut.

Projektägaren är skyldig att spara verifikationer och annat relevant finansiellt underlag från projektet i minst två år efter det att slutrapportering har lämnats in.

§ 3 – Behörig ansökare

Behöriga ansökare inom programmet är de sexton organisationer inom det civila samhället som är så kallade strategiska partnerorganisationer (SPO) till Sida 1. Dessa organisationer kan söka till Praktikantprogrammet på två olika sätt.

Som direktförmedlande organisation förmedlar SPO själva praktikantplaceringarna direkt inom den egna organisationen och/eller till sina partnerorganisationer, i nära dialog med dessa organisationer.

Som vidareförmedlande organisation kan SPO söka praktikantschabloner för andra svenska organisationers räkning som i sin tur förmedlar praktikantplaceringarna direkt inom den egna organisationen och/eller till sina partnerorganisationer, i nära dialog med dessa organisationer.

1 Afrikagrupperna, Civil Rights Defenders, Diakonia, Forum Civ, Individuell Människohjälp, Kvinna till Kvinna, Naturskyddsföreningen, Xxxx Xxxxxx Internationella Center, Plan International Sverige, RFSU, Rädda Barnen, Svenska Kyrkan, Svenska missionsrådet, Union to Union, Världsnaturfonden och We Effect.

§ 4 – Behöriga deltagare

Enskilda individer som deltar i Praktikantprogrammet ska uppfylla följande villkor:

- Inte tidigare ha deltagit i Praktikantprogrammet. (undantag ges här för avbrott som en direkt följd av Covid-19-pandemin)

- Fylla minst 20 år det år som praktikperioden påbörjas.

- Vara svensk medborgare eller ha permanent uppehållstillstånd i Sverige. Nordiska medborgare ska ha varit folkbokförda i Sverige under minst ett år vid tidpunkten för avresan.

- Inte vara eller tidigare ha varit anställd av den projektägande eller sändande organisationen. Undantag kan göras för kortare visstidsanställningar om en förfrågan ställs till Universitets- och högskolerådet.

§ 5 – Bidrag för genomförande

Bidraget beviljas i form av ett schablonbelopp. För 2021 är det 93 000 kronor för varje praktikant. Möjlighet finns att söka extra bidrag för merkostnader för att möjliggöra deltagande för personer med funktionsnedsättning.

För vidareförmedlande organisationer gäller dessutom följande:

- Bidrag för administration. Detta uppgår till tre procent av den sammanlagda summan för praktikantschablonerna. De organisationer som vidareförmedlar till minst tre organisationer får även 30 000 per vidareförmedlande organisation.

- Bidrag för seminarier, i syfte att stärka förberedelser, uppföljning och utvärdering. Stöd kan utgå om maximalt 20 000 kronor per seminarium för organisationer som vidareförmedlar till minst tre organisationer. Maximalt två seminarier per ansökan kan beviljas.

- Bidrag för platsbesök. Stöd kan utgå om maximalt 30 000 kronor per projekt för uppföljningsresa-(or) för organisationer som vidareförmedlar till minst tre organisationer.

§ 6 – Ersättningsgilla kostnader

Ersättningsgilla kostnader ska ha uppkommit under projektperioden i enlighet med nedanstående villkor. Kostnader som täcks av bidrag från annan part eller på annat sätt, är inte ersättningsgilla.

Ersättningsgilla kostnader ska:

• finnas med i projektansökan och beviljad budget och vara godkända av UHR.

• vara berättigade enligt programomgångens regler.

• kunna identifieras och verifieras i projektägarens bokföring.

• vara rimliga och följa principerna om ansvarsfull ekonomistyrning, framförallt

vad avser hushållning med resurser och kostnadseffektivitet.

• gällande resor inom projekten, motsvara biljett till lägsta tillgängliga pris enligt The International Air Transport Association, IATA.

• i de fall de är personalrelaterade vara i enlighet med kollektivavtal.

• gällande löner, bokföras på ett systematiskt sätt under hela projektperioden och kunna verifieras med underliggande dokumentation.

Ersättningsgilla kostnader är:

Administrationskostnader hos projektägaren och sändande organisation/partnerorganisation.

För- och efterarbete som gäller praktikanterna, inklusive kostnader som inte är direkt relaterade till projektaktiviteterna men som uppstår för att hantera projektet och bidraget (till exempel kostnader för ekonomipersonal, ledning, juridiskt stöd, IT, hyra och kontorsmaterial).

Revision

Kostnader för revision av projektets slutrapportering ska också anges som administrationskostnader.

Resekostnader

I resekostnader ingår kostnader för boende, försäkringar, material, resor till, från och inom praktiklandet, avbeställningsskydd, traktamente, vaccination och visum.

Utrustning

Inköp av utrustning och varor kan vara ersättningsgilla kostnader. Om utrustning och varor köps in med finansiering från projektbudget ska tillgångarna kvarstå hos projektägaren eller partnerorganisationen. Inköp inom praktikantprojektet ska beskrivas i ansökan och i slutrapporten till UHR.

För vidareförmedlande organisationer är inköp av utrustning och varor från projektets budget inte tillåtet, om inget annat angivits i beslutsbrevet.

§ 7 – Utbetalning

Utbetalning sker till det plus- eller bankgironummer som angetts i ansökan i svenska kronor (SEK) och i enlighet med vad som föreskrivs i beslutsbrevet. Ingen rekvisition behövs.

Projektägaren säkerställer att endast behöriga personer disponerar kontot.

§ 8 – Vidareförmedling av medel till tredje part

Om projektet inkluderar vidareförmedling av medel från projektägaren till tredje part, ska det framgå i projektansökan. Projektägaren ska alltid ingå avtal

med tredje part innan bidraget förmedlas vidare. Projektägaren ska ansvara för och säkerställa att alla tillämpliga villkor för bidraget förs vidare i avtal med tredje part, och i alla efterföljande led om tredje part förmedlar bidraget vidare.

Om tredje part ska genomföra upphandlingar, ska de godkännas av UHR och följa Sidas Procurement Guidelines eller annat regelverk. Sida har rätt att utföra särskild revision av tredje parts upphandlingar.

Projektägaren är ansvarig för att följa upp vidareförmedlade bidrag. Uppföljningen omfattar såväl värdering av tredje parts organisationskapacitet, intern kontroll och riskhantering som uppföljning och utvärdering av verksamheten. Om vidareförmedlade medel uppgår till 100 000 kronor eller mer ska projektägaren säkerställa att de vidareförmedlade medlen underställs revision (se §13).

§ 9 – Förberedelser och genomförande

De personer som deltar i programmet ska gå en förberedelsekurs hos den sändande organisationen. Det är viktigt att varje enskild organisation noga förbereder sina praktikanter utifrån de förhållanden som gäller för respektive kontext.

Sändande organisation ansvarar vidare för att:

• ingen deltagaravgift eller andra utgifter med direkt koppling till

praktikantplaceringen tas ut av praktikanter för att delta i programmet.

• varje utsänd praktikant har en kontaktperson hos den sändande organisationen som också ansvarar för att ge praktikanten ledning och stöd under hela praktikperioden.

• partnerorganisationen har kapacitet att ta emot en praktikant.

• varje praktikant har en handledare hos partnerorganisationen.

• varje praktikant har blivit informerad om och har accepterat de villkor och skyldigheter som ingår i överenskommelsen mellan sändande organisation och partnerorganisationen, innan praktiken påbörjas.

• praktikanten inte ersätter ordinarie eller lokal personal.

• det ömsesidiga lärandet är fokus under praktikperioden.

• intyg utfärdas till praktikanten efter avslutad praktikperiod.

Inför varje placering ska den sändande organisationen även upprätta en projektplan i nära samråd med partnerorganisationen. Planen ska innehålla:

• beskrivning av syfte och praktikuppgifter.

• intyg om att praktikanttjänstgöringen gäller för minst 16 veckor hos partnerorganisation.

• presentation av partnerorganisationen i praktiklandet som styrker att den

har resurser att ta emot och handleda praktikanten.

• plan för förberedelse, handledning och uppföljning samt en grundläggande

handlingsplan för risk- och krishantering.

Efter att praktiken hos partnerorganisationen är avslutad återstår efterarbete hos den sändande organisationen. De kunskaper och erfarenheter praktikanten fått ska spridas och kopplas till aktörer i Sverige som kan ha nytta av dessa ur ett utvecklingssamarbetesperspektiv.

§ 10 – Giltiga länder

Giltiga länder för att genomföra praktik är de länder som återfinns på OECD/DAC:s lista över giltiga samarbetsländer det datum då ansökan till Praktikantprogrammet öppnar.

§ 11 – Tid för praktik

Praktiken ska genomföras under minst 20 veckor varav minst 16 veckor hos partnerorganisationen i ett låg- eller medelinkomstland. Då praktiken utomlands ska vara minst 16 veckor ger det utrymme för fyra veckors praktik i Sverige. Praktikanten kan under dessa veckor delta i kurser, förberedelser och efterarbete. Hur veckorna fördelas innan och efter praktikperioden utomlands avgör den sändande organisationen.

§ 12 – Rapportering

När projektet är avslutat ska projektägaren skicka in en slutrapport till UHR. Slutrapporteringen sker online. Länken till rapportformuläret finns i ansökningssystemet för Praktikantprogrammet och inloggning sker med samma uppgifter som vid ansökan. Slutrapporten ska omfatta både en narrativ rapport och en finansiell rapport och vara inskickad till UHR innan projektperiodens slut. Projektägaren ansvarar för att Universitets- och högskolerådets enkät besvaras av respektive praktikant direkt efter avslutad praktikantplacering. Deltagarenkäten finns i ansökningssystemet.

När det gäller den narrativa slutrapporten ska den analysera uppnådda resultat i förhållande till förväntade resultat för projektet och Praktikantprogrammet. Den ska innehålla en redogörelse för genomförda åtgärder för att hantera risker och i övrigt besvara de frågor som ställs i formatet för rapporten.

Ifråga om den finansiella slutrapporten gäller följande:

• Projektägaren ska fylla i UHR:s rapportformulär i det digitala

ansökningssystemet och bifoga mallen för finansiell redovisning.

• Den finansiella rapporten ska redovisa godkänd budget mot utfall för den av UHR beviljade budgeten för aktuell projektperiod. Beviljat bidrag ska i detta avseende likställas med godkänd budget.

• Bokföringsprincip (kontantprincip eller bokföringsmässiga grunder) ska anges.

• Princip för att beräkna den nedlagda tid/lönekostnad, inklusive eventuell overhead, som debiterats projektet ska anges. Den använda principen måste kunna verifieras och följas upp genom revision.

• Den princip som använts för beräkning av valutakursdifferenser ska anges.

Eventuella valutakursvinster eller -förluster ska redovisas.

• De rapporterade kostnaderna ska kunna härröras från organisationens

bokföring.

• Ränta som ackumulerats från UHR:s bidrag ska redovisas.

• De redovisade kostnaderna måste ha tillräckliga underlag.

• Ekonomiskt ansvarig på organisationen ansvarar för innehållet i rapporten

och ska intyga att de uppgifter som lämnas är korrekta.

Tilläggskrav när organisationen vidareförmedlar medel till efterföljande led.

• Medel som vidareförmedlats till samarbetspart ska redovisas i belopp per samarbetspart.

• Organisationen ska ha underskrivna giltiga avtal med sin partnerorganisation och eventuella parter i efterföljande led.

• Organisationen är ansvarig för att revision av partnerorganisation och parter i efterföljande led utförs i enlighet med de krav som bestäms i överenskommelsen mellan organisationen och UHR.

• Organisationen ska göra dokumenterade ställningstaganden till den revisionsrapportering som inkommer från partnerorganisationen och parter i efterföljande led och tillse att rekommendationerna i revisionsrapportering följs upp.

§ 13 – Revision

Om det beviljade bidraget från UHR överstiger 100 000 SEK är projektägaren ansvarig för att slutrapporten genomgår en extern revision enligt International Standards of Auditing (ISA) samt en särskild granskning enligt SNT 4400.

Revision och granskning ska utföras av en auktoriserad revisor som är extern, oberoende och kvalificerad. UHR:s mall för uppdragsbeskrivning för revisor ska tillämpas. Avsteg från uppdragsbeskrivningen kräver UHR:s godkännande i förväg.

Revisorns rapportering ska innehålla en oberoende revisors rapport enligt XXX. Om det finns iakttagelser ska revisor också ta fram ett Management letter. Om revisorn bedömer att inga iakttagelser eller svagheter identifierats som

föranleder ett Management letter, ska denna förklaring framgå av revisorns rapportering. Slutligen ska revisorn ta fram en separat rapport över faktiska iakttagelser enligt SNT 4400.

Projektägaren ska inkomma med ett Management response om det finns iakttagelser eller rekommendationer som framgår av revisorns rapportering.

Projektägaren ska samarbeta med och bistå UHR vid eventuella tilläggsgranskningar, uppföljningar och revisioner som UHR kan komma att begära. Även Xxxx och Riksrevisionen har rätt att granska hur projektmedel inom ramen för det svenska biståndet använts. Projektägaren ska lämna de uppgifter som efterfrågas och behövs för granskning.

Bidrag som projektägaren vidareförmedlat till en tredje part ska underställas revision hos parten om summan överstiger 100 000 SEK. Vid vidareförmedling av bidrag ska projektägaren se till att UHR, Sida och Riksrevisionen har rätt att granska hur de vidareförmedlade medlen använts, och att tredje part lämnar de uppgifter som efterfrågas och behövs för granskning.

I de fall där ingen budget alls har förbrukats och hela beloppet betalas tillbaka behöver ingen revision genomföras av projektet.

§ 14 – Antikorruption

Projektägaren ska arbeta aktivt för att förebygga, motverka, upptäcka och identifiera alla former av korruption och oegentligheter. Projektägaren ska, i planering och genomförande av projektet, ta hänsyn till risken för korruption och oegentligheter samt identifiera risker och riskreducerande åtgärder. Om en betydande risk för korruption identifierats, ska projektägaren vidta riskreducerande åtgärder för att minska risken.

Projektägaren ska omedelbart informera UHR vid misstankar om korruption eller oegentligheter. Projektägaren ska omedelbart vidta åtgärder för att stoppa korrupt beteende när sådant konstaterats, och även vidta rättsliga åtgärder när det är aktuellt. Projektägaren ska löpande informera UHR om hur ärendet fortlöper.

Projektägaren ska uttryckligen förbjuda projektdeltagare att ta emot eller låta sig utlovas, begära eller lämna, utlova eller erbjuda muta eller annan otillbörlig belöning, ersättning, kompensation, otillbörlig vinning eller förmån av något slag som kan utgöra illegalt eller otillbörligt beteende. Förbudet gäller även för andra som deltar i en aktivitet som finansieras inom projektet eller som hanterar projektbidraget, för sig själv eller annan.

Projektägaren ska kräva att projektdeltagare och organisationer till vilka bidrag har vidareförmedlats, inklusive deras personal och konsulter, på samma sätt

arbetar aktivt för att förebygga och agera på korruption och oegentligheter.

§ 15 – Immateriella rättigheter

Sida och UHR har nyttjanderätt till material och resultat som projektägaren producerar inom ramen för projektet. Nyttjanderätten är kostnadsfri och obegränsad i tid och innefattar rätt att sprida och att mångfaldiga resultatet samt nyttja det i andra sammanhang.

§ 16 – Synliggörande och information

Projektägaren ansvarar för produktionen av informationsmaterial och för informationsaktiviteter. Vid hänvisning till verksamhet som helt eller delvis finansieras av Sida och administrerats av UHR ska projektägaren synliggöra att verksamheten finansieras av Sida. Sverigelogotypen ska användas i informationsmaterial och för informationsaktiviteter. UHR:s logotyp får inte användas i sådant informationsmaterial. Benämningen ”Styrelsen för

internationellt utvecklingssamarbete”, ”Sida”, ”Universitets- och

högskolerådet” eller ”UHR” eller översättningar av namnen får inte användas på sätt som kan uppfattas som att Sida eller UHR medverkat i utformningen eller står bakom de åsikter som framförs.

§ 17 – Säkerhet

Projektägaren ansvarar för att alla praktikanter är försäkrade.

Projektägaren ska säkerställa att projektdeltagare vid utlandsresor är informerade om och följer Utrikesdepartementets reserekommendationer, och vid behov rådgör med berörd utlandsmyndighet inför och under utlandsresan.

§ 18 – Etiska riktlinjer

Projektägaren ansvarar för att säkerställa att projektdeltagare vid utlandsresor inom projektet känner till skyldigheten att beakta gällande etiska riktlinjer vid utlandstjänstgöring som utfärdas av Regeringskansliet.

§ 19 – Fastställande av slutligt bidragsbelopp, återkrav och återbetalning

Det slutgiltiga bidragsbeloppet för projektet fastställs av UHR efter att projektägaren har lämnat in slutrapporten och den har godkänts av UHR.

Om det bidrag som redan betalats ut överstiger det fastställda slutliga bidragsbeloppet kan UHR kräva att projektägaren betalar tillbaka den del av bidraget som inte har utnyttjats, inklusive ränta.

UHR har även rätt att kräva återbetalning av utbetalat bidrag, helt eller delvis, om projektägaren inte skickat in slutrapporten enligt anvisning, inte kan visa att bidraget har använts enligt beviljat bidrag, eller om projektägaren på annat sätt har brutit mot villkoren i överenskommelsen.

Återbetalningen ska vara UHR tillhanda senast 20 dagar från det att begäran om återbetalning skickats till projektägaren.

§ 20 – Avbrutet projekt

Om projektägaren bedömer att projektet inte längre kan genomföras effektivt och ändamålsenligt kan projektägaren begära att projektet avbryts och att överenskommelsen sägs upp. Om projektet avbryts efter att UHR har betalat ut bidraget till projektägaren behöver UHR få in en slutrapport. UHR kan också ställa krav på att slutrapporten granskas av revisor. Projektägaren ska återbetala överskjutande bidragsbelopp till UHR. I de fall där ingen budget alls har förbrukats och hela beloppet betalas tillbaka behöver ingen revision genomföras av projektet.

§ 21 – Ändring i projektet

Projektägaren ansvarar för att bidraget endast används för att täcka de kostnader för aktiviteter som ingår i den beviljade budgeten. Om projektägaren vill göra väsentliga ändringar när det gäller hur bidraget används inom projektet ska UHR skriftligt godkänna ändringarna innan de genomförs.

Det kan exempelvis handla om förändrad tidsplan, förändringar i beslutad budget eller byte av sändande organisation eller partnerorganisation.

§ 22 – Rätten att ändra i villkor

UHR förbehåller sig rätten att vid behov ändra i ovanstående villkor efter att en överenskommelse med projektägaren har träffats. Om något ändras får projektägaren ett skriftligt meddelande om vad förändringen innebär och har då rätt att begära att projektet avbryts och att överenskommelsen sägs upp.

Document Metadata

Table of Contents

Allmänna villkor för bidrag

Document Metadata